Mejora de Procesos Post Modelación Ejemplo

8/17/2019 Mejora de Procesos Post Modelación Ejemplo

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Gestión de Procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.

Ejemplo de uso de lastécnicas

3C y relación causal

2013

Equipo Carpe DiemTatiana Palma

Claudia FigueroaGustavo Ramos

Gerardo YoppiRaúl Salinas

Ví tor Silva!uan "ravo


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Ejercicio técnica las 3C

# Aplicado al destinatario del fujogramade in ormación (sea el cliente o unusuario interno). Señalar cómo medir elnivel de satis acción.

# En cada C identi car 6 iniciativas detallar ! (cada una en una l"mina de#o$er#oint con descripción plan decómo reali%ar)&. 'esde preguntar al destinatario!. 'esde o servar casos similares

. 'esde la innovación*ota+ en cada C la selección de dos iniciativas es por

acti ilidad interna por ma or valor agregado al cliente.Se su one un la%o de im lantación de alrededor de un

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Flujograma de información del proceso desvincular Destinatario del proceso: Gerente de RRHH


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1$ Cumplir on las %ormalidades del pro eso$

2$ &ue el soli itante tenga ra'ones %undamentadas para la

desvin ula i(n$

3. Que el empleado desvinculado sea informado de todos los

detalles.4. Que se cumpla oportunamente con la anulación de claves

de acceso.

)$ &ue la desvin ula i(n administrativa sea ompleta$

*$ &ue se umpla on pre isi(n + oportunidad el pago del %ini,uito$

Iniciativas en CALIDAD


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Descripción-n%ormar al empleado desvin ulado de todos los detalles permitetransparentar el pro eso + a+uda a evitar pro.lemas %uturos$

Plan de trabajo/la.orar un instru tivo on el detalle espe í%i o ,ue de.e ono er elempleado desvin ulado$

ompa ar el instru tivo on una lista de e,ueo de todos losdetalles ,ue de.en umplir los parti ipantes en el pro eso$

CALIDAD: Que el empleado desvinculado seainformado de todos los detalles


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CALIDAD: Que se cumpla oportunamente con laanulación de claves de acceso

DescripciónCumplir oportunamente on la anula i(n de laves de a eso en lasdi%erentes apli a iones -ntranet + otros a esos permite prevenirpro.lemas de seguridad$

Plan de trabajo/la.orar un instru tivo on rela ionado on una revisi(n espe í%i ade todos los a esos del empleado desvin ulado$

ompa ar el instru tivo on una lista de e,ueo ,ue permitareali'ar la anula i(n del laves al mismo tiempo ,ue se retira elempleado desvin ulado$


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1$ Se uenta on una lista de e,ueo de todos los pasos delpro eso$

2. Se miden los tiempos y se lleva un control al respecto.

3$ /4iste una apli a i(n omputa ional ,ue a+uda en el

seguimiento$

5$ /4iste una políti a on ausales de desvin ula i(n$

)$ 6os soli itantes an sido entrenados en llenar la soli itud$

6. El erente del !rea conversa por separado con el solicitantey con el empleado a desvincular antes de proceder.

Iniciativas en C !"A#ACI$%


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C !"A#ACI$%: &e miden los tiempos ' se llevaun control al respecto

Descripción7edir los tiempos de ada a tividad permite evitar errores de pla'osen el pro eso + adem8s %a ilita el ontrol$

Plan de trabajoReali'ar un estudio on la dura i(n de ada a tividad onpropuestas de me9ora + estandari'a i(n en un est8ndar de

umplimiento$Contratar apo+o e4terno para este e%e to un pro%esional depro esos por 30 días$


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C !"A#ACI$%: El gerente del (rea conversapor separado con el solicitante ' con elempleado a desvincular antes de proceder

DescripciónCuando el gerente del 8rea onversa por separado on el soli itante

+ on el empleado a desvin ular antes de pro eder se lograo.9etivar la desvin ula i(n + anularla a tiempo si no %uera ne esario$

Plan de trabajo-n orporar estas tareas en la a tividad pro.ar ,ue reali'ar el

gerente del 8rea$


10/22Gestión de Procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.%&

". #plicar una forma de autocontrol en cada actividad delproceso para evitar errores.

2$ :isponer de un registro ist(ri o ,ue permita aprender de lasdesvin ula iones anteriores$

3$ Cuando la desvin ula i(n es por ne esidades de la empresaa+udar on outpla ement$

5$ /la.orar un pro eso 8gil para ompletar en un día los detallest; ni os + administrativos de la desvin ula i(n$

)$ 7e9orar la omuni a i(n entre Finan'as + RR


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C#EA)I*IDAD: Aplicar una forma deautocontrol en cada actividad del proceso paraevitar errores

Descripción pli ar una %orma de auto ontrol en ada a tividad del pro eso paraevitar errores es una %orma de a er m8s seguro + e4pedito elpro eso evitando ontingen ias$

Plan de trabajo:e%inir medios de ompro.a i(n + una lista de e,ueo en adaa tividad$

6ogradas las apro.a iones se apa itar8 a los parti ipantes delpro eso en ada %orma de auto ontrol$


