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AVANCE DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO Año 2015 UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA MECI 2014
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AVANCE DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO
Año 2015UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA
MECI 2014
Informe de avance MECI
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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 4
OBJETIVO ............................................................................................................................................ 4
ALCANCE ............................................................................................................................................. 4
FASE IV: EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO ............................................................................................ 6
RECOMENDACIONES FINALES IMPLEMENTACIÓN MECI ................................................................ 12
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LISTADO DE FIGURAS
Figura 1 Mapa de Procesos .......................................................................................................... 5
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INTRODUCCIÓN
El Modelo Estándar de Control Interno MECI, en su modificación presentó patrones para
que las organizaciones controlaran la estrategia, la gestión y llegaran a la evaluación interna
y externa, de manera tal que se logre el cumplimiento de los objetivos institucionales. Para
que este objetivo sea alcanzado, se ha requerido de la participación de todos los servidores
de la entidad, como responsables de la ejecución y control de sus actividades, anticipando
y corrigiendo de manera oportuna las desviaciones de los resultados esperados.
En el presente documento se relacionan las actividades desarrolladas en las etapas de
actualización y fortalecimiento del Modelo Estándar de Control Interno en la Unidad Central
del Valle del Cauca.
OBJETIVO
Presentar el desarrollo de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI,
conforme con la guía suministrada por el Departamento Administrativo de la Función
Pública.
ALCANCE
Como se mencionó en el informe de avance a finales del 2014, La actualización del Modelo
Estándar de Control Interno MECI abarca todos los procesos de la Unidad Central del Valle
del Cauca como se presenta a continuación:
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Figura 1 Mapa de Procesos
Fuente: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional
Cinco (5) Procesos Estratégicos: Rectoría, secretaría general, comunicaciones, planeación y
asesora jurídica.
Dos (2) Procesos Misionales: Vicerrectoría Académica e Investigación y Proyección a la
Comunidad.
Dos (2) Procesos de Apoyo: Vicerrectoría Administrativa y Bienestar Institucional y Gestión
Humana
Un (1) Proceso de Evaluación: Control Interno
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FASE IV: EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO
Establecimiento de una metodología de riesgos
Diagnóstico Inicial 2014: En el diagnóstico se determinó que lo mapas de riesgos requerían
actualización debido a que se encontraban en un esquema que no permitía la definición de
controles para cada uno de los riesgos identificados.
Actividad: Desde el inicio de la actualización de la norma, se asistió a la capacitación
brindada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, en donde se
proporcionó la herramienta necesaria para realizar la correspondiente actualización de los
mapas de riesgos.
Elaboración de los mapas de riesgos por procesos en la metodología ajustada
Diagnóstico Inicial 2014: Los mapas de riesgos se encuentran desactualizados.
Actividad: Actualizar los mapas de riesgos por procesos de la Institución.
Responsable: Oficina de Control Interno y Líder de proceso responsable.
Desde el inició de la actualización de los mapas de riesgos, se llevó a cabo la actualización
de los correspondientes a los procesos de Comunicaciones, Asesora de Planeación, Asesora
Jurídica, Vicerrectoría de Investigación y Proyección a la Comunidad, Bienestar Institucional
y Gestión Humana y Control Interno y el subproceso de presupuesto y contabilidad y
tesorería. En los meses de noviembre y diciembre de 2015, se llevó a cabo la actualización
de los mapas de riesgos correspondientes a los procesos de Rectoría y Secretaría General.
Se evidencia que se encuentran pendientes por actualizar los procesos de Vicerrectoría
Administrativa y Vicerrectoría Académica, debido a que se encuentran implementando el
sistema V6 (software financiero y contable) y realizando la actualización de algunos
procesos académicos.
Realizar el análisis de riesgos
Diagnóstico Inicial 2014: El análisis de riesgos requiere actualización debido a que los mapas
de riesgos se encuentran desactualizados respecto de la realidad institucional.
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Actividad: Actualizar los mapas de riesgos por procesos de la institución y ajustar el análisis
de riesgos de cada uno de las mapas.
Responsable: Líderes de proceso y Jefe de Oficina de Control Interno.
En la hoja tres de Excel “Calificación Evaluación Análisis” se realiza la calificación, evaluación
y análisis del riesgo, identificando a partir del riesgo, la probabilidad e impacto, el tipo de
impacto por categoría y subcategoría, la evaluación del riesgo y las medidas de respuesta a
tomar por parte de la institución. Como se puede observar, está actividad se continúa
realizando de la manera que fue planteada en el informe de avance a diciembre de 2014.
Realizar la valoración de los riesgos
Diagnóstico Inicial 2014: La valoración del riesgo requiere ser actualizada debido a que los
mapas de riesgos se encuentran desactualizados respecto de la realidad institucional.
Actividad: Actualizar los mapas de riesgos por procesos de la institución y realizar
nuevamente la valoración de riesgos de cada uno de los mapas.
Responsable: Líderes de proceso y Jefe de Oficina de Control Interno.
