Manual IFE Dept. Compra y Gerencia Operativa[1]

7/24/2019 Manual IFE Dept. Compra y Gerencia Operativa[1]

1/28

1

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR

UNIVERSIDAD POLITECNICA TERRITORIAL DE LARA

ANDRES ELOY BLANCO

Unidad o Departamento: Gerencia Operativa Fecha deElaboracin:

18/10/2010

Nombre del procedimiento: Compra de Materiales, Servicios, Insumos, Equipos o Repuestos

Unidades Involucradas: Gerencia Operativa

RESPONSABLE PASO ACCION

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA COMPRA DE MATERIAL

SERVICIO INSUMOS EQUIPOS O REPUESTOS EN LA GERENCIA OPERATIVA

TR MO CENTRO OCCIDENT L SIMN BOLV R

INSTITUTO DE FERROCARRILES DEL ESTADO

IFE

Integrantes: Careles Solianny

Macho Ronald

Primera Alibeth

Torres Rosendo

Torrealba Katherine

Asignatura: Sistemas y Procedimientos Contables

Seccin: 2300

Profesora: Berlie Morillo

Lapso II-2010

FIRMAS DE APROBACIONELABORADO POR: REVISADO POR: DIRECTOR:

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

ACTUALIZACION:


2/28

2




ANDRES ELOY BLANCO


18/10/2010



RESPONSABLE PASO ACCIONINDICE

INTRODUCCION 3

MANUAL DE USO 4

OBJETIVOS DEL MANUAL 5

FILOSOFIA DE GESTION 6

MISION

VISION

OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 8

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 9

FLUJOGRAMA 15

PLAN DE CUENTAS _____________________17

MANUAL DE CODICO CONTABLE 18

GLOSARIO DE TERMINOS 22

BLIOGRAFIA 23

ANEXOS 24



ACTUALIZACION:


3/28

3




ANDRES ELOY BLANCOUnidad o Departamento: Gerencia Operativa Fecha de

Elaboracin:

18/10/2010



RESPONSABLE PASO ACCIONINTRODUCCION

Dada la importancia que existe de los manuales de normas y procedimientos para una Institucin tanta Pblica

como Privada se puede decir que son por excelencia documentos escritos organizativos y herramientas gerenciales

utilizados para comunicar, registrar procedimientos contables y no contables.

Tambin son considerados como uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la

Administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana

en cada una de las unidades Administrativas que conforman la empresa, fundamentalmente a nivel operativo, para

lograr la adecuada realizacin de las actividades encomendadas.

El principal objetivo de los manuales es informar, orientar y guiar la conducta de los integrantes de la empresa.

Es de mencionar que como parte de los manuales estn los flujogramas, los cuales representan grficamente

hechos, situaciones y movimientos de todo tipo por medio de smbolos y las distintas operaciones que componen

un procedimiento.

Se puede decir que los flujogramas nos pueden ayudar al realizar trabajos de sistemas con lo siguiente:

Puede revelar lo que est sucediendo en el sistema actual.

Puede ayudarlo a mostrar como trabajara el nuevo sistema propuesto.

Lo ayudara a visualizar la secuencia en la cual escribir el procedimiento.



ACTUALIZACION:


4/28

4





Elaboracin:

18/10/2010




MANUAL DE USO

1. El Manual debe estar a disposicin de todo el personal que labora en las reas del Instituto de Ferrocarriles

del Estado (IFE).

2. En la aplicacin del presente Manual, todas las areas involucradas, velarn por el cumplimiento de los

procedimientos aqu descritos.

3. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente o en las polticas de la Gerencia de Administracin y

Finanzas que en materia de procedimientos afecte la estructura del Manual, generar tambin un cambio

en su contenido, con el fin de adaptarlo a las nuevas polticas emitidas.

4. El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario pueda encontrar una informacin clara y

precisa, tanto de las unidades que intervienen en los procedimientos como en las responsabilidades y

acciones que deben cumplirse durante el desarrollo de los mismos.

5. Los usuarios del Manual debern notificar a su supervisor inmediato las sugerencias, modificaciones o

cambios que afecten el contenido del mismo, con el objeto de garantizar la vigencia de su contenido y con

ello mejorar la base de conocimiento en el tiempo.

6. Este Manual est dividido en secciones con el fin de hacer ms fcil su actualizacin.

7. Este Manual solamente podr ser modificado por la Gerencia de Planificacin y Presupuesto del Instituto

de Ferrocarriles del Estado (IFE).



