Memoria 2018 bilingüe - Irun · sakabanatuta egotea; egungo kale zenbaki eta izenekin bat ez...

ARTXIBATEGIA / ARCHIVO Pikoketa, 1, ·20304 IRUN ·T. 943 505205 · F. 943 505617 ·e-mail: [email protected] 1/42


1. SARRERA. Txosten honek 2018. urteko Irungo Udal Artxiboaren kudeaketaren emaitza (prozesamenduaren ikuspegitik hasi eta, dokumentu-fondoaren tratamendua, zaintza eta hedapena) laburtzen du eta, halaber, Artxiboak zuzenean antolatu dituen edo laguntza aktiboa eman dien jarduerena.

Zerbitzuaren izaera dela eta, artxibo-sistemaren administrazioari dagokionez helburu nagusia dokumentu-fondoak jasotzea, tratatzea eta zaintzea izan da, eta gauzarik berriena lehenengo kanpaina edo dokumentazioaren suntsitze fisikoa gauzatzea izan da, Dokumentazioa Balioesteko eta Aukeratzeko Euskadiko Batzordearen (aurrerantzean DOBAUBA) oniritziarekin.

Helburu nagusietako beste bat, kasu honetan zerbitzu publikoa izatearen

funtzioarekin loturik, Artxibategia, administrazio eta kultura ikuspuntutik foko dinamiko eta eskuragarri gisa, ohi den moduan sustatzea. Horri dagokionez, zehazten joango garen emaitzak ikusirik (ikerketa-kultura motibazioa duten kontsultak jaitsi dira, eta administrazio izaera hutsekoen kontsultak, berriz, nabarmen igo, eta ondorioz, 2017an baino 500en bat espediente gehiago izan dira; garbiketarekin lotutako lanen aurrerakada; langile administratiboei, dokumentuen Balorazio Fitxak aplikatuz, normalizatutako jarraibideak ezarri ahal izateko emandako prestakuntza…), gero eta gehiago ari da finkatzen Artxiboa oinarrizko zutabe bezala Udalaren – erakunde den aldetik –dokumentuen kudeaketa normalizatuan, bigarren mailan geratuz betiko ikuspegi nagusiki kulturala.

2. IRUNGO UDAL ARTXIBOA: INSTALAZIOAK ETA LANGILEAK.

2018ko abenduaren 31n, Irungo Udal Artxiboan, guztira 1.500 metro lineal inguru daude artxiboko dokumentuez gordailatuta, Hemeroteka (prentsa eta aldizkari ofizialak) eta liburutegi osagarria sartu gabe. Haietatik, 275 metro lineal fondo historikoari dagozkio, eta gainerakoa, fondo administratiboari; guztiak ere erraz aurki daitezke, eskura dauden deskribapen-dokumentuei esker; honako hauek dira, zehazki, dokumentu horiek: espediente historikoei buruzko inbentario orokor bat eta azken urteotako, baina, gainera Fondo guztiei dagokien datu-base informatizatu bat (Administratiboa, Hemeroteka, Inprimakiak eta Fototeka).

Instalazioetako azalera guztizkoa 425 metro koadrokoa da; horietatik 400 artxibo-

erabilerarako soilik dira. Azkeneko horietatik, 310 metro koadro gordailutegietarako dira, eta horietan, 1.848 metro lineal daude apal trinkotarako (armairu gurpildunak). Horiei, beste 381 metro lineal gehitu behar zaizkie apal irekietarako, bi eremu horien eta ikertzaileen gelaren artean banatuta.

Informazioa kontsultatzeko gelak bi dira, eta 25 toki daude eta Internetera sartzeko 4

gune. Era berean, 4 lan-gela daude, gutxienez 12 lagun sartzen direla, eta bertan, 8 ordenagailu daude erabilgarri.

2018an aurrera egin da instalazioen hobekuntzarako neurriak hartzeari dagokionez;

azpimarragarriena gordailutegi nagusiko suaren aurkako ateak aldatzea izan da. Era berean,


azken horretara eta goiko solairura sartzeko guneari segurtasun-itxitura jarri zaio. Bestalde, oraindik konpontzeko daude ondoko orubean egindako etxebizitza sustapenaren ondoriozko kalteak; zorionez ez da kalterik izan dokumentazioa zaintzen den gordailutegietan, baina kalteak nabarmenak izan zira Artxibategiko goiko edo laneko solairuan, non pitzadura handi xamarrak eta bestelako hondamen batzuk ikus daitezkeen. Hondamen horiek kontrolatze aldera, iaz bezalaxe, Zerbitzuaren arduradunak bisita-eskaera batzuk egin dizkie langile tekniko arduradunei eta udal zerbitzuei atxikitakoari, langileen eta erabiltzaileen segurtasun baldintzak abalatu eta bermatu zitzaten.

Artxibategian lan egiten duten langileen plantila bi plazak osatzen dute (Arduraduna

eta Laguntzailea); hori horrela, Fondoen garbiketa (dokumentuak baloratzea, hautatzea eta ezabatzea) eta deskribatze (Udal aktak-eta, eta Udal Fototeka) prozesuarekin jarraitzearren, hiru Administrari laguntzaileren laguntza izan zen, eta horiek urtearen lehen seihilekoan lan egin zuten. Bestalde, aipatzekoa da unibertsitateko bi ikasleren aldetik izandako laguntza; Euskal Herriko Unibertsitateak eskaera egin eta uztailetik abendura bitarte praktikak egiten aritu ziren, eta oso egoki egin ere.

3. ARTXIBOAREN KUDEAKETA. 3.1. Dokumentuen sartzea eta tratamendua. 3.1.1 Beste Arloetatik etorritako artxiboko dokumentuen transferentzia

(sartzea) eta haien tratamendua. Irungo Udaleko beste Arloetatik 2018an zehar hainbat dokumentazio transferitu zen

eta hori, 2017ko amaieran jasotakoaren zati batekin, erkatu da eta, beharrezkoa zen kasuetan, antolatu ere bai (sailkatu eta ordenatu), elementu kaltegarriak, adibidez grapak, klipak edota gomak kenduz.


UDALEKO BESTE ARLO BATZUETATIK ETORRITAKO FONDOEN TRATAMENDUA

Jatorria

Dokumentazio transferitua

Tratamendua

Idazkaritza

-Alkatetzako Ebazpenak (2016), koadernatutako 12 liburuki -Ziurtagirien Kopiatzailearen liburuki koadernatu 1 (2016) -Udalbatzaren eta Gobernu Batzordearen Aktak, koadernatutako 28 liburuki (2012-2016 )

Fondo Historikoan sartuak 1

Gizarte Ongizatea

-Ordezkariaren Ebazpenak (2012) -Dagozkion Kontseiluaren deialdiak eta aktak eta Kontseiluaren menpeko Batzordeetakoak (2012) -Arloko Dirulaguntzen espedienteak (2012) -Laguntzen (GLL, Diru-sarrerak bermatzeko laguntzak) eta beste dirulaguntza batzuen espedienteak (2012)

Fondo Historiko eta

Administratiboan sartuak, GLLen espedienteetako

batzuk izan ezik, kendu egin baitira

Langilegoa

-Langilegoko espedienteak, denera 15 artxibategitan zeudenak

Erdiak Fondo Administratiboan sartu dira,

gainerakoak oraindik ez2 Estatistika

-Dokumentuen Sarrera eta Irteera erregistratzeko liburua -Ofizio-kopiatzaileak, koadernatutako 51 liburuki: Antolakuntza, Informatika eta Erosketak (2015-2017), Kontsumoa (2016), Estatistika (2017), Zerbitzu orokorrak (2017), Udaltzaingoa eta Bizikidetza (2017), Kultura eta Kirolak (2017), Hirigintza eta Garapen Iraunkorra (2017), Hezkuntza, Gazteria eta Balioak (2017), Euskera (2017), Kontratazioa (2017), Diruzaintza eta Diru-bilketa (2017), HAZ (2017), Erregistroa (2017)

Lehena Fondo Historikoan sartua eta azkenak oraindik sartzeko, 2018ko abenduan

etorri zirelako

-Obra Nagusia serieko 13 espediente (2001-2005), 2017ko abenduaren 26an jasoak

1 Sartu direla esaten dugunean, esan nahi dugu fondoen edukia transferentzia orrian duen bere idendifikazioarekin erkatua izan dela, grapak eta elementu metalikoak kendu direla, datu basean behar bezala deskribatu dela, … 2 Erdia alta emateko dago oraindik, kontuan hartuta Suntsiketarekin lotutako beste serie batzuetako dokumentuak aukeratzeko lanei lehentasuna eman behar izan zaiela.


Hirigintza -Hirigintzako eta Ingurumeneko Ebazpenak, koadernatutako 84 liburuki (2003-2013)

Fondo Administratiboan eta Historikoan sartuak

Euskara

-30 artxibatzaile, era guztietako gaiak dituzten espedienteekin (1982-2014)

Oraindik sartzeko

3.1.2. Aurretik Artxiboan dagoen dokumentazioa tratatzeko beste zeregin

batzuk. 3.1.2.1. Fondo Administratiboko espedienteen erkaketa

Aurreko atalean aipatu dira Udal Artxibora transferitutako (2018an eta aurreko ekitaldiko azken egunetan) dokumentazio gehienaren artxibatze-tratamenduko eta deskribapen informatizatuko lanak eta, bestetik, espedientez espediente jarraitu da lehendik Zerbitzuaren esku egonik Fondo Administratiboa osatzen dutenen berrikusketa egiten.

Jada ohiko den dokumentazioaren erkaketaren xedea da informazioa aurkitzea

eragozten duten eta nahi genukeen baino gehiagotan eguneroko lana ondoko arrazoi hauengatik moteltzen duten irregulartasunak konpontzea: deskribapenean akatsak edo zehaztasunik eza; kopiak egotea; espediente bat bera osatu behar luketen dokumentuak sakabanatuta egotea; egungo kale zenbaki eta izenekin bat ez datozen posta-helbideak deskribapen-fitxetan (1987.urte aurreko dokumentuen kasua), eta abar.

Aipatzekoa da azken lan horretarako 2018ra arte tresna bat bakarrik zegoela,

paperean, “Irun hiriko kale-izendegia” deitua, hain zuzen ere izendegi kontuetan 1987an onartuak izan ziren aldaketak jasotzen dituena. Artxiboan lanerako funtsezko tresna delako, egiten ari garen berrikusketa-erkaketa lana egin ahala, izendegi hori osatzenjoan gara, dokumentuetako datuei esker eta, gainera, 2018an Excell motako fitxategi batean dagoen informazioa jaso da, eta horrek ere bilaketak nabarmen arintzeko modua ekarri du.

