MANUAL NORMAS Y PRO IMI NTOS - Fundacion EsquipulasCon base al acta notarial autorizada en la ciudad...

M A N UA L D E N O R M A S Y

P R O C E D I M I E N TO S

FUNDACIÓN ESQUIPULAS

P a r a l a I n t e g r a c i ó n C e n t r o a m e r i c a n a

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CONTENIDO

Pág. I. PRESENTACION...................................................................................... 01

II. OBJETIVO GENERAL............................................................................. 01

II. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.................................................................... 02

IV. MISIÓN……………………...................................................................... 02

V. VISIÓN……………………........................................................................ 02

VI. ¿QUIÉNES SOMOS?............................................................................. 03

VII. MARCO JURIDICO…………………...................................................... 03

VIII. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL…………………………………….. 04

IX. PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE CALIDAD…………….......................... 05

NORMAS ADMINISTRATIVAS

X. RECURSOS HUMANOS…………………………..................................... 07

A. Proceso de selección y contratación................................................. B. Marco legislativo................................................................................ C. Normas para consultores………………………………..………...…… D. Procedimientos para el manejo de expedientes………..…………… E. Evaluaciones de desempeño laboral................................................. D. Capacitación para los colaboradores………………………………….

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XI. NORMAS FINANCIERAS….……………………..................................... 12

01. Legitimidad del gasto………………................................................... 02. Registro de ingresos, donaciones y otros a cuentas........................ 03. Planificación presupuestaria-operativa……….……………….....…… 04. Normativas para manejo de cuenta bancaria….…………………… 05. Confidencialidad sobre el manejo contable financiero….................. 06. Normativa para manejo de Caja Chica……..………………………… 07. Normativa para viáticos y anticipos de gastos…..…………………… 08. Normativa para manejo de fondos externos….……………………… 09. Normativa para la realización de auditoría……..…………………….. 10. Normas y procedimientos para adquisición y contratación…………

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Pag.

XII. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL DE ACTIVOS E INVENTARIOS………………………………………………..

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A. Normativa general de control y resguardo de activos fijos…........... B. Tarjetas de responsabilidad..............................................................

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XIII. MATERIAL Y COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL…………………….. XIV. MANEJO DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES………………………... XV. ESTABLECIMIENTO DE RELACIONES CON SOCIOS Y FIRMA DE ACUERDOS INTERINSTITUCIONALES…………………………... XI. FUNCIONES JUNTA DIRECTIVA Y DIRECTORIO SEGÚN ESTATUTOS…………………………………………………..… A) Sobre la Administración. ………………………………………………. B) Junta General de Fundadores y Benefactores……………………… C) Consejo Directivo………………………………………………….……

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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

XIV. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS CON LOS PROCEDIMIENTOS…………………………………………..

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Proceso: Control de registros contables 37

Procedimiento 01- Autorización, elaboración y emisión de cheques 38 Procedimiento 02- Control y manejo de inventario………………….. 41 Procedimiento 03- Compras de insumos…………………………….. 44

Proceso: Gestión de los asuntos secretariales y recepción………. 48 Procedimiento 01- Atención de planta telefónica……………………. 49 Procedimiento 02- Manejo de correspondencia……………………... 51 Procedimiento 03- Coordinación de mensajería…………………….. 53 Procedimiento 04- Manejo de caja chica…………………………….. 55 Procedimiento 05- Coordinación de viajes al exterior…………….… 57 Procedimiento 06- Asistencia en el desarrollo de eventos…………. 59 Procedimiento 07- Coordinación de actividades para reuniones de

Junta Directiva y funcionarios de la Fundación.. 62

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Proceso: Asistencia de alto nivel a la Dirección Ejecutiva………… 65

Procedimiento 01- Realización de informes mensuales para la rendición de cuentas…………………………...

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Procedimiento 02- Asistencia protocolaria a las autoridades para el manejo adecuado de sus relaciones públicas

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Procedimiento 03- Revisión de políticas, normas, procedimientos y sistemas para su mejoramiento………………….

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Procedimiento 04- Manejo de la agenda de Dirección Ejecutiva para la optimizar los tiempos de respuesta…….

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Procedimiento 05- Organización del archivo de Dirección Ejecutiva para mejorar los procesos de registros físicos y electrónicos………………………………………...

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Procedimiento 06- Coordinación de conferencias y participantes de la Dirección Ejecutiva y Presidencia para ampliar el campo de acción de la Fundación…..

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Procedimiento 07- Elaboración de presupuestos para la evaluación de la inversión en el desarrollo de actividades o presentación de proyectos……….

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Procedimiento 08- Realización mensual de un Back Up del equipo de cómputo institucional para conservar la información en caso de cualquier contingencia..

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Procedimiento 09- Acompañamiento a las actividades, proyectos y programas internos y externos para su efectivo seguimiento………………………………………..

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Procedimiento 10- Manejo de comunicación oral y escrita de la Fundación a funcionarios nacionales que asumen nuevos puestos………………………….

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Proceso: Cumplimiento del desarrollo de la imagen institucional. 88

Procedimiento 01- Diseño y elaboración de material promocional para los eventos de la Fundación…………….…

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Procedimiento 02- Desarrollo del material para la divulgación de los eventos de la Fundación para medios de comunicación………………………………………

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Procedimiento 03- Elaboración de materiales para página Web y redes sociales para los eventos de la Fundación……………………………………….…

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Anexo 1 – Listas de Chequeo de los Procedimientos

o Lista de chequeo para eventos o Lista de chequeo Consultor Contable o Lista de chequeo Comunicación Social o Lista de chequeo Asistencia de Alto Nivel Dirección Ejecutiva o Lista de chequeo Área Secretarial

Anexo 2 – Perfiles de puesto

o Funciones Técnico en Comunicación o Funciones Secretaria Recepcionista o Funciones Director Ejecutivo o Funciones Desarrollo Institucional o Funciones Coordinador en Comunicación o Funciones Consultor Contable Administrativo o Funciones Comunicador Social o Funciones Asistencia de Dirección

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA FUNDACIÓN ESQUIPULAS

I. PRESENTACIÓN

En el marco de su Planificación Estratégica 2014-2018, la Fundación Esquipulas para la Integración Centroamericana ha decidido dar un salto de calidad en su quehacer institucional que le permita posicionarse como una organización eficiente, dinámica y moderna capaz de responder a los desafíos de la conservación y construcción de una cultura de paz, el fortalecimiento de la democracia y la promoción de la integración regional a través de su amplia red de contactos provenientes de la sociedad civil, gobiernos locales, instituciones de la integración regional y otros organismos internacionales en favor de la democracia, seguridad, libertad y desarrollo.

En consecución de ese salto de calidad, a nivel interno se ha reflexionado en la importancia que tiene la documentación de los procesos administrativos de cada unidad de la Fundación, escribiéndolos de forma sistemática para su adecuada implementación y mejoramiento partiendo de la elaboración del Manual de Procedimientos de la institución.

El presente Manual de Procedimientos constituye una herramienta que armoniza la comunicación, convirtiéndose en una fuente formal y permanente de información, inducción y orientación sobre las formas de llevar a cabo actividades determinadas, estableciendo la secuencia lógica en su ejecución y respondiendo a las interrogantes de quién, cómo, cuándo, dónde y para qué deben llevarse a cabo. Se tiene la confianza en que este documento estimulará la disminución de los niveles de improvisación y los errores, contribuyendo de esa manera a precisar las funciones y responsabilidades de los miembros de la organización, dando una visión global y sistemática del trabajo administrativo sobre la labor que se realiza, favoreciendo la optimización del tiempo y otros recursos.

En términos generales este Manual de Procedimientos está enfocado a un Sistema de Gestión de Calidad, dejando el espacio para mejoras, enriquecimiento y modificaciones de acuerdo a su aplicación y la aparición y/o detección de nuevas necesidades y procesos a sistematizar. Las modificaciones en procedimientos serán recogidos en adendas al presente documento.

II. OBJETIVO GENERAL

Incrementar la calidad, eficiencia, eficacia y transparencia de los procesos técnicos y administrativos internos de la Fundación Esquipulas para la Integración Centroamericana a través de la sistematización y formalización de los procesos y procedimientos de cada unidad de trabajo.


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III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Definir y establecer los principales procesos, procedimientos y políticas de cada unidad de la Fundación.

2. Fomentar la correcta aplicación de procedimientos eficientes y modernos así como las normativas vigentes en cuanto a legislación fiscal, normas contables y otras que sean aplicables.

3. Desarrollar una cultura de toma de decisiones basada en criterios técnicos modernos minimizando las improvisaciones o criterios personales que puedan inducir a los errores.

4. Contar con un compendio de procedimientos donde se definan claramente las responsabilidades y plazos estimados de la ejecución del quehacer diario administrativo de la Fundación.

5. Optimizar y garantizar la transparencia del manejo de los recursos a través del cumplimiento oportuno de las atribuciones, detallando las formas de trabajo para el adecuado funcionamiento de la institución.

IV. MISIÓN

Ser un Centro de Pensamiento y Acción que contribuya a la construcción de una Centroamérica desarrollada e integrada, más justa y equitativa, sustentada en la Paz, la Democracia, la Seguridad Democrática y el Estado de Derecho.

Cumpliremos nuestra misión a través de acciones estratégicas, la generación de análisis y discusión, creación de espacios plurales para el diálogo, el planteamiento de propuestas, formación política, así como la vinculación ciudadana e incidencia política.

V. VISIÓN

Por una región pacífica, segura, democrática y equitativa que brinde bienestar a sus pueblos, buscamos contribuir a la construcción de una Centroamérica desarrollada e integrada en función de su propio destino.


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VI. ¿QUIÉNES SOMOS?

La Fundación Esquipulas para la Integración Centroamericana es una organización de la sociedad civil, con sede Central en la ciudad de Guatemala, República de Guatemala, constituida por centroamericanos notables. Es de carácter privado, no lucrativa, no partidista y con fines de proyección social. Su finalidad principal es la de contribuir a la conservación de la paz, el fortalecimiento de la democracia y el impulso de los procesos de integración de la región Centroamericana y del Caribe, a través del desarrollo de programas y proyectos de alta incidencia política, económica y social. En relación a la integración, el rol institucional de la Fundación Esquipulas constituye un eslabón que unifica los esfuerzos de los gobiernos de la región, la sociedad civil y los sectores políticos en función de convertir en una realidad el sueño de una región unificada en función de su propio destino.

VII. MARCO JURÍDICO

a) Escritura Pública de la Fundación Esquipulas para la Integración Centroamericana

Escritura Pública número 1, de fecha 15 de enero del año 2008 autorizada por el Notario Alejandro José Vásquez Ostrich.

b) Acuerdo Gubernativo

Acuerdo Gubernativo número 2363-2008 de fecha 28 de octubre del año 2008, inscrita en el Registro de Personas Jurídicas bajo número de partida diecisiete mil cuatrocientos veintiocho (17428), folio diecisiete mil cuatrocientos veintiocho (17428) y libro uno (1) del Sistema Único del Registro Electrónico de Personas Jurídicas, con fecha veintisiete de noviembre de dos mil ocho.

c) Acta Notarial Acreditativa

Acta Notarial acreditativa de fecha veinticuatro de junio de dos mil trece, del nombramiento del Licenciado Marco Vinicio Cerezo Arévalo como Presidente del Consejo Directivo y Representante Legal de la Fundación Esquipulas para la Integración Centroamericana.

d) Registro de las Personas Jurídicas Razón de Inscripción de nombramientos

Con base al acta notarial autorizada en la ciudad de Guatemala, en fecha 24 de Junio 2013, por el Notario Julio Moraga Ramírez, se inscribió en el Registro de las Personas Jurídicas bajo la partida número 78, folio 78, del libro 1 de Nombramientos, el nombramiento del Señor Marco Vinicio Cerezo Arévalo, Como Presidente Del Consejo Directivo Representante Legal de la entidad Fundación Esquipulas Para La Integración Centroamericana que podrá abreviarse Fundación Esquipulas.


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VIII. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La Fundación Esquipulas para la Integración Centroamericana está constituida por centroamericanos notables.

El gobierno y administración de la Fundación en orden jerárquico, está a cargo de la Junta General de Fundadores y Benefactores y el Consejo Directivo o Directorio, denominaciones que podrán emplearse indistintamente en documentos privados o públicos.

a) Órgano de Gobierno de la Fundación Esquipulas para la Integración Centroamericana

Junta General de Fundadores y Benefactores

Consejo Directivo o Directorio

Consejo Consultivo

b) Organigrama


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IX. PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE CALIDAD:

a) Enfoque de servicio: Las coordinaciones y unidades de la Fundación deben captar y comprender las necesidades y expectativas de sus usuarios para satisfacer sus demandas.

b) Liderazgo: Cada funcionario e integrante de la Fundación ejerce su propio liderazgo en base a la estructura organizacional en la búsqueda del cumplimiento de sus objetivos.

c) Participación de los integrantes de la estructura organizacional de la Fundación: La Junta Directiva según sus estatutos, la estructura ejecutiva según sus términos de referencia: participarán en la realización y ejecución de la visión, misión y metas operativas (Plan Operativo 2014-2018) con conocimiento, compromiso y responsabilidad.

d) Enfoque basado en procesos: La organización debe estructurarse mediante procesos, a fin de mejorar el uso de los recursos y generar resultados de valor para los usuarios. El funcionamiento de la organización está basado en ejes estratégicos que responden al Plan Operativo Multianual, el cual define los procesos.

e) La gestión con enfoque sistémico: Implica entender el flujo de la relación de los procesos como un sistema en el que se identifican insumos, transformación y resultados.

f) Mejora continua: Cada miembro de la Fundación es responsable de revisar y mejorar sus procesos para mejorar el desempeño de la organización.

g) Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Implica el análisis de información documentada para la adecuada toma de decisiones.

h) Relaciones mutuamente beneficiosas para las contrapartes: Las relaciones interdependientes entre la organización y sus contrapartes deben considerarse mutuamente provechosas, para ampliar la capacidad de ambos en relación a la creación de valor.


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NORMAS ADMINISTRATIVAS


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X. RECURSOS HUMANOS

La contratación de Recursos Humanos de la Fundación Esquipulas, se realizará dependiendo de las necesidades que requieran los diferentes proyectos que se estén aprobando. Estará a cargo de la Directora Ejecutiva, quien reportará directamente a la Presidencia de los resultados obtenidos, y esta a su vez a la Junta Directiva.

El proceso de selección estará siendo apoyado por la Secretaria-Recepcionista para el recibimiento de papelería y clasificación. El proceso de selección estará a cargo de la directora Ejecutiva; la persona a cargo del proyecto donde se requiera el recurso humano; y otra persona que ellos designen.

Todas las gestiones de Recursos Humanos deben dirigirse a la Directora Ejecutiva, así como los requerimientos de Recursos Humanos puntuales que la Junta Directiva emita en reunión ordinaria o extraordinaria.

Todo proceso de reclutamiento, selección, contratación, inducción, será siempre autorizado por la Directora Ejecutiva para su inicio.

Los procesos de evaluación se realizarán paulatinamente, siempre programados con los instrumentos de evaluación autorizados por la Directora Ejecutiva, que pueden variar cada vez dependiendo de la necesidad del recurso.

El enfoque general de los procesos de selección, contratación y atención del recurso humano de la Fundación estará basado en principios de equidad, competitividad, no discriminación, por etnia, género, sexo o cualquier otro principio ético que pueda generar exclusión.

La Fundación Esquipulas podrá contratar, con recursos de las donaciones de los diferentes proyectos o fondos propios, el personal necesario para ocupar las plazas presentadas en sus propuestas, respetando los presupuestos aprobados en los convenios suscritos y comprometiéndose a pagarle los honorarios, salarios y prestaciones, de conformidad con la naturaleza del contrato. El personal deberá cumplir con los perfiles presentados en dicha propuesta. Es decisión de la Fundación la modalidad de contratación de su personal.


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A. PROCESO DE SELECCIÓN Y CONTRATACION

El proceso de selección consta de los siguientes pasos:

Decisión de contratar Paso 01

Descripción realista del puesto Paso 02

Elaboración examen de idoneidad Paso 03

Convocatoria y selección de perfiles Paso 04

Entrevista a candidatos y realización de pruebas Paso 05

Análisis de las entrevistas y decisión final Paso 06

Verificación de datos y referencias Paso 07

Contratación Paso 08

Inducción del personal Paso 09

Paso 01 – Decisión de contratar

La decisión de contratación se basará en la necesidad real de la persona que se contratará ya sea por la renuncia o despido de una persona, o bien por la necesidad de nuevo personal derivado de la implementación de nuevos proyectos o procesos. Esta decisión debe estar documentada para garantizar que la plaza es necesaria.

Paso 02 - Descripción realista del puesto

Este paso tiene dos propósitos, el primero consiste en identificar la necesidad real del puesto; y el segundo todo candidato final debe tener una descripción total del puesto al que aspiran y deberán dar su consentimiento explícito en estar de acuerdo con las labores a las que se le están invitando a realizar.

Paso 03 – Elaboración de examen de idoneidad

Las personas designadas para el proceso de selección deberán desarrollar un examen de idoneidad que debe ser apegado a las actividades que la persona realizará dentro del puesto. La elaboración, reproducción y cualquier asistencia que se requiera será llevada a cabo por la Secretaria-recepcionista.

Paso 04 – Convocatoria y selección de perfiles

Para iniciar con el proceso de reclutamiento, debe existir una notificación de la Dirección Ejecutiva en la que gira las instrucciones específicas, (perfil de puesto y memorándum) para que se proceda al proceso de convocatoria.


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Los métodos que podrán ser utilizados son:

a) Solicitud directa al empleador. b) Contacto con instituciones o terceros allegados a la Fundación. c) Avisos en prensa. d) Avisos por Internet. e) Servicios de las agencias de recursos humanos. f) Ministerio Trabajo de Guatemala. g) Banco de datos que la Fundación posea.

Con la utilización de los métodos anteriores se realizarán las captaciones de currículos los cuales deberán ser archivados ya sea de manera electrónica o física para efectos de auditoría y transparencia en el proceso.

La secretaria-recepcionista recibirá los currículos y con apoyo de la o las personas que la Dirección Ejecutiva designe para el proceso procederán a la clasificación de los candidatos que más se ajusten al perfil. Deberán seleccionar cinco currículos para que sean revisados por la Dirección Ejecutiva y en caso de tener su visto bueno proceder a llamarlos para su respectiva entrevista. Deberán entrevistarse al menos tres personas.

Previo a la entrevista la secretaria-recepcionista deberá hacer un cuadro comparativo resaltando la información pertinente de cada persona y los datos necesarios que son requerido para la plaza.

Paso 05 – Entrevista a candidatos y realización de pruebas

La secretaria-recepcionista debe realizar la guía de las preguntas, que le serán proporcionadas por las personas que han sido delegadas para el proceso de la contratación y entrevistas. La guía debe tener el visto bueno de la Dirección Ejecutiva.

Siempre debe haber un mínimo de tres personas de la Fundación Esquipulas que participen en las entrevistas. Siempre se deberán entrevistar al menos tres personas para la plaza que se encuentre abierta.

En la entrevista se debe dejar claro el salario, los términos y condiciones en que la persona estaría contratada.

Paso 06 - Análisis de las entrevistas y decisión final

Después de las entrevistas la terna seleccionadora procederá a poner un punteo a cada pregunta y aspecto que se haya evaluado del candidato.


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En caso de que la Directora Ejecutiva no pueda estar presente en las entrevistas se le dirá a los dos candidatos finales que regresen por una entrevista como visto bueno de la Dirección Ejecutiva y ella designará un punteo a cada persona y se sumará a los punteos que ya habían sido proporcionados por la terna y el candidato con mayor puntuación será el seleccionado.

Paso 07 – Verificación de datos y referencias

Las personas designadas para el proceso de selección con el apoyo de la Secretaria-Recepcionista procederán a la validación de datos del candidato final, elaborando un cuestionario que deberá utilizarse para cada referencia.

