Manual Funciones Administracion

El manual de funciones de Sabsa brinda

información clara y específica sobre las

responsabilidades, funciones, relaciones de

dependencia y la razón de ser de los puestos.

Este documento, refleja las características

particulares de cada puesto y busca ser una guía

adecuada para las personas en el desempeño de

su trabajo.

Recursos Humanos

2010

Manual de Funciones Administración

Aeropuerto El Alto

Fecha de elaboración: Marzo - 2010

Revisado por: Jefe Administrativo Contable

MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO

Elaborado por: Consultora en

Recursos Humanos

Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos

1

1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Nombre del Puesto: Jefe Administrativo Contable

Área: Administración

Depende de: Gerente de Aeropuerto por jerarquía

Gerente financiero por función

Supervisa a: Contador regional

Encargado de ingresos

Encargado de egresos

Encargado de tesorería

Encargado de facturación

Encargado de almacenes y activos fijos

Encargado de adquisiciones

Encargado de manifiestos

2. MISIÓN

Controlar la correcta elaboración de estados financieros y anexos, generación de ingresos

y aplicación de gastos. Por otro lado, realizar la gestión y el control administrativo para

la regional El Alto.

3. ORGANIGRAMA

4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

a. Diarias o cotidianas

Nº Descripción

Frecuencia

media diaria



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


2

1 Revisar el movimiento de bancos, para verificar la disponibilidad de fondos. 1

2 Revisar y aprobar las órdenes de compra del área de Adquisiciones, así

como los requerimientos de almacén cuando se solicita ingresos o salidas de

cualquier material.

8

3 Realizar el seguimiento y control de la calidad y precisión de las tareas

dependientes del área de Jefatura Administrativa.

Continuo

4 Revisar los reportes de recaudación elaborados por el encargado de

tesorería, para su entrega al encargado de ingresos.

1

5 Revisar y aprobar las notas de cobranza elaboradas y emitidas por el

encargado de facturación.

1

6 Revisar apropiación contable de comprobantes de pago, comprobante de

ingreso y comprobante de diario, para su archivo.

Continuo

7 Hacer seguimiento detallado a las cobranzas de clientes, llamar a clientes en

mora y elaborar las cartas de requerimiento de pago.

1

8 Autorizar pagos y firma de cheques de la cuenta operativa, para autorización

de Gerencia General (gerencia de aeropuerto, cuando corresponda).

1

9 Autorizar gastos de caja chica a encargados del área administrativa. 5

10 Atender ante cualquier requerimiento de información, datos u otro tanto a

clientes internos como externos.

Continuo

11 Coordinar los pagos con proveedores locales. 1

12 Realizar el seguimiento diario de reporte de almacenes, para verificar el

correcto registro de ingresos y salidas los productos.

1

b. Periódicas (periodicidad fija)

Nº Descripción Frecuencia

media

1 Revisar y aprobar los requerimientos de fondos para enviar a Gerente de

Aeropuerto.

Semanal

2 Revisar y aprobar notas de cobranza por concepto de alquileres y aterrizajes,

realizadas por Facturación.

Mensual

3 Revisar los Estados Financieros y anexos de la regional con el coordinador

contable.

Mensual

4 Revisar los formularios de Declaración de los diferentes impuestos, de la

regional, con el contador regional.

Mensual

5 Revisar la ejecución presupuestaria de la regional El Alto, para verificación

de desviaciones presupuestarias.

Mensual

6 Revisar el reporte de altas, bajas, transferencia de activos fijos de la

regional, para su presentación a AASANA.

Semestral



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


3

7 Elaborar hojas de cálculo para el respaldo de provisiones, amortizaciones de

seguros, activos diferidos en UFVs, para adjuntar al balance.

Mensual

8 Revisar estadística de manifiestos y exentos, para aprobar el envío al

encargado de presupuestos y proyectos.

Mensual

9 Elaborar matrices y altas de mejoras inmuebles AASSANA y su

contabilización en el Sistema Contable Scala en UFVs, para la emisión de

estados financieros.

Mensual

10 Elaborar notas a los estados financieros, explicando saldos de cuentas

relevantes comparados con el mes y la gestión anterior, para presentación a

Gerencia General.

Mensual

11 Hacer seguimiento a contratos de servicio de alquiler a concesionarios, para

informar al área comercial el estado de los mismos.

Mensual

12 Realizar la revisión y conciliación de ingresos para el cálculo del pago por la

concesión a AASANA.

Mensual

13 Elaborar cuadro de prueba de impuestos (IVA e IT), para adjuntar al balance

mensual.

Mensual

14 Elaborar carta de cobranza a clientes, de acuerdo a procedimiento definido

en la empresa.

Semanal

15 Revisar el reporte de gastos de caja chica, realizado por el encargado de

egresos.

Semanal

c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)

Nº Descripción Media de

veces por año

1 Atender notificaciones de acuerdo a instrucción del Contador General. 6

2 Atender y coordinar requerimientos de Auditorías Financieras. 2

3 Atender requerimientos de Organismos del Estado (AASANA, ATT,

DGAC, etc.)

5

4 Realizar el seguimiento a importaciones y coordinación con proveedores de

pagos y logística.

10

5 Realizar toda tarea encomendada por Gerencia de Aeropuerto o Gerencia

Financiera.

Variable

6 Elaborar planilla de costo de importaciones y su posterior contabilización en

el sistema contable Scala.

10

5. RELACIONES DE TRABAJO

Relaciones Internas Relaciones Externas

Gerente de Aeropuerto

Gerente Financiero

Proveedores

Concesionarios y líneas aéreas



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


4

Contador General

Encargado Comercial

Jefe Administrativo La Paz

Encargados del área administrativa -

contable

Encargado de Sistemas

Jefe y encargados de Mantenimiento

Encargado de RRHH

Jefe de Operaciones y Aeropuerto

Comandante SEI

Auditores externos

Instituciones del Estado

SIN (santa Cruz)

6. REQUISITOS DEL PUESTO

Formación básica Licenciatura en Auditoría o Contaduría Pública.

Formación complementaria Conocimientos tributarios avanzados

Idioma

Experiencia 4 años en cargos similares.



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


5


Nombre del Puesto: Contador Regional


Depende de: Jefe Administrativo Contable

Supervisa a: -

2. MISIÓN

Realizar la contabilidad del aeropuerto para obtener resultados financieros mensuales y

anuales que permitan contar con información actualizada y oportuna para la toma de

decisiones.

3. ORGANIGRAMA



Nº Descripción

Frecuencia

media diaria

1 Realizar la contabilidad de los comprobantes de pago por cheques, los

comprobantes de caja chica de mantenimiento y administración y los

comprobantes de diario sobre otras transacciones.

