Manual III - Gestión Financiera

Solucin vertical de construccin

Manual de Usuario III Gestin Financiera

Microsoft Dynamics NAV

Manual de Usuario III Gestin Financiera: Solucin Vertical de Construccin

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1. Introduccin ................................................................................... 4

1.1. Objetivos ............................................................................................... 6 1.2. Estndares de Dynamics NAV ................................................................. 7 1.3. Referencias ............................................................................................ 8 1.4. Nomenclatura de campos ...................................................................... 8

2. Gestin de Compras ...................................................................... 10

2.1. Recepcin de documentos de Compras ................................................ 10 2.2. Asignacin de Albaranes a Pre-facturas ................................................ 16 2.3. Registro contable de albaranes pendientes de contabilizar ................... 21

3. Gestin de Pagos. ......................................................................... 23

3.1. Listado de Pagos pendientes ............................................................... 24 3.2. Aprobacin del Pago ........................................................................... 24 3.3. Generacin del Pago ............................................................................. 25 3.4. Pagos No Certificados ......................................................................... 26 3.5. rdenes de Pago Pagos Certificados .................................................. 27 3.6. Impresin de los documentos .............................................................. 29

4. Cuentas a Cobrar ........................................................................... 32

4.1. Facturacin de certificaciones de obra. ................................................. 32 4.2. Facturacin de otras ventas de obra ...................................................... 32 4.3. Textos predefinidos .............................................................................. 32 4.4. Gestin del cobro ................................................................................. 33 4.5. Cobros no realizados. ........................................................................... 35 4.6. Clculo de Intereses de Demora. ........................................................... 36 4.7. Configuracin de intereses por periodo. ................................................ 39

5. Gestin de Tesorera .................................................................... 40

5.1. Fuentes de Datos ................................................................................. 40 5.2. Configuracin ...................................................................................... 42


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5.2.1. Clasificacin Formas de pago ................................................................. 42 5.2.2. Empresas ................................................................................................ 43 5.2.3. Cdigos de Clasificacin ......................................................................... 43 5.2.4. Otras configuraciones ............................................................................ 44

5.3. Diarios de pre-apuntes ......................................................................... 44 5.4. Consulta de Previsiones ........................................................................ 45

6. Gestin de avales. ........................................................................ 48

6.1. Compaas de Avales ........................................................................... 48 6.2. Ficha de Avales ..................................................................................... 50 6.3. Tipos de avales. .................................................................................... 52 6.4. Consulta de Avales ............................................................................... 52 6.5. Liquidacin Intereses Avales ................................................................. 54 6.6. Configuracin de proyectos Pestaa Avales ....................................... 55 6.7. Informes de avales. ............................................................................... 55

7. Gestin de Concesiones. ............................................................... 57

7.1. Contabilizacin ..................................................................................... 57 7.2. Fondo de Reversin .............................................................................. 59

8. Gestin de UTEs ........................................................................... 61

8.1. Datos de UTEs .................................................................................... 62 8.2. Consolidacin. ...................................................................................... 63

8.2.1. Eliminaciones Consolidacin. ................................................................. 64 8.2.2. Definicin de Relaciones ........................................................................ 65 8.2.3. Proceso de Eliminaciones ....................................................................... 66

9. Hipotecas y Prstamos ................................................................. 68

9.1. Estructura de la Ficha .......................................................................... 69 9.2. Opciones del botn Hipoteca ................................................................ 70


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1. Introduccin

Partiendo de las ventajas de la solucin Microsoft Dynamics NAV, DataNet ha

incorporado los procesos especiales caractersticos del sector a la funcionalidad

estndar, obteniendo como resultado una solucin totalmente integrada que cubre

ampliamente las peculiaridades de las empresas de este sector.

Tradicionalmente las empresas de este sector estn compuestas por varias unidades

de actuacin o departamentos generalmente aislados y con un nivel de

intercomunicacin escaso y anticuado.

Esta situacin conlleva generalmente la introduccin repetitiva de un mismo dato en

los distintos sistemas de gestin que utilizan para obtener el control de los distintos

departamentos.

Naturalmente esta mltiple introduccin de datos en distintos sistemas supone:

Un alto riesgo de cometer errores en las distintas imputaciones.


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Una importante inversin de tiempo debido a la duplicidad de la introduccin

de datos.

Un alto coste de oportunidad: personas muy cualificadas de la organizacin

emplean su tiempo en re-introducir datos en su sistema para obtener un

control sobre los proyectos.

La solucin de DataNet propone un modelo de gestin basado en llevar a sus

mximos extremos la poltica del dato nico

La poltica nos garantiza la consecucin de los siguientes objetivos:

Eliminar o minimizar los riesgos de error; los datos se introducen una sola vez y

afectan, de modo automtico, a todos los departamentos involucrados en la

gestin.

La no duplicidad de introduccin de datos redunda en un inmediato ahorro de

tiempo, y en consecuencia de costes.

Las personas cualificadas se dedican a las tareas donde verdaderamente son

rentables: seguimiento de costes y toma de decisiones correctoras a tiempo.

En definitiva, el modelo de gestin tradicional, tiene una gran cantidad de costes

ocultos que, evitndolos mediante la utilizacin de nuestra solucin, facilitan un

rpido Retorno de la Inversin.

Desde DataNet nos solamente nos hemos ocupado de facilitarle un rpido y

tangible retorno de inversin, adems nos hemos preocupado de desarrollar una

solucin de futuro que garantice su inversin.


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La eleccin de la plataforma Microsoft Dynamics NAV, sin duda, garantiza la

evolucin tecnolgica del producto siguiendo e incluso marcando el paso del

mercado de las nuevas tecnologas.

Nuestra constante presencia en el sector, a travs de los clientes que da a da

van depositando su confianza en nosotros, nos permite plasmar en la solucin

todas las nuevas tendencias de gestin para este tipo de empresas.

1.1. Objetivos

En este manual se relacionan y documentan las modificaciones y/o extensiones

realizadas en rea financiera del estndar de Microsoft Dynamics NAV.

El presente documento no incluye una descripcin detallada de los procesos del

estndar de Microsoft Dynamics NAV puesto que estos ya estn suficientemente

documentados en los manuales del producto que se suministran junto con el mismo,

cuya lectura exhaustiva se recomienda.

As mismo en este documento se da por asumido un conocimiento previo del lector

del funcionamiento bsico del Navision estndar: mecnica de filtros, funcionalidades

de bsqueda, caractersticas de los campos calculados, manejo de teclas de funcin

etc.

El presente documento describe las adaptaciones a la funcionalidad estndar de

Microsoft Dynamics NAV realizadas para el vertical de constructoras de DataNet y

tambin las funcionalidades estndar en los mdulos de gestin de Estudios y de

Obras.

En este manual se indica de forma clara, y con la ayuda de imgenes de la

funcionalidad, como usar la aplicacin. Las explicaciones estn vistas desde una

perspectiva didctica, que ayuda al usuario novel.


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Este material de formacin de gestin de estudios y de seguimiento de las obra

proporciona una descripcin conceptual y operativa de la funcionalidad de la gestin

estndar de Microsoft Dynamics NAV y de la operativa especfica del vertical de

constructoras de DataNet.

El material puede utilizarse tanto en el contexto de un curso de formacin realizado

por un instructor, como material de referencia para la autoformacin o como ayuda

puntual en la realizacin de diversas tareas.

