Módulo Concurrencia Visado Manual de...

Módulo Concurrencia Visado

Manual de Usuario

MANUAL DE USUARIO: Modulo Concurrencia-Visado Departamento de Tecnología de Información

Marzo 2011 Página 2 de 39

CONTENIDO

1. INGRESO AL MÓDULO E INICIO DE SESIÓN ............................................................ 4

2. MENÚ PRINCIPAL ............................................................................................................. 5

2.1. MENÚ CONCURRENCIA ............................................................................................. 5

2.1.1. CONCURRENCIA CON AUTORIZACIÓN ............................................................. 5

2.1.1.1. Ejemplo de búsqueda de autorización/negación ............................................... 8

2.1.2. CONCURRENCIA SIN AUTORIZACIÓN ............................................................... 9

2.1.2.1. Información del Afiliado ....................................................................................... 10

2.1.2.2. Información del Servicio ...................................................................................... 12

2.1.2.3. Información de Ingreso ........................................................................................ 12

2.1.3. LISTADO GENERAL................................................................................................ 14

2.1.3.1. Búsqueda ............................................................................................................... 14

2.1.3.2. Ver Todos .............................................................................................................. 14

2.1.3.3. Búsqueda Avanzada ............................................................................................ 14

2.1.3.4. Exportar a Hoja de Cálculo ................................................................................. 15

2.1.3.5. Acciones ................................................................................................................. 15

2.1.3.5.1. Ver FORMATO .................................................................................................. 15

2.1.3.5.2. Anular FORMATO ............................................................................................ 15

2.1.3.5.3. Edita FORMATO ............................................................................................... 16

2.1.3.6. Opciones ................................................................................................................ 17

2.1.3.6.1. Visitas ................................................................................................................. 17

2.1.3.6.1.1. Insertar Visita ................................................................................................ 17

2.1.3.6.1.2. Editar Visita.................................................................................................... 18

2.1.3.6.1.3. Anular Visita .................................................................................................. 18

2.1.3.6.2. Notificación ........................................................................................................ 19

2.1.3.6.2.1. Insertar Notificación ...................................................................................... 19

2.1.3.6.3. Seguimiento ....................................................................................................... 20

2.1.3.6.4. Egreso ................................................................................................................ 21

2.1.3.6.5. Suspensión de alta. .......................................................................................... 21

2.1.3.6.6. Formato Ser Madre Hijo .................................................................................. 23



2.1.3.6.6.1. Editar RN........................................................................................................ 24

2.1.3.6.6.2. Eliminar RN.................................................................................................... 24

2.1.3.6.7. VISADO .............................................................................................................. 24

2.1.3.6.7.1. Generación De Nota Débito Automática ................................................... 27

2.1.3.6.7.2. Servicios Glosados ....................................................................................... 27

2.2. VISADO SIN CONCURRENCIA ................................................................................ 30

2.3. Búsqueda de un Documento de Visado ................................................................... 31

2.3.2. Edición de Documento de Visado .......................................................................... 33

2.3.3. Anular Documentos de Visado ............................................................................... 33

2.3.4. Procesar un documento de Visado ........................................................................ 34

2.3.5. Acta de Conciliación ................................................................................................. 34

2.3.6. Visado de una factura guardado anteriormente .................................................. 36

2.4. Validaciones al procesar Visados .............................................................................. 37

2.4.1.1.1. Consecutivo de la ubicación ........................................................................... 37

2.4.1.1.2. Legalización de Nota Debito ........................................................................... 37

2.4.1.1.3. Factura Existente .............................................................................................. 37

2.4.1.1.4. Sumatoria de las glosas excede el valor de la factura ............................... 37

2.4.1.1.5. Visado Procesado ............................................................................................ 38

2.5. Escenarios del Visado ................................................................................................. 38



1. INGRESO AL MÓDULO E INICIO DE SESIÓN

Para ingresar al módulo puede hacerlo desde Intramutual en el menú de

Aplicaciones Web>> Módulo Concurrencia-Visado; cuando la conexión se

realiza a través de la VPN corporativa; cuando se realiza desde Internet se

puede acceder desde la siguiente dirección: http://concurrencia.mutualser.org

Posteriormente, ingresar el usuario y contraseña de OASIS.

