MANUAL DIDÁCTICO PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES

INTRODUCCIÓN

La comunicación tanto oral como escrita forma parte significativa de casi todas las profesiones, de hecho en el mundo empresarial hablar y escribir correctamente se consideran actividades fundamentales a la hora de obtener un trabajo. Por estas y muchas otras razones, como aprendices SENA del Técnico en Asistencia Administrativa, nos es imprescindible tener conocimientos claros y efectivos en cuanto a la elaboración y manejo de los documentos comerciales, ya que es muy probable que en nuestra vida laboral seamos nosotros a quienes nos corresponda la creación de estos, que por supuesto exigen gran cuidado y respeto.

JUSTIFICACIÓN El presente Manual de documentos comerciales, es elaborado por los Aprendices del Técnico en Asistencia Administrativa SENA, con el objetivo de plasmar los diversos y enriquecedores conocimientos adquiridos en la competencia de “Producción de Documentos”, de tal manera que puedan ser de gran ayuda no solo para los futuros aprendices, sino también para nuestros queridos instructores.

1. ESTILOS

Todas las líneas parten del margen izquierdo.

Máximo 14 cm ZONA 1 0 a 1 interlínea libre Código 1 a dos interlíneas libres Lugar y fecha de elaboración Datos del destinatario _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 2 interlíneas libres Asunto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Entre 2 y 3cm 1 a dos interlíneas libres Saludo: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 a dos interlíneas libres Texto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 interlínea libre _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 a dos interlíneas libres Despedida: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 4 a 5 interlíneas libres Remitente Cargo 2 interlíneas libres Anexos (opcional) Copia (opcional) Transcriptor: 1 a dos interlíneas libres

ZONA 2 Entre 1,5 y 2,0cm

ZONA 3

Entre 3 y

4cm

Entre 3 y

4cm

Las líneas de número, fecha, asunto, nombre

del remitente y cargo se ubican partiendo del

centro del escrito hacía el margen derecho.

0 a 1 interlínea libre

Código 1 a dos interlíneas libres

Lugar y fecha de elaboración Datos del destinatario _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 2 interlíneas libres Asunto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Entre 2 y 3cm 1 a dos interlíneas libres Saludo: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 a dos interlíneas libres Texto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 interlínea libre _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 1 a dos interlíneas libres Despedida: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 4 a 5 interlíneas libres

Remitente Cargo

2 interlíneas libres Anexos (opcional) Copia (opcional) Transcriptor:

Entre 2 y 3cm

Entre 3 y

4cm

Entre 3 y

4cm

2. CARTAS COMERCIALES

2.1 DEFINICIÓN Es una comunicación escrita que lleva a cabo una empresa con otras, una empresa con una persona natural o una empresa con sus empleados. 2.2 ESTILOS


Carrera 8ª 14-64-68, Chiquinquirá, Boyacá. www.sena.edu.co PBX 82551-teléfono: 098 7265027

“Conocimiento para todos los colombianos”

Chiquinquirá, 12 de septiembre de 2012 Señor Armando Agudelo Soler Coordinador Académico Centro de Gestión Administrativa y Fortalecimiento Empresarial SENA Tunja, Boyacá Asunto: Solicitud de capacitación Le solicitamos muy comedidamente capacitación en el área de inglés presencial a los aprendices pertenecientes al Técnico en Asistencia Administrativa, pues es de vital importancia para la completa formación de los mismos, teniendo en cuenta que dentro de su desempeño laboral en las empresas deberán dominar de manera básica este idioma. Esperamos una pronta y positiva respuesta. Atentamente, GLADYS ROJAS BARINAS Coordinadora Técnico en Asistencia Administrativa

Anexos: 1. (Listado de firmas Aprendices.)

Las líneas de número, fecha, asunto, nombre

del remitente y cargo se ubican partiendo del centro

del escrito hacía el margen derecho.