Tanto si se utiliza en el contexto de un curso o como autoformacin, este manual de

usuario ha sido concebido para proporcionar el conocimiento del producto necesario

para las personas que van a trabajar con la aplicacin Microsoft Dynamics NAV y sus

adaptaciones.

En este manual los captulos se han ordenado segn una disposicin que reproduce la

estructura de las reas de aplicacin del producto. Dentro de cada captulo, se incluye

informacin acerca de un proceso determinado que se puede ejecutar en el rea de

aplicacin. Se recomienda seguir el orden de los captulos propuesto tanto para los

cursos como para las actividades de autoformacin en funcin de este material.

La finalidad que se persigue al presentar las pantallas en este documento es mostrar la

apariencia de la aplicacin, a la vez que facilita la comprensin de los distintos

procesos que esta realiza. Se debe interpretar cmo se realiza el proceso, que se

explicar en el texto, ms que los datos y cifras que aparecen en las pantallas.

1.2. Estndares de Dynamics NAV

En las pantallas que no tienen el botn Aceptar, los cambios se producen en el

momento de abandonar el campo que se ha modificado.

De las pantallas que no tienen el botn Cancelar se sale pulsando la tecla ESC, o

bien pulsando sobre el cuadro de cierre de la ventana.


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En las pantallas que no exista un botn para Insertar o Borrar, para obtener

dicha funcionalidad hay que pulsar F3 (insertar) y F4 (borrar).

Hay que tener presente que el paso de una Obra por estudios es obligatorio, desde

obras no se puede crear un proyecto manualmente, del mismo modo que tampoco se

podr eliminar una obra adjudicada.

1.3. Referencias

Si se desea obtener ms informacin acerca del funcionamiento de Dynamics NAV,

tanto del funcionamiento estndar, como del funcionamiento de teclas rpidas,

mens, rea de trabajo, y dems caractersticas propias del sistema, se recomienda la

consulta de la documentacin del estndar de Microsoft Dynamics NAV, as como la

ayuda en lnea del sistema (F1).

En los siguientes apartados se describe nuevamente la estructura de los

proyectos pero solo se har referencia a funcionalidades nuevas no disponibles en

estudios y obras y/o datos que aparecen nuevos en el seguimiento financiero de las

obras. Para funcionalidades ya documentadas en los manuales de estudios u obras el

documento har referencia a ellas.

1.4. Nomenclatura de campos

Una de las mayores dificultades que DataNet encuentra en la implantacin de la

solucin es la manera particular que cada empresa tiene de llamar a cada uno de los

conceptos que se manejan en la solucin.

De cara a solventar esta dificultad, la solucin incorpora una tabla que permite

denominar a cada concepto con arreglo a los usos y costumbres del usuario destino.


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Estas nomenclaturas deben ser consensuadas entre todos los usuarios de la solucin,

personal de estudios, personal de obra, gerencia, etc. durante las primeras sesiones de

la implantacin; de este modo se reduce considerablemente el proceso de

aprendizaje.

Es altamente recomendable que esta tabla de equivalencias est siempre a

disposicin del lector de este documento.


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2. Gestin de Compras

2.1. Recepcin de documentos de Compras

Con el objetivo de que cualquier factura que llegue a la empresa (por correo

convencional u otros medios) quede inmediatamente reflejada en el sistema, se

ha creado una nueva funcionalidad que permite a los usuarios de la central (o cualquier

otro con los correspondientes permisos) introducir los datos bsicos de la factura o

abono recibido.

A esta funcionalidad se accede desde el men de Compras Procesamiento

de Pedidos Lista facturas/abonos recibidos.

Una vez en este formulario se introducirn los siguientes datos:

Tipo documento: Factura o Abono, en funcin del tipo de documento

recibido

N: Nmero de factura del proveedor o n de abono del proveedor.

Compra a N Proveedor: Nmero interno del proveedor

Compra a Nombre: se recupera automticamente de la ficha del proveedor.


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Documento Contabilizado: Cuando se registre una factura o abono en

contabilidad con los campos N Factura Proveedor o N Abono

Proveedor igual al nmero de documento indicado en esta tabla, el sistema

marcar automticamente el campo.

N Factura Generada, N Abono generado: los rellenar

automticamente el sistema en el momento que la factura o abono se registra

en contabilidad.

Estado: Mediante este campo se podr indicar si el documento recibido se

autoriza para contabilizar (Abierto) o no (Cerrado).

Fecha Doc. Proveedor: Se introducir la fecha de emisin del

proveedor.

Fecha Entrada: Fecha de la recepcin de la factura fsica.

Fecha Vencimiento: Vencimiento indicado por el proveedor en su

documento.

N Proyecto: Obra a la que se imputar la factura en el momento en que se

registre.

Importe y Total a pagar: son campos informativos que solo tendrn

trascendencia en la pantalla de estadsticas del mdulo de Obras. El Importe

no lleva el IVA incluido el Total a pagar si lo lleva incluido.

Motivo Devolucin: Con este campo, el usuario podr seleccionar de

entre los valores de una tabla el motivo por el que se devuelve la factura.

Cada cdigo de devolucin tendr definido su texto explicativo.


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Fecha Devolucin: Se indicar la fecha en que se devuelve la factura al

proveedor.

Fecha Registro, Importe base registrado, Importe IVA

registrado, Importe IVA Incl. Registrado: Campos que se

completarn automticamente al registrar la factura o abono de compra en

contabilidad.

Pre-facturas Generadas, Pre-abonos Generados: Indica el

nmero de documentos de pre-factura estndar generados asociados al

registro actual. Su valor podr ser 0 1, indicando en este ltimo caso que ya

est disponible para contabilizarse el documento.

Mediante el men desplegable del botn Lnea Dimensiones, se podrn

indicar las dimensiones analticas aplicables al documento.

Opcionalmente, en este formulario existir la opcin de escanear un documento en el

men desplegable del botn Acciones.

El registro interno que se guarde en el sistema est identificado por el nmero de

documento de proveedor. De esta forma, cuando se registre la factura

contablemente, se podr localizar fcilmente buscando por el nmero de documento

del proveedor.

Las opciones del botn son:

Escanear y Anexar/Vincular documento: Con esta opcin, el

sistema escanear (con el escner conectado al PC donde se ejecute la accin)


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un documento y lo asociar al registro de entrada de facturas donde se

encuentre situado el cursor (como una imagen).

Nota importante: la solucin no incluye el software necesario para poder funcionar

con el escner. El usuario deber adquirirlo por su cuenta.

Asociar escaneado: permite asociar una imagen existente al documento

actual.

Documentos asociados: permite la consulta de documentos asociados a

un registro de entrada de facturas/abonos. Esta funcionalidad ya describi con

precisin en el apartado correspondiente del manual de gestin de Obras.

Desde este formulario el usuario podr abrir el documento, actualizarlo,

extraerlo, volver a vincular otra imagen, etc.

Listado de Facturas/Abonos recibidos: Permite ejecutar un

informe sobre esta tabla, donde el usuario puede filtrar por cualquiera de los

campos. La consulta habitual ser las facturas pendientes de contabilizar. El

informe agrupa las facturas por Proveedor y Proyecto, con suma de importes

por cada una de ellos y total final. Es opcional el mostrar el detalle de facturas.