Paso 08 – Contratación

La persona que haya sido designada se le notificará a través de una carta formal membretada, firmada por la Directora Ejecutiva. La carta debe contener como mínimo la siguiente información:

Confirmación de la plaza Nombre de la plaza Fecha de inicio de relación laboral o consultoría Modalidad de la contratación Salario mensual Horario de trabajo Otros beneficios en caso existan

La carta será realizada y enviada por la Secretaria-Recepcionista, y podrá notificarse vía electrónica. La contratación quedará avalada toda vez sea notificada la persona, y esta se dé por enterada y haga aceptación explícita de la aceptación del puesto. También debe hacerse la notificación vía telefónica, esta llamada deberá realizarla la persona a cargo del proyecto. La aceptación explicita por parte del candidato deberá hacerla vía teléfono y deberá pedir que también lo haga escrito lo cual podrá ser por vía electrónica.

Paso 09 – Inducción de personal

Todo personal y/o consultor que se contrate deberá tener una inducción sobre el funcionamiento general de la Fundación Esquipulas y se debe inducir de acuerdo a la actividad que vaya a realizar.

B. MARCO LEGISLATIVO

Las personas que se encuentren contratadas bajo una relación de dependencia se observarán las leyes laborales de Guatemala.

Para el caso de la contratación de consultores se observarán las leyes de contratación mercantil de Guatemala.


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C. NORMAS PARA CONSULTORES

a) Los consultores contratados por la Fundación Esquipulas deberán apegarse a las cláusulas del contrato de servicios y a los términos de referencia de la consultoría.

b) Todos los productos derivados de la consultoría son propiedad de la Fundación Esquipulas y no podrá hacerse uso de ellos a título individual a menos que haya previa autorización por escrito. Todos los derechos de autor son reservados para la Fundación Esquipulas.

c) El consultor será responsable del equipo que le sea concedido, cuando sea necesario para el desarrollo de las actividades.

D. PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE EXPEDIENTES

La Fundación deberá abrir y mantener actualizado un expediente para cada trabajador, donde archivará como mínimo los siguientes documentos:

a) Términos de referencia o perfil de puesto b) Hoja de vida actualizado c) Lista de entrevistas u otros documentos utilizados en el proceso de evaluación. d) Lista corta de candidatos preseleccionados (mínimo tres). e) Guías de entrevistas u otros documentos utilizados en el proceso de evaluación. f) Acta de selección de personal. g) Contrato Individual de Trabajo presentado ante el Ministerio de Trabajo para el

personal bajo relación de dependencia. h) Contrato individual para los consultores. i) Fotocopia de DPI del Candidato. j) Antecedentes penales y policiacos. k) Copia de otros documentos que la Fundación considere necesarios (carne del IGSS,

cartas de constancia laboral, etc.). l) Solicitudes y autorizaciones de vacaciones, así como evidencia documental del goce de

las mismas.

E. EVALUACIONES DE DESEMPEÑO LABORAL

a) Las evaluaciones de desempeño serán realizadas periódicamente cada año, y cada uno de los miembros del equipo serán evaluados por su superior inmediato. Constituye el proceso por el cual se estima el rendimiento global del empleado.

b) La forma de evaluación podrán variar de acuerdo a la necesidad institucional.


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c) Al realizar las evaluaciones siempre se debe dejar por constancia escrito y firmado por el empleador y el empleado.

d) En cuanto a los consultores contratados la evaluación consistirá en base a los productos entregados y se hará conforme al contrato que se haya pactado, lo cual definirá la continuación o se da por rescindido el contrato.

F. CAPACITACION PARA LOS COLABORADORES

a) La Fundación velará porque sus colaboradores, personal, consultores, se encuentren debidamente capacitados y actualizados para realizar sus actividades. Por lo que la Dirección Ejecutiva deberá promover dentro de los miembros cursos de capacitación, asistencia a talleres, convenciones, y cualquier otra actividad que sea para el crecimiento profesional y laboral. Debido a la índole no lucrativa de la Fundación, las actividades de capacitación deberán ser a través de becas o apoyos de instancias que puedan costear tales actividades dentro de los colaboradores.

b) Los colaboradores podrán proponer y buscar alternativas de capacitación que puedan ser en beneficio de sus labores a la Dirección Ejecutiva, buscando en los espacios pertinentes para el posible financiamiento de tal actividad como lo puede ser la Cooperación Internacional Técnica Asistida.

c) Todas las actividades dentro del personal deberán ser aprobadas por la Directora Ejecutiva y cuando sean de los miembros de Junta Directiva deberán ser aprobados por el Presidente de la Fundación.

XI. NORMAS FINANCIERAS

1. LEGITIMIDAD DEL GASTO

a) El Fundación Esquipulas por medio de Unidad Administrativa Financiera, mantendrá un sistema de registro contable y de registros auxiliares a través de un software reconocido, que describa en forma detallada, todos los ingresos provenientes de donaciones recibidas y otros recursos otorgados por organizaciones financieras nacionales e internacionales, así como las aportaciones de fondos privativos derivados de la venta de bienes y servicios conexos a la actividad de la Fundación, para financiar sus actividades sustantivas y de apoyo.

b) El encargado Contable-Administrativo será el responsable de integrar, administrar y controlar el presupuesto de ingresos y egresos de la Fundación, de acuerdo a los procesos legales y los principios de contabilidad aceptados, conforme al régimen legal de Guatemala, y reglamentos propios de la Fundación que puedan surgir. La elaboración del presupuesto será responsabilidad del encargado Contable-Administrativo, Directora Ejecutiva y de la


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Junta Directiva en base a las estrategias y metas que se definan en la planificación anual y conforme a los proyectos que se tengan planificados desarrollar.

c) El registro contable la Fundación, estará regulado por los procesos contables, que integra presupuesto, contabilidad y tesorería congruente con los principios y normas de contabilidad aceptados en Guatemala, permitiendo que cada transacción contable que se realice sea razonable, completa y fidedigna para una presentación transparente de los estados financieros.

d) La Unidad Contable-Administrativo será la responsable de la transparencia de los gastos, y será quien reportará a la Dirección Ejecutiva, cualquier anomalía que ocurra y las discrepancias en cuanto a los procesos establecidos y autorizados por la Junta Directiva. En caso que exista una falta desde la Dirección Ejecutiva el encargado de la Unidad Contable-Administrativo deberá reportar directamente a la Presidencia de la Junta Directiva de la Fundación Esquipulas, aportando suficientes elementos probatorios.

e) Todos los estados financieros reportes contables deberán ser sellados y firmados por el contador y por la persona designada por Junta Directiva para otorgar el visto bueno.

f) El encargado de la Unidad Contable-Administrativo registrará sistemáticamente, todas las transacciones de la entidad, con efectos presupuestarios, patrimoniales y financieros a fin de conocer el destino de los egresos y la fuente de ingresos, expresados en términos monetarios y aportando los medios para la rendición de cuentas y transparencia establecida por Ley de Guatemala, así también deberá apegarse a las leyes y/o normas que le sean establecidas por los donantes financieros que se encuentren proporcionando financiamiento a la Fundación.

g) Los gastos deberán ser razonables, aceptables y elegibles de conformidad con los objetivos indicadores y metas establecidos.

h) No son aceptables los costos directos o indirectos relacionados con: Deudas, contingencias, diversiones, multas, castigos, intereses, inversiones, pérdidas, bebidas alcohólicas y cigarrillos.

2. REGISTRO DE LOS INGRESOS, DONACIONES Y OTROS A CUENTAS.

a) Todos los ingresos, donaciones y otros, serán entregados a la persona encargada de la Unidad Contable-Administrativo quien deberá proceder con el registro contable de los mismos, conforme a las regulaciones estipuladas en el reglamento de la Fundación, y conforme a los reglamentos vigentes y contables aplicables para el efecto de cada una de las captaciones de dinero, bienes o servicios que sean entregados para uso de la Fundación.


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b) El registro contable se realiza inmediatamente sea recibido el aporte, indicando con exactitud y detallando lo que se está recibiendo. Cuando las aportaciones sean en efectivo debe ser depositado en cuenta bancaria a nombre de la Fundación Esquipulas y se registrará en las partidas contables correspondientes. Siempre se emitirá recibo de donación registrado ante la SAT, inmediatamente al recibir la aportación dineraria o en bienes y deberá ser entregado al donante dicho comprobante. En caso las aportaciones sea en bienes muebles, deberán ser donados mediante un documento formal conforme lo indique el régimen contable correspondiente, detallando marcas, códigos, serie, color, unidad responsable y destino. En caso las aportaciones sean de bienes inmuebles, deberán ser donados mediante escritura pública y los títulos de propiedad ser endosados a Fundación, y así mismo contabilizados siguiendo el procedimiento del régimen contable y aplicando las depreciaciones correspondientes para cada uno de los casos.

c) Todas las aportaciones que sean en efectivo, mayores a los diez mil quetzales y que provengan de entidades privadas o personas individuales, se tiene que tener un razonamiento de la procedencia de los mismos mediante una declaración jurada del donante, por un contador registrado. Donaciones mayores a cincuenta mil quetzales además de tener la declaración jurada deberá estar legalizada por un abogado y notario. Así también todos los bienes muebles e inmuebles se tendrá que corroborar que se encuentren libres de hipotecas o algún gravamen que afecte el traslado a la Fundación, así como sus futuras consecuencias.

d) En caso la donación consista en vehículos, serán trasladados a nombre de Fundación Esquipulas, siguiendo el proceso legal correspondiente y se contabilizarán en las partidas correspondientes, indicando, marca, modelo, color, numero de chasis, número de tarjeta de circulación, número de placas, así como la dependencia de destino.

e) Las donaciones mayores a mil quetzales siempre se recibirán a través de un cheque o cualquier otra transacción bancaria que genere un registro. Los cheques siempre deberán ser a nombre de la Fundación Esquipulas y ningún miembro de la Fundación podrá recibir cheques a título personal utilizando de por medio el nombre de la Fundación Esquipulas. 3. PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIA – OPERATIVA

a) La Junta Directiva a través de la Dirección Ejecutiva y el equipo de trabajo institucional, anualmente realizarán una planificación estratégica y operativa de los programas, proyectos y planes, así como las directrices para el funcionamiento anual recurrente, para el período fiscal de enero a diciembre. La programación debe incluir todos los aspectos técnicos y financieros que serán necesarios realizar con el propósito de alcanzar los objetivos institucionales


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b) En cuanto a la planificación estratégica institucional deberá realizarse para cinco años y revisada al término medio de este plazo y deberán participar todos los miembros de la Fundación, para garantizar que se refleje una visión conjunta y de esta manera crear un sentido de pertenencia.

c) Todas las planificaciones deberán facilitar la toma de decisiones, por lo que debe identificar y definir los programas, proyectos y actividades, con sus metas de ejecución, en términos realistas, medibles en tiempo, eficiencia y objetividad. Cada uno de los programas, proyectos y actividades deberá tener una persona responsable del desarrollo y seguimiento de los mismos.

d) Se debe preparar un presupuesto multianual, de carácter estimativo y flexible, con las variaciones por el programa estratégico anual que corresponda.

e) Para la ejecución técnica y operativa la Fundación podrá contratar personal calificado y competente en las áreas necesarias para lograr los objetivos institucionales, las funciones de las personas contratadas serán definidas de acuerdo al marco operacional de los proyectos vigentes y del marco estratégico institucional.

f) La asignación de los recursos presupuestarios, se realizará en base a los resultados a lograr en las actividades programáticas, cubriendo así los servicios para la contratación de personal, gastos básicos de operación institucional.

g) Los presupuestos deberán prever diferentes niveles de ocupación, incrementos salariales y beneficios. La aplicación de ello se ejecutará de acuerdo al financiamiento que la Fundación haya logrado gestionar.

h) Los gastos flexibles plasmados dentro del presupuesto se asignarán en base a las actividades planificadas cubriendo principalmente los insumos prioritarios para cumplir con las planificaciones.

i) La formulación de presupuesto institucional deberá establecer al menos la siguiente estructura: Donaciones e ingresos recurrentes; estructura programática a nivel de programa, proyecto y actividad; rubro de recursos humanos; rubro de contrataciones de bienes y servicios; establecimiento presupuestario por metas.

j) Los presupuestos elaborados con el propósito de conseguir un nuevo financiamiento deberán ser congruentes al presupuesto institucional y debe poder integrarse al mismo, a modo de garantizar los objetivos institucionales.

k) La Junta Directiva, analizará, discutirá y aprobará el presupuesto institucional de ingresos y egresos. La Directora Ejecutiva deberá velar por el buen manejo y cumplimiento del presupuesto, para lo que contará para su ejecución personal competente asignado en la Unidad Contable Administrativa.


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4. NORMATIVAS PARA MANEJO DE CUENTA BANCARIA

a) El manejo de la cuenta bancaria en cuanto a su operatividad estará a cargo de la Unidad Contable Administrativa. Las cuentas bancarias deberán ser aperturadas conforme a la ley guatemalteca.

b) Las aperturas de las cuentas bancarias se realizarán en un banco comercial con prestigio de reconocido y solidez. Los trámites deberán apegarse conforme a los reglamentos de los bancos y no deberán utilizarse los favores políticos para obtener un trato preferencial.

c) Las cuentas siempre deberán ser cuentas monetarias para mantener un registro tangible de cada transacción lo que permite la rendición de cuentas y transparencia. Las cuentas bancarias siempre deberán tener registro de firmas mancomunadas (dos firmas para cada cheque).

d) Las personas que podrán ser autorizadas para la firma de cheque son: Directora Ejecutiva, Presidente de Junta Directiva, Tesorero y algún otro miembro de Junta Directiva. La autorización para la firma de cheques debe quedar expresa mediante un acta de Junta Directiva cada vez que ésta cambie sus miembros de acuerdo a los estatutos de la Fundación.

e) El depósito inicial para la apertura de la cuenta debe tener el respaldo sobre la procedencia de los fondos como ya ha sido mencionado en el apartado 2, inciso c).

f) No se puede autorizar una solicitud de cheque y/o emisión de cheque girado a nombre de: “EL PORTADOR”.

g) Todos los cheques emitidos, deberán contar con su respectivo voucher que identifique a la organización y deberán contar con suficiente documentación de respaldo a fin de que, como mínimo permita revisar lo siguiente: Unidad que esté requiriendo el cheque; finalidad de la transacción; documentación de soporte; requisición de la solicitud; firma de visto bueno y autorización.

h) Toda solicitud de cheque será trasladada a la Unidad Contable-Administrativa, quien verificará el gasto para luego ser aprobada por la Directora Ejecutiva, con dicha autorización se procederá a emitir el cheque.

i) De acuerdo a las necesidades operativas deberán establecerse días para la elaboración y entrega de cheques y así evitar un traslape de información.

j) Los cheques deben ser emitidos en computadora o máquina de escribir y no contendrán tachones, borrones. Deberán tener siempre dentro del texto del cheque la denominación “NO NEGOCIABLE”.


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k) No podrán firmarse cheques en blanco y todos los cheques emitidos deben tener la firma de revisado del Encargado Contable Administrativo y luego el visto bueno o firma de la Directora Ejecutiva para luego ser trasladado para firma al miembro de Junta Directiva que vaya a firmar los cheques. Todos los cheques para firmar deben llevar la documentación de soporte correspondiente.

l) Toda cheque que por algún error se deje de utilizar deber colocarse dos veces con sello únicamente la palabra “ANULADO” y deberá ser perforado.

m) Las transferencias de fondos entre cuentas bancarias de la Fundación podrán realizarse únicamente con autorizaciones avaladas por el Presidente y Tesorero de Junta Directiva, previa solicitud por escrito.

n) Todos los documentos de cheque deberán ser registrados contablemente en los libros habilitados para su utilización.

o) Mensualmente deberán hacerse conciliaciones bancarias de acuerdo a las normas contables, y dejar evidencia documental del mismo con firma de visto bueno y autorizado por la Directora Ejecutiva.

p) Los cheques en circulación por más de dos meses, deberán cancelarse.

q) Los cheques devueltos o rechazados por el banco deberán anularse y proceder a su respectiva reposición. 5. CONFIDENCIALIDAD SOBRE EL MANEJO CONTABLE FINANCIERO

Los funcionarios responsables de las cuentas bancarias, manejo de cheques y presupuesto deben tener el principio de confidencialidad y resguardar los datos.

Los funcionarios encargados de los manejos financieros son responsables ante la Junta Directiva y estos a su vez tienen la responsabilidad legal sobre el uso y manejo financiero de la Fundación.

6. NORMATIVA PARA MANEJO DE CAJA CHICA

a) Se establecen los fondos de Caja Chica con el fin de que los mismos sean mecanismos ágiles para contar con la disponibilidad de fondos inmediatos que permitan el trámite eficaz para ejecutar gastos emergentes o gastos cotidianos con montos pequeños. Los gastos que pueden figurar son:


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i. Egresos urgentes que no pueden esperar trámite de compra. ii. Pagos de servicios básicos no programados.

iii. Gastos de viáticos para comisiones urgentes y especiales. iv. Gastos urgentes de insumos de oficina. v. Alimentación para actividades especiales.

vi. Gastos no recurrentes previamente autorizados por la Dirección Ejecutiva.

b) El monto de Caja Chica, no podrá exceder de Q.4,000 y los pagos de los comprobantes y vales no podrán exceder de Q.500.

c) La Caja Chica será manejada por la Secretaria Recepcionista pero previo a realizar un gasto siempre debe recibir autorización expresa para realizarlo que puede ser a través del Encargado de la Unidad Contable-Administrativa o bien de la Dirección Ejecutiva o Presidencia.

d) Todo gasto debe tener un comprobante legal de acuerdo a las normas reguladas por la legislación guatemalteca sobre la materia.

e) Toda factura o comprobante deberá ser razonado y firmado en la parte de atrás, indicando el motivo del gasto.

f) Todo documento pagado por Caja Chica deberá ser sellado dentro del proceso contable con un sello que diga “CAJA CHICA”, y firmado por el responsable de la contabilidad avalando que el documento cumplió con los requerimientos básicos para su pago en efectivo.

g) Los documentos de caja chica que avalen cualquier gasto, deberá estar comprendido en las fechas del periodo correspondiente después del último cheque emitido. No se podrán aceptar gastos de un mes calendario anterior al presente de caja chica. No se podrán liquidar gastos de periodos anteriores.

h) En el momento en que se emita el cheque de Caja Chica debe consignarse y especificarse el nombre y puesto de la persona responsable del control y custodia de los fondos.

i) Para mantener la disponibilidad oportuna de los recursos financieros de la Caja Chica, el responsable que resguarda y administra el fondo, deberá gestionar la solicitud de cheque, para el reintegro o reposición de las sumas utilizadas en su fondo al momento que haya gastado un 75% de los fondos es decir que únicamente cuenta con un 25% de disponibilidad de efectivo.

j) Los arqueos de Caja Chica serán realizados cada 15 días, en días alternativos, por el Encargado Contable Administrativo y acompañado por otro miembro de la Fundación. Deberá dejar constancia escrita y firmada del arqueo realizado. En caso que durante los arqueos se encuentren faltantes que no tengan un soporte, la persona a cargo de la custodia del fondo en efectivo deberá hacer el reintegro del monto en efectivo en un período no


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mayor de 24 horas y podrá ser motivo de sanción. En caso exista una diferencia a favor de Caja Chica, en tanto no se demuestre lo contrario mediante documentación autorizada y estipulada, los fondos serán considerados a favor de la Fundación.

k) La liquidación de Caja Chica, debe llevar los comprobantes ordenados de manera correlativa, de la fecha más antigua a la más reciente juntamente con el formulario de liquidación que se haya establecido para el efecto.

l) Cuando por cierre de proyectos o año fiscal sea necesario la liquidación de Caja Chica, se deberá adjuntar comprobante de reintegro de los saldos no utilizados mediante boleta de depósito debidamente operada por el banco que corresponda.

m) La única forma autorizada para liquidar Caja Chica es mediante documentación que cumpla con los requisitos establecidos por la legislación contable. No se permitirá la liquidación mediante documentos informales. 7. NORMATIVA PARA VIATICOS Y ANTICIPOS DE GASTOS

a) El propósito de este apartado es establecer las normas relacionadas con los gastos para comisiones, viajes y otros gastos conexos, derivados para el cumplimiento de las acciones institucionales, y que se lleven a cabo en el interior o exterior de la República por parte de las autoridades, funcionarios, empleados y personal que presta sus servicios a la Fundación.

b) Gastos para comisiones son las asignadas a cubrir a través de la emisión de un cheque serán: Hospedaje; alimentación; transporte. Podrán ser cubiertos otros gastos como parqueo, internet, copias, insumos de oficina, peajes, siempre que exista una aprobación expresa para el mismo, de lo contrario el gasto podrá rechazarse.

c) En caso de que se requiera algún otro tipo de gasto deberá ser solicitado con anticipación y deberá haber autorización por escrito del mismo. Estos gastos podrán ser: Alquiler de vehículo; reparación de vehículo institucional como pinchazos, lubricantes, o algún otro gasto debidamente autorizado y comprobado que se ocasione por caso fortuito en el desempeño de las labores durante la comisión.

d) Las personas que realizan una salida de comisión deberán hacer una liquidación de gastos de acuerdo a los lineamientos que sean establecidos por la Unidad Contable Administrativa.

e) Para realizar una comisión deberá tener el respaldo escrito de la Directora Ejecutiva y/o la Presidencia. Ninguna persona podrá hacer una comisión para la Fundación a título personal y mucho menos considerar el viaje si no ha sido planificado y aprobado debidamente con antelación. Para la aprobación deberá presentarse un formulario de solicitud de viáticos que es establecido por la Unidad Contable Administrativo de acorde a las necesidades operativas.


