UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO

FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN

DIVISIN DE SISTEMA DE UNIVERSIDAD ABIERTA

MATERIAL DIDCTICO PARA LA ASIGNATURA DECONTRALORIA

P r e s e n t a: C. P. CARMEN MARTINEZ ESTRELLA

MXICO, D. F. 2006

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I N D I C E

I-FUNCION DEL CONTROL EN LAS ORGANIZACIONES.

II.-CONTRALORIA Y TESORERIA.

III.-LAS TECNICAS DE PLANEACION Y CONTROL.

IV.-CONTROL ADMINISTRATIVO, CONTROL FINANCIERO Y CONTROL CONTABLE.

V.-CON TRALORIA Y TOMA DE DECISIONES.

VI.-LA CONTRALORIA Y LA AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA.

TEMARIO DETALLADO DE LA ASIGNATURA.

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I.- FUNCIN DEL CONTROL EN LAS ORGANIZACIONESA.

1.- Entidades. .A. Concepto.B. Clasificaciones.C. Funcin financiera.

1.- Estructura del rea financiera.D. Responsables de la funcin financiera.E. El proceso administrativo y la funcin financiera.

1.-El control, fase del proceso administrativo.F. Administracin financiera.

1.- Concepto.2. - Objetivo.

2. Funcin del control.A. Concepto.B. Objetivos.C. Importancia.

3. Las organizaciones y su administracin..A. Concepto.B. Objetivos.C. Importancia.

4. La funcin del control en la administracin de las organizacionesA. Concepto.B. Objetivos.C. Importancia.

II.-CONTRALORIA Y TESORERIA.1. Tesorera.

A. Concepto.B. Objetivos.C. Importancia.D. Caractersticas.E. Funciones y actividades.F. Responsabilidades.G. Ubicacin en la estructura de las organizaciones.H. Informacin que genera.I. Tesorera y su relacin con otras reas de la organizacin.J. Perfil del Tesorero.

2. Contralora. Concepto, Objetivo, Importancia.A. Caractersticas.B. Funciones.C. Responsabilidades.D. Ubicacin en la estructura de las organizaciones.F. Informacin que genera.G. Relacin y diferencias con tesorera.H. Perfil del contralor.I. El licenciado en Contadura como contralor.

1. Capacidad profesional.2. Su relacin en otras reas de la organizacin.

III. LAS TCNICAS DE PLANEACIN Y CONTROL.A. Concepto.B. Objetivos.

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C. Importancia.D. Caractersticas.E. Ventajas.F. Consideraciones para su aplicacin.G. Proceso para su aplicacin.

IV. CONTROL ADMINISTRATIVO, CONTROL FINANCIERO Y CONTROL CONTABLE.

1. Control administrativo.A. Concepto.B. Objetivos.C. Importancia.D. Caractersticas.E. Tareas especficas a desarrollar.F. Consideraciones para su implantacin.G. Proceso para su implantacin.H. El Licenciad en Contadura ente el control administrativo.

1. Capacidad profesional.2. Su relacin con otras reas de la organizacin.

2. Control financiero.A. Concepto.B. Objetivos.C. Importancia.D. Caractersticas.E. Tareas especficas a desarrollar.F. Consideraciones para su implantacin.G. Proceso para su implantacin.H. El Licenciad en Contadura ente el control financiero.

1. Capacidad profesional.2. Su relacin con otras reas de la organizacin.

3. Control contable.A. Concepto.I. Objetivos.J. Importancia.K. Caractersticas.L. Tareas especficas a desarrollar.M. Consideraciones para su implantacin.N. Proceso para su implantacin.O. El Licenciad en Contadura ente el control contable.

1. Capacidad profesional.2. Su relacin con otras reas de la organizacin.

V. LA CONTRALORIA Y LA AUDITORA INTERNA Y EXTERNA

A. Proceso para la toma de decisiones.B. Programas de ejecucin.C. Programas de supervisin.D. Estudios de evaluacin.

1. Ajustes

VI. LA CONTRALORA Y LA AUDITORA INTERNA Y EXTERNA

1. Contralora y auditora interna.A. Ubicacin de la Contralora y auditora interna en las organizaciones.B. Relacin entre contralora y auditora interna.

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1. Informes.2. Funciones.C. Definicin de funciones.D. Coordinacin de funciones para lograr la eficiencia.

2. Contralora y auditora externa.A. Ubicacin de la auditora externa en las organizaciones.B. Relacin entre contralora y auditora externa.

1. Informes.2. Funciones.

C. Coordinacin de funciones para lograr eficiencia.

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UNIDAD I

1. FUNCIN DEL CONTROL EN LA ADMINISTRACIN1.1. ENTIDADESA) Concepto

Es un conjunto de recursos materiales y humanos que realiza actividades econmicas como escomprar, transportar y vender satisfactores, todo esto coordinado por una autoridad y en la mayorade los casos con la aportacin de varias personas que toman decisiones con el fin de obtener losresultados para los que fue constituida.

B) Clasificaciones

Las entidades pueden ser: pblicas, privadas, mixtas, personas fsicas o morales y lucrativas y nolucrativas.

Por el nmero de personas que lo integran se clasifican en:

Individuales fsicasColectivas- morales

Por su aportacin de capital:

La empresa privada: es aquella en la que los particulares invierten capital con el fin de obtenerganancias.

La empresa pblica: se constituye con capitales pblicos o estatales, estas se crean con e fin desatisfacer necesidades sociales y no con el propsito de obtener ganancias.

Descentralizadas: estas las constituye el Estado, pero estas tienen su propia personalidad jurdica,patrimonio y se rigen con sus propias normas.

Centralizadas: en estas sus organismos estn integradas por la jerarqua que encabezadirectamente el poder Ejecutivo del pas.

Estatales: estas pertenecen ntegramente al Estado, tienen personalidad jurdica, no poseen unaforma privada, se dedican a una actividad econmica y estn sometidas al derecho pblico yprivado.

Mixtas: son las que se constituyen con la fusin del capital pblico y privado para la produccin debienes y servicios.

Segn la actividad que desarrolla:

Comerciales:Mayoristas: son las que se dedican a realizar ventas a gran escala a otras empresas (minoritarios)

Minoritarios: estas empresas se dedican a la venta de productos en forma detallista o al menudeoal pblico en general.

Comisionistas: venden los productos que compran a los proveedores, recibiendo por este conceptouna comisin.

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IndustrialesExtractivas: su actividad consiste en extraer recursos naturales que pueden ser o no renovablesque se encuentran en la naturaleza.

Manufactureras: se encargan de la transformacin de los recursos naturales que han sidoextrados, convirtindolos en productos terminados.

Agropecuarias: se dedican a la explotacin de los campos a travs de la agricultura y la ganadera.

Segn la finalidad que persiguen:

LucrativasDe servicio

C) Funcin financiera

Algunos expertos en administracin financiera consideran que esta rea es la responsable deobtener los mejores resultados en el origen y aplicacin y los fondos de la empresa y podercontestar a dos preguntas fundamentales:

a) Qu cantidad de fondos debe estar en esta actividad?b) Especficamente en que deben invertirse?

Por lo tanto la funcin financiera es la responsable de planear, obtener y administrar los recursosfinancieros necesarios para que la empresa logre sus objetivos de operacin y expansin,manteniendo una adecuada estructura financiera y de inversiones, satisfaciendo las condiciones deliquidez y rentabilidad.

Estructura del rea financiera

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D) Responsables de la funcin financiera.

El controlador y el tesorero son los responsables de proporcionar toda la informacin financiera alVicepresidente de Finanzas.

El tesorero es el encargado de coordinar las actividades financieras como la planeacin yobtencin de recursos, administracin de efectivo, crdito y cobranzas, seguros y fianzas, etc., ascomo la toma de decisiones de gastos de capital, el manejo de crdito y administracin de lasinversiones.

El controlador, su responsabilidad como su nombre lo indica es el de controlar todo lo relacionadocon los aspectos contables, la administracin fiscal, el procesamiento de datos, la contabilidad decostos y financiera, as como todo lo relacionado con las compras de inmuebles y equipo, etc.

E) El proceso administrativo y la funcin financiera

1. El control, fase del proceso administrativoEl proceso administrativo es de suma importancia para que la funcin financiera de las empresas,se lleve a cabo correctamente, ya que como resultado de la planeacin, organizacin, ejecucin yel control, el encargado del rea de finanzas puede fijar sus metas u objetivos a realizar a travs dela correcta planeacin de las estrategias a seguir, as como saber dirigir correctamente todos losfactores que influyen en la administracin de los recursos de la empresa y, por lo tanto, el controlaren forma eficaz, y en caso de existir desviaciones, hacer las correcciones necesarias y as llegar alas metas u objetivos planeados.

