Tablas y grficos dinmicos

1. CREAR TABLAS DINMICAS

Una tabla dinmica permite presentar desde distintos puntos de vista una misma informacin, usando para ello funciones de resumen, como la suma o el promedio.

Una tabla dinmica funciona de una forma interactiva, de forma que, una vez creada, puedes resumir y organizar de distintas formas la informacin mostrada.

Cuando se modifican los datos origen de la tabla, se puede volver a calcular esta tabla dinmica. Adems, tambin puedes mostrar el nivel de detalle que quieras en cada momento.

Para construir una tabla dinmica, hay que indicar los campos que queremos incluir y la forma en que se van a organizar.

En una tabla dinmica, entendemos por campo una categora de datos. Por ejemplo, en la hoja de clculo que te muestro a continuacin, Ao, Mes y Producto seran campos. Un elemento es una subcategora o un integrante de un campo. Por ejemplo: 2002, Feb, Mar, COD-1, COD-2..., son elementos. Es decir, que los elementos representan las entradas nicas de los campos en los datos de origen.

Estos campos y elementos de los datos de origen aparecen tambin representados en las tablas dinmicas que crees a partir de ellos.

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Por otra parte, una tabla dinmica utiliza dos tipos de campos:

Campos que se utilizarn como ttulos del campo de fila, columna y campos de filtro de la tabla. Estos campos suelen contener texto.

Campos de valores que se utilizarn para realizar los clculos (tambin se llaman, en ocasiones, campos de datos). Estos campos suelen tener datos numricos.

Para crear tablas dinmicas, pulsa el botn Insertar tabla

dinmica , que est en la ficha Insertar de la Cinta de

opciones. Desde las opciones del men de este botn , puedes

crear, adems de tablas dinmicas, grficos dinmicos.

Si antes de pulsar el botn estabas situado en una celda de una lista de datos, Excel establece automticamente el rango de datos que utilizar para crear la tabla dinmica.

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Incluso po-dras utilizar un rango de

datos externo (por ejemplo,

procedente de una base de datos), a

travs de una conexin, para

crear la tabla dinmica a

partir de estos datos externos.

De todas formas, si quieres (por ejemplo, si el rango de datos establecido por Excel no es correcto), puedes cambiarlo a travs del campo Tabla o rango, indicando el libro y la hoja donde estn los datos, si fuera necesario.

En la seccin inferior del cuadro puedes indicar dnde se crear la tabla dinmica: en una hoja nueva o en una hoja que ya exista en el libro (que puede ser la misma hoja en la que estamos trabajando u otra cualquiera).

Al aceptar el cuadro de dilogo se crear el esquema de la tabla en la hoja de clculo. Entonces tendremos que establecer su diseo, indicando los campos que actuarn como categoras de informacin, aqullos para los que resumiremos la informacin, etc.

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En la parte derecha de la ventana aparece el panel Lista de campos de tabla dinmica, desde el que indicars los distintos campos que se incluirn en la tabla, as como la funcin que tienen que desempear en la misma.

Al ir seleccionando campos, Excel los aade en el rea predeterminada de la seccin de diseo del informe, aunque siempre puedes organizar estos campos, cambiando el rea en el que se encuentran o su posicin dentro del rea.

Vamos a ver cmo se distribuyen los campos en la tabla dinmica, segn el rea en la que se encuentren en el panel Lista de campos de tabla dinmica.

1. Los datos que queremos representar pueden estar en una hoja de clculo o proceder de un origen de datos externo.

2. Los campos que estn en el rea Filtro de informe se situarn como ltro de informe en la tabla dinmica.

3. Los campos que estn en el rea Rtulos de columna se situarn como campo de columna en la tabla dinmica.

4. Los campos que estn en el rea Rtulos de la se situarn en el rea de los campos de la en la tabla dinmica.

5. Los campos que estn en el rea Valores se convertirn en campos de valores en la tabla dinmica.

Para mover un campo

de un rea a otra tam-

bin puedes pulsar sobre

l y arrastrar-lo entre las reas; si lo

arrastras fuera de las zonas de las reas se eliminar dicho campo

de la tabla dinmica.

