MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS … DE...Ejecutar los programas y políticas...

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SECRETARÍA DE AGRICULTURA

MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS

LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

Nivel: Denominación del Empleo:

Código: Grado: No. de Cargos:

Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato:

Tipo de nombramiento:

Directivo Secretario de Despacho

020 16 1

Secretaría de Agricultura Ganadería y Medio Ambiente

Alcalde Libre nombramiento y remoción

II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Planear, organizar, y controlar las políticas, procesos y procedimientos relacionados al ejercicio de actividades de orden administrativo y operativo de la secretaría, donde desempeñan sus funciones, con el objetivo de dar cumplimiento al programa de

gobierno en ejecución.

III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

Atender personal o telefónicamente a la comunidad, para conocer permanentemente las necesidades e inquietudes, referente a los programas,

proyectos que se desarrollan en la Secretaría de Agricultura.

Revisar y firmar los oficios correspondientes a la Secretaría de Agricultura, con el

fin de dar trámite a la correspondencia enviada o recibida.

Ejecutar los programas y políticas establecidas a nivel nacional, para mejorar las condiciones de la agricultura del Municipio de Sincelejo.

Coordinar la elaboración de proyectos técnicos, referente al sector de la agricultura, con el fin de contribuir a mejoramiento del nivel de la producción

agrícola en el Municipio de Sincelejo.

Coordinar con los profesionales y técnicos agrícolas la aplicación de asistencia técnica y transferencia de tecnología, a las comunidades que lo soliciten, con el fin de incrementar la producción y mejorar la calidad de vida del productor.

Coordinar la capacitación dirigida a los medianos y pequeños productores del

Municipio de Sincelejo, en temas relacionados con la explotación agrícola y

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ganadera que permitan motivar, incentivar y ampliar los conocimientos al

productor.

Dirigir la organización y conformación de grupos asociativos de productores, redes solidarias agropecuarias, con el fin de fortalecer el sector rural y facilitar la consecución de los objetivos, en forma grupal.

Gestionar ante instituciones nacionales y extranjeras recursos para el desarrollo de proyectos agropecuarios y ambientales que permitan el fortalecimiento y

desarrollo de la comunidad agrícola del Municipio de Sincelejo.

Velar por la preservación y conservación del medio ambiente, a través de la

implementación de los programas y planes desarrollados por el personal a cargo.

Planear y verificar las visitas de campo realizadas por el recurso profesional y técnico, con el fin controlar la ejecución de la programación.

Orientar y coordinar la ejecución de proyectos, agropecuarios y ambientales, ejecutados por el recurso profesional y técnico adscrito a la Secretaria, con el fin

de controlar las actividades programadas.

Programar y coordinar la capacitación a funcionarios de la secretaría, con el fin de fortalecer y actualizar los conocimientos, habilidades y competencias y se reviertan en un impacto positivo en la comunidad agropecuaria.

Coordinar la ejecución y desarrollo de programas de patios productivos y

proyectos demostrativos, con el fin de darle cumplimiento al plan de desarrollo municipal.

Gestionar recursos a través de convenios para créditos agropecuarios y pesqueros destinados a los productores, para la ampliación y fortalecimiento de

la producción agropecuaria y pesquera.

Coordinar y gestionar proyectos de generación de empleos para las comunidades agropecuarias y comunidades de población vulnerable que le permitan generar su propio empleo y de otros, con el fin de sostener las familias y disminuir el

desempleo en el Municipio de Sincelejo.

Diseñar estrategias para la implementación de sistemas de riego del Municipio de Sincelejo.

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Administrar el recurso humano asignado a la Secretearía de Agricultura y

verificar el cumplimiento de las funciones y procedimiento propios a los planes establecidos.

Las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato, que tengan relación con la naturaleza del cargo.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

Las comunidades atendidas, de forma personal o telefónicamente, de forma

oportuna y amable.

Los oficios según su competencia, revisados y firmados, con el fin de dar trámite a la correspondencia enviada o recibida.

Los programas y las políticas Nacionales, Departamentales y Municipales, ejecutadas de acuerdo a los lineamientos establecidos.

Los proyectos técnicos, elaborados para contribuir y mejorar el nivel de la

producción de los beneficiarios de los proyectos.

Los profesionales y técnicos encargados de realizar la aplicación de asistencia

técnica y transferencia de tecnología, Coordinados, con el fin fortalecer e incrementar la producción.