Si los datos están correctos deberá cargarse una venta similar a la siguiente:

http://192.168.0.160/

http://concurrencia.mutualser.org/



2. MENÚ PRINCIPAL

Se detallarán a continuación las opciones del menú principal ubicado en la

parte superior de las páginas que conforman el módulo.

2.1. MENÚ CONCURRENCIA

2.1.1. CONCURRENCIA CON AUTORIZACIÓN

Para agregar un nuevo Formato de Concurrencia, clic en el menú

Concurrencia>> Concurrencia Autorización, de igual forma en la parte superior

del listado de sus Formatos en el enlace Agregar.

A continuación se desplegará el formulario para el ingreso de los datos del

Formato de Concurrencia.



Se detallan los campos del formato:

1. Fecha: Muestra la Fecha del Sistema.

2. Usuario: Nombre de usuario en sesión.

3. Autorización: Seleccione tipo de documento Autorización o Negación,

digite el número Largo y clic en botón buscar.

4. Hijo de: Este campo ha sido creado en los casos que el neonato no tenga

documento de identificación.

Se cargarán los siguientes datos automáticamente:

Tipo y número de identificación del afiliado

Nombre completo

Ubicación del afiliado

Alto costo

Edad

Sexo

Programa Especial

Formato

Servicio

IPS (Proveedor)

Diagnóstico 1 y 2

Los campos de color rojo y con asterisco „*‟ no se cargan automáticamente, por

lo tanto deben ser diligenciados antes de procesar el formato de concurrencia.



NOTA: Si la autorización está relacionada con un Programa especial, se

requiere marcar si pertenece o no. Para el Programa DE TODO CORAZÓN,

debe además seleccionar si es Hipertenso o no, el paciente y el tipo de

medicamento.



2.1.1.1. Ejemplo de búsqueda de autorización/negación

1. Escoja Tipo y escriba el número largo de autorización/negación y Clic en

el botón Buscar.

2. Se cargan los datos automáticamente.

3. Proceda a llenar los campos requeridos, se encuentran en color ROJO.

En caso de ser tipo formato POSS se requieren los siguientes datos:

1. Paquete y Tipo de Paquete: Seleccione el pertinente y en el caso de

que no aplique paquete, escoja la opción N/A.

2. Vía de Ingreso: Escoja vía de ingreso (Remitido, Consulta Externa,

Programado-Ambulatorio, Urgencia).

Nota: Cuando se selecciona la opción „Programado-Ambulatorio‟, el

formato se cierra automáticamente.

3. Fecha y Hora de Ingreso: Escriba en las cajas de texto la hora de

ingreso y escoja por medio del calendario la fecha.



Para Insertar el formato Clic en el botón ENVIAR.

Le mostrará las opciones para seguir con el formato de concurrencia:

2.1.2. CONCURRENCIA SIN AUTORIZACIÓN

Aplica para contrato integral, seguimiento pacientes no POSS. Ingrese en el

menú Concurrencia>> Concurrencia sin Autorización.

Se despliega el formato como se muestra en la siguiente imagen:



Se detallan los campos del formato, para mayor comprensión se ha dividido en

bloques:

2.1.2.1. Información del Afiliado

1. Tipo ID: Se listan los diferentes Tipos de Documentos de Identificación,

escoja el correspondiente al afiliado.

2. ID: Escriba el número del documento de Identificación. Para cargar la

información del afiliado de manera automática haga clic en el botón buscar.

Aparecerá una ventana emergente, si la información es correcta clic en

copiar, y acto seguido se reflejarán los datos del afiliado en el formato.

3. Hijo de: Este campo ha sido creado en los casos que el neonato no tenga

documento de identificación.

