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SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA

DEL DISTRITO FEDERAL

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA

DE SEGURIDAD PÚBLICA

OFICIALÍA MAYOR

Abril 2013

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL

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ÍNDICE Pág.

1. PRESENTACIÓN 3

2. ANTECEDENTES 5

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS 7

4. MARCO JURÍDICO 9

5. OBJETIVO GENERAL 12

6. INTEGRACIÓN 14

7. ATRIBUCIONES DEL COTECIAD 16

8. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COTECIAD 19

8.1 Del Presidente 20

8.2 Del Secretario Ejecutivo 21

8.3 Del Secretario Técnico 22

8.4 De los Vocales 23

8.5 De los Representantes 23

8.6 De los Invitados 23

9. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

24

9.1 De las Sesiones 25

9.2 De la Calidad de los Miembros 26

9.3 De los Mecanismos de Suplencia 26

9.4 Del Procedimiento de Actuación 27




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10. PROCEDIMIENTOS 30

10.1. Realización de Sesiones del COTECIAD. 31

10.2. Baja documental o depuración. 39




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1. PRESENTACIÓN




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1. PRESENTACIÓN

Con el fin de que la Secretaría de Seguridad Pública tenga un control, registro

y manejo adecuado de los archivos de las áreas de esta Secretaría, así como

realizar de forma transparente la transferencia de los documentos que han

concluido su periodo de vigencia al archivo de concentración para su posterior

baja o destino final, la Oficialía Mayor a través de la Dirección Ejecutiva de

Organización y Administración Territorial en coordinación con la Dirección

Ejecutiva de Transparencia y la Dirección General de Mantenimiento y

Servicios han elaborado el Manual Especifico de Operación del Comité

Técnico Interno de Administración de Documentos con la aprobación del

Comité en comento.

Documento administrativo que prevé la integración y funcionamiento de dicho

Comité, con el propósito de contar con un Órgano Técnico Consultivo de

Instrumentación y Retroalimentación de la Normatividad aplicable en materia

de archivos de esta Secretaría, el cual deberá ser observado de manera

obligatoria por todas las unidades administrativas y operativas que conforman

esta Secretaría en el control y manejo de los archivos que cada una de ellas

genere y con ello, promover y garantizar su correcta administración.




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2. ANTECEDENTES




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2. ANTECEDENTES En 1988, se crea el Archivo de Concentración de la Secretaría de Seguridad

Pública, de acuerdo a las normas y lineamientos establecidos en el Sistema

de Red de Archivos, cuya organización se tuvo que actualizar con motivo de

la publicación en la Gaceta Oficial del Distrito Federal publicada el 12 de abril

del 2007 y la Ley de Archivos del Distrito Federal publicada el 8 de octubre del

2008.

Actualmente, los procesos de integración, manejo de documentos y

expedientes, contienen disposiciones que permiten su homogenización tanto

en los archivos de trámite, como los que han sido dictaminados para su

transferencia al archivo de concentración.




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3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS




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3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

3.1. Para efectos del presente Manual, se entenderá por:

GDF Gobierno del Distrito Federal.

APDF Administración Pública del Distrito Federal.

COTECIAD-SSPU-2008 Número de Registro de Control Archivístico asignado al Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal.

CGMA Coordinación General de Modernización Administrativa.

CONTRALORÍA Contraloría General del Distrito Federal.

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

Contraloría Interna en la Secretaría de Seguridad Pública.

ÓRGANO ADMINISTRATIVO

Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal.

OM GDF Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal.

OM SSP Oficialía Mayor de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal.

DGRMSG OM GDF Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal.

DGMS SSP Dirección General de Mantenimiento y Servicios de la Secretaría de Seguridad Pública.

PIDA Programa Institucional de Desarrollo Archivístico.




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4. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO




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4. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. D.O.F. 05 II 1917. D.O.F. 26 II 2013. (Reforma).

Estatuto de Gobierno del Distrito Federal D.O.F. 26 VII 1994. D.O.F. 01 I 2013. (Reformas).

LEYES

Ley Federal de Archivos. D.O.F. 23 I 2012.

Ley de la Firma Electrónica Avanzada D.O.F. 11 I 2012

Ley de Seguridad Pública del Distrito Federal. D.O.F. 19 VII 1993.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. G.O.D.F. 28 III 2008. G.O.D.F. 29 VIII 2011. (Reformas).

Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal. G.D.O.F. 03 X 2008.

Ley de Archivos del Distrito Federal. G.O.D.F. 08 X 2008.

Ley de Firma Electrónica del Distrito Federal. G.O.D.F. 04 XI 2009. G.O.D.F. 16 V 2012. (Reformas).

Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal G.O.D.F. 29 XII 1998. G.O.D.F. 30 V 2012. (Reformas).

Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal G.O.D.F. 20 V 2003.

G.O.D.F. 15 VII 2011. (Reformas).




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REGLAMENTOS

Reglamento de la Ley de Firma Electrónica para el Distrito Federal en Actas, Procedimientos y Trámites a cargo de la Administración Pública del Distrito Federal. G.O.D.F. 24 XII 2010

Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. G.O.D.F. 25 XI 2011.

Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal. G.O.D.F. 28 XII 2000. G.O.D.F. 23 III 2013. (Reformas).

Reglamento Interior de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal. G.O.D.F. 16 X 2008. G.O.D.F. 14 X 2011. (Reformas).

