Módulo CONTABILIDAD FINANCIERA Y … · Procesos de Contabilidad General y No Presupuestarias ......

MANUAL DE USUARIO Módulo CONTABILIDAD FINANCIERA Y

EXTRAPRESUPUESTARIA

CURSO: Contabilidad Financiera

Versión 5.0

Control de cambios

Versión Fecha Descripción del cambio Incorporación de nuevo ejemplo en transacción:Registrar Asiento Directo (Z53_FIGL_ASIENTO) Manual_Financiera_Version_.5.0 13/07/2010 Ampliación Apartado Sistemas de Información

ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN .........................................................................6

1.1. Objeto del Documento......................................................................................... 6

1.2. Estructura del Documento ................................................................................... 7

1.3. Alcance de SEFCAN ........................................................................................... 8

1.4. Acceso a manuales actualizados ...................................................................... 10

2. SECCIÓN CONCEPTUAL ................................. ........................11

2.1. Introducción a Contabilidad General y No Presupuestaria ................................ 11

2.2. Procesos de Contabilidad General y No Presupuestarias................................. 12

2.2.1. Mantenimiento del Plan de Cuentas ....................................................................................... 12

2.2.2. Operaciones de cierre anuales ............................................................................................... 14 Contabilizar Regularizaciones Directas............. ............................................................................... 14 Realización del arrastre de saldos manual .......... ............................................................................ 15 Cierre de los periodos de contabilización.......... .............................................................................. 15 Obtención estados financieros ...................... ................................................................................... 15

2.2.3. Contabilización de operaciones extrapresupuestarias ........................................................... 16 Mandamiento de Pago................................ ........................................................................................ 16 Mandamiento de Ingreso ............................. ...................................................................................... 17 Traslados no Presupuestarios ........................ .................................................................................. 18

2.2.4. Gestión de cuentas y operaciones.......................................................................................... 19 Visualización de saldos de la cuentas de mayor ...... ....................................................................... 19 Visualización de las partidas de cuentas de mayor ... ..................................................................... 19 Compensación de cuentas de mayor ................... ............................................................................ 19

2.3. Estructura Organizativa ..................................................................................... 21

Entidad CP .......................................... ................................................................................................ 21 Sociedad FI ......................................... ................................................................................................ 21

2.4. Estructura Presupuestaria ................................................................................. 23

Partida Presupuestaria............................... ........................................................................................ 23 Centros Gestores................................... ............................................................................................. 24 Posiciones Presupuestarias........................... ................................................................................... 24 Programa Presupuestario.............................. .................................................................................... 25 Fondos............................................. .................................................................................................... 25

3. SECCIÓN PRÁCTICA ................................... ............................26

3.1. Mantenimiento del Plan de Cuentas.................................................................. 26

3.1.1. Creación de cuenta en Plan de Cuentas ................................................................................ 26 Crear Maestro en Plan de Cuentas................... ................................................................................. 26 Crear Maestro en Plan de Cuentas con Modelo........ ....................................................................... 30 Tratar Estructura de Balance........................ ..................................................................................... 35

3.1.2. Modificación de cuenta en Plan de Cuentas .......................................................................... 39 Modificar Maestro en Plan de Cuentas ................ ............................................................................. 39

3.1.3. Visualización de cuenta en Plan de Cuentas.......................................................................... 42 Visualizar Maestro en Plan de Cuentas ................ ............................................................................ 42

3.1.4. Bloqueo/Desbloqueo de cuenta en Plan de Cuentas ............................................................. 45 Bloquear Maestro en Plan de Cuentas ................. ............................................................................ 45

3.1.5. Borrado de cuenta en Plan de Cuentas.................................................................................. 47 Registro Cuentas de Mayor en Plan de Cuentas ........ ..................................................................... 47

3.1.6. Creación de cuenta en Sociedad............................................................................................ 49 Crear Maestro en Sociedad .......................... ..................................................................................... 49 Crear Maestro en Sociedad con Modelo............... ............................................................................ 53

3.1.7. Modificación de cuenta en Sociedad ...................................................................................... 57 Modificar Maestro en Sociedad....................... .................................................................................. 57

3.1.8. Visualización de cuenta en Sociedad ..................................................................................... 60 Visualizar Maestro en Sociedad ....................... ................................................................................. 60

3.1.9. Bloqueo/Desbloqueo de cuenta en Sociedad......................................................................... 63 Bloquear Maestro en Sociedad ........................ ................................................................................. 63

3.1.10. Borrado de cuenta en Sociedad ........................................................................................... 66 Marcar Maestro para Borrado en Sociedad............. ......................................................................... 66

3.1.11. Creación de cuenta a nivel Central...................................................................................... 68 Crear Maestro a Nivel Central...................... ...................................................................................... 68

3.2. Contabilización .................................................................................................. 73

3.2.1. Contabilizar ............................................................................................................................. 73 Registrar Asiento Directo (Z53_FIGL_ASIENTO)......... .................................................................... 73 Entrada preliminar posiciones cuenta mayor (FV50) .... .................................................................. 79 Contabilizar Documento Preliminar (FBV0) ............ ......................................................................... 83 Modificar Documento Preliminar (FBV2) ................ .......................................................................... 86 Visualizar Documento Preliminar(FBV3) ................. ......................................................................... 89

3.2.2. Compensar.............................................................................................................................. 92 Compensar cta.mayor (F-03) ......................... .................................................................................... 92

3.3. Documento ........................................................................................................ 97

Modificar Documento (FB02)......................... .................................................................................... 97 Modificar documento (Traslado sin compensación) (Z5 3_FIGL_TRA_SIN_COM )..................... 101

Modificar documento (Traslado con compensación) (F- 04) ......................................................... 106 Visualizar Documento (FB03) ......................... ................................................................................. 112 Visualizar Orden de Pago (F873)...................... ............................................................................... 115

3.3.2. Impresión Documentos ......................................................................................................... 121 Correspondencia: Actulizar solicitudes (F64)....... ......................................................................... 121 Correspondencia: Borrar solicitudes (F63).......... .......................................................................... 128

3.3.3. Anular Documento Contable ................................................................................................. 132 Anulación Compensación (FBRA) ...................... ............................................................................ 132 Anular documento (FB08)............................ .................................................................................... 137 Anular documentos en masa (F.80) ................... ............................................................................. 142

3.4. Cuenta............................................................................................................. 146

3.4.1. Visualización de Saldos ........................................................................................................ 146 Visualización de saldos (FS10N)..................... ................................................................................ 146

3.4.2. Visualización Partidas Cuentas de Mayor ............................................................................ 150 Visualización Partidas Cuentas de Mayor (FAGLL03)... ................................................................ 150

3.4.3. Compensar Cuenta Mayor .................................................................................................... 155 Compensar Cuenta de Mayor (F-03) ................... ............................................................................ 155

3.5. Cierre............................................................................................................... 160

3.5.1. Abrir y cerrar períodos contables.......................................................................................... 160 Abrir y cerrar períodos contables (OB52) ........... ........................................................................... 160

3.5.2. Libro Mayor: Arrastre de saldos............................................................................................ 165 Libro mayor: Arratre de saldos (FAGLGVTR) ........... ..................................................................... 165

3.6. Sistemas de información ................................................................................. 170

Plan de cuentas (S_ALR_87012326 ) .................... .......................................................................... 170 Listado de plan de cuentas por sociedad (Z53_FIGL_PL AN_SOCI) ............................................ 173 Listado de Cuentas no creadas en Sociedad (Z53_FIGL_ NOSO_SIPC) ...................................... 176 Saldos de cuentas de mayor (S_ALR_87012301) .......... ................................................................ 180 Saldos de cuentas de mayor (S_ALR_87012277)r......... ................................................................ 183 Balance/ Cuenta de Pérdidas y Ganancias (S_ALR_870122 84) ................................................... 186 Diario de documentos (S_ALR_87012287) ............... ...................................................................... 189 Visualizar documento (FB03) ......................... ................................................................................. 192 Visualizar modificaciones documentos (S_ALR_87012293) ......................................................... 194

NOTA:

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1. INTRODUCCIÓN

1.1. Objeto del Documento

Este documento, constituye el Manual que se utiliza en las sesiones de formación de SEFCAN como material de apoyo al alumno, para practicar los conocimientos teóricos adquiridos durante el desarrollo de las mismas.

Este Manual está dirigido a los usuarios de SEFCAN, que llevan las tareas relacionadas con la contabilidad general y no presupuestaria, es decir, destinados a aquellas unidades administrativas encargadas de gestionar la contabilidad financiera.

NOTA:

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1.2. Estructura del Documento

El Manual está estructurado en dos secciones:

� Sección “Conceptual”: Incluye, en primer lugar, una breve explicación del ámbito de aplicación y alcance global de SEFCAN con la finalidad de situar al alumno en contexto. En segundo lugar, se explica los procesos del módulo de la Contabilidad General y No Presupuestaria y se expone la terminología y conceptos básicos de SAP relacionado con cada proceso. Finalmente se indica la tipología de usuario que tendrá acceso a los diferentes procesos del módulo.

� Sección “Práctica”: Contiene la secuencia de pasos que debe completar un usuario para realizar cada una de las transacciones a las que tiene permiso, ilustrada con ejemplos que permiten al alumno entender y poner en práctica los conocimientos aprendidos.

NOTA:

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1.3. Alcance de SEFCAN

SEFCAN, es el Sistema Económico Financiero del Gobierno de Canarias, diseñado y desarrollado para ser una herramienta orientada a dar el máximo valor añadido a la actividad económica financiera de la Comunidad Autónoma de Canarias.

El alcance y ámbito de aplicación de SEFCAN podemos definirlo desde dos puntos de vista:

� Desde el punto de vista organizativo, SEFCAN afecta a la totalidad de Consejerías del Gobierno de Canarias así como de sus Organismos Autónomos.

� Desde un punto de vista funcional, SEFCAN abarca las siguientes módulos o áreas:

Adicionalmente, SEFCAN incorpora integraciones con diferentes aplicaciones corporativas, garantizando así el intercambio y flujo de información necesario para mantener todas las funcionalidades actuales:

NOTA:

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En términos generales, entre los principales valores a destacar de SEFCAN, de cara a su utilización y manejo por los usuarios del Gobierno de Canarias, podemos destacar los siguientes:

� Integración con entornos ofimáticos .

� Integración con Excel .

� Integración con Word

� Previsualización de informes en pantalla. Ahorro de papel.

� Business warehouse. Informes personalizados .

� Unificación de plantillas de documentos .

� Uso de repositorio organizado y centralizado de documentación y expedientes.

� Circuitos de expedientes . Bandejas.

� Oficina virtual. Portal del ciudadano .

NOTA:

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1.4. Acceso a manuales actualizados Para consultar, descargar o imprimir la versión más actualizada de los manuales de usuario, se ha habilitado un espacio en la red del Gobierno de Canarias, al que se puede acceder a través de la siguiente dirección: ftp://sefcanr:[email protected] En caso de problemas de acceso, se debe contactar con el personal de informática que opera en los respectivos centros de trabajo o con Cibercentro. Además de los manuales de usuario, en esta dirección se podrá encontrar todo el material informativo y de apoyo generado a lo largo del proyecto: Documentos soporte, Boletines informativos, Glosarios de términos…

NOTA:

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2. SECCIÓN CONCEPTUAL

2.1. Introducción a Contabilidad General y No Presupuestaria

El objetivo principal de la contabilidad financiera consiste en proporcionar un cuadro general de la contabilidad y las cuentas externas. Con el fin de lograr este objetivo, los procesos fundamentales que se realizan en este módulo son:

� Mantenimiento del Plan de Cuentas.

� Operaciones de cierre anuales.

� Contabilización de operaciones extrapresupuestarias.

� Gestión de cuentas y operaciones.

NOTA:

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2.2. Procesos de Contabilidad General y No Presupuestarias

A continuación se describe cada uno de los procesos.

2.2.1. Mantenimiento del Plan de Cuentas

La gestión y mantenimiento del Plan de Cuentas es una labor primordial para el funcionamiento del Sistema SEFCAN.

