CAJA MENOR

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.

El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.

Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.

En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe normarse una persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre.

Constitución del fondo de caja menor

Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:

110510 100.000  111005   100.000

Reembolso de caja menor

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

La contabilización del reembolso será:

51XXXX 80.000  111005   80.000

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.

Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan.

APORTES SOCIALES

Partes de interés: se llaman partes de interés social, los aportes de los socios gestores o colectivos, tanto en las sociedades colectivas como en las Sociedades En Comandita Simple, y corresponde a una alícuota del capital social, en otras palabras es una fracción del capital, cuando en el momento de constituir la sociedad el total de las inversiones que requiere el proyecto, se divide por el valor nominal de la parte de interés y se determina en cuántas partes se dividirá el capital social. Ejemplo: El proyecto de inversión tiene un valor total de $100.000.000 y todos los bienes los aportan los asociados mediante partes de interés que tendrán un valor nominal de $1.000, entonces el capital social se dividirá en 100.000 partes de interés social, las cuales se podrán pagar al iniciar las operaciones sociales o cuando se haya pactado en el contrato social, de acuerdo al tipo de aporte de contado o a crédito.  Cuotas de capital: se denominan cuotas de capital, el aporte de los socios comanditarios en la sociedad En Comandita Simple, los socios de la sociedad de Responsabilidad Limitada y también las Empresas Unipersonales, cada cuota tiene un valor nominal y el número de cuotas se determina de acuerdo al ejemplo anterior.  Los socios, tanto de la Sociedad de Responsabilidad Limitada, como los de la En Comandita Simple y Empresas Unipersonales, deberán pagar íntegramente el aporte social en el momento de constituirse formalmente la sociedad; si se llegare a comprobar la falta de este requisito por parte de los socios, debe exigirse la disolución de la sociedad, de oficio o por autoridad competente.

   

 

Acciones: se denominan acciones, el aporte de los accionistas, en las sociedades Anónimas como en las En Comandita por Acciones. Cada acción representa una parte del capital autorizado, que se obtiene mediante la justificación de la viabilidad del estudio de mercado, del estudio técnico, de la factibilidad financiera y económica de la sociedad.  El código de comercio estable que el manejo del capital social de las sociedades anónimas, de la siguiente forma:   Capital autorizado se determina con base en la formulación y evaluación del proyecto

que cuantifico las inversiones que deben hacerse para iniciar las operaciones.   Capital suscrito representa el número de acciones suscritas mediante contratos de

emisión y colocación de acciones. Es el compromiso de los accionistas para con la sociedad anónima.

   Capital pagado, efectivamente ingresado a los fondos de la compañia que hayan hecho los accionistas al momento de constituir la sociedad, en acciones de igual valor nominal.

 La ley de las sociedades por acciones simplificadas, establece:

 Clases de acciones: podrán crearse diversas clases y series de acciones, incluidas las siguientes, según los términos y condiciones previstos en las normas legales respectivas: (i)  acciones privilegiadas; (ii) acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto; (iii)acciones con dividendo fijo anual y (iv) acciones de pago. Al dorso de los títulos de acciones, constarán los derechos inherentes a ellas. (Art. 10, Ley 1258/2008).

 Iniciación de las operaciones: para que las sociedades puedan iniciar operaciones debe cumplir los siguientes requisitos:  Suscribir no menos del 50% del capital autorizado, al momento de la constitución.   Pagar la tercera parte del valor de cada acción que se suscriba al igual que las posteriores

emisiones. 

El valor de la acción es nominal y por ese valor se transan al momento de la constitución, pero adquieren un mayor valor comercial en la medida que se acumulan los superávit en calidad de reservas y revalorizaciones.

 Clase de acciones: las acciones se clasifican, según las necesidades y motivaciones que disponga la empresa para captar recursos financieros, frente a otras oportunidades económicas que ofrece el mercado.  Clases Tipo Derechos económicos    Acciones

Comunes u ordinaria Dividendo común  Privilegiadas

Dividendo acumulativoDividendo no acumulativoDividendo participativoDividendo no participativoDividendo de liquidaciónConvertibles en ordinarias

 Goce o Industria

Capitaliza el aporte de industria personalDividendos ordinarios

De pago Utilizadas en pago de obligaciones laborales

Las acciones serán nominativas: las acciones podrán ser nominativas o al portador, pero deberán ser nominativas mientras no se hayan pagado íntegramente. (Art. 377, C. Co).

