Manual Usuario Sisben Local v2.13

Manual del usuario

SISBEN LOCAL

Versión 2.13

Sistema de identificación y clasificación

de potenciales beneficiarios para programas sociales

Grupo de Calidad de Vida e Impacto de los Programas Sociales

Dirección de Desarrollo Social

Departamento Nacional de Planeación

Bogotá, D. C. - 2010

2

TABLA DE CONTENIDO

A. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 10

B. OBJETIVO.......................................................................................................................... 11

B.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................. 11

C. A QUIEN VA DIRIGIDO ESTE DOCUMENTO ............................................................... 12

D. SISBEN LOCAL .................................................................................................................. 13

E. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS ..................................................................................... 14

F. GUÍA DE INSTALACIÓN DEL SISTEMA ........................................................................ 16

F.1 INSTALAR CLIENTE + SERVIDOR..................................................................................... 16 F.2 INSTALAR MOTOR Y BASE DE DATOS ..................................................................................... 27 F.3 INSTALAR UTILIDAD DE MIGRACIÓN ..................................................................................... 34 F.4 INSTALAR UTILIDAD DE MIGRACIÓN ..................................................................................... 38

G. INGRESO A LA APLICACIÓN .......................................................................................... 44

G.1 INGRESO A LA APLICACIÓN CLIENTE ........................................................................................ 44

H. DATOS BÁSICOS ............................................................................................................... 46

H.1 ADMINISTRAR RESPONSABLES ........................................................................................ 46 H.1.a Pestaña registro ....................................................................................................................... 46 H.1.b Pestaña Consulta ..................................................................................................................... 50 H.1.c Pestaña Reporte ....................................................................................................................... 51

H.2 ENTIDADES .......................................................................................................................... 53 H.2.a Pestaña Registro ...................................................................................................................... 54 H.2.b Pestaña Consulta ..................................................................................................................... 59 H.2.c Pestaña Reporte ....................................................................................................................... 60

H.3 BARRIOS Y VEREDAS .......................................................................................................... 63 H.3.a Pestaña Registro ...................................................................................................................... 64 H.3.b Pestaña Consulta ..................................................................................................................... 73 H.3.c Pestaña Reporte ....................................................................................................................... 77

H.4 ADMINISTRAR USUARIOS (USUARIOS DEL SISTEMA) ......................................................... 79 H.4.a Pestaña Registro ...................................................................................................................... 80 H.4.b Pestaña Consulta ..................................................................................................................... 84 H.4.c Pestaña Reporte ....................................................................................................................... 86

I. FICHA ................................................................................................................................ 87

I.1 DIGITAR FICHA ............................................................................................................................. 88 I.1.a Registrar Fichas ...................................................................................................................... 89 I.1.b Pestaña Hogar ........................................................................................................................ 90 I.1.c Pestaña Persona ...................................................................................................................... 91 I.1.d Pestaña Consultar.................................................................................................................... 93 I.1.e Registrar más Hogares y Personas ............................................................................................... 95 I.1.f Modificar una Ficha Persona u Hogar Ingresado ............................................................................ 97 I.1.g Borrar una Ficha, Hogar o Persona ............................................................................................ 98

I.2 MALLAS DE VALIDACIÓN .............................................................................................................. 99 I.3 AUTORIZAR INCONSISTENCIAS .................................................................................................... 102 I.4 PASAR A HISTÓRICO .................................................................................................................... 109 I.5 LISTADO DE FICHAS EN DIGITACIÓN O HISTÓRICO ..................................................................... 115 I.6 BAJAR FICHA A DIGITACIÓN ....................................................................................................... 117 I.7 DIGITAR FICHA NO COMPLETA ................................................................................................... 119

I.7.a Registrar Fichas no Completas ................................................................................................. 121

3

I.7.b Pestaña Consulta ................................................................................................................... 122 I.7.c Pestaña Reporte ..................................................................................................................... 123

I.8 MODIFICACIONES EN HISTÓRICO ................................................................................................ 125 I.8.a Control de Solicitud ................................................................................................................ 127 I.8.b Pestaña Búsqueda .................................................................................................................. 127 I.8.c Pestaña de Edición................................................................................................................. 130 I.8.d Pestaña Reporte ..................................................................................................................... 132

I.9 ACTA AUTORIZACIÓN DE INCONSISTENCIAS ............................................................................... 133 I.10 REASIGNACIÓN DE RESPONSABLES DE FICHAS ....................................................... 135

I.10.a Consulta .............................................................................................................................. 136 I.10.b Responsable .......................................................................................................................... 137 I.10.c Reporte ................................................................................................................................ 140

J. PROCESOS ....................................................................................................................... 142

J.1 GENERAR ARCHIVO ..................................................................................................................... 143 J.2 GENERAR ARCHIVO PARA ENVIAR ................................................................................................ 150 J.3 GENERAR PAQUETE PARA ENVIO ..................................................................................... 154 J.4 CAMBIAR CONTRASEÑA ............................................................................................................... 156 J.5 AUTORIZACIONES DNP .............................................................................................................. 157

K. REPORTES ...................................................................................................................... 160

K.1 ARCHIVO DE CONTROL POR MANZANA ..................................................................... 160 K.2 TOTALES DE BASE DE DATOS ........................................................................................ 165 K.3 TOTALES POR PERSONAL................................................................................................ 167

K.3.a HISTÓRICO ...................................................................................................................... 168 K.3.b DIGITACIÓN ................................................................................................................... 171 K.3.c NO COMPLETAS ............................................................................................................ 175

K.4 FICHAS MODIFICADAS. .................................................................................................... 178 K.5 REPORTES GESTION. ........................................................................................................ 178 K.6 REPORTE ARCHIVOS PARA ENVIO. .................................................................................. 183

L. RESULTADOS .................................................................................................................. 185

L.1 ESTADISTICAS. ........................................................................................................................ 186 L.1.a ESTADISTICAS CARA A ............................................................................................... 186 L.1.b ESTADISTICAS CARA B ............................................................................................... 193

M. SINCRONIZACIÓN ......................................................................................................... 200

N. GLOSARIO ....................................................................................................................... 202

4

LISTA DE FIGURAS

Figura D-1. Componentes del Sistema .......................................................................... 13 Figura F-1 - Instalador Cliente + Servidor - Configuración Carpeta ................................ 16 Figura F-2 - Instalador Cliente + Servidor - Configuración Carpeta - Pestaña Ver ........... 17 Figura F-3 - Instalador Cliente + Servidor - Configuración Carpeta - Uso compartido simple .......................................................................................................................... 18 Figura F-4 - Instalador Cliente + Servidor - Propiedades Carpeta ................................... 19 Figura F-5 - Instalador Cliente + Servidor - Permisos Carpeta ........................................ 20 Figura F-6 - Instalador Cliente + Servidor - Buscar Usuario Todos................................. 20 Figura F-7. - Instalación Cliente + Servidor - Contrato de Licencia de Instalación de Microsoft Data Access Components 2.8........................................................................ 21 Figura F-8. - Instalación Cliente + Servidor - Contrato de Licencia de Instalación de .NET Framework 2.0 ............................................................................................................. 22 Figura F-9. - Instalación Cliente + Servidor - Instalación Microsoft Data Access Components 2.8 .......................................................................................................... 22 Figura F-10. - Instalación Cliente + Servidor - Instalación .NET Framework 2.0 ........... 23 Figura F-11. - Instalación Cliente + Servidor - Mensaje para reiniciar el equipo .............. 23 Figura F-12. - Instalación Cliente + Servidor - Preparando Instalación ........................... 24 Figura F-13 - Instalación Cliente + Servidor - Inicio Instalación ..................................... 24 Figura F-14 - Instalador Cliente + Servidor - Seleccionar Carpeta ................................... 25 Figura F-15 - Instalación Cliente + Servidor - Confirmar Instalación .............................. 25 Figura F-16 - Instalación Cliente + Servidor - Progreso de Instalación ............................ 26 Figura F-17 - Instalación Cliente + Servidor - Fin de Instalación Aplicativos .................. 26 Figura F-18 - Instalador Motor y Base de Datos - Ruta de Acceso a la Utilidad ............... 27 Figura F-19 - Instalación Motor y Base de Datos - Mensaje no existe Motor o Instancia .. 28 Figura F-20 - Instalador Motor y Base de Datos - Ventana de Instalación ....................... 28 Figura F-21 - Instalación Motor y Base de Datos - Extracción de Archivos Instalación Motor. ......................................................................................................................... 29 Figura F-22 - Instalación Motor y Base de Datos - Instalación SQL Server Express 2005 29 Figura F-23 - Instalación Motor y Base de Datos - Progreso de Instalación del Motor ..... 30 Figura F-24 - Instalación Motor y Base de Datos - Instalación de la Base de Datos ......... 31 Figura F-25 - Instalador Motor y Base de Datos - Buscar BackUp .................................. 32 Figura F-26 - Instalador Motor y Base de Datos - Carpeta Base de Datos ....................... 32 Figura F-27 - Instalador Motor y Base de Datos - Rutas Parámetros ............................... 33 Figura F-28 - Instalador Motor y Base de Datos - Proceso Finalizado. ............................ 33 Figura F-29 - Instalación Cliente - Preparar Instalación .................................................. 34 Figura F-30 - Instalación Cliente - Inicio Instalación ...................................................... 35 Figura F-31 - Instalación Cliente - Selección de la Ruta de Instalación ............................ 35 Figura F-32 - Instalación Cliente - Confirmar Instalación ............................................... 36 Figura F-33 - Instalación Cliente - Progreso Instalación ................................................. 36 Figura F-34 - Instalación Cliente - Seleccionar Instancia ................................................. 37 Figura F-35 - Instalación Cliente - Mensaje de Confirmación Exitosa de Conexión......... 37 Figura F-36 - Instalación Cliente - Error en la Conexión a la Base de Datos. ................... 37 Figura F-37 - Instalación Cliente - Fin de la Instalación .................................................. 38 Figura F-38 - Instalador Utilitario Migración – Preparar Instalación ................................ 39 Figura F-39 - Instalador Utilitario Migración - Inicio Instalación .................................... 39 Figura F-40 - Instalador Utilitario Migración - Seleccionar Ruta de Instalación ................ 40

5

Figura F-41 - Instalación Utilitario Migración - Confirmación Instalación ....................... 40 Figura F-42 - Instalación Utilitario Migración - Progreso Instalación .............................. 41 Figura F-43 - Instalación Utilitario Migración - Fin de la Instalación ............................... 41 Figura F-44 - Instalación Utilidad de Migración - Ejecutar Aplicación. ............................ 42 Figura F-45 - Instalación Utilitario Migración - Aplicación ............................................. 42 Figura F-46 - Instalación Utilitario Migración - Proceso Finalizado ................................. 43 Figura G-1 - Ingreso al Sistema ..................................................................................... 44 Figura G-2. Cambio de Contraseña ............................................................................... 45 Figura G-3. Pantalla Sisben Local.................................................................................. 45 Figura H-1. Datos Básicos ............................................................................................ 46 Figura H-2 – Pestaña Registro – Administrar responsables ............................................. 47 Figura H-3 – Formulario para la creación de responsables .............................................. 48 Figura H-4 – Ventana para modificar un responsable ..................................................... 49 Figura H-5 - Consultar Responsable .............................................................................. 51 Figura H-6 Reporte Responsables ................................................................................. 52 Figura H-7. Administración Entidades .......................................................................... 53 Figura H-8. Administración Entidades .......................................................................... 54 Figura H-9 Pestaña Registro ......................................................................................... 56 Figura H-10 Modificar Entidades .................................................................................. 57 Figura H-11 Mensaje de Confirmación Eliminar Entidades ............................................ 58 Figura H-12 Eliminación de Entidades .......................................................................... 59 Figura H-13 Consultar Entidad ..................................................................................... 60 Figura H-14 Pantalla Generación de Reportes para Entidades ........................................ 61 Figura H-15 Reportes de las Entidades generados por SISBEN Local ............................ 62 Figura H-16 Ventana de Barrios y Veredas .................................................................... 63 Figura H-17 Pestaña Registro ....................................................................................... 65 Figura H-18 Ventana de aceptación para la creación de un Barrio ................................... 66 Figura H-19 Ventana de confirmación para la creación de un Barrio ............................... 66 Figura H-20. Ventana de registro de Vereda .................................................................. 68 Figura H-21 Modificar Barrios ...................................................................................... 69 Figura H-22 Modificar Veredas ..................................................................................... 70 Figura H-23 Mensaje de Confirmación Eliminar Barrios ................................................ 71 Figura H-24 Eliminación de Barrios .............................................................................. 71 Figura H-25 Mensaje de Confirmación Eliminar Veredas ............................................... 72 Figura H-26 Eliminación de Veredas ............................................................................. 73 Figura H-27 Consultar Barrio ....................................................................................... 74 Figura H-28 Eliminar barrio en la pestaña de Consulta................................................... 75 Figura H-29 Consultar Vereda ...................................................................................... 76 Figura H-30 Reporte Barrios ........................................................................................ 77 Figura H-31 Reporte de Barrios SISBEN ...................................................................... 78 Figura H-32. Administración Usuarios .......................................................................... 79 Figura H-33 Pestaña Registro ....................................................................................... 81 Figura H-34 Modificar Usuario ..................................................................................... 82 Figura H-35 Mensaje de Confirmación Eliminar Usuarios .............................................. 83 Figura H-36 Eliminación de Usuarios ........................................................................... 84 Figura H-37 Consultar Usuarios .................................................................................... 85 Figura H-38 Pantalla Generación de Reportes para Usuarios .......................................... 86 Figura H-39 Reporte de Listados de Usuarios ................................................................ 87

6

Figura I-1. Ficha .......................................................................................................... 88 Figura I-2 Ventana Digitar Ficha ................................................................................... 88 Figura I-3 Ingreso a la ventana Digitar Ficha ................................................................. 89 Figura I-4 Ventana de Ingreso de Ficha ......................................................................... 90 Figura I-5 Ventana de Ingreso Ficha (Pestaña Hogar) ................................................... 91 Figura I-6 Ventana de Ingreso Ficha (Pestaña Persona) .................................................. 93 Figura I-7 Ventana Consultar ........................................................................................ 94 Figura I-8 Mensaje de Confirmación para el Número de Personas .................................. 95 Figura I-9 Ventana de personas antes de la adición de una persona ................................. 96 Figura I-10 Ventana de personas lista para el ingreso de una nueva persona .................... 97 Figura I-11 Eliminar un Registro ................................................................................... 98 Figura I-12 - Acceso a la Pantalla Mallas de Validación .................................................. 99 Figura I-13 - Pantalla Mallas de Validación .................................................................. 100 Figura I-14 - Mallas de Validación - Reporte Inconsistencias ........................................ 101 Figura I-15 - Ingreso a la ventana Autorizar Inconsistencias ......................................... 102 Figura I-16 - Ingreso a la ventana Pasar a Histórico ..................................................... 110 Figura I-17 – Paso a Histórico - Ventana ..................................................................... 110 Figura I-18 – Paso a Histórico - Mensaje de Resultado del proceso............................... 111 Figura I-19 - Paso a Histórico - Reporte de Fichas pasadas a Histórico ......................... 112 Figura I-20 - Paso a Histórico - Reporte de Fichas con duplicidad Eventual .................. 113 Figura I-21 - Paso a Histórico - Fichas Eventuales ....................................................... 113 Figura I-22 - Paso a Histórico - Reporte Fichas con Duplicidad Real ............................ 114 Figura I-23 - Paso a Histórico - Ventana Personas con Duplicidad Real ........................ 114 Figura I-24 - Paso a Histórico - Reporte Duplicidades en Misma ficha .......................... 115 Figura I-25 - Lista de Fichas Digitación o Histórico ..................................................... 115 Figura I-26 - Listado de Fichas en Digitación o Histórico - Ingreso .............................. 116 Figura I-27 - Listado de Fichas en Digitación e Histórico - Reporte .............................. 117 Figura I-28 Ingreso a la Operación Bajar Ficha a Digitación. ........................................ 118 Figura I-29 Ventana Bajar Ficha a Digitación. .............................................................. 118 Figura I-30 Ventana de Confirmación de Operación .................................................... 119 Figura I-31 Confirmación de la Operación .................................................................. 119 Figura I-32 Ventana Digitar Ficha No Completa ......................................................... 120 Figura I-33 Ingreso a la ventana Digitar Ficha no Completa ......................................... 121 Figura I-34 - Digitar Ficha no Completa - Pestaña Ficha .............................................. 122 Figura I-35 - Digitar Ficha no Completa - Pestaña Consulta ......................................... 123 Figura I-36 - Digitar Ficha no Compelta - Pestaña Reporte ......................................... 124 Figura I-37 - Digitar Ficha no Completa - Reporte....................................................... 124 Figura I-38 Ingreso a la ventana Modificación Histórico .............................................. 126 Figura I-39 - Pantalla Modificación en Histórico. ......................................................... 126 Figura I-40 – Modificación Histórico – Reporte. ......................................................... 127 Figura I-41 – Modificaciones en Histórico - Búsqueda ................................................. 128 Figura I-42 - Modificaciones en Histórico - Búsqueda - Vista Hogar ............................. 129 Figura I-43 - Modificaciones en Histórico - Búsqueda Vista por persona. ..................... 129 Figura I-44 - Modificaciones en Histórico - Edición .................................................... 130 Figura I-45 - Modificaciones en Histórico - Edición - Mensaje de confirmación ............ 130 Figura I-46 - Modificaciones en Histórico - Edición – Registro modificado .................. 131 Figura I-47 - Modificaciones en Histórico - Edición Reporte ........................................ 131 Figura I-48 - Modificaciones en Histórico - Reportes ................................................... 132

