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CÓMO CREAR UNA SOLICITUD DE PEDIDO DE COMPRAS GENERALES EN EL IAC PÁGINA 0 / 11

SERIE DE MANUALES GRÁFICOS PARA USUARIOS NO HABITUALES EN SAP

Cómo crear una

Solicitud de Pedido de Compras Generales

en el IAC Rosa María González Gómez | SAP | mayo de 2015 v 1.0

Este manual gráfico ha sido especialmente diseñado para guiar al personal del IAC que no usa la herramienta SAP1 de forma habitual, pero que desea realizar una solicitud de pedido de compras generales. Para aquellas personas más familiarizados con esta herramienta, o que deseen información más detallada, les sugerimos que accedan a las guías completas relativas a la Gestión Integral por Procesos en el IAC.

ANTES DE COMENZAR

Para poder realizar una solicitud de pedido vía SAP, debes asegurarte de que dispones de licencia de acceso SAP en el IAC, con usuario y clave, y que tienes instalada la herramienta en tu ordenador o plataforma desde la que quieres realizar este proceso. Te recomendamos también que tengas ya las tres ofertas relacionadas con tu solicitud, así como el escrito con la memoria justificativa de la necesidad del gasto y del proveedor seleccionado, ya que deberás adjuntar estos documentos.

Al hacer doble click sobre este icono, se abrirá SAP Logon con los diferentes entornos de trabajo que tengas habilitados. Como usuario final siempre deberás seleccionar el entorno de trabajo “productivo”, que es aquél en el que se encuentran los datos reales del IAC. Los otros entornos, en caso de que los tengas, son para formación o pruebas. Accede con tu usuario y clave. Si tienes problemas de acceso, contacta con el SIC ([email protected]).

1 SAP es la herramienta ERP implementada en el IAC para la gestión informatizada de sus diferentes procesos y procedimientos.


MENÚ DE INICIO

Cada menú de inicio es personalizado, pero en el menú de carpetas de la izquierda siempre existe una opción relativa a COMPRAS que, al desplegarla, tiene habilitada una pestaña para la creación de solicitudes de pedido bajo la referencia: ME51N – Crear solicitud de pedido. Haz doble click sobre esta opción (en SAP se denominan transacciones).

Si no localizas fácilmente esta transacción, puedes teclearla manualmente en la ventana de comandos que aparece en la parte superior izquierda del menú de inicio, tal y como se te muestra en la siguiente imagen.

Para la adquisición de cualquier suministro, contratación de servicio o mantenimiento (bien sea periódico o puntual), reparación de mercancía, contratación de obra, solicitud de recepción de mercancía o de traslado exterior de la misma no

asociado a una adquisición de suministro, es preciso hacer una solicitud de pedido, como aquí te explicamos.

Si lo que deseas, no obstante, es realizar una solicitud de compra de material informático, ésta debe tramitarse no a través de SAP, sino a través de la interfaz habilitada en http://goya/compras/. Contacta con el Centro de Atención al Usuario ([email protected]), en caso de que tengas dudas sobre cómo proceder en este caso.


ELIGIENDO OPCIONES

Al elegir la transacción “ME51N -‐ Crear solicitud de pedido”, accederás a una pantalla como la mostrada a continuación.

1. Despliega la cesta de opciones, tal y como te indicamos, y selecciona “IAC – C. Generales”.

2. En las notas de cabecera hay un recuadro editable en el que debes escribir el texto genérico y descriptivo del suministro que deseas adquirir o servicio que deseas contratar.

HACIENDO LA LISTA DE LA COMPRA

Ahora puedes ir completando la información relativa a cada uno de los suministros o servicios a incluir bajo esta solicitud. Cada línea o posición deberá coincidir con un producto de la compra con sus precios unitarios.

La relación de productos así desglosados será la que contiene el futuro documento de pedido oficialmente conformado al/los proveedores, con lo que no es posible remitirse a la oferta ni hacer una descripción genérica.

2 Material electrónico de diseño específico para el instrumento WDRT del proyecto PROJXT

1

2


La primera casilla a completar (“I”) hace referencia a la naturaleza del suministro: INVENTARIABLE ó FUNGIBLE2.

Fungible se marcará, en el menú desplegable que aparecerá como “Y”, mientras que Inventariable se indicará como “Z”.

Los siguientes campos a rellenar para cada una de las posiciones o artículos de esta solicitud de pedido son:

1. Texto breve: descripción breve del artículo.

2. Cantidad: número de unidades deseadas.

3. UN: tipo de artículo (uds, litros, metros, etc.)

4. Fecha de entrega: • Servicio: Fecha en la que está previsto se finalice el servicio. En caso de que el

servicio a contratar comience en un año y termine en el siguiente, deberás cumplimentar dos líneas de pedido: una primera línea (línea 10) para la parte del servicio hasta el 31 de diciembre de este año; y una segunda línea (línea 20) para el resto del servicio hasta el día de su cumplimiento al año siguiente.

