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MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma

sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la

conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño ycursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Incluyen

las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el

transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que

la empresa se encuentra organizada.

Los anuales !dministrativos representan una gu"a práctica que se utiliza como

herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información

ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas,pol"ticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para

lograr una eficiente administración. #u elaboración depende de la información y las

necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe

contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de

los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado

$nicamente por las e%igencias de la administración.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Entre las Ventajas más importantes según !me" #$%%&'( se en)*entran las

sig*ientes+

• Logra y mantiene un sólido plan de organización.

•  !segura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y

de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

• &acilita el estudio de los problemas de organización.

• #istematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la

organización.

• #irve como una gu"a eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal

clave.

•

'etermina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de laorganización.

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• La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de

puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

Entre las ,es-entajas más )om*nes se p*e,en resaltar las sig*ientes+

• uchas compañ"as consideran que son demasiado pequeñas para necesitar (n manual

que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

•  !lgunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y

conservarlo al d"a.

• #u deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las

operaciones.

• )l costo de producción y actualización puede ser alto.

• #i no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.

• Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya

vigencia e importancia es notorio para la misma.

• uy sint*tica carece de utilidad+ muy detallada los convierte en complicados.

O.JETIVOS

)ntre los objetivos destacan+

• &ijar las pol"ticas y establecer los sistemas administrativos de la organización

• &acilitar la comprensión de los objetivos, pol"ticas, estructuras y funciones de cada área

integrante de la organización

• 'efinir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa

•  !segurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les

han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la

eficiencia y calidad esperada en los servicios

• &acilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios

para el desempeño de sus atribuciones

• #ervir de base para el adiestramiento y capacitación del personal

•

'eterminar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demásintegrantes de la organización.

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• 'elimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los conflictos

interestructurales.

LIMITANTES EN LA ELA.ORA/ION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Indudablemente la elaboración y utilización de anuales !dministrativos tambi*ntiene sus limitantes las cuales en relación a los beneficios descritos son de menor 

importancia+

• #u diseño y actualización tiene un alto costo en t*rminos de tiempo y dinero.

• )jercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas ocasiones

son e%cesivamente r"gidos y formales.

• Los objetivos de los anuales !dministrativos pueden causar confusión por ser muy

amplios en su contenido

•  !lgunos de ellos son dif"ciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar 

confusiones dentro del personal al momento de realizar sus funciones

• -esistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la mayor"a de

los casos voluminosos en contenido

• )n algunos casos los sindicatos utilizan a los anuales como herramienta para proteger 

sus derechos, es decir que no hacen nada adicional sino está establecido debidamente en

el anual.

/LASI0I/A/ION DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

La clasificación de los anuales puede resumirse en enerales y )spec"ficos,

siendo los enerales aquellos que contienen información de aplicación universal paratodos los integrantes de la organización y )spec"ficos los que su contenido está dirigido

directamente hac"a un área, proceso o función particular dentro de la misma.

#in restar importancia a la diversidad de anuales !dministrativos que e%isten

dentro de las empresas, para efectos de este te%to se hace *nfasis en tres tipos de

manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensión del tema

central objeto de estudio+

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como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se

describan. )l anual de 1ormas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada

una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar 

uno solo en forma general representar"a ser un documento muy complejo, por pequeña

que sea la organización.)stá integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas

que giran alrededor de *l7 por lo tanto la integración de varios de ellos representa al

anual de 1ormas y 2rocedimientos.

La descripción de procedimientos abarca la siguiente información+

/ Identificación del procedimiento

/ 1ombre

/ 8rea de desempeño/ 6odificación

/ 'escripción en*rica 4objetivo5

/ 1ormas generales

/ -esponsable de cada una de las actividades que lo integran

/ 1$mero de 2aso o #ubpaso 4secuencia de las actividades5

/ 'escripción de cada una de las actividades que lo integran

Man*al ,e p*estos 1 2*n)iones

)ste anual contiene las responsabilidades y obligaciones espec"ficas de los

diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a trav*s de la descripción de

las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos. #e utiliza generalmente en

aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en

sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses

similares, definiendo las caracter"sticas de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas

de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la

organización.