7

Figura I-49 - Modificaciones en Histórico - Reportes - Ejemplo ................................... 133 Figura I-50 - Acceso a Resignar Responsables .......................................................... 136 Figura I-51 - Reasignar Responsables ....................................................................... 136 Figura I-52 - Reasignar Responsable - Seleccionar Responsable ............................... 138 Figura I-53 - Reasignar Responsable - Seleccionar Superior - Responsable ............... 139 Figura I-54 – Reasignar Responsables - Confirmar Reasignación .............................. 139 Figura I-58 - Reasignar Responsables - Reportes ...................................................... 140 Figura I-59 - Reasignar Responsable - Reporte - Consulta ......................................... 141 Figura J-1 - Procesos .................................................................................................. 143 Figura J-2 – Generar Archivo ..................................................................................... 143 Figura J-3 – Revisión de rango válido para la variable ................................................... 145 Figura J-4 – Revisión de valores válidos para el rango de la variable .............................. 145 Figura J-5 – Seleccionar una variable ya incluida en los filtros ....................................... 146 Figura J-6 – Seleccionar mas de cinco variables a filtrar ................................................ 147 Figura J-7 – No se incluye formato de archivo ............................................................. 147 Figura J-8 – No se selecciona variables para el archivo ................................................. 148 Figura J-9 – No existen registros con los filtros seleccionados ...................................... 149 Figura J-10 – Proceso finalizado ................................................................................. 149 Figura J-11 – Ruta archivo .......................................................................................... 150 Figura J-12. Mensaje informativo para poder ejecutar en Grupos de Trabajo. ................ 150 Figura J-13. Mensaje informativo Administradores no Municipales ............................... 150 Figura J-14. Envío de Base de Datos ........................................................................... 151 Figura J-15. Mensaje informativo de tipo de aplicación. ................................................ 152 Figura J-16. Mensaje informativo de finalización del proceso. ....................................... 153 Figura J-17. Reporte de generación del Backup del Municipio. ..................................... 154 Figura J-18. Mensaje indicando ubicación del backup. .................................................. 154 Figura J-19. Mensaje informativo para poder ejecutar en Grupos de Trabajo. ................ 155 Figura K-1 - Control por Manzana .............................................................................. 161 Figura K-2 - Control Manzana - Menú ........................................................................ 161 Figura K-3 - Control Manzana - Reporte General ........................................................ 162 Figura K-4 - Control Manzana - Reporte por un Responsable ...................................... 163 Figura K-5 - Control Manzana - Reporte Agrupado Responsables ................................ 164 Figura K-6 - Control Manzana - Reporte Operativo ..................................................... 165 Figura K-7 - Pantalla Totales de Base de Datos ........................................................... 165 Figura K-8 - Acceso a Patanlla Totales de Base de Datos ............................................. 166 Figura K-9 - Totales de Base de Datos - Reporte ......................................................... 167 Figura K-10 - Pantalla Totales por Personal - Histórico .............................................. 168 Figura K-11 - Acceso a Patanlla Totales por Personal - Histórico ................................. 169 Figura K-12 - Totales por Personal - Histórico - Tipos de Reporte ............................... 169 Figura K-13 - Totales por Personal - Histórico - Reporte ............................................. 170 Figura K-14 - Totales por Personal - Histórico - Totales .............................................. 171 Figura K-15 - Pantalla Totales por Personal - No Completas ........................................ 175 Figura K-16 - Acceso a Pantalla Totales por Personal - No Completas ......................... 176 Figura K-17 - Totales por Personal - No Completas - Reporte ..................................... 177 Figura K-18 - Totales por Personal - No Completas - Totales ...................................... 178 Figura K-19 - Pantalla Reportes de Gestión ................................................................ 179 Figura K-20 - Entidades del Municipio ....................................................................... 180 Figura K-21 - Reporte de Gestión de Entidad ............................................................ 181 Figura K-22 - No existe información con los parámetros de búsqueda ......................... 182

8

Figura K-23 - Rol obligatorio ..................................................................................... 182 Figura K-24 - Reporte de Gestión de Entidad ............................................................ 182 Figura K-25 - Reporte de Gestión de Entidad ............................................................ 182 Figura K-26 - Reporte de Gestión de Entidad ............................................................ 182 Figura K-27 - Pantalla para Consultar Listado de envíos. ............................................. 183 Figura K-28 - Reporte Listado de envíos del Municipio. .............................................. 184 Figura K-29 - Ingreso de rango no válido. .................................................................. 184 Figura K-30 - Ingreso de formato de fecha no válido. ................................................. 185 Figura K-31 - Reporte sin datos. ................................................................................ 185 Figura L-1- Módulo Resultados................................................................................... 186 Figura L-2 –Opciones submenú Estadísticas ............................................................... 186 Figura L-3 – Estadísticas Cara A ................................................................................. 187 Figura L-4 – Establecer criterios de consulta. ............................................................... 188 Figura L-5 – Selección de variables. ............................................................................. 189 Figura L-6 – Seleccionar todas las variables. ................................................................ 190 Figura L-7 – Ejecución estadísticas. ............................................................................. 191 Figura L-8 – Ruta de generación del Reporte Estadísticas Cara A. ................................ 191 Figura L-9 – Visualizar el Reporte. .............................................................................. 192 Figura L-10 – Digitar fecha errada. .............................................................................. 192 Figura L-11 – Rango errado para el estrato. ................................................................. 192 Figura L-12 – Mensaje indicando datos errados en los criterios. .................................... 193 Figura L-13 – Mensaje indicando la no selección de variables a calcular. ....................... 193 Figura L-14 – Estadísticas Cara B ............................................................................... 194 Figura L-15 – Establecer criterios de consulta. ............................................................. 194 Figura L-16 – Selección de variables. ........................................................................... 195 Figura L-17 – Seleccionar todas las variables. ............................................................... 196 Figura L-18 – Ejecución estadísticas. ........................................................................... 197 Figura L-19 – Ruta de generación del Reporte Estadísticas Cara B. .............................. 197 Figura L-20 – Visualizar el Reporte. ............................................................................ 198 Figura L-21 – Digitar fecha errada. .............................................................................. 198 Figura L-22 – Rango errado para el estrato. ................................................................. 198 Figura L-23 – Mensaje indicando datos errados en los criterios. .................................... 199 Figura L-24 – Mensaje indicando la no selección de variables a calcular. ....................... 199 Figura M-1- Generar Archivo para la sincronización .................................................... 200 Figura M-2- Mensaje de Generación de Archivo .......................................................... 200 Figura M-3- Replicar Base de Datos Municipio ............................................................ 201 Figura M-4- Elegir Archivo ........................................................................................ 201 Figura M-5- Sincronización ........................................................................................ 201 Figura M-6- Mensaje de Recibo de Archivo ................................................................. 202

9

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Requerimientos Técnicos ................................................................................. 15

10

A. INTRODUCCIÓN

Este manual entrega la descripción detallada de las funciones que integran el Sistema de

Información Sisben Local, indicando su forma de uso y proporcionando al usuario un fácil

aprendizaje, para lograr una interacción efectiva con el sistema. A través de la presentación de los

conceptos básicos de cada una de las funcionalidades y el paso a paso para desarrollar todas las

tareas del sistema, por medio de imágenes y cuadros conceptuales.

El primer subsistema es Administración del Sistema, mediante el cual se administran , Usuarios y

Perfiles, y se realiza la creación de backups; El segundo subsistema es Operación del Sistema, en

donde se especifica como se Administración los de Datos de las Fichas, Procesos del Sistema,

Consultas y Reportes, Interoperabilidad y Control de Calidad; El tercer subsistema es Atención al

Usuario, en donde se registran las Solicitudes y se realiza el manejo de rutas y visitas; Por ultimo se

describe de forma detallada el proceso de Sincronización, a nivel local y central.

11

B. OBJETIVO

Este manual tiene como objetivo guiar a los diferentes usuarios del Sistema de Identificación de

Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales (SISBEN), a través de las funciones del Sistema de

Información SISBEN Local, dando una explicación detallada de la ejecución de cada una de estas,

para su fácil comprensión y uso.

B.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Describir de forma detallada el proceso de Administración del Sistema

• Mostrar los conceptos y definiciones de cada una de las funcionalidades

• Presentar paso a paso la operación del sistema

• Describir cada uno de los módulos que componen el Sistema

• Especificar el proceso de Sincronización entre Sisbennet y Sisben Local

12

C. A QUIEN VA DIRIGIDO ESTE DOCUMENTO

Este documento esta dirigido a las personas que van a interactuar diariamente con el Sistema de

Información SISBENnet y Sisben Local, ya sea a nivel central o nivel local, para instruirlos en el

manejo de las funcionalidades y solución de problemas que puedan surgir al ejecutarlas.

13

D. SISBEN LOCAL

El Sistema de Información SISBENnet, es un sistema de información desarrollado para el Sistema

de Identificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales (SISBEN) que tiene como

principal fin brindar todas las herramientas necesarias para lograr la veracidad, disponibilidad y

seguridad de la información.

SISBENnet es el Sistema de Información desarrollado para el Sistema de Identificación de

Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales (SISBEN), que cuenta con dos aplicaciones:

• Aplicación Web, donde los usuarios pueden acceder con un cliente WEB (Explorador

Web) a través del protocolo http, para realizar las operaciones y consultas

• SISBENnet Local (Aplicativo de Escritorio) diseñado para aquellos municipios que tienen

acceso a Internet limitado (conexión línea telefónica) o nulo.

SISBEN Local consta de cuatro subsistemas, que a su vez están conformados por módulos. Ver

Figura D.1.

Figura D-1. Componentes del Sistema

CONVENCIONES

Administración De Fichas

Gestionar Solicitudes

Ingresar Solicitudes

Responsables

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

SISBEN Local

SISBEN CENTRAL

SISBEN LOCAL

Procesos del Sistema

Consultas Y Reportes

Interoperabilidad

Sistema Subsistema

Entidades Control de calidad

OPERACIÓN DEL SISTEMA

ATENCIÓN AL USUARIO

SINCRONIZACIÓN

Módulos

Barrios y Veredas

14

E. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

La plataforma SISBENnet requiere las siguientes especificaciones técnicas generales.

Para municipios que no cuenten con conexión permanente a Internet

* Terminal (PC que ejecuta la aplicación) * PC de datos (PC que almacena datos)

S

O

F

T

W

A

R

E

Sistema Operativo

• Microsoft Windows 2000 SP3

• Microsoft Windows Server 2003

• Microsoft Windows XP SP2

• Microsoft Windows Vista

Framework

• Microsoft. NET Framework 3.5

Otros

• Para Windows XP/2000/2003 - Windows

Installer 3.0 o posterior

• Internet Explorer 5.01 o versión posterior

Sistema operativo


• Microsoft Windows XP SP2 Profesional o mayor


• Microsoft Windows Vista

Framework

• Microsoft. NET Framework 3.5

Otros

• SP1 o posterior de Microsoft Data Acces Components (MDAC)

2.8

• SP1 De Microsoft Internet Explorer 6.0 o posterior

• Microsoft SQL Server 2005 Express Edition

H

A

R

D

W

A

R

E

Computador

• Espacio en disco: 280 Mb libres

• Memoria RAM: 256 Mb

• Procesador: 600 MHz

Computador

• Espacio en disco: 600 MB libres

• Memoria RAM: 512 Mb o más

• Procesador: Compatible Pentium III o superior Mínimo 500 MHz

Recomendado GHz o más

Requerimientos de comunicación para sincronización

• Conexión a internet. La capacidad depende del volumen de novedades a transmitir en la sincronización y el tiempo disponible

para realizar esta labor. Preferiblemente banda ancha

Navegador de internet

* Terminal y PC pueden funcionar sobre la misma máquina. En otro escenario se pueden tener varias maquinas con la aplicación

instalada, una de ellas almacena los datos y todos los datos se conectan a través de la HUB

Para municipios que cuenten con una conexión permanente a Internet en el punto de trabajo

Terminal (PC que accede a la aplicación Web)

H

W

Y

S

W

Computador (es)

• Espacio en disco: 600 Mb libres ó más dependiendo del tamaño del municipio

• Memoria RAM: 256 MHz

Sistema operativo con soporte para redes TCP IP

Navegador de Internet IE 6 ó Mozila firefox 1.5 en adelante preferiblemente

I

N

T

E

R

N

E

Requerimientos de comunicación

• Conexión a internet. La capacidad depende del volumen de novedades a registrar, el tamaño de los archivos a

transmitir y el tiempo disponible para realizar esta actividad. Se recomienda conexión permanente a internet. El DNP

trabajará este tema para establecer un marco de referencia de acuerdo con los volúmenes de información del

municipio y el sistema construido.

Escenario 2. Conexión a Internet a través de un computador. Escenario 2. Conexión a Internet a través de una red

LAN para varios computadores

15

T

Tabla 1. Requerimientos Técnicos

16

F. GUÍA DE INSTALACIÓN DEL SISTEMA

F.1 INSTALAR CLIENTE + SERVIDOR

El instalador Cliente + Servidor, se encarga de instalar; El motor de base de datos, Restaurar el

Backup e instalar la aplicación cliente.

Antes de realizar la instalación, asegúrese de tener todos los archivos en una carpeta dentro de su

directorio “C:\”, esta carpeta puede tener el nombre InstaladoresSisbenNet.

Dicha carpeta debe tener permisos para que cualquier usuario pueda tener acceso a ella, esto debido

al proceso de restauración del BackUp, el cual requiere tener este tipo de acceso.

Adicionalmente este proceso lo debe realizar un administrador del equipo o computador.

1. Diríjase a C:\ haga clic Herramientas en el menú inicio y seleccione Opciones de

Carpeta…

Figura F-1 - Instalador Cliente + Servidor - Configuración Carpeta

17

2. Haga clic en la pestaña Ver.

Figura F-2 - Instalador Cliente + Servidor - Configuración Carpeta - Pestaña Ver

3. Busque la opción Utilizar uso compartido simple de archivos (recomendado) Ubicado

generalmente al final de la lista y desmarque la opción y haga clic en aceptar.

18

Figura F-3 - Instalador Cliente + Servidor - Configuración Carpeta - Uso compartido simple

4. Haga clic derecho sobre la carpeta InstaladoresSisbenNet y seleccione Propiedades….

19

Figura F-4 - Instalador Cliente + Servidor - Propiedades Carpeta

5. Haga clic en la pestaña Seguridad, y verifique que en la lista de usuarios este el usuario

Todos y que tenga marcada la casilla Control Total en la lista de permisos. Si no es así

agregue el usuario junto con estos permisos, para esto siga los siguientes pasos:

20

Figura F-5 - Instalador Cliente + Servidor - Permisos Carpeta

a. Haga clic en el botón Agregar.

b. En la cuadro de texto digite Todos, y haga clic en el botón Comprobar Nombres,

si el usuario es encontrado se marcara con un subrayado.

Figura F-6 - Instalador Cliente + Servidor - Buscar Usuario Todos

21

c. Haga clic en aceptar.

d. Ahora de vuelta en el cuadro de Propiedades seleccione el usuario Todos de la

lista de usuarios y en la lista de Permisos marque la casilla Control Total.

e. Finalmente haga clic en Aceptar.

6. Ingrese a la carpeta InstaladoresSisbenNet, descomprima

“InstaladorClienteServidoryyyyMMdd.zip”, en donde yyyyMMdd significa la fecha de

generación del archivo. Este contiene varios archivos, pero el que debe ejecutar es el

archivo setup.exe.

7. Ejecute el archivo Setup.exe. El instalador realizará la comprobación de componentes

necesarios. Es posible que las figuras de la 7 a la 11 no aparezcan, esto dependerá

exclusivamente de los componentes ya instalados en su sistema.

8. De no tener los componentes instalados previamente, se mostrará la ventana que muestra

el contrato de licencia para la instalación de Microsoft Data Access Components 2.8

(MDAC): Haga clic en el botón Aceptar.

Figura F-7. - Instalación Cliente + Servidor - Contrato de Licencia de Instalación de Microsoft Data

Access Components 2.8

22

9. En seguida se muestra el contrato de licencia para la instalación de .NET Framework 2.0.

Haga clic en el botón Aceptar.

Figura F-8. - Instalación Cliente + Servidor - Contrato de Licencia de Instalación de .NET

Framework 2.0

10. Es posible que también se muestre una ventana para la instalación de la versión 3.1 del

Windows Installer.

11. Se muestra la siguiente ventana de progreso de instalación de MDAC

Figura F-9. - Instalación Cliente + Servidor - Instalación Microsoft Data Access Components 2.8

23

12. Al finalizar esta instalación, se muestra el progreso de instalación de .NET Framework 2.0.

Figura F-10. - Instalación Cliente + Servidor - Instalación .NET Framework 2.0

13. Al finalizar esta instalación, es posible que se muestre el mensaje para reiniciar el equipo y

terminar el proceso de instalación.

Figura F-11. - Instalación Cliente + Servidor - Mensaje para reiniciar el equipo

14. Cuando se inicia de nuevo la sesión en el equipo, se muestra la siguiente ventana.

24

Figura F-12. - Instalación Cliente + Servidor - Preparando Instalación

15. A continuación aparece el asistente de instalación del aplicativo. De clic en siguiente

Figura F-13 - Instalación Cliente + Servidor - Inicio Instalación

16. Se genera la ventana Seleccionar carpeta de instalación, que trae una ruta por defecto, si

desea cambiarla de clic en el botón examinar y registre la nueva ruta. Pulse siguiente

25

Figura F-14 - Instalador Cliente + Servidor - Seleccionar Carpeta

17. Aparece la ventana de confirmación de la instalación, haga clic en Siguiente.

Figura F-15 - Instalación Cliente + Servidor - Confirmar Instalación

26

18. Aparece la ventana Instalando Sisbennet

Figura F-16 - Instalación Cliente + Servidor - Progreso de Instalación

19. Al finalizar la instalación se genera la ventana Instalación completada, de clic sobre el botón

cerrar

Figura F-17 - Instalación Cliente + Servidor - Fin de Instalación Aplicativos

20. En este momento se ha instalado en su maquina la aplicación Cliente y la utilidad para

instalar y restaurar el BackUp de la base de datos, la cual se ejecutará inmediatamente. Para

27

continuar con el proceso diríjase a la siguiente sección INSTALAR MOTOR Y BASE DE

DATOS.

F.2 INSTALAR MOTOR Y BASE DE DATOS

Para la creación de la Base de Datos (Si esta instalando el Cliente + Servidor, esta aplicación se

ejecuta automáticamente), ingrese al menú Inicio, Programas ->DNP->SISBENnet, opción

Restaurar BackUp.

Figura F-18 - Instalador Motor y Base de Datos - Ruta de Acceso a la Utilidad

Inicialmente el sistema detecta si el motor de la base de datos está instalado. Si el motor está

instalado siga al paso de la Figura F-24 - Instalación Motor y Base de Datos - Instalación de la

Base de Datos, de no ser así, es decir, si el motor no está instalado, mostrará el mensaje de la

Figura F-19 - Instalación Motor y Base de Datos - Mensaje no existe Motor o Instancia,

donde informa que el motor de Base de Datos no se encuentra instalado. Oprima el botón Aceptar.

28

Figura F-19 - Instalación Motor y Base de Datos - Mensaje no existe Motor o Instancia

A continuación se abre la ventana inicial de Crear Base de Datos para SISBENnet

Figura F-20 - Instalador Motor y Base de Datos - Ventana de Instalación

Oprima el botón Instalar SQL Server Express (Este instalador instala el Motor por si solo no

requiere intervención del usuario.). Este abrirá el cuadro de extracción de archivos.