• Suministro: Fecha estimada de la entrega del suministro.

5. Centro: Centro para el que se solicita el suministro o servicio. 1000 (Sede Central) 2000 (Observatorio del Teide) 3000 (Observatorio del Roque de los Muchachos) 4000 (Centro de Astrofísica de La Palma)

6. GCp : 070 (compras). Selecciona siempre esta opción. 008 (informática-‐ solo de uso secretaría para área informática) 011 (biblioteca-‐ solo de uso de personal de biblioteca)

7. Solicitante: (UTILIZAR EL USERNAME DE SAP-‐ en minúscula)

8. Proveedor: Indica el Código 200xxx*, en caso de que conozcas el código del proveedor que has seleccionado, o déjalo en blanco, en caso contrario, pero añade su nombre literal en el apartado “DATOS IAC” Prov.Deseado.

2 En líneas generales, para que un bien sea “inventariable” ha de cumplir con tres condiciones: que tenga un valor superior a 200 euros, que tenga una vida prevista superior a un año, y que pueda considerarse que aumenta el valor del patrimonio del IAC. Opta por la opción que consideres más se ajusta a tu caso. Si bien, una elección errónea no tendrá efectos negativos sobre tu solicitud, ya que este parámetro se revisará durante el proceso de compra.


Una vez hayas cumplimentado la primera línea de tu pedido, pulsa <ENTER>. Se te desplegará la parte inferior de la pantalla, y por defecto quedará activada la pestaña “Datos del material”, pidiéndote el ”Grupo de artículos”. Salta este paso para ir directamente a la pestaña “Datos IAC “. Elige aquí una de las diez familias de los artículos que se despliegan. Con esta elección el sistema asigna automáticamente un grupo de artículos a tu solicitud.

En caso de que esta información sea errónea, no debes preocuparte, ya que será posteriormente revisada durante la tramitación de tu solicitud de pedido.

Posteriormente, busca la pestaña de IMPUTACIÓN y rellena los siguientes datos, en correspondencia con tu solicitud: Elemento PEP, Fondo, Centro Gestor y Subvención (si la tuvieres).

En este momento te solicita el PRECIO. Es muy importante que introduzcas el valor unitario de cada artículo de tu oferta, sin impuestos, sin descuentos y por unidades.

Si tu oferta contiene referencias al transporte o gastos de aduanas, no las incluyas. Este trámite será resuelto por Unidad de Compras y Contratación de la forma más conveniente para tu futuro pedido.

Asimismo, se han de cumplimentar las casillas de:

TIPO DE CONTRATO: “SER” (Servicio) o “SUM” (Suministro)3

3 Ver aclaración en la siguiente página sobre lo que debe considerarse Servicio y lo que debe considerarse suministro.


Fecha de INICIO SERVICIO-‐ Fecha de FIN SERVICIO

VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO = VALOR TOTAL DE LA SOLICITUD

¿SUMINISTRO O SERVICIO? Debes determinar si lo que quieres es comprar un suministro o contratar un servicio. En el caso de servicios, deberás además indicar si vas a tener un pago único o pagos periódicos / fraccionados.

• SUMINISTRO: Una solicitud de pedido tiene la consideración de suministro si lo que quieres es obtener un aprovisionamiento para tu área o proyecto.

• SERVICIO. PAGO ÚNICO O PAGO PERIODICO/FRACCIONADO: Si por el contrario tu solicitud de pedido está relacionada con la realización de un servicio de reparación, realización de una actividad puntual o continuada en un periodo de tiempo, estaremos ante un servicio. Si este servicio lleva asociado un único pago al final, seguirá un trámite como el de un suministro. Si lleva en cambio pagos periódicos o fraccionados asociados, deberás tramitarlo de diferente manera, como te explicamos más adelante.


COMPRANDO SUMINISTROS O SERVICIOS DE PAGO ÚNICO

En el caso de solicitudes de pedido de suministros con un pago único al final, o servicios de pago único, la casilla “P” que aparece en la tabla de campos a rellenar debe permanecer vacía. Sólo se ha de determinar si el artículo es fungible o inventariable y se cumplimentarán cuantas líneas sean necesarias por cada uno de los tipos de artículos (o servicios de pago único) a adquirir.

En el resumen de posiciones será donde se incluirán las líneas o posiciones del documento a crear. Cada línea o posición debe coincidir con un producto de la compra, con sus precios unitarios, sin impuestos ni gastos de transporte.

SERVICIOS CON PAGOS PERIÓDICOS O FRACCIONADOS

En caso de que tu solicitud de pedido sea un servicio y conlleve pagos periódicos o fraccionados en vez de un único pago final, debes marcar una “F” en la casilla “P” de la tabla de campos, que se encuentra justo antes del texto breve del servicio correspondiente. Al pulsar ENTER, en este caso, se abrirán unas casillas inferiores, adicionales, en las que habrá que detallar los pagos fraccionados que se van a realizar, asociados a los servicios realizados, y con su respectiva imputación. Estos pagos periódicos o fraccionados pueden estar asociados a periodos determinados con cuantías iguales o no.