ACUERDOS

Acuerdo del Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal mediante el cual se aprueban los lineamientos Generales en Materia de Archivos. G.O.D.F. 09 V 2007. G.O.D.F. 25 VII 2007. (Modificación)

Acuerdo por el que se crea la Coordinación de Transparencia, Acceso a la Información Pública, Protección de Datos Personales y Archivo. G.O.D.F. 20 II 2012.

CIRCULARES

Circular Uno Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal. G.O.D.F. 08 VIII 2012.

DOCUMENTOS NORMATIVO- ADMINISTRATIVOS

Manual Administrativo de la Secretaría de Seguridad Pública. G.O.D.F. 30 VI 2011.




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5. OBJETIVO GENERAL




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5. OBJETIVO GENERAL Establecer los lineamientos para la integración y funcionamiento del Comité

Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de

Seguridad Pública, para que los integrantes de dicho comité conozcan y

acaten las disposiciones legales aplicables en materia de administración de

archivos tanto internas como externas, conformando así un órgano interno

normativo y consultivo el cual instrumente adecuada y oportunamente

procedimientos, políticas y normas para regular el resguardo, localización,

vigencia, custodia, baja y destino final del universo de documentos generados

por cada una de las áreas adscritas a la Secretaría.




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6. INTEGRACIÓN




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6. INTEGRACIÓN

6.1 De acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Archivos del Distrito Federal y la Circular Uno publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el día 20 de mayo del 2011 y para el debido cumplimiento de las funciones y atribuciones del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) deberá estar integrado de la siguiente forma:

Servidor Público Cargo

I. Oficial Mayor de la Secretaría de Seguridad Pública

Presidente

II. Director Ejecutivo de Transparencia Secretario Ejecutivo

III. Jefe de la Unidad Departamental de Desarrollo Archivístico

Secretario Técnico

IV. Subsecretario de Operación Policial Vocal

V. Subsecretario de Control de Tránsito Vocal

VI. Subsecretario de Participación Ciudadana y Prevención del Delito

Vocal

VII. Subsecretario de Desarrollo Institucional Vocal

VIII. Subsecretario de Información e Inteligencia Policial

Vocal

IX. Jefe del Estado Mayor Policial Vocal

X. Director General de Administración de Personal

Vocal

XI. Coordinadora de Control de Gestión Vocal

XII. Director de Servicios Vocal

XIII. Director General de Asuntos Jurídicos Representante

XIV. Contralor Interno en la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal

Representante

XV. Director Ejecutivo de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Representante

XVI. Director General de Recursos Financieros Representante




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7. ATRIBUCIONES DEL COTECIAD




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7. ATRIBUCIONES DEL COTECIAD

7.1 Las atribuciones del COTECIAD son:

I. Constituirse como el Órgano Técnico Consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad interna en la materia de Administración de los Archivos de la Secretaría de Seguridad Pública.

II. Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de

coordinación y concentración entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas institucionales, para el mejoramiento integral de los archivos de la Secretaría.

III. Aprobar el manual específico de operación del COTECIAD,

remitiéndolo a la DGRMSG OM GDF y a la CGMA para su registro.

IV. Elaborar el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, el

cual deberá enviarse a la DGRMSG OM GDF dentro de los primeros 30 días del mes de enero del año en curso para su registro y seguimiento.

V. Coordinar, Organizar, Modernizar y Promover la

instrumentación de las disposiciones en materia de administración de documentos y archivos.

VI. Efectuar los estudios requeridos para diagnosticar sobre la

problemática de los sistemas documentales y de archivo y las necesidades internas de las áreas que los administran.

VII. Promover y evaluar la implantación sistemática de la

normatividad en materia de Administración de Documentos y Archivos.

VIII. Fungir como órgano de enlace entre las áreas encargadas del

manejo de la correspondencia y archivos, hasta la integración del sistema de archivos.




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IX. Homogenizar la operación de las áreas responsables de la

administración de documentos y archivos.

X. Propiciar la capacitación por medio de cursos, talleres o seminarios, dirigidos al personal encargado del manejo de los archivos.

XI. Aplicar lo establecido en los ordenamientos que regulan la

materia de administración de documentos y archivos.

XII. Integrar, coordinar y evaluar a los grupos de apoyo para el mejor desempeño de las tareas en materia de archivos, entre los que de manera enunciativa se mencionan:

Grupo de Valoración Documental

Grupo de Planeación de Estrategias

Grupo de Normatividad y Políticas

Grupo de Capacitación y Enlace

Grupo de Suministros para los Servicios Archivísticos




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8. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COTECIAD




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8. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COTECIAD

8.1 DEL PRESIDENTE

I. Presidir las sesiones del Comité.

II. Autorizar el orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias.

III. Coordinar y dirigir las sesiones del Comité.

IV. Ejercer el voto de calidad en caso de empate de la votación de

resoluciones.

V. Presentar a la consideración y resolución del Comité, los casos y asuntos a tratar.

VI. Dar a conocer los acuerdos y acciones del Comité y procurar

su cabal y estricto cumplimiento.

VII. Asegurar que las resoluciones y acciones del Comité sean para el mejoramiento de la normatividad y organización de los archivos.

VIII. Promover las medidas para dar seguimiento a los acuerdos

tomados por el Comité.

IX. Instrumentar las acciones necesarias para la integración y operación de los grupos de apoyo.

X. Proveer de los medios y recursos necesarios y suficientes para

mantener en operación regular, constante y permanente al Comité.




