Manual Tesoreria Internet

Manual de Usuario

Mdulo de Tesorera

Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha

v.1.01

Noviembre 2001

MANUAL DE USUARIO MDULO DE TESORERA

NDICE1 22.1

OBJETIVO................................................................................ 5 DATOS MAESTROS................................................................... 6Bancos General ........................................................................................ 62.1.1 Mantenim. individual ........................................................................................ 6 2.1.1.1 Crear ...................................................................................................... 6 2.1.1.2 Modificar ................................................................................................. 7 2.1.1.3 Visualizar................................................................................................. 8 2.1.1.4 Marcar para borrado.................................................................................. 8 2.1.1.5 Visualizar modificaciones ........................................................................... 9 2.1.2 Mantenimiento en masa ................................................................................... 9 2.1.2.1 Carga peridica del Directorio General de Bancos ........................................ 10 2.1.2.2 Asignacin del Grupo de bancos ................................................................ 10

2.2 2.3

Bancos propios ...................................................................................... 10Bancos propios.............................................................................................. 11

2.2.1

Intereses ............................................................................................... 16Condiciones de intereses temporales ................................................................ 16 Tipos de inters de referencia.......................................................................... 16

2.3.1 2.3.2

2.4

Gestin de Archivo................................................................................. 17

33.1

PAGOS................................................................................... 18Documento ............................................................................................ 18Visualizar ..................................................................................................... 18 Modificar ...................................................................................................... 18 Visualizar modificaciones ................................................................................ 18 Documento presupuestario ............................................................................. 18 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4

3.2

Embargos............................................................................................... 19Registro ....................................................................................................... 19 Modificar ...................................................................................................... 21 Visualizar ..................................................................................................... 22 Anular ......................................................................................................... 22 Listado......................................................................................................... 24 Aplicacin..................................................................................................... 25

3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6

3.3

Pagos automticos................................................................................. 27

3.3.1 Importes previstos......................................................................................... 27 3.3.2 Seleccin de bancos....................................................................................... 29 3.3.3 Propuesta de pagos ....................................................................................... 30 3.3.3.1 Introduccin de Parmetros: .................................................................... 31 3.3.3.2 Planificacin de la elaboracin de la propuesta ............................................ 36 3.3.3.3 Extraccin de informes de la propuesta ...................................................... 37 3.3.3.4 Tratamiento de la propuesta de pagos ....................................................... 44 3.3.3.5 Ejecucin e impresin de los pagos............................................................ 47 3.3.4 Fichero de avisos de pagos ............................................................................. 55 3.3.5 Anulacin masiva de la propuesta de pagos....................................................... 56

3.4

Pagos manuales..................................................................................... 57


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3.5

Anular documento ................................................................................. 60Anular compensacin ..................................................................................... 60 Anulacin individual ....................................................................................... 61

3.5.1 3.5.2

3.6

Imprimir formulario de pagos................................................................ 62

44.1

CONCILIACIN BANCARIA .................................................... 64Extracto de cuenta electrnico............................................................... 64Cargar ......................................................................................................... 64 Visualizar ..................................................................................................... 65 Tratamiento posterior..................................................................................... 67 Contabilizar .................................................................................................. 69 Borrar extractos ............................................................................................ 72 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5

4.2

Extracto cuenta manual ......................................................................... 73Registrar ...................................................................................................... 73 Tratamiento posterior..................................................................................... 78

4.2.1 4.2.2

55.1

GESTIN DE CAJA ................................................................. 79Gestin de avisos................................................................................... 795.1.1 Crear ........................................................................................................... 79 5.1.2 Tratar .......................................................................................................... 81 5.1.3 Diario de avisos............................................................................................. 82 5.1.4 Compensar avisos ......................................................................................... 83 5.1.4.1 Contra cuenta ........................................................................................ 83 5.1.4.2 Contra extracto de cuenta ........................................................................ 84

5.2 5.3 5.4 5.5

Posicin de tesorera ............................................................................. 86 Previsin de tesorera ............................................................................ 92 Saldos de ctas. Mayor ............................................................................ 96 Control................................................................................................... 98Comparacin de fechas valor........................................................................... 98 Comparar condicin de bancos ........................................................................ 99

5.5.1 5.5.2

5.6 5.7

Clculo de intereses............................................................................. 100 Movimientos de fondos ........................................................................ 102Mov. Individuales ........................................................................................ Clearing ..................................................................................................... Imprimir orden de pago................................................................................ Contabilizar ................................................................................................ 102 103 106 109

5.7.1 5.7.2 5.7.3 5.7.4

66.1

SISTEMA DE INFORMACIN ................................................ 112Libro Mayor.......................................................................................... 112112 112 112 113 6.1.1 Libro Mayor ................................................................................................ 6.1.1.1 Datos maestros .................................................................................... 6.1.1.2 Visualizar saldos ................................................................................... 6.1.1.3 Visualizar cuentas .................................................................................

6.2

Bancos ................................................................................................. 116


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1 OBJETIVOEl objetivo de este manual es explicar las distintas funcionalidades que se recogen en el mdulo de Tesorera. Para la definicin de este documento se ha seguido la estructura inicial del men de usuario, abordndose gradualmente las distintas funcionalidades que el usuario de la aplicacin puede utilizar. En cada punto se describe brevemente la utilidad de cada funcin y se explica de forma genrica su modo de utilizacin.


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2 DATOS MAESTROSBajo este epgrafe se recoge la relacin de datos maestros recogidos en el sistema y de manejo por el rea de Tesorera. Los registros maestros de bancos se estructuran en tres niveles: Directorio General: Relacin de entidades bancarias y sucursales registradas en el sistema y de utilizacin tanto en el alta de cuentas bancarias propias como de terceros, Bancos propios: Relacin de entidades bancarias y sucursales donde la entidad tiene cuentas bancarias, Ids de cuentas: Relacin de cuentas bancarias de la entidad.

2.1 BANCOS GENERALMediante esta funcionalidad el sistema permite mantener actualizada la relacin de entidades bancarias y sucursales con que se trabajar posteriormente, tanto para la creacin de cuentas bancarias propias como de acreedores y deudores.

2.1.1

Mantenim. individual

Es posible actualizar y visualizar las sucursales bancarias individualmente. La funcionalidad de crear y modificar manualmente est pensada para casos excepcionales tales como sucursales de entidades extranjeras o sucursales espaolas que no puedan esperar a una actualizacin peridica de forma masiva.

2.1.1.1

Crear

Para crear manualmente una sucursal bancaria, hay que introducir el Pas del banco (para sucursales espaolas: ES= Espaa) y la Clave de banco (cdigo de 8 dgitos identificativo de la entidad y sucursal).

Una vez cumplimentados estos datos, se pulsa Intro y aparece la pantalla que se muestra a continuacin.


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En est pantalla se debern de cumplimentar los siguientes campos: DIRECCIN Institucin financiera: nombre de la entidad financiera. Regin: provincia a la que pertenece la sucursal. Calle: nombre de la calle y nmero. Poblacin: cdigo postal y poblacin. Sucursal: nombre de la sucursal. DATOS DE CONTROL Grupo de bancos: clave para optimizar el programa de pagos (inicialmente en blanco).Es conveniente indicar en este campo el mismo valor que tenga otra sucursal existente en el sistema de la misma entidad. Cdigo Swift: se puede mantener con carcter informativo Cdigo bancario: cdigo que identifica unvocamente la sucursal (el campo se muestra relleno por defecto y no es modificable) In. Giro caja p.: este campo se deja siempre en blanco. Cuando se hallan completado los campos, se graba seleccionando el icono .

2.1.1.2

Modificar

Cuando se selecciona la opcin Modificar, se accede a una pantalla donde se pide el Pas del banco y la Clave de banco (clave de 8 dgitos identificativa de la entidad y sucursal bancaria) que se quiere modificar. Se puede emplear el matchcode para facilitar su localizacin. Accedemos a la siguiente pantalla pulsando Intro.


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A continuacin, se muestran en blanco todos los campos modificables. Una vez se hayan modificado los campos correspondientes, se graba pulsando el icono .

2.1.1.3

Visualizar

Cuando se seleccione Visualizar, se accede a una pantalla donde se pide el Pas del banco y la Clave de banco (sucursal bancaria) que se quieren visualizar, igual que al modificar.

2.1.1.4

Marcar para borrado

Los registros de entidades y sucursales que ya no sean necesarios pueden archivarse. Los datos de archivo se extraen de la base de datos, se borran y se insertan en un fichero. A continuacin, este fichero se puede transferir a un sistema de ficheros. El marcado para borrado no tiene ningn efecto directo sobre la cuenta, ya que ser necesario la realizacin de un proceso de archivado para el borrado fsico del sistema. Una vez marcada una entidad/sucursal para borrado el sistema emite un aviso cuando se va a utilizar. La peticin de borrado se puede cancelar en cualquier momento, siempre y cuando el registro maestro no se haya borrado fsicamente. Para marcar una sucursal para borrado, hay que seleccionar el Pas del banco y la Clave de banco (sucursal), igual que al modificar, y se pasa a la siguiente pantalla pulsando Intro.