Chiquinquirá, 12 de septiembre de 2012 Señor Armando Agudelo Soler Coordinador Académico Centro de Gestión Administrativa y Fortalecimiento Empresarial SENA Tunja, Boyacá Asunto: Solicitud de capacitación Le solicitamos muy comedidamente capacitación en el área de inglés presencial a los aprendices pertenecientes al Técnico en Asistencia Administrativa, pues es de vital importancia para la completa formación de los mismos, teniendo en cuenta que dentro de su desempeño laboral en las empresas deberán dominar de manera básica este idioma. Esperamos una pronta y positiva respuesta. Atentamente,

GLADYS ROJAS BARINAS Coordinadora Técnico en Asistencia Administrativa


Conservándose la distribución del estilo bloque, el

primer renglón de cada párrafo tendrá una sangría

de cinco a diez espacios.

Chiquinquirá, 12 de septiembre de 2012 Señor Armando Agudelo Soler Coordinador Académico Centro de Gestión Administrativa y Fortalecimiento Empresarial SENA Tunja, Boyacá Asunto: Solicitud de capacitación Le solicitamos muy comedidamente capacitación en el área de inglés presencial a los aprendices pertenecientes al Técnico en Asistencia Administrativa, pues es de vital importancia para la completa formación de los mismos, teniendo en cuenta que dentro de su desempeño laboral en las empresas deberán dominar de manera básica este idioma. Esperamos una pronta y positiva respuesta. Atentamente,

GLADYS ROJAS BARINAS Coordinadora Técnico en Asistencia Administrativa




3. MEMORANDOS

3.1 DEFINICIÓN Es una comunicación escrita utilizada por las empresas para tratar asuntos dentro de las mismas, (felicitar, hacer llamados de atención, confirmar eventos, corregir una situación, expresar necesidades, etc.). 3.2 ESTILOS


MEMORANDO

Chiquinquirá, 18 de octubre de 2012 PARA: Señores Guardas de Seguridad, Instructores y Aprendices Formación Titulada, Centro de Gestión Administrativa y Fortalecimiento Empresarial. DE: Coordinación Académica Centro de Gestión Administrativa y Fortalecimiento Empresarial. ASUNTO: Exigencia porte de carné. Con el fin de dar cumplimiento al reglamento de aprendices SENA, capítulo 3 deberes del aprendiz, Artículo 4 de carácter disciplinario, les informo que a partir del lunes 29 de octubre todo aprendiz que ingrese, permanezca en las instalaciones y/o participe en eventos de formación fuera del Centro debe portar el carné y hacer uso de su indumentaria. El incumplimiento de esta directriz ocasiona llamado de atención por escrito, Plan de Mejoramiento disciplinario y las implicaciones que esto conlleva. Agradecemos su oportuna colaboración. Cordialmente, MIREYA GÓMEZ LINARES Coordinadora Académica Seccional Chiquinquirá



Las líneas de número, fecha y firma se ubican

partiendo del centro del escrito hacia

el margen derecho.

MEMORANDO

Chiquinquirá, 18 de octubre de 2012 PARA: Señores Guardas de Seguridad, Instructores y Aprendices Formación Titulada, Centro de Gestión Administrativa y Fortalecimiento Empresarial. DE: Coordinación Académica Centro de Gestión Administrativa y Fortalecimiento Empresarial. ASUNTO: Exigencia porte de carné. Con el fin de dar cumplimiento al reglamento de aprendices SENA, capítulo 3 deberes del aprendiz, Artículo 4 de carácter disciplinario, les informo que a partir del lunes 29 de octubre todo aprendiz que ingrese, permanezca en las instalaciones y/o participe en eventos de formación fuera del Centro debe portar el carné y hacer uso de su indumentaria. El incumplimiento de esta directriz ocasiona llamado de atención por escrito, Plan de Mejoramiento disciplinario y las implicaciones que esto conlleva. Agradecemos su oportuna colaboración. Cordialmente,

MIREYA GÓMEZ LINARES Coordinadora Académica Seccional Chiquinquirá



3.3 ALTERNATIVAS

Para el diligenciamiento de los datos de destinatario

y remitente se tienen tres opciones:

3.3.1 ALTERNATIVA UNO

Destinatario: abarca la denominación, el nombre y el cargo que va separado por una coma.

Remitente: Formado por el nombre y el cargo, separados por una coma.