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8.2 DEL SECRETARIO EJECUTIVO

I. Suplir al Presidente en su ausencia.

II. Convocar a las sesiones ordinarias y cuando sea necesario, a

las extraordinarias.

III. Evaluar que las acciones del Comité sean en apego a la normatividad y para el mejoramiento en la organización de los archivos.

IV. Vigilar la correcta expedición del Orden del Día y de los listados de los asuntos a tratar, incluyendo los documentos de apoyo necesarios.

V. Levantar el acta de cada sesión celebrada.

VI. Registrar los acuerdos del Comité y verificar e informar de su cumplimiento.

VII. Realizar y registrar el conteo de la votación de los proyectos de acuerdos.

VIII. Realizar las acciones necesarias para que el archivo de documentos del Comité esté completo y se mantenga actualizado, cuidando de su conservación por el tiempo mínimo establecido en la normatividad aplicable de la materia.

IX. Realizar las funciones que le corresponden de acuerdo con la normatividad aplicable y aquellas que le encomiende el Presidente o el Comité en Pleno.

X. Presentar al Presidente el Orden del Día, que contiene los asuntos que se someterán a la dictaminación del Comité.

XI. Apoyar a los grupos de apoyo en la ejecución de los proyectos que se aprueben.

XII. Otras que le designe el Presidente y el COTECIAD.




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8.3 DEL SECRETARIO TÉCNICO

I. Suplir al Secretario Ejecutivo en su ausencia.

II. Integrar los asuntos que serán abordados en cada una de las

sesiones.

III. Remitir a los integrantes del Comité la Convocatoria, Orden del Día y Carpeta que contiene los asuntos de la sesión.

IV. Recibir y revisar de cada Unidad Administrativa Técnica

Operativa, las propuestas para que en su caso, proponer su integración al Orden del Día de los asuntos a tratar en cada sesión.

V. Recabar la firma de los integrantes del Comité en el Acta de

cada sesión.

VI. Programar y proveer la logística de las sesiones del Órgano Colegiado.

VII. Solicitar y registrar la designación de los Servidores Públicos,

Suplentes de los Titulares.

VIII. Auxiliar al Secretario Ejecutivo para el mejoramiento del desempeño de sus funciones y responsabilidades.

IX. Informar al Secretario Ejecutivo los avances en los trabajos de

los diversos grupos de apoyo.

X. Elaborar y presentar al pleno del Comité un informe anual, respecto de los resultados obtenidos derivados de la actuación del Comité.




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8.4 DE LOS VOCALES

I. Enviar al Secretario Técnico la propuesta de asuntos

acompañada de la documentación soporte, para incluirlos en el orden del día.

II. Proponer estrategias de trabajo y propuestas para mayor

eficacia en los trabajos de desarrollo archivístico. III. Integrarse a los grupos de apoyo. IV. Vigilar que se aplique la Normatividad Archivística en los

procesos y actuaciones del Comité.

8.5 DE LOS REPRESENTANTES

I. Brindar asesoría al Comité y a los grupos de apoyo en el ámbito de su respectiva competencia, respecto de los asuntos que se traten en las sesiones.

II. Coordinar los trabajos de los grupos de apoyo.

8.6 DE LOS INVITADOS

I. Exponer comentarios y experiencia, respecto de los puntos del Orden del Día a las sesiones que son convocados.




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9. POLÍTICAS DE OPERACIÓN




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9. POLÍTICAS DE OPERACIÓN En la primera sesión deberá actualizarse el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) y aprobar en su caso las actualizaciones necesarias al Manual Especifico de operación Comité Técnico Interno de Administración de Documentos.

9.1 DE LAS SESIONES

9.1.1 En la primera sesión del ejercicio correspondiente, se presentará el calendario de sesiones ordinarias, las cuales se efectuarán mensualmente.

9.1.2 Se podrán realizar sesiones extraordinarias cuando el

Presidente, el Secretario Ejecutivo o alguno de los vocales, lo soliciten.

9.1.3 El Orden del Día y la documentación soporte de cada sesión

se deberá entregar a los integrantes del Comité, cuando menos con tres días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias, y con un día hábil para las extraordinarias, lo que de preferencia se hará a través de medios electrónicos o magnéticos, de conformidad con los “Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos Administrativos y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de trabajo”.

9.1.4 El envío de las propuestas de inclusión de puntos al Orden del

Día por parte de los miembros, se deberá realizar con 10 días hábiles previos a la celebración de las reuniones, acompañadas de la documentación soporte que lo justifique.

9.1.5 Las sesiones se llevarán a cabo cuando asistan como mínimo

el 50 por ciento más uno de los miembros con derecho a voto. Las decisiones se tomarán por mayoría o por unanimidad y en caso de empate, el Presidente tendrá voto de calidad.




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9.1.6 Las sesiones ordinarias podrán ser canceladas cuando no

existan asuntos a tratar, notificando a los miembros titulares con tres días hábiles de anticipación a la fecha programada.

9.1.7 En casos extraordinarios o circunstancias imprevistas, la

fecha de las sesiones podrá ser modificada por el Secretario Ejecutivo, sin que por ello se considere que la misma haya sido cancelada o que se trate de una sesión extraordinaria.

9.1.8 Se levantará acta por cada sesión, la cual será firmada por los

asistentes. 9.1.9 El Secretario Técnico elaborará un informe anual respecto de

los resultados obtenidos derivados de la actuación del Comité y lo presentará al Pleno en la primera Sesión Ordinaria del ejercicio fiscal siguiente, debiendo remitir copia a la DGRMSG OM GDF.

