FABRICA DE MERMELADAS MERMATEX

A: La historia

Este ejercicio es un estudio de un caso práctico, utilizado para introducir a los participantes al estudio de los aspectos técnicos del plan de negocios o a la administración del área de producción de una empresa. Por un lado, están los participantes que, en grupos, representan a diferentes empresas de consultoría. Por el otro, Mermatex, una fábrica de mermeladas que necesita asesoría para resolver tres problemas: encontrar la mejor solución para la distribución de la fábrica (pues saben que es necesario el buen uso del espacio para mejorar la productividad y reducir costos), conocer su capacidad máxima de producción (necesario para saber si pueden cumplir con la demanda del mercado y ver la viabilidad de la empresa) y el abastecimiento mínimo de pomos que necesitan para comenzar el negocio (considerando el tiempo de espera para que el proveedor haga la entrega). Mermatex solicita a las empresas consultoras que presenten sus propuestas. A la mejor le adjudicarán el contrato.

En el procesamiento del ejercicio, se examina el concepto y los diferentes tipos de distribución, se determinan los criterios para definir una buena distribución así como su efecto en el rendimiento de la empresa. Este punto es muy importante porque, en general, los empresarios de pequeñas empresas no suelen prestar atención a este tema. Normalmente, los trabajadores trabajan en malas condiciones y en medio de un desorden. Esto significa, entre otras cosas, pérdida de tiempo (moviendo cosas inútilmente), menor productividad y por lo tanto, mayor costo. Los encargados de preparar el plan de negocios necesitan definir el espacio necesario para los equipos, los suministros y los trabajadores y deben determinar la mejor distribución de acuerdo con el proceso de producción.

Otro aspecto importante es el cálculo de la capacidad máxima de producción. Al compartir con los participantes la manera de resolver este punto, se llegan a aclarar el concepto y los pasos para los cálculos, así como las razones de la importancia de conocer esa cifra (para compararla con las necesidades del mercado, planificar la producción y decidir las maneras de incrementar la capacidad o hacer mejor uso de la capacidad ociosa).

Finalmente, cuando se comienza un negocio, los futuros empresarios necesitan planear los requerimientos en materia prima para comenzar sin problemas. En el procesamiento del ejercicio, los participantes examinarán la manera de hacerlo y confrontarán las diferentes soluciones posibles y sus consecuencias.

B: Información básica

Objetivos de aprendizaje

Objetivos básicos que deben alcanzar los participantes

Los participantes

Aprenden sobre el concepto de la distribución y deducen algunos criterios básicos para diseñar una buena distribución (o mejorarla) para un proceso de producción dado y con respecto al espacio físico,

Comprenden el concepto de capacidad máxima de producción y descubren como calcularla,

Calculan el abastecimiento mínimo necesario para comenzar un negocio considerando el tiempo de espera para que el proveedor haga la entrega.

Objetivos adicionales de mayor nivel dependiendo de la situación y condiciones actuales del grupo meta

Los participantes

Aplican esos conceptos a sus planes de negocio o empresa.

Usos Administración de la Producción

Desarrollado en América Latina

C: Información Adicional

Duración 21/2 - 3 horas

Preparación del lugar Se sientan en forma de U para las instrucciones y el procesamiento,

1 mesa y sillas para cada grupo de trabajo

Requerimientos

Facilitadores/asistentes 1 facilitador principal; si es posible un experto en el tema para que actúe como jurado

Ayuda didáctica a preparar

cuadro con una solución adecuada para la distribución

separata con la solución de la capacidad máxima de producción y el suministro mínimo inicial y el pedido de reposición (Anexos 2 y 3)

Materiales para los facilitadores (durante el ejercicio)

1 copia de las instrucciones (Anexo 1)

algo de estambre de lana para resaltar los diferentes tipos distribución (esto facilitará la visualización del flujo y de los cruces)

rotafolio

suficientes paneles para colocar todas las soluciones simultáneamente y poder comparar

marcadores

alfileres

premio para el grupo ganador

Materiales para los participantes (durante el ejercicio)