En las hojas de Excel “Valoración de controles” y “Valoración de riesgos”, se realizó a partir
del riesgo, la identificación de las herramientas para ejercer el control y el seguimiento al
mismo, asignando una calificación al control, al control del riesgo y al control del proceso y
posterior a ello identificando si el control asignado será para mitigar la probabilidad o el
impacto del riesgo. Como se puede observar, está actividad se continúa realizando de la
manera que fue planteada en el informe de avance a diciembre de 2014.
Actualización del procedimiento de auditoría interna
Diagnóstico Inicial 2014: El procedimiento de Auditoría Interna, se encuentra documentado
y requiere ser actualizado e implementado.
Actividad: Actualizar el procedimiento documentado de auditoría interna e implementarlo.
Responsable: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional.
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Desde la Oficina Asesora de Planeación se realizó la actualización del procedimiento de
auditoría Interna y los demás procedimientos obligatorios y propios del Sistema.
Ejecutar el programa de auditoría aprobado para la vigencia
Diagnóstico Inicial 2014: El programa de auditoría de Control Interno se encuentra en
proceso de ejecución.
Actividad: Ejecutar el programa de auditoría de Control Interno en su totalidad.
Responsable: Oficina de Control Interno.
El programa de auditoría aprobado para la vigencia 2015 se ejecutó en un 100% al igual que
el programa de auditoría aprobado para la vigencia 2014. De igual manera, para cada
auditoría se realizó el Plan de Auditoría, el informe final de auditoría y se divulgó con los
líderes de procesos y la alta dirección. Así mismo se realizó el plan de mejoramiento, se
implementaron las acciones y se realizó el seguimiento correspondiente.
Elaboración de la ficha de indicadores
Diagnóstico Inicial 2014: La ficha de indicadores se encuentra documentada, sin embargo
se requiere que estas sean implementadas para cada uno de los indicadores de la
Institución.
Actividad: Implementar la ficha de Indicadores para cada uno de los indicadores de la
Institución.
Responsable: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional.
Desde la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional, se elaboró la ficha de
indicadores, la cual permite realizar una caracterización y seguimiento individual a cada uno
de los indicadores. Como se puede observar, está actividad se continúa realizando de la
manera que fue planteada en el informe de avance a diciembre de 2014.
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Implementar el plan indicativo
Diagnóstico Inicial 2014: Actualmente la institución posee una matriz para el seguimiento
a los indicadores de gestión. De igual forma se cuenta con el plan indicativo elaborado.
Actividad: Implementar el plan indicativo institucional.
Responsable: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional.
Desde la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional, se elaboró el plan
indicativo el cual permite determinar las metas por año por indicador. Como se puede
observar, está actividad se continúa realizando de la manera que fue planteada en el
informe de avance a diciembre de 2014.
Realizar la revisión y actualización de los procesos de la Institución
Diagnóstico Inicial 2014: Actualmente la Institución posee los procesos y procedimientos
documentados, sin embargo estos requieren ajustes debido a que se dieron cambios en la
operatividad institucional y en el esquema de documentación.
Actividad: Realizar la revisión y actualización de los procesos de la institución.
Responsable: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional.
Desde la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional, se proporcionó apoyo a
las diferentes dependencias para la revisión y actualización de los procesos de la Institución.
Aún se encuentran pendientes, la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, la Vicerrectoría
Académica, la Secretaría General y la Rectoría.
Implementar el mapa de procesos institucional
Diagnóstico Inicial 2014: El mapa de procesos se actualizó y debe ser implementado.
Actividad: Implementar el mapa de procesos institucional
Responsable: Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Institucional.
Una vez se empezó la revisión y actualización de los procesos, se dio inicio a la
implementación del mapa de procesos institucional.
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Implementar la cultura del plan de mejoramiento
Diagnóstico Inicial 2014: Actualmente en la institución se debe fortalecer la cultura de
mejoramiento, debido a que desde los procesos no se están realizando los planes de
mejoramiento y su correspondiente seguimiento.
Actividad: Implementar la cultura del plan de mejoramiento.
Responsable: Oficina de Control Interno.
Se ha implementado la cultura del plan de mejoramiento, a través de los resultados de las
auditorías de control interno, donde como resultado de las mismas, se han generado los
planes de mejoramiento, los cuales, han sido diligenciados por los líderes de proceso y se le
han realizado el seguimiento correspondiente desde la Oficina de Control Interno.
Realizar seguimiento y socialización de los planes de mejoramiento
Diagnóstico Inicial 2014: Actualmente en la institución se debe fortalecer la cultura de
mejoramiento, debido a que desde los procesos no se están realizando los planes de
mejoramiento y su correspondiente seguimiento.
Actividad: Realizar seguimiento y socialización de los planes de mejoramiento.
Responsable: Oficina de Control Interno.
Se ha realizado el seguimiento y cumplimiento de las metas planteadas en los planes de
mejoramiento de los procesos auditados desde la Oficina de Control Interno y se ha
realizado su correspondiente socialización con la alta dirección. Como se puede observar,
está actividad se continúa realizando de la manera que fue planteada en el informe de
avance a diciembre de 2014.