La capacitación organizada y dirigida a los medianos y pequeños productores en

temas relacionados con el campo, con el fin de motivar, incentivar y ampliar los conocimientos al productor así como también mejorar el nivel de vida de las familias.

La organización y conformación de grupos asociativos de productores y la

Implementación de redes solidarias agropecuarias, organizados con el fin de fortalecer el sector rural y faci litar la consecución de los objetivos.

Los planes, programas y proyectos agropecuarios, coordinados con otras instituciones nacionales o extranjeras; para el fortalecimiento de las comunidades

agropecuarias.

La preservación y conservación del medio ambiente, realizada a través de los programas y planes desarrollados por el personal a cargo.

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Las visitas de campo orientadas, verificadas y realizadas por el personal a cargo,

para efectos de control.

La ejecución de proyectos por el personal a asignados, coordinados con el fin de obtener los resultados propuestos.

La capacitación a funcionarios de la secretaría, programada y coordinada para

ampliar los conocimientos y mejorar la calidad de los procesos.

Las solicitudes de la comunidad atendida y respondidas de forma amable y oportuna.

Los programas de patios productivos y proyectos demostrativos, ejecutados y desarrollados con el fin de darle cumplimiento a la programación establecida.

Los créditos agropecuarios y pesqueros destinados a los productores, asignados

de acuerdo a las políticas nacionales y municipales. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

Plan de Desarrollo Municipal.

Conciencia ciudadana.

Procesos y Procedimientos Administrativos.

Diseño y evaluación de proyectos

Manejo de personal.

Relaciones interpersonales.

Aspectos éticos de la profesión.

Gestión de proyectos.

Indicadores de Gestión.

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS EXPERIENCIA

Título de profesional en las disciplinas académicas o profesiones del área básico del conocimiento en:

Agronomía, veterinaria y afines.

Ciencias de la salud. Ciencias sociales y humanas.

Economía, administración, contaduría y

afines;

Cuarenta y ocho meses (48) meses de

experiencia profesional relacionada.

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Ingeniería, arquitectura, urbanismo y afines, Ingeniería, Agrícola, Forestal Y

Afines, Agroindustrial y afines, ingeniería agronómica, pecuaria y afines, ingeniería ambiental sanitaria y afines

Y título de posgrado en la modalidad de

especialización en áreas relacionadas con las funciones del empleo.

Tarjeta profesional en los casos requeridos de ley.

VII. COMPETENCIAS ASOCIADAS AL CARGO

FUNCIÓN PUBLICA INSTITUCIONALES

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LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN


Código: Grado: No. de Cargos:

Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato:


Técnico Técnico

367 11 1

Secretaria de Agricultura Secretario de Agricultura

Carrera administrativa II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Apoyar y aplicar a las diferentes secretarias, divisiones u oficinas de la

administración municipal, en los procesos informáticos y administrativos, desarrollando funciones relacionados al ejercicio de actividades de orden administrativo, que permita suministrar servicios de calidad y eficiencia.


Apoyar la evaluación de la realidad del sector, para diseñar los planes y programas que deba adoptar el Municipio, según sus competencias.

Apoyar a las comunidades en las acciones que demande la solución de sus

necesidades en materia agropecuaria, pesquera, de turismo, industrial, comercial, minera y todas aquellas actividades económicas tendientes al desarrollo.

Participar en el diagnóstico de necesidades y la determinación, ejecución y

control de programas y proyectos, que se realicen en coordinación con las dependencias involucradas.

Apoyar la realización de estudios básicos y de factibilidad sectorial e intersectorial, para elaborar los programas y proyectos a incorporar en el plan

de desarrollo del Municipio.

Participar en la evaluación periódica del desarrollo de los planes, programas y proyectos de su sector y definir las necesidades a seguir.

Participar en el establecimiento y fortalecimiento de actividades agropecuarias, pesqueras, del medio ambiente, minera, industrial y demás

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actividades que propicien el desarrollo económico, creando los espacios y

condiciones necesarias para la inversión nacional y/o extranjera que permita el mejoramiento de las condiciones de vida de los habitantes del Municipio.

Capacitar a funcionarios de la institución y a la comunidad en general, en temas relacionados con la planeación y políticas públicas relacionadas con el

medio ambiente y el desarrollo económico de las comunidades del Departamento.

Responder por el buen uso y racionalización de los recursos físicos que se utilizan en el área de trabajo, para la realización de las labores propias de su cargo.