Esta alternativa omite al final del texto el nombre digitado del remitente, apareciendo sólo su firma, además no se dibuja raya alguna para delimitar la firma.

3.3.1.1 EJEMPLO:

PARA: Doctor Mauricio Alarcón Sanabria, Asesor de Finanzas DE: Aura Bermúdez García, Gerente General

3.3.2 ALTERNATIVA DOS

Destinatario: abarca la denominación, el nombre y el cargo que va separado por una coma.

Remitente: Constituido por el cargo y la dependencia, o solamente por el cargo.

Esta opción ubica la firma del remitente sobre el nombre digitado al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo seleccionado.

3.3.2.1 EJEMPLO:

PARA: Señor Gerardo Ramírez Valbuena, Asistente Administrativo DE: Jefe de Personal

3.3.3 ALTERNATIVA TRES

Destinatario: abarca el cargo y la dependencia o simplemente el cargo.

Remitente: Constituido por el cargo y la dependencia, o solamente por el cargo.

De igual manera en esta alternativa se sitúa la firma del remitente sobre el nombre digitado al final del texto con mayúscula inicial y guardando el estilo optado.

3.3.3.1 EJEMPLO:

PARA: Jefe de investigación comercial DE: Jefe de marketing y ventas

4. CIRCULARES 4.1 DEFINICIÓN Es un comunicado que se emplea para anunciar a la vez un mismo asunto a diversas personas a quienes les concierne por igual.

4.2 ESTILOS


CIRCULAR 034

Chiquinquirá, 28 de junio de 2012 PARA CIUDADANÍA EN GENERAL ASUNTO: Inscripciones Técnico en Creación de empresas y su Plan de Negocios. Le informamos a toda la comunidad en general del municipio de Chiquinquirá, que los días 28 y 29 de julio estarán abiertas las inscripciones para el Técnico en Creación de empresas y su Plan de Negocios, a través de la página web www.senasofiaplus.edu.co, en la que también se darán a conocer los listados; dicho Técnico iniciará el 2 de agosto del año en curso. Cordialmente, MARCOS GUTIERREZ FAJARDO Director General

Carrera 8ª 14-64-68, Chiquinquirá, Boyacá. www.sena.edu.co

PBX 82551-teléfono: 098 7265027



partiendo del centro del escrito hacia el margen

derecho.

CIRCULAR 034

Chiquinquirá, 28 de junio de 2012 PARA CIUDADANÍA EN GENERAL ASUNTO: Inscripciones Técnico en Creación de empresas y su Plan de Negocios. Le informamos a toda la comunidad en general del municipio de Chiquinquirá, que los días 28 y 29 de julio estarán abiertas las inscripciones para el Técnico en Creación de empresas y su Plan de Negocios, a través de la página web www.senasofiaplus.edu.co, en la que también se darán a conocer los listados; dicho Técnico iniciará el 2 de agosto del año en curso. Cordialmente,

MARCOS GUTIERREZ FAJARDO Director General



4.3 CLASES DE CIRCULARES

4.3.1 CIRCULAR INTERNA

Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común. 4.3.2 CIRCULAR EXTERNA

Es un documento escrito, por medio del cual, se hace del conocimiento público una información de interés para un grupo específico de personas.

5. CONSTANCIAS

5.1 DEFINICIÓN

5.2 ESTILOS

Las constancias son documentos de carácter probatorio, tales como las constancias para tiempo de servicio, jornada laboral, comportamiento del trabajador, por nombrar algunas.


Chiquinquirá, 5 de diciembre de 2011

EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

HACE CONSTAR: Que JUAN ALEXANDER BONILLA DUARTE, identificado con Cédula de Ciudadanía N. 1’053.411.289 de Chiquinquirá, cursó y aprobó la acción de formación ”ARQUITECTURA DE COMPUTADORES”, con una duración de 40 horas. En testimonio de lo anterior se firma en Chiquinquirá, Boyacá a los cinco (5) días del mes de diciembre de dos mil once (2011). JOSÉ FRANCISCO BOLÍVAR CORREDOR Subdirector Centro de Servicios Financieros Regional Boyacá




partiendo del centro del escrito hacia el

margen derecho.


EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

HACE CONSTAR Que JUAN ALEXANDER BONILLA DUARTE, identificado con Cédula de Ciudadanía N. 1’053.411.289 de Chiquinquirá, cursó y aprobó la acción de formación ”ARQUITECTURA DE COMPUTADORES”, con una duración de 40 horas. En testimonio de lo anterior se firma en Chiquinquirá, Boyacá a los cinco (5) días del mes de diciembre de dos mil once (2011).

JOSÉ FRANCISCO BOLÍVAR CORREDOR Subdirector Centro de Servicios Financieros Regional Boyacá



6. CERTIFICACIONES

6.1 DEFINICIÓN

6.2 ESTILOS

Las certificaciones, de igual manera que las constancias constituyen un documento probatorio, pues demuestran que una persona u organización cumple con los estándares mínimos para efectuar una labor en un área determinada.



EL CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL

CERTIFICA: Que ANA SOFIA SALAZAR VILLALOBOS, identificada con Cédula de Ciudadanía N. 1’056.332.876 de Chiquinquirá, realizó y aprobó el programa del “TÉCNICO EN VENTAS DE PRODUCTOS Y SERVICIOS” . Se expide en Chiquinquirá, a los quince (15) días del mes de diciembre de dos mil doce (2012). DAGOBERTO JUAN BERDUGO HERNÁNDEZ SUBDIRECTOR CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL REGIONAL BOYACÁ




partiendo del centro del escrito hacia el margen

derecho.


EL CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL

CERTIFICA: Que ANA SOFIA SALAZAR VILLALOBOS, identificada con Cédula de Ciudadanía N. 1’056.332.876 de Chiquinquirá, realizó y aprobó el programa del “TÉCNICO EN VENTAS DE PRODUCTOS Y SERVICIOS” . Se expide en Chiquinquirá, a los quince (15) días del mes de diciembre de dos mil doce (2012).

DAGOBERTO JUAN BERDUGO HERNÁNDEZ SUBDIRECTOR CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL REGIONAL BOYACÁ



7. ACTAS 7.1 DEFINICIÓN

7.2 CLASES DE ACTAS

Actas de comités Actas del consejo municipal Actas de consejos Actas de Junta Directiva Actas de Asambleas Actas de reuniones administrativas Actas de levantamientos de cadáveres Actas de baja de inventarios Actas de eliminación de documentos Actas de sociedades Actas de entrega

Las actas son escritos o documentos que contienen los temas tratados en una reunión oficial o privada, como una Junta Directiva por ejemplo.

SOCIALIZACIÓN APRENDICES SENA TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

ACTA 01

FECHA: Chiquinquirá, 13 de septiembre de 2012 HORA: De las 8:00 a.m. a las 2:30 p.m. ASISTENTES: Gladys Rojas Barinas, Instructora y Coordinadora Técnico en Asistencia

Administrativa. Aprendices. ORDEN DEL DÍA 1. Oración a cargo de la aprendiz Neisser Pérez Herrera 2. Himno de Colombia 3. Himno de Chiquinquirá 4. Himno del Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA 5. Palabras a cargo de la instructora y Coordinadora Gladys Rojas Barinas 6. Socialización sobre Cartas Comerciales 7. Socialización sobre Memorandos 8. Refrigerio a cargo de los maestros de ceremonias 9. Socialización sobre circulares 10. Pausa activa a cargo de los maestros de ceremonias 11. Socialización sobre Constancias



12. Socialización sobre certificaciones

13. Socialización sobre actas

14. Socialización sobre informes

15. Socialización de los sobres

16. Socialización sobre correos electrónicos

17. Palabras de cierre a cargo de la aprendiza Lida Consuelo Ramos.

18. Palabras de la instructora Gladys Rojas Barinas

DESARROLLO

1. Oración a cargo de la aprendiz Neisser Pérez

Se dio inicio a la socialización dando gracias a Dios, por medio de la oración dirigida por la

aprendiz Neisser Pérez.

2. Himno de Colombia

Los aprendices procedieron a entonar el himno de Colombia. .


“Conocimiento para todos los colombianos” 2

3. Himno de Chiquinquirá

Se prosiguió con la entonación del Himno de Chiquinquirá.