9.2. DE LA CALIDAD DE LOS MIEMBROS

9.2.1 Los miembros del Comité, en su calidad de Titulares (Presidente, Secretario Ejecutivo, Secretario Técnico y Vocales), tendrán derecho a voz y voto.

9.2.2 Los representantes del Comité, así como los invitados que asistan, solamente tendrán derecho a voz, pero no a voto.

9.3 DE LOS MECANISMOS DE SUPLENCIA

9.3.1 En ausencia del Presidente, el Secretario Ejecutivo tendrá, la facultad para presidir las sesiones. En caso de ausencia de ambos, se tendrá por cancelada la Sesión.

9.3.2 Los miembros Titulares del Comité tendrán derecho a nombrar a sus suplentes, designado de preferencia al servidor público jerárquicamente inmediato inferior.




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9.3.3 En ausencia de los miembros Titulares del Comité, los suplentes asumirán las facultades, funciones y responsabilidades que a los primeros correspondan.

9.3.4 Los representantes serán coparticipes y corresponsales de las

decisiones y acciones tomadas por su suplente en la sesión del Comité.

9.3.5 Cuando asista el suplente y se incorpore el Titular, el primero solamente tendrá derecho a voz pero no a voto.

9.3.6 Los asesores podrán emitir sus comentarios y sugerencias a los asuntos que se sometan a la dictaminación del Comité.

9.4 DEL PROCEDIMIENTO DE ACTUACIÓN

9.4.1 Los miembros presentes registrarán su asistencia en una lista

que contenga los siguientes datos: Número y fecha de la sesión, nombre, cargo, área y calidad del servidor público que asiste.

9.4.2 El Secretario Ejecutivo levantará el acta de la sesión, en la que se registrarán todas y cada una de las consideraciones y comentarios vertidos, así como de los acuerdos tomados.

9.4.3 En el caso de receso de la sesión por causas ajenas, y ésta se continúe el mismo día, se levantará una sola acta en la que se hará constar las causas que lo motivaron.

9.4.4 En el caso de que sea necesario continuar con la sesión otro día, se levantará un acta por cada una de las reuniones del Comité, en las que se asentarán las razones por las cuales se hizo necesario continuar la sesión en un día distinto al establecido.

9.4.5 En el caso de que la sesión no pueda llevarse por circunstancias excepcionales o situaciones imprevistas, el Secretario Ejecutivo del Comité notificará por escrito la fecha de realización de la sesión, asentando en el acta respectiva las causas que dieron lugar a su diferimiento.




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9.4.6 Quien presida la sesión será el único facultado para su conducción y para establecer el formato de participación y exposiciones de los miembros del Comité.

9.4.7 Las propuestas de los asuntos deberán hacerse de forma individual y presentarse al Secretario Ejecutivo junto con los antecedentes, justificación y fundamento legal. Una vez incluidas en el Orden del Día, serán objeto de análisis, evaluación y deliberación por parte de los miembros del Comité, quienes aportarán su opinión y en su caso, propuesta de solución o mejora.

9.4.8 Quien presida la sesión es el único facultado para resumir, compilar, sintetizar y preciar las propuestas y acuerdos que se suscriban en las sesiones.

9.4.9 Sólo mediante consenso del propio Comité, los acuerdos podrán suspenderse, modificarse o cancelarse.

9.4.10 Una vez desahogados todos los puntos del Orden del Día y registrados los hechos, opiniones y acuerdos, se procederá a declarar formalmente terminada la sesión para efectos de registrar en el acta, la hora en que termina.

9.4.11 Solamente podrán tratarse los asuntos que se hubieran incluido y aprobado en el Orden del Día de la sesión.

9.4.12 El Secretario Ejecutivo consignará en el acta con toda claridad y precisión los acuerdos tomados por el Comité.

9.4.13 El Secretario Ejecutivo remitirá para su análisis y observaciones, y en su caso, firma, el acta de la sesión respectiva dentro de los 3 días hábiles siguientes posteriores al de su celebración.

9.4.14 Los participantes cuentan con 2 días hábiles posteriores a los de la recepción del acta, para devolverla con las observaciones y comentarios que en su caso hayan hecho, o bien, el acta debidamente firmada.




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9.4.15 En el caso de que no remitan ninguna observación o

aclaración, en el plazo antes mencionado, se entenderá como aprobado su contenido, por lo que se hará exigible la misma debidamente firmada.

9.4.16 El Secretario Ejecutivo deberá anexar al Orden del Día y a la documentación de las sesiones, copia del acta de la sesión inmediata anterior, debidamente validada en el que se haga constar con las observaciones que se hubieren recibido de los participantes




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Procedimiento para la Realización de Sesiones del

COTECIAD.

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Nombre del Procedimiento: Realización de Sesiones del COTECIAD

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MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS


OBJETIVO GENERAL: Establecer el proceso de integración de los asuntos que abordará el COTECIAD, y, como serán presentados en cada una de las sesiones estos, que permita tener un orden para la discusión, votación y realización de los acuerdos del pleno de manera ágil y transparente: POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN:

El Secretario Técnico del COTECIAD tendrá la responsabilidad de recibir y realizar el filtro de toda solicitud que generen las áreas de la Secretaría en materia de administración de documentos y que pueden ser presentados al Comité en mención.

El Secretario Técnico recabará información y documentación de cada asunto que sea presentado al pleno del COTECIAD.

