Manual Funcional Banco-Caja-Cargos...

Manual Funcional

Banco-Caja-Cargos

SIGFAS

Responsable : Videlba Reyes

Av. Andrés Bello, Torre BFC, Piso 16, Municipio Libertador, Caracas – Venezuela

Master: (+58 212) 597.45.90 – www.cnti.gob.ve

http://www.cnti.gob.ve/

Índice de contenidoTesorería Configuración ............................................................................................................................3

Banco: .......................................................................................................................................................3

Elementos Financieros que deben estar pre cargados ......................................................................3

Elementos Contables que deben estar pre cargados ........................................................................3

Pestaña Banco........................................................................................................................................3Pestaña Cuenta: ...............................................................................................................................4

Pestaña Documento de Pago : .........................................................................................................4

Ventana Moneda: .....................................................................................................................................7

Pestaña Moneda: .............................................................................................................................7

Pestaña Contabilidad: .....................................................................................................................8

Pestaña tasa de Cambio: ..................................................................................................................9

Ventana Tipo de Conversión: .................................................................................................................10

Ventana Configuración de Caja chica: ..............................................................................................10Elementos Contables que deben estar pre cargados ......................................................................10

Pestaña Caja Chica:........................................................................................................................10

Pestaña Contabilidad : ..................................................................................................................11

Ventana Tipo de Cargos ..........................................................................................................................12

.............................................................................................................................................................12Ventana Cargos ........................................................................................................................................13

Ventana Generar Cargos ..........................................................................................................................13

Caja Chica ...............................................................................................................................................14

Pestaña Caja Chica .............................................................................................................................15Pestaña Linea en efectivo....................................................................................................................17Pestaña presupuesto ............................................................................................................................18

Ventana Conciliación Estado de cuenta Bancario....................................................................................19

Pestaña Linea de estado de cuenta..................................................................................................21




Tesorería Configuración

Banco:

Menú-->administración del sistema-->reglas de organización--> banco

Elementos Financieros que deben estar pre cargados

Banco Cuenta Tipo N° chequera Cheque Inicio N° Moneda

Elementos Contables que deben estar pre cargados

Banco Cobros

sin

asignar

Pagos

sin

asigna

r

Gastos

bancario

s

Gastos

por

intereses

bancarios

Ganancias

por

revalacion

(bancos)

Bancos-

Ganancia

por ajuste

Banco

Movi

miento

s no

concili

ados

Cuenta de

cobros no

identificados

Ingresos

por

intereses

bancarios

Perdida

por

revaluacio

n (Bancos)

Banco

perdida

por ajuste

Pestaña Banco

En esta Pestaña se define un banco que es usado por la organización o tercero. Cada banco contiene un

nombre, dirección, nombre de la sucursal, número de ruta y código Swift (Estos últimos son datos

optativos) .

En el caso de terceros se cargará a modo informativo y se retirara el flat de banco propio, esta opción

permanecerá activa solo cuando se trate de bancos de la institución .




Pestaña Cuenta:

Se llenaran los campos básicos como numero de cuenta, moneda, tipo de cuenta bancaria, limite de

crédito y saldo actual.

Pestaña Documento de Pago :

En esta pestaña se definirá el tipo de documento con el que se trabajara en esa cuenta, bien puede

trabajarse con cheques o cartas de transferencias, en los que la numeración, descripción, secuencia y

formato de impresión deben ser suministradas por el usuario. El saldo actual estar{a definido por el

saldo que se ha conciliado a la fecha; hasta tanto no se concilien saldos este campo no se actualizará




Pestaña Contabilidad en Banco:

En ellas serán pre cargadas las cuentas contables que afectan los egresos e ingresos, los movimientos

financieros de la organización. La cuenta bancaria identifica una cuenta en este banco. En cuanto a la

regla para contabilizar se usa un esquema contable que define las reglas contables usadas tales como

método de costeo; moneda y calendario , en cuanto a la definición de cuentas , el contador será quien

suministre la información para su carga al administrador del sistema para que realice su carga

respectiva ; para el usuario final esta pestaña sera solo de lectura.