2.1.2.1.1. Ejemplo de Búsqueda de Afiliado:

1. Escoja Tipo Documento y escriba el número del documento y Clic en el

botón Buscar.

2. Verifique los datos que le muestra la ventana y Clic en copiar.



3. Se agregará la información en el formato.

NOTA: Si el afiliado tiene estado diferente de ACTIVO – ACTIVO BDUA, no dejará

seguir el formato.



2.1.2.2. Información del Servicio

En este bloque usted debe ingresar la información relacionada con:

1. Formato: En esta lista debe escoger que tipo de formato va a diligenciar,

si es tipo POSS o NO POSS.

2. Paquete: Para el caso de los formatos POSS, se habilitará esta lista, el

usuario escogerá el pertinente y en el caso de que no aplique paquete,

escoja la opción N/A.

3. Servicios: Se despliega la lista de Servicios Hospitalarios y Quirúrgicos.

4. Tipo de Paquete: Escoja el tipo de paquete, se cargarán dependiendo

del paquete escogido previamente.

2.1.2.3. Información de Ingreso

1. IPS: Seleccione la IPS del listado que se presenta.

2. Vía de Ingreso: Escoja vía de ingreso (Remitido, Consulta Externa,

Programado, Urgencia).

3. Fecha y Hora de Ingreso: Escoja por medio del calendario la fecha y

hora de ingreso del paciente.

4. Diagnóstico de Ingreso (Principal y secundario): Puede escribir parte

del nombre del Diagnóstico o el código del mismo si lo conoce. De igual

forma puede hacer clic en el icono ( ) para que muestre una ventana

en la cual podrá hacer la búsqueda más amplia de Diagnósticos por

nombre o por código. Escoja el Diagnóstico indicado y éste se reflejará

en el formato.



Ejemplo de Búsqueda de Diagnósticos:

1. Clic en el icono de búsqueda de diagnóstico ( ). Al abrir la ventana,

digitaremos una parte del código o el código completo el diagnostico, de

igual forma lo puede hacer con parte del nombre del Diagnóstico.

2. Escoja el Diagnóstico deseado, haciendo clic en el botón ubicado a la

derecha del nombre del diagnóstico.

2.1.3.4. Programas Especiales

En este bloque del formato se seleccionarán los Programas especiales a los

que pertenece o debería pertenecer el afiliado.



Usted puede marcar más de uno y determinar si pertenece o no al mismo.

Para Insertar el formato Clic en el botón ENVIAR.

2.1.3. LISTADO GENERAL

Para consultar los formatos creados por el usuario en sesión, escoja la opción

Listado General del menú Concurrencia.

2.1.3.1. Búsqueda

Usted puede realizar búsquedas en esta página, escribiendo la palabra (o

palabras) clave.

Por ejemplo si desea buscar un formato por medio de su identificador o

consecutivo, proceda a escribirlo en la caja de texto y clic en el botón buscar.

2.1.3.2. Ver Todos

Lista en su sesión, todos los formatos registrados en su ubicación; a esta

opción se accede a través del enlace Ver Todos.

2.1.3.3. Búsqueda Avanzada

Escoja la combinación de criterios necesarios para ejecutar la consulta, clic en

el botón buscar.

NOTA: Para el Programa DE TODO CORAZÓN, debe seleccionar si es Hipertenso o no

el paciente y el tipo de medicamento.



2.1.3.4. Exportar a Hoja de Cálculo

Para exportar el listado a hoja de cálculo, haga uso del enlace Exportar a Hoja

de Cálculo.

2.1.3.5. Acciones

2.1.3.5.1. Ver FORMATO

Para ver el Formato con la información diligenciada a la fecha clic en el icono

.

2.1.3.5.2. Anular FORMATO

Para anular el formato y TODA la información ingresada clic el icono .

Se pedirá confirmación. Esta operación es irreversible y anulará toda la

información de las diversas opciones.



Para confirmar y proceder a borrar clic en el botón Confirmar Anular.