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En la siguiente pantalla, se fijar la peticin de borrado marcando el campo Indicador de borrado y se graba pulsando el icono . Esto provocar que se borre la sucursal y se archive cuando se ejecute un programa de reorganizacin. Como efecto inmediato, tendr que nos avisa al modificar la sucursal, al asignrsela a un tercero o bien al darla de alta como banco propio, que est marcada para borrado. Es posible quitar el Indicador de borrado de una sucursal bancaria entrando a esta misma transaccin posteriormente y desmarcando el indicador.

2.1.1.5

Visualizar modificaciones

Para visualizar las modificaciones realizadas en una sucursal bancaria, hay que seleccionar el Pas del banco, la Clave del banco. Se pueden emplear delimitadores adicionales, como la fecha a partir de la cual se quieren ver las modificaciones (De fecha modif.), o las modificaciones realizadas por una persona en concreto (Modificado por). Se pasa a la siguiente pantalla en el caso de que se haya realizado alguna modificacin manual de cualquiera de los datos de la sucursal bancaria (Calle, Poblacin, etc.).Aparecen en el listado todos los campos de la sucursal que se han modificado manualmente. Pulsando la pestaa modificaciones todas se visualizan todas las modificaciones realizadas para todos los campos. Haciendo doble click sobre cualquiera de los campos, se muestran todas las modificaciones realizadas sobre ese campo. Si se hace doble clic sobre la modificacin, se visualizan todos los datos relativos a la modificacin.

2.1.2

Mantenimiento en masa

El mantenimiento en masa de los datos maestros bancarios permite actualizar de forma masiva la relacin de entidades y sucursales que existentes en Espaa. Este proceso se realiza cuando se recibe el fichero del Consejo Superior Bancario con toda la informacin actualizada de las sucursales bancarias espaolas. Esta actualizacin se deber realizar con la periodicidad que decida la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha.


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Tambin se ha implementado una utilidad para poder realizar la asignacin en masa del Grupo de bancos sobre la base de las entidades financieras que se utilicen en cada entidad como bancos propios.

2.1.2.1

Carga peridica del Directorio General de Bancos

Para realizar una actualizacin del Directorio General de Bancos, hay que indicar: Pas del banco: ES Fichero: path del fichero del Consejo Superior Bancario actualizado (Directorio UNIX donde se haya depositado el fichero) N mximo de registros: se indican cuantos registros se quieren cargar. Por defecto se pondr 99999. Ejecucin de actualizacin: se marca este campo si se quiere que se inserten los bancos directamente en SAP. Si se deja en blanco, se realiza la ejecucin en test. Visualizacin lista: si se marca este campo, se mostrara un listado con todas las sucursales bancarias se van a insertar (I), borrar (D) o modificar (U). Cuando se modifican, nicamente se realizan cambios en los campos de Direccin de la sucursal bancaria. Para ejecutar este programa, se pulsa el icono .

2.1.2.2

Asignacin del Grupo de bancos

Esta funcionalidad permite asignar a todas las sucursales de aquellas entidades definidas como bancos propios en la entidad (Sociedad FI) un mismo Grupo de bancos en funcin de la Institucin financiera que a la que pertenecen. Esta funcionalidad permite en caso de estar operativa, optimizar la gestin de pagos atendiendo a la entidad bancaria del beneficiario de los pagos.

2.2 BANCOS PROPIOSDesde el men Bancos propios y cuentas, se mantienen todas las entidades y sucursales (bancos propios) y las cuentas bancarias con las que trabaja la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha y sus OO.AA..


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2.2.1

Bancos propios

Desde

esta

pantalla

accedemos

al

listado

de

Bancos

propios

seleccionando

la

opcin

. Se muestra la siguiente pantalla, donde en la primera columna se visualiza el cdigo identificativo del Banco propio, en la segunda, el Pas al que pertenece y en la tercera, la Clave de banco (cdigo de la sucursal bancaria).

. A continuacin Para crear un Banco propio, hay que seleccionar la pestaa pide el cdigo identificativo (5 posiciones) del Banco propio y el Pas del banco (ES).


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Posteriormente se da paso a una pantalla donde se debe indicar la Clave del banco (cdigo bancario de 8 dgitos identificativo de la entidad y sucursal), teniendo el campo Pas del banco el valor ES por defecto. El resto de campos en blanco no se informan.

En el caso de que la Clave del banco no est dada de alta en el Directorio General de Bancos, al grabar pasar a una pantalla donde debemos indicar previamente los datos bancarios, procedimiento explicado en el punto del manual (2.4.1.1). Si la sucursal ya est dada de alta en el maestro general de bancos, tomar automticamente los Datos de control y de Direccin almacenados en el maestro al grabar el banco propio. Si se quiere comprobar previamente que los datos sean correctos, basta con hacer clic en el botn para que se rellenen automticamente los Datos de control y la Direccin (estos campos siempre se muestran en gris). DATOS ISD (intercambio de soporte de datos) Pulsando el icono de men: llegamos a la pantalla:


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De momento solo es relevante para esta funcionalidad la clave de instruccin que controla, en los pagos automticos, a cargo de quin van a ir los gastos de gestin. Por defecto, est establecido que los gastos vayan a cargo del receptor del pago. Para grabar el Banco propio, pulsaremos el icono muestra el listado con todos los bancos propios. . Nos devolver a la pantalla donde se

Si lo que se quiere es modificar alguno de los existentes, hay que situarse sobre l y hacer doble clic con el botn izquierdo del ratn. Pasamos a la pantalla donde se informan todos los campos para ese banco propio. Los nicos campos modificables son los que se muestran en blanco. Una vez se realicen las modificaciones necesarias, se graba pulsando el icono .

Si se quiere borrar algn Banco propio del listado, habr que situarse el cursor sobre el elegido y pulsar el icono . desde la

Para mantener las Cuentas bancarias, hay que pulsar la pestaa pantalla inicial que se ha mostrado al Actualizar Bancos propios y cuentas bancarias.

Se pasa a una pantalla donde se muestran una lista con todas las cuentas bancarias que tiene dadas de alta la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha (JCCM) en sus bancos propios. Se visualiza: El banco propio al que pertenecen El identificador de la cuenta El texto de la cuenta bancaria


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Para crear una nueva Cuenta bancaria de la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha, hay que pulsar la pestaa y el sistema solicita:

El Banco propio al que pertenece la cuenta, que deber estar dado de alta previamente. Para el ID.cta se ha codificado la numeracin de C0001 en adelante. En el Texto, habr que escribir la descripcin en funcin de que tipo de cuenta sea y la que entidad financiera a la que pertenezca (50 posiciones)

, se pasa a una nueva pantalla Una vez se hayan informado los tres campos y se pulse el botn donde hay que indicar los datos de la cuenta bancaria. Los Datos del banco propio se toman automticamente y se muestra en gris.


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Tambin se muestran en gris los campos: Sociedad FI: La ya seleccionada. Banco propio: sucursal de la cuenta bancaria ID cuenta: cdigo alfanumrico de 5 posiciones con la que se identifica la cuenta bancaria en el sistema (simple va asociada a un banco propio) Texto: denominacin de la cuenta bancaria (50 caracteres) Pas del banco: tomado del banco propio Clave del banco: tomada del banco propio En la pantalla mostrada, habr que rellenar los campos: Cuenta bancaria: cdigo de 10 dgitos que identifica la cuenta bancaria Clave de control: clave de verificacin para la combinacin del cdigo bancario y la cuenta bancaria Moneda: Moneda en que se gestiona la cuenta, por defecto EUR. Cuenta de mayor: cuenta de mayor donde se van a recoger los saldos y movimientos. Para buscarla nos serviremos del matchcode. Los campos N de cta. Alternativo, datos de refer. y Cta. Efectos, no se informan. Desde esa misma pantalla, se podr pasar a visualizar:

Listado de los Bancos propios Listado de las Cuenta bancarias Datos del banco propio de la cuenta bancaria: Bco. propio relac. Para poder modificar una cuenta bancaria desde la pantalla que muestra el listado de las cuentas bancarias, hay que situar el cursor en la cuenta bancaria elegida y hacer doble clic sobre ella. Entonces se mostrarn en blanco todos los datos correspondientes a esa cuenta bancaria que son modificables.


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Para poder borrar una cuenta bancaria desde la pantalla que muestra el listado de las Cuentas bancarias, hay que situar el cursor en la cuenta bancaria elegida y hacer clic sobre el icono .

2.3 INTERESES

La JCCM tiene contratadas con cada una de las entidades donde mantiene cuentas con diferentes condiciones de rentabilidad. Atendiendo al tipo de cuenta que se maneje, se producir una liquidacin de intereses distinta.

2.3.1

Condiciones de intereses temporales

En este punto se establecen las condiciones asignadas a cada tipo de inters: Indicador de intereses o nmero de cuenta: Mediante la parametrizacin se han definido un indicador de inters diferente por cada entidad bancaria.

En el caso de que varen los tipos a aplicar ser necesario acudir a la/s cuenta/s afectadas y modificar el indicador de intereses asignado. Moneda: EUR Fecha vlido desde: indicar a partir de que fecha son vlidas las condiciones Nmero actual: existe la posibilidad de poder tipos de inters escalonados. En este caso se utiliza para distinguir entre debe o haber. Importe desde: Importe a partir del cual es vlido un tipo de inters.