Definición de Términos elementos contables Bancos:

Cuenta de Bancos : La Cuenta de Bancos identifica la cuenta a ser usada para cambios en libros a los

saldos en esta cuenta bancaria (cuenta auxiliar para ese banco)

Movimientos no Conciliados: La cuenta banco movimientos no conciliados identifica la cuenta a ser

usada para fondos que están sin conciliar

Recaudos sin Asignar: Cobros no asignados a facturas

Cuenta de Cobros Sin Asignar : Cuenta de conciliación para recaudos sin asignar

Cuenta de Cobros no identificados: La cuenta de cobros no identificados se refiere a la cuenta a ser

usada cuando se registran los cobros que no pueden ser conciliados en el momento actual

Pagos sin Asignar : Cuenta de conciliación para pagos sin asignar

Gastos Bancarios: La Cuenta de Gastos Bancarios identifica la cuenta a ser usada para registrar cargos

o tarifas incurridas desde este banco.

Cuenta de Intereses Pagados : La Cuenta Intereses Bancarios identifica la cuenta a ser usada para

registrar gastos de intereses




Cuenta de ingresos por intereses bancarios. La cuenta de ingresos por intereses bancarios identifica

la cuenta a ser usada para registrar ingresos de intereses de este banco.

Cuenta de ganancias por revaluación (Bancos): La cuenta de ganancias por revaluación en bancos

identifica la cuenta a ser usada para registrar ganancias que son reconocidas cuando se convierten las

monedas

Cuenta de pérdida por revaluación (Bancos) : La cuenta de pérdidas por revaluación en bancos

identifica la cuenta a ser usada para registrar pérdidas que son reconocidas cuando se convierten las

monedas

Cuenta de ganancia por ajuste : La cuenta de ganancia por ajuste identifica la cuenta a ser usada

cuando se registra la ganancia por moneda cuando la moneda de ajuste y recibo no son las mismas.

Cuenta de pérdida por ajuste: La cuenta de pérdida por ajuste identifica la cuenta a ser usada cuando se

registra la pérdida por moneda cuando la moneda de ajuste y recibo no son las mismas

Ventana Moneda:

Menú--->Reglas generales contables--->Reglas contables--->Monedas


Monedas Tipo de

Conversión

Esquema

contable a

utilizar

Cta.

Ganancias

realizadas

Cta.

Ganancia no

realizada

Perdida

realizada

Perdida no

realizada

Pestaña Moneda:

Define cualquier moneda que vaya a ser usada en documentos o Informes. Las monedas usadas son

definidas a nivel de sistema y se adicionan monedas a nivel compañía solo para monedas estadísticas

(ej. Para monedas inestables) . En el caso de Venezuela se configurara solo la moneda VEB, a menos




que la organización requiera sea cargada otra moneda y para esto se debe tener en cuenta que debe

existir un banco que maneje este tipo de divisa.

Definición de términos :

Código Iso Moneda: Símbolo internacional de la moneda

Símbolo de la moneda: (opción usada sólo para impresión) El símbolo de moneda define el símbolo

que se imprimirá cuando esta moneda se use.

Precisión estándar: Regla de redondeo para los totales calculados . La precisión estándar define el

número de lugares decimales que serán redondeados los totales para transacciones contables y

documentos

Precisión de costos: Redondeo usado en el cálculo de costos, La precisión del costeo define el

número de lugares decimales en que los totales serán redondeados cuando se ejecuten los cálculos de

costeo

Pestaña Contabilidad:

Tanto las cuentas como el esquema contable debe ser suministrado por contabilidad para su carga




Pestaña tasa de Cambio:

Esta pestaña se usara en el caso que se amerite realizar una conversión por utilizarse dos o mas tipo de

moneda . La pestaña de tasa de cambio define las tasas a ser usadas cuando se convierte una moneda

fuente a una moneda contable o de Informe.

Moneda hacia: Moneda hacia la cual queremos hacer la conversión

tipo de Conversión: El tipo del índice de conversión de monedas le deja definir diversos tipos de

tarifas, tarifas ej. del punto, corporativas y/o de Ventas/Compras.

