Manual Webinar para una mejor gestión del tiempo en el sector del comercio

[email protected] / www.jonpera.es

“TU TIEMPO ES ORO”: Herramientas para la Gestión del Tiempo

APLICACIÓN PARA EL COMERCIO MINORISTA


IMPLANTACIÓN

DIRIGIDO A: QUIENES QUIERAN MEJORAR SU GESTION DEL TIEMPO

FORMATO: WEBINAR

DURACIÓN: 1 HORA

ASISTENTES: GRATUITA Y LIBRE


•Conocer las herramientas que nos ayuden a planificar nuestras tareas diarias basadas en los objetivos marcados. Ser más productivos.

•Toma de conciencia de nuestra gestión diaria del tiempo. ¿Somos productivos?

•Evitar la improvisación en nuestra gestión del día a día

OBJETIVOS DEL PROGRAMA


GESTION DEL TIEMPO

Nunca debemos olvidar que Retail es detalle con lo que nos sería imposible querer llegar a realizar todas las tareas y compromisos posibles con sus infinitas variables en la gestión comercial.

Fundamentaremos la gestión del tiempo en 4 partes interrelacionadas

1. Trabajar la PLANIFICACION DE TAREAS a través del check list de tareas y de planificación de acciones.

2. Tipos de REUNIONES con los equipos. Motivadoras, objetivos definidos y tiempo limitado. Acta de ejecución

3. Control de AGENDA y PRINCIPALES HERRAMIENTAS de gestión del tiempo. Visión del tiempo es oro.

4. Proceso de DELEGACION

•Tratar los problemas tal como llegan •Considerar una llamada recibida prioritaria al trabajo o a la persona que tenemos delante • Considerar la palabra urgente como una realidad OBJETIVA • Tratar varios problemas a la vez • Confundir urgente e importante • Esperar que un problema llegue para buscar su solución o ignorarlo • Ir a una cita sin confirmar que la persona estará efectivamente • Dudar de los demás y pensar que solo uno es capaz

GESTION DEL TIEMPO


PRINCIPALES ERRORES DE LA G.T.

•Olvidar controlar lo que hemos pedido hacer • Cuando hay mucho retraso, no validar que lo que hacemos sigue de actualidad • Aceptar trabajo para complacer a alguien o por no tener que decir NO • Tener documentos sin leer desde hace 15 días • Tener varios cuadernos para notas, agendas • Leer y tratar su correo en orden de llegada • Negarse a rechazar o sacrificar algo por querer hacerlo todo • Posponer las decisiones, pensando que se solucionará solas

GESTION DEL TIEMPO


PRINCIPALES ERRORES DE LA G.T.

GESTION DEL TIEMPO


• Depende de cuatro elementos ligados esencialmente al individuo:

1. Reflexión sobre los objetivos personales.2. Capacidad de adaptación al entorno.3. Energía para definir prioridades.4. Voluntad para cambiar e incluso “perder algo”

para ganar tiempo.

GESTION DEL TIEMPO


IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS

MOTIVACIÓN

CONTROL Y SEGUIMIENTO

MEDIBLES

ESPECIFICOS

TEMPORALES

AMBICIOSOS

ALCANZABLES

REALISTAS

PERTINENTES

GESTION DEL TIEMPO


OBJETIVOS DESDE LOS KPIS

Flujo paso de clientes

Flujo derivado tienda

Número de compradores

Cifra de venta €

Margen €

•¿QUÉ ES? ¿PARA QUÉ NOS SIRVEN?•PRINCIPALES KPIS QUE NOS AYUDAN A MEJORAR •TRABAJANDO KPIS DESDE LA GESTIÓN, LAS PERSONAS Y EL CLIENTE•ACCIONES A TRABAJAR

“Porque no es lo mismo vender 10.000 tickets a 10€ que 10 tickets a 10.000€”

