Manual Valery Nomina 2015

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TUTORIAL

Nmina

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publicacin.

Debido a que CYBERNETIX debe responder a las fluctuantes condiciones del mercado,

no se debe interpretar como un compromiso de CYBERNETIX, y CYBERNETIX no puede

garantizar la exactitud de cualquier informacin presentada despus de la fecha de

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Este documento tiene nicamente fines informativos.

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Manual de Usuario Valery Software Administrativo

(Modulo de Nmina)

El presente manual, tiene como objetivo ayudar al usuario a la generacin de los

recibos de pago para el clculo de su nmina, as como las configuraciones

fundamentales para el clculo de una nmina, para la cual se tomar como referencia el

tipo de nmina "Quincenal".

El mdulo de nmina cumple con toda la normativa exigida en cuanto a rgimen

de Prestaciones Sociales, Vacaciones, Utilidades y Nmina Regular segn la Ley

Orgnica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras promulgada por el Ejecutivo

Nacional en Mayo 2012. Adems, ofrece la alternativa de agregar nuevos conceptos y

realizar modificaciones a los que ya trae por defecto, y de esta forma adaptarlos a los

mtodos de la organizacin.


Nmina

Para llevar a cabo, la generacin de los recibos en el clculo de Nmina de debe

conocer lo que es un recibo de pagos.

Nota: un recibo de pago, es una constancia que sirve para certificar que se ha

pagado por un servicio.

De igual forma, dentro de la Ley Orgnica del Trabajo de los Trabajadores y las

Trabajadores, en su artculo 106 expresa lo siguiente:

Recibo de pago

Artculo 106. El patrono o patrona otorgar un recibo de pago a los trabajadores y

trabajadoras, cada vez que pague las remuneraciones y beneficios indicando el monto del

salario y, detalladamente, lo correspondiente a comisiones, primas, gratificaciones,

participacin en los beneficios o utilidades, bonificacin de fin de ao, sobresueldos, bono

vacacional, recargos por das feriados, horas extraordinarias, trabajo nocturno y dems

conceptos salariales, as como las deducciones correspondientes.

El incumplimiento de esta obligacin har presumir, salvo prueba en contrario el

salario alegado por el trabajador o trabajadora sin menoscabo de las sanciones

establecidas en esta Ley.


Por otro lado, debemos conocer las partes que conforman un recibo de pago:

Encabezado, representa la informacin del empleado obligatoria para la generacin

de recibos entre las cuales se destacan:

Nombre completo del empleado.

Fecha de Ingreso.

Cargo.

Rif.

Fecha y periodo del pago.

Sueldo Diario.

Sueldo.

Cuerpo, contiene las el desglose de las asignaciones y deducciones percibidas por

el trabajador las cuales determinan los ingresos para el clculo de la nmina.

Asignacin: representa el salario y las bonificaciones percibidas por el empleado.

Deducciones: indica la retencin de porcentajes del salario por conceptos de ley.


Estas asignaciones y deducciones son aplicadas mediante conceptos, los cuales

permiten definir cada una de las bonificaciones y deducciones que aplican para el

empleado y que permiten identificar y describir el ingreso percibido. Entre los conceptos

ms comunes para los recibos de pagos se encuentran:

Sueldo.

Seguro social Obligatorio.

Paro Forzoso.

Fondo de Ahorro Obligatorio para la vivienda.

Comisiones.

Das no trabajados, entre otros.

Estos conceptos para el sistema Valery pueden diferenciarse por la funcin que

cumplen:

Concepto Variable: representa aquellas asignaciones o deducciones que van a

depender del empleado es decir, corresponde a un clculo de nmina en particular, como

por ejemplo Bono Alimenticio Das Feriados Trabajados, donde se debe definir el

nmero de das que aplican en ese momento en particular.

Concepto Fijo: corresponde a los conceptos programados sobre el sistema

mediante una frmula definida la cual ser aplicada al trabajador por cada clculo de

nmina, como por ejemplo Seguro social Obligatorio.