2.1.3.5.3. Edita FORMATO

Para editar el formato clic en el icono , y debe aparecer una ventana como la

siguiente, en la que solo se puede modificar la Vía de ingreso y la fecha y hora

de ingreso:

NOTA: La fecha de ingreso se puede modificar mientras no se tengan registros de

visitas.



2.1.3.6. Opciones

Se mostrará a continuación las diversas opciones que forman parte de los

bloques de información del FORMATO, Note que si el formato es de una

negación o un formato sin autorización no se mostrará botón de VISADO.

2.1.3.6.1. Visitas

En esta opción se ingresa la cantidad de visitas que se le realiza al paciente en

cada servicio. Con este registro se obtiene el dato de días de estancia por

servicio de cada paciente.

2.1.3.6.1.1. Insertar Visita

Al hacer clic en la opción Visitas se muestra el formulario para el registro de la estancia en cada servicio. Ingrese los siguientes datos:

Servicio (Hospitalarios y Quirúrgicos)

Fecha de Ingreso al servicio

Fecha de Salida del servicio

Luego clic en el enlace INSERTAR, o Cancelar si no desea realizar la acción.



Al ingresar correctamente se muestra mensaje de “Registro agregado Exitosamente”, y se listan las visitas previamente insertadas.

2.1.3.6.1.2. Editar Visita

Para cambiar datos de la visita clic en el icono . Realice los cambios y clic

en el enlace ACTUALIZAR.

2.1.3.6.1.3. Anular Visita

Para anular una visita clic en el icono . Confirme la acción.

2.1.3.6.1.4. Registrar Visitas en el servicio En el servicio listado en Visitas, escoja la opción Visitas en Servicio, la cual desplegará una pantalla como la siguiente.

NOTA: Las visitas no pueden ser anuladas si hay registros de Visitas en Servicio asociadas a esta; se mostrara el mensaje “Este servicio tiene visitas asociadas.”.

NOTA: Las visitas pueden ser modificadas por cualquier usuario diferente al que las realiza.

NOTA: Si no conoce la fecha de salida del servicio puede dejarla vacía, y editarla posteriormente. Tenga en cuenta que para el cierre del formato es requerido mínimo 1 registro de visitas.



Proceda a agregar la cantidad de visitas realizadas, escriba la cantidad y clic

en Insertar. Si requiere adicionar mas visitas clic en el icono de editar ( ).

2.1.3.6.2. Notificación

Las notificaciones de eventos adversos Internos y Externos son registradas en esta opción, y se envía copia vía email al responsable parametrizado.

2.1.3.6.2.1. Insertar Notificación

Al escoger la opción en la pantalla principal nos muestra el formulario para ingresar la notificación.

Se debe diligenciar los siguientes datos:



1. Fecha Notificación: Se escoge en el calendario la fecha en la cual se hace la notificación.

2. Tipo Notificación: Escoger Evento Interno o Externo. 3. Asunto Notificación: Se listan los Nombre del Eventos. 4. Cargo Notificado: Si es un evento Externo se listan los cargos de toda la

Organización. 5. Nombre Notificado: Escoger de la lista la persona a la cual se le hace la

notificación. 6. Cargo y Nombre Notificado2 y 3: Se le enviará el mensaje a las

personas escogidas (opcional). 7. Medio Notificación: Se listan los medios de notificación, (Correo,

telefónico, etc.) 8. Descripción: Espacio para escribir la descripción del evento.

Por último se guarda con el botón Enviar, se envía un correo electrónico de

notificación con los datos a la persona seleccionada.

2.1.3.6.3. Seguimiento

Los aspectos relacionados con auditoria son registrados en esta opción.

Ingrese registros de gestión o seguimiento. Registre la información requerida y

clic en insertar.



Puede editar ( ) o anular ( ) los registros con los iconos correspondientes.

2.1.3.6.4. Egreso

Este formato es el último que se debe diligenciar ya que con esta información se procede al cierre del formato.