Espedienteak gerora errazago aurkitzeaz gain, haiek banaka-banaka erkatzeak

baditu beste abantaila batzuk ere, adibidez:

• Bere garaian utzi eta oraindik ere - Artxiboko Erregelamenduak ezartzen duenaren kontra - itzuli ez diren espedienteak zorrotz kontrolatzeko aukera; izan ere, Erregelamendu horrek gehienez 3 hilabeteko ezartzen du dokumentazioa gure instalazioetatik kanpo egoteko (behar bezala motibatutako arrazoiak). Hori dela eta, espedienteen berrikusketa egin ahala, inbentario bat ere ari da egiten, 2018ko abenduan beste Arlo batzuetako, batez ere Hirigintzako bulegoetan oraindik ere itzultzeko dauzkaten ehundik gora ale berehala itzuliak izan daitezen erreklamatzeko.

• Duen egoeragatik prebentzio tratamendua behar lukeen dokumentazioaren kontrola, bere bionarriadura ahal den neurrian arintzeko, behar izanez gero, dokumentazio hori berritu dadin planteatuz. Berez, bere garaian aipatuko dugun bezala, horri esker anoxia bidez tratatu ahal izan dira beste material batzuen artean instalazioko bi unitate zehatzetan zeuden espedienteak, hezetasunak joak.


• Izaera babestua duen informazioa identifikatzea, Datu Pertsonalen Babesaren kontuan indarrean dagoen legedia betez, espediente bereziki sentsibleetan dauden pertsonen identitatea iaz hasitako lanarekin jarraituz Artxibora atxikitako langileek soil-soilik eskura izango duten “eremu” batera ekartzera. Horri dagokionez, 2017ko abenduaren 31n 200en bat erregistrok izan bazuten horrelako prebentzioa, urte bat geroago 2.940 dira aplikazio informatikoan kontsulta librearen bidez lokalizatzetik salbu geratzen direnak. Zehazki, 2018an berrikusitako Fondo Administratiboko artxibatzaileak 1653 dira

guztira (2017an, berriz, 285) eta denera 2.620 espediente dituzte (iaz, berriz, 4.005); jaitsiera hori justifikatua dago hurrengo atalean azalduko dugun suntsitzearekin lotutako espedienteen hautaketa eta deskribapen lanei lehentasuna eman izateagatik.

Den-denak izan dira aztertuak, eta datu-basean horien edukiaren erreseina hobetu,

osatu eta eguneratu da, eta deskriptoreak gehitu, bilaketak erraztearren; karpetatxoak edo babes-orriak aldatu dira hondatuta zeudenean, eta espedienteak bateratu dira elkarren osagarri zirenean, bikoizketak eta dokumentuak lotzeko elementu metalikoak (grapak, klipak,… ) saihestuz, … Esan berri diren lan horiekin batera, dokumentu bikoiztuak fisikoki deseustu direnean edota espediente bat edo batzuk espediente nagusiari erantsi 3 Zehazki instalazio-unitate zenbaki hauek: 11, 17, 249, 251, 252, 253, 254, 255, 272, 302, 317, 364, 375, 380, 403, 404, 408, 416, 421, 461, 485, 494, 522, 525, 526, 543, 565, 694, 763, 931, 932, 933, 934, 939, 940, 941, 960, 972, 982, 1246, 1411, 1469, 1470, 1524, 1606, 1650, 1651, 1652, 1654, 1655, 2751, 2926, 2927, 2928, 2929, 2930, 3056, 3060, 3061, 3062, 3063, 3168, 3174, 3175, 3176, 3177, 3202, 3203, 3204, 3205, 5196, 5361, 5390, 5391, 5392, 5669, 5723, 5868, 5870, 5904, 5922, 5923, 5924, 5925, 5930, 5931, 5932, 5940, 6052, 6101, 6117, 6124, 6140, 6168, 6202, 6212, 6220, 6266, 6268, 6270, 6271, 6272, 6277, 6284, 6304, 6354, 6473, 7092, 7093, 7094, 7095, 7096, 7099, 7100, 7112, 7113, 7119, 7121, 7122, 7123, 7161, 7171, 7178, 7189, 7202, 7209, 7232, 7233, 7512, 7634, 8221, 8534, 8555, 8560, 8561, 8565, 8569, 8593, 8594, 8610, 8614, 8621, 8622, 8623, 8626, 8627, 8657, 8661, 8671, 8688, 8691, 8695, 8697, 8699, 8704, 8707, 8708, 8713, 8715, 8727, 8728, 8729, 8730, 8731 y 8732.


zaizkionean, lekua hutsik geratu da instalazio-unitateetan, eta leku hori libre geratu da Artxiboan trasnferentzia bidez sartu diren eta/edo sartuko diren dokumentuak jartzeko.

3.1.2.2. Fondo Historikoko dokumentu sailen deskribapen zehatza.

Gobernu Organoen (Udalbatza eta Batzorde Iraunkorra) Aktetan jasotako erabaki guzti-guztien identifikazio eta deskribapenarekin jarraitu da, kasu honetan 1972ko apiriletik 1973ko urrira arteko tarterako.4.

Beste alde batetik, Obra txikiarekin zerikusia duten aurrekariak aurkitzearren beste

horrenbeste egiten hasi gara Ebazpenen Liburu Kopiatzailearekin, horretan ere helbideak eguneratuz 1952-19565 urte tarteko higiezin zehatz batzuk aipatzen direnean.

3.1.2.3. Hobekuntzak dokumentuen aplikazio informatikoan.

Informatika Arloko langileen laguntzaz, maiatzean gauzatu ziren sarrera berrien deskribatze lan guztien eta lehendik zegoen dokumentazioa aztertzearen emaitza jasotzen duen informatikako aplikazio edo datu-basearen hobekuntzak.

Lan hauek osatu zituzten funtsean hobekuntza horiek: Informazioa modu

eraginkorragoan lokalizatzeko ezaugarriak optimizatzea, metadatuen bistaratze-tamaina handitzea, deskribapen xehaturako eremua areagotzea, eta abar.

3.1.3. Aurrerapenak suntsitze normalizatuaren ezarpenean: dokumentuen suntsitze fisikoaren lehen kanpaina eta horrekin lotutako prestakuntza.

DOBAUBAk dagoeneko onartutako Balorazio Taulak aplikatuz, lehendabiziko “Suntsitze Kanpaina” egin da; hiru fase izan ditu: Balorazioa, Hautaketa eta, hala dagokionean, behin-betiko kontserbaziorakoa ez den dokumentazioaren Suntsiketa fisikoa. 4 Ondorengo akta-liburuetan jasotako erabakiak: A-1-204 (Batzorde Iraunkorra, 1972/3/16tik 1972/09/21era), A-1-205 (Udalbatza, 1972/4/11tik 1972/12/12ra), A-1-206 (Batzorde Iraunkorra, 1972/9/30etik 1973/3/28ra), A-1-207 (Batzorde Iraunkorra, 1973/4/4tik 1973/9/19ra) eta A-1-208 (Udalbatza, 1972/12/26tik 1973/10/21era). 5 Hau da horien signatura: E-8-VI-1.


2018ko lehen seihilekoan suntsitzekoa izan zitekeen dokumentazioa aukeratzeko

aurreko urtean hasitako lanarekin jarraitu ondoren, suntsitze hori burutzeko jarraitu beharreko behin betiko protokoloa ezarri zen:

1- Artxibozainak proposamena egin behar du, suntsitzekoak diren dokumentuen eta/edo espedienteen zerrenda zehatzarekin. 2- Proposamen hori (eskumena duten Arloetako arduradunen proposamenekin batera) DOBAUBAra bidali behar da. 3- Batzorde horren derrigorrezko aldeko txostena jasotzen denean, baimena eman behar da Alkatetzako Ebazpen baten bidez. 5- Dokumentazioa suntsitzen da eta suntsitze-akta betetzen da DOBAUBAk emandako eredu ofizialean. 6- DOBAUBAra bidali behar dira suntsitze-aktaren kopia eta birziklatze-ziurtagiria, horren berri izateko eta dagozkion ondoreetarako.

7- Espedientea artxibatuko da.

Horrela, Artxiboko Arduradunak horretarako txostena egin ondoren eta Gizarte

Ongizateko eta Hirigintzako Arloek operazio honi abala emanez aldeko txostenak egindakoan, aurkeztu zitzaion DOBAUBA batzordeari 207 instalazio-unitateetan jasotako dokumentazioa (behin betiko motako artxibategiak) suntsitzeko proposamena, zehazki:


• Gizarteratzeko gutxieneko diru-sarrerei buruz 1990-1998 urte tartean tramitatutako espediente indibidualak jasotzen zituzten 40 artxibategi6, gehi 1999ra arte jarraian egiteko berrikusketetarako aurkeztutako dokumentazioa.

• Gizarte Larrialdietarako Laguntzei buruzko espediente indibidualak jasotzen zituzten 126 artxibategi 7, 1990, 1992-1993, 1997, 1999-2001 eta 2012. urteetakoak.

• Obra txikiari buruzko espedienteen 41 artxibategi8, 1978 -1992 epealdikoak.

Gizarte Ongizate Arloak kudeatutako Bertaratze Espedienteetatik erabaki da

dokumentazioa jaso izana adierazteko Diputazioari bidalitako ofizioak kontserbatzea (horien barruan sartzen da eskatzaileen zerrenda), beste errekapitulazio-serie batzuetan aurrekariak arin bilatzeko balio ahal dutelako.

Bestalde, Obra Txikiko espedienteak banan-banan erkatzeko lan ikaragarriaren eta

zorrotzaren aurretik, erabaki da, DOBAUBAk dagokion Balorazio Fitxan markatutako ildoei jarraiki, suntsigarriak izan litezkeen espedienteak behin betiko kontserbatzea; hau da, etxebizitzen barne aldea erabat berritzekoak diren espedienteak; berritze partzialenak, barne-berrikuntza egiteko adibidez hormak botatzeari, leihoak aldatzeari, elementu komunetako lanei dagozkienak (teilatua, fatxadak, ataria eta barne eskailera, gas naturala jartzea…); lursailen ingurunea mugarritzekoak; eta merkataritza lokalak eta industria lantegiak berritzekoak… batez ere. Horiek denak behar bezala deskribatu dira aplikazioan edo dokumentuen datu-basean, eta guztira 10.780 izan dira erregistro berriak9.

Aitzitik, suntsitzeko aukeratuak izan ziren etxebizitzen barne birgaitze partzialerako

obrei (alikatatze, zoladura jartze, pintatze… hutsa) zegozkien espedienteak, gorpuzkinak jada atereak direlako egun dagoeneko ez dagoen lur-koadroetan hobiak jartzekoak, duela urte batzuk desagertua den Hornidura Merkatu zaharreko postuak berritzekoak eta, funtsean, obra txikirako eta obra handirako bide publikoa aldi baterako okupatzekoak (aldamioak eta edukiontziak).

Aipatu berri diren dokumentuak suntsitzeko erabakia hartu eta DOBAUBAk 2018ko

urriaren 8an baimena eman ondoren, enpresa espezializatu bat, Segi-Hiru, kontratatu zen, eta azaroaren 22an jaso zuen hori guztia eta horrela jakinarazi zion Batzordeari zegokion suntsitze-aktaren bitartez.