Factor Base a destino: Tasa por la que se multiplica la fuente para encontrar el objetivo

Para convertir un número fuente a un número destino el fuente es multiplicado por la tasa

multiplicadora. Si la tasa multiplicadora es introducida; entonces la tasa divisora será calculada

automáticamente.

Factor de destino a base: Factor utilizado para convertir el número base a número destino.

Para convertir el número fuente a número destino; la fuente es dividida entre la tasa divisora. Si usted

introduce una tasa divisora; la tasa multiplicadora será calculada automáticamente;




Ventana Tipo de Conversión:

Menú--->Reglas generales contables--->Reglas contables--->Tipo de conversión.

Ventana Configuración de Caja chica:

Menú-->-reglas de la compañía--->reglas de organización ---> Caja Menor


Nombre de la

caja chica

Esquema

contable

Cuenta de

activo de la

caja

Transferencia

de efectivo

Gastos de

caja chica

Cuenta de

diferencias

de caja chica

Cuenta de

ingresos de

caja chica

Pestaña Caja Chica:

En esta pestaña se configuraran las cajas chicas que requiera la organización, se configurara la moneda

con la cual se va a trabajar como la descripción de la unidad a la cual pertenecerá este fondo




Pestaña Contabilidad :

Esta pestaña debe ser cargada por el administrador del sistema con la información suministrada por el

contador de la organización




Ventana Tipo de Cargos

Este tipo de documento se usa para identificar que tipo de cargo definir para cada documento, por

ejemplo : Los cargos que utilizo para una factura de cobro no son los mismos que utilizó para caja

chica . Otro ejemplo seria los cargos usados en conciliación generalmente son gastos bancarios y/o

depósitos no identificados que en este caso solo se usarían para registro de factura de CXP; y así

consecutivamente cada documento de Sigfas tiene un caso particular para cada tipo de documento . El

fin de esta ventana es filtrar cargos por tipo de documento

Se define que tipo de cargos por ventana en esta primera pestaña seguidamente vamos a la segunda

pestaña y decimos a que ventana estaremos asociando este cargo : para este ejemplo estamos

definiendo el tipo de cargo para la ventana pago a proveedores




Ventana Cargos

La ventana cargos es usada para agregar conceptos contables a un registro. En sigfas es usada para la

carga de conceptos de gastos en caja chica y en registro de facturas y cuentas por pagar para la emisión

de gastos que solo afectan la contabilidad . Estos cargos pueden generarse uno a uno teniendo en

cuenta relacionar en la pestaña contabilidad la cuenta correspondiente; así como también se pueden

generar automáticamente a través de la ventana generar cargos. Se debe tener en cuenta que puedo

tener el mismo cargo para diferentes categorías o tipos de cargo : Por ejemplo el concepto viáticos lo

utilizaríamos tanto para la caja chica como para el pago de viáticos por lo tanto este debiera estar

definido para ambos tipo de documentos

Ventana Generar Cargos

Si se desea generar cargos automaticos se selecciona cada cargo a crear y se da click al boton crear

desde y de esta forma estamos atando efectivamente a la cuenta contable correspondiente




Caja Chica

Ruta : Menú--> Administración Financiera--> Tesorería--> Tesorería operativo--> Movimientos de

caja chica.

Reportes: Reporte de Caja




Pestaña Caja Chica

En la ventana caja chica se agregan los movimientos menores diarios que se realizan, permite crear un

listado de los egresos diarios con su respectiva descripción, definiendo previamente la caja

correspondiente. La caja puede ser cerrada diariamente si así lo requiere el usuario o puede realizarla

por periodos como se muestra en el ejemplo . La caja se cierra al seleccionar el icono completar lo que

hace que el estatus del proceso cambie a completo .




Fabrica: Referente a la empresa

Sucursal : Extensión de la compañía donde se efectúa la operación

Nombre: Referente a la descripción de la caja chica de la cual se reporta ejemplo: Caja chica

Administración, Caja Chica Presidencia etc. Pueden existir tantas cajas chicas como se requiera.

Descripción: Explicación del concepto.