29

Figura F-21 - Instalación Motor y Base de Datos - Extracción de Archivos Instalación Motor.

Al terminar de extraer los archivos aparecerá la siguiente ventana del Programa de

Instalación de Microsoft SQL Server 2005.

Figura F-22 - Instalación Motor y Base de Datos - Instalación SQL Server Express 2005

Luego se mostrara el progreso de la instalación del motor de la Base de Datos.

30

Figura F-23 - Instalación Motor y Base de Datos - Progreso de Instalación del Motor

Finalmente al terminar la instalación se muestra la ventana de Creación de la Base de Datos

con las otras opciones habilitas.

31

Figura F-24 - Instalación Motor y Base de Datos - Instalación de la Base de Datos

Para crear la base de datos, realice los siguientes pasos (Recuerde que si la base de datos ya existe,

este proceso la sobrescribirá totalmente):

1. Busque la Ruta del Backup que descargó de la página de descargas, utilizando el

botón . Se abrirá la ventana que se muestra en la Figura F-25 - Instalador Motor

y Base de Datos - Buscar BackUp

32

Figura F-25 - Instalador Motor y Base de Datos - Buscar BackUp

2. La sección Ubicación de los archivos de base de datos muestra los diferentes

parámetros de rutas en el disco para cada archivo de la base de datos. Estas carpetas

deben tener la misma configuración realizada para la carpeta InstaladoresSisbenNet.

3. En el parámetro Dase de Datos, haga clic en el botón , y se abrirá la ventana para

buscar la carpeta en donde se instalara la base de datos (Solo el archivo mdf). Esta

ventana se muestra en la Figura F-26 - Instalador Motor y Base de Datos - Carpeta

Base de Datos. En el ejemplo se elige la carpeta BaseDatos.

Figura F-26 - Instalador Motor y Base de Datos - Carpeta Base de Datos

33

4. Repita el proceso para cada uno de los parámetros. Si lo desea puede marcar la opción

Utilizar el mismo directorio para todos los archivos, esta opción copia la ruta elegida en

el parámetro Base de Datos y la pega en los demás parámetros.

Figura F-27 - Instalador Motor y Base de Datos - Rutas Parámetros

5. Para terminar haga clic en el botón Crear Base de Datos, esta opción monta la base de

datos y realiza varios cambios en el servidor.

Figura F-28 - Instalador Motor y Base de Datos - Proceso Finalizado.

A continuación oprima el botón Salir para cerrar la ventana de Creación de Base de Datos. Ahora

puede ingresar a la aplicación Cliente.

34

F.3 INSTALAR UTILIDAD DE MIGRACIÓN

Este aplicativo instala la aplicación Cliente para conectarse al la base de Datos ubicada en otro

equipo de la red (Si tanto la aplicación Cliente como el servidor están en el mismo equipo, utilice el

instalador Cliente + Servidor).

Descargue la aplicación Cliente del sitio Web de SISBENnet.

Pasos para la instalación.


“InstaladorClienteyyyyMMdd.zip”, en donde yyyyMMdd significa la fecha de

generación del archivo. Este contiene varios archivos, pero el que debe ejecutar es el

archivo setup.exe.

2. Al ejecutar el archivo setup.exe se muestra la siguiente ventana.

Figura F-29 - Instalación Cliente - Preparar Instalación

3. Luego se muestra la ventana siguiente.

35

Figura F-30 - Instalación Cliente - Inicio Instalación

4. Haga clic en el botón Siguiente y seleccione la ruta en donde se instalara la

aplicación, liego haga clic en siguiente.

Figura F-31 - Instalación Cliente - Selección de la Ruta de Instalación

5. Se muestra la ventana de confirmación de la instalación, haga clic en Siguiente para

instalar la aplicación.

36

Figura F-32 - Instalación Cliente - Confirmar Instalación

Figura F-33 - Instalación Cliente - Progreso Instalación

6. Dentro del progreso de la instalación se le pedirá el nombre del servidor en donde se

encuentra la base de datos. Seleccione el servidor indicado de los que se le muestran en la

lista.

37

Figura F-34 - Instalación Cliente - Seleccionar Instancia

7. Una vez seleccionada las instancia haga clic en el botón Probar Conexión para verificar que

es la instancia correcta y que el servidor esta bien configurado.

Figura F-35 - Instalación Cliente - Mensaje de Confirmación Exitosa de Conexión.

8. Si el instalador arroja otro mensaje como el mostrado en la siguiente figura, seleccione otra

instancia y si el problema persiste comuníquese con su administrador de Red o el

administrador del equipo en donde se instalo el motor y ala base de datos.

Figura F-36 - Instalación Cliente - Error en la Conexión a la Base de Datos.

9. Para finalizar haga clic en el botón Aceptar.

38

Figura F-37 - Instalación Cliente - Fin de la Instalación

10. Haga clic en el botón Cerrar. Ahora puede ejecutar la aplicación de SISBENnet, diríjase a la

ruta Inicio -> programas -> DNP-> SISBENnet -> SISBENnet.

F.4 INSTALAR UTILIDAD DE MIGRACIÓN

Este aplicativo se utiliza para migrar un backup de una base de datos SQL Express a una base de

datos Enterprise por ejemplo.

Esta aplicación también posee los mismos prerrequitos de la aplicación Cliente + Servidor Consulte

esta sección para mas información.

Pasos para la instalación.


“InstaladorUtilitarioMigracionyyyyMMdd.zip”, en donde yyyyMMdd significa la fecha

de generación del archivo. Este contiene varios archivos, pero el que debe ejecutar es el

archivo setup.exe.

2. Al ejecutar el archivo setup.exe se muestra la siguiente ventana.

39

Figura F-38 - Instalador Utilitario Migración – Preparar Instalación

3. Luego se muestra la ventana siguiente.

Figura F-39 - Instalador Utilitario Migración - Inicio Instalación

4. Haga clic en el botón Siguiente y seleccione la ruta en donde se instalara la

aplicación, liego haga clic en siguiente.

40

Figura F-40 - Instalador Utilitario Migración - Seleccionar Ruta de Instalación

5. Se muestra la ventana de confirmación de la instalación, haga clic en Siguiente para

instalar la aplicación.

Figura F-41 - Instalación Utilitario Migración - Confirmación Instalación

41

Figura F-42 - Instalación Utilitario Migración - Progreso Instalación

Figura F-43 - Instalación Utilitario Migración - Fin de la Instalación

6. Haga clic en el botón Cerrar.

7. Diríjase a Inicio -> Programas -> DNP -> SISBENnet -> Utilitario Migración

42

Figura F-44 - Instalación Utilidad de Migración - Ejecutar Aplicación.

Figura F-45 - Instalación Utilitario Migración - Aplicación

8. Antes de realizar este proceso, el administrador del servidor debe crear una

instancia en el motor de base de datos SQL Server 2005 con el nombre

MSSQLSISBEN. Recuerde los datos de contraseña del usuario sa, ya que se

necesitara para este proceso. Recuerde que esta utilidad no solo sube la base de

datos al nuevo servidor, también realiza otras acciones sobre dicha instancia que no

permiten que un usuario cualquiera pueda ingresar a la Base de Datos o a la

instancia. Por este motivo en esta instancia solo debe quedar esta Base de Datos.

9. Esta aplicación solo se conecta al servidor con el usuario sa. Suministre la

contraseña de dicho usuario.

43

10. Esta funcionalidad es igual y requiere los mismos permisos indicados en la sección

INSTALADOR DEL MOTOR Y BASE DE DATOS, por favor téngalos en

cuenta para este proceso.

11. Seleccione las rutas para cada archivo de la base de datos.

12. Haga clic en el botón Crear Base de Datos. Al final se muestra el mensaje.

Figura F-46 - Instalación Utilitario Migración - Proceso Finalizado

44

G. INGRESO A LA APLICACIÓN

G.1 INGRESO A LA APLICACIÓN CLIENTE

Para ingresar al aplicativo, diríjase a Inicio -> Programas -> DNP -> SISBENnet y haga clic en

SISBENnet. Aparece la ventana de ingreso al sistema Ver figura H.1

Ingrese su nombre de usuario

1. Ingrese su contraseña

2. Haga clic en el botón aceptar

3. De clic en cancelar para cancelar la operación

Figura G-1 - Ingreso al Sistema

4. Si es la primera vez que el usuario ingresa a la aplicación ó la cuenta de usuario está

marcada para que cambie su contraseña al iniciar, el sistema mostrara la siguiente

ventana, en la cual el usuario debe cambiar la contraseña obligatoriamente, si no lo

hace no podrá ingresar al sistema.

45

Figura G-2. Cambio de Contraseña

5. Digite la información pertinente a Contraseña Nueva y Confirme Nueva

Contraseña. La nueva contraseña debe ser diferente de la anterior.

6. Haga clic en el botón Cambiar y Continuar.

Al ingresar al sistema con el usuario y la clave correcta, se presenta la siguiente pantalla:

Figura G-3. Pantalla Sisben Local

46

H. DATOS BÁSICOS

Es un subsistema que ofrece las funcionalidades necesarias para que el administrador Sisben, realice

las tareas con miras a mantener el sistema actualizado.

Esta compuesto por los módulos de administración de responsables, y entidades. Ver Figura H-1.

Datos Básicos

Figura H-1. Datos Básicos

H.1 ADMINISTRAR RESPONSABLES

Esta ventana permite crear, modificar, consultar y eliminar, los responsables del sistema,

mediante las pestañas: registro, consulta y reporte, las cuales se detallan a continuación.

H.1.a Pestaña registro

Al seleccionar la opción Administrar Responsables del menú Datos básicos se presenta en

pantalla la pestaña activa Registro, en ella se puede realizar las operaciones: crear, modificar y

eliminar los responsables del sistema. Además se visualiza la información del responsable

en dos grupos de datos, distribuidos así, (Figura H-2 – Pestaña Registro – Administrar responsables):

o Datos del responsable:

� Campos inactivos: Código Departamento*, Nombre Departamento*,

Código Municipio*, Nombre Municipio*

� Campos activos: Entidad*, Tipo de Identificación*, Número de

Identificación*, Nombre*, Dirección*, Email* y Teléfono.

o Información asociada:

� Campos inactivos: No aplica.

� Campos activos: Categorías y Código interno.

DATOS BÁSICOS

BARRIOS Y VEREDAS

USUARIOS DEL SISTEMA

ENTIDADES

RESPONSABLES

47

Figura H-2 – Pestaña Registro – Administrar responsables1

Crear responsable

Para crear un nuevo responsable en la base de datos, dar clic en el botón “Nuevo”, de

esta manera se activan los campos correspondientes para ingresar los datos del nuevo

responsable, se debe diligencias todos los campos obligatorios, es decir, aquellos que estén

marcados con asterisco “*” al final. Además, en la barra de botones se activan los

comandos “Guardar” y “Cancelar”

Al terminar de ingresar los datos dar clic en el botón “Guardar”. Finalmente, se valida el

formato de los campos y la obligatoriedad de los campos. Ver Figura H-3 – Formulario para la

creación de responsables.

1 Los campos etiquetados con un * son obligatorios de diligenciar.

48

Figura H-3 – Formulario para la creación de responsables

Los campos del formulario se describen a continuación:

o Código Departamento*: valor numérico asignado al departamento.

o Nombre Departamento*: nombre del departamento al cual pertenece el

responsable.

o Código Municipio*: valor numérico asignado al municipio.

o Nombre Municipio*: nombre del municipio al cual pertenece el responsable.

o Entidad*: entidad a la cual pertenece el usuario, si la Entidad no existe debe

dirigirse a la opción Administrar Entidades y crearla.

o Tipo de Identificación*: tipo de identificación del responsable a crear.

o Número de identificación*: número de identificación del responsable a crear.

o Nombre*: nombre del responsable a crear.

o Dirección*: dirección de residencia del responsable a crear.

o Email: dirección de correo electrónico personal, del responsable a crear.

o Teléfono: número de teléfono en el cual se pude contactar el responsable.

o Categorías: categoría(s) a la(s) cual(es) pertenece el responsable.

o Código interno: ingresar el código interno de acuerdo a la categoría para identificar

el responsable de acuerdo a la categoría.

49

Modificar responsable

Para modificar un responsable que se encuentra previamente registrado en la base de datos,

usar los botones para avanzar o retroceder del navegador y de esta manera encontrar el

responsable a modificar. Luego, dar Clic en el botón “Modificar”, de esta manera se

inactivan los botones del navegador y modificar y se activa el botón guardar.

Al terminar de ingresar los datos en los campos correspondientes, dar Clic en el botón

“Guardar” o “Enter”. Finalmente, se valida el formato de los campos y la obligatoriedad de

los campos. Ver Figura H-4 – Ventana para modificar un responsable.

Figura H-4 – Ventana para modificar un responsable

Eliminar responsable

Para eliminar un responsable que se encuentra previamente registrado en la base de datos,

usar los botones para avanzar o retroceder, del navegador y de esta manera encontrar el

50

responsable a eliminar. Luego, dar clic en el botón “Eliminar”, se visualiza en pantalla

un mensaje de confirmación de la operación, finalmente dar clic en el botón Aceptar.

Nota:

Si no esta seguro de eliminar el registro, dar clic en el botón Cancelar.

H.1.b Pestaña Consulta

En esta pestaña el usuario consulta las entidades creadas en el sistema SISBEN Local, por

medio del nombre de la entidad a consultar.

o Filtros de Búsqueda:

� Campos inactivos: ninguno.

� Campos activos: Tipo de Identificación, Número de Identificación,

Nombre, Entidad, Categoría.

o Resultados de la Consulta:

� Grilla donde están los datos mínimos de los responsables registrados en el

sistema.

Operaciones que se pueden realizar en la pestaña:

Si se desea consultar un responsable registrado en el sistema se debe seleccionar de la lista

desplegable Tipo de Identificación del responsable, seleccionar el tipo de identificación que

posee el responsable a buscar, en el campo Número de Identificación digitar el número de

identificación del responsable, en el campo Nombre digitar el nombre del responsable, en la

lista desplegable Entidad seleccionar la entidad donde se encuentra registrado el responsable, en

la lista desplegable Categoría seleccionar el rol o categoría que posee el responsable en el

sistema, en el campo código interno digitar el código interno asignado al responsable y luego

dar clic en el icono ”buscar”, el cual realiza la consulta de los responsables registrados en el

sistema que tengan las características incorporadas por el usuario como filtros de consulta, ver

Figura H-5 - Consultar Responsable

51

Figura H-5 - Consultar Responsable

Nota: Si no se digitan o seleccionan filtros de consulta el sistema buscará todos los

responsables que se encuentren en el sistema.

Al consultar un responsable el sistema filtra por la información que se desea consultar, para

ello, el sistema muestra el icono “Filtro Aplicado”, el cual indica al usuario que se tienen

filtros de búsqueda o consulta activos, si se da clic en esté, el sistema muestra nuevamente

todos los registros que se encuentran, y deja la pantalla en el estado anterior al realizar la

consulta de responsables. Cuando se tienen filtros aplicados solo se pueden realizar acciones

como “Eliminar, “Modificar” y/o “Guardar”

H.1.c Pestaña Reporte

En esta pestaña el usuario genera los reportes de los responsables registrados en el sistema.

Para generar dichos repotes el usuario puede seleccionar el tipo de identificación que tenga el

responsable, digitar el número de identificación del responsable, digitar el nombre del

responsable, seleccionar la entidad a la que pertenece el responsable, seleccionar el rol o

categoría que posea el usuario en el sistema, digitar el código interno que posea el responsable,

52

paso seguido el usuario da clic en el icono “Reporte”, si se desea generar el reporte de todos

los responsables registrados en el sistema no se escribe o selecciona un responsable especifico

sino solamente se da clic en el icono “Reporte”. Ver Figura H-6 Reporte

Figura H-6 Reporte Responsables

53

H.2 ENTIDADES

Figura H-7. Administración Entidades

Esta ventana permite la administración de las entidades (crear, modificar, consultar y eliminar) que

posee el sistema o que se desean ingresar al mismo, mediante las pestañas: registro, consulta y

reporte.

Al dar clic en este menú se despliega una ventana interna la cual se presenta en la Figura H-7.

Administración Entidades En ella se muestran las pestañas de administración Registro, Consulta y Reporte,

las cuales brindan al usuario con perfil administrador municipal o súper usuario campos de datos

básicos para los procesos que se explican a continuación.

54

Figura H-8. Administración Entidades2

H.2.a Pestaña Registro

En esta pestaña el usuario guardará la información de la entidad en el sistema SISBEN Local,

por medio de los datos básicos que componen la información de dicha entidad.

o Datos de la entidad:

� Campos inactivos: Código Departamento*, Nombre Departamento*,

Código Municipio*, Nombre Municipio*, Código Región*, Nombre

Región*

� Campos activos: Nombre de la Entidad*, N.I.T Entidad*, Dirección*,

Teléfono*, Email*, Está Activa, Maneja Entidades y Observaciones

o Información asociada:

� Campos inactivos: No aplica.

� Campos activos: Categorías y Código interno.

Operaciones que se pueden realizar en la pestaña: 2 Los campos etiquetados con * son de diligenciamiento obligatorio

55

Crear Entidad

1. Para crear una entidad en el sistema SISBEN local el usuario debe hacer clic en

el botón “Nuevo”, el cual limpia los campos no comunes, es decir: Nombre

Entidad*, Dirección*, Email*, NIT Entidad*, Teléfono* y Maneja Entidades. Para el

campo Esta Activa se deja el valor predeterminado que es seleccionado Ver

Figura H-9 Pestaña Registro.

2. Paso seguido se incorporan o digitan los datos propios de la entidad (la

descripción de los campos se describe a continuación)

Código Departamento*: en este campo el usuario ve el número del departamento

asignado por el DNP, al cual se le va asignar a la entidad a crear.

Código Municipio*: en este campo el usuario ve el número del municipio asignado

por el DNP, al cual se le va asignar a la entidad a crear.

Nombre Departamento*: en este campo el usuario ve el nombre del departamento,

al cual se le va asignar a la entidad a crear.

Nombre Municipio: en este campo el usuario ve el nombre del municipio, al cual

se le va asignar a la entidad a crear.

Código Región*: en este campo el usuario ve el número de la región asignada por

el DNP, a la cual se le va asignar a la entidad a crear.

Nombre Región: en campo el usuario ve el nombre de la región, al cual se le va

asignar a la entidad a crear.

Nombre Entidad*: en este campo ingresa el nombre o razón social de la entidad a

crear.

N.I.T Entidad*: en este campo el usuario ingresa el número del NIT asignado a

la entidad por la Cámara de Comercio.

Dirección*: campo en el cual el usuario digita la dirección física de la entidad a

crear.