Azaroan, udal plantilara atxikitako langile administratiboei prestakuntza saio bat eman

zitzaien, bulegoetan ere suntsitze politikarekin eta Balorazio Fitxak aplikatzeko beharrarekin ohitzen joateko.

6 Balorazio Fitxa, 37 zk., 2012ko urriaren 31ko 5.264 Aginduaren bidez onartua. 7 Balorazio Fitxa, 36 zk., 2012ko urriaren 31ko 5.264 Aginduaren bidez onartua. 8 Balorazio Fitxa, 39 zk., 2012ko urriaren 31ko 5.264 Aginduaren bidez onartua. 9 Orain arte ez zeuden banaka deskribatuta, orokorrean baizik, …….urteko “Obra Txikiko espedienteak, …zenbakitik ….zenbakira” gisa espedienteetan sailkatuta.


Saioan parte hartu zutenek oso ondo baloratu zuten hasiera batean informazioa

emateko eta erakunde bezala Udalaren (eta hor Artxiboak paper protagonista izan behar du) dokumentu-kudeaketaren normalizazio kontuan sentsibilizatzekoa zen neurria; eta, bestalde, partaideek Zerbitzuko instalazioak eta bertan egunero egiten den lana ezagutzeko aukera izan zuten.

3.2. Dokumentu-ondarea kontserbatzeko kontrol-neurriak.

T.S.A. izan zen berriz ere Artxiboko instalazioetako ingurumen baldintzen kontrolaren arduraduna, datu klimatikoak deskargatuz, intsektu hondatzaileen jarduera eta paperaren hezetasuna erregistratuz, analisi mikrobiologikoaren eta luxometriaren bidez…

Berritasun gisa azpimarratu behar da zerbitzua kontratatzeko deialdian ondarea

kontserbatzeko alorrean lan berriak sartu zirela, beharra ikusiz gero nola edukiari ala edukitzaileari tratamenduak aplikatzea ezarriz. Horri esker, 2018an Artxiboko barrutiak goitik behera nebukilatu dira eta, fondo bazuk anoxia bidez tratatu dira, zuten bionarriadura moteltzeko (Fondo Administratiboko 8.614 eta 8.692 instalazio-unitateetako espedienteak; ikerketa areto ondoko liburutegian gordailatutako "Congreso" izeneko bildumaren lau ale; gordailutegi nagusira eramaten duen eskailera dekoratzen duen Gurutze-bidearen bi egonaldi; eta sarrera edo publikoaren harrerarako eremuko airetiko apalategiaren hiru apal 10).

10 Espedienteak Hirigintza Arlotik transferitu ziren, gutxi-gehiago hezetasunak ukituta; liburuen eta altzarien kasuan, sits edo pipi zuloak zituztela ikusi zen. Arrazoi horrexegatik, eta prebentzio modura ere bai, behin betiko kentzea erabaki zen dokumentazioaren gordailutegi nagusian zegoen egurrezko armairu bat.


Baliteke elementu horietako batzuen afektazioak ondoko finkan sustapen partikularreko eraikin bat egiteko izandako lur mugimenduekin eta landaretza kentzearekin zerikusia edukitzea. Zalantzarik gabe, arrazoi horri egotzi behar zaio finkaren lorategian karraskarien presentzia nabarmena izatea; horrek ekarri zuen izurriteen kontrolean espezializatutako enpresa bat kontratatu behar izatea, zeinak kontrol neurri batzuk hartu dituen, karraskari horiek ahal den neurrian eraikinaren barrenera sar daitezen ekiditeko.

3.3. Dokumentuak berriztatzea.

Langileen kontuan, plantilaren egoera prekarioa izanik zerbitzua aldi baterako

langileekin indartzeak –eta hori garrantzitsua izaten da - suposatzen duen inbertsioa ikusirik, aurreko ekitaldietan bezala erabaki zen udal aurrekontuan aplikaziorik ez bideratzea lehen dokumentuak berritzeko ohikoak izaten ziren kanpainak finantzatzeko.

Hori bai, aurrera doa gutxi-gehiago kontserbazio-egoera kaxkarrean dagoen guztia

identifikatzeko lana, bere garaian eskaini behar zaion arretari lehentasuna emateko.

3.4. Liburutegi osagarrirako eta hemerotekarako argitalpenak sartzea, eta hainbat materialen dohaintza (Fototeka izan ezik).

Alkatetzak "El Diario Vasco", "Noticias de Guipúzcoa", "El Mundo" eta "El País"

egunkarietako ale atzeratuak bidali dituzte; sei hilabetez egongo dira herritarren eskura, eta ondoren eraman egingo dira birziklatzera. Artxiboak, hori bai, berritu egin du esandako egunkarietako lehenaren edizio elektronikoaren harpidetza, tirada handiena duena eta herrialdean ezagunena delako; aukera ematen du 2011z aurrerako aurrekari interesgarriak kontsultatzeko.

Sailka ateratzen diren argitalpenei dagokienez, hainbaten bilduma osatzen jarraitzen

dugu, esaterako “Aia”, “Joló”, "Oarso", “Irun: Udal aldizkaria”, "Bisadoko ikaskuntzen aldizkaria” eta abar., entitate argitaratzaileek lagata. Bestalde, azpimarratzekoak dira dohaintza hauek:

• Gerardo Russek, Miguel Martiarenaren bitartekaritzari esker, "El Bidasoa"

aldizkariaren 1952-1960 urte arteko bere bilduma eman zuen urtarrilean.

• Hilabete berean, José Manuel Campok beste horrenbeste egin zuen Gerra Zibilari buruzko aldizkari batekin.

• Hemeroteka eta Liburutegi osagarria osatzera pasa ziren prentsa ale solte batzuk eta Rafael González Merinok eta Carlos Gallegok eskuzabaltasunez emandako liburu batzuk.

• Geroxeago, 2017ko urteko Memoria prentsan azaldu ondoren,Silvestre Pascualek eta Elena Sistiagak papereko 11 argazki laga zituzten.

• Bestalde, Ricardo Berodia Gordejuelak, dokumentazio idatziak osaturiko bilduma garrantzitsu eta adierazgarri batean, Meatzaritzari buruzko planoak, jarduketak eta


abar jarri zituen. Lan gainkarga dela eta, ez da oraindik idatzi Dokumentu Fondo honen inbentarioa, dohaintzaren dagokion hitzarmen formalaren sinatzea egiteko.

Liburutegi espezializatuari buruz azpimarratzekoa da, beti bezala, hainbat

partikularrek eta erakunde publikok (horien artean Udala bera argitaratzailea denean edo finantzazioan partaide izan denean) eta pribatuk egindako argitalpenen dohaintza; eta udal Fototekako eta/edo Artxibo honetako dokumentu Fondoetako irudiak erabiltzeko baimen-hitzarmena betez jasotakoak.

3.5. Udal Fototekaren kudeaketa. 3.5.1. Sarrera berrien digitalizazioa, tratamendua eta katalogazioa.

2017ko abenduaren 31n Irungo Udal Artxiboko argazki fondoak, behar bezala digitalizatuak eta katalogatuak, 58.912 erregistro zeuzkan, datu-basearen bidez zuzenean publikoaren eskura daudenak, duten edukiagatik (batez ere biluzik dauden haurren erretratuak) edo akatsak dituztelako (irudi belatuak edo kalitate txarrekoak) kontsultatzeko aukeratik kanpo uztea erabakitakoak izan ezik.

Urtebete geroago udal Fototeka digitalak 70.360 dauzka, edo bestela esanda,

2018an zifra errekorra erantsi da, 11.448 ale, José Ramón Barriok, Gorka Alvarezek, Mikel Pérez Goñik aldi baterako utzitako materialekin; eta udal titulartasunekoa den Foto Kruz Fondoko estudio-erretratuekin, eta gehienbat Matías Guilló argazkilari profesionalak utzitako materialarekin.


Gogoratu behar da Datu Pertsonalak Babesteko Legea aplikatuz, estudio erretratuak

(25.000 erregistro inguru) oraindik ere ez daudela web orriaren bidez ikusteko moduan eta zuzenean Zerbitzu honetako instalazioetan besterik ezin direla kontsultatu. Hori dela eta, gure esku oraindik ere digitalizatu gabe dauden milaka original badauzkagu ere, merezi duten arreta horiei tarteka emateari utzi gabe, hedakuntza librea izan dezaketen fondoen digitalizazioari ari zaio lehentasuna ematen.

3.5.2. Lehendik dauden argazkien erregistroak berraztertzea.

Emaitzak ikusita, ukaezina da Fototekari arreta ematen segitzen dela, kontuan izanda zuzenean Artxibo Zerbitzuaren beraren bitartez eta, batez ere, web bidez, eskaera handiko zerbitzua dela.

Eta gainera, esan den moduan argazkiei alta eman eta horiek Fondoari eransten

joateaz aparte, dokumentuen Suntsiketari lehentasuna eman izanagatik ez aurreko ekitaldietan adina, baina ahal izan den neurrian arreta ematen jarraitu zaio lehendikako deskribapen-idazpenen berrazterketari, bilaketak errazteko xedez, deskriptoreak erantsiz, data ahal den neurrian zehaztuz, eta abar, pertsonen eta lekuen identifikazioa zehaztasun handiagoz egiten delako; hori guztia ale bakoitza ondo aztertuz baina, baita, prentsara eta beste argitalpen batzuetara joz ere. Hori horrela, 2017ko abenduaren 31n zuzendu eta hobetutako erregistroak 12.000 inguru baziren ere, urtebete geroago denera 13.300 inguru dira.

Azken finean, Fototekari dagokionez, bistan da kantitateari ez ezik (sarrera berriak)

kalitateari ere (terminoak egokitzea edo fondo eskuragarrian bilaketak egiteko aukerak) ematen zaiola lehentasuna, eta hori oso emaitza positiboak ari dela ematen, erabiltzaileek fede ematen dutelako gero eta errazago aurkitzen direla aurrekariak.


4. EMANDAKO ZERBITZUAK. 4.1. Kanpoko kontsultak.

Kanpo-kontsultatzat jotzen dira hartzaileak Irungo Udaletxekoak ez diren pertsonak edo kolektiboak dituztenak, eta barneko kontol moduan, bi taldetan sailkatu ohi ditugunak: ikertzaileen taldea eta jende ororen taldea. 4.1.1. Ikertzaileak.

Estatistika ondoreetarako, “ikertzailetzat” hartzen dira ikerketarako gaitu den aretoan bertan dokumentazioa eta prentsa historikoa kontsultatzen gutxienez bost ordu eman dutenak. Erabiltzaile mota honek aholkularitza maila handia behar izaten du eta horixe izaten da gehienbat Zerbitzuan bertan eskura dauden deskribapen-tresnak (fondo historikoaren inbentario orokorra, fondo administratiboaren eta prentsaren inbentario partzialak eta datu-basea) erabiltzen dituena, nahiz eta guregana etortzen direnerako aurretik hurbilpen-bilaketak eginak izaten dituzten webaren bitartez.