En este se registran los siguientes datos.

1. Fecha de Egreso: Escoja la fecha con ayuda del calendario. 2. Motivo de Egreso: Escoja de la lista el motivo de egreso del paciente

(Mejoría, Muerte, Traslado, etc.) 3. Diagnóstico de Egreso: Escriba el código del diagnóstico o parte del

nombre. 4. Se genera plan de Egreso: Escoja SI o No.

Luego de registrar esta información clic en Insertar. Se mostrará un mensaje indicando que el formato ha sido cerrado.

2.1.3.6.5. Suspensión de alta.

En casos que se presente este evento, proceda a buscar el formato, ubique el

botón SUSPENDER DE ALTA, como se muestra en la imagen siguiente:



Al hacer clic en el botón se mostrará en una ventana emergente donde se

explicará motivo, seguido se activa el formato para realizar las acciones

normales de concurrencia.

El registro anterior del egreso queda guardado para posteriores consultas.



2.1.3.6.6. Formato Ser Madre Hijo

Se activa cuando se crea un formato de paquete ginecológico cuyo tipo de paquete es uno de los siguientes:

Cesárea segmentaria transperitoneal.

Cesárea segmentaria transperitoneal mas pomeroy.

Parto vaginal normal. El formato del programa SER MADRE HIJO se habilita en el Listado General, como se muestra a continuación:

Al dar clic se accede a una ventana como la siguiente:

La información de SMH es requerida para cierre de formato.

NOTA: Puede agregar la información de los Recién Nacidos que sean necesarios para el caso de parto múltiple en el enlace >>Para Agregar información de otro RN: Click Aquí

http://192.168.0.87/gema_visado/gema/sh_smhadd.php?id_enc=FOR-9&fecha_enc=2010-11-22



2.1.3.6.6.1. Editar RN

Para editar la información clic en el icono de edición ( ) y proceda a actualizar la información requerida.

2.1.3.6.6.2. Eliminar RN

Esta acción borra el registro seleccionado. Ubique el icono ( ) en el listado y confirme la acción. NOTA: El diligenciamiento de esta información es requerido antes del cierre del Formato.

2.1.3.6.7. VISADO

Al pulsar el botón visado se abre el formato con la información de la concurrencia, y se procede a llenar los datos del visado de facturas: información de la factura y glosas. Desde esta pantalla usted puede generar las notas.

1. Busque el formato de concurrencia (puede usar búsqueda rápida o avanzada), con el ID del paciente, el número de la autorización o el código del Formato.



2. Clic en el botón Visado.

3. Registre la información requerida en Visado (GUARDE O PROCESE

según el caso).

Ubicación: por defecto es la ubicación base del usuario. Si el usuario visa

facturas de otra ubicación, cámbiela escribiendo el código DANE o parte de

nombre del municipio.

Documento: Escoja el tipo de documento Visado Previo o Visado Posterior.

Fecha de Egreso: En caso que no se haya guardado en Concurrencia.

Seleccione en el calendario la fecha de egreso del paciente a la IPS. Clic en

el icono del calendario y clic en la fecha adecuada.



Nro. Factura Inicial: Escriba en este campo el número de la factura inicial.

Este campo se utiliza cuando se hace cambio de factura. Ver Escenario 2.

Valor Inicial: Escriba en este campo el valor de la factura inicial. Este campo

se utiliza cuando se hace cambio de factura. Ver Escenario 2.

Nro. Factura Final: Escriba en este campo el número de la factura. Este es el

campo que se utilizará para las validaciones de los RIPS y generación de la

nota débito, sea cuidadoso al escribir exactamente el número de la factura del

prestador, incluya prefijo.

Valor Final: Escriba en este campo el valor de la factura, este es el campo que

se utilizará para las validaciones de los RIPS y generación de la nota débito,

sea cuidadoso al escribir exactamente el valor de la factura del prestador.

Número de Nota: En caso de haber generado nota el prestador escriba el

número de la misma.

