Manual del sistema “Gestión de contratos”

Manual del sistema “gestión de contratos” para usuarios

administradores

Autor Johnny Báez

Jefe de Proyecto Eduardo Ruiz

Fecha del documento 04-08-2008

Versión V8

Gestión de documentos para los contratos en SONDA S.A.

Microgeo S.A, Teatinos # 500, Piso 3 Fono: 02-658-0800 Página 2 de 61

INTRODUCCIÓN

Una vez implementada la solución de propuesta para el gestionamiento de los contratos en SONDA S.A., el usuario administrador dispondrá de todas las aplicaciones del Teamwork 2008, por que tendrá la obligación de mantener, proteger y además mejorar el sistema con nuevos elementos que podrá incorporar.

Para conocer cuáles son las aplicaciones y opciones que el Teamwork 2008 entrega; se darán a conocer en este manual cuales son (solamente las que se vinculan con la solución implementada), además se incluirá la utilización de manera básica Microsoft Access 2003 que incorpora Microsoft office, debido que es una herramienta que mantendrá los registros que contiene la base de datos “Cliente” utilizada en este sistema.

También se dará a entender al usuario administrador como puede incluir o eliminar usuarios administradores o visores, para que puedan acceder a la bóveda de “Contratos” de manera simple.

Se menciona que este es un manual orientado al administrador para la solución implementada por Microgeo.



Tabla de contenido

1 Bóveda de contratos .....................................................................................................51.1 Ingreso de documentos...........................................................................................61.2 Páginas de documentos......................................................................................... 101.3 Vistas y propiedades............................................................................................. 111.4 Utilizar aplicaciones .............................................................................................. 121.5 Comparar documentos.......................................................................................... 131.6 Búsqueda............................................................................................................ 141.7 Timbre de agua.................................................................................................... 161.8 Configurador ....................................................................................................... 24

2 Instructivo para realizar un informe de contratos ........................................................... 262.1 Paso 1 ................................................................................................................ 262.2 Paso 2 ................................................................................................................ 282.3 Paso 3 ................................................................................................................ 31

3 Uso de Microsoft Access con Teamwork......................................................................... 333.1 Ingresar un cliente ............................................................................................... 343.2 Modifica los registros de un cliente ......................................................................... 353.3 Borrar cliente....................................................................................................... 36

4 Acceso de usuarios en las carpetas ............................................................................... 374.1 Seguridad y roles ................................................................................................. 444.2 Roles asignados en carpetas .................................................................................. 47

5 Tipos de usuarios ....................................................................................................... 495.1 ¿Cómo conectarse hacia el servidor de contratos? .................................................... 515.2 Registrar y habilitar a un usuario visor (VisorComercial) en el servidor ....................... 51



Teamwork 2008

Es una aplicación orientada al gestionamiento de los documentos que permite mejorar las metodologías de trabajo que actualmente una empresa puede tener.

Esta versión es la última que ha lanzado al mercado el fabricante BlueCielo ECM Solutions.

Para el sistema de contratos se utilizaran dos aplicaciones del Teamwork uno de ellos es para el usuario que pueda operar con los documentos y la otra es para crear un sistema para los documentos.En este manual se entrega la forma de operar del sistema, que se ha implementado susolución por el área EDM de microgeo

Paso 1: Operar con Poweruser icono de acceso del Teamwok

Paso2: Operar con el configurador icono de acceso del Teamwork



1 Bóveda de contratos

La bóveda de contratos permite centralizar los documentos que actualmente existen en SONDA S.A. y controlarlos de forma eficiente.

Para acceder al sistema los usuarios deben reconocer el icono del Poweruser este pertenece a la aplicación Teamwork 2008

El sistema dispone una estructura conformada de cuatro niveles:

Fig. 1“Bóveda”

Definiciones de los niveles:Nivel0: “Contratos”Nivel1: “Nombre de empresa”Nivel2:”Tipo de contrato”Nivel3:”Rut del cliente”

Dentro del último nivel 3 se ubicaran todos los documentos de acuerdo a los datos ingresados por el usuario en la metadata.



