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MANUAL USUARIO PLAREM NÓMINA

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Tabla de contenido INGRESO AL SISTEMA ..................................................................................................................... 5

CONFIGURACION DEL SISTEMA ...................................................................................................... 6

MODULO MAESTRAS .................................................................................................................. 6

OPCIONES DE MANTENIMIENTO DE LA INFORMACIÓN: ............................................................. 6

REGISTRO DE PAISES ................................................................................................................ 10

REGISTRO DE SECTORES ........................................................................................................... 11

ALTA EMPRESA ........................................................................................................................ 12

MANTENIMIENTO CENTRO DE COSTOS .................................................................................... 14

MANTENIMIENTO EJERCICIO FISCAL......................................................................................... 15

PLAN DE CUENTAS ................................................................................................................... 17

UTILIDADES .............................................................................................................................. 18

ADMINISTRAR ...................................................................................................................... 18

PERFILES............................................................................................................................... 18

PERSONAS ............................................................................................................................ 19

USUARIOS ............................................................................................................................ 20

NOMINA ...................................................................................................................................... 21

CENTROS DE COSTO ................................................................................................................. 21

CONTRATOS ............................................................................................................................. 25

HORARIOS ................................................................................................................................ 26

TIPOS DE PAGO DE NOMINA .................................................................................................... 26

CAPTURAS ................................................................................................................................ 27

SEGURO MEDICO ..................................................................................................................... 27

TABLA IMPUESTO RENTA ......................................................................................................... 28

TABLA PROYECCION GASTOS PERSONALES ............................................................................... 30

ROTACION................................................................................................................................ 31

CARGOS ................................................................................................................................... 32

SECTORIAL ............................................................................................................................... 32

CREAR CONCEPTOS .................................................................................................................. 32

PLANTILLAS DE CONTRATOS ..................................................................................................... 39

Añadir Conceptos en Plantillas: ............................................................................................ 41

CONFIGURACION CONTABLE CONCEPTOS ................................................................................ 41

MODIFICAR FÓRMULAS............................................................................................................ 42

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ADMINISTRACION DE PERSONAL .............................................................................................. 44

ALTA EMPLEADO .................................................................................................................. 45

MODIFICACIONES ROL .......................................................................................................... 58

MODIFICACIONES MASIVAS.................................................................................................. 59

REGISTRO REINGRESOS ........................................................................................................ 61

DESCUENTOS DIFERIDOS ...................................................................................................... 62

VACACIONES ........................................................................................................................ 67

PROYECCION DE GASTOS PERSONALES ................................................................................. 69

REPORTES ................................................................................................................................ 72

REPORTE EMPLEADOS .......................................................................................................... 72

DESCUENTO DIFERIDOS ........................................................................................................ 73

REPORTE ROTACION PERSONAL ........................................................................................... 74

LISTADO DE PERSONAL NOVEDADES ROL ............................................................................. 75

PROCESOS ................................................................................................................................ 75

GENERACION DE NOMINA ....................................................................................................... 75

APERTURA NOMINA ............................................................................................................. 76

CAPTURA DE CONCEPTOS MANUALES .................................................................................. 79

CARGAR DESCUENTOS DIFERIDOS ........................................................................................ 83

CALCULAR/RECALCULAR NOMINA ........................................................................................ 84

APROBAR NOMINA .............................................................................................................. 86

SALDOS PENDIENTES ............................................................................................................ 87

REPORTES ............................................................................................................................ 88

Décimos ............................................................................................................................... 96

XML RDEP ................................................................................................................................ 97

UTILIDADES .............................................................................................................................. 98

Archivo Utilidades ................................................................................................................ 98

Carga Valor Utilidades .......................................................................................................... 98

Banco Utilidades .................................................................................................................. 99

REPORTE CARGA UTILIDADES Y DÉCIMOS ................................................................................. 99

LIQUIDACION ........................................................................................................................... 99

APERTURA LIQUIDACION ...................................................................................................... 99

Procesar Liquidación .......................................................................................................... 101

APROBAR LIQUIDACION ..................................................................................................... 105

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REPORTE LIQUIDACIONES................................................................................................... 106

ARCHIVO BANCO DESDE EXCEL .............................................................................................. 107

NOVEDADES ROL ....................................................................................................................... 107

Configuración ......................................................................................................................... 107

Configurar- CentrosC .......................................................................................................... 107

Motivos-Novedades ........................................................................................................... 110

Crear-Períodos ................................................................................................................... 111

Registro Novedades ............................................................................................................... 113

Crear -Planillas ................................................................................................................... 113

Editar -Planillas................................................................................................................... 114

Cargar-Horas ...................................................................................................................... 129

Solicitud Transferencia-Personal ........................................................................................ 129

Aprobar Solicitud Transferencia ......................................................................................... 131

Permisos-Salidas .................................................................................................................... 132

Reportes ................................................................................................................................ 133

Novedades-Costos.............................................................................................................. 133

Reimprimir-Novedades ...................................................................................................... 133

Lista-Permisos Salida .......................................................................................................... 134

Planillas Pagadas ................................................................................................................ 135

Reporte-Transferencias ...................................................................................................... 135

Revisión Novedades ........................................................................................................... 136

Reporte Horas Reales ......................................................................................................... 136

GESTION COMEDOR ................................................................................................................... 138

Marcaciones .......................................................................................................................... 138

Asistentes .............................................................................................................................. 138

Reportes ................................................................................................................................ 139

Uso_Comedor .................................................................................................................... 139

Marcaciones_Comedor ...................................................................................................... 139

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INGRESO AL SISTEMA

En el escritorio de Windows buscar el icono de acceso , dar doble click, se mostrará

la pantalla de inicio de sesión, se deberá ingresar las credenciales solicitadas las mismas que fueron

entregadas al momento de la instalación del software.

Ingresamos los datos correspondientes a USUARIO y CONTRASEÑA presionamos F12 o el visto,

se activara la pantalla detallada a continuación:

En la pantalla anterior tenemos:

En la parte superior los módulos instalados según el licenciamiento adquirido para este manual solo

se describirán los módulos NOMINA, MAESTRAS y Utilidades.

Bajo las opciones tenemos el nombre de la EMPRESA METALTRONIC S.A. , AÑO Y MES abierto y el

usuario con él se ingresó al sistema.

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CONFIGURACION DEL SISTEMA

El sistema requiere configuraciones iniciales para su correcto funcionamiento, al momento de la

instalación se registran los datos de la empresa y parámetros para cálculos de la nómina.

Todas las opciones relacionadas con la configuración están agrupadas en el Menú MAESTRAS, a su

vez clasificadas en submenús que describen la naturaleza de la configuración.

MODULO MAESTRAS

Consta de los siguientes submenús

a. Geográficas, se configuran los Países y los Sectores o Barrios:

b. Configuración Empresa, se configura los datos de la empresa en Alta Empresa y se

registran los Centros de Costo.

c. Configuración Financiero, se crea el ejercicio fiscal en la opción Mantenimiento Ejercicio

Fiscal y se registran las cuentas contables en Plan de Cuentas

La información anterior se configura al momento de la instalación del software, para cambios

posteriores se debe contar con los permisos necesarios a la pantalla correspondiente.

Antes de continuar con el detalle de las pantallas, es importante indicar las opciones que el sistema

PLAREM tiene incorporadas a fin de: Crear, Modificar, Consultar o Modificar la información, cada

opción estará disponible si el usuario tiene asignados los respectivos permisos, el licenciamiento

adquirido por Metaltronic solo permite 4 usuarios por lo que los permisos están predefinidos según

el cargo de los usuarios creados, más detalles en el Módulo Perfiles y Usuarios.

OPCIONES DE MANTENIMIENTO DE LA INFORMACIÓN:

Todas las pantallas del sistema PLAREM tienen las siguientes opciones en su barra superior:

Nuevo: este botón permite crear un registro nuevo.

Modificar: este botón permite modificar los datos de un registro seleccionado en la pantalla.

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Borrar: este botón permite borrar un registro seleccionado en la pantalla.

El siguiente grupo de botones estará activo únicamente cuando la pantalla tenga comportamiento

de cabecera línea por ejemplo en el registro de países tenemos como cabecera el país y como líneas

las tablas: Provincia/Estado y Ciudad.

Nueva Línea, Modificar Línea, Borrar Línea , se notará que el botón tiene un

sombreado que permite identificar que es una Línea la que se va a modificar, cuando existe más de

una línea se muestra un menú en donde se indica a que tabla se aplicará la acción:

Query: este botón permite buscar un registro, luego de presionarlo se activará la pantalla para

ingresar parámetros de búsqueda por ejemplo si se requiere buscar el país Ecuador, presionamos el

botón Query la pantalla se activará y permitirá ingresar el nombre del país en este caso Ecuador,

luego de hacerlo presionamos el visto o presionar la tecla de función F12, para seguir la

búsqueda, para cancelarla o la equis o la tecla ESC, en cuyo caso se cancelará la búsqueda:

Luego de presionar Visto el sistema traerá el registro Ecuador si lo encuentra:

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Es importante recalcar que la búsqueda distingue entre mayúsculas y minúsculas por lo que si se

desconoce cómo se ingresó el texto se debe intentar de las dos formas.