2.3.2

Tipos de inters de referencia

En esta funcionalidad, se definen los valores para este cada tipo inters de referencia utilizado. Para cada entrada, es necesario definir: Ref.: el cdigo del tipo de inters de referencia Texto breve: texto descriptivo del tipo de inters de referencia Vlido de: fecha a partir de la que el valor que se introduce a continuacin es vlido Tp. Inters: valor del tipo de inters nominal anual. En aquellos casos en que se conozca fecha a partir de la cual hay que emplear otro tipo de inters, habr que realizar una nueva entrada pulsando la pestaa , informando el Tipo de inters de referencia, la fecha a partir de la cual va estar vigente y su valor. La entrada


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anterior no se borrar, ya que caduca en cuanto hay una entrada para el mismo tipo de inters con una fecha de validez posterior. Para realizar una nueva entrada, se puede pulsar el icono quiere copiar, y modificar posteriormente los datos necesarios. tras marcar la entrada que se

Si nos equivocamos al introducir una entrada, la seleccionamos y pulsamos el icono

. .

Para pasar de visualizar los valores del tipo de inters a modificar, hay que pulsar el icono

2.4 GESTIN DE ARCHIVOLos registros maestros de acreedores, deudores, o bancos que ya no sean necesarios pueden archivarse. Los datos de se extraen de la base de datos SAP, se borran y se insertan en un fichero. A continuacin, este fichero se puede transferir a un sistema de ficheros. A fin de archivar un registro maestro, debern cumplirse los siguientes requisitos: La cuenta no puede contener cifras de movimientos en el sistema. Las cifras de movimientos no archivadas relativas a ejercicios anteriores impedirn que el sistema borre el registro maestro de la cuenta. La cuenta deber marcarse para borrado en su registro maestro. Antes de marcarla para borrado, la cuenta deber bloquearse para la contabilizacin. El nico efecto que tiene este indicador de borrado es la emisin de un aviso cada vez que se intenta contabilizar posteriormente en esta cuenta.


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3 PAGOSEn este epgrafe se recoge toda la funcionalidad vinculada al pago de documentos, una vez estos han sido contabilizados. Aqu se incluye toda la funcionalidad relativa a embargos, pagos automticos y manuales, y anulacin de documentos.

3.1 DOCUMENTO

Con esta funcionalidad podemos ver y consultar cualquier documento financiero o listas de documentos generados por el sistema para poder recabar la informacin necesaria a la hora de realizar el programa automtico de pagos. Asimismo, es posible realizar sobre el documento aquellas modificaciones necesarias de cara a su posterior pago (va de pago, fecha de vencimiento, etc.).

3.1.1

Visualizar

Tan solo en necesario seleccionar por: Nmero de documento. Sociedad. Ejercicio. Si se utiliza el icono podremos ver seleccionar varios documentos.

3.1.2

Modificar

Tan solo en necesario seleccionar por: Nmero de documento. Sociedad. Ejercicio. Si se utiliza el icono podremos ver seleccionar varios documentos.

Una vez se visualiza el documento, basta con situarse sobre la posicin que se desea modificar y hacer doble clic. El sistema da paso a la posicin seleccionada y una vez ah es posible modificar aquellos datos habilitados para la modificacin.

3.1.3

Visualizar modificaciones

Aqu, podremos ver un historial de alteraciones de los documentos contables, teniendo como parmetros disponibles: Sociedad N. Documento Ejercicio Fecha ltima modificacin Usuario de modificacin.

3.1.4

Documento presupuestario

En esta opcin de men podremos ver aquellos documentos (rdenes de pago) provenientes de la contabilidad presupuestaria, pudiendo seleccionar a travs de los siguientes parmetros: Nmero de orden.


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Nmero de documento FI. Sociedad. Ejercicio.

3.2 EMBARGOSEl objeto de la siguiente funcionalidad es el registro, modificacin, anulacin y aplicacin de los correspondientes mandamientos de embargo que se reciban en las entidades afectadas y su liquidacin posterior a los correspondientes acreedores embargantes.

3.2.1

Registro

Mediante esta fase se introducen en el sistema todos los datos necesarios y se llevan a cabo aquellos cambios sobre los datos maestros y los documentos que permitan su posterior aplicacin. Para el registro de embargos es indispensable que tanto el acreedor embargado como el embargante se encuentren creados para la entidad donde se desee crear el mandamiento de embargo.

Una vez designado estos valores pasamos a la siguiente pantalla:


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Datos del embargado: El acreedor embargado es seleccionado en la pantalla previa y sus datos no son modificables. N Acreedor NIF Nombre

Datos del embargante: Nombre. Por defecto el sistema muestra el nombre con que fue dado de alta como acreedor. Cuenta de pago: Es el cdigo asignado a la cuenta bancaria del acreedor/embargante en el registro de acreedores, donde se deba de efectuar el pago.

Datos del embargo:


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Referencia: En este campo se indicar el nmero de procedimiento o auto, que se remitir al banco con el pago de documentos al organismo embargante. Clase de embargo, dos opciones: Administrativo y judicial. Prioridad de embargo: Existe una escala de 00, la mxima, hasta 99, la mnima. La prioridad que se asigne al embargo ser el criterio principal a la hora de aplicar los embargos, junto a la fecha del embargo y su nmero de registro. Fecha del embargo; fecha de inscripcin en el registro Fecha fin del embargo, Importe. Flag de importe indeterminado. En aquellos casos en que el mandamiento no indica el importe a embargar. Textos y observaciones. La primera lnea de texto y la de observaciones se trasladan a documento creado tras la aplicacin del embargo.

A continuacin pulsar el icono de grabar . Tras la grabacin el sistema nos proporciona un nmero de embargo, con el que el mandamiento quedar registrado en el sistema.

3.2.2

Modificar

Mediante esta opcin de men el sistema permite modificar los datos registrados del embargo as como aquella informacin relativa a los importes aplicados y totales del embargo y aquellos datos de compensacin del embargo. Para modificar un registro de embargo es necesario indicar los siguientes datos: Sociedad Nmero de registro

En este punto aparece toda la informacin referente al registro del embargo, los datos de los importes ya aplicados, informacin sobre el estado de compensacin, y los importes propios del embargo. Como es habitual, los campos con posibilidad de modificacin aparecen con fondo blanco y los ms relevantes son: Datos del embargante: Cuenta bancaria Registro de embargo Referencia. Clase. Fechas de inicio y fin. Textos 1, 2 y 3. Observaciones. Importe aplicado:


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Nuevo importe aplicado. Importe de incremento o disminucin del importe aplicado. Mediante la modificacin del importe aplicado el sistema permite mantener actualizado el valor pendiente de aplicar de cada registro de embargo. Embargo Compensado:

Mediante la opcin de el sistema permite dar por totalmente aplicado cualquier embargo. Una vez efectuada esta operacin el sistema marca el registro como Compensado manualmente. Esta opcin es irreversible. Importes del embargo Nuevo Modificado. Importe de incremento o disminucin del importe del embargo. Mediante la modificacin del importe del embargo el sistema permite mantener actualizado el importe total de cada registro de embargo.

3.2.3

VisualizarEl

Esta funcionalidad permite consultar individualmente cualquier registro de embargo. procedimiento a seguir es el mismo que el detallado anteriormente para la modificacin.

3.2.4

Anular

Mediante esta opcin de men el sistema permite dar de baja aquellos registros de embargos que se determine. Esta funcionalidad slo es accesible para aquellos registros sin importes aplicados. Para la anulacin de un registro de embargo es necesario indicar los siguientes datos: Sociedad Nmero de registro Tras la indicacin de estos datos el sistema muestra toda la informacin referente al registro de embargo a anular. Para borrar definitivamente el proceso tenemos disponible en la pantalla el icono de borrado:


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Una vez pulsado el icono el sistema nos solicitar un motivo de anulacin entre los diferentes motivos definidos. Seleccionar la opcin deseada y pulsar continuar.

Con la anulacin del registro, el sistema simplemente desactiva dicho registro para su aplicacin posterior.

3.2.5

Listado

Mediante esta funcionalidad el sistema permite obtener toda una relacin de embargos, mostrando toda la informacin contenida en el registro. Para ello, es posible efectuar la seleccin por cualquiera de los parmetros que aparecen en la siguiente pantalla:


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3.2.6

Aplicacin

La aplicacin del embargo implica la detraccin en el pago al embargado del importe embargado y la generacin de un nuevo documento por el importe de las obligaciones generadas a favor del embargante y en su caso a favor del embargado. El proceso de aplicacin se va a iniciar una vez los documentos son propuestos al pago desde Intervencin. En el momento de la fiscalizacin de documentos, es decir cuando se produce la contabilizacin, el sistema comprueba que el titular de la obligacin no est sometido a embargos. En caso contrario, introduce un bloqueo de pago correspondiente que permite por un lado retener dichos documentos para su pago y por otro capturarlos de cara a la aplicacin de los embargos. Cuando el embargado este sujeto a varios embargos, el orden en el que se realizarn dichos embargos se establecer en primer lugar mediante la prioridad seleccionada y a continuacin por la fecha de inscripcin en el registro. En el caso particular de las UTEs, cuando el embargo deba de aplicarse contra alguno de sus participes, el importe de la retencin ser en cada caso proporcional al porcentaje de participacin en la UTE.


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Datos relevantes: Sociedad Ejercicio N Documento FI. N Embargo registrado Acreedor o UTEs Embargados Embargante. Embargado.