GESTION DEL TIEMPO

TAREAS DICIEMBRE

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

OBJETIVOS PRINCIPALES

WEB

PROGRAMACION ok

EMAIL ALFREDO OK

EMAIL JOSELU OK ok

TIPOS DE FOTOS ok ok

REPORTAJE FOTOGRAFICO OK

ANA. IMAGEN EMAIL OK

APARTADOS TEXTO

TEXTO OK OK OK OK

QUE FOTOS EN CADA APARTADO

FORMACION Y CONSULTORIA

CAMPUS. PREPARAR CITA Y CITA

BUSCAR CONTACTOS/ AYUNTAMIENTOS

OK

MEJORAR PRESENTACION A ASOCIACION OK OK OK

MEJORAR PRESENTACION A FORMACION OK OK OK

REVISION DE CONTACTOS YA TOCADOS

HOBETUZ MIKEL ETXEBARRIA/ EMAIL

POSIBLES ACCIONES

OTROS

ARTICULOESTRUCTURAR LA IDEA

ESCRIBIR TEXTO Y BIBLIOGRAFIA

PUBLICACION DONDE ENVIARLA

CHARLA ASOCIACION

PREPARACION A QUIEN Y DE QUÉ

LLAMAR Y CONCERTAR CITA

PREPARA Y DIAPOSITIVAS

COLEGIO DE PSICOLOGOS

PREPARACION DE REUNION OK OK

ENVEJECIMIENTO OK OK

CHARLAS OK OK

INTERNET NUEVAS TECNOLOGIAS OK OK

COACH - PSICOLOGO OK OK

OBJETIVOS 2016ENUNCIAR TAREAS 2016/ CUADRO DE ENERO

UNUNCIAR OBJETIVOS 206

CALCULO DE VENTAS Y COSTES 2016

CHECK LIST DE TAREAS Y DE CENTRO

GESTION DEL NEGOCIO

GESTION ADMIN-ISTRATIVA

RR.HH. PRODUC-TIVIDAD

COMERCIO

GESTION DEL NEGOCIO RR.HH. PRODUCTIVIDAD GESTION COMERCIAL / PRODUCTO

CUENTA DE RESULTADOS FORMACION , INFORMACION PLANIFICACION COMERCIAL SEGÚN OPECOM DE LA COMPAÑIA

INDICADOERES DE GESTION. KPIS. HORARIOS Y PRODUCTIVIDAD MERCHANDISING Y “TIENDA PREPARADA”. CHECK LIST TAREAS. L LL.B.

NORMATIVAS Y PROCEDIMIENTOS EVALUACION Y SEGUIMIENTO ALMACÉN. CHECK LIST

COSTES. LOCAL, CONSUMIBLES, MOTIVACION DEL PERSONAL PUESTA EN VALOR DE LAS OPECOM, DEL CENTRO, DEL PRODUCTO.

TABLEROS / REUNIONES / BREFINGS,…. IDENTIFICACION DE PRODUCTOS DE MAXIMA VENTA. PARETO DERIVAS,…

ATENCION AL CLIENTE.


GESTION DEL TIEMPOREUNIONES CON EL EQUIPO

BREAFING / DIVISION DE TAREAS Y CUMPLIMIENTO NORMATIVO

Buscamos que las reuniones sean eficaces. ¿cómo?

• Objetivos claros y definidos de la reunión.

• Evitar las interrupcionesDuración Control del tiempoActa de la reuniónRoles a evitarActas de acciones. COMPROMISO


GESTION DEL TIEMPO

FORMACION

EJECUCION

DELEGACION

CONTROL Y SEGUIMIENTO

NUEVO PROCESO

“El camino hacia el liderazgo brillante dista mucho de ser llano; supone un gran reto y requiere tiempo” JOHN WITHMORE

DELEGACION


CONSECUENCIAS DE LA MALA GESTION TIEMPOGESTION DEL ESTRES Y DEL TIEMPO

PRODUCTIVIDAD

ESTRÉS

La GESTIÓN DEL TIEMPO es una de las áreas que mayor importancia tiene en el management empresarial, por su incidencia sobre los resultados del directivo / empleado, y especialmente sobre su PRODUCTIVIDAD.


COMUNICACIONDE LA SALUD A LA PRODUCTIVIDAD

YO

JEFES

FAMILIAENTORNO EXTERIOR

SUBORDINADOS

COMPAÑEROS

Situaciones de bloqueo ante la presión de los distintos agentes implicados en las relaciones. Como afrontar las situaciones de bloqueo desde la gestión de las emociones .


LIDERANDO EQUIPOS COMUNICACION

Desde la comunicación DIRECTIVA hacia la ASERTIVA

•GESTIÓN EFICAZ DE SITUACIONES “DIFÍCILES” (quejas, críticas, enfados,...)•RESPETO, ESCUCHA Y ASERTIVIDAD•Comunicación oral y escrita: cuestiones a tener en cuenta•Influencia de las EMOCIONES en la comunicación.•Gestión emocional: claves para la identificación y regulación de las emociones.


LIDERAZGO DE EQUIPOS

OBSERVAR CONDUCTAS

IDENTIFICA CONDUCTAS Y

SUS REPERCUSIONES

FEEDBACK ACCIONES CORRECTORAS SEGUIMIENTO

•El seguimiento individualizado de la tarea. Acompañamos a nuestros equipos en el día a día•Dar y recibir feedback de manera eficaz. •Tipos de feedback•Comunicación de primer nivel. Solución de tareas, no de sentimientos.

COMUNICACION

Orientados a la TAREA sin descuidar a la PERSONA


HERRAMIENTAS

Regla del 80/20 o Principio de Pareto: el 20 % de los clientes nos produce probablemente el 80 % de los beneficios. El 20 % del tiempo de trabajo de una persona contribuye al 80% de los resultados. Por tanto, los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen, por lo general, sólo una minoría.