Teléfono*: campo en el cual el usuario digita el número telefónico de la entidad a

crear en el sistema.

Email*: campo en el que el usuario ingresa la dirección de correo electrónico de

la entidad.

Esta Activa: campo en el cual se indica si la entidad se encuentra activa es decir

que se encuentra operando en el sistema. Si este campo esta desactivado, la

entidad no se encuentra activa en el sistema.

56

Maneja Entidades: indica que la entidad puede tener entidades subordinadas o

entidades dependientes a ella.

3. Si el usuario tiene plena seguridad de la información digitada, procede a dar clic

en el botón , el cual guarda la información para la entidad en el sistema.

4. Si el usuario desea cancelar la creación en cualquier momento debe dar clic en el

botón ”Cancelar”

Figura H-9 Pestaña Registro

Modificar entidad

1. Para modificar una entidad que se encuentra previamente registrado en la base

de datos, usar los botones para avanzar o retroceder del navegador y de esta

manera encontrar el responsable a modificar.

57

2. Luego, dar clic en el botón “Modificar”, de esta manera se inactivan los

botones del navegador y modificar y se activa el botón guardar.

3. Al terminar de ingresar los datos en los campos correspondientes, dar clic en el

botón “Guardar”. Finalmente, se valida el formato de los campos y la

obligatoriedad de los campos. Ver Figura H-10 Modificar Entidades.

Figura H-10 Modificar Entidades

Eliminar entidad

Si se desea eliminar una entidad o registro del sistema SISBEN Local se debe

realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar o buscar la entidad a eliminar, esto se realiza por medio de los

botones: primer entidad o registro, registro o entidad anterior, registro

o entidad siguiente, ultimo registro o entidad. Luego, dar clic en el botón

58

“Eliminar”, se visualiza en pantalla un mensaje de confirmación de la

operación si da clic en el botón “SI” se realizará la operación si da clic en el

botón “No” la operación de eliminar entidad no se llevará acabo, finalmente dar

clic en el botón Aceptar ver Figura H-11 Mensaje de Confirmación Eliminar Entidades y

Figura H-12 Eliminación de Entidades.

Figura H-11 Mensaje de Confirmación Eliminar Entidades

59

Figura H-12 Eliminación de Entidades


En esta pestaña el usuario consulta las entidades creadas en el sistema SISBEN Local, por

medio del nombre de la entidad a consultar.



� Campos activos: Nombre de la Entidad Responsable.


� Grilla donde están los datos mínimos de las entidades registradas en el

sistema.


Consultar entidad

Si se desea consultar una entidad registrada en el sistema se debe escribir el nombre

de la entidad a buscar y dar clic en el icono ”buscar”, el cual realiza la consulta de

60

las entidades registradas en el sistema que tengan las características de nombre

ingresadas por el usuario ver Figura H-13 Consultar Entidad.

Figura H-13 Consultar Entidad

Nota: Si no se digitan o seleccionan filtros de consulta el sistema buscara todos los

responsables que se encuentren en el sistema.

Al consultar una entidad el sistema filtra por la información que se desea consultar, para ello, el

sistema muestra el icono “Filtro Aplicado”, el cual indica al usuario que se tienen filtros de

búsqueda o consulta activos, si se da clic en este, el sistema muestra nuevamente todos los

registros que se encuentran, y deja la pantalla en el estado anterior al realizar la consulta de la

entidad correspondiente. Cuando se tienen filtros aplicados solo se pueden realizar acciones



61

En esta pestaña el usuario genera los reportes de las entidades registradas en el sistema.

Para generar dichos repotes el usuario da clic en el icono “Reporte. Ver figuras Figura H-14

Pantalla Generación de Reportes para Entidades y Figura H-15 Reportes de las Entidades generados por SISBEN Local.

Figura H-14 Pantalla Generación de Reportes para Entidades

62

Figura H-15 Reportes de las Entidades generados por SISBEN Local

• Ver Primer Registro

Si el usuario desea ver el primer registro guardado de una entidad creada en el sistema,

solamente debe dar clic en el botón que se encuentra en la barra de botones, este

botón posiciona al usuario automáticamente el la primera entidad o registro guardado.

• Ver Registro Anterior

Si el usuario desea ver el registro anterior, solamente se debe hacer clic en el botón ,

el cual muestra al usuario el registro anterior.

63

H.3 BARRIOS Y VEREDAS

Figura H-16 Ventana de Barrios y Veredas

En esté menú el usuario podrá gestionar (crear, modificar, consultar y eliminar) la información

concerniente a los barrios y veredas de un municipio, mediante las pestañas: registro, consulta y

reporte.

Al dar clic en este menú se despliega una ventana interna la cual se presenta en la Figura H-16

Ventana de Barrios y Veredas. En ella se muestran las pestañas de administración Registro, Consulta y

Reporte, las cuales brindan al usuario con perfil administrador municipal o súper usuario campos de

datos básicos para los procesos que se explican a continuación.

64


En esta pestaña el usuario guardará la información de los barrios y veredas en el sistema

SISBEN Local, por medio de los datos básicos que componen la información del barrio o

vereda a ingresar.

o Datos del Barrio:

� Campos inactivos: Código de la Vereda* Nombre de la Vereda*, Nombre

de la Vereda*, Zona*

� Campos activos: Código del Barrio*, Nombre del Barrio*.


Crear Barrio

1. Para crear un barrio en el sistema SISBEN local el usuario debe hacer clic en el

botón “Barrios” y después en el botón “Nuevo”, el cual limpia los campos

no comunes, es decir: Nombre del Barrio* y Nombre Barrio* Ver Figura H-17 Pestaña

Registro.

2. Paso seguido se incorporan o digitan los datos propios del barrio (la descripción

de los campos se describe a continuación)

Código Barrio*: en este campo el usuario ingresa el número del barrio

departamento a crear.

Nombre del Barrio*: en este campo se ingresa el nombre del barrio a crear.

Código de la Vereda*: en este campo el usuario ve el número de la vereda crear,

por definición es 000.

Nombre de la Vereda*: en este campo el usuario ve el nombre de la vereda del

barrio (no se encuentra habilitada).

Zona*: en este campo se ve la zona a la que pertenecerá el barrio a crear.

65


en el botón , el cual despliega la ventana de confirmación mostrada en la

Figura H-18 Ventana de aceptación para la creación de un Barrio la cual guarda la información

del barrio en el sistema.



Figura H-17 Pestaña Registro

66

Figura H-18 Ventana de aceptación para la creación de un Barrio

Figura H-19 Ventana de confirmación para la creación de un Barrio

Crear Vereda

67

1. Para crear una vereda en el sistema SISBEN local el usuario debe hacer clic en

el botón “Vereda” y después en el botón “Nuevo”, el cual limpia los campos

no comunes, es decir: Nombre del Barrio y Nombre Barrio Ver Figura H-17 Pestaña

Registro.

2. Paso seguido se incorporan o digitan los datos propios del barrio (la descripción

de los campos se describe a continuación)

Código del Corregimiento*: en este campo el usuario ingresa el número del

corregimiento al que pertenece la vereda a crear.

Nombre del Corregimiento*: en este campo se ingresa el nombre del corregimiento al

que pertenece la vereda a crear.

Código de la Vereda*: en este campo se ingresa el número de la vereda crear.

Nombre de la Vereda*: en este campo el usuario ingresa el nombre de la vereda a

crear.

Zona*: en este campo el usuario digita la zona en la que se encuentra la vereda

con respecto al corregimiento.


en el botón , el cual guarda la información de la vereda en el sistema ver

Figura H-20.



68

Figura H-20. Ventana de registro de Vereda

Modificar Barrio

1. Para modificar un barrio que se encuentra previamente registrado en la base de

datos, usar los botones para avanzar o retroceder del navegador y de esta


2. Luego, hacer clic en el botón “Barrio” después dar clic en el botón

“Modificar”, de esta manera se inactivan los botones del navegador y modificar

y se activa el botón guardar.


botón “Guardar” o “Enter”. Finalmente, se valida el formato de los campos

y la obligatoriedad de los campos.

69

Figura H-21 Modificar Barrios

Modificar Veredas

4. Para modificar una vereda que se encuentra previamente registrado en la base

de datos, usar los botones para avanzar o retroceder del navegador y de esta


5. Luego, hacer clic en el botón “Vereda” después dar clic en el botón

“Modificar”, de esta manera se inactivan los botones del navegador y modificar

y se activa el botón guardar.


botón “Guardar” o “Enter”. Finalmente, se valida el formato de los campos

y la obligatoriedad de los campos.

70

Figura H-22 Modificar Veredas

Eliminar Barrio

Si se desea eliminar un barrio del sistema SISBEN Local se debe realizar los

siguientes pasos:

2. Seleccionar o buscar el barrio a eliminar, esto se realiza por medio de los

botones: primer barrio o registro, anterior registro o barrio, registro o

barrio siguiente, ultimo registro o barrio. Luego, dar clic en el botón

“Eliminar”, se visualiza en pantalla un mensaje de confirmación de la operación

si da clic en el botón “SI” se realizará la operación si da clic en el botón “No” la

operación de eliminar barrio no se llevará acabo, finalmente dar clic en el botón

Aceptar ver Figura H-23 Mensaje de Confirmación Eliminar Barrios y Figura H-24 Eliminación

de Barrios.

71

Figura H-23 Mensaje de Confirmación Eliminar Barrios

Figura H-24 Eliminación de Barrios

72

Eliminar Vereda

Si se desea eliminar una vereda del sistema SISBEN Local se debe realizar los

siguientes pasos:

3. Seleccionar o buscar la vereda a eliminar, esto se realiza por medio de los

botones: primera vereda o registro, anterior registro o vereda, registro

o vereda siguiente, ultimo registro o vereda. Luego, dar clic en el botón



operación de eliminar vereda no se llevará acabo, finalmente dar clic en el botón

“Aceptar”. Ver Figura H-25 Mensaje de Confirmación Eliminar Veredas y Figura H-26

Eliminación de Veredas.

Figura H-25 Mensaje de Confirmación Eliminar Veredas

73

Figura H-26 Eliminación de Veredas


En esta pestaña el usuario consulta los barrios y veredas creadas en el sistema SISBEN Local,

por medio de los campos de filtro explicados a continuación.



� Campos activos: Código del Corregimiento, Código del barrio, Código

vereda, Nombre del Corregimiento, Nombre del Barrio, Nombre de la

Vereda, Zona.


� Grilla donde están los datos mínimos de los barrios y veredas registrados

en el sistema.


74

Consultar Barrio

Si se desea consultar un barrio registrado en el sistema se debe escribir el código o nombre del

barrio a buscar y dar clic en el icono ”Buscar”, el cual realiza la consulta de los barrios

registrados en el sistema que tengan las características ingresadas por el usuario ver Figura

H-27 Consultar Barrio. Si el usuario desea eliminar el barrio desde la pestaña de consulta lo puede

realizar seleccionando el barrio a eliminar y dando clic en el botón “Eliminar” ver Figura H-28

Eliminar barrio en la pestaña de Consulta.

Figura H-27 Consultar Barrio

75

Figura H-28 Eliminar barrio en la pestaña de Consulta

Consultar Vereda

Si se desea consultar una vereda registrada en el sistema se debe escribir el código o nombre de la

vereda a buscar y dar clic en el icono ”Buscar”, el cual realiza la consulta de las veredas

registrados en el sistema que tengan las características ingresadas por el usuario ver Figura

H-29 Consultar Vereda.

76

Figura H-29 Consultar Vereda

Nota

Si el usuario digita datos de barrios y de veredas, el sistema concatena los datos ingresados, con

lo cual si uno de los datos no se encuentra en la Base de Datos, no encontrara el registro.

Si solo se digita la información del corregimiento, el sistema toma esta información y se la

busca es la información del barrio, así el código y nombre del corregimiento lo buscará en el

código y nombre del barrio.

Al consultar un bario o vereda el sistema filtra por la información que se desea consultar, para

ello, el sistema muestra el icono “Filtro Aplicado”, el cual indica al usuario que se tienen

filtros de búsqueda o consulta activos, si se da clic en este, el sistema muestra nuevamente

todos los registros que se encuentran, y deja la pantalla en el estado anterior al realizar la

consulta correspondiente. Cuando se tienen filtros aplicados solo se pueden realizar acciones


77


En esta pestaña el usuario genera los reportes de los barrios registrados y utilizados en el

sistema.

Para generar dichos repotes el usuario debe seleccionar la zona del barrio de la lista desplegable

Zona, si no lo hace, el sistema genera el reporte de todos los barrios en todas las zonas, paso

seguido el usuario da clic en el icono “Reporte”, ver Figura H-30 Reporte Barrios.

Figura H-30 Reporte Barrios

Si el usuario desea solo generar el reporte para los barrios creados en el sistema, debe seleccionar el

botón de chequeo “Barrios Creados”, si desea generar un reporte de los barrios utilizados en la ficha

SISBEN, debe seleccionar el botón con el mismo nombre. La generación de reportes se muestra

en la Figura H-31 Reporte de Barrios SISBEN.

78

Figura H-31 Reporte de Barrios SISBEN

79

H.4 ADMINISTRAR USUARIOS (Usuarios Del Sistema)

Figura H-32. Administración Usuarios

Esta ventana permite la administración de los usuarios (crear, modificar, consultar y eliminar) que

posee el sistema o que se desean ingresar al mismo, mediante las pestañas: registro, consulta y

reporte.

Al dar clic en este menú se despliega una ventana interna la cual se presenta en la Figura H-7.

Administración Entidades. En ella se muestran las pestañas de administración Registro, Consulta y

Reporte, las cuales brindan al usuario con perfil administrador municipal o súper usuario campos de

datos básicos para los procesos que se explican a continuación.

80


En esta pestaña el usuario guardará la información del nuevo usuario en el sistema SISBEN

Local, por medio de los datos básicos que componen la información de dicha persona.

o Información del Responsable:

� Campos inactivos: Nombre*, Entidad*, Número de Identificación* Y

Categorías que posee *.

o Datos del Usuario:

� Campos inactivos: Usuario, Contraseña, Confirmar Contraseña.

� Campos activos: Perfil, Usuario Superior, Activo, Solicitar Cambio de

Clave en el Primer Inicio, Botón “Reiniciar Contraseña”.


Crear Usuario

1. Para crear un usuario en el sistema SISBEN local el usuario debe hacer clic en el

botón “Nuevo”, el cual limpia los campos no comunes, es decir: Usuario*,

Contraseña*, Confirmar Contraseña* Perfil*, Usuario Superior*, Activo*, Solicitar

Cambio de Clave en el Primer Inicio*, para los campos Activo y Solicitar Cambio de

Clave en el Primer Inicio el sistema deja el valor predeterminado “SI”.

2. Paso seguido se incorporan o digitan los datos propios del usuario (la

descripción de los campos se describe a continuación)

Usuario*: en este campo se digita el nombre de usuario para la creación del

mismo en el sistema.

Contraseña*: en este campo se digita la contraseña asignada al usuario a crear.

Perfil*: en esta lista desplegable se selecciona al perfil o rol que tendrá el nuevo

usuario en la organización.

Usuario Superior*: Dependiendo del perfil seleccionado, esta lista de selección

muestra los usuarios superiores posibles para este perfil. Si no se muestra nada

81

en la lista de selección es debido a que este perfil no tiene usuarios superiores en

cuyo caso no se debe seleccionar nada.

Activo*: en se indica como es el estado del usuario en el sistema.

Solicitar Cambio de Clave en el Primer Inicio: en este campo se le indica al sistema

que una vez autenticado el usuario nuevo en el sistema esté debe cambiar su

clave al primer inicio de sesión.


en el botón , el cual guarda la información para el usuario nuevo en el

sistema.



Figura H-33 Pestaña Registro3

3 Los campos marcados con * son de digitación obligatoria

82

Modificar Usuario

4. Para modificar un usuario que se encuentra previamente registrado en la base de

datos, usar los botones para avanzar o retroceder del navegador y de esta

manera encontrar el usuario a modificar.

5. Luego, dar clic en el botón “Modificar”, de esta manera se inactivan los

botones del navegador y modificar y se activa el botón guardar.

6. Al terminar de ingresar los datos en los campos correspondientes (solo se puede

modificar el rol del usuario), dar clic en el botón “Guardar”. Ver Figura

H-34 Modificar Usuario.

Figura H-34 Modificar Usuario

Eliminar Usuario

83

Si se desea eliminar un usuario registrado en el sistema SISBEN Local se debe

realizar los siguientes pasos:

4. Seleccionar o buscar el usuario a eliminar, esto se realiza por medio de los

botones: primer usuario registro, registro o usuario anterior, registro o

usuario siguiente, ultimo registro o usuario. Luego, dar clic en el botón



operación de eliminar usuario no se llevará acabo, finalmente dar clic en el

botón Aceptar ver Figura H-35 Mensaje de Confirmación Eliminar Usuarios y

Figura H-36 Eliminación de Usuarios.

Figura H-35 Mensaje de Confirmación Eliminar Usuarios

84

Figura H-36 Eliminación de Usuarios


En esta pestaña se consultan los usuarios creados en el sistema SISBEN Local, por medio de

los filtros que identifican al usuario a buscar.



� Campos activos: Tipo Identificación, número de Identificación, nombre,

Entidad, Perfil, Categoría, Usuario, Activo.


� Grilla donde están los datos mínimos de los usuarios registrados en el

sistema.


85

Consultar Usuario

Si se desea consultar un usuario registrado en el sistema se puede seleccionar el tipo de

identificaron que tenga el usuario, digitar el número de identificación, digitar el nombre del

usuario , digitar la entidad a la que pertenece el usuario, seleccionar el perfil que posea el

usuario en el sistema, seleccionar el rol o categoría que posea el usuario en el sistema

seleccionar el estado en el que se encuentre el usuario en el sistema luego de esto dar clic en

el icono ”buscar”, el cual realiza la consulta de las usuarios registradas en el sistema que

tengan las características de filtros seleccionados o digitados ver Figura H-37 Consultar

Figura H-37 Consultar Usuarios

Nota

Al consultar un usuario registrado, el sistema filtra por la información que se desea consultar,

para ello, el sistema muestra el icono “Filtro Aplicado”, el cual indica al usuario que se

tienen filtros de búsqueda o consulta activos, si se da clic en este, el sistema muestra

nuevamente todos los registros que se encuentran, y deja la pantalla en el estado anterior al

realizar la consulta correspondiente. Cuando se tienen filtros aplicados solo se pueden realizar

acciones como “Eliminar, “Modificar” y/o “Guardar”

86


En esta pestaña el usuario genera los reportes de los usuarios registrados en el sistema.