4. Himno del Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA

En seguida se entonó el Himno del Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA.

5. Palabras a cargo de la instructora Gladys Rojas Barinas

La instructora Gladys Rojas Barinas, tomó la palabra, deseándonos un gran éxito en esta

primera socialización.

6. Socialización sobre Cartas Comerciales

En esta breve exposición se dijo que las cartas comerciales son comunicaciones escritas

llevadas a cabo por una empresa con otras, una empresa con una persona natural o una

empresa con sus empleados. Además se explicaron las distintas Zonas y Estilos para la

elaboración de las mismas.

Carrera 8ª 14-64-68, Chiquinquirá, Boyacá. www.sena.edu.co

PBX 82551-teléfono: 098 7265027


7. Socialización sobre Memorandos

En cuanto a los memorandos se dijo que son documentos utilizados por las empresas para

tratar asuntos dentro de las mismas, (felicitar, hacer llamados de atención, confirmar eventos,

corregir una situación, expresar necesidades, etc.), señalando también las tres alternativas que

los componen.

8. Refrigerio a cargo de los maestros de ceremonias

Al finalizar la anterior socialización los maestros de ceremonias brindaron un delicioso refrigerio

a los aprendices.

9. Socialización sobre circulares

Se reanudaron las exposiciones con la socialización sobre las circulares, de las cuales se expresó que son empleadas para anunciar a la vez un mismo asunto a diversas personas a quienes por igual les concierne. 10. Pausa activa a cargo de los maestros de ceremonias Para relajar un poco a los aprendices los maestros de ceremonias llevaron a cabo una pausa activa, durante aproximadamente 20 minutos.



11. Socialización sobre constancias

Terminada la pausa activa inició la socialización sobre las constancias las cuales son documentos de carácter probatorio, tales como las constancias para tiempo de servicio, jornada laboral, comportamiento del trabajador, por nombrar algunas. 12. Socialización sobre certificaciones

Respecto a la socialización de las certificaciones, los aprendices indicaron que de igual manera que las constancias constituyen un documento probatorio, pues demuestran que una persona u organización cumple con los estándares mínimos para efectuar una labor en un área determinada. 13. Socialización sobre actas Los aprendices a cargo de la exposición sobre las actas, por medio de unas diapositivas, dieron a conocer las diferentes clases y usos de estas. 14. Socialización sobre informes

En cuanto a los informes se señaló, que estos son documentos a través de los cuales se da cuenta de los avances realizados en un proyecto o actividad en particular.



15. Socialización de los sobres

Cabe señalar que en esta socialización los aprendices explicaron detalladamente, el paso a paso para la elaboración adecuada de un sobre. 16. Socialización sobre correos electrónicos Como última socialización, los aprendices explicaron que los correos electrónicos constituyen un medio de mensajería, que permite el intercambio de información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de internet. 17. Palabras de cierre a cargo de la aprendiz Lida Consuelo Ramos. Finalizadas las exposiciones la aprendiz Lida Consuelo Ramos, expresó algunas palabras de agradecimiento, además de realizar un breve recuento del evento llevado a cabo. 18. Palabras de la instructora y Coordinadora Gladys Rojas Barinas Para cerrar con el evento la instructora Gladys Rojas Barinas nos felicitó de antemano, por cada una de las exposiciones realizadas, el orden y profesionalismo, a pesar de haber sido la primera socialización, indicando que se sentía muy agradecida con cada uno de nosotros, por mostrar gran responsabilidad y unidad grupal.



GLADYS ROJAS BARINAS Instructora y Coordinadora Técnico en Asistencia Administrativa Anexos: dos (dos hojas), firmas de aprendices Transcriptor: Iveth Dayana García Benítez



8. INFORMES

8.1 DEFINICIÓN

8.2 CLASES DE INFORMES

Un informe es un documento a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto o actividad en particular.

Este tipo de informe abarca de una a tres

páginas y puede tener o no portada, en este

último caso, esta se remplaza por un

encabezamiento.

Consta de una a diez páginas, es un

documento que describe o da a conocer el estado

de cualquier actividad, estudio, investigación o

proyecto de carácter administrativo.