Totalizacin, permite identificar el total de los ingresos percibidos, as como la

validacin de la empresa y del empleado.


Para comenzar, debemos determinar el tipo de nmina a trabajar:

Cmo seleccionar el Tipo de nmina?

Paso N 1

El primer paso a realizar, en la configuracin de la Nmina es seleccionar el tipo

de nmina con el que se va a trabajar, para lo cual debe dirigirse a la opcin de men:

Nmina > Seleccionar Tipo de Nmina. (Ver imagen).

Nota: Para este manual se tomar tipo de nmina Quincenal.

Paso N 2

Al hacer click, en esta opcin Seleccionar Tipo de Nmina saldr una ventana en

la cual debe seleccionar la nmina a utilizar, y presionar F9 Aceptar.

Observacin: en el sistema Administrativo Valery Software, puede hacer uso de

diferentes tipos de nmina simultneamente solo deber seleccionar el tipo de nmina

para realizar los cambios durante cada proceso.


Cmo Registrar los trabajadores?

Para registrar los trabajadores, en el tipo de nmina seleccionada se deben seguir

los siguientes pasos:

Paso N 1

Dentro del mdulo de nmina, en la opcin de men: Nmina -> Ingreso

Trabajadores, encontrara dos opciones para realizar la carga de los trabajadores, (Ingreso

Rpido de Trabajadores e Ingreso de Trabajadores), como se muestra en la imagen

siguiente:

Nota: La diferencia que existe entre los dos mtodos para el ingreso del trabajador,

viene ligado a la cantidad de informacin que se puede ingresar de dicho trabajador

durante su registro (datos del empleado).

Por ejemplo:

- En el mtodo Ingreso Rpido de Trabajadores, solo se puede ingresar los

datos fiscales de la persona, sueldo, cargo, fecha de ingreso y tipo de

prestaciones; por otro lado en el caso de Ingreso de Trabajadores, se podr

ingresar una mayor cantidad de informacin asociada a dicho trabajador.

- Por lo cual, para efectos de manual se tomara como referencia el registro del

empleado mediante la opcin de Ingreso de Trabajadores.


Observacin: Formulario de registro de trabajador mediante la opcin de Ingreso

rpido de Trabajadores, ver imagen siguiente:

Formulario de registro de trabajador mediante la opcin de Ingreso de

Trabajadores, ver imagen siguiente:

Paso N 2

Dentro de este formulario Ingreso de Trabajadores, debe colocar el cdigo del

trabajador (se recomienda usar su nmero de cedula de identidad RIF), y presiona

ENTER, adems se debe cargar todos los datos del trabajador (Nombres, Apellidos,

Cedula de identidad, entre otros):


Nota: Adicionalmente, puede incluir la Foto del empleado utilizando el acceso de

Ct+F INCLUIR, para buscar la imagen.

Paso N 3

Adicionalmente, debe ingresar los datos del contrato (Fecha de ingreso, Sueldo,

Cargo, entre otros), como se muestra en la siguiente imagen:


Paso N 4

Se debe verificar la siguiente pestaa de Conceptos, la cual nos muestra los

conceptos de: Asignaciones, Deducciones y Patronales, como se muestran en el siguiente

grfico:

Nota: En este punto, solo deber destildar o tildar los conceptos que aplican para el

trabajador en especfico. Adems, los conceptos son seleccionados para cada trabajador

en especfico.

Paso N 5

De igual forma, en la pestaa siguiente Constante debe colocar los das de pago

de utilidades, como se muestra a continuacin:


Paso N 6

Presione F9 Registrar, para finalizar la operacin y guardar el trabajador.

Observaciones:

1- Para poder eliminar un trabajador se debe escribir su nmero su cdigo (cedula de

identidad RIF) y presionar ENTER para que se muestren todos sus datos, y

presionamos el botn F6 Eliminar:

2- Cabe destacar, que una vez se hayan efectuado movimientos sobre un trabajador

(calculo de Nmina, Vacaciones, Utilidades, entre otros) este no podr ser

eliminado, por lo cual se debe colocar en estatus INACTIVO, como se muestra en la

siguiente imagen:


Cmo Crear Cargos? Esta opcin permite indicar la ocupacin del empleado

dentro de la empresa, el cual representa informacin obligatoria para el recibo de pago de

acuerdo a la Ley.