1.1 Ingreso de documentos

Para poder ingresar un nuevo contrato dentro de la bóveda lo primero que se debe realizar es escanearlo con el producto Kodak modelo ¡1120, deben introducir las hojas en la bandeja de entradadel escáner (parte superior de este), tomando la precaución que las hojas no estén con corchetes ni dobladas o algún otro elemente que pueda dañarlo, una vez posicionadas las hojas

Fig. 2“Kodak Frontal”

Por la parte frontal del escáner se debe elegir la opción Número “6” que crea un pdf con la imagen obtenida:

Fig. 3“Kodak Frontal”

Bandeja de entrada

Bandeja de salida

1.-ArchivoIndicador del número de opción

Opciones:

2.-E-mail

3.-Impresora

4.-Imprimir fax

5.-Buscar pdf

6.-Crear pdf

7.-Tiff

7.-Jpeg

7.-Rtf

Selección de la opción

Ejecutar opción

Indicador de estado



(Para mayores consultas ver manual del fabricante del escáner).

Una vez que se obtiene el documento se ejecuta de forma automática la aplicación externa del pdf para visualizar o editar también se quedará guardado en la unidad de almacenamiento destina Llamada “Contratos” que se ubica en el servidor del Teamwork.

El usuario puede acceder a esta con el icono que se encuentra en escritorioAl hacer dos clic sobre esta aparece una nueva ventana que contiene los contratos escaneados

Fig. 4“Carpeta”

Para ingresar un nuevo documento a la bóveda solo se debe arrastrar hacia esta.

Fig. 5“Desplazamiento”



O sea, de una ventana hacia la otra.De manera inteligente el Poweruser asociara un formulario (metadata) para los contratos

Fig. 6“Página”

Se deben ingresar los datos necesario en cada campo para el contrato, en algunos de estos aparecerá al lado del nombre del campo, esto significa que ese dato es necesario para crear el documento

dentro de la bóveda los demás campos son optativos.

Selección del Tipo de contrato que pertenece

Se indica la fecha del contrato

Se indica la empresa que pertenece el contrato

Nº Interno que se asigna al contrato

Nombre del contrato madre

El rut del cliente que aparece en el contrato

Aparece al ingresar el rut del cliente

Se debe indicar la sucursal del contrato

Ubicación: indica el lugar físico del contrato impreso donde se ubica. Se compone de la siguiente forma:

A: Identificación del sector “Full space”. B: Número de la repisaC: Número de la caja

Numeró original o externo del contrato

Estado del contrato o algún comentario



En el caso que no lo ingrese aparecerá un mensaje de advertencia indicado cual es el campo que falta

Fig. 7“Error”

Una vez listo se debe hacer un clic en el botón “Siguiente>” aparecerá este nuevo formulario (Metadata).

Fig. 8“Cedidos”

Está orientado para los contratos cedidos; ahora se debe pulsar el botón “Finalizar”



1.2 Páginas de documentos

Con esta vista se puede observar la ubicación del documento y los datos ingresados en el formulario al lado derecho de la imagen aparecen agrupados los datos dentro de una página.

Fig. 9“Paginas”Para cambiar cualquier campo que se desee, debe pulsar el botón “Modificar” que esta en la parte inferior de la página

Fig. 10“Modoficar”Una vez realizados los cambios necesario se debe pulsar el botón “Aplicar” y “Aceptar”

Página

Vista de datos



1.3 Vistas y propiedades

Para poder ver u ocultar las propiedades del documento se debe reconocer este icono en la barra de herramientas

Fig. 11“Barra de herramientas”

Teamwork entrega una visor “Outside in” que permite pre-visualizar el documento antes de abrirlo, se

debe acceder al icono


La vista de la bóveda cambiara y aparecerá el documento que se ha ingresa además se puede ejecuta la aplicación asociada por la extensión para poder editarlo haciendo dos clic seguidos sobre el documento.



Fig. 13“Vista del documento”

1.4 Utilizar aplicaciones

También se puede acceder a través del icono señalado pero este varía dependiendo del documento indicado.