F) Administracin financiera

1. Concepto

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Administracin es el proceso por medio del cual el hombre trata de introducir orden y aplicardireccin y control adecuados en las diversas instituciones de la sociedad para lograr determinadosobjetivos, incluyendo en esto el bien comn.(Tomado de la Administracin Moderna y de los Sistemas de Informacin. Joaqun GmezMorfn)

La administracin financiera son todas las actividades que realiza el encargado de finanzas de unaempresa del tipo que sea, como puede ser financiera no financiera, pblica o privada, lucrativa o nolucrativa, como son el de preparar presupuestos, manejo de efectivo, obtencin de crditos,analizar inversiones para obtener mejores beneficios.

2. ObjetivoEl objetivo de la administracin financiera es lograr las metas u objetivos que fueron planeados conel objeto de maximizar el nivel financiero de los accionistas de la empresa con el control yseleccin adecuada de los sectores que les de mayor rentabilidad o productividad.

2. FUNCIN DEL CONTROL

Es la actividad que se realiza por medio de la supervisin y comparacin de los resultadosobtenidos contra lo presupuestado y poder determinar si se han logrado los objetivos, en casocontrario establecer las medidas correctivas que sean necesarias.

Algunas otras definiciones de control:

BURT K. SCALAN.- El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdocon los planes establecidos.

GEORGE R. TERRY.- El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizndolo ysi es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle deacuerdo con lo planeado.

HERRY FAYOL.- Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con lasinstrucciones emitidas y con los principios establecidos.

OBJETIVO

El objetivo es el de verificar que todas las operaciones que se realizan en una empresa, se estnllevando a cabo tal como se haban presupuestado (planeado), estableciendo sistemas para mediry corregir las desviaciones a su debido tiempo, aplicando los sistemas de control para cada caso.

Hay ciertos elementos que son bsicos o esenciales en el control, como son:

1. llevar a cabo la supervisin de las actividades realizadas2. Que existan presupuestos o estndares para determinar desviaciones en los resultados3. El control permite la correccin de errores o desviaciones en las actividades programadas

IMPORTANCIA

La importancia radica en que una empresa logre sus objetivos, ya que este tiene injerencia entodas las actividades de la empresa, por medio de la vigilancia con el fin de ver que se cumplancon los planes formulados y de esta forma lograr los objetivos de la empresa.

3. LA ORGANIZACIN Y SU ADMINISTRACIN

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CONCEPTO

Este punto esta implementado en el tema Proceso administrativo y la funcin financiera

OBJETIVO

El objetivo principal, es el de coordinar, aprovechar de manera eficaz y efectiva los recursoshumanos, tcnicos y financieros para lograr el objetivo de alcanzar el resultado que espera laentidad.

IMPORTANCIA

Una buena administracin es de suma importancia en la organizacin, porque esta ser la guapara lograr los objetivos de la misma ya que de no seguirse un procedimiento adecuado, basadoen una buena planeacin, organizacin, direccin, y se complemente con el control de laoperaciones, es casi seguro que fracase cualquier organizacin, por lo tanto, es necesario que secuente con una buena estructura administrativa.

4. FUNCIN DEL CONTROL EN LA ADMINISTRACIN DE LAS ORGANIZACIONES

CONCEPTO

Es la medicin que se hace de los resultados actuales y pasados comparados con los esperados,ya sea en su totalidad o parcialmente, con la finalidad de corregir, mejorar y formular nuevospresupuestos, por lo tanto, el control es la comparacin de lo obtenido con lo esperado.

Para Robbins, el control puede definirse como el proceso de regular actividades que aseguren quese estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa

Sin embargo Stoner la define de la siguiente manera El control administrativo es el proceso quepermite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas

El control debe tener ciertos elementos que son bsicos o esenciales:

1. Debe realizar un proceso de supervisin de las actividades realizadas2. Que existan estndares o patrones establecidos para poder medir las desviaciones de los

resultados3. El control permite corregir errores de las desviaciones en los resultados en las actividades

realizadas4. Por ltimo a travs del control se deben planear las actividades y objetivos a realizar,

despus de haber efectuado las correcciones necesarias

Concluyendo, se puede definir el control como la funcin que permite la supervisn, comparacinde los resultados obtenidos contra los resultados esperados, asegurando que la accin dirigida, seest realizando de acuerdo con los planes de la organizacin.

OBJETIVO

Es garantizar que la administracin de la organizacin utiliza los recursos materiales y financierosen forma efectiva y eficiente para lograr las metas establecidas por medio de la implantacin desistemas que permitan supervisar el progreso y realizar los cambios que sean necesarios,asegurando el cumplimiento de las metas planeadas desde su inicio.

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Como podemos observar, el control compara, discute y critica, tiende a estimular la planeacin, asimplificar actividades en la organizacin implantando sistemas que evalen la actuacin de lasdiferentes unidades operativas y/ o centros de responsabilidad, para llegar al logro de los objetivosgenerales de la entidad.

IMPORTANCIA

La funcin del control en la administracin de las organizaciones es muy importante debido a quepor medio del control se evala y corrige el desempeo de las labores de los subordinados yasegurarse de que los objetivos y metas de la organizacin se estn llevando a cabo, adems elcontrol es la ltima de las funciones del proceso administrativo, con esto se cierra el ciclo delsistema la proporcionar retroalimentacin respecto a las desviaciones importantes contra loplaneado.

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UNIDAD IICONTRALORA Y TESORERA

1) TESORERAa) CONCEPTO

TESORERA: es el departamento financiero que se encarga de la administracin del dinero, por lotanto, la funcin principal del tesorero es: la administracin, custodia de los fondos de la empresa.

El tesorero en algunas empresas ocupa otro puesto como puede ser gerente de finanzas y enempresas de mediana posicin ocupa el puesto de contralor.

b) OBJETIVO

El principal objetivo es el de obtener los mejores beneficios de capital, fondos y recursosnecesarios para la marcha de la empresa, de manera que se mantenga una administracin yequilibrio, de acuerdo con los planes establecidos, principalmente con el fin de optimizar losrecursos y rendimiento de los mismos.

c) IMPORTANCIA

Es de suma importancia en una empresa el departamento de tesorera, debido a que todaempresa, requiere de recursos financieros para seguir adelante. Una empresa que no tengasuficientes fondos financieros no podr subsistir, por lo tanto, es importante una estructurafinanciera debidamente organizada para la obtencin de recursos y as poder seguir adelante en elmercado, coordinar y asignar fondos a los departamentos de la empresa que as lo requieran ynecesiten.

Resumiendo la tesorera es importante en una empresa, ya que esta debe proveer, planear, dirigir,organizar, integrar y dirigir, las finanzas de la empresa con el objeto de maximizar la utilidad atravs de las inversiones de sobrante de efectivo, obtener mejores condiciones de crdito y todo lorelacionado con el capital aportado por los inversionistas.

d) CARACTERSITCAS

Debe tener relacin con el director de Finanzas. Mantener relacin con instituciones de crdito y de inversin. Es el responsable de preparar el presupuesto de las necesidades financieras y de los

requerimientos de la empresa, as como del manejo del flujo de efectivo. Es el responsable de la emisin y manejo de los valores combinados de la empresa. Custodia los fondos de la empresa y vigila todas las actividades de la caja y nmina. Es el principal contacto de la compaa con la comunidad financiera. Es el responsables de los planes financieros a largo y administracin de los prstamos a

corto plazo. Su mayor responsabilidad es asegurarse que existan fondos disponibles para cubrir todos

los requerimientos de la empresa.

e) FUNCIONES Y ACTIVIDADES

1. Custodiar los fondos y valores de la entidad2. Establecer, controlar, administrar y cancelar las cuentas bancarias (cheques, de inversin,

etc.)

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3. Lograr la recuperacin de la cartera de la entidad observando cabalmente los lineamientosdel manual al respecto.

4. Controlar administrativamente las entradas y salidas de efectivo.

5. Formular y presentar los correspondientes informes.6. Firmar y entregar las acciones (o certificados) que amparen aportaciones de capital.7. Tener primera o segunda firma (segn la importancia del tesorero) en las cuentas de

cheques y dems documentos firmables a bancos (pagars, aceptaciones, etc.): estoimplica tambin firmar mancomunadamente ttulos de crdito para obtener financiamientospara la entidad, bsicamente a proveedores y acreedores.

8. Custodiar, controlar y actualizar el registro de los accionistas.9. Proponer y programar los informes financieros asignados y derivados del puesto.10. Asesorar a los dems ejecutivos sobre asuntos financieros.11. Desarrollar las dems funciones relacionados con el puesto y las finanzas de la entidad.

f) RESPONSANSABILIDADES1:

1. Obtencin de capital, fondos y recursos, incluyendo en su caso el establecimiento, controly actualizacin de los correspondientes convenios.