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f) Las cuotas de gastos para viáticos y otros gastos de comisión serán establecidos de acuerdo

a una tabla de criterios respecto al lugar de visita. Esta tabla deberá ser actualizada cada año con los montos establecidos para poder viajar, y deberá tener control de esto la persona encargada de la Unidad Contable Administrativo.

g) Todos los gastos deberán ser un comprobante contable.

h) Al momento de presentar la planilla el funcionario en comisión deberá justificar cada factura en la parte de atrás.

i) El funcionario en comisión deberá presentar su liquidación y reembolso en un plazo no mayor de (3) tres días hábiles siguientes a la fecha de su retorno de la comisión. En los casos que por corte contable sea necesario presentar antes la planilla deberá ser inmediata la entrega de la misma.

j) En caso que por alguna razón la comisión no se realice y la persona a cargo de la comisión posea ya el efectivo, deberá reembolsarlo a la Fundación a la cuenta que corresponda en un plazo no mayor de 24 horas.

k) No se aprobará la liquidación de los gastos para comisiones oficiales, si en la liquidación faltaren comprobantes o requisitos que se deban cumplir o existan anomalías. En tales casos, se le fijará al responsable el plazo improrrogable de (3) tres días, contados a partir de la fecha de la comunicación, para que presente nueva liquidación con los documentos y requisitos correspondientes. Vencido dicho plazo, sin que se hubiere presentado la liquidación o se presentare sin los documentos y requisitos respectivos, se procederá conforme lo que establece el artículo anterior.

8. NORMATIVA PARA MANEJO DE FONDOS EXTERNOS

a) Previa solicitud por escrito, la Fundación puede prestar los servicios de manejo de proyectos para cualquiera de sus asociados o socios clave que coadyuven y fortalezcan la cohesión institucional para alcanzar los objetivos y que éstos a su vez tengan un paralelismo al quehacer institucional de la Fundación.

b) Deberá nombrarse una persona responsable de la Fundación quien estará a cargo de la coordinación y seguimiento de las acciones que se deriven del manejo de estos fondos. Adicionalmente, se tiene que contemplar la carga contable-administrativa y en caso sea necesario deberá solicitar el respaldo de una auxiliar al socio que solicita el manejo de los fondos.


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c) La Junta Directiva mediante un punto resolutivo en las actas de junta, dará la confirmación o negación del manejo del proyecto. En esta resolución se indicará el monto de gastos por el manejo de proyecto el cual puede variar entre un 7% y 10% de overhead.

d) Para el manejo de proyectos con fondos externos, la Fundación abrirá nuevas cuentas bancarias específicas para cada proyecto.

e) Todo manejo de fondos externos deberá seguir la normativa contable-administrativa de la Fundación. 9. NORMATIVA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIA

a) La Auditoría externa será contratada una vez al año, y será orientada a auditar los procesos administrativos, operaciones contables y financieras, con el fin de poder establecer un mecanismo de rendición de cuentas y transparencia.

b) Para la contratación de la firma de auditores que realice la auditoria externa se someterá al procedimiento de contrataciones de bienes y servicios.

c) La firma de auditores deberá entregar la propuesta de la realización de esta auditoría externa, estipulando fechas y tiempos, así como costes de la misma, y esta será autorizada únicamente por la Junta Directiva.

d) La Auditoría Externa contemplará todas las operaciones de la Fundación, y reportará directamente a la Junta Directiva.

e) La Junta directiva decidirá las fechas para la realización de la auditoria externa y esta será confidencial al personal en el momento de su ejecución.

f) Al momento de la revisión y aprobación de la auditoría por parte de la Junta Directiva, ésta deberá ser parte de los documentos como una rendición de cuentas ante la institución, los donantes y para la gestión de nuevos financiamientos, por lo que será un documento de dominio público.

g) En caso de existir alguna anomalía o hallazgos encontrados la Junta Directiva a través de un punto resolutivo mediante acta, deberá emitir los criterios para mejorar los hallazgos o bien las sanciones que puedan surgir de la misma.


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10. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ADQUISICION Y CONTRATACION

A. Normas Generales

1. La Fundación Esquipulas a través de la Unidad Contable-Administrativa, realizará el proceso

de adquisiciones y contrataciones que se realicen. Para lo cual tendrá las atribuciones siguientes:

a) Realizar todos los procesos de Cotización, licitación y evaluación de las mismas para

presentar a la Dirección Ejecutiva y en su defecto a la Junta Directiva, las diferentes opciones para la realización de las compras.

b) Definir la necesidad de la compra así como su especificación, para que las empresas ofertantes puedan normar su criterio en cuanto a que ofertas presentar. Esto mediante el documento de términos de referencia de lo solicitado.

2. Para la adquisición de bienes y servicios la Unidad Contable-Administrativa deberá cuidar

que las cotizaciones se lleven a cabo bajo características similares, con el fin de

estandarizarlos.

3. Todos los bienes o servicios que se adquieran deberán estar previamente en el presupuesto

anual de la Fundación.

4. En los procesos para la adquisición de bienes o contratación de servicios específicos, será

responsabilidad de la Unidad que solicite el bien o servicio, la definición de las

especificaciones técnicas y su posterior verificación para su recepción.

5. En caso que no exista disponibilidad de recursos en los presupuestos de la Fundación

Esquipulas, deberá abstenerse de solicitar dichos gastos y en su caso la adquisición de bienes

o contratación de servicios, no podrán efectuarse, salvo consenso de Junta Directiva y

deberá realizar una modificación al presupuesto, quedando debidamente registrado en

punto de acta, autorizado y firmado por todos los miembros de la Junta Directiva.

6. Queda terminantemente prohibido que empleados y funcionarios acepten gratificaciones,

favores u obsequios monetarios o en especie proveniente de los proveedores o contratistas,

ni podrán participar como proveedores o contratistas en cualquier forma, en el proceso de

compra de un bien o contratación de un servicio.


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B. Responsabilidad de realización de compras de bienes y contrataciones de servicios

1. La responsabilidad de la realización de compras de bienes y contrataciones de servicios,

quedará a cargo de la Unidad Contable-Administrativa, quien estará facultado por el

Consultor Contable-Administrativo para realizar negociaciones de precio, tiempos de

entrega, honorarios y otros.

2. La Unidad Contable-Administrativa tendrá la responsabilidad de dar el seguimiento a los

proveedores de bienes y servicios en cuanto a calidad, tiempo, cantidad y demás

características y al mismo tiempo velar porque cumplan con lo contratado.

3. La Unidad Contable-Administrativa es la encargada de la recepción de los bienes y servicios

contratados y de la verificación de los mismos para proceder con el pago correspondiente.

4. El único facultado para firmar las órdenes de compra y contratos de servicios es la Dirección

Ejecutiva, a menos que la orden supere en costos los Q. 20,000.00 para lo cual se pedirá la

autorización del Presidente de la Junta Directiva.

C. Marco procedimental de compras de bienes y contrataciones de servicios

1. Los montos asignados en el presupuesto no significan obligación para las Unidades de

trabajo de la Fundación Esquipulas para realizar esos gastos previstos, ya que dependerán

de su grado de necesidad y prioridad.

2. En todo proceso de selección de las ofertas para la adquisición de bienes o contratación de

servicios, la calificación o selección de las ofertas se orientará sobre la base de la calidad de

los productos o servicios y los precios, así como de la disponibilidad de productos sustitutos

en el mercado, para aquellos bienes de consumo constante.

3. Todo proceso de solicitud de compra (adquisición de bienes o contratación de servicios) se

iniciará aplicando la requisición en la cual se incluirá una descripción clara y exacta de lo

requerido del producto o servicio.

4. Las requisiciones deberán tener una numeración propia y secuencial de la Unidad Contable-

Administrativa y cada año se iniciará en registro a partir del número uno.

5. Con la requisición y orden de compra debidamente autorizada, la Unidad Contable-

Administrativa iniciará los procesos de compra de bienes y servicios, siempre que no se

cuente con existencias en la bodega y que los bienes o servicios solicitados, se encuentre en

el presupuesto anual de la Fundación.


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6. Para compras y contrataciones de bienes y servicios cuyo monto este comprendido de Q.

1,000.00 a Q. 5,000.00 se solicitarán por lo menos tres cotizaciones.

7. Para compras y contrataciones que excedan de los Q. 5,000.00 deberán ser sometidas al

concurso de eventos de cotización simple, cuando exceda de Q. 20,000.00 deberán ser

sometidas a concurso de licitación.

D. Cotizaciones, licitaciones y autorizaciones

1. Con la requisición y orden de compra debidamente autorizada, la Unidad de Contable-

Administrativa iniciará los procesos de cotización o licitación de adquisición de bienes o de

contratación de servicios, siempre y cuando se encuentren previstas en el presupuesto

anual de la Fundación Esquipulas.

2. La adquisición de bienes o contratación de servicios mayores a Q. 5,000.00 se efectuarán a

través de procesos de cotización simple o licitación que impliquen una competencia libre,

abierta y con igualdad de condiciones de todos los posibles oferentes, con una publicidad

amplia y oportuna, de manera tal que se garantice la selección del proveedor o contratista

que satisfaga adecuadamente los requerimientos de la fundación.

3. Se publicarán entonces los términos de referencia y las bases para realizar las cotizaciones

y licitaciones correspondientes. La cotización simple será utilizada para las compras rápidas

que no excedan los Q. 5,000.00 y los términos de referencia serán utilizados para los

procesos de deban ser licitados los proyectos de compra.

4. Las cotizaciones y licitaciones se realizarán mediante contacto directo con proveedores y

cuando corresponda se procederá a una invitación pública a cotizar y licitar. Se recibirán las

propuestas en el tiempo que sea estipulado en la convocatoria. Luego de recibir las plicas

se procederá a la evaluación de las mismas siendo los revisores objetivos en las calificaciones

a ponderar.

5. La elaboración de actas para bienes o servicios son responsabilidad exclusiva de la Unidad

Contable-Financiera, para lo cual atenderá, en su caso, las necesidades y requerimientos de

las áreas o unidades solicitantes.

6. La Dirección Ejecutiva nombra a una junta calificadora o receptora con experiencia en el

tema que deberá incluir por lo menos al Encargado Contable-Administrativo.

7. La junta calificadora y receptora tendrá a su cargo la recepción de los bienes (para los

servicios se requiere una carta de servicios recibidos a entera satisfacción), que hayan sido


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comprados o contratados y será responsable de velar por calidad, cantidad y oportunidad

en los bienes contratados. Para estos efectos, la junta levantará un acta en donde haga

constar la satisfacción o insatisfacción en la recepción del bien o servicio de que se trate,

para lo cual contará con cinco días hábiles para su recepción definitiva o rechazo. En el caso

de que sea necesario elaborar un reclamo, contará con cinco días hábiles adicionales.

E. Procedimiento de Pago

1. La junta calificadora y receptora seguirá los procedimientos mencionados anteriormente y

si cumple con los requisitos, procederá a dar la autorización para que la factura sea recibida

por la Unidad Contable-Administrativa.

2. La junta calificadora y receptora, dará una carta de recepción y satisfacción de lo recibido,

siendo este documento el único aval que indique que la recepción fue satisfactoria para la

Fundación Esquipulas.

3. El proveedor procederá a entregar la factura, acompañada de los siguientes documentos:

a) Orden de pedido.

b) Orden de compra debidamente firmada y autorizada.

c) Contrato de compra cuando se requiera, firmado por ambas partes.

d) Notas de envío o recepción firmadas por la Fundación Esquipulas de recibido,

indicando fechas.

e) Carta de recepción y satisfacción, firmada por el encargado Contable-

Administrativo de la Fundación Esquipulas.

4. La Unidad Contable-Administrativa recibirá la documentación para iniciar el trámite de

pago.

5. Si un proveedor no llega por su pago en los próximos quince días en que fue emitido el

cheque, este será anulado y el proveedor solicitará nuevamente la emisión del mismo, el

cual será emitido ocho días después de la solicitud.

6. Los pagos a proveedores serán realizados los días jueves en horas de la tarde, de la semana

que corresponda realizar el pago.

F. Régimen sobre sanciones por incumplimiento de proveedores de bienes y servicios

1. En el momento de tener suscrito cualquier contrato en el cual un proveedor se encuentre

comprometido con la Fundación Esquipulas, el proveedor está obligado a cumplir con los


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bienes o servicios contratados en cuanto a cantidad, calidad, tiempos de entrega,

especificaciones técnicas y otros, conforme a las órdenes de compra y términos de

referencia entregados para su desarrollo.

2. En caso un proveedor no cumpla con los plazos de entrega, se dará por concluido el contrato

y la Fundación Esquipulas quedará exenta de obligación alguna para realizar el pago.

3. En caso el proveedor sufra un atraso y ésta sea una causa justificada, deberá presentar por

vía escrita y acompañada de los documentos correspondientes las razones por las cuales se

presenta el atraso.

4. En caso que un proveedor entregue los bienes o servicios con discrepancias en cuanto a lo

especificado en los términos de referencia y orden de compra quedará a discreción de la

junta calificadora y receptora la recepción de dichos bienes o servicios. Si procediera a no

recibir, el contrato en este momento queda rescindido y será entregada una carta de

rechazo de productos.

5. Si se descubre que un proveedor tiene alguna relación en comisiones, bonos y otros

beneficios para cualquier miembro de la Fundación Esquipulas se dará por concluido el

contrato y el funcionario de la Fundación será retirado de sus funciones.

XII. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL DE ACTIVOS E INVENTARIOS

A. Normativa general de control y resguardo de activos fijos

1. La Unidad Contable-Administrativa será la responsable del adecuado control, resguardo y

distribución de activos, materiales y suministros adquiridos por la Fundación Esquipulas.

Podrá asistir en cuestiones de apoyo en el suministro de etiquetado la Secretaria-

Recepcionista.

2. La Unidad Contable-Administrativa creará el catálogo de códigos de adquisiciones para

inventariar todos los bienes.

3. Se manejarán mínimos y máximos de existencias de acuerdo a un plan de aprovisionamiento

que responda a las necesidades que se presenten en el desarrollo de las actividades de la

Fundación y se deberá llevar un control actualizado de existencias.


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4. El inventario físico se realizará al menos una vez al año, mensualmente se realizarán

inventarios en forma selectiva.

5. Los bienes y suministros considerados obsoletos, inservibles o averiados serán reportados

a la Dirección Ejecutiva para que tome las decisiones que considere convenientes. Si los

artículos son dados de baja, la autorización para su descargo deberá quedar documentada.

Este procedimiento será autorizado por la Junta Directiva previa solicitud de la Unidad

Contable-Financiera.

6. Los formatos utilizados para el control de inventarios serán numerados y su uso se

controlará permanentemente. Cuando por alguna circunstancia un formato deba sustituirse

se anulará y archivará para mantener su control y secuencia numérica.

7. Los bienes adquiridos y activos fijos deberán ser registrados e ingresados al inventario por

medio del formato que haya sido designado por la Unidad Contable Administrativa, al cual

deberá ser identificado por un número correlativo.

8. Una vez identificado el bien, se procederá a registrarlo, abriendo un expediente para cada

uno de los bienes adquiridos. Este expediente o archivo contendrá entre otros los datos

siguientes:

a) Descripción detallada del activo

b) Marca

c) Serie

d) Color

e) Clave de identificación o registro

f) Ubicación exacta del activo

g) Proveedor

h) Número del cheque con que se adquirió el activo

i) Costo del activo

j) Vida útil estimada

k) Porcentaje de depreciación

l) Método de depreciación

m) Monto mensual de depreciación

9. La contabilización de los activos fijos, deberá basarse en el costo de adquisición o donación

y el cálculo de su valor de depreciación se hará sobre la base del método de línea recta.


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B. Tarjetas de responsabilidad

1. La responsabilidad de custodia y seguridad física de los bienes asignados a las unidades y a

los empleados que tengan asignados activos específicos, para ello cada empleado llevará un

registro individual del inventario de bienes a su disposición que estará en los archivos de la

contabilidad. Este registro será realizado mediante una tarjeta de responsabilidad.

2. La tarjeta de responsabilidad indicará la asignación de cualquier activo para un empleado

de la Fundación y será especificado el bien, características y condiciones bajo las cuales es

recibido. Así mismo el funcionario que recibe el bien es responsable de su custodia y

seguridad del mismo, así como el correcto uso para fines únicamente de la Fundación.

3. La tarjeta de responsabilidad será firmada por el empleado al momento de recibir el activo

en cuestión. El empleado a partir de ese momento es el único responsable de este activo y

está obligado a devolverlo a la Fundación en las mismas condiciones que este fue recibido.

4. En aquellos casos en que los activos no estén asignados a un departamento en particular,

será responsabilidad exclusiva de la Unidad Contable-Administrativa su custodia, seguridad

y mantenimiento del mismo.

5. La disposición de activos fijos, es facultad única y exclusiva de la Junta Directiva y de la

Dirección Ejecutiva, quienes determinaran los activos que podrán ser retirados de la

Fundación.

6. El retiro de los activos fijos puede ser por obsolescencia o por diferencias encontradas entre

el inventario físico de activos y los libros contables. En cualquier caso, debe dejarse

plasmado las operaciones en los libros de contabilidad.

7. Así también para los consultores contratados para la Fundación y que para la realización de

las actividades que han sido contratados necesiten algún equipo de la Fundación, recibirán

éstos como un préstamo para dicha actividad. Será responsabilidad del consultor el manejo

del equipo.

XIII. MATERIAL Y COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

Todos los colaboradores de la institución deberán velar porque se mantenga el archivo institucional tanto físico como electrónico. Cada persona es responsable de los documentos que maneja bajo su quehacer institucional por lo que para que un colaborador pueda tener un finiquito de sus actividades deberá entregar y mantener un sistema de archivo apegado a la jurisprudencia institucional.


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XIV. MANEJO DEL ARCHIVOS INSTITUCIONALES

a) Toda la correspondencia de la Fundación que salga hacia lo externo deberá ser a través de

hojas membretadas, es decir que contengan el logotipo institucional, dirección de la sede,

números de teléfono, correo electrónico y nombre de página Web.

b) El material que se elabore ya sea físico, visual, audio o bien para el Social Media deberá

estandarizarse creando una imagen institucional. De ninguna manera podrá promoverse el

accionar de la Fundación sin que no sea publicitado la imagen institucional que se encuentre

vigente.

c) Se debe velar que la imagen institucional refleje el quehacer de la Fundación y que ésta sea

sobria y sofisticada.

d) Todos los miembros de la Fundación deberán velar por el buen uso de los logotipos e imagen

institucional. En caso de que algún miembro haga mal uso del mismo ya sea la Junta

Directiva o la Dirección Ejecutiva según sea el caso decidirá la sanción que se impondrá al

respecto, inclusive puede llevar a rescindir un contrato laboral.

e) Todo miembro que se encuentre representando o laborando para la Fundación debe actuar

y velar por la buena imagen institucional en caso contrario de igual manera podrá

penalizarse de acuerdo al apartado anterior (inciso “d”).