Si se desea eliminar un documento solo se debe posicionar el cursor sobre este con un clic izquierdo y luego con un derecho aparece un menú y se debe elegir dentro de este la opción “Eliminar”

Fig. 15“Menu eliminar”



1.5 Comparar documentos

Comparar los documentos Teamwork integra una solución para este tipo de necesidad

Fig. 16“Comparar”

En la barra de herramientas aparece el icono pero solo se activa si el usuario ha señalado cuales son los documentos para comprar y esto se logra manteniendo la tecla “Alt Gr”+cursor del

mouse sobre los documentos y se activara

Aparecerá una nueva ventana que mostrara los documentos

Fig. 17“Comparar”

Documento 1Documento 2



1.6 Búsqueda

Es muy útil y fácil de ocupar la búsqueda que integra el Teamwork permite al usuario tener de forma certera el documento necesario porque se integraron mas opción en esta.

En la barra de herramientas aparecen estos

Contiene:

Fig. 18“Opciones”

Esta lista permite buscar por propiedades o los campos que se utilizan para ingresar los datos a un nuevo contrato

Contiene:

Fig. 19“Menu búsqueda”

Se indica con esta opción que búsqueda “contiene” que solamente a la primera coincidencia con la misma palabra o el dato lo muestre en la estructura de búsqueda y con “contiene varias palabras”encuentra todas aquellas que el dato forme parte de otro dato.

El campo señalado en la imagen siguiente es donde se debe ingresar el dato a buscar



Esta es una lista que se va incrementando por todas las búsquedas realizadas por los usuariosEn esta estructura aparecerán todos los documentos encontrados

Fig. 20“búsqueda”

Solo se debe hacer doble clic en el documento necesario y para volver a la estructura de comienzo se

un clic en el icono para que despliegue un menú eligiendo la opción “Explorador”

Fig. 21“Explorador”

Definición de vistas:

Estado-Persona: indica el estado que se encuentra el documento que dispone alguna persona.

Mi lista de tareas pendientes: Son todos aquellos documentos que se encuentran en mi posesión y están en estado de editar o cambio

Tipo de documentos- tipos de archivo: Agrupa los documentos de acuerdo a su extensión.

Todas las listas de tareas pendientes: Todos los documentos que se encuentran en estado de editar



1.7 Timbre de agua

El timbre de agua se utiliza para diferenciar copias de los contratos sin modificar el original.Para utilizarlo lo primero es indicar que documento será impreso simplemente haciendo un clic izquierdo sobre este.

Fig. 22“Documento”

Luego se debe verificar que el visor del documento sea “Outside in” para esto se utilizara el

icono ”Mostrar u ocultar visor”, se encuentra en la barra del Poweruser.

Fig. 23“barra de herramientas”



Al pulsarlo se aparecerá una visualización del documento, similar como se muestra en la imagen.

Fig. 24“visor”

Si el visor que aparece es similar a este quiere decir que esta como predeterminado el visor de acrobat reader por lo tanto se debe cambiar al “Outside in” para que pueda imprimir con el timbre agua.

para esto se debe pulsar un clic derecho sobre el marco del visor como se señala en la imagen anterior se desplegara un menú.

Fig. 24“cambio”Se selecciona con un clic izquierdo “Opciones del visor”



Ahora se cambiara el orden de los visores, para que sea “Outside in” pulsando el botón

Fig. 25“cambio de visor”Quedando de esta forma el orden



Fig. 26“slección”

Cambiando la vista del documento por esta



Fig. 27“Outside in”



Luego se debe ir al menú “Documentos”

Fig. 28“Documento menu”

Se hace un clic izquierdo para abrir o desplegar el menú

Fig. 29“Selección”Aparecerá una nueva venta “Información” aquí se debe ingresa el nombre de la persona a quién entrego esta copia.

Permite visualizar el documento

Imprimir el documento

Pre-visualizar e imprimir



Fig. 30“Nombre”

Y se pulsa el botón “Aceptar”

En esta ventana se debe escoger la impresora.

