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Manual de Usuario - Ciclos Formativos – Matriculación para Modalidad de Libre Pág. 1

HEZKUNTZA, UNIBERTSITATE ETA IKERKETA SAILA

DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN, UNIVERSIDADES E INVESTIGACIÓN

Manual de Usuario – Ciclos Formativos – Matriculación para

Modalidad de Libre




Í N D I C E

1. INTRODUCION.................................................................................................... 3

2. BUSQUEDA DE MATRICULAS............................................................................... 4

3. MATRICULA ........................................................................................................ 6

4. BUSQUEDA DE ALUMNOS.................................................................................. 12

5. ALTA DE ALUMNOS ........................................................................................... 13

5.1 DATOS GENERALES ...............................................................................................13 5.2 DIRECCIONES.......................................................................................................14 5.3 FAMILIARES .........................................................................................................16

6. MODIFICACIÓN DE MATRICULAS...................................................................... 19

7. PROCESO DE ADMITIDOS Y RECHAZADOS (PROVISIONAL Y DEFINITIVO)....... 20

8. RECLAMACIONES .............................................................................................. 22

9. PAGO MANUAL.................................................................................................. 26

10. CONVALIDACIÓN DE MÓDULOS ..................................................................... 28

11. EXENCIÓN DE MÓDULOS................................................................................ 32

12. LISTADOS....................................................................................................... 36

12.1 LISTADO DE MATRICULAS ..................................................................................36 12.2 LISTADO DE CONVALIDACIONES ........................................................................37 12.3 LISTADO DE EXENCIONES...................................................................................38 12.4 LISTADO DE RECLAMACIONES ............................................................................39




1. INTRODUCION

Este documento ha sido desarrollado con el objetivo de ser una guía de uso de la

aplicación Gestión Académica – Matrícula para los niveles de enseñanza de ciclos

formativos de grado medio y superior.

La impartición de ciclos formativos se realiza en cuatro modalidades diferentes,

completa, ikasi eta lan, parcial y libre. El proceso de matriculación es diferente

dependiendo de la modalidad.

En la modalidad de libre el proceso de matriculación tiene las siguientes

características:

Solo hay un periodo de matriculación.

El alumno puede matricularse de más de un ciclo formativo, en el mismo o distinto

centro, y dentro de cada ciclo de cualquiera de los módulos, siempre y cuando no se

matricule del mismo módulo más de una vez. Se debe realizar una matricula por

cada ciclo.

Para que la matricula quede formalizada el alumno/a además de entregar la

documentación obligatoria, debe abonar la tasa correspondiente. El resguardo de la

matrícula incluye una carta de pago, con la cual el alumno puede efectuar el pago

de tasas.

El único motivo de rechazo, a día de hoy, de una matricula por libre es no abonar la

tasa correspondiente.

Para que un alumno pueda matricularse por libre en un módulo, no puede estar

matriculado en dicho módulo en ninguna otra modalidad, ya sea presencial

completa, Ikasi eta lan o parcial.

Al finalizar el periodo de matriculación, las matrículas únicamente pueden ser

consultadas, excepto para servicios centrales que si pueden realizar modificaciones. A

partir de este momento, se abren los periodos para las peticiones de convalidación y

exención de módulos, así como de reclamaciones de Matriculas.




2. BUSQUEDA DE MATRICULAS

El acceso desde la aplicación a la búsqueda de matrículas se realizará desde el punto de

menú Matrícula - Matrículas, llevando a la pantalla de selección de matrículas, donde se

podrá realizar un filtrado de estas.

Se podrán realizar búsquedas de matrículas por diversos criterios agrupados en los

apartados de datos del alumno, datos de la matrícula y datos del centro receptor. Esta

última agrupación de datos del centro receptor, está disponible al usuario siempre y

cuanto se trate de un usuario de servicios centrales o delegación.

Al pulsar Buscar se realizará la búsqueda de los elementos que coincidan con los

criterios introducidos. Se podrán utilizar los siguientes comodines en el nombre del

alumno, apellidos del alumno y denominación del centro para facilitar la búsqueda:

* (asterisco): Sustituye uno o varios caracteres, o ninguno si no existiese.

