Material de Computacion III - Temas N° 05

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Planificacin de Proyectos con MS Project

2013

Tema N 05: Esquematizacin del Proyecto

5.1 Esquematizacin del Proyecto

5.2 Niveles de Tareas

5.3 Tipo de programacin de tareas


1. Organiza adecuadamente los tipos de tareas en el Ms- Proyect2013

2. Identifica los niveles de las tareas en el Ms- Proyect2013

Capacidad del Tema

1. Conocer el entorno del Software del Ms- Proyect2013

2. Conocer sobre las tareas y sub tareas.

Conocimientos Previos

1. Diferencia entre aplicar y anular sangra a la Tarea.

2. Diferencia entre unidades fijas, Duracin fija, Trabajo fijo

Conflicto Cognitivo


1.1 ESQUEMATIZACIN DEL PROYECTO

La forma de organizar, agrupar y generar niveles a las tareas se le llama

esquematizar, al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas

que compartan caractersticas o que se van a completar en el mismo intervalo de

tiempo bajo una tarea de resumen. Las tareas de resumen se pueden usar para

mostrar las fases y subfases principales del proyecto. Las tareas de resumen

esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas agrupadas en un nivel

inferior. Tambin puede aplicar la sangra a las tareas en todos los niveles que sea

necesario para reflejar la organizacin del proyecto.

1.1. Niveles de Tareas

En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas,

por lo tanto el programa est preparado para organizar las tareas con una

estructura jerrquica desde la perspectiva ms amplia a la detallada:

Tarea de Resumen

Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente

estas tareas representan los captulos en los que se compone el

proyecto. Ejemplo: preliminares, fases, procesos, concretos, etc.

Sangras Resumen


SubTarea

Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son

tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden

ser tareas de resumen de otras subtareas, Ejemplo: Marcar terrreno,

Comprar producto, Colocar caeras.

Sub tareas

1. Seleccionar

tareas 2. Clic insertar

tarea resumen


Sangras

Aplicar y anular sangras permite tambin mostrar jerarquas: es decir ,

para convertir la lista de tareas en un esquema. Una tarea con sangra

se convierte en una subtarea de la tarea inmediatamente superior a ella,

que a su vez se convierte en una tarea resumen.

o Aplicar sangra.

Esta tarea se vuelve una subtarea. Crea una jerarqua y permite

a organizar mejor las tareas.

o Anular sangra.

Esta tarea se vuelve una tarea resumen. Crea una jerarqua, te

permite a organizar mejor las tareas.

1. Seleccionar

tareas

2. Clic aplicar

sangra

1. Seleccionar

tarea o tareas

2. Clic en anular

sangra


1.2. Tipo de programacin de tareas

Acaba de asignar una tarea a unas cuantas personas y resulta que la tarea

durar ms de lo esperado; o al revs. Sea como sea, no sabe lo que hacer.

Hay tareas, como el curado del cemento, que tardan una cantidad de tiempo

determinada, independientemente de cmo los trabajadores deban verter el

cemento. Hay otras, como la construccin de software o de carreteras, que

tardarn ms o menos en funcin de la gente y los recursos de los que se

disponga.

Para cambiar los tipos de tareas para que reflejen mejor estas realidades, haga

doble clic en Tarea, luego en informacin de la Tarea, ir a la pestaa

Avanzado y cambie el Tipo de tarea.

1. Doble clic en

Tareas

2. Pestaa

Avanzado

3. Cambiar Tipo de

Tara


La influencia de los tipos de tareas en la programacin Project utiliza una

frmula de programacin que relaciona los tres valores de trabajo, duracin y

unidades de asignaciones:

Trabajo = Duracin x Unidades

Establecer un tipo de tarea permite fijar uno de estos valores (es decir, hacer

que sea inalterable). Fijar uno de estos valores equivale a hacer que sea

prioritario dicindole a Project que no lo cambie si cambian los otros dos. Esto

se aplica tanto a las tareas programadas automticamente como a las

programadas manualmente.

Esta prctica tabla lo ayudar a tener siempre en mente las partes mviles de

la frmula de programacin.

EN UNA SI SE REVISAN

LAS UNIDADES

SE SE REVISAN LA

DURACIN

SI SE REVISAN EL

TRABAJO

Tarea de

unidades fijas

Se vuelve a calcular

la duracin.


el trabajo.

Se vuelve a calculas

la duracin.

Tarea de

trabajo fijo


la duracin.


las unidades


la duracin.

Tarea de

duracin fija


el trabajo.


el trabajo.


las unidades

Vamos a analizar en mayor detalle los tres tipos de tareas. La posibilidad de

fijar uno de los valores ofrece un alto nivel de control sobre la programacin.