Generar y preservar los registros de las actividades ejecutadas de acuerdo a

la información administrada y manejada en el ejercicio del cargo.

Presentar informes relacionados con las actividades desarrolladas en el ejercicio del empleo, hacia como poner en marcha las acciones de mejora necesarias y establecidas para un mayor desempeño del proceso

Reportar al Jefe Inmediato en forma oportuna las inconsistencias o anomalías

encontradas producto de la realización de las actividades propias del cargo, así como las relacionadas con verificaciones o controles propios de los procesos.

Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, que

tengan relación con la naturaleza del empleo.

Asesorar a las empresas agropecuarias en la solicitud de créditos agropecuarios de inversión.

Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por las normas legales y que correspondan a las funciones propias de la dependencia.


El público, atendido de forma amable y oportuna para suministrar las

respuestas a los procedimientos y requisitos que se aplican en la oficina de Impuestos municipales.

La asistencia técnica agropecuario a productores rurales, ejecutada, con el

objeto de brindar herramientas que permitan fortalecer el área agropecuario.

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Los productores agropecuarios, capacitados en temas relacionados con el

aprovechamiento y fortalecimiento del área agropecuaria, de acuerdo al diagnóstico sectorial de la secretaria de agricultura.

La Transferencia de tecnologías nuevas a productores agropecuarios, ejecutada, con el objeto de fortalecer el área agropecuaria.

La realización del diagnóstico y el plan de la secretaria de agricultura,

acompañado en su realización y ejecución.

Promover con el apoyo de otras entidades el desarrollo agropecuario del municipio, a través de la ejecución del plan de la secretaria de agricultura.

Los planes y programas de sanidad agropecuaria, con otras entidades ejecutados de acuerdo a las directrices establecidas.

La organización de los productores rurales en empresas u organizaciones,

ejecutados de acuerdo a los parámetros establecidos en la secretearía de agricultura.

Las empresas agropecuarias en la solicitud de créditos agropecuarios de inversión asesoradas, de acuerdo a las directrices y normatividad vigente.

V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

Normatividad pecuaria y ambiental

Plan de Desarrollo Municipal

Indicadores de gestión

Normatividad municipal

Procedimientos administrativos

Técnicas estadísticas de manejo de información social y económica.

Servicio al cliente. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA


Título de formación Tecnológica, o

técnica.

.

Nueve (09) meses de Experiencia

relacionada o Laboral. Cuando se

acredite el título de Formación

Tecnológica o técnica.

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Orientación a resultados

Orientación al usuario y al

ciudadano.

Transparencia.

Compromiso con la organización.

Experticia técnica.

Trabajo en equipo.

Creatividad e innovación.

Conciencia de costos

Orientación al logro

Resolución

Autorrealización

Comunicación efectiva

Control

Identidad con el grupo

Cumplimiento de normas

Tolerancia al estrés

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LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN


Código: Grado:

No. de Cargos: Dependencia: Cargo del Jefe Inmediato:


Asistencial Auxiliar Administrativo

407 13

1 Secretaría de Agricultura Ganadería y Medio ambiente

Secretario del Agricultura Ganadería y Medio ambiente

Carrera administrativa II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Apoyar a las diferentes secretarias, divisiones u oficinas de la administración municipal, en los procesos administrativos, desarrollando funciones relacionadas al

ejercicio de actividades de orden administrativo y tareas complementarias a los niveles superiores, buscando el fortalecer y mejorar los procesos de la entidad.


Recibir, radicar y distribuir internamente la documentación y correspondencia

que ingresa a la oficina.

Verificar el cumplimiento de requisitos de ley, y documentales determinados

en la oficina correspondiente, en lo referente a comunicaciones y demás trámites solicitados por los funcionarios y comunidad.

Atender personal y telefónicamente las inquietudes yo requerimientos

relacionados con los trámites y procesos de la oficina correspondiente.

Transcribir, digitar e imprimir, correspondencia, actos administrativos,

resoluciones, formatos, informes, requisiciones y demás documentos inherentes a la oficina correspondiente.

Proyectar informes de las actividades, proyectos o programas ejecutados en la

oficina correspondiente, para la firma del jefe inmediato.

Sistematizar la información en el modulo o software de la oficina asignada,

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para mantener actualizada la base de datos.

Proyectar los documentos u oficios que sean solicitados por el jefe, para darle

cumplimiento a las funciones propias del cargo.