2. Relacin con los inversionistas: Establecer y mantener un adecuado mercado para losvalores de la entidad y mantener una adecuada y estrecha relacin con los banqueros,posibles inversionistas, analistas financieros y accionistas.

3. Relaciones bancarias y custodia de efectivo y valores: Mantener los acuerdos con losbancos para recibir, custodiar y desembolsar el dinero y los valores de la entidad.

4. Revisar los aspectos financieros de las operaciones de inmuebles y arrendamientosfinancieros y operativos.

5. Crdito y cobranzas: Establecer las polticas para concesin de crdito y la recuperacinde la cartera, supervisar los acuerdos para financiar las ventas a plazos y, en su caso losplanes de arrendamiento financiero u operativo.

6. Inversiones: Establecer y coordinar las polticas para controlar la inversin de fondos (depensiones, fideicomisos, etc.) invertidos segn se requiera; esta responsabilidad se refierea todo tipo de inversiones burstiles, de renta fija o variable, a corto y largo plazo.

7. Financiamiento a corto plazo: Establecer y mantener las adecuadas fuentes definanciamiento, contratarlas, removerlas, vigilar el cumplimiento de los correspondientesconvenios con los acreedores, descontar la cartera, contratar prstamos puente o directos,etc.

8. Seguros: Desarrollar adecuadas relaciones con aseguradoras y afianzadoras, contratar losseguros y fianzas que se requieren y vigilar la suficiencia de sus coberturas, riesgos yprimas.

9. En caso de apoyar irrestricta e ilimitadamente al Gerente financiero

1 Datos tomados de El Contralor responsabilidades y funciones de Vctor Paniagua Bravo/ Miriam PaniaguaPinto. Editorial ECAFSA

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g) UBICACIN DE LA ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACIONES

h) INFORMACIN QUE GENERA

La informacin que genera y proporciona a los ejecutivos de la empresa entre otras son:

Estado de la situacin financiera de la empresaEstado de flujo de efectivoEstado de origen y aplicacin del capital de trabajoEstado de inversin de valores a corto y largo plazoPreparacin y/ o supervisin de las estadsticas requeridas interna y externamente.

i) TESORERA Y SU RELACIN CON OTRAS REAS DE LA ORGANIZACIN

Entre la tesorera y la contralora existe una estrecha relacin, debido a que el tesorero en unaorganizacin debe presentar sus informes o reportes a su jefe inmediato que es el contralor y estea su vez los presentar a sus superiores.

As como con todos los departamentos de la empresa como puede ser: el departamento de crditoy cobranzas, compras, nminas, el departamento de produccin, etc.

2. CONTRALORA

CONCEPTO: Contralora es la actividad encargada de la planeacin para el control, informacinfinanciera, valuacin y deliberacin, administracin de impuestos, informes al gobierno,coordinacin de la auditora externa, proteccin de los activos de la empresa y la valuacineconmica.2

2 CP Samuel Fernndez Chvez. Posicin del contralor dentro de la organizacin en un curso de la contraloraprctica, Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas, Mxico 1971

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OBJETIVO: Mantener la solidez financiera, la integridad patrimonial a travs de un control quegarantice la proteccin de las propiedades de las organizaciones.

Obtener rendimientos que vayan de acuerdo con la inversin, promoviendo la mximaeficiencia posible.

El objetivo principal es el de alcanzar el crecimiento sano y continuo de la empresa, basado esto enuna buena planeacin a largo plazo y en decisiones acertadas sobre proyectos alternativos deinversin.

IMPORTANCIA: Actualmente la contralora se esta colocando dentro de un primer plano detrascendencia, en razn de que las presiones econmico-sociales de nuestra poca, las empresasse ven obligadas a ejercer un mayor cuidado en la obtencin de recursos y canalizacin de losmismos, y a enfatizar en mantener mayores y mejores controles sobre las operaciones.

a) CARACTERSTICAS

Su principal caracterstica es la de revisar y verificar todas las operaciones antes de pasar lainformacin.

b) FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

La ms conocida y autorizada compilacin de funciones de contralora es la emitida por el Comitde tica y Normas de Elegibilidad del Instituto Ejecutivo de Finanzas de los Estados Unidos yaprobada por su junta Nacional de Directores en septiembre de 1949, la cual seala:

a) Establecer, coordinar y mantener por medio de la gerencia autorizada, un plan integradopara el control de las operaciones, dicho plan debe proveer hasta el grado requerido en losnegocios, los costos estndar, presupuesto de gastos, pronstico de ventas, planeacin deutilidades y programas para la inversin de capital y financiamiento, junto con losprocedimientos necesarios para efectuar un plan.

b) Medir la realizacin comparndola con los planes de operacin estndar aprobados, einformar e interpretar los resultados de las operaciones a todos los niveles de la gerencia.Esta funcin incluye el diseo, instalacin y mantenimiento de los sistemas de costos,contabilidad y registros, la determinacin de la poltica contable y la compilacin de losregistros estadsticos segn se requieran.

c) Evaluar e informar sobre la validez de los objetivos de la empresa y de la efectividad desus normas, la estructura de la organizacin, y los procedimientos para alcanzar esosobjetivos. Esto incluye la consulta con todos los segmentos de la gerencia responsable dela poltica o accin concerniente a cualquier fase de la operacin de negocio, segn serelacione con el desarrollo de esta funcin.

d) Informar a las autoridades gubernamentales segn se requiera y supervisar todos losasuntos concernientes a impuestos.

e) Interpretar e informar sobre el efecto de las influencias externas en la consecucin de losobjetivos del negocio. Esta funcin incluye la interpretacin continua de las fuerzas

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econmicas y sociales, as como las influencias gubernamentales en cuanto afecten a lasoperaciones de la empresa.

f) Proveer la adecuada proteccin de los activos del negocio. Esta funcin incluye elestablecimiento y el mantenimiento de un adecuado control interno y auditora; as como laefectiva proteccin por medio de seguros y fianzas.

c) UBICACIN EN LA ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACIONES

d) INFORMACIN QUE GENERA:

Reportes a accionistas, esta tiene como objetivo principal el presentar los resultados de operacinde la empresa y su situacin financiera, a un momento dado, el reporte que se presente puede

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tener diferentes formas y proporcionar una gran variedad de datos, pero una presentacin que sepuede sugerir es que incluya:3

1. Pagina sumaria. Que debe presentar en forma comparativa la informacin fundamentalacerca de los resultados operativos y de la situacin financiera de la empresa como:ventas netas, utilidad bruta, gastos totales, utilidad neta, posicin de caja, deinventarios de activo fijo, dividendos por accin, etc.

2. Comentarios de director de la empresa. Es decir comentarios o puntos de vista deldirigente de la compaa acerca de los resultados obtenidos y de la perspectiva que elfuturo ofrece a la negociacin.

3. Informacin acerca de las actividades de la empresa en aquellas divisiones dedepartamentos o reas de particular inters a la mpresa.

4. Estados financieros. Estados financieros que incluyan las notas y la opinin deauditores independientes acerca de los resultados y situacin financiera de laempresa. Normalmente los estados financieros presentados son:

*Balance general*Estado de prdidas y ganancias*Estado de origen y aplicacin de recursos*Estado de costos de produccin*Proyecto de aplicacin de entidades.*Otros

5. Estadstica sumaria

Estos reportes deben acompaarse de los anlisis correspondientes a lo ms relevantes como loes, posicin de caja, activo fijo, ventas, produccin utilidades, etc.

e) RELACIN Y DIFERENCIAS CON TESORERA

No todas las empresas tienen un departamento de contralora, esto depende del tamao de laempresa, por lo tanto, lo tienen combinado con tesorera o bien nicamente existe el puesto detesorera.

Las diferencias ms significativas son: Que el contralor como lo vimos en el punto de contralora esel que se encarga de supervisar y revisar y aprobar todo lo relacionado con las operaciones de laentidad (compras, crdito y cobranzas, inversiones, etc.)

Tesorera: se encarga de maximizar la utilidad a travs de las inversiones del sobrante de efectivo,obtener mejores condiciones de crdito y todo lo relacionado con el capital aportado por losaccionistas.

f) PERFIL DEL CONTADOR

E l profesional que sea seleccionado para ocupar el puesto de contralor debe reunir los siguientesrequisitos:4

Personales: Iniciativa, creatividad, liderazgo y don de mando, sentido comn, diplomacia y cortesa

3 Informacin tomada de La contralora y sus funciones C. Alcantara Gonzlez, Editorial ECASA pag. 124- 1254 Datos tomados de El Contralor, sus responsabilidades y funciones. Vctor Paniagua/ Miriam PaniaguaPintado. Pag 92

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Habilidad para: dirigir un grupo de trabajo, hablar en grupo, tomar decisiones en grupo, en formaindividual, en condiciones presionantes o de emergencia.