ACTUALIZACION:


5/28

5




ANDRES ELOY BLANCO


18/10/2010




OBJETIVOS DEL MANUAL

El presente instructivo ha sido diseado con la finalidad de documentar y definir las Normas y los Procedimientos

para la adquisicin de Material, Servicio, Insumo, Equipo o Repuesto, cumpliendo con los siguientes objetivos:

Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal o sectorial).

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar

duplicaciones y detectar omisiones.

Coadyuvar a la correcta realizacin de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del

trabajo.

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones y

directrices.

Agilizar el estudio de la organizacin.

Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin de personal.

Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las modificaciones necesarias en la

organizacin.

Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relacin con el resto de la organizacin.

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos que lo

componen.

Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos

disponibles.

Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones.



ACTUALIZACION:


6/28

6





Elaboracin:

18/10/2010




FILOSOFA DE LA GESTIN

MISION

Ser el rgano ejecutor de la Poltica Ferroviaria Nacional, dedicado al estudio, proyecto, construccin, operacin,

mantenimiento del Sistema de Transporte Ferroviario Nacional, de manera de garantizar un servicio que cumpla

con las normas tcnicas y estndares internacionales, para ellos cuenta con una organizacin flexible, eficiente con

tecnologa de vanguardia y un personal leal a los valores institucionales y al pas.

VISION

El elemento fundamental del nuevo modelo estratgico del IFE es la Visin del Instituto:

Es una Institucin eficiente, transparente y con autonoma financiera que agrega valor al desarrollo del Pas, a

travs de la explotacin, administracin y regulacin del sistema de Transporte Ferroviario Nacional, fomentando el

crecimiento de la economa y el nivel de vida de los ciudadanos, ofreciendo un servicio de calidad, confiable,

moderno y seguro, con un personal altamente capacitado, comprometido y con una cultura de servicio y de

mejoramiento continuo.



ACTUALIZACION:


7/28

7





Elaboracin:

18/10/2010



RESPONSABLE PASO ACCIONOBJETIVOS ORGANIZACIONALES

Formular polticas y estrategias, planes y programas que orienten, en el corto, mediano y largo plazo, el

desarrollo del Sistema de Transporte Ferroviario Nacional y realizar el seguimiento y evaluacin de su ejecucin.

Desarrollar y consolidar las normas y procedimientos para la construccin, operacin y explotacin del Sistema

de Transporte Ferroviario Nacional.

Construir, rehabilitar y mejorar las infraestructuras, superestructuras, instalaciones, equipos y sistemas que

conforman el Sistema de Transporte Ferroviario Nacional, inspeccionar y controlar la calidad de las obras e

instalaciones.

Explotar, operar y mantener el Sistema de Transporte Ferroviario Nacional y garantizar el servicio de transporte

de personas y carga en condiciones de excelente calidad, seguridad y satisfaccin para clientes y usuarios.

Fiscalizar y controlar el cumplimiento de las disposiciones del Decreto con Fuerza de Ley del Sistema de

Transporte Ferroviario Nacional, normas y procedimientos y otros instrumentos regulatorios de la construccin,

explotacin y operacin del Sistema de Transporte Ferroviario Nacional, instruir expedientes e imponer las

sanciones previstas por la violacin de las disposiciones legales.

Los ferrocarriles como sistemas de transportes representan para un pas, la columna vertebral de su economa.

Es el eje principal de un sistema tan complejo y completo como lo es la industria del transporte.



ACTUALIZACION:


8/28

8




ANDRES ELOY BLANCO


18/10/2010




ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Nota:En mencionada estructura organizativa, no se reflejan los departamentos que intervienendirectamente en los procesos analizados.

FIRMAS DE APROBACION

ELABORADO POR: REVISADO POR: DIRECTOR:NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

ACTUALIZACION:


9/28

9




ANDRES ELOY BLANCO


18/10/2010

Nombre del procedimiento Compra de Materiales, Servicios, Insumos, Equipos o Repuestos



MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA COMPRA DE MATERIAL

SERVICIO INSUMOS EQUIPOS O REPUESTOS EN LA GERENCIA OPERATIVA


NOMBRE:

FIRMA:

NOMBRE:

FIRMA:

NOMBRE:

FIRMA:ACTUALIZACION:


10/28

10

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR


ANDRES ELOY BLANCO

Unidad o Departamento: Unidad Solicitante (rea de Mantenimiento)

Fecha deElaboracin:

18/10/2010

Nombre del

Procedimiento

(1 ) Solitud de Compra/Servicio para la adquisicin de

Materiales, Repuestos, Equipos o Servicio

Unidades Involucradas: rea de Mantenimiento y Unidad de Compra


Ingeniero de Servicio 01

Solicita por escrito al jefe de rea la adquisicin de Materiales,Repuestos, Equipos o Servicio

Jefe del Area de

Mantenimiento 02

Recibe la Comunicacin, la analiza y la remite a la secretariapara la elaboracin del formato de Solicitud deCompra/Servicio.