Organizar y enviar a través de la mensajería interna y externa, los

documentos autorizados por el jefe inmediato, según el destinatario, para hacerle conocer la información de forma oportuna.



Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por las normas legales y

que correspondan a las funciones propias de la dependencia.


La documentación y correspondencia que ingresa a la oficina, recibida, radicada y distribuida de forma eficiente y oportuna

El cumplimiento de requisitos de ley, y documentales determinados por la oficina verificados, para llevar un control de las normas vigentes de la oficina

asignada.

El publico personal o telefónicamente, atendido de forma amable y las inquietudes yo requerimientos relacionados con los trámites, procesos y

procedimientos de la oficina asignada

La correspondencia, resoluciones, formatos, informes, requisiciones y demás

documentos inherentes a su cargo, proyectados de forma oportuna y con calidad

las quejas y reclamos realizadas por los usuarios, atendidas, para brindar

respuestas a sus inquietudes de forma oportuna.

Los registros de las actividades ejecutadas y sistematizadas, de acuerdo a la

información administrada y manejada en el ejercicio del cargo.

Los informes de las actividades programas o proyectos de la oficina ejecutados de forma transparente y con calidad.

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Los documentos emitidos para destinatarios internos y externos, enviados de forma oportuna y de acuerdo al sistema documental de archivo.


Informática básica.

Procedimientos administrativos del Municipio

Atención al público.

Sistema de gestión documental.



Diploma de bachiller en cualquier

modalidad.

Catorce (14) meses de experiencia relacionada o laboral.





ciudadano.

Transparencia.


Manejo de la información

Adaptación al cambio

Disciplina

Relaciones

interpersonales

Colaboración.



Resolución

Autorrealización


Control




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LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN


Código: Grado:



Asistencial Auxiliar Administrativo

407 28



Carrera administrativa. II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Apoyar a las diferentes secretarias, divisiones u oficinas de la administración municipal, en los procesos administrativos, desarrollando funciones relacionadas al

ejercicio de actividades de orden administrativo y tareas complementarias a los niveles superiores, buscando el fortalecer y mejorar los procesos de la entidad.










Proyectar informes de las actividades, proyectos o programas ejecutados en la

oficina correspondiente, para la firma del jefe inmediato.

Sistematizar la información en el módulo o software de la oficina asignada,

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Organizar y enviar a través de la mensajería interna y externa, los

documentos autorizados por el jefe inmediato, según el destinatario, para hacerle conocer la información de forma oportuna.




que correspondan a las funciones propias de la dependencia. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (CRITERIOS DE DESEMPEÑO)

La documentación y correspondencia que ingresa a la oficina, recibida,

radicada y distribuida de forma eficiente y oportuna

El cumplimiento de requisitos de ley, y documentales determinados por la oficina verificados, para llevar un control de las normas vigentes de la oficina asignada.

El publico personal o telefónicamente, atendido de forma amable y las

inquietudes yo requerimientos relacionados con los trámites, procesos y procedimientos de la oficina asignada

La correspondencia, resoluciones, formatos, informes, requisiciones y demás documentos inherentes a su cargo, proyectados de forma oportuna y con

calidad

las quejas y reclamos realizadas por los usuarios, atendidas, para brindar respuestas a sus inquietudes de forma oportuna.

Los registros de las actividades ejecutadas y sistematizadas, de acuerdo a la información administrada y manejada en el ejercicio del cargo.

Los informes de las actividades programas o proyectos de la oficina

ejecutados de forma transparente y con calidad.

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Los documentos emitidos para destinatarios internos y externos, enviados de

forma oportuna y de acuerdo al sistema documental de archivo.








Diploma de bachiller en

cualquier modalidad

Veintinueve (29) meses de experiencia

relacionada o laboral




Orientación al usuario y

al ciudadano.

Transparencia.




Disciplina

Relaciones

interpersonales

Colaboración.



Resolución

Autorrealización


Control




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LABORALES I. IDENTIFICACIÓN

Nivel:

Denominación del Empleo: Código:

Grado: No. de Cargos: Dependencia:

Cargo del Jefe Inmediato: Tipo de nombramiento:

Asistencial

Auxiliar Administrativo 407

06 1 Secretaría de Agricultura Ganadería y Medio

Ambiente Secretario del Agricultura Ganadería y Medio

Ambiente Carrera administrativa


Apoyar a las diferentes secretarias, divisiones u oficinas de la administración

municipal, en los procesos administrativos, desarrollando funciones relacionadas al ejercicio de actividades de orden administrativo y tareas complementarias a los

niveles superiores, buscando el fortalecer y mejorar los procesos de la entidad. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES









Proyectar informes de las actividades, proyectos o programas ejecutados en

la oficina correspondiente, para la firma del jefe inmediato.