XV. ESTABLECIMIENTO DE RELACIONES CON SOCIOS Y FIRMA DE ACUERDOS

INTERINSTITUCIONALES

a) El establecimiento de relaciones con socios lo podrán realizar el Presidente y la Directora

Ejecutiva a través de reuniones y presentaciones institucionales. Sin embargo, debido a la

naturaleza política de la Fundación los miembros de Junta Directiva y personal técnico

pueden entrelazar nuevos socios que por alguna razón se avoquen directamente a cada uno

de ellos. Sin embargo todas las relaciones y contactos deberán se redirigidos a la Presidencia

y Dirección Ejecutiva.

b) En cuanto a la negociación de acuerdos interinstitucionales podrán hacerlos la Presidencia

y la Dirección Ejecutiva de manera coordina y en estrecha comunicación.

c) A lo que la firma de convenios y cualquier otro documento de carácter legal, sean convenios,

cruce de cartas, únicamente podrá hacerlo quien represente legalmente la Fundación

Esquipulas.


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XVI. FUNCIONES JUNTA DIRECTIVA Y DIRECTORIO SEGÚN ESTATUTOS

A. SOBRE LA ADMINISTRACIÓN

En cuanto a las funciones administrativas que se describen a continuación de los miembros de

la Junta Directiva, éstas son realizadas por el personal contratado para la Fundación, por lo cual

también existe una Directora Ejecutiva quien vela por el correcto funcionamiento tanto técnico

como administrativo, quien le han sido conferidas tales funciones. Sin embargo, cada miembro

de la Junta General y Consejo debe velar porque se estén realizando dichas acciones.

a) El Consejo Directivo podrá nombrar uno o varios Gerentes para administrar la Fundación, con las

atribuciones y facultades que el mismo le confiera y con el personal de apoyo necesario.

b) El régimen operativo de la Fundación y en especial el procedimiento de calificación de beneficiarios

de los programas y proyectos que la Fundación apoyará y toda la estructura administrativa de la

entidad, se regirá por los reglamentos que se elaboren por el Consejo Directivo, previa aprobación

de la Junta General de Fundadores y Benefactores, con el voto favorable del 75%.

c) La Junta General debe elegir un Comité de Fiscalización del patrimonio y los recursos financieros de

la Fundación el cual estará integrado por un Presidente, un secretario y un Tesorero, como mínimo.

B. JUNTA GENERAL DE FUNDADORES Y BENEFACTORES

Es el órgano supremo de la Fundación y se integra tanto con los miembros fundadores como con las

personas a quienes se les reconozca la calidad de benefactores de acuerdo con la presente escritura y el

reglamento respectivo.

Juntas Generales:

Se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año en el mes de diciembre y extraordinariamente

en cualquier tiempo.

Quórum:

Para que sea considerada valida la sesión de Junta General, deberán encontrarse reunidos por lo menos

75% del total de miembros fundadores y benefactores.

Convocatoria:

El Presidente del Consejo Directivo convocará a la Junta General por lo menos con cinco días de

anticipación, por medio de citatorio escrito, enviado por el medio físico o electrónico más adecuado

informando sobre la agenda a discutir, y si no se reuniere el quórum necesario, la Junta General se

efectuará un hora después en el mismo lugar y fecha, con los miembros que estuvieren presente.


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Libro de Actas:

Las resoluciones de la Junta General se tomarán por mayoría absoluta del total de los miembros

presentes o representados a menos que esta escritura establezca una mayoría especial.

Voto Doble:

En caso de empate en las votaciones, el Presidente de la Junta General tendrá voto doble.

Dirección:

Las sesiones serán dirigidas por el Presidente del Consejo Directivo y en su defecto por el Vicepresidente.

Atribuciones de la Junta General Ordinaria

a) Conocer la memoria anual de labores que deberá presentarle el Directorio;

b) Formular las sugerencias o recomendaciones que estimare convenientes para el mayor logro de los

objetivos de la Fundación;

c) Aprobar los planes de trabajo de la Fundación, elaborados por el Consejo Directivo;

d) Elegir a los miembros del Consejo Directivo;

e) Aprobar el presupuesto y el balance general anual de la Fundación

Atribuciones de la Junta General Extraordinaria

a) Acordar la concesión de los beneficios previstos en estos estatutos verificando siempre, el

cumplimiento de los requisitos reglamentarios para que ello se hubieren establecido;

b) Acordar las modificaciones o ampliaciones a estos estatutos, tendientes a sus mejoramiento;

c) Aprobar los reglamentos elaborados por el Consejo Directivo;

d) Conocer y resolver sobre la remoción de los miembros del Consejo Directivo;

e) Conocer y resolver sobre las impugnaciones interpuestas en contra de las resoluciones y/o actos del

Consejo Directivo;

f) Conocer y resolver sobre cualquier otro asunto no previsto y que por su importancia se sometiere

a su consideración.

C. CONSEJO DIRECTIVO

Es el órgano coordinador, director y ejecutor de la Fundación.

El Consejo Directivo se integrará por: Un presidente, un Vicepresidente; un Secretario, un Tesorero, y un

vocal.

Los miembros del Consejo Directivo durarán en sus funciones el período de dos años, pudiendo ser

reelectos por períodos iguales, pero nunca de forma indefinida.


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Quórum

El Directorio se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al mes y extraordinariamente las veces

que sea necesario, a solicitud del Presidente. Para que sea considerada válida la sesión de Consejo

Directivo, deberán encontrarse reunidos por lo menos la mitad más uno de los miembros que lo integran.

Resoluciones

El Directorio adoptará sus resoluciones por mayoría absoluta de votos. Cada miembros tiene derecho a

un voto; en caso de empate decidirá el Presiente, quien para el efecto tendrá doble voto.

Atribuciones

Atribuciones del Consejo Directivo:

a) Cumplir y hacer que se cumplan las disposiciones de esta escritura, reglamentos y las demás

disposiciones que se dicten por la Junta General de Fundadores y Benefactores;

b) Formular los planes de trabajo, laborables y obras a realizarse;

c) Elaborar los reglamentos que fueren necesarios para la ejecución de los fines y objetivos de la

Fundación;

d) Autorizar la contratación del personal administrativo;

e) Elaborar el presupuesto anual de la Fundación;

f) Acordar la concesión de los beneficios, servicios o prestaciones que constituyen el objetivo y fines

de la Fundación a favor de las personas o grupos de personas beneficiarias, que llenaren los

requisitos que estableciere el correspondiente reglamento;

g) Acordar distinciones honoríficas a personas individuales o jurídicas que así lo ameriten por sus

servicios de asistencia y bienestar social;

h) Disponer la organización de sucursales, agencias, representaciones o delegaciones de la Fundación;

i) Designar las comisiones o asesorías que estime convenientes;

j) Autorizar gastos imprevistos, debiendo dar cuenta a la Junta General en su sesión más próxima;

quedando obligados los miembros del Directorio solidaria y mancomunadamente para con la

Fundación.

k) Resolver sobre cualquier otro asunto que por su naturaleza no fuere conveniente postergar, de la

cual dará cuenta a la Junta General en su sesión más próxima;

l) Presentar a la Junta General, para su aprobación en el mes de diciembre a la Junta General balance

general y estado financiero del período que finaliza, debiendo remitir copia certificada a la

Procuraduría General de la Nación.


33

Atribuciones del Presidente

a) Ejercer la representación legal de la Fundación, en todos los actos y contratos en que la Fundación

participe, con todas las facultades de un Mandatario General con representación, especialmente con

las facultades judiciales que a éstos les otorga el Artículo ciento noventa de la Ley del Organismo

Judicial. Cuando se trate de vender, donar o disponer de cualquier otro modo de los bienes de la

Fundación y siempre que fuere para beneficio de la misma, deberá contar con autorización de la

Junta General de Fundadores y Benefactores;

b) Otorgar y revocar mandatos especiales para asuntos determinados;

c) Presidir las sesiones del Directorio y de la Junta General; y

d) Autorizar con su firma las órdenes de pago y librar los cheques u otros documentos, juntamente con

el Tesorero del Directorio.

Atribuciones del Vice-Presidente

a) Sustituir al Presidente en caso de impedimento o falta temporal y con las mismas atribuciones que

el mismo tiene asignadas;

b) Dirigir, coordinar y supervisar las comisiones que se creen, salvo que la Junta Directiva asigne esta

función expresamente a otro directivo; y

c) Ser el jefe inmediato superior del personal administrativo o empleados de la Fundación

Atribuciones del Secretario

a) Refrendar con su firma las resoluciones del Directorio y de la Junta General;

b) Llevar un registro de los miembros Fundadores y Benefactores, así como de los Beneficiarios de la

Fundación;

c) Formular la agenda de las sesiones del Directorio y de las Junta Generales,

d) Llevar y custodiar el Libro de Actas de Juntas Generales y Consejo Directivo;

e) Dar cuenta al Presidente o al Directorio de la correspondencia y redactar aquella para la cual fuere

instruido;

f) Hacer las citaciones para las Juntas del Directorio y de las Juntas Generales en la forma y con la

anticipación debida;

g) Velar por el correcto manejo del archivo de la Fundación;

h) Elaborar la memoria anual de las labores realizadas y someterlas oportunamente a conocimiento y

aprobación del Directorio y de la Junta General;

i) Llevar una estadística de los beneficios y beneficiarios que se acordaren clasificados según su

destino; y

j) Las demás que le fueren asignadas por el Presiente.


34

Atribuciones del Tesorero

a) La recepción custodia y manejo interno de los fondos de la Fundación y efectuar depósito inmediato

en el Banco designado para el efecto;

b) Llevar una caja chica para el suministro de los gastos de oficina o gastos varios cuyo monto se

autorizará en el Presupuesto General Anual;

c) Presentar al Consejo Directivo el Balance General y el Estado de Pérdidas ganancias de cada ejercicio

social, certificado por el Contador o Auditor que tuviere a cargo la contabilidad o la fiscalización de

la Fundación;

d) Cuidar que la contabilidad de la Fundación se mantenga actualizada y sea llevada conforme a la ley;

e) Entregar al Contador la documentación conducente para contabilizar las operaciones de ingresos y

egresos de la Fundación;

f) Mantener informado al Directorio del movimiento de fondos;

g) Juntamente con el Presidente, registrar su firma en los Bancos donde estén las cuentas de la

Fundación y autorizar con su firma las órdenes de pago, cheques y demás documentos; y

h) Las demás, que sin estar previstas, fueren propias de un cargo de tal naturaleza y registro.

Atribuciones de los Vocales

a) Corresponderá a los Vocales, en su orden, sustituir a los miembros del Consejo Directivo cuando

alguno de ellos falte temporal o definitivamente, a excepción del Presidente, en cuyo caso asumirán

sus respectivas atribuciones.


35

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS


36

XVII. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS CON LOS PROCEDIMIENTOS

Los procesos de gestión de la Fundación inician con una demanda o solicitud y que se constituye como el estado inicial del procedimiento y que tales procesos vienen ligados a la estrategia institucional vinculando así los objetivos con el quehacer cotidiano para lograr la visión de la Fundación Esquipulas.

A continuación los flujogramas de los procesos que contienen los procedimientos relevantes para el orden administrativo institucional. Las acciones que realizan los miembros de la Fundación son multitareas por lo que se reflejan las cuestiones administrativas que son necesarias para el orden, sin embargo aquellas tareas que recaen en diversos miembros o bien que son técnicas se verán reflejadas en los términos de contratación y/o el perfil de funciones sean sea el puesto.


37

PROCESO: Control de los Registros Contables de la Fundación Esquipulas

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS:

No. Procedimientos Responsable y Corresponsables

1. Autorización, Elaboración y Emisión de Cheques Consultor Contable-Administrativo

2. Control y Manejo de Inventario. Consultor Contable-Administrativo

3. Compras de Insumos para uso de la Fundación Esquipulas

Consultor Contable-Administrativo


38

PROCEDIMIENTO 1 – Autorización, Elaboración y Emisión de Cheques

OBJETIVO:

Proporcionar seguridad y confiabilidad en la emisión de cheques para que de acuerdo a los

procedimientos establecidos se logre un adecuado registro y control de los pagos que son

realizados por nombre de la Fundación.

ALCANCE:

Aplica a Directivos de la Fundación.

Aplica a Dirección Ejecutiva.

Aplica a Consultor Contable-Administrativo.

REFERENCIAS:

Manual de normas y procedimientos.

RESPONSABLE:

Consultor Contable-Administrativo.

POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS:

Serán las firmas de los Directivos de la Fundación y Dirección Ejecutiva, las únicas

autorizadas en la emisión de cheques.

Las solicitudes de cheques sólo se autorizan para necesidades urgentes justificadas, que

se hayan generado por la operación de las áreas solicitantes.

Sólo procederán las solicitudes de cheques que estén autorizadas por la Dirección

Ejecutiva.

Por ningún motivo se aceptaran solicitudes de cheques por concepto de préstamos

personales.

Verificar que el monto del cheque concuerde con el soporte de los documentos.

Que el cheque no este emitido al portador.

Que el beneficiario del cheque sea el mismo que aparece en la razón social del

membrete de la factura o recibo.

Si el cheque esta emitido a nombre de persona natural verificar que lleve el sello NO

NEGOCIABLE.

Confirmar los saldos de los diferentes bancos para proceder a la autorización de

cheques.


39

FLUJOGRAMA DE LAS ACTIVIDADES:

Procedimiento 1 – Autorización, Elaboración y Emisión de Cheques.

Área Solicitante Director Ejecutivo Consultor Contable

Administrativo

Directivos de la Fundación

Autorización,

Elaboración y

Emisión de Cheques

Inicio

1. Detecta la necesidad de adquirir un bien o contratar un servicio.

2. Hace la solicitud a la Dirección Ejecutiva

para que le autorice la compra del bien o del

servicio.

5.

Envía el cheque a los directivos de la fundación para que

lo firmen.

4.

Emite el cheque a nombre del

proveedor del bien o servicio.

Continua

3. Recibe la solicitud

del área solicitante y autoriza la compra del bien o servicio.

6.

Revisa que el soporte de los documentos

coincida con el monto del cheque.


40

Procedimiento 1 – Autorización, Elaboración y Emisión de Cheques.


Administrativo


7.

Autoriza el cheque con la respectiva

firma.

Fin

8.

Entrega cheque a quien corresponda.

9.

Archiva voucher.


41

PROCEDIMIENTO 2 – Control y Manejo de Inventario.

OBJETIVO:

Mantener actualizado el inventario de todos los Bienes Patrimoniales de la Fundación

Esquipulas y proporcionar información eficiente y oportuna a todas las autoridades de la

Fundación.

ALCANCE:




REFERENCIAS:


RESPONSABLE:



El consultor contable-administrativo tendrá la responsabilidad de registrar, oportuna y

permanentemente, todas las entradas de bienes a la bodega.

La recepción de bienes deberá efectuarse previa verificación de que los mismos cumplan

con las características señaladas en los pedidos a los proveedores, tales como clase, tipo

y calidad requeridas.

Posterior a la recepción física de los bienes, el consultor contable-administrativo

procederá a elaborar el aviso de entrada a la bodega, utilizando para tal efecto, como

documentos la copia del pedido y copia de la factura.

Solicitar al proveedor, colocar el bien o material en el lugar que le indique el consultor

contable-administrativo.


42


Procedimiento 2 – Control y Manejo de Inventarios.


Administrativo Directivos de la Fundación

Control y Manejo de

Inventarios

Inicio

1. Realiza mensualmente

el “Informe de Existencias del

Inventario”, el cual incluye el consumo promedio mensual

acumulado.

2. Traslada el informe de

existencias a los directivos de la

fundación.

4.

Firma de autorización el

informe de existencias del

inventario. Continua

3. Revisa el informe de existencias del

inventario.


43

Procedimiento 2 – Control y Manejo de Inventarios.



5.

Traslada el informe de existencias del

inventario debidamente autorizado.

Fin

6.

Recibe el informe de existencias de

inventario debidamente autorizado.

7.

Solicita a las diferentes unidades

que realicen la requisición con los

bienes que necesitan.

8.

Realiza la requisición describiendo con

exactitud el bien que se necesita.

9.

Traslada la requisición a la

dirección ejecutiva para que la autorice.

10.

Recibe, revisa y autoriza la compra del bien solicitado.

11.

Traslada la requisición

debidamente autorizada.

12.

Recibe la requisición autorizada y

programa la compra de las adquisiciones.


44

PROCEDIMIENTO 3 – Compras de Insumos para uso de la Fundación Esquipulas.

OBJETIVOS:

Identificar las necesidades de cada área y hacer la consiguiente propuesta de adquisición

al responsable inmediato, con la finalidad que el proceso sea rápido.

ALCANCE:




REFERENCIAS:


RESPONSABLE:



No tener un solo proveedor.

Antes de comprar se revisa precio, calidad, cantidad de suministros y tiempo de entrega.

Buscar proveedores que te ofrezcan un buen servicio.

Antes de comprar verificar la cantidad de suministros que hay en existencia.

Pagar precios razonables bajos por los mejores productos obtenibles.

Encontrar fuentes de suministros y mantener buenas relaciones con las mismas.

Asegurar la buena actuación del proveedor, en lo que se refiere a la rápida entrega de

los materiales y calidad aceptable.

Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan requiriéndose.


45


Procedimiento 3 – Compras de Suministros para uso de la Fundación Esquipulas.



Compras de

Suministros para

uso de la Fundación

Esquipulas

Inicio

1. Elabora la solicitud

de requisición describiendo las

características de los suministros que

solicitará.

2. Recibe, revisa y da

prioridad a las requisiciones según

solicitud.

4.

Recibe y revisa informe de existencias.

Continua

3. Da la aprobación de la requisición

5.

Autoriza la solicitud de la requisición para la compra.

6.

Recibe, registra y clasifica las

requisiciones según prioridad.

7.

Localiza a proveedores.


46


Área Solicitante Director Ejecutivo Consultor Contable-


8.

Solicita cotizaciones a los proveedores.

9.

Recibe cotizaciones, procede hacer

cuadro comparativo.

10.

Selecciona al proveedor que da el

mejor precio y calidad del producto.

11.

Procede hacer orden de compra con los

datos del proveedor y descripción de los

suministros solicitados.

Continua


47



Administrativo


Fin

12.

Elaboración y emisión del Cheque a nombre del proveedor que se

le comprara el producto.

14.

Recibe, revisa el producto solicitado,

conforme a la orden de compra.

13.

Entrega el cheque de pago al proveedor.

15.

Envía los suministros solicitados para la

unidad que los requirió, con orden de compra y

requisición para que firmen de recibido.

16.

Recibe y revisa los suministros solicitados.


48

PROCESO: Gestión de los asuntos secretariales y de recepción



1. Atención de planta telefónica Secretaria Recepcionista

2. Manejo de correspondencia Secretaria Recepcionista

3. Coordinación de la mensajería Secretaria Recepcionista Encargado de Mensajería

4. Manejo de caja chica Secretaria Recepcionista Contador General

5. Coordinación de viajes al exterior Secretaria Recepcionista Asistente de Dirección Ejecutiva

6. Asistencia en el desarrollo de eventos a cargo de la Fundación.

Secretaria Recepcionista Dirección Ejecutiva Unidades de la Fundación

7. Coordinación de actividades para la realización de reuniones de Junta Directiva y Funcionarios.

Secretaria Recepcionista Presidencia


49

PROCEDIMIENTO 1 - Atención de planta telefónica

OBJETIVO:

Manejar la planta telefónica de la Fundación para garantizar una adecuada atención de las

llamadas entrantes y salientes, centralizando la información que se recibe.

ALCANCE:

Aplica a Secretaria Recepcionista y únicamente a personal nombrado en casos

excepcionales.

REFERENCIAS:


RESPONSABLE:

Secretaria Recepcionista


Siempre recibir las llamadas con el saludo institucional.

Todas llamadas entrantes deben ser registradas con los datos siguientes: a) Nombre de

la personas; b) Institución a la pertenece; c) Cargo dentro de la institución; d) Motivo de

la llamada; y e) Con quién se desea comunicar.


50


Procedimiento 1 – Atención de planta telefónica

Secretaria Recepcionista Unidades de Fundación

Esquipulas Dirección Ejecutiva

Atención de planta

telefónica

Inicio

1.

Recepción o salida de llamadas a través de planta

telefónica.

Fin

2.

Traslado oportuno de llamadas.

3.

Actualización del registro electrónico y físico de

llamadas.

4.

Presentación mensual de registro físico y electrónico

de las llamadas.


51

PROCEDIMIENTO 2 - Manejo de correspondencia.