La cuenta de mayor es el dato maestro relevante para el módulo de Contabilidad General y No Presupuestaria. Estas cuentas poseen una serie de características específicas según su funcionalidad. Las cuentas de mayor se organizan en un Plan de Cuentas, que es un listado de todas las cuentas disponibles.

El dato maestro “cuenta de mayor ” se organiza en 2 niveles:

� Nivel de Plan de Cuentas. Datos comunes para todas las sociedades financieras.

� Nivel de Sociedad Financiera. Datos exclusivos de esa sociedad financiera.

La gestión del Plan de Cuentas es una tarea centralizada, el Servicio de Contabilidad de la Comunidad Autónoma realiza las siguientes funciones:

� Creación de las “Cuentas de Mayor” a nivel de Plan de Cuentas

� Modificación de las “Cuentas de Mayor” a nivel de Plan de Cuentas

� Bloqueo de las “Cuentas de Mayor” a nivel de Plan de Cuentas

� Solicitud de Borrado de las “Cuentas de Mayor” a nivel de Plan de Cuentas

� Creación de las “Cuentas de Mayor” a nivel de Sociedad Financiera

� Modificación de las “Cuentas de Mayor” a nivel de Sociedad Financiera

� Bloqueo de las “Cuentas de Mayor” a nivel de Sociedad Financiera

� Solicitud de Borrado de las “Cuentas de Mayor” a nivel de Sociedad Financiera

NOTA:

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Los diferentes servicios de contabilidad de los Organismos Autónomos sólo pueden visualizar los datos.

La creación de cuentas contables de Tesorería, cuentas relacionadas con Entidades Financieras o Habilitados, exige además de los datos financieros y contables, la inclusión de cierta información específica relacionada con el módulo de Tesorería. Esta información se corresponde con el Banco Propio y el Identificador de Cuenta.

Se establece el siguiente procedimiento:

1. La Dirección General del Tesoro abrie la cuenta corriente y da de alta los objetos de Tesorería necesario en SAP. (Bancos Propios, Identificador de Cuenta…)

2. La Dirección General del Tesoro remite estos datos al Servicio de Contabilidad de la Comunidad Autónoma.

3. El Servicio de Contabilidad de la Comunidad Autónoma crea la cuenta contable, registrando los datos suministrados por la Dirección General del Tesoro.

4. El Servicio de Contabilidad de la Comunidad Autónoma comunica a la Dirección General del Tesoro, la cuenta contable creada.

5. La Dirección General del Tesoro, completa los objetos de Tesorería en SAP indicando la cuenta contable creada.

NOTA:

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2.2.2. Operaciones de cierre anuales

Los objetivos principales del módulo de Contabilidad Financiera y No Presupuestaria son extraer los estados financieros, cuadrar la contabilidad con la ejecución del presupuesto e iniciar el nuevo ejercicio con los saldos iniciales correctos. Con esta finalidad se debe llevar a cabo una serie de operaciones de cierre contable:

� Contabilizar regularizaciones directas

� Realización del arrastre de saldos anual

� Cierre de los periodos de contabilización

� Obtención estados financieros

Contabilizar Regularizaciones Directas

Al final del ejercicio se han de realizar una serie de contabilizaciones manuales cuyo objetivo es ajustar y regularizar los saldos de las cuentas con el objeto de presentar las cuentas anuales. Básicamente las regularizaciones a realizar son:

� Reclasificaciones contables

� Registro de provisiones de insolvencias.

� Registro de provisiones por depreciación de inversiones financiera

� Periodificaciones, corrección de valores, etc

� Operaciones de Regularización:

� Regularización del Presupuesto de Ingresos

� Regularización de la Contabilidad de la Administración de Recursos de otros Entes Públicos

� Regularización del Resultado Económico

� Operaciones de Cierre:

� Cierre del Presupuesto de Gastos

� Cierre del Presupuesto de Ingresos

� Cierre de la Contabilidad

Estas operaciones son contabilizadas de forma directa en el sistema SEFCAN.

NOTA:

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Realización del arrastre de saldos manual

Con el objeto de que los informes financieros muestren un resultado correcto al iniciar un ejercicio contable, se debe realizar una operación especial de cierre en SAP, el arrastre de resultados y saldos.

Esta operación no genera contabilizaciones de cierre o de apertura de ejercicio, únicamente prepara los saldos de las cuentas para el ejercicio siguiente. El arrastre de resultados se aplica a las cuentas de beneficios, y traspasa el conjunto de la suma de saldos de éstas a la cuenta “1290000000 – Resultados del Ejercicio”. El arrastre de saldos se aplica a las cuentas de balance, y traslada el saldo final del ejercicio al saldo inicial del ejercicio siguiente.

Cierre de los periodos de contabilización

La última operación a realizar de este proceso es el cierre de los periodos contables. Una vez realizado el cierre de los periodos contables correspondientes a un ejercicio contable, el sistema no admite ninguna contabilización en ese ejercicio. En SEFCAN, existen 16 periodos contables, 12 periodos corresponden a los periodos mensuales y los 4 restantes son periodos especiales.

Se ha asociado una variante de ejercicio diferente a cada sociedad financiera, por tanto la gestión de los periodos contables es individualizada para cada organismo autónomo. El sistema SAP ofrece una herramienta para gestionar los periodos contables que permite abrir o cerrar periodos contables por variante de ejercicio y por clase de cuenta (Cuentas de mayor, Acreedores, Deudores o Activos Fijos).

Obtención estados financieros

Los estados financieros en SEFCAN Balance y Cuenta de Pérdidas y Ganancias, se obtienen por la ordenación lógica de las diferentes cuentas de mayor en agrupaciones, con lo que se puede obtener el saldo de cada uno de estos agregados en subtotales. Estos subtotales se denominan posiciones de balance. La lista ordenada de todas las posiciones de balance se denomina Estructura de Balance.

La obtención de estos informes está vinculada al cierre anual, pero son posible ejecutarlos en cualquier momento del ejercicio, pudiendo comparar o explotar dicha información para cualquier periodo (incluidos ejercicios anteriores). La consulta se realiza siempre por periodos completos.

NOTA:

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2.2.3. Contabilización de operaciones extrapresupue starias

El módulo de Contabilidad General permite registrar todas aquellas operaciones que por su naturaleza o carácter no puedan realizarse desde otros módulos como los de Contabilidad Presupuestaria, Tesorería, Activos Fijos…

Se consideran operaciones extrapresupuestarias, todas aquellas operaciones que aún teniendo un carácter patrimonial, es decir, suponen el origen de obligaciones o derechos frente a terceros, no tienen su origen directo en la ejecución presupuestaria, tanto de ingresos como de gastos.

Estas operaciones se clasifican en:

� Mandamiento de Pago. (Obligaciones de Pago no Presupuestarias)

� Mandamiento de Ingreso. (Ingresos no Presupuestarios)

� Traslados no Presupuestarios

Mandamiento de Pago

Dentro del sistema SEFCAN los mandamientos de pago tienen diferente naturaleza. Por un lado se encuentran los mandamientos de pago automáticos, que provienen de interfases con otros sistemas o se crean de forma automática al realizar ciertas operaciones en SEFCAN. Por otro lado se encuentran los mandamientos de pago manuales, los cuáles son objetos de este manual. La operativa relacionada con los mandamientos de pago se compone de 2 actividades:

� Registro del documento de financiero del mandamiento de pago.

� Validación del mandamiento de pago.

El registro del documento financiero del mandamiento de pago contempla 2 alternativas:

� Traslado con Compensación

� Contabilización Directa

El traslado con compensación se emplea para registrar mandamientos de pago, para los cuáles existe una contabilización previa origen de la obligación de pago extrapresupuestaria y el importe a pagar está recogido en una partida abierta de cuenta de

NOTA:

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mayor. Este es el caso de los mandamientos de pago generados por las liquidaciones de las retenciones. A través de esta operación se realiza un traslado de saldo desde la cuenta extrapresupuestaria a la cuenta del acreedor. La contabilización directa se emplea para registrar los mandamientos de pago que no se encuentran en la situación anterior.

Sobre los mandamientos de pago se realiza un proceso de validación del mismo para ingresar en la fase de fiscalización.

El registro de los mandamientos de pago, forma parte de los procesos definidos para la gestión de liquidaciones y retenciones y de la gestión del los documentos sujetos a la inversión del sujeto pasivo.

Mandamiento de Ingreso

La operativa relacionada con los mandamientos de ingreso se compone de 2 actividades:

� Registro del documento de financiero del mandamiento de ingreso.

� Validación del mandamiento de ingreso.

Con carácter extrapresupuestario se consideran los siguientes documentos de ingresos:

� De aplicación definitiva al concepto extrapresupuestario correspondiente (bien contra un deudor extrapresupuestario, bien contra la cuenta de mayor correspondiente).

� De aplicación transitoria: aquellos aún no identificados, son asignados a la correspondiente cuenta de mayor que identifique que se trata de una partida pendiente de identificar.

� De regularización: una vez se identifiquen los conceptos (cuentas) correspondientes a las partidas pendientes de identificar, se realiza el correspondiente traspaso a la cuenta de mayor (o tercero) extrapresupuestaria definitiva.

El registro del documento financiero del mandamiento de ingreso contempla 2 alternativas:

� Traslado con Compensación

� Contabilización Directa

Sobre los mandamientos de ingreso se realizan un proceso de validación del mismo para ingresar en la siguiente fase de formalización.

NOTA:

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Traslados no Presupuestarios

Los traslados no presupuestarios se utilizan para efectuar movimientos de un concepto extrapresupuestario a otro diferente. En SEFCAN cada concepto presupuestario se representa por una cuenta de mayor. Son utilizados para la reclasificación de un saldo o partida de la cuenta de mayor en la que estaba reflejado (generalmente de forma transitoria), contra otro concepto contable de mayor. Estas operaciones nunca deben involucrar a cuentas vinculadas con la gestión y ejecución presupuestaria (cuentas del grupo 2, 6 y 7 y algunas de los grupos 1 y 5).

El registro del documento financiero del traslado no presupuestario contempla 2 alternativas. Determinar la alternativa a escoger, depende de la definición de la cuenta de origen desde donde se ha de aplicar el traspaso. En el caso de que la cuenta origen gestione partidas abiertas se realiza un traspaso con compensación, en caso contrario se realiza una contabilización directa.

NOTA:

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2.2.4. Gestión de cuentas y operaciones Este proceso permite visualizar y analizar los saldos de las cuentas contable y los documentos contables que generan esos saldos. Las operaciones que conforman estos procesos son: � Visualización de saldos de las cuentas de mayor.

� Visualización de las partidas de cuenta de mayor.

� Compensación de cuentas de cuentas de mayor.

Visualización de saldos de la cuentas de mayor

Esta funcionalidad permite la visualización del saldo de una cuenta o grupo de cuentas. Se visualiza el saldo inicial del ejercicio contable, el saldo de las operaciones contabilizadas al debe de la cuenta, el saldo de las operaciones contabilizadas al haber de la cuenta, el saldo por periodo contable, el saldo acumulado por periodo contable y el saldo final del ejercicio contable.

Destacar que desde esta funcionalidad se pueden listar las posiciones o partidas contabilizadas.

Visualización de las partidas de cuentas de mayor

Esta funcionalidad permite la visualización de las partidas, es decir de las posiciones de documento, contabilizadas en una cuenta de mayor o grupos de cuenta de mayor específicas. Para aquellas cuentas de mayor que gestionan partidas abiertas, se puede informar del estado, compensada o abierta, de la partida, además se pueden visualizar las partidas contabilizadas de forma preliminar. El sistema ofrece la posibilidad de definir totales, subtotales, clasificar partidas y filtrar aquellas que cumplan una serie de requisitos.

Compensación de cuentas de mayor

Las contabilizaciones realizadas en cuentas con gestión de partidas abiertas tienen la característica de gestionar el estado de la partida. Esto significa que el sistema entiende que hay un saldo pendiente mientras exista esa partida abierta, es decir, mientras un movimiento al debe no se declare explícitamente relacionado con un movimiento al haber (y viceversa). A esta operación de relación explícita se le denomina compensación. Como resultado de esta operación, el estado o status de las partidas se modifica a ‘compensada’. El requisito necesario para realizar la operación de compensación, es que todas las partidas sumen el mismo importe al debe y al haber.