Sistematizar la información en el modulo o software de la oficina asignada,

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Organizar y enviar a través de la mensajería interna y externa, los documentos

autorizados por el jefe inmediato, según el destinatario, para hacerle conocer la información de forma oportuna.




La documentación y correspondencia que ingresa a la oficina, recibida,

radicada y distribuida de forma eficiente y oportuna

El cumplimiento de requisitos de ley, y documentales determinados por la oficina verificados, para llevar un control de las normas vigentes de la oficina

asignada.

El publico personal o telefónicamente, atendido de forma amable y las

inquietudes yo requerimientos relacionados con los trámites, procesos y procedimientos de la oficina asignada

La correspondencia, resoluciones, formatos, informes, requisiciones y demás

documentos inherentes a su cargo, proyectados de forma oportuna y con calidad

las quejas y reclamos realizadas por los usuarios, atendidas, para brindar respuestas a sus inquietudes de forma oportuna.

Los registros de las actividades ejecutadas y sistematizadas, de acuerdo a la

información administrada y manejada en el ejercicio del cargo.

Los informes de las actividades programas o proyectos de la oficina

ejecutados de forma transparente y con calidad.

Los documentos emitidos para destinatarios internos y externos, enviados de forma oportuna y de acuerdo al sistema documental de archivo.

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Diploma de bachiller en

cualquier modalidad.

Cuatro (04) meses de experiencia relacionada o

laboral.




Orientación al usuario y al ciudadano.

Transparencia.

Compromiso con la

organización.



Disciplina

Relaciones

interpersonales

Colaboración.



Resolución

Autorrealización


Control




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LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN


Código: Grado:



Asistencial Conductor Mecánico

482 11



Provisional II. PROPÓSITO PRINCIPAL

Conducir el vehículo de la dependencia asignado y velar por el buen estado del mismo con el fin de contribuir con el servicio oportuno del transporte interno.


Conducir y mantener en perfectas condiciones de funcionamiento el vehículo a

su cargo, realizando oportunamente las diligencias requeridas.

Transportar al jefe inmediato, su equipo de trabajo y/o otros servidores

públicos en misiones oficiales, debidamente autorizadas

Transportar elementos, insumos y/o materiales relacionados con el ejercicio de las funciones de los funcionarios designados para ser transportados.

Transportar personal no funcionario de la entidad, previa autorización del Jefe inmediato bajo los lineamientos y parámetros por él determinados.

Mantener actualizado el pase de conducción y demás documentos que le permitan habilitarse para desempeñar el cargo.

Atender y acatar las instrucciones de tránsito y normatividad vigente para el

ejercicio de sus funciones como conductor.

Cumplir estrictamente las normas sobre seguridad y prevención de

accidentes.

Asumir el pago de infracciones de tránsito que se le impongan al vehículo por

no acato e inobservancia del código de Tránsito y cuando exista

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responsabilidad acatable a su comportamiento del hecho.

Brindar mantenimiento oportuno y periódico preventivo al vehículo que está bajo su responsabilidad, aprovisionándolo de agua, aceite y combustible en

los surtidores destinados para tal efecto.

Atender las reparaciones menores cuando observe fallas en el funcionamiento del vehículo y realizar los trámites y gestiones necesarias cuando haya lugar a reparaciones mayores.

Reportar oportunamente todos los inconvenientes o daños que se presenten

en el funcionamiento del vehículo y/o contexto en el que presta sus labores, al jefe inmediato, a fin de que se tomen las medidas preventivas y correctivas respectivas.

Guardar el vehículo asignado en el lugar y hora determinados.




El vehículo a su cargo, conducido y en perfectas condiciones de funcionamiento, realizando oportunamente las diligencias requeridas.

El jefe inmediato, su equipo de trabajo y/o otros servidores públicos en

misiones oficiales, debidamente autorizadas, transportados, cumpliendo las normas de tránsito.

Los elementos, insumos y/o materiales relacionados con el ejercicio de las funciones de los funcionarios designados transportados, de forma oportuna y segura.