Generar Pre-Facturas/Pre-Abonos: Mediante esta opcin, se

generan pre-facturas y pre-abonos partiendo de los datos contenidos en la

tabla.


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A partir de este momento, el funcionamiento se rige por el estndar.

Independientemente de que se utilice esta opcin, el sistema, al cerrar la ventana,

automticamente genera los pre-documentos de aquellos registros que tengan

completados los campos: N proyecto, Fecha Doc. Proveedor, Fecha

Entrada, Compra a N Proveedor y no tienen indicado el campo Motivo de

devolucin.

El sistema comprueba la existencia de un registro en la tabla de documentos recibidos

cada vez que se intenta contabilizar una factura o abono: Realiza la bsqueda por el

campo de nmero de documento de proveedor.

Puede configurarse si se desea que el sistema bloquee la introduccin del documento

o simplemente muestre un mensaje informativo.

Tambin se ha modificado el sistema estndar para que al validar el nmero de

documento de proveedor, capture los datos de N Proveedor y N Proyecto y

los asigne a la cabecera actual, de esta forma se agiliza la introduccin de datos por

parte del usuario en pre-facturas.

Se han habilitado los perfiles de permisos para determinar los usuarios que pueden

realizar las acciones de insercin, modificacin o borrados de los registros de esta

tabla.

Para la configuracin de las opciones de esta funcionalidad, se acceder al men de

Compras Configuracin Configuracin Personalizada.


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El significado de los campos a configurar es el siguiente:

Ruta doc. Escaneados: Identifica la ruta al directorio donde se quieren

guardar los documentos escaneados. Slo tiene sentido cuando en el campo

siguiente tiene el valor Vinculado.

Tipo asociacin documentos: Anexado significa que el documento

que embebido en la base de datos. Vinculado significa que el documento

queda almacenado en un directorio fuera de la base de datos.

Tipo Aviso Falta Doc. Recibido: las opciones posibles son:

o Mensaje: emite un mensaje de aviso pero permite continuar con el

resto del proceso.

o Error: emite un mensaje de error y por lo tanto el proceso queda

interrumpido.

o Ninguno: no emite mensaje y permite continuar normalmente con el

proceso.

Cuenta Compras Facturas pendientes de Recibir: es una

cuenta que se utiliza en el proceso previo al cierre mensual para registrar en

ella el importe de los albaranes pendientes de recibir factura. Sustituye a la

cuenta de grupo 6 de un asiento normal de compras.

Cuenta Proveedor Facturas pendientes de Recibir: es una

cuenta que se utiliza en el proceso previo al cierre mensual para registrar en

ella el importe de los albaranes pendientes de recibir factura. Sustituye a la

cuenta de grupo 4 de un asiento normal de compras.

Serie ID listado de pagos: identifica la serie de numeracin

necesaria para el listado de pagos. Se utiliza en las propuestas de pagos a

proveedores.


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2.2. Asignacin de Albaranes a Pre-facturas

El administrativo de obra debe realizar una revisin de los albaranes recibidos de

proveedor con la factura previamente introducida en el sistema.

Desde el men de Compras Procesamiento de Pedidos Asignar

Albaranes Factura se dispone de una funcionalidad para realizar este trabajo.

Como se puede observar el formulario est dividido en 6 partes funcionales. A

continuacin se adjunta una explicacin de cada una de dichas reas:

1. Relacin: Permite la ordenacin de los albaranes por diferentes criterios, la

figura adjunta muestra las posibles opciones.


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2. N Contrato: Permite filtrar los albaranes mostrados segn un nmero de

contrato.

3. Subformulario Pre-facturas: donde se muestran las pre-facturas que

hay generadas pendientes de contabilizar.

4. Se corresponden con los registros de la lista de facturas recibidas

descrita en el punto anterior (siempre que tengan los datos completados).

5. Subformulario Albaranes: se muestra la relacin de albaranes:

pendientes de facturar del proveedor indicado en la factura del subformulario 3

(prefacturas).

6. Botones: que permiten asociar o des-asociar albaranes a la pre-factura.

Flecha abajo asocia, fecha arriba des-asocia.

7. Subformulario Albaranes Asociados: lista de albaranes asociados a

la pre-factura.

En el men desplegable del botn Factura de la parte inferior, se dispone de las

siguientes opciones:

Lista: Muestra una lista de pre-facturas pendientes de registrar.

Estadsticas: Muestra un formulario con los datos de importes de la

factura.


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o En la parte izquierda se muestran los datos detallados de la pre-factura

actual.

o En la parte derecha se muestra el importe de la factura recibida, el

importe de la factura actual y la diferencia, para ayudar al usuario a

identificar fcilmente posibles diferencias.

o En la parte inferior se muestra un detalle de bases en funcin de

distintos tipos de iva.

Ficha: Permite acceder al formulario estndar de pre-factura, desde donde

se podr registrar la factura.

Comentarios: Podrn incluirse y consultarse las anotaciones de la factura

para que los pueda visualizar otro usuario.

Dimensiones: Dimensiones analticas asociadas a la factura.

Imputar a Proyectos: Permite realizar imputaciones de cada lnea de

pre-factura a los proyectos.


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Documentacin: Permite asociar la documentacin de contratos a la pre-

factura actual, identificando si se ha recibido o no cada uno de los diferentes

documentos requeridos en funcin del tipo de contrato.

Puede ocurrir que el importe de albaranes no coincida con el importe de la factura. En

estos casos el administrativo de obra debe generar los correspondientes documentos

adicionales para que coincidan los albaranes con las facturas, bien mediante la

inclusin de lneas de cargo de producto en el documento o bien con la utilizacin de

la funcionalidad de Deshacer Recepcin del histrico de los albaranes de

compra.

El efecto de las funcionalidades de Deshacer Recepcin y de Deshacer

Devoluciones sobre los datos es realizar asientos iguales a los originales pero de

signo contrario, de forma que se cancela en todos los aspectos la transaccin origen

(cantidades, precios, importes, imputaciones a proyectos, etc.).

Estas funcionalidades se localizan en Compras Historial Histrico

Albaranes Histrico envos devolucin.

Tambin hay que recordar que Dynamics NAV no permite la inclusin de albaranes y

devoluciones en el mismo documento y que el importe de cualquier documento de

Dynamics NAV debe ser mayor que cero (contablemente realizar los cambios de

signo oportuno en el caso de abonos).

Puede ocurrir que no se hayan recibido los albaranes del proveedor, por lo que el

administrativo de obra deber proceder a registrar un auto-albarn. Ser un albarn


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ficticio, a nombre del proveedor, pero donde se indicar que es un albarn interno

para efectos de cuadre de facturas o existencias. Se utilizar el campo estndar N

Albarn Proveedor, donde se indicar un nmero ficticio con las letras AUTO

al principio, de forma que se identifiquen fcilmente.

Para la correccin de errores, tambin ser el administrativo de obra el responsable

de, bajo la supervisin del jefe de obra, reclamar al proveedor el correspondiente

abono.

Una vez asociados los albaranes a la factura, se proceder a registrar la factura,

para lo cual se acceder al formulario estndar de pre-facturas.

Una vez comprobada la factura, se pulsar sobre el botn Registro, momento en el

cul Navision realizar el asiento contable correspondiente, con imputacin a Gastos,

Proveedor e IVA correspondientes. Tambin en este momento se generar la

informacin analtica asociada.