NOTA:

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Esta operación no tiene repercusiones financieras, pero resulta conveniente para que los informes muestren un resultado limpio, y sea sencillo identificar las operaciones pendientes de identificar, cobrar o pagar.

NOTA:

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2.3. Estructura Organizativa

SEFCAN, como sistema SAP, divide la organización de la empresa en entidades organizativas. A continuación, procedemos a comentar las agrupaciones que más afectan a los procesos definidos para el módulo de Contabilidad General y No Presupuestaria.

Entidad CP

La entidad CP es la estructura organizativa, básica de SAP, de contabilidad presupuestaria y recoge todos los elementos que configuran el Presupuesto.

Sin esta Entidad CP que llamamos “CAC” no es posible presupuestar ni ejecutar el Presupuesto, siendo un dato más a la hora de presupuestar y ejecutar.

Este presupuesto es único, es decir, sólo podemos trabajar con un único Presupuesto, aunque como veremos más adelante podemos tener versiones del Presupuesto, pero sólo una versión será la definitiva. Si quisiéramos trabajar con más de un Presupuesto es necesario crear una entidad CP por cada Presupuesto diferenciado con el que queramos trabajar.

A este nivel se definen:

� La estructura presupuestaria: clasificación orgánica, y el resto de las clasificaciones que configuran una partida presupuestaria.

� Elaboración y seguimiento del Presupuesto.

� Ejecución del Presupuesto.

Sociedad FI

La Sociedad FI, es la estructura organizativa de contabilidad financiera en SAP. Tenemos una Sociedad FI por cada entidad de la Comunidad Autónoma de Canarias, las cuales tienen NIF propio, y podemos obtener balances y cuentas de pérdidas y ganancias de forma diferenciada por cada una. Además, cada una de ellas tiene Tesorería propia y utiliza datos maestros a nivel propio como los acreedores, clientes, etc.

Las sociedades FI están íntimamente relacionadas con los centros gestores, necesarios para generar la estructura presupuestaria, tema que se explica en el punto 3 del presente manual.

El listado de entidades FI que afectan a la Entidad CP CAC, es el siguiente:

� ACAC: Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias (SSCC)

� SCE: Servicio Canario de Empleo

� ICM: Instituto Canario de la Mujer

� ICIA: Instituto Canario de Investigaciones Agrarias

NOTA:

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� ICAP: Instituto Canario de Administración Pública

� ISTA: Instituto Canario de Estadística

� ICV: Instituto Canario de la Vivienda

� ICCA: Instituto Canario de Calidad Agroalimentaria

� ACS: Academia Canaria de Seguridad

� APMUN: Agencia de protección del Medio Urbano y Natural

� ACEC: Agencia Canaria de Evaluación de Calidad y Acreditación Universitaria

� CES: Consejo Económico y Social

� RCTV: Radiotelevisión Canaria

� ICHH: Instituto Canario de Hemodonación y Hemoterapia

� SCS: Servicio Canario de Salud

Las principales características de una Sociedad FI:

� Un NIF por Sociedad FI (Patrimonial)

� Una Tesorería por Sociedad FI.

� Explotación de la información por Sociedad FI más ágil y sencilla.

� Posibilidad de obtener informes globales a nivel de SSCC por ser una sola Entidad CP.

� Un solo Presupuesto.

� Seguridad de datos al nivel de Centro Gestor por perfil de Usuario.

� Inclusión de la Entidad CP en todas las capturas y visualizaciones de las Posiciones Presupuestarias.

� Existe la posibilidad de que el sistema muestre por defecto una sociedad para no tenerlo que teclear.

� Permite mantener distintos planes de cuentas. Es necesario definir qué cuentas va a utilizar cada Sociedad FI dentro de ese plan de cuentas.

� Cada sociedad FI crea su propia contabilidad, por lo tanto es capaz de generar sus Balances, Cuentas de Resultados, Diarios, etc.

� Permite configurar a nivel de Sociedad FI: determinación de obligatoriedad de campos en las contabilizaciones, registros maestros.

� Es conveniente que exista un gestor de la información común que vele por la integridad de la información.

NOTA:

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2.4. Estructura Presupuestaria

Para elaborar el presupuesto es necesario definir previamente las estructuras que la componen:

La Partida Presupuestária + Elemento PEP

La Partida Presupuestaria a su vez se conforma de los siguientes elementos:

Centro Gestor + Posición Presupuestaria + Fondo + Elemento PEP

A continuación presentamos un gráfico que ilustra los conceptos planteados:

El Centro Gestor y la Posición Presupuestaria son de introducción obligatoria para componer las Estructuras. El campo Fondo es de introducción opcional.

El Centro Gestor y el Fondo tienen una composición única, tanto para elaborar el Presupuesto de Gastos como el de Ingresos. Sin embargo, la Posición Presupuestaria puede tener una composición distinta según el Tipo de Presupuesto (Ingresos o Gastos).

Partida Presupuestaria

La Partida Presupuestaria, se compone de los siguientes elementos:

� Centro Gestor

� Posición Presupuestaria

� Programa Presupuestario

� Fondo

NOTA:

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A continuación explicamos cada uno de estos elementos.

Centros Gestores

Es conceptualmente equivalente a la clasificación orgánica. La codificación de los centros tendrá como modelo la existente (que corresponde con el Boletín Oficial de Canarias núm. 158, martes 7 de agosto de 2007) para las Consejerías, y sufre cambios en la parte de Organismos Autónomos, con el objetivo de que todos los centros se agrupen en una misma Entidad CP evitando duplicidad en la numeración.

De esta forma, la codificación de los Centros Gestores está compuesta por cuatro dígitos. Los dos iniciales corresponden a la Sección y los dos finales al Servicio.

CENTROS GESTORES

CLASIFICACION ORGANICA

SECCION SERVICIO

XX NN

Posiciones Presupuestarias

La Posición Presupuestaria depende de la Entidad CP y del ejercicio. Ésta, a su vez, está compuesta por diferentes segmentos que conforman su clasificación. Estos segmentos son:

� Tipo de presupuesto:

Dígito que diferencia entre Gasto (G) o Ingreso (I).

� Clasificación funcional:

Se emplea solo para posiciones de gasto. Es una estructura con 4 caracteres alfanuméricos en total y que consta de los siguientes niveles jerarquizados:

Grupo de función, función, subfunción y programa.

� Clasificación económica:

Se emplea tanto para gastos como para ingresos. Cuenta con un número de dígitos nunca inferior a cuatro y con una estructura con los siguientes niveles jerarquizados:

Capítulo, artículo, concepto y subconcepto.

NOTA:

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� Convenio:

Posición Presupuestaria de Ingreso:

Segmento 1 Segmento 2 Segmento 3

Tipo de Presupuesto

Económico Convenio

I NNNNN NN

Posición Presupuestaria de Gasto:

Segmento 1 Segmento 2 Segmento 3

Tipo de Presupuesto

Funcional Económico

G NNNN NNNNN

Programa Presupuestario

El programa presupuestario o programa de financiación es conceptualmente el equivalente al proyecto de inversión. Forma parte de la estructura presupuestaria en aquellos capítulos donde se parametrice. El dato maestro en el módulo de proyectos de la aplicación es el Elemento PEP. Se crea una relación 1 a 1 entre Programa y Elemento PEP.

Fondos

Permite asociar partidas de gasto y de ingresos a un nivel de estructura presupuestaria adicional o representar un mayor desglose de la partida. Es de introducción opcional en la creación de partidas y consiste en un código de un máximo de 10 posiciones alfanuméricas. Este código se construye siguiendo unas reglas establecidas de estructura, que son validadas en la creación de los fondos y está permitida la generación de informes desagregados según la estructura definida.

NOTA:

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3. SECCIÓN PRÁCTICA

En esta sección hacemos un recorrido por las transacciones asociadas a los procesos del Módulo de Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria, explicando el paso a paso de cada una de ellas, de manera que pueda servir de soporte y apoyo al usuario de SEFCAN tanto en el desarrollo de las sesiones formativas como en el desarrollo de sus funciones diarias en su puesto de trabajo.

3.1. Mantenimiento del Plan de Cuentas

3.1.1. Creación de cuenta en Plan de Cuentas

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten consultar la información relativa a la Creación de cuentas en el Plan de Cuentas.

Veamos cada una de las transacciones:

Crear Maestro en Plan de Cuentas

Descripción de la Transacción:

Esta transacción trata la creación de Cuentas a Nivel de Plan de Cuentas.

� Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso:

Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > D atos Maestros del Plan de Cuentas > Tratamiento individual > Reg. Ctas. Mayor en plan ctas.

NOTA:

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� En la pantalla de selección introducimos la Cuenta Mayor y el Plan de Cuentas:

Cta. Mayor 6221088888

Plan de cuentas PCAC

� A continuación pulsamos el botón Crear .

� Rellenamos los campos obligatorios de la pestaña “Tipo / Denominación” y

seleccionamos la opción de Cta. Beneficios.

Grupo de cuentas Gastos

Texto Breve Rep.Cons.Edificios

Texto Explicativo

Reparación y

Conservación

Edificios

NOTA:

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� Seleccionamos la pestaña “Palabra clv/Traduc.”, realizando un click en el título de la misma.

NOTA 1: En esta pestaña se puede introducir la denominación de la cuenta en otro idioma.

NOTA 2: La sección palabra clave permite realizar búsquedas según el criterio indicado.

� Seleccionamos la pestaña “Información”

NOTA:

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� Seleccionamos la casilla “Nota de contabilidad” y en el cuadro de texto situado a su izquierda introducimos una descripción sobre el uso de la cuenta.

� Presionamos el botón Guardar .

� El sistema muestra un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando que la cuenta ha sido creada.

� Para salir de la transacción pulsamos el botón .

NOTA:

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Crear Maestro en Plan de Cuentas con Modelo


Esta transacción trata la creación de Cuentas a Nivel de Plan de Cuentas con Modelo.


Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Da tos Maestros del Plan de Cuentas > Tratamiento individual > Reg. Ctas. Mayor en plan ctas.


Cta. Mayor 6221088888


NOTA:

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� A continuación pulsamos el botón Crear con Modelo .

� Rellenamos los campos de Cuenta Mayor y el Plan de Cuentas:

Cta. Mayor 6221088888


� Pulsamos el botón para que el sistema recupere los datos de la cuenta modelo.

NOTA:

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NOTA: Observamos los campos de la pestaña “Tipo / Denominación”.

� Grupo de cuentas: Inmovilizado (cta. asociada). � Cuenta de Balance: Esta opción ha de estar seleccionada. � Texto breve: Aplic. Informáticas. (Descripción de la cuenta de hasta 20 caracteres) � Texto explicativo: Aplicaciones Informáticas. (Descripción de la cuenta de hasta 50 caracteres).

� Modificamos el texto explicativo de la cuenta

Texto Explicativo Aplicaciones Informáticas Sectoriales

� Seleccionamos la pestaña “Palabra clv/Traduc.”, realizando un click en el título de la misma.

NOTA:

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NOTA: En esta pestaña se puede introducir la denominación de la cuenta en otro idioma.

� Seleccionamos la pestaña “Información”.

NOTA:

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� Presionamos el botón Guardar .

� El sistema muestra un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando que la cuenta se ha creado.


NOTA:

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Tratar Estructura de Balance


Esta transacción trata los procesos relativos al mantenimiento del Plan de Cuentas. Concretamente el Tratamiento de la Estructura de Balance.




Cta. Mayor 2150088888


NOTA:

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� A continuación pulsamos el botón

� Rellenamos el valor del campo Estruct. Balance.

Estruct. balance PCAC

� Pulsamos el botón .

� El sistema muestra la posición dentro de la estructura de balance, en la qué se encuentra la cuenta.