OBJETIVO:

Mantener el control, orden, y ubicación de toda la correspondencia que entra y sale de la

Fundación.

ALCANCE:

Aplica a Secretaria Recepcionista.

REFERENCIAS:


RESPONSABLE:

Secretaria Recepcionista


Toda la correspondencia entrante y saliente debe ser registrado en el formato

electrónico de la Fundación.

Toda documentación entrante y saliente debe llevar un correlativo.

Toda documentación enviada debe tener una copia en el archivo físico.


52

Procedimiento 2 – Manejo de correspondencia


Esquipulas Encargado de mensajería

Cuando es correspondencia que se envía

Cuando es correspondencia que

se recibe

Inicio

1.

Recepción de documentos internos y externos.

3.

Realiza copia de documentos externos e internos.

Fin

2.

Registra correlativo, con su respectivo sello y fecha.

Manejo de correspondencia

4b.

Elabora sobre debidamente identificado cuando la

correspondencia es para envío externo.

6.

Se archiva el registro físico y electrónico de todos los

documentos enviados y recibidos

5.

Entrega de documentación para su distribución externa con copia y nota de envío.

4a.

Traslado de documentación externa a

las Unidades de la Fundación.


53

PROCEDIMIENTO 3: Coordinación de la Mensajería.

OBJETIVO:

Entregar rápida y oportunamente la documentación a su destino.

ALCANCE:


REFERENCIAS:


RESPONSABLE:

Secretaria Recepcionista.


El mensajero debe salir de la oficina con una ruta predeterminada.

Todo documento debe contar con una caratula-hoja de recibido.

Toda correspondencia a entregar debe ser anotada en las hojas de conocimiento de

entrega de mensajería.

Tener instrucciones claras hacia donde se dirige (Dirección de Institución y nombre de

quién recibe el documento).


54


Procedimiento 3 – Coordinación de la Mensajería


Esquipulas Encargado de mensajería

Coordinación de la

Mensajería

Inicio

1. Pregunta a las Unidades de la

Fundación si tienen correspondencia para el

mensajero.

5. Finaliza ruta entregando

hojas de recibido a secretaria.

Fin

Fin

4. Entrega documentación al destinatario asegurando

obtener en la copia firma, sello, hora y fecha de quien

recibe.

2. Entrega de

documentación para su distribución externa

3. Organiza ruta de mensajero de acuerdo a prioridad o distancia para entrega de documentos.

6. Revisión de ruta contra copias de

documentación enviada.


55

PROCEDIMIENTO 4 - Manejo de Caja Chica

OBJETIVO:

Cubrir los gastos emergentes de la Fundación.

ALCANCE:


Aplica a Contador General

REFERENCIAS:


RESPONSABLE:



Todo gasto debe estar respaldado con su debida factura o razonado con un recibo

corriente.

Todo comprobante debe ser emitido a nombre de la Fundación.

Todos los gastos deben ser ingresados al formato bajo los lineamientos de la Unidad de

Contabilidad.

No se hacen vales.

No se hacen préstamos al personal interno.

Se presenta la liquidación cuando se tiene un 75% del monto asignado.

Todo gasto debe tener siempre autorización expresa del Encargado de la Unidad

Contable Administrativo o sea de Dirección Ejecutiva o Presidencia.


56


Procedimiento 4 – Manejo de Caja Chica

Secretaria Recepcionista Contador General Unidades de la Fundación

Inicio Manejo de Caja Chica

2. Recepción de cheque de

caja chica.

1. Emisión y entrega de cheque de caja chica.

6. Liquida gastos en el

formato requerido por la Unidad de Contabilidad.

Fin

Fin

3. Solicita al mensajero el

cambio de cheque de caja chica.

5. Procede a la compra de suministros e insumos

que solicitan las unidades de la Fundación.

4. Elabora solicitud de compras de suministros e insumos que

se necesiten.


57

PROCEDIMIENTO 5 – Coordinación de viajes al exterior

OBJETIVO:

Tener coordinación e información exacta sobre los viajes que se realizaran.

ALCANCE:


Aplica a Asistente de Dirección Ejecutiva.

REFERENCIAS:


RESPONSABLE:


Corresponsable: Asistente de Dirección Ejecutiva.


Siempre se debe viajar en clase ejecutiva.

El presidente de la Fundación siempre lleva un acompañante.

La institución que invita debe de enviar toda la información logística para que se pueda

asistir.

Siempre se debe verificar el hotel donde se hospedan para verificar la seguridad de las

instalaciones.

Siempre se debe tener el número de teléfono de la persona de quien los recibe en el

aeropuerto.

Siempre se debe de realizar el check-in con 36-24 horas de anticipación.

Siempre se debe de verificar que los asientos en los vuelos sean juntos.

Siempre se debe avisar que el check-in fue realizado.


58


Procedimiento 5 – Coordinación de viajes al exterior

Secretaria Recepcionista Presidencia y Director Ejecutivo Asistente de Dirección

Inicio

Coordinación de Viajes al

Extranjero

1. Recepción de invitación

de participación en actividad a desarrollarse.

6. Solicita el programa de actividades del evento.

Fin

Fin

5. Procede a la compra de

boletos aéreos y reservación del

hospedaje.

4. Aceptación de participación.

2. Solicita información acerca

del evento, quienes asistirán, tema a tratar, duración, si se hacen cargo de los gastos de

vuelo y hospedaje.

3. Traslada información a las

autoridades correspondientes.


59

PROCEDIMIENTO 6 – Asistencia en el Desarrollo de Eventos a Cargo de la Fundación

OBJETIVO:

Cubrir todos los detalles logísticos, para evitar contratiempos.

ALCANCE:


Aplica a Asistente de Proyectos

Aplica a Comunicación Social

Aplica a Desarrollo Institucional.

REFERENCIAS:


RESPONSABLE:



Siempre se debe tener una reunión antes de la coordinación del evento para conocer el

enfoque y recibir instrucciones generales.

Siempre se debe contemplar cualquier eventualidad de última hora.

Se debe empezar con la organización del evento con 4 horas de anticipación a la hora

citada.

Siempre se debe contar con un directorio de proveedores para eventos

Siempre se debe informar a la seguridad del Presidente donde será el evento y la hora,

indicando donde ésta el parqueo autorizado para ellos.


60


Procedimiento 6 – Asistencia en el Desarrollo de Eventos a cargo de la Fundación

Dirección Ejecutiva Secretaria Recepcionista Unidades de la Fundación

Asistencia en el Desarrollo

de Eventos a cargo de la

Fundación

Inicio

1. Proporciona lineamentos

de los eventos de la Fundación.

3. Solicita cotizaciones de lo

que requiere para el evento.

4. Elabora listado de

invitados y programa del evento.

2. Realiza lista de chequeo para definir tiempos

Continua


61

Procedimiento 6 – Asistencia en el Desarrollo de Eventos a cargo de la Fundación

Dirección Ejecutiva Secretaria Recepcionista Unidades de la Fundación

6. Coordina las Reservaciones y Confirmaciones del hotel

donde se hospedan los invitados.

7. Coordina recepción de

invitados en el aeropuerto y traslado al hotel.

5. Revisa lista de invitados, programa y avance de logística

del evento.

8. Coordina con todo el personal de la Fundación la

atención protocolaria a los invitados.

Fin

Fin


62

PROCEDIMIENTO 7 – Coordinación de Actividades para la Realización de Reuniones de

Junta Directiva y Funcionarios.

OBJETIVO:

Contar con una planificación semanal, mensual de los Directivos de la Fundación.

Informar avances, logros y metas de la Fundación.

ALCANCE:

Aplica a Consejo Directivo.

Aplica a Consejo Consultivo.



Aplica a Asistente de Proyectos

Aplica a Comunicación Social

Aplica a Desarrollo Institucional.

Aplica a Personal de Mantenimiento.

REFERENCIAS:


RESPONSABLE:



Solo presidencia puede definir la fecha exacta para realizar convocatoria.

Toda reunión o participación debe ser anotada en la agenda del calendario de Gmail.

No se permite ninguna reunión sin el visto bueno de Dirección Ejecutiva.

Toda solicitud para reunión o participación que solicite una institución o persona

individual debe llenar el Formato Solicitud de Audiencia o Participación.

Toda solicitud debe presentarse con 15 días mínimo de anticipación.

Toda solicitud debe estar por escrito (correo electrónico, invitación física).

Siempre se debe presentar carta de excusa cuando no se acepta la invitación a participar.

Siempre se debe hacer un recordatorio un día antes de la reunión.

Siempre se debe preparar una refacción (café, boquitas, gaseosas o frutas).

Toda reunión debe tener evidencia fotográfica.


63


Procedimiento 7 – Coordinación de Actividades para la Realización de Reuniones de Junta Directiva y Funcionarios.

Presidencia Secretaria Recepcionista Directivos de la Fundación

Coordinación de

Actividades para la

Realización de Reuniones

de Junta Directiva y

Funcionarios

Inicio

1. Define fecha, hora para

convocatoria.

2. Envía por correo

electrónico invitación a todos los directivos de la

Fundación.

3. Recepción de invitación a

reunión por correo electrónico.

Continua

4. Confirma asistencia a

reunión a través de correo electrónico.

5. Anota en el calendario de Gmail, la hora y fecha de reunión con directivos.

6. Envía correos

electrónicos un día antes como recordatorio de reunión programada.


64

Procedimiento 7 – Coordinación de Actividades para la Realización de Reuniones de Junta Directiva y Funcionarios.

Dirección Ejecutiva Secretaria Recepcionista Directivos de la Fundación

7. Da la bienvenida a los miembros del consejo

directivo.

8. Apoya con la memoria,

toma nota de cada palabra que se dice en la reunión.

Fin

Fin

9. Realiza borrador del acta con toda la información anotada en la reunión.

10. Revisión final del borrador

del acta.


65

PROCESO: Asistencia de alto nivel a la Dirección Ejecutiva.


No. Procedimientos Responsable y corresponsables

1. Realización de Informes Mensuales para la rendición de cuentas.

Asistente de Dirección Secretaria Coordinador(a) de Comunicación Social e Incidencia Contador Administrador Director(a) Ejecutivo

2. Asistencia protocolaria a las autoridades para el manejo adecuado de sus relaciones públicas.

Asistente de Dirección Coordinador(a) de Comunicación Social e Incidencia

3. Revisión de políticas, normas, procedimientos y sistemas para su mejoramiento y/o fortalecimiento.

Asistente de Dirección Administrador Director Ejecutivo Asamblea y Junta Directiva

4. Manejo de la agenda de la Dirección Ejecutiva para la optimización de los tiempos de respuesta.

Asistente de Dirección Director Ejecutivo Miembros de Unidades involucradas en la actividad

5. Organización del archivo de la Dirección Ejecutiva para mejorar los procesos de registros físicos y electrónicos.

Asistente de Dirección

6. Coordinación de conferencias y participaciones de la Dirección Ejecutiva y Presidencia para ampliar el campo de acción de la Fundación.

Asistente de Dirección Director(a) Ejecutivo(a) Presidencia y/o Directivos de Fundación. Secretaria-Recepcionista.

7. Elaboración de presupuestos para la evaluación de la inversión en el desarrollo de actividades o presentación de proyectos institucionales.

Asistente de Dirección Contador General

8. Realización mensual de un back up del equipo de computación institucional para conservar la información en caso de cualquier contingencia.

Asistente de Dirección Personal de la Fundación que tenga asignado un equipo de cómputo.

9.

Acompañamiento a las actividades, proyectos y programas internos y externos de la Fundación para su efectivo seguimiento.

Asistente de Dirección Dirección Ejecutiva Personal ad hoc asignado al seguimiento de actividades


66

No. Procedimientos Responsable y corresponsables

10.

Comunicación oral y escrita de la Fundación a funcionarios o entidades nacionales e internacionales.

Asistente de Dirección Secretaria-recepcionista Dirección Ejecutiva Presidencia

PROCEDIMIENTO 1 - Realización de Informes Mensuales para la rendición de cuentas

OBJETIVO:

Mantener los niveles de transparencia ante las instituciones que otorgan fondos mediante

la presentación regular de informes de ejecución presupuestaria.

ALCANCE:

Aplica al Contador de la Institución, al Administrador General, al Coordinador de

Comunicación Social, la Secretaria y la Asistente de Dirección que tengan a su cargo la

elaboración de una de las secciones de los informes.

REFERENCIAS:


Reportes de actividades.

RESPONSABLE:



La información requerida para los informes debe trabajarse semanalmente.

La información proporcionada por las Unidades no debe exceder de los primeros dos

días hábiles del mes para su debida revisión y sistematización.

Los Informes deben estar revisados y listos en los primeros cuatro días hábiles.

Los Informes deben entregarse el quinto día hábil del mes como forma preventiva.


67


Procedimiento 1 – Realización de informes mensuales para la rendición de cuentas

Secretaria Coord.

Comunic. Social e Incidencia

Contador Administrador Asistente de

Dirección Director(a) Ejecutivo

Inicio

1. Sistematización

reuniones y actividades 2.

Proporciona reportes de

notas y productos

3. Entrega de

estados financieros

4. Proporciona información financiera

Realización

de informes

mensuales

para la

rendición

de cuentas

5. Elabora informe 6.

Revisa y aprueba informe

Fin

7. Coordina envío de informe


68

PROCEDIMIENTO 2 - Asistencia protocolaria a las autoridades para el manejo adecuado de

sus relaciones públicas.

OBJETIVO:

Incrementar las habilidades de relaciones públicas de la Fundación a través de sus

autoridades mediante la asistencia protocolaria en las actividades y eventos donde se

participe.

ALCANCE:

Aplica a los miembros de la Fundación responsables de la Asistencia de Dirección Ejecutiva

y de Comunicación Social e Incidencia a cargo de prestar el servicio protocolario a las

autoridades de la Fundación, entiéndase para el efecto, los miembros de la Junta Directiva,

Consejo Asesor, Presidencia y Dirección Ejecutiva.

REFERENCIAS:


Protocolos nacionales e internacionales según sea el caso.

RESPONSABLE:



Para cada actividad se debe portar una carpeta institucional conteniendo: tarjetas de

presentación de las autoridades; dos impresiones del CV de las autoridades; la

información que se haya proveído a la institución contraparte que organiza el evento;

una impresión de toda la información recopilada con antelación sobre la actividad o

evento; al menos tres rótulos institucionales de la Fundación para reservar el espacio en

primera fila de las autoridades antes de su llegada.

Los responsables deben llegar siempre antes del evento para asegurar la logística y el

buen desarrollo del evento.

En el evento y/o actividad anunciar de manera formal la llegada de las autoridades para

recibirlas como es debido.

Tomar nota de todos los compromisos adquiridos por las autoridades y darle

seguimiento posteriormente.

Permanecer alerta de cualquier situación inesperada en las agendas para informar a las

autoridades y velar por su buena imagen e integridad física.

Nunca retirarse antes que las autoridades de los eventos o actividades a excepto que se

reciba la expresa instrucción de hacerlo.


69


Procedimiento 2 – Asistencia protocolaria a las autoridades para el manejo adecuado de sus relaciones públicas.

Asistente de Dirección Directivos de la Fundación y

Dirección Ejecutiva Unidades de la Fundación

Asistencia protocolaria a las

autoridades para el manejo

adecuado de sus relaciones

públicas.

2. Búsqueda de información y

retroalimentación.

3.

Registro del evento en agenda electrónica y envío de invitación a

miembros de la Fundación involucrados.

Inicio

1. Proporciona información

sobre actividad y/o evento.

4.

Se establece contacto con la contraparte relacionada con la

actividad para generar la coordinación pertinente.

5.

Retroalimentación de la información que se vaya

generando.

6.


generando.

7.


generando.

8.

Coordinación de toda la logística del evento. Continua


70

Procedimiento 2 – Asistencia protocolaria a las autoridades para el manejo adecuado de sus relaciones públicas.


Dirección Ejecutiva Unidades de la Fundación

9.

Recopila información generada relacionada al evento o actividad.

10.

Seguimiento de los compromisos adquiridos por los funcionarios

de la Fundación.

12.

Redacción de la nota resumen estratégica.

11.

Retroalimentación para dar seguimiento a los

compromisos adquiridos.

13.

Revisión y retroalimentación de nota

resumen estratégica.

15.

Redacción de la nota resumen estratégica.

14.

Da visto bueno de nota resumen estratégica.

Fin


71

PROCEDIMIENTO 3 - Revisión de políticas, normas, procedimientos y sistemas para su

mejoramiento y fortalecimiento.

OBJETIVO:

Incrementar la capacidad de operación técnica y administrativa de la Fundación a través del

mejoramiento o fortalecimiento de sus políticas, normas y procesos.

ALCANCE:

Aplica a los miembros de la Fundación que formen parte de la Asistencia de Dirección

Ejecutiva, de la Administración General, Unidades de la Fundación.

REFERENCIAS:

Manual de normas y procedimientos institucional y otras dependencias externas

relacionadas con el quehacer de la Fundación.

RESPONSABLE:



Revisión del manual de normas y procedimientos de la Fundación cada dos años.

Velar el cumplimiento del manual de normas y procedimientos de la Fundación.

Asegurar que cada cambio dentro del manual sea aprobado de acuerdo a los estatutos

de la Fundación.


72


Procedimiento 3 – Revisión de políticas, normas, procedimientos y sistemas para su mejoramiento y fortalecimiento.

Asistente de Dirección Administrador Unidades de Fundación

Director(a) Ejecutivo


Revisión de políticas,

normas,

procedimientos y

sistemas para su

mejoramiento y

fortalecimiento.

3. Retroalimentación a la

revisión de políticas, normas y procedimientos.

5.

Revisión y visto bueno de cambios

Inicio

1. Revisión de

políticas, normas y procedimientos.

4. Modificación de los

documentos según la retroalimentación.

2. Retroalimentación

y revisión de políticas, normas y

procedimientos.

6.

Aproba-ción

Fin


73

PROCEDIMIENTO 4 – Manejo de la agenda de la Dirección Ejecutivo para la optimización de

los tiempos de respuesta.

OBJETIVO:

Mejorar los tiempos de respuesta a las actividades programadas de la Dirección Ejecutivo

mediante un adecuado manejo de la agenda.

ALCANCE:

Aplica para el miembro de la Fundación a cargo de la Asistencia de Dirección Ejecutiva.

Demás personal de la Institución para programación de actividades administrativas y

técnicas relacionadas con la Dirección Ejecutiva.

REFERENCIAS:


Agenda Electrónica

RESPONSABLE:



Al tener conocimiento sobre una actividad debe registrarse inmediatamente en la

agenda.

Todas las actividades registradas en la agenda deben contener información sobre el

tema a tratar, la hora, el tiempo de duración, el tipo de participación de la Dirección

Ejecutiva y la relevancia que tiene para la Fundación esa actividad.

Todas las actividades de la Dirección Ejecutiva deben ser del conocimiento de todas las

unidades involucradas desde el momento que se incorporen a la agenda para que cada

una realice los procedimientos que les corresponde tomando en cuenta el tiempo que

resta para que se lleve a cabo la actividad.


74


Procedimiento 4 – Manejo de la agenda de la Dirección Ejecutiva para la optimización de los tiempos de respuesta.

Asistente de Dirección Director(a) Ejecutivo Unidades de la Fundación

Manejo de Agenda de la

Dirección Ejecutiva.

2. Registro de la actividad o

evento en agenda electrónica. 3.

Se comparte la información del evento o actividad con

los miembros de la Fundación relacionados.

4.

Búsqueda de insumos para llevar acabo la actividad o evento.

5.

Preparación y desarrollo de acciones necesarias para

garantizar el buen desarrollo de la actividad o evento.

Inicio

1. Proporciona información sobre actividad o evento.

8.

Revisión de nota resumen estratégica

6.

Retroalimentación de la información que se vaya generando.

7.

Recopilación de la información obtenida derivada de la actividad

o evento para realizar nota resumen estratégica.

9.

Asistencia en el seguimiento de las acciones en la nota resumen

estratégica

Fin


75

PROCEDIMIENTO 5 – Organización del archivo de la Dirección Ejecutiva para mejorar los

procesos de registros físicos y electrónicos.

OBJETIVO:

Mejorar los procesos de registro físico y electrónico de los documentos mediante un sistema

alfabético de archivo y clasificado por años.

ALCANCE:

Aplica a la Asistente de Dirección Ejecutiva y responsables de proyectos.