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2.3. Registro contable de albaranes pendientes de

contabilizar

Si la empresa decide realizar cierres mensuales, cosa que es bastante habitual

en el sector, se necesita un reflejo contable de los costes pendientes de

contabilizar, se dispone de una nueva funcionalidad desde el men Contabilidad

Actividades Peridicas Periodificacin facturas pend.

Se realiza una propuesta de asiento financiero en un diario contable, sin relacin con

la gestin, con dos lneas por cada proyecto, con el importe de las facturas pendientes

de contabilizar por cada proyecto (incluyendo los abonos con signo contrario).

La informacin se obtiene de los albaranes y devoluciones de compra que se

encontrasen pendientes de facturar a la fecha que indique el usuario (normalmente el

fin de mes anterior)

Las cuentas utilizadas en cada lnea del diario sern configurables a nivel de empresa

(Cta. Debe Fras. Pdte. Contab y Cta. Haber Fras. Pdtes

Contab), dentro de la configuracin personalizada de compras.

El objetivo es que la contabilidad de cada cierre mensual refleje todos los gastos

incurridos, cuadrando con la gestin por proyectos.


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3. Gestin de Pagos.

Para la gestin de pagos, es necesario que cada factura sea revisada por los

usuarios que se configuren a tal efecto para marcar la factura como Visto

Bueno Pago.

En la figura adjunta se muestra el men completo del proceso de pagos.

Se utiliza el campo y la funcionalidad estndar e Dynamics NAV Esperar, de forma

que al registrar las facturas el campo queda marcado.

Slo los usuarios autorizados pueden cambiar esta marca, mediante el acceso a un

formulario de consulta de facturas pendientes de autorizar, ordenado por Proyecto

(Obra).


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3.1. Listado de Pagos pendientes

El primer paso que debe realizarse es obtener el Listado Docs. Pdtes

Pago. Este informe muestra los documentos donde est pendiente de aprobar

su pago.

Los documentos listados se marcan con un nuevo campo Id. Listados Pagos,

de forma que es posible identificar los registros listados para su revisin, aprobacin y

pago posteriores.

3.2. Aprobacin del Pago

Para la eliminacin de la marca de Esperar, se acceder al men Cartera

Pagos Lista Facturas/Abonos Pdtes. Vto. Bueno.


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En este formulario, mediante el botn Acciones Quitar Marca, el usuario

podr eliminar la marca de Esperar de los registros seleccionados. Este trabajo se

realizar tomando como base el listado descrito en el punto anterior.

Esta accin implica que los documentos de pago involucrados quedan liberados para

su inclusin en el correspondiente documento de pago.

3.3. Generacin del Pago

Dentro de la gestin de pagos, podemos diferenciar los pagos Certificados y No

Certificados.

La distincin a nivel interno de Navision se realizar mediante la correcta codificacin

de las formas de pago, que debern estar predefinidas en las fichas de proveedor y

convenientemente utilizados por los usuarios en el momento del registro de la

factura.


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3.4. Pagos No Certificados

Se trata de emisin de pagars fsicos en papel. Se utilizar el mdulo estndar de

Pagars de DataNet, implantado sobre las rdenes de pago y con propuesta

automtica de los documentos a incluir, con la posibilidad de filtrar por obra.

Desde el men de Cartera Pagos Proponer Pagos

Certif/Pagars podremos ejecutar esta accin.

Se solicitar al usuario el banco de pago, el tipo de documento a emitir (Pagar o

Confirming Bancario).

Igualmente podr seleccionar el rango de proveedores a pagar, en funcin de las

fechas de vencimiento de la facturas.

Se incluye un nico documento en cada pagar, de forma que puede realizar

manualmente los pagars en caso de ser necesario. El mdulo de pagars de DataNet

permite la inclusin de varios documentos si es necesario.

El registro de una factura con las formas de pago configuradas correctamente,

generar documentos en cartera que despus podremos incluir en una orden de pago.


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Un ejemplo del asiento contable generado en el registro de una factura lo vemos en la

siguiente figura.

3.5. rdenes de Pago Pagos Certificados

La orden de pago ser una entidad que nos agrupe todos los pagars que emitamos a

un banco en concreto.


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El mdulo de Confirming bancario se implanta sobre el estndar de rdenes de

Pago, al igual que los pagars. De esta forma se consigue una entrada nica al

sistema para la gestin de Pagos.

Algunos campos relevantes de este formulario son los siguientes:

Tipo orden de pago: este campo nos va a diferenciar las rdenes de

pago que siguen la funcionalidad propia de estndar, de las rdenes de pago

que generamos para emitir nuestros documentos. Este campo tiene las

siguientes opciones:

o Orden de pago: Es el valor por defecto e identifica a las rdenes de

pago segn el estndar.

o Emisin Pagars / Cheques: Nos indica que utilizaremos esta

orden de pago para emitir pagars. Con esta opcin, y a la hora de

aadir documentos a la orden de pago, el sistema slo nos visualizar

los documentos cuya forma de pago que tengan el campo tipo de

efecto a Pagar.

Emisin a proveedor: esta campo nos indica de qu proveedor debe

mostrarnos los documentos a la hora de aadirlos a la orden de pago. Si este

campo est vaco, el sistema nos mostrar todos los documentos disponibles.

Este campo solo es vlido cuando el campo tipo orden de pago tiene el valor

Emisin pagars o Emisin Cheques.

Resear que estos dos campos no se pueden variar si ya se han aadido documentos a

la orden de pago. Si queremos cambiar estos valores, deberemos de eliminar

previamente los documentos de dicha orden de pago.


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Existe un proceso que genera automticamente rdenes de pago, partiendo de

documentos a pagar y agrupando por proveedor y fecha de vencimiento.

Se da la posibilidad al usuario de filtrar los registros a tratar, en funcin del proveedor,

fecha de vencimiento, forma de pago, cdigo de banco de pago y obra.

El usuario deber indicar la fecha de registro con la que se crearn las rdenes de pago

en pestaa opciones del informe

Estas rdenes de pago, tendrn como Tipo Orden de Pago Emisin

Pagars y tendrn en el campo Emisin a proveedor, el nmero de

proveedor correspondiente.

3.6. Impresin de los documentos

La impresin de los documentos y en funcin de lo visto anteriormente, se podr

realizar desde la orden de pago tanto ya registrada como sin registrar.

Las opciones disponibles son:

Imprimir Docs / Todos.- Imprime todos los documentos de la Orden

de pago segn el formato indicado en la ficha del banco.


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Imprimir Docs / Seleccionados.- Igual que el punto anterior pero

slo de los documentos que hayamos seleccionado.

En las dos opciones, y como ya hemos dicho, se lanzar el informe configurado en la

ficha del banco.

Este informe presentar las siguientes opciones:

Fecha expedicin: Fecha en la que se imprimen los cheques/pagars. Por

defecto tendr el da actual.

Poblacin expedicin: Localidad donde se expiden los documentos.

Por defecto pondr la poblacin indicada en Informacin empresa.

Ult. N pagar: Aqu indicaremos el ltimo nmero de pagar impreso. Si

lo dejamos vaco el sistema buscar dicho valor en la ficha del banco

correspondiente. Sirve para reflejar en el sistema el nmero de pagar del

banco si es necesario

Agrupar: Marcando este campo el sistema agrupar los documentos de la

Orden de pago por proveedor y fecha de vencimiento, emitiendo un solo

Cheque o pagar para un mismo grupo. En el caso de que el banco posea un

formato tipo Carta pagar o carta Cheque, el sistema detallar los documentos

agrupados.