Antes de seguir leyendo, asegrese de comprender la diferencia entre los tres

pilares de las programaciones de Project, trabajo, duracin y unidades, y de

entender la forma en que se relacionan entre s. Si necesita un repaso rpido,

vea Cmo programa tareas Project: entre bastidores.

Todo el mundo tiene problemas en este tema, as que no se preocupe si no

consigue asimilarlo inmediatamente. Una vez lo domine y sepa controlar las

duraciones y tipos de tareas, su capacidad como jefe de proyectos aumentar

considerablemente.

En la siguiente tabla se resumen los tipos de tareas y su influencia sobre la

programacin.


TIPO DE

TAREA

INFLUENCIA SOBRE LA PROGRAMACIN

Unidades

fijas

En esta configuracin, se parte de la premisa de que el nmero de

personas asignadas a la tarea (unidades) se conoce y no se desea

modificar aunque cambie la duracin. Si cambia el trabajo de una tarea,

cambiar la duracin, pero no el nmero de personas. Este tipo de tarea

refleja la realidad de la mayora de las tareas de cualquier proyecto.

Ejemplo: usted tiene una persona asignada a la elaboracin de un

informe que normalmente llevara tan solo dos horas. Si decide que la

realidad del trabajo de este informe es que las dos horas deben

distribuirse entre dos das del calendario, puede modificar la duracin a

dos das sin cambiar el nmero de personas asignadas a la redaccin del

informe. De hecho, es probable que no quiera tener a ms de dos

personas redactando el informe. En otras palabras: quiere que el nmero

de unidades (una sola persona) permanezca fijo.

Trabajo

fijo

En esta configuracin, se parte de la premisa de que el trabajo no

cambia aunque se modifiquen las duraciones o se agreguen ms

personas. Utilice esta configuracin si desea controlar la duracin

de las tareas agregando o quitando personas.

Ejemplo: se necesitan 300 horas para disear un jardn de gran tamao

como parte de un proyecto de urbanizacin y usted desea que el jardn

est terminado lo antes posible, as que asigna ms jardineros al trabajo

(tarea). La duracin de la tarea (la construccin del jardn) disminuir a

medida que agregue ms personas.

Duracin

fija

En esta configuracin, se parte de la premisa de que la duracin no

cambia aunque se asignen ms personas a la tarea. Utilice esta

configuracin si tiene en mente una duracin concreta para la tarea antes

de contar con ms informacin sobre dicha tarea.

Ejemplo : una reunin semanal sobre el estado de un trabajo puede

durar una hora. Configure la reunin como una tarea de duracin fija, ya

que, de lo contrario, al asignar ms personas, la duracin de la reunin

disminuir. Y, como todos sabemos, agregar personas a una reunin no

contribuye precisamente a limitar su duracin (ms bien lo contrario!).

Un ejemplo real sobre cmo controlar los intervalos de las tareas


Los siguientes tres escenarios demuestran el "efecto domin" (y, por tanto, el

control) que tienen los tipos de tarea sobre los intervalos de las tareas a lo

largo de la programacin:

Escenario 1: cambiar tipos de tareas a unidades fijas

Supongamos que tiene una tarea de unidades fijas, con 1 persona a tiempo

completo disponible durante 8 horas al da. Adems, ha configurado la tarea

con una duracin de 10 das y 80 horas de trabajo.

QU CAMBIA

USTED

QU HACE PROJECT

Agregar un

recurso de tiempo

completo

Project vuelve a calcular la duracin de la tarea. Ahora, la

tarea tiene asignadas dos unidades de 5 das de duracin

y 40 horas de trabajo.

Aumentar la

duracin

Si dispone de 8 das para finalizar la tarea en lugar de 10,

Project vuelve a calcular el trabajo de la tarea, que ahora

tendr una duracin de 8 das, con 64 horas de trabajo y

1 unidad de recurso.

Cambiar el trabajo Si la tarea durar 20 horas de trabajo adicional, Project

vuelve a calcular la duracin de la tarea. Esta ahora tiene

100 horas de trabajo, con una duracin de 12,5 das y 1

unidad de recurso.

Antes de los cambios Unidades Fijas


Agregar un recurso de tiempo completo

Cambio la Duracin 10 das a 5 das.

Cambio el Trabajo de 80 h. a 40 h (repartido)

Aumentar o disminuir la duracin

Al cambiar la Duracin a 8 das

El trabajo cambia de 80 h. a 64 h.

1. Aadir nuevo

recurso

Se cambia la

duracin a 5 Das

Trabajo cambio a

40h. y se reparti

1. Cambiar la

Duracin 8 das

Trabajo cambia a

64h.


Cambiar el trabajo

Al cambiar al trabajo de 80h. a 100h.

La Duracin cambia de 10 das a 12.5 das.

1. Cambiar Trabajo

a 100 h.