Si, en alguna de las reas del panel Lista de campos de tabla dinmica, pulsas en algn campo, se mostrar un men. Las primeras opciones de este men permiten mover el campo dentro del rea en que se encuentra, para situarlo en la posicin adecuada respecto al resto de campos del rea.

Lasotrasopcionessirvenparamover el campo a otra rea de la tabla dinmica, quitarlo de la tabla dinmica o establecer ciertas caractersticas del mismo.

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Si sitas un campo en el

rea Filtro de informe, la

tabla dinmica slo mostrar

los datos de un slo elemento de este campo

a la vez, es decir, que este campo actuar como un filtro para la tabla.

Para aadir un nuevo campo a la tabla, indicando a la vez el rea en el que se colocar, puedes utilizar el men contextual del campo, en la seccin Seleccionar campos para agregar al informe. Otra posibilidad es arrastrar el campo desde esta seccin hasta el rea adecuada.

Al ir colocando los distintos campos en los lugares adecuados, la tabla dinmica resumir la informacin que presenta el rango de datos seleccionado. De esta forma es ms sencillo el analizar los datos.

Adems, se calculan los totales generales, tanto por filas como por columnas;detodasformas,estaesunacaractersticaquepodemoscambiar a travs de las opciones de la tabla, como veremos ms adelante.

El botn Ver que aparece en la parte superior derecha del panel Lista de campos de tabla dinmica permite cambiar la vista de este panel, mostrando de distintas formas la lista de campos y las reas de colocacin. Para ocultar o mostrar este panel, desactiva o activa, respectivamente, el botn , que est en la ficha contextual de la tabla dinmica Opciones.

2. TRABAJO CON TABLAS DINMICAS

Tras crear con una tabla dinmica, podemos personalizarla para que realice y presente todo aquello que nos sea de inters. Al seleccionar una tabla dinmica, aparecen las fichas contextuales Opciones y Diseo en la Cinta de opciones, a travs de las que podemos realizar acciones sobre ella.

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Por ejemplo, ya hemos dicho que el botn permite mostrar u ocultar este panel, desde el que podras aadir o quitar campos de la tabla dinmica.

Desde los controles del grupo de comandos Ordenar puedes ordenar la informacin mostrada en la tabla dinmica, segn el campo que tengas seleccionado.

Desde las opciones

del men del botn

puedes realizar ciertas acciones sobre el campo seleccionado en la tabla.

Con las opciones Contraer todo el campo o Expandir todo el campo podrs ocultar las filas de detalle del campo activo o mostrarlas, respectivamente. De esta forma puedes ocultar y mostrar ciertos elementos en cada momento, para observar los que te interesen con mayor claridad.

Para ocultar o mostrar filas de detalle de un determinado elemento puedes hacer doble clic en dicho elemento o, lo que es lo mismo, utilizar los botones y que aparecen a la izquierda del elemento de que se trate.

El botn

de la Cinta de opciones

permite ocultar o mostrar,

alternativa-mente, estos

botones y que aparecen

en los elemen-tos de la tabla

dinmica.

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La casilla In-sertar salto de

pgina des-pus de cada

elemento hace que se cambie de pgina tras cada elemen-to, al imprimir la tabla din-

mica.

A travs de la ficha Mostrar valores como

puedes utilizar un clculo

personalizado, mostrando los valores como

la diferen-cia respecto

de otro, el porcentaje de

otro u otros clculos.

Desde el cuadro de dilogo que aparece al seleccionar

Configuracin de campo, en el men del botn , puedes

establecer algunas configuraciones de formato, diseo, impresin y subtotales para el campo de la tabla dinmica.

Por ejemplo, desde la seccin Subtotales puedes indicar si quieres mostrar algn subtotal en el campo o no, pudiendo incluso seleccionar la funcin o funciones de subtotal que quieres mostrar.

En cuanto a la ficha Diseo e impresin, si muestras los elementos del campo en forma de esquema, puedes seleccionar si quieres mostrar los subtotales en la parte superior y si los elementos del campo siguiente estarn en la misma columna que el campo actual (si te fijas en la tabla, los elementos del campo Ao se muestran en la misma columna que los elementos del campo Mes).

Por otra parte, puedes insertar una lnea en blanco a continuacin de cada elemento del campo y mostrar o no los elementos que no tengan datos.

En el caso de los campos de valores, puedeselegir la funcinde resumen que se aplicar a los elementos de la tabla.