Fecha del Estado de cuenta : Fecha del movimiento de caja

Saldo Inicial: Monto apertura de la caja (manual)

Diferencia estado de cuenta: Saldo gastado en caja

Saldo Final: Monto restante en caja (automático)

Estado del documento:Hace mención al estatus del documento, se puede cerrar diariamente o

completarla o cerrarla en el icono

Nota: El monto del gasto debe ser cargado en negativo en la pestaña linea a fin de que sea descontado

del saldo inicial de apertura y se mostrara el débito realizado , en la pantalla reembolso de caja chica .




Pestaña Linea en efectivo

Se guardaran tantas lineas como cargos se hayan realizado

N° de Linea: Hace referencia hace mención a la cantidad de gastos cargados, en el sistema viene

predeterminado para que cada linea sea cargada de 10 en 10, pero es adaptable a la necesidad del

usuario

Tipo de efectivo: el tipo de efectivo debe ser cargos

Total: En este campo se carga el monto gastado por ese concepto y se colocara en negativo para que

realice el respectivo débito

Moneda : Se usa como valor predeterminado el valor Bolívar, bajo la simbología VEB; Este campo

varia si se tienen cajas con diferentes tipos de moneda .

Nota: El monto debe ser cargado en negativo a fin de que sea descontado del saldo inicial de apertura y

se mostrara el débito realizado , en la pantalla reembolso de caja chica .




Pestaña presupuesto

En esta pestaña se asignara el proyecto, la descripción programática y partida presupuestaria a la que

esta asignada esta caja y gasto. Igualmente se desglosará por partida el asignado y el monto disponible

a imputar en cada movimiento realizado.

Presupuesto: Ofrece las opciones para el presupuesto que se desea ejecutar

Programática : Se refiere al proyecto u acción a la que se imputa ese gasto.

Partida: Se selecciona la partida que afecta el gasto realizado

Monto Total: al igual que en las lineas se coloca el monto en negativo que corresponde a la cantidad

del gasto que se esta realizando

Monto remanente: Al cargar el monto total en negativo como lo muestra la ilustración debe ser igual a

cero

Disponible: Se muestra Lo proyectado para esa partida

Nota: Al finalizar la carga de datos es necesario regresar a la ventana inicial y completar el proceso en

el botón completar seguidamente contabilizar.




Ventana Conciliación Estado de cuenta Bancario

A través de esta ventana haremos la conciliación de las cuentas definiendo bancos y pagos o cobros que

se deseen conciliar.

El campo saldo inicial muestra la cantidad de dinero en banco para esa fecha y aumentara o disminuirá

con la conciliación que se realiza.

Campo diferencia estado de cuenta, me permite ir viendo el monto que estamos cargando o abonado en

cuenta.

A través del campo crear desde podemos traer todos los movimientos tanto de ingresos como ingresos

que deseamos conciliar. Si se utiliza este botón para seleccionar las transacciones, estas serán cargadas

en la pestaña linea estado de cuenta automáticamente




Aquí seleccionamos las cuentas que deseamos conciliar y se reflejaran como lineas del estado de

cuenta, revisamos la información y de estar completa y no se desee agregar ningún cargo completamos

el proceso.




Pestaña Linea de estado de cuenta

A través de esta pestaña las transacciones que no han sido creadas desde el botón automáticamente,

pueden conciliarse manualmente trayendo como el ejemplo 1 lo muestra , los pagos seleccionándolo de

del campo identificador de pagos, cada nuevo pago que se desea agregar a esta conciliación ha de

crearse como un documento nuevo en esta pestaña.

1er ejemplo

2do ejemplo

para el caso que requiramos registrar un ingreso que no sido identificado lo podemos hacer a través del

campo cargos . Como primer paso se coloca en el campo total de la transacción el monto que aparece

en el estado de cuenta bancario y automáticamente es habitado el campo cargos a fin de que se defina a

que tipo de concepto debe afiliarse este ingreso, a su vez esta pestaña tiene campos descriptivos en los

que se colocara la referencia del pago o cobro que se esta conciliando.




3er ejemplo

Para el registro de débitos que se hayan realizado en la cuenta a razón de gastos bancarios , se coloca el

monto en el campo intereses y este monto es tomado automáticamente el campo total cargo como un

débito, debiendo posteriormente asociar en el campo cargos el concepto respectivo como lo muestra el

ejemplo.




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