'escribe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, as" como su

relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la

estructura organizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y

cuál es su relación con otros puestos de trabajo. !l igual que el anual de 1ormas y

procedimientos tambi*n es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que

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integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma

general representar"a ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la

organización.

)stá integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales

para la contratación de futuros ocupantes de los puestos7 por lo tanto la integración devarias de ellos representan al anual de 2uestos y &unciones.

La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información+

/ Identificación del 2uesto de 9rabajo

/ 1ombre

/ 8rea de desempeño

/ 6odificación

/ 'escripción en*rica 4objetivo5/ Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto

/ 'iarias o frecuentes

/ #emanales

/ :uincenales

/ ensuales

/ 9rimestrales

/ #emestrales

/ !nuales

/ 0casionales o eventuales

/ -equisitos del ocupante del puesto 4perfil5

/ 1ivel acad*mico

/ 3abilidades y destrezas

• 6onocimientos t*cnicos y;o espec"ficos

METODOLOIA 3ARA SU ELA.ORA/ION

2ara la elaboración de los anuales !dministrativos no e%isten reglas universales,

ni metodolog"as preestablecidas, solamente e%isten lineamientos lógicos para su

conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma+

/ -ecopilación de información

/ Interpretación y diseño de la información

/ )laboración del manual

/ !probación y actualización del manual

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Re)opila)i!n ,e in2orma)i!n

La recopilación de información dependerá de las condiciones espec"ficas delmanual que se quiera elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el

objetivo general y los objetivos espec"ficos del anual, definir a quienes estará dirigido,

los t*rminos que serán utilizados dentro de *l y todos aquellos aspectos t*cnicos que se

adec$en a las caracter"sticas particulares del documento.

La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organización,

obviamente para la elaboración de anuales de tipo general, la información debe ser 

recopilada con ayuda de las altas autoridades, mientras que para la elaboración de losanuales espec"ficos la información debe ser recopilada directamente de los

responsables de los procesos y las funciones objeto de estudio. La información puede ser 

recopilada a trav*s de entrevistas directas con el personal, cuestionarios y por medio de

la observación directa, es recomendable utilizar las tres t*cnicas e interrelacionar la

información resultante en cada una de ellas.

Interpreta)i!n 1 ,ise4o ,e la in2orma)i!n

La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle forma a

la información recopilada bajo lineamientos t*cnicos y el criterio del personal encargado

de elaborarlos. Interpretar la información significa analizar en todos los datos recopilados,

su importancia y aporte al diseño del anual, probablemente mucha de la información no

será necesario incluirla dentro del documento por considerar que no agrega ning$n valor 

para los usuarios directos, pero tambi*n se puede determinar que a$n hacen falta algunos

otros datos y que es necesario realizar una segunda etapa de recopilación de información.

)s en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la información

recopilada verbalmente contra la información que proviene de las respuestas a los

cuestionarios y de lo observado durante la primera etapa. La depuración y complemento

de información es muy importante para no elaborar documentos administrativos que se

alejen de la realidad, por lo que toda la información al momento de ser diseñada es

importante que sea revisada por los entrevistados y aprobada por los funcionarios

superiores de cada uno de ellos. )l diseño del anual es darle forma a la información

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para crear un borrador que permita visualizar claramente el contenido del documento y

realizar los ajustes necesarios para su mejor comprensión.

Ela5ora)i!n ,el man*alLa elaboración del anual es la etapa más sencilla pero laboriosa de la

metodolog"a, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y

homog*neos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensión y la

adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y de todos los niveles

 jerárquicos de la organización. 'ebe evitarse el uso de tecnicismos e%agerados a menos

de que se trate de un manual espec"fico para una tarea de tipo t*cnico. 'entro de la

elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones queayuden a facilitar la interpretación del contenido del mismo.

Apro5a)i!n 1 a)t*ali"a)i!n ,el man*al

La etapa de aprobación de los anuales independientemente a su objetivo

particular es de suma importancia para la adecuada utilización de los mismos y para el

fomento de dicha cultura dentro de la organización en general. )l órgano encargado de la

aprobación de los anuales puede ser el erente eneral, el