Para generar dichos repotes el usuario puede seleccionar el tipo de identificaron que tenga el

responsable, digitar el número de identificación del responsable, digitar el nombre del

responsable o digitar la entidad a la que pertenece el responsable esto para los filtros del

responsable seleccionar.

También se pueden generar dichos reportes filtrando por los datos del usuario ingresando el

nombre del usuario, el perfil que posea el usuario en el sistema, seleccionar el rol o categoría

que posea el usuario en el sistema, el estado en el que se encuentre el usuario en el sistema la

que se desee generar el reporte, paso seguido el usuario da clic en el icono “Reporte”, si se

desea generar el reporte de todos los usuarios registrados en el sistema no se escribe o

selecciona un usuario especifico sino solamente se da clic en el icono “Reporte”. Ver Figura

H-38 Pantalla Generación de Reportes para Usuarios

Figura H-38 Pantalla Generación de Reportes para Usuarios

87

Figura H-39 Reporte de Listados de Usuarios

I. FICHA

Este subsistema ofrece las funcionalidades necesarias para el manejo y administración de las fichas y

de los procesos del sistema. También ofrece la posibilidad de realizar consultas parametrizadas a la

base de datos.

FICHA

DIGITAR FICHA

PASAR A HISTÓRICO

AUTORIZAR INCONSISTENCIAS

MALLAS DE VALIDACIÓN

LISTA DE FICHAS EN DIGITACIÓN O HISTÓRICO

BAJAR FICHA A DIGITACIÓN

DIGITAR FICHA NO COMPLETA

MODIFICACIONES EN HISTÓRICO

REASIGNACIÓN DE DESPONSABLES DE FICHAS

88

Figura I-1. Ficha

I.1 DIGITAR FICHA

Esta ventana permite el ingreso de la ficha SISBEN al sistema, en ella se pueden realizar las

operaciones de crear, eliminar y modificar la ficha.

Esta pantalla consta de 4 pestañas, las cuales indican que tipo de información se esta digitando o

ingresando, así en la pestaña Ficha se guarda la información básica de la ficha SISBEN, que se

compone de la identificación (de ficha) y los datos de la vivienda. En la pestaña Hogar, se consigna

la información referente los datos propios del hogar que vive dentro de una unidad residencial, se

compone de los datos del hogar y del control de trabajo. En la pestaña Persona, se guardan los

datos correspondientes a las personas que viven en la unidad residencial y pertenecen a un hogar.

En la pestaña Consulta se observa la información consolidada que se ingreso en la ficha, ver Figura

I-2 Ventana Digitar Ficha, Con la tecla TAB, ENTER o el “Mouse”, usted se trasladará de campo a

campo, existen campos ya predeterminados, como lo son los datos del municipio y departamento.

Figura I-2 Ventana Digitar Ficha

89

Para ingresar a esta pantalla el usuario debe escoger del menú Ficha de la barra superior la opción

Digitar Ficha ver Figura I-3 Ingreso a la ventana Digitar Ficha, la cual despliega la ventana de la

Figura I-2 Ventana Digitar Ficha

Esta sección contiene las primeras 25 preguntas de la ficha equivalentes a los datos de identificación

de la vivienda.

El aplicativo realiza validaciones en línea cuando los datos sobrepasan los rangos predeterminados

o cuando se digitan valores inexistentes en el sistema.

Figura I-3 Ingreso a la ventana Digitar Ficha

I.1.a Registrar Fichas

I.1.a.1 Pestaña Ficha

Para el ingreso de una nueva ficha SISBEN al sistema, el usuario debe dar clic el botón

“Nuevo”, el cual limpia la pantalla para aceptar la información, esta pestaña esta dividida en dos

secciones.

90

1. Identificación

En esta sección se ingresa la información concerniente a la ubicación de la unidad de vivienda,

como lo son sus datos básicos de ubicación y el número de la ficha SISBEN a ingresar, ver Figura

I-4 Ventana de Ingreso de Ficha.

2. Datos de la Vivienda

En esta sección se ingresa la información concerniente a los datos propios que tiene la unidad

habitacional (vivienda), como lo son alcantarillado, cuartos, acueducto, etc. Ver Figura I-4 Ventana

de Ingreso de Ficha

Figura I-4 Ventana de Ingreso de Ficha

I.1.b Pestaña Hogar

Continuando con el ingreso de una ficha al sistema cuando el usuario termina de digitar la

información de la última pregunta de la pestaña Ficha y oprime la tecla “ENTER”, el sistema

automáticamente posiciona al usuario en la pestaña Hogar, donde se ingresa la información básica

del hogar. Esta pestaña consta de dos secciones y en ella se consigna la información de las

preguntas 27 a 65.

91

1. Datos del Hogar

En esta sección el usuario ingresa la información básica del hogar, solicitada por la ficha SISBEN al

sistema. Ver Figura I-5 Ventana de Ingreso Ficha (Pestaña Hogar).

2. Control de Trabajo

En esta sección se ingresa la información para la inspección del trabajo realizado de la encuesta

SISBEN. En ella se pide los datos del encuestador, supervisor, etc. Esta información es importante

ya que brinda los datos necesarios para la creación del reporte Totales por Personal. Ver Figura I-5

Ventana de Ingreso Ficha (Pestaña Hogar). Esta sección existen campos con valores

predeterminados, que el sistema carga por defecto Ej. El valor de la Entidad o Firma.

Figura I-5 Ventana de Ingreso Ficha (Pestaña Hogar)

I.1.c Pestaña Persona

Continuando con el ingreso de una ficha al sistema cuando el usuario termina de digitar la

información de la última pregunta de la pestaña Hogar y oprime la tecla “enter”, el sistema

92

automáticamente posiciona al usuario en la pestaña Persona, donde se ingresa la información básica

de la persona que conforma un núcleo familiar. Esta pestaña consta de cuatro secciones, las

preguntas que se consignan en esta pestaña van desde la 67 a la 90:

1. Antecedentes Sociodemográficos

En esta sección el usuario ingresa la información básica que tiene la persona como los son: nombre,

apellidos, sexo, etc. La cuala es requerida por la ficha SISBEN. Ver

Figura I-6 Ventana de Ingreso Ficha (Pestaña Persona).

2. Salud

En esta sección se ingresa la información de la salud y de afiliaciones a salud que posee la persona

encuestada. Ver Figura I-6 Ventana de Ingreso Ficha (Pestaña Persona).

3. Educación

En esta sección se ingresa la información de la educación y estudios que posee la persona


4. Ocupación-Ingreso

En esta sección se ingresa la información de la labor y poder adquisitivo que posee la persona


93

Figura I-6 Ventana de Ingreso Ficha (Pestaña Persona)

I.1.d Pestaña Consultar

Al terminar con la digitación de los datos para la ficha SISBEN, es posible consultar la información

de la ficha que se ha digitado. Esta pestaña consta de tres secciones:

1. Datos de las Fichas

En esta sección se muestra la información ingresada en las fichas, en la pestaña Ficha. Ver Figura

I-4 Ventana de Ingreso de Ficha. Esta información se muestra con un formato horizontal. Ver

Figura I-7 Ventana Consultar

2. Datos de los Hogares

En esta sección se muestra la información ingresada en las fichas, en la pestaña Hogar, sin tener en

cuenta la sección control de trabajo. Ver Figura I-7 Ventana Consultar.

3. Datos de las Personas

En esta sección se muestra la información ingresada en la ficha en su pestaña Persona. Ver Figura

I-7 Ventana Consultar

94

Figura I-7 Ventana Consultar

Cuando se completan el número de personas que se indica en la pregunta 56 de la pestaña Hogar el

sistema muestra una alerta que se ha completado el número de personas indicado en dicha pregunta

para ese hogar. Ver Figura I-8 Mensaje de Confirmación para el Número de Personas.

95

Figura I-8 Mensaje de Confirmación para el Número de Personas

I.1.e Registrar más Hogares y Personas Si el usuario desea ingresar más personas al hogar en la misma ficha, después de haber terminado de

ingresar a la primera persona, el usuario debe posicionarse en la pestaña Persona y dar clic en el

botón “Nuevo” el cual limpia los datos antes ingresados para la persona y permite ingresar la

nueva persona que esta en el núcleo del hogar.

Si el usuario desea ingresar más de hogares en la misma ficha, después de haber terminado la

digitación, el usuario debe posicionarse en la pestaña Hogar y dar clic en el botón “Nuevo” el

cual limpia los datos antes ingresados del hogar y permite ingresar la nueva persona que esta en el

núcleo del hogar.

96

Ver figuras Figura I-9 Ventana de personas antes de la adición de una persona y Figura I-10

Ventana de personas lista para el ingreso de una nueva persona

Siempre que se desee eliminar la operación se debe dar clic en el botón “Eliminar” y para

realizar la operación de aceptar la creación o eliminación se debe dar clic en el botón “Aceptar”

Figura I-9 Ventana de personas antes de la adición de una persona

97

Figura I-10 Ventana de personas lista para el ingreso de una nueva persona

I.1.f Modificar una Ficha Persona u Hogar Ingresado Si el usuario ha cometido algún error de digitación en el ingreso de la información ya sea de la

Ficha, Hogar o Persona en el sistema, es posible modificar la información que se ingreso al sistema,

para realizar esta operación el usuario debe posicionarse en la pestaña a la cual corresponda el

registro ejemplo: si se desea cambiar los datos de apellidos y nombres de una persona el usuario

debe posicionarse en la pestaña Persona de la ficha y hogar que contengan la información de la

persona.

Ya ubicado en la pestaña correspondiente se busca el registro con los botones “Anterior”,

“Primer Registro” “Siguiente Registro” y “Registro Final”. Una vez encontrado el registro a

modificar, el usuario debe dar clic en el botón “Modificar”, el cual habilita el registro para su

edición, una vez realizados los cambios respectivos el usuario debe dar clic botón “Aceptar”, el

cual guarda en el sistema los cambios realizados.

98

I.1.g Borrar una Ficha, Hogar o Persona Para borrar una ficha debe comenzarse por la pestaña personas, ya que el sistema no permite

eliminar hogares que tengan personas asociadas, ni fichas con hogares y personas asociadas, para

eliminar un registro, el usuario debe posicionarse en la pestaña a la cual corresponda el registro

ejemplo: si se desea eliminar una persona el usuario debe posicionarse en la pestaña Persona de la

ficha y hogar que contengan la información de la persona.

Ya ubicado en la pestaña correspondiente se busca el registro con los botones “Anterior”,

“Primer Registro” “Siguiente Registro” y “Registro Final”. Una vez encontrado el registro a

modificar, el usuario debe dar clic en el botón “Eliminar”, el cual habilita la ventana de

confirmación ver Figura I-11 Eliminar un Registro si el usuario esta seguro de dicha eliminación da

clic en el botón “SI” para eliminar definitivamente el registro deseado.

Figura I-11 Eliminar un Registro

99

1. Se debe tener en cuenta que al eliminar un registro, los datos de la ficha deben ser

sometidos a modificación, por ejemplo al eliminar una persona el valor de la pregunta 53.

Número de personas del hogar, debe estar acorde con el número de registros existentes4.

2. Para eliminar un hogar es necesario eliminar todas las personas del hogar

3. Para eliminar una ficha es necesario eliminar todos los hogares de la ficha.

I.2 MALLAS DE VALIDACIÓN La malla de validación es el proceso mediante el cual el sistema detecta inconsistencias en los datos

de la fichas.

La malla de validación es ejecutada desde la ventana Malla Validación.

Figura I-12 - Acceso a la Pantalla Mallas de Validación

4 Las preguntas a tener en cuenta para la modificación son las que están directamente relacionadas con otras. Ej: Si usted elimina una persona que esté relacionada como cónyuge de otra, en el campo cónyuge de la persona que queda en la ficha debe cambiar el valor.

100

Figura I-13 - Pantalla Mallas de Validación

Al ingresar a la ventana la aplicación muestra la cantidad de fichas a las que se le puede ejecutar el

proceso.

Para ejecutar el proceso de mallas de validación ingrese los parámetros de filtro (si no modifica los

parámetros el proceso tomara todas las fichas encontradas), y haga clic en el botón

Procesar .

Al terminar el proceso la ventana muestra el siguiente mensaje.

Si el proceso no encontró errores en las fichas la ventana muestra el siguiente mensaje.

101

Si por el contrario, el proceso de mallas de validación encuentra errores en las fichas, la ventana

muestra el siguiente mensaje.

Si el resultado del proceso obtuvo inconsistencias, haga clic en el

botón , para ver el reporte de los errores en las fichas.

La ventana muestra un reporte parecido al siguiente con la información de los errores.

Figura I-14 - Mallas de Validación - Reporte Inconsistencias

El reporte puede ser guardado en los formatos PDF, EXCEL o un archivo de IMAGEN.

En algunos casos el reporte se muestra desde una página diferente a la 1, para ello se debe

presionar el botón refrescar

102

I.3 AUTORIZAR INCONSISTENCIAS Esta operación permite autorizar aquellas inconsistencias resultado de la Malla de Validación, solo

aquellas que se pueden autorizar son almacenadas en un registro histórico, de esta manera al volver

a ejecutar el proceso de Mallas de Validación esta inconsistencia se aprobará de manera automática

siempre y cuando las condiciones de los datos básicos coincidan con lo registrado (Mensaje

emitido, número de preguntas y valores contenidos). Las inconsistencias que no son autorizables,

no se podrá realizar el proceso anterior solamente hasta que se corrija el error.

Para realizar dicha operación el usuario, que cuente con los permisos necesarios debe seleccionar en

el menú Ficha la opción Autorizar Inconsistencias:

Figura I-15 - Ingreso a la ventana Autorizar Inconsistencias

A continuación se despliega la siguiente pantalla

103

Figura I.1.g.2 - Pantalla Autorizar Inconsistencias

En el campo Ficha se digita el número de la ficha, al presionar Enter o Tab se despliega las inconsistencias actuales.

104

Figura I.1.g.3 – Inconsistencias Actuales

Si la ficha a consultar el usuario actual no es el responsable se despliega el siguiente mensaje.

Figura I.1.g.3 – No responsable de la Ficha

Al dar clic con el Mouse sobre la tabla presentada en la parte inferior (Inconsistencias pendientes de autorización) se selecciona el registro en cualquiera de las celdas como se muestra en la siguiente figura.

105

Figura I.1.g.4 – Inconsistencias seleccionada

Al presionar el botón para pasar como una inconsistencia autorizada en la tabla superior, siempre y cuando en la columna NoAuto aparece un Si que indica que esta inconsistencia es autorizable, de lo contrario se muestra en la columna Autorización en otro color y en la columna NoAuto indica que esta inconsistencia no se puede autorizar. Al seleccionar una inconsistencia no Autorizable (columna NoAuto aparece un Si) y al presionar el

botón se emite el siguiente mensaje indicando al imposibilidad de procesar esta inconsistencia, como se muestra en la siguiente figura.

Figura I.1.g.5 – Mensaje de inconsistencia No Autorizable que se intenta procesar.

A continuación se muestra una inconsistencia aprobada luego de presionar el botón

106

Figura I.1.g.6 – Inconsistencia autorizada

En la tabla superior (Inconsistencias Autorizadas anteriormente) se muestra la inconsistencia aprobada y se asigna un número de autorización a manera de consecutivo por ficha.

107

Figura I.1.g.7 – Inconsistencia Autorizada

De la misma manera se puede desautorizar la inconsistencia aprobada anteriormente una vez se ha

seleccionado el registro y luego presionar el botón

108

Figura I.1.g.8-Inconsistencia Desautorizada

Para mejorar al usuario al análisis de autorización de inconsistencias, al presionar sobre algunas de las columnas se realiza un ordenamiento, también se pueden cambiar el ancho para visualizar los datos contenidos (como son las columnas Error, Valor1, Valor2). A continuación se muestra la pantalla a la cual se ha cambiado el ancho de las columnas y se ha realizado ordenamiento de la columna Var1.

109

Figura I.1.g.9 – Ordenamiento y cambio tamaño columnas

I.4 PASAR A HISTÓRICO Esta operación permite pasar una o varias fichas de estado Digitación (D o M) a Histórico (H).

Antes de realizar el paso el sistema genera un proceso de validación de Duplicidades.

Para realizar dicha operación el usuario, que cuente con los permisos necesarios debe:

• Seleccionar en el menú Ficha la opción Pasar a Histórico.

110

Figura I-16 - Ingreso a la ventana Pasar a Histórico

• Habilita la ventana de proceso en la cual el usuario debe digitar el rango de fichas que desea

pasar a histórico. Si es una sola digite el mismo número tanto en la inicial como en el final

Figura I-17 – Paso a Histórico - Ventana

• Presione el botón Procesar para dar inicio al proceso.

Cuando se inicia el proceso se ejecutan las siguientes validaciones:

a. Validación de duplicidad de la ficha con las que ya están en estado histórico. Para esto

toma las personas que están la ficha y compara el primer nombre, el primer apellido, el

tipo de identificación, el número de identificación y la fecha de nacimiento con todas

111

las personas cuyas fichas se encuentran en histórico siempre y cuando no tengan vacios

o ceros en los números de identificación. Si encuentra alguna coincidencia cambia el

estado de la ficha a I (inconsistente).

b. Validación de duplicidad en la ficha. Para esto toma cada una de las personas que

están en la ficha y compara el primer nombre, el primer apellido, el tipo de

identificación, el número de identificación y la fecha de nacimiento con todas las

personas de la misma ficha siempre y cuando no tengan vacios o ceros en los números

de identificación. Si encuentra alguna coincidencia cambia el estado de la ficha a I

(inconsistente).

c. Validación de duplicidad eventual. Para esto toma las personas que están la ficha y

compara el primer nombre y el primer apellido con todas las personas cuyas fichas se

encuentran en histórico. Si encuentra alguna coincidencia cambia el estado de la ficha

a I (inconsistente).

Luego de realizar la validación de duplicidades, se cambia el estado de las fichas que no

están inconsistentes (I) a Histórico (H).

Figura I-18 – Paso a Histórico - Mensaje de Resultado del proceso

Cuando se presiona el botón que notifica la finalización del proceso se habilitan los

siguientes botones:

Listado de fichas pasadas a histórico: Cuando se presiona este botón se presenta un listado

con las fichas que pasaron a histórico.

112

Figura I-19 - Paso a Histórico - Reporte de Fichas pasadas a Histórico

Listado de duplicidades eventuales. Cuando se presiona este botón se presenta un listado

con las fichas que tienen duplicidades en la ficha.

113

Figura I-20 - Paso a Histórico - Reporte de Fichas con duplicidad Eventual

Botón F Eventuales: Cuando se presiona este botón se presenta el siguiente formulario con

la lista de las personas con duplicidades eventuales. Desde aquí es posible autorizar una

duplicidad eventual presionando el botón Autorizar.