Continuo



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EL ALTO


Recursos Humanos


6

2 Asistir con la recepción de llamadas y documentación recibida, en ausencia

de Jefe Administrativa Contable.

2

3 Transcribir cargos contables en el sistema contable Scala, recibidos de las

otras regionales, como parte de la contabilidad mensual.

Continuo

4 Contabilizar los asientos de diario de las transferencias contables de las otras

regionales.

1

5 Escanear documentación contable de su competencia de interregionales, para

enviar a los aeropuertos de Santa Cruz y Cochabamba.

3

6 Contabilizar los movimientos en almacenes. Asimismo, revisar las

apropiaciones contables en el Sistema Sigpre para almacén.

1

7 Realizar la contabilización de las cajas chicas en el sistema contable Scala. 1



media

1 Realizar la conciliación de interregionales, para el balance. Quincenal

2 Contabilizar la facturación mensual por concepto de alquileres y operaciones

aeronáuticas.

Mensual

3 Contabilizar pasajes de Aerosur y elaborar el cuadro de control. Elaborar el

cuadro de cuentas por cobrar de Aerosur.

Mensual

4 Contabilizar las provisiones de gastos de fin de mes, para el balance. Mensual

5 Contabilizar planilla de sueldos, amortización de seguros y devengamiento de

ingresos, para el balance.

Mensual

6 Registrar el cálculo del pago por la concesión a AASANA. Mensual

7 Elaborar los estados de cuentas de activo, pasivo, ingreso y gasto, para

respaldo del balance mensual.

Mensual

8 Conciliar las cuentas por cobrar entre Sistema Contable y Tesorería, para la

elaboración de los reportes financieros mensuales.

Mensual

9 Elaborar cuadros de información para el informe de Responsabilidad Social

Corporativa (CSR), colaborando con el Jefe de Mantenimiento.

Anual



veces por año

1 Reemplazar a Encargados de Contabilidad, en caso de ausencia. Variable



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


7

2 Preparar información y/o documentación para auditorías externas o de

acuerdo a requerimiento de instituciones externas.

Variable

3 Contabilizar planilla de costo de importaciones y su posterior contabilización

en el sistema contable Scala.

4 Realizar toda tarea encomendada por la Jefe Administrativa Contable.

5 Apoyar en el inventario físico de almacenes. Trimestral



Jefe administrativo Contable Santa

Cruz

Encargados del área administrativa –

contable.

Contadores regionales

Auditores externos

Servicio de Impuestos Nacionales


Formación básica Licenciatura en Auditoría o Contaduría Pública

Formación complementaria Conocimientos avanzados en tributación

Idioma

Experiencia 3 años de experiencia en el manejo contable.



MANUAL DE FUNCIONES

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Recursos Humanos


8


Nombre del Puesto: Contador de Ingresos



Supervisa a: -

2. MISIÓN

Realizar el control de ingresos de la regional Santa Cruz, revisando que los mismos estén

correctos, para obtener Reportes Financieros mensuales y anuales, y así, contar con

información fidedigna y en el momento oportuno.

3. ORGANIGRAMA



Nº Descripción

Frecuencia

media diaria

1 Realizar la contabilización de los Ingresos por recaudaciones diarias (tasas

de aeropuerto, peaje, parqueo cerrado y cobranzas).

1



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


9

2 Realizar la contabilización de las facturas diarias correspondientes a las

operaciones aeronáuticas no regulares.

5

3 Apoyar en el recuento de recaudaciones a Tesorería, para actuar como

testigo.

1

4 Custodiar los valores de la empresa (facturas, stickers y boletos) para

entregar a los diferentes puntos de recaudación.

Continuo

5 Archivar la documentación y los asientos contables referidos a ingresos. 1

6 Hacer seguimiento detallado a las cobranzas de clientes, bajo instrucción del

Jefe administrativo contable.

Continuo

7 Entregar valores y formularios a los recaudadores, previa firma de nota de

remisión.

1



media

1 Realizar controles en puntos de recaudación, para el seguimiento del trabajo

de recaudadores y para realizar arqueos comprobando la correcta

administración de los fondos.

4 veces a la

semana

2 Contabilizar los asientos de diario de las transferencias contables de las otras

regionales referente a ingresos y a bancos (interregionales).

C/3 días

3 Realizar arqueos de caja, para respaldo del balance. Semanal

4 Elaborar Kardex de existencias de valores, para reportar al Jefe

Administrativo.

Mensual

5 Elaborar el Cuadro mensual de ingresos por tipo de ingresos, para presentar al

jefe de administración.

Mensual

6 Conciliar información de formulario ATC04 de AASANA, respecto a reporte

de vuelos no regulares de Némesis, para control de Jefe Administrativo.

Mensual

7 Verificar datos del libro de ventas IVA, aleatoriamente, como control interno. Mensual

8 Preparar cuadros y documentación para el encargado de presupuestos y

proyectos (desglose de ingresos)

Mensual

9 Apoyar en el arqueo de fondos y cajas chicas del aeropuerto. Semanal

10 Conciliar Kardex del Sistema Némesis con el Sistema Scala, para verificar

que se registraron todas las transacciones en ambos sistema.

Mensual

11 Enviar estadísticas de facturación, aterrizajes y servicios SAT al encargado de

Proyectos y Presupuestos.

Mensual




MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


10


veces por año

1 Apoyar en el inventario físico de almacenes. Variable

2 Recibir, revisar y custodiar los valores entregados de almacenes, de acuerdo a

dosificación y requerimiento previo.

Variable

3 Reemplazar a los otros encargados del área, cuando sea necesario. Variable

4 Preparar información para auditorías o de acuerdo a requerimiento de

instituciones externas.

3

5 Realizar toda tarea encomendada por el Jefe Administrativo Contable. Variable



Jefe Administrativo

Encargado Tesorería

Encargado Facturación

Encargados Sistemas

Contadores de Ingresos otras

regionales

Adquisiciones


Formación básica Licenciatura en Auditoría, Contaduría Pública o Administración

de Empresas.

Formación complementaria Conocimientos avanzados en tributación

Idioma

Experiencia 3 años en el manejo contable



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


11


Nombre del Puesto: Contador de Egresos



Supervisa a: -

2. MISIÓN

Gestionar los pagos de la empresa, mediante la emisión de cheques y el control de

cuentas bancarias.

3. ORGANIGRAMA



Nº Descripción

Frecuencia

media diaria

1 Contabilizar los comprobantes de pago en el Sistema Contable Scala, como

parte del proceso de elaboración de estados financieros.

1

2 Hacer el seguimiento de comprobantes de pago. 1



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Recursos Humanos


12

3 Controlar y contabilizar servicios básicos y servicios fijos prestados a la

empresa.

