SAP Entrenamiento a proveedores en SRMProcure to pay

Contenido: SRM para Proveedores1. SRM Ingresar a SRM

2. Ejecucin de una PO (Purchase Order) Aceptacin de la Orden de compra = Acuse de Recibo de la PO (PoAck) Crear una notificacin de envo de Materiales o aviso de entrega (ASN) Notificacin de Entrada de mercanca (GRN) Crear una Factura a partir de la mercanca recibida Visualizar flujo de documentos

3. Administracin del sistema Crear un nuevo usuario en SRM Modificar los roles asignados a un usuario en SRM

4. Preguntas frecuentes

5. Manuales, documentacin y vdeos de SRM

2

1. SRM: Supplier Relationship Managment Ingresar a SRM

El proveedor tiene acceso a SRM atravs del siguiente enlace:https://web2.newmont.com/irj/portal

Los proveedores deben utilizar elusuario y la contrasea para conectarsea SRM provista por Newmont

En caso de tener problemas con su usuarioo contrasea por favor enviar un correo aSRM_Support@Newmont.com asimismo alcomprador asignado

3

2. Ejecucin de una PO Confirmar recepcin de la Orden = Acuse de Recibo de la PO (PoAck)

Visualizar la PO

Procesar el Acuse de Recibo de la PO haciendo clic en el botn Tratar (Process).

Aqu el proveedor puede aceptar o rechazar la orden de compra.

El objetivo de este paso es asegurar que el proveedor est de acuerdo conlos precios, cantidades, plazos de entrega, trminos comerciales, etc.indicados en la orden de compra

2. Ejecucin de una PO Principales pantallas SRM

Confirmar recepcin de nuevas ordenes de compra y ordenes modificadas POAck: PO Acknowledge

Seccin Purchase Order Collaboration: En esta seccin podr hacer las siguientes actividades:

Recibir notificaciones de recepcin de materiales GRN (goods receipt notice)

Crear notificaciones de entrega de materiales ASN (advance shiping notice)

Presentarfacturas

5

2. Ejecucin de una PO

1. Ir a la Seccin Purchase Order Collaboration:

2. Autoservicio del Proveedor.3. Nuevas Ordenes de Compra.

2

1

3

Hacer clic en enlace que mostrar Orden de Compra

Confirmar recepcin de la Orden = Acuse de Recibo de la PO (PoAck)

6

2. Ejecucin de una PO

1. Hacer clic en el botnProcesar para aceptar la orden

Con botn puede imprimir o descargar la orden de compra

Confirmar recepcin de la Orden = Acuse de Recibo de la PO (PoAck)

4. Haga clic en el botn Send

(enviar) para confirmar recepcin

de la orden de compra

3. Confirmar/Cambiar la Cantidad

1. Confirmar todos los articulos, si no le aparece

esta opcin deber hacer click en el smbolo

de check al costado de cada uno de los tems

2. Confirmar/Cambiar la Fecha de entrega

2. Ejecucin de una PO

5. La respuesta a la Orden deCompra ha sido enviada

satisfactoriamente

Confirmar recepcin de la Orden = Acuse de Recibo de la PO (PoAck)

8

2. Ejecucin de una PO Crear una notificacin de envo de Materiales o aviso de entrega (ASN)

Para crear un ASN, se debe completar primero el Acuse de Recibo de PO (Aceptacin de la orden).

Antes de enviar la mercanca, el proveedor debe crear una notificacin de envo de Materiales o aviso de entrega (ASN)

Para la programacin de la cita con el operador logstico es mandatorio que el proveedor haya generado el ASN

Para crear un ASN el proveedor debe proporcionar la siguiente informacin: Fecha de entrega propuesta. Cantidades disponibles a ser entregadas. Referencia de conocimiento de embarque.

9

1. Navegas desde la pestaa Colaboracin de Orden de Compra >

2. Autoservicio del Proveedor.

3. Crear un ASN

2. Ejecucin de una PO Crear una notificacin de envo de Materiales o aviso de entrega (ASN)

10

1. Se muestra la pantalla Lista de Ordenes de Compra.

Este es el nmero de la orden de compra emitidapor el Comprador

2. seleccionar un nmero de documento de la lista de documentos.