Figura I-21 - Paso a Histórico - Fichas Eventuales

Listado de duplicidades reales. Cuando se presiona este botón se presenta un listado con las fichas que tienen duplicidades reales.

114

Figura I-22 - Paso a Histórico - Reporte Fichas con Duplicidad Real

Botón F Reales. Cuando se presiona este botón se presenta el siguiente formulario con la lista de las personas con duplicidades reales.

Figura I-23 - Paso a Histórico - Ventana Personas con Duplicidad Real

Listado de duplicidades en Ficha. Cuando se presiona este botón se presenta un listado con

las fichas que tienen duplicidades en la ficha.

115

Figura I-24 - Paso a Histórico - Reporte Duplicidades en Misma ficha

I.5 LISTADO DE FICHAS EN DIGITACIÓN O HISTÓRICO Esta opción permite consultar las fichas que están en histórico o en digitación en este momento en el municipio.

Figura I-25 - Lista de Fichas Digitación o Histórico

116

Figura I-26 - Listado de Fichas en Digitación o Histórico - Ingreso

Al ingresar a la pantalla se ve un rango por defecto, este rango se puede cambiar para consultar incluso una sola ficha. Luego de seleccionar el rango, se debe escoger el estado de la o las fichas a consultar, si son fichas en Histórico o fichas en Digitación.

Finalmente haga clic en el botón Procesar para realizar la consulta y mostrar el reporte.

117

Figura I-27 - Listado de Fichas en Digitación e Histórico - Reporte

I.6 BAJAR FICHA A DIGITACIÓN Esta operación permite cambiar el estado de un rango de fichas de histórico (H) a Digitación (D),

ya sea para su actualización o para cambios pertinentes de la información ingresada.

Para realizar dicha operación el usuario, que cuente con los permisos necesarios debe:

1. Seleccione en el menú Ficha la opción bajar ficha a digitación.

118

Figura I-28 Ingreso a la Operación Bajar Ficha a Digitación.

2. Habilita la ventana de proceso en la cual el usuario debe digitar el rango de fichas que

desea pasar a digitación. Si es una sola digite el mismo número tanto en la inicial como en

el final.

Figura I-29 Ventana Bajar Ficha a Digitación.

3. A continuación se debe confirmar o no la realización de la operación dando Clic en el

botón “Si” o “Yes”.

119

Figura I-30 Ventana de Confirmación de Operación

4. Al finalizar la operación el sistema lo confirmará por medio del siguiente mensaje:

Figura I-31 Confirmación de la Operación

I.7 DIGITAR FICHA NO COMPLETA

Esta ventana permite el ingreso de una ficha SISBEN no completa al sistema, en ella se pueden

realizar las operaciones de crear, eliminar y modificar.

Esta pantalla consta de 3 pestañas, que muestran la información de las fichas no completas

digitadas, así en la pestaña Ficha se guarda la información de la ficha no completa, que se compone

de la identificación (de ficha) y Control de Trabajo. La pestaña Consulta, muestra la lista de todas

las fichas no completas digitadas hasta el momento. La Reporte, se utiliza para generar reportes de

sobre las fichas no completas digitadas en el sistema, ver Figura I-32 Ventana Digitar Ficha No

Completa, Con la tecla TAB, ENTER o el “Mouse”, usted se trasladará de campo a campo, existen

campos ya predeterminados, como lo son los datos del municipio y departamento.

120

Figura I-32 Ventana Digitar Ficha No Completa


Digitar Ficha no Completa ver Figura I-33 Ingreso a la ventana Digitar Ficha no Completa, la cual

despliega la ventana de la Figura I-32 Ventana Digitar Ficha No Completa

El aplicativo realiza validaciones en línea cuando los datos sobrepasan los rangos predeterminados

o cuando se digitan valores inexistentes en el sistema.

121

Figura I-33 Ingreso a la ventana Digitar Ficha no Completa

I.7.a Registrar Fichas no Completas

I.7.a.1 Pestaña Ficha

Esta pestaña se utiliza para la creación, modificación y eliminación de fichas no completas.

Esta pestaña está dividida en dos secciones.

1. Identificación

En esta sección se ingresa la información concerniente a la ubicación de la unidad de vivienda,

como lo son sus datos básicos de ubicación y el número de la ficha SISBEN a ingresar, ver Figura

I-34 - Digitar Ficha no Completa - Pestaña Ficha.

2. Control de Trabajo

En esta sección se ingresa la información para la inspección del trabajo realizado de la encuesta

SISBEN. En ella se pide los datos del encuestador, supervisor, etc. En esta sección existen campos

con valores predeterminados, que el sistema carga por defecto Ej. El valor de la Entidad o Firma.

Ver Figura I-34 - Digitar Ficha no Completa - Pestaña Ficha

122

Figura I-34 - Digitar Ficha no Completa - Pestaña Ficha

Para el ingreso de una nueva ficha SISBEN al sistema, el usuario debe dar clic el botón

“Nuevo”, el cual limpia la pantalla para aceptar la información.

Para modificar una ficha, el usuario debe dar clic en el botón . Este coloca la pantalla en modo edición. También puede lograr el mismo efecto alterando el valor de cualquiera de los campos. Una vez colocado todos los datos (Operación Nuevo) o realizado los cambios (Operación Modificación), el usuario debe dar clic botón “Aceptar”, el cual guarda en el sistema la nueva ficha o los cambios realizados. Para eliminar una ficha, el usuario debe dar clic en el botón . Para navegar entre las fichas digitadas se utilizan los botones “Anterior”, “Primer Registro”

“Siguiente Registro” y “Registro Final”.

I.7.b Pestaña Consulta Las fichas no completas registradas en el sistema se pueden consultar en esta pestaña, la cual solo contiene una sola sección. Ver Figura I-35 - Digitar Ficha no Completa - Pestaña Consulta

123

Figura I-35 - Digitar Ficha no Completa - Pestaña Consulta

I.7.c Pestaña Reporte Esta pestaña es utilizada por el usuario para generar reportes de las fichas no completas. El único filtro disponible para generar el reporte es el campo resultado de la visita ver Figura I-36 -

Digitar Ficha no Compelta - Pestaña Reporte. Luego de seleccionar el filtro de clic en el botón “Generar Reporte” y a continuación se mostrará el resultado. Ver Figura I-37 - Digitar Ficha no Completa - Reporte.

124

Figura I-36 - Digitar Ficha no Compelta - Pestaña Reporte

Figura I-37 - Digitar Ficha no Completa - Reporte

125

I.8 MODIFICACIONES EN HISTÓRICO Esta opción permite al usuario administrador modificar datos de las personas en fichas que están en

histórico. Con esta pantalla puede consultar las solicitudes, las modificaciones realizadas y por

supuesto realizar las modificaciones.

Se permite modificar los datos, Tipo y número de identificación, primer y segundo apellido y

primer y segundo nombre.

Esta pantalla consta de 4 pestañas. La primera pestaña (Control de Solicitud) permite consultar y

generar el reporte de las solicitudes o modificaciones realizadas, la segunda pestaña (Búsqueda)

permite buscar una nueva persona para realizar una modificación, la tercera pestaña (Edición) se

utiliza para realizar la modificación y la última pestaña (Reportes) para imprimir reportes de

modificaciones realizadas.


Modificaciones en Histórico ver Figura I-38 Ingreso a la ventana Modificación Histórico, la cual

despliega la ventana de la Figura I-32 Ventana Digitar Ficha No Completa

126

Figura I-38 Ingreso a la ventana Modificación Histórico

Figura I-39 - Pantalla Modificación en Histórico.

127

I.8.a Control de Solicitud

Esta pestaña se utiliza para la búsqueda de las solicitudes o modificaciones en histórico

realizadas.

1. Filtros de búsqueda

En esta sección se colocan los parámetros para realizar la búsqueda, luego de esto se debe pulsar el

botón Buscar. Si la consulta encontró registros el botón generar reporte se habilitará y al pulsarlo se

mostrara el reporte para imprimir. El reporte mostrará los resultados mostrados en la grilla.

2. Resultados de la Consulta.

En esta sección se muestran los datos encontrados en la base de datos, para los filtros colocados en

la sección Filtros de Búsqueda.

Figura I-40 – Modificación Histórico – Reporte.

I.8.b Pestaña Búsqueda En esta pestaña se realiza la búsqueda de la persona a modificar. Ver Figura I-41 – Modificaciones en Histórico - Búsqueda.

128

Figura I-41 – Modificaciones en Histórico - Búsqueda

Si para realizar la búsqueda se utiliza cualquiera de los filtros Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre o Segundo Nombre) la grilla de resultados mostrará la información de las personas encontradas con esos datos. Si por el contrario se utiliza solo el filtro Ficha, la grilla de resultados mostrará los hogares de esta ficha ver Figura I-42 - Modificaciones en Histórico - Búsqueda - Vista Hogar. Al Hacer doble clic en un registro de hogar de la grilla, el sistema realiza la consulta de las personas en ese hogar y las muestra en la misma grilla ver Figura I-43 - Modificaciones en Histórico - Búsqueda Vista por persona. Al mismo tiempo el botón Volver a la Lista de Hogares se activa; puede utilizar este botón para volver a la consulta de hogares anterior. En cualquiera de los dos casos anteriores si el usuario no es un administrador solo se le mostraran los datos si es el responsable de la ficha, previa asignación de su administrador.

129

Figura I-42 - Modificaciones en Histórico - Búsqueda - Vista Hogar

Figura I-43 - Modificaciones en Histórico - Búsqueda Vista por persona.

Al tener el registro de la persona que desea modificar, haga doble clic en él, esto hará que el sistema muestre los datos de la persona en la pestaña de Edición.

130

I.8.c Pestaña de Edición Esta pestaña muestra los datos de la persona a la cual se realizó doble clic en la pestaña de Búsqueda. Puede utilizar los botones de esta pestaña para Modificar , Guardar ,

Cancelar la modificación y Generar un reporte de la modificación cuando se ha efectuado dicha modificación. Ver Figura I-44 - Modificaciones en Histórico - Edición

Figura I-44 - Modificaciones en Histórico - Edición

Al realizar la modificación el sistema muestra el mensaje de la Figura I-45 - Modificaciones en Histórico - Edición - Mensaje de confirmación, que indica que los datos se actualizaron correctamente. Al mismo tiempo, se coloca en el campo Consecutivo de Solicitud el código asignado a esta solicitud y se activa el botón Generar Reporte; al hacer clic en el se generará el reporte de la modificación actual ver Figura I-46 - Modificaciones en Histórico - Edición – Registro modificado. Reporte Figura I-47 - Modificaciones en Histórico - Edición Reporte

Figura I-45 - Modificaciones en Histórico - Edición - Mensaje de confirmación

131

Figura I-46 - Modificaciones en Histórico - Edición – Registro modificado

Figura I-47 - Modificaciones en Histórico - Edición Reporte

132

I.8.d Pestaña Reporte Esta pestaña es utilizada por el usuario para generar reportes sobre las modificaciones realizadas. El único filtro disponible para generar el reporte son las fechas en que se realizó la modificación. Ver Figura I-48 - Modificaciones en Histórico - Reportes y Figura I-49 - Modificaciones en Histórico - Reportes - Ejemplo.

Figura I-48 - Modificaciones en Histórico - Reportes

133

Figura I-49 - Modificaciones en Histórico - Reportes - Ejemplo

I.9 ACTA AUTORIZACIÓN DE INCONSISTENCIAS Esta opción permite generar un informe con las Inconsistencias autorizadas por el municipio que

no han sido autorizadas por el DNP. Para generarlo ingrese por el menú Ficha – Acta Autorización

de Inconsistencias.

134

Figura I-55 – Acta autorización de inconsistencias. Menú

Luego de Ingresar presione el botón procesar.

Figura I-56 – Acta autorización de inconsistencias. Pantalla de generación

El reporte que se genera es como el que aparece a continuación

135

Figura I-57 – Acta autorización de inconsistencias. informe

I.10 REASIGNACIÓN DE RESPONSABLES DE FICHAS

Esta opción permite a un usuario administrador reasignar fichas que estén en estado Digitación o

Modificación en histórico.

Esta opción consta de tres pestañas de las cuales las dos primeras se utilizan para la reasignación y

la tercera pestaña se utiliza para la generación de reportes.

Para ingresar a esta opción el usuario debe escoger del menú Ficha la opción con el nombre

Reasignar Responsable ver Figura I-50 - Acceso a Resignar Responsables, la cual despliega la

ventana de la Figura I-51 - Reasignar Responsables.

136

Figura I-50 - Acceso a Resignar Responsables

Figura I-51 - Reasignar Responsables

I.10.a Consulta

Esta pestaña se utiliza para buscar las fichas que se desean reasignar.

137

1. Filtros de Búsqueda

En esta sección se colocan los parámetros para realizar la búsqueda, luego de esto se debe pulsar el

botón Buscar.

a. Filtros

i. Entidad: Esta opción se habilita, solo cuando el usuario pertenece a la

entidad Municipal. Limita también la consulta de la pestaña Responsable.

ii. Fichas: se utiliza para filtrar las fichas por código de ficha.

iii. Zona: Se utiliza para filtrar las fichas por la zona a la que pertenecen

iv. Sector: Se utiliza para filtrar las fichas por el sector al que pertenecen.

v. Sección: Se utiliza para filtrar las fichas por la sección a la que pertenecen.

vi. Manzana: Se utiliza para filtrar las fichas por la manzana a la que

pertenecen.

vii. Barrio y Vereda: se utiliza para filtrar las fichas según el barrio o vereda al

que pertenezcan.

viii. Superior: Se utiliza para filtrar las fichas por los usuarios que tengan como

superior el usuario seleccionado.

ix. Responsable: Se utiliza para filtrar las fichas por el usuario responsable de las

fichas.

x. Estado ficha: Se utiliza para filtrar las fichas por su estado. Si no se

selecciona ningún estado, busca por los dos (Digitación o Modificación en

Histórico).

2. Seleccionar las fichas

Después de realizar una consulta el usuario debe seleccionar las fichas que desea reasignar.

3. Continuar.

Este botón permite seguir con el proceso de reasignación, si no se ha seleccionado ninguna ficha se

emite un mensaje informando de esta situación y no puede continuar con el proceso.

I.10.b Responsable

Esta pestaña permite seleccionar el nuevo responsable para las fichas seleccionadas en la pestaña

anterior.

138

Figura I-52 - Reasignar Responsable - Seleccionar Responsable

1. Seleccione el perfil del usuario superior

El primer paso es seleccionar el perfil del usuario superior del responsable a asignar. Una vez

seleccionado en la grilla superior se mostrarán todos los usuarios que posean el perfil

seleccionado. A su vez en la grilla inferior se mostraran los usuarios que dependen del usuario

seleccionado en la grilla superior Ver Figura I-53 - Reasignar Responsable - Seleccionar

Superior - Responsable. Si no se ha seleccionado ningún perfil, en la lista inferior se muestran

por defecto los Administrador Ver Figura I-52 - Reasignar Responsable - Seleccionar

Responsable.

139

Figura I-53 - Reasignar Responsable - Seleccionar Superior - Responsable

Una vez seleccionado el responsable pulse el botón reasignar, se mostrará un mensaje con los

datos del responsable seleccionado Ver Figura I-54 – Reasignar Responsables -

Confirmar Reasignación, pule Si para realizar la reasignación o No para cancelar.

Figura I-54 – Reasignar Responsables - Confirmar Reasignación

140

I.10.c Reporte

Esta pestaña como su nombre lo indica se utiliza para generar reportes sobre las reasignaciones

efectuadas no solo por esta opción sino por procesos como, Mallas de Validación, Autorizaciones

de inconsistencias, Paso a histórico entre otros.

Figura I-55 - Reasignar Responsables - Reportes

Para generar un reporte primero debe colocar el código de la ficha del cual quiere ver su histórico

de modificaciones y luego pulsar el botón consultar si quiere generar un reporte pulse el botón

Generar Reporte.

141

Figura I-569 - Reasignar Responsable - Reporte - Consulta

142

Figura I-60 - Reasignar Responsable - Reporte – Reporte

J. PROCESOS El módulo de procesos esta compuesto por los procesos especiales del sistema. A continuación se presentan las opciones de este módulo.

PROCESOS

GENERAR ARCHIVO

CAMBIAR CONTRASEÑA

GENERAR ARCHIVO PARA ENVIAR

143

Figura J-1 - Procesos

J.1 GENERAR ARCHIVO Esta opción del menú permite generar un archivo plano a partir de columnas seleccionadas previamente y criterios de consulta dados por el usuario. A continuación se describe la funcionalidad de la pantalla.

Figura J-2 – Generar Archivo

144

La pantalla se divide en dos grandes bloques, en el bloque izquierdo se realiza la selección de las columnas que contendrá el archivo, en el bloque derecho se realiza la selección de criterios de consulta requeridos por el usuario, En la parte inferior de la pantalla se despliega los controles para generación del archivo y el formato con el que se genera el mismo.

• Seleccionar Todo: Al presionar este botón se marcan todas las columnas a ser generadas en

el archivo plano.

• Borrar Selección: Al presionar este botón se desmarcan todas las columnas seleccionadas

previamente.

• Bloque de Columnas del archivo Plano: El usuario marca o desmarca cada una de las

columnas a generarse en el reporte, el orden de aparición en el archivo plano corresponde

en el mismo orden en que se despliega en pantalla y que se encuentran marcadas.

• Selección de variables para el archivo: Esta lista de valores desplegable muestra todas las

variables que el usuario puede incluir como criterio de consulta para generar el archivo

plano. Una vez se selecciona una variable para realizar criterios de filtro, se muestra el

rango máximo que soporta esta, el usuario puede cambiar los valores. El usuario puede

seleccionar un máximo de 5 criterios diferentes.

• Filtro De: Al seleccionar una variable, se despliega el valor mínimo que soporta.

• A: Al seleccionar una variable, se despliega el valor máximo que soporta, al presionar

<Enter> ó <Tab>, se genera el criterio seleccionado en el bloque inferior mostrando el

texto que indica la variable seleccionada y el rango dado.

• Bloque de criterios de consulta seleccionado por el usuario: En este campo se muestra el

texto que indica las variables seleccionadas y el rango dado para cada una de ellas.

• Borrar Variables: Permite borrar el campo donde se han seleccionado previamente las

variables a filtrar.

• Formato Archivo: En esta lista de valores desplegable muestra los tres tipos de formato

que soporta la generación de archivos planos TXT, CSV, DBF, para los archivos del tipo

TXT las columnas en el archivo plano van separadas por tabulador, y para el archivos del

tipo CSV las columnas en el archivo plano van separadas por coma.