? (interrogación cerrada): Sustituye un solo carácter en una posición concreta

y específica.




Una vez realizada la búsqueda, se muestra la lista de aquellas matrículas que cumplen

los criterios de búsqueda introducidos en la pantalla anterior.

A partir de las opciones “Añadir, Modificar, Borrar y Ver” se permitirá realizar la gestión

de matrículas.

En la gestión de matrículas se tendrá en cuenta los estados que pueden tener:

Pendiente documentación. Estado en el que queda una matrícula en caso de

no haber entregado, por parte del alumno, toda la documentación

obligatoria, o que la tasa seleccionada requiera de una documentación no

aportada.

Pendiente impresión. Estado en el que queda una matrícula en caso de estar

completada, pero pendiente de ser impresa.

Completa. Estado en el que queda una matricula una vez impreso el ejemplar

para el centro. Esta matrícula estará completa, pero pendiente de generar la

Carta de Pago.

Pendiente de Pago. Estado en el que queda una matricula en caso de haber

emitido la carta de pago, pero no haber realizado el pago de la misma.

Matriculado. Estado en el que queda una matricula una vez que ha sido

pagada y se ha verificado que el pago ha sido correcto.

Rechazada. Estado en el que queda una matrícula, que ha pasado al proceso

de pago, pero que este no se ha completado, bien por no haber sido pagada,

bien por haberse rechazado el pago.




3. MATRICULA

El proceso de realizará en 4 pasos consecutivos, para pasar de un paso a otro se

dispondrá de las opciones de “Anterior” y “Siguiente”. Además de estas opciones en

todos los pasos de la matrícula se dispondrá de la funcionalidad de añadir una nueva

matrícula y de completar los datos personales del alumno, que permite acceder a los

datos del alumno para modificarlos.

El primer paso del proceso de creación de una nueva matrícula será seleccionar el

centro, nivel de enseñanza y la modalidad a la que pertenecerá la matrícula, en este

caso “Formación profesional” “Libre”. Si el usuario que está dando de alta la matricula

es un centro no se deberá seleccionar este.

Tras introducir el número de identificación para buscar al alumno, se enlazará con

el módulo de alumnos. En el resultado de esta búsqueda pueden darse tres

situaciones diferentes:

Si sólo se encuentra un alumno en el módulo de alumnos a partir de los datos

introducidos en la matrícula, se muestra esta misma pantalla de matrícula

con los datos del alumno encontrados.

Si se encuentra varios alumnos en el modulo de alumnos a partir de los datos

introducidos en la matrícula, se muestra la pantalla de resultados de

búsqueda del módulo de alumnos, de modo que el usuario pueda elegir el

que realmente desea.

Si no se encuentra ningún alumno que coincida con los valores introducidos

por el usuario, se muestra la pantalla de alta de alumno, de modo que el

usuario pueda dar de alta el nuevo alumno.

En cualquiera de las tres situaciones, una vez seleccionado el alumno se

completarán los datos de este propios de la matrícula.




En el segundo paso del proceso de alta, el usuario podrá introducir el ciclo y los

módulos en los que el alumno se quiere matricular.

Para ello se seleccionará primeramente el ciclo en el que se quiere matricular.

Se deberá tener en cuenta que los ciclos que se podrán seleccionar, serán únicamente

los que los centros han ofertado anteriormente.

Cada matricula se corresponde con un ciclo formativo, si se detecta que el alumno ya

tiene una matricula para ese ciclo y el usuario que está intentando darla de alta es el

centro donde se realizó la matricula, se mostrará un aviso de cómo ya existe la

matricula y la opción de cargarla automáticamente si así se desea. Si es Servicios

centrales o la delegación a la que pertenece el centro y se sitúan en el centro que ha

dado de alta la matricula, también se dará la opción de cargarla. En caso contrario se

permitirá dar de alta la matricula.

Una vez seleccionados el ciclo, se cargará una tabla con los módulos de los que puede

matricularse el alumno. Cada módulo tiene un checkbox asociado que permite

matricularse de ese módulo. El alumno deberá seleccionar los que le interesen.