El Secretario Ejecutivo verificará la correcta expedición de la orden del día y la integración de los documentos soporte de los casos que abordará el COTECIAD y obtendrá el visto bueno del Presidente del Comité.

Las Sesiones del Comité solo deberán instalarse cuando exista quórum es decir el 50% de asistencia de los integrantes, en el caso de haber menos del 50% no podrá instalarse.

Cuando no exista quórum el Presidente del Comité comunicará a los asistentes la cancelación de la sesión.

El Secretario Ejecutivo registrará los acuerdos aprobados por el pleno con más del 50% de votos, asimismo realizará un seguimiento de éstos e informará al Comité en sesión de las acciones o actividades ejecutadas para llevar a cabo estos.

Por cada sesión ordinaria o extraordinaria que realice el COTECIAD, deberá elaborarse un acta donde se describa como se llevó acabo el desarrollo de éstas.

El Secretario Ejecutivo en coordinación con el Secretario Técnico redactará y emitirá las actas de cada sesión.

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Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo

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Inicio del Procedimiento

Secretario Técnico 1 Integra carpeta con la documentación de los casos y/o asuntos a tratar en cada Sesión Ordinaria o extraordinaria del Comité.

1 semana

2 Con base a los casos y asuntos integrados, elabora el orden del día de la sesión respectiva del Comité, adjunta carpeta y la remite al Secretario Ejecutivo para que revise y en su caso recabe firma de autorización del Presidente

1 día

Secretario Ejecutivo 3 Recibe carpeta y orden del día, revisa que estén correctos así como la documentación soporte.

¿Están correctos los documentos? No

2 horas

4 Señala las correcciones a realizar y/o la documentación que falta por integrar y turna al Secretario Técnico. (Regresa a la actividad 1). Si

15 minutos

5 Rubrica de visto bueno y envía carpeta y orden del día al Presidente del Comité para su autorización.

5 minutos

Presidente 6 Recibe documentos y revisa que estén correctos los mismos.

2 horas

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DÍA MES AÑO

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¿Están correctos los documentos?

No

7 Emite observaciones y remite documentos al Secretario Ejecutivo para su atención (Regresa a la actividad 4). Si

15 minutos

8 Firma de autorización y turna documentos al Secretario Técnico a través del Secretario Ejecutivo para su posterior difusión a los integrantes del Comité.

15 minutos

Secretario Técnico 9 Recibe carpeta y orden del día autorizados, elabora convocatoria para invitar a cada uno de los integrantes del Comité informándoles que participen en la sesión ordinaria o extraordinaria en la fecha y hora programada.

1 día

10 Anexa a la convocatoria, carpeta y orden del día autorizados y difunde a través de medios electrónicos y/o magnéticos con cuatro días previos a la realización de la sesión ordinaria o extraordinaria a cada uno de los integrantes del Comité.

1 día

11 El día de la sesión recaba firmas de asistencia de los integrantes del Comité que asistan e informa al Presidente del número de participantes para establecer si hay quórum.

10 minutos

Página: 35 De: 48



DÍA MES AÑO

04 15 2013




¿Existe quórum?

No

Presidente 12 Suspende la sesión ordinaria o extraordinaria por existir menos del 50% de asistencia de los integrantes del Comité. Si

5 minutos

13 Declara instalada la sesión ordinaria o extraordinaria por existir más del 50% de asistencia de los integrantes del Comité.

10 minutos

Secretario Ejecutivo 14 Efectúa la lectura del Acta de la Sesión anterior asimismo realiza la presentación de la orden del día y da a conocer los acuerdos y acciones del Comité.

20 minutos

15 Lleva a cabo y registra el conteo de la

votación de los proyectos de acuerdo. 2

horas

Secretario Técnico 16 Informa al pleno del Comité del seguimiento a los acuerdos realizados en la sesión anterior.

15 minutos

Secretario Ejecutivo 17 Da lectura a los asuntos generales, tratados y posteriormente levanta el Acta de la Sesión del Comité. Archiva acta.

5 minutos

Presidente 18 Comunica al pleno que se da por terminada la sesión.

5 minutos

Fin del Procedimiento

Realización de Sesiones del COTECIADNombre del Procedimiento:

Página:

De:

DÍA MES AÑO

15 04 2013

48



SECRETARÍA DE SEGURIDAD

PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL

A

6

RECIBE DOCUMENTOS

Y REVISA QUE ESTEN

CORRECTOS LOS

MISMOS

2

CON BASE A LOS CASOS Y

ASUNTOS, ELABORA EL

ORDEN DEL DÍA, ADJUNTA

CARPETA Y REMITE PARA

FIRMA

INTEGRA CARPETA CON

DOCUMENTACIÓN DE LOS

CASOS Y/O ASUNTOS A

TRATAR EN CADA SESIÓN

1

SECRETARIO TÉCNICO

36

I N I C I O

3

RECIBE CARPETA Y

ORDEN DEL DÍA, REVISA

QUE ESTEN CORRECTOS

4

SECRETARIO EJECUTIVO PRESIDENTE

¿ESTAN

CORRECTOS LOS

DOCUMENTOS?

5

NO

SÍ

2

CARPETAO

1

ORDEN DEL DÍA

CARPETA

O

O

ORDEN DEL DÍA

CARPETA

O

O

SEÑALA CORRECCIONES

Y/O DOCUMENTACIÓN

POR INTEGRAR Y TURNA

ORDEN DEL DÍA

CARPETA

O

O

RUBRICA DE VISTO BUENO

Y ENVÍA CARPETA Y

ORDEN DEL DÍA PARA SU

AUTORIZACIÓN

ORDEN DEL DÍA

CARPETA

O

O

ORDEN DEL DÍA

CARPETA

O

O

¿ESTAN

CORRECTOS LOS

DOCUMENTOS?