Secretaria03

Elabora la Solicitud de Compra/Servicio (Anexo N 3)

Jefe del Area de

Mantenimiento04 Revisa la Solicitud de Compra/Servicio de conformidad y la

Firma

Secretaria 05 Enva la Solicitud a la Unidad de compra.


ELABORADO POR: REVISADO POR: DIRECTOR:

NOMBRE:

FIRMA:

NOMBRE:

FIRMA:

NOMBRE:

FIRMA:

ACTUALIZACION:


11/28

11




ANDRES ELOY BLANCO

Unidad o Departamento: Unidad de Compra Gerencia Operativa Fecha deElaboracin:

18/10/2010

Nombre del

Procedimiento:

(2) Remisin de Solicitud Compra/Servicio a laGerencia de Administracin y Finanzas

Unidades Involucradas: Unidad de Compra Gerencia Operativa, Gerencia deAdministracin y Finanzas


Jefe Unidad de Compra 01

Recibe y Analiza la Solicitud de Compra/Servicio, remite a la

secretaria

Secretaria de la Unidad

de Compra 02Elabora un Memorndum de Remisin (Anexo N 4).

Jefe Unidad de Compra 03

Revisa el memorndum, los firma y es enva por valija a la

Ciudad de Charallave (Gerencia de Administracin yFinanzas del Instituto de Ferrocarriles del Estado IFE)



ACTUALIZACION:


12/28

12




ANDRES ELOY BLANCOUnidad o Departamento: Gerencia de Administracin y Finanzas Charallave Fecha de

Elaboracin:

18/10/2010Nombre del

Procedimiento

(3) Remisin de Solitud de Compra/Servicio para la

adquisicin de Materiales, Repuestos, Equipos o

Servicio .

Unidades Involucradas: Gerencia de Administracin y Finanzas, Unidad deCompra Charallave


Gerente de

Administracion y

Finazas

01 Recibe y analiza valija

Secretaria del Area02 Remite memorndum a la Unidad de Compra


NOMBRE:FIRMA:

NOMBRE:FIRMA:

NOMBRE:FIRMA:

ACTUALIZACION:


13/28

13




ANDRES ELOY BLANCOUnidad o Departamento: Unidad de Compra charallave Fecha de

Elaboracin:


Procedimiento

(4) Anlisis de la Solitud de Compra/Servicio para la

adquisicin de Materiales, Repuestos, Equipos o

Servicio .

Unidades Involucradas: Unidad de Compra charallave y Oficina dePlanificacin y Presupuesto


Analista de Unidad de

Compra01

Recibe los documentos (Memorndum y Solicitud de

Compra/Servicio.

Analista de Unidad de

Compra 02 Procede a solicitar las tres (03) cotizaciones y realiza el anlisis

Correspondiente.

Analista de la Unidad

de Compra03 Procede a emitir el Informe de Anlisis de Cotizacin (sistema

computarizado)

Analista de la Unidad

de Compra04 Enva a la Oficina de Planificacin y Presupuesto el Informe de

Anlisis de Cotizacin (sistema computarizado).


ELABORADO POR: REVISADO POR: DIRECTOR:NOMBRE:FIRMA:

NOMBRE:FIRMA:

NOMBRE:FIRMA:

ACTUALIZACION:


14/28

14



UNIVERSIDAD POLITECNICA TERRITORIAL DE LARAANDRES ELOY BLANCO

Unidad o Departamento: Oficina de Planificacin y Presupuesto Fecha deElaboracin:


Procedimiento

(5) Verificacin del Informe de Anlisis de Cotizacin

para su apertura presupuestaria.

Unidades Involucradas: Unidad de Compra charallave y Oficina dePlanificacin y Presupuesto


Analista de

Presupuesto01

Recibe el respectivo Informe de Anlisis de Cotizacin verificaque est bien elaborado.

Analista de

Presupuesto 02 Se emite la Apertura Presupuestaria e impute la disponibilidadpresupuestaria (Sistema Computarizado).