Motivar: automotivarse, persuadir y/ o convencer (no vencer), desarrollar adecuadas relacioneshumanas

Comunicarse: lo cual implica saber escuchar, hablar en pblico y redactar.

Madurez emocional: la cual implica autocontrol, auto seguridad, autodisciplina, autoevaluacin yautocrtica. En una palabra empata.

Profesionales: tica y profesionalismo Ttulo (podra o debiera ser Contador Pblico) Independencia profesional Cuidado y diligencia Responsabilidad individual Obligacin de guardar el secreto profesional Lealtad hacia el patrocinador del servicio Respeto hacia los colegas y hacia la profesin Dignificacin de la imagen profesional Cumplimiento con la norma de educacin continua Especializacin y experiencia Amplio dominio de conocimientos en relacin a principios de contabilidad, finanzas,

administracin, aspectos fiscales bsicos y presupuestos. Conocimientos de economa, estadstica y matemticas aplicadas y, en su caso de

un idioma y/ o de las sapiensas y experiencias requeridas especficamente paraocupar el puesto en una empresa determinada.

2. SU RELACIN EN OTRAS REAS DE LA ORGANIZACIN

El departamento de contralora tiene relacin con todos los departamentos de la empresa, por sereste el que se encarga de llevar el control de todos los departamentos y proporcionar informacin asus superiores.

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UNIDAD IIILAS TCNICAS DE PLANEACIN Y CONTROL

CONCEPTO

PLANEACIN: Herramienta o tcnica profesional que aplica el desisor o grupo de desisores paraestudiar, evaluar y proyectar el futuro econmico financiero de una empresa o grupo de empresaspara tomar decisiones acertadas y alcanzas los objetivos propuestos.5

OBJETIVOS

Es el de tratar de lograr las metas que se han propuesto a travs de las operaciones de laempresa, estas pueden ser. Econmicas, sociales, tecnolgicas o de servicio. Los objetivosdebern considerar totalmente las diferentes operaciones y partes de la empresa, todo esto sepuede lograr dividiendo los objetivos generales en departamentos o secciones.

IMPORTANCIA

La planeacin es la funcin bsica del proceso administrativo por lo tanto, la planeacin es la basedentro de las actividades financieras.

Si en una empresa no se tiene una planeacin adecuada de las actividades ningn directivo podrorganizar, dirigir y controlar con eficacia.

Para un gerente y empleados es importante decidir, estar identificados con las metas que sepretenden alcanzar por lo tanto lo siguiente es lograrlos.

CARACTERSTICAS

Las principales caractersticas que debe tener la planeacin son: claridad, precisin, consignacinpor escrito, as como la participacin de los empleados, difundirla, que sea flexible en todo lorelacionado con las finanzas.

Es muy importante que todos y cada uno de los empleados participe en su elaboracin, para questos lo entiendan, es necesario que el plan sea preciso y claro, mismo que debe contener porescrito todos los elementos que contenga dicho plan.

Es muy importante que todos y cada uno de los empleados participe en su elaboracin, ya que deesta forma se sienten responsables y ponga lo que esta de su parte para lograr los objetivos paralo que fue creado. De no ser as las actividades puede que se realicen sin coordinacin y no tenganinters en ellas.

La difusin de la planeacin debe hacerse a travs de manuales, polticas, procedimientos yprogramas, todo esto con el propsito de que tanto los ejecutivos, jefes de oficina y empleadosconozcan los elementos de que van a disponer para lograr el objetivo planeado.

Los planes deben ser flexibles, esto es con el objetivo de poder hacer las modificaciones que seannecesarias cuando se presenten acontecimientos y circunstancias en el lugar donde se ejecutenlos planes.

5 Tomado de Administracin Financiera de Inversiones, A. Perdomo Moreno, pag 61

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Otra caracterstica es el aspecto financiero es donde se deben tener en consideracin lospresupuestos de ingresos, de gastos, de utilidades, as como las necesidades de capital.

La ltima caracterstica y que es de suma importancia, es la vigilancia, por eso el plan debe estarelaborado de tal forma que esta se pueda llevar a cabo, ya que no es suficiente comparar losresultados obtenidos con los planeados, sino que es indispensable vigilar durante el transcurso delas operaciones realizadas, para que en caso de detectarse deficiencias hacer las correccionesnecesarias.

VENTAJAS

La planeacin resulta til y de suma importancia para el gerente, ya que esta le sirve de base parasus actividades futuras y por lo tanto le permitir saber que es lo que debe hacer para lograr losresultados que se haban planeado, a que resultados se va a llegar y cules son los elementos quese requieren.

Adems, la planeacin es importante porque con sta se pueden reducir costos. De no haber unabuena planeacin se pueden ocasionar altos costos en la produccin. Con una buena planeacinse reducen actividades que no son necesarias debido a que solo se hace el trabajo que senecesite, adems se puede medir el tiempo de inicio y terminacin de cada trabajo.

Por lo antes visto podemos decir que la planeacin es la base para controlar, puesto que tenemosde donde partir y terminar las actividades y por lo tanto permite una supervisin efectiva de loscostos.

Como podemos observar la planeacin y el control son actividades que se relacionan entre s, yaque el control asegura que las operaciones se lleven a cabo de acuerdo con lo planeado y nopodr realizarse sino estn consideradas dentro del plan.

CONSIDERACIONES PARA SU APLICACIN

En las consideraciones para su aplicacin de la planeacin se puede considerar cuatro principios:

a) Contribucin a los objetivosb) Primaca de la planeacinc) Extensin de la planeacind) Eficacia de los planes

a) CONTRIBUCIN A LOS OBJETIVOS

Los proyectos de cada plan y de los planes derivados tiene una relacin estrecha con el logro delos proyectos y objetivos de la empresa.

b) PRIMACA DE LOS PLANES

La planeacin es el punto de partida en la administracin para despus, proceder a la ejecucin detodas las funciones administrativas y, no obstante, de que estas se interrelacionan, la planeacines la que sobresale ya que a travs de esta se establecen los objetivos a los que se pretende llegarcon el esfuerzo de la organizacin.

c) EXTENSIN DE LA PLANEACIN

La extensin de la planeacin depende de la funcin del giro o ciclo de la produccin de cadaempresa, as como de las polticas y los planes establecidos por el responsable.

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d) EFICACIA DE LOS PLANES

La eficacia de un plan se puede determinar por el monto de su contribucin a los objetivos, comocompensacin de los costos y otras consecuencias inesperadas, necesarias para su preparacin yponerlo en marcha.

TIPOS DE PLANES

Los planes son los elementos principales para el proceso de planeacin y se define como accionesdetalladas de lo que deber de realizarse en el futuro, as como todas las especificaciones que senecesiten para realizarlos.

Un plan es una actividad especfica proyectada para ayudar a la organizacin a lograr sus metas.Los planes son consecuencia de las metas de las organizaciones.

En la preparacin de los planes estos deben considerar los siguientes lineamientos:

Objetividad Actualizacin Sencillez Adecuacin Completos

Los planes se pueden clasificar en:

Planes permanentesPlanes de uso nico

Los planes permanentes son aquellos que como su nombre lo indica se usan en forma repetida, yaque se concentran en situaciones que ocurren con cierta frecuencia en las organizaciones y estasa su vez se dividen en:

PolticasProcedimientos

Los planes de uso nico estn diseados para obtener objetivos especficos generalmente dentrode un periodo corto y representan a este grupo:

ProgramasPresupuestos

PROCESO PARA SU APLICACIN

Cuando se lleva a cabo el trabajo de planeacin en una organizacin se necesita hacer un procesoque considere los aspectos ms importantes para lograr los objetivos y propsitos que seacordaron en la organizacin.

El modelo o proceso ms utilizado y posiblemente el ms completo es el propuesto por lo autoresKoontz y ODonell que es el siguiente:

1. Estar conciente de las oportunidades que se presentan en ese momento pensando en lams ventajosa o de mayor provecho para uno. Se debe medir cuales son los alcance

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reales que se pueden lograr que fortalezas y debilidades se tienen, las de la competencia ysobre todo estar conciente si la meta que se persigue es realmente alcanzable.

2. Determinacin del objetivo o meta. Aqu se deben establecer los objetivos a lograr por laempresa en conjunto, as como tambin los objetivos a lograr en cada unidad integrante deesta. En los objetivos se establecer cual es la meta final a lograr y en que parte de laorganizacin es donde se centrarn los esfuerzos para cumplirlos.

3. Establecimiento de premisas. En esta etapa debemos ver cul es el medio ambiente en elque se desarrollar la empresa, tanto en el mbito externo como interno, para que de estamanera se establezcan premisas que permitan planear de la manera ms adecuada todoslos esfuerzos con que contar la empresa para lograr su propsito.