Fig. 31“Selección de impresora”

Y al aceptar aparece obteniendo una vista del documente con el timbre de agua



Fig. 32“Vista de impresión”En caso que aparezca esta vista

Fig. 33“Vista de impresión”



Es porque no se cambio el visor del documento, debe realizarlo como se indico anteriormente

1.8 Configurador

Configurador de Teamwork 2008 ofrece distintas opciones pero limitadas para poder crear un sistema de gestinamiento para el Poweruser

Fig. 34“Configurador”

Diccionario de datos:

Metadata: Es la descripción de una documentoQuery: Es una consulta que se realiza hacia una base de datos

Plantilla de documentos

Crear vistas para la bóveda

Indicar lo que se imprime

Relaciones entre documentos

Campos para una metadata

Formulario para metadata

Crear vistas para la bóveda

Genera una query (consulta db)

Crea una lista para un campo



Vista del configurador en la barra de herramientas en “Bóveda”

Fig. 35“Configurador”



2 Instructivo para realizar un informe de contratos

Para poder imprimir una lista de documentos se debe considerar los siguientes puntos:1.-Disponer acceso total al software de Teamwork 2008 con una cuenta de administrador2.-Verificar que dentro del configurador en la opción de “Funciones – Privilegios…“estén activadas todas las opciones de los check.Se dividir este instructivo en tres pasos:

Paso 1: se utiliza el Poweruser icono de acceso del Teamwok

Paso2: se utiliza el Configurador icono de acceso del Teamwork

Paso3: Realizar la impresión atreves del Poweruser

2.1 Paso 1

Una vez listo los puntos anteriores se deben acceder al Poweruser, buscar el documento

necesario y para eso se tiene que hacer un clic en este icono que aparce en la barra de menu


Casi de forma instantanea aparecera una nueva ventana



Fig. 37“Buscar”El rectangulo rojo indica donde se debe intruducir el nombre del documento o el dato a buscar y hacemos clic en el botón a “Busca ahora”En la parte inferior de esta ventana aparecerán todos los documentos encontrados

Fig. 38“Buscar”



Ahora se debe hacer un clic en el botón “Guardar…” tal como se muestra en la figura Aparecerá una nueva ventana llamada “Guardar búsqueda”

Fig. 39“Nombre de colección”

Debe seleccionar la opción “Crear colección dinámica con el nombre:” e intruducir el nombre de la lista a guardar y chequear la opción “Disponible para todos los usuarios” tal como se muestra en el ejemplo de la figura. Para concluir se debe hacer un clic en aceptar cerrando la ventana “Buscar documentos en contratos”

2.2 Paso 2

Una vez dentro del configurador observaremos que en la parte izquierda aparece esta estructura.

Fig. 40“Informe”

Acontinuación debe posicionar el cursor en el texto “Informes” como se muestra en la imagen anterior luego debe realizar un clic derecho sobre este y hacer un clic izquierdo en la opción “Nuevo informe”




Se debe ingresar el nombre de esta propiedad tal como se muestra en la figura


Y selecionamos en el campos señalado en la figura (este es la búsqueda que se había guardado en anteriormente en el paso uno).




Ahora debe indicar que campos de propiedades son las que se desean que aparescan en el informe , esto se realiza en la pestaña “Datos del informe” se posiciona con el mouse en las propiedades disponibles indicando cuales van a ser los campo haciendo un clic sobre el nombre de este .

Fig. 44“Seleccción de columnas”

Una vez listo el campo pasara de un lado a otro como se muestra en la figura siguiente

Fig. 45“Seleccción de columnas”

Luego hacemos clic en aplicar y aceptar.

Paso 2

Paso 3Paso 1



2.3 Paso 3

Una vez terminado volvemos al Poweruser vamos a la opción de la “Bóveda” que esta en la parte superior hacemos un clic en esta y se elige la opción “Infomes…”

Fig. 46“Selección de informe”

Aparece esta nueva ventana en esta selecionamos el informe a imprimir


Ahora se debe indicar el informe de lista y tambien el formato a imprimir se recomienda en Microsoft Excel para manipularlos y por último hacer clic en el botón “Generar”




Obtendremos la creación de la lista con las campos o propiedades necesarias de esta forma.

Fig. 49“Microsoft Excel”



3 Uso de Microsoft Access con Teamwork

Para el sistema de contratos se utiliza una conexión con la base de datos Access llamada “Contratos$LL” en esta se encuentra una tabla “Cliente” que dispone los campos “Rut_cliente”, “Razon_social”, “Codigo_sucursal” y “Descripcion_sucursal”; está es una base de datos que alberga alrededor de 20600 registros, permitiendo extraer estos datos y disponerlos en las páginas (metadata) para la creación o integración de documentos.