NOMBRE:FIRMA:

NOMBRE:FIRMA:

NOMBRE:FIRMA:

ACTUALIZACION:


15/28

15

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE REMISION DE SOLICITUD DE COMPRA/SERVICIO A LA GERENCIA DE

ADMINISTRACION Y FINANZAS CHARALLAVE

EMPRESA:INSTITUTO DE FERROCARRILES DEL ESTADO (IFE)

1

2

UNIDAD DE COMPRABARQUISIMETO

ELABORACION DE 0

MEMORANRUN DE

REMISION

Solicitud

Compra/Serv

M

RECIBE Y ANALIZASOLICITUDCOMPRA/SERV

REMITE A LASECRETARIA

P

GERENCIA DEADMINISTRACION Y FIANZAS

CIUDAD DE CHARALLAVE


16/28

16

LEYENDA

Inicio y fin del procedimiento.

Nmero de procedimiento.

Departamento involucrado en el proceso.

Desarrollo del procedimiento.

Documentos.

Firma y Sello.

Archivo Permanente.

Une documentos.

Cuando un documento origina a otrodocumento.

Envi a travs del un mensajero.

Verificar

Chequear fsicamente

M

P


17/28

17




ANDRES ELOY BLANCO


18/10/2010




Extracto del Plan de Cuentas de Activo y Egreso

1. Activo

1.1.Circulante Disponible

1.1.02 Banco

1.1.02.01 Banco del Tesoro

1.3.01. Inventario Inicial

1.3.01.04 Materiales y repuesto

5. Egreso Nominal

5.2. Compra



ACTUALIZACION:


18/28

18



ANDRES ELOY BLANCO


18/10/2010




MANUAL DE CODIGO CONTABLE



ACTUALIZACION:


19/28

19



ANDRES ELOY BLANCO


18/10/2010




USO DEL MANUAL DE CODIGO CONTABLE

El uso del Manual de Cdigo Contable se realiza con la finalidad de establecer las cuantas de

Activos Realizables y Egresos, utilizadas por la institucin y as poder detallar cuando se debitan

y acreditan dichas cuantas.

El manual se utiliza para el personal de la Unidad de Compra y la Gerencia de Administracin y

Finanzas.



ACTUALIZACION:


20/28

20



ANDRES ELOY BLANCO


18/10/2010




Manual de Cdigo Contable

Circulante Disponible

Cuenta Subcuenta Nombre de la Cuenta

1 1.1.02 Banco (Deudor)

Comprende el valor de los depsitos a favor de la

Empresa, siempre y cuando est disponible.

Se debita: cada vez que entra dinero al banco

Se Acredita: cada vez que sale dinero del banco-

1.1.02.01 Banco del Tesoro Institucin con la que trabaja la empresa

1.3.01 Inventario Inicial (Deudor)

Representa el valor de las existencias de mercancas en

Fecha que comienza el periodo contable.



ACTUALIZACION:


21/28

21



ANDRES ELOY BLANCO


18/10/2010



RESPONSABLE PASO ACCIONSe debita: cuando la empresa compra materiales para

vender

Se Acredita: cuando se retira material para la venta siempre

y cuando se use el mtodo para el registro de las

operaciones

1.3.01.04 Materiales y Repuestos:

Son todos los elementos que comprenden materias primas.

Se debita: cuando sale el material de inventario para usarlo

Se Acredita: cuando de compra.

5.2 Compra (Egreso) representa el valor total de la mercanca

Comprada al contado o crdito durante el ejercicio con el

Objeto de venderlas.

Se debita: si se compra mercanca, siempre y cuando se use

El mtodo fsico para el registro de operaciones.

Se Acredita: para cerrarla al final del periodo contable.



ACTUALIZACION:


22/28

22



ANDRES ELOY BLANCO


18/10/2010



RESPONSABLE PASO ACCIONGLOSARIO DE TERMINOS

Materiales: Son todos los elementos que comprenden materias primas, materiales directos, entre otros.

Repuestos: partes que conforman una pieza

Ferrocarril: medio de transporte que consiste en el desplazamiento sobre carriles de hierros de unos vagones

arrastrados por una locomotora.

Locomotoras: maquinas accionada por motores propios y destinados al arrastre, sobre vas, de otros vehculos, y estn

constituidas por una carrocera y por un sistema motor que trasmite el movimiento a uno o ms ejes.