4. Determinacin de las vas opcionales. En este paso se busca examinar las vas opcionalesde accin que en este momento no son inmediatas. Muchas veces un plan tiene diferentesalternativas a seguir, pero al paso del tiempo y en el caso de que la opcin elegida nohubiese sido la ms adecuada, las otras opciones pueden irse convirtiendo en opcionesmejores.

5. Evaluacin de las vas opcionales. Una vez realizada la determinacin de las vasopcionales hay que evaluarlas a la luz de las premisas y metas que se hayan establecidoen la organizacin y ver si stas realmente pueden ayudar a lograr los objetivosestablecidos en la planeacin.

6. Seleccin de una va. Aqu es donde la planeacin selecciona el curso de accin a seguir,adoptando el plan ms conveniente y congruente con esa alternativa elegida.

7. Formulacin de los planes derivados. Debido a que el plan general por s solo no alcanzarel objetivo planeado es necesario establecer planes derivados del plan bsico y que ayudea planear totalmente las actividades que lleva a cabo la empresa por su adecuadofuncionamiento.

8. Expresin numrica de los planes. Una vez establecidos los planes de la empresa elsiguiente paso es darles un valor numrico a stos para que tengan significado real almomento de evaluar la contribucin al objetivo de la empresa.

CONTROL

Concepto

Herramienta o tcnica profesional que aplica el desisor o grupo de desisores para estudiar yevaluar en forma simultanea el pasado y futuro econmico financiero de una empresa o grupo deempresas para tomar decisiones acertadas al detectar y corregir las variaciones para alcanzar losobjetivos propuestos.6

Objetivos

Los objetivos del control son los de medir los resultados actuales, pasados comparados con losplaneados, con el fin de saber si se han obtenido los resultados que se esperaban, de no ser asentonces se tendr que corregir, mejorar y formular nuevos planes.

Importancia

6 Administracin Financiera de inversiones de A. Perdomo Moreno. Pag 113

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El control es de suma importancia ya que compara los resultados reales contra lo planeado paradetectar posibles desviaciones y corregirlas a tiempo y de esta forma lograr los objetivosplaneados.

Caractersticas

Dentro de las principales caractersticas estn las siguientes:

1. Es una herramienta o tcnica profesional que aplica el decisor (inversionista, gerente, etc.)o grupo de decidores (Comit de decisin), para estudiar y evaluar en forma simultanea elpasado y futuro econmico financiero de una empresa o grupo de empresas a tomardecisiones acertadas al detectar y corregir las variaciones para alcanzar los objetivospropuestos.7

Ventajas

Son muchas las ventajas de las tcnicas de control, con estas se puede hacer una medicin de losresultados obtenidos comparados con lo planeado, as se puede detectar las posiblesdesviaciones, determinar sus causas y evaluar su importancia y darles una solucin a losproblemas que pudiera influir negativamente para lograr los objetivos de la empresa, comopodemos observar son muchas de las ventajas que podemos encontrar en el control.

Consideraciones para su aplicacin

Las consideraciones que se deben tomar en cuenta para la aplicacin del control son:

Debe basarse en objetivos estndares Tener proyeccin, lo que significa que pueda servir para futuras actuaciones. Establecer medios directos de informacin y anlisis. Este debe ser el indicado para las necesidades de la empresa.

Proceso para su aplicacin

El control es el conjunto de acciones que se realizan con el propsito de que las actividades de unaentidad, organismo o empresa, se lleven a cabo de acuerdo con los planes establecidospreviamente.

La forma en que estas acciones se realicen constituye el proceso para su aplicacin.

Concepto de los estndares o parmetro de control

Los parmetros que corresponden a la relacin que existe entre meta objetivos son loselementos que permiten al sistema de control poder determinar si las actividades de la empresa laestn llevando o no a la situacin deseada. La fijacin de los parmetros ocurre durante la fase deplaneacin, relacionado en este punto con el control.

Medicin de los resultados

Los sistemas de control deben de contar con los medios para poder verificar el resultado de cadaoperacin. La verificacin se debe expresar en forma cuantitativa. Se puede considerar que esta

7 Administracin financiera de Inversiones de A. Perdomo Moreno. Pag 113

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etapa del proceso de control consiste en poder determinar lo que se ha logrado, proporcionando lainformacin objetiva que ser comparada con el estndar.

Comparacin de los resultados con los parmetros

Esto consiste en comparar los resultados obtenidos contra aquellos que se pretenden alcanzar. Pornaturaleza misma de incertidumbre que tiene la planeacin es raro que haya coincidencia entre loplaneado y lo real, siendo por ello de importancia establecer la ejecucin del plan. Por tal motivo,es conveniente la aplicacin de criterios adecuados ya que algunas desviaciones relativamentepequeas son aprobadas dentro del funcionamiento de alguna actividad, en otros casos, una ligeradesviacin puede traer consecuencias graves.

Definicin y ejecucin de las correcciones

Una vez identificada la desviacin, su causa y evaluada su importancia o gravedad es necesarioanalizar las posibles soluciones y elegir las que sean ms adecuadas.

Este ltimo paso en el proceso de control, puede considerarse como el hecho de llevar a cabo lascorrecciones observando que las operaciones estn de acuerdo con lo previsto, o bien que seanrevisadas, con el objeto de verificar que estn dentro de los lineamientos establecidos por laempresa.

Clases de control

1. Segn el momento de su aplicacin:Control previo: este se realiza previamente a la accin con la finalidad de prevenir que

se pasen por alto las normas establecidas, as como encauzar las actividades por los medios msadecuados

Control con comitente: el control con comitente tiene como objeto verificar de que losresultados estn de acuerdo con los planes previamente realizados.

Control posterior: consiste en verificar si los resultados obtenidos estn de acuerdo conlos planeados

2. Segn quien lo aplica:Control interno: Concepto del Instituto Americano de Contadores Pblicos. El control

interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y medidas de coordinacinadoptadas para proteger los activos, como son: verificar la exactitud y veracidad de los datoscontables, fomentar la eficiencia de las operaciones y alentar el apego a las polticas deadministracin preescritas en una empresa.

Control externo: es aquel que se ejerce a travs de las instancias ajenas a lasdependencias y entidades del sector pblico.

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UNIDAD IVCONTROL ADMINISTRATIVO

CONCEPTO

Control administrativo es el conjunto de normas y procedimientos que tiene una empresa parainducir a su personal a desempear sus labores de tal forma que se logren las metas planeadas.

OBJETIVO

Vigilar la eficiencia de la operacin y la adhesin de las polticas establecidas por laadministracin de la empresa.

Participar en la planeacin del presupuesto general de la empresa. Participar en la formulacin, actualizacin y modificacin de los manuales de

procedimientos administrativos- contables de la empresa. Evaluar y deliberar: esto es participar en todas las deliberaciones de los sectores

administrativo que sean responsables de la poltica o de las acciones a seguir por laempresa, relativas a la realizacin de los objetivos, efectividad de la poltica,procedimientos y estructura de la organizacin.

Administracin de impuestos. Vigilar que se cumplan con las obligaciones legales y fiscalesa que esta sujeta la empresa.

Vigilar: que la administracin de la empresa utilice los recursos humanos, tcnicos,materiales y financieros en forma efectiva y eficiente, todo esto con la finalidad de lograr elobjetivo planeado a travs del establecimiento de sistemas que valen la actuacin de lasdiferentes unidades operativas y/ o centros de responsabilidad de una empresa.

IMPORTANCIA

Su importancia radica en que es positivo, al hacer que las cosas sucedan a travs de lasactividades planeadas. El control nunca debe considerarse como un obstculo para alcanzar losobjetivos. El control es una necesidad administrativa y no un impedimento, mismo que existe entodos los niveles administrativos.

CARACTERSTICAS

Debido a que el control es un factor indispensable para el logro de los objetivos, es necesarioreunir ciertas caractersticas como son:

- Reflejar la naturaleza de la organizacin: esta debe sujetarse a las necesidades de laempresa y el tipo de actividad que se desea controlar.

- Oportunidad: informar inmediatamente las desviaciones encontradas, lo ideal seradescubrirlas antes de que se produzcan.

- Accesibilidad: implantar medidas correctivas que sean sencillas y fciles de interpretar parasu aplicacin.

- Ubicacin estratgica: el control administrativo se debe establecer en determinadas reasde acuerdo con criterios de valor estratgico.

TAREAS ESPECFIACAS A DESARROLLAR

Divisin y coordinacin de trabajoPrecisar la organizacin de la empresaDescripcin de puestos

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Delegacin de autoridadDefinicin de responsabilidadesSealar los objetivosEmitir ordenes a sus subordinadosRelaciones con el sindicatoEstablecer sistemas de evaluacin e informacin para medir resultadosReconocer los mritos en pblico y los errores en privadoAplicar las medidas correctivas correspondientes

CONSIDERACIONES PARA SU IMPLANTACIN

El control administrativo no puede implantarse si la empresa no tiene objetivos definidos, planes yprogramas aprovechados y presupuestos autorizados. En base a estos tres elementos se hace laplaneacin de los sistemas de control.