1 copia de las instrucciones para cada participante por cada grupo:

1 papel de rotafolio

algunas tarjetas de diferentes colores

algunos marcadores

1 regla, 1 lápiz, 1 borrador, 1 calculadora

Condición del lugar suficiente amplitud para permitir trabajo de grupo durante el ejercicio. Si es posible, dividir el aula con paneles para el trabajo de grupo

tener una mesa preparada para cada grupo con todos los materiales que necesitan para el ejercicio salvo la hoja de instrucciones

D: Proceso de Aprendizaje - Visión general

Pasos Dur. Contenido principal

Introducción 5’ Vincule el ejercicio con el ejercicio precedente de la producción de panqueques donde se vio del diagrama del proceso de producción. Introducir los siguientes pasos de la preparación del plan de negocios, es decir:

definir el espacio que van a necesitar para los equipos, materiales, y recursos humanos comprometidos con el negocio y planear su uso,

calcular la capacidad máxima de producción (para compararla con las ventas estimadas) y

estimar el requerimiento de materia prima inicial o de materiales para comenzar el negocio.

Instrucciones 10’ Introducir el caso Mermatex. Presentar al jurado encargado de seleccionar la mejor propuesta y anunciarla adjudicación para el ganador.

Ejercicio de grupo

45’-60’ Definir y diseñar la distribución para el proceso de producción dado y la fábrica de Mermatex.

Calcular la capacidad máxima de producción.

Estimar el suministro inicial de pomos pequeños.

Presentación de los resultados

15’-20’ Compartir las diferentes propuestas y resultados de los cálculos de cada grupo

Procesamiento 60’-75’ Se identifican diferentes tipos de distribución y criterios para definir una buena distribución y se analiza el efecto sobre el rendimiento de la empresa.

Se define la capacidad máxima de producción y se da un ejemplo de cómo se hace el cálculo.

Se estima el suministro inicial necesario y se analizan las diferentes opciones considerando el efecto sobre el capital de trabajo inicial que se necesita.

Generalización 15’ Se puede mejorar el uso del espacio físico que redundará en el rendimiento de la empresa. La capacidad máxima de producción debe ser mayor que las ventas estimadas aunque capacidad ociosa significa costo. Los suministros iniciales, si es posible, pueden dividirse en lotes.

E: Organización del Proceso Integrado de Aprendizaje (OPIA)

Pasos Time Contenido principal Actividades del Facilitador

Actividades de los Participantes

Materiales necesarios

Consejos

Introducción 5' Motivar a los participantes Explicar Escuchar Introducir el ejercicio. Vincularlo con los conocimientos adquiridos previamente durante el módulo de marketing module (ventas estimadas) y la sesión de los panqueques (proceso de producción y cuadro del flujo). Decirles que el siguiente paso es planear el uso del espacio físico para sus procesos, calcular la capacidad máxima de producción y estimar el suministro inicial necesario.

Instrucciones

10' Leer el caso Mermatex y responder a cualquier pregunta relacionada con el texto.

Anunciar a los participantes que formaran grupos que representan empresas

Explicar,responder

Escuchar,preguntar

Copia de hoja de instrucciones para cada participante y

Entregue a cada participante la hoja de instrucciones.

Dígales que escuchen atentamente a las instrucciones.

Anuncie que responderá a preguntas que aclaren lo que está

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Actividades de los Participantes

Materiales necesarios

Consejos

consultoras que presentarán propuestas de soluciones a solicitud de Mermatex.

Introducir al jurado (como el experto que representa los intereses de Mermatex), encargado de seleccionar la mejor propuesta al final del ejercicio.

Anunciar el premio para el grupo ganador.

facilitador escrito en la hoja de instrucciones.

Cualquier otra información que quieran saber será respondida durante el trabajo de grupo por el facilitador y especialmente, por el representante de Mermatex.

Forme grupos de 4-5 personas después de leer las instrucciones y asigne una mesa a cada uno.