Generar Nota: Seleccione esta opción si se requiere generar en OASIS una

nota débito. Esta se genera con el valor aceptado por la IPS u objetado, en

caso que esté legalizado o no respectivamente.

Legalizado: Indica que el documento de Visado y la nota (si es el caso) ha sido

conciliada con el auditor de la IPS.

Observación: Escriba el texto de la observación, no es obligatorio.

Nota Contable: este campo no es editable, al procesar el visado y si este

genera nota débito se muestran el código del documento en OASIS.

Nota: La observación debe ser sencilla y recordar alguna característica de

calidad. Por ejemplo: LA IPS FALLA EN PERTINENCIA



Facturado: Este campo calcula automáticamente la sumatoria de los valores

facturados en el detalle. No es editable.

Aceptado: Este campo calcula automáticamente la sumatoria de los valores

aceptados por la IPS en el detalle. No es editable.

Objetado: Este campo calcula automáticamente la sumatoria de los valores

objetados en el detalle. No es editable.

Responsable: Funcionario de Mutual Ser que inició sesión en la aplicación.

Esta información se toma también para generar la nota débito, es decir la nota

se crea automáticamente y este usuario queda como responsable de la

generación de la misma.

2.1.3.6.7.1. Generación De Nota Débito Automática

Para generar la nota débito automática en OASIS, marque la opción

GENERAR NOTA antes de procesar el documento.

2.1.3.6.7.2. Servicios Glosados

IMPORTANTE: Para agregar u eliminar renglones del detalle, utilice los

botones “AGREGAR” o “ELIMINAR” respectivamente. Tenga en cuenta que

para eliminar, antes debe seleccionar la caja de chequeo en la columna

Eliminar al final del renglón.

NOTA: En caso que sea el visado sea LEGALIZADO, al momento de procesarlo, el sistema exigirá que se seleccione la Generación de la Nota.



Se describen a continuación las Columnas del detalle del visado:

Renglón: Indica el número el renglón del detalle. Este campo es automático.

Servicio: Digite el código o parte del nombre del servicio y seleccione de la

lista.

Facturado: Escriba el valor que se factura por este servicio en la IPS. (Valor en

la factura).

Objetado: Digite el valor que se objeta.

Aceptado: Escriba el valor que reconoce la IPS luego de la conciliación.

Código de Glosas: Código de la glosa de acuerdo al MANUAL ÚNICO DE

GLOSAS Decreto 4747, escriba parte del código o del nombre de la glosa y

seleccione el adecuado. Solo se restringe la generacion de glosas por tarifas

en el módulo de CONCURRENCIA-VISADO.

Nota: Es importante conocer que se debe digitar minino tres dígitos para el

código o tres caracteres que sean parte de la palabra a consultar.

Autorización: Por defecto la autorización del encabezado. Si existe otra

autorización asociada a la glosa, digite el código de la autorización de servicios

este es el número completo (largo) por ejemplo: 1300100438778.

El concepto de Aceptado quiere decir que la Glosa se aceptó en la IPS con

los códigos definidos por la Resolución 3047.



Justificación: Campo para escribir justificación, opcional.

Para guardar los cambios se presiona el botón “GUARDAR” solo guarda el

documento en estado ACTIVO y puede ser editado posteriormente. También,

puede procesar en esta misma página, presionando el botón “PROCESAR”,

luego de esta acción no se puede editar y el documento pasa a estado

PROCESADO.

Antes de realizar cualquiera de estas dos acciones el sistema pide

confirmación:

Note que se actualizan los campos en el encabezado del documento de visado.



Si no está seguro presione el botón CANCELAR, modifique y proceda a

GUARDAR. De lo contrario clic en ACEPTAR, le mostrará mensaje de

confirmación de guardado y el numero del visado.

4. Clic en el botón SALIR.

2.2. VISADO SIN CONCURRENCIA

Para ingresar Visado sin Concurrencia, clic en el botón VISADO SIN CONCURRENCIA en la página principal del módulo. Debe aparecer una ventana como la siguiente donde se procede a ingresar la información.