La búsqueda permite el uso de comodines para obtener todas las coincidencias en el caso que se

desconozca el texto completo, por ejemplo en la pantalla anterior si se ingresa en el campo Nombre

el siguiente texto A* , el sistema buscará todos los países que comiencen con A:

Si se encuentra más de una coincidencia se activarán lo botones de desplazamiento (resaltados

con rojo), para ver los otros registros se debe avanzar con dichos botones.

Se puede utilizar diferentes combinaciones de letras y comodines:

A*, buscará todos los registros que comiencen con A.

*A*, buscará todos los registros que contengan una A.

*A, buscará todos los registros que terminen con una A.

Funcionará de la misma manera si se usan varias letras, depende del requerimiento del usuario.

Listado: este botón genera listados de todos los datos registrados en la pantalla es importante

indicar que se debe tener predeterminada una impresora si no se detecta alguna, el reporte se

mostrará en blanco.

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Formulario: este botón genera formularios específicos de un registro, por ejemplo en la

configuración de conceptos se activa para imprimir un detalle de un concepto seleccionado:

Es importante recalcar que se debe seleccionar un registro para que se active el botón formulario,

la diferencia con el listado radica básicamente en que muestra detalle de un solo registro, mientras

que el listado es un detalle de todos los datos registrados en la pantalla.

Botones de Desplazamiento: estos botones se activan luego de ejecutar un

Query (consulta), si la consulta devuelve más de un registro se podrá avanzar entre ellos

presionando los respectivos botones:

a.

b.

c.

d.

Wizard: este botón está activo en pantallas que requieren procesos sobre los datos, por

ejemplo activar o desactivar registros, contabilizar, aprobar, etc., es un menú dentro de la pantalla

que muestra opciones a ejecutar:

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Información: este botón no estará disponible con el licenciamiento actual, muestra manuales

de usuario personalizados en formato html.

Contexto: este botón muestra el menú de módulos desde la pantalla abierta, es una opción

que facilita la navegación sin tener que cerrar la pantalla actual.

Salir: este botón cierra la pantalla.

Teclas Rápidas:

Se dispone de teclas de acceso rápido para las opciones de Mantenimiento de datos:

Nuevo: Crtl+N

Modificar: F4

Borrar: Crtl +D

Query: F5

Aceptar: F12

Cancelar: Esc

Nueva Linea: Ctrl+L

Borrar Linea: Crtl+B

Pantallas Tabulares

En las pantallas tipo Tabular, que generalmente son catálogos se tiene la opción de dar doble click

sobre el registro para modificarlo o doble click sobre un registro en blanco para crearlo.

REGISTRO DE PAISES

Se configuran los países, viene por defecto cargada la lista de países inscritos en la ONU, está

registrado como país principal Ecuador, por ser el lugar de residencia de la empresa, en esta pantalla

se podrá registrar países, sus provincias/ estados y ciudades, las mismas que serán utilizadas para

configurar datos de: nacionalidad, dirección, lugar de nacimiento de los empleados, etc.

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REGISTRO DE SECTORES

Los sectores se podrán registrar únicamente para el país principal, tiene cargado por defecto los

sectores detallados para la ciudad de Quito en el Municipio.

Se puede desactivar un registro cambiando su estado a PASIVO, por defecto se crea como

ACTIVO.

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ALTA EMPRESA

En esta pantalla se configuran los datos de la empresa, puede ser modificada por un usuario

administrador.

En la opción Wizard tenemos las siguientes opciones:

Parámetros Financieros, no aplica para el módulo de Nómina.

Servidor Smtp , opción para registro de los parámetros de envío de correos electrónicos, ingresar todos los parámetros de la pantalla, al finalizar presionar el botón Test

, para verificar la información debería recibir un correo con el siguiente texto: “Correo de Prueba Smtp, si puede visualizarlo, la prueba se ha realizado exitosamente”.

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Si se produce algún error con la comunicación Smtp, se generará un log en la carpeta: C:\reportes_plarem\errcomun_testsmtp.txt, los errores más comunes son los de credenciales incorrectas.

Importante: Se debe permitir el tráfico Smtp y añadir como excepción de revisión a la carpeta de instalación Plarem en el antivirus, verificar que se tenga instalado el jdk de java, solicitar el instalador a soporte@disoft.com.ec.

Cambiar Logo , en esta opción se solicitará una imagen con el logo de la empresa, este logo se mostrará en todos los reportes del sistema.

Parámetros Rol, se configuran aquí los datos de ley para cálculo de la nómina: Sueldo Básico Unificado, %Aporte Patronal, %Aporte Personal, Horas Jornada Ordinaria, # Días Laborables, Horas Jornada Completa Extras.

En la Sección ALTA EMPLEADO o se muestra la secuencia del código Empleado, puede ser alterado según se requiera, tener sumo cuidado si se realiza cualquier cambio ya que este afectará directamente la codificación de empleados y puede causar errores si la numeración ya existe.

En la Sección FIRMA ROLES, consta la imagen que será mostrada como firma en la impresión de roles, si no se carga ninguna imagen no se imprimirá nada en la firma.

Para modificar la Firma, seleccionar el menú de la opción Wizard , se mostrará una pantalla de selección de imagen:

mailto:soporte@disoft.com.ec

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Buscar la imagen solo se admiten formatos JPG, se recomienda que la imagen tenga una resolución normal, el tamaño 186 x 124 pixeles con fondo blanco o sin él, el peso máximo de la foto debe ser 500 Kb.

Presionar el botón Registrar Firma , el sistema solicitará confirmar la acción y subirá la imagen al servidor, la misma que se mostrará como Firma en el Rol.

MANTENIMIENTO CENTRO DE COSTOS

Esta pantalla registra los centros de costos, que posterior serán configurados en formato de

árbol para el catálogo de nómina, es importante indicar que el dato Mano de Obra se utiliza en

la contabilización de los roles por lo que es importante ingresarlo correctamente.

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MANTENIMIENTO EJERCICIO FISCAL

Se crea en esta pantalla los ejercicios fiscales y los meses que servirán para el cálculo de la

nómina.

Para crear un Año Fiscal, presionar el botón Nuevo acto seguido ingresar los datos

solicitados en la pantalla.

Para grabar presionar el botón Visto o F12.

Importante: La Fecha Hasta, en la pantalla anterior por ejemplo: 05/01/2018, será la fecha de

vigencia del periodo, el sistema validará esta fecha con cada ingreso, si la fecha de acceso es

mayor a la fecha de vigencia, el sistema mostrará el siguiente mensaje:

El sistema automáticamente cierra el ejercicio, el usuario Administrador deberá ingresar al

sistema para activar el mismo periodo y cambiar la fecha hasta, o crear un nuevo ejercicio.

Luego de crear el ejercicio debe Activarlo desde la opciones que constan en el Wizard .

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Activar Ejercicio, esta opción permite poner como activo el ejercicio seleccionado.

Solo se permite un Ejercicio Activo, el sistema mostrará el siguiente mensaje en el caso que no

se cumpla la condición:

Cerrar ejercicio fiscal ya no podrá registrar datos para ese año, se ejecuta a su

vez un proceso de traspaso de saldos negativos de vacaciones, para temas de descuento de

vacaciones solo se pueden tener saldos negativos en el ejercicio activo, por ese motivo los saldos

negativos de años anteriores serán trasladados al nuevo ejercicio como saldos iniciales.

Activar mes se activa el mes permitiendo el registro de cálculos para dicho mes,

antes de activar debe crearse el registro en el bloque Periodos, se detalla más adelante.

Cerrar mes ya no se permitirá registrar cálculos en el mes cerrado.

Para consultar un ejercicio presionamos la opción QUERY y ponemos el año que estamos

buscando en el campo Ejercicio: seguido presionamos F12, se mostrara el

ejercicio buscado y sobre él se pueden realizar los siguientes procesos desde la opción WIZARD.

Crear Períodos:

1. Crear o Buscar el año fiscal en el que se va a crear el Período.

2. Seleccionar la primera fila en blanco del período en la Tabla de Períodos o presionar el botón

Nueva Línea , una fila en blanco se representa con un cuadrado, ver la siguiente

imagen:

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3. Una vez seleccionada la fila dar doble clic o presionar el botón Nueva Línea, se activará un

registro nuevo para ingreso de datos.

4. En el registro nuevo seleccionar el Mes y el Estado, pueden crearse meses en estado Creado,

Activo o Cerrado.

5. Si crea meses en estado Creado o Pasivo, no olvidar que debe activarlos siguiendo las

instrucciones detalladas en los procesos Wizard.

IMPORTANTE: Para que se apliquen los cambios realizados en el año fiscal se debe reiniciar el

sistema, asegurándose de que existe un ejercicio y un mes activo, caso contrario el sistema no

permitirá ingresar hasta que se defina un ejercicio y un mes, esta acción la debe hacer un usuario

administrador.

