Matriz para la priorización de procedimientos

Nombres y Apellidos: JOSE LUIS ROSALES CASTILLO_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Área: _ _ _ _ AREA DE GESTION INSTITUCIONAL_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _

Cargo: _ _ _ _ESPECIALISTA EN RACIONALIZACION _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _

UGEL No: _ _06 _ _ _ _ _ _ _ _ _ Fecha: _ 19_ /_03 _ /_2015 _ _ _

Estimado Director:

A fin de continuar con la cuarta etapa de la consultoría correspondiente a la “simplificación de procedimientos de las UGEL”, es necesario como primer paso, priorizar los procedimientos para determinar los 30 procedimientos comunes a las siete UGEL, que requieren ser analizados y simplificados.

Con esta finalidad, le remitimos una matriz de priorización que incluye un listado de procedimientos de las UGEL,esta propuesta ha sido elaborada a partir de la revisión de los documentos internos de las UGEL y del MINEDU(TUPA, MAPROS y otros).

Ponemos a su disposición el siguiente instrumento para que,a partir de la lista, evalúe la prioridad de los mismos, teniendo en cuenta que se trabajará en la simplificación y mejora de 30 los procedimientos priorizados. A continuación se describen las instrucciones para la utilización del instrumento.

Instrucciones:

1. Revise la lista de procedimientos TUPA y procedimientos internos, e identifique los procedimientos de su institución.

2. Priorice cada procedimiento considerando cinco (5)criterios:

a) Demanda del procedimiento: ¿Qué tan frecuentes son los requerimientos de los usuarios (internos y externos) por el servicio ofrecido con el procedimiento?

b) Importancia del procedimiento: ¿Qué tan significativo es el impacto de la mejora del procedimiento para el logro de los objetivos de la institución y la satisfacción de los usuarios (internos y externos)?

1

c) Complejidad: ¿Cuántas unidades/oficinas/equipos de trabajo intervienen en la atención del requerimiento del usuario? ¿Cuántas veces intervienen las unidades/oficinas/equipos de trabajo en la atención del requerimiento del usuario?

d) Tiempo empleado: Nivel de incumplimiento de tiempos en los procedimientos, ¿Qué tan frecuentes son los vencimientos de fechas en el procedimiento?

e) Nivel de Insatisfacción del usuario: ¿Qué tan insatisfecho se encuentra el usuario con el procedimiento?

Para evaluar los criterios, utilice una escala del 1 al 5. Donde:

1= Muy Baja 2= Baja 3= Media 4= Alta 5=Muy Alta

MATRIZ DE PRIORIZACIÓN

  CRITERIO DE PRIORIZACIÓN

N° NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CLASIFICACIÓN Demanda Importancia Complejidad Tiempo empleado

Nivel de insatisfacción

del usuario

1 Autorización de ampliación de nivel de institución educativa privada TUPA  3  3 2 3 1

2Autorización de funcionamiento de institución educativa privada EBR, EBE EBA y técnico productivo

TUPA  3 4  3 3 2

3 Bonificación personal Interno  1  2 4 4 4

4 Bonificación familiar TUPA  2  2 4 4 4

5 Cambio de director de institución educativa privada TUPA  4  5 2 3 1

6 Cese y pensión provisional TUPA  3  3 4 4 3

7 Constancia de pago de remuneraciones y pensiones TUPA  3 2  4 4 3

8 Constancia de ubicación geográfica TUPA  2  1 2 2 1

9 Contrato de personal docente y administrativo TUPA  5  5 3 3 3

10 Expedición de resolución de modificatoria y rectificatoria TUPA  2 3  3 2 2

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MATRIZ DE PRIORIZACIÓN

  CRITERIO DE PRIORIZACIÓN

N° NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CLASIFICACIÓN Demanda Importancia Complejidad Tiempo empleado

Nivel de insatisfacción

del usuario

11Expedición certificados para alumnos de instituciones educativas recesadas o clausuradas

TUPA  4  4 2 2 3

12 Informe escalafonario TUPA  4  4 2 2 1

13 Licencia por enfermedad - maternidad TUPA  3  3 3 4 2

14 Licencia sin goce de haber TUPA  3  3 3 3 4

15 Pase de UGEL TUPA  2  1 2 2 1

16 Reasignación de personal TUPA  2 3  3 3 3

17 Reconocimiento de pago por crédito depositado TUPA  2  2 3 3 3

18 Recurso de reconsideración TUPA  2  2 3 4

19 Subsidio por luto y gastos de sepelio TUPA  3  3 3 4 4

20 Visación de certificados de estudios TUPA  5  5 2 2 3

21 Aprobación del presupuesto analítico de personal TUPA  4  4 4 4 2

22 Racionalización de personal TUPA  4  4 4 4 4

23 Cambio de denominación de Instituciones Educativas Privadas TUPA  2 1  3 3 2

24 Traslado de una institución o programa educativo privado TUPA  3  2 2 2 2

25Cambio de propietario de una institución educativa privada - transferencia de derecho y responsabilidad de propietarios