Continuo

4 Recibir y controlar entradas de almacén, verificando saldos para el

seguimiento respectivo.

Continuo

5 Archivar toda la documentación contable referente a pagos y caja chica. 1



media

1 Elaborar libros y conciliaciones bancarias de cuentas operativas, para

complementar información de estados financieros.

Mensual

2 Elaborar requerimientos de fondos, con documentación de respaldo, de

acuerdo a obligaciones semanales, para envío a jefe administrativo.

Semanal

3 Elaborar cheques y comprobantes de pago de cuenta operativa y cuenta matriz

en el sistema Sigpre, de acuerdo al procedimiento definido.

3 veces por

semana

4 Elaborar las Declaraciones Juradas de impuestos del aeropuerto de El Alto y

reportarlo al Jefe Administrativo.

Mensual

5 Controlar la generación del archivo de libros de compras en el sistema Da

vinci para la presentación de la Declaración Jurada.

Mensual

6 Realizar control de saldos de cuentas corrientes bancarias operativas, en

moneda nacional y extranjera, relacionado a pagos pendientes.

Semanal

7 Elaborar informe de control presupuestario, para entrega a Jefe

Administrativo.

Mensual

8 Elaborar cuadros de Ejecución Capex para la regional, detallando todos los

movimientos generados.

Semanal

9 Revisar los cuadros de Ejecución Capex de la regional con el Contador

Regional.

Semanal

10 Elaborar cuadros de Ejecución Capex para la regional, detallando todos los

movimientos generados.

Mensual

11 Realizar el cuadro de Caja Chica, para solicitar reembolso de lo gastado,

mediante documentación de respaldo a Jefe Administrativo.

Semanal


Nº Descripción Media de veces

por año

1 Atender solicitudes del SIN (impuestos) y AASANA (documentación)

apoyando al Contador General

Variable

2 Preparar información para auditorías o de acuerdo a requerimiento de

instituciones externas.

3

3 Realizar el control de la vigencia de los contratos de proveedores. Variable



MANUAL DE FUNCIONES

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Recursos Humanos


13

4 Realizar toda tarea encomendada por el Jefe Administrativo Contable. Variable



Jefe Administrativo

Encargado de Adquisiciones

Encargado de Almacén

Encargado de Tesorería

Mantenimiento

Operaciones

Proveedores

SIN

Auditores


Formación básica Licenciatura en Contaduría Pública, Auditoría o Administración de

Empresas.

Formación complementaria Conocimientos avanzados en Tributación

Idioma

Experiencia 3 años de experiencia en el área.



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


14


Nombre del Puesto: Responsable de Activos Fijos


Depende de: Jefe Administrativo Contable /Contador General

Supervisa a: -

2. MISIÓN

Efectuar el registro de ingreso, la asignación del custodio, salvaguarda y control

minucioso de los activos fijos de la empresa. Además, realizar la inventariación física de

los mismos.

3. ORGANIGRAMA



Nº

Descripción

Frecuencia

media diaria

1 Realizar rondas diarias en las instalaciones del aeropuerto para hacer el

seguimiento del manejo o administración de los activos fijos en cada área.

1

2 Archivar físicamente la documentación relacionada con los activos fijos,

como ser compras, hojas y actas de transferencia y el listado de Activos Fijos

1



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


15

propios y concedidos.



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


16


Nº

Descripción

Frecuencia

media

1 Elaborar los cuadros con altas y bajas de activos fijos de la empresa

realizadas en el mes, para reportar a Jefe Administrativo.

Mensual

2 Elaborar los cuadros para el cálculo de depreciaciones y amortizaciones

mensual de los Activos Fijos de la empresa, de acuerdo a la normativa local.

Mensual

3 Realizar la verificación física de los activos fijos por sectores dentro del

aeropuerto.

c/ 4 meses

4 Preparar un reporte semestral de altas, bajas, transferencias locales y

regionales de los activos fijos propios y de AASANA. Además, cualquier

devolución realizada a AASANA.

Semestral


proyectos (desglose activos fijos)

Mensual

6 Registrar Estados de Activos Fijos y Activos Diferidos en UFVs, como

respaldo de balance mensual.

Mensual


Nº

Descripción

Media de

veces por año

1 Registrar los activos fijos nuevos de acuerdo a las especificaciones de los

mismos, codificando físicamente y en el sistema de activos fijos.

Variable

2 Realizar la transferencia y el seguimiento de la misma de activos fijos

propios y concedidos, anotando en el sistema el movimiento realizado.

Variable

3 Elaborar el Acta de Transferencia entre los diferentes aeropuertos por el

movimiento de activos fijos propios y concedidos por AASANA.

Variable

4 Mantener un control estricto de las bajas de los Activos Fijos propios y los

concedidos por AASANA, dando de baja el activo con autorización del Jefe

Administrativo.

Variable

5 Recoger los activos fijos dados de baja para llevarlos al depósito de activos,

registrando en el sistema, resguardando los mismos.

Variable

Realizar inventarios a requerimiento de otras instituciones. Variable

6 Reemplazar al Encargado de Tesorería, al Encargado de Manifiestos y al

Asistente Administrativo en caso de ausencia.

Variable

7 Realizar toda tarea encomendada por su superior.

Variable





MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


17

Jefe Administrativo

Todo el personal

Encargado de almacenes

Encargado de activos fijos de

AASANA


Formación básica Técnico superior en Administración de Empresas, Contabilidad o

ramas afines.

Formación complementaria Conocimientos sólidos en Computación

Conocimiento de normas tributarias para la administración de

activos fijos

Idioma

Experiencia 2 años de experiencia en puestos similares.



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


18


Nombre del Puesto: Responsable de Adquisiciones



Supervisa a: -

2. MISIÓN

Realizar la adquisición de bienes y servicios, cumpliendo procedimientos establecidos y

precautelando los intereses de la empresa.

3. ORGANIGRAMA



Nº Descripción

Frecuencia

media diaria

1 Recibir pedidos de adquisición de las unidades solicitantes, mediante el

sistema Sigpre. previa aprobación y de acuerdo a procedimiento establecido,

3

2 Realizar cotizaciones de productos por teléfono o correo electrónico, de

acuerdo a los requerimientos recibidos.

3- 5



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


19

3 Elaborar órdenes de compra, órdenes de trabajo y cuadros de comparación,

presentando a Jefe Administrativo para su firma de aprobación.

3

4 Archivar toda la documentación referida a la compra de los materiales,

productos e insumos.

Continuo



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


20



media

1 Realizar cotizaciones de productos visitando a proveedores, cuando la

compra así lo requiera.

3 veces a las

semana

2 Realizar la compra en instalaciones de los proveedores, cuando se requiera,

para entregar a almacenes.

