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Implementación de SGC en instituciones educativas y el beneficio obtenido
Septiembre de 2019
8vo. Seminario en Calidad 2019 Innovando la Gestión de la Calidad
Darío E. Guaycochea Guglielmi Rafaela Blanca Silva López Mónica Silva López Apolo Juan González Martínez
Material de Consulta
UAM Unidad Lerma
La Unidad Lerma, la más pequeña y joven de la UAM fue aprobada por el Colegio Académico en la sesión 312, el 13 de mayo de 2009. Recibió a su primera generación de 3 licenciaturas en 2011.
Actualmente cuenta con
• 9 licenciaturas y un posgrado
• 2 posgrados en proceso de aprobación
• 88 profesores,
• 903 alumnos inscritos,
• 10,000 m2 de superficie construida, que aumentarán a 20,500 a fines del presente año.
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¿Cómo era la administración de la UAM Lerma antes del SGC?
No existían instrumentos específicos de la Unidad para organizar el trabajo administrativo y los servicios. Solo se contaba con los manuales de procedimientos institucionales, muy importantes pero insuficientes.
Se carecía de un esquema que asignara responsabilidades específicas, que permitiera controlar eficazmente los documentos, dar seguimiento a los trámites, deslindar responsabilidades y evaluar servicios y resultados entre otras cosas.
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¿Por qué un SGC para la UAM Lerma?
En algunas organizaciones lo que anima a implantar un SGC es obtener una certificación por un organismo externo en el corto plazo, para ostentar un timbre de calidad en sus productos y servicios y para respaldar el desempeño de los mandos medios y superiores. No fue esto lo que se buscó en Lerma.
Lo que animó a emprender este proyecto fue aprovechar las bondades de la Norma ISO 9001-2015 en beneficio de la institución, procurando la mayor eficiencia, eficacia y transparencia en los procedimientos.
Asimismo se procuró reducir los recursos destinados al trabajo administrativo cotidiano en lugar de incrementarlo con la incorporación de nuevas prácticas.
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Motivaciones internas
Necesidad de contar con procesos y
procedimientos ordenados,
eficientes, eficaces y trazables.
Motivaciones externas
Auditorías internas y externas,
acreditación de los planes de estudio,
transparencia y responsabilidad en
el manejo de fondos públicos.
¿Por qué un SGC para la UAM Lerma?
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¿Con qué recursos contábamos para desarrollar un SGC?
En algunas organizaciones, incluso en universidades, se cuenta con oficinas y hasta departamentos completos para encargarse de la gestión de la calidad. En la UAM Lerma éramos conscientes desde el principio que no contaríamos con tal apoyo y que la única manera de enfrentar la tarea era con el trabajo de todas las áreas administrativas, debidamente coordinadas.
No habiendo posibilidades de abrir una oficina específica se distribuyó el trabajo entre las pocas existentes: la Oficina de Planeación e Información Institucional, la Coordinación de Campus Virtual y la Oficina del Secretario de Unidad principalmente.
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¿Con qué recursos contábamos para desarrollar un SGC?
Tampoco se contaba con recursos suficientes para licencias de software, ni para capacitación. Lo primero se resolvió con el empleo de software libre y desarrollos propios, y para lo segundo se organizaron algunos cursos para mandos medios de Rectoría y Secretaría y se apeló a la experiencia acumulada en otras unidades y Rectoría General.
Otro recurso disponible y que no es menor son las normas y disposiciones institucionales, que emanan de diversos órganos conforme a la legislación universitaria; así como los planes de desarrollo institucional y unitario. El Plan de Desarrollo de la Unidad Lerma 2015-2024 fue aprobado por el Consejo Académico a principios de 2015 y fue el punto de partida para el Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad Lerma (SGCL).
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¿Los procesos y procedimientos del SGC van aparte de las
normas y procedimientos institucionales?
Nooooo; todo lo contrario • No hay que duplicar o multiplicar manuales, procesos, informes,
guías, formatos
• Los procesos, procedimientos del SGCL y el sistema mismo en general
están integrados y son complementarios a las normas y procedimientos institucionales;
se articulan con los planes de desarrollo, los programas operativos y el presupuesto;
incorporan los informes de actividades, formatos, trámites diversos que están ordenados por la normativa institucional como parte del sistema
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Normativa
institucional:
Legislación Nacional Ley Orgánica, Reglamentos,
Manuales, Acuerdos, Circulares
Sistema de gestión de
calidad
PDI PDL
POAs
Presupuesto: formulación,
ejercicio y evaluación
Informes de actividades
SIIUAM
Campus virtual
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Antecedentes
Políticas Generales de la UAM
• Procurar que la planeación de las actividades se realice de manera sistemática, permanente y participativa por los miembros de la comunidad universitaria (5.1.1)
• Establecer las medidas operativas más adecuadas para el cumplimiento de planes, programas y proyectos (5.1.4)
• Evaluar periódicamente el desarrollo y resultado de los planes, programas y proyectos de las diferentes actividades institucionales y proponer medidas para fomentarlos, modificarlos o cancelarlos (5.1.5).
Plan de Desarrollo Institucional
Objetivo estratégico A4
Contribuir al desarrollo de las funciones sustantivas, al crecimiento de la Universidad y al aprovechamiento eficiente y responsable de los recursos institucionales.