Al escoger el ámbito Urgencia, se diligencian todos los campos del formato de visado, iniciando con el Afiliado (escoja tipo y escriba número de identificación).



En caso de escoger Hospitalización o Ambulatorio, se habilitan los campos de tipo y número de autorización para que se carguen los datos de la misma. Proceda a llenar los datos requeridos.

2.3. Búsqueda de un Documento de Visado

Para buscar un documento de visado se debe presionar la pestaña “Buscar”

ubicados en la parte superior de la página.

En la página de búsqueda debemos seleccionar los criterios deseados para la

consulta, es posible realizar consultas por: auditor, documento, estado, factura,

prestador, fecha de inicio y fecha de fin:

2.3.1.1. Criterios

Auditor: Por defecto aparece el nombre del auditor que está en sesión.

Si desea cambiarlo escriba parte del nombre del auditor.

Documento: puede escoger si es un Visado Previo o Posterior, o

TODOS.

Estado: puede escoger entre estado: ACTIVO, ANULADO,

PROCESADO o TODOS.

Factura: digitar el numero de la factura relacionada con el visado que se

desea buscar.



Prestador: Escriba el nit o parte de la razón social del prestador y

seleccione de la lista.

Fecha Inicio y Fin de la consulta: Estas fechas corresponden a las

fechas de creación de los documentos de Visado en el sistema.

Los resultados son listados en la parte inferior de la pantalla. Se listarán

únicamente los Documentos de Visados creados por el usuario (Gema o

Auditor) que se coloque en el campo Auditor, o que cumplan con todos los

filtros establecidos.

Nota: los visados consultados pueden ser modificados solo por el usuario que

los creó.

Note que en la parte inferior se muestra la paginación, usted puede navegar en

la búsqueda por medio de los botones:

Permite ir a la Primera página.

Permite ir a la Última página.

Permite ir a la página Siguiente.

Permite ir a la página Anterior.



O escoja directamente el número de la página.

2.3.2. Edición de Documento de Visado

Solo para Visados en estado ACTIVO. Para editar un documento de visado

debemos seleccionar la opción “Ver Detalle” en el listado de la consulta. Este

es un enlace a una página que muestra toda la información del Visado.

Inicialmente muestra un formulario no editable, para realizar cambios se debe

presionar el botón Editar en la parte superior de la página de edición.

Este formulario tiene las mismas funcionalidades al de crear documento de

visado.

Luego de terminar la modificación proceda a Guardar o procesar según sea el

caso.

La edición de Documentos brinda la posibilidad de Anular y Procesar los

visados creados por el usuario en sesión.

2.3.3. Anular Documentos de Visado

Disponible solo para Visados ACTIVOS.



Para anular un documento de visado se debe presionar el Botón Anular

Documento, el sistema enviará una pantalla de confirmación para garantizar

que desea realizar esta acción.

Esta funcionalidad coloca el estado de un Documento en Anulado y no es

posible deshacerlo desde la aplicación.

2.3.4. Procesar un documento de Visado

Para procesar un documento de visado se debe presionar el Botón Procesar

Documento, el sistema enviará una pantalla de confirmación para garantizar

que desea realizar esta acción.

Esta funcionalidad coloca el estado de un Documento en Procesado y no

permite modificaciones adicionales. Después de esta acción no es posible

cambiar el estado.

2.3.5. Acta de Conciliación

Para consultar un reporte, debe seleccionar el botón reporte en la parte

superior de la página de visado, este muestra una pantalla con los parámetros

para la generación del reporte: Prestador, Fecha de inicio y Fecha de Fin.

Criterios:

Documento: Escoja el tipo de documento para generar el reporte

(TODOS, VV, VP)

Estado: Escoja el estado de los visados por el cual desea filtrar, puede

ser: Procesados o Activos.

Legalizado: Escoja si desea generar el reporte con Visados Legalizados

o No legalizados o Todos.