PLAN DE CUENTAS

En esta pantalla se registran las cuentas contables que servirán para contabilizar los roles, es

importante recalcar que el sistema no tiene un módulo contable, por lo tanto el plan de cuentas

es un dato meramente informativo, se puede modificar el código de la cuenta en cualquier

momento y al ser un dato informativo no se lleva un control por año.

El dato Tipo de Movimiento y dimensión RPS se utiliza para la generación

de los archivos del diario contable para exportar al sistema RPS.

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En la opción Wizard se puede dar de baja la cuenta o dar de alta, si se da de baja una cuenta

no estará disponible para selección en pantallas como liquidaciones y configuración de

conceptos contables.

UTILIDADES

Este módulo consta de opciones que permiten administrar el sistema, depende del usuario con

el que se ingresa al sistema:

a. Administrar, disponible solo para usuarios Administradores

b. Acerca De, información del sistema

c. Actualizar Contraseña, permite el cambio de contraseña.

ADMINISTRAR

Permite crear usuarios y perfiles para acceso a los diferentes módulos del sistema

PERFILES

Se registran los perfiles por ejemplo, Gerente, Jefe de recursos Humanos etc. la licencia que

METALTRONIC adquirió tiene creado por defecto cuatro perfiles que no podrán ser modificados

y tampoco se podrá crear nuevos.

Presionamos QUERY y F12, nos mostrara la información de Perfiles, Módulos y Permisos:

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Para asignar un módulo se debe dar doble click en la tabla Asignar Módulos y en el campo

Módulo buscar de la lista desplegable el nombre de la opción de Menú.

En Permisos de Perfil se asignan los permisos, el número 1 indica que el permiso está activo, 0

caso contrario.

Los permisos que PLAREM maneja son:

1. Consultar: permite abrir la pantalla y realizar consultas en la misma, es el permiso

mínimo que debe tener una pantalla, caso contrario no se abrirá.

2. Añadir: permite crear registros nuevos en la pantalla

3. Actualizar: permite cambiar información de un registro seleccionado.

4. Borrar: permite borrar un registro seleccionado en pantalla, esta opción estará

disponible solo para registros en estado CREADO, si un registro está ACTIVO no podrá

eliminarlo, la opción es ponerlo PASIVO, de esta forma el sistema no lo tomará en

cuenta en ningún proceso o listado.

5. Especial: Este permiso permite acciones en procesos delicados como Activar/Desactivar

Catálogos que tendrán impacto sobre cálculos por ejemplo, Conceptos, Plantillas de

Contratos, Aprobar Nóminas, Liquidaciones, etc.

PERSONAS

Registro de personas para diferentes usos dentro del sistema por ejemplo clientes proveedores

o usuarios

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USUARIOS

Se crean los usuarios que tendrán acceso al sistema que posteriormente se les asignaran perfiles

y módulos, solo se permiten tener los cuatro usuarios mostrados en la imagen, la licencia de

Metaltronic no permite más usuarios.

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NOMINA

En esta sección se describirán todas las configuraciones y procesos para la generación de los cálculos

de la nómina, antes de usar estas opciones el sistema debe estar correctamente parametrizado,

este módulo consta de los siguiente submenús.

a. CATALOGOS, información básica a ser utilizada en registro de empleados y cálculos

de la nómina.

b. CONFIGURACION NOMINA, registro de conceptos de nómina, crear formulas y

plantillas, etc.

c. ADMINISTRACION DE PERSONAL, alta personal, vacaciones, modificación de

sueldos, registro de gastos personales

d. PROCESOS, generación de nómina y liquidaciones

CENTROS DE COSTO

En esta pantalla se muestra en formato de árbol la estructura organizacional de la empresa, aquí

crearemos las áreas o departamentos en los que la empresa este organizada.

Se describe a continuación las acciones permitidas en la pantalla, para añadir, modificar o buscar un

Centro De Costo.

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Para crear una área nueva debemos seleccionar la raíz del árbol que es el centro del costo hacer

clic derecho y seleccionar AÑADIR, nos mostrara la pantalla de mantenimiento de centro de costos,

es importante destacar que el código del centro de costos es automático, el sistema lo asigna de

forma secuencial es obligatorio registrar: CODIGO, NOMBRE, MANO DE OBRA, presionamos F12

o para grabar.

Para modificar la información del centro de costos debe seleccionar la opción

Propiedades/Modificar, se mostrará la misma pantalla anterior, en esa pantalla presionamos el

botón modificar para cambiar los datos activos.

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DESACTIVAR/ACTIVAR

Esta opción permite DESACTIVAR o ACTIVAR un centro de costo, es importante diferenciar que si

se selecciona un área Raíz, el sistema desactivara todos los departamentos dependientes y en el

caso que esté Activa se Desactivara.

En el arbol de Centro de Costos:

Si esta una carpeta cerrada , significa que contiene más centros de costos, caso contrario se

indica que se ha llegado al final:

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BUSCAR

Permite buscar un Centro de Costos por nombre, se da clic derecho sobre el área donde se requiere

hacer la búsqueda, en el campo Nodo: ingresamos el nombre a buscar luego presionamos

el botón buscar , el sistema resaltará de color azul si encuentra alguna coincidencia

NOTA IMPORTANTE: Cada vez que se crea o modifica un área seleccionamos el botón refrescar

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CONTRATOS

Esta pantalla registra los contratos según la ley, es importante la definición del campo Beneficio

Social que permitirá indicar si el contrato calculará beneficios sociales como Décimos o Fondo de

Reserva, en la opción Wizard se registran detalles del contrato:

Pago por horas, en el caso de contratos definidos por horas.

Despido intempestivo, define si en la liquidación se aplicara este rubro.

Desahucio, igual que el anterior si se calcula en la liquidación.

Duración en meses, el tiempo de duración de contrato en el sistema emitirá una alerta de fin de

contrato de empleados de acuerdo al valor de este campo.

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Utilidades, define si para hacer ese contrato se calculara utilidades.

HORARIOS

Se crean los horarios de la empresa en la opción impresora se puede tener un listado de

horarios

TIPOS DE PAGO DE NOMINA

Se crean los tipos de pago de nómina y se registran los porcentajes que corresponda a cada pago en

caso de existir más de uno.

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Ejemplo: Para el pago quincenal se han definido dos pagos con un porcentaje del 40% y el 60% para

el segundo pago.

CAPTURAS

En esta pantalla se configuran todas las capturas manuales o automáticas que tendrá la nómina la

opción WIZARD podemos dar de baja o activar si una captura está de baja no estará disponible

para calcular en la nómina.

SEGURO MEDICO

Se registran los planes y coberturas médicas, según la empresa haya definido para los empleados,

en la opción Impresora se puede generar un listado.

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TABLA IMPUESTO RENTA

Esta pantalla no puede ser generada por un usuario administrador o súper administrador se

mostrara el siguiente mensaje.

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Se carga la tabla de impuesto a la renta que el SRI publica anualmente, en el año contable activo

registrar los valores que el SRI muestra en su tabla, al final se procede activar la tabla desde la

opción Wizard, es importante recalcar si la tabla no está activa no se generara el impuesto a la renta

de cada empleado, con la opción impresora se puede tener un listado.

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TABLA PROYECCION GASTOS PERSONALES

En esta tabla se registran MONTOS MAXIMOS PROYECCION GASTOS PERSONALES publicados en el

SRI anualmente, al igual que la anterior se debe registrar estos valores para evitar fallos en el cálculo

del impuesto a la renta de cada empleado, se debe activar la tabla para el año en curso, con la opción

impresora se puede tener un listado.

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ROTACION

Son motivos por los cuales un colaborador se separa de la empresa, se utilizaran para el registro de

la salida del personal.

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CARGOS

Se registran en esta pantalla los cargos que la empresa defina:

Se deben, registrar todos los campos, el Grupo Pago determina una agrupación para generación del

archivo del banco.

El sectorial Iess está determinado por la lista que esa entidad tenía activa hasta principios del año

2017, posterior a esa fecha se deberá aumentar o eliminar cambios en la pantalla Sectoriales

descrita a continuación.

SECTORIAL

Esta pantalla registra los datos de Sectorial definidos por el IESS, todos los campos de esta pantalla

son obligatorios.

CREAR CONCEPTOS

En esta seccion se parametrizan todos los conceptos de pago a los colaboradores.

Para crear conceptos se deben aplicar definiciones importantes como:

Tipo de Concepto: Ingreso, Egreso u Otros, el tipo Otros se usa cuando el concepto se utilizará como

parte del calculo de otro, es decir los conceptos tip Otros no generan valores finales para la nómina

si no valores intermedios por ejemplo pueden ser %, # de dias , # de horas, valores constantes de

descuentos , etc.

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Tipo de Ingreso: Los conceptos tipo ingreso tienen las siguientes definiciones adicionales:

a. BONOS b. HORAS EXTRAS c. HORAS SUPLEMENTARIAS d. COMISIONES e. OTROS GRAVABLES f. NO GRAVABLES g. BENEFICIO SOCIAL h. SUELDO GANADO i. SUELDO X HORAS, este tipo se usa solo para el tipo de contrato x horas. j. PAGOS EXTRAORDINARIOS

Es importante esta clasificación porque de ella dependerá el calculo de los Imputables IESS y Imputables Impuesto la Renta.