Una vez puestos de manifiesto los documentos a embargar, el sistema ofrece 2 opciones de tratamiento:

Liberar: Permite NO proceder a embargar los documentos transfirindose directamente al proceso de pago, Embargar: Compensa el documento marcado generando un nuevo documento con una clase de documento especfica EA -Embargos aplicados con una posicin por el importe embargado a favor del acreedor embargante y en su caso, otra por el importe del documento no embargado a favor del embargado. Doc. Original ------------------------------ X---------------------------------100 6XX Embargado 100 (400) ------------------------------ X---------------------------------Doc. tras aplicacin del un embargo de 50 EUR


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------------------------------ X---------------------------------100 Embargado Embargante 50 (400) (420) Embargado 50 (400) ------------------------------ X---------------------------------Tras ejecutar la opcin de embargar, el sistema presenta un informe de los nuevos documentos generados con el importe de las partidas creadas y su nuevo estado.

3.3 PAGOS AUTOMTICOSMediante esta funcionalidad el sistema permite preparar y ejecutar las propuestas de pagos, contabilizar los pagos efectuados, generar los medios de pago pertinentes, y emitir avisos de pago. En este proceso se determinan en primer lugar los bancos propios permitidos para los pagos, ordenados segn la prioridad asignada, las cuentas bancarias pagadoras de la Junta y sus organismos autnomos, as como sus saldos disponibles a la hora de realizar los pagos. En definitiva, se decide qu bancos se van a emplear a la hora de realizar los pagos. Posteriormente se establecen los criterios por los que se van a seleccionar los documentos para su pago, se preseleccionarn los documentos en la denominada Propuesta de pagos y finalmente se pagarn los documentos seleccionados, generndose todos los informes, formularios y medios de pago establecidos.

3.3.1

Importes previstos

En este proceso se determinan los saldos disponibles en las cuentas bancarias pagadoras de la Junta y sus organismos. La determinacin de saldos en las cuentas bancarias se deber realizar siempre como paso previo a la elaboracin de la propuesta. El sistema no mantiene de manera automtica los saldos disponibles en las cuentas pagadoras, sino que es el usuario el que tiene la libertad de definirlos y modificarlos antes de cada propuesta, incorporando as la informacin contabilizada y la conocida por Tesorera, aunque esta no se haya registrado en el sistema. El programa de pagos automtico de SAP verifica si las cuentas bancarias seleccionadas como pagadoras, disponen de saldo suficiente para realizar los pagos. Para ello, antes de elaborar la propuesta de pagos, es necesario especificar para estas cuentas bancarias el importe previsto o saldo disponible. Si los pagos desde esta cuenta exceden el lmite marcado, el programa de pagos selecciona otro banco propio segn la prioridad asignada. Las especificaciones relativas a los importes previstos determinan cul es el banco que debe pagar y hay que asegurarse que dichos importes estn actualizados antes de la ejecucin de cada pago. El programa de pagos no efecta particin de importes. Si el importe de una cuenta bancaria no es suficiente para un pago, el programa de pagos selecciona otra cuenta bancaria. Si no se encuentra ninguna cuenta bancaria que cumpla con el importe completo de un pago, no realiza el pago. Se accede a partir del men: Pagos --> Pagos automticos --> Importes previstos. En primer lugar indicamos la sociedad con la que vamos a tratar y haremos doble-clic sobre ella.


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Para la entidad indicada aparecern todos los bancos propios disponibles para el programa y a su derecha dos columnas donde indicaremos el mximo importe disponible por cada banco a la hora de realizar los pagos automticos. Este importe no depende del saldo bancario ni el saldo contable, sino que se trata del mximo importe disponible para realizar pagos desde una cuenta. Mediante la indicacin de valores en unas cuentas u otras podremos establecer que el pago se realice exclusivamente mediante las cuentas con importe.

podemos crear o borrar entradas de bancos. Con los iconos de Si pulsamos crear el sistema nos solicitar los datos referentes a un banco propio.


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Una vez determinados los datos correctos se grabar pulsando el icono

.

Esta funcionalidad cubre dos alternativas a la hora de seleccionar los bancos desde donde realizar los pagos por transferencia: En el caso de que se quiera pagar todo a travs del banco por defecto, habr que especificar un importe disponible de cero en el resto de bancos y en la cuenta bancaria del banco por defecto, habr que especificar el importe suficiente para cubrir todos los pagos. En el caso que se decida pagar a cada tercero por su banco, excepto a aquellos terceros cuyo banco no tenga asignado ningn grupo de bancos, habr que especificar un saldo suficiente para todas las cuentas bancarias que pertenezcan a bancos propios para poder realizar todos los pagos que le corresponden, as como especificar un saldo disponible suficiente en la cuenta bancaria del banco por defecto de modo que le permita afrontar todos los pagos necesarios a terceros cuyo banco no este recogido en dentro de las cuentas disponibles por la Junta y su OO.AA. para el pago.

3.3.2

Seleccin de bancos

La determinacin de los bancos propios pagadores y su prioridad para cada va de pago y la definicin de las cuentas bancarias (junto con su cuenta de mayor transitoria correspondiente), se ha definido inicialmente en parametrizacin. El mantenimiento posterior incluir las altas y bajas de sucursales y cuentas bancarias con las que opere la Junta y sus organismos autnomos para sus pagos y/o modificaciones en la prioridad. Se accede a esta funcionalidad mediante la opcin de men: Pagos + Pagos automticos + seleccin de bancos

A esta opcin se accede usando el icono de ejecutar El sistema solicita en primer lugar la sociedad pagadora para la cual se van a modificar las prioridades.


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En esta pantalla se establece para cada va de pago y moneda la prioridad que tiene cada banco a la hora de realizar los pagos. El sistema contrasta para la realizacin de los pagos las prioridades de los bancos y los importes asignados. Por ejemplo, para la va de pago T Transferencia el banco con el que se operar con mayor prioridad (1) ser la CCM01. En caso de precisar modificar la prioridad de un banco frente a otro en el momento del pago bastara con modificar la posicin de cada uno de los bancos. Una vez determinados los datos correctos se grabar pulsando el icono .

3.3.3

Propuesta de pagos

Para llevar a cabo el pago de documentos pendientes, el sistema dispone de una herramienta denominada Programa de Pagos. Mediante esta utilidad es posible realizar el pago de un gran nmero de partidas pendientes de forma automtica, obteniendo posteriormente toda la informacin relativa a los mismos como pueda ser banco propio por el cual se paga, importe del


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pago, documentos pagados, etc. as como permitiendo la obtencin de los correspondientes impresos, ficheros, etc. ligados al pago. La realizacin de cualquier pago implicar 3 fases: Introduccin de parmetros. En esta primera fase se introduce en el sistema la informacin necesaria para que el programa de pagos seleccione aquellas partidas pendientes de pago. Para ello es necesario indicar la entidad pagadora, las fechas de contabilizacin y creacin de documentos, la va de pago, nmeros de acreedor (Cod. Interno), etc. En esta fase tambin se indica que programas debern de efectuar la impresin de los instrumentos de pago. Ejecucin de propuesta. En esta fase, el sistema muestra aquellos documentos que en funcin de los parmetros introducidos anteriormente ha seleccionado para el pago. En esta fase el sistema permite modificar una serie de datos a nivel de documento como son la va de pago, el banco propio por el que se va a realizar el pago, el tipo de bloqueo del documento, etc. As mismo, es posible anular la seleccin de documentos mediante el borrado de la propuesta no teniendo ninguna implicacin a nivel contable. Ejecucin del pago. Una vez se haya dado por vlida la propuesta de pago se pasa a la fase de ejecucin del pago. En esta etapa, se realiza la compensacin de aquellos documentos que haban sido seleccionados en la fase de propuesta, generndose los correspondientes documentos contables.

3.3.3.1

Introduccin de Parmetros:

Mediante esta pantalla inicial del programa de pagos el sistema solicita los dos parmetros que el sistema utilizar posteriormente para la identificacin de cada una de las ejecuciones de pago, estos son la fecha de ejecucin y una identificacin. La fecha no tiene porque ser la fecha real de ejecucin del pago, aunque es aconsejable de cara a facilitar su ubicacin en un futuro. Del mismo modo, en el campo de identificacin es posible introducir cualquier combinacin alfanumrica que deseemos, aunque tambin se recomienda utilizar algn tipo de regla que permita una fcil localizacin. Tras pulsar Intro nos aparecer la siguiente pantalla donde el sistema nos informa del estado de la propuesta.


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A continuacin se procede a la introduccin de los parmetros de seleccin para el pago. Para ello se pulsa el icono de o, mediante men, Tratar + parametros + actualizar. A partir de este momento, pasamos a determinar los criterios para la seleccin de documentos para el pago.


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En esta fase se indican los parmetros que delimitan la seleccin de documentos: Fecha de contabilizacin del pago Documentos creados hasta: Limitacin de la seleccin de documentos para los documentos creados hasta la fecha sealada. Sociedades para las cuales se van a pagar los documentos. En el caso de la Junta, dado que la Tesorera Central va a operar tambin para los organismos autnomos se debern de indicar tambin estos para la ejecucin de sus pagos. Va de pago: Medio de pago (Transferencia, taln, etc.), Prxima fecha de pago: Fecha que utiliza el sistema para la limitacin de la seleccin de documentos en funcin de la fecha de vencimiento del documento. El sistema selecciona para el pago todos aquellos documentos cuyo vencimiento sea anterior a la fecha aqu cumplimentada. Acreedores: En estos campos se indican los acreedores para los cuales se va a realizar el pago. En el caso de que no se deseen establecer limitaciones bastara con indicar un * en el campo de acreedores.