Prestador: Escriba el nit o parte de la razon social del prestador y

seleccione de la lista.

Fecha Inicio y Fin de la consulta: Estas fechas corresponden a las

fechas de los documentos de Visado. (en la cual fue guardado en el

sistema el documento)

Nota: el reporte muestra la información de los visados creados por el usuario

en sesión.



Una vez diligenciados estos datos se debe presionar el botón reporte y aparece

un cuadro de diálogo para la descarga del archivo en formato PDF, escoja

Guardar.



2.3.6. Visado de una factura guardado anteriormente

El módulo permite rellenar la información común de los visados si se ha

guardado un documento anteriormente de esa factura de ese prestador.

Si existe información anterior le aparecerá una ventana de confirmación para

cargar los datos:

Los datos que se cargan son los siguientes:

Valor Final

Numero de Nota

Tipo y documento

Diagnóstico

Fecha de ingreso y Egreso



2.4. Validaciones al procesar Visados

Antes de procesar un Visado se realizan las validaciones que se describen a

continuación:

2.4.1.1.1. Consecutivo de la ubicación

Cuando se seleccione una ubicación que no tiene consecutivo para el visado, se

muestra un mensaje de error como el siguiente:

2.4.1.1.2. Legalización de Nota Debito

Cuando se selecciona la opción Legalizado Si y no se chequea Generar Nota se

genera el mensaje de advertencia siguiente:

Cuando se se chequea Generar Nota y se selecciona la opción Legalizado, se

muestra un mensaje de advertencia como el siguiente:

2.4.1.1.3. Factura Existente

Cuando la factura que se digito ya se encuentra procesada en Oasis para este

prestador o esta asignada a un visado diferente al de la autorización que se

está trabajando, se muestra un mensaje de error como el siguiente:

2.4.1.1.4. Sumatoria de las glosas excede el valor de la factura

Si existen otros visados procesados para la factura, se valida que la sumatoria

de esas glosas con la glosa que se intenta ingresar NO supere el valor final de

la factura.



2.4.1.1.5. Visado Procesado

Se valida si la factura que se está digitando (para el prestador y numero de

autorización) ya tiene un visado procesado. En caso de ser así se muestra un

mensaje como el siguiente:

2.5. Escenarios del Visado

Escenario 1. Se revisa la factura y no se objeta.

Solamente se diligencia el encabezado del documento de visado. No se

diligencian los campos de Factura inicial y valor factura inicial, y se guarda (o

procesa)

Este caso es para registrar la gestión del usuario en el proceso de revisión de

facturas.

Escenario 2. Cambio de Factura.

El prestador decide cambiar la factura, se deja evidencia de esto en el

documento usando los campos Factura inicial y valor inicial, para la información

de la factura que se ha de reemplazar y los campos factura final y valor final

que corresponde a la información de la factura que llegará a Mutual SER, se

resalta que estos dos últimos datos se toman como referencia en la validación

de los RIPS.

Escenario 3. Generación de Nota débito.

En este escenario no se cambia la factura, el prestador genera una nota

asociada a la factura, el usuario digita el numero de la nota de la IPS en el

campo correspondiente y selecciona GENERAR NOTA.

LA NOTA SE GENERA AL PROCESAR EL DOCUMENTO DE VISADO.



IMPORTANTE: Cuando se procesen las facturas y tengan NOTA DÉBITO

relacionada se envía al correo del usuario que procesó un mensaje como el

que se muestra a continuación:

Éste le indica número de nota, si la nota estaba legalizada (procesa

automáticamente) o no legalizada (permanece activa, pendiente para el trámite

respectivo) y el usuario que generó la nota.

IMPORTANTE AL CREAR DOCUMENTO DE VISADO

Se valida que la autorización sea del afiliado y emitida al prestador

Si el documento de visado está LEGALIZADO, la nota débito toma el valor ACEPTADO IPS.

Si NO FUE LEGALIZADO la nota débito toma el valor OBJETADO.

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