El personal no funcionario de la entidad, transportado, previa autorización del

Jefe inmediato bajo los lineamientos y parámetros por él determinados.

El pase de conducción y demás documentos, actualizados, que le permitan

habilitarse para desempeñar el cargo.

Las instrucciones de tránsito y normatividad vigente acatada, para el buen

desarrollo del ejercicio de sus funciones como conductor.

Las normas sobre seguridad y prevención de accidentes, cumplidas y acatadas de forma amable

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El pago de infracciones de tránsito que se le impongan al vehículo por no

acato e inobservancia del código de Tránsito, y cuando exista responsabilidad acatable a su comportamiento del hecho, asumido y aceptado de forma

cordial.

El vehículo que está bajo su responsabilidad, aprovisionándolo de agua,

aceite y combustible en los surtidores destinados para tal efecto, de forma periódica de acuerdo a las necesidades del automotor.

Las reparaciones menores, atendidas, cuando observe fallas en el funcionamiento del vehículo y realizar los trámites y gestiones necesarias

cuando haya lugar a reparaciones mayores.

Los inconvenientes o daños que se presenten en el funcionamiento del

vehículo y/o contexto en el que presta sus labores, reportados oportunamente al jefe inmediato, a fin de que se tomen las medidas preventivas y correctivas

respectivas.

El vehículo asignado guardado en el lugar y hora determinados, de acuerdo a

las políticas de la administración


Seguridad industrial y salud ocupacional.

Mantenimiento preventivo básico de vehículos.

Normatividad del Espacio Público.

Normatividad del Tránsito.

Primeros Auxilios. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA


Título de bachiller en cualquier

modalidad.

Veinticuatro (24) meses en conducción de

vehículo y Licencia de conducción grado 3.





ciudadano.

Transparencia.



Resolución

Autorrealización

1071


Compromiso con la

organización.



Disciplina

Relaciones interpersonales

Colaboración.


Control




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LABORALES

I. IDENTIFICACIÓN

Nivel:

Denominación del Empleo: Código:

Grado: No. de Cargos: Dependencia:

Cargo del Jefe Inmediato: Tipo de nombramiento:

Asistencial

Secretario Ejecutivo 425

15 1 Secretaría de Agricultura

Secretario de Agricultura Carrera administrativa


Desarrollar actividades administrativas de apoyo, propias del despacho de la alcaldía o Secretarias recepcionando, administrando y distribuyendo información general de la dependencia tanto del personal interno y externo de la entidad.


Atención personalizada y telefónica a funcionarios y/o clientes de los procesos

que se realizan en los despachos de las Secretarias o del alcalde, en donde desempeña sus labores.

Recibir, clasificar y distribuir documentación proveniente de funcionarios y terceros, relacionados con los procesos que se realizan en los despachos de

las secretarias o del alcalde, en donde desempeña sus labores.

Verificar el cumplimiento de requisitos de ley y documentales exigidos y

determinados por la entidad, en lo referente a trámites y procesos que se realizan en los despachos de las secretarias o del alcalde, en donde

desempeña sus labores.

Asistir al alcalde, secretarios y equipo del despacho, en los asuntos

administrativos, en pro del cumplimiento de los procesos y procedimientos en los que participa.

Coordinar los aspectos logísticos para llevar a cabo las reuniones que deban ejecutarse en el despacho del alcalde o secretarios.

Mantener actualizado el archivo de gestión, del despacho del alcalde o

Secretarios, atendiendo y dando soporte documental a las acciones

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ejecutadas por estos.

Llevar y mantener actualizada la agenda de audiencias y compromisos del alcalde o secretarios, retroalimentando oportunamente a este, sobre el

cumplimiento de los compromisos adquiridos y las confirmaciones respectivas a que haya lugar.

Apoyar la preparación y presentación de excusas protocolarias de la administración municipal, cuando por motivos ajenos a la voluntad del Alcalde

o Secretarios, no pueda asistir a un evento programado, dando cumplimiento a las normas de protocolo y programación de los eventos.

Mantener relación permanente con los asesores y funcionarios del despacho, brindando retroalimentación de las actividades, programas y/o proyectos que se desarrollen en el despacho y que por disposición del alcalde o secretarios

deban ser difundidos y dados a conocer a las diferentes secretarias y divisiones u oficinas de la entidad.