2. Ejecucin de una PO Crear una notificacin de envo de Materiales o aviso de entrega (ASN)

1. Click en el botn Crearun ASN.

2. Ejecucin de una PO Crear una notificacin de envo de Materiales o aviso de entrega (ASN)

12

2. Ejecucin de una PO Crear una notificacin de envo de Materiales o aviso de entrega (ASN)

Debemos tener en cuentaque el aviso de entregadebe contener losmismos datos de la guade remisin (Nmero detems, cantidades,unidades, etc.)

Nota:En el campo medio detransporte utilizamosLand-Road si setrasladar en camin.

Por lo tanto en el campoIdentificacin detransporte ingresamos elnmero de la placa delvehculo (Dato referencial)

13

2. Ejecucin de una PO Crear una notificacin de envo de Materiales o aviso de entrega (ASN)

Debemos ingresar las cantidades que vamos a enviar por cada uno de los tems, los pasosindicados en la imagen superior permite que el sistema automticamente calcule lacantidad pendiente de entrega.El proveedor debe crear un ASN por cada gua de remisin, por lo tanto el sistemapermitir las entregas parciales o totales.Nota: Si tenemos un tem que no va ser entregado a travs de este ASN, dejamos lacantidad de ese tem en Cero y completamos las cantidades de los otros tems 14

Mensaje que confirma el proceso de Creacin de un ASN en SRM.

2. Ejecucin de una PO Crear una notificacin de envo de Materiales o aviso de entrega (ASN)

Una vez que Newmont recibe el material, se transmite automticamente un avisoal proveedor de la recepcin de la mercanca (GRN) a travs SRM

Es a travs del GRN que el proveedor identifica que el recibo de su materialya ha sido ingresado en el sistema de Newmont y por lo tanto ya se reflejaen el sistema el compromiso de pago por la cantidad entregada.

El personal que recibe el material (Almacn Newmont RANSA) tiene 24 horaspara reflejar en el sistema la recepcin fsica del material, es decir, si el proveedorentrega su material y tiene la gua sellada debe estar en la posibilidad de ver enSRM el GRN luego de las 24 horas.

Si desea visualizar el Aviso de Recepcin de Mercanca, haga clic en Todas lasConfirmaciones (All Goods Receipts) y ubique su GRN correspondiente.

2. Ejecucin de una PO Notificacin de Entrada de mercanca (GRN)

16

Desde la Pgina de Inicio, haga clic en Todas las recepciones de materiales.

2. Ejecucin de una PO Notificacin de Entrada de mercanca (GRN)

17

Haga clic en el enlace del Nmero de Documento con Status NUEVO (NEW)

2. Ejecucin de una PO Notificacin de Entrada de mercanca (GRN)

18

2. Haga clic en el botnAceptar paraverificar el GR

1. Verifique la Cantidad en el Recibo Materiales.

2. Ejecucin de una PO Notificacin de Entrada de mercanca (GRN)

El estado del Nmero de Documento ha cambiado.

2. Ejecucin de una PO Notificacin de Entrada de mercanca (GRN)

20

El estado cambi

2. Ejecucin de una PO Notificacin de Entrada de mercanca (GRN)

21

Se requiere un Aviso de Recepcin de Mercanca (GRN) antes que el proveedorpueda crear una factura.

Es necesario que el proveedor presente de forma impresa la facturagenerada en SRM y la adjunte a su factura y a la gua de remisin firmada.

Para crear una factura, haga clic en el enlace crear bajo el enlace Todas las facturas y memos de crdito.

Seleccione para Mercanca Recibida, el cual lo llevar a los documentos Avisode Recepcin de Mercanca confirmados (GRN Confirmados).