NOTA:

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NOTA 1: Observamos la posición de la cuenta dentro de la estructura de balance. En los casos, en que se creen cuentas que no se encuentran definidas en la estructura de balance, es necesario

asignar estas cuentas a la estructura.

NOTA 2: La estructura de balance no puede ser modificada por dos usuarios al mismo tiempo.

� Nos situamos en el nodo al que se desea asignar la cuenta y pulsamos el botón

.

NOTA 1: Cuando se lanza el balance el sistema avisa de las cuentas que no están asignadas a la estructura del mismo.

NOTA 2: Si asignamos una cuenta, que ya esta asignada, a otra posición, el sistema da un error indicando que ya esta asignada.

� Añadimos el nuevo rango de cuentas que deseamos incluir en este grupo y las posiciones al Debe como al Haber.

Dsd cta. 2150000000

A cuenta 2159999999

NOTA:

Página 38 de 195

� A continuación pulsamos el botón .

� Pulsamos el botón Guardar .

� El sistema muestra un mensaje, indicando que se han grabado las modificaciones.

NOTA: A partir de este instante, cualquier cuenta creada en el rango indicado se asigna automáticamente a esta posición.


NOTA:

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3.1.2. Modificación de cuenta en Plan de Cuentas

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten consultar la información relativa a la Modificación de cuenta en Plan de Cuentas.


Modificar Maestro en Plan de Cuentas


Esta transacción corresponde a la modificación de Cuentas a Nivel de Plan de Cuentas


Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > D atos Maestros del Plan de Cuentas > Tratamiento individual > Reg. Ctas. Mayor en plan ctas.


Cta. Mayor 622100088888


NOTA:

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� A continuación pulsamos el botón Modificar .

� Modificamos el contenido del campo Texto Breve.

Texto Breve Rep. Cons. Constr.


NOTA:

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� El sistema muestra un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando que la cuenta se ha modificado.

NOTA 1: Las acciones a realizar son idénticas si se desea modificar cualquier otro campo del resto de pestañas.

NOTA 2: Cuando lanzamos el balance el nombre de la cuenta que aparece es el que se le haya dado en último lugar.


NOTA:

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3.1.3. Visualización de cuenta en Plan de Cuentas

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten consultar la información relativa a las cuentas en Plan de Cuentas.


Visualizar Maestro en Plan de Cuentas


Esta transacción trata la visualización de Cuentas a Nivel de Plan de Cuentas.




Cta. Mayor 622108888


NOTA:

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� A continuación pulsamos el botón Visualizar .

NOTA:

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� Visualizamos el contenido de los campos que componen la pestaña “Tipo/Denominación”:

� Seleccionamos la pestaña “Palabra clv/Traduc” para visualizar la denominación de la

cuenta en otros idiomas, en el caso de que se hayan definido.

� Seleccionamos la pestaña “Información” para visualizar las notas de contabilidad de la

cuenta a nivel de Plan, en el caso de que se hayan definido.


� Por último, repitamos los pasos explicados en esta transacción, con los siguientes tipos de cuentas:

Cuenta 1: 6221088888 “Otras reparaciones”

Cuenta 2: 4090088888; “Partida Pendiente apliación a presupuesto”

Cuenta 3: 710088888 “Subvenciones a Ayuntamientos”

Cuenta 4: 2150088888;+ “Apicaciones informáticas”

NOTA:

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3.1.4. Bloqueo/Desbloqueo de cuenta en Plan de Cuen tas

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten consultar la información relativa al Bloqueo/Desbloqueo de cuenta en Plan de Cuentas.


Bloquear Maestro en Plan de Cuentas


Esta transacción trata el bloqueo de Cuentas a Nivel de Plan de Cuentas.






NOTA:

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� A continuación pulsamos el botón Bloquear .

� Seleccionamos las opciones:

o Bloqueada para creación.

o Bloqueada p.contabil.


� El sistema muestra un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando que la cuenta se ha bloqueado.


NOTA:

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3.1.5. Borrado de cuenta en Plan de Cuentas

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten consultar la información relativa al Borrado de cuenta en Plan de Cuentas.


Registro Cuentas de Mayor en Plan de Cuentas


Esta transacción trata el borrado de Cuentas a Nivel de Plan de Cuentas.




Cta. Mayor 21599999


Grupo de Cuentas Cuenta Bancaria

NOTA:

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� A continuación pulsamos el botón Borrar .

� Seleccionamos la opción Marcar para borrado .

NOTA: La cuenta marcada para borrar no esta bloqueada. Si se desea bloquearla hay que bloquearla primero y luego marcarla para borrar. De este modo nos aseguramos de que nadie la va a usar hasta que se borre.


� El sistema muestra un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando que la cuenta se ha marcado para borrado (la cuenta esta pendiente de borrado).


NOTA:

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3.1.6. Creación de cuenta en Sociedad

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten consultar la información relativa a la Creación de cuenta en Sociedad.


Crear Maestro en Sociedad


Esta transacción trata la creación de Cuentas a Nivel de Sociedad.


Menú Usuario> Mantenimiento del Plan de Cuentas > C uentas a nivel de Sociedad > Tratamiento a nivel de Sociedad




NOTA:

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� Rellenamos los campos de la pestaña “Datos de control”.

Moneda de la cuenta EUR

Saldos en moneda local Seleccionar esta sección

Visualización part. indiv Seleccionar esta sección

Clave clasificación 001

� Seleccionamos la pestaña “Entrada/Banco/Inter.”,

� Rellenamos los siguientes campos:

NOTA:

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Grupo status campo Z004

Pos. Presupuestaria E/TIPO503



NOTA:

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NOTA: En este ejemplo, se ha creado una cuenta de gasto. El sistema debe crear de forma automática una clase de coste para esta cuenta. Comprobémoslo, pulsamos el botón

. El sistema muestra los datos maestros de la clase de coste.


NOTA:

Página 53 de 195

Crear Maestro en Sociedad con Modelo


Esta transacción trata la creación de Cuentas a Nivel de Sociedad con Modelo


Menú Usuario> Mantenimiento del Plan de Cuentas > C uentas a nivel de sociedad > Tratamiento a nivel de Sociedad


Cta. Mayor 6221000000


NOTA:

Página 54 de 195

� A continuación pulsamos el botón Crear con Modelo .

� Rellenamos los campos de Cuenta Mayor y el Plan de Cuentas:

Cta. Mayor 2150000000


� Pulsamos el botón para que el sistema recupere los datos de la cuenta modelo.

NOTA:

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NOTA: Observamos los campos de la pestaña “Datos de control”.

� Moneda de la cuenta: EUR. � Saldos en moneda local: Esta opción ha de estar seleccionada. � Cta. Asociada p/ clase cta . : Activos Fijos. � Visualización part. indiv.: Esta opción ha de estar seleccionada. � Clave clasificación: 001

� Seleccionamos la pestaña “Entrada/Banco/Inter.”



NOTA:

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NOTA:

Página 57 de 195

3.1.7. Modificación de cuenta en Sociedad

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten consultar la información relativa a la Modificación de cuenta en Sociedad.


Modificar Maestro en Sociedad


Esta transacción trata la modificación de Cuentas a Nivel de Sociedad.


Menú Usuario > Mantenimiento del Plan de Cuentas > Cuentas a nivel de Sociedad > Tratamiento a nivel de Sociedad


Cta. Mayor 6221000000

NOTA:

Página 58 de 195


� A continuación pulsamos el botón Modificar .

NOTA:

Página 59 de 195

� Modificamos el contenido del campo “Permitida contab. sin IVA”.


� El sistema muestra un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando que la cuenta se ha modificado.

NOTA: Las acciones a realizar son idénticas si se desea modificar cualquier otro campo del resto de pestañas.


NOTA:

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3.1.8. Visualización de cuenta en Sociedad

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten consultar o visualización de la información relativa a las cuentas de Sociedad.


Visualizar Maestro en Sociedad


Esta transacción trata la visualización de Cuentas a Nivel de Sociedad.




Cta. Mayor 6221000000


NOTA:

Página 61 de 195

� A continuación pulsamos el botón Visualizar .

� Visualizamos el contenido de los campos que componen la pestaña “Datos de control”.

� Seleccionamos la pestaña “Entrada/Banco/Inter.”

NOTA:

Página 62 de 195

� Visualizamos el contenido de los campos que componen la pestaña “Entrada/Banco/Inter”.

� Seleccionamos la pestaña “Información” para visualizar las notas de contabilidad de la

cuenta a nivel de Sociedad, en el caso de que se hayan definido.


NOTA:

Página 63 de 195

3.1.9. Bloqueo/Desbloqueo de cuenta en Sociedad

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten consultar la información relativa al Bloque/Desbloqueo de cuenta en Sociedad.


Bloquear Maestro en Sociedad


Esta transacción trata el bloqueo de Cuentas a Nivel de Sociedad.




Cta. Mayor 6221000000

NOTA:

Página 64 de 195


� A continuación pulsamos el botón Bloquear .

� Seleccionamos la opción: Bloqueada p.contabil.

NOTA:

Página 65 de 195


� El sistema muestra un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando que la cuenta se ha bloqueado.


NOTA:

Página 66 de 195

3.1.10. Borrado de cuenta en Sociedad

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten consultar la información relativa al Borrado de cuenta en Sociedad.


Marcar Maestro para Borrado en Sociedad


Esta transacción trata el borrado de Cuentas a Nivel de Sociedad.




Cta. Mayor 6221000000


NOTA:

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� A continuación pulsamos el botón Borrar .

� Marque la opción Marcar para borrado.


� El sistema muestra un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando que la cuenta se ha marcado para borrado.


NOTA:

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3.1.11. Creación de cuenta a nivel Central

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten la Creación de cuentas a nivel central.


Crear Maestro a Nivel Central


Esta transacción trata la creación de Cuentas a Nivel Central


Menú Usuario> Mantenimiento del Plan de Cuentas > C uentas a nivel Central > Tratamiento Central


NOTA:

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Cta. Mayor 6221000000



� Rellenamos los campos de la pestaña “Tipo / Denominación”.

Grupo de cuentas Cuentas financieras con TR

Cuenta de Balance Seleccionamos esta opción

Texto Breve HAT001061 CGA Defin

Texto explicativo HAT001071 C.G. AHORROS 1114006878 Definitiva

NOTA:

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� Seleccionamos la pestaña “Datos de Control”.


Moneda de la cuenta EUR

Saldos en moneda local Seleccionamos esta opción

Visualización part. indiv. Seleccionamos esta opción

Clave clasificación 001

NOTA:

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� Seleccionamos la pestaña “Entrada/Banco/Inter.”.



Nivel de Tesorería F0


Banco propio HAT73

ID de cuenta 00001

NOTA: Cuando se introducen valores erróneos el sistema avisa. Hasta que no queda corregido el error no permite cumplimentar más datos.

� Seleccionamos la pestaña “Información (PCtas)”.

NOTA:

Página 72 de 195

� Seleccionamos la casilla “Nota de contabilidad” e introducimos en el cuadro de texto situado a su izquierda una descripción sobre el uso de la cuenta.




NOTA:

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3.2. Contabilización

3.2.1. Contabilizar

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten Contabilizar.


Registrar Asiento Directo (Z53_FIGL_ASIENTO)


Esta transacción trata los procesos relativos a la gestión de documentos contables. Concretamente la contabilización de documento contable directamente.


Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera> Con tabilización> Contabilizar > Registro Asiento Directo.

� En la pantalla de selección introducimos los siguientes campos de la pestaña “Datos

Básicos” : “Fecha documento” , “Fecha contab.” , Txt. Cab. Doc” (texto descriptivo del documento de hasta 25 caracteres) y “Clase de documento” (SD: Contabilización directa. Este dato viene cumplimetado por defecto.)