2 - 3veces a la

semana

3 Realizar compras menores con fondos de Caja Chica. Semanal

4 Verificar que el material adquirido se encuentre en excelente estado y que

cuente con la documentación requerida de acuerdo a procedimiento.

2 - 3veces a la

semana



veces por año

1 Apoyar a Jefatura Administrativa en tareas específicas, de acuerdo a

necesidades de su área.

Variable

2 Realizar compras de emergencia requeridas con fondos de caja chica,

contando con la información respaldatoria y coordinando con el Encargado

de Egresos (montos inferiores a los Bs. 500).

Variable

3 Coordinar compras y recepción de materiales o productos con las otras

regionales.

Variable

4 Apoyar con tareas de mensajería y cobranzas, para el área de

administración.

Variable

5 Realizar toda tarea encomendada por su superior. Variable



Jefe Administrativo

Encargado de egresos

Encargado de almacenes

Jefes de área

Encargados de Área

Proveedores




MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


21

Formación básica Técnico medio en Administración de Empresas, Contabilidad o

ramas afines.

Formación complementaria

Idioma

Experiencia 2 años de experiencia en compras y adquisiciones.



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


22


Nombre del Puesto: Responsable de Almacenes



Supervisa a: -

2. MISIÓN

Administrar y controlar el inventario de productos y materiales de la empresa, siguiendo

los procedimientos establecidos y de la manera más eficiente.

3. ORGANIGRAMA



Nº Descripción

Frecuencia

media diaria

1 Recibir los materiales y productos, verificando especificaciones contenidas

en la orden de compra, cotización del proveedor y pedido de materiales. (En

caso de productos especiales, realizar la verificación con la unidad

solicitante).

Continuo

2 Registrar compras en el Sistema Sigpre, para control de inventarios. Continuo



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


23

3 Realizar la entrega de materiales y productos, a requerimiento de las

diferentes áreas, siguiendo el procedimiento definido y bajo la aprobación

que corresponda.

Continuo

4 Actualizar stocks en el Sistema Sigpre, generando las entradas y salidas del

sistema, para su envío a contabilidad.

1

5 Controlar la existencia de productos, el correcto almacenamiento y orden de

los mismos.

Continuo

6 Entregar reportes de ingresos y salidas de almacén a Contabilidad. 1

7 Archivar toda la documentación de ingreso y entrega de los materiales,

productos e insumos.

1

8 Elaborar estadísticas sobre los movimientos en almacenes de acuerdo a

centros de gastos y por objeto de gastos.

Mensual



media

1 Realizar el control de stocks mínimos, para efectuar solicitudes de

adquisición cuando sea pertinente. Mensual

2 Generar el Reporte de inventarios a valor histórico y re expresados en UFVs

o en la moneda requerida. Mensual

3 Realizar el informe de sustancias controladas, para reportar a Jefe de

Administración por requisito de la División de Sustancias Controladas.

Mensual

4 Realizar inventario general, por cierre de gestión y control interno,

verificando que la existencia física coincida con la documentación.

Semestral

5 Realizar inventario por muestra, para verificar que la existencia física esté de

acuerdo a inventarios.

Trimestral



veces por año

1 Coordinar compras y recepción de materiales o productos con las otras

regionales.

12




Jefe Administrativo

Encargado de Adquisiciones

Proveedores



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


24

Encargados de las distintas áreas.


Formación básica Técnico superior en Administración de Empresas, Contabilidad,

Auditoría o ramas afines.

Formación complementaria Sólidos conocimientos en Computación

Idioma

Experiencia 2 años de experiencia en puestos relacionados.



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


25


Nombre del Puesto: Responsable de Manifiestos



Supervisa a: -

2. MISIÓN

Analizar y conciliar información estadística referente a pasajeros reportados en

manifiestos de vuelo respecto a venta efectiva de valorados.

3. ORGANIGRAMA



Nº Descripción

Frecuencia

media diaria

1 Recoger Manifiestos de vuelos de las diferentes líneas aéreas (lista y

resumen de pasajeros).

10

2 Obtener los itinerarios diarios de las líneas aéreas del área de Informaciones,

cotejando que la cantidad de manifiestos sea la correcta.

1

3 Introducir los datos al sistema de manifiestos con la información recogida,

para después obtener los diferentes cuadros estadísticos.

1



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


26

4 Revisar el trabajo en sistema y cuadrar la información de manifiestos y

recaudaciones con tesorería, analizando posibles diferencias.

1

5 Recoger los exentos del área de informaciones, para revisar si están

correctamente otorgados e introducirlos al sistema. Si los datos no son

correctos, presentar la observación al Jefe de Informaciones para su

reposición.

1

6 Revisar cuadro analítico nacional e internacional, para establecer diferencias

entre la información de líneas aéreas respecto a información de Sabsa.

1

7 Realizar ajustes que correspondan, respaldando estas diferencias con

documentación de recaudaciones.

1

8 Ordenar y archivar la información de manifiestos. 1



media

1 Emitir reporte general de información de vuelos y flujo de pasajeros, para

enviar al Encargado de Proyectos y Presupuestos y Jefe Administrativo.

Mensual

2 Introducir datos, obtenidos de las líneas aéreas, de carga y equipaje al

sistema de manifiestos, para obtener información estadística de carga.

Semanal



veces por año

1 Realizar toda tarea de apoyo designada por la Jefe Administrativa Contable. Variable



Jefe Administrativo

Encargado de Tesorería (no para LP ni

CBA)

Contador Regional (no para LP ni

CBA)


Personal de Informaciones

Líneas aéreas


Formación básica Bachiller

Manejo de planillas electrónicas



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


27


Idioma

Experiencia 6 meses de experiencia en el área de servicios aeronáuticos



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


28


Nombre del Puesto: Responsable de Facturación



Supervisa a: -

2. MISIÓN

Generar la facturación de la empresa por servicios aeronáuticos y no aeronáuticos,

siguiendo con los procedimientos establecidos y de la manera más eficiente.

3. ORGANIGRAMA



Nº Descripción

Frecuencia

media diaria

1 Generar la nota de cobranza y la factura desde el sistema de facturación

Némesis para Aerosur, revisando previamente las constancias de servicios

emitidas a las líneas aéreas.

1

2 Introducir al sistema de facturación el pago efectuado por los clientes, de

acuerdo al informe de cobranzas, para generar el estado de cuentas por cobrar.

1

3 Entregar las facturas a los clientes. 1



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


29

4 Emitir viñetas de ingreso al aeropuerto a concesionarios, líneas aéreas,

instituciones del estado, empleados de SABSA, empleados de AASANA y

otros; solicitando requisitos, firma de compromiso y pago previo en tesorería.