Mantener actualizada la información relacionada con los procesos y

procedimientos ejecutados en el despacho correspondiente, sistematizándola con el objeto de presentar resultados estadísticos requeridos.

Proyectar por encargo directo del alcalde o secretario de despacho actos administrativos, oficios e informes, para la firma de este, dando trámite de

acuerdo a las políticas institucionales.

Atender personal y telefónicamente, las solicitudes de funcionarios y personal

externo a la entidad sobre las actividades y trámites relacionados con los procesos del despacho del alcalde o secretario.

Realizar oportunamente los pedidos de elementos requeridos por la

dependencia, para mantener los insumos necesarios para el buen desarrollo de las actividades del despacho correspondiente.

Elaborar boletines de prensa y otros servicios informativos para darlos a conocer a través de los medios de publicidad.

Redactar comunicaciones internas y externas de la oficina para brindar

información a las diferentes dependencias.

Informar a los periodistas de los eventos programados por la administración

para divulgar la información.

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Recopilar información de otras dependencias para su divulgación.

Organizar las cuentas de los periodistas y pasarlas a presupuesto para el respectivo pago.

Ejercer las demás funciones que le sean asignadas por las normas legales y que correspondan a las funciones propias de la dependencia


Los funcionarios y/o clientes de los procesos que se realizan en los despachos

de las secretarias o del alcalde, en donde desempeña sus labores atendidos de forma oportuna y amable

La documentación proveniente de funcionarios y terceros, relacionados con los procesos que se realizan en los despachos de las secretarias o del

alcalde, en donde desempeña sus labores, recibidas, clasificadas y distribuidas

Los requisitos de ley y documentales exigidos y determinados por la entidad, en lo referente a trámites y procesos que se realizan en los despachos de las

secretarias o del alcalde, verificados en donde desempeña sus labores.

Al alcalde, secretarios y equipo del despacho, asistido en los asuntos administrativos, en pro del cumplimiento de los procesos y procedimientos en

los que participa.

La logística para llevar a cabo las reuniones que deban ejecutarse en el

despacho del alcalde o secretarios ejecutada con calidad y oportuna

El archivo de gestión, del despacho del alcalde o secretarios, actualizado,

atendiendo y dando soporte documental a las acciones ejecutadas por estos.

La agenda de audiencias y compromisos del alcalde o secretarios, actualizada, retroalimentando oportunamente a este, sobre el cumplimiento de los compromisos adquiridos y las confirmaciones respectivas a que haya

lugar.

Las excusas protocolarias de la administración municipal, preparada y presentada, cuando por motivos ajenos a la voluntad del alcalde o secretarios,

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no pueda asistir a un evento programado, dando cumplimiento a las normas

de protocolo y programación de los eventos.

La relación permanente con los asesores y funcionarios del despacho, en constante retroalimentación de las actividades, programas y/o proyectos que se desarrollen por disposición del Alcalde o secretarios, de forma eficiente y

con calidad.

La información relacionada a través de los procesos y procedimientos ejecutados en el despacho correspondiente, sistematizada, con el objeto de presentar resultados estadísticos requeridos.

Los actos administrativos, oficios e informes, proyectados, y presentados para

la firma de este, dando trámite de acuerdo a las políticas institucionales.

Las solicitudes de funcionarios y personal externo a la entidad, sobre las actividades y trámites relacionados con los procesos del despacho del alcalde o secretarias atendidas de forma eficiente y con calidad.

Los pedidos de elementos requeridos por la dependencia, realizados

oportunamente, para mantener los insumos necesarios para el buen desarrollo de las actividades del despacho correspondiente.

Los boletines de prensa y otros servicios informativos elaborados con el fin de que la comunidad Sincelejana conozca los avances de la administración

municipal.

Las comunicaciones internas y externas de la oficina, redactadas, con el fin de brindar información a las diferentes dependencias.

La información de otras dependencias recopiladas, para su divulgación, de forma oportuna y cumpliendo las políticas de la administración municipal.


Informática básica e Internet

Redacción

Atención al cliente

Manejo de stress

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VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA ESTUDIOS EXPERIENCIA

Diploma de bachiller en cualquier modalidad.

Dieciséis (16) meses de Experiencia laboral




Orientación al usuario y al ciudadano.

Transparencia.

Compromiso con la

organización.



Disciplina

Relaciones interpersonales

Colaboración.



Resolución

Autorrealización


Control




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