NOTA:

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Fecha documento 15.06.2009

Fecha contab 15.06.2009

Txt. Cab. Doc. Documento de prueba

Clase de documento SD (Contabilidad directa)

� Completamos la información de la primera posición del documento: “Cta mayor” ,

“D/H” , “Texto” (texto descriptivo de hasta 50 caracteres) e “Importe moneda doc” (importe de la posición)

Cta. Mayor 2300000000 “Inversiones gestionadas para otros entes públicos”

D/H DEBE

Texto Primera posición de documento

Importe moneda doc 12.000,25 €

NOTA:

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� Completamos la información de la segunda posición del documento:

Cta. Mayor 1700000000 “ Deudas a largo plazo

con entidades de crédito”

D/H HABER

Texto Segunda posición de documento


NOTA:

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� Pulsamos el botón “Contabilizar” situado en la barra de herramientas.

� El sistema muestra un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando el número de documento de la contabilización realizada.


� A continuación vamos a presentar un ejemplo para esta misma transacción, en la que intentamos registrar un documento de cuenta mayor en un periodo contable cerrado. Para ello, introducimos los datos de cabecera del documento:




NOTA:

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� Una vez completados todos los campos, pulsamos en el botón “Intro” del ordenador.

� Automáticamente, el sistema muestra un mensaje en la barra inferior de la patalla que dice: “El período contable 012 2008 no está abierto” .

� Ahora intentamos contabilizar este mismo documento en algún período especial del

ejercicio 2008. Para ello, mantenemos la fecha de documento, la fecha de contabilización y en el campo “Período” indicamos alguno de los períodos especiales permitidos (13, 14, 15 o 16).

� Pulsamos en el botón “Intro” del ordenador.

� El sistema muestra un mensaje de advertencia “Se contabiliza en ejercicio del

pasado” , pero ya no es un error simplemente es un aviso.

NOTA:

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� Pulsamos nuevamente en el botón “Intro” del ordenador y el sistema nos permite continuar y podemos registrar el documento contable con las posiciones que deseamos.


NOTA:

Página 79 de 195

Entrada preliminar posiciones cuenta mayor (FV50)


Esta transacción trata los procesos relativos a la gestión de documentos contables. Concretamente la contabilización de documento contable preliminar.


Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Co ntabilización > Contabilizar > Documentos Preliminares > Entrada preliminar posici ones cuenta mayor.

� En la pantalla de selección introducimos los siguientes campos de la pestaña “Datos Básicos” :



Txt. Cab. Doc. Documento de prueba


ID de cuenta 00001

NOTA:

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NOTA: Esta transacción se usa cuando no tenemos toda la información del documento y hacemos la versión preliminar.

� Completamos la información de la primera posición del documento:

Cta. Mayor 2300000000 “ Inversiones gestionadas para otros entes públicos”

D/H DEBE

Texto Primera posición de documento


NOTA:

Página 81 de 195

� Complete la información de la segunda posición del documento:

Cta. Mayor 1700000000 “ Deudas a largo plazo con

entidades de crédito”

D/H HABER

Texto Segunda posición de documento


NOTA:

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NOTA: En este caso se puede guardar el documento aunque no este cuadrado al ser un documento preliminar.

� Pulsamos el botón Grabar documento preeliminar situado en la barra de herramientas.

� El sistema muestra un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando el número de documento preeliminar creado.


NOTA:

Página 83 de 195

Contabilizar Documento Preliminar (FBV0)


Esta transacción permite contabilizar un documento dado de alta previamente en el sistema de forma preliminar.


Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Co ntabilización > Contabilizar > Documentos Preliminares > Contabilizar documento Pr eliminar.

PREREQUISITOS: Para contabilizar un documento preliminar es necesario haberlo creado previamente en el sistema mediante la transacción “Registrar Asiento Directo” (Z53_FIGL_ASIENTO).

� En la pantalla de selección, introducimos los siguientes datos: “Sociedad”,”Nº documento” (documento preliminar) y “Ejercicio” .

Sociedad CAC

Nº documento 8000000004

Ejercicio 2010

NOTA:

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� Una vez introducidos todos los campos, pulsamos en el siguiente botón para continuar.

� Automáticamente el sistema muestra la siguiente pantalla con la información del número de documento preliminar que vamos a contabilizar.

NOTA:

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� Comprobamos que todos los datos del documento son correctos. Una vez

comprobado, pulsamos en el botón “Contabilizar” para que nuestro documento preliminar pase a estar contabilizado.

� Automáticamente el sistema muestra la siguiente ventana emergente indicando que el documento preliminar se ha contabilizado correctamente en la socidedad indicada.


NOTA:

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Modificar Documento Preliminar (FBV2)


Esta transacción permite modificar un documento preliminar (no contabilizado) dado de alta en el sistema.


Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Co ntabilización > Contabilizar > Documentos Preliminares > Modificar documento Preli minar.

� En la pantalla de selección, introducimos los siguientes datos: “Sociedad”,”Nº documento” y “Ejercicio” .

Sociedad CAC


Ejercicio 2010

NOTA:

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NOTA: Para que el documento pueda ser modificado no debe estar contabilizado, es decir; debe ser un documento preliminar (no contabilizado).


� Automáticamente el sistema muestra la siguiente pantalla con la información del número de documento preliminar indicado previamente.

� En esta pantalla podremos modificar todos los campos con fondo blanco.

NOTA:

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� Una vez realizadas todas las modificaciones deseadas, pulsamos en el botón

“Grabar” para que se guarden los cambios introducidos en el sistema.

� Automáticamente, el sistema muestra el siguiente mensaje en la parte inferior de la pantalla, indicando que el documento preliminar ha sido modificado.


NOTA:

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Visualizar Documento Preliminar(FBV3)


Esta transacción permite visualizar un documento preliminar (no contabilizado) dado de alta en el sistema.


Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Co ntabilización > Contabilizar > Documentos Preliminares > Visualizar documento Prel iminar.

� En la pantalla de selección, introducimos los siguientes datos: “Sociedad”,”Nº documento” y “Ejercicio” .

Sociedad CAC


Ejercicio 2010

NOTA: Para que el documento pueda ser visualizado no debe estar contabilizado, es decir; debe ser un documento preliminar (no contabilizado).

NOTA:

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� Automáticamente el sistema muestra la siguiente pantalla con la información del número de documento preliminar indicado previamente.

NOTA:

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NOTA: Observa que en esta pantalla no hay ningún campo con fondo blanco (campos modificables).


NOTA:

Página 92 de 195

3.2.2. Compensar

Compensar cta.mayor (F-03)


Esta transacción trata la compensación de cuentas de mayor.


Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Co ntabilización > Compensar > Compensar Cuenta Mayor.

� El sistema muestra la siguiente pantalla donde introducimos los datos de “Sociedad” , “Nº de Cuenta” , “Fecha de compensación” y “Otras delimitaciones”

Nº cuenta 1700000000

Sociedad CAC

Fecha compensación fecha en la que el sistema realiza la compensación de la partida

Otras delimitaciones Selececcionamos: Ninguna

NOTA:

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� El sistema muestra una pantalla similar a la que se presenta a continuación, en la que se listan todas las partidas abiertas de la cuenta.

NOTA:

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NOTA: Esta lista ofrece la información esencial de cada una de las partidas, su importe, número de documento, clase de documento, fecha de contabilización o fecha de documento. La compensación de partidas se realiza, siempre y cuando se seleccionen partidas con el mismo importe y distinto signo. En la imagen anterior, se indican las partidas que pueden ser objeto de compensación.

� Seleccionamos una de las partidas que desea compensar y pulsamos el botón

situado en parte inferior de la lista.

NOTA:

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NOTA: Observamos que la columna “EUR Bruto” cambia de color. Además, la casilla “Asignados” o “Importe entrado” se actualizan con el valor de la partida. El valor se actualiza en la casilla “Asignados” o “Importe entrado” dependiendo de la naturaleza del importe. La casilla “Sin asignar” ofrece la cuantía pendiente de asignar, para que sea posible realizar la compensación de las partidas.

� Seleccionamos la otra partida que deseamos compensar y pulsamos el botón


NOTA:

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NOTA: Observamos nuevamente que la columna “EUR Bruto” cambia de color. Además, la casilla “Asignados” o “Importe entrado” se actualiza. En el caso de que las partidas seleccionadas puedan ser objeto de compensación, la casilla “Sin Asignar” ha de tener el valor cero.

� Pulsamos en el botón “Contabilizar” .

� El sistema realiza la compensación de las partidas, e informa en la parte inferior del número de documento generado.

NOTA: Si deseamos comprobar que la compensación se ha realizado, debemos utilizar el informe de Partidas individuales de Cuentas de Mayor, expuesto en el caso de anterior.


NOTA:

Página 97 de 195

3.3. Documento

Modificar Documento (FB02)


Esta transacción trata la modificación de un documento contable, concretamente de campos que sean susceptibles de modificación.

En el diagrama que se expone a continuación, se detallan los diferentes tipos de modificaciones que se pueden realizar en un documento. En esta ficha de prueba se detalla únicamente el proceso de Modificación de documento.

NOTA:

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Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Do cumento > Modificar Documento.

� En la pantalla de selección rellenamos los datos de “Sociedad” , “Ejercicio” y “Clase

de documento” y pulsamos el botón .

Sociedad CAC

Ejercicio 2009

Clase de

Documento SD

� El sistema muestra la siguiente pantalla:

NOTA:

Página 99 de 195

� Pulsamos el botón “Ejecutar” .

� El sistema muestra una lista de documentos contables. Seleccionamos cualquier documento de los que se muestran en pantalla y hacemos “doble-click” sobre la línea correspondiente.

� Hacemos “doble-click” sobre cualquiera de las posiciones. El sistema muestra la siguiente pantalla:

NOTA:

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� Introducimos el nuevo texto de la posición:

Texto Posición documento modificada

NOTA: Solamente se pueden modificar algunos campos.

� Pulsamos el botón “Guardar ” .

� El sistema muestra un mensaje indicando que se han grabado las modificaciones.


NOTA:

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Modificar documento (Traslado sin compensación) (Z5 3_FIGL_TRA_SIN_COM )


Esta transacción trata la modificación de la cuenta de mayor de documentos contables, para cuentas que no gestionan partidas abiertas.

� En el diagrama que se expone a continuación, se detallan las diferentes tipos de modificaciones que se pueden realizar en un documento. En este caso, vamos a explicar con más detalle el proceso de Traslado sin compensación, que debe emplear sí se desea modificar la cuenta de mayor de una posición para cuentas que no gestionen partidas abiertas.

NOTA:

Página 102 de 195


Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Do cumento > Modificar Documento (Traslado sin compensación)

� En la pantalla de principal, concretamente en la cabecera del documento, registramos la siguiente información:

- Fecha de Documento : Introducimos la fecha de hoy. - Clase de Documento : SB “Contab. cta mayor”. Se propone este valor. - Sociedad : CAC “Comunidad Autónoma de Canarias” - Fecha de Contabilización : Introduzca la fecha de hoy. - Moneda : EUR - Texto cabecera de documento : Texto descriptivo de 25 caracteres.

Fecha de Documento 13.11.2009

Clase de Documento SB

Sociedad CAC

Fecha de Contabilización 13.11.2009

Moneda EUR

Texto cabecera de documento Documento prueba

NOTA:

Página 103 de 195

� Una vez cumplimentados los campos de la cabecera del documento, debemos completar la información de la primera posición del documento:

- Cta. Mayor: Introducimos la cuenta de mayor 4800000000 “Gastos Anticipados”. - D/H: Seleccionamos la opción DEBE. - Texto: Primera posición de documento. (Texto descriptivo de hasta 50 caracteres) - Importe moneda doc: Introducimos el importe de la posición. P.ej. 12.000,25 €

Cuenta Mayor 4800000000

D/H DEBE

Texto Prueba

Importe moneda doc 12.000,25

NOTA:

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� Seguidamente, completamos la información de la segunda posición del documento:

- Cta. Mayor: Introduzca la cuenta de mayor 4850000000 “Ingresos Anticipados”. - D/H: Seleccione la opción HABER. - Importe moneda doc: Introduzca el importe de la posición. P.ej. 12.000,25 € - Texto: Segunda posición de documento. (Texto descriptivo de hasta 50 caracteres)

Cuenta Mayor 4850000000

D/H HABER

Texto Prueba

Importe moneda doc 12.00,25

NOTA:

Página 105 de 195

� Por último, accionamos el botón “Contabilizar” situado en la barra de herramientas.

