1. Nuevos Documentos Nuevo Archivo 2008-09-02 Ing. Laureano Felipe Gmez felipe.gomez3@gmail.comUNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE SISTEMAS DE INF. Y DOC.

2. 3. Los analfabetos del siglo XXI no sern los que no sepan leer ni escribir, sino aquellos que no puedan aprender, desaprender y reaprender A. Tolfler:Reinventando el futuro Diagnostico Actual 4.

Todos lo que conocemos est cambiando rpidamente:

• Transacciones en Lnea

• Trmites Virtuales

• Firma Digital

• Factura Electrnica

• Cheques Virtuales

• Oficina sin papel

• Banca Electrnica

• Notario Digital

• Etc...

ElParadigmaDocumental 5. Documento

Memoria DocumentalInformacin

Cualquier Fuente de informacin USABLE

Todo aquello organizado para permitir su observacin, Anlisis y Estudio.

Informacin codificada en unformatoy almacenada en unsoporte

DOC

Cualquier Cosa Cualquier Formato 6. Documento Electrnico

Es toda representacin electrnica que da testimonio de un hecho, una imagen o una idea.Requiere soporte material elctrico, magntico u ptico

Un documento electrnico es aquel contenido en un soporte electrnico que, para su visualizacin requiere de un dispositivo electrnico

7. DocumentoDigital

Es la representacin en medio digital de un documento, contenido, textos, imgenes,sonidos , videos, etc.

El documento digital es simplemente una secuencia de bits (unos y ceros) que puede representar cualquier tipo de informacin.

Permite almacenar en reducidos espacios grandes cantidades de contenido y distribuirlos o reproducirlos con facilidad.

• No se degrada ni deteriora con el tiempo.

• Por su naturaleza, puede ser fcilmente reproducido y con frecuencia modificado.

8. Documento Virtual

Es un tipo concreto de documento digital

Documento que se va construyendo de acuerdo a lasnecesidades particularesdel usuario

• Un documento virtual es un documento para el que existe un estado no persistente y en el que algunas o todas sus instancias se generan automticamente en un lapso de tiempo

9. Documento de Archivo Electrnico Electronic Record

La pieza especfica de informacin producida o recibida en el inicio, desarrollo o conclusin de una actividad individual o institucional que comprende contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar evidencia de la actividad

Consejo Internacional de Archivos

10. Firma Digital

Una firma digital es un mecanismo de representacin y confirmacin de la identidad de un sujeto en un medio digital.

Consiste en un conjunto complejo de datos nicos encriptados que permiten confirmar que fueron generados exclusivamente a partir de una clave o llave secreta del firmante.

Un documento firmado digitalmente no puede ser repudiado y goza de la misma validez que uno impreso en papel.

-------INICIO FIRMA------- IQB1AwUBMVSiA5QYCuMfgNYjAQFAKgL/ ZkBfbeNEsbthba4BlrcnjaqbcKgNv+a5kr4537y8RCd+RHm 75yYh5xxA1ojELwNhhb7cltrp2V7LlOnAelws4S87UX80cL BtBcN6AACf11qymC2h+Rb2j5SSU+rmXWru+=QFMx ---------FIN FIRMA-------- 11. CONTENIDO ESTRUCTURA FORMATO Componentes de un Documento CONTEXTO 12. GESTION DE DOCUMENTOS CORPORATIVOS DOCUMENTOS SEMI- ESTRUCTURADOS ??? DOCUMENTOS ESTRUCTURADOS DOCUMENTOS NO ESTRUCTURADOS 20% 80% NEGOCIOS ESTRATEGICOS BASES DE DATOS Email, Voicemail, Memos, Conferencias Web, Hojas de Trabajo, Instant Messages, Documentos, Call Center, derechos de peticin, solicitudes, facturas, TV, PERIODICOS,etc. 13. Motivacin

El documento digital - Formatos

En la actualidad existen distintos formatos disponibles:

• Documentos Ofimticos tradicionaes

• Basados en lenguajes de marcas: SGML/HTML/XML, a los que se llama la opcin semntica.