 Las acciones se colocan en el mercado de valores:   A la par (valor nominal).   Con prima (valor superior al valor nominal).   Con descuento, en Colombia no se permite emitir acciones con descuento,

aunque en algunos casos las empresas otorgan estímulos a sus accionistas como el descuento por pronto pago del capital suscrito por cobrar, con el fin de recaudar rápidamente la cartera por concepto de los contratos de suscripción de acciones, cuyo valor se considera como gasto financiero.

 Acciones comunes: llamadas también acciones ordinarias, porque no otorgan ningún privilegio especial a sus accionistas a excepción de los consagrados en el Código de Comercio: 

Derechos del accionista: cada acción conferirá a su propietario los siguientes derechos:1. El de participar en las deliberaciones de la asamblea general de Accionistas y votar

en ella;2. El de recibir una parte proporcional de los beneficios sociales establecidos por los

balances de fin de ejercicio con sujeción a lo dispuesto en la ley o en los estatutos;3. El de negociar libremente las acciones, a menos que se estipule el derecho de

preferencia en favor de la sociedad o de los accionistas o de ambos;4. El de inspeccionar libremente los libros y papeles sociales dentro de los quince días

hábiles anteriores a las reuniones de la Asamblea General en que se examinan los balances de fin del ejercicio.

5. El de recibir una parte proporcional de los activos sociales al tiempo de la liquidación y una vez pagado el pasivo externo de la sociedad. (Art. 379, C. Co).

 Acciones ordinarias y privilegiadas: Las acciones podrán ser ordinarias o privilegiadas. Las primeras conferirán a sus titulares los derechos esenciales consagrados en el artículo 379; las segundas, además, podrán otorgar al accionista los siguientes privilegios:1. Un derecho preferencial para un reembolso en caso de liquidación hasta

concurrencia de su valor nominal.2. Un derecho a que de las utilidades se les destine, en primer término una cuota

determinada, acumulable o no. La acumulación no podrá extenderse a un período mayor de cinco años.

3. Cualquier otra prerrogativa de carácter exclusivamente económico. En ningún caso podrán otorgarse privilegios que consistan en voto múltiple, o que priven de sus derechos de modo permanente a los propietarios de acciones comunes. (Art. 381, C. Co). Requisitos para emitir y colocar acciones privilegiadas: para emitir acciones privilegiadas posteriormente al acto de constitución de la sociedad, será necesario que los privilegios respectivos sean aprobados en la asamblea general con el voto favorable de un número

plural de accionistas que represente no menos del setenta y cinco por ciento de las acciones suscritas.En el reglamento de colocación de acciones privilegiadas se regulará el derecho de preferencia a favor de todos los accionistas, con el fin de que puedan suscribirlas en proporción al número de acciones que cada uno posea el día de la oferta. Dicho reglamento será aprobado por la asamblea con la mayoría exigida en este artículo. (Art. 382, C. Co).

 Dividendo acumulativo: los dividendos son acumulativos hasta por cinco años, así las sociedades por algún motivo no obtengan utilidades, ni declaren dividendos. Los dividendos son no acumulativos, cuando se pierde el derecho a obtener dividendo por los períodos que no se declaren. Dividendo participativo: las acciones privilegiadas son participativas si además del dividendo preferencial, reciben nuevamente junto con las acciones comunes de forma total o parcial, cualquier valor adicional que apruebe la Asamblea General de Accionistas. 

Dividendo preferencial y sin derecho a voto: las sociedades por acciones podrán emitir acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto, las cuales tendrán el mismo valor nominal de las acciones ordinarias y no podrán representar más del cincuenta por ciento del capital suscrito. La emisión se hará cuando así lo decida la asamblea general de accionistas. (Art. 61, Ley 222/95).

 Dividendo fijo anual: las sociedades que emitan acciones privilegiadas podrán limitar el privilegio a un dividendo anual fijo. Acciones convertibles: la característica de acciones convertibles le permite a la acción privilegiada canjearla por una acción ordinaria a una escala que determinará la asamblea en un tiempo determinado. El motivo de emitir acciones privilegiadas es garantizar el dividendo por un tiempo con cero riesgo, dándole mayor incentivo al inversionista.

Ingresos por prestación de servicios

Los ingresos por prestación de servicios se reconocerán cuando el resultado de la transacción pueda ser estimado con fiabilidad, considerando para ello el porcentaje de realización del servicio en la fecha de cierre del ejercicio.