25



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


30



media

1 Generar la nota de cobranza y la factura del sistema de Némesis para alquileres

a concesionarios, revisando previamente vigencia de contrato.

Mensual

2 Generar la nota de cobranza y la factura del sistema de facturación Némesis

para servicios básicos, tomando en cuenta el consumo de energía eléctrica y

agua de los concesionarios (informe recibido de mantenimiento)

Mensual

3 Generar la nota de cobranza y la factura del sistema de facturación Némesis por

ingreso a plataforma a las empresas que brindan servicios de remesas de dinero.

4 Facturar por servicios aeronáuticos a las líneas aéreas nacionales e

internacionales, de acuerdo a cronograma establecido por Jefe Administrativa

Contable, previa revisión de las constancias de servicios emitidas.

Cronograma

establecido

5 Comparar el ATC 004 respecto al resumen de servicio de aterrizaje en el

sistema némesis de vuelos de las diferentes líneas aéreas.

Mensual

6 Conciliar información de alquileres con el sistema contable Scala, para verificar

que en contabilidad se haya registrado la totalidad de facturas.

Mensual

7 Realizar la facturación por alquiler variable, previa revisión de información de

ventas de cada concesionario.

Mensual


proyectos (desglose cuentas por cobrar)

Mensual

9 Notificar la necesidad de renovación de viñetas a las instituciones del

aeropuerto (AASANA y líneas aéreas).

Anual

10 Actualizar viñetas en el sistema, diferenciando entre las vencidas y las vigentes. Anual

11 Hacer el desglose de todo lo facturado y enviarlo a las empresas, con copia a

Contabilidad y archivo, para control mensual.

Mensual

12 Elaborar el Cuadro de Cuentas por Cobrar. Mensual


Nº Descripción

Media de

veces por

año

1 Visitar a clientes para efectuar revisiones in situ, verificando que la información

sobre ventas recibida sea la correcta.

De acuerdo

a

cronograma




MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


31



Jefe Administrativo

Contador de Ingresos


Operador Némesis

Encargado Comercial

Asesoría Legal


Consulados

Instituciones del Estado


Formación básica Técnico Superior en Contabilidad.

Formación complementaria Conocimiento en legislación tributaria

Idioma

Experiencia 2 años de experiencia en el área.



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


32


Nombre del Puesto: Encargado de Tesorería



Supervisa a: Recaudadores Tasa de Aeropuerto

Recaudadores Portazgo

Recaudadores Parqueo Cerrado

2. MISIÓN

Recibir y controlar la recaudación por ingresos aeronáuticos y no aeronáuticos y realizar

los pagos a proveedores de bienes y servicios. Además, supervisar el trabajo de los

recaudadores.

3. ORGANIGRAMA



Nº Descripción

Frecuencia

media diaria

1 Realizar el conteo del dinero recaudado el día anterior (caja fuerte y entrega

directa de recaudadores), en presencia de un tercero, para consolidar los

ingresos diarios y enviar al banco mediante la empresa Brinks.

1

2 Generar la información de las recaudaciones, en el Sistema Contable Scala y

el Sistema de Tesorería.

1



MANUAL DE FUNCIONES

EL ALTO


Recursos Humanos


33

3 Elaborar el detalle de recaudaciones, mediante el Sistema de Tesorería, para el

envío electrónico a Jefe Administrativo, a Contador General y a Gerente

Financiero.

1

4 Imprimir el detalle de recaudaciones, con los debidos respaldos, para revisión

de Jefe Administrativo.

1

5 Emitir facturas manualmente por cobro inmediato de ingresos aeronáuticos y

no aeronáuticos. Archivando y pasando una copia a jefe administrativo.

Continuo

6 Elaborar boletas de depósito del dinero recaudado y la boleta de transporte de

la remesa a enviar.

1

7 Proporcionar moneda fraccionada a los recaudadores, para facilitar su trabajo. 1

8 Mantener el contacto directo con recaudaciones y atender sus requerimientos

para solucionar dificultades con los usuarios, siguiendo los procedimientos y

normas establecidos para cada caso.

Continuo

9 Emitir recibos oficiales, cuando el cliente paga en la oficina de tesorería. 3

10 Archivar toda documentación relacionada con tesorería, tales como recibos

oficiales y los resúmenes de control de ingresos de los encargados

recaudadores.

1

11 Efectuar el pago a proveedores, una vez que los cheques cuenten con las

firmas autorizadas.

12 Recibir los pagos por credenciales, viñetas, aterrizajes no regulares y

concesionarios.

Continuo

13 Efectuar y hacer el seguimiento de pago a proveedores 10



media

1 Elaborar e imprimir cuadros por tipo de ingreso para cierre de balance

(reportes a la DGAC, cuadros correlativos de valores, libro de ventas, Kardex

valores, ingresos por alquileres a concesionarios, credenciales, viñetas y

otros), para adjuntar al balance general del mes.

Mensual

2 Elaborar el cuadro de ventas de valores y cuadro detallado de ingresos para

reportar al Jefe Administrativo, Contador General y Gerente de Finanzas.

Mensual

3 Realizar visitas a los puntos de recaudación, para inspeccionar el trabajo del

personal.

Semanal

4 Almacenar las copias de los valores, para archivar en depósito. Mensual

5 Realizar la revisión el libro de ventas IVA, corrección de errores del sistema

IVA y conciliación con el saldo del sistema contable.

Semanal –

Mensual




MANUAL DE FUNCIONES

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Recursos Humanos


34

Nº Descripción

Media de

veces por

año

1 Efectuar el pago de planillas a personal de apoyo externo y al personal

terciarizado.

3




Jefe Administrativo

Recaudadores

Encargados del área administrativa



Empresa Brink's

Proveedores


Formación básica Técnico Superior en Administración de Empresas, Economía o

Auditoría.


Idioma

Experiencia 2 años de experiencia en el manejo de efectivo.



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Recursos Humanos


35


Nombre del Puesto: Recaudador Peaje


Depende de: Encargado de Tesorería

Supervisa a: -

2. MISIÓN

Realizar el cobro por todo ingreso y circulación vehicular en las instalaciones del

aeropuerto, a través de un control seguro y eficaz, brindando a los usuarios un servicio de

calidad.

3. ORGANIGRAMA



Nº Descripción

Frecuencia

media diaria

1 Realizar el cobro de peaje a los vehículos que ingresan al aeropuerto,

brindando un buen servicio y mostrando una buena imagen de SABSA.

Continuo

2 Verificar el fondo de cambio y valores existentes al momento de ingresar al

turno.

1



MANUAL DE FUNCIONES

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Recursos Humanos


36

3 Controlar de manera eficiente los boletos sellados con la fecha del día, para en

caso de alguna observación, reportar a tesorería.