� El sistema mostrará un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando el número de documento de la contabilización realizada.


NOTA:

Página 106 de 195

Modificar documento (Traslado con compensación) (F- 04)


Esta transacción trata la modificación de la cuenta de mayor de documentos contables, para cuentas que gestionan partidas abiertas

En el diagrama que se expone a continuación, se detallan los diferentes tipos de modificaciones que se pueden realizar en un documento. En esta ficha de prueba se detalla únicamente el proceso de Traslado con compensación. Este proceso se debe emplear sí se desea modificar la cuenta de mayor de una posición para cuentas que gestionen partidas abiertas.

NOTA:

Página 107 de 195


Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Do cumento > Modificar Documento (Traslado con Compensación)

� El sistema muestra la siguiente pantalla donde introducimos los siguientes datos de la cabecera del documento:

Fecha de documento 16.06.2009


Sociedad CAC

Moneda EUR

Txt. Cab. doc Modificación cuenta mayor

Texto compens Modificación cuenta mayor.

Traslado compensación.

NOTA:

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NOTA: El campo “Clase” se propone por defecto con el siguiente dato: SB.

� Rellenamos los datos que se muestran a continuación, que se corresponden a la primera posición de documento, en la parte inferior de la pantalla:

ClvCT 50

Cuenta 1710000000

� Presionamos “Enter” .

� Rellenamos los datos correspondiente a la posición del documento:

NOTA:

Página 109 de 195

Importe 12.000,25 €

Texto Posición traslado con compensación


� Rellenamos la siguiente información:

Sociedad CAC

Cuenta 1700000000

Clase de cuenta S

NOTA:

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� Seleccionamos la partida con importe 12.000,25 €, y pulsamos el botón para activar la misma.

NOTA:

Página 111 de 195

� Pulsamos el botón “Contabilizar” .

� El sistema muestra un mensaje indicando el número de documento generado por la contabilización del traslado con compensación.


NOTA:

Página 112 de 195

Visualizar Documento (FB03)


Esta transacción trata los procesos relativos a la gestión de documentos contables. Concretamente la visualización de documentos contable.


Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Do cumento > Visualizar Documento.

� En la pantalla de selección rellenamos los datos de “Sociedad” , “Ejercicio” y “Clase

de documento” y pulsamos el botón .

Sociedad CAC

Ejercicio 2009

Clase de

Documento SD

NOTA:

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� El sistema muestra la siguiente pantalla:


� El sistema muestra una lista de documentos contables. Seleccionamos cualquier documento de los que se muestran en pantalla y hacemos “doble-click” sobre la línea correspondiente. El sistema muestra la siguiente pantalla:

NOTA:

Página 114 de 195

NOTA: Hacemos “doble-click” sobre cualquiera de las posiciones si deseamos información más detallada de la misma.

� Si hacemos “doble-clic” sobre el botón “Cabecera” el sistema muestra información relevante sobre el documento contable. Indica el usuario que contabilizó el documento, la fecha de registro, si el mismo se encuentra anulado…


NOTA:

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Visualizar Orden de Pago (F873)


Esta transacción trata Procesos relativos a la gestión del IGIC (Impuesto General Indirecto Canario). Concretamente la visualización de la obligación con un acreedor sujeto a la inversión del sujeto pasivo.


Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Do cumento > Visualizar Orden de Pago

� El objeto de esta prueba es comprobar la visualización de la orden de pago de documentos presupuestarios relacionados con acreedores sujetos a la inversión del sujeto pasivo.

� El sistema muestra la siguiente pantalla. Registramos la siguiente información:

Numero de orden

Sociedad CAC

NOTA:

Página 116 de 195

� Pulsamos “Enter” .

� El sistema muestra una pantalla similar a la que se muestra a continuación.

NOTA:

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NOTA: Observamos que el documento contiene como mínimo 2 posiciones. Una posición para reflejar la deuda con el tercero y otra posición con el importe del IGIC asociada al tesorero.

� Visualizamos cada una de las posiciones, indicando el número de la posición en el recuadro remarcado en rojo en la pantalla anterior.

NOTA:

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NOTA: Observamos que la posición relacionada con el tesorero, contiene información sobre la retención de impuestos.

� Visualizamos la información de retención de impuestos de cada documento. Desde el menú escogemos las siguiente opciones Pasar a → Retenciones de impuestos.

� El sistema muestra una pantalla que informa de los tipos de retención e importes de retención asociados al documento.

NOTA:

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NOTA: Observe que el importe de la retención coincide con el importe del documento del Tesorero. De esta forma se garantiza que el documento sea de líquido cero.

� Accionamos el siguiente botón , para retornar a la pantalla anterior.

� Pulsamos en el botón “Resumen” , el sistema muestra una listado de documentos financieros relacionados con la orden de pago.

NOTA:

Página 120 de 195

� Pulsamos el botón “Back” para retornar a la pantalla inicial.

� Accionamos el botón “Cuentas de mayor” . El sistema muestra cada uno información de cada uno de los documentos del listado anterior.

� Navegamos por cada uno de los documentos a través de los botones .

� Pulsamos el botón Finalizar para abandonar la transacción.

NOTA:

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3.3.2. Impresión Documentos

Correspondencia: Actulizar solicitudes (F64)


Esta transacción permite actualizar solicitudes de correspondencia.


Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Do cumento > Impresión Documentos> Correspondencia: Actualizar solicitudes .

PRERREQUISITO: Para actualizar una solicitud de correspondencia, primero se debe visualizar el documento y solicitar la correspondencia. Para ello, debemos ir a la transacción “Visualizar documento” .

NOTA:

Página 122 de 195

En la pantalla de selección, introducimos los datos del documento que deseamos visualizar.

Número

documento

5500001505

Sociedad CAC

Ejercicio 2010

Una vez cumplimentados todos los campos, pulsamos en el siguiente icono Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla, donde debemos marcar la siguiente ruta: Entorno> Correspondencia

NOTA:

Página 123 de 195

Automáticamente, el sistema muestra la siguiente ventana emergente, donde debemos seleccionar la clase de correspondencia que deseamos.

Una vez seleccionada, el sistema muestra la siguente ventana, pulsamos en el botón “Continuar” .

Por último, el sistema muestra el siguiente mensaje informativo.

NOTA:

Página 124 de 195

� Una vez solicitada la correspondencia, vamos a la transacción que estamos explicando en este punto “Correspondencia: Actualizar Solicitudes”.

� En la pantalla de selección introducimos los diferentes criterios por los que queremos

filtrar.

Correspondencia ZD0C1

NOTA:

Página 125 de 195

� Una vez introducidos todos los datos pulsamos en el botón “Ejecutar” .

� Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla.

� Marcamos la siguiente ruta: Lista> Imprimir.

� El sistema muestra la siguiente ventana emergente, en la que tenemos que completar

el campo “Dispositivo salida” .

Dispositivo salida locl

NOTA:

Página 126 de 195

� Una vez completado el campo, pulsamos en el siguiente icono para continuar.

� El sistema muestra el siguiente mensaje informativo.

� Pulsamos en el siguiente icono y se nos muestra la siguiente ventana de office, en la que indicamos la impresora en la que queramos que se imprima el documento.

NOTA:

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NOTA: Este será el documento que se imprima.


1000

NOTA:

Página 128 de 195

Correspondencia: Borrar solicitudes (F63)


Esta transacción permite borrar solicitudes de correspondencia que existan en el sistema.


Menú Usuario> Menú de Contabilidad Financiera > Doc umento > Impresión Documentos> Correspondencia: Borrar solicitudes.

� En la pantalla de selección introducimos los diferentes criterios por los que queremos

filtrar.

Correspondencia ZD0C1

NOTA:

Página 129 de 195

NOTA: Si marcamos el flag del campo “Ejecución de test” , y pulsamos en el botón “Ejecutar” , el sistema te hará una simulación de borrado, tal como se muestra a continuación.

NOTA:

Página 130 de 195

� Para borrar definitivamente del sistema una solicitud de correspondencia, debemos desmarcar el ceck “Ejecución de test” .

� Pulsamos en el botón “Ejecutar” para continuar.

� Automáticamente, el sistema muestra el siguiente mensaje de advertencia

� Pulsamos en el botón “Intro” del ordenador.

� A continuación, el sistema muestra la siguiente pantalla.

NOTA:

Página 131 de 195


NOTA:

Página 132 de 195

3.3.3. Anular Documento Contable

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten anular un documento contable.


Anulación Compensación (FBRA)


Esta transacción trata la anulación de documento de compensación.

En el diagrama que se expone a continuación, se muestran las diferentes tipos de anulaciones que se permite realizar. En esta ficha de prueba, se detalla únicamente el proceso de anulación de documento contable de compensación.

NOTA:

Página 133 de 195


Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Do cumento > Anular Documento > Anular Compensación.

NOTA:

Página 134 de 195

� En la pantalla de selección rellenamos los datos de “Sociedad” , “Nº de Documento”

y “Ejercicio” :

Sociedad CAC

Nº de Documento 8000000002

Ejercicio 2009

� Pulsamos el botón y el sistema muestra las cuentas con compensación del documento que se desea anular.

� Pulsamos el botón para volver a la pantalla anterior.

� Pulsamos el botón y el sistema muestra las partidas compensadas en este documento.

NOTA:

Página 135 de 195

� Regresamos a la pantalla de selección de documentos pulsando el botón “Back” .

� Una vez comprobado el documento que es objeto de anulación, pulsamos el botón para realizar la anulación de la compensación.

NOTA: Existen dos formas de realizar la anulación de documentos con compensación:

� Primer caso: “Sólo anulación de la compensación”. En este caso únicamente se produce la ruptura de la compensación. Las partidas compensadas, modifican su estado a partidas abiertas. Esta opción no tiene efecto alguno en la contabilidad. � Segundo caso: “Anulación de la compensación”. En este caso, se anula el documento indicado, y se realizar un contrasiento del documento indicado.

� Elegimos la opción, “Anulación de la compensación” .

� En la pantalla que se muestra, introducimos el siguiente dato:

Motiv. anulación 03

NOTA:

Página 136 de 195

� Finalmente pulsamos el botón .

� El sistema muestra dos pantallas sucesivas indicando la anulación de la

compensación y el número de documento contable generado.


NOTA:

Página 137 de 195

Anular documento (FB08)


Esta transacción trata la anulación de documento contable individual.

En el diagrama que se expone a continuación, se muestran las diferentes tipos de anulaciones que se permite realizar. En esta ficha de prueba, se detalla únicamente el proceso de anulación de documento contable, es decir, anulación de un documento que no sea de compensación.


NOTA:

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Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Do cumento > Anular Documento > Anular documento

� En la pantalla de selección rellenamos los datos de “Sociedad” y “Ejercicio” y

pulsamos el botón .

Sociedad CAC

Ejercicio 2009

NOTA:

Página 139 de 195

� El sistema muestra la siguiente pantalla donde rellenamos los datos de de Sociedad, Ejercicio y Clase de documento.

Sociedad CAC

Ejercicio 2009

Clase de Documento SD


� El sistema muestra una lista de documentos contables. Seleccionamos el documento que desea anular de los que se muestran en pantalla haciendo “doble-click” sobre la línea correspondiente.

� El sistema retorna a la pantalla inicial de la transacción, rellenando los datos que

identifican el documento (“Número de documento” ,”Sociedad” y “Ejercicio” ).

NOTA:

Página 140 de 195

NOTA: El documento no podrá ser anulado sí contiene alguna posición compensada, en esa situación debe realizarse la anulación de la compensación.

� Introducimos el motivo de anulación. Existen 5 motivos de anulación definidos en el sistema:

o 01: Anulación en periodo actual o 02: Anulación en periodo cerrado o 03: Contabilización negativa periodo actual o 04: Contabilización negativa periodo cerrado o 05: Asiento por ajuste de periodificación

NOTA: En caso de que el periodo del documento a anular, este abierto seleccionamos el motivo “01” ó “03”. En caso contrario seleccionamos el motivo “02” ó “04” e introducimos la fecha de contabilización que deseamos para el documento de anulación.