• Generar Archivo: Al presionar este botón se inicia la generación del archivo plano previa

validación de las variables, durante la generación se muestra la actividad en la barra de

progreso, el porcentaje de generación, y al lado izquierdo de esta se muestra el código de la

ficha que se está generando.

• Cancelar:: Al presionar este botón se cancela el proceso de generación.

El archivo generado contendrá la siguiente estructura

SisbenDEMUNAAAAMMDD_HHMI.xxx donde

Sisben texto por defecto.

145

DE Numérico de dos posiciones para el código del Departamento.

MUN Numérico de tres posiciones para el código del Municipio.

AAAA Numérico de cuatro posiciones para el año.

MM Numérico de dos posiciones para el mes.

DD Numérico de dos posiciones para el día.

HH Numérico de dos posiciones en formato 24 horas para la hora.

MI Numérico de dos posiciones para los minutos.

xxx Terminación del tipo de archive TXT, CSV ó DBF.

Sisben2589920091229_2030.CSV

La pantalla tiene una serie de validaciones que se describen a continuación.

Al seleccionar una variable a filtrar e ingresar los rangos de consulta, se valida que el valor

digitado A: se mayor al digitado en Filtro De:, al presionar <Enter> se visualiza el siguiente

mensaje.

Figura J-3 – Revisión de rango válido para la variable

Al presionar el botón Aceptar se establecen de nuevo el rango válido para esta variable.

Al seleccionar una variable a filtrar e ingresar los rangos de consulta, se valida que el valor

digitado A: y Filtro De: están fuera del rango que tiene por defecto, al presionar <Enter> se

visualiza la siguiente validación.

Figura J-4 – Revisión de valores válidos para el rango de la variable

146

Al presionar el botón Aceptar se establecen de nuevo el rango válido para esta variable.

Al seleccionar una variable que ya se ha ingresado previamente como filtro de la consulta,

se despliega el siguiente mensaje.

Figura J-5 – Seleccionar una variable ya incluida en los filtros

Al seleccionar más de cinco variables para filtrar se despliega el siguiente mensaje.

147

Figura J-6 – Seleccionar mas de cinco variables a filtrar

Al presionar el botón Generar Archivo y no se ha seleccionado ningún tipo de formato de

archivo se despliega el siguiente mensaje.

Figura J-7 – No se incluye formato de archivo

148

Al presionar el botón Generar Archivo y no se ha seleccionado ninguna variable se

visualiza el siguiente mensaje.

Figura J-8 – No se selecciona variables para el archivo

Al presionar el botón Generar Archivo y no existen registros para los filtros seleccionados,

se despliega el siguiente mensaje.

149

Figura J-9 – No existen registros con los filtros seleccionados

Al terminar la generación del archivo se despliegan los siguientes mensajes.

Figura J-10 – Proceso finalizado

Al presionar el botón Aceptar se despliega el mensaje indicando la ubicación del archivo.

150

Figura J-11 – Ruta archivo

J.2 GENERAR ARCHIVO PARA ENVIAR

Esta ventana permite generar el backup de la base de datos del Municipio para que sea

enviado mediante el servicio de Ftp u otro medio al nivel Central.

Esta solución se ejecuta en ambiente Cliente/Servidor en configuración de red en Grupos

de Trabajo y con servidores de Dominio.

Para ejecutar en configuraciones que utilizan un servidor de Dominio, en cada uno de los

clientes se crea el archivo de backup.

Para ejecutar en configuraciones que utilizan un servidor y clientes bajo una red de Grupos

de Trabajo, solamente se puede ejecutar esta opción en el servidor donde se encuentra

alojada la base de datos. Si alguno de los clientes en este esquema ejecuta la operación se

muestra el siguiente mensaje informando la situación como se muestra a continuación.

Figura J-12. Mensaje informativo para poder ejecutar en Grupos de Trabajo.

Si un usuario Administrador que no sea de la entidad administradora del municipio intenta

lanzar la operación se emite el siguiente mensaje.

Figura J-13. Mensaje informativo Administradores no Municipales

A continuación se describe la funcionalidad de la pantalla.

151

Figura J-14. Envío de Base de Datos

• Fecha generación de envío: Se muestra la fecha actual del sistema (formato día/mes/año),

corresponde con la fecha de la información a ser enviada.

• Envío número: Este valor corresponde al número de consecutivo de envío, , cuando es el

primer envío los campos Cabecera y centro poblado, Rural Disperso se pueden modificar y

corresponden al número de fichas pactadas en el convenio. Cuando el número de envío es

diferente de uno, se despliega los valores que se indicó en el primer envío. Al ingresar a la

pantalla se despliega el número máximo de envío que se va a generar.

• Envío Final: Esta casilla de selección indica que la información a enviar corresponde al

envío Final de la información del Municipio.

En la siguiente parte de la ventana (Número de Hogares (Según Convenio)) de manera automática

de acuerdo a la información digitada en el primer envío y en los sucesivos siempre se despliega esta

misma información.

• Cabecera y centro poblado: Corresponde al número de hogares que se encuentran en las

zonas de Cabecera y centro poblado del Municipio.

• Rural Disperso: Corresponde al número de hogares que se encuentran en las zona de Rural

Disperso del municipio.

• Total Hogares: Corresponde a la suma de los dos campos anteriores.

152

En la siguiente parte de la pantalla se debe seleccionar el tipo de aplicación de la encuesta. (Se aplicó

la encuesta en todo el Municipio)

• Si: Esta casilla de selección indica de manera afirmativa que se aplicó la encuesta en el

Municipio.

• No: Esta casilla de selección indica de manera negativa que no se aplicó la encuesta en el

Municipio.

Solamente se puede dejar marcado una sola casilla Si ó No, en caso contrario se emite el siguiente

mensaje.

Figura J-15. Mensaje informativo de tipo de aplicación.

• Generar Envío: Al presionar este botón se realiza de nuevo las

validaciones realizadas anteriormente y se inicia el proceso para generar el Backup de la

base de datos del Municipio, en este paso se generan dos archivos con la siguiente

estructura:

o BD.txt: Contiene información básica de la generación del envío con la siguiente

estructura:

� Línea 1: Número de envío.

� Línea 2: Número de fichas no completas.

� Línea 3: Número de fichas en digitación.

� Línea 4: Número de hogares de fichas en digitación.

� Línea 5: Número de personas de fichas en digitación.

� Línea 6: Número de fichas en histórico.

� Línea 7: Número de hogares de fichas en histórico.

� Línea 8: Número de personas de fichas en histórico.

� Línea 9: Se marca la casilla de selección Envío Final se coloca un 1 de lo

contario un 0.

� Línea 10: Se marca en la casilla de aplicación de la encuesta del Municipio

en Si se coloca un 1 de lo contrario un 0.

� Línea 11: Se encuentra la letra D en mayúscula indicando que este archivo

proviene de SisbenNet

153

o SNET258992009040601.bak: Corresponde al backup de la base de datos del

Municipio y se establece el nombre con la siguiente estructura:

� 25 corresponde al código del Departamento.

� 899 corresponde al código del Municipio.

� 20090406 corresponde a la fecha de generación en formato

YYYYMMDD.

� 01 corresponde al número de envío del Municipio.

o SNET258992009040601.hash: Contiene el código hash del archivo del backup de

base de datos, este mismo código de validación se utilizará al momento de

restaurar una base.

Una vez se realiza la generación de estos archivos, se realiza compresión y la nomenclatura es la

misma del backup de la base de datos (SNET258992009040601.zip), se adiciona una contraseña

para poder realizar la descompresión.

Una vez termina el proceso se muestra el siguiente mensaje informativo:

Figura J-16. Mensaje informativo de finalización del proceso.

Al presionar el botón Aceptar se genera el siguiente Reporte con la información básica de la

generación del backup, este reporte se puede realizar la impresión ó exportar a otro formato para

guardar en medio magnético.

154

Figura J-17. Reporte de generación del Backup del Municipio.

Al cerrar el reporte se emite el siguiente mensaje indicando la ruta de generación del archivo

comprimido para ser enviado al nivel central del DNP.

Figura J-18. Mensaje indicando ubicación del backup.

Al presionar el botón Aceptar se cierra la ventana para que realicen el envió mediante el servicio de

ftp y retorna a la ventana principal de la aplicación.

J.3 GENERAR PAQUETE PARA ENVIO

Esta opción permite al usuario conectado adicionar al archivo generado en la opción J.2,

otros archivos, además de particionar el archivo en caso de superar los 10 MB.

Esta solución se ejecuta en ambiente Cliente/Servidor en configuración de red en Grupos

de Trabajo y con servidores de Dominio.

Para ejecutar en configuraciones que utilizan un servidor de Dominio, en cada uno de los

clientes se crea el archivo de backup.

155

Para ejecutar en configuraciones que utilizan un servidor y clientes bajo una red de Grupos

de Trabajo, solamente se puede ejecutar esta opción en el servidor donde se encuentra

alojada la base de datos. Si alguno de los clientes en este esquema ejecuta la operación se

muestra el siguiente mensaje informando la situación como se muestra a continuación.

Figura J-19. Mensaje informativo para poder ejecutar en Grupos de Trabajo.

Al ingresar se debe presentar la siguiente pantalla:

Figura J-3. Pantalla para Generar Paquete de Envio

Para iniciar el proceso seleccione un archivo de Bakcup valido presionando click sobre el

botón encerrado en el ovalo A.

156

El sistema realizará las siguientes validaciones:

a. Que el nombre del archivo tenga la siguiente estructura

i. SNET

ii. Código del Municipio

iii. Código del Departamento

iv. Fecha en formato AAAAMMDD

v. Consecutivo de generación

vi. Extensión .zip

b. Que se halla generado a partir de la opción J2

Luego de validar que el archivo sea válido, se podrán agregar a la lista de archivos

seleccionados los requeridos así: 1. Seleccionando el archivo por medio del botón

encerrado en el ovalo B. y 2. Presionando el botón Adicionar encerrado en el ovalo c.

Posteriormente ingrese las observaciones para el DNP y presione el Botón Generar Envío.

El sistema adicionará al archivo .zip cada uno de los archivos adicionales, así como un

archivos llamado ObservacionesEnvio.txt, con el texto ingresado en el campo

observaciones.

Adicionalmente si el archivo supera los 10 MB de tamaño los particionará en varios

archivos.

Finalmente si el PC puede establecer conexión con Internet se habilitará un link que lo

llevará al Sitio web www.sisben.gov.co

J.4 CAMBIAR CONTRASEÑA Esta opción permite al usuario conectado cambiar su contraseña actual, al seleccionar la

opción se despliega la siguiente ventana.

157

c

1. Digite la Contraseña Actual.

2. Digite la Nueva contraseña.

3. Digite de nuevo la Nueva Contraseña para confirmar que son idénticas a la digitada

anteriormente. La nueva contraseña debe ser diferente de la anterior.

4. Haga clic en el botón guardar.

Una vez se presiona el botón Guardar, se retorna a la ventana principal del sistema.

J.5 AUTORIZACIONES DNP Esta opción permite cargar un archivo con las autorizaciones enviadas por el DNP al municipio.

1

2

3

4

158

Para ingresar seleccione la opción Procesos – Autorizaciones DNP.

Luego presione el botón ubicado a la izquierda para cargar el archivo en la pantalla.

Seleccione el archivo enviado por el DNP, sin modificar el nombre original.

159

Luego de seleccionarlo, presione el botón Cargar a Archivo. Este proceso subirá a la Base de datos

la información del archivo, confirmando o rechazando las autorizaciones del municipio.

Luego de terminar el proceso el sistema confirmará su finalización.

160

K. REPORTES

El módulo Reportes esta compuesto por las diferentes consultas que puede realizar un usuario

sobre los datos de las fichas. A continuación se presentan las opciones de este módulo.

K.1 ARCHIVO DE CONTROL POR MANZANA Esta opción permite al usuario realizar consultas sobre la cantidad de fichas y hogares sobre las fichas en estado Histórico.

161

Figura K-1 - Control por Manzana

Para ingresar a esta opción diríjase al menú Reportes y luego haga clic en Archivo de Control por Manzana. Ver Figura K-2 - Control Manzana - Menú

Figura K-2 - Control Manzana - Menú

162

Una vez abierta la pantalla, puede visualizar las diferentes opciones que existen para generar este informe. Para generar cualquiera de los tres reportes, debe pulsar el botón correspondiente a cada uno de ellos previa selección de los parámetros. El primer reporte “Reporte General”, muestra el conteo de fichas y hogares para el rango de manzanas seleccionado. Ver Figura K-3 - Control Manzana - Reporte General.

Figura K-3 - Control Manzana - Reporte General

El segundo reporte “Reporte por Responsable”, se divide en dos tipos de reporte. El primero se genera para un solo responsable y es parecido al reporte “Reporte General”. La Figura K-4 - Control Manzana - Reporte por un Responsable, muestra un ejemplo de este reporte.

163

Figura K-4 - Control Manzana - Reporte por un Responsable

El segundo reporte de reportes por responsables, muestra varias opciones de filtro y su objetivo es mostrar los conteos de fichas y hogares agrupados por responsables. El único parámetro requerido es el rango de responsables. Si solo se selecciona el rango, el reporte se muestra para todos los cargos sin importar cualquier fecha. Si adicionalmente se selecciona uno de los cargos solo se mostraran los registros para los cargos seleccionados. Por último si se selecciona un rango de fecha, deberá también seleccionar que tipo de fecha se buscará para realizar el filtro. Un ejemplo de este reporte se muestra en la Figura K-5 - Control Manzana - Reporte Agrupado Responsables.

164

Figura K-5 - Control Manzana - Reporte Agrupado Responsables

El ultimo reporte que se puede generar por medio de esta pantalla, es el “Reporte por Operativo”, el cual se puede generar para todas las manzanas o para una manzana especifica. También se puede seleccionar un rango de fecha que se encuentre dentro de rango del operativo. Operativo: Es el proceso de inicio de realizar una encuesta hasta digitarla y poder extraer información según los datos consignados para determinar su vulnerabilidad. La fecha mínima de este proceso es la fecha en la que se realizó la importación del backup de la base de datos. La Figura K-6 - Control Manzana - Reporte Operativo muestra un ejemplo de este reporte.

165

Figura K-6 - Control Manzana - Reporte Operativo

K.2 TOTALES DE BASE DE DATOS Esta opción permite al usuario realizar consultas sobre la cantidad de fichas, hogares y personas sobre las fichas en estado Digitación e Histórico. También muestra la información de cantidad de fichas no completas.

Figura K-7 - Pantalla Totales de Base de Datos

Para ingresar a esta opción diríjase al menú Reportes y luego haga clic en Totales de Base de Datos.

166

Figura K-8 - Acceso a Patanlla Totales de Base de Datos

Una vez abierta la pantalla, puede visualizar los conteos realizados de fichas, hogares y personas. Para generar el reporte de estos datos, haga clic en el botón Generar Reporte, la aplicación generara un reporte como el mostrado en la figura siguiente.

167

Figura K-9 - Totales de Base de Datos - Reporte

K.3 TOTALES POR PERSONAL Esta opción permite al usuario realizar consultas sobre las fichas, dependiendo del estado en que estas encuentren; Digitación, Histórico e informes de fichas no completas, para cargos, fechas de encuesta o un código interno específico.

TOTALES POR PERSONAL

NO COMPLETAS

HISTÓRICO

DIGITACIÓN

168

K.3.a HISTÓRICO

En esta opción se realizan consultas del personal sobre las fichas en histórico.

Figura K-10 - Pantalla Totales por Personal - Histórico

Para ingresar a esta opción diríjase al menú Reportes, luego seleccione Totales por Personal y finalmente haga clic en la opción del menú Histórico.

169

Figura K-11 - Acceso a Patanlla Totales por Personal - Histórico

En esta pantalla se pueden generar tres tipos de reportes y una final de totalización por cargo.

Figura K-12 - Totales por Personal - Histórico - Tipos de Reporte

• Por cargo: Si no selecciona ningún cargo, genera un reporte de totales para todos los cargos. Si selecciona un cargo específico, se genera un reporte de totales para el cargo seleccionado.

170

• Por código interno: Si no se digita ningún código, se genera un reporte de totales para todo el personal, o de lo contrario se genera el reporte para el código interno específico.

• Por rango de fecha de encuesta: genera un reporte entre dos fechas o para todas las fichas si no se elige un rango.

Cada reporte posee un botón con el nombre “Comenzar Proceso” , el cual ejecuta la consulta respectiva. Luego de ejecutar la consulta y si esta encontró datos en la base de datos se muestra el reporte, dicho reporte será como el que se presenta a continuación.

Figura K-13 - Totales por Personal - Histórico - Reporte

Al cerrar esta ventana se habilita el botón “Totales” , el cual al hacer clic muestra el consolidado mediante el siguiente reporte.

171

Figura K-14 - Totales por Personal - Histórico - Totales

K.3.b DIGITACIÓN

En esta opción se realizan consultas del personal sobre las fichas en digitación.

172

Figura K.3.b.1 - Pantalla Totales por Personal - Digitación

Para ingresar a esta opción diríjase al menú Reportes, luego seleccione Totales por Personal y finalmente haga clic en la opción del menú Digitación.

Figura K.3.b.2 - Acceso a Patanlla Totales por Personal - Digitación

173

En esta pantalla se pueden generar tres tipos de reportes y una final de totalización por cargo.

Figura K.3.b.3 - Totales por Personal - Digitación - Tipos de Reporte

• Por cargo: Si no selecciona ningún cargo, genera un reporte de totales para todos los cargos. Si selecciona un cargo específico, se genera un reporte de totales para el cargo seleccionado.

• Por código interno: Si no se digita ningún código, se genera un reporte de totales para todo el personal, o de lo contrario se genera el reporte para el código interno específico.

• Por rango de fecha de encuesta: genera un reporte entre dos fechas o para todas las fichas si no se elige un rango.

Cada reporte posee un botón con el nombre “Comenzar Proceso” , el cual ejecuta la consulta respectiva. Luego de ejecutar la consulta y si esta encontró datos en la base de datos se muestra el reporte, dicho reporte será como el que se presenta a continuación.

174

Figura K.3.b.4 - Totales por Personal Digitación - Reporte


175

Figura K.3.b.5 - Totales por Personal - Digitación - Totales

K.3.c NO COMPLETAS

En esta opción se realizan consultas del personal sobre las fichas no completas

Figura K-15 - Pantalla Totales por Personal - No Completas

176

Para ingresar a esta opción diríjase al menú Reportes, luego seleccione Totales por Personal y finalmente haga clic en la opción del menú No Completas.