SÍ

NO

EMITE OBSERVACIONES

Y REMITE DOCUMENTOS

PARA ATENCIÓN

ORDEN DEL DÍA

CARPETA

O

O

FIRMA DE AUTORIZACIÓN

Y TURNA DOCUMENTOS

PARA SU POSTERIOR

DIFUSIÓN

ORDEN DEL DÍA

CARPETA

O

O

7

8

1


Página:

De:

DÍA MES AÑO

15 04 2013

48





11

EL DÍA DE LA SESIÓN

RECABA FIRMAS DE

ASISTENCIA E INFORMA

AL PRESIDENTE PARA

ESTABLECER SI HAY

QUÓRUM

10

ANEXA A LA

CONVOCATORIA, CARPETA,

ORDEN DEL DÍA Y

DIFUNDE A TRAVÉS DE

MEDIOS ELECTRÓNICOS

Y/O MAGNÉTICOS CON

CUATRO DÍAS DE

ANTICIPACIÓN A LA SESIÓN

ORDEN DEL DÍA

RECIBE CARPETA Y ORDEN ,

ELABORA CONVOCATORIA

PARA INVITAR A LOS

INTEGRANTES DEL COMITE

9

37

A

PRESIDENTESECRETARIO TÉCNICO

INTEGRANTES DEL

COMITÉ

14

EFECTÚA LA LECTURA

DEL ACTA DE SESIÓN

ANTERIOR, REALIZA

PRESENTACIÓN DE LA

ORDEN DEL DÍA Y DA A

CONOCER ACUERDOS

12

LLEVA A CABO Y REGISTRA

EL CONTEO DE LA

VOTACIÓN DE LOS

PROYECTOS DE

ACUERDO

15CARPETA

CONVOCATORIA

O

O

O

ORDEN DEL DÍA

CARPETA

CONVOCATORIA

O

O

O

¿EXISTE

QUÓRUM?

SECRETARIO EJECUTIVO

NO

SÍ

SUSPENDE LA SESIÓN

ORDINARIA O

EXTRAORDINARIA

DECLARA INSTALADA

LA SESIÓN ORDINARIA

O EXTRAORDINARIA

13

B


Página:

De:

DÍA MES AÑO

15 04 2013

48





COMUNICA AL PLENO

QUE SE DA POR

TERMINADA LA

SESIÓN

18

F I N

INFORMA AL PLENO DEL

COMITÉ DEL SEGUIMIENTO

A LOS ACUERDOS

ANALIZADOS EN LA

SESIÓN ANTERIOR

16

SECRETARIO TÉCNICO SECRETARIO EJECUTIVO PRESIDENTE

B

ACTA

O

DA LECTURA A LOS

ASUNTOS TRATADOS

Y LEVANTA EL ACTA

DE LA SESIÓN,

ARCHIVA ACTA

17

38

Página: 39

De: 47

Página: 39

De: 48

DÍA MES AÑO

2013 04 15 MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN

DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE



Procedimiento para la Baja Documental o

Depuración

Página: 40

De: 48

|

Nombre del Procedimiento: Baja Documental o Depuración

DÍA MES AÑO

2013 04 15




OBJETIVO GENERAL: Establecer las acciones a realizar para la baja de la documentación en custodia del Archivo de Concentración, la cual haya prescrito en sus valores primarios: administrativo, legal o fiscal, y no posea valores secundarios o históricos: evidencial, testimonial e informativo, de acuerdo a lo determinado en el Catálogo de Disposición Documental emitido por el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) de la SSP, que permita llevar a cabo este proceso de forma ágil y transparente. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN:

La Jefatura de Unidad Departamental de Desarrollo Archivístico, a través de la Unidad de Archivo de Concentración, será la responsable de detectar la documentación susceptible de baja y elaborar el inventario de baja documental.

Las áreas generadoras de transferencias primarias tendrán la responsabilidad de confirmar la baja documental correspondiente, en un periodo máximo de 48 horas, cuando la Jefatura de Unidad Departamental de Desarrollo Archivístico lo solicite mediante oficio, contando a partir de la recepción de dicha solicitud, en caso de no emitir respuesta se dará por entendido su validación, para proceder a realizar la baja respectiva.

El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, será el responsable de emitir la Declaratoria de Inexistencia de Valores Primarios y Secundarios.

El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD-SSPU), deberá gestionar el trámite correspondiente de la documentación de la Secretaría de Seguridad Pública susceptible de baja y cuyo plazo precaucional ha concluido, ante la Dirección de Almacenes e Inventarios del Gobierno del Distrito Federal, dependiente de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales del Gobierno del Distrito Federal.

Página: 41

De: 48



DÍA MES AÑO

04 15 2013




Inicio del Procedimiento

Jefatura de Unidad Departamental de

Desarrollo Archivístico (Archivo de

Concentración)

1 Verifica mensualmente las transferencias primarias y detecta las que hayan prescrito

sus valores primarios y que no haya adquirido Valores Secundarios de acuerdo al Catálogo de Disposición documental.

5 días

2 Comprueba en las transferencias primarias que detecto prescripción de valores primarios y que no adquirieron Valores Secundarios, cuenten con oficio de autorización de baja documental.