• Formatos de imagen - TIFF

• Formatos de rplica o portables - PDF

• Formatos para el intercambio - MIF, RTF,

• y un largo etctera...

Incompatibilidad 14.

Para solucionar este problema, se comenz a trabajar a favor de la normalizacin de formatos

La normalizacin nos lleva aXML

Paradoja de la Compatibilidad

La existencia de distintos formatos origin la llamada paradoja de la compatibilidad:

• A medida que el nmero de materiales disponibles en soporte digital aumentaba, tambin se hacan mayores las dificultades para acceder a los mismos

15. XML:e X tensibleM arkupL anguage es un estandar abierto que permite compartir datos e informacin entre computadores y programas de computadores de la forma menos ambigua posible. 16. Algunas consideraciones sobre Ciclo de Vida del Documento Digital

Nuevas formas de Creacin Digital:

• Mediante dispositivos Mviles

• Flujos de informacin entre aplicaciones

• Comercio Electrnico

• Video Cmaras y Micrfonos

• Video Conferencias Negocios

VALIDADOS MEDIANTE:

FIRMA

DIGITAL/ELECTRNICA

17. ASPECTOS ESPECIFICOS DE TECNOLOGIAS INVOLUCRADAS INTEROPERABILIDAD DIGITAL LICENCIAMIENTO DIGITAL METADATOS DE ARCHIVO FIRMA, CERTIFICACION Y AUTENTICACION AVANZADA SIMPLE DOCUMENTOS ELECTRNICOSXML ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT REPOSITORIOS Y BASES DOCUMENTALESADMINISTRACION ELECTRNICA TRANSFERENCIAS ELECTRONICAS PRESERVACIN DIGITAL 18. Estndares para el Manejo de Documentos

ISO 15489-1:2001. Information and documentation. Records Management

ISO/TR 18492:2005. Long term preservation of electronic document-based information.

ISO 14721:2003. Reference Model for an Open Archival Information Systems (OAIS)

ISO 19005-1:2005. Document management -Electronic document file format for long term preservation -Part 1: Use of PDF 1.4

ISO/TS 23081-1:2004(E). Information and documentation -Metadata for documents

19. ISO15489

Surge para estandarizar las mejores prcticas internacionales en materia de gestin de documentos.

20. Qu propone ISO 15489?

Establecer un marco para la gestin de documentos en todos los formatos o soportes y en cualquier tipo deorganizacin (pblica oprivada).

Empleo en todos los niveles y por todos los miembros de la organizacin.

Pautas para proyectos basados en TI.

21. Qu propone ISO 15489?

Gua de buenas prcticas para determinar las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las polticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con stos.

Ayuda a definir el qu, el quin, el cundo, el dnde y el por qu del tratamiento que se les debe dar.

22. Ciclo de Vida de los Documentos Digitales 23. Bibliografa

CODINA, Lluis. El libro digital y la WWW. Madrid, Tauro Ediciones, 2000.

Lamarca Lapuente, Mara Jess. Hipertexto, el nuevo concepto de documento en la cultura de la imagen. Tesis doctoral. Universidad Complutense de Madrid. 2008 < http://www.hipertexto.info>

RODRGUEZ BRAVO, Blanca. El documento: entre la tradicin y la renovacin. Gijn, Ediciones Trea, 2002.

SAGREDO FERNNDEZ, F. "Documento y sistema virtual" en Tendencias de investigacin en Documentacin. Zaragoza: Jess Tramullas (editor).

24. Preguntas?

Gracias - Thanks

Merci - Danke

Obrigado - Arigato

Grazie -Tack

Laureano Felipe Gmez Dueas Universidad de La Salle felipe.gomez3@gmail.com[email_address]