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Antecedentes
Plan de Desarrollo de la Unidad Lerma
Objetivo estratégico A01
Ofrecer servicios efectivos, que promuevan la optimización del cumplimiento de las funciones académicas, el bienestar y la seguridad de la comunidad universitaria, basados en instructivos y procedimientos documentados (sistema de gestión de calidad) en una plataforma digital.
Otros
La Universidad cuenta con experiencia en gestión de la calidad, a través de los trabajos realizados por algunas de sus unidades.
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Los primeros pasos para la implantación del SGCL
27 miembros del personal de confianza de la Rectoría y Secretaría de la Unidad participaron del curso de
educación continua Análisis e Implementación de la Norma ISO 9001-2015, del 28 al 30 de marzo de 2016.
El Rector de la Unidad integró la Comisión Encargada de Formular una Propuesta para el Sistema de Gestión De Calidad de la Unidad Lerma, que inició sus trabajos en
mayo de 2016.
Una vez que la Comisión realizó su trabajo y emitió dictamen el Rector de la Unidad creó el Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad Lerma por acuerdo
02/2017 del 26 de abril de 2017.
Los primeros 8 procesos con procedimientos se publicaron el 01 de junio de 2017 mediante circular SUL
03/2017 de la Secretaría de Unidad.
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El empleo de software libre
Fue decisión de la Unidad emplear software libre
para las necesidades del proyecto no solo por las
restricciones presupuestales.
Aunque se hubieran tenido recursos se consideró
conveniente no emplearlos en licencias de software
sino investigar la disponibilidad de software
libre lo suficientemente robusto para el desarrollo de un sistema confiable.
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Bizagi Modeler
Aplicación basada en el estándar Business Process Model and
Notation (BPMN) que brinda la posibilidad de documentar y modelar
procesos de negocio fácilmente.
Realiza publicaciones de gran calidad en
SharePoint, Word, PDF y muchos otros formatos. Estos, además, pueden
ser exportados e importados a través de
XML.
Cuenta con una interfaz de usuario muy cómoda.
Los archivos se componen,
fundamentalmente, de diagramas de flujo y pueden representar cualquier cosa que
desees.
Programado en Java y .NET
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Bizagi Modeler
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Permite la gestión de procesos de negocio.
Conecta y comparte, aumentando la participación en el proceso de colaboración entre los interesados en el modelado de procesos.
Realiza exportaciones HTML sin conexión de todos los procesos
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ADONIS
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Sistema de Gestión de Calidad UAM Lerma
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Sistema de Gestión de Calidad UAM Lerma
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Sistema de Gestión de Calidad UAM Lerma
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Sistema de Gestión de Calidad UAM Lerma
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Taxonomía de Procesos
Procesos Estratégicos: soporte para la toma de decisiones.
• Son estratégicos porque condicionan la definición y la consideración de los demás procesos y actividades que deben ofrecer un soporte para la toma de decisiones.
Procesos Clave: soporte para la operación de la institución.
• Diseño, planificación y supervisión de la estrategia académica, de los recursos, y los proyectos operativos.
Procesos de Apoyo: complementan los procesos anteriores.
• Necesarios para operar adecuadamente los procesos clave y estratégicos.
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Clasificación de procesos y procedimientos
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Clasificación de procesos y procedimientos
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Formato de procesos
Incluir ejemplo
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Formato de procesos
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Formato de procesos
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Formato de procedimientos
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Tabla de tareas
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Tabla de tareas
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Formatos y
guías
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Definiciones y acrónimos
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Lista de procesos y procedimientos
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Normatividad y Lineamientos
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Beneficios obtenidos
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Atender los Objetivos Estratégicos del PD-UAML: A01
Organización del trabajo administrativo y los servicios: solicitud – ejecución – evaluación
Alineación de procesos con la Estructura Organizativa de la UAML
Ambiente de trabajo adecuado: definición clara de funciones y responsabilidades; los participantes son conscientes de como su rol incide en la calidad y éxito de los procesos
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Beneficios obtenidos
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Permite considerar las necesidades y expectativas de los usuarios y participantes
Sinergias: comunicación y coordinación entre instancias y áreas
Gestión: obtención de información sobre posibles mejoras, gracias a la documentación y análisis sobre el desarrollo de los procesos
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Beneficios obtenidos
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Eficiencia y transparencia en el desarrollo de procesos
Optimización en el uso de los recursos, reducción de tiempos
Calidad en los procesos, al establecer pautas a seguir
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Beneficios obtenidos
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Un camino hacia la mejora continua:
¿ El proceso es de calidad?
¿Satisface las expectativas del usuario?
A nivel externo, ha permitido la atención de auditorias
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Nuevas etapas del desarrollo del SGCL
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Control de documentos
Auditorías internas
Atención a no conformidades
Revisión de indicadores
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Nuevas etapas del desarrollo del SGCL
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REPLA, RETRA; al momento no están publicados los procedimientos institucionales que emanan de estos reglamentos
Actualización de procesos en
términos de las reformas
reglamentarias
Incorporación de la divisiones y
departamentos académicos al
SGCL
Inicia el presente año con la
aprobación de los procesos de
sistemas escolares
Revisión por alta dirección
Material de Consulta
Nuevas etapas del desarrollo del SGCL
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Material de Consulta
Nuevas etapas del desarrollo del SGCL
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Los ponentes hacen un reconocimiento a todo el personal de la Rectoría y Secretaría de la Unidad Lerma que participó y continúa participando de este esfuerzo, en particular a la Lic. Ana Angélica Chávez Miranda, así como el apoyo de la Unidad Azcapotzalco.
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Gracias
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