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C#EA)I*IDAD: Comunicar las ra+ones de ladesvinculación a los compa,eros de tra-ajo de

la persona desvinculadaDescripciónComuni ar las ra'ones de la desvin ula i(n a los ompa eros detra.a9o de la persona desvin ulada permite ,ue el lima la.oral se

vea a%e tado lo menos posi.le en este pro eso$

Plan de trabajo/la.orar un instru tivo ,ue se re%iera a la %orma + ontenido de la

omuni a i(n donde tenga espe ial parti ipa i(n el gerente del8rea$Comuni ar el instru tivo + apli arlo$/sta.le er una %orma de medi i(n del lima la.oral antes + despu;sde la desvin ula i(n$


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!edición del nivel de satisfacción

# #revio a la implantación se validan lasmejoras en talleres con clientes paraasegurar ,ue e ectivamente les agreganvalor.

# Se mide el nivel de satis acciónmediante encuestas de satis acción alcliente antes despu-s de reali%ar lasmejoras.

%3



%4



# -denti%i ar el pro.lema= se alar síntomas ela.orar elenun iado de un pro.lema + plantear una varia.le

ríti a$# pli ar los ) Por ,u; >pueden ser m8s o menos de )?$

# l resultado de los ) por,u; apli ar -s i@aAa + Pareto>puede ser omen'ando a la inversa omen'ando onla ausa ma+or?$

# Proponer un plan de tra.a9o para resolver las ausas$# -ndi ar (mo medir la varia.le ríti a$

%

Ejercicio técnica relación causal



Identificar el pro-lema

# Se alar síntomas por e9emplo = B lto nivel de re lamos B Clientes ,ue no regresan B :emora e4 esiva B :esorden e ine%i ien ias B Partes del pro eso en tierra de nadie B Parti ipantes desmotivados B /t $

# /9emplo de pro.lema= tiempo de ciclo excesivo del

despacho en una tienda de venta al detalle# Varia.le ríti a= tiempo

%!



Causas del pro-lema: )écnica de los . por /ué

# Por ,u; Tiempo de ciclo excesivo del despachoen la tienda D Por,ue el pro eso no e4iste omo tal$

# Por ,u; el pro eso no e4iste omo tal D Por,uenun a %ue dise ado se a tra.a9ado E omosiempre + ni si,uiera se a moderni'ado$

# Por ,u; el pro eso nun a %ue dise ado D Por,ue no a e4istido pro%esionali'a i(n$

%"

Ejemplo: tiempo de ciclo excesivo del despacho en una tienda de venta al detalle


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Te nología/stru tura

Pro esosPersonas

Ho e4istepro%esionali'a i(n

/strategia

I.soleta

-n%ormalesRota i(n alta

Cargoso.soletosI.9etivos

des ono idos

Causas Efecto

"odega desordenada

/spe iali'a i(n inne esariaCompeten ias inade uadas

:esmotiva i(n

%#

Causas del pro-lema#elación causal de Is0i1a2a

Se emplea eMIC: Modelointegral delcambio (la

mesa)

El último Porqué


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Se priori'aron las ausas on J según panel dee4pertos# Pro eso in%ormal >30J?# /spe iali'a i(n inne esaria del pro eso >25J?# Te nología o.soleta >22J?# :esmotiva i(n + sentido de no pertenen ia >10J?# Rota i(n e4 esiva de tra.a9adores >)J?# 6as ompeten ias de las personas son inade uadas >)J?# 6os parti ipantes ignoran o.9etivos del 8rea >5J?

%$

Causas del pro-lema"riori+ar con técnica de "areto

De 9 causas el panel de e pertos

de!" # para priori$ar% se presentan

ordenadas

Pa nel de &e pertosreunidos

durante un par de 'orascon la

acilitaci"ndel analista

Se re ereal

porcenta!ede

incidenciade la

causa enel

problema


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Se esta.le i( el por enta9e de orte en el K) J delpro.lema o.teni;ndose las primeras 3 ausas

Criterios para priori'ar = el por enta9e de orterelativamente alto se 9usti%i a por,ue el inter;s del sponsores dar una solu i(n amplia al pro.lema aun,ue sin el

riesgo de invertir es solu ionar ausas po o relevantes$

2&

Causas del pro-lema: "areto"orcentaje de corte

Es necesario !usti car el porcenta!e de corte del problema que se desearesol*er% en el e!emplodesde +,- (cuando se

quiere rapide$solucionando s"lo lo

principal) 'asta .,,-(soluci"n completa /

total)0

1er planillas

de

apo/o


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# Formali'ar el pro eso on la %a ilita i(n del 8rea depro esos$

# pli ar integralidad de tal %orma ,ue el mismo.odeguero prepare el despa o + entregue$

# Cam.iar los omputadores o.soletos por otrosm8s nuevos$

/l pla'o para reali'ar es de un mes + estar8 a argodel due o del pro eso$

2%

"lan de tra-ajo para resolver las causas


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# Se toman los tiempos de dura i(n de lasa tividades antes + despu;s de apli ar lasme9oras$

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!edir la varia-le cr tica

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