ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE

RECEPCIÓN

Tarea 1.1

ANTONIO MENGIBAR PONCE

HOTEL PORTOCARRERO 4*

Nos encontramos en un Hotel de 4 estrellas, situado en el Toyo (Almería). Un enclave perfecto para disfrutar de unas magnificas vacaciones. La playa está a tan solo 100 metros de distancia, cuenta también con campo de golf para los amantes de este deporte. Y a tan solo 2 Km. se encuentra el Parque Natural Cabo de Gata-Nijar, donde podrá gozar de estupendos paisajes que brinda la naturaleza y de playas de ensueño.

El hotel cuenta con 185 habitaciones, dobles, familiares y suites (con salón e hidromasaje), y habitaciones adaptadas. Todas las habitaciones cuentan con baño, terraza o balcón, aire acondicionado, TV satélite, conexión wireless, minibar y caja fuerte con cargo. Disfrutará de todo tipo de instalaciones y servicios como recepción, salón, bar-salón, restaurante-buffet y cafetería climatizados, piscinas (una exterior y otra interior climatizada en temporada baja,) solarium, terrazas rodeadas y el agradable bar-piscina.

Para relajarse y desconectar ponemos a su disposición el Wellness&Spa Center temático con jacuzzi, zona termal, pediluvio, saunas, relajación, fitness, masajes y tratamientos de belleza y salud.

DEPARTAMENTO DE

ALOJAMIENTO

SUBDEPARTAMENTODE

CONSERJERIA

SUBDEPARTAMENTODE

RECEPCIÓN

SUBDEPARTAMENTODE

PISOS

FRONT-OFFICE BACK-OFFICE

REALIZA LAS FUNCIONESFUERA DE LA VISTADE LA CLIENTELA

REALIZA LAS FUNCIONES A LA VISTA

DE LA CLIENTELA

DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN:

• Este departamento es la primera imagen que recibe el cliente al llegar a nuestro establecimiento y con el que tendrá mayor contacto. Por lo que tendrá que tener una buena organización y contar con unos profesionales, que tengan unas cualidades determinadas y sobre todo en el trato social. Estos profesionales contarán de buena educación, idiomas, nociones administrativas e informáticas, presencia y empatia.

• Muchos consideran a este departamento el centro neurálgico del establecimiento, ya que a través de él, todos los demás departamentos y subdepartamentos obtienen la información necesaria para realizar previsiones sobre la carga de trabajo que van a soportar. Esta comunicación indepartamental será fundamental para la organización del establecimiento.

SUBDEPARTAMENTODE RECEPCIÓN

FRONT-OFFICE BACK-OFFICE

ZONAS DE RECEPCIÓN:

FRONT-OFFICE: Es la zona del departamento que está de cara al público, por eso las funciones que aquí se desempeñan son recibir a los clientes y cobrarles la factura de los servicios prestados, entre otros. También es conocido con el nombre front-desk.

BACK-OFFICE: Zona interior que no está de cara al público. Las tareas que se llevan a cabo están relacionadas con la gestión de reservas y facturas. De hecho, se encarga de la apertura y cierre de todas las facturas.

JEFE DE RECEPCIÓN:

Es la persona responsable del subdepartamento de recepción.

FUNCIONES:

-Organizar y controlar las tareas propias del departamento

-Elaborar el horario del personal a su cargo.

-Encargado de gestionar las quejas

-Comunicación con otros departamentos organizando las reuniones que sean precisas

-Colaborar con la dirección del establecimiento y/o con otros departamentos.

-Colaborar en la instrucción del personal a su cargo. JEFE DE RECEPCIÓN: D. LUIS TEMPRANILLO

RECEPCIONISTAS:

FUNCIONES:

-Asignar habitaciones reservadas.-Elaborar listas de grupo y distribuirlas.-Registrar huéspedes y grupos.-Asignar habitaciones a los walk in.-Recibir y entregar mensajes para pasajeros y para el hotel.-Autorizar cambios de habitaciones.-Llenar requisiciones para Almacén.-Controlar llaves de habitaciones.

-Dar entrada a los clientes (check-in). -Atender problemas de los huéspedes.-Solicitar trabajos a mantenimiento.-Solicitar trabajos a la gobernanta.-Autorizar envíos de camas y cunas extra.-Atender el Departamento de Reservas, cuando está cerrado.-Promover los servicios del hotel.-Solicitar servicios médicos cuando el huésped lo requiere.-Comentar a su jefe las opiniones de los huéspedes del hotel.-Mantener limpia la recepción.-Archivar información sobre clientes.-Atender teléfono.-Cuadrar habitaciones con otros departamentos.-Dar salida de clientes (check-out).

-Cobrar facturas y controlar las cajas fuertes.

PERSONAL RECEPCIÓN:

Dª. CARMEN PULIDO

Dª. LIDIA BOSCH

D. EMILIO ARAGÓN Dª. BEATRIZ LUENGO

AYUDANTES DE RECEPCIÓN:

FUNCIONES:

-Atención a los clientes.

-Atención telefónica.

-Gestión de entrada y salida de clientes.

-Gestión de reservas.

-Informar y aconsejar a los clientes.

D. ALFONSO CAÑETE

Dª. EVA MELLADO

RESERVAS

FUNCIONES:

-Hacer el pre-registro de pasajeros y grupos.

-Gestión de facturas.

-Gestionar reservas.

-Controlar la venta de habitaciones.

-Gestionar grupos.

-Archivar la documentación de la reserva.

-Elaborar la previsión de servicios.

-Realizar la apertura y cierre de facturas.

-Calcular comisiones y descuentos.

-Realizar el cierre administrativo del día.

Dª. LUCIA PRADO

PERSONAL DE RESERVAS

Dª. CARMEN ALARCÓN

MEDIOS MATERIALES DEL SUBDEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN

FRONT-OFFICE:

-Ordenadores

-Impresoras

-Caja para cobros

-Muebles para llaves de habitaciones

-Fax y teléfonos

-Mostrador y mobiliario

-Información de interés y guias

-Tarifas y hojas de reclamaciones

-Software para la gestión

BACK-OFFICE:

-Ordenadores

-Fax y teléfono

-Impresoras

-Caja fuerte

-Mobiliario de oficina

-Estanterías y archivadores

-Programas informáticos de gestión

-Recepción utilizará software para la gestión de las habitaciones, reservas, incidencias, control de inventario, personal, registro de clientes en base de datos, registro de clientes en la policía, reclamaciones,etc.