Trabajo de grupo

45’-60’

Los grupos trabajan en el caso Mermatex, definen la distribución y calculan la capacidad máxima de producción y el suministro de pomos inicial necesario.

Distribuir materiales,responder

Preguntar,escuchar,debatir

1 mesa para cada grupo con:

1 regla, 1 lápiz, 1 calculadora, 1 papel de rotafolio,

Pueden surgir preguntas sobre el tamaño de los equipos. Dígales que el espacio es suficiente para instalar todos los equipos (ellos deben identificarlo utilizando las tarjetas).

Anímelos a resolver todas las preguntas utilizando su sentido común aunque no tengan conocimientos técnicos.

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Actividades de los Participantes

Materiales necesarios

Consejos

tarjetas, marcadores)

Presenta-ción de resultados

15’-20’'

Cada grupo presenta y explica en 5 min. la distribución diseñada en el rotafolio y expone los criterios utilizados en esa solución y presenta los resultados finales de los cálculos.

Escuchar,preguntar

Explicar,aclarar

Paneles,lana, marcadoresrotafolio

Todas los planos de distribución y los resultados de cada grupo deben estar a la vista de todo el grupo.

El jurado también hará preguntas a los participantes para aclarar sus ideas.Escriba los criterios expuestos por los participantes.

Después de cada presentación, puede resaltar los flujos de material conectando cada paso del proceso con un hilo de lana.

En este momento, los participantes sólo presentan los resultados de los cálculos no su desarrollo.

Procesamie 30’- Preguntas clave: Hacer las Responder, Rotafolios Los participantes tienen la

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Actividades de los Participantes

Materiales necesarios

Consejos

nto I 40’ ¿Fue fácil encontrar una solución a la distribución? ¿Por qué?

¿Qué criterios tomó en consideración para diseñar esta distribución? (para cada grupo)

¿Cuáles son las similitudes o diferencias entre las diferentes propuestas? ¿Puede identificar los patrones diferentes? Si es así, ¿cuáles?

¿Cuál de las propuestas cree usted que respeta mejor los criterios?

¿Por qué es importante planear el uso del espacio en una empresa?

preguntas clave;Tomar notas para el panel

debatir con las distribución de los grupos

oportunidad de expresar sus emociones y comprender el concepto de la distribución, identifican los diferentes tipos de distribución (dependiendo de los resultados del trabajo de grupo) –en cadena, por proceso, combinado-; deducen los criterios para diseñar la distribución (fácil circulación de los trabajadores y materiales, menores distancias para caminar, fases del proceso de producción, áreas de almacenaje, etc.) y analizan los efectos del uso eficiente del espacio en el rendimiento de las empresas.

Procesa-miento II

15’-20’

Un voluntario desarrolla los pasos para calcular la capacidad

Preguntar,aclarar,

Demostrar el proceso,

Rotafoliomarcador

Pedir a un voluntario del grupo que llegó a la solución correcta

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Actividades de los Participantes

Materiales necesarios

Consejos

máxima de producción frente a todo el grupo utilizando el rotafolio.

Preguntas clave:

¿Qué determina la capacidad máxima de producción?

¿Cómo se calcula?

¿Cuál es el uso de esa cifra?

responder responder,escuchar,preguntar,debatir

es que explique el proceso y aclare la forma como se hizo. Responder a las preguntas que el participante no pudo responder. Utilice diagramas para mostrar el punto crítico (cuello de botella) del proceso de producción.Los participantes deducen la necesidad de esta cifra para compararla con las ventas estimadas y ver la capacidad ociosa o los puntos donde la capacidad de producción necesita mejorar.

Procesa-miento III

15’-20’

Un voluntario desarrolla los pasos para calcular el número de pomos inicial necesario frente a todo el grupo utilizando el rotafolio.

Preguntas clave:

¿Qué determina las

Preguntar,aclarar,responder

Demostrar el proceso,responder,escuchar,preguntar,debatir

Rotafoliomarcadores

Pedir a un voluntario del grupo que llegó a la solución correcta que explique el proceso y aclare la forma que se hizo. Responder a las preguntas que el participante no puede responder. Si otro grupo tiene otra solución pedirle que la presenten.