En Valery Administrativo, se encuentran cinco (05) cargos por defecto los cuales

son: Gerente, Administrador, Vendedor, Asistente, Cajero (a).

En caso de requerir crear otros cargos adicionales para el registro de un trabajador

debemos seguir los siguientes pasos:

Paso N 1:

Seleccionar la opcin de men : Nmina - Inicio - Cargos.

En este formulario, que nos mostrara debe ingresar el cdigo del cargo as como la

descripcin del mismo y se procede a presionar F9 Registrar para completar el proceso.


Cmo crear conceptos y asignarlos a los trabajadores?

Paso N 1

Dirigirse a la opcin de men de conceptos en: Nmina - Conceptos:

Le mostrara el siguiente formulario:

Existen dos formas de crear los conceptos:

1. Concepto sin Frmula o Variables.

2. Concepto con Frmula o Fijos.


Caso N 1: Un concepto sin frmula, es un mecanismo para colocar constantes o

valores fijos dentro del recibo de pago, tambin se utilizan para solicitar un valor en la hoja

de tiempo o de control. Para crear este concepto debe tomar en cuenta lo siguiente:

1- Se ingresa el cdigo del concepto y la descripcin del mismo, debe ser una

descripcin que indique la funcin que hace este concepto:

2- Se debe seleccionar el tipo de concepto (Asignacin, Deduccin o Patronal)

para el ejemplo Asignacin:


3- En el recuadro el campo Valor sin Frmula se escribe un valor monto que

puede corresponder a un monto, horas o das. Para el ejemplo tomaremos

250,00.

4- El campo de Unidad, se especifica la denominacin (unidad de medida) para

el concepto: horas, das o un monto (en funcin al punto anterior). Para el

ejemplo tomaremos la opcin de Horas.


5- Lo que ingrese en el campo Base del clculo es multiplicado por valor del

campo valor sin formula, en este caso se tomara como referencia 1.

6- En la seccin derecha tenemos una serie de opciones para seleccionar, donde

usted decide como y donde aplicar el concepto que estamos creando.


Notas:

a. Se recomienda que si desea aplicar un concepto el cual es variante para cada

clculo de nmina, tildar la opcin de Usa en hoja de control?.

b. Si es necesario que dicho concepto se muestre en el recibo de pago, seleccionar

la opcin de Se imprime en detalle.

c. Adems, puede tildar las opciones a las que aplica este concepto, como por

ejemplo: Vacaciones, utilidades, Liquidacin, entre otros.

7- Posteriormente, Presiona F9 Registrar y le mostrara el siguiente mensaje al

cual debe presionar YES.

8- Por ltimo, le mostrara la siguiente ventana, en la cual se debe seleccionar el

grupo de conceptos al cual ser asociado (se deber seleccionar las nminas a

las cuales podemos utilizar este concepto).

Para completar el proceso, presionar F9 Aceptar.


Caso N 2: Crear un concepto con frmula, es un mecanismo para colocar un

valor variante dentro del recibo de pago. Para crear el concepto de tomar en cuenta lo

siguiente:

1- Se ingresa el cdigo del concepto y la descripcin del mismo, debe ser una

descripcin que indique la funcin que hace este concepto:

2- Se debe seleccionar el tipo de concepto (Asignacin, Deduccin o Patronal) para

el ejemplo Asignacin:


3- Unidad: se especifica la unidad de medida para el concepto si es hora, das o un

monto. Para el ejemplo tomaremos la opcin de Horas.

4- Se determina la frecuencia de pago del concepto, y se elimina la que no son

necesarias, utilizando el signo menos (-) en la parte inferior de la pantalla.


5- En la seccin derecha tenemos una serie de opciones para seleccionar, donde

usted decide como y donde aplicar el concepto que estamos creando.