Artxibora bertara etorri izan ziren pertsonak denera 71 dira, 2017an baino 10

gutxiago. Ondorengo koadroan zehaztasun gehiago ematen da hileko kontsulta eta kontsulta orokorren kopuruaren, eskatu zuten kopia (fotokopia edota CD) kopuruaren eta abarren inguruan.

Dokumentuak

Ikertzaileak

Kontsultak

Kopiak

Bertaratzeak

2017

2018

2017

2018

2017

2018

Urtarrila 147 103 180 12 29 23 Otsaila 197 115 18 36 32 28 Martxoa 173 140 158 0 28 30 Apirila 116 98 21 4 23 23 Maiatza 277 158 307 4 36 20 Ekaina 87 93 166 21 19 15 Uztaila 66 65 88 0 18 15 Abuztua 121 93 123 5 26 21 Iraila 124 51 84 8 21 14 Urria 159 127 18 19 27 31 Azaroa 128 129 14 0 20 21 Abendua 121 59 3 0 16 15 GUZTIZKOAK

1.716

1.231

1.180

109

295

256


Bistan da in situ ikertzaileen kopurua nabarmen jaitsi dela iazkoen aldean, eta kontsultak (zerbitzatu diren liburu, paper-sorta edo espediente kopurua) askoz gutxiago; baina kontu horri dagokionez, zifrak ez dira oso adierazgarriak, kontuan izan behar baita zenbait dokumentu serie kontsultatzeak eskatzen duen denbora inbertsioa (2018an hain eskatuak izan diren biztanleria errolden kasua), bisita bat baino gehiago egitea eskatzen baitu, eta horrek esplikatuko luke neurri batean jaitsiera hori.

Azpimarragarria da, halaber, gero eta fotokopia kopuru txikiagoa zerbitzatzen dela,

gehienak paperean; murrizketa hori oso nabarmena izan da ekitaldi honetan; izan ere, gero eta ohikoagoa da ikertzaileek argazki kamera digitalak erabiltzea.

Barne-kontrolari begira, betetzeko ematen zaien fitxan adierazi dutenaren arabera,

ikertzaile guztietatik 6 irakasleak dira, 8 lanbide teknikoetan (arkitektoak, ingeniariak, aparejadoreak edo diseinatzaileak) edo administratiboetan aritzen dira, 14k Letrekin lotutako jarduerak gauzatzen dituzte (historialaria, dokumentalista, kazetaria, abokatua … ), 15ek beste hainbat lanbide dute, 10 erretiratuta daude, 3 funtzionarioak dira, 6 ikasten ari dira (gehienak Arkitektura), eta gainerakoek ez dute bere jardunari buruzko zehaztasunik eman.

Horien jatorria dagokionez, 30 Irunen bizi dira, 15 Autonomia Erkidegoko gainerako

herrietan (batez ere Gipuzkoan)11, 3 beste Erkidego batean12, 7 atzerrian13. Gainerakoek ez dute zehaztu ikertzaile fitxan beren bizitokia.

4.1.2. Publikoa oro har.

Ikertzaileak aparte utzita, publiko orokortzat denbora gehiegi behar izaten ez duten informazio eskaerak egiten dituzten erabiltzaileak hartzen ditugu, nahiz eta urtean zehar agian behin baino gehiagotan bisitatzen gaituzten (bereziki hori da arkitekto, aparejadore eta higiezinetako agenteen kasua, zeinak behartuta baitaude – beren lanbidea dela eta – obra espedienteak tarteka kontsultatzera.

4.1.2.1. Fototekarekin zerikusia duten kontsultak.

Fototekatik hasita, aurreko koadroan azaltzen diren kontsulten erkaketatik ondorioztatzen denaren arabera, azpimarratzekoa da mantendu egiten dela erabiltzaileen kopurua, eta bai zuzenean, bai posta elektroniko eta/edo telefonoz eskatutako kopiena berriz, nabarmen igo dela.

FOTOTEKA ZERBITZUA (2016-2017)

Kontsulta Albumak

Kontsulta

Datu basea

erabiltzaileak

Kopiak

11 Guztietatik, 4 Donostian bizi dira, 6 Hondarribian, 1 Lasarten, 1 Azpeitian, 1 Oiartzunen, 1 Gasteizen, eta 1 Bilbon. 12 Zehazki, 2 Madrilen bizi dira eta 1 Iruñan. 13 Bat Argentinan, beste bat Venezuelan eta gainerakoak Frantzian (Hendaia, Jacqueville, Bayeux, Arles eta Paue).


2017 2018 2017 2018 2017 2018 2017 2018 Urtarrila 3 4 2 5 3 5 16 Otsaila 6 2 2 1 4 1 45 Martxoa 1 5 2 2 2 3 20 Apirila 7 6 3 2 7 8 5 37 Maiatza 2 5 4 7 3 7 8 30 Ekaina 3 3 2 3 4 3 8 Uztaila 1 2 3 2 3 4 5 Abuztua 1 1 1 1 1 2 Iraila Urria 5 2 1 2 1 105 Azaroa 7 1 12 Abendua GUZTIZKOAK

34

27

18

25

29

33

31

268

Aitzitik, aurreko ekitaldiarekiko oso igoera nabarmena izan du irudien eskaerak;

askotan berriz ere digitalizatu behar izan dira, interesdunek eskatutako kalitatea lortzeko. Partikularrez ari garelarik, dagokion zenbatekoa jasanarazi ohi zaie, ez horrela

liburuak argitaratzeko, erakusketetarako, eta abar, argazkiak eskatu ohi dituzten irabazi asmorik gabeko entitateen, hedabideen edo erakunde publikoen kasuan… eta horri dagokionez 2018ko ekitaldirako kasurik adierazgarrienak hauek dira beste batzuen artean: Asociación Ondare Kultur Elkartea, Bidasoa Bizirik, Noticias de Gipuzkoa, Irungo Txirrindulari Elkartea, Oiasso Museoa, Irungo San Martzialeko Alardeko Aginte Batzordea, Zumalakarregi Museoa, Baionako Museoa, Euskal Herriko Unibertsitatea eta S.O.S. Arrazakeria.


Kasu zehatzak alde batera utzita, Udal Artxibategiko web orriaren on-line kontsultek ere (Fototekako edukira ez ezik, Hemeroteka, Inprimaki eta Historia Fondoetara ere sartzeko aukera ematen du) saldo positiboa dute 2017arekiko; hori ikus daiteke aurreko ekitaldia eta Informatika Arloak eskainitako oraingoa erkatuz, zeinak, gainera, egiaztatzen baitu web tematikoak liderra jarraitzen duela izaten beste urte batez Udaleko guztien artean bisitari eta ikusitako orrialde kopuruari dagokionez.

ARTXIBOKO WEB ORRIKO KONTSULTEN KONPARAKETA

(2017-2018)

Bisitari kop.

Ikusitako

orrialde kop.

2017

2018

2017

2018 Urtarrila 11.294 18.588 16.647 26.416 Otsaila 15.144 13.212 21.548 19.132 Martxoa 20.357 17.957 28.175 26.518 Apirila 10.395 15.426 15.018 23.327 Maiatza 11.667 17.003 17.245 25.681 Ekaina 14.285 16.465 20.114 24.451 Uztaila 10.689 13.654 15.395 19.644 Abuztua 20.595 17.904 28.361 25.659 Iraila 24.565 13.772 32.714 20.235 Urria 12.115 16.060 17.766 23.057 Azaroa 15.016 12.598 22.139 18.784 Abendua 13.130 12.353 20.167 18.381 GUZTIZKOAK

179.252

184.992

255.289

271.285

Fototekari dagokion atalean azaltzen den modura, 2018an zehar irudi kopuru

izugarria digitalizatu eta deskribatu zen, partikularrek emandako irudiak gehienak. Komeni da jendartean zabaltzea etengabe handitzen ari dela fondo hori, herritarrak argazki-fondoa kontsultatzera anima daitezen eta, halaber, xede horrekin web orriaren “eguneratze” estetikoa egitea faltako litzateke, duen bilatzailea hobetuz, erakargarriagoa eta eraginkorragoa izate aldera.

4.1.2.2. Dokumentu-fondoetako eta Hemerotekako kontsultak.

“Ikertzailetzat” hartzen diren horiek (lehen aipatu ditugu) alde batera utzita,

Zerbitzuaren gainerako erabiltzaileek (indarrean dagoen legediak xedatzen duen bezala NAN edo dokumentu baliokideren bat aurkeztuz identifikatzeko eskatzen zaie) eskatzen dituzten Fondo Historiko eta Administratiboetako materialen zifrak ematen duen emaitza hau da: 1.369 espediente kontsultatu direla (2017an, berriz, 1.126), eta horietatik 2.160 kopia lortu direla (aurreko ekitaldian, berriz, 1.887), gehienak fotokopia formatuan.


0

50

100

150

200

250

300

350

Comparativa consultas archivo administrativo 2017 - 2018

Consultas 2017

Consultas 2018

Ohartarazi behar da informazio-kontsultak areagotu egin direla eta kopienak are

gehiago, aurreikusten delako etorkizunean saldoa oraindik ere positiboagoa izatea, kontuan hartuta bereziki zer-nolako aurrerapena izan den Obra txikiak dokumentu-saileko eta – lehenago ere azaldu den modura- dokumentazioaren suntsiketarekin loturik gauzatzen ari den espedienteen deskribapen xehatuan.

Mantendu egin da, ordea, Artxiboko instalazioetan presentzialki Prentsa Fondora

(Hemeroteka) esklusiboki sartu diren erabiltzaileen kopurua. Aipagarria da Salis hiribideko kanpo gordailutik liburukiak trasladatu beharrak suposatzen duen ahalegin gehigarria; hori


da "Deia", "Egin" edo "El Mundo" egunkarien kasua, eta beste horrenbeste esan daiteke Aldizkari Ofizial zaharrez.

4.2. Barne kontsultak.

Barne kontsultak lirateke espediente edo espediente horietan dagoen informazioari buruzko eskaera guztiak, eskatzaileak eta/edo hartzaileak Irungo Udaleko Unitate eta Arloetara atxikitako pertsonak direnean; hau da, udal langileen barne funtzionamenduari eta lanari solik dagokion zerbitzua da.

Kontsultak/Eskaerak

Kopiak (peperean eta/edo digitalak)

2017

2018

2017

2018

Alkatetza-Lehendakaritza

101 154 133 28

Hirigintza 205 425 72 468 Ekonomikoa 128 63 1.520 629 Obrak eta Mantentze-lanak

30 3 0 0

Kultura 11 74 2 11 Gizarte Ongizatea 0 2 0 1

Guztira

475

721

1.727

1.137

Kasu honetan, ikus daitekeen bezala, saldoa oso positiboa da aurreko ekitaldiarekiko

kontsulta orokorren kopuruari dagokionez; eta bereziki azpimarragarria da Hirigintza Arloak eskatutako kontsulten igoera nabarmena, Ogasunetik jasotakoak jaitsi direnean; jaitsiera hori lotua dago 2017an baino Plusbalia espediente eskaera gutxiago egin izanarekin, eta hori, aldi berean, islatu egiten da egin den kopia-kopuruan (gehienak pdf formatuan).