Se comprobará que un alumno no se pueda matricular de ningún módulo, en el que

ya esté matriculado, además de verificar las siguientes incompatibilidades entre

módulos:

Si el ciclo comprende alguno los siguientes módulos, se tiene que seleccionar

uno y solo uno de ellos.

000009339 IDIOMA TECNICO: EUSKERA 000009340 IDIOMA TECNICO: ALEMAN 000009341 IDIOMA TECNICO: FRANCES 000009342 IDIOMA TECNICO: INGLES

Si el ciclo comprende alguno de los siguientes módulos, se tiene que

seleccionar uno y solo uno de ellos. Además si el ciclo se compone de

segunda lengua extranjera, entonces el idioma de la segunda lengua no

puede coincidir con el de la primera.

000009318 LENGUA DE LA COMUNIDAD: EUSKERA 000004017 LENGUA EXTRANJERA: ALEMAN 000004018 LENGUA EXTRANJERA: FRANCES 000004019 LENGUA EXTRANJERA: INGLES




Si el ciclo comprende alguno de los siguientes módulos se tiene que

seleccionar uno y solo uno de ellos y además si el ciclo se compone de

lengua extranjera el idioma de la segunda lengua no puede coincidir con el

de la primera.

000004131 SEGUNDA LENGUA EXTRANJERA: ALEMAN 000004132 SEGUNDA LENGUA EXTRANJERA: FRANCES 000004133 SEGUNDA LENGUA EXTRANJERA: INGLES

Si el ciclo comprende alguno de los siguientes módulos se tiene que

seleccionar uno y solo uno de ellos y además si es el último curso del ciclo se

debe seleccionar al menos uno.

000004128 LENGUA EXTRANJERA EN COMERCIO INTERNACIONAL: FRANCES 000004129 LENGUA EXTRANJERA EN COMERCIO INTERNACIONAL: ALEMAN 000004130 LENGUA EXTRANJERA EN COMERCIO INTERNACIONAL: INGLES

En el tercer paso del proceso de alta de matrícula, el usuario podrá indicar la

documentación que aporta el alumno. Se realizarán las siguientes comprobaciones:

Se comprobará si se ha aportado toda la documentación obligatoria. En caso

contrario, la matrícula quedará en estado pendiente de documentación.

Si se han seleccionado documentos de reducción de tasas, el sistema validará

si la tasa seleccionada en la pestaña Pago es correcta, en caso contrario se

mostrará un mensaje de aviso y la matrícula quedará en estado pendiente de

documentación.




Después de realizar las validaciones, el estado de la matrícula podrá ser por tanto

pendiente documentación o pendiente impresión. En cualquiera de los 2 casos se

permitirá el paso al cuarto y último paso del alta de matrícula, donde se procederá

al pago.

En el último paso del proceso de alta de matrícula, el usuario procederá a imprimir el

ejemplar para el centro y la carta de pago. Para poder imprimir la matricula se ha

debido de aportar en el paso anterior toda la documentación necesaria.




Una vez aportada toda la documentación necesaria, e impreso el ejemplar para el

centro, se podrá generar la carta de pago y la matrícula quedará en estado

pendiente de pago.




4. BUSQUEDA DE ALUMNOS

Desde el paso 1 del alta de matrícula se podrá seleccionar el alumno por su D.N.I., en

caso de no encontrarse, se procederá a su alta. En el buscador de alumnos se podrá

buscar al alumno en el sistema por otros criterios.



alumno y apellidos del alumno para facilitar la búsqueda:



y específica.

Una vez realizada la búsqueda, se muestra la lista de aquellos alumnos que cumplen los

criterios de búsqueda introducidos en la pantalla anterior.

A partir de las opciones de “Añadir”, “Modificar”, “Ver” se permitirá realizar la gestión

de alumnos.

Con la opción “Imprimir” se visualizará en formato pdf la búsqueda realizada.

Con las opciones mediante “Seleccionar” y “Volver” se regresará a la pantalla de

matrícula desde la cual se ha llamado, bien con un alumno seleccionado o sin el.




5. ALTA DE ALUMNOS

El proceso de alta de alta de alumnos se realizará en un solo paso, los datos de cada

alumno se encuentran agrupados en 3 pestañas.