Notas:

a. Si es necesario que dicho concepto se muestre en el recibo de pago, seleccionar

la opcin de Se imprime en detalle.

b. Adems, puede tildar las opciones a las que aplica este concepto, como por

ejemplo: Vacaciones, utilidades, Liquidacin, entre otros.

6- Posteriormente, seleccionamos la pestaa de Formulas (Ver imagen), se escribe

la formula como por ejemplo: ((Sueldo /30)/8*1.5), y presiona el botn probar

para la verificar la sintaxis de la formula.

7- Presionamos F9 Registrar.


Asignar un nuevo concepto a un trabajador

1- Dirigirse a la ficha del trabajador, en la pestaa de Conceptos, all elegimos

que tipo de concepto queremos agregar (Asignacin, Deduccin o Patronal) y

debe presionar el botn Agregar Concepto:

2- Selecciona el concepto que desea agregar al trabajador y por ltimo presiona

F9 Registrar para completar esta operacin.


Hoja de Control

Una vez seleccionado el tipo de nmina y haber registrado los trabajadores se

procede a crear la hoja de control, en la cual le permitir agregar o establecer la cantidad

de conceptos adicionales al Salario que se deben cancelar al trabajador como: Horas

extras, Feriados laborados, Das no trabajados, entre otros aplicados a un trabajador.

Paso N 1

Seleccionamos la hoja de control, para lo cual nos dirigimos a la opcin de men:

Nmina -> Hoja de Control.

Paso N 2

Le proporcionamos un cdigo y presionamos ENTER, de esta forma podremos

apreciar el perodo al que corresponde dicha hoja de tiempo o control; y se cargan todos

los trabajadores automticamente registrados en ese tipo de nmina:


Paso N3

Posteriormente, se debe agregar las cantidades a los conceptos (horas, das o

motos); Este proceso se efecta por trabajador, por ejemplo: Horas Extras diurnas y Das

no trabajados, como lo muestra la imagen:

Nota: si ninguno de los trabajadores posee algn concepto a cancelar adicional de

los que se muestran en la hoja de control, de igual forma debe registrar una hoja de

control en blanco, es decir le colocamos un cdigo y presiona F9 registrar (Este proceso

debe repetirse para cada clculo de nmina).

Paso N4

Presiona F9 registrar para guardar el hoja de control con las modificaciones

aplicadas.

Observacin: Este alternativa de crear una Hoja de Control para cada clculo de

nmina puede ser opcional, siempre y cuando se le indique al sistema por medio de sus

propiedades que no es necesaria la hoja de control para procesar la nmina.

Para que el uso de la hoja de control no sea obligatorio, es necesario habilitar la

siguiente propiedad:

Entre las Propiedades Generales del sistema, debemos ubicar el nmero 11012,

que indica: Requiere la hoja de control para procesar nmina. Dicha propiedad se debe

colocar su valor en NO.


Cmo Calcular Nmina Regular?

Por medio de esta opcin, podremos generar el clculo de las nminas e imprimir

los recibos de pago de cada trabajador.

Paso N 1

Una vez creada la Hoja de Control se debe realizar el clculo de Nmina, para lo

cual nos dirigimos a: Nmina Clculo de Nmina.

Al seleccionar Clculo de Nmina, saldr una nueva ventana con los siguientes datos:

Cdigo y descripcin en la parte superior el cual se generar de forma automtica.

Tipo Nmina se detectar automticamente.


Paso N 2

Se debe seleccionar la hoja de control que se haya creado para el rango de la fecha

de la nmina a calcular e indicar la fecha de pago.

Hoja de Control: Corresponde a la hoja de tiempo creada previamente asociada al

periodo que se desea calcular.

Fecha de pago: se debe indicar la fecha de pago de la nmina.