Reimpresin: Campo en el que podremos indicar que la impresin actual ya

se ha realizado. Con esto evitamos que el sistema vuelva a asignar nuevos


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nmeros de pagars/Cheques. En el caso de que los documentos ya tengan

asignados dicha numeracin y se vuelvan a imprimir sin marcar ste campo, la

aplicacin preguntar si realmente deseamos imprimirlo. En caso de responder

afirmativamente se le volver a asignar un nuevo nmero de cheque/pagar, y

en caso contrario no se imprimir el documento.

Imprimir Carta: Con esta opcin emitimos una carta dirigida al proveedor

indicndole de la emisin del pagar y de la deuda que cancela dicho

documento. Esta opcin ser especialmente til cuando el formato del

Cheque/Pagar no sea el de tipo Carta.

Resear que este paso se deber de realizar una vez se hallan asignado (impreso) los

documentos.

Una vez realizado estos pasos, podremos registrar la orden de pago. Lo cual nos

realizar el apunte contable que nos lleve la deuda a la cuenta contable configurada

para dicho evento en los grupos contables del proveedor.

Por ltimo cuando nos llegue el cargo del banco podremos generar el asiento segn la

funcionalidad estndar: rdenes de pago registradas

liquidacin...


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4. Cuentas a Cobrar

4.1. Facturacin de certificaciones de obra.

Para la gestin de certificaciones de obra se utilizar la funcionalidad ya

desarrollada dentro del Vertical de Construccin de DataNet.

Con este mdulo se consigue la gestin del IVA No Devengado, que pasar al IVA

Realizado al cobro de la factura o endoso del correspondiente efecto.

4.2. Facturacin de otras ventas de obra

El estndar de Navision permite generar una factura de venta imputando contra

una cuenta de ventas directamente, sin que est definido el producto o servicio de

venta.

Por tanto cualquier factura de venta no relacionada con obras se introducir mediante

el estndar.

4.3. Textos predefinidos

El sistema dispone de una funcionalidad de modo que pueden asociarse Textos

Predefinidos o adicionales a las fichas de clientes, de modo que al generar la

factura o abono de venta pueden copiarse estos textos o coletillas predefinidas e

imprimirse en la factura.

El usuario ser el responsable de seleccionar los textos que desea insertar en factura o

abono. Esta funcionalidad estar disponible para cualquier tipo de facturacin.


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Desde la ficha de cliente, botn Cliente, podemos asociar Comentarios Factura

a un cliente.

Desde la ficha de pre-factura, con el botn Acciones, podemos Traer

Comentarios Factura, que copiar los datos introducidos en la tabla asociada al

cliente. En la pre-factura podrn modificarse.

4.4. Gestin del cobro

Para la gestin del cobro se utiliza el estndar de Dynamics NAV, que permite la

realizacin de remesas al cobro o al descuento.


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Se introducirn remesas al descuento para las certificaciones emitidas (en este caso,

normalmente slo se incluye una certificacin por remesa, aunque el sistema

estndar permite incluir las que sean necesarias) y para los pagars recibidos (en este

caso pueden incluirse varios pagars recibidos dentro de la misma remesa).

Dado que las remesas de certificaciones se liquidan manualmente y las de pagars

recibidos pueden liquidarse automticamente, el usuario marcar en el momento de

realizar cada remesa el tipo al que pertenecen los efectos incluidos. Para ello se

utilizar el campo estndar Cd. Auditora.

En el momento de la liquidacin por lotes de remesas registradas, el usuario filtrar el

tipo de remesas a liquidar en funcin del campo de Cd. Auditora.

Al proceso de liquidacin por lotes de remesas registradas se accede desde Cartera

Actividades Peridicas Liquidacin por lotes.

La liquidacin de remesas o de los documentos de una remesa puede ser tanto parcial

como total, al igual que ocurre al realizar liquidaciones desde los diarios de

contabilidad, todo ello contemplado por el estndar de Dynamics NAV.


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4.5. Cobros no realizados.

Para el caso de que una certificacin llegue el vencimiento y no se produzca el

cobro (el cliente no ha hecho efectivo el pago), el banco abona dicho documento y

lo vuelve a cargar.

Se ha creado una nueva funcionalidad en Dynamics Nav para Prolongar plazo de

efecto en remesa registrada, de forma que quede reflejado en el sistema esta

situacin.

A esta funcionalidad se accede desde Cartera Cobros Remesas

Registradas Docs. Prolongar Plazo.


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El reflejo es nicamente a nivel contable para las cuentas de clientes y a nivel contable

y de gestin para el banco, con cancelacin de los documentos en cuestin y vuelta a

regenerar.

El nico efecto sobre la gestin es el cambio de la fecha de vencimiento, introducida

por el usuario manualmente (tanto en el movimiento de cliente como el documento

remesado).

El apunte contable que realiza es el siguiente: A la cuenta de efectos en remesa

registrada asociada al cliente, realizar el abono, con cargo al banco (por gestin) de la

remesa.

Debe Haber

5208_X

Banco

5208_X

Banco

El asiento es totalmente automtico.

Adicionalmente cambia la fecha de vencimiento (solicitada al usuario en el

correspondiente formulario segn se ve en la imagen anterior).

4.6. Clculo de Intereses de Demora.

Desde el men de Contabilidad Intereses de demora se puede

encontrar la funcionalidad necesaria para el control de los intereses.


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El usuario pulsar el botn Calcular, el cual, previa peticin de filtros de

Clientes, Fechas, Cdigo de Proyecto, etc, realiza una propuesta de

clculo de intereses, segn los criterios indicados anteriormente.

El sistema emite un aviso si para las fechas solicitadas no se ha definido ningn tipo de

inters.

El siguiente paso que debe realizar el usuario ser el generar una solicitud,

seleccionando los registros que considere: Mediante el botn Acciones, se enlazar

con el proceso de Generacin de Solicitudes.

Los campos Das Transcurridos e Importe Inters son campos calculados

de una tabla de intereses por fechas, dado que en funcin de las fechas se puede

aplicar un porcentaje de inters distinto al mismo importe.

Este clculo lo realiza el sistema automticamente y el usuario puede consultarlo y

modificarlo.


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Se diferencia entre:

Intereses reales: sobre cobros realizados.

Intereses previstos: sobre deudas an no cobradas, donde se

calcular el inters hasta la fecha actual.

Con el botn Navegar, se puede acceder a la factura de Certificacin Original que

origina el clculo de inters para esa deuda.

Se tendr en esta tabla la posibilidad de filtrar por cliente y obra (dimensin

analtica 2).

El control de solicitado sirve para los nuevos campos calculados de la ficha de cliente

Intereses de Demora e Intereses Cobrados, en funcin de distintos

filtros.

En el mismo campo el usuario podr ver el importe de los intereses reales/previstos,

cobrados o pendientes.

Pulsando sobre el campo se desplegar la ventana de detalle de intereses que

componen la suma, como es habitual en los campos calculados de Microsoft

Dynamics NAV.


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Se pueden asociar comentarios a cada movimiento de clculo de intereses.