Esan beharra dago aipatu berri diren eskaera horietako batzuk, espedienteak berak

mailegatze-bidaltze hutsa baino gehiago izan direla, eta Artxiboaren arduradunak horretan bakarrik jardun behar izan duela, dokumentuen bilaketa sakona egiteko eta ondoren zegozkien txostenak idazteko. Hori da, bereziki, Alkatetzako Kabineteak, adibidez, Bidasoa ibaiaren ertzean, Behobiako eta Santiagoko nazioarteko zubien arteko tartean, 2018an jarri ziren paneletarako testuak berrikusteko eta haientzako moduko argazkiak prestatzeko bideratutako espedienteen kasua; edo, Hirigintza Arlotik etorri zena, Avenidako zubia berriztatu behar zela-eta haren elementu metalikoei aplikatu zitzaien hasierako koloreaz galdetuz.


5. HEDATZEA ETA PUBLIZITATZEA. 5.1. Serapio Mugica ikerketa-beka.

Egileak Denis Alvarez-Pérez Sostoa eta Iñaki Garrido dituen "Viendo dentro en la tierra a los enemigos. Las compañías de Azcue y Ambulodi frente a las tropas franco-navarras (1521-1524)" XIV. Serapio Mugica bekarekin saritutako ikerkuntza lana argitaratzeko beharrezko tramiteak bete eta salmenta publikorako bere prezioa onartu ondoren, azaroaren 29an egin zen aurkezpen ofiziala.

Bekaren hurrengo edizioarekin loturik, Mikel Alberdi Sagardiak luzapen bat eskatu zuen urte amaieran, "Irun iraultzailea eta azken karlistada 1868-1876: gertakariak eta ondorioak" ikerketa-lana bukatzeko..

5.2. Bisita gidatuak.

2017an gertatu zen modura, Artxiboen Nazioarteko Eguna ospatu zenean bisita

gidatu bat egin zen, helduentzako bakarrik, Artxiboko Zerbitzuaren instalazioak eta Fondoak ezagutarazteko. Datozen urteotan ospakizun hori aprobetxatzen jarraitzeko asmoa dago, gauza bera egiteko.

5.3. Kolaborazioak.

• Azpimarratzekoak dira oso komunikabideekin diren harremanak. Oraingoan, Artxiboaren Arduraduna otsailean grabaketa batzuen protagonista izan zen; grabaketa horiek Faisaien Irlari eta Hendaian Hitlerrek eta Frankok egin zuten


elkarrizketari buruzkoak ziren; Antena 314, Holandako Zoomin TV eta Televisión Españolako lehen katea 15 izan ziren eman zituztenak. Bestalde, eta berriz ere irla horrekin loturik, Irungo Udalak deitutako Ribera ikerketa beka irabazi zuen taldearekin egindako elkarrizketaren grabaketan lagundu zen.

• Esan behar da bestalde, eta hori aipatzea ere garrantzitsua da, hainbat Elkartek kolaborazioa eskatu dutela (aholkularitza historikoa eta irudiak uztea); elkarte horietako batzuen berri eman da jada Fototekari zegokion atalean.

14 Gaueroko teleberria. 15 España Directo programa.


1. INTRODUCCION. El presente informe resume el resultado de la gestión (desde la perspectiva del tratamiento, la custodia, la preservación y la difusión del fondo documental), así como de las distintas actividades organizadas directamente por el Archivo Municipal de Irun y, también, aquellas en las que el mismo ha colaborado de forma activa, todo ello a lo largo de 2018.

Dada la propia naturaleza del Servicio, el objetivo primordial en materia de administración del sistema de archivo ha consistido en la recogida, tratamiento y custodia de los fondos documentales, siendo lo más novedoso la materialización de la primera campaña u operación de destrucción física de documentación, contando con el visto bueno de la Comisión de Selección y Valoración de Documentación del País Vasco (en adelante COVASED).

Otra de las metas principales, en este caso relacionada con la función de servicio

público, ha sido la ya habitual promoción del Archivo como foco dinámico y accesible desde el punto de vista administrativo y cultural. A este respecto, dados los resultados que iremos detallando (descenso de las consultas con motivación investigadora-cultural frente al notable incremento de las de carácter puramente administrativo y que tiene como resultado el servicio de aproximadamente a 500 expedientes más que en 2017; el avance en las tareas relacionadas con el expurgo; la formación impartida a personal administrativo para, aplicando las Fichas de Valoración documental, implementar pautas normalizadas…) se consolida cada vez más la faceta del Archivo como uno de los pilares básicos de la gestión documental normalizada del Ayuntamiento como institución, relegando a un segundo plano su tradicional visión eminentemente cultural.

2. EL ARCHIVO MUNICIPAL DE IRUN: INSTALACIONES Y PERSONAL.

A 31 de diciembre de 2018 en el Archivo Municipal de Irun hay depositados más de 1.500 metros lineales de documentación de archivo, sin incluir la Hemeroteca (prensa y boletines oficiales) ni la biblioteca auxiliar. De ellos, sobre 275 se corresponden con el Fondo Histórico y el resto con el Administrativo siendo todos ellos localizables gracias a los distintos documentos de descripción disponibles que son, en concreto: un inventario general referido a los expedientes históricos y una base de datos informatizada que concierne a estos últimos pero, además, a todos los demás Fondos (Administrativo, Hemeroteca, Impresos y Fototeca).

La superficie de las instalaciones suma un total de 425 metros cuadrados, de los

cuales 400 están destinados a uso estrictamente archivístico. De estos últimos, 310 metros son ocupados por los depósitos dotados con 1.848 metros lineales de estanterías compactas (armarios rodantes) a las que hay que sumar otros 381 metros lineales de estantes abiertos, repartidos entre ambas dependencias y la sala de investigadores.

Las estancias para consulta de información son dos y cuentan con 25 plazas y 4

puntos de acceso a Internet. Se dispone, asimismo, de 4 estancias de trabajo cuyo aforo es de, como mínimo, 12 personas, a cuya disposición se encuentran un total de 8 ordenadores.


A lo largo de 2018 se ha avanzado en la toma de medidas para la mejora de las instalaciones, siendo la más reseñable la sustitución de las puertas anti-incendios del depósito principal. Asimismo, se completó la dotación de cierre de seguridad al espacio que sirve de acceso a este último y al de la planta superior. Por el contrario, quedan pendientes de ser solventados los perjuicios derivados de la promoción de viviendas en el solar colindante que, aunque afortunadamente no han afectado a los depósitos donde se custodia la documentación sí son muy notorios en la planta superior o de trabajo del Archivo, en la que se aprecian numerosas grietas de cierta consideración y otros desperfectos. A efectos de control de los mismos, como ocurrió el año anterior, han sido cursados por parte de la responsable del Servicio varios requerimientos de visita al personal técnico responsable de la misma y al adscrito a los servicios municipales, a fin de que avalaran y garantizaran las condiciones de seguridad del personal y los usuarios.

La plantilla de personal que presta servicio en el Archivo se reduce a dos plazas

(Responsable y Auxiliar), de tal manera que, a fin de proseguir con el proceso de expurgo (valoración, selección y eliminación documentales) y de descripción de los Fondos (serie de Actas municipales y Fototeca municipal), se contó con el refuerzo de tres Auxiliares administrativos que desarrollaron su labor durante el primer semestre del año. Por otra parte, es digna de mención la colaboración de dos estudiantes universitarios que, previa solicitud de la Universidad del País Vasco, llevaron a cabo prácticas de forma muy satisfactoria entre los meses de julio a diciembre.

3. GESTION DEL ARCHIVO. 3.1. Ingreso y tratamiento documental. 3.1.1 Transferencia (ingreso) de documentos de archivo procedentes de otras

Áreas, y tratamiento de los mismos.


Desde las distintas Áreas del Ayuntamiento de Irun fue transferida a lo largo de 2018 diversa documentación que, conjuntamente con parte de la recibida a finales de 2017, ha sido objeto cotejada y, en caso de ser necesario, también organizada (clasificada y ordenada), eliminando elementos nocivos tales como grapas, clips o gomas.

TRATAMIENTO DE FONDOS PROCEDENTES DE OTRAS AREAS MUNICIPALES

Procedencia Documentación

transferida

Tratamiento Secretaría

-12 tomos encuadernados de Resoluciones de Alcaldía (2016) -1 tomo encuadernado del Copiador de certificados (2016) -28 tomos encuadernados de Actas de Pleno y de la Junta de Gobierno (2012-2016 )

Incorporados16 al Fondo Histórico

Bienestar Social

-Resoluciones de la Delegada (2012) -Convocatorias y actas del Consejo correspondiente y de las Comisiones que de él dependen (2012) -Expedientes de Subvenciones del Area (2012) -Expedientes de asistencia (A.E.S., R.G.I. y otras ayudas (2012)

Incorporados a los Fondos Histórico y Administrativo,

salvo parte de los expedientes de A.E.S. que

han sido objeto de eliminación

Personal

-203 Expedientes de Personal, contenidos en un total de 15 archivadores

Incorporada la mitad al Fondo Administrativo, pendiente el resto17

Estadística

-Libro registro de Entrada y salida de Documentos -51 tomos encuadernados de Copiadores de Oficios: Organización, Informática y Compras (2015-2017), Consumo (2016), Estadística (2017), Servicios generales (2017), Policía Local y Convivencia (2017), Cultura y Deportes (2017), Urbanismo y Desarrollo Sostenible (2017), Educación Juventud y Valores (2017), Euskera (2017), Contratación (2017), Tesorería y Recaudación (2017), SAC (2017), Registro (2017)

Incorporado al Fondo Histórico el primero y pendientes los últimos porque ingresaron en

diciembre de 2018

-13 expedientes correspondientes a la serie Obra Mayor (2001-2005) (recibidos el 26 de diciembre de 2017

16 Cuando nos referimos a que han sido incorporados, hacemos referencia a que el contendo de los fondos ha sido cotejado con su identificación en la hoja de transferencia, se han eliminado grapas y elementos metálicos, descrito debidamente en la base de datos… 17 Queda pendiente de ser dada de alta la mitad, habida cuenta la priorización de los trabajos de selección documental de otras series, relacionados con el Expurgo.


Urbanismo -84 tomos encuadernados de Resoluciones de Urbanismo y Medio Ambiente (2003-2013)

Incorporados a los Fondos Administrativo e Histórico

Euskera

-30 archivadores, conteniendo expedientes de temática variada (1982-2014)

Pendientes de incorporación

3.1.2. Otras labores de tratamiento de documentación preexistente en el

Archivo. 3.1.2.1. Cotejo de expedientes del Fondo Administrativo.

En el anterior apartado se ha hecho referencia a las tareas tratamiento archivístico y descripción informatizada acometida con la mayor parte de la documentación transferida al Archivo Municipal (en 2018 y en los últimos días del ejercicio precedente) y, por otro lado, se ha continuado, expediente a expediente, con la revisión de los que, obrando con anterioridad en el Servicio mismo, integran el Fondo Administrativo.