Paso N 3

Posteriormente, presionamos el botn F7 - Calcular Prenmina, adicionalmente

presionamos YES en la pantalla siguiente. (Ver Imgenes siguientes):

Nota: De esta forma se mostrara los recibos de pagos de los empleados y un

informe general de la nmina (Prenmina) con la sumatoria total de los salarios de todos

trabajadores y los clculos de asignaciones, deducciones y patronales por cada

empleado.

Prenmina: La Prenmina nos permite emitir reportes y validaciones para verificar

que nuestra captura y clculos estn correctos antes de hacer el proceso final. En caso de

que haya un posible error, podemos cancelar el proceso y correr varias veces la

prenmina sin ninguna limitante, hasta obtener los resultados esperados.


Paso N 4

Una vez generada la Prenmina, como se aprecia en la imagen. El proceso

siguiente es imprimir la misma para su validacin (opcional) en el botn de F8 Imprimir o

cerrar el proceso para culminar la transaccin en F9 Cerrar Nmina.

Observaciones:

- Al Imprimir solo la Prenmina, usted podr realizar cualquier cambio y realizar la

prenmina el nmero de veces necesarias para obtener el resultado esperado.

- Al cerrar la nmina, este es un proceso irreversible, el cual guardara los saldos

mostrados al historial del empleado.


Paso N 5

Presionamos el botn F9 Cerrar Nmina, para culminar la operacin, sin embargo

se mostrara un mensaje de confirmacin al cual debemos presionar YES.


Cmo Cargar el Historial de Asignaciones y Deducciones por Trabajador?

En historia del trabajador, corresponde al los Sueldos, Asignaciones y Deducciones

mensuales percibidas por los trabajadores en periodos anteriores al uso del sistema

Valery, por medio del cual permite generar el informa de Prestaciones Sociales,

Liquidacin, entre otros.

Paso N 1

Una vez creado el trabajador, es necesario agregar el historial de salarios anteriores

al uso del sistema Valery. Para llevar a cabo, este mtodo seleccionamos la opcin de

men: Nmina Nmina Histrica - Historial de Asignaciones y Deducciones por

Trabajador:


Paso N 2

Se mostrara un formulario donde tenemos que seleccionar al trabajador que le

vamos a ingresar el histrico de su nmina y adems, colocar el ao que vamos a

registrar.

Paso N 3

El paso siguiente, es escribir el sueldo del empleado correspondiente a cada mes,

en este caso ser desde Enero del 2012 (Fecha de ingreso del empleado de este

ejemplo) hasta Diciembre del 2012, hasta llegar a la fecha en la que comenzaremos a

calcular las nminas de este trabajador con el sistema Valery.

Nota: Esto se debe realizar con todos los aos que tenga el empleado trabajando

con la empresa. Es importante debido a que estos datos ingresados el sistema Valery los

toma en cuenta para el clculo de las prestaciones sociales.


Paso N 4

Cuando estemos seguros que ya registramos el histrico completo hacemos clic en

la opcin F9 Cerrar Nmina para guardar los datos ingresados.

Observacin: Repetir este proceso con cada empleado de la empresa que haya

comenzado a laborar antes de haber adquirido el Software Valery Administrativo.


Cmo crear Prstamos?

Paso N 1

Dentro del mdulo de nmina, en la opcin de men: Nmina -> Prstamos y Vales,

se debe seleccionar la alternativa de Prstamos, como se muestra en la imagen

siguiente:

Paso N 2

En el formulario siguiente, debe seleccionar el trabajador al cual se le va a realizar el

prstamo:


Paso N 3

Ingresamos los datos para el prstamo:

1- Descripcin: se debe agregar un detalle del motivo del prstamo, el cual saldr

impreso en el recibo.

2- Fecha de Aprobacin.

3- Monto del Prstamo.

4- Nmero de Cotas: representas el nmero de cuotas o deducciones en la que el

empleado va a cancelar dicho prstamo.

5- Fecha de 1ra Cuota: indica la fecha a partir de la cual se comenzara a deducir el

prstamo.

Paso N 4

Presiona Registrar para completar el proceso

Nota: Una vez comenzado a deducir un prestado este no podr ser eliminado.