Solo se contabilizarán los ingresos cuando se cumplan las condiciones siguientes:

a) El importe de los ingresos puede valorarse con fiabilidad.

b) Es probable que la empresa reciba los beneficios o rendimientos económicos derivados de la transacción.

c) El grado de realización de la transacción, en la fecha de cierre del ejercicio, puede ser valorado con fiabilidad, y

d) Los costes ya incurridos en la prestación, así como los que quedan por incurrir hasta completarla, pueden ser valorados con fiabilidad.

Cuando el resultado de una transacción que implique la prestación de servicios no pueda ser estimado de forma fiable, se reconocerán ingresos, sólo en la cuantía en que los gastos reconocidos se consideren recuperables.

LIBROS DE COMERCIO

El diccionario de la Real Academia de la Lengua trae como definición de libro:“Conjunto de muchas hojas de papel, vitela, etc., ordinariamente impresas, que se cosido o encuadernado juntas con cubiertas de papel, cartón, pergamino u otra piel, etc., y que forman un volumen.” (1)

El concepto de libro de comercio no se aleja mucho de la anterior definición, pues los libros de comercio son documentos en donde los entes realizan los registros de sus operaciones, los cuales forman parte integral de la contabilidad, y podrán ser diligenciados, ya sea en forma manual o electrónica.

El Código del Comercio señala: “cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”.(2)

De contera, solo lo que se puede traducir o representar en cifras puede ser objeto de registro contable; es decir, la contabilidad sólo acredita la historia de la empresa; por ejemplo, no son cifrables su ambiente laboral, la eficiencia de sus trabajadores y muchos otros aspectos no cuantificables en valores monetarios.

1. LIBROS DE REGISTRO DE ACCIONISTAS Y DE SOCIOS

Tanto las sociedades de responsabilidad limitada como las sociedades por acciones están obligadas a llevar un libro de registro de sus socios o accionistas, los cuales pueden llevarse por medios mecanizados o electrónicos (sistematizados) en cumplimiento de los parámetros establecidos en los artículos 195 y 361 del C. Co., al igual que el artículo 130 del decreto 2649 de 1993.

Por su parte el artículo 125 del decreto 2649 de 1993, cuando menciona los libros que deben llevar los entes económicos, determina que debe existir uno en donde se identifique “(…) la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos”. De acuerdo con esas características se puede concluir que corresponde al mencionado libro de socios o accionistas.

Este libro debe registrarse en la Cámara de Comercio o ante la autoridad competente del domicilio principal de la sociedad.

2. LIBRO DE ACTAS

Las actas son documentos donde se consignan los temas tratados y decididos en las reuniones de los órganos colegiados de las diferentes clases de personas jurídicas, sean éstas sociedades comerciales, civiles o entidades sin ánimo de lucro.

El Libro de actas tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los órganos colegiados del ente, constituyéndose en el relato histórico, aunque resumido, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables, y en general los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de la entidad.

Para que tengan valor probatorio, las actas deben estar firmadas por el presidente y el secretario o en su defecto por el revisor fiscal (Art.431 del C. de Cio)

Las normas mercantiles establecen para las sociedades la obligación de llevar un libro debidamente registrado para anotar en orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. En el mismo sentido, los entes económicos podrán asentar en un solo libro las actas de los órganos de dirección, administración y control, distinguiendo cada una con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos(4).

Los hechos que consten en las Actas serán probados con copias de las mismas autorizadas por el secretario o por algún representante de la sociedad. Sin embargo, la copia o el acta correspondiente podrán ser tachadas de falsedad, en los términos del Art. 189 del Estatuto Mercantil.

3. LIBROS DE CONTABILIDAD

3.1. CONCEPTO DE LIBROS DE CONTABILIDAD

Por libros de contabilidad se entienden los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registradas son la fuente para su elaboración.

El artículo 56 del Código de Comercio al referirse a los libros de contabilidad indica que estos podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservase archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno.

En este orden de ideas, los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse en tal forma que se garantice la autenticidad e integridad de cada libro y de acuerdo con el uso a que se destinen deben llevar una numeración sucesiva y continua. (Art. 125 D.2649/93).

Los folios de los libros de contabilidad deben ser autenticados mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellos por la autoridad que corresponda de acuerdo a la naturaleza del ente económico y lugar de su registro, situación requerida únicamente para los libros oficiales y los denominados principales por la legislación tributaria.