El ya habitual cotejo de la documentación tiene como objeto solventar

irregularidades que impiden localizar la información y que ralentizan el quehacer diario, en más ocasiones de lo deseable por las razones siguientes: errores o falta de concreción en la descripción; existencia de duplicados; dispersión de documentos que deben conformar una mismo expediente; direcciones postales asignadas en la ficha descriptiva que no se corresponden con las actuales numeraciones y designación de calles (el caso de documentos anteriores a 1987), etc.

Es digno de mención que para esta última operación hasta 2018 sólo había

disponible una herramienta, en papel y que se titula "Callejero de la Ciudad de Irun", que recoje los cambios en materia de nomenclator que fueron aprobados, precisamente, en 1987. Por constituir una herramienta de trabajo fundamental en el Archivo, según llevamos a cabo el trabajo de revisión-cotejo que nos ocupa, venimos completándolo a través de los datos que nos aportan los documentos y, además, en 2018 se ha procedido a recoger la información que contiene en un fichero de tipo Excell, lo que agiliza las búsquedas de forma considerable.

Además de su futura mejor localización, la tarea de cotejo, uno a uno, de los

expedientes conlleva otras ventajas, que son:

• Control exhaustivo de los expedientes que, habiendo sido prestados en su momento, no han sido restituidos a día de hoy, incumpliendo el Reglamento del Archivo que establece un plazo máximo de 3 meses para que la documentación permanezca fuera de nuestras instalaciones (salvo causa debidamente motivada). Por ello, simultaneando la revisión de los expedientes, se viene redactando un inventario para proceder a reclamar la devolución inmediata de la que, a fecha diciembre de 2018, supera ya el centenar de ejemplares pendientes de reintegro que obran, aún, en las oficinas de otras Areas, la de Urbanismo fundamentalmente.


• Control de documentación que por su estado de conservación debería ser objeto de tratamiento preventivo, a fin de frenar su posible biodeterioro y, llegado el caso, plantear su restauración. De hecho, tal y como haremos mención en su momento, gracias a ello se han podido tratar por anoxia los expedientes contenidos en dos unidades de instalación concretas afectados por la humedad, entre otros materiales.

• Identificación de la información de carácter protegido para, en cumplimiento de la legislación vigente en materia de Protección de Datos de Carácter Personal, proseguir con la tarea (iniciada el año anterior) de relegar a un "campo" al que sólo tiene acceso el personal adscrito al Archivo, la identidad de las personas interesadas en expedientes especialmente sensibles. A este respecto, si a fecha 31 de diciembre de 2017 habían sido objeto de esta prevención unos 200 registros, un año después son 2.940 disponibles los que quedan excluidos de localización a través de consulta libre en la aplicación informática. En concreto, los archivadores del Fondo Administrativo revisados en 2018 suman

un total de 16518 (frente a los 285 de 2017) y contienen un total de 2.620 expedientes (frente a los 4.005 del año anterior), disminución justificada por la priorización de los trabajos de

18 En concreto las unidades de instalación nº 11, 17, 249, 251, 252, 253, 254, 255, 272, 302, 317, 364, 375, 380, 403, 404, 408, 416, 421, 461, 485, 494, 522, 525, 526, 543, 565, 694, 763, 931, 932, 933, 934, 939, 940, 941, 960, 972, 982, 1246, 1411, 1469, 1470, 1524, 1606, 1650, 1651, 1652, 1654, 1655, 2751, 2926, 2927, 2928, 2929, 2930, 3056, 3060, 3061, 3062, 3063, 3168, 3174, 3175, 3176, 3177, 3202, 3203, 3204, 3205, 5196, 5361, 5390, 5391, 5392, 5669, 5723, 5868, 5870, 5904, 5922, 5923, 5924, 5925, 5930, 5931, 5932, 5940, 6052, 6101, 6117, 6124, 6140, 6168, 6202, 6212, 6220, 6266, 6268, 6270, 6271, 6272, 6277, 6284, 6304, 6354, 6473, 7092, 7093, 7094, 7095, 7096, 7099, 7100, 7112, 7113, 7119, 7121, 7122, 7123, 7161, 7171, 7178, 7189, 7202, 7209, 7232, 7233, 7512, 7634, 8221, 8534, 8555, 8560, 8561, 8565, 8569, 8593, 8594, 8610, 8614, 8621, 8622, 8623, 8626, 8627, 8657, 8661, 8671, 8688, 8691, 8695, 8697, 8699, 8704, 8707, 8708, 8713, 8715, 8727, 8728, 8729, 8730, 8731 y 8732.


selección y descripción de expedientes relacionados con el expurgo que detallaremos en el capítulo siguiente.

Todos ellos han sido examinados, mejorando, completando y actualizando la

reseña de su contenido en la base de datos, añadiendo descriptores a fin de facilitar las búsquedas, sustituyendo las carpetillas o guardas cuando estaban deterioradas, unificando expedientes que se complementan entre sí, eliminando duplicados y elementos metálicos de agrupación (grapas, clips…)... Simultaneando las operaciones recién apuntadas, en aquellos casos en que se ha procedido la eliminación física de documentos repetidos o a la agregación de uno o varios expedientes en el principal, ha quedado espacio vacante en las unidades de instalación, que queda disponible para la ubicación de documentos que han ingresado y/o ingresarán en el Archivo por vía de transferencia.

3.1.2.2. Descripción pormenorizada de series documentales del Fondo Histórico.

Se ha proseguido con la identificación y descripción resumida de todos y cada uno

de los acuerdos contenidos en las Actas de los Órganos de Gobierno (Pleno y Comisión Permanente), en este caso para el periodo comprendido entre abril de 1972 y octubre de 197319.

Por otro lado, a fin de localizar antecedentes relacionados con la serie Obra menor

se ha comenzado a hacer lo propio con el Libro Copiador de Resoluciones, asimismo actualizando las direcciones cuando se hace referencia a inmuebles concretos, de los años 1952-195620.

19 Acuerdos contenidos en los siguientes libros de actas: A-1-204 (Comisión Permanente de 16/3/1972 a 21/09/1972), A-1-205 (Pleno de 11/4/1972 a 12/12/1972), A-1-206 (Comisión Permanente de 30/9/1972 a 28/3/1973), A-1-207 (Comisión Permanente 4/4/1973 a 19/9/1973) y A-1-208 (Pleno de 26/12/1972 a 21/10/1973). 20 Su signatura es E-8-VI-1.


3.1.2.3. Mejoras de la aplicación informática documental.

Contando con el apoyo de personal del Area de Informática, en el mes de mayo se materializaron mejoras a la aplicación informática o base de datos que recoje el resultado de todos los trabajos de descripción de las nuevas incorporaciones y el de la revisión de documentación preexistente.

Consistieron, fundamentalmente en: la optimización de atributos para una

localización más eficiente de la información, el aumento del tamaño de visualización de los metadatos, el incremento del campo destinado a la descripción pormenorizada, etc.

3.1.3. Avances en la implementación del expurgo normalizado: primera campaña de eliminación física de documentos y de formación al respecto.

Aplicando las Tablas de Valoración ya aprobadas por la COVASED, se ha completado la primera "Campaña de Expurgo", que conlleva tres fases: Valoración, Selección y, llegado el caso, Destrucción física de la documentación que no es susceptible de conservación permanente.

Tras proseguir a lo largo del primer semestre de 2018 con la tarea iniciada el año

previo para la selección de documentación susceptible de eliminación, se fijó el protocolo de tramitación definitivo a seguir para llevar a cabo esta última operación:

1- Emisión de propuesta de la Archivera con la relación concreta de los documentos y/o expedientes a eliminar. 2- Remisión del mismo (acompañado de los de los responsables de las Areas competentes) a la COVASED. 3- Tras la recepción del informe favorable preceptivo de esta Comisión, autorización por medio de una Resolución de Alcaldía. 5- Eliminación de la documentación y cumplimentación del acta de expurgo en modelo oficial facilitado por la COVASED. 6- Remisión de copia del acta de expurgo y del certificado de reciclaje a la COVASED, para su conocimiento y efectos.

7- Archivo del expediente.

De este modo, previo el correspondiente informe de la Responsable del Archivo y una vez emitidos los favorables desde las Areas de Bienestar Social y de Urbanismo avalando la operación, se elevó a la consideración de la COVASED la proposición para destruir la documentación seleccionada contenida en 207 unidades de instalación (archivadores del tipo definitivo); en concreto:

• 40 archivadores de Expedientes individuales de Ingreso Mínimo de Inserción21,

tramitados entre 1990-1998, incluyendo la documentación presentada para sucesivas revisiones hasta 1999.

• 126 archivadores de Expedientes individuales de Ayuda de Emergencia Social22 tramitados en 1990, 1992-1993, 1997, 1999-2001 y 2012.

21 Ficha de Valoración nº 37, aprobada por Orden 5.264 de 31 de octubre de 2012.


• 41 archivadores de Expedientes de Obra menor23 del período comprendido entre

1978 y1992.

De los Expedientes de Asistencia gestionados por el Area de Bienestar Social, se

ha optado por conservar los oficios que acusan recibo a la Diputación de documentación (que incluye relación o listado de los solicitantes) porque pueden servir para la rápida localización de antecedentes en otras series recapitulativas.

Asimismo, previo el ingente y concienzudo cotejo, uno a uno, de los expedientes de

Obra Menor se ha determinado la conservación permanente de expedientes que, según la pauta marcadas por la COVASED en la correspondiente Ficha de Valoración, son susceptibles de destrucción; esto es, todos aquellos que conciernen a reformas integrales del interior de viviendas, reformas parciales que incluyen aspectos tales como la demolición de tabiques a efectos de remodelación interna, el cambio de ventanas; actuaciones que afectan a elementos comunes (tejado, fachadas, portal y escalera interior, instalación de gas natural…); acotamiento perimetral de terrenos; y reformas de locales de comercio y naves

22 Ficha de Valoración nº 36, aprobada por Orden 5.264 de 31 de octubre de 2012. 23 Ficha de Valoración nº 39, aprobada por Orden 5.264 de 31 de octubre de 2012.


industriales…, fundamentalmente. Todos ellos han sido descritos debidamente en la aplicación o base de datos documental, sumando un total de 10.780 nuevos registros24.

Por el contrario, fueron elegidos para ser eliminados los expedientes que conciernen

a obras de rehabilitación parcial del interior de las viviendas (simples alicatado, entarimado, pintado...); a instalación de sepulturas en cuadros de tierra hoy inexistentes por haber sido exhumados los restos; a reformas de puestos del antiguo Mercado de abastos desaparecido hace unos años y a ocupaciones temporales de la vía pública (andamios y contenedores) para la ejecución de obra menor y obra mayor, básicamente.

Una vez decidida y autorizada por la COVASED con fecha 8 de octubre de 2018 la

destrucción de los documentos recién referidos, se procedió a la contratación de una empresa especializada, Segi-Hiru, que el 22 de noviembre hizo levantamiento efectivo de la misma y así se notificó a dicha Comisión a través de la oportuna acta de eliminación.