TUPA  3 3  2 2 2

26 Supervisión y monitoreo a las instituciones educativas TUPA  4 3  2 4 3

27 Expedición de constancia de notificación de resolución directoral TUPA  2  2 3 4 4

28 Entrega de materiales educativos a instituciones educativas (libros y textos) TUPA  4 5  3 4 4

29 Entrega de materiales educativos a usuario TUPA  5 5  2 4 4

30 Actualización del inventario físico de la sede UGEL Interno  1 3  4 4 1

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MATRIZ DE PRIORIZACIÓN

  CRITERIO DE PRIORIZACIÓN

N° NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CLASIFICACIÓN Demanda Importancia Complejidad Tiempo empleado

Nivel de insatisfacción

del usuario

31

Control y revisión de papeletas de movilidad y otros y su afectación presupuestal con cargo al fondo para pagos en efectivo

Interno  3 3  1 2 3

32 Control interno presupuestal de órdenes de compra y de servicio Interno 2  3  3 4 2

33 Control interno presupuestal de comprobantes de pago Interno  1 1  2 3 1

34 Revisión de los libros cajas de las instituciones educativas TUPA 3   3 2 3 1

35 Pago de cheque de remuneraciones y pensiones Interno  4  4 3 3 4

36Captación de recursos directamente recaudados y su depósito al Banco de la Nación.

Interno  4  3 3 3 1

37 Trámite de subsidio ante ESSALUD TUPA  2  2 3 3 2

38 Registro y control de licencias por salud TUPA  2  2 3 3 1

39 Atención médica a alumnos de las instituciones educativas TUPA 2  3  3 3 4

40 Programa de salud para los trabajadores de la UGEL Interno  2 3  3 4 2

41 Trámite de subsidio por lactancia TUPA  3 3  3 4 4

42 Inscripción ante ESSALUD del personal titular y derecho habiente TUPA  2 3  2 4 4

43Verificación y opinión sobre disponibilidad de infraestructura para la apertura de Instituciones Educativas Privadas

TUPA  4  4 3 3 2

44Verificación y opinión sobre disponibilidad de infraestructura para la ampliación de Instituciones Educativas Privadas

TUPA  4 4  3 3 2

45 Constancia de no adeudar documentos TUPA  2  3 1 1 1

46 Monitoreo del envío virtual del censo de matrícula y local escolar TUPA  1 2  1 1 1

47 Monitoreo del envío virtual del resultado del ejercicio educativo TUPA  1 2  1 1 1

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MATRIZ DE PRIORIZACIÓN

  CRITERIO DE PRIORIZACIÓN

N° NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CLASIFICACIÓN Demanda Importancia Complejidad Tiempo empleado

Nivel de insatisfacción

del usuario

48 Ratificación de director de una Institución Educativa Privada TUPA  3  3 2 3 1

49 Registro de APAFA y consejo de vigilancia TUPA  3  3 3 2 1

50 Resolución de CONEI TUPA  2 3  2 3 3

51 Monitoreo y asesoramiento de APAFAS TUPA  2 2  2 3 3

52 Aprobación de certificaciones presupuestales Interno  5 5  2 2 4

53 Evaluación trimestral del POI Interno  3 3  3 4 1

54 Formulación anual del POI Interno  3 4  4 4 3

55Capacitación a directores y a docentes de las instituciones educativas por redes educativas

TUPA  2 3  2 4 1

56Supervisión, monitoreo y acompañamiento a directores y docentes de las instituciones educativas

TUPA  4 4  2 3 1

57Reuniones informativas y de trabajo con directores, subdirectores, coordinadores de áreas por redes educativas

TUPA 3  3  4 3 1

58 Consolidado de información de horas efectivas de las instituciones educativas TUPA  3 2  3 4 1

59 Opinión pedagógica de convenios y/ auspicios TUPA  2 3  3 2 1

60 Autorización de excursiones y paseos TUPA  2 1  2 2 1

61 Reconocimiento de Comités TUPA  1 1  2 2 1

62 Trámite en relación a denuncias sobre aspectos técnico pedagógico TUPA  2 3  3 2 1

Otros procedimientos que considere deben priorizarse para la simplificación y mejora

63 Generacion de Codigo Modular de IIEE de reciente creacion 4 3 3 4 3

64 Proceso Administrativo Disciplinario 3 3 4 4 3

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GERENS agradece su disposición, apoyo y contribución al desarrollo de esta matriz y de la presente consultoría.

El presente formato deberá ser enviado a más tardar el miércoles 18 de marzo de 2015. Posteriormente a ello, el equipo de GERENS sistematizará el resultado de las siete UGEL y se convocará a una reunión a los directores para consensuar el resultado de los 30 procedimientos que deben ser priorizados.

Nuevamente agradecemos su importante contribución.

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