Se cambia la

Duracin a 12.5


Escenario 2: cambiar tipos de tareas a trabajo fijo

Ahora va a hacer que la misma tarea sea una tarea de trabajo fijo. Esto

significa que la tarea solo puede llevar la cantidad de trabajo que haya

especificado, ni ms ni menos. Recuerde que la tarea dispone de 1 persona a

tiempo completo para 8 horas al da, cuya duracin es de 10 das y 80 horas de

trabajo.

QU CAMBIA

USTED

QU HACE PROJECT

Agregar un

recurso de tiempo

completo

Project vuelve a calcular la duracin. Ahora la tarea tiene

2 unidades asignadas, dura 5 das y 40 horas de trabajo

repartido en dos.

Aumentar la

duracin


Project vuelve a calcular las unidades de recurso de la

tarea. Para finalizar la tarea en 80 horas y 8 das, hay que

asignar 1,25 unidades de recurso. La unidad de recurso

actualmente asignada a la tarea tiene una

sobreasignacin del 125%. Debe asignar otra persona

para dar cuenta de la asignacin adicional del 25%.


vuelve a calcular la duracin de la tarea. Esta ahora tiene

100 horas de trabajo, con una duracin de 12,5 das y 1

unidad de recurso.



La Duracin cambia de 10 das a 5 das.

El trabajo de 80 h cambia a 40 h (repartido entre los dos recurso)

Aumentar la duracin

Cambiar la Duracin de 10 das a 8 das

El trabajo se cambi de 80 h a 64 h.

1. Aadir un nuevo

recurso

Se cambia la

duracin a 5 Das

Trabajo cambio a

40h. y se reparti

1. Cambiar la

Duracin 8 das El trabajo se

mantienen 80h.


Cambiar el trabajo

Cambiar de trabajo de 80h. a 100h

La duracin se mantiene en 10

Escenario 3: cambiar tipos de tareas a duracin fija

Por ltimo, supongamos que crea la misma tarea como tarea de duracin fija.

Esto significa que la tarea debe completarse en la duracin que especifique. De

nuevo, la tarea tiene disponible una persona a tiempo completo durante 8 horas

al da y una duracin de 10 das con 80 horas de trabajo.

QU CAMBIA

USTED

QU HACE PROJECT

Agregar un

recurso de tiempo

completo

Project recalcular el trabajo asignado a cada recurso.

Cuando solo haba 1 persona asignada a la tarea, el

recurso tena 80 horas de trabajo que completar. Al

asignar otra persona a la tarea, cada recurso tendr 40

horas de trabajo que completar en la misma duracin de

10 das, con un total de 80 horas de trabajo. Al agregar

otra unidad de recurso, tambin podr ajustar la

1. Cambiar Trabajo

a 100 h.

Se mantiene la

Duracin a 10 Das


asignacin de ambas unidades al 50%, con lo que ambas

quedarn disponibles para trabajar al 50% en otras

tareas.

Aumentar la

duracin


Project vuelve a calcular el trabajo de la tarea, que ahora

tiene una duracin de 8 das, con 64 horas de trabajo y 1

unidad de recurso.


vuelve a calcular las unidades de recurso de la tarea, de

forma que el trabajo adicional igual se lleve a cabo en los

10 das asignados. La tarea ahora tiene 100 horas de

trabajo, con una duracin de 10 das y 1,25 unidades de

recurso. La unidad de recurso actualmente asignada a la

tarea tiene una sobreasignacin del 125%. Debe asignar

otra persona a la tarea para dar cuenta de la asignacin

adicional del 25%.


La Duracin se mantiene en 10 das.

El trabajo de 80 h cambia a 40 h (repartido entre los dos recurso)

Se mantiene la

duracin en 10 d

1. Aadir un nuevo

recurso

Trabajo cambio a

40h. y se reparti


Aumentar la duracin

Cambiar la Duracin de 10 das a 8 das.

Cambiar el trabajo

Cambiar de trabajo de 80h a 100h

La duracin se mantiene en 10 das

1. Cambiar la

Duracin 8 das

El trabajo se

cambi a 64 h

1. Cambiar el

Trabajo a 100 h.

La duracin se

mantiene en 10 das


Autoevaluacin sesin 05

Leer detenidamente cada una de las preguntas y marcar la respuesta correcta.