Siempre debe tenerse en cuenta quien va a utilizarlo, ya que todo control debe sujetarse a lasnecesidades de quien lo va a utilizar. Tambin debe tomarse en cuenta las caractersticas propiasde la actividad a controlar, porque es necesario que los sistemas de control sean los indicados parala actividad a la cual van a controlar.

Para la implantacin del control administrativo deben tomarse en cuenta los siguientes elementos:

Tener ejecutivos plenamente capacitados tanto en lo tcnico como en lo administrativo Lograr compaerismo y amistad entre el personal de la organizacin Establecer responsabilidades y funciones en base al presupuesto base cero Vigilar el cumplimiento de los manuales y asegurase de que se cumplan con las

normas previstas en el manual. Evaluar desempeos a travs de la contabilidad y por centro de responsabilidad y el

sistema de medidores

Tener objetivos y estndares que sean estables Que el personal comprenda y est de acuerdo con lo controles establecidos. Que el resultado final de cada actividad se establezca en relacin con los objetivos

PROCESO PARA SU IMPLANTACIN

El proceso para implantacin del control administrativo consiste en un proceso compuesto de trespasos que son universales:

I. Medicin del desempeoII. Comparacin del desempeo con el estndar y comprobacin de las diferencias, si existen.

III. Corregir las desviaciones desfavorables aplicando las necesarias medidas correctivas.

El Licenciado en Contadura ante el control administrativo/ Capacidad profesional

Las cualidades profesionales que conforman el perfil del responsable del control administrativo son:

Ttulo profesional del Contador Pblico Independencia profesional Cuidado y diligencia Responsabilidad individual

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Obligacin de guardar el secreto profesional Lealtad hacia el patrocinador del servicio Dignificacin de la imagen profesional a base de calidad Cumplimiento con la norma de educacin continua

SU RELACIN CON OTRAS REAS DE LA ORGANIZACIN

El responsable del control administrativo se relaciona con otras reas de la organizacin porquesus conocimientos le facultan para emitir opiniones que sean confiables para la toma de decisionesy aplicar sus principios y participar activamente en la administracin y direccin de la entidad.

CONTROL FINANCIERO

CONCEPTO

Es el estudio y evaluacin simultanea del pasado y futuro econmico- financiero de la empresapara tomar decisiones acertadas, al detectar y corregir las variaciones surgidas al comparar losconceptos y las cifras del anlisis de la funcin financiera.8

OBJETIVOS

Algunos de los principales objetivos del control financiero son:

Dar informacin a los ejecutivos de la situacin financiera y de los rendimientos. Emitir normas y procedimientos para evitar costos innecesarios y prdidas a la empresa. Colocar los fondos monetarios de la empresa para obtener los mejores rendimientos. Participar con la gerencia en la toma de decisiones y establecer medidas que corrijan las

desviaciones que lleguen a detectarse. Maximizar el capital contable de la empresa.

IMPORTANCIA

El control financiero interviene en todas las operaciones financieras de la empresa a travs de losmovimientos de entradas y salidas de efectivo. Por lo tanto, la persona encargada de estedepartamento debe extremar sus procedimientos sobre el manejo del financiamiento, observandoespecialmente, que la solvencia, estructura financiera y los resultados de las operaciones sean losms favorables para la empresa.

CARACTERSTICAS

Dentro de las caractersticas principales del control financiero podemos considerar que existenvarios tipos de control financiero, algunos de los ms comunes son:

Control financiero inmediato o direccional: en este tipo de control se conoce casi conseguridad lo que va a ocurrir en un periodo de tiempo determinado, por lo tanto su accincorrectiva es sencilla ya que esto se puede realizar antes de que termine el periodoestablecido.

Control financiero selectivo: es el que se realiza con anterioridad con el objeto dedeterminar si se estn cumpliendo con los procedimientos establecidos o en caso contrariobuscar otras alternativas para obtener los objetivos planeados.

8 Administracin Financiera de Inversiones de A. Perdomo Moreno, pag. 4

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Control financiero posterior: este control es el encargado de medir los resultados obtenidosal trmino del periodo con lo planeado, para poder determinar las desviaciones ovariaciones que puedan existir.

PROCESO DE IMPLANTACIN

Para la implantacin de control financiero eficiente en la empresa se debe tener en cuenta lassiguientes etapas:

Definir resultados futuros: en este punto los gerentes y directivos de la empresa debenestablecer una serie de parmetros a los que se debe llegar, una vez que se hayanrealizado con anterioridad el estudio y anlisis financiero y situacin de la empresa, todoesto con el fin de obtener mayor rentabilidad en sus inversiones, incrementar susutilidades, disminuir su endeudamiento, estos son nicamente algunos ejemplos de lasactividades que se deben realizar.

Determinar objetivos futuros: en esta parte la empresa planea todo lo que pueda sucederen el futuro relacionado con el control financiero.

Para que esto se lleve a cabo es necesario hacer un anlisis de la empresa y de esta forma tenerun mayor control de las condiciones externas y por lo tanto evitar problemas de abasto, produccin,comercializacin, cobranzas, etc.

Determinar estndares flexibles: consiste en que los planes no sean tan rgidos ya que deno ser as puede haber problemas si no se logran los objetivos previstos.

Determinar flujos de informacin: en toda empresa se debe canalizar la informacin de talforma que sean informados directamente a aquellos que no lograron obtener los resultadosesperados e indicar al mismo tiempo las correcciones o modificaciones que sea necesarioejecutar.

Accin correctiva: ltima etapa del control financiero, una vez que se esta seguro de lasdesviaciones de la empresa, stas pueden ser solucionadas con sus correspondientescorrecciones, en este caso se debe tener en consideracin que una decisin correctiva esirreversible, debido a que todos los parmetros se sujetan a l.

CONSIDERACIONES PARA SU IMPLANTACIN

Para preparar un adecuado control financiero es necesario coordinar y administrar un plan integralde las operaciones financieras, ligado al SCP e integrado de los siguientes presupuestos:

Flujo de efectivoInversin de valoresProyectos capitalizablesPlan de financiamientoPrograma de pagos

Con todo lo antes visto se pretende evaluar y controlar la planeacin financiera, que significaestablecer el equilibrio entre las fuentes de financiamiento utilizadas y su aplicacin.

EL LICENCIADO EN CONTADURA ANTE EL CONTROL FINANCIERO

Capacidad profesional:

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La persona encargada del control financiero debe ser un Contador Pblico titulado y adems debereunir ciertos requisitos y caractersticas como:

Experiencia en el campo profesional Conocimientos de disciplinas administrativas, contables, fiscales Manejo de personal, produccin, mercadotecnia

De tal forma que le permitan enfrentarse y resolver los problemas que se le presenten en eldesempeo de su trabajo, as como actualizar da a da sus conocimientos mediante cursos deactualizacin para desarrollar en forma eficaz y diligente sus labores.

CONTROL CONTABLE

CONCEPTO

Es el sistema de informacin contable que expresa en trminos cuantitativos y monetarios lastransacciones que realiza una entidad econmica, as como los acontecimientos econmicos quele afecten, con el fin de proporcionar informacin til y segura a usuarios externos a laorganizacin.9

OBJETIVOS

Objetivos del control contable: para que ste se til y confiable, debe contar con los registros ymtodos que:

Sirvan para identificar y registrar las transacciones reales que renan los requisitosimplantados por la administracin.

Describan en su oportunidad todas las transacciones en forma que permita suadecuada clasificacin.

Que permita cuantificar las transacciones en el periodo que correspondaPresentar y revelar adecuadamente las transacciones en los estados financieros.

Otros objetivos que debe cubrir son: autorizacin, de procesamiento y clasificacin detransacciones, de salvaguarda, de verificacin y evaluacin.

IMPORTANCIA

La contabilidad es la columna vertebral de la organizacin ya que esta proporciona la informacinfinanciera a travs no solo de registros, si no de los estados financieros, y de sus anlisis einterpretacin mediante el estudio de las tendencias y su aplicacin de las razones financieras queson estndares, medidas o indicadores de las situacin financiera de la organizacin.

CARACTERSTICAS

Algunas de las principales caractersticas del control son:10

El control contable es el conjunto de principios, mecanismos, tcnicas. Registra, clasifica,resume, presenta e informa acerca de las operaciones estadsticas, dinmicas pasadas ofuturas.

9 Contabilidad Financiera de Gerardo Guajardo pag810 Administracin Financiera de Inversiones de A. Perdomo Moreno pag. 25

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Operaciones que afectan al patrimonio o capital de una persona fsica o moral o entidadeconmica.