-

Asimismo, mediante la opcin de men Tratar + Usuarios autorizados, podremos indicar aquellas personas autorizadas para modificar los parmetros de pago. A su vez, en esta fase se fijan otra serie de parmetros adicionales como son:


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Delimitadores: tres criterios adicionales para seleccionar partidas abiertas a travs de campos existentes en los datos maestros del acreedor o en el documento (pe. Importe, receptor de pago alternativo, fecha de contabilizacin, NIF, condicin de pago, cdigo econmico, etc.). Para cada campo, se podr decidir que valores o intervalos de valores se incluyen o excluyen. Se seleccionan las partidas con la limitacin combinada de los tres campos. Si una delimitacin excluye una partida, ya no se selecciona aunque esa partida est incluida en otro delimitador.

Log adicional: en el log:

permite poder definir que informacin adicional se quiere incluir

-

Verificaciones de vencimiento Seleccin de va de pago en todos los casos Seleccin de vas de pago en caso de error Posiciones de documentos de pago


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- Cuentas de terceros a las que incluir esta informacin adicional. Programa de impresin: . Atendiendo a la va de pago que se ejecute habr que asignar las correspondientes variantes al programa de impresin asignado.

Por ejemplo, las vas de pago T, N y P tienen asignado el programa de impresin RFFOES_T , mientras que la va de pago C tiene el programa RFFOD__S para el cual habr que indicar en funcin del tipo de ejecucin qu variante se selecciona. Las variantes son conjuntos de datos preestablecidos para la extraccin de datos al ejecutar los programas de impresin. En caso de precisar modificar dichos datos desde la pantalla anterior mediante Entorno + Actualizar Variantes se accede a dicha variante y se modifican los datos necesarios. De cara a obtener el formulario resumen del pago para la firma de los 3 claveros, se deber de indicar en la indicacin de parmetros la variante SOCIEDAD PROPUESTA. Mediante el mismo, se obtiene con la ejecucin de la propuesta el formulario para la firma.

El resultado de ejecutar el programa de impresin ser: - Listado de los pagos - Cartas resumen adjuntas para cada banco - Fichero para enviar al banco con el formato CSB 34. Una vez se hayan informado todos los campos necesarios, se procede a grabar los parmetros pulsando el icono . Nos devuelve a la pantalla de status de la propuesta, indicando que los parmetros ya han sido registrados. Cada vez que se vaya a elaborar una propuesta de pagos, es necesario definir todos los parmetros anteriores o bien acelerar la entrada de datos pudindose copiar los parmetros de


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otra ejecucin de pagos pulsando el icono necesarios.

, con posibilidad de modificar los campos que sean

Si marcamos el campo Adaptar datos de fecha, se aade a los todos los campos tipo fecha, la diferencia de das entre la fecha de ejecucin de la propuesta actual y de la que se estn copiando los datos. Una vez se hayan informado todos los campos necesarios, se procede a grabar los parmetros pulsando el icono . Nos devuelve a la pantalla de status de la propuesta, indicando que los parmetros ya han sido registrados.

Desde esta pantalla es posible modificar los parmetros de seleccin programa de impresin de la propuesta de pagos.

y los del

antes de lanzar el programa para la elaboracin

3.3.3.2

Planificacin de la elaboracin de la propuesta

Es importante resaltar que si un acreedor est incluido en alguna propuesta de pagos, se bloquear para cualquier otra propuesta hasta que no se contabilice la primera. Una vez se han especificado todos los parmetros de seleccin de las partidas abiertas, se puede pasar a planificar la elaboracin de la propuesta pulsando el icono ventana que ofrece diferentes alternativas: . Se muestra una


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Existe la opcin de lanzar tambin el programa de impresin (se explica posteriormente) marcando la opcin correspondiente (Con progrs. Impresin). Para la ejecucin de la propuesta se tienen dos posibilidades: Elegir una fecha de inicio, hora de arranque y mquina (en el caso de que se disponga de ms de una) donde se elabore la propuesta en proceso batch. Esta primera alternativa ser recomendable para la realizacin de una propuesta genrica una vez se establezcan das de pago fijos, en la cual se procesarn un gran volumen de pagos y provocar una gran carga en el sistema. Elegir que se elabore la propuesta en proceso batch (job de fondo) de manera inmediata. Esta alternativa ser recomendable para todas las propuestas especficas, las cuales se elaborarn y tratarn cualquier da de la semana con rapidez, con un nmero reducido de pagos. En esta propuesta se incluirn aquellas partidas urgentes o especiales que no puedan esperar a incluirse en una propuesta de pagos genrica. Para lanzar la propuesta de pagos, se pulsar Intro y se esperar a que finalice el proceso. Se podr refrescar el status de la propuesta pulsando el icono .

3.3.3.3

Extraccin de informes de la propuesta

Como resultado de elaboracin de la propuesta obtenemos:


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Seleccionado la pestaa , Un log con la informacin de los pagos que se van a realizar y de todas aquellas partidas que no ha sido posible realizar su pago indicando el motivo o informacin sobre posibles errores de configuracin. El nivel de detalle depende de las selecciones que hayamos realizado en el log adicional al introducir los parmetros en la fase anterior.

Mediante men Tratar + Propuesta + Visualizar Se mostrar un listado con las partidas abiertas de todas las sociedades cuyo pago propone el programa de pagos automtico, incluyendo en una lista de excepciones todas aquellas a la que no ha sido posible realizar el pago por diferentes motivos. Al visualizar la propuesta de pagos, tambin se puede controlar el contenido de la misma. Todas las partidas se visualizarn conjuntamente, con independencia de la sociedad a la cual pertenezcan. Sin embargo, ser posible clasificarlas (Tratar + Clasificar ) posteriormente por diferentes criterios, entre ellos segn la sociedad al a cual pertenezcan las partidas abiertas o


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localizar determinado pago ( Tratar + Buscar ). Desde esta pantalla se podr posteriormente tratar y modificar la propuesta de pagos antes de su ejecucin en real. En un primer nivel se muestra el listado de los documentos de pago, segn la estructura de lnea definida para la Junta. Esta se puede modificar mediante la opcin de men: Opciones + Estructura de lnea.

Se puede acceder a un segundo nivel (visualizacin de partidas individuales) haciendo doble clic con el botn izquierdo del ratn en el pago deseado, mostrndose informacin de la relacin de partidas abiertas que se van a pagar con ese documento de pago.


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Posteriormente, se puede acceder a un tercer nivel (visualizacin de partidas individuales) haciendo doble clic con el botn izquierdo del ratn en el pago deseado, mostrndose informacin de la partida abierta que se va a pagar o de la excepcin por la que no se paga un documento. Posteriormente, se puede acceder a un tercer nivel (visualizacin de partidas individuales) haciendo doble clic con el botn izquierdo del ratn en el pago deseado, mostrndose informacin de la partida abierta que se va a pagar o de la excepcin por la que no se paga un documento.


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El tratamiento de la propuesta tambin permite visualizar el total de los pagos propuestos utilizando cuatro niveles de integracin:

Moneda Banco/CuentaFecha valor Va de pago Se puede totalizar para los diferentes niveles de compresin de la informacin y a su vez seleccionar el orden de clasificacin que se defina. Se accede desde cualquiera de los dos niveles a travs del men Pasar a/Visualizar totales: Se muestra la siguiente pantalla, en la que hay que seleccionar a que nivel se quiere el agrupamiento de la informacin (en el ejemplo, al nivel Banco/cuenta):


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Al visualizar la propuesta de pagos, tambin es posible extraer informes adicionales que ayuden a su tratamiento. Mediante la opcin de men:

Nos aparece una ventana donde podemos elegir el informe y la variante de seleccin:

Informe con la lista de pagos (RFZALI00):


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Proporciona un resumen completo de todos los pagos y las partidas individuales. Se listan las partidas vencidas por nmero de cuenta, seleccionando si se quieren mostrar slo las que se van a pagar o el total de partidas. Junto con las partidas, se editan informaciones del registro maestro. Al final del informe se pueden mostrar los totales por banco, sociedad, etc. Permite delimitar las partidas por: Sociedad emisora cuenta del tercero Suplemento de va de pago Banco propio Va de pago

Informe con la lista de excepciones (RFZALI10): Permite visualizar todas las partidas bloqueadas y todas las partidas que el programa de pagos no propuso para el pago a pesar de estar vencidas. El motivo de excepcin se indica mediante un nmero de error. La lista contiene un texto de error por cada motivo. Se podr seleccionar las partidas segn: Va de pago Suplemento de va de pago Cuenta de acreedor Indicador de partida Bloqueo de pago

Informe con la lista de regulacin de los pagos (RFZALI20): Este informe es una alternativa a los anteriores para la visualizacin de partidas individuales de pagos. Despus de una ejecucin de propuesta, se puede utilizar la lista de pagos emitida por estos programas como base para el tratamiento de propuesta. Despus de una ejecucin real sirve para la reconciliacin con las listas adjuntas de pago de programas de soporte de datos. La lista de pagos visualiza: Todas las facturas a pagar (Variante de visualizacin y seleccin: Listado de pagos) Todas las partidas que no seleccionadas para pago (Variante de visualizacin y seleccin: Listado de excepciones)

Estas ltimas tienen un indicador de partidas que facilita informacin sobre el motivo del bloqueo. Al final de la lista se puede encontrar un texto que explica los indicadores de partidas. El programa ofrece al usuario varias posibilidades de disear la disposicin de la lista segn los requisitos individuales. Estas especificaciones del usuario pueden indicarse en la pantalla de seleccin y por lo tanto, se pueden almacenar como variante. Se pueden mostrar las partidas con excepciones, las seleccionadas para el pago o ambas. La direccin del interlocutor participante, y si es preciso tambin la del receptor de pago o pagador que se desvan, as como informacin sobre los datos bancarios, se emite por documento. La cantidad mxima de lneas disponibles para esto puede determinarse en el campo "Cantidad mxima de lneas de direccin". A travs del valor "0" se puede suprimir la salida de la informacin indicada anteriormente. Si debajo del ttulo estndar debe salir ms informacin, sta se puede incorporar en el campo "Ttulos adicionales".