En el mes de noviembre, se impartió a personal administrativo adscrito a la plantilla

municipal una jornada de formación, a fin de ir familiarizando sobre la política de expurgo y la necesidad de aplicar las Fichas de Valoración, también en las oficinas.

La medida, en principio informativa y de sensibilización en materia de normalización

de la gestión documental del Ayuntamiento como institución (en la que el Archivo debe tener un papel protagonista), fue valorada muy positivamente por los asistentes que, por otro lado,

24 Hasta la fecha no estaban descritos de forma individual sino genéricamente como agrupados en expedientes como "Expedientes de obra menor nº a nº" del año.


tuvieron oportunidad de conocer las instalaciones del Servicio y el quehacer diario que se desarrolla en el mismo.

3.2. Medidas de control de la conservación del patrimonio documental.

T.S.A. fue, una vez más, la empresa encargada del control de las condiciones medioambientales de las instalaciones del Archivo, a través de la descarga de datos climáticos, el registro de actividad de insectos degradadores y de la humedad del papel, el análisis microbiológico y la luxometría…

Como novedad cabe destacar que en la convocatoria de contratación del servicio se

incluyeron nuevas actuaciones en materia de conservación del patrimonio, contemplando la la aplicación material de tratamientos, tanto al continente como al contenido en caso de constatar su necesidad. Gracias a ello, en 2018 se ha podido llevar a cabo la nebulización general de las dependencias del Archivo y, también, el tratamiento por anoxia de algunos fondos, a fin de frenar su biodeterioro (expedientes contenidos en las unidades de instalación 8.614 y 8.692 d el Fondo Administrativo; cuatro ejemplares de la colección titulada "Congreso" depositada en la biblioteca auxiliar de la sala de investigadores, dos pasos del "viacrucis" que decora la escalera de acceso al depósito principal y tres baldas de estantería de área de acceso o admisión al público25).

Es muy posible que la afección de algunos de dichos elementos esté relacionada

con el movimiento de tierras y la consiguiente retirada de vegetación llevados a cabo en la finca colindante con motivo de la construcción de un edificio de promoción particular. Sin duda, sí es imputable a ello la notoria presencia de actividad de roedores en el jardín de la finca, que determinó, asimismo, la contratación de una empresa especializada en control de plagas que se ha encargado de la toma de medidas de control, a fin de evitar su acceso al interior del inmueble, en la medida de lo posible.

3.3. Restauración de documentos.

Dada la inversión que viene suponiendo el refuerzo con personal eventual en materia

de personal, cuestión clave dada la precaria situación de la plantilla, como en los ejercicios anteriores se optó por no destinar en el presupuesto municipal aplicación alguna para financiar las antaño tradicionales campañas de restauración de documentos.

Eso sí, se sigue avanzando en la identificación de aquella cuyo estado de

conservación es precario, en mayor o menor medida, para priorizar la atención que merece en su momento.

25 Los expedientes fueron transferidos desde el Area de Urbanismo afectados, en mayor o menor medida, por la humedad; en el caso de los libros y del patrimonio mueble se constató la presencia de agujeros de polilla o carcoma. Por este mismo motivo y, también como medida preventiva, se procedió a la retirada permamente de un armario de madera que estaba depositado en el depósito principal de documentación.


3.4. Ingreso de publicaciones para la biblioteca auxiliar y la hemeroteca, y

donaciones de materiales varios (excepto Fototeca).

Alcaldía remite los ejemplares atrasados de "El Diario Vasco", "Noticias de

Guipúzcoa", "El Mundo" y "El País" que quedan disposición de la ciudadanía durante seis meses, pasados los cuales se procede a su retirada para el reciclaje. Eso sí, el Archivo ha renovado la suscripción de la edición electrónica del primero de los títulos referidos porque es el de mayor tirada y el más popular de la Provincia, permitiendo la consulta de antecedentes de interés a partir de 2011.

En relación a las publicaciones seriadas, se sigue completando la colección con la

cesión por parte de las entidades editoras, como es el caso de títulos como, “Aia”, “Joló”, "Oarso", “Irun: revista municipal”, "Boletín de Estudios del Bidasoa", etc. Por otra parte, cabe reseñar las donaciones siguientes:

• Gerardo Russ por intermediación de Miguel Martiarena hizo entrega de su colección

de la revista "El Bidasoa" 1952-1960 en enero.

• El mismo mes, José Manuel Campo hizo, asimismo, lo propio con una revista sobre la Guerra Civil.

• También pasaron a engrosar la Hemeroteca y la Biblioteca auxiliar, ejemplares sueltos de prensa y algunos libros por aportación desinteresada de Rafael González Merino y Carlos Gallego.

• Poco después, tras la publicitación en prensa de la Memoria anual correspondiente a 2017, Silvestre Pascual y Elena Sistiaga cedieron 11 fotografías en papel.

• Por su parte, Ricardo Berodia Gordejuela depositó, en una importante y representativa colección integrada por documentación escrita, planos, acciones… que versan sobre Minería. Relegada por la sobrecarga de trabajo, queda pendiente la redacción del inventario de este Fondo documental para proceder a la firma del correspondiente convenio formal de donación.


Con respecto a la biblioteca especializada cabe destacar, como siempre, la

aportación de publicaciones donadas por varias personas particulares y entidades públicas (entre ellas el Ayuntamiento mismo cuando es el editor o colabora en la financiación) y privadas, así como de las recibidas cumpliendo con el convenio de autorización para la utilización de imágenes de la Fototeca municipal y/o de los Fondos documentales de este Archivo.

3.5. Gestión de la Fototeca municipal. 3.5.1. Digitalización, tratamiento y catalogación de nuevas incorporaciones.

A fecha 31 de diciembre de 2017 el fondo fotográfico del Archivo Municipal de Irun debidamente digitalizado y catalogado contaba con 58.912 registros, accesibles al público presencialmente a través de la base de datos, salvo aquellos que por su contenido (en especial retratos de niños desnudos) o carácter defectuoso (imágenes veladas o de mala calidad) se ha decidido excluir de consulta.

Un año después la Fototeca digital municipal cuenta con 70.360 o, lo que es lo

mismo, a lo largo de 2018 ha sido incorporada la cifra récord de 11.448 ejemplares que se corresponden con materiales cedidos temporalmente por José Ramón Barrio, Gorka Alvarez, Mikel Pérez Goñi, así como con retratos de estudio del Fondo Foto Kruz titularidad del Ayuntamiento y mayoritariamente del cedido por el fotógrafo profesional Matías Guilló.


Conviene recordar que en aplicación de la Ley de Protección de Datos de carácter

personal, los retratos de estudio (que suman en torno a 25.000 registros) siguen sin estár disponibles vía web y únicamente son susceptibles de consulta de forma presencial en las instalaciones de este Servicio. En razón a ello, aun disponiendo en propiedad de miles de originales pendientes de digitalización, sin dejar de prestarles esporádicamente la atención que merecen, se viene priorizando la digitalización de fondos que sí pueden ser objeto de libre difusión.

3.5.2. Revisión de registros de fotografías preexistentes.

A tenor de los resultados, es indudable la atención que se sigue prestando a la Fototeca, habida cuenta que se trata de un servicio objeto de gran demanda a través del Servicio de Archivo mismo presencialmente y, ante todo, vía web.

A mayor abundamiento, aparte de dar de alta y seguir sumando fotografías al Fondo

según ha quedado apuntado, aunque en menor medida que en los ejercicios anteriores a causa de la priorización del Expurgo documental, se ha seguido prestando atención en la medida de lo posible a la revisión de los asientos descriptivos ya disponibles, en aras a facilitar las búsquedas gracias a la mayor concreción en cuanto a la identificación de personas y lugares, añadiendo descriptores, tratando de fijar la fecha en la medida de lo posible, etc., todo ello a través de la mera observación de cada ejemplar pero, también, recurriendo a prensa y otras publicaciones. Tanto es así que, si a fecha 31 de diciembre de 2017 eran en torno a 12.000 los registros que habían sido ya objeto de corrección y mejora, un año después el total suma 13.300 aproximadamente.

En definitiva, en relación a la Fototeca a la vista está que se sigue priorizando no

sólo la cantidad (nuevas incorporaciones) sino, también, la calidad (adecuación de términos u opciones de búsqueda del fondo ya disponible), lo que viene arrojando resultados muy positivos puesto que los usuarios dan fe de que la localización de antecedentes resulta cada vez más efectiva.


4. SERVICIOS PRESTADOS. 4.1. Consultas externas.

Por consultas externas entendemos todas aquellas cuyos destinatarios son individuos o colectivos ajenos al Ayuntamiento de Irun y que, a modo de control interno, venimos clasificando tradicionalmente en dos grupos distintos: investigadores y público en general. 4.1.1. Investigadores.

A efectos estadísticos tienen la consideración de "investigador" todas aquellas personas que han dedicado presencialmente un mínimo de cinco horas en la sala habilitada al efecto a la consulta de documentación y de prensa histórica. Este tipo de usuario requiere normalmente de un alto grado de asesoramiento y es el que mayoritariamente hace uso de los instrumentos de descripción disponibles (inventario general del fondo histórico, inventarios parciales del administrativo y la prensa, y base de datos) en el propio Servicio, aunque, en ocasiones, para cuando nos visitan ya han realizado búsquedas aproximativas a través de la web.

Los que frecuentaron el Archivo presencialmente sumaron un total de 71 personas,

10 menos que en 2017. En el cuadro incluido a continuación, se aportan más detalles en cuanto al número de consultas mensuales y totales, el número de reproducciones (en fotocopia o CD) que solicitaron...

Documentos

Investigadores

Consultas

Reproducciones

Asistencias

2017

2018

2017

2018

2017

2018

Enero 147 103 180 12 29 23 Febrero 197 115 18 36 32 28 Marzo 173 140 158 0 28 30 Abril 116 98 21 4 23 23 Mayo 277 158 307 4 36 20 Junio 87 93 166 21 19 15 Julio 66 65 88 0 18 15 Agosto 121 93 123 5 26 21 Septiembre 124 51 84 8 21 14 Octubre 159 127 18 19 27 31 Noviembre 128 129 14 0 20 21 Diciembre 121 59 3 0 16 15 TOTALES

1.716

1.231

1.180

109

295

256


A la vista está que el número de investigadores in situ se ha reducido

considerablemente con respecto al año anterior, y las consultas (número de libros, legajos o expedientes servidos) en mucha menor medida pero a este último respecto las cifras no son muy representativas porque hay que tener en cuenta la importante inversión de tiempo que conlleva la consulta de determinadas series documentales (el caso de los padrones de población, muy demandados en 2018) que requieren dedicación en más de una visita, lo que explicaría en parte esa disminución.

Es, asimismo, destacable la paulatina reducción del número de fotocopias servidas,

mayoritariamente en papel, este ejercicio más que notoria y que viene determinada porque cada vez es más habitual que los investigadores recurran a cámaras fotográficas de tipo digital.