Los costos en la contabilidad general se determinan como medios para alcanzar un findeterminado y para tomar decisiones acertadas.

Otras caractersticas del control contable son:

Proporcionar informacin veraz y oportuna Ser un instrumento que ayude a detectar reas con dificultad Orientar a la gerencia para determinar sus guas de accin Tomar decisiones y controlar las operaciones Evitar malos manejos o desfalcos Detectar causas y orgenes, y no limitarse al registro de las operaciones

Tareas especficas a desarrollar:

Analizar y anotar en el diario las operaciones del negocio Pasar la informacin del diario al mayor Preparar la hoja de trabajo comenzando con la balanza de comprobacin Preparar el estado de resultados y el balance general convencional Anotar en el diario los asientos de ajuste y pasarlos a mayor Anotar en el diario los asientos de cierre y pasarlos a mayor Preparar una balanza de comprobacin despus del cierre

Para realizar lo anteriormente mencionado es necesario contar con un catlogo de cuentas, que esla relacin de las cuentas contables necesarias para el registro de las transacciones financieras dela empresa, as como de un instructivo que debe describir los movimientos de cargo y abono decada una de las cuentas.

EL LICENCIADO DE CONTADURA ANTE EL CONTROL CONTABLE

El control contable es responsabilidad del contralor y est obligada vigilar que la informacinfinanciera cumpla con los principios de contabilidad.

Capacidad profesional

En el mbito tcnico- profesional Formacin empresarial con espiritu emprendedor Capacidad de aplicar los conocimientos Identificacin de problemas econmicos Amplios conocimientos sobre el rea de la profesin Manejo eficiente del dinero en un ente econmico Establecimiento de sistemas de control financiero y contable

En el mbito personal y profesional

Desarrollo de habilidades del pensamiento e investigacin Manejo del idioma ingls Cultura de calidad Gran aficin por el trabajo Comunicacin efectiva y eficiente Negociador

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Buen desempeo docente Formacin profesional con marcados valores ticos

Para administrar los recursos financieros de una empresa se requiere de honestidad, tica,profesionalismo, especializacin y experiencia en finanzas.

Administrar se refiere a controlar, vigilar e implica en este caso, lograr productividad financiera yrendir adecuadas cuentas con los recursos recibidos en administracin.

SU RELACIN CON OTRAS REAS DE LA ORGANIZACIN

El responsable del control contable debe mantener estrecha relacin con las diferentes reas de laempresa, ya que este tiene a su cargo la supervisin general de los registros contables de laempresa.

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UNIDAD VCONTRALORA Y TOMA DE DECISIONES

CONCEPTO

Conclusin de un conjunto de diversos cursos de accin mediante un proceso de recopilacin dedatos significativos, anlisis, planeacin y control administrativo en condiciones de certeza, riesgo,incertidumbre y conflicto a corto, mediano y largo plazo por parte de la persona o personas quedeciden en una empresa para alcanzar las metas y objetivos propuestos y fijados de antemano.11

PROCESO PARA LA TOMA DE DECISIONES

1. PLANEAR EL PROBLEMA: decidir que es lo que se quiere2. DETEMINAR LA META: determinar lo que le agrada y le desagrada a uno3. ELEGIR UN MTODO DE MEDICIN: ya sea que se requiera algo caro o barato4. CONSTRUIR UN MODELO: considerando todos los pros y los contras5. OBTENER LOS DATOS: una vez que se tiene el modelo de decisin tratar de obtener los

datos sobre ese modelo.6. USA EL MODELO: escoger el ms conveniente a nuestras necesidades7. AHORA SE PUEDE ELEGIR: ahora se puede elegir buscando el equilibrio entre todos los

pros y los contras.12

A continuacin tenemos otros elementos para la toma de decisiones.

A) Proceso para la toma de decisiones es el siguiente:13

1. Conocimiento de la realidad2. Definicin de la realidad3. Investigacin de las causas que provocaron el problema4. Recopilacin de datos significativos5. Anlisis administrativo6. Planeacin administrativa7. Control administrativo8. Evaluacin de alternativas o cursos de accin9. Seleccin o eleccin de la mejor solucin o alternativa10. Conclusin del curso de accin al realizar la vigilancia necesaria

Cada etapa se retroalimenta con la inmediata anterior

En la toma de decisiones resulta prctico auxiliarse de:

a) Cadenas de fines y mediosb) Clculo marginalc) Clculo costo- efectividad

11 Administracin Financiera de Inversiones de A. Perdomo Moreno pag. 12312 Administracin Dinmica de James A. Belasco. David R. Hampton. Kart F. price 209 pp13 Administracin Financiera de Inversiones de A. Perdomo Moreno pag. 129

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d) rbol de decisionese) Modelosf) Punto de equilibriog) Clculo de correlacinh) Lneas de esperai) Mnimos cuadradosj) Programacin linealk) Clculo de probabilidades

Los principales elementos para la toma de decisiones son: el objetivo, el problema, la decisin y laaccin. Estos elementos han apareciendo durante el proceso pide la toma de decisiones. Endeterminado proceso, pueden intervenir muchos objetivos que pueden implicar problemas diversos,que requieran decisiones distintas y que en un momento dado pueden ser muchas.

B) Programas de ejecucin

Con el objeto de optimizar la toma de decisiones se pueden estimar las posibilidades de lograr elobjetivo deseado al utilizar una decisin, tambin se puede utilizar la posibilidad subjetiva basadaen la experiencia y el juicio. Por fortuna se cuenta con varias herramientas que auxilian a losadministradores para tomar decisiones ms acertadas.

Algunos de los programas de ejecucin son:

Programa lineal: es una tcnica de decisin que sirve para determinar la combinacin msadecuada de los recursos limitados para resolver los problemas y lograr los objetivos de laempresa. Para que esta pueda ser aplicada debe reunir los siguientes elementos:

- Tiene que optimizar el objetivo- Las variables o actividades que afectan el resultado tienen directas o en lnea recta- Sin las limitaciones de la programacin lineal incluyen la maximizacin de la

produccin, minimizar los costos de distribucin y determinar los niveles ptimosde inventario

Tcnica Montecarlo: es un programa sencillo de simulacin, incluye factores deprobabilidad. La simulacin es conocida por un muestreo al azar para tomar en cuenta laposibilidad de que el hecho suceda. El muestreo al azar se utiliza para simular sucesosnaturales con el fin de poder determinar la posibilidad de los eventos bajo estudio. Paraesto se utiliza una tabla de nmeros al azar para obtener la muestra al azar.

El Montecarlo: es un programa de probabilidad para ver que puede suceder cuando se presentenciertos eventos normales y anormales. Este programa es bueno y nos dice lo que probablementepuede suceder en los eventos reales sin analizar los eventos que existen y puedan comprobar.

Este programa se utiliza cuando se presentan problemas administrativos debido a:

1. se hace esperar a empleados, mquinas o materiales debido a instalaciones insuficientespara manejarlos de inmediato.

2. ocurre la utilizacin de las instalaciones a menos del mximo a causa de la secuencia de lallegada de recursos que emplean las instalaciones

3. hay prdidas de tiempo, mano de obra no utilizada y costos excesivos causados por lneasde espera o filas.

Minimizar estas prdidas es el objetivo de este programa. Las filas o lneas estan relacionadas conel flujo; como por ejemplo es el caso de una mquina que esta daada y no es posible utilizarlapara terminar la produccin.

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C) programas de supervisin

Cuando el controlador supervisa que las decisiones fueron tomadas correctamente debe tomar encuenta lo siguiente:

1. Cul es el objetivo que la empresa quera alcanzar? Los objetivos deben expresarse enescala numrica y mesurable. Todo esto se necesita para encontrar la jerarqua entre losvalores

2. Investigar los cursos de accin tomados y reunir informacin confiable de cada uno deellos. La informacin sobre los cursos de accin tambin pueden ampliar su conjunto dealternativas. Cuantas ms alternativas se desarrollen mejores decisiones se habrntomado.

3. Adoptar la mejor decisin que asuma el menor riesgo abarcado en llegar al objetivo

4. El controlador debe tomar su decisin. Esto significa nada menos que la presente ante lagerencia para ser supervisada.

D) Estudios de evaluacin

1. Ajustes

Los estudios de avaluacin abarca funciones administrativas de la organizacin al tomardecisiones, debido a esto, peridicamente se realizarn ajustes en las siguientes reas:

Planeacin Procedimientos Presupuestos Programas Polticas Estrategias Objetivos Propsitos Organizacin Divisin de trabajo Descripcin de funciones Departamentalizacin Jerarquizacin Direccin o ejecucin Comunicacin Motivacin Integracin Control Retroalimentacin Correccin Medicin

Para poder saber el grado de confiabilidad de los controles existentes tendr que basar en laeficacia de las actividades de control, se deber considerar la posibilidad de que ocurran posibles ograndes errores en los sistemas y su afectacin el los estados financieros.