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Actividades de los Participantes

Materiales necesarios

Consejos

necesidades iniciales?

¿Hay otras soluciones?

¿Cuáles son las consecuencias de cada una para el empresario?

Los participantes deducen la forma de estimar la necesidad inicial de pomos pequeños y evalúan la viabilidad y consecuencias de las diferentes soluciones en términos de capital de trabajo necesario.

Adjudicación del grupo ganador

5’ El jurado explica los criterios que utiliza para escoger la mejor propuesta, anuncia al ganador y le adjudica el premio.

Premio El jurado puede ser un “experto” invitado especialmente para esta sesión o usted puede escoger a un participante que debido a sus conocimientos o experiencia está facultado para que sea el juez. Si ninguno de estos casos es posible, entonces pida uno o dos voluntarios e impártales instrucciones al inicio del trabajo de grupo.

Generalización

10’ ¿Cómo puede mejorar el rendimiento de la empresa considerando el área de

Preguntar Responder Rotafolio con notas

En este punto los participantes deben estar muy agotados por lo tanto evite hacer preguntas.

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Actividades de los Participantes

Materiales necesarios

Consejos

producción?

Hacer un resumen de los principales puntos vistos antes.

Motivar a los participantes a que apliquen los conceptos que han visto en la preparación de sus planes de negocios.

hablar escuchar

Síntesis Ver lista de artículos que se refieren a este tema

F: Consejos, situaciones típicas y riesgos

Algunos de los participantes pueden decir que no es posible diseñar la distribución sin conocer el tamaño o algunas características básicas de los equipos y el número exacto de trabajadores que tiene Mermatex. Aunque estén en lo correcto, motívelos para que encuentren una solución, concentrándose más en los criterios que van a considerar para definir la distribución. Una posible solución, para evitar esta situación, es preparar tarjetas con las “maquinas” ya listas y entregarlas a los participantes.

Los facilitadores que no son expertos en estos aspectos técnicos deben estudiar sobre ellos antes para hacer un buen procesamiento (en especial, confronte los diferentes criterios).

G: Variaciones

1) Usos y objetivos alternativos

Ninguno

2) Reducción/Ampliación

Dependiendo del grupo meta, el ejercicio puede ser muy ambicioso, en términos de objetivos de aprendizaje. En este caso, la tercera parte debe ser eliminada y tratada después, cuando se prepare la proyección del flujo de caja y se determinen los gastos pre-operativos necesarios.

3) Sustituciones

Ninguna

H: AnexosSeparata

Anexo 1: Fábrica de mermeladas Mermatex

Instrucciones

Mermatex es una pequeña empresa que produce mermelada de fruta para exportar.Su proceso de producción incluye las siguientes fases:

Lavado de frutas en la máquina lavadora Pelado de frutas en las mesas de trabajo Cocido de frutas El llenado de la mermelada en los pomos pequeños El cierre de los pomos El etiquetado

Para el proceso del lavado, la fábrica tiene un máquina lavadora que pude lavar hasta 6000 kg de fruta por día. El pelado se hace manualmente por dos trabajadores. En conjunto pueden pelar 300 kg por hora (en este proceso la fruta pierde 5% de su peso). Luego la fruta se cocina en dos hornos con capacidad de 75 kg por hora cada uno (al final del proceso, la fruta pierde 10% de su peso). La pulpa se pasa a pomos pequeños de 200 gramos cada uno. Este proceso se hace automáticamente mediante una máquina que puede llenar hasta 1000 pomos por hora. Después del llenado de los pomos, éstos se cierran a máquina, que puede sellar 7000 pomos por día. Desde la máquina de cierre, los pomos son transportados a la maquina etiquetadora que puede etiquetar 8000 pomos por día.

La empresa trabaja 10 horas diarias sin parar, 22 días por mes. Tiene todos los empleados necesarios para cumplir con los requerimientos de producción.