¿Cuentan con Oficio de Baja Documental?

No

2 dias

3 Elabora “oficio” con copia solicitando al área generadora de la transferencia primaria, emita oficio de autorización de baja documental. Archiva copia de acuse.

Si

2 horas

4 Elabora nota informativa con copia, para notificar al área generadora de la transferencia primaria, que se va iniciar la gestión de la baja documental, solicitando su confirmación en un plazo no mayor a dos días.

2 dias

5

Elabora en medio electrónico el “Inventario” de documentos que hayan prescritos sus valores primarios y que no posea secundarios de acuerdo al Catálogo de Disposición documental, una vez confirmada la baja documental por parte del área generadora de la transferencia primaria.

5 días

Página: 42

De: 48



DÍA MES AÑO

04 15 2013




6 Elabora “Oficio” en original y copia, solicitando el Dictamen de Valoración Documental de archivos, adjunta inventario y envía al Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD). Archiva Acuse.

1 día

Comité Técnico Interno de Administración de

Documentos (COTECIAD)

7 Recibe del Archivo de Concentración, oficio solicitud del Dictamen de Valoración Documental e “Inventario” en medio electrónico y registra en sus controles.

1 día

8 Analiza y emite declaratoria de inexistencia de valores primarios y secundarios así como dictamen de valoración documental de archivos. Archiva oficio.

1 día

9 Elabora “Oficio” en original y copia solicitando la autorización para operar la baja definitiva, anexa la siguiente documentación y envía a la Dirección de Almacenes e Inventarios, dependiente de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales del Gobierno del Distrito Federal: Archiva copia de acuse.

Solicitud de baja definitiva de archivo emitida por el titular del ente público.

Inventario descriptivo de la documentación objeto de baja en formato electrónico.

Declaratoria de inexistencia de Valores Primarios y Secundarios.

Dictamen de valoración documental de archivos.

1 día

Página: 43

De: 48



DÍA MES AÑO

04 15 2013




10 Recibe de la Dirección de Almacenes e Inventarios, dependiente de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales del Gobierno del Distrito Federal, Dictamen de inexistencia de Valores Primarios y Secundarios, registra y archiva.

1 día

11 Publica en la Gaceta Oficial del DF., y en el Portal de Internet de la Secretaría, la “Solicitud de Baja Definitiva”, el “Dictamen” emitido por la Dirección de Almacenes e Inventarios del Gobierno del Distrito Federal, dependiente de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales del Gobierno del Distrito Federal, indicando el destino que se dará a los archivos (60 días antes de la destrucción o enajenación).

variable

12 Convoca mediante licitación por invitación restringida la enajenación del papel archivo.

variable

13 Elabora la “Acta de Enajenación” una vez realizada la licitación e “Integra el Dictamen de Baja definitiva”.

15 minutos

14 Elabora oficio de envío con copia de “Acta de Enajenación” e “Inventario de Dictamen de Baja definitiva” a la Dirección de Almacenes e Inventarios, dependiente de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios del Gobierno del Distrito Federal. Adjunta documentos y turna. Archiva copia de acuse.

1 día

Fin del Procedimiento

Baja Documental o DepuraciónNombre del Procedimiento:

Página:

De:

DÍA MES AÑO

15 04 2013

48





6

ELABORA “OFICIO” EN

ORIGINAL Y COPIA

SOLICITANDO DICTAMEN DE

VALORACIÓN DOCUMENTAL,

ADJUNTA INVENTARIO Y

ENVÍA

ELABORA “INVENTARIO” DE

DOCUMENTACIÓN

PRESCRITA DE ACUERDO

AL CATÁLOGO UNA VEZ

CONFIRMADA LA BAJA

POR PARTE DEL ÁREA

JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE DESARROLLO

ARCHIVISTICO (ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN)

44

I N I C I O

7

COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN

DE DOCUMENTOS

INVENTARIO

DE DOCTOS

PRESCRITOS

OFICIO

O

1 - C

INVENTARIO

OFICIO

O

O

INVENTARIO

RECIBE “OFICIO” E

“INVENTARIO”

EN MEDIO ELECTRÓNICO

Y REGISTRA EN SUS

CONTROLES

ANALIZA Y EMITE

DECLARATORIA DE

INEXISTENCIA DE VALORES,

ASÍ COMO DICTAMEN DE

VALORACIÓN DOCUMENTAL.

ARCHIVA OFICIO

OFICIO

INVENTARIO

DECLARATORIA

DICTAMEN

ELABORA “OFICIO” EN

ORIGINAL Y COPIA

SOLICITANDO LA

AUTORIZACIÓN PARA

BAJA DEFINITIVA ANEXA

DOCUMENTOS Y ENVÍA

9

INVENTARIO

DECLARATORIA

DICTAMEN

OFICIO SOLICITUD

O

O

DIR. DE ALMACENESE INVENTARIOS

DEPENDIENTE DE LA DIR. GRAL. DE REC. MAT.

Y SERV. GRALS.

O

O

O

O

O

O

O

1 - C

O

VERIFICA LAS

TRANSFERENCIAS

PRIMARIAS Y DETECTA

LAS QUE HAYAN

PRESCRITO DE ACUERDO

AL CATALOGO DE

DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

COMPRUEBA EN LAS

TRANSFERENCIAS

QUE DETECTÓ, CUENTEN

CON OFICIO DE

AUTORIZACIÓN PARA

BAJA

¿CUENTAN CON

OFICIO DE BAJA

DOCUMENTAL?