3.2 CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD.

Si bien, el Estatuto Mercantil clasifica los libros de comercio en obligatorios y auxiliares, (Art. 49). Tratándose de libros obligatorios de contabilidad, la Corte Constitucional precisó que le corresponde al legislador determinarlos, siempre y cuando se esté de acuerdo con lo dispuesto sobre la materia en el Código de Comercio(5), de manera que las normas contables no contienen una clasificación rigurosa de cuáles son los libros que deben tener las personas obligadas a llevarlos.

En materia de los libros que deben llevar los comerciantes la Superintendencia deSociedades se ha pronunciado (6) reiteradamente manifestando que al no haber fijado la ley de manera expresa cuales son, estos deben sujetarse a los lineamientos establecidos en el Art. 125 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con los arts. 50, 52 y 53 del Estatuto Mercantil, de donde se desprende que para que la contabilidad sea comprensible y útil y las operaciones sean registradas en estricto orden cronológico, bien sea de manera individual o por resúmenes globales no superiores a un mes, es necesaria la utilización de los llamados libros Diario y Mayor y Balances.

La norma permite que los libros antes citados se puede reemplazar por el denominado libro de Cuenta y Razón, ya que éste incluye tanto las operaciones en orden cronológico como los resúmenes mensuales por cada cuenta. También puede llevarse un solo libro resumen (oficial) como ha sido interpretado por la Sección Cuarta del Consejo de Estado en sentencia del 19 de Marzo de 1999.

Lo anterior permite escoger la opción que más se ajuste al ente para llevar sus registros, situación que está en concordancia con el articulo 48 del mismo Código, donde se permite la utilización de procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios, argumento que ha sido reiterado por el Consejo de Estado.(7)

Tratándose de los libros auxiliares el legislador determinó que serán aquellos necesarios para el completo entendimiento de los libros obligatorios, los cuales no requieren ser registrados(8) , de manera que son documentos destinados al registro detallado de las operaciones del ente económico y para la ampliación de la información contenida en los libros obligatorios.

3.3 LIBROS DE CONTABILIDAD MÁS USADOS.

La práctica empresarial y de los profesionales de la contaduría pública es la de utilizar como libros obligatorios y en consecuencia sujetos al registro de la autoridad correspondiente, los que se explican a continuación:

3.3.1. LIBRO DIARIO

Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.

3.3.2 LIBRO MAYOR O LIBRO MAYOR Y BALANCES.

Se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del período respectivo. Partiendo de los saldos del período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes

3.3.3 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.

Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal

forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios.

El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.

3.3.4 LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES

Se trata de un libro con fines fiscales exclusivo de los comerciantes que comercialicen bienes o presten servicios gravados, que pertenezcan al régimen simplificado. En dicho libro se debe identificar el contribuyente registrando en forma diaria, de manera global o discriminada, las operaciones realizadas por cada establecimiento, debiendo estar debidamente foliado.(11)

No reemplaza los libros de contabilidad a los que está obligado todo comerciante.Además, se trata de un libro que no requiere ser registrado.

3.4 LIBROS AUXILIARES

Existe la obligación de llevar libros auxiliares los cuales deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Si bien diferentes normas hacen alusión a éstos libros, el decreto 2650 de 1993 hace referencia a la forma como deben ser diligenciados en aplicación del Plan Único de Cuentas, además que su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad.

Es una obligación por parte de los entes económicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías (12), con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificación por clase y denominación de los artículos, fecha de la operación que se registre, número de comprobante que respalda la operación asentada, número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control.

3.5 CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Y MENSAJESELECTRÓNICOS DE DATOS

Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta. La conservación se deberá realizar permitiendo que la información sea accesible para su posterior consulta, conservando los datos en el formato que se haya generado y que permita demostrar que reproduce con exactitud la información

generada, enviada o recibida, para que posteriormente se pueda determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora de envío y recibo del mensaje.

De conformidad con la Ley 527 de 1999 las informaciones requeridas por el legislador que consten por “escrito” podrá estar contenido en un mensaje de datos siempre que sea accesible para su posterior consulta.

Por su parte, la firma electrónica deberá cumplir con las condiciones establecidas en el artículo 7º de la ley citada, para lo cual deberá cumplir con:

a. Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación,b. Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito para el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Adicionalmente, el mensaje de datos debe garantizar su integridad, para lo cual el método escogido para digitalizar debe garantizar que la información consignada en el mensaje “…ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación”.