REFERENCIAS:


Documentos de proyectos ejecutados por la Fundación.

RESPONSABLE:



Todos los procesos a cargo de la Dirección Ejecutiva deben archivados.

El sistema de los archivos deben ser de fácil comprensión para su fácil manejo en

ausencia de la persona a cargo (por año, tema, fecha).

El archivo siempre debe estar disponible para su consulta del Director(a) Ejecutivo(a).

Solamente las autoridades de la Junta Directa, Presidencia, Dirección Ejecutiva y la

Asistencia de Dirección tienen acceso al archivo. Ninguna persona que no esté

previamente autorizada puede hacer uso, ingresar, buscar o modificar parcial o

totalmente los archivos físicos o electrónicos.

En la medida de lo posible los documentos electrónicos deben ser impresos para

resguardar una copia impresa dentro del archivo físico.

Toda la información recibida debe ser archivada ya sea en carpeta electrónica o física

dentro de una carpeta general según la naturaleza de la información.

Cada actividad realizada por la Fundación Esquipulas genera la creación de un nuevo

expediente específico.

Al inicio de cada año se debe crear nuevas carpetas de información físicas y electrónicas.

Los archivos siempre deben estar actualizados.

Los archivos físicos siempre debe archivarse del más antiguo al más reciente, de modo

que el más reciente sea el visible.


76

Procedimiento 5 – Organización del archivo de la Dirección Ejecutiva para mejorar los procesos de registros físicos y electrónicos.

Asistente de Dirección Director(a) Ejecutivo Unidades de la Fundación

Organización del archivo físico

y electrónico de la Dirección

Ejecutiva

3. Crea carpeta física y/o

electrónica cuando corresponda.

4.

Archiva la información digital o física.

Inicio

1. Solicita o recibe

documentación física y/o electrónica.

2.

Retroalimentación de la información que se vaya generando.

Fin

5.

Manejo de archivos y proporciona información

cuando es requerida.

6. Solicita información cuando es requerido.


77

PROCEDIMIENTO 6 – Coordinación de conferencias y participaciones de la Dirección

Ejecutiva y Presidencia para ampliar el campo de acción de la Fundación.

OBJETIVO:

Ampliar el rango de acción de la Fundación a través de las conferencias impartidas y las

comunicaciones establecidas con otros públicos.

ALCANCE:

Aplica a la Asistente de Dirección Ejecutiva y responsables de proyectos. Aquí se ve

involucrado un agente externo, que es la entidad o país que invita a las autoridades de la

Fundación.

REFERENCIAS:


Protocolo nacionales, internacionales e institucional.

RESPONSABLE:



Todas las conferencias y participaciones de Dirección Ejecutiva deben ser del

conocimiento de la Asistente de Dirección y Proyectos para que prepare los insumos que

necesitará para llevarlas a cabo.

Nunca se aceptan invitaciones con menos de una semana de antelación para realizar la

actividad.

No se aceptan invitaciones a conferencias, charlas, ponencias y conversatorios donde no

esté garantizada la convocatoria de un grupo mínimo de 50 participantes.

En el caso de las conferencias, el equipo de Comunicación Social e Incidencia, Desarrollo

Institucional y Administración General deben estar enterados con anticipación para

desarrollar los procedimientos que les correspondan.

El país o entidad que invita a las autoridades de la Fundación debe proporcionar boletos

aéreos en clase ejecutiva; piloto y vehículo; hospedaje en hotel de cuatro estrellas como

estándar mínimo o bien garantizar las medidas de seguridad adecuadas y comodidad

para las autoridades.


78

Procedimiento 6 – Coordinación de conferencias y participaciones de la Dirección Ejecutiva y Presidencia para ampliar el campo de acción de la Fundación

Entidad que invita (agente externo)

Asistente de Dirección Director(a) Ejecutivo(a),

Presidencia y/o Directivo de la Fundación

Secretaria-Recepcionista

Coordinación de

conferencias.

3. Envía notificación a la entidad que invita si se acepta o rechaza.

invitación.

Inicio

1. Realiza invitación.

4. Recibe notificación. Si

procede debe proporcionar

información de logística

2. Determina si procede

invitación

5. Si procede la

invitación se crea evento en agenda.

6. Se crean archivos

físicos y/o electrónicos.

7. Establece

comunicación coordina detalles

logísticos: Itinerarios; nombre del

aeropuerto; reservas de hotel, nombre de

piloto y carro asignado; programa de la actividad, etc.

Continua

9. Prepara logística

cuando sea requerida o

necesaria, según la actividad.

8. Proporciona

retroalimentación.


79

Procedimiento 6 – Coordinación de conferencias y participaciones de la Dirección Ejecutiva y Presidencia para ampliar el campo de acción de la Fundación

Entidad que invita (agente externo)

Asistente de Dirección Director(a) Ejecutivo(a),

Presidencia y/o Directivo de la Fundación

Secretaria-Recepcionista

10. Participa al Cuerpo

Diplomático o Consular de

Guatemala en el país de recepción de la llegada del

Presidente y autoridades e

informa internamente.

11. Reciben notificación sobre participación

realizada al Cuerpo Diplomático o Consular

12. Prepara carpeta física

con toda la información logística

del evento.

13. Recibe carpeta física

con información logística del evento

un día hábil previo al vuelo.

Fin


80

PROCEDIMIENTO 7 - Elaboración de presupuestos para la evaluación de la inversión en el

desarrollo de actividades o presentación de proyectos institucionales.

OBJETIVO:

Mejorar la toma de decisiones mediante el conocimiento de diferentes escenarios

presupuestarios.

ALCANCE:

Aplica a la Asistente de Dirección y Proyectos. Contador General. Directora Ejecutiva.

REFERENCIAS:


Lineamientos financieros de los donantes cuando aplique.

RESPONSABLE:



Para la elaboración de presupuestos se contará con información fundamentada en datos

reales (Ej. Cotizaciones, datos oficiales, etc.).

Un presupuesto debe ser sostenido por un análisis.

La presentación de los presupuestos siempre debe ir acompañada de las fuentes de

información utilizadas.

La realización de presupuestos para la presentación de proyectos deben considerar el

presupuesto institucional que se tenga.


81

Procedimiento 7 – Elaboración de presupuestos para la evaluación de la inversión en el desarrollo de actividades o presentación de proyectos institucionales.

Asistente de Dirección Director(a) Ejecutivo(a) Contador General Secretaria-

Recepcionista

Si es proyecto

Si es actividad

Si es proyecto

Si es actividad

4. Realiza presupuesto.

5. Da visto bueno y

aprueba.

3b. Si es un evento debe cotizar.

3a. Revisa las líneas presupuestarias.

6a. Adjunto presupuesto a

propuesta

6b. Implementa presupuesto

Elaboración de

presupuestos

Inicio

2. Determina las

necesidades que deberán cubrirse

presupuestariamente.

1. Proporciona

lineamientos de actividad y/o

presentación de

Fin


82

PROCEDIMIENTO 8 – Realización mensual de un back up del equipo de cómputo

institucional para conservar la información en caso de cualquier contingencia.

OBJETIVO:

Resguardar la información electrónica institucional para evitar pérdidas suscitadas por

cualquier contingencia.

ALCANCE:

Aplica a la Asistente de Dirección y a cada miembro de la Fundación que tengan a su cargo

manejo de información electrónica.

REFERENCIAS:


Portales Web para mejorar la eficiencia en la realización de back ups institucionales.

RESPONSABLE:



Los backups deben realizarse cada quince días. A mediados y finales de cada mes.

El ordenamiento electrónico debe ser por áreas y por personas.

Todas las personas que laboran para la institución están obligadas en proporcionar el

material con el cual trabajan.

Los backups deben realizarse en un disco externo que deberá ser resguardado en un

lugar seguro con conocimiento del Director y Presidencia de la Fundación.


83

Procedimiento 8 – Organización del archivo de la Dirección Ejecutiva para mejorar los procesos de registros físicos y electrónicos.

Asistente de Dirección Unidades de la Fundación

[aplica todo trabajador y/o colaborador que maneja información electrónica institucional)

Realización de backups

institucionales

Inicio

1. Hace programación de

backups

3.

Proporciona tiempo, espacio e información electrónica completa

2. Envía programación a todo

el personal

4.

Realiza el backup

5.

Almacena disco con la información.

Fin


84

PROCEDIMIENTO 9 – Acompañamiento a las actividades, proyectos y programas internos y

externos de la Fundación para su efectivo seguimiento.

OBJETIVO:

Incrementar la capacidad de respuesta de la Fundación mediante el seguimiento a los

distintos procesos a los cuales se involucra.

ALCANCE:

Aplica a la Asistente de Dirección, Dirección Ejecutiva, Presidencia, Secretaria, Desarrollo

Institucional o cualquier personal que se la haya asignado el seguimiento ad hoc de una

cuestión o compromiso institucional.

REFERENCIAS:


Minutas de reuniones.

RESPONSABLE:



Para cada proceso debe existir un expediente que indique el propósito de la relación que

estableció la Fundación, los compromisos adquiridos, el orden del cumplimiento de los

compromisos y los tiempos estimados para realizarlos.

Para cada seguimiento se debe tener plena comunicación con las Coordinaciones

involucradas para el cumplimiento de los compromisos de la Fundación.

Las retroalimentaciones siempre deben ser verbales y por escrito vía electrónica.

El responsable del seguimiento tiene la responsabilidad de retroalimentar

oportunamente y de manera constante.

Siempre se debe retroalimentar antes de que caduque el compromiso por lo menos tres

días antes.


85

Procedimiento 9 – Acompañamiento a las actividades, proyectos y programas internos y externos de la Fundación para su efectivo seguimiento.


Dirección Ejecutiva Personal nombrado para el

seguimiento Ad Hoc de la cuestión

Acompañamiento a las

actividades, proyectos y

programas de la Fundación

2. Abre expediente físico y/o

electrónico con toda la información ad hoc en cuestión.

3.

Registro del evento en agenda electrónica y envío de

compromisos a miembros de la Fundación involucrados.

4a.

Da seguimiento a las acciones y compromisos asignados y

retroalimenta

Inicio

1. Adquiere compromiso, retroalimenta y delega.

5.

Da visto bueno y aprueba las acciones

4c.


generando.

4b. Da seguimiento a las

acciones y compromisos asignados.

Fin


86

PROCEDIMIENTO 10 – Manejo de Comunicación oral y escrita de la Fundación a funcionarios

nacionales e internacionales que asumen nuevos puestos.

OBJETIVO:

Ampliar las relaciones públicas institucionales para el fortalecimiento y/o incremento de las

alianzas estratégicas.

ALCANCE:

Aplica a la Asistente de Dirección, Dirección Ejecutiva, Presidencia, Secretaria-recepcionista,

Desarrollo Institucional.

REFERENCIAS:


Diarios.

RESPONSABLE:



Las cartas únicamente pueden ser firmadas por los responsables de la Presidencia y/o

Dirección Ejecutiva.

Las cartas se envían en hojas membretadas de la organización.

Se debe gestionar la entrega de las cartas a más tardar 2 semanas después de que el

funcionario haya tomado posesión del puesto o la personalidad reconocida haya

obtenido algún triunfo o alcanzado un logro.

Estas cartas pueden ser enviadas a personas y profesionales de alto nivel que sean

reconocidas por la comunidad para manifestarle la felicitación, agradecimiento o apoyo

por alguna circunstancia especial (Ejemplo: Retiro de la carrera, entre otros).

La Asistente de Dirección deberá estar siempre pendiente de los cambios y deberá

proceder a indicar a los Directivos de la Fundación para que ellos determinen si

corresponde el envío de la comunicación.


87

Procedimiento 10 – Manejo de comunicación oral y escrita de la Fundación a funcionarios nacionales e internacionales que asumen nuevos puestos.

Asistente de Dirección Director(a) Ejecutivo(a) Secretaria-Recepcionista Mensajero

3. Elabora carta o comunicado.

Manejo de

Comunicación oral y

escrita de la

Fundación a

Funcionarios

Inicio

2. Determina si

corresponde la comunicación.

1. Agente Externo proporciona información, puede ser

notificación, medios de comunicación, etc.

4. Registra correlativo.

Fin

6.

Elaboración del sobre debidamente

identificado cuando la correspondencia es

para envío externo.

5.

Realización de copia de documentos

externos e internos.

7.

Entrega de documentación con copia y nota

de envío.

8.

Archiva todos los documentos

recibidos.


88

PROCESO: Cumplimiento del Desarrollo de la Imagen Institucional



1. Diseño y elaboración de material promocional para los eventos de la Fundación.

Diseñador Grafico Director Ejecutivo Coordinador de Comunicación Social

2. Desarrollo del material para la divulgación de los eventos de la Fundación para medios de comunicación.


3. Elaboración de materiales para página Web y redes sociales para los eventos de la Fundación.



89

PROCEDIMIENTO 1 – Diseño y elaboración de material promocional para los eventos de la

Fundación.

OBJETIVO:

Informar sobre los acontecimientos más importantes de la Fundación Esquipulas.

ALCANCE:


Aplica a Coordinador de Comunicación Social.

Aplica a Diseñador Gráfico.

REFERENCIAS:


RESPONSABLE:

Diseñador Gráfico.


El material promocional siempre debe contener el logotipo de la Fundación Esquipulas.

Todo el material promocional debe incluir información para realizar las confirmaciones

de la actividad (número de teléfono, correo electrónico y otro medio alterno.

El material promocional nunca debe omitir información como: Fecha, lugar, hora y

quienes participan.


90


Procedimiento 1 – Diseño y elaboración de material promocional para los eventos de la Fundación.

Dirección Ejecutiva Diseñador Gráfico Coordinador de Comunicación

Social

Diseño y Elaboración de

Material Promocional para

los Eventos de la Fundación

Inicio

1. Proporciona lineamientos

estratégicos para la elaboración de afiches,

mantas y roll ups, fotografías, biografías, blocks de notas,

hojas membretadas, caratulas de DVD, invitaciones y

diplomas.

2. Recopila datos para la elaboración de afiches,

mantas, roll ups, fotografías, biografías, blocks de notas,

hojas membretadas, caratulas para DVD,

invitaciones y diplomas.

4.

Define diseño de afiches, mantas roll ups, fotografías, biografías, blocks de notas,

hojas membretadas, caratulas para DVD,

invitaciones y diplomas.

3.

Retroalimenta sobre la información recopilada

Continua


91

Procedimiento 1 – Diseño y elaboración de material promocional para los eventos de la Fundación.


Social

7.

Procede a la impresión de afiches, mantas roll ups, fotografías, biografías, blocks de notas, hojas

membretadas, caratulas para DVD, invitaciones y

diplomas.

Fin

5.

Elabora material

6.

Da Vo.Bo y autoriza impresión


92

PROCEDIMIENTO 2 – Desarrollo del material para la divulgación de los eventos de la

Fundación para medios de comunicación.

OBJETIVO:

Promover la difusión de las actividades, programas, proyectos y logros de la Fundación

Esquipulas.

ALCANCE:




REFERENCIAS:


RESPONSABLE:


Corresponsable: Dirección Ejecutiva


El anuncio de prensa siempre debe contener el logotipo de la Fundación Esquipulas.

El anuncio de prensa, spot de radio y televisión debe incluir información para realizar las

confirmaciones de la actividad (número de teléfono, correo electrónico y otro medio

alterno).

El anuncio de prensa, spot de radio y televisión nunca debe omitir información como:

Fecha, lugar, hora y quienes participan.


93


Procedimiento 2 - Desarrollo del material para la divulgación de los eventos de la Fundación para medios de comunicación.


Social

Coordinación de

Monitoreo de Prensa,

Radio y Televisión para los

Eventos de la Fundación.

Inicio

1. Proporciona lineamientos

estratégicos para la elaboración de anuncios de

prensa, spots publicitarios de radio y televisión.

2. Recopila datos para la

elaboración de anuncios de prensa, spots publicitarios

de radio y televisión.

4.

Define e implementa el diseño de anuncios de

prensa, spots publicitarios de radio y televisión.

3.

Retroalimenta y recibe retroalimentación de la información recabada para proceder al desarrollo del material

Continua


94

Procedimiento 2 – Coordinación de Monitoreo de Prensa, Radio y Televisión para los Eventos de la Fundación Desarrollo del material para la divulgación de los eventos de la Fundación para medios de comunicación..


Social

7.

Procede a la publicación en los medios de comunicación.

Fin

5.

Elabora material

6.

Da Vo.Bo y autoriza impresión


95

PROCEDIMIENTO 3 – Elaboración de materiales para página Web y redes sociales para los

eventos de la Fundación.

OBJETIVO:

Contar con un sitio electrónico en internet para promover la difusión de las actividades,

programas, proyectos y logros de la Fundación Esquipulas.

ALCANCE:




REFERENCIAS:


RESPONSABLE:



La publicación en la página web y redes sociales siempre debe contener el logotipo de

la Fundación Esquipulas.

La publicación en la página web y redes sociales debe incluir información para realizar

las confirmaciones de la actividad (número de teléfono, correo electrónico y otro medio

alterno).

La publicación en la página web y redes sociales nunca debe omitir información como:

Fecha, lugar, hora y quienes participan.


96


Procedimiento 3 - Elaboración de materiales para página Web y redes sociales para los eventos de la Fundación.


Social

2. Recopila de datos para la

elaboración de publicaciones en páginas

web y redes sociales.

4.

Define e implementa el diseño del material para

publicación de páginas web y redes sociales.

Diseño y Elaboración de

Material para Página Web

y Redes Sociales en cada

evento de la Fundación.

Inicio

1. Da lineamientos estratégicos

para la elaboración de material para publicación en páginas web y redes sociales.

3.

Retroalimenta la información de acuerdo a las observaciones planteadas por Dirección Ejecutiva.

Continua


97

Procedimiento 3 - Elaboración de materiales para página Web y redes sociales para los eventos de la Fundación.


Social

7.

Procede a la publicación en los medios electrónicos.

Fin

5.

Elabora material

6.