Continuo

4 Realizar la conciliación de lo recaudado diariamente con el reporte del sistema

de peaje y llenar el resumen de ingresos para entregar al Encargado de

Tesorería.

1

5 Entregar el dinero recaudado al Encargado de Tesorería o depositar en caja

fuerte en caso de ausencia del primero, coordinando con Jefe de Aeropuerto.

1

6 Llevar un registro ordenado de los números de placa de todos los vehículos

exentos de pago, a través de la verificación de viñetas de ingresos mediante el

código de barras y la roseta de control (buses, taxis, movilidades de

AASANA, movilidades de SABSA, etc.).

Continuo

7 Entregar el puesto al cierre de turno, llenando boleta de traspaso y entregando

el fondo de cambio y valores.

1

8 Recibir, del contador de ingresos, los valorados para el control de ingreso al

aeropuerto.

9 Mantener en orden y limpieza su lugar de trabajo Continuo



media


Nº Descripción

Media de

veces por

año

1 Realizar la solicitud de requerimiento de materiales a tesorería Variable






Personal de Seguridad

Recaudadores

Jefe de Aeropuerto

Usuarios aeropuerto



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Recursos Humanos


37


Formación básica Bachiller en Humanidades.

Conocimientos de computación

Formación complementaria Auxiliar de Contabilidad.

Idioma

Experiencia 1 año en el manejo de dinero.



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Recursos Humanos


38


Nombre del Puesto: Recaudador Parqueo Cerrado



Supervisa a: -

2. MISIÓN

Realizar el cobro por la custodia del vehículo en el parqueo cerrado del aeropuerto, a

través de un control seguro y eficaz, brindando a los usuarios un servicio de calidad.

3. ORGANIGRAMA





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Recursos Humanos


39

Nº Descripción

Frecuencia

media diaria

1 Realizar el registro de cada vehículo que ingresa al área de parqueo cerrado en

el sistema computarizado.

Continuo

2 Realizar el cobro a los vehículos que salen del parqueo, de acuerdo al tiempo

de permanencia en el mismo.

Continuo

3 Revisar los vehículos actuales en parqueo, para inventariar y cruzar lo físico

con el sistema.

3

4 Entregar el puesto al cierre de turno, llenando boleta de traspaso y entregando

el fondo de cambio y el listado de vehículos existentes físicamente en el

parqueo.

1

5 Brindar auxilios básicos a vehículos en parqueo cerrado (servicio de aire y

cargar batería)

2

6 Preparar el dinero recaudado para entregar a tesorería y el parte de ingresos,

detallando los vehículos salientes en el turno con el cobro individual y el

monto total cobrado.

1

7 Mantener en orden y limpieza la oficina. 1



media

1 Realizar la solicitud de requerimiento de materiales a tesorería 2 veces por

semana

2 Recibir, del Contador de Ingresos, los valorados correspondientes. 2 veces por

semana


Nº Descripción

Media de

veces por

año





Seguridad

Recaudadores

Usuarios aeropuerto




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Recursos Humanos


40




Idioma

Experiencia 1 año de experiencia en el manejo de dinero.



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Recursos Humanos


41


Nombre del Puesto: Recaudador Tasa de Aeropuerto



Supervisa a: -

2. MISIÓN

Realizar el cobro de las tasas de aeropuerto nacional e internacional, brindando a los

usuarios un servicio de calidad y mostrando la mejor imagen de la empresa.

3. ORGANIGRAMA



Nº Descripción

Frecuencia

media diaria

1 Realizar el cobro por tasa de aeropuerto para viajes nacionales e

internacionales, entregando la factura adhesiva con la fecha del día en el pase

a bordo.

Continuo

2 Realizar el arqueo diario del Fondo de Cambio, para control y posterior

cambio de turno.

1



MANUAL DE FUNCIONES

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Recursos Humanos


42

3 Cuadrar al final del turno, los datos de venta física con el sistema. 1

4 Preparar y entregar el dinero recaudado al encargado de tesorería al término

del turno o depositar en la caja de seguridad ante ausencia de éste, adjuntando

el parte de ingresos

1



media

1 Recibir, del Contador de Ingresos, los valorados para el cobro de tasa de

aeropuerto nacional e internacional, verificando correlativos.

c/2 días

2 Realizar el cambio de dinero a moneda fraccionada con la empresa Brink's. c/2 días

3 Revisar correlativo de valores, para verificar la existencia de faltantes o

errores de impresión.

Variable

4 Solicitar y recibir material y suministros de escritorio a tesorería. Mensual

5 Fotocopiar tasas de embarque internacional del mes, para entrega a tesorería

quien envía la información a la contadora general.

Mensual


Nº Descripción

Media de

veces por

año

1 Devolver el valor de los stickers cuando el pasajero lo requiera por alguna

razón válida, y anularlos con la aclaración de las causas.

Variable






Jefe de Aeropuerto

Personal Seguridad

Recaudadores

Informaciones

Usuarios aeropuerto






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Recursos Humanos


43


Idioma

Experiencia 1 año en el manejo de dinero


Nombre del Puesto: Encargado de Sistemas


Depende de: Jefe de Sistemas

Supervisa a: -

2. MISIÓN

Brindar servicios informáticos y de sistemas de información de calidad, para facilitar las

actividades y operaciones de la empresa.

3. ORGANIGRAMA



Nº Descripción

Frecuencia

media diaria

1 Realizar el monitoreo de la conectividad y uso de ancho de banda de red en

puntos locales y remotos, para asegurar que el tráfico de datos se encuentre

2



MANUAL DE FUNCIONES

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Recursos Humanos


44

dentro de los estándares normales y que no exista saturación.

2 Inspeccionar los monitores de información en todo el aeropuerto, para

verificar que la información desplegada sea la correcta y que los monitores

estén funcionando.

1

3 Atender y solucionar consultas y requerimientos simples de los usuarios (vía

teléfono, personalmente, por correo electrónico)

10

4 Realizar la revisión técnica de los sistemas de circuito cerrado de televisión,

coordinando con el área de mantenimiento.

1

5 Realizar la importación de datos de control de peaje a la base de datos de

tesorería, para el control de recaudaciones de tesorería.

1

6 Registrar las actividades del área de sistemas en el libro de hechos, para

llevar un control de sistemas.

1

7 Elaborar el respaldo de todas las Bases de Datos y verificación de los

mismos

1



media

1 Transferir información de dispositivos externos a las bases de datos de los

servidores (Reloj de Marcación Biométrico, Control de Puertas, entre otros),

para alimentar de información a las aplicaciones de negocios (RRHH,

Seguridad, entre otros)

Semanal

2 Realizar reinstalaciones de software, para mantener los equipos en

funcionamiento óptimo.