Sobre esta materia se ha pronunciado la Superintendencia de Sociedades para sus entes sometidos a inspección y vigilancia, estableciendo que el grado de confiabilidad de la información será determinado por la entidad en cada caso en particular de acuerdo a los fines requeridos y a las circunstancias propias en las cuales se presenta la información. (Concepto 220-98208)

En lo que hace referencia a los libros auxiliares el mismo órgano de inspección y vigilancia ha precisado que deben estar impresos en forma independiente de la decisión de conservarse en medio magnético ( Concepto 340-5698 del 23 de Febrero de 1998 y 340-41978 del 27 de junio de 2000)

3.6 IMPRESIÓN DE LIBROS

Los libros oficiales u obligatorios deben llevarse impresos en los folios registrados ante la autoridad correspondiente, asentando sus registros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado.(13)

Para efectos probatorios acorde con la Constitución Nacional, la Dirección deImpuestos y Aduanas Nacionales señala que quienes utilicen el sistema computarizado están obligados a tener libros impresos al día, además de los libros oficiales, los libros auxiliares que sirvan de soporte para conocer las transacciones individuales registradas en los libros de resumen so pena de hacerse acreedor a las sanciones establecidas en normas tributarias por irregularidades en la contabilidad.(15)

La Corte Constitucional señaló en sentencia C-662 de 2000 respecto de la ley 527 de 1999, el principio de los equivalentes funcionales en virtud del cual, los mensajes de datos deben

recibir el mismo tratamiento de los documentos consignados en papel, es decir que, debe dárseles la misma eficacia jurídica, por cuanto comportan los mismos criterios de un documento, señalando que el principio de los “equivalentes funcionales” se fundamenta en un análisis de los propósitos y funciones de la exigencia tradicional del documento sobre papel, para determinar cómo podrían cumplirse esos propósitos y funciones con técnicas electrónicas, el cual tiene en cuenta los requisitos de forma, fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentación consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, no equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel. Por consiguiente, tratándose de comercio electrónico y soportes de las transacciones podrán utilizarse los mensajes de datos con las características anotadas, como soporte de los registros.

Las normas del Código de Comercio obligan adelantar la contabilidad en libros debidamente registrados, con el correspondiente valor probatorio, operando para el efecto, la diligencia en papel realizada en la oficina que corresponda, de acuerdo a la naturaleza del ente económico, de manera que hasta que no se realice la correspondiente reforma a las normas mercantiles o exista un pronunciamiento jurisprudencial sobre este tema, deberá continuarse con la aplicación de los preceptos sobre el registro e impresión de libros de contabilidad.

Ahora bien, dada la obligación de las diferentes organizaciones de remitir información a las entidades que ejercen inspección y vigilancia y la presunción de que dichos datos corresponden a la realidad financiera tomada de los libros oficiales, se deduce la obligación para aquellas de registrar sus operaciones. Lo anterior es base para toda certificación, atestación y dictamen.

3.7 DOCUMENTOS QUE RESPALDAN LOS REGISTROS CONTABLES.

Los registros en los libros de contabilidad corresponden a las transacciones y hechos económicos sucedidos en las unidades empresariales que deben estar debidamente soportados en los comprobantes de contabilidad, y con documentos de orden externo o interno.

3.7.1 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

Los comprobantes de contabilidad son los documentos que deben elaborarse previamente al registro de cualquier transacción, con fundamento en los soportes, debiendo contener el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas, (16) para luego ser registradas en orden cronológico en los libros auxiliares y oficiales garantizando la veracidad e integridad de la información.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación de la fecha de su preparación, indicando el nombre de las personas que los hubieren preparado y autorizado y deben elaborarse en idioma castellano.

Por su parte, los soportes son los documentos suficientes y valederos según el tipo de acto de que se trate, de un hecho u operación económica; pueden ser de origen interno o externo,

los primeros se originan dentro de la misma unidad económica, mientras que los externos provienen de terceros.

La descripción de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan, de acuerdo al Plan Unico de Cuentas.

3.8 CORRECCIÓN DE ERRORES Y DE REGISTROS EN LOS LIBROS DECONTABILIDAD.

“Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere”.(17)Los simples errores de trascripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la pagina respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.(18)

3.9. REGISTRO DE LOS LIBROSDe acuerdo con el Código de Comercio y el Decreto 2649 de 1.993 cuando la ley así lo exija, para que puedan servir como prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar del domicilio principal.