Da Vo.Bo y autoriza publicación

Fundación Esquipulas Para la integración Centroamericana

Actualizado 09/12/2015 16:55 Página 1 de 6

Check List para Eventos de Fundación Esquipulas

Nombre del Evento:

Fecha del Evento:

Co-organizado con:

Patrocinado por (socio estratégico):

Coordinador General:

PRE-PRODUCCION

Dirección Ejecutiva:

Actividad SI NO

1. Definir fecha, hora y lugar

2. Convocar a reunión informativa al equipo de colaboradores

3. Establecer fuente de Financiamiento

4. Definir los objetivos del evento

5. Definir Conferencistas y-o Co-organizadores

6. Definir Maestro de Ceremonias

7. Definir Programa o Agenda

8. Definir Líneas Estratégicas para Documentos Marco

9. Representación de la Fundación y Vocería del Evento

10. Definir si se entregan carpetas o materiales en el evento

11. Autorizar Presupuesto

12. Autorización y Validación de Materiales



Asistencia de Dirección:

Actividad SI NO

1. Solicitud de Cotizaciones (3 cotizaciones)

Audio y Micrófonos

Proyector y Pantalla

Flores

Comida

2. Reserva de Salón

3. Redacción de Cartas Diversas (Socios Estratégicos, Financistas, Oradores, Conferencistas, Invitados especiales, etc)

4. Redactar e Imprimir Programa

5. Crear evento en agenda electrónica e invitar a todos los involucrados del equipo

6. Seguimiento estratégico a socios diversos por diferentes canales

7. Crear el Expediente electrónico y físico del proyecto

8. Crear la Ficha Técnica del Evento como Proyecto

9. Gestionar información de participantes (bios, fotos, etc)

10. Envío de artes finales (digitales) a Medios Impresos

11. Reconocimiento o Visita al salón o lugar del evento para diseño estratégico

12. Coordinación de voluntarios

13. Crear evento para registro en EventBrite

14. Supervisión técnica de colaboradores

15. Preparación de Carpeta estratégica con materiales del evento e institucionales de la Fundación

16. Crear hojas de preguntas

17. Redacción y envío de recordatorios o avisos varios a los conferencistas, participantes e invitados, incluso los inscritos en EventBrite



Secretaria General y Administrativa

Actividad SI NO

1. Solicitud de Cotizaciones (3 cotizaciones)

Banderas

Vinílicas

Mobiliario

Comida

Imprenta

Rótulos

Traducción Simultánea

Otros:

2. Definir requerimientos de secretaría antes o durante el evento

3. Fotocopias

4. Hojas de Registro (Verificar formato y diseño)

5. Atención a Visitantes

6. Coordinación o Reservas de Hospedaje

7. Recepción en Aeropuerto o traslados a hotel

8. Coordinación de Seguridad

9. Coordinación de Transporte de materiales y del equipo de colaboradores

10. Preparar base de datos con el listado de invitaciones

11. Envío de invitaciones físicas o cartas especiales

12. Convocar y Confirmar a la Junta Directiva, Círculo Cercano e Invitados VIP

13. Preparar caja estratégica: Hojas, tijeras, marcadores permanentes, resaltadores, lapiceros, engrapadora, impresora, tape, kit de costura, folders con gancho, clips, sello de la Fundación

14. Impresión de hojas de Preguntas

15. Envío de materiales físicos (CD o DVD o impresos) a Emisoras Radiales, Canales de Televisión, Universidades, entre otros

16. Hojas de responsabilidad por equipo saliente

17. Contestar las llamadas de confirmación y registrar a la gente en EventBrite

18. Imprimir la lista de confirmaciones en EventBrite



Actividad SI NO

19. Imprimir la lista y confirmaciones de invitaciones especiales enviadas físicamente

20. Supervisión Administrativa de Colaboradores

21. Coordinación con EMETRA, PNC y Bomberos

Contabilidad

Actividad SI NO

1. Recoger requerimientos de insumos de las distintas áreas

2. Solicitud de Visto Bueno para la Compra de insumos o varios a la Dirección

3. Compra de insumos

4. Pago a Proveedores

5. Elaboración de Cheques

6. Elaboración de recibos de donaciones a socios estratégicos si aplica

7. Garantizar recursos en caja chica

8. Crear el Expediente Financiero en Físico y en Electrónico del Evento

9. Crear el directorio de proveedores

Comunicación

Actividad SI NO

1. Creación de la línea gráfica del evento (Concepto)

2. Diseño de Materiales de Comunicación

Logo del Evento

Anuncio de Prensa

Mantas Vinílicas, Backs, o Roll Ups

Boletín

Biografías

Trabajar fotografías

Block de notas

Carpetas



Actividad SI NO

Imágenes para web

Invitaciones

Reconocimientos

Diplomas para Voluntarios

Imágenes para Redes Sociales (Avatar, foto de portada y foto para muro, foto para evento en FB, etc)

Imágenes de Expectativa

Mailing

Convocatoria de Medios

Comunicado de Prensa

Identificadores para Conferencistas o Panelistas

3. Producción de Materiales Audiovisuales

Spot de TV

Spot para redes, páginas web o mailing

Spot de Radio

Logos Animados

Presentación con imágenes animadas para descansadores durante el evento

Animaciones varias

4. Creación de evento en Facebook

5. Gestión de Redes Sociales

6. Convocatoria de Medios

7. Ambientación

Reconocimiento del Lugar

Diseño y Mapa de montaje

Musicalización

Descansadores de Pantalla, animaciones, etc

Preparar la ¨caja estratégica¨ de materiales: Vinílicas institucionales (backs) o

del evento, banderas, astas, cámaras de fotos, cámaras de videos, baterías, micrófonos, bocinas, trípodes, luces, memorias, cables, extensiones, adaptadores

de corriente, regletas, estandartes, pódium, laptop, sillas especiales, entre otros

8. Entrega de materiales en versión final (Digital o Físico)

9. Colocar anuncio del evento en sitio web institucional



Actividad SI NO

10. Colocar anuncio del evento en sitio web de otros organizadores-socios

11. Enviar comunicado por mail

12. Revisar equipos

13. Realizar seguimiento telefónico a medios

14. Coordinar la salida de todo el equipo y materiales para firmar hojas de responsabilidad

15. Coordinación con otras instituciones

16. Preparación de Transmisión online

Desarrollo Institucional

Actividad SI NO

1. Creación, Coordinación y-o Seguimiento de Documentos Marco

2. Vinculación Institucional con Sectores Estratégicos (Academia, otras organizaciones, socios estratégicos con los que se tienen acuerdos)

3. Seguimiento Personalizado a los Invitados VIP

4. Coordinaciones Varias

5. Atención VIP de Personalidades, Conferencistas, Etc.

6. Gestionar fuentes de financiamiento

Servicios Generales

Actividad SI NO

1. Armado de Carpetas

2. Apoyo en la preparación de insumos, mobiliario, etc.

3. Lista y Compra de Ingredientes en caso de requerirse la Preparación de Alimentos

4. Inventario de Despensa

5. Limpieza General (Baños, vidrios, paredes, pisos, jardín, garaje, manteles, etc).

6. Entrega de Invitaciones y materiales

7. Recepción y transporte de materiales diversos

LISTAS DE CHEQUEO

PROCESO: Control de los Registros Contables de la Fundación Esquipulas.

PROCEDIMIENTO 1: Autorización, Elaboración y Emisión de Cheques.

Responsable:

Fecha:

No. Procedimientos Estatus

X

Observaciones

1. Detecta la necesidad de adquirir un bien o contratar un servicio.

2. Hace la solicitud a la Dirección Ejecutiva para que le autorice la compra del bien o del servicio.

3. Recibe la solicitud del área solicitante y autoriza la compra del bien o servicio.

4. Emite el cheque a nombre del proveedor del bien o servicio.

5. Envía el cheque a los directivos de la Fundación para que lo firmen.

6. Revisa que el soporte de los documentos coincida con el monto del cheque.

7. Autoriza el cheque con la respectiva firma.

8. Entrega cheque a quien corresponda.

9. Archiva voucher.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 2: Control y Manejo de Inventario.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Realiza mensualmente el “Informe de Existencias del Inventario”, el cual incluye el consumo promedio mensual acumulado.

2. Traslada el informe de existencias a los directivos de la Fundación.

3. Revisa el informe de existencias del inventario.

4. Firma de autorización el informe de existencias del inventario.

5. Traslada el informe de existencias del inventario debidamente autorizado.

6. Recibe el informe de existencias de inventario debidamente autorizado.

7. Solicita a las diferentes unidades que realicen la requisición con los bienes que necesitan.

8. Realiza la requisición describiendo con exactitud el bien que necesita.

9. Traslada la requisición a la dirección ejecutiva para que la autorice.

10. Recibe, revisa y autoriza la compra del bien solicitado.

11. Traslada la requisición debidamente autorizada.

12. Recibe la requisición autorizada y programa la compra de las adquisiciones.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 3: Compras de Insumos para uso de la Fundación Esquipulas.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Elabora la solicitud de requisición describiendo las características de los suministros que solicitará.

2. Recibe, revisa y da prioridad a las requisiciones según solicitud.

3. Da la aprobación de la requisición.

4. Recibe y revisa informe de existencias.

5. Autoriza la solicitud de la requisición para la compra.

6. Recibe, registra y clasifica las requisiciones según prioridad.

7. Localiza a proveedores.

8. Solicita cotizaciones a los proveedores.

9. Recibe cotizaciones, procede hacer cuadro comparativo.

10. Selecciona al proveedor que da el mejor precio y calidad del producto.

11. Procede hacer orden de compra con los datos del proveedor y descripción de los suministros solicitados.

12. Elaboración y emisión del cheque a nombre del proveedor que se le compara el producto.

LISTAS DE CHEQUEO


X

Observaciones

13. Entrega el cheque de pago al proveedor.

14. Recibe, revisa el producto solicitado, conforme a la orden de compra.

15. Envía los suministros solicitados para la unidad que los requirió, con orden de compra y requisición para que firmen de recibido.

16. Recibe y revisa los suministros solicitados.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 1: Diseño y elaboración de material promocional para los eventos de la

Fundación.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1.

Proporciona lineamientos estratégicos para la elaboración de afiches, mantas y roll ups, fotografías, biografías, blocks de notas, hojas membretadas, caratulas de DVD, invitaciones y diplomas.

2.

Recopila datos para la elaboración de afiches, mantas, roll ups, fotografías, biografías, blocks de notas, hojas membretadas, caratulas para DVD, invitaciones y diplomas.

3. Retroalimenta sobre la información recopilada entre las unidades involucradas en dicho procedimiento.

4.

Define diseño de afiches, mantas, roll ups, fotografías, biografías, blocks de notas, hojas membretadas, caratulas para DVD, invitaciones y diplomas.

5. Elabora material.

6. Da visto bueno y autoriza impresión.

7.

Procede a la impresión de afiches, mantas, roll ups, fotografías, biografías, blocks de notas, hojas membretadas, caratulas para DVD, invitaciones y diplomas.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 2: Desarrollo del material para la divulgación de los eventos de la

Fundación para medios de comunicación.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Proporciona lineamientos estratégicos para la elaboración de anuncios de prensa, spots publicitarios de radio y televisión.

2. Recopila datos para la elaboración de anuncios de prensa, spots publicitarios de radio y televisión.

3. Retroalimenta y recibe retroalimentación de la información recabada para proceder al desarrollo del material.

4. Define e implementa el diseño de anuncios de prensa, spots publicitarios de radio y televisión.


6. Da visto bueno y autoriza impresión.

7. Procede a la publicación en los medios de comunicación.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 3: Elaboración de materiales para página Web y redes sociales para los

eventos de la Fundación.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Da lineamientos estratégicos para la elaboración de material para publicación en páginas web y redes sociales.

2. Recopila los datos para la elaboración de publicaciones en páginas web y redes sociales.

3. Retroalimenta la información de acuerdo a las observaciones planteadas por Dirección Ejecutiva.

4. Define e implementa el diseño del material para publicación de páginas web y redes sociales.


6. Da visto bueno y autoriza publicación.

7. Procede a la publicación en los medios electrónicos.

LISTAS DE CHEQUEO

PROCESO: Gestión de los asuntos secretariales y de recepción.

PROCEDIMIENTO 1: Atención de planta telefónica.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Recepción o salida de llamadas a través de planta telefónica.

2. Traslado oportuno de llamadas.

3. Actualización del registro electrónico y físico de llamadas.

4. Presentación mensual de registro físico y electrónico de las llamadas.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 2: Manejo de correspondencia.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Recepción de documentos internos y externos.

2. Registra correlativo, con su respectivo sello y fecha.

3. Realiza copia de documentos externos e internos.

4. Traslado de documentación externa a las Unidades de la Fundación.

5. Elabora sobre debidamente identificado cuando la correspondencia es para envío externo.

6. Entrega de documentación para su distribución externa con copia y nota de envío.

7. Se archiva el registro físico y electrónico de todos los documentos enviados y recibidos.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 3: Coordinación de la mensajería.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Pregunta a las unidades de la fundación si tienen correspondencia para el mensajero.

2. Entrega de documentación para su distribución externa.

3. Organiza ruta de mensajero de acuerdo a prioridad o distancia para entrega de documentos.

4. Entrega documentación al destinatario asegurando obtener en la copia firma, sello, hora y fecha de quien recibe.

5. Finaliza ruta entregando hojas de recibido a secretaria.

6. Revisión de ruta contra copias de documentación enviada.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 4: Manejo de caja chica.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Emisión y entrega de cheque de caja.

2. Recepción de cheque de caja chica.

3. Solicita al mensajero el cambio de cheque de caja chica.

4. Elabora solicitud de compras de suministros e insumos que se necesiten.

5. Procede a la compra de suministros e insumos que solicitan las unidades de la Fundación.

6. Liquida gastos en el formato requerido por la unidad de contabilidad.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 5: Coordinación de viajes al exterior.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Recepción de invitación de participación en actividad a desarrollarse.

2. Solicita información acerca del evento, quienes asistirán, tema a tratar, duración, si se hacen cargo de los gastos de vuelo y hospedaje.

3. Traslada información a las autoridades correspondientes.

4. Aceptación de participación.

5. Procede a la compra de boletos aéreos y reservación del hospedaje.

6. Solicita el programa de actividades del evento.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 6: Asistencia en el desarrollo de eventos a cargo de la Fundación.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Proporciona lineamientos de los eventos de la Fundación.

2. Realiza lista de chequeo para definir tiempos.

3. Solicita cotizaciones de lo que requiere para el evento.

4. Elabora listado de invitados y programa del evento.

5. Revisa lista de invitados, programa y avance de logística del evento.

6. Coordina las reservaciones y confirmaciones del hotel donde se hospedan los invitados.

7. Coordina recepción de invitados en el aeropuerto y traslado al hotel.

8. Coordina con todo el personal de la Fundación la atención protocolaria a los invitados.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 7: Coordinación de actividades para la realización de reuniones de Junta

Directiva y Funcionarios.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Define fecha, hora para convocatoria.

2. Envía por correo electrónico invitación a todos los directivos de la Fundación.

3. Recepción de invitación a reunión por correo electrónico.

4. Confirma asistencia a reunión a través de correo electrónico.

5. Anota en el calendario de Gmail, la hora y fecha de reunión con directivos.

6. Envía correos electrónicos un día antes como recordatorio de reunión programada.

7. Da la bienvenida a los miembros del consejo directivo.

8. Apoya con la memoria, toma nota de cada palabra que se dice en la reunión.

9. Realiza borrador del acta con toda la información anotada en la reunión.

10. Revisión final del borrador del acta.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 1: Realización de Informes Mensuales para la rendición de cuentas.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Sistematización, reuniones y actividades.

2. Proporciona reportes de notas y productos.

3. Entrega de Estados Financieros.

4. Proporciona información financiera.

5. Elabora informe.

6. Revisa y aprueba informe.

7. Coordina envío de informe.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 2: Asistencia protocolaria a las autoridades para el manejo adecuado de

sus relaciones públicas.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Proporciona información sobre actividad y/o evento.

2. Búsqueda de información y retroalimentación.

3. Registro del evento en agenda electrónica y envío de invitación a miembros de la Fundación involucrados.

4. Se establece contacto con la contraparte relacionada con la actividad para generar la coordinación pertinente.

5. Retroalimentación de la información que se vaya generando.



8. Coordinación de toda la logística del evento.

9. Recopila información generada relacionada al evento o actividad.

10. Seguimiento de los compromisos adquiridos por los funcionarios de la Fundación.

11. Retroalimentación para dar seguimiento a los compromisos adquiridos.

12. Redacción de la nota resumen estratégica.

LISTAS DE CHEQUEO


X

Observaciones

13. Revisión y retroalimentación de nota resumen estratégica.

14. Da visto bueno de nota resumen estratégica.

15. Redacción de la nota resumen estratégica.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 3: Revisión de políticas, normas, procedimientos y sistemas para su

mejoramiento y/o fortalecimiento.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Revisión de políticas, normas y procedimientos.

2. Retroalimentación y revisión de políticas, normas y procedimientos.

3. Retroalimentación a la revisión de políticas, normas y procedimientos.

4. Modificación de los documentos según la retroalimentación.

5. Revisión y visto bueno de cambios.

6. Aprobación.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 4: Manejo de la agenda de la Dirección Ejecutiva para la optimización de

los tiempos de respuesta.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Proporciona información sobre actividad o evento.

2. Registro de la actividad o evento en agenda electrónica.

3. Se comparte la información del evento o actividad con los miembros de la Fundación relacionados.

4. Búsqueda de insumos para llevar acabo la actividad o evento.

5. Preparación y desarrollo de acciones necesarias para garantizar el buen desarrollo de la actividad o evento.


7. Recopilación de la información obtenida derivada de la actividad o evento para realizar nota resumen estratégica.

8. Revisión de nota resumen estratégica.

9. Asistencia en el seguimiento de las acciones en la nota resumen estratégica.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 5: Organización del archivo de la Dirección Ejecutiva para mejorar los

procesos de registros físicos y electrónicos.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Solicita o recibe documentación física y/o electrónica.


3. Crea carpeta física y/o electrónica cuando corresponda.

4. Archiva la información digital o física.

5. Manejo de archivos y proporciona información cuando es requerida.

6. Solicita información cuando es requerido.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 6: Coordinación de conferencias y participaciones de la Dirección

Ejecutiva y Presidencia para ampliar el campo de acción de la Fundación.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Realiza invitación.

2. Determina si procede invitación.

3. Envía notificación a la entidad que invita si se acepta o rechaza.

4. Recibe notificación, si procede debe proporcionar información de logística.

5. Si procede la invitación se crea evento en agenda.

6. Se crean archivos físicos y/o electrónicos.

7.

Establece comunicación, coordina detalles logísticos: Itinerarios; nombre del aeropuerto, reservas de hotel, nombre de piloto y carro asignado, programa de la actividad, etc.

8. Proporciona retroalimentación.

LISTAS DE CHEQUEO


X

Observaciones

9. Prepara logística cuando sea requerida o necesaria, según la actividad.

10. Participa al Cuerpo Diplomático o Consular de Guatemala en el país de recepción de la llegada del Presidente y autoridades e informa internamente.

11. Reciben notificación sobre participación realizada al Cuerpo Diplomático o Consular.

12. Prepara carpeta física con toda la información logística del evento.

13. Recibe carpeta física con información logística del evento un día hábil previo al vuelo.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 7: Elaboración de presupuestos para la evaluación de la inversión en el

desarrollo de actividades o presentación de proyectos institucionales.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Proporciona lineamentos de actividad.

2. Determina las necesidades que deberán cubrirse.

3. Revisa las líneas presupuestarias.

4. Realiza presupuesto.

5. Da visto bueno y aprueba.

6. Adjunto presupuesto a propuesta (si es proyecto).

7. Implementa presupuesto (si es actividad).

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 8: Realización mensual de un back up del equipo de computación

institucional para conservar la información en caso de cualquier contingencia.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Hace programación de back ups.

2. Envía programación a todo el personal.

3. Proporciona tiempo, espacio e información electrónica completa.

4. Realiza el back up.

5. Almacena disco con la información.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 9: Acompañamiento a las actividades, proyectos y programas internos y

externos de la Fundación para su efectivo seguimiento.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Adquiere compromiso, retroalimenta y delega.

2. Abre expediente físico y/o electrónico con toda la información en cuestión.

3. Registro del evento en agenda electrónica y envío de compromisos a miembros de la Fundación involucrados.

4. Da seguimiento a las acciones y compromisos asignados y retroalimenta.

5. Da seguimiento a las acciones y compromisos asignados.


7. Da visto bueno y aprueba las acciones.

LISTAS DE CHEQUEO


PROCEDIMIENTO 10: Comunicación oral y escrita de la Fundación a Funcionarios o

entidades nacionales e internacionales.

Responsable:

Fecha:


X

Observaciones

1. Agente externo proporciona información, puede ser notificación, medios de comunicación, etc.

2. Determina si corresponde la comunicación.

3. Elabora carta o comunicado.

4. Registra correlativo.

5. Realización de copia de documentos externos e internos.

6. Elaboración del sobre debidamente identificado cuando la correspondencia es para envío externo.

7. Entrega de documentación con copia y nota de envío.

8. Archiva todos los documentos recibidos.



Consultor(a) Técnico en Comunicación

Nombre del puesto Consultor(a) Técnico en Comunicación

Unidad Comunicación social

Descripción del puesto

Consolidar las propuestas de comunicación internas y externa para contribuir a los objetivos estratégicos de la Fundación Esquipulas.

Superior directo Asesor en Comunicación Institucional

Subalterno directo no

Coordinación Relación con la Dirección Ejecutiva Desarrollo Institucional

Actividades

Coadyuvar en el diseño, implementación, seguimiento de las estrategias de vinculación

con las autoridades nacionales y regionales, así como con organismos nacionales e

internaciones y de la sociedad civil.

Coadyuvar en la elaboración, seguimiento y organización de los eventos de la

Fundación.

Elaborar y mantener actualizado el directorio de medios y actores principales de la

organización.

Realizar materiales diversos de promoción de las actividades institucionales.

Diseñar y ejecutar estrategias de comunicación de vinculación con diferentes sectores.

Realizar materiales para medios tradicionales y alternativos.

Coordinar la atención a medios de comunicación.

Desarrollar el material para la imagen institucional.

Recopilar la información para la página web y velar porque se mantenga actualizada.

Elaborar las revistas, boletines y cualquier otro material de divulgación de la información

institucional.

Elaborar y presentar informes en el ámbito de su competencia.

Perfil del Puesto

Título Estudios avanzados en la licenciatura en Comunicación Social o Marketing Social.