Desde el botn Formato de nmero puedescambiarelformato de los nmeros del campo de valores, lo que puede servir para apreciar mejor los distintos datos.

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Por otra parte, aparte de configurar las propiedades de cada campo, tambin existen algunas caractersticas de la tabla dinmica en general

que se pueden ajustar. Para esto, pulsa el botn para mostrar

su men y selecciona Opciones.

Como ves, existen muchas opciones de la tabla que se pueden configurar. El nombre de las opciones suele ser bastante explicativo; de todas formas, si necesitas ms informacin, accede a la ayuda de Excel.

Por ejemplo, desde la ficha Totales y filtros puedes ocultar la columna y la fila de los totales generales, que aparecen en la parte derecha y en la parte inferior de la tabla dinmica, respectivamente, a travs de las casillas de la seccin Totales generales.

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Entre otras posibilidades, a travs de otros comandos disponibles en la ficha Opciones de la Cinta de opciones podemos cambiar los

o moverla a otra datos de origen de la tabla dinmica

ubicacin en el libro .

Desde la ficha contextual Diseo puedes establecer varias opciones relativas al diseo de la tabla: mostrar u ocultar los subtotales o los totales generales, ajustar el diseo del informe, poner una lnea en blanco despus de cada elemento, cambiar el estilo visual de la tabla, etc.

Otra cosa que puedes hacer en una tabla dinmica es comprobar los datos a partir de los cuales se ha calculado una celda en concreto del rea de datos.

Para ello, haz doble clic sobre la celda. Excel presentar los datos fuente usados para calcular la celda en una nueva hoja, justo antes de la hoja actual.

Ten en cuenta que los datos que aparecen en esta nueva hoja son una copia de los datos originales; si cambias cualquier cosa aqu, esta modificacin no se ver reflejada en los datos originales ni en la tabla dinmica.

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Ten en cuenta que, para que

los grficos dinmicos

sean fciles de entender, la

tabla dinmica no debe tener

ms de dos campos de

filas y dos de columnas.

3. ACTUALIZACIN Y GRFICOS DINMICOS

Si se modifican los datos a partir de los cuales se form la tabla, se puede actualizar la tabla sin tener que volver a crearla. Para actualizar la tabla, utiliza el botn Actualizar del

grupo de comandos Datos de la ficha contextual Opciones.

Los cambios que se pueden realizar son:

Cambios en los datos de un campo de datos en la tabla de datos fuente.

Campos o elementos eliminados de la tabla de datos fuente.

Elementos nuevos o modicados en las las o campos actuales de la tabla fuente.

Cuando se actualiza la tabla, Excel slo mira los datos originales que se utilizaron en la creacin de la tabla. Si se han aadido nuevas filas en

los datos iniciales, habr que indicar el nuevo rango desde .

En la ficha Datos del cuadro de las Opciones de tabla dinmica existe la casilla Actualizar al abrir el archivo, que hace que Excel actualice la tabla dinmica automticamente cada vez que se abre en libro en el que se encuentra.

Otro asunto importante es la posibilidad de crear grficos dinmicos. Es la misma idea que se tiene a la hora de crear tablas dinmicas, pero con un grfico.

Puedes crear un grfico dinmico a partir de un rango de datos

desde la opcin Grfico dinmico del men del botn de la

ficha Insertar.

Otra posibilidad es crear el grfico partiendo de una tabla dinmica ya existente, a travs del botn del grupo de comandos Herramientas de la ficha contextual Opciones.

Tras seleccionar el tipo de grfico, se crear dicho grfico dinmico; es dinmico porque puedes cambiar la forma de presentar la informacin.

Si expandes o contraes elementos en la tabla dinmica de la que procede el grfico, tambin se expandir o contraer en el grfico.

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Puedes mostrar este tipo de grficos dinmicos como grficos incrustados o en una hoja de grfico independiente.

En este tipo de grficos, lo primero que te puede llamar la atencin es el Panel de filtros del grfico dinmico. Puedes ver este panel acoplado en una parte de la ventana de Excel o flotante, pulsando y arrastrando en su ttulo y colocndolo en la posicin adecuada.

Este panel sirve para filtrar la informacin que se muestra en el grfico, permitiendo elegir los elementos que quieres ver en cada momento.