En caso de los libros de establecimientos, éstos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento. Entendiéndose por enseña según el diccionario de la lengua española como insignia o estandarte.

Solamente pueden registrase libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere probar que al anterior le falten pocos folios por utilizar y que su sustitución obedezca a causas ajenas al ente económico, para lo cual deberá presentarse el libro que se quiere sustituir, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su efecto de un contador público. Si la falta de un libro se debe a su pérdida, extravío o destrucción, se presentará copia auténtica del denuncio correspondiente. Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción. (19

3.9.1 ENTIDADES DONDE SE REGISTRAN LOS LI BROS.

El registro de libros de contabilidad se realiza ante las autoridades o entidades competentes tales como: Las Cámaras de Comercio, Ministerios, Gobernaciones, Dirección de Impuestos y Aduanales Nacionales, Consejo Nacional Electoral, Inspecciones de Trabajo y las alcaldías, entre otros.

3.9.1.1 CÁMARAS DE COMERCIO.

Se deben inscribir en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio, de acuerdo al numeral 7º articulo 28 del Código Mercantil los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles y civiles (Art.1 de la ley 222 de 1995).

Conforme a la guía para constituir y formalizar una empresa No.1, de la Cámara de Comercio de Bogotá, “Por ley todos los empresarios deben presentar e inscribir los libros de comercio en la Cámara de Comercio. Los libros que se deben inscribir son:

PERSONAS NATURALESa) Libro mayor y balance;b) Libro diario, yc) Libro de inventarios y de balances

SOCIEDADESa) Libro mayor y balances;b) Libro de inventarios y balances;c) Libro diario, yd) Libro de actas de asamblea, de registro de socios, de asambleas y de juntas, según el caso”.

El libro mayor y Balances puede ser sustituido por el Libro Mayor General.Es conveniente precisar que la Cámara de Comercio inscribe los libros de comercio, mas no ejerce control sobre el manejo de ellos, como si lo puede realizar la administración de impuestos nacionales y los organismos de inspección, vigilancia y control de las sociedades.

Así mismo, las entidades sin ánimo de lucro, entendidas como aquellas que no tienen por objetivo el ánimo de lucro en el desarrollo de sus actividades, por cuanto los fines son altruistas para desarrollar actividades de orden cultural, educativo, artístico y social, deben registrar sus libros.

En la Cámara de Comercio del domicilio social, las entidades de naturaleza cooperativa, Fondos de empleados, Asociaciones mutuales, así, como sus organismos de integración; Instituciones auxiliares; entidades ambientalistas; entidades científicas, tecnológicas, culturales, e investigativas; asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a los consagrados en el Art. 3 del decreto 427 de 1996, instituciones de utilidad común que prestan servicio de bienestar familiar, asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales, corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas; gremiales; de beneficencia; profesionales; juveniles; sociales; de planes y programas de vivienda; democráticas, participativas, cívicas y comunitaria; promotoras de bienestar social; de egresados; de rehabilitación social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados, asociaciones de padres de familia de cualquier grado; las demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadas sin ánimo de lucro

no sujetas a excepción.(20) (20) Art. 2 Decreto 427 de 1996

3.9.1.2 ENTES QUE DEBEN REGISTRAR SUS LIBROS ANTE LA DIAN

De conformidad con el Art. 2º del D.2500 de 1986, a partir del 1º de enero de 1987 las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de derecho público, juntas de defensa civil y las entidades previstas en el Art. 5º del mismo decreto, deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda a su domicilio.

Las entidades sin ánimo de lucro de que trata el Art. 45 del D.2150 de 1995 y Art. 3 del D.427 de 1996 , deben inscribir sus libros ante la DIAN dentro de las cuales se encuentran las instituciones de educación superior; las instituciones de educación formal y no formal a que se refiere la Ley 115 de 1994; las personas jurídicas que prestan servicios de vigilancia privada; las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros; las reguladas por la Ley 100 de Seguridad Social, cámaras de comercio y las demás personas jurídicas respecto de las cuales la ley expresamente regule en forma específica su creación y funcionamiento, todas las cuales se regirán por sus normas especiales; entidades privadas del sector salud de que trata la Ley 100 de 1993, las sociedades de gestión colectiva de derechos de autor y derechos conexos de que trata la Ley 44 de 1993, las personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia, establecimientos de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial y corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, regulados por el decreto 3130 de 1968 y demás disposiciones pertinentes, cajas de compensación familiar reguladas por la ley 21 de 1982, cabildos indígenas regulados por la ley 89 de 1890, entidades que conforman el Sistema Nacional de Deporte de los niveles nacional, departamental y municipal regulados por la ley 181 de 1995 y decreto ley 1228 de 1995, organizaciones gremiales de pensionados de que trata la ley 43 de 1984 y Las casas- cárcel de que trata la ley 65 de 1993.