Clculo de Vacaciones

1. Desde el mdulo de nmina hacer click sobre el cono Clculo de Vacaciones

2. En el campo descripcin debe escribir el motivo de las vacaciones o la descripcin

para la misma razn.

3. En el recuadro del lado izquierdo, en la columna Cdigo Trabajador presionar

F12 o hacer clic en los tres () puntos del campo y elegir el trabajador al que se le

realizara el clculo de vacaciones.

4. Seguido del paso anterior en la misma fila donde seleccionamos el trabajador

debemos colocar la fecha de salida y la fecha de entrada de las vacaciones (este

periodo es muy importante ya que si posee vacaciones vencidas, se debe indicar

el rango de fecha correcto para el trabajador seleccionado).

5. Por ltimo, presionar F7 o hacer clic sobre el botn Calcular Prenmina para

realizar el clculo de las vacaciones y a continuacin le mostrara el clculo de la

Vacaciones mediante un reporte que podemos imprimir, en caso de estar correcto

hacer click en Cerrar Nmina.


Cmo Calcular Utilidades?

1. Desde el mdulo de nmina hacer click en Clculo de utilidades

2. Seleccionar la fecha de pago del lado izquierdo de la misma ficha.

3. Presionar el botn F7 o hacer click en el botn Calcular Prenmina para realizar

el clculo de nmina de utilidades y a continuacin le mostrara el clculo de

Utilidades por trabajador en caso de estar correctos hacer click en Cerrar Nmina

y se generarn los recibos de pagos correspondientes.


Clculo de Liquidacin

1. En el mdulo de nmina hacer click en Clculo de Liquidacin

2. Elegir el cdigo del trabajador al que desea realizarle la liquidacin

3. Elegir la fecha de pago y la fecha de retiro del trabajador.

4. Elegir el motivo del retiro del trabajador (Despido, Renuncia, Fallecimiento o

Jubilacin)

5. Presionar F7 o hacer click en Calcular Prenmina para realizar el clculo de la

liquidacin del trabajador y a continuacin se mostrara el clculo correspondiente

por Liquidacin en caso de ser correcto Cerrar Nmina.


Reportes de Nmina

Para el mdulo de Nmina, podr consultar diferentes reportes a partir de la

informacin cargada en los formularios anteriores, entre los cuales se destacan:

Listado de Cargos: permite visualizar todos los cargos existentes.

Listado de Conceptos: permite visualizar todos los conceptos existentes.

Listado de trabajadores: permite visualizar todos los trabajadores registrados en sistema

con datos bsicos como cdula, nombre y apellido, fecha de nacimiento, telfonos, cargo,

fecha de ingreso, situacin y sueldo. En el mismo se pueden agregar columnas

adicionales.

Listado de cumpleaeros del mes: permite visualizar los trabajadores cumpleaeros del

mes.

Vacaciones vencidas: permite visualizar los trabajadores con vacaciones vencidas.

Resumen de cobro de vales a trabajadores: permite visualizar los vales emitidos a los

trabajadores con el monto total as como el monto que ha cancelado el trabajador a la

fecha.

Prestaciones Sociales: permite visualizar las prestaciones sociales acumuladas por

trabajador desde su fecha de ingreso para que este reporte se muestre correctamente si

el trabajador tiene como fecha de ingreso anterior al uso de Valery debe registrar el

historial de asignaciones y deducciones por trabajador. (Ver pgina 14)

Reporte acumulado de nmina: permite visualizar las nminas de los trabajadores de

forma detallada con las asignaciones, deducciones y patronales del trabajador.

Reporte acumulado por conceptos: permite visualizar el total de asignacin, deduccin,

y/o patronal de cada concepto por nmina.

Formato de permisos laborales: cuenta con este formato en caso de solicitud de permiso

de algn trabajador.

Formato de constancia de trabajo: cuenta con este formato simple en caso de que algn

trabajador requiera una constancia de trabajo.

Recibo de Pago de Nmina Patronal: permite visualizar los aportes patronales de cada

nmina.

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