Dado que el importe cobrado final puede no corresponder con los clculos realizados,

la contabilizacin de los ingresos por intereses de demora se realiza manualmente, sin

utilizar el estndar de Navision de registro de documentos de inters.

Tambin es posible marcar las lneas de clculo de inters propuestas por el sistema

con dos campos:

Renunciado: La empresa renuncia a reclamar estos intereses al cliente.

Anulado: Este inters no se va a cobrar (por distintos motivos) y por tanto se

marca para no solicitarlo.

4.7. Configuracin de intereses por periodo.

Cada periodo de fechas debe tener asignado un porcentaje de intereses aplicable

(tipo de inters determinado por la administracin).

Para ello se ha creado una nueva tabla donde los usuarios puedan definir los

porcentajes segn fechas. El clculo interno ser sobre el % Inters global.

Se accede al mantenimiento de esta tabla desde el men de Contabilidad

Intereses de demora Configuracin Inters.


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5. Gestin de Tesorera

Para la gestin de tesorera uno de los requisitos fundamentales es el control por

obras. Dado que la obra es una dimensin analtica, la consulta de la tesorera

podr realizarse siempre por el cdigo de obra, grabado en los movimientos

registrados.

Otros dos parmetros que influyen en el control de tesorera son los bancos (saldo

disponible) y las fechas.

El mdulo de previsiones que se detalla a continuacin se utiliza para el control de la

tesorera.

5.1. Fuentes de Datos

El mdulo de Previsiones trabaja obteniendo datos de diferentes fuentes.

Las fuentes de datos que maneja el mdulo para el clculo de las previsiones de

tesorera con las siguientes:

Movimientos de Clientes registrados: a partir de los

movimientos pendientes de clientes, se obtiene una previsin de cobros.

Movimientos de Proveedor registrados: a partir de los

movimientos pendientes de proveedores, se obtiene una previsin de pagos.

Diario de Pre-apuntes: El usuario puede introducir por un diario de

contabilidad unos apuntes (sin registrar), de forma que el mdulo de

previsiones los tiene en cuenta para elaborar las previsiones finales.


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Otras fuentes de datos: El mdulo obtiene informacin de otras tablas del

sistema:

o Albaranes de compra o venta pendientes de facturar.

o Previsin de saldos de banco teniendo en cuenta las

conciliaciones del cuaderno 43 pendientes.

o Control de saldos de caja.

o Previsin de pedidos de compras / venta

pendientes de recibir / enviar.

o Flujo de Obra en el Plan de Obra (coste e ingreso

previsto). Para las previsiones de ingreso, la fecha de previsin es la

fecha prevista incrementada en un valor configurable, mientras que

para los pagos se incrementa en otro valor distinto en funcin de si es

mano de obra o material.

Estos datos se leern de la tabla Partidas, donde deben estar

contemplados los datos de Fecha Final, Estudio (coste) e

Importe Venta. El sistema permite filtrar el estado de las obras que

se desea incluir en la previsin.

o I.V.A. de las cuentas contables e I.V.A. correspondiente a los clculos

del plan de obra.


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5.2. Configuracin

En el apartado Configuracin se definen los parmetros necesarios para

operar con el mdulo de Previsiones.

La parametrizacin del mdulo se realiza desde el men del mdulo de

Previsiones Configuracin.

5.2.1. Clasificacin Formas de pago

Permite asociar un cdigo de clasificacin a los cdigos de forma de pago.


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5.2.2. Empresas

Se definen las empresas que entran en la previsin as como los cdigos de

clasificacin con los que se identifica cada concepto analizado.

5.2.3. Cdigos de Clasificacin

Tabla donde se definen todo los cdigos de los conceptos a utilizar en las previsiones

de tesorera.


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5.2.4. Otras configuraciones

Adicionalmente tambin se configuran otros apartados de importancia en este punto

como:

Los nombres de diario donde se van a registrar los movimientos de

previsiones.

Porcentajes de previsin de impagados que se pueden incluir en las

previsiones.

Los decalajes (aplazamientos) de cobros y pagos para colocar temporalmente

en el lugar adecuado las previsiones de cobros y pagos calculadas en funcin

de la planificacin temporal de las obras.

Los estatus de las obras para que sean consideradas como en tiempo de

estudio o en tiempo de ejecucin.

5.3. Diarios de pre-apuntes

Se trata de un diario contable donde se pueden introducir previsiones

manualmente, normalmente asociadas a un banco.


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Siempre el usuario indicar un cdigo de clasificacin por el que luego se puede

analizar esta informacin.

Cada vez que el usuario introduce una previsin y es correcta, debe pulsar el botn

Confirmar, para que las lneas pasen al Diario General de preapuntes

En este diario estarn reflejadas todas las previsiones introducidas por los usuarios en

cada seccin. El sistema lee nicamente este diario.

Los datos no se borran automticamente. Ser el usuario el encargado de borrar las

previsiones ya vencidas y no vlidas.

5.4. Consulta de Previsiones

En el apartado Previsiones Anlisis previsin por

Dimensiones podr consultarse toda la informacin referente a las previsiones

de tesorera.


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Dentro de las opciones Muestra como lneas o Muestra como columnas

el usuario podr seleccionar el tipo de vista que desea para las lneas o las columnas.

Se podr elegir entre los valores mostrados en la siguiente figura (Configuracin

Previsiones hace referencia a las empresas que se incluyen en la previsisn).

En la pestaa Filtros se da la posibilidad de Filtrar los datos mostrados por:

Fechas

Banco

Empresa

Clasificaciones

Obras

Tipo:

o A cobrar o A Pagar (sobre movimientos registrados)

o Previsin Cobros o Previsin Pagos (sobre datos manuales

o esperados)


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Mediante el botn Filtros Predefinidos se podrn incluir filtros pregrabados

de forma que se agilice la consulta filtrando por Cdigo de Clasificacin.

Mediante el botn Acciones, se podr exportar la informacin mostrada a Excel,

donde se generar una tabla dinmica automticamente y que se podr manipular

libremente aprovechando las facilidades de esta herramienta.


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6. Gestin de avales.

El mdulo de Gestin de Avales, incorporado al vertical de constructoras,

recoge informacin tanto de las compaas avalistas, como pueden ser

porcentajes de comisin, riesgos, etc., como de los distintos tipos de avales que

durante la vida de la obra se pueden gestionar como provisional, definitivos, etc.

Tambin en base a la informacin introducida es posible calcular la liquidacin de

intereses de dichos avales.

La gestin de avales est enlazada en el Men de Gestin Financiera como se

muestra en la figura.

6.1. Compaas de Avales

Se definen en este apartado todas las entidades avalistas susceptibles de ser

utilizadas por la empresa, que podrn estar asociadas a Bancos o bien a

Proveedores que puedan actuar como avalistas.

La codificacin de estas compaas se basa en la gestin estndar de nmeros de serie

de Dynamics NAV, pudiendo ser automtica o manual. Tambin se dispone de la

posibilidad de introducir comentarios asociados con la compaa.


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Los datos de Nombre, Direccin, E-Mail, etc., se recuperan al introducir el cdigo de

compaa (banco o proveedor). Existen datos que tendr que introducir el usuario y

otros calculados que muestran informacin sobre riesgos y porcentajes.


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Como se observa en las pantallas anteriores tambin se consignan para cada empresa

las condiciones en las que nos presta cada tipo de aval.