Para poder acceder a esta base de datos debe hacer dos clic sobre el icono

Aparece esta una ventana se debe pulsar el botón “Open” o “Abrir”

Fig. 50“Base de datos”

Se obtendrá otra ventana que muestra en su interior la tabla “Cliente”




Se debe hacer dos clic sobre esta.

Se obtendrá una vista de los campos con los datos ingresado en las columnas y filas


Ahora podrá modificar, eliminar, ingresar

3.1 Ingresar un cliente

En la parte inferior de la ventana aparece una barra que permite recorrer las filas y columnasde esta tabla y el indicador de total de registros

Total de filas con datos

Avanzar o Retroceder un dato

Ingreso de nuevo dato



Al hacer un clic en ingreso de nuevo dato se deben introducir el rut del cliente, razón social, código sucursal y descripción de sucursal es necesario que el rut disponga los 10 caracteres ejemplo 05897654-4

Fig. 53“Ingreso de datos”

Una vez listo guardamos los cambios hechos en la tabla en el icono y cerramos la aplicación de Microsoft Access y estará listo para reconocer el nuevo dato en Poweruser

3.2 Modifica los registros de un cliente

Para modificar un registro ya sea el rut del cliente, razón social, código sucursal o descripción de sucursal se debe posicionar sobre este como se muestra a continuación

Fig. 54“Modificar datos”

Ingreso del nuevo dato

Fig. 55“Modificar datos”

Se guarda y estará listo.



3.3 Borrar cliente

Para borrar un registro simplemente hay que posicionarse en la fila y hacer un clic derecho sobre esta y se desplegara un menú aquí se debe seleccionar “Eliminar registro”

Fig. 56“Borrar datos”

Luego se guardan los cambios hechos esto permite que el Poweruser perciba los cambios hechos.



4 Acceso de usuarios en las carpetas

Los usuarios visores como comercial, confidencial, legal, proveedor, restringido y varios podrán acceder en las carpetas dependiendo del grupo al cual estén asociados, este procedimiento comienza cuando se asocia un usuario a un grupo y el grupo a una carpeta, no el usuario a una carpeta.

Ejemplo:



El usuario registrado podrá ver todos los documentos que están dentro de una carpeta pero

no podrá ver los documentos en las demás carpetas donde aparezca con una llave a lado de la carpeta.

Una vez entendido el concepto para llevarlo a cabo se debe ejecutar el Poweruser , posicionarse sobre la carpeta que se desea entregar o quitar acceso grupo.

Fig. 57“Carpeta”

Luego debe hacer un clic en el menú “Carpeta”

Fig. 58“Carpeta”



Se desplegaran las opciones, en esta se debe pulsar “Asignar funciones…”

Fig. 59“Asignación de funciones”

Aparecerá una nueva ventana que indica que grupos son los que tienen permiso o acceso a esta carpeta y además indicara que función o rol cumple, similar a esta imagen.

Fig. 60 “Agregar usuarios”



La lista que aparece en el centro de la ventana, son los grupos activos que pueden acceder a esta carpeta, en caso que se desee eliminar uno de estos simplemente se debe posicionar el cursor sobre este y pulsar el botón “Quitar”.

Fig. 61 “Agregar usuarios”

Para agregar un grupo se debe pulsar el botón “Añadir…” aparece una nueva ventana

Fig. 62 “Agregar grupos”

Lo que se va hacer, es indicar al Poweruser que entregue acceso a un grupo, dentro de la bóveda y también dentro de una carpeta, además se debe indicar que un grupo de Windowsva ser asignado con una función o Rol. (Mayor información del Rol ver capítulo “Roles asignados en carpetas”)

Grupos de Windows

Asignación de función o Rol



Las opciones que aparecen en “Añadir a función:” es una lista con los roles definidos en el configurador de Innocielo Teamwork, cada uno de estos tiene restricciones y privilegios dentro del Poweruser.

Nombre de Función o Rol Tipo de usuario Acceso a carpetaAdministrador Administrador Todas

Usuario A Administrador TodasUsuario B Visor ComercialUsuario C Visor ConfidencialUsuario D Visor LegalUsuario E Visor ProveedorUsuario F Visor RestringidoUsuario G Visor VariosUsuario H Visor Usuario sin asignación

(Para saber más de las definiciones de los permisos deben ir al capítulo “Seguridad y roles”.)