En cada una de las pestañas, tendremos la opción “Continuar” para regresar a la

pantalla de matrícula desde la cual se ha llamado al módulo de alumnos.

También tendremos las opciones “Modificar” e “Imprimir” si estamos en modo consulta

y “Guardar”, “Cancelar” si estamos en modo modificación, que permitirán realizar el

mantenimiento de los alumnos.

5.1 DATOS GENERALES

A la hora de introducir los datos generales del alumno se deberá tener en cuenta los

campos obligatorios y los formatos correctos de D.N.I., fechas y teléfonos.




5.2 DIRECCIONES

En la pestaña de direcciones se introducirán las posibles direcciones del alumno.

Mediante las opciones de “Añadir”, “Modificar”, “Borrar”,”Ver” se permitirá la gestión de

estas direcciones.

Importante destacar que según el tipo de residencia seleccionada los datos de esta son

distintos:

CAV tipificada o no tipificada:

Para introducir una dirección de este tipo, se puede realizar de dos formas, bien

buscando una dirección que ya está en el sistema, o bien introduciendo los datos de

la calle manualmente, en caso de no encontrase esta en el sistema.




Estado:

Extranjero:




5.3 FAMILIARES

Mediante las opciones “Añadir”, “Borrar” se permitirá la gestión de los familiares del

alumno.

Inicialmente se deberá añadir el familiar, para esto se podrá buscar a este en el

sistema, en caso de no encontrarse se procederá a su alta. Una vez seleccionado el

familiar se asignará el parentesco y se indicará si es tutor del alumno.

El proceso de búsqueda de familiares en el sistema será similar a la búsqueda de

alumnos.

Si se encuentra al familiar deseado se podrá volver a las pantalla de familiares del

alumno mediante la opción “Seleccionar”, también se podrá volver con la opción

“Volver” sin seleccionar ningún familiar. La gestión de los familiares se realizará con las

opciones “Añadir”, “Modificar”, “Ver”, “Imprimir”.




El proceso de alta de familiares se realizará en un solo paso, los datos de cada familiar

se encuentran agrupados en 2 pestañas. En la 1º de las pestañas se mostrará los datos

generales y en la 2º las direcciones, el funcionamiento de ambas es similar al de las

pantallas de alumnos equivalentes.

En cada una de las pestañas, tendremos la opción “Continuar” para regresar a la

pantalla de alumno con el familiar seleccionado y las opciones de “Añadir”, “Modificar”,

e “Imprimir” para la gestión del familiar.




6. MODIFICACIÓN DE MATRICULAS

La modificación de matrículas se realizará a partir de la opción “Modificar” de la

búsqueda de matrículas.

En la modificación de matrículas los pasos será los mismos que los descritos en el alta

de cada una de las matrículas respectivamente.




7. PROCESO DE ADMITIDOS Y RECHAZADOS (PROVISIONAL Y DEFINITIVO)

Durante la matriculación, desde servicios centrales, mediante el proceso de admitidos y

rechazados provisional, se determina la relación de matrículas aceptadas y rechazadas

provisionalmente, especificando en su caso el motivo o motivos de rechazo.

Los posibles estados en que queda la matrícula una vez verificado su pago, son

Matriculado o Rechazada. Las posibles causas de rechazo de una matrícula son:

No haber pagado la matrícula

Haber pagado un importe inferior a la tasa que le corresponde al alumno

Haber pagado fuera de plazo (se han dado casos en que el operario del banco

manualmente efectúa un pago fuera de plazo )

La tasa abonada no se corresponda con la tasa indicada en la matrícula.

Finalizado el proceso de admitidos y rechazados provisionales, se podrá obtener un

listado provisional de admitidos y rechazados. Posteriormente se abrirá un periodo de

reclamaciones en el cual los alumnos con matriculas rechazadas podrán presentar una

reclamación.

Concluido el periodo de reclamaciones, se abrirá el proceso de admitidos y rechazados

definitivo. Este proceso es similar al provisional, pero esta vez se obtiene el listado

definitivo de alumnos admitidos y rechazados. Cuando se ejecute este último proceso,

los alumnos aceptados pasarán a estar matriculados.