Tiempo de experiencia laboral

3 años de experiencia en la elaboración de materiales

Experiencia y Conocimientos

Manejo de paquetes Windows y Microsoft Office. Manejo de programas de diseño. Experiencia en el desarrollo de materiales para instituciones sociales y/o políticas. Experiencia en el desarrollo de imagen institucional.



Habilidades y destrezas

Capacidad de trabajar en equipo. Excelente comunicación verbal y escrita. Capacidad de análisis. Capacidad de coordinación. Proactivo. Capacidad de trabajar bajo presión y por productos.

AUTORIZADO POR:

SUPERVISADO POR:



Consultor-Asesor Asistencia Secretarial

Nombre del puesto Consultor-Asesor Asistencia Secretarial

Unidad Dirección Ejecutiva


Recibir todas las llamadas que entren a la Fundación y canalizarlas a quien corresponda, dando siempre una imagen profesional y atenta y apoyar en todos los procesos administrativos y secretariales que garanticen eficientemente el desarrollo de la Fundación.

Superior directo Director(a) Ejecutivo

Subalterno directo No

Coordinación Relación con todas las Unidades

Actividades

Contestar el teléfono.

Atender a las visitas, archivar, coordinar al mensajero, convocar a Junta Directiva, llevar

las actas de reuniones, ordenar y sistematizar bases de datos, coordinar a la persona

de servicio en la atención de visitas y ornato general de la Fundación.

Dar seguimiento a llamadas y gestiones, redacción de cartas.

Registrar la correspondencia institucional que ingresa.

Dar seguimiento a gestiones y citas específicas.

Coordinar las actividades secretariales que le sea asignadas.

Apoyar en la organización de eventos.

Llevar la administración de la caja chica.

Llevar el control de las agendas de los funcionarios de la Fundación que le sean

asignadas.

Organizar y controlar el archivo físico y computacional de la Dirección Ejecutiva.

Asistir a los eventos realizados por la Dirección Ejecutiva de forma interna o externa.

Revisar correo electrónico y comunicaciones recibidas.

Canalizar las llamadas telefónicas según corresponda y tomar nota de los mensajes

cuando el personal de los diferentes departamentos están ausentes.

Recibir y canalizar la correspondencia al personal de los diferentes departamentos.

Archivar los documentos generados por la Dirección Ejecutiva.

Resguardar y controlar los expedientes de la Dirección Ejecutiva.

Enviar correspondencia y materiales de forma interna y usuarios externos que tienen

relación con la Dirección Ejecutiva.

Realizar cualquier otra actividad que le sean asignadas.



Perfil del Puesto

Título Título de Secretaria Bilingüe.


Experiencia mínima 2 años como asistente secretarial en puesto similar.


Manejo avanzado del Sistema Operativo Windows y de herramientas como Word, Excel y Power Point. Indispensable conocimiento y experiencia comprobada en labores de organización y planeación. Control de citas, formación de expedientes y resguardo de archivo. Manejo de computadora, fotocopiadora y fax. Uso de internet y redes sociales. Excelente ortografía y redacción. Manejo de accesorios y papelería usada en oficina. Experiencia acreditada. Poseer reconocimiento en el campo de su especialización. Amplios conocimientos del contexto político nacional e internacional. Experiencia en planificación estratégica. Experiencia en gestión y ejecución de proyectos. Experiencia en manejo de cuestiones administrativas. Experiencia en resolución de conflictos. Bilingüe inglés –español.


Establecer relaciones interpersonales positivas con las personas que trata. Amabilidad y disposición para atender a personas o usuarios. Capacidad de trabajar en equipo. Atender tareas múltiples, organización y planeación. Capacidad para fomentar el orden y la disciplina en las actividades diarias. Optimizar y controlar los recursos materiales asignados. Aprendizaje y habilidad para simplificar procesos. Excelente comunicación verbal y escrita. Capacidad de análisis. Capacidad de coordinación.

AUTORIZADO POR:

SUPERVISADO POR:



Director Ejecutivo

Nombre del puesto Director Ejecutivo



El Director Ejecutivo es la máxima autoridad ejecutiva de la Fundación, responsable de asegurar que se realicen los mandatos del Consejo Directivo de la institución y rendir cuentas ante éste por su cumplimiento.

Superior directo Presidente de Junta Directiva

Subalterno directo Todo el personal de la Fundación

Coordinación Con todas las áreas de la Fundación.

Actividades

Representar a la Fundación en reuniones de organizaciones privadas y públicas

nacionales como del exterior.

Actuar por delegación del presidente del Consejo Directivo como personero legal de la

Fundación y representarla en todos aquellos actos que requieran su intervención.

Velar porque se cumplan los estatutos de la Fundación

Especificar espacios de acción e incidencia de la Fundación, identificar potenciales

donantes y proponer proyectos

Identificar las prioridades programáticas y definir modalidades de ejecución de proyectos

Manejar las relaciones públicas (Prensa, televisión, etc.).

Dar seguimiento a las relaciones con actores sociales e institucionales.

Definir líneas presupuestarias y aprobar presupuestos.

Velar por que las finanzas de la Fundación se administren de acuerdo con el presupuesto

y las necesidades del proyecto; así como, las políticas aprobadas por el Consejo

Directivo.

Dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades de la Fundación a través de los

órganos correspondientes.

Dar seguimiento a la ejecución de actividades de la Fundación

Nombrar al personal de cada una de las Unidades de la Fundación.

Coordinar con los coordinadores y/o encargados de los proyectos las acciones y

mecanismos necesarios para cumplir los objetivos de la Fundación y de cada una de las

áreas.

Actuar como superior inmediato de los directores de la Fundación; por lo cual tiene la

potestad de nombrar y remover directamente a empleados o consultores de la Fundación

de acuerdo con el reglamento interno.

Revisar conjuntamente con los directores las necesidades de personal, infraestructura y

equipo de cada una de las direcciones.

Velar por el bienestar de los trabajadores



Actividades

Velar por el cumplimiento de los estatutos y reglamento interno de la Fundación y de las

resoluciones emanadas del Consejo Directivo.

Informar periódicamente al Consejo Directivo de la marcha de los programas establecidos

en las sesiones del Consejo Directivo y de la Junta General.

Presentar los planes de trabajo ante el Consejo Directivo.

Presentar informes de ejecución a donantes y Consejo Directivo.

Presentar al Consejo Directivo para su estudio y aprobación, los programas de trabajo de

la Fundación, presupuesto, gastos cuentas, balances, eglamentos que estime

convenientes para la buena marcha de la entidad.

Presentar al Consejo Directivo el presupuesto anual de ingresos y egresos de la

Fundación, para ser elevados a la Junta General para su aprobación.

Perfil del Puesto

Título Grado académico a nivel de doctorado o maestría en carreras de ciencias sociales, de preferencia con enfoque político.


7 años de experiencia en gerencia de organizaciones sociales.


Planificación estratégica. Manejo de paquetes Windows y Microsoft Office. Administración de organizaciones indispensable. Resolución de conflictos. Monitoreo y evaluación. Bilingüe Inglés –español.


Capacidad de trabajar en equipo. Excelente comunicación verbal y escrita. Capacidad de análisis. Capacidad de coordinación. Capacidad de gestión. Proactivo. Capacidad de trabajar bajo presión y por productos.

AUTORIZADO POR:

SUPERVISADO POR:



Consultor(a) en Desarrollo Institucional

Nombre del puesto Consultor(a) en Desarrollo Institucional



Potenciar las oportunidades de los proyectos y las gestiones con la cooperación internacional para el fortalecimiento institucional.




Actividades

A nivel interno:

Potenciar las habilidades humanas, técnicas, profesionales de los colaboradores.

Contribuir a la creación de un clima laboral agradable y adecuado para llevar a cabo las

diversas funciones y cumplir con la entrega de productos.

Fortalecer el trabajo en equipo contribuyendo a la motivación y al mejorar el desempeño.

Desarrollar y verificar la implementación de procedimientos para el fortalecimiento

institucional de cada área.

Mantener una fluida información de temas noticiosos y de contenido en los temas

relacionados con la organización.

A nivel externo

Crear y supervisar los proyectos que se dirigen donantes potenciales, lo cual incluye:

Empresas, Fundaciones y otros grupos de donantes individuales.

Hacer una prospección de nuevos aliados

Desarrollar una base de aliados potenciales.

Diseñar productos, proyectos y actividades que sean de interés para cada aliado

potencial.

Llevar el proceso de negociación con cada organización o persona interesada en aliarse;

Supervisar la transferencia de fondos de cada donante y la ejecución de las actividades

acordadas;

Informar a aliados sobre el progreso de cada propuesta, asegurando la renovación de

cada alianza.

Organizar los eventos que le sean asignados o que se deriven de los proyectos a su

cargo.

Dar seguimiento a las temáticas que le sean asignadas según las necesidades

institucionales.

Representar institucionalmente a la organización cuando le sea solicitado.



Perfil del Puesto

Título Licenciatura en Ciencias Sociales


5 años de experiencia en gestión de proyectos con la cooperación internacional.


Experiencia en la programación, ejecución de actividades de alta complejidad. Experiencia acreditada. Poseer reconocimiento en el campo de su especialización. Amplios conocimientos del contexto político nacional e internacional. Experiencia en planificación estratégica. Manejo de paquetes Windows y Microsoft Office. Experiencia en gestión y ejecución de proyectos. Experiencia en manejo de cuestiones administrativas. Conocimiento y experiencia en monitoreo y evaluación de proyectos. Experiencia en el manejo de mesas interinstitucionales. Experiencia en resolución de conflictos. Bilingüe inglés –español. Deseable un tercer idioma.


Capacidad de relacionarse con actores políticos. Excelentes relaciones públicas. Capacidad de trabajar en equipo. Excelente comunicación verbal y escrita. Capacidad de análisis. Capacidad de coordinación. Disponibilidad de viajar dentro y fuera del país.

AUTORIZADO POR:

SUPERVISADO POR:



Consultor(a) en Comunicación Institucional

Nombre del puesto Consultor(a) en Comunicación Institucional

Unidad Comunicación Social


Coordinar la estrategia de comunicación social en apoyo a las acciones del proyecto y facilitar el enlace con los diferentes actores presentes en la región.


Subalterno directo Consultor Técnico en Comunicación

Coordinación Relación con la Dirección Ejecutiva Directivos de la Fundación Desarrollo Institucional

Actividades

Desarrollar la estrategia de divulgación y comunicación a nivel interno y externo.

Capacitar al personal de relaciones comunitarias en técnicas de comunicación social.

Apoyar en la revisión del periódico comunitario.

Facilitar la difusión de los temas institucionales.

Hacer la cobertura mediática de las actividades institucionales.

Coordinar eventos sociales, políticos, culturales y académicos.

Coordinar a los técnicos de comunicación.

Hacer el reclutamiento de voluntarios que apoyen a las actividades institucionales.

Coordinar el equipo de comunicación institucional.

Hacer la conceptualización, montaje y organización de eventos.

Hacer el posicionamiento y marketing de los proyectos de la Fundación.

Manejar el protocolo institucional.

Manejar las relaciones con los medios de comunicación.

Coordinar el desarrollo de los materiales y su contenido (boletines, página Web, redes

sociales, mailing, memorias de labores, etc.).

Realizar la redacción de comunicados de prensa y materiales específicos.

Hacer evaluaciones sobre el impacto de la comunicación institucional a nivel interno y

externo.

Perfil del Puesto

Título Licenciatura en Comunicación Social.


5 años de experiencia en gestión de proyectos con la cooperación internacional.


Experiencia en la programación, ejecución de actividades de alta complejidad.



Experiencia acreditada. Poseer reconocimiento en el campo de su especialización. Amplios conocimientos del contexto político nacional e internacional. Manejo de paquetes Windows y Microsoft Office. Manejo de programas de diseño. Experiencia en manejo de cuestiones administrativas. Experiencia en resolución de conflictos. Bilingüe inglés –español (deseable)


Capacidad de relacionarse con actores políticos. Excelentes relaciones públicas. Capacidad de trabajar en equipo. Excelente comunicación verbal y escrita. Capacidad de análisis. Capacidad de coordinación. Disponibilidad de viajar dentro y fuera del país.

AUTORIZADO POR:

SUPERVISADO POR:



Consultor Contable Administrativo

Nombre del puesto Consultor Contable Administrativo

Unidad Contabilidad


Responsable de la planificación, organización y coordinación de todas relacionadas con el área contable, con el objetivo de obtener las consolidaciones y estados financieros requeridos por la Fundación.



Coordinación Relacion con todas las Unidades

Actividades

Elaborar Estados Financieros con información oportuna y verídica.

Verificar y depurar cuentas contables.

Controlar el correcto registro de la contabilidad.

Llevar inventarios.

Elaboración y revisión de cheques.

Participar en sesiones de gastos.

Elaboración de Presupuestos y cotizaciones.

Registrarse como cuentadante.

Hacer las declaraciones de impuestos, ISR, IVA.

Realizar los diversos informes contables y financieros.

Revisar las facturas de proveeduría para su contabilización.

Revisar correo electrónico y comunicaciones recibidas.

Hacer conciliaciones bancarias.

Revisar y comparar gastos mensuales.

Llevar cada uno de los libros contables de las diversas cuentas bancarias.

Seguimiento e informes de proyectos específicos.

Hacer los pagos.

Elaboración de planilla de salarios y de honorarios

Elaboración de planilla de cuota patronal y laboral IGSS.

Otras funciones que le sean solicitadas.



Perfil del Puesto

Título Título de Perito Contador.


Experiencia mínima 2 años como contador en puesto similar.


Manejo avanzado del Sistema Operativo Windows y de herramientas como Word, Excel y Power Point. Indispensable conocimiento y experiencia comprobada en labores de contabilidad, legislación relacionada, sistema bancario nacional e internacional y gestión contable administrativa general. Experiencia acreditada. Poseer reconocimiento en el campo de su especialización. Amplios conocimientos del contexto político nacional e internacional. Experiencia en planificación estratégica. Experiencia en gestión y ejecución de proyectos. Experiencia en manejo de cuestiones administrativas. Experiencia en resolución de conflictos. Bilingüe inglés –español.


Capacidad de relacionarse con actores políticos. Excelentes relaciones públicas. Capacidad de trabajar en equipo. Excelente comunicación verbal y escrita. Capacidad de análisis. Capacidad de coordinación. Disponibilidad de viajar dentro y fuera del país. Conocimientos de manejo de personal.

AUTORIZADO POR:

SUPERVISADO POR:



Asesora para la asistencia de alto nivel

Nombre del puesto Asesora para la asistencia de alto nivel



Asesorar a la Dirección Ejecutiva y Presidencia de la Fundación Esquipulas en cuestiones de planificación, seguimiento y ejecución de proyectos y de los compromisos institucionales.



Coordinación Relacion con todas las Unidades

Actividades

Revisar, desarrollar y redactar las políticas y procedimientos institucionales de manera

conjunta con la Dirección Ejecutiva para mantener el equilibrio organizacional.

Elaborar propuestas de proyectos que serán presentadas a potenciales donantes.

Proporcionar acciones que fortalezcan los esfuerzos institucionales.

Contribuir a la canalización de fondos de la cooperación internacional para los programas

institucionales.

Elaborar informes mensuales de los proyectos asignados para la rendición de cuentas.

Estar actualizado en temas políticos, sociales, económicos detectando cuestiones

relacionadas con el quehacer institucional para aportar estrategias de trabajo.

Dar seguimiento a solicitudes a la Fundación por parte de los actores que se

interrelacionan con trabajo institucional.

Desarrollar estrategias que contribuyan a mejorar la calidad del trabajo institucional con

equidad y sentido de pertenencia institucional.

Generar instrumentos de planificación y seguimiento de las acciones institucionales que

se desarrollan.

Propiciar espacios de articulación a nivel interno y con las organizaciones con quien se

interrelaciona la Fundación.

Coordinar las acciones de las agendas de Presidencia y Dirección Ejecutiva.

Organizar el registro de la documentación física y electrónica.

Organizar el archivo físico y electrónico de la Dirección Ejecutiva.

Establecer mecanismos que permitan que las acciones cotidianas de la Fundación sean

consistentes con los objetivos estratégicos institucionales.

Fortalecer los procesos con la Fundación Paz Global.



Perfil del Puesto

Título De preferencia una maestría en Ciencias Sociales. Licenciatura en Relaciones Internacionales, Política, Sociología o cualquier otra carrera a fin.

Experiencia laboral

3 años de experiencia en manejo de proyectos a nivel técnico y administrativo. Experiencia en manejo de planificación estratégica.

Conocimientos necesarios

Manejo de paquetes Windows y Microsoft Office. Experiencia en administración de organizaciones. Resolución de conflictos. Monitoreo y evaluación. Bilingüe Inglés –español (Deseable).


Excelente comunicación verbal y escrita Capacidad de análisis Capacidad de coordinación Excelentes relaciones públicas Capacidad de gestión Capacidad de trabajo en equipo Disponibilidad de viajar dentro y fuera del país

AUTORIZADO POR:

SUPERVISADO POR:



Consultor-Asesor Comunicador, Diagramador y

Diseño Gráfico

Nombre del puesto Consultor-Asesor Comunicador, Diagramador y Diseño Gráfico

Unidad Comunicación Social


Ejecutar procesos de gestión de comunicación social, marketing de los productos y servicios de la Fundación, para satisfacer las necesidades y objetivos de la Fundación.




Actividades

Diseño de materiales alegóricos a acontecimientos importantes en general.

Cobertura fotográfica de eventos.

Adaptación y adecuación de escenarios para actividades para su cobertura.

Manipulación y operación de equipo fotográfico y audiovisual.

Diseño de materiales (trifoliares, afiches, tarjetas, notas, etc.).

Apoyo en la organización de eventos.

Coordinación con equipo de comunicación para cobertura de eventos.

Diseñar el instructivo de utilización de medios de comunicación institucional.

Elaborar reportes e informes referentes a la distribución de publicaciones de la

Fundación.

Recolectar y organizar la información actualizada relacionada con la Fundación para

realizar el diseño y diagramación de la publicidad.

Ejecutar la organización de evaluación a las campañas publicitarias de la Fundación,

para medir el nivel de impacto que tienen sobre la población..

Presentar modelos de diseño gráfico a la Dirección Ejecutiva.

Ejecutar la campaña de publicidad institucional.

Realizar la organización y ejecución de las campañas de promoción y publicidad

institucional que diseñada de forma estratégica logrará alcanzar los objetivos

establecidos, manteniendo contacto con los diferentes medios de comunicación a nivel

nacional.

Ejecutar y llevar a cabo el plan de relaciones públicas de la institución organizando

eventos protocolarios, ruedas y boletines de prensa, para desarrollar y fortalecer la

imagen institucional.

Ejecutar la revisión de la página web de la Fundación, para difundir información

actualizada y de calidad al público que consulta.



Perfil del Puesto

Título Título de Ciencias de la Comunicación.


Experiencia mínima 2 años en comunicación social, marketing y publicidad.


Manejo avanzado del Sistema Operativo Windows y de herramientas como Word, Excel y Power Point. Indispensable conocimiento y experiencia comprobada en publicidad. Plan de mercadeo. Elaboración de informes mensuales de actividades de publicidad. Conocimientos de diseño, elaboración de material publicitario. Estudios de mercadeo. Elaboración y diseño de cuestionarios y encuestas. Evaluación de campañas publicitarias. Experiencia acreditada. Poseer reconocimiento en el campo de su especialización. Amplios conocimientos del contexto político nacional e internacional. Experiencia en planificación estratégica. Experiencia en gestión y ejecución de proyectos. Experiencia en manejo de cuestiones administrativas. Experiencia en resolución de conflictos. Plan de diseño gráfico.


Establecer relaciones interpersonales positivas con las personas que trata. Expresión escrita, planificación y gestión, pensamiento estratégico, generación de ideas, pensamiento analítico, pensamiento conceptual, monitoreo y control. Capacidad de trabajar en equipo. Atender tareas múltiples, organización y planeación. Capacidad para fomentar el orden y la disciplina en las actividades diarias. Optimizar y controlar los recursos materiales asignados. Aprendizaje y habilidad para simplificar procesos. Excelente comunicación verbal y escrita. Capacidad de análisis. Capacidad de coordinación.

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MANUAL NORMAS Y PRO IMI NTOS - Fundacion EsquipulasCon base al acta notarial autorizada en la ciudad...

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