Según han hecho constar en la ficha que se les entrega para su cumplimentación a

efectos de control interno, del total de investigadores, 6 son docentes, 8 se dedican a profesiones técnicas (arquitectos, ingenieros, aparejadores o diseñadores) y administrativas, 14 ejercen actividades relacionadas con las Letras (historiador, documentalista, periodista, abogado…), 15 trabajan en oficios varios, 10 están jubilados, 3 son funcionarios, 6 cursan estudios (mayoritariamente de Arquitectura), y el resto no ha especificado su ocupación concreta.

En lo que a su procedencia concierne, 30 residen en Irun, 15 en municipios del resto

de la Comunidad Autónoma (mayoritariamente de Gipuzkoa)26, 3 en otra Autonomía27, 7 en el extranjero28. Los demás no determinado en la ficha de investigador su lugar de residencia.

4.1.2. Público en general.

Al margen de los investigadores, entendemos por público en general a aquellos usuarios cuyas demandas de información no requieren de una inversion excesiva de tiempo, aunque nos visiten en más de una ocasión a lo largo del año (en especial este es el caso de arquitectos, aparejadores y agentes inmobiliarios que están obligados a la consulta periódica de expedientes de obra, dada su profesión).

4.1.2.1. Consultas relacionadas con la Fototeca.

Comenzando por la Fototeca, según se desprende de la comparativa de las consultas contenidas en el cuadro precedente, es de resaltar que se mantiene el número de usuarios, mientras que ha ascendido considerablemente el número de reproducciones solicitadas, bien presencialmente, bien a través de correo electrónico y/o telefónicamente.

26 Del total, 4 tienen fijado su domicilio en Donostia-San Sebastián, 6 en Hondarribia, 1 en Lasarte, 1 en Azpeitia, 1 en Oiartzun, 1 en Vitoria y 1 en Bilbao. 27 En concreto 2 viven en Madrid y 1 en Pamplona. 28 Uno en Argentina, otro en Venezuela y el resto en Francia (Hendaya, Jacqueville, Bayeux, Arles y Pau).


SERVICIO DE FOTOTECA (2016-2017)

Consulta Albumes

Consulta Base datos

Usuarios

Copias

2017

2018

2017

2018

2017

2018

2017

2018

Enero 3 4 2 5 3 5 16 Febrero 6 2 2 1 4 1 45 Marzo 1 5 2 2 2 3 20 Abril 7 6 3 2 7 8 5 37 Mayo 2 5 4 7 3 7 8 30 Junio 3 3 2 3 4 3 8 Julio 1 2 3 2 3 4 5 Agosto 1 1 1 1 1 2 Septiembre Octubre 5 2 1 2 1 105 Noviembre 7 1 12 Diciembre TOTALES

34

27

18

25

29

33

31

268

Por el contrario se ha incrementado de forma muy considerable con respecto al

ejercicio anterior la petición de imágenes que, en muchos casos ha habido que volver a digitalizar para obtener la calidad demandada por los interesados.

Tratándose de particulares se suele repercutir el importe correspondiente; no así

cuando se trata de entidades sin ánimo de lucro, medios de comunicación o instituciones públicas que suelen solicitar las instantáneas para la publicación de libros, exposiciones…, siendo a este respecto los casos más representativos para el ejercicio 2018 los de la Asociación Ondare Kultur Elkartea, Bidasoa Activa, Noticias de Gipuzkoa, Club Ciclista Irunés, Museo Oiasso, Junta de Mandos del Alarde de San Marcial, Museo Zumalakarregi, Museo de Baiona, Universidad del País Vasco y S.O.S. Racismo, entre otros.


Casos concretos aparte, las consulta on-line de la web del Archivo Municipal (que, permite el acceso no sólo al contenido de la Fototeca sino, también, de los Fondos Hemeroteca, Impresos e Histórico) arrojan, asismismo, un saldo notablemente positivo con respecto a 2017, tal y como lo acredita la comparativa entre el ejercicio anterior y el presente, aportada por el Area de Informática que, además, avala que la web temática sigue siendo, un año más, líder de entre todas las del Ayuntamiento en cuanto al total de visitantes y páginas vistas.

COMPARATIVA DE CONSULTAS DE LA WEB DEL ARCHIVO

(2017-2018)

Nº visitantes

Nº páginas vistas

2017

2018

2017

2018

Enero 11.294 18.588 16.647 26.416 Febrero 15.144 13.212 21.548 19.132 Marzo 20.357 17.957 28.175 26.518 Abril 10.395 15.426 15.018 23.327 Mayo 11.667 17.003 17.245 25.681 Junio 14.285 16.465 20.114 24.451 Julio 10.689 13.654 15.395 19.644 Agosto 20.595 17.904 28.361 25.659 Septiembre 24.565 13.772 32.714 20.235 Octubre 12.115 16.060 17.766 23.057 Noviembre 15.016 12.598 22.139 18.784 Diciembre 13.130 12.353 20.167 18.381 TOTALES

179.252

184.992

255.289

271.285

Tal y como se explica en el apartado correspondiente a la Fototeca, a lo largo de

2018 se digitalizaron y describieron un altísimo número de imágenes, en su mayoria de aportación particular. Convendría publicitar el constante incremento de la misma, a fin de animar a los ciudadanos a la consulta del fondo fotográfico y, asimismo, con este objeto sigue pendiente la "actualización" estética de la web, mejorando su buscador para que resulte más atractiva y efectiva.

4.1.2.2. Consultas de los Fondos documentales y de la Hemeroteca.

Al margen de quienes tienen la consideración de "investigadores" (a los que nos

hemos referido previamente), la cifra de los materiales correspondientes a los Fondos Histórico y Administrativo interesados por el resto de los usuarios del Servicio (a los que, según establece la legislación en vigor, se solicita que se identifiquen presentando su Documento Nacional de Identidad o equivalente) arroja el resultado de 1.369 expedientes consultados (frente a los 1.126 en 2017), de los que se han obtenido un total de 2.160 reproducciones (1.887 en el ejercicio anterior), éstas mayoritariamente en formato fotocopia.


0

50

100

150

200

250

300

350

Comparativa consultas archivo administrativo 2017 - 2018

Consultas 2017

Consultas 2018

Obsérvese que se ha incrementado las consultas de información y más aún el de

copias, previendo que en un futuro el saldo sea aún más favorable, en especial habida cuenta el avance en la descripción pormenorizada de los expedientes que se corresponden con la serie documental Obras menores que, como ha quedado explicado en su momento, se viene desarrollando ligada al expurgo de documentación.

Se mantiene, en cambio, el número de usuarios que presencialmente en las

instalaciones del Archivo han accedido en exclusiva al Fondo Prensa (Hemeroteca). Es digno de mención, el esfuerzo añadido que sigue suponiendo tener que trasladar volúmenes


desde el depósito externo de la avenida de Salís en el caso de títulos tales como "Deia", "Egin" o "El Mundo", extremo que es, asimismo, aplicable a los Boletines Oficiales antiguos.

4.2. Consultas internas.

Por consultas internas entendemos todas aquellas demandas de expedientes o de información contenida en los mismos, cuyos promotores y/o destinatarios son personas adscritas a las distintas Unidades y Áreas del Ayuntamiento de Irun; es decir que se trata del servicio estrictamente intrínseco al funcionamiento y prestación de servicio por parte del personal municipal.

Consultas/Peticiones

Reproducciones (papel y/o digital)

2017

2018

2017

2018

Alcaldía-Presidencia 101 154 133 28 Urbanismo 205 425 72 468 Económica 128 63 1.520 629 Obras y Mantenimiento 30 3 0 0 Cultura 11 74 2 11 Bienestar Social 0 2 0 1

TOTAL

475

721

1.727

1.137

Obsérvese que en este caso el saldo es más que positivo con respecto al ejercicio

previo en relación al número de consultas generales, siendo especialmente reseñable el considerable aumento de las interesadas por el Area de Urbanismo frente al descenso de las recibidas del de Hacienda, este último relacionado con la menor solicitud de expedientes de Plusvalía en comparación con 2017 lo que, a su vez, tiene su reflejo en el número de reproducciones (mayoritariamente en formato pdf) servidas.

Hay que destacar que parte de las solicitudes recién relacionadas, más allá del mero

préstamo-remisión de los expedientes en sí mismos, han requerido la dedicación en exclusiva de la responsable del Archivo para llevar a cabo una búsqueda documental en profundidad y la posterior redacción de los pertinentes informes. Se trata en especial a las cursadas por el Gabinete de Alcaldía, por ejemplo, en relación a la revisión de textos y aportación de fotografías acordes a los mismos con destino a los distintos paneles que en 2018 se instalaron en el paseo a orillas del Bidasoa, en el tramo comprendido entre los puentes internacionales de Behobia y de Santiago, o, también, la interesada desde el Area de Urbanismo sobre el color primitivo de la pintura aplicada a los elementos metálicos del puente de la Avenida, con motivo de su restauración.


5. DIFUSIÓN Y PUBLICITACIÓN. 5.1. Beca de investigación Serapio Múgica.

Cumplidos los trámites necesarios para la publicación de la investigación premiada con la XIV de la Beca Serapio Múgica, cuya autoría corresponde a Denis Alvarez-Pérez Sostoa e Iñaki Garrido y que se titula "Viendo dentro en la tierra a los enemigos. Las compañías de Azcue y Ambulodi frente a las tropas franco-navarras (1521-1524)", así como para la aprobación de su precio de venta al público, el 29 de noviembre tuvo lugar su presentación oficial.

En relación con siguiente edición de la Beca, Mikel Alberdi Sagardia solicitó a final de año una prórroga para dar por finalizado el estudio de investigación "Irun iraultzailea eta azken karlistada 1868-1876: gertakariak eta ondorioak".

5.2. Visitas guiadas.

Como ocurrió en 2017, con motivo del Día Internacional de los Archivos se llevó a

cabo una visita guiada, destinada exclusivamente a adultos, con objeto de dar a conocer las instalaciones del Servicio de Archivo y sus Fondos. En años sucesivos, se prevé seguir aprovechando dicha conmemoración para hacer lo propio.

5.3. Colaboraciones.

• Las relaciones con los medios de comunicación son muy de destacar. En esta ocasión, la Responsable del Archivo fue protagonista en el mes de febrero de grabaciones que, relacionadas con la Isla de los Faisanes y con la entrevista que


Hitler y Franco mantuvieron en Hendaia, fueron retransmitidas por las cadenas Antena 329, Zoomin TV de Holanda y el primer canal de Televisión Española30. Asimismo y también en relación con la citada ínsula, se colaboró con la grabación de una entrevista con el equipo acreedor de la beca de investigación Ribera convocada por el Ayuntamiento de Irun.

• No menos digna de mención es la demanda de colaboración (asesoramiento histórico y aportación de imágenes) por parte de Asociaciones varias, algunas de las cuales han quedado detalladas en el apartado correspondiente a la Fototeca.

29 Informativo diario nocturno. 30 Programa España Directo.

Memoria 2018 bilingüe - Irun · sakabanatuta egotea; egungo kale zenbaki eta izenekin bat ez...

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