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3.3.3.4

Tratamiento de la propuesta de pagos

Una vez creada y estudiada la propuesta de pagos, es posible tratarla on-line. Se pueden tratar tanto los pagos como las partidas individuales. Todas las modificaciones se realizan desde la pantalla para la visualizacin y tratamiento de la propuesta. Se puede dividir la tarea del tratamiento de la propuesta de pago entre diferentes personas. Posteriormente, es posible visualizar las modificaciones realizadas en la propuesta y su autor. Todos los cambios que se realicen al tratar la propuesta de pago afectan nicamente a la propuesta. Los documentos originales nunca se modifican. Se pueden utilizar las funciones explicadas en el punto anterior como herramienta de ayuda en el tratamiento de los pagos y de las partidas individuales: Clasificar Buscar Modificar estructuras de lneas Visualizacin de totales

3.3.3.4.1-

MODIFICACIN DE LOS PAGOS,

Mediante men Tratar + Propuesta + Tratar o seleccionado la pestaa accedemos a una ventana donde marcaremos la opcin Todos los contables.

Las modificaciones de los pagos se realizan desde el primer nivel. Para ello, situamos el cursor en un pago concreto y pulsamos la pestaa modificar los siguientes campos: . Aparece una ventana donde se permiten

Va de pago: slo se podrn introducir aquellas que estn permitidas en el programa de pagos para el banco propio que se seleccione posteriormente. En principio no se debiera modificar este campo. Suplemento va de pago: No se debera modificar. Banco propio: Se podr modificar e introducir el banco propio y la cuenta desde donde se va a pagar la partida abierta. El sistema verificar si existen previamente para la va de pago seleccionada Clave de instruccin: sin utilidad. Vencimiento: Se puede introducir un nuevo vencimiento de pago. No se utilizar. Una vez se realicen las modificaciones necesarias, se pulsa el icono . Las modificaciones slo

). son efectivas en el momento que se graban (pulsando el icono Cuando se modifiquen muchos pagos, se deber grabar frecuentemente, pudindose visualizar el historial de modificaciones y los cambios que no se han grabado todava. Se selecciona el pago del que se quieren ver las visualizaciones y accede por la opcin de men: Entorno + Visual.modif.pagos.


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3.3.3.4.2

MODIFICACIN DE LAS PARTIDAS INDIVIDUALES

En el tratamiento online de las partidas abiertas se realiza desde el segundo nivel (nivel de visualizacin de las partidas individuales). Hay que situarse sobre la partida seleccionada y pulsar la pestaa .

Las modificaciones que se permiten son: Bloqueo de pago: En una propuesta de pagos, slo se pueden modificar aquellos indicadores de bloqueo que se determinen en la parametrizacin (slo los Indicadores de bloqueo, O. Si se asigna el tipo de bloqueo * en el maestro de un tercero, este ni siquiera aparecer en la propuesta de pagos. Slo el Indicador de bloqueo A se incluir posteriormente en la partida original mediante un programa especfico al ejecutarse en real la propuesta de pagos. Pulsando la pestaa , se puede reasignar la partida a un pago existente o bien . Tambin permite crear un nuevo pago para la misma pulsando la pestaa modificar la cuenta receptora del pago, pudindose seleccionar una de las cuentas bancarias que el tercero tiene dadas de alta en sus datos maestros.


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Una vez se realicen las modificaciones necesarias, se pulsa el icono son efectivas en el momento que se graban (pulsando el icono ).

. Las modificaciones slo

Las posibles modificaciones que se realicen en la propuesta de pagos, como bloqueos de pago (con una excepcin), vencimientos, incluidos en la propuesta, no se exportan a las partidas abiertas, slo tiene efecto sobre los datos incluidos en la propuesta. En una propuesta de pagos, slo se pueden modificar aquellos indicadores de bloqueo que se determinen en la parametrizacin (slo el Indicador de bloqueo O razones varias). Es posible borrar de la propuesta con el tratamiento incluido, siempre que no se haya ejecutado en real, seleccionando la Fecha de ejecucin y la identificacin correspondiente con la ayuda del matchcode, pulsar el icono status y seleccionar la opcin indicada:


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y confirmndolo en la ventana posterior.

3.3.3.5

Ejecucin e impresin de los pagos

Una vez modificada y validada la Propuesta de Pagos, se procede a la ejecucin del pago. La ejecucin del pago supone, bsicamente, la contabilizacin de los pagos, compensando las partidas abiertas que estaban incluidas como pagables en la Propuesta de Pagos. Para realizar la ejecucin real de la propuesta de pagos, hay que pulsar la pestaa Se muestra una ventana, donde da la posibilidad de ejecutarlo: .

Ejecucin inmediata, marcando la opcin Ejecucin inmediata Mquina (para las propuestas de pagos urgentes puntuales que pueden ejecutarse da a da) Ejecucin diferida, marcando la Fecha de inicio, Hora de arranque y (recomendable en ejecucin nocturna para cualquier propuesta con gran nmero de pagos) Se puede lanzar simultneamente el programa de impresin para los medios de pago (incluyen tanto relaciones de pago en soporte magntico o en soporte papel que sern remitidas a los bancos pagadores, marcando la opcin Con progrs. Impresin.

En el momento en que se ejecuta la Propuesta de Pagos, y se realiza la contabilizacin de los pagos, es cuando los acreedores quedan liberados para otras operaciones de compensacin (ya sean operaciones de pagos o compensaciones de partidas abiertas que no comporten necesariamente una salida de pagos). A diferencia de la elaboracin de la Propuesta de Pagos, la contabilizacin es un proceso irreversible en lo referente a las contabilizaciones, cuando ha sido realizada no existe un proceso directo en el sistema estndar de anulacin de las contabilizaciones. Sin embargo, se ha elaborado un programa especfico de anulacin de todas las contabilizaciones de una propuesta, que est disponible para casos extraordinarios. Independientemente de cul de las vas de pago se est ejecutando, se realiza el mismo tipo de contabilizacin. El sistema por un lado compensa las partidas abiertas de los acreedores que estn siendo pagados, y realiza las contabilizaciones al Haber de las cuentas transitorias de los bancos desde donde son pagadas dichas partidas. En la cuenta de mayor transitoria asociada a la cuenta bancaria aparecern tantas anotaciones al Haber como partidas abiertas han sido pagadas desde esta cuenta. Se han definido dos clases de documento para la contabilizacin de pagos automticos, que se utilizar indistintamente de la va de pago de que se trate. Estas clases de documento son: ZP Pagos realizados, se utiliza para la contabilizacin de las salidas de dinero en los bancos,


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ZF Contab. Formalizacin, se utiliza para las contabilizaciones en formalizacin por Anticipos concedidos mediante las vas de pago definidas a tal efecto. Para estas clases de documentos se han definido el mismo rango numrico dependientes del ejercicio, que se asignan automticamente en cada contabilizacin. Lo que significa que sern reinicializados en cada nuevo ejercicio contable y que para identificar uno de estos documentos debemos indicar la sociedad, el N de documento FI correspondiente y el ejercicio del que se trate. En la lnea de status, se puede ver el estado de la ejecucin real de la propuesta de pagos, refrescndose la pantalla pulsando el icono . Cuando finaliza el proceso, se muestra la siguiente pantalla, indicndose cuantos pagos se han realizado:

Una vez finalizada la ejecucin del pago se puede acceder por men Tratar + Pagos a la visualizacin del total de pagos emitidos ( Visualizar, Pagos y Excepciones).Por otro lado, desde esta pantalla se tiene acceso: Log de la propuesta de pagos Log de los pagos realizados nmeros de documento. (explicado en el punto anterior) , visualizndose los asientos creados con sus

Posibilidad de actualizar las variantes del programa de impresin (explicado anteriormente: Entrada de parmetros para la seleccin de partidas abiertas). Por lo tanto, la definicin de las variantes de los programas de los medios de pago a utilizar, se podr realizar en cualquier momento previo a la ejecucin de la impresin, ya sea al establecer los parmetros de la propuesta de pago, con la propuesta de pagos generada y previamente a la ejecucin o despus de esta. En este caso ser necesario modificar las variantes a las terminadas en PAGO de forma que con la ejecucin de los programas de impresin sea posible obtener los informes y medios de pago vinculados al pago real de los documentos. Lanzar el programa de impresin simultneamente con la ejecucin de los pagos en el caso de que no se haya lanzado


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Aparece la siguiente ventana solicitando la fecha de planificacin (Inmediata o diferida) y el nombre del Job: F110---

Para ejecutar el programa de impresin ser necesario pulsar el icono

.