Figura K-16 - Acceso a Pantalla Totales por Personal - No Completas

Seleccione los valores de los parámetros con los cuales desea filtrar la información para

generar el reporte y haga clic en el botón “Comenzar Proceso” , el cual ejecuta la consulta. Luego de ejecutar la consulta y si esta encontró datos en la base de datos se muestra el reporte, dicho reporte será como el que se presenta a continuación.

177

Figura K-17 - Totales por Personal - No Completas - Reporte


178

Figura K-18 - Totales por Personal - No Completas - Totales

K.4 FICHAS MODIFICADAS.

K.5 REPORTES GESTION.

En esta opción se permite al administrador del Municipio realizar el seguimiento a la gestión de los diferentes tipos de usuarios ó roles durante la etapa de barrido. A continuación se describe la funcionalidad de la pantalla.

179

Figura K-19 - Pantalla Reportes de Gestión

• Roles a Gestionar: Corresponde a los diferentes tipos de usuarios que se realiza seguimiento de la gestión realizada, entre ellos se tiene Encuestador, Supervisor, Administrador, Entidad, Municipio.

• Usuarios a Gestionar: Al seleccionar un tipo de usuario se muestra información básica en esta grilla como se relacionan en la siguiente tabla.

DATOS BASICOS DE LA GRILLA

TIPO USUARIO NOMBRE USUARIO

NOMBRE PERSONA

IDENTIFICACION

NOMBRE USUARIO

SUPERIOR INMEDIATO

NOMBRE PERSONA SUPERIOR INMEDIATO

NOMBRE ENTIDAD DONDE

PERTENECE

ENCUESTADOR X X X X X X

SUPERVISOR X X X X X X

ADMINISTRADOR - X X - X

ENTIDAD - - - - - X

MUNICIPIO - - - - - -

X Corresponde a datos básico a mostrar en la grilla de la pantalla.

- No aplica.

En la siguiente pantalla se muestra como se visualiza la grilla al seleccionar el Rol Entidad. En esta misma se ha seleccionado una entidad como criterio de consulta.

180

Figura K-20 - Entidades del Municipio

• Fecha Inicial: Rango inicial de tipo fecha como criterio de consulta. • Fecha Final: Rango final de tipo como criterio de consulta. • Consultar: Al presionar el botón se muestra el reporte de acuerdo al usuario seleccionado y el rango de fechas dado, el encabezado del reporte se muestra información de acuerdo al tipo de usuario seleccionado.

ENCABEZADOS DEL REPORTE

Tipo Conteo Encuestador Supervisor Administrador Entidad Municipio

Los nombres y códigos DANE del departamento y del municipio. X X X X X

El nombre de la entidad a la que pertenece.

X X X X -

Los nombres de usuario y de persona del superior inmediato. X X - - - Los nombres de usuario y de persona.

X X X - -

El rango de fechas de la consulta. X X X X X

X Corresponde a datos básico a mostrar en la grilla de la pantalla.

- No aplica.

181

Figura K-21 - Reporte de Gestión de Entidad

Esta pantalla tiene una serie de validaciones adicionales que se describen a continuación. Al introducir los criterios básicos de búsqueda (Rol, usuario, rango de fechas) si no existen datos para estos parámetros dados se despliega el siguiente mensaje.

182

Figura K-22 - No existe información con los parámetros de búsqueda

No se selecciona un Rol a consultar se despliega el siguiente mensaje.

Figura K-23 - Rol obligatorio

No se selecciona ningún usuario de la grilla como criterio de búsqueda, se despliega el siguiente mensaje.


No se selecciona ninguna entidad de la grilla como criterio de búsqueda, se despliega el siguiente mensaje.


La fecha inicial del rango no puede superar la fecha final del rango.


183

K.6 REPORTE ARCHIVOS PARA ENVIO.

En esta opción se permite al administrador del Municipio realizar el seguimiento de los backups de que se realizan para el enviar a la Sede Central del DNP, esta opción es solamente para la etapa de barrido. A continuación se describe la funcionalidad de la pantalla.

Figura K-27 - Pantalla para Consultar Listado de envíos.

• Fecha Inicial: Corresponde al rango inicial de fecha de los envíos generados para

enviar. Esta fecha se encuentra en formato dd/mm/aaaa.

• Fecha Final: Corresponde al rango final de fecha de los envíos generados para

enviar. Esta fecha se encuentra en formato dd/mm/aaaa.

• Archivo: Corresponde al nombre del archivo ó texto que permita identificar el

archivo, por ejemplo 01.ZIP

• Consultar: Al presionar este botón se realiza la búsqueda de los envíos generados

para realizar el envío y de acuerdo a los parámetros de búsqueda ingresados.

• Generar Reporte: Al presionar este botón se despliega en un reporte los envíos

generados para realizar el envío y de acuerdo a los parámetros de búsqueda

ingresados.

184

Figura K-28 - Reporte Listado de envíos del Municipio.

Esta pantalla maneja una serie de validaciones como: Al ingresar un rango no válido de fecha en alguno de ellos se emite el siguiente mensaje.

Figura K-29 - Ingreso de rango no válido.

185

Al ingresar una fecha que no cumpla con el formato dd/mm/aaaa, se emite el siguiente mensaje.

Figura K-30 - Ingreso de formato de fecha no válido.

Al ingresar unos parámetros en donde no existen datos, y al presionar el botón Generar Reporte, se emite el siguiente mensaje.

Figura K-31 - Reporte sin datos.

L. RESULTADOS

186

El módulo Resultados esta compuesto por las diferentes opciones para realizar consultas para

visualizar resultados de las diferentes estadísticas de los datos de las fichas. A continuación se

presentan las opciones de este módulo.

Figura L-1- Módulo Resultados

L.1 ESTADISTICAS. Esta opción permite al usuario generar las diferentes estadísticas de variables correspondientes a cada una de las Caras de la encuesta, las fichas que se encuentran en histórico se puede aplicar estos procesos.

Figura L-2 –Opciones submenú Estadísticas

L.1.a ESTADISTICAS CARA A Esta opción permite realizar las estadísticas de fichas que están en histórico, Estos datos estadísticos estándar de la Cara A hace referencia a toda la información contenida en la

RESULTADOS

ESTADISTICAS

CONSULTAS

187

ficha de Clasificación Socioeconómica Sisben desde las variables: Tipo de Unidad de Vivienda, hasta las variables de Bienes o Servicios. El administrador debe tener en cuenta, que siempre que genere un reporte debe seleccionar una serie de filtros para presentar los datos según lo que exista en histórico y seleccionar una fecha específica o un rango de fechas para iniciar el proceso. Se determinan otra serie de filtros los cuales el usuario puede seleccionar, entre ellos se tienen Barrio, Vereda, Estrato, Comuna y Zona. Adicionalmente el usuario puede seleccionar todas las variables que desee calcular, o seleccionar todas a la vez. Una vez se haya seleccionado los criterios básicos de búsqueda y variables se lanza el proceso que calcula cada una de las estadísticas y muestra en un solo reporte los resultados.

Figura L-3 – Estadísticas Cara A

188

A continuación se describen los criterios básicos de búsqueda: Fecha Ficha: Al ingresar a la pantalla por defecto se muestra la fecha actual del sistema, en estos dos campos se digitan los valores correspondientes al rango de fechas a consultar. Estos valores son obligatorios. Los siguientes criterios al ingresar a la pantalla se visualiza el valor mínimo y máximo que soporta este criterio. Al seleccionar la casilla de chequeo se habilitan los campos para que el usuario ingrese un rango diferente, al desmarcar se establecen los valores iniciales del ingreso a la pantalla.

Figura L-4 – Establecer criterios de consulta.

Barrio: Corresponde a los valores de códigos para Barrio. Vereda: Corresponde a los valores de códigos para Veredas. Estrato: Corresponde a los valores para Estratos. Comuna: Corresponde a los valores de códigos para Comunas. Zona: Corresponde a los valores de códigos para zonas. A continuación se encuentran las diferentes variables a calcular, el usuario puede seleccionar una o varias variables a calcular.

189

Figura L-5 – Selección de variables.

Se pueden marcar al desmarcar todas las variables al seleccionar la casilla de chequeo Dar Clic para Tosas las Variables.

190

Figura L-6 – Seleccionar todas las variables.

Una vez el usuario ha seleccionado los criterios de búsqueda y variables a calcular, al presionar el botón Generar Informes se realiza el cálculo de cada una de las estadísticas, durante el proceso se despliega una barra de proceso.

191

Figura L-7 – Ejecución estadísticas.

Al terminar el proceso de cálculo se despliega el siguiente mensaje indicando la ruta de generación del reporte.

Figura L-8 – Ruta de generación del Reporte Estadísticas Cara A.

Al presionar el botón Aceptar se despliega el reporte en una ventana independiente.

192

Figura L-9 – Visualizar el Reporte. Antes de ejecutar el proceso de lanzar el proceso existen una serie de validaciones las cuales se describen a continuación: Al digitar una fecha que no corresponda, se emite el siguiente mensaje.

Figura L-10 – Digitar fecha errada.

Al colocar un rango de valores inválido para el estrato, se emite el siguiente mensaje:

Figura L-11 – Rango errado para el estrato.

Al encontrar información no válida para el proceso, se emite el siguiente mensaje para que se realice la corrección.

193

Figura L-12 – Mensaje indicando datos errados en los criterios. Al no seleccionar ninguna de las variables a calcular, se emite el siguiente mensaje.

Figura L-13 – Mensaje indicando la no selección de variables a calcular.

L.1.b ESTADISTICAS CARA B Esta opción permite realizar las estadísticas de fichas que están en histórico, Estos datos estadísticos estándar de la Cara B hace referencia a toda la información contenida en la ficha de Clasificación Socioeconómica Sisben desde las variables: Tipo de Documento de Identidad, hasta las variables de respuesta Si/No. El administrador debe tener en cuenta, que siempre que genere un reporte debe seleccionar una serie de filtros para presentar los datos según lo que exista en histórico y seleccionar una fecha específica o un rango de fechas para iniciar el proceso. Se determinan otra serie de filtros los cuales el usuario puede seleccionar, entre ellos se tienen Barrio, Vereda, Estrato, Comuna y Zona. Adicionalmente el usuario puede seleccionar todas las variables que desee calcular, o seleccionar todas a la vez. Una vez se haya seleccionado los criterios básicos de búsqueda y variables se lanza el proceso que calcula cada una de las estadísticas y muestra en un solo reporte los resultados.

194

Figura L-14 – Estadísticas Cara B

A continuación se describen los criterios básicos de búsqueda: Fecha Ficha: Al ingresar a la pantalla por defecto se muestra la fecha actual del sistema, en estos dos campos se digitan los valores correspondientes al rango de fechas a consultar. Estos valores son obligatorios. Los siguientes criterios al ingresar a la pantalla se visualiza el valor mínimo y máximo que soporta este criterio. Al seleccionar la casilla de chequeo se habilitan los campos para que el usuario ingrese un rango diferente, al desmarcar se establecen los valores iniciales del ingreso a la pantalla.

Figura L-15 – Establecer criterios de consulta.

195

Barrio: Corresponde a los valores de códigos para Barrio. Vereda: Corresponde a los valores de códigos para Veredas. Estrato: Corresponde a los valores para Estratos. Comuna: Corresponde a los valores de códigos para Comunas. Zona: Corresponde a los valores de códigos para zonas. A continuación se encuentran las diferentes variables a calcular, el usuario puede seleccionar una o varias variables a calcular.

Figura L-16 – Selección de variables.

Se pueden marcar al desmarcar todas las variables al seleccionar la casilla de chequeo Dar Clic para Tosas las Variables.

196

Figura L-17 – Seleccionar todas las variables. Una vez el usuario ha seleccionado los criterios de búsqueda y variables a calcular, al presionar el botón Generar Informes se realiza el cálculo de cada una de las estadísticas, durante el proceso se despliega una barra de proceso.

197

Figura L-18 – Ejecución estadísticas.

Al terminar el proceso de cálculo se despliega el siguiente mensaje.

Figura L-19 – Ruta de generación del Reporte Estadísticas Cara B.

Al presionar el botón Aceptar se despliega el reporte en una ventana independiente.

198

Figura L-20 – Visualizar el Reporte.

Antes de ejecutar el proceso de lanzar el proceso existen una serie de validaciones las cuales se describen a continuación: Al digitar una fecha que no corresponda, se emite el siguiente mensaje.

Figura L-21 – Digitar fecha errada.

Al colocar un rango de valores inválido para el estrato, se emite el siguiente mensaje:

Figura L-22 – Rango errado para el estrato.

Si de coloca información no válida para el proceso, se emite el siguiente mensaje para que se realice la corrección.

199

Figura L-23 – Mensaje indicando datos errados en los criterios. Al no seleccionar ninguna de las variables a calcular, se emite el siguiente mensaje.

Figura L-24 – Mensaje indicando la no selección de variables a calcular.

200

M. SINCRONIZACIÓN

Es el proceso de carga y descarga de información desde dos o más equipos para que toda la

información sea idéntica.

La figura L.1 muestra la pantalla del Sistema de Información para los municipios desconectados

SisbenNet Local, que permite generar el archivo a enviar a SisbenNet Central, para la respectiva

sincronización. (Para hacer esta operación el usuario debe ser Administrador Municipal)

Figura M-1- Generar Archivo para la sincronización

1. En el menú principal seleccione interoperabilidad y a continuación Generar Archivo

Sincronización. Se genera la ventana

2. Pulse el botón Generar Archivo. El archivo quedará almacenado en la ruta especificada en

el campo inactivo de la izquierda

La figura L.2 muestra el mensaje de confirmación de la generación del archivo.

Figura M-2- Mensaje de Generación de Archivo

Para la hacer la carga del archivo generado, Ingrese al SisbenNet Central a través de Internet. Entre

al subsistema de Sincronización y seleccione la opción “Cargar Archivos Sincronización”, aparece la

siguiente página (figura L.3)

201

Figura M-3- Replicar Base de Datos Municipio

Haga clic en Examinar: aparece la siguiente ventana (figura L.4):

Figura M-4- Elegir Archivo

En esta ventana de “Elegir Archivo” seleccione el archivo generado de la carpeta donde quedó

almacenado (o de donde lo tenga almacenado). Haga clic en el botón “Abrir”.

La ruta del archivo seleccionado queda en la caja de texto (figura L.5).

Figura M-5- Sincronización

Haga clic en el botón “Cargar”. Y espere la confirmación por parte del sistema (figura L.6).

202

Figura M-6- Mensaje de Recibo de Archivo

El sistema SisbenNet Central se encargará de la respectiva sincronización.

N. GLOSARIO

203

ÁMBITO: Hace referencia a la ubicación territorial de los perfiles. Nacional, Departamental y

Municipal

AUDITORIA: Es la función de analizar la veracidad de la información y controlar la información.

AUTORIZAR EXCEPCIONES: Si en una ficha se encuentra información inconsistente según

malla de validación, incorporada al sistema, pero que fue suministrada al aplicar la ficha, por

ejemplo, si un joven de 15 años aprobó sexto grado, el administrador debe autorizar estos errores,

es decir, permitir que el sistema los acepte como códigos de respuesta.

BACKUP: Copias de archivos, equipos de reemplazo o procedimientos alternativos disponibles

para ser usados en caso de emergencias producidas por fallas totales o parciales de un sistema

computacional.

BASE DE DATOS (DATA BASE): conjunto de datos no redundantes, almacenados en un

soporte informático, organizado de forma independiente de su utilización y accesibles

simultáneamente por distintos usuarios y aplicaciones. La diferencia de una BD respecto a otro

sistema de almacenamiento de datos es que éstos se almacenan en la BD de forma que cumplen tres

requerimientos básicos: no redundancia, independencia y concurrencia.

CONTRASEÑA: Cadena de caracteres que el usuario escribe para verificar su identidad en una

red, en un PC local o en una aplicación.

DUPLICIDAD REAL: Es cuando en la base de datos del municipio se encuentra registrada 2 o

mas veces un persona con los mismos nombres, apellidos, fecha de nacimiento, tipo de documento

y Cedula de Ciudadanía.

DUPLICIDAD EVENTUAL: Se presenta la duplicidad eventual cuando los nombres y los

apellidos de dos personas son iguales, y/o cuando coincide el número de cedula y los nombres y

apellidos.

INTEROPERABILIDAD:

INTERFAZ GRÁFICA: Conjunto de imágenes y objetos por medio de los cuales el usuario se

relaciona con el sistema. Para uso específico del presente manual se denominara funcionalidades del

sistema

204

INTERFAZ WINDOWS o FORMULARIOS WINDOWS FORMS: son aplicaciones en las

que se desea que la aplicación cliente sea responsable de la mayoría de las tareas de procesamiento

de una aplicación. Estas aplicaciones se basan en la eficacia del equipo de escritorio al procesar y

presentar el contenido de alto rendimiento.

INTERFAZ WEB o FORMULARIOS WEB FORMS: aplicaciones que principalmente tienen

una interfaz de usuario del explorador.

MALLA DE VALIDACIÓN: Proceso en el cual se ejecutan las validaciones parametrizadas en el

sistema para determinar el puntaje, clasificación y la consistencia de la información registrada en las

fichas

SISBEN: Sistema de Identificación de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales

MÓDULO: Conjunto de funcionalidades con un propósito común.

NAVEGADOR: (Como Explorer, Netscape o Mosaic.) Consiste en un programa de aplicación

con el que el usuario puede acceder a los documentos de la World Wide Web. Además de visualizar

la información en la pantalla, permite manipularla

NÚCLEO FAMILIAR:

PERFIL: Es una categoría en donde se definen los permisos de acceso de un usuario a un sistema.

Ej: El usuario tiene perfil de Administrador. Tiene que ver con la asignación de operaciones a que

tiene acceso el responsable dentro del sistema. Ejemplo: digitador, administrador, verificador etc.

PROCESOS AGENDADOS: Son los procesos que se agendan para ser procesados de forma

automática por el sistema en horas de la noche. Dentro de los procesos agendados se encuentran:

Paso a Histórico, Sintomáticas, Programación de Procesos y Reportes Personalizados

RESPONSABLE: Es la persona a la que el administrador le asigna uno o mas perfiles de usuario.

RUAF: Sistema de Información de Registro Único de Afiliados a la Protección Social.

SINCRONIZACIÓN: es el proceso de carga y descarga de información desde dos o más equipos

para que toda la información sea idéntica.

205

STAND ALONE: Aplicación que funciona en un solo equipo.

SINTOMÁTICAS:

USUARIO: Corresponde a la identificación como tal que tiene los perfiles ante el sistema. Un

perfil puede tener varios usuarios

Manual Usuario Sisben Local v2.13

Documents

Transcript of Manual Usuario Sisben Local v2.13