En este panel aparecen los distintos campos que se representan en el grfico dinmico. Con las listas de estos campos puedes elegir los elementos que quieres mostrar en el grfico.

Como ves, el hecho de que se llamen grficos o tablas dinmicas no es casualidad: puedes conseguir la informacin que realmente te interesa en cada caso, sin necesidad de volver a crear ni la tabla ni el grfico.

Puedes crear filtros sencillos para el grfico,

eligiendo los elementos que

quieres mos-trar, o filtros ms avanza-

dos, mediante las distintas opciones de

los submens Filtros de eti-

queta y Filtros de valor. Ade-

ms, desde aqu tambin puedes orde-nar el campo.

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Hay algunas diferencias en-tre los grficos dinmicos y los no dinmicos:

por ejemplo, hay algunos tipos de gr-ficos que no puedes usar

en un grfico dinmico y no puedes mover con el ratn ni cambiar el ta-

mao del rea de trazado,

la leyenda y los ttulos del grfico o de

los ejes.

El botn Lista de campo del Panel de filtros permite mostrar u ocultar el panel de Lista de campos de tabla dinmica, desde el que puedes aadir, eliminar o cambiar el rea en el que estn situados los distintos campos del grfico.

Aparte de las fichas contextuales correspondientes a los grficos, en los grficos dinmicos aparece la ficha Analizar, que permite mostrar u ocultar el Panel de filtros o la Lista de campos, actualizar los datos y borrar los filtros aplicados al mismo.

Gran parte de las posibilidades que hay a la hora de trabajar con grficos tambin estn disponibles cuando creas un grfico dinmico. Podrs cambiar el tipo de grfico, mostrar u ocultar distintos elementos, establecer distintas opciones de formato, cambiar la ubicacin del grfico, etc.

De la misma forma que en los grficos dinmicos, tambin puedes utilizar las listas desplegables de los campos para mostrar slo la informacin que selecciones. Los campos en los que hay aplicados filtros se indican con un icono especial en el botn que sirve para desplegar su lista , distinto al icono normal .

Al crear un grfico dinmico desde un rango de datos tambin se crea la tabla dinmica asociada al mismo. De esta forma, estos dos elementos (tabla y grfico dinmicos) estn enlazados, de forma que los filtros aplicados en una se tienen en cuenta tambin en el otro.

4. CONSOLIDACIN DE DATOS

Tambin podemos resumir datos que tenemos en distintas hojas de clculo, con distribuciones similares y con rtulos de fila iguales, consolidando la informacin en una hoja maestra.

Por ejemplo, podemos tener en un libro los datos para dos zonas de venta (Levante y Madrid) de una misma empresa, referidos a los aos 2006 y 2007, distribuidos en cuatro hojas de clculo.

Fjate cmo los rtulos de fila y de columna de las distintas hojas son iguales. Ahora nos interesa consolidar ambas zonas de venta, para obtener los datos globales de la empresa.

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Lo primero que tienes que hacer es colocarte en la celda a partir de la cual se colocarn los datos consolidados y, a continuacin, pulsar el botn de la ficha Datos de la Cinta de opciones.

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Los rtulos o etiquetas que no coincidan

con los de los otros ran-

gos de datos origen crearn filas o colum-nas indepen-dientes en la

consolidacin.

En la lista Funcin podrs seleccionar la funcin de resumen, que es el clculo que realizaremos en los subtotales al consolidar los datos.

Luego tendrs que indicar cada rango de datos a consolidar, agregndolos en la lista Todas las referencias.

En la seccin Usar rtulos en debes indicar dnde se encuentran los rtulos o etiquetas en los rangos de origen, que puede ser en la fila superior, en la columna izquierda o en estos dos sitios.

Al aceptar el cuadro de dilogo, se consolidarn todos datos seleccionados, con lo que logramos juntar y resumir toda la informacin, de forma que puede resultar ms sencillo analizar los datos y obtener conclusiones a partir de ellos.

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Leccin 09Tablas y grficos dinmicos1. CREAR TABLAS DINMICAS 2. TRABAJO CON TABLAS DINMICAS 3. ACTUALIZACIN Y GRFICOS DINMICOS 4. CONSOLIDACIN DE DATOS