20% TIEMPO

80% RESULTADO

80% TIEMPO

20% RESULTADO

TIEMPO RESULTADOS¿Y EN

VUESTRAS VENTAS?


HERRAMIENTAS

El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible.• El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo

que se dedica.

• Acotar el tiempo a dedicar a cada tarea.

• Fijarse vencimientos, fechas límite, topes

Algunas «leyes»: Ley de Parkinsono de tendencia a la autoinflación


HERRAMIENTAS

Método ABCDE:

- Tarea A es algo importante, algo que debes hacer. A-1,A-2,A-3.... - Tarea B es algo que deberías hacer; si no lo haces hay consecuencias pero no tan importantes como en las tareas A. Nunca trabajes en una tarea B si te queda pendiente alguna tarea A. Niégate a trabajar en una prioridad menor si hay una mayor a la espera. - Tarea C es algo que sería agradable hacer, pero que carece de consecuencias. Nunca trabajes en una tarea C si hay una B pendiente. - Tarea D es aquella que puedes delegar a otra persona. La regla es que deberías delegar todo lo que es posible que haga otra persona para disponer de más tiempo para hacer lo que sólo tú puedes hacer. Pregúntate: ¿Qué puedo hacer yo y solamente yo, y si lo hago bien, resultará ventajoso para mi empresa? - Tarea E es algo que puedes sencillamente eliminar. Hacerla o no hacerla carece de consecuencias. ¿Cuáles son tus tareas A,B,C,D y E?


HERRAMIENTAS

No programes más del 50% de tu tiempo: se recomienda programar sólo entre el 25% y el 50% de nuestro tiempo, dejando disponible el resto para lo que nos acabará por llegar. Nunca llegues a programar más de 70% (5h30 sobre 8h); la persona media pierde 3 horas al día de su tiempo. Para los asuntos no programados: pregúntate siempre: ¿Es lo que voy a hacer más importante que lo programado? Si lo es hazlo. Si no lo es, aprende a decir NO.


HERRAMIENTAS

MÉTODO GTD (GETTING THINGS DONE): para la gestión del tiempo y de la productividad.

1.-Recopilar todos los proyectos, todo lo pendiente e inacabado. 2.- Aclarar exactamente cuál es tu compromiso y decidir qué vas a hacer, si es que hay algo que hacer para progresar hacia su consecución. 3.- Una vez decididas todas las acciones que hay que llevar a cabo, mantener los recordatorios de ellas bien organizados en un sistema que revises con regularidad.

RECOPILACION PROCESAMIENTOORGANIZA

CIONEVALUACION ACCION


HERRAMIENTAS


HERRAMIENTAS

A = REALIZAR ENSEGUIDA. B = PLANIFICAR C = DELEGAR D = DESENTENDERSE: PAPELERA O ARCHIVO.

PLANIFICACION Y TOMA DE DECISIONES

IMPORTANCIA

URGENCIA

+

+

-

-

B A

D C


HERRAMIENTASPLANIFICACION Y TOMA DE DECISIONES A-B-C

A. Tienen mucha importancia (son “esencia” de nuestra función). Se deben realizar y son difícilmente delegables.

B. Son importantes, pero en muchos casos delegables.

C. Son rutinarias, pequeñas . . . Consumen mucho tiempo y son poco relevantes para cumplir con eficacia la función.


HERRAMIENTASALGUNAS IDEAS DE LOS DIRECTIVOS

•Clarificar valores y establecer metas •Establecer prioridades •Planificar y aprender a delegar. •Aprender a decir NO (con buena educación, sonriendo y sin dar excusas). Asertividad. •Realizar auto-registros del uso del tiempo (toma de conciencia) •Llegar 10 minutos antes de la hora •Hacer el trabajo en la mitad de tiempo • Hacer solo una cosa cada vez •“Hazlo ya” . PROCRASTINACION•Postergar con un objetivo e identificar el motivo de la postergación:


APRENDIZAJE ES ACCIÓN: TODO LO DEMAS ES INFORMACIÓN

Retenemos:El 20% de lo que oímos,El 30% de lo que vemosEl 10% de lo que leemos,El 50% de lo que escuchamos,El 70% de lo que decimosEl 90% de lo que decimos y hacemos

CIERRE DEL CURSO


CIERRE DEL CURSO

“Atienda a sus pensamientos, porque se tornan palabras. Escoja sus palabras, porque se tornan en acciones. Atienda a sus acciones, porque se tornan hábitos. Estudie sus hábitos, porque se tornan en carácter.Desarrolle su carácter, porque el mismo se torna en destino”.

SABER POPULAR

Manual Webinar para una mejor gestión del tiempo en el sector del comercio

Self Improvement

Transcript of Manual Webinar para una mejor gestión del tiempo en el sector del comercio