El ejemplo tomado se realiza con un grupo de tipo “Visor varios” y el Rol asignado es “Usuario H”.

Entonces si se desea que el grupo “Visor varios” , solo ingresen usuarios para que puedan observar los documentos en la carpeta “Varios” se tiene que elegir el Rol “Usuario H”, como se indica en la tabla anterior, pero además se puede hacer que un usuario pertenezca a másde un grupo.

Ejemplo: si la cuenta de usuario “Cristian Contreras “pertenece a un grupo “Visor Comercial” para que pueda acceder a la carpeta “Comercial” y a su vez tenga acceso a la carpeta “Legal”, se debe indicar además que debe pertenecer al grupo “Visor Legal”; de esta forma se obtiene que el usuario pueda ingresar a mas de una carpeta.

Una vez comprendido el concepto se entenderá que las opciones que aparecen en “Añadir a quien” se indican los grupos de usuarios existentes del sistema operativo, en otras palabras



Se debe seleccionar el nombre del grupo.

Fig. 63 “Nombre de usuario”

También se puede digitar el nombre del grupo para verificar si esta correcto se debe pulsar el botón “Comprobar nombre”

Fig. 64 “Mensaje de confirmación”Si esta correcto aparece este mensaje en caso contrario.

Fig. 65 “Error”



Indica que el nombre del grupo está mal escrito o no existe.

Si esta correcto se pulsa el Botón “Aceptar” u “OK”

Fig. 66 “Agregar usuario”

De esta forma el usuario “Cristian Contreras “ se agrego correctamente al grupo.



4.1 Seguridad y roles

La seguridad implementa dentro del sistema de la bóveda “Contratos”, está dada por carpetas, en otras palabras van a haber usuarios que podrán ver todos los documentos que están dentro de todas las carpetas y otros que solamente podrán ver todos los documentos que están dentro de una carpeta.

Usuarios con todos los permisos Usuarios visores (usuario B, C, D, E, F, G, H)(Usuario A)

Fig. 67 “Usuario administrador” Fig. 68 “Usuario visores”

Los grupos visores son asignados a cada uno de las carpetas que la estructura interna de la bóveda dispone, esto significa que el grupo “Visor Comercial” solo puede observar los documentos que contiene la carpeta “Comercial” en cambio el “Visor Confidencial” solo puede observar la carpeta “Confidencial”, ya que la carpeta “Comercial” es para el grupo visor comercial en caso de intento acceder a esta por otros usuarios que pertenecen a otros

grupos, el Poweruser bloquea su acceso con una llave impidiéndole su ingreso.



Fig. 69 “Bloqueo de carpetas”

El acceso a esta carpeta es solo de usuario que pertenezcan al grupo visor confidencial y administrador puede acceder a todas estas.Definición de roles

Nombre de Roles Permisos Tipo RestriccionesUsuario A 1. Crea o importa

documentos.2. Modificar las

propiedades.3. Imprimir.4. Uso del timbre

agua.5. Crea informes y

colecciones.6. Elimina documentos7. Enviar e-mail8. Utilizar aplicaciones

con el documento.9. Cambiar de estado

el documento (Liberar, editar, revocar etc.)

Administrador Ninguna.

Nombre de Roles Permisos Tipo Restricciones



Usuario A 10. Cambiar visor AdministradorUsuario B 1.-Buscar documento en

PoweruserVisor 1.-No uso del

Administrador de InnoCielo TeamWork.2.-No uso configurador de InnoCielo TeamWork

Usuario C 1.-Buscar documento en Poweruser

Visor 1.-no uso del Administrador de InnoCielo TeamWork.2.-Configurador de InnoCielo TeamWork

Usuario D 1.-Buscar documento en Poweruser


Usuario E 1.-Buscar documento en Poweruser


Usuario F 1.-Buscar documento en Poweruser


Usuario G 1.-Buscar documento en Poweruser


Usuario H 1.-Buscar documento en Poweruser




4.2 Roles asignados en carpetas

Para entender que es un “Rol” dentro del Teamwork 2008, se utilizara el siguiente ejemplo:

Un actor le pide a un director, que le asignen un papel en una obra de teatro.