Las copropiedades regidas por la ley 675 de 2001, registrarán sus libros de contabilidad ante la DIAN, por no encontrarse en las excepciones del citado decreto. Así lo ha interpretado el Consejo Técnico de la Contaduría Pública mediante concepto CTCP 8 marzo 5 de 2002.

Adicionalmente, el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas FOGACOOP es una persona jurídica de naturaleza única cuya creación e inscripción fue regulada por el Decreto- Ley 2206 de 1998, de manera que se constituye en una de las excepciones a que se refiere el Decreto 2150 de 1995, por lo que no está obligada a registrar sus libros de contabilidad en la Cámara de Comercio, por tanto, deberán inscribirse en la Dirección de Impuestos Nacionales, de conformidad a lo previsto en el artículo 774 del Estatuto Tributario. (21)

LA CONCILIACION BANCARIA

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.

Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.

El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.

Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:

- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.

- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.

- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.

- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.

- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.

- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente

emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa.

En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:

Saldo del extracto bancario:           XXX

(-) Cheques pendientes de cobro:   XXX

(-) Notas crédito no registradas    XXX

(+) Consignaciones pendientes     XXX

(+) Notas debito no registradas    XXX

(±) Errores en el auxiliar              XXX

= Saldo en libros.                      XXX

Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.

Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.

En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.

Una vez identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.

En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar.

La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.

Comprobantes de egreso

Los comprobantes de egreso son documentos que se utilizan en la Contabilidad de las empresas para conocer en detalle, la fecha, a quién se paga, el concepto, el valor y las cuentas que son afectadas en la zona de contabilización, estos formularios por lo general son pre impresos, constan de un original para Contabilidad y una copia para el archivo consecutivo y van acompañando a los cheques emitidos y a las facturas o liquidaciones de compras.

Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el contador se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser así se tendría que anular el cheque y el comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular también todas las copias, igual que como se procede con otros documentos.

A continuación vamos a observar un comprobante de egreso, un cheque y el asiento de diario en nuestro sistema de Contabilidad, todo realizado en Excel.

Como podemos observar, las mismas cuentas utilizadas previamente en el comprobante de egreso, se utilizada también para el registro en la hoja DIARIO del sistema contable, nótese las dos líneas en la parte superior izquierda del cheque, esto significa que es un cheque cruzado, también es válido utilizar un sello con el texto “cheque cruzado”.

CARTERA

Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una empresa que la generarán un beneficio en el futuro Forman parte del activo circulante Entre las principales cuentas que están incluidas en este rubro se encuentran: Clientes.

Documentos por cobrar Funcionarios y empleados Deudores diversos.

Asimismo pueden existir algunas otras cuentas tales como ¨ Intereses por cobrar ¨, ¨ Dividendos por cobrar ¨, ¨ Renta por cobrar ¨ y otros conceptos más por cobrar Las cuentas por cobrar a clientes representan la suma de dinero que corresponde a la venta de mercancías, o la prestación de servicios a crédito a un cliente La cuenta por cobrar llamada ¨ funcionarios y empleados ¨ son partidas por cobrar originadas por préstamos a funcionarios de la compañía.

El interés acumulado sobre documentos por cobrar y los anticipos a empleados se registran por separado como ¨ Intereses por cobrar ¨ De los varios tipos de partidas por cobrar que existen, las dos más conocidas son los documentos por cobrar y los clientes LA CUENTA DE CLIENTES Y SU INTERRELACIÓN CON EL CICLO DE VENTAS Y COBROS.

En el capítulo anterior se vio parte del ciclo de operaciones de una compañía En este capítulo se analiza la importancia que tienen las ventas a crédito en cualquier empresa, por que en la mayoría de las veces, si no se da crédito disminuye en gran proporción el nivel de ventas, pero lo más relevante de dar crédito consiste en administrar correctamente los cobros para evitar quedarse sin efectivo disponible El negocio adquiere una cuenta por cobrar cuando vende a clientes mercancías o servicios, a crédito.

Se entiende por provisión de cartera el valor que la empresa, según análisis del comportamiento de su cartera, considera que no es posible recuperar, y por tanto debe provisionar.