Vagones: Vehculos ferroviarios destinados al transporte de carga o servicios auxiliares de los trenes, pueden ser

cubiertos, de caja alta, caja baja o plataformas.

Plataforma:Es utilizada para el movimiento del tren, la cual es para llevar montados los contenedores sobre ella.

Servicios: resultado generado por las actividades en la interfaz entre el proveedor y el cliente.

Durmientes:Es la que se traviesa sobre las vas frrea.

Contenedor: Es el trmino genrico utilizado para designar una caja que transporta mercanca, suficientemente

resistente para su reutilizacin, habitualmente apilable y dotada de elementos para permitir las transferencias entre

modos.

Tolvas: Es utilizado para la carga suelta de mercanca suelta por ejemplo: cereales, entre otros.

Gestin:Conjuntos de trmites que se llevan a cabo para resolver un asunto. Direccin, administracin, etc.



ACTUALIZACION:


23/28

23




ANDRES ELOY BLANCO


18/10/2010




BIBLIOGRAFIA

Portalwww.ife.gob.ve

Portal www. Wikimedia.com

Portalwww.Monografias.com

Sistemas y Procedimientos Contables

o Autor: Fernando Catacora



ACTUALIZACION:
http://www.ife.gob.ve/http://www.ife.gob.ve/http://www.ife.gob.ve/http://www.monografias.com/http://www.monografias.com/http://www.monografias.com/http://www.monografias.com/http://www.ife.gob.ve/


24/28

24


25/28

25

ANEXO N 1

ESTACION BARQUISIMETO


26/28

26

ANEXO N 2

SISTEMA FERROVIARIO CENTRO OCCIDENTAL

Sistema Ferroviario Centro OccidentalSistema Ferroviario Centro Occidental

Puerto Cabello

Acarigua

aritagua

San Felipe

Barquisimeto

Puerto Cabello San FelipePuerto Cabello

4 Estaciones MornUrama

San Felipe

238Alcantarillas

18 Puentes deConcreto

7 Puentes metlicos

San Felipe Yaritagua

2 Estaciones YaritaguaChivacoa

25 Puentes de Concreto 2 Puentes Metlicos 137 Alcantarillas

Yaritagua BarquisimetoLongitud 34 Km.1 Estacin Barquisimeto-

2 Talleres

7 Puentes de Concreto1 Puente Metlicos73 Alcantarillas

Yaritagua Turn1 Estacin Acarigua2 talleres171 Alcantarillas20 Puentes de Concreto

TTRRAAMMOOSS

PPUUEERRTTOOCCAABBEELLLLOOBBAARRQQUUIISSIIMMEETTOO((117733kkmm))

YYAARRIITTAAGGUUAAAACCAARRIIGGUUAA((6677kkmm))


27/28

27

ANEXO N 3

SOLICITUD DE COMPRA/SERVICIO

N

UNIDAD SOLICITANTE: FECHA:

TIPO DE SOLICITUD:

SERVICIO: COMPRA : X

INSUMO REQUERIDO:

MATERIAL: X REPUESTOS:

DESCRIPCIN: PRIORIDAD:

URGENTE: X

NORMAL:

RAZN DE LA SOLICITUD:

OBSERVACIONES:

FIRMA DEL SOLICITANTE

MTT. ORLANDO LICONES

C.I: 7.662.609

AREA DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO

FIRMA AUTORIZADA POR DIVISI N

MTA. MAX ASUAJE

C.I: 7.349.538

DIVISION DE ADMINISTRACION


28/28

ANEXO N 4MEMORANDUM DE ENVIO DE LA SOLICITUD DE COMPRA/SERVICIO

M-DdA-N

M E M O R A N D O

PARA: GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

DE: DIVISION DE ADMINISTRACION

ASUNTO:REMISION DE SOLICITUD DE COMPRA/SERVICIO N XXX

FECHA:

Me dirijo a usted, en la oportunidad de remitirle solicitud de Compra/Servicio N XXXX, para la

compra de:XXXXXXXXXXXXXXXXX, XXXXXXXXXXXXXXXXX, XXXXXXXXXXXXXXXXX;, con la finalidad de

realizar el respectivo trmite administrativo.

Sin ms a que hacer referencia, me suscribo.

Atentamente;

MTA. Max Asuaje

JEFE DIV. DE ADMINISTRACION

Anexo: Lo indicado

MA/mp.

Manual IFE Dept. Compra y Gerencia Operativa[1]

Documents

Transcript of Manual IFE Dept. Compra y Gerencia Operativa[1]