NOTA:

Página 141 de 195

� Verificamos el documento a anular accionando el botón . El sistema muestra el documento contable.

� Volvemos a la pantalla inicial accionando el botón “Back” .

� Registramos la anulación del documento pulsando el botón “Contabilizar” .

� El sistema muestra un mensaje indicando el número de documento generado.


NOTA:

Página 142 de 195

Anular documentos en masa (F.80)


Esta transacción trata la anulación de documento contable en masa.

En el diagrama que se expone a continuación, se muestran las diferentes tipos de anulaciones que se permiten realizar. En esta ficha de prueba, se detalla únicamente el proceso de anulación de documento contable de forma masiva, es decir, anulación de documentos contables que no sean de compensación.


Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Do cumento > Anular Documento > Anular Documentos en Masa

NOTA:

Página 143 de 195

� En la pantalla de selección rellenamos los datos de “Sociedad” , “Nº de

Documento” , “Ejercicio” y “Motivo de anulación” :

Sociedad CAC

Nº de Documento 8000000001

Ejercicio 2009

Motivo de anulación 01

Ejecución test Seleccionamos esta opción

Operaciones Multisociedad Seleccionamos la opción “No tratar”

NOTA:

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NOTA: Los campos pertenecientes a la etiqueta “Delimitaciones generales” se emplean para filtrar o buscar documentos en el caso en los que se desconozca el número de documento y ejercicio. Se puede utilizar conjuntamente con los campos de Sociedad, Nº de Documento y Ejercicio. En ese caso, sólo se anulan los documentos que cumplan todas las condiciones.

� REALIZAR UN TEST DE LA ANULACION

Pulsamos el botón “Ejecutar” . El sistema muestra la siguiente pantalla, con el resultado de la simulación:

NOTA:

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Se indican los documentos susceptibles de ser anulados. También se muestran los documentos que no pueden ser anulados, y su motivo. Se puede visualizar el documento a anular realizando “doble-click” sobre el número de documento.

� REALIZAR LA ANULACION DE LOS DOCUMENTOS

Pulsamos el botón . El sistema muestra una pantalla similar a la anterior, indicando los números de documentos generados en cada anulación:


NOTA:

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3.4. Cuenta

3.4.1. Visualización de Saldos

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten consultar la información relativa a la Gestión de Cuentas.


Visualización de saldos (FS10N)


Esta transacción trata la visualización de saldos de las cuentas.


Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera > Cue nta > Visualización de saldos.

NOTA:

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� En la pantalla de selección rellenamos los datos de “Sociedad” , “Nº de Cuenta” y “Ejercicio” :


Sociedad CAC

Ejercicio 2009

� Pulsamos el botón “Ejecutar” para lanzar el informe.

� El sistema muestra una pantalla similar a la que se presenta a continuación.

NOTA:

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� El informe muestra las siguiente información:

- El saldo inicial de la cuenta procedente del ejercicio anterior en la línea “Arrastre

saldos”. - Las cuantías registradas al DEBE y al HABER por cada periodo del ejercicio

seleccionado. - El saldo de cada período contable. - El saldo acumulado en cada período contable. - El Total Debe, el Total Haber y el saldo total de la cuenta para el ejercicio

seleccionado. � Realizamos “doble- click” sobre la casilla del DEBE para un periodo concreto.

� El sistema muestra los movimientos al DEBE de la cuenta seleccionada para ese periodo.

NOTA:

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� Retornamos a la pantalla de visualización de saldos accionando el botón Back .

� Repetimos la acción realizada anteriormente para las casillas de HABER, SALDO y

SALDO ACUMULADO. En este último caso, saldo acumulado, muestra todos los movimientos desde el primer apunte realizado en la cuenta, hasta el último apunte del periodo seleccionado.


NOTA:

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3.4.2. Visualización Partidas Cuentas de Mayor



Visualización Partidas Cuentas de Mayor (FAGLL03)


Esta transacción trata los la visualización de partidas de las cuentas de mayor.


Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera > Cue nta > Visualización partidas cuentas de mayor.

NOTA:

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NOTA: El informe ofrece 3 criterios principales para mostrar los apuntes o partidas de las cuentas:

� Partidas Abiertas: Este criterio se puede emplear únicamente en las cuentas de mayor que gestionan partidas abiertas. Se permite seleccionar las partidas abiertas en el momento de ejecución del informe, o mediante una fecha de compensación que se indique.

� Partidas Compensadas: Este criterio se puede emplear únicamente en las cuentas de mayor que gestionan partidas abiertas. Se permite seleccionar las partidas compensadas en el momento de ejecución del informe, abiertas en una fecha concreta o compensadas en un periodo concreto.

� Partidas Contabilizadas: Se seleccionan todas las partidas contabilizadas en la cuenta de mayor indicada. El sistema permite filtrar los apuntes contabilizados en un periodo concreto.

� El sistema muestra la siguiente pantalla done introducimos los datos de “Sociedad” ,

“Nº de Cuenta” y “Partidas Abiertas” :


Sociedad CAC

Partidas Abiertas Seleccionar

� Pulse el botón “Ejecutar” para lanzar el informe.

� El sistema muestra una pantalla similar a la que se presenta a continuación.

NOTA:

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NOTA: El informe muestra las partidas abiertas en el momento de ejecutar el informe de la cuenta indicada. Desde esta pantalla se pueden realizar varias acciones, como modificar uno o varios documentos, modificar la disposición del informe, filtrar partidas, realizar subtotales y otra serie de tareas.

� Realice “doble- click” sobre cualquier partida del informe.

� El sistema muestra una pantalla similar a la que se adjunta a continuación.

NOTA:

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� Esta pantalla ofrece información detallada de la partida.

� Retornamos a la pantalla de visualización de partidas accionando el botón .

� Seleccionamos una de las partidas y pulse el botón “Visualizar” situado en la barra de botones el informe.

� El sistema muestra una pantalla similar a la que se expone a continuación.

NOTA: Esta pantalla se corresponde con la posición del documento contable de la partida seleccionada.

� Pulsamos el botón “Resumen” , y visualizamos el asiento completo.

� Pulsamos el botón “Back “ para retornar la pantalla de visualización de partidas.

NOTA:

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� Seleccionamos el campo “Clase de Documento” , realizando un “click” sobre el texto “Cla” de la cabecera del informe.

� A continuación pulsamos el botón “Subtotal” .

� El sistema muestra una pantalla similar a la que se expone a continuación.

NOTA: Se puede observar en el informe, que este se ordena por clase de documento, y se ofrecen subtotales por cada una de las clases de documento.


NOTA: Ejecute nuevamente el informe seleccionando la opción de Partidas Compensadas y posteriormente con la opción de Partidas Contabilizadas.

NOTA:

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3.4.3. Compensar Cuenta Mayor



Compensar Cuenta de Mayor (F-03)


Esta transacción trata la compensación de cuentas de mayor.


Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera > Cue nta > Compensar cta. Mayor.

NOTA:

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� El sistema muestra la siguiente pantalla donde introducimos los datos de “Sociedad” , “Nº de Cuenta” , “Fecha de compensación” y “Otras indicaciones” :


Sociedad CAC

Fecha compensación fecha en la que el sistema realiza la compensación de la partida

Otras indicaciones Selec. Ninguna


� El sistema muestra una pantalla similar a la que se presenta a continuación, en la que se listan todas las partidas abiertas de la cuenta.

NOTA:

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NOTA: Esta lista ofrece la información esencial de cada una de las partidas, su importe, número de documento, clase de documento, fecha de contabilización o fecha de documento. La compensación de partidas se realiza, siempre y cuando se seleccionen partidas con el mismo importe y distinto signo. En la imagen anterior, se indican las partidas que pueden ser objeto de compensación.

� Seleccionamos una de las partidas que desea compensar y pulsamos el botón


NOTA:

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NOTA: Observamos que la columna importe cambia de color. Además, la casilla “Asignados” o “Importe entrado” se actualizan con el valor de la partida. El valor se actualiza en la casilla “Asignados” o “Importe entrado” dependiendo de la naturaleza del importe. La casilla “Sin asignar” ofrece la cuantía pendiente de asignar, para que sea posible realizar la compensación de las partidas.

� Seleccionamos la otra partida que deseamos compensar y pulsamos el botón


NOTA:

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NOTA: Observamos nuevamente que la columna importe cambia de color. Además, la casilla “Asignados” o “Importe entrado” se actualiza. En el caso de que las partidas seleccionadas puedan ser objeto de compensación, la casilla “Sin Asignar” ha de tener el valor cero.

� Accionamos el botón “Contabilizar” .

� El sistema realiza la compensación de las partidas, e informa en la parte inferior del número de documento generado.

NOTA: Si deseamos comprobar que la compensación se ha realizado, debemos utilizar el informe de Partidas individuales de Cuentas de Mayor, expuesto en el caso de anterior.


NOTA:

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3.5. Cierre

3.5.1. Abrir y cerrar períodos contables

Abrir y cerrar períodos contables (OB52)


Esta transacción trata los la apertura y el cierre de los períodos contables.


Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera > Cie rre > Abrir y cerrar periodos contables.

NOTA: El objeto de esta prueba es controlar la apertura y el cierre de los períodos contables dentro de un ejercicio, de tal manera que se limite el registro de los diferentes documentos contables en aquellos períodos en los que esté permitido.

� Buscamos en la columna “Variante” la que corresponda con la sociedad para la que

deseamos cerrar el período contable.

NOTA:

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NOTA: Observamos que existe una Variante de Períodos Contables por cada sociedad financiera y se denomina igual que la sociedad. Esto permite gestionar el cierre y apertura de forma individualizada para cada organismo autónomo.

� Para cada variante existen cinco líneas, una por tipo de cuenta.

NOTA:

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� Los tipos de cuentas disponibles son:

NOTA: El tipo de cuenta permite gestionar el cierre contable por grupos de cuentas. Por ejemplo, podemos cerrar un período contable de tal forma que no se permitan contabilizaciones para terceros acreedores y deudores, pero sin embargo, mantenerlo abierto para contabilizaciones exclusivamente en cuentas de mayor.

� Introducimos el primer intervalo contable:

NOTA:

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- De período: Indicamos primer período contable abierto en la Contabilidad. - Ejercicio: Indicamos ejercicio contable abierto en la Contabilidad y al que hace

referencia el período anterior. - A período: Indicamos último período contable abierto en la Contabilidad. - Ejercicio: Indicamos el ejercicio contable abierto en la Contabilidad y al que

hace referencia el período anterior

De periodo 01

Ejercicio 2009

A periodo 12

Ejercicio 2009

� Introducimos el segundo intervalo contable:

NOTA: Adicionalmente al primer período, podemos indicar un segundo intervalo que desee esté abierto en la contabilidad.

- De período: Indicamos el primer período contable adicional abierto en la

Contabilidad. - Ejercicio: Indicamos el ejercicio contable abierto en la Contabilidad y al que

hace referencia el período anterior. - A período: Indicamos el último período contable adicional abierto en la

Contabilidad. - Ejercicio: Indicamos el ejercicio contable abierto en la Contabilidad y al que

hace referencia el período anterior

NOTA:

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De periodo 13

Ejercicio 2008

A periodo 16

Ejercicio 2008

� Si realizamos modificaciones debemos grabarlas para que se hagan efectivas en el

sistema. Para ello, seleccionamos en la barra superior el botón .

NOTA: Toda contabilización que se intente realizar en algún período / ejercicio no contemplado en esta tabla está prohibido por el sistema.


NOTA:

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3.5.2. Libro Mayor: Arrastre de saldos

Libro mayor: Arratre de saldos (FAGLGVTR)


Esta transacción se engloba dentro de los procesos relativos al cierre contable. Concretamente trata el arrastre de saldos de la Contabilidad General.


Menú Usuario > Menú de Contabilidad Financiera > Ci erre > Libro mayor: Arrastre de saldos.