INFORME DE ARCHIVÍSTICA FECHA: Chiquinquirá, 10 de noviembre de 2012 ELABORADO POR: Neiser Pérez Herrera

1. OBJETIVO

1.1. Organizar las series documentales de los archivos de la dependencia de Tránsito y Transporte perteneciente a la Alcaldía de Chiquinquirá siguiendo las indicaciones de la Ley General de los Archivos de acuerdo a lo establecido a la tabla de Retención Documental (T.R.D), entre ellas aplicamos listas de chequeo y encuestas, cuya información luego de ser tabulada servirá de gran apoyo para realizar mejoras en esta dependencia.

2. RESUMEN

Métodos de Investigación Aplicados Para la recolección e de información, se emplearon los métodos de Investigación genético y dialectico, dado que uno de nuestro principal objetivo era encontrar las causas y consecuencias del inadecuado manejo de los archivos en esta dependencia.



Se hizo uso de la información primaria en gran parte a través de la información directa, pues como Aprendiz del SENA tuve contacto con los archivos durante un periodo de tres semanas, en la que tuve la oportunidad de conocer el estado real en el que se encontraba este archivo; por otra parte obtuve información secundaria mediante algunas pequeñas conservaciones que sostuve con algunos de los funcionarios de esta dependencia; y con ello pude saber que nunca habían recibido capacitación sobre el manejo de los archivos por parte de la Alcaldía Municipal. 3. CONCLUSIONES

A partir de la información recolectada es evidente que en la Alcaldía de Chiquinquirá no tienen conocimiento sobre el manejo de clasificación de los archivos y que por ende piensan que es indispensable tener capacitaciones para el manejo de estos.

Por otra parte se pude observar que los funcionarios no conocen sobre la normatividad que rige la Ley General de los Archivos.

4. RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS

Para finalizar con el presente informe los Aprendices SENA de Asistencia Administrativa consideramos necesario brindar a la Alcaldía algunas subgerencias y recomendaciones, todo con el ánimo de que se empiece a implementar la Ley General de los Archivos; lo que sin lugar a dudas traería muchos beneficios para esta dependencia y el Municipio en general.



Como primera recomendación es la realización de charlas sobre la concientización a todo el personal de la entidad, para que puedan comprender el gran valor que representan los archivos y el buen manejo apropiado.

Finalmente se considera que la Administración juega un papel muy importante y

por ello se ve la necesidad de capacitaciones para mejorar el adecuado uso de los archivos para que tangan un largo tiempo de vida.

5. PROPUESTAS

Organización y clasificación de los archivos en forma cronológica como lo establece la (T.R.D)

Llevar control con todos los archivos al momento de manipularlos. Elaborar separadores o pestañas para una mejor ubicación. Utilizar el método de la foliación. Utilizar los implementos necesarios al momento de manipular.

Transcriptor: Neiser Pérez Herrera



El informe extenso está formado de 11 páginas

en adelante, es un documento elaborado a

partir de una recolección de datos concretos,

que tiene como objetivo notificar una información

sobre algún asunto específico

9. SOBRES 9.1 DEFINICIÓN

Un sobre es una envoltura que guarda y reserva documentos o comunicaciones escritas.

9.2 CLASES DE SOBRES

9.2.1 SEGÚN SU USO:

sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla.

sobre carta con ventanilla o sin ventanilla.

sobre para tarjeta.

sobre de manila (extra oficio, oficio, carta y media carta).

con ventanilla o sin ventanilla).

9.2.2 DE ACUERDO CON SU DESTINO EN:

Local.

Nacional.

Internacional.

10. CORREO ELECTRÓNICO

10.1 DEFINICIÓN

El correo electrónico es un medio de mensajería, que permite el intercambio de información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo a través de internet.

11. CONCLUSIONES

Finalizado este manual didáctico, consideramos que cada uno de los documentos comerciales dados a conocer en el mismo, nos son de gran ayuda tanto en nuestra vida personal como en la profesional, pues contribuyen a que ahorremos tiempo, dinero, haciendo nuestra vida laboral más práctica.

MANUAL DIDÁCTICO PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES

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