Tipo de Cálculo:

a. FORMULA b. CAPTURA, valor que se cargará al sistema con cada generación de nómina si es manual, en

caso de ser automática se generará del módulo correspondiente: préstamos, copagos, seguro médico, etc., se debe seleccionar la captura ligada al concepto en el campo codigo de captura, previo a este paso se debió crear la captura en el catálogo de capturas.

c. CONSTANTE GLOBAL, son valores que se aplican a todos los colaboradores ejemplo % descuento alimentación, el valor de esta constante se registra en el campo Valor de la Constante Global.

d. CONSTANTE INDIVIDUAL, valores aplicados a cada colaborador: bono responsabilidad, valor de la remuneración variable, esos valores pueden ser cargados desde un excel en la opción Registra Constante Individual del Wizard.

Importante: las contantes deben expresarse en su valor real, como su nombre lo indica son valores que no cambian ni dependen de otros, para el caso de porcentajes se requiere expresarlos en su formato decimal, es decir si se requiere que se calcule el 50% se deberá poner el valor 0.50.

Provisión: Si/No, define si el concepto se genera como provisión es decir no se pagará en el rol.

En la opción Wizard se tienen opciones que permiten: registrar la fórmula, activar/ desactivar conceptos, Registrar constantes individuales y parametrizar Condiciones de Pago, para el licenciamiento actual de Metaltronic se ha desactivado esta ultima opción.

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Construir Formula, esta opción estará disponible unicamente para el tipo de cálculo Fórmula.

El sistema permite el registro de las fórmulas con el siguiente enunciado matemático:

( ()+ ()) * () +() - ….

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Cada grupo de paréntesis es un Operando y los símbolos matemáticos +,-,*,/ son operadores.

Para registrar la fórmula se debe identificar plenamente los operandos y operadores, se recomienda

definirlos primeramente en papel para asi no cometer errores al ingresar la fórmula.

Por ejemplo registraremos la fórmula del cálculo de las faltas injustificadas:

SUELDO_NOMINAL_EMPLEADO /DIAS_LABORABLES *# DIAS FALT. INJUSTIFICADA *2

Si no se usan agrupadores, es decir paréntesis, el sistema utilizará el orden de cálculo por defecto,

de izquierda a derecha van primero las multiplicaciones y divisiones, luego las sumas y restas, si

existen agrupadores, primero se resolverá lo que este dentro del mismo y luego la logica anterior.

En el ejemplo anterior se divide sueldo_nominal_empleado para los dias_laborables luego ese

resultado se multiplica * el # de faltas injustificadas y * 2.

Otro dato que se debe indentificar es el tipo de operando, en la fórmula de ejemplo el

Sueldo_Nominal_Empleado es una función predefinida en el sistema, una función es un calculo que

el sistema obtiene utilizando parametros internos por ejemplo el sueldo nominal es un dato de la

ficha del empleado, esta es la lista de funciones disponibles:

a. SUELDO_BÁSICO_UNIFICADO

b. SUELDO_NOMINAL_EMPLEADO

c. ANTIGUEDAD_EMPLEADO

d. EJERCICIO_FISCAL

e. DIAS_LABORABLES

f. HORAS_JORNADA_ORDINARIA

g. INGRESOS_IMPUTABLES_IMP_R

h. DIAS_CONTRATADOS

i. HORAS_JORNADA_EXTRAORDINA

j. PORCENTAJE_ANTICIPO_QUINC

k. PORCENTAJE_APORTE_PERSONA

l. INGRESOS_IMPUTABLES_IESS

m. DIAS_CONTRATADOS_QUINCENA

n. GASTOS_PERSONALES

o. PORCENTAJE_APORTE_PATRONA

p. NUMERO_CARGAS

Los siguientes operadores son conceptos, la diferencia con los anteriores radica en que las funciones

están predefinidas, mientras que los conceptos han sido dados de alta previamente en la pantalla

de creacion de conceptos.

Registrando la fórmula: Seleccionar el tipo función, dar click en el combo asociado, se motrará la

lista anterior, buscar el sueldo_nominal_empleado y seleccionarlo, luego en el panel de operadores

seleccionar el simbolo matemático que sigue al operando, en este caso división /, para seleccionarlo

dar clic sobre el botón respectivo.

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Es importante destacar que el registro de la fórmula se hace en pares operando-operador para los

tipo Función, Concepto y Constante, no así para los tipo Agrupador y Operador que pueden ser

registrados individualmente, depende de la estructura de la fórmula.

Luego presionamos el botón Añadir ubicado en el panel Procesos:

El sistema solicitará confirmar que se añadirá la función: SUELDO_NOMINAL_EMPLEADO | ‘/’

Si presionamos Si, el resultado es el siguente:

Aplicando los conceptos anteriores los siguientes componentes de la fórmula son:

• DIAS_LABORABLES *

• DIAS FALT. INJUSTIFICADA *

• 2

La constante 2 es el último componente, no tiene más operador por lo tanto le indicamos al

constructor que es el FIN, el tipo de operando Constante solicita registrar el número

correspondiente a la constante:

37

Observar que en el panel de operadores esta presionado el boton FIN.

El resultado final es:

El panel de Procesos: este panel permite aplicar acciones sobre los registro de la fórmula:

Añadir , vimos anteriormente como crear una fila nueva.

Modifica , este botón permite cambiar la información de una fila seleccionada por la

nueva dupla que se haya determinado en los paneles superiores, por ejemplo si se requiere

reemplazar la constante por una función se deberá seleccionar la función y FIN, luego presionar el

botón , el sistema solicitará confirmar la acción y procederá a reemplazar la información.

38

El resultado es que se sustituye la última fila con los nuevo datos ingresados.

Borrar , borrar una fila de la fórmula, de igual forma que en Modificar se debe

seleccionar la fila y presionar el botón.

Validar , este proceso valida la estructura matemática y lógica de la fórmula, evalúa

que los paréntesis esten cerrados, que los operadores matemáticos esten ubicados entre operandos

y que se haya ingresado el operador FIN en la última fila de la fórmula, en el caso de existir un error

el sistema indicará el mismo.

Activar , este proceso activa la fórmula, para dar de alta el concepto se deberá tener

activa la fórmula, antes de la activación se ejecuta la validación.

Ver , con esta opción podremos visualizar la fórmula de manera horizontal.

Luego de activar la fórmula el conepto estará listo para ser dato de alta.

Antes de dar de alta un concepto, verificar la información en la parte inferior de la pantalla se

muestran dos pestañas: Detalles del Cálculo y Aplicación del Cálculo

39

En Detalles del Cálculo se mostrará la fórmula, en el caso que el concepto se calcule de esta forma.

En Aplicación del Cálculo se puede parametrizar la frecuencia del cálculo: Mensual o por Rango de

Fechas, significa que el concepto se dejará de calcular en cuanto se complan los rangos de fechas.

Si la información del concepto es correcta se procede a activarlo desde la opción: Activar Concepto.

Para ejecutar esta acción se requiere permiso especial al igual que para Dar de Baja Concepto, ver

la sección Perfiles.

IMPORTANTE: para desactivar un concepto se debe analizar muy bien las implicaciones ya que

puede afectar el calculo sobre todo para conceptos dependientes es decir cuya fórmula contiene

otros conceptos.

PLANTILLAS DE CONTRATOS

Por cada contrato se debe crear una plantilla de generación de cálculos, los conceptos que

asociemos a la plantilla serán los que se calculen y muestren en la impresión de roles.

La pantalla tiene dos pestañas:

Contratos Disponibles, es la lista de contratos creados en el sistema

Plantilla de Conceptos, aquí crearemos los conceptos que se calcularán en la nómina, se solicita el

ingreso del orden, este orden es muy importante ya que adicional a que define el orden de

impresión también define el orden de los calculos para conceptos como el Fondo de Reserva,

Décimo Tercero y Cuarto e Impuesto a la Renta es muy importante se los calcule luego de que se

tengan calculados a su vez todos los conceptos involucrados en las fórmulas.

40

En la pantalla anterior, en el campo Planitlla Activa se identifica si se tiene o no plantilla activa.

En la opción Wizard se debe activar la plantilla, este paso es importante ya que caso contrario no se

tendrán definidos los conceptos a calcular en la nómina.

41

En la opción listado se podrá obtener un listado de los conceptos asociados al contrato, se

genera a excel la información en la carpeta C:\reportes_plarem .

Importante: Antes de ejecutar la nómina se deben verificar que estén creados los respectivos

conceptos en cada tipo de contrato y que tenga una plantilla activa, caso contrario no se incluirán

en los cálculos de la nómina.

Añadir Conceptos en Plantillas:

1. Seleccionar el Contrato

2. Desactivar la Plantilla utilizando la opción Wizard

3. Seleccionar la pestaña Plantilla de Conceptos, presionar el botón Nueva Linea

4. En el registro habilitado seleccionar de la lista el Concepto a Añadir, el campo Orden se

coloca automáticamente, presionar el botón Visto o F12.