2. Ejecucin de una PO Crear una Factura a partir de la mercanca recibida

Clic en Crear paracrear una Factura

2. Ejecucin de una PO Crear una Factura a partir de la mercanca recibida

23

Clic en Para MercancaRecibida si se trata demateriales

Clic en Para unaConfirmacin si se trata deservicios

2. Ejecucin de una PO Crear una Factura a partir de la mercanca recibida

24

Clic en el enlaceNmero deDocumento para Crearuna Factura

2. Ejecucin de una PO Crear una Factura a partir de la mercanca recibida

25

Clic en el botn CrearFactura

2. Ejecucin de una PO Crear una Factura a partir de la mercanca recibida

26

2. Ejecucin de una PO Crear una Factura a partir de la mercanca recibida

27

Verificar la cantidad, elcdigo tributario, el ValorNeto cuyos campos noson editables

2. Ejecucin de una PO Crear una Factura a partir de la mercanca recibida

Verificar los trminos de pago

2. Ejecucin de una PO Crear una Factura a partir de la mercanca recibida

29

Hacer clic en el botnEnviar para finalizar lacreacin de la factura.

2. Ejecucin de una PO Crear una Factura a partir de la mercanca recibida

30

1. Mensaje de confirmacinFactura Creada

2. Ejecucin de una PO Crear una Factura a partir de la mercanca recibida

2. Ejecucin de una PO

32

Visualizar flujo de Documentos

El siguiente procedimiento permite saber el status de nuestras rdenes:

1. Para revisar el estado de una orden de compra, tenemos una opcin de visualizar elflujo de documentos, nos permite revisar que transacciones ha tenido la PO

2. Una vez hemos ingresado a una orden de compra seleccionamos la opcin Visualizarflujo documentos

2. Ejecucin de una PO

33

Visualizar flujo de Documentos

3. Como esta orden de compra es nueva, es decir, recin ha sido enviada por el comprador,no hay ningn documento asociado, slo figura el Pedido de Yanacocha y el status Nuevo

4. Una vez hayamos aceptado la orden, aparecer el status Confirmado

5. Una vez hayamos creado el ASN (Advance Shipping Notice) o la Notificacin de envo demercanca, se generar un nuevo documento (Aviso de Entrega) y el status ser Enviado

2. Ejecucin de una PO

34

Visualizar flujo de Documentos

6. Cuando el personal de Newmont ingrese en el sistema la recepcin fsica del material, segenerar el GRN Goods receipt notification, el cual genera un nuevo documento con elstatus Nuevo, esta es la confirmacin de que nuestra entrega ha sido procesada y que elproveedor puede presentar con la generacin de su factura a travs de SRM

7. Una vez tengamos el GRN, el proveedor tendr la opcin de cargar su factura electrnica,al hacerlo aparecer un nuevo documento en el flujo, el cual tendr el status Documentoenviado

3. Administracin del sistema

35

Crear un nuevo usuario en SRM

1. Ingresando Supplier User Administration tendremos la opcin Crear Usuario en elmen de la izquierda

3. Administracin del sistema

36

Crear un nuevo usuario en SRM

2. Debemos completar todosaquellos campos que sonobligatorios y los rolesnecesarios para lasactividades a realizar por elusuario en SRM.

El correo electrnico servirpara resetear la contrasea encaso el usuario la bloquee o laolvide

En la contrasea debe habercomo mnimo un nmero yuna letra en mayscula

Es necesario que todo usuariocreado en SRM tengaasignado el rolZS:SUS_COMMON_ROLE

3. Administracin del sistema

37

1. Ingresamos a la opcin Supplier User Administration

2. Una vez ingresemos a esaopcin se desplegar un men a laizquierda, con todas las opcionesdisponibles como Administradordel sistema.