El acceso desde la aplicación al proceso de admitidos y rechazados se realizará desde el

punto de menú Matrícula – Comprobación de pagos, llevando a la pantalla donde se

podrá tanto lanzar el proceso como revisar el informe de seguimiento del proceso.

Para consultar el listado con todos los alumnos admitidos y rechazados, tanto los

provisionales como los definitivos, se accederá a el punto de Menú Matricula > Listados




> Listado Admitidos y rechazados, donde se mostrará un pequeño filtro que permitirá

adecuar el listado a mostrar.

Se pueden obtener los siguientes listados:

Listado de trabajo - Provisional admitidos.

Listado de trabajo - Provisional rechazados.

Listado de trabajo - Provisional admitidos y rechazados.

Listado de trabajo - Definitivo admitidos.

Listado de trabajo - Definitivo rechazados.

Listado de trabajo - Definitivo admitidos y rechazados.

Listado para publicar - Provisional admitidos.

Listado para publicar - Provisional rechazados.

Listado para publicar - Provisional admitidos y rechazados.

Listado para publicar - Definitivo admitidos.

Listado para publicar - Definitivo rechazados.

Listado para publicar - Definitivo admitidos y rechazados.




8. RECLAMACIONES

Una vez finalizado el periodo de matriculación se abre el plazo para realizar

reclamaciones.

El acceso desde la aplicación al proceso de reclamación se realizará desde el punto de

menú Matrícula - Reclamaciones, llevando a la pantalla de selección de matrículas,

donde se podrá realizar un filtrado tanto de matriculas con solicitud de reclamación o

sin ella.


siguientes apartados, datos del alumno, datos de la matrícula, matrículas con solicitud

de reclamación y datos del centro receptor. Esta última agrupación de datos del centro

receptor está disponible al usuario siempre y cuanto se trate de un usuario de servicios

centrales o delegación.









y específica.



A partir de las opciones de “Resolver”, “Añadir, Modificar, Borrar y Ver” se permitirá

realizar la gestión de reclamaciones.

Las opciones de “Resolver”, “Modificar” y “Borrar” solo se podrán realizar sobre

matrículas en las que existe una reclamación.

Para iniciar la reclamación se deberá seleccionar una matrícula en el resultado de

búsqueda y dar a la opción de “Añadir”. Una vez dada de alta la reclamación se podrá

modificar, resolver o borrar mediante las opciones correspondientes. El borrado

implicará la desaparición de la reclamación, pero no de la matrícula.

La reclamación se realiza en 3 pasos, el alta de la reclamación, la aportación de la

documentación y la resolución de la reclamación. En cualquiera de los pasos se podrá

consultar siempre los datos de la matrícula.




En la solicitud de reclamación se deberá indicar los motivos de la reclamación.

En la aportación de documentación se deberá indicar los documentos que se aportan

para la acreditación de la reclamación, para ello se muestra la lista de documentos

asociados al proceso de reclamación.




En la resolución de la solicitud de reclamación se indicará si se acepta o no. En el caso

que haya documentación obligatoria para el proceso de reclamación y esta no se haya

aportado en paso 3, si la resolución es estimatoria se muestra un aviso para que se

aporte la documentación.




9. PAGO MANUAL

Servicios centrales mediante la opción “Pago manual”, podrán indicar que una matricula

ha sido pagada de una manera manual. Esto significa que aunque sipca haya indicado

que el pago no ha sido realizado, o ha sido realizado incorrectamente, se indicará la

matricula como pagada y por tanto el alumno estará matriculado. Para ello tendrá que

aportar un texto que explique el porque de esta situación.

Inicialmente se accederá al buscador de matriculas para localizar aquellas matrículas no

pagadas.




El proceso de búsqueda será similar al descrito en el proceso de búsqueda de

matrículas. Una vez seleccionada la matrícula, se acceda a la pantalla de Pago Manual,

donde se indicará que la matrícula está pagada.