Siempre que una empresa realice ventas a crédito corre el riesgo que un porcentaje de los clientes no paguen sus deudas, constituyéndose para la empresa una pérdida, puesto que no le será posible recuperar la totalidad de lo vendido a crédito.

El valor de las ventas a crédito no pagado por los clientes constituye una pérdida para la empresa que debe reconocerse en el resultado del ejerció, por tanto se debe llevar como un gasto.

La provisión de cartera, una vez calculada disminuye el valor de la cartera y se reconoce como gasto.

PROVISION DE CARTERA

Métodos de provisión

La legislación tributaria colombiana ha considerado dos métodos para el cálculo de la provisión de cartera, los cuales están contemplados en el decreto 187 de 1975 en los artículos 74 y 75:

Art. 74.- Como deducción por concepto de provisión individual para deudas de dudoso o difícil cobro fijase como cuota razonable hasta un treinta y tres por ciento (33%) anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida.

B. Provisión general

Art. 75.- Los contribuyentes que lleven contabilidad de causación y cuyo sistema de operaciones origine regular y permanentemente créditos a su favor tendrán derecho a que se les deduzca de su renta bruta, por concepto de provisión general para deudas de dudoso o

difícil cobro, un porcentaje de la cartera vencida, así:El cinco por ciento (5%) para las deudas que en el último día del y ejercicio gravable lleven más de tres meses de vencidas sin exceder de seis (6) meses.El diez por ciento ( 10% ) para las deudas que en el último día del ejercicio gravable lleven más de seis (6) meses de vencidas sin exceder de un (1) año.El quince por ciento (15%) para las deudas que en el último día del ejercicio gravable lleven más de un (1) año de vencidas.

Provisión individual

Para determinar la provisión de cartera por éste método, se toma el saldo que al final del año o periodo en que se haga el cálculo, y aquellas cuentas que tengan más de un año de vencimiento, se les aplica un 33% como provisión.

Ejemplo: La cartera de NN S.A a 31 de diciembre de 2006 es de $120.000.000 y de esos $25.000.000 tienen más de un año de vencimiento, entonces:

25.000.000*33% = 8.250.000.

La contabilización de este valor es:

Cuenta Debito Crédito519910 8.250.000139905 8.250.000

En consecuencia, el valor de la cartera disminuye en el valor de la provisión y el nuevo saldo es de 120.000.000-8.250.000 = 111.7500.000

Provisión general

Igual que en la provisión individual, al final del periodo se determinan los vencimientos de la cartera y se clasifican en aquellas cuentas que tienen:

Entre 3 y 6 meses de vencidasEntre 6 y 12 meses de vencidasMás de 12 meses de vencidas

Supongamos que la empresa N.N S.A tiene los siguientes valores de cartera vencida:

Entre 3 y 6 meses $10.000.000Entre 6 y 12 meses $6.000.000Más de 12 meses $4.000.000

Entonces10.000.000*5% = 500.000

6.000.000*10% = 600.0004.000.000*15% =600.000Total provisión 1.700.000

La contabilización es la misma que en la provisión individual.

Los porcentajes aquí expuestos son los exigidos fiscalmente pero la empresa puede determinar la provisión de cartera utilizando criterios y tarifas diferentes, lo cual sólo tendrá efecto contable y financiero.

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

La propiedad, planta y equipo simboliza todos los activos tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para utilizarlos en la administración, que no están destinados para la venta y cuya vida útil sobrepasa el año de utilización.

El valor histórico de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios para colocarlos en condiciones de utilización, tales como los de ingeniería, supervisión, impuestos, corrección monetaria y todos aquellos que sean susceptibles de cambiar el valor final del bien. También se le debe adicionar el valor de las mejoras, adiciones y reparaciones que aumenten la vida útil o la calidad de la producción.

Comentario: Vida útil es el lapso durante el cual se espera que el equipo y las propiedades, contribuirá a la generación de ingresos.

La contribución de estos activos a la generación de ingresos debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo del terreno respectivo. La depreciación se debe determinar mediante alguno de estos métodos:

~- Línea recta~- Suma de dígitos~- Unidades de producción~- horas de trabajo~- Otros de reconocido valor técnico

Al cierre del periodo contable, el valor neto de los activos, re expresado como consecuencia de la inflación, debe ajustarse al valor de realización, registrando las provisiones o valorizaciones que sean necesarias.ds