3 veces por

semana

3 Coordinar la corrección de datos entre la información generada por los

recaudadores y por la información recibida de las aerolíneas en el manifiesto

de vuelos, para conciliar la información estadística de tesorería y

manifiestos.

Mensual

4 Realizar la transferencia de datos de la base de datos de facturación

aeronáutica y no aeronáutica y Tesorería.

Mensual

5 Emitir el Registro de libro de venta a ser exportado al sistema Da vinci para

el aeropuerto, entregando al Jefe de Sistemas.

Mensual

6 Realizar el mantenimiento preventivo del Hardware de todo el aeropuerto. Trimestral



veces por año

1 Trasladar equipos de computación entre áreas, de acuerdo a necesidades

específicas.

15

2 Configurar nuevos perfiles de usuarios a personal entrante, creando su

cuenta de usuario , correo electrónico y la configurar los programas que

10



MANUAL DE FUNCIONES

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Recursos Humanos


45

utilizará

3 Realizar el mantenimiento correctivo del Hardware de todo el aeropuerto.

Tres aeropuertos

12

4 Realizar la instalación o actualización de software en los equipos de los

usuarios.

Variable

5 Desarrollar programas específicos de acuerdo a los requerimientos y

necesidades de la empresa, coordinando con el Jefe Nacional de Sistemas

ubicado en la regional Santa Cruz.

3

6 Realizar las modificaciones de forma en los sistemas de información. 13

7 Brindar capacitación al personal en la implementación de nuevos sistemas. 6

8 Realizar toda tarea encomendada por sus superiores. Variable



Jefe Nacional de Sistemas

Jefes y Encargados de área

Encargados de Sistemas

Proveedores


Formación básica Técnico Superior en programación de sistemas o análisis de

sistemas

Formación complementaria Curso en servidores de Microsoft o sistemas operativos

certificados.

Ingeniero de sistemas junior.

Idioma Inglés intermedio

Experiencia 3 años de experiencia en gestión de servidores y soporte técnico



MANUAL DE FUNCIONES

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Recursos Humanos


46


Nombre del Puesto: Encargada de Recursos Humanos


Depende de: Gerente de Recursos Humanos – por función

Gerente de Aeropuerto – por jerarquía

Supervisa a: -

2. MISIÓN

Gestionar los recursos humanos, a través del diseño e implementación de políticas,

procedimientos y normas, orientados al cumplimiento de los objetivos de la empresa.

3. ORGANIGRAMA



Nº

Descripción

Frecuencia

media diaria

1 Dar seguimiento al desempeño respecto a las funciones del personal, solicitando informes verbales a las diferentes jefaturas. 1

2 Mantener contacto con el personal in situ o en oficina, para lograr una comunicación abierta desde recursos humanos. 10

3 Redactar comunicaciones internas, externas o memorandums, para informar al personal sobre diferentes temas.



MANUAL DE FUNCIONES

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Recursos Humanos


47

4 Archivar toda la documentación del personal, como parte del respaldo institucional. Continuo

5 Registrar información pertinente al sistema de recursos humanos. Continuo

6 Mantener correspondecia interna y externa, para informar o comunicar temas relativos a recursos humanos del aeropuerto. Continuo

7 Archivar la documentación del área de Recursos Humanos, para contar con la información ordenada y oportunamente. Continuo


Nº

Descripción

Frecuencia

media

1 Elaborar planillas salariales (incluyendo el cálculos de horas extra, bajas, altas, aportes sindicales, días no trabajados sancionados, retenciones judiciales y otros decuentos), para el pago a personal. Mensual

2 Elaborar reportes de capacitación (tema del curso, tiempo en horas, instructor, personas que participaron) del personal en la regional, para informar al Gerente de Recursos Humanos. Mensual

3 Elaborar reportes de bajas médicas del personal, para informar al Gerente de Recursos Humanos. Mensual

4 Elaborar planillas de incapacidad, de acuerdo a bajas médicas registradas, para adjuntar a formularios de aportes a la caja petrolera de salud. Mensual

5 Llenar formularios de pago de aportes laborales y patronales, para AFPs. Mensual

6 Llenar formularios de presentación al Ministerio de Trabajo, para dar cumplimiento a obligaciones patronales. Trimestral

7 Calcular y llenar formulario de impuestos RC IVA. Mensual

8 Elaborar planilla de subsidios y retenciones judiciales, para remitir reporte al área administrativa - contable. Mensual

9 Coordinar con adquisiciones, la compra de EPP para el personal. Semestral


Nº

Descripción

Media de

veces por año

1 Atender requerimientos del personal relativos a compra de pasajes, préstamos para descuentos por planilla. Asimismo, responder peticiones o solicitudes desde Sindicato. Variable

2 Mantener reuniones de negociación con sindicatos en Santa Cruz. Variable

3 Dar seguimiento y registrar las vacaciones del personal de todas las áreas, coordinando con las jefaturas de área. Variable

4 Realizar el llenado de formularios de requerimiento y contratación de personal, de acuerdo a solicitud de las distintas áreas, para solicitar autorización de Gerencia General. Variable



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Recursos Humanos


48

5 Realizar los trámites relacionados a accidentes de trabajo, reuniendo la documentación requerida por las instituciones reguladoras. Variable

6 Calcular y elaborar la liquidación de beneficios sociales, cuando corresponda. Variable

7 Realizar los procesos de altas y bajas de personal. Variable

8 Contactar a proveedores para servicios relacionados al personal (transporte, refrigerios), comunicando los requerimientos a administración. Variable

9 Coordinar con las empresas de terciarización de personal, en suscripción de contratos, nuevas condiciones de contratos, desempeño del personal y otros. Variable

10 Dar seguimiento a procesos y requerimientos de personal retirado, coordinando con asesoría legal. Variable

11 Realizar procesos de reclutamiento y selección de personal de planta y terciarizado, para facilitar la decisión final de Gerencia. Variable

12 Apoyar en procesos de mejora continua y proyectos de recursos humanos. Variable

13 Atender requerimientos de auditorías internas y externas. 3

14 Realizar toda tarea encomendada por Gerencia de Recursos Humanos. Variable



Gerente RRHH


Jefaturas de área

Encargados de área

Personal

AFP

Caja Petrolera de Salud

Ministerio de Trabajo

Proveedores de servicios


Formación básica Licenciatura en Administración de Empresas o ramas afines.

Formación complementaria Especialización en recursos humanos.

Idioma

Experiencia 3 años en puestos similares.



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Recursos Humanos


49


Nombre del Puesto: Encargado Comercial


Depende de: Gerente Comercial – por función

Gerente de Aeropuerto – por jerarquía

Supervisa a: -

2. MISIÓN

Implementar las estrategias y políticas comerciales definidas, con el fin incrementar los

ingresos para la empresa por conceptos no aeronáuticos. Además, realizar el seguimiento

y control de los clientes en el aeropuerto de Viru Viru.