10. CONVALIDACIÓN DE MÓDULOS

Una vez finalizado el periodo de matriculación se abre el plazo para realizar peticiones

de convalidación de módulos. El alumno deberá matricularse de todos los módulos que

se exija en el plan de estudios, una vez realizado esto podrá presentar solicitud de

convalidación para alguno/s de los módulo/s en los que se ha matriculado.

El acceso desde la aplicación al proceso de convalidación se realizará desde el punto de

menú Matrícula - Convalidación, llevando a la pantalla de selección de matrículas,

donde se podrá realizar un filtrado tanto de matriculas con solicitud de convalidación o

sin ella.



de convalidación y datos del centro receptor. Esta última agrupación de datos del

centro receptor está disponible al usuario siempre y cuanto se trate de un usuario de

servicios centrales o delegación.









y específica.




realizar la gestión de convalidaciones de módulos.


matrículas en las que existe una solicitud de convalidación.

Para iniciar la convalidación se deberá seleccionar una matrícula en el resultado de

búsqueda y dar a la opción de “Añadir”. Una vez dada de alta la solicitud de

convalidación se podrá modificar, resolver o borrar mediante las opciones

correspondientes. El borrado implicará la desaparición de la solicitud de convalidación,

pero no de la matrícula.

La convalidación de módulos se realiza en 3 pasos, inicialmente se realizará una

solicitud de convalidación, posteriormente se anotará la documentación aportada y

finalmente se resolverá dicha solicitud. En cualquiera de los tres pasos se podrá

consultar siempre los datos de la matrícula.




En la solicitud de convalidación se deberá indicar que módulos de los que el alumno se

encuentra matriculado se solicita la convalidación.

Si el alumno debe aportar documentación, esto se indicará en la pantalla de

documentación.




En la resolución de la solicitud de convalidación se indicará si se acepta o no, en caso

de aceptarse el módulo pasará a estar convalidado. También puede quedarse pendiente

de resolución MEC.




11. EXENCIÓN DE MÓDULOS

Una vez finalizado el periodo de matriculación se abre el plazo para realizar peticiones

de exención de módulos. El alumno deberá matricularse de todos los módulos que se

exija en el plan de estudios, una vez realizado esto podrá presentar solicitud de

exención para alguno/s de los módulo/s en los que se ha matriculado.

El acceso desde la aplicación al proceso de exención se realizará desde el punto de

menú Matrícula - Exención, llevando a la pantalla de selección de matrículas, donde se

podrá realizar un filtrado tanto de matriculas con solicitud de exención o sin ella.



de exención y datos del centro receptor. Esta última agrupación de datos del centro

receptor está disponible al usuario siempre y cuanto se trate de un usuario de servicios

centrales o delegación.









y específica.




realizar la gestión de exenciones de módulos.


matrículas en las que existe una solicitud de exención.

Para iniciar la exención se deberá seleccionar una matrícula en el resultado de

búsqueda y dar a la opción de “Añadir”. Una vez dada de alta la solicitud de exención

se podrá modificar, resolver o borrar mediante las opciones correspondientes. El

borrado implicará la desaparición de la solicitud de exención, pero no de la matrícula.

La exención de módulos se realiza en 3 pasos, inicialmente se realizará una solicitud de

exención, posteriormente se anotará la documentación aportada y finalmente se

resolverá dicha solicitud. En cualquiera de los tres pasos se podrá consultar siempre los

datos de la matrícula.




En la solicitud de exención se deberá indicar que módulos de los que el alumno se

encuentra matriculado se solicita la exención, para formación profesional solo se podrá

realizar la petición en el módulo de Formación en Centros de Trabajo (FCT).

Si el alumno debe aportar documentación, esto se indicará en la pantalla de

documentación.




En la resolución de la solicitud de exención se indicará si se acepta o no, en caso de

aceptarse el módulo pasará a estar exento.




12. LISTADOS

12.1 LISTADO DE MATRICULAS

Se accederá a partir de la opción de “imprimir” en el resultado de búsqueda de

matrículas.




12.2 LISTADO DE CONVALIDACIONES


convalidaciones.




12.3 LISTADO DE EXENCIONES


exenciones.




12.4 LISTADO DE RECLAMACIONES


reclamaciones.

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