. Se visualiza Para ver el log del programa de impresin, habr que pulsar la pestaa una ventana en la que podemos escoger entre visualizar el log de la ejecucin del pago (explicado anteriormente) o el log del programa de impresin, que figura con el nombre asignado en la ventana anterior:

Hacemos doble clic sobre el Job de impresin y se muestra el log:

Una vez se hayan creado las salidas, pasaremos al proceso de impresin. El resultado de ejecutar el programa de impresin ser:


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-

Listado de los pagos Cartas resumen adjuntas para cada banco Fichero para enviar al banco con el formato CSB 34.

Se crea un fichero con formato del CSB 34 para cada combinacin de Banco propio-Va de pago. Para poder extraer el fichero para enviar al banco, hay que acceder al men Entorno/Gestin ISD.

Aparece la pantalla, con tantas entradas como ficheros se hayan creado. Indicndose la Identificacin y Fecha de ejecucin de la propuesta, el importe pagado en cada fichero y el banco propio al que pertenece.

Para poder bajarse el fichero a nuestro PC, hay que acceder al men Tratar/Download.


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La informacin contenida en estos ficheros es regenerable, es decir se puede volver a emitir, pero el sistema no permite que sobre la propuesta de pagos ejecutada y contabilizada se modifique el contenido de los ficheros (se incluyan nuevos pagos o se elimine parte de ellos). De esta manera se garantiza que el pago aprobado es el que realmente se enva al banco. En el momento que se realiza la transferencia al fichero, aparece una marca a la derecha del registro indicndose que se ha realizado la accin, eliminndose cuando salimos de la transaccin.

Para visualizar el contenido de un fichero, se pulsa el icono mostrndose todos los registros que se van a enviar al banco.

desde la pantalla anterior,

Para acceder a los documentos contables generados por los pagos que se incluyen en el fichero y que se van a enviar al banco, desde la pantalla anterior se pulsa el icono siguiente pantalla: , Visualizndose la


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, pasando a una Para ver los nmeros de documento creados, se pulsa la pestaa ventana con el listado de todos los documentos generados, informando adicionalmente su sociedad y su ejercicio. Para visualizar e imprimir: Listado de los pagos Cartas resumen adjuntas para cada banco

Hay que acceder al men Sistema/rdenes de SPOOL propios desde la siguiente pantalla:


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Se muestran todas las rdenes de impresin generadas, pudindose localizar por la fecha, la hora y un texto.

Una vez se hayan revisado las impresiones, pasaremos seleccionar todas las rdenes de impresin que se hayan generado en la ejecucin de nuestra propuesta de pagos, pudindonos ayudar de la opcin Tratar/Seleccionar todo en el caso de que slo estn las rdenes de impresin de la propuesta. Si se quiere visualizar el contenido que se va a imprimir en cada orden de impresin, es suficiente con marcarla y pulsar el icono imprimir: , mostrndose el contenido de las pginas que se van a


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Una vez se hayan revisado las impresiones, pasaremos seleccionar todas las rdenes de impresin que se hayan generado en la ejecucin de nuestra propuesta de pagos, pudindonos ayudar de la opcin Tratar/Seleccionar todo en el caso de que slo estn las rdenes de impresin de la propuesta, con lo que se seleccionan automticamente las rdenes que tiene el usuario para imprimir. A continuacin, se pulsa el icono pulsar el icono , teniendo que seleccionar el dispositivo de salida (Ej. LOCL) y para que se impriman directamente todos los listados.

En la carta resumen adjunta al pago por cada uno de los bancos propios desde los que se emita pago se incluir el importe total de pagos efectuados, el nmero de partidas a pagar. Estos datos servirn para la verificacin y control del contenido de las propuestas. Tambin es posible borrar todas las salidas de una ejecucin de una propuesta de pagos, impidindose que se puedan obtener la emisin de medios de pago. Sin embargo, esto provocar que se pierda toda la informacin correspondiente a su ejecucin (informes, listados, etc.).se accede desde la siguiente pantalla, a travs del men Tratar/Pago/Borrar salidas.

Si se acepta, el sistema borrar toda la informacin de la elaboracin y ejecucin de la propuesta de pagos, y slo se mantendrn el sistema los datos de los parmetros de seleccin.


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NOTA: Se puede ejecutar el programa de impresin tantas veces como se quiera una vez se hayan ejecutado la propuesta de pagos. Por eso es necesario asignar un nombre a cada Job de impresin. Se puede consultar siempre que se quiera, los Informes y los de las elaboraciones y ejecuciones de las propuestas de pagos, con la condicin de que no se hayan borrado manualmente las salidas. Para ello, nicamente es necesario identificar en la pantalla inicial de la propuesta de pagos la Fecha de ejecucin e Identificacin con la ayuda del matchcode. Adems podremos visualizar el estado de la propuesta (Se han creado los parmetros, Se ha creado la propuesta de pagos, Se han contabilizado los pagos, etc.).

3.3.4

Fichero de avisos de pagos

Con esta funcionalidad el sistema genera el fichero de avisos de pago que hay que remitir a la empresa encargada del envo de notificaciones de pago a los beneficiarios tras cada ejecucin de pagos. Para acceder a la misma: Pagos + Pagos automticos + Fichero de avisos de pago

Una vez indicados los parmetros de seleccin necesarios, es obligatorio indicar el path del fichero a crear.


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3.3.5

Anulacin masiva de la propuesta de pagos

Mediante esta funcionalidad, se anulan todas las contabilizaciones realizadas en la ejecucin de una propuesta de pagos (Las operaciones de las partidas abiertas y las anotaciones en las cuentas transitorias). Si llegara el caso de que alguna propuesta ejecutada fuera considerada como no correcta en los mecanismos de autorizacin, la contabilizaciones realizadas de compensacin de partidas abiertas y de salidas de pagos se deberan anular ejecutando un programa de anulacin masiva de estas contabilizaciones. El sistema si que permite que introduzcamos en la propuesta un proceso de anulacin de las salidas de los pagos realizados (se borran los logs y la informacin de los listados), lo que evitar que se vuelvan a generar y emitir los medios de pago antes mencionados. Al mismo tiempo la gestin del Intercambio Soporte de Datos, nos permite eliminar los ficheros generados por los programas de impresin que se hubieran ejecutado anteriormente, como se ha explicado en el punto anterior. Con ello se controlara que no se emitieran rdenes de pago sobre pagos no aprobados. Para anular las salidas, se accede desde el siguiente men:

Para realizar la anulacin masiva de las contabilizaciones de una propuesta de pagos, es necesario indicar: Fecha de la propuesta: La fecha identificativa que se le haya asignado Identificador de la propuesta: La identificacin de la propuesta El Ejercicio de la contabilizacin de la propuesta Motivo de rechazo: en principio, el motivo de anulacin ser P (anulacin de la propuesta de pagos)


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Para lanzar la ejecucin, se pulsa el icono . Posteriormente aparece una ventana de confirmacin de la anulacin masiva de todas las contabilizaciones. A continuacin se muestra un log indicando todos los nmeros de documento que se han anulado, con su correspondiente nmero de documento de anulacin.

3.4 PAGOS MANUALESEsta funcionalidad resuelve la problemtica que pueda plantear la contabilizacin manual de un pago individual (Ej. Cheques ) y que no se vayan a realizar a travs del programa de pagos automticos. Mediante est funcionalidad se efecta el registro contable del pago, compensando la partida abierta pagada y anotando la correspondiente salida de dinero del banco y la generacin del correspondiente medio de pago, cheques en este caso. Los pagos que se realicen por este proceso, sern individuales, es decir, en principio servirn para pagar una partida abierta concreta con un tercero. No se usar este procedimiento para pagar toda una serie de partidas abiertas que este tercero pueda tener, sino para situaciones puntuales donde partidas abiertas del tercero deban ser pagadas por cheque de una forma especial. A esta funcionalidad se accede desde el men Pagos. + Salida de pagos manual El procedimiento de contabilizacin de un pago manual, tiene dos pasos:


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Registro de los datos contables de la Operacin de Pago (fechas, cuentas de mayor y de acreedor interviniente, ). Y seleccin de las partidas abiertas a compensar en este pago.

Para realizar esta operacin se deber informar del banco desde el que queremos realizar el pago, deberemos especificar la va para cheques manuales, y posteriormente se podr actuar especificando el importe del cheque o dejando que el sistema nos calcule el importe por suma de las partidas abiertas del acreedor que seleccionemos para la compensacin. Una vez validados los datos del pago, se debe contabilizar el documento de pago y a posteriori el sistema imprimir el formulario para el medio de pago.