1. La esquematizacin es un proyecto es?

a. Organizar

b. Agrupar

c. Generar niveles

d. Ninguna

e. Todas

2. Qu opciones tenemos para generar niveles?

a. Insertar una tarea resumen

b. Insertar un hito

c. Insertar una tarea

d. Aplicar sangra

e. Solo a y d

3. No es un tipo de programacin de tareas?

a. Unidades fijas

b. Trabajo fijo

c. Duracin fija

d. Tarea fija

e. Ninguna

4. La ecuacin que define la programacin de tareas es:

a. Trabajo=Duracin X Unidades

b. Tarea=Duracin X Unidades

c. Proyecto=Trabajo X Unidades

d. Trabajo=Tarea X Unidades

e. Ninguna

5. Indicar la ruta para acceder a cambiar la programacin de tareas

a. Seleccionar tarea, doble clic, Avanzado en Informacin de la tarea, Tipo

de tarea.

b. Doble clic, Seleccionar tarea, Avanzado en Informacin de la tarea, Tipo

de tarea.

c. Avanzado en Informacin de la tarea, Seleccionar tarea, doble clic, Tipo

de tarea.

d. Tipo de tarea Seleccionar tarea, doble clic, Avanzado en Informacin de

la tarea.

e. Ninguna.


Practica propuesta sesin 05

Leer detenidamente cada una de las preguntas y desarrollar en el programa Microsoft

Project 2013.

En el curso Proyecto de Tesis, el docente est solicitando que realicen la planificacin

del desarrollo de su proyecto, considerando los siguientes puntos:

Crear un archivo de MS Project y guardar en mis documentos con el nombre de Mi

Proyecto5

Poner como fecha de inicio del proyecto el 20 de mayo del 2014. (1 Pto)

Ingresar las siguientes Tareas (para cada tarea considerar 5 das de trabajo)

(2 Ptos)

Plan General de la empresa I. Resumen ejecutivo II. Presentacin a) Datos del autor. b) Inters del plan III. Anlisis del mercado a) Delimitacin del negocio b) Situacin del entorno econmico c) Producto d) Clientes y tamao del mercado e) La Competencia IV. Plan de Comercializacin a) Estrategia de precios b) Plan de ventas anual c) Estrategia comercial d) Poltica de distribucin V. Plan de operaciones a) Localizacin de la empresa b) Equipos y maquinaria c) Estrategia de operaciones d) Distribucin de la empresa e) Mecanismos de control y seguridad f) Necesidad de recursos humanos g) Plan de organizacin y funciones VI. Anlisis econmico a) Detalle de inversin en activo fijo (inmueble, maquinaria y equipo) b) Inversin inicial de capital de trabajo c) Presupuesto para ventas y marketing d) Presupuesto para recurso humano e) Presupuesto para gastos administrativos f) Presupuesto para gastos financieros g) Anlisis de costos fijos y variables h) Flujo de caja i) Estado de resultados j) Balance general k) Evaluacin del proyecto


l) Fuente de financiacin VII. Conclusiones VIII. Recomendaciones

Esquematizar las tareas (2 Ptos)

o Niveles

Vincular tareas (2 Ptos)

o Tareas

o Tareas principales

Dependencia de tareas (2 Ptos)

o Datos del autor Inters del plan (CC)

o Clientes y tamao del mercado La Competencia (FF)

o Presupuesto para ventas y marketing - Presupuesto para recurso

humano (FC), adems posponer 2 dias.

o El resto por defecto (FC)

Recursos (2 Ptos)

o Material

Carlos Cueva S/. 22 S/. 25

Carmen Snchez S/. 25 S/. 30

Juan Prez S/. 30 S/. 35

Computadora S/. 2 S/. 4

Impresora S/. 2 S/. 4

Scaner S/. 2 S/. 4

Papel S/. 22

Almuerzo S/. 300

Desayuno S/. 200

Asignacin de recursos ( 2 Ptos)

o Datos del autor Carlos Cueva, Computadora, Impresora, Papel.

o Inters del Plan Carmen Snchez, Computadora, Impresora,

Papel.

o Delimitacin del negocio Juan Prez, Computadora, Scaner,

Impresora, Papel.

Cambiar Tipo de tareas ( 3 Ptos)

o Datos del autor Asignar un recurso ms (Carmen Snchez) con el

Tipo de tarea Unidades fijas.

o Inters del Plan Cambiar la Duracin de trabajo a 3 dias, con el

Tipo de tarea Duracin fija.

o Delimitacin del negocio Cambiar el trabajo de 40 h a 60, con el

Tipo de tarea Trabajo fijo.


Referencias Bibliogrficas del Tema

Conocimineto Aditivo. (12 de Agosto de 2013). Obtenido de

http://conocimientoadictivo.blogspot.com/2013/06/descargar-office-2013-links-

oficiales.html

Hurtado, M. (17 de Agosto de 2013). Penn Engineering. Obtenido de

http://www.ese.upenn.edu/seniordesign/resources/MS_Project_Tutorial.pdf

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https://itacademy.microsoftelearning.com/eLearning/courseDetail.aspx?courseI

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Microsoft Project 2013: The Missing Manual. (12 de Septiembre de 2013). Obtenido de

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http://msproject2013.org/: http://msproject2013.org/

Windows Tecnico. (20 de Mayo de 2013). Obtenido de

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project-2013-conceptos-b-225-sicos-parte-ii.aspx

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