Los pomos llenos se almacenan en cajas de 30 unidades. En el depósito se puede almacenar 2200 cajas.

Los propietarios de Mermatex necesitan su asesoría para:

1 Definir el mejor plano de distribución para su proceso de producción, tomando en cuenta que en el diagrama dado (ver página siguiente) no se puede modificar ninguna pared o ventana externa (se pueden hacer cambios internos).

2 Calcular la capacidad máxima de producción.

3 Determinar cual es el suministro mínimo de pomos para comenzar a trabajar, considerando que Mermatex quiere tener un abastecimiento para asegurar la producción de tres días y el proveedor tarda 3 días para hacer la entrega a partir de la fecha que se le hace el pedido. ¿Cuántos pomos deben haber en el pedido de reposición?

Plano de distribución de Mermatex

SH = servicio higiénico

Jardín del vecino

ventana

pasaje Casa del vecino

entrada10mts

12 mts

SH

Separata

Anexo 2 Fábrica de mermeladas Mermatex

Capacidad máxima de producción (Solución)

Proceso de producción

Capacidad Capacidad máxima por día

(en kg)

Capacidad máxima por día

(en pomos pequeños) (*)

Lavado de frutas 6.000 kg por día 6.000 30.000

Pelado de frutas 300 kg por hora

(fruta pierde 5% de su peso)

300kgx10hrsx0.95=2.850

14.250

Cocido de frutas 75 kgx2=150 kg por hora (fruta pierde 10% de su peso)

150kgx10hrsx0.90=1.350

6.750

Llenado en pomos pequeños

1000 pomos por hora

2.000 1.000sbx10hrs

=10.000

Cierre 7.000 pomos por día

1.400 7.000

Etiquetado 8.000 pomos por día

1.600 8.000

(*) 1 pomo = 0,2 kg de fruta

Separata

Anexo 3 Fábrica de mermeladas Mermatex

Abastecimiento inicial de pomos (una solución posible)

Considerando que el proveedor tarda 4 días para cubrir un pedido, el empresario debe hacer un pedido de 47.250 pomos (6.750 pomos>/día x 7 días) 4 días antes de comenzar el proceso de producción. Cuando este pedido sea entregado en la empresa, se debe colocar un nuevo pedido por el equivalente a los pomos necesarios para 4 días de producción. De esta manera, se necesita renovar el pedido de 27,000 pomos cada 4 días.

Abastecimiento de pomos(Número de pomos pequeños / reservas / reserva de seguridad)borrar después

Preguntas clave:

¿Fue fácil encontrar una solución a la distribución? ¿Por qué?

¿Qué criterios tomó en consideración para diseñar esta distribución? (para cada grupo)

¿Cuáles son las similitudes o diferencias entre las diferentes propuestas? ¿Puede identificar los patrones diferentes? Si es así, ¿cuáles?

¿Cuál de las propuestas cree usted que respeta mejor los criterios?

¿Por qué es importante planear el uso del espacio en una empresa?

Un voluntario desarrolla los pasos para calcular la capacidad máxima de producción frente a todo el grupo utilizando el rotafolio.

Preguntas clave:

¿Qué determina la capacidad máxima de producción?

¿Cómo se calcula?

¿Cuál es el uso de esa cifra?

Un voluntario desarrolla los pasos para calcular el número de pomos inicial necesario frente a todo el grupo utilizando el rotafolio.

Preguntas clave:

¿Qué determina las necesidades iniciales?

¿Hay otras soluciones?

¿Cuáles son las consecuencias de cada una para el empresario?

El jurado explica los criterios que utiliza para escoger la mejor propuesta, anuncia al ganador y le adjudica el premio.

¿Cómo puede mejorar el rendimiento de la empresa considerando el área de producción?

Hacer un resumen de los principales puntos vistos antes.

Motivar a los participantes a que apliquen los conceptos que han visto en la preparación de sus planes de negocios.

producción?

Hacer un resumen de los principales puntos vistos antes.

Motivar a los participantes a que apliquen los conceptos que han visto en la preparación de sus planes de negocios.