En est pantalla es necesario indicar los siguientes datos: Sociedad Va de pago Banco propio. Banco a partir del cual se emitirn los pago Impr. p/formulario. Impresora para el formulario de comunicacin Calcular el imprt.pago: En caso de que se desee que el sistema calcule automticamente el importe del pago. Una vez indicados dichos datos mediante el icono pagos, se accede a la siguiente pantalla. o Datos prefijados + Entrar


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Como en la creacin de otro tipo de documentos FI en el sistema, es necesario indicar los siguientes datos: Fecha del documento Fecha contab. Fecha de contabilizacin del documento, Clase doc. Clase documento con que se genera el documento, por defecto KZ. Moneda Texto compens. Texto que aparecer en la posicin del acreedor en el documento de pago, Importe: En caso que se conozca de antemano el importe del pago Fecha valor del apunte bancario Acreedor: Cdigo interno del acreedor para el cual se van a liquidar obligaciones. Sociedad: Sociedad del acreedor Pas normales: Indicador para la seleccin de partidas abiertas normales, derivadas de la ejecucin del presupuesto Indicador CME: En caso de que deseemos liquidar obligaciones especiales (extrapresupuestarias, fianzas, etc.). Otras delimitaciones: Criterios adicionales para la seleccin de documentos. Una vez indicados todos los datos necesarios, se pulsar Tratar Pas y se accede a la pantalla con la relacin de posibles partidas a pagar.


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En este punto aparecen activadas aquellas partidas que se compensarn en la ejecucin del pago. Para activar o desactivar partidas simplemente haciendo doble clic sobre la partida correspondiente se activa o desactiva. Una vez determinadas las partidas con la contabilizacin del documento se producira por un lado la compensacin de las partidas sealadas y la generacin del correspondiente formulario de pago.

3.5 ANULAR DOCUMENTO3.5.1 Anular compensacin

Mediante esta opcin se anulan las operaciones de compensacin para documentos individuales. La opcin de men es Pagos + Anular documento + Anular compensacin Cuando se anulan estas contabilizaciones de compensacin, se suprimen los datos de compensacin de las partidas individuales (y los datos de ya existentes se eliminan de la cabecera de documento).Las modificaciones de documento se anotan y pueden visualizarse en los documentos de modificacin. Para devolver una partida compensada al status partida abierta se procede del siguiente modo: Introduzca el nmero de documento de compensacin, la sociedad y (s procede) el ejercicio. Primero se visualizan las partidas del documento de compensacin al seleccionar Pasar a Parts. relacionadas. Se accede a la funcin de visualizacin de partidas individuales. Para volver a la pantalla inicial, seleccione Back. Seleccione Pasar a Corresp. relacionada. para constatar si las solicitudes de correspondencia se han creado y enviado. La lista visualizada no contendr rdenes de correspondencia reorganizadas (borradas). Al anular un documento de compensacin, se marcarn todas las rdenes de correspondencia adjuntas para que pueda ver que su documento de compensacin se anul. Las rdenes reorganizadas (borradas) no se marcan de esta manera. Para volver a la pantalla inicial, seleccione Back.


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Seleccione Partidas compensadas Anular compensacin. O pulse el icono de grabar Aparecer en pantalla:

En este punto se tienen 2 opciones: el documento de compensacin no se anula sino que la partida de compensacin permanecer en el sistema como una partida abierta a compensar junto con las otras partidas abiertas. el documento de compensacin se anular. El sistema devuelve la partida compensada a su situacin original de partida abierta y crea un documento de anulacin para la partida de compensacin. Seleccionada una de las opciones el sistema nos devolver los mensajes de ejecucin correspondientes.

3.5.2

Anulacin individual

Esta opcin ser de utilidad para la anulacin de contabilizaciones directas que se produzcan en Tesorera (Extracto de cuenta, etc.) y que se determinen que son incorrectas. La opcin de men es Pagos --> anular documento --> anulacin individual Esta opcin, a diferencia de la anterior permite determinar una serie de valores para el documento de anulacin, en especial el motivo de la anulacin.

Para la anulacin de un documento es necesario indicar los siguientes datos:


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N Documento: Sociedad Ejercicio Datos para contabilizar la anulacin Motivo de anulacin.

Los motivos de anulacin reflejan el tipo de contabilizacin y las fechas en que se produce. Los motivos 01 y 02 generan un documento como contraasiento del documento a anular con la misma o diferente fecha de contabilizacin. Los motivos 03, 04, 05 y P a efectos explicativos, generan un documento idntico al documento a anular pero con los importes en negativo Fecha contabilizacin. Periodo Razn anulacin para cheques. Si queremos visualizar el documento a anular pulsamos la opcin de men: Una vez cumplimentado correctamente los datos de la anulacin, pulsamos el icono de grabar.

3.6 IMPRIMIR FORMULARIO DE PAGOS

El sistema nos proporciona la opcin de imprimir la salida de pagos, bien por el formulario predeterminado para ello, o por uno alternativo. Para ello slo se debern de indicar los datos necesarios.


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N Documento Sociedad Ejercicio Datos prefijados para va de pago y formulario Va de pago N remesa cheques Formulario alternativo Carcter de relleno Impresora del formulario Impresora del aviso Control de salida


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4 CONCILIACIN BANCARIA4.1 EXTRACTO DE CUENTA ELECTRNICOEl extracto de cuenta electrnico es una de las utilidades que nos ofrece el sistema para realizar la contabilizacin de los movimientos bancarios en las cuentas corrientes de la de Comunidades de Castilla la Mancha y sus OO.AA. Esta funcionalidad permite recibir los movimientos de las cuentas corrientes a travs de un fichero con el formato del Consejo Superior Bancario (CSB) cuaderno 43. En este se incluyen todas las operaciones realizadas identificadas mediante un cdigo de operacin externa. (habitualmente de 5 posiciones, 2 comunes para todos los bancos y 3 propias de cada entidad financiera). Una vez se carga el fichero en el sistema, mediante una asignacin previa realizada por parametrizacin, se le asigna a cada operacin externa una regla de contabilizacin interna, en la cual se definen los movimientos que se van a realizar en la contabilidad de la Junta. Posteriormente, una vez se analice cada movimiento mediante el tratamiento posterior, se podr pasar a contabilizar el extracto de forma automtica, o bien individualmente uno a uno, en el caso de que se quiera llevar mayor control. Para acceder a men del extracto de cuenta electrnico, hay que desplegar la opcin de men: Conciliacin bancaria + Extracto cta. electrnico

4.1.1

Cargar

El primer paso consiste en cargar el fichero enviado por el banco con los movimientos de la cuenta corriente en el sistema. Para ello, en la pantalla es necesario completar nicamente los siguientes campos: Cargar los datos: Se marca este campo para realizar la carga del fichero Formato del extracto electrnico: toma siempre el valor C (formato CSB 43 Espaa) Fichero extracto: Directorio en el que se encuentra el fichero Upload de estacin de trabajo: se marca en el caso de que el extracto se cargue desde el PC. No contabilizar: Se marca siempre, ya que nicamente se van a cargar los datos, ya que posteriormente se contabilizarn con otras transacciones. Imputar fecha valor: Se marca por defecto. Ejecutar como job de fondo: en el caso que queramos que se ejecute en un proceso de fondo (trmino informtico) Imprimir extracto de cuenta: En caso de que se desee obtener un listado adicional con todas las operaciones y los textos explicativos que incluya el banco. Imprimir log de contabilizacin: Mediante esta opcin se obtiene un informe con todas las contabilizaciones que se van a realizar. Por defecto se muestran todas las operaciones a las cuales no se haya podido asignar una regla de contabilizacin. Imprimir estadstica: Resumen con las estadsticas de los movimientos. Separacin de listas: En caso de que se desee que se imprima en listas separadas el log de contabilizacin y las estadsticas.


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Si no se ha cargado el extracto anterior, el sistema dar un aviso con el mensaje: Cta XXXXXX, el extracto anterior XXX an no ha sido cargado. Pulsamos Intro, y a continuacin se realizar la carga al sistema SAP del fichero y se visualizarn todos los informes requeridos. Por ejemplo, nos indica todas las operaciones externas que todava no tienen asociada una regla de contabilizacin en el sistema. Todos los informes que se presentan, pueden ser de gran utilidad imprimirlos para estudiarlos con detalle.

4.1.2

Visualizar

Con esta funcionalidad podremos extraer informes sobre el extracto cargado, permitindonos introducir diferentes criterios de seleccin, para poder seleccionar aquellos movimientos concretos a los cuales se quiera realizar un seguimiento especial:


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Como campos de entrada tendremos: Sociedad: la sociedad en la que se carga el extracto. Clave del banco propio: Clave del banco propio del que queremos visualizar el extracto. Clave breve de la cuenta bancaria. N de extracto: N de extracto concreto que se quiere seleccionar. Fecha de extracto: intervalo de fechas entre las que se seleccionarn todos los extractos. Clave breve: N de registro individual: nmero de partida individual del extracto. Cdigo de operacin externo: Seleccionar slo aquellos cdigos de operacin externa que indiquemos Regla de contabilizacin: Marcaremos aquellas reglas de contabilizacin para las cuales queremos examinar con detalle sus movimientos. N de concatenacin: no lo emplearemos. Importe: Intervalo de importes de las operaciones que se quieren visualizar. Las reglas de contabilizacin que se han definido para la Junta de Comunidades de C

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