En el primer caso (cuantías iguales), deberás cumplimentar la pestaña de “SERVICIOS”

Para ello, tendrás que rellenar el texto breve relativo a estos pagos (i.e. Revisión Mayo 2015), cantidad y precio bruto (sin impuestos). A continuación se te abrirá la imputación para indicar el proyecto y financiación donde se debe cargar tu solicitud.

En el segundo caso, cuando las cuantías no sean iguales o exista un límite máximo para gastar pero que no necesariamente tenga que gastarse completamente, deberás cumplimentar la información que se solicita en la pestaña de “LIMITES” y no la de “SERVICIOS”. Deberás indicar sólo el LIMITE GLOBAL y el VALOR PREVISTO con la misma cantidad.

La imputación del gasto asociado se elegirá en la siguiente pestaña, accediendo a ella a través del enlace que te marcamos aquí con un círculo en rojo.

Deberás indicar el Elemento PEP, Fondo, Subvención (si la hay) y el Centro gestor.


ELECCIÓN DE PROVEEDOR (DATOS IAC) El IAC tiene una base de datos única de proveedores bajo código 200xxx. En el caso de que no sepas su código, se hace una búsqueda en la casilla “ProvDesad”, donde se desplegarán varias formas de búsqueda. Se recomienda buscar por nombre en la opción “Acreedores según información fiscal”. Se busca un extracto del nombre entre asteriscos *XYZ*, tal y como se indica en el siguiente ejemplo.

En caso de que no encuentres el proveedor, escribe el nombre en la casilla inferior de la pestaña “DATOS IAC”. Durante el proceso de tramitación de tu solicitud, desde Administración de Servicios Generales se harán cargo del correspondiente alta de proveedor.

TOTALIZAR LA COMPRA

En la pestaña inferior “DATOS IAC” (POSICIÓN 10 DE LA SOLICITUD DE PEDIDO), se totaliza la compra en la casilla “Val.Estim.Contrato”

AÑADIR ANEXOS Deberás adjuntar a tu solicitud de pedido los documentos relativos a las tres ofertas, el documento de necesidad del gasto y la justificación de elección de proveedor. Podrás hacer esto desde la cesta superior izquierda de tu solicitud, en “CREAR”, “crear anexo”, como se muestra en la siguiente figura.


IMPORTANTE: GRABAR TU SOLICITUD DE PEDIDO Recuerda, antes de salir del sistema, que tienes que grabar tu solicitud, o no quedará convenientemente registrada. Para ello, pulsa

una vez sobre el icono correspondiente en el menú superior.

¡ YA HAS COMPLETADO TU SOLICITUD DE PEDIDO !


INFORMACION ADICIONAL SOBRE TU SOLICITUD DE PEDIDO

LIBERAR SOLICITUD DE PEDIDO Este paso deberá hacerlo el o la Gestor/a de Proyecto (GP) o el IP. En cada menú de IP/GP se accede a liberar la solicitud de pedido en la transacción de “Liberar solicitud de pedido” ME54N. También puede hacerse tecleando esta transacción en la ventana de comandos, como te indicamos al inicio.

SEGUIMIENTO DEL STATUS DE TU SOLICITUD DE PEDIDO

Tu solicitud de pedido, una vez ha sido liberada por el responsable de tu Área, es gestionada por la Unidad de Compras y Contrataciones del IAC. Podrás comprobar su estado en la “estrategia de liberaciones” de tu solicitud.

En la pestaña inferior “STATUS” puedes comprobar:

Si el pedido se ha cursado al proveedor. En este caso, aparecerá un nº de pedido denominado Doc. compras que empieza por 450000xxxx.

Si ha existido una entrega de mercancías, que en el caso de servicios con pagos periódicos puede consistir en la finalización de una o más etapas de tu servicio.

Si existen facturas asociadas a tu solicitud, bien con el mensaje “Recepción facturas” o “Factura prerregistr.” Dependiendo del momento en que esté de su tratamiento por parte de Administración, habiendo sido ya previamente informado el o la IP o Gestor/a.


Este documento forma parte de la

SERIE DE MANUALES GRÁFICOS PARA USUARIOS NO HABITUALES EN SAP

con los que se pretende facilitar el uso de esta herramienta y dar cumplimiento a los procesos y procedimientos en los que se estructura el modelo de gestión

integral del Instituto de Astrofísica de Canarias.

Si tienes alguna duda relacionada con el procedimiento aquí descrito, puedes ponerte en contacto con:

[email protected]

Extensión: 5229

Para más información sobre la Gestión Integral por Procesos en el IAC:

WEB DE IAC (Gestión Integral)

[email protected]

Extención: 5211

Mayo 2015

Se agradece la colaboración de la Comisión de Igualdad del IAC, quien ha revisado el presente documento al objeto de procurar un adecuado tratamiento del lenguaje para que sea inclusivo.

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