5. Activar la Plantilla.

CONFIGURACION CONTABLE CONCEPTOS

En esta pantalla se configura las cuentas contables que se utilizarán en la contabilización del rol.

42

Para añadir o modificar la información, primeramente se debe buscar el concepto, la búsqueda de

registros se detalla en la sección OPCIONES DE MANTENIMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

Una vez ubicado el registro, presionar el botón modificar , una vez que el registro este activo

proceder a indicar el valor de los siguientes campos:

Clasificar Centro C.: Si/No, el valor Si indica que en el diario contable se clasificaran los valores por

Centro de costos según las cuentas ingresadas en el Detalle de Clasificación x Centro de Costos

(ubicada en la parte inferior de la pantalla).

Tipo Movimiento: Debe/Haber

Provisión: Si/No, el valor Si indica que se generá el valor a provisión.

Cuenta Contable: Este campo debe llenarse en el caso de que NO se clasifique x Centro de Costos.

En la opción listado se puede obtener a excel la configuración de los conceptos, en la carpeta

C:\reportes_plarem .

MODIFICAR FÓRMULAS

En la misma pantalla anterior es decir en la Configuración Contable de Conceptos, buscar el

concepto cuya fórmula se va a modificar, la búsqueda de registros esta detalla en la sección

OPCIONES DE MANTENIMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

Una vez seleccionado el concepto, seleccionar la opción Modificar Fórmula en el menú Wizard:

Se mostrará la siguiente pantalla:

43

La fórmula se detalla en el panel Fórmula, para modificar una línea seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la línea a modificar, el registro se pinta de color celeste cuando esta

seleccionado también se muestra una flecha negra junto al registro

2. En el panel superior ingresar la nueva linea, en el caso del ejemplo se va a cambiar el

concepto de la tercera fila por lo que en la opción concepto seleccionamos el correcto, luego

en el panel de operaciones seleccionamos la operación matemática que en este caso sigue

siendo la misma Resta, acto seguido presionamos el botón Modifica:

Luego de presionar el botón Modifica se solicitará confirmación se la acción:

44

Si presionamos Si, se aplicará el cambio, en este caso se reemplaza el concepto (62) # DIAS

VACAC. ANTIGUE. PAGADOS x (74) # DIAS DE ANGITUEDAD TOMADOS

3. Activar la fórmula presionando el botón Activar , este paso es obligatorio, caso

contrario el sistema no permitirá cerrar la pantalla mostrando el siguiente mensaje:

4. Con el botón Ver se puede verificar la fórmula completa:

Consideraciones Importantes:

1. Solo un usuario con permiso especial tiene acceso a Modificar Fórmulas.

2. La opción Borrar se debe aplicar desde la última fila hacia atrás, esta función está limitada

de esta forma debido a validaciones internas, por lo que si la formula tiene cambios

extremos y no se puede usar la opción modificar, se recomienda dar de baja el concepto y

crear de nuevo la fórmula.

ADMINISTRACION DE PERSONAL

En esta sección se encuentran agrupados todos los procesos que tienen relación con la

administracion del personal de la empresa:

1. Alta Empleado

2. Modificaciones Rol

3. Modificaciones Masivas

4. Registro de Descuentos Diferidos

45

5. Cargar Dsctos. Diferido

6. Solicitud de Vacaciones

7. Aprobar Solicitud

8. Proyección de Gastos Personales

9. Reporte Empleados

10. Descuentos Diferidos

11. Rotación Empleados

12. Personal Novedades Rol

ALTA EMPLEADO

Esta pantalla permite crear empleados y a su vez permite la visualización de la información de

manera rápida y accesible, está dividida en los siguientes paneles:

Centro de Costos: en este panel se muestra una lista en forma de árbol de la estructura

organizacional, la estructura de árbol permite desplegar con doble click el contenido de cada CC,

tiene asociadas acciones con el botón derecho del mouse:

Consultar Personal

Según el Centro de Costos seleccionado se consultará el personal que pertenece al mismo, la lista

se desplegará en el Panel Personal x Centro de Costo desde este panel se puede acceder a la

información de la persona seleccionada dando doble click sobre el nombre.

46

Buscar Centro de Costo

Se desplegará la lista de Centro de Costos mediante la cual se ubicará en el árbol de Centro de

Costos la búsqueda deseada, esta opción está pensada para facilitar la ubicación de un CC sobre

todo en aquellas áreas en las que se tienen varios departamentos asociados.

Crear Empleado

Con esta opción se crea personal nuevo en el CC seleccionado, el sistema validará previamente que

Mes y Año activo sean igual a la fecha de ingreso, caso contrario no se permitirá crearlo.

Luego de presionar el botón se activará la pestaña Datos Personales

Es obligatorio registrar la siguiente información:

En la Sección RDEP, se debe ingresar la información solicitada, para la declaración del año 2018, se

ha añadido el campo Enfermedad Catastrófica.

Para grabar la información registrada presionar la tecla F12 o el visto ubicado en la parte superior

de la pantalla:

El registro se crea en estado CREADO, hasta que se registre toda la información de las pestañas

consecutivas:

47

En Documentos, se ingresa el documento de identificación de la persona, el sistema soporta este

tipo de documentos:

Luego de ingresar los datos solicitados grabar la información igual que en la pestaña anterior, para

finalizar esta configuración se debe fijar un documento como principal, este paso es necesario

debido a que el sistema soporta varios documentos asignados, pero uno debe servir para

identificación.

En Dirección, ingresar los datos de ubicación del domicilio y dirección de la persona, así como los

datos de contacto:

Desde la versión 4.9 se ha añadido el dato correo Electrónico, el objetivo es el envío por ese medio

del rol de pagos, se amplía este tema en la sección Impresión Roles (pag. 86), esta campo es

obligatorio no se podrá dar de alta el empleado si no se ha registrado.

En Estudios, registrar información académica, se pueden registrar todos los títulos obtenidos por la

persona, los campos Nivel de Estudios y Área de Estudios permite clasificar el título académico según

lo establecido por el Senecyt:

48

En rol, se registra la información relaciona con la nómina:

Importante la definición de los campos Mensualizar Décimos y Fondo de Reserva, de esta

configuración depende si el pago se lo realizará en el rol en cuyo caso el campo respectivo debe

tener puesto Si , o se aprovisionará para pago en las fechas

establecidas por el Ministerio de Relaciones Laborales en el caso de los décimos y para el caso del

Fondo de Reserva pago al IEES.

El campo Quincena permite generar o no la quincena de un empleado, aunque la forma de pago sea

Quincenal se puede evitar generarla si este campo esta NO.

Descuento Alimentación: Este campo determina si el concepto Descuento Alimentación, será

aplicado al empleado, es decir se procederá con ese descuento en el caso de que el valor se SI. Tener

en cuenta que este dato es por empleado, es decir se deberá ir cambiando en cada ficha.

El valor por Defecto es SI, se deberá tener especial cuidado de actualizar el valor de este campo

ANTES de realizar los cálculos de la nómina.

49

En Familiares, crear las cargas familiares que se tomaran en cuenta según el cumplimiento de

parámetros como la edad para la generación de Utilidades, Bonos como Subsidio Familiar, etc.

Finalmente, luego de registrar la información se procede a dar de alta el empleado, para el efecto

se tiene el botón Alta/Bloqueo ubicado en la parte inferior de la pantalla:

El botón Alta/Bloqueo controla que se haya ingresado toda la información definida como

obligatoria:

Otro dato obligatorio es la fotografía.

Si se ha ingresado correctamente la información el sistema dará de alta el empleado integrándolo a

la nómina de la empresa:

50

En el panel de botones tenemos adicional los siguientes que permite acciones sobre un empleado

seleccionado o proporcionan herramienta de búsqueda:

, muestra una lista de selección donde se puede buscar un empleado por nombres

o documento seleccione un nombre en la lista de doble click o enter, enseguida la pantalla

desplegará el registro solicitado:

51

, muestra un reporte de auditoria con todos los cambios realizados sobre el

empleado seleccionado: cambios de centro de costos, alta, cambios en sueldos, etc.

52

Este reporte muestra en orden cronológico los cambios sobre el registro indicando el dato anterior

y el actual en la fecha de haberse realizado.

, la opción borrar está disponible únicamente para registros creados si un empleado

tiene estado CREADO puede ser eliminado completamente del sistema, para empleados ACTIVOS,

utilizar el botón Alta/Bloqueo para Bloquear el empleado.

Bloqueo de Empleados: Bloquear un empleado significa que el empleado va a ser separado de la

empresa, para el efecto se debe seleccionar el registro del empleado y presionar el botón

, como el registro está en estado ACTIVO, el sistema aplicará al empleado el proceso

de bloqueo que consiste en registrar la fecha de salida y un motivo de la salida, este motivo debe

ser seleccionado de una tabla predefinida, adicional se solicita una descripción con texto libre.

El sistema solicita confirmar la acción:

Luego de presionar Si, se mostrará la siguiente pantalla donde se solicita el registro del motivo del

Bloqueo:

El campo Motivo es un catálogo, ver sección Configuración del Sistema:

53

Seleccionar el motivo que se aplique al caso y presionar Enter, Aceptar o dar doble clic sobre el

registro.