ELABORA OFICIO CON

COPIA SOLICITANDO

AL ÁREA GENERADORA

QUE EMITA AUTORIZACIÓN

DE BAJA

1

2

3

SÍNO

ELABORA NOTA

INFORMATIVA CON COPIA

PARA NOTIFICAR AL ÁREA

GENERADORA QUE SE VA

A INICIAR LA BAJA

DOCUMENTAL SOLICITANDO

SU CONFIRMACIÓN

1 - C

ÁREA GENERADORA DE LA TRANSFERENCIA

PRIMARIA

4

O

NOTA

INFORMATIVA

5

8

A

O

Baja Documental o DepuraciónNombre del Procedimiento:

Página:

De:

DÍA MES AÑO

15 04 2013

48





45

COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN

DE DOCUMENTOS

OFICIO

O

ACTA DE

ENAJENACIÓN

13

REALIZA LA LICITACIÓN,

ELABORA “ACTA” DE

E INTEGRA EL “DICTAMEN”

DE BAJA DIFINITIVA

REALIZA LICITACIÓN POR

INVITACIÓN RESTRINGIDA

DE LA ENAJENACIÓN DEL

PAPEL ARCHIVO

12

1 - C

DIR. DE ALMACENES

E INVENTARIOS

DEPENDIENTE DE LA

DIR. GRAL. DE REC. MAT.

Y SERV. GRALS.

DEL G.D.F.

ACTA

DICTAMEN DE

BAJA

14

O

ELABORA OFICIO DE ENVÍO

CON COPIA DE “ACTA DE

ENAJENACIÓN” E

“INVENTARIO DE DICTAMEN

DE BAJA DEFINITIVA,

ADJUNTA DOCTS. Y TURNA.

ARCHIVA COPIA DE ACUSE.

O

O

O

DICTAMEN

F I N

RECIBE DE LA DIR. DE

ALMACENES E INVENTARIOS

DEL G.D.F. DICTAMEN DE

INEXISTENCIA DE VALORES

PRIMARIOS Y SECUNDARIOS,

REGISTRA Y ARCHIVA

DICTAMEN

PUBLICA EN LA G.O.D.F. Y

EN PORTAL DE INTERNET LA

“SOLICITUD DE BAJA

DEFINITIVA” “DICTAMEN”

INDICANDO EL DESTINO QUE

SE DARÁ A LOS ARCHIVOS

60 DÍAS ANTES DE LA

DESTRUCCIÓN O ENAJENACIÓN

10

O

PUBLICACIÓN

–GACETA OFICIAL D.F.

–PORTAL DE INTERNET DE LA SECRETARÍA

11

A




15 04 2013

DÍA MES AÑO

Página: 46

De: 48

Página: 1

De: 68

MIEMBROS DEL COMITÉ

PRESIDENTE

________________________________________ MTRO. CARLOS JESÚS CADENA LOZANO

OFICIAL MAYOR DE LA SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA

SECRETARIO EJECUTIVO

MTRO. JULIO CÉSAR ÁLVAREZ HERNÁNDEZ

DIRECTOR EJECUTIVO DE TRANSPARENCIA

SECRETARIO TÉCNICO

C.P. DAVID ROMO ESQUIVEL JEFE DE LA UNIDAD

DEPARTAMENTAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO

VOCAL

1ER SUPERINTENDENTE LUIS ROSALES GAMBOA

SUBSECRETARIO DE OPERACIÓN POLICIAL

VOCAL

LIC. GABRIEL CARREÓN GARRIDO SUBSECRETARIO DE CONTROL

DE TRÁNSITO

VOCAL

LIC. AZUCENA SÁNCHEZ MÉNDEZ

SUBSECRETARIA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y

PREVENCIÓN DEL DELITO

VOCAL

LIC. JORGE MAURICIO FERNAN QUIRARTE

SUBSECRETARIO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL




15 04 2013

DÍA MES AÑO

Página: 47

De: 48

Página: 1

De: 68

VOCAL

MTRO. VÍCTOR HUGO RAMOS ORTÍZ

SUBSECRETARIO DE INFORMACIÓN E INTELIGENCIA

POLICIAL

VOCAL

1ER SUPERINTENDENTE LEOPOLDO VÁZQUEZ

OROPEZA JEFE DEL ESTADO MAYOR

POLICIAL

VOCAL

DR. OSCAR GABRIEL NORIEGA ESCARCEGA

DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

DE PERSONAL

VOCAL

LIC. CONCEPCIÓN ROBLES CASTILLO

COORDINADORA DE CONTROL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

VOCAL

LIC. ALFREDO FELIPE AHUED ORTEGA

DIRECTOR DE SERVICIOS

REPRESENTANTE

MTRO. EMMANUEL CHÁVEZ PÉREZ

DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS




15 04 2013

DÍA MES AÑO

Página: 48

De: 48

Página: 1

De: 68

REPRESENTANTE

C.P. LUIS TORREGROSA Y ARMENTIA

CONTRALOR INTERNO EN LA SECRETARÍA DE SEGURIDAD


REPRESENTANTE

ACT. JAIME PEDRO IBARRA DÍAZ TRUJILLO

DIRECTOR GENERAL DE TEGNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

Y COMUNICACIONES

REPRESENTANTE

LIC.EDUARDO PALAFOX MARTÍNEZ

DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS FINANCIEROS

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