Realizar divulgación de la política de riesgos y cultura de autoevaluación
Diagnóstico Inicial 2014: Actualmente en la institución se debe fortalecer la sensibilización
de la política de riesgos y cultura de autoevaluación.
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Actividad: sensibilizar a los miembros de la comunidad académica y administrativa sobre la
política de riesgos y la cultura de autoevaluación.
Responsable: Oficina de Control Interno.
Durante la vigencia 2015 se buscó incrementar la cultura de autoevaluación y
Administración de Riesgos en la Institución a través de la Implementación de la metodología
de riesgos, por cada proceso; De igual manera, es importante mencionará que se realizará
una actualización de la política de riesgos de conformidad con los requerimientos del Plan
Anticorrupción, la cual debe incluir ahora los riesgos correspondientes a este tema.
Realizar la jornada de inducción y reinducción
Diagnóstico: Con el fin de fortalecer los procesos de la Institución, se requiere realizar la
jornada de inducción y reinducción para todos los funcionarios de la institución.
Actividad: sensibilizar a los miembros de la comunidad académica y administrativa sobre
los procesos institucionales, así como de la filosofía de la Unidad Central del Valle del Cauca.
Responsable: Bienestar Institucional y Gestión Humana.
Desde la Oficina de Bienestar Institucional y Gestión Humana se está llevando a cabo la
ejecución del Plan de Capacitación Institucional a través del cual se transmite a los
funcionarios temas correspondientes al desempeño de las funciones de su cargo. De igual
manera y en desarrollo del Plan de Capacitación Institucional – PIC 2015 y el
acompañamiento de la Comisión de Personal, para el periodo comprendido entre el 1 y el
15 de septiembre de 2015, se llevó a cabo el Programa Institucional de Reinducción Virtual,
dirigido a todo el personal directivo, administrativo y docente tiempo completo, cuyo
objetivo fue capacitar a los servidores públicos sobre aspectos relativos a la organización,
Gestión Administrativa, actualización de políticas internas, normatividad aplicable a la
Administración Pública en general; y reorientar su integración a la cultura organizacional
para que la Institución pueda cumplir adecuadamente su misión
De conformidad con lo mencionado anteriormente y con la información consignada en el
cierre de la Actualización de la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno
MECI 2014, la Unidad Central del Valle del Cauca y según los compromisos pactados para
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la vigencia 2015 debía llevar a cabo la actualización del normograma institucional, la
medición de la satisfacción de los usuarios, iniciar con el seguimiento a los controles de los
procesos una vez se dé la implementación de los mismos y realizar seguimiento a los mapas
de riesgos una vez se dé la implementación de los mismos. De igual manera, se requiere
realizar auditorías de gestión a todos los procesos para de esta manera realizar los cierres
a las acciones que así lo requieran.
De conformidad con lo anterior, se manifiesta que el Normograma Institucional fue
actualizado según Resolución No. 167 del 11 de febrero de 2015, “por el cual se establece
el normograma de la UCEVA.” Es importante resaltar que la Institución realizará la
actualización del documento de conformidad con las modificaciones en la normatividad
aplicable.
De igual manera se realizó el seguimiento trimestral de los mapas de riesgos por procesos
actualizados y se está en proceso de actualización de los procesos Vicerrectoría
Administrativa y Financiera y Vicerrectoría Académica.
Se dio continuidad a las Auditorías de Gestión realizadas desde la Oficina de Control Interno
y las auditorías con función de advertencia al proceso de contratación.
Mediante resolución No. 940 del 29 de mayo de 2015, se ajustó el Manual de Funciones y
Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal de la Unidad Central del
Valle del Cauca – UCEVA, dando cumplimiento con el Decreto 2484 del 2 de diciembre de
2014, el cual en su artículo 9° determina que “Los organismos y entidades de orden
territorial ajustarán sus manuales específicos de funciones y de competencias laborales,
dentro de los seis (6) meses siguientes a la publicación del presente decreto. Los manuales
específicos vigentes continuarán rigiendo hasta que se ajusten total o parcialmente”.
RECOMENDACIONES FINALES IMPLEMENTACIÓN MECI
Es importante que en la Unidad Central del Valle del Cauca, se tengan en cuenta los
resultados de las Auditorías Internas de Control Interno, con el fin de tomar las acciones
correspondientes y alcanzar la mejora continua.
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Se recomienda implementar la medición de la satisfacción de los usuarios.
Al interior de la Institución se requiere la realización de auditorías internas al Sistema de
Gestión de la Calidad para el establecimiento de las correspondientes acciones de mejora.
Se requiere fortalecer los procesos de socialización de todos los procesos al interior de la
Institución.
Se recomienda concluir con el ajuste y actualización de los mapas de riesgos por procesos,
pues se encuentran pendientes dos procesos por terminar.
Se recomienda fortalecer el proceso de autoevaluación institucional.
En conclusión, la Unidad Central del Valle del Cauca ha dado continuidad a la
implementación de la Actualización del Modelo Estándar de Control Interno, evidenciando
acciones implementadas; sin embargo se debe dar continuidad al proceso de mejora,
realizando revisiones periódicas de funcionamiento y los ajustes correspondientes.