En Detallar Motivo se puede ingresar en texto libre una descripción más amplia de los motivos de

salida de la persona, para terminar dar click en el botón Aceptar, enseguida se solicita la fecha de

salida:

Se valida que la fecha sea Menor o Igual a la fecha actual, si todo se ha ingresado correctamente se

mostrará el siguiente mensaje:

El estado del empleado cambia ha BLOQUEADO:

Un empleado bloqueado será incluido en los cálculos de la nómina a fin de generar los valores para

la liquidación.

54

Modificar Información Empleados:

Es posible modificar cierta información luego de dar de Alta a un empleado, para realizarlo en la

pestaña respectiva dar clic derecho cuando el mouse sobre la pestaña seleccionada y dar click sobre

el menú Modificar:

Si el empleado está ACTIVO la pantalla activará los campos que pueden ser modificados, los que no

permanecerán inactivos.

Para un empleado BLOQUEADO no se permite realizar ningún tipo de cambio:

Añadir/Eliminar Fotografía:

Dar click derecho sobre la fotografía seleccionar la acción a realizar del menú desplegable para cada

acción se verificarán los respectivos permisos:

55

Reingresos

Esta opción permite la activación de personal pasivo, se debe seleccionar el Centro de Costos al cual

va a reingresar la persona, acto seguido dar clic derecho y seleccionar la opción Reingreso.

El sistema mostrará una lista que despliega a todo el personal pasivo, seleccionar el nombre a

reingresar y presionar Aceptar o Cancelar para no efectuar ninguna acción:

Luego de Seleccionado el registro, se mostrará el siguiente mensaje:

Al presionar Si, se solicita la fecha de ingreso, un correo electrónico y el registro del aviso de entrada:

56

El aviso es un documento pdf generado desde el sistema del IESS, para registrarlo, presionar el

botón Abrir , se mostrará una pantalla de selección del archivo:

Luego de seleccionar el archivo, presionar el botón Subir Archivo , se solicitará

un mensaje de confirmación .

Si se ingresa correctamente toda la información, se activa a la persona en el Centro de Costos

Seleccionado.

Se puede verificar en el histórico de la ficha:

57

Registro de Avisos de Entrada y Salida:

Para el registro de la documentación de sustento, presionar el botón marcado con rojo del panel

de botones de la pantalla Alta Empleado, previo a seleccionar un empleado:

La pantalla mostrada es la siguiente:

En el campo Tipo seleccionar la clase de documento a registrar y seleccionar el archivo,

posteriormente presionar el botón Subir Archivo resaltado en verde.

Para ver el archivo presionar el botón Ver Archivo, se mostrará una copia del registrado en el

servidor según el Tipo seleccionado, Importante tener instalado Adobe Acrobat Reader ya que es el

programa utilizado para obtener la copia y mostrarla localmente en el cliente, también guardarlo

en un directorio diferente para evitar errores de lectura.

Importante: Previo a dar de Alta o Bloquear un empleado, se verificará el registro de esta

documentación.

58

MODIFICACIONES ROL

En esta pantalla se realizan cambios en datos sensibles del empleado, los mismos que formarán

parte del Histórico del empleado, solo se permiten cambios en empleados ACTIVOS.

En el panel Seleccionar Empleado, dar click en la lista desplegable y seleccionar el

empleado, presionar Tabulación para mostrar los datos actuales en la pantalla, luego según la

información a modificar seleccionar el dato a cambiar en el panel respectivo.

Panel Dato: seleccionar con un click el dato a modificar, si se requiere cambiar todos activar el Check

Todos , luego en el panel Datos Nuevos seleccionar o ingresar la nueva información.

Presionar el botón Aplicar Cambios , el sistema actualizará la información, al

finalizar se refrescará la pantalla mostrando los cambios.

Importante: Para Cambios de Centro de Costo se verificará que no exista un periodo de novedades

abierto, se realiza esta verificación tanto para el Centro de Costos Actual como para el nuevo dato,

el mensaje mostrado en caso de fallar la verificación es el siguiente:

59

Este error no permitirá que se realice la modificación de Centro de Costos.

Panel Constantes: En este panel se muestra la lista de constantes individuales parametrizadas en la

nómina, seleccionarla con doble click o enter se mostrará el valor actual de la constante:

En el campo resaltado en amarillo ingresar el nuevo valor y presionar Actualizar ,

MODIFICACIONES MASIVAS

Esta opción permite modificaciones masivas sobre sueldos, variables globales y variables

individuales desde un archivo csv.

Tiene incorporado un proceso que actualiza el sueldo en base al mínimo sectorial.

60

En el panel Seleccionar Dato, dar click sobre el dato a modificar, para el caso de las Constantes se

solicita especificar en la lista desplegable cual será afectada.

Para el caso de la constante Global presionar el botón OK ubicado en el panel Actualizar Constante

Global: , el sistema solicitará el nuevo valor

, luego de ingresarlo presionar Aceptar.

Para actualizar el Sueldo, seleccionar en el panel el Sueldo, luego seleccionar el archivo .csv desde

el directorio donde se encuentre ubicado.

El formato el archivo esta detallado en el panel Formato Archivo de Carga:

El archivo debe contener 2 columnas separadas por punto y coma (;), la columna 1 puede ser el

código del empleado o la cédula.

Luego de seleccionar el archivo presionar el botón Subir Archivo

Una vez finalizada la actualización el sistema mostrará mensajes indicando si se actualizo

correctamente o si se encontró errores.

61

En el caso de encontrar errores el sistema generará un archivo de errores, en este se detallarán los

motivos por lo que un registro no se actualizó correctamente.

Importante: Modificar cualquier valor lógicamente provocará afectaciones en los cálculos de la

nómina, por lo que cada cambio debe ser sometido a validación previa, esto puede hacerse

reemplazando lo valores que tomaría cada operando de la fórmula, se puede probar con valores

mínimos, máximos y pensar en casos extremos como negativos.

Por ejemplo, la siguiente fórmula:

DESCUENTO ALIMENTACIÓN= # DIAS DSCTO ALIMENTACIÓN *COSTO ALIMENTACIÓN *% DESC.

ALIMENTACIÓN

Toma actualmente los siguientes valores: DESCUENTO ALIMENTACIÓN= 30 *3*0.50 =45.

Cada operando de la fórmula tiene un tipo específico, más detalles en el reporte a Excel (sección

CONFIGURACION CONTABLE CONCEPTOS, listado), nos interesa el % Descuento Alimentación y el

Costo de Alimentación, al ser estos dos valores unas constantes, se deben registrar con sus valores

reales, observamos 0.50 para el porcentaje descuento alimentación eso es equivalente al 50%, más

detalles en la sección CREAR CONCEPTOS.

REGISTRO REINGRESOS

Esta pantalla permite registrar históricos de reingresos de personal, para realizarlo buscar el

empleado con la opción Query , en el campo Empleado seleccionar la persona y con el botón

Nueva Línea crear los registros necesarios, deben ser mínimo 2, uno con el primer reingreso y

otro indicando la fecha del reingreso final.

Para finalizar en la opción Wizard , seleccionar , se mostrará el

siguiente mensaje de confirmación: , luego de confirmar se

procede a crear los reingresos y cambiar el estado del empleado a Reingreso (Si) en la ficha.

En el histórico del empleado se puede verificar la información.

62

DESCUENTOS DIFERIDOS

Registro Descuento

En esta pantalla se registran descuentos a aplicarse a los empleados, si la forma de pago es Rol, el

descuento se aplicará en la nómina caso contrario en el concepto seleccionado, se requiere además

ingresar el código del solicitante, seleccionar el tipo de Diferido, # de cuotas, fecha de inicio del

descuento y el valor.

Otras formas de Pago: Por defecto en PLAREM se aplicarán los descuentos en el Rol, para hacerlo

desde otros conceptos seleccionar la respectiva opción según el requerimiento, tener en cuenta los

siguientes controles:

• Solo los Préstamos se pueden pagar con otras formas de pago.

• Solo se podrá tener un préstamo a descontarse en las formas de pago diferentes al Rol

• Se controla el monto máximo a otorgarse para el caso de los décimos, según la definición

de cada décimo es decir para el D3 será el sueldo actual y para el D4 será el definido por la

63

ley el mismo que se registra en parámetros rol, para el caso de Utilidades no hay un monto

establecido por lo que será el criterio del usuario que registra el que prime para dicha opción

(Utilidades).

Para consultar que personal a utilizado este beneficio se deberá generar el reporte Descuentos

Diferidos, en el archivo .csv aplicar el filtro en el campo Forma de Pago (ver pag. 70).

Importante: El descuento de los préstamos cargados a décimos o utilidades deben ser gestionados

de forma externa a PLAREM, (si no se ha incluido el módulo Contable). Previo a la gestón con el MRL

se debe generar el reporte de Estado de Cuenta (ver pag. 70), así se procederá con el descuento de

los valore adeudados, se sugiere que la forma de pago en el formato MRL debe ser cheque, así se

puede proceder con el cruce de valores.

La liquidación bajará el valor adeudado como un egreso.