Para este caso seleccionaremos laopcin Buscar Usuarios la cualnos permite identificar todos losusuarios que hemos registrado enSRM

Modificar los roles asignados a un usuario en SRM

3. Administracin del sistema

38

3. La opcin Buscar Usuariosnos permite buscar de acuerdo aciertos parmetros, si no tenemoslos datos exactos, lorecomendable es dejar estoscampos en blanco, de esa formaobtendremos la lista completa deusuarios

4. Luego de ejecutar la bsqueda de usuarios nos aparecern todos losproveedores registrados cada cuenta de usuario tiene la opcin deModificacin

Modificar los roles asignados a un usuario en SRM

3. Administracin del sistema

39

Modificar los roles asignados a un usuario en SRM

5. Una vez hemos ingresadoa la cuenta de usuario, esposible modifiquemos losdatos generales como:

Datos del contacto Correo electrnico Contrasea Roles del usuario

Para modificar un rolseleccionamos aquellos queestn disponibles.

Debemos tener cuidado deremover roles al usuario si noes necesario.

5. Preguntas frecuentes Qu debo hacer si no puedo Confirmar la Recepcin de la Orden de Compra?

No aparece el botn Tratar o Processs

1. Verificar si el usuario con el que ha ingresado tiene el rol ZS:SUS_ORDER_PROCESSOR

2. Si el problema persiste verificar si la fecha de la columna Necesario el est vigente.

3. Si la fecha est vencida, solicitar al comprador modificar la fecha de entrega de la Orden (fecha de entrega debe ser > a fecha actual).

4. Luego de la modificacin, debe aparecer el botn Tratar.

Necesario el = Fecha de entrega de la PO

40

5. Preguntas frecuentes Dnde puedo ver el GRN si no aparece en el Link All Goods Receipts o Tod.

Entradas Mercancias?

1. Ingresar al link Todos los Pedidos.

2. Abrir la Orden de Compra.

CONTINUA

41

5. Preguntas frecuentes Dnde puedo ver el GRN si no aparece en el Link All Goods Receipts o Tod.

Entradas Mercancias?

3. Presionar botn Visualizar flujo Documentos

Aviso de Entrega = ASN

Entr. Mercancas = GRN

42

4. Aparece el flujo de Documentos asociados a la Orden de Compra

5. Si an as el GRN no aparece significa que la recepcin en el sistema an no se ha replicado, para esto debe enviarse un comunicado al personal de RANSA y al comprador asignado.

6. Manuales, documentacin y vdeos de SRM

Los manuales detallados del proceso en SRM son los siguientes:

InglsModule 1: Introduction to SRM: http://susnmc.articulate-online.com/8945432232Module 2: Process a Purchase Order: http://susnmc.articulate-online.com/8945411521Module 3: Create an Advance Shipping Notice: http://susnmc.articulate-online.com/8945419436Module 4: Create a Service Confirmation: http://susnmc.articulate-online.com/8945470591Module 5: Submit an Invoice: http://susnmc.articulate-online.com/8945497310Module 6: SUS Administration: http://susnmc.articulate-online.com/8945485852

EspaolMdulo 1: Introduccin: http://susnmc.articulate-online.com/8945488323Mdulo 2: Tramitar Pedido: http://susnmc.articulate-online.com/8945466766Mdulo 3: Aviso de Entrega: http://susnmc.articulate-online.com/8945456296Mdulo 4: Confirmacin de Servicios: http://susnmc.articulate-online.com/8945461846Mdulo 5: Tratar Factura: http://susnmc.articulate-online.com/8945473628Mdulo 6: Registracin: http://susnmc.articulate-online.com/8945492269Mdulo 7: Administracin: http://susnmc.articulate-online.com/8945414082

43

6. Manuales, documentacin y vdeos de SRM

Las demostraciones de SRM en vdeo se encuentran publicadas en los siguientes enlaces:

Introduccin al portal SRM http://youtu.be/gLDWn8tgM0PO Acknowledgement (Aceptacin de rdenes) http://youtu.be/Y2Df6x6GhQ4Advanced Shipping Notice (Notificacin de envo de mercanca) http://youtu.be/XQaC0pWVoQoService Entry Sheet (Confirmacin de servicios) http://youtu.be/73l0C7MH24sFacturacin en SRM http://youtu.be/D41hW1ne58RFx y Subastas (Concursos) http://youtu.be/IUrXc5OL_a8Administracin de su cuenta en SRM http://youtu.be/pwN5I_wjulU

44