3. ORGANIGRAMA



Nº

Descripción

Frecuencia

media diaria

1 Dar seguimiento al cumplimiento de las condiciones contractuales, mediante inspecciones y recorridos de los locales, verificando calidad de servicio, atención y tipo de productos a la venta. 1

2 Coordinar con operaciones nuevas asignaciones de espacios a concesionarios, la colocación o el retiro de espacios publicitarios y la atención de reclamos. 2



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Recursos Humanos


50

3 Coordinar con el área de mantenimiento, los trabajos a realizar con clientes: solicitudes de planos para cotizaciones, entrega y recepción de espacios, colocado y retiro de publicidad, mantenimiento de espacios, vallas y letreros, construcción de vallas camineras, atención a reclamos de mantenimiento de concesionarios. 7

4 Realizar la búsqueda de nuevos clientes para el aeropuerto, mediante contacto telefónico y visitas personales, en base a una identificación previa de potenciales clientes. 3

5 Dar respuesta a correspondencia, correo electrónico o llamadas de clientes por requerimientos o consultas existentes. 13

6 Buscar nuevas opciones en espacios publicitarios para ofrecer a clientes potenciales y reales. Continuo

7 Mantenerse en contacto con Gerente de Desarrollo de Negocios para comunicar e informar sobre las actividades, irregularidades comerciales en el aeropuerto. Continuo

8 Archivar diariamente toda información importante generada en el área Continuo


Nº

Descripción

Frecuencia

media

1 Elaborar la cotización de espacios simples, de acuerdo a tarifa de la tabla comercial y detallando toda la información sobre ubicación y superficie. c/2 días

2 Elaborar la cotización de espacios múltiple, de acuerdo a la tarifa de la tabla comercial, evaluando las condiciones en cada caso. Semanal

3 Participar de reuniones de coordinación con gerencia y jefaturas de área, para dar reportes de actividades. Semanal

4 Dar seguimiento a cobranzas y gestión de cuentas en mora por alquileres a clientes en coordinación con administración. Semanal

5 Dar seguimiento a la elaboración y renovación de contratos, coordinando con asesoría legal y administración, acerca de las condiciones, documentación, revisiones, protocolización, garantías y pagos. c/ 2 semanas

6 Mantener una reunion mensual con los encargados comerciales y el gerente del área para informar y coordinar actividades y tareas del área. Mensual

7 Evaluar e identificar nuevas opciones de negocio por iniciativa de la empresa o por solicitud de un cliente, para proponer a gerencia y empezar a desarrollarla. Realizar investigaciones y desarrollo de nuevos servicios y/o productos que pueden ser explotados comercialmente. Mensual

8 Apoyar a gerencia de desarrollo de negocios en la estimación de ingresos proyectados para el área comercial. (Elaboración de presupuestos y CAPEX). Anual




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Recursos Humanos


51

Nº

Descripción

Media de

veces por año

1 Informar al jefe administrativo el inicio del contrato y los términos de facturación. Variable

2 Actualizar la información del cliente sobre espacios alquilados y la base de datos de clientes, para contar con información correcta. Variable

3 Realizar viajes a Cochabamba y La Paz, para mantener reuniones de seguimiento o con los clientes en caso de necesitarse. Variable

4 Evaluar las solicitudes y/o propuestas para la apertura de nuevos negocios en el aeropuerto, para presentar a gerencia. Variable



Administración: Jefe Administrativa y

Facturación, tesorería

Operaciones: JOP, JAP

Mantenimiento: Jefe de

Mantenimiento, Enc. Obras civiles

Enc. Eléctrico


Gerente Desarrollo de Negocios


Clientes potenciales, actuales e

interesados

Agencias publicitarias - de clientes

Legal


Formación básica Licenciatura en Ing. Comercial, Marketing o ramas afines


Idioma




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52


Nombre del Puesto: Asistente de Gerencia


Depende de: Gerente de Aeropuerto

Supervisa a: -

2. MISIÓN

Asistir de manera eficiente al Gerente de Aeropuerto en todas sus actividades y tareas,

para facilitar su trabajo.

3. ORGANIGRAMA



Nº

Descripción

Frecuencia

media diaria

1 Recibir la correspondencia y registrarla en el libro correspondiente. Continuo

2 Ingresar toda la correspondencia recibida al sistema de correspondencia (CORMAN) y generar la hoja de ruta (H.R.), para derivarla a donde corresponda, por órdenes de Gerencia. Posteriormente archivar toda la documentación ingresada. 12

3 Preparar la agenda diaria del Gerente de Aeropuerto, de acuerdo a sus solicitudes y/ o aprobaciones. Continuo



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Recursos Humanos


53

4 Preparar y/o redactar la correspondencia generada en Gerencia de Aeropuerto. Continuo

5 Recibir la documentación interna que requiere aprobación de gerencia. Continuo

6 Atender y realizar las llamadas para el Gerente, tomando datos importantes cuando sea necesario. Continuo

7 Organizar y administrar los archivos y libros de registro relacionados con gerencia. 1

8 Recibir e imprimir los reportes diarios de Jefatura de Operaciones de las tres regionales, para respaldo. 3


Nº

Descripción

Frecuencia

media

1 Procesar información, imprimir y fotocopiar documentación encomendada por su superior. Semanal

2 Realizar el seguimiento de documentación pendiente, solicitando información a las diferentes áreas sobre el estado de la misma. Semanal

3 Realizar la solicitud y control de material de escritorio para el uso en gerencia de aeropuerto. Mensual


Nº

Descripción

Media de

veces por año

1 Recibir, clasificar y traducir información, para la elaboracióndel Reporte operacional. Variable

2 Traducir toda documentación recibida desde la casa matriz. Variable

3 Realizar la compra de pasajes aéreos para todo el personal del aeropuerto. Variable

4 Reservar y confirmar hoteles para ejectuvivos y funcionarios, para sus viajes al interior o exterior del país. Variable

5 Transcribir las actas de directorio y accionistas a los libros de actas correspondientes. 3

6 Transcribir las actas de directorio y accionistas a los libros de actas correspondientes, cuando… 3

7 Realizar el seguimiento y actualización de las inspecciones operacionales de Abertis. 2

8 Recibir, clasificar y organizar la información para preparar la memoria anual. 1

9 Realizar toda tarea encomendada por Gerencia de Aeropuerto Variable




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Recursos Humanos


54


Administración

Mantenimiento

Operaciones

Encargada de RRHH



Servicios terciarizados.

Instituciones del estado


Formación básica Secretaria ejecutiva bilingüe


Idioma


Manual Funciones Administracion

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