Registrados los datos anteriores el siguiente paso es aprobar el diferido, para el efecto, utilizar la

opción Aprobar del Wizard

La opción Aprobar requiere permiso especial, ver sección Configuración del Sistema para más

detalles.

Luego de aprobar el sistema genera la Tabla de Amortización con la que se realizarán los respectivos

descuentos en el rol de pagos.

64

Para ver la tabla seleccionar la opción Ver Amortización del Wizard:

En la opción Listado se puede generar a solicitud de diferido que será firmada por el solicitante.

Cargar Dsctos. Diferidos

Opción que permite cargar los diferentes descuentos a aplicar a los empleados, es un archivo plano

.csv en el que se detallará la información en el orden establecido en pantalla en la casilla Formato

Archivo de Carga (Columnas):

El campo código de descuento debe tener los siguientes valores:

*Importante tener en cuenta el formato de fecha debe ser día/mes/año ejemplo 01/01/2017.

65

Si Existe algún error en la carga, el sistema indicará que se ha generado un archivo de errores.

Precancelación

Esta opción fue creada para descontar en un solo pago las cuotas pendientes de una persona, para

realizarlo, ingresar todos los datos solicitados en la pantalla y presionar el botón Pre Cancelar, debe

existir una nómina en edición, caso contario el sistema mostrará un mensaje como este:

En la pantalla se debe seleccionar el empleado y luego los descuentos pendientes

*Importante, antes de aprobar una nómina deberá aplicarse la precancelación, adicional luego

de aplicado este proceso se debe CALCULAR nuevamente la nómina, caso contrario el valor a

descontar no aparecerá en los descuentos de la persona.

Luego de Seleccionar el Diferido en la pantalla se mostrará: Valor, es el total solicitado; Valor

Pendiente, es el valor adeudado a la fecha; #Cuotas Pendientes, número de Cuotas a las que

corresponde el valor Pendiente.

Este proceso cambia la fecha de pago de las cuotas pendientes del diferido seleccionado de forma

que cuando se ejecute la nómina de fin de mes, el sistema cargue en el rubro correspondiente el

valor a descontar.

Aplazar Diferidos

66

Esta opción permitirá aplazar diferidos de un Empleado o de todos los pendientes, previo a aplicar

el proceso puede bajarse la información actual utilizando el botón Bajar Pendientes.

El aplazamiento de los descuentos pendientes puede hacerse incrementando el periodo en Días,

para lo cual deberá seleccionar el valor del recuadro correspondiente, los valores permitidos son

30, 60 o 90 días, significa que la fecha de todas las cuotas pendientes será desplazada esa cantidad

de días, lo que permitirá que se descuenten en la nómina correspondiente, por ejemplo:

#DIFERIDO TIPO #CUOTA FECHA_PAGO

1508 PRÉSTAMOS 4 30/06/2020

1508 PRÉSTAMOS 5 31/07/2020

Los pendientes de esta matriz originalmente están programados para ser descontados en junio y

julio respectivamente, pero luego de aplicar el proceso de aplazamiento por 30 días, la nueva fecha

de pago queda así:

#DIFERIDO TIPO #CUOTA FECHA_PAGO

1508 PRÉSTAMOS 4 31/07/2020

1508 PRÉSTAMOS 5 31/08/2020

Se puede aplazar los préstamos de un empleado en particular para eso debe proceder a seleccionar

el código de empleado y el diferido correspondiente y presionar aplicar.

Para aplazar todos los diferidos activar la casilla , presionar aplicar.

***Importante: El proceso e irreversible, debe revisarse muy bien los parámetros. El reporte de

diferidos pendientes puede ser generado en cualquier momento del tiempo, la información puede

tomarse como referencia para análisis de valores pendientes de pago.

67

Cuando se selecciona la casilla se aplicará el aplazamiento seleccionado a

TODOS los pendientes, aunque se haya seleccionado un empleado, se deberá tener muy en cuenta

al momento de aplicar el proceso.

VACACIONES

En este submenú se gestionan las vacaciones del personal, agrupa las opciones

1. Solicitud

2. Aprobar Solicitud

SOLICITUD

La solicitud de vacaciones requiere definir quién solicita, el tipo y el periodo.

El tipo de Solicitud puede ser Días Normales, Días Antigüedad y Solicitar Pago (aplica únicamente

para Días de Antigüedad).

Los días disponibles se obtienen de los saldos de cada empleado a la fecha de la solicitud.

Una vez ingresada la información grabar el registro y Firmarlo desde el Wizard ,

, esta acción actualiza los saldos.

Para el caso de Solicitud de Pago de Vacaciones se activará la opción que

permite generar el formato de solicitud de pago, esta solicitud requiere ser aprobada para tramitar

el posterior pago en la nómina.

68

En la pestaña kardex se tiene un detalle de los saldos:

APROBAR SOLICITUD

En esta pantalla se mostrarán la lista de solicitudes pendientes de aprobar, seleccionar de la bandeja

la solicitud y presionar aceptar.

Se mostrará una pantalla con el registro seleccionado.

69

En el wizard , seleccionar la opción Aprobar para confirmar la solicitud o Rechazar en cuyo

caso se regresarán los saldos a como estaban antes de firmar la solicitud.

*Importante, para el caso de la Solicitud de Pago la fecha de pago será la de la Fecha de

Aprobación.

PROYECCION DE GASTOS PERSONALES

En esta pantalla se registra la proyección anual de gastos personales, en la opción Wizard tiene una

opción de carga masiva.

Opción Wizard : permite registrar los ingresos totales anuales, activar la tabla, dar de baja y

cargar un archivo con la información de todos los empleados.

70

Registrar Ingresos, este menú permite el registro el valor proyectado de

ingresos cuando se registran los datos de proyección de forma manual, en la caja de texto mostrada

ingresar el valor,

Luego de Presionar Aceptar se actualizará el campo Ingresos Proyectados Anual en la pantalla

principal.

También se puede usar esta opción para modificar los ingresos, para el efecto deberá dar de baja la

tabla, con la opción Dar de Baja y luego seguir el proceso descrito anteriormente.

Activar , esta opción Activa la tabla de Gastos Personales se realizan las

validaciones respectivas a montos máximos, si todo está acorde a la ley se activa, caso contrario se

emitirá el respectivo mensaje de error y se detallarán los errores encontrados.

Dar de Baja , inhabilita la proyección de la persona seleccionada de manera que

no podrá ser leída en el cálculo del impuesto a la renta, se utiliza también previo a realizar

modificaciones manuales. En la pantalla Principal en el campo Proyección Activa se mostrará NO:

Cargar Archivo muestra la siguiente pantalla:

71

Seleccionar el archivo con formato .csv que debe tener las siguientes columnas:

Para el año 2018 se añadió un nuevo tipo de Gasto que se le asignó el # 6 Arte y Cultura, este gasto

comparte el monto límite con Educación, por lo que se debe validar en el archivo excel este límite.

La Carga masiva estará disponible únicamente para los meses de Enero y Octubre, por razones de

control se permiten solo en estas fechas, para cambios en otros meses, utilizar la pantalla.

Importante: el año en el que se crearán o cargarán los valores será siempre el año fiscal activo, en

el caso de existir valores los reemplaza.

Verificar , esta opción busca si hay personal con el Formulario sin activar, es decir

tiene en el campo Proyección Activa, si existen Formularios con esta condición se generará

un listado con los nombres de las personas en el siguiente path: C:\reportes_plarem\

ListaPersonas_ErrorGastosPersonales.csv.

Los formularios sin activar pueden tener 2 causas: en la Carga masiva se detectaron problemas de

consistencias de los datos, el sistema emite el respectivo mensaje y genera el archivo con el detalle

o por omisión del usuario no se activó.

Modificación de Proyección de Gastos Personales, Primeramente buscar la persona a la cual se

requiere modificar la información, presionar el botón Query de la pantalla para activar la

búsqueda, luego en el campo Empleado dar clic en la fecha (resaltada en rojo)

, de la lista desplegable buscar por nombres a la persona, acto seguido

presionar el Visto ubicado en la parte superior de la

pantalla, se mostrará el registro buscado con la información respectiva.

Para modificar un gasto, proceder a seleccionarlo y dar doble click, se activa la fila con las siguientes

restricciones: Solo se muestran activos los campos correspondientes al mes en curso y los

posteriores, adicional previo a modificar el mes en curso se verifica que NO exista una nómina

aprobada, caso contrario no se permitirá el cambio ya que los valores fueron utilizados en el cálculo

del impuesto a la renta, solo se podrán modificar registros de un año activo.

72

Importante: Cuando se finalice el registro o la modificación del formulario, se debe proceder a

activarlo, usando el botón respectivo, caso contrario NO SE TOMARÁ EN CUENTA LA INFORMACIÓN

PARA EL CÁLCULO DEL IMPUESTO A LA RENTA.

REPORTES En esta sección se encuentran reportes que gestionan la información de empleados:

1. Reporte Empleados

2. Descuentos Diferidos

3. Rotación Empleados

4. Personal Novedades Rol

REPORTE EMPLEADOS Este reporte permite bajar a Excel o archivo plano (.csv) información relacionada al personal de la

empresa, para obtener la información necesaria seleccionar el tipo de Reporte según estos criterios:

Datos Administrativos: Baja a archivo .csv toda la información del empleado a excepción de los

datos económicos.