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Esta clasificacin permite evaluar la alternativa de confiar o no en las actividades del control de lossistemas existentes. Pruebas de las actividades de control de los sistemas. Si se esta plenamenteseguro de confiar en las actividades de control de los sistemas se proceder a evaluar lasactividades reales de control.

La verificacin de la realidad se hace:

Seleccionando una muestra de las transacciones u operaciones que ser representativa del todo.

En cada caso se verificar el funcionamiento y comportamiento de los controles existentes

Lo papeles de trabajo contendr:

& Pruebas efectuadas& Resultados obtenidos

En caso de no confiar en las actividades de control de los sistemas no es necesario hacer pruebaalguna.

Resultado de la evaluacin de las actividades de control de los sistemas

Si las actividades de control de los sistemas son eficientes y se decide confiar en ellas y al mismotiempo los resultados han sido satisfactorios, el auditor basar su trabajo en esas actividades y lastomar en cuenta al determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos deauditora aplicar

Las actividades de control son deficientes:

Si se ha detectado que las actividades de control de los sistemas no son del todo confiables o losresultados de las pruebas sobre las mismas no son satisfactorios no se confiar en dichasactividades. Como consecuencia al programarse la naturaleza, el alcance y la oportunidad de losprocedimientos se deber contemplar la realizacin de una prueba mayor y de un anlisis superior.

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UNIDAD VICONTRALORA Y LA AUDITORA INTERNA Y EXTERNA

A) ubicacin la contralora y auditora interna en las organizaciones

La auditora interna es aquella que se lleva a cabo por personal que depende directamente de laorganizacin en la que se practica, los resultados obtenidos de este trabajo con propsitos internoso de servicio para la organizacin.

El objetivo de la auditora interna es la de proporcionar informacin a la empresa, si se estasiguiendo los lineamientos previamente establecidos, as como el de informar de los errores uomisiones para hacer las correcciones o investigaciones pertinentes.

Por todo lo anterior, como podemos observar la auditora interna juega un papel muy importantedentro de la organizacin de la empresa ya que a travs de esta se puede tener la seguridad delcumplimiento de las responsabilidades por los departamentos que sean auditados. El jefe deldepartamento de auditora interna es el responsable directo ante los directores de la organizacin,por lo tanto, debe tener la autoridad suficiente para lograr la independencia del grupo, paraasegurar una amplia cobertura de la auditora y que se acepten las recomendaciones que se leshacen para lograr los objetivos de la empresa.

ORGANIGRAMAX, Y, Z SAORGANIGRAMA GENERAL

Relacin entre contralora y auditora interna

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El departamento de auditoria interna ocupa un lugar muy importante en su relacin con eldepartamento de contralora ya que este le proporciona las herramientas para que el contralorsupervise y vigile que las polticas, programas y procedimientos establecidos e implantados en laempresa, con el propsito de alcanzar sus metas y objetivos, estas sean cumplidas por todos losmiembros de la organizacin, de ah que en el organigrama se presenta en un nivel superior al queocupan otro departamentos ya que su funcin debe considerarse como staff, es decir, conautoridad sobre aquello, la cual podr hacer efectiva a travs del contralor, sugiriendo mejoras ymedidas correctivas para el desarrollo de su trabajo.

1. Informes

Por lo anteriormente mencionado podemos decir que la importancia de la auditora interna radicaen el hecho de que funciona como vigilante siempre alerta ante posibles errores u omisiones quepueda ocurrir en los registros contables de la empresa o bien de desviaciones que puedan ocurriren la ejecucin e actividades, por lo que prepara reportes sobre el resultado de su trabajorealizado, al contralor y las recomendaciones o sugerencias con el objeto de evitar en lo sucesivodeficiencias e o irregularidades

Para esto el contralor exigir que el informe sea correcto, conciso, escrito en forma clara yaccesible y que cumpla con lo siguientes lineamientos:

I.Finalidad y alcance de la auditoraII.Deficiencias y aspectos de importancia detectados en el desarrollo de la revisin

III.Prcticas actualesIV.Recomendaciones (las que previamente se deben haber discutido con el jefe del

departamento afectado)V.Anexos

2. Funciones

Como ya se ha comentado las funciones de la auditora interna tienen como objetivo verificar,comprobar que las operaciones de la empresa se hagan con la mayor eficiencia posible, algunasde sus funciones son las siguientes:

a) Revisar los mtodos y procedimientos de trabajo de cada departamento, divisin oseccin de la empresa, la revisin debe comprender:

1. Estudiar la estructura de la empresa y compararla con elorganigrama que se tenga de la empresa y ver si se estarespetando y si ste es funcional

2. Polticas, prcticas y reglamentos internos con objeto de verificarque se estn observando y aplicando

3. Procedimientos y sistemas, esto es con el objeto de determinar sitienen deficiencias y en su caso sugerir mejoras.

4. Operaciones, comprobando que los procedimientos establecidosson los ms adecuados y que son supervisados constantemente

5. Utilizacin de equipo y distribucin interna de los departamento,todo esto es con la finalidad de sugerir si lo considera necesarioalgunos mtodos para mejorar o sacar el mayor provecho delequipo

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b) Verificar, comprobar la estimacin de cuentas de Balance y resultados

c) Verificar el cumplimiento de las disposiciones fiscales y legales

d) Actividades tendientes a proteger los bienes de la empresa como: arqueos de caja yvalores, toma de inventarios, revisin del control de activo fijo, etc.

e) Servir de enlace entre el Contralor y auditora externa

f) Proporcionar al departamento de sistemas y procedimientos informacin de losdepartamentos problema o con deficiencia a fin de que encaminen su investigacin aestos.

3. Definicin de funciones

La funcin de la auditora interna es la de tener un plan de actividades que contenga todas susfunciones y deberes y que al mismo tiempo sirva de gua para el mismo departamento.Lgicamente debe existir un plan para cada departamento para que a este le sirva tambin comogua para lograr los objetivos.

A continuacin mencionamos algunas de sus funciones:

a) Trabajos de carcter continuo

Auditoria detallada de ingresos y egresos Conciliaciones bancarias Participacin en levantamiento de inventarios fsicos Vigilancia del cumplimiento de disposiciones fiscales y legales

b) Trabajos de carcter peridico

Evaluacin y revisin a departamentos y secciones en cuanto a contenido ypresentacin, revisando y analizando cuentas

Examen de registros contables Circularizacin de cuentas deudoras Arqueo de caja y valores Examen de control sobre activos fijos, etc.

c) Coordinacin de funciones para lograr la eficiencia

La era moderna requiere y reclama de la auditora interna un enfoque ms dinmico y de mayorcompenetracin de las funciones administrativas, de tal manera que debe constituirse en unauxiliar valioso de la administracin, llevando a cabo revisiones a departamentos, sistemas,mtodos, procesos y operaciones, con objeto de medirla, evaluarlas y sugerir las mejoras omedidas correctivas que asegure el logro de las metas de la empresa con mayor eficiencia. Estasfunciones deben estar perfectamente coordinadas para el adecuado funcionamiento deldepartamento de auditora interna y por ende de la organizacin.14

14 Gonzles Csar A. La contralora y sus funciones 132 pp

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2. Contralora y auditora externa

A) Ubicacin de la auditora externa en las organizaciones

Hay diferentes hechos que condicionan a quien debe reportar y que lugar debe ocupar dentro delorganigrama de la organizacin.

En la prctica existen organigramas que difieren totalmente unos de otros respecto a la posicin enque se presenta. Esto depende de las necesidades de cada empresa en particular.

Por lo general la auditora externa se presenta arriba de la direccin o gerencia general ya que laresponsabilidad de la funcin de la auditora externa debe fluir del nivel ms alto, como lo es elConsejo de Administracin de la empresa lo que nos indica que la funcin de la auditora externadebe estar colocada por encima de la Direccin General reportando directamente a los miembrosdel Consejo de administracin.

Lo informes de la auditora externa son la herramienta que tiene el Consejo de administracin parasupervisar y vigilar que las polticas, programas y procedimientos que se han establecido en laempresa para alcanzar sus metas y objetivos sean llevado a cabo por todos los miembros de laorganizacin.

CIA A, B, C, SAORGANIGRAMA

B) relacin entre Contralora y Auditoria externa

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En la prctica existe una relacin estrecha entre la contralora y la auditora externa ya que elcontralor viene siendo el enlace entre el auditor externo y el auditor interno, hacindoseresponsable de toda informacin solicitada por el auditor sea entregada a tiempo, ya que de no seras esto puede incrementar el tiempo de los auditores externos para llevar a cabo su trabajo ycomo consecuencia un incremento en los honorarios por el tiempo perdido.

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BIBLIOGRAFA BSICA

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