NOTA: El objeto de esta transacción es realizar el arrastre de saldos en la Contabilidad General, de tal forma que los saldos finales de las cuentas de mayor se trasladen como saldos iniciales al siguiente ejercicio y los saldos finales de la cuentas de pérdidas y ganancias se imputen a la cuenta “1290000000 – Resultados del ejercicio”.

� En la siguiente pantalla introducimos los datos obligatorios descritos a continuación:

- Ledger: Indicamos el ledger de la contabilidad principal. - Sociedad: Indicamos la sociedad financiera para la que deseamos realizar el

arrastre de saldos. - Tipo de registro: Indicamos si se desean arrastrar datos reales o datos

planificados.

NOTA:

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- Versión: Indicamos la versión para la que se desean arrastrar los saldos. Este campo sólo es necesario indicarlo cuando se haya seleccionado el tipo de registro.

- Arrastre al ejercicio : Indicamos el ejercicio al que se quieren arrastrar los saldos.

Ledger OL

Sociedad VISO

Tipo de registro 0 – Datos reales

Versión 1 – Datos plan

Arrastre al ejercicio 2009

� En el apartado “Control de proceso” podemos seleccionar los siguientes campos:

- Ejecución test: marcamos este indicador si queremos ejecutar el proceso en modo “test” para validar los datos. Si no lo marcamos, el sistema entiende que la ejecución del proceso es real y hace los traspasos de saldos.

- Tratar cuentas p.intervalos: Si el volumen de datos a leer por sociedad es tan grande que provoca problemas en la base de datos, debemos fijar ese indicador. En este caso, se forman para cada sociedad varios intervalos de cuenta relativamente pequeñas (un intervalo contiene 100 cuentas) que se seleccionan y se procesan en secuencia.

NOTA:

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� En el apartado “Edición de lista” puede seleccionar los siguientes campos:

- Dar salida lista resultados: si marcamos este campo se muestra un listado con los resultados de la ejecución.

- Saldos individuales cuenta remanente : si marcamos este indicador se detallan individualmente para cada cuenta de pérdidas y ganancias los saldos de aquellas cuentas de resultados que se arrastren a esta cuenta de remanente y aclaren, por tanto, el arrastre de saldos de dicha cuenta.

� Seleccionamos el botón “Ejecutar” en la barra de iconos, .

� El sistema muestra un informe sobre el resultado del proceso de arrastre de saldos.

NOTA:

Página 168 de 195

� En la barra de iconos seleccionamos el botón “Cuentas de balance” . El sistema muestra aquellas cuentas cuyos saldos se están arrastrando el ejercicio siguiente.

� Volvemos a la pantalla anterior, seleccionando en la barra de iconos el botón de

“Volver” , .

� En la barra de iconos seleccionamos el botón “Cuentas de remanente” . El sistema

muestra aquellas cuentas cuyos saldos se están arrastrando al resultado del ejercicio (cuenta de mayor 1290000000).

NOTA:

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� Volvemos a la pantalla anterior, seleccionando en la barra de iconos el botón de

“Volver” , .

� Volvemos a realizar el arrastre de saldos desmarcando el indicador “Ejecución test”

para que la ejecución sea real.


NOTA:

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3.6. Sistemas de información

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permitirán generar los diferentes informes posibles a partir de los datos existentes en el Sistema sobre Contabilidad Financiera.

La relación de informes incluidos en esta carpeta, se irá actualizando de manera continua, ajustándose a los nuevos requerimientos y necesidades que en el futuro puedan surgir. Actualmente, esta carpeta está estructurada en cinco subcarpetas y se encuentran definidos un total de 29 informes:

- Informes de Contabilidad: 10 informes

- Balances y Pérdidas y Ganancias: 7 informes

- Diarios: 5 informes

- Visualización Modificaciones Cuenta de Mayor: 4 informes

- Visualización Modificaciones Documentos: 3 informes

A continuación, vamos a explicar como ejemplo alguno de ellos:

Plan de cuentas (S_ALR_87012326 )


Permite listar todas las cuentas que estén creadas en un determinado Plan de cuentas. Este informe sirve para visualizar datos maestros de cuentas de mayores no específicos de una sociedad financiera. Se suele utilizar para fines de información y documentación.

NOTA:

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Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera> Sist ema de Información >Informes de Contabilidad > Registro Cuentas de Mayor >Plan d e cuentas.

� Accedemos a la pantalla principal, en la que, para lanzar el informe debemos indicar, al menos, el Plan de Cuentas (en nuestro caso PCAC).

NOTA:

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� También podemos utilizar otros criterios de selección para restringir la información a consultar como la “cuenta de mayor” para el que puede indicar un valor o un rango de valores determinado o el “grupo de cuentas”.

� El informe muestra para cuenta de mayor su número de cuenta y la descripción de la misma.


NOTA:

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Listado de plan de cuentas por sociedad (Z53_FIGL_P LAN_SOCI)


Permite listar todas las cuentas que estén creadas en una determinada sociedad financiera. Este informe sirve para visualizar los datos maestros de cuentas de mayores específicos de una sociedad. Se suele utilizar para fines de información y documentación.


Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera> Sist ema de Información >Informes de Contabilidad > Registro Cuentas de Mayor > Lista do Plan de Cuentas por Sociedad.

� Accedemos a la pantalla principal, en la que, para lanzar el informe debe indicar, al

menos, el “Plan de Cuentas” (en nuestro caso PCAC) y la “sociedad” .

NOTA:

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� También podemos utilizar otros criterios de selección para restringir la información a

consultar como el “número de cuenta” para el que puede indicar un valor o un rango de valores determinado o el “grupo de cuentas” .

NOTA:

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� El informe muestra para cuenta de mayor su número de cuenta y la descripción de la misma.


NOTA:

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Listado de Cuentas no creadas en Sociedad (Z53_FIGL _NOSO_SIPC)


Permite listar todas las cuentas que estando creadas en el Plan de Cuenta no están dadas de alta para una sociedad o sociedades financieras.


Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera> Sist ema de Información >Informes de Contabilidad > Registro Cuentas de Mayor > Lista do de Cuentas no creadas en Sociedad.

� Accedemos a la pantalla principal, en la que, para lanzar el informe debe indicar, al menos, el “Plan de Cuentas” (en nuestro caso PCAC) y la “sociedad” .

NOTA:

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� También podemos utilizar otros criterios de selección para restringir la información a consultar como el “número de cuenta” para el que puede indicar un valor o un rango de valores determinado o el “grupo de cuentas” .

� También puede elegirse la forma de visualización, “mostrar lista” o “mostrar matriz”:

- Mostrar lista: En este caso, se muestra una lista con todas las cuentas que NO están dadas de alta en la sociedad seleccionada aún estando creadas a nivel de Plan de Cuentas, mostrando el número de la cuenta y su denominación.

NOTA:

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- Mostrar matriz: En este caso, se muestra una matriz con todas las cuentas que NO están dadas de alta en la sociedad seleccionada aún estando creadas a nivel de Plan de Cuentas, mostrando el número de la cuenta y su denominación e indicando en la tercera columna una “X” que refleja que no existe.

NOTA:

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NOTA: Si la matriz se lanza para varias sociedades, visualmente se puede ver qué cuentas no están creadas en qué sociedades.


NOTA:

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Saldos de cuentas de mayor (S_ALR_87012301)


Este listado lanza una lista de los saldos de las cuentas de mayor para un período contable específico. Permite visualizar el saldo de las cuentas de mayor para una sociedad.


Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera> Sist ema de Información >Informes de Contabilidad > Movimientos Cuentas de Mayor > Sa ldos Cuentas Mayor.

� Accedemos a la pantalla principal, en la que, para lanzar el informe debe indicar al menos, la “Sociedad” , “año del informe” , “período del informe” y un “subtotal en la posición” .

NOTA:

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consultar como la ”cuenta de mayor” para el que podemos indicar un valor o un rango de valores determinado o indicar más subtotales.

NOTA:

Página 182 de 195

� El informe muestra:

- Total Debe del mes del informe. - Total Haber del mes del informe. - Total Debe desde inicio del ejercicio hasta mes del informe incluido. - Total Haber desde inicio del ejercicio hasta mes del informe incluido. - Total Debe acumulado, incluyendo el arrastre de saldo inicial. - Total Haber acumulado, incluyendo el arrastre de saldo inicial.

� Al final de la lista se relacionan, por moneda:

- Los totales por sociedad. - El total de todas las sociedades.


NOTA:

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Saldos de cuentas de mayor (S_ALR_87012277)r


Este listado lanza una lista de los saldos de las cuentas de mayor para un período contable específico. Se corresponde con el Balance de Sumas y Saldos para un ejercicio / período contable.


Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera > Sis tema de Información >Balances y Pérdidas y Ganancias> Saldos de cuentas de mayor.

� Accedemos a la pantalla principal, en la que, para lanzar el informe debemos indicar, al

menos, la “Sociedad” , el “ejercicio” y los “períodos contables” .

NOTA:

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consultar como la ”cuenta de mayor” para el que puede indicar un valor o un rango de valores determinado o el “saldo de la cuenta” .

� El informe muestra:

NOTA:

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- Arrastre de saldos al inicio del ejercicio. - Total del período de arrastre. - Total Debe del período del informe. - Total Haber del período del informe. - Saldos Debe y Haber al final del período del informe (opcional).

� Al final de la lista se relacionan, por moneda:

- Los totales por sociedad. - El total de todas las sociedades.


NOTA:

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Balance/ Cuenta de Pérdidas y Ganancias (S_ALR_8701 2284)


Este informe muestra el balance y cuenta de pérdidas y ganancias para un intervalo de tiempo determinado dentro de un ejercicio, incluyendo comparaciones absolutas y relativas con los valores de un período de comparación.


Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera > Sis tema de Información >Balances y Pérdidas y Ganancias> Balance/PyG

� Accedemos a la pantalla principal, en la que, para lanzar el informe debemos indicar al

menos, la “Sociedad” , la “estructura de balance” (en nuestro caso PCAC), el “año del informe” y los “períodos del informe” , así como el “año de comparación” y los “períodos de comparación” .

NOTA:

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� El informe puede ejecutarse de tres maneras diferentes:

- Lista Clásica.

- Control grid LVA.

NOTA:

Página 188 de 195

- Control Tree LVA.


NOTA:

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Diario de documentos (S_ALR_87012287)


Este informe muestra el diario de documentos para un ejercicio y sociedad. Muestra todos los documentos contables contabilizados en el intervalo de tiempo especificado en los criterios de selección.


Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera > Sis tema de Información >Diarios> Diario de documentos

� Accedemos a la pantalla principal, en la que, para lanzar el informe debemos indicar al menos la “Sociedad” y el “ejercicio” .

NOTA:

Página 190 de 195

� También se pueden indicar otros criterios de selección como la “fecha de contabilización” indicando un valor o in intervalo de valores, la “cuenta de mayor”, así como otras opciones de salida que permiten ver totales o listas detalladas.

� El informe muestra cada uno de los documentos contabilizados.

NOTA:

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NOTA:

Página 192 de 195

Visualizar documento (FB03)


Esta consulta permite obtener una lista de documentos contables según diversos criterios.


Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera > Sis tema de Información >Visualización Modificaciones Documentos > Visualiz ar documento.

� Accedemos a la pantalla principal, en la que debemos pulsar en el botón “Lista

Documentos” .

� Automáticamente, accedemos a la siguiente pantalla, en la que debemos indicar aquellos criterios para los que deseemos filtrar la información

NOTA:

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� En nuestro ejemplo, hemos indicado la sociedad, el ejercicio y un intervalo de fechas de contabilización.


NOTA:

Página 194 de 195

Visualizar modificaciones documentos (S_ALR_8701229 3)


Este listado muestra las modificaciones de los documentos contabilizados en una sociedad y período de tiempo.


Menú Usuario >Menú de Contabilidad Financiera > Sis tema de Información >Visualización Modificaciones Documentos > Visualiz ar modificaciones documentos.

� Accedemos a la pantalla principal, donde, para lanzar el informe debemos indicar, al

menos, la sociedad, el ejercicio y la fecha de contabilización.

NOTA:

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� Una vez indicados, el sistema muestra la siguiente pantalla:


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