Datos Rol: Baja a un archivo .csv la información anterior añadiendo los datos económicos es decir

sueldos, bonos, etc.

Los archivos .csv se generan en el directorio C:\reportes_plarem

Ingresos: Genera un listado a pantalla que muestra el personal que ha ingresado a nómina según el

rango de fechas ingresado.

73

Salidas: Con los mismos criterios que el anterior genera la lista de personal que ha salida de la

empresa.

El reporte de Ingresos y Salidas no generan archivo .csv, solo es un reporte impreso.

Reingresos: Genera un archivo con la información de los reingresos del personal que se encuentre

en esta condición.

Cargas Familiares: Detalle de las cargas ligadas al empleado en la ficha y que serán tomados en

cuenta según la ley vigente para cálculos de Utilidades o cualquier otro Concepto en el que la

información se haya ligado a este detalle.

Gastos Personales: Genera un archivo con la información registrada en la pantalla Proyección de

Gastos Personales del Año seleccionado en la casilla correspondiente, si no se selecciona nada se

bajarán las del presente ejercicio, en el ejercicio activo se mostrará únicamente la información de

los meses en los que se hayan utilizado los gastos personales para el cálculo del impuesto a la renta.

Proyección de Gastos Personales: Baja la Información de la proyección del año seleccionado, según

información solicitada por el SRI con los respectivos montos y valores, con este reporte se puede

corroborar la data proporcionada y hacer los ajustes necesarios, ya que esta información es de suma

importancia para el cálculo del impuesto a la renta, es necesario se realice el respectivo ajuste en el

mes de Octubre como marca la guía del Sri.

Impuesto Renta: Genera un archivo plano con información utilizada para el cálculo del impuesto a

la renta, por defecto se genera del año en curso. La fórmula se autoajusta mensualmente lo que

quiere decir que se puede llegar a tener valores negativos en este concepto de nómina, eso

significaría que a la persona se le estaría devolviendo valores retenidos en exceso.

Importante: Verificar que el dato de Utilidades se esté tomando en cuenta en algún mes del año, por ley debería ser Abril, caso contrario se puede en la nómina final activar el parámetro correspondiente para que se

haga el ajuste, o en la verificación que debe hacerse en Octubre es otra opción, importante la verificación de

este dato que afecta al Rdep, ver como activar el parámetro en Apertura de Nómina sección ¿Se pagó

Utilidades?.

DESCUENTO DIFERIDOS Genera un reporte a pantalla y excel con la información de los descuentos diferidos, se puede aplicar

filtros sobre el reporte según sea necesario:

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El reporte genera un archivo .csv en el directorio C:\reportes_plarem

REPORTE ROTACION PERSONAL Este reporte genera a un archivo .csv la información de Motivos de Salida del persona, el archivo se

genera en el directorio C:\reportes_plarem

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LISTADO DE PERSONAL NOVEDADES ROL Este listado genera un formato para registro de novedades rol, la información se baja a un archivo

.csv en el directorio C:\reportes_plarem, es obligatorio el ingreso del rango de fechas, se genera

la lista del personal activo al momento de generar el reporte, más el calendario comprendido

entre las fechas seleccionadas en el rango.

PROCESOS

Esta sección agrupa todos los procesos de generación de rol de pagos, toma todas las definiciones

y configuraciones descritas anteriormente.

Consta de los siguientes submenús:

1. Generación de Nómina: abarca todos los procesos de captura de datos para generar

cálculos.

2. Liquidación: opciones que generan los cálculos de la liquidación del personal que ha salido.

GENERACION DE NOMINA

Está compuesta a su vez de submenús que permiten la captura, administración y preparación de la

información para la generación de los cálculos del rol de pagos.

1. Apertura Nómina

2. Captura de Conceptos Manuales

3. Cargar Descuentos Diferidos

4. Calcular/Recalcular Nómina

5. Aprobar Nómina

6. Reportes

6.1 Impresión de Nóminas Aprobadas

6.2 Archivo Banco

6.3 Impresión Roles

6.4 Impresión de Capturas

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6.5 Basoa Comprobante Contable

6.6 Contabiliza

APERTURA NOMINA

En esta pantalla se crea la nómina para el mes y año fiscal activo, ese paso permite crear los espacios

de memoria y plantillas de cálculos según parámetros definidos al momento de aperturar la nómina.

Antes de generar la nómina verificar que el mes y año activo es el adecuado esto lo puede verificar

en la barra principal del sistema en color rojo se detalla año/mes activo:

Si se requiere generar en un mes diferente, se debe cerrar el actual y abrir el requerido en la opción:

Maestras -> Configuración Financiero-> Mantenimiento Ejercicio Fiscal.

El segundo paso es presionar el botón Nuevo o Ctrl+N y registrar la información solicitada en la

pantalla, los campos Codigo, Empresa, Año Fiscal, Mes y Tipo Nómina se colocan automáticamente

al igual que la Fecha Desde y Fecha Hasta.

Las opciones Nómina de Vacaciones y Otra Nóminas estarán deshabilitadas para Metaltronic,

debido a que los cálculos de vacaciones se realizarán a través del módulo de Vacaciones detallado

en la sección Administración de Personal y Otras Nóminas se utilizará para crear nóminas de

Liquidaciones para los casos en los que la liquidación se realice antes de generar la nómina de fin de

mes.

El tipo Nómina Utilidades permitirá generar el pago de utilidades, esta opción será detallada

posteriormente.

En Parámetros de Cálculo se detallan si se generarán los cálculos para todos los empleados, la forma

de pago y el número de pago se detalla a continuación cada campo:

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Tipo Empleado: Se mostrará una lista de selección de tipos de empleados a generar, este filtro

permitirá generar el rol de pagos solo para las personas que pertenezcan al grupo de pago

seleccionado.

El Grupo de Pago se define en el Cargo.

Tipo de Pago: El sistema soporta dos formas de pago: Mensual 1 solo pago y Quincenal 2 pagos, el

% de pago se configura en la opción Tipos de Pago Nómina.

¿Se pagó Utilidades? Esta opción le indica al Sistema si se

cancelaron Utilidades, recordar que ese beneficio NO se paga a través de nómina, por lo que es

necesario indicarle al sistema este evento, a fin de que en el cálculo del concepto Impuesto a la

Renta se busque el valor pagado por Utilidades y añadirlo como parte de los ingresos del mes.

Al momento de Editar la Nómina, se controlará que no exista otra nómina (en el mismo año) en la

que ya se haya indicado el pago de Utilidades, por lógicas razones, ya que este valor se asigna

solamente una vez por año.

El registro de pago de Utilidades esta detallado en la sección UTILIDADES.

IMPORTANTE: El sistema NO buscará pago por UTILIDADES, si no se le indica específicamente

mediante este parámetro, por temas de rendimiento se ha evitado la búsqueda automática, añadiría

tiempo de procesamiento el estar leyendo todos los meses información para determinar si se debe

sumar las utilidades a los ingresos para el cálculo del impuesto a la renta.

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En la pantalla de generación de cálculos de la nómina y en la de aprobación de la nómina se podrá

verificar este campo, en la sección parámetros de la pantalla, resaltado en rojo se muestra a

continuación:

Se podrá cambiar este parámetro desde la aprobación, tener en cuenta que si se cambia, se deberá

OBLIGATORIAMENTE desde la pantalla Calcular/Recalcular Nómina, Generar nuevamente los

cálculos para que en cualquier caso, sea que si se debió añadir utilidades o caso contrario, se

actualicen los cálculos.

Datos de Pagos: Se registra aquí el # de pago al que corresponde la nómina de Empleados, se habilita

exclusivamente para la forma de pago Quincenal, adicional cuando es el segundo pago se solicita el

registro de la quincena relacionada, es obligatorio seleccionarla de la lista correspondiente.

La Fecha de Pago se coloca automáticamente según el # de pago si es el primer pago será el 15 del

mes activo, si es el segundo será el último día del mes.

Para finalizar de crear la nómina presionar F12 o el Visto.

La nómina se registra en estado CREADA, mientras este en ese estado se puede modificar los valores

o borrarla, si los parámetros son adecuados proceder a Editar la Nómina desde la opción Wizard.

Editar Nómina, Luego de crear la Nómina se debe habilitarla para Edición, este proceso lee el

personal activo y la plantilla de cálculos acorde al contrato de cada colaborador.

Cancelar Edición: Esta opción está pensada para deshabilitar una nómina, esta acción la bloqueará

y no se podrá registrar ningún tipo de valor en ella.

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CAPTURA DE CONCEPTOS MANUALES

Esta opción permite cargar valores a los diferentes conceptos definidos como capturas manuales, la

carga se realiza desde archivos .csv.

Al abrir la opción se muestra primero una lista de las nóminas en Edición, seleccionar un registro y

presionar Aceptar.

Luego de presionar Aceptar se mostrará la siguiente pantalla en la cual se detallan los conceptos

generado