Se puede tambin consultar la informacin relativa al estado de riesgo con estas

entidades desde la ficha de la entidad, en la pestaa de Riesgos, de forma que se

puede seleccionar con qu entidad realizar un aval.

6.2. Ficha de Avales

Desde el formulario de la ficha de Avales se procede a la creacin de los

mismos, con todos los datos solicitados en la misma. Al consignar el cdigo de

proyecto el sistema hereda datos del mismo y del presupuesto marcado como

definitivo.

Los avales se pueden constituir tanto para el proyecto principal como para los

respectivos complementarios. Al asignar desde el aval, una obra, en la ficha de la obra,


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se ver marcada la casilla de Avales en pestaa de Registro de la obra, haciendo

referencia a que existe un aval para dicho proyecto.

Desde el botn Avales existe una funcionalidad que permite generar las cartas de

solicitud de aval y de solicitud de devolucin.

Las cartas se generan como un documento de Microsoft Word y por lo tanto puede

ser modificada y/o complementada por el usuario antes de proceder a su impresin.

Esta emisin generar un evento en comentarios al igual que lo hace la carta de

reclamaciones de fianzas. En el botn de comentarios podremos realizar un

seguimiento del aval y sus incidencias.

Existe tambin una casilla denominada Comisiones pagadas en la que est

totalizada la cantidad de comisiones ya liquidadas y que se puede desplegar para

observar su detalle.

Para seleccionar la compaa a la que se va a solicitar se dispone de una lista donde se

visualiza el riesgo ocupado de cada una de ellas.


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6.3. Tipos de avales.

Existen diferentes tipos de avale posibles a constituir.

Estos tipos son:

Provisional: El Importe de base de clculo, ser el importe Total Importe

con el IVA incluido. Si se adjudica la obra, habr que pasarlo a definitivo,

mediante la solicitud de devolucin del provisional y la constitucin del

definitivo por el importe correspondiente.

Definitivo: El Importe de base de clculo, ser el Importe Oferta con el IVA

incluido.

Adicional: Se introducen manualmente tanto el porcentaje como el

importe.

Complementarios: Se utiliza para los complementarios del proyecto, el

porcentaje e importe se introducen manualmente.

Otros: destinado a recoger cualquier otra clase de aval, el porcentaje e

importe se introduce manualmente.

Acopio de Materiales: tambin se introducen manualmente los datos.

6.4. Consulta de Avales

El sistema, tambin ayuda a la gestin de los avales, as como en el control de la

gestin de solicitud de devoluciones.


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Como podemos observar, esta es una pantalla nicamente de consulta, ya que ningn

campo es editable. Todos los campos que aparecen en la pantalla, son de la ficha de

aval, de proyecto, y calculados.

La Fecha para solicitar el aval, es la Fecha de acta de

recepcin (que es del proyecto), aplicndole el Plazo de garanta (tambin

del proyecto).

La columna Observaciones, tomar los valores, dependiendo de algunos factores.

Devolucin provisional: Si el tipo de fianza es provisional, la fecha de

solicitud est en blanco o es superior a la fecha actual, y el proyecto no ha sido

adjudicado a nuestra empresa.

Devolucin aval obra: Si la fianza es de tipo definitiva, adicional u otros

y la fecha de solicitud de devolucin est en blanco o es mayor a la actual.

Pendiente reclamacin: Si la fecha de devolucin es igual o menor a la

actual.

Devolucin complementario: Si la fianza es de tipo complementario y

la fecha para solicitar la devolucin o fecha devolucin aval estn en blanco o

son mayores a la actual.

En gestin: Cuando la fecha para solicitar la devolucin es mayor a la

actual.


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6.5. Liquidacin Intereses Avales

Desde el siguiente formulario procederemos a la liquidacin de intereses de los

avales de una determinada compaa en funcin de los intereses, comisiones y

plazos configurados para la compaa.

Las opciones del botn Liquidacin nos permitirn:

Aadir: se tendr en cuenta la fecha de solicitud y/o de ltima liquidacin

para calcular la fecha de cobro y la fecha de cancelacin del aval o Liq. hasta la

fecha para calcular la vigencia y se aadirn todos los movimientos

liquidables. Este botn slo funcionar cuando la lista de la liquidacin actual

est totalmente vaca.

Eliminar: se vaciar toda la lista de la liquidacin actual.

Extornos: se calcularn los extornos de todos aquellos avales que hayan sido

cancelados y se hubieses pagado un perodo mayor.

Desde la opcin de Registrar del botn Registro, se cerrar la remesa y se

generar una lnea en el diario de contabilidad segn la configuracin que se haya

aplicado. Esta lnea no se registrada automticamente.


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6.6. Configuracin de proyectos Pestaa Avales

Previo a la utilizacin de avales, se deber configurar las series de numeracin

para las compaas de avales, avales y remesas, as como el libro y seccin del

diario para la liquidacin de intereses.

Es proceso se realiza desde el men de Obras Configuracin de

proyectos.

6.7. Informes de avales.

Existen los siguientes informes asociados con Avales :

Carta solicitud de aval: este informe se llama desde el formulario

de avales para generar el documento de Microsoft Word de la solicitud del

aval.

Una vez adjudicada la obra, se proceder a solicitar la devolucin de la fianza

provisional, teniendo en cuenta que deben haber transcurrido dos meses

desde la fecha de solicitud.


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Reclamacin fianza provisional: este informe muestra una lista de

todas las fianzas que se deberan reclamar. Se filtrarn los avales provisionales

y sin fecha de cancelacin, cuyo proyecto relacionado ya haya sido adjudicado.

Carta reclamacin fianza provisional: este informe genera las

cartas de reclamacin a los clientes y genera un evento en comentarios

anotando la fecha de la reclamacin.

Una vez transcurrido el plazo de garanta desde la recepcin definitiva de la

obra se proceder a solicitar la devolucin de la fianza definitiva.

Solicitud fianza definitiva: este informe muestra una lista de

todas las fianzas que se deberan reclamar.

Carta reclamacin fianza definitiva: este informe genera las

cartas de reclamacin a los clientes y genera un evento en comentarios

anotando la fecha de la reclamacin.

Adems se ofrecen estos otros informes adicionales:

Riesgo en vigor: en este informe se visualiza el detalle agrupando por

avales y compaas del riesgo vivo en avales. Una vez terminado muestra una

completa estadstica acerca del informe.

Liquidacin intereses avales: este informe visualiza el detalle de

una liquidacin de intereses. Tambin puede ser llamado desde la propia

liquidacin.

Movimientos intereses por aval: este informe realiza un

seguimiento de los movimientos de inters pagados por cada aval

totalizndolos


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7. Gestin de Concesiones.

Las concesiones son aquellas obras que ha ejecutado la empresa y que puede

gestionar a partir de estar terminada la obra (Ej: Parking).

A nivel de gestin de obra de estas concesiones, se tratarn inicialmente como un

proyecto ms, con seguimiento de costes y plazos.

7.1. Contabilizacin

Con la correcta configuracin de este mdulo se calcula el inmovilizado en

curso, realizando el sistema los apuntes contables automticamente.

Para los cierres mensuales, se utiliza el proceso de Activacin de Proyectos

de Dynamics NAV estndar.

Existe el proceso estndar Desactivacin de Proyectos que se utiliza para

realizar la operacin inversa.


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En la ficha de Proyecto, pestaa de Registro se deber configurar el Mtodo

de Activacin Contable y el Principio de Facturacin.

En el momento en que empiece la explotacin de la concesin, se crear un nuevo

valor dentro de la dimensin analtica NEGOCIO, dentro del subgrupo CONCESIONES

(Se codificar adecuadamente para poder realizar agrupaciones de forma que se

obtenga la informacin deseada).


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7.2. Fondo de Reversin

Para las dotaciones del fondo de reversin, se utilizan los informes de Dynamics

NAV para calcular la proyeccin de amortizaciones.

Los apuntes contables sern realizados manualmente, con imputacin a la dimensin

NEGOCIO y al valor apropiado, con lo que se consigue el seguimiento de concesiones.

Para optimizar los resultados de este informe, habr que aprovecha la funcionalidad

del campo Totales Grupo, que permite sub-totalizar los resultados del informe

por los siguientes campos:


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A continuacin se muestra la vista preliminar del informe agrupado:

A continuacin se muestra la vista preliminar del informe detallado:


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8. Gestin de UTEs

Para la gestin de Uniones Temporales de Empresas, se crear una nueva

empresa en la base de datos de Dynamics NAV por cada UTE.

Para facilitar el alta y configuracin de nuevas empresas, el sistema dispone de un

Asistente de configuracin estndar, que ser utilizado por los usuarios responsables

para dar de alta cada nueva empresa con el objetivo de agilizar la creacin de

empresas.


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8.1. Datos de UTEs

Para las empresas gestionadas, se tratan como una obra ms, dentro de la

correspondiente empresa fiscal.

Para UTEs participadas donde la gestin no la tramita la empresa, el sistema tiene

una funcionalidad de Importacin de Asientos Contables.

Dado que el origen de los datos puede ser muy diverso, el usuario es el responsable de

estandarizar los formatos. Para ello se ayudar de una hoja de clculo, donde

formatear las columnas para que la estructura de carga de datos en Dynamics NAV

sea uniforme.


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Los datos de la hoja de clculo se grabarn en formato CSV y se cargarn en Dynamics

NAV de esta forma.

El sistema permite la importacin de datos tanto por importes de periodos como de

saldos acumulados, con el objetivo de facilitar la importacin de datos de empresas

participadas.

8.2. Consolidacin.

Para cada UTE, la empresa puede tener una participacin distinta.

En el momento de realizar las consolidaciones, se indica el porcentaje de participacin

correspondiente a la empresa, de forma que los importes consolidados se ajusten

automticamente.

Todo ello se realiza utilizando el estndar de Dynamics NAV de Consolidacin, el cual

permite definir las empresas consolidadas que sean necesarias (p.ej: Una empresa

consolidada de las UTEs y otra de nuestro cliente con las UTEs).


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8.2.1. Eliminaciones Consolidacin.

Para la configuracin del proceso de eliminaciones de consolidacin, se acceder al

men de Gestin financiera Actividades Peridicas

Consolidacin Combinaciones Cruce Saldos IC.


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8.2.2. Definicin de Relaciones

Esta tabla permite definir la relacin, a efectos de consolidacin contable, entre las

distintas empresas de la base de datos.

Los datos se configurarn desde una empresa consolidada.

El usuario debe completar los datos Empresa Origen y Empresa Destino y el

sistema asigna automticamente los cdigos de socio correspondiente, segn la

codificacin establecida previamente en los mdulos estndar de Consolidacin

e Inter-Compaa.


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8.2.3. Proceso de Eliminaciones

Para que el sistema proponga la eliminacin pertinente, se pulsar el botn Cruce

Saldos.


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Opciones del Informe:

Sobre Empresas:

o Fiscales: Realiza un informe sobre los datos que existen en las

distintas empresas fiscales de la base de datos.

o Consolidada: Realiza el mismo informe que la opcin anterior, pero

leyendo los datos de la empresa consolidada.

Proponer Diario Eliminaciones: Si se pulsa esta opcin, el sistema

realiza una propuesta de eliminacin contable en el diario que se defina en los

tres campos siguientes:

Nombre Libro: Nombre del libro contables donde grabar la propuesta de

eliminacin

Nombre seccin: Seccin dentro del libro donde quedarn grabados los

datos.

Nmero de documento: Documento que utilizar el sistema para todos los

registros propuestos.

Si se elige la opcin de Proponer Diario Eliminaciones, es el usuario el

responsable de revisar los datos generados y contabilizarlos si lo considera

conveniente.


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9. Hipotecas y Prstamos

Para acceder al mdulo de Hipotecas y Prstamos, se acceder a travs del men de

Contabilidad, opcin Hipotecas / Prstamos.

El objetivo principal del mdulo es el Control de hipotecas, por dimensin

analtica de obra, y con clculo de comisiones e intereses.

En este caso ser necesario dotar al sistema de un mdulo con clculo automtico de

las comisiones e intereses.


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9.1. Estructura de la Ficha

La ficha de Hipoteca/Prstamo contiene los siguientes campos:

Tipo:

o Hipoteca

o Prstamo

El funcionamiento interno de clculo es el mismo, la nica diferencia

estriba en la numeracin asignada.

Duracin: Expresada en frmula de fecha estndar de Dynamics NAV por

meses.

Fecha Concesin: Fecha inicio del clculo de hipoteca.

Fecha Fin: Calculada automticamente en funcin de los dos campos

anteriores.

Tipo Amortizacin:

o Francs

o Bullet

En funcin del tipo el sistema realiza los clculos correspondientes a cada

uno de ellos.

Importe: Se introducir el importe de la hipoteca.

% Inters anual: Inters inicial.

Importe Comisin apertura: Campo informativo que no influye en los

clculos.

Garanta hipotecaria: Campo informativo. Los datos de los bienes

hipotecados se introducirn en el subformulario.

Importe Cuotas: Campo que se calcula al pulsar el botn Acciones

Calcular Cuotas o bien directamente pulsando la tecla F11.


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Cd. Clasificacin Previsiones: Se asignar un valor de la lista de

cdigos de clasificacin para previsiones.

Cd. Banco: Se asignar uno de los bancos de la empresa. Junto con el

campo anterior y los importes de las cuotas servirn para realizar la previsin.

9.2. Opciones del botn Hipoteca

Si se pulsa el botn Hipoteca se muestran las opciones siguientes:

Lista: Muestra un formulario, de tipo lista, con las hipotecas y prstamos

definidos en el sistema.

Dimensiones: Valores analticos asignados a cada ficha de hipoteca o

prstamos. Se utilizan para el anlisis de previsiones.

Cuotas Hipoteca: formulario que permite la consulta de las cuotas

actuales de la hipoteca.

Tramos Intereses: Permite definir el porcentaje de inters para los tramos de

fechas a lo largo de la vida del prstamo y/o hipoteca.


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Amortizaciones parciales: Se permite realizar amortizaciones parciales,

calculando el sistema las nuevas cuotas.

Carencia de Capital: Con esta opcin se puede definir los tramos de fechas

donde slo se pagan intereses y no se amortiza el capital.

Mediante el botn Acciones Calcular, podrn recalcularse las cuotas y resto

de datos despus de cambiar los porcentajes por fechas o haber introducido

amortizaciones parciales.

Manual III - Gestión Financiera

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