Aplicando este mismo ejemplo para el sistema se entenderá que el ACTOR será la cuenta de usuario de Windows, que pedirá acceso a la bóveda de “Contratos”, el administrador (este último será como el DIRECTOR) y este le asignara un ROL dentro del Poweruser.

De esta forma se definirá el posible comportamiento del usuario dentro del Poweruser

Para poder asignar accesos a la bóveda y a las carpetas favor de revisar el capítulo “Asignación de usuario en carpetas” pág. 37

Fig. 70 “Destinación de usuario”

Cuando se define un acceso de un usuario a la bóveda, se está indicando también a que carpetas podrá acceder.

Usuario A y Usuario B

Usuario A y Usuario C

Usuario A y Usuario D

Usuario A y Usuario F

Usuario A y Usuario E

Usuario A y Usuario G

Usuario A y Usuario B

Usuario A y Usuario C

Usuario A y Usuario E

Usuario A y Usuario D

Usuario A y Usuario F

Usuario A y Usuario G



Ejemplo: si la cuenta de usuario de Windows es “Johnny Baez”, que tendrá el rol del “Usuario B” entonces podrá acceder a la carpeta “Comercial”.

Pero también se puede hacer que una cuenta de usuario pueda acceder a más de una carpeta (ver capítulo “Permisos y restricciones a los usuarios para las carpetas”).



5 Tipos de usuarios

Los usuarios B, C, D, E, F, G, H son de tipo visores, se pueden conectar hacia la bóveda utilizando una conexión de acceso remoto hacia el servidor (link o icono que dispone el usuario A), este dispone las cuentas de forma local de cada uno de ellos, y dentro del servidor encuentra la aplicación Poweruser que contiene la bóveda de “Contratos“.De una manera distinta el usuario “A” contiene en su computador las aplicaciones necesarias como son Poweruser del Teamwork 2008 y Microsoft Access 2003, pero también dispone de los accesos directos en su escritorio de Windows para cada una de las aplicaciones, unidades lógicas (Contratos Escaneados) y una conexión remota al servidor.Esquema:

Fig. 71 “Esquema”



Zona A

Usuario A o Administrador: es aquella persona dispondrá todos los privilegios necesarios para administrar el “sistema de gestión de contratos” que se encuentra en el servidor, además dispondrá de las herramientas necesarias para realizar: modificación de los documentos de la bóveda, reportes o informes, habilitar o deshabilitar usuarios visores (VisoresComercial), respaldo de la bóveda “Contratos”, respaldo de la base de datos “Cliente”; prácticamente dispondrá este usuario todas las opciones del Teamwork 2008 (Poweruser, administrador y configurador) y Microsoft Access 2003.

También tendrá la responsabilidad de ingresar los contratos en formado digital utilizando el escáner kodak modelo ¡1120 para luego ingresarlo en la bóveda o imprimirlo.

Zona B

Usuarios visores: son aquellas personas que acceden utilizando una conexión remota hacia el servidor para consultar o visualizar los contratos, esta será la única opción que dispondrán dentro del Poweruser.

Zona B

Servidor de contratos: se utilizará para centralizar los contratos que estarán dentro de la bóveda, dispondrá las aplicaciones necesarias: Acrobar reader 4, Microsoft Access 2003, Teamwork 2008 y contendrá las cuentas locales que utilizaran los usuario visores (VisorComercial) con políticas de seguridad establecidas para ellos.



5.1 ¿Cómo conectarse hacia el servidor de contratos?

Anteriormente se entrego una definición para los dos tipos de usuarios (Administrador-visor) que existiren dentro del sistema.

Ambos comparten un mismo método para poder conectarse a la bóveda del servidor de contratos, pero los procedimientos que deben seguir son distintos.

Para el usuario “A” o administrador debe utilizar simplemente el icono que se encuentra en su

escritorio de Windows , realizando doble clic izquierdo sobre este de manera rápida y segura conectarse hacia el servidor, pero deberá ingresar su clave (la clave no se debe guardada para efecto de seguridad) y debe indicar el dominio que es “Servidor-Contratos”.

En cambio para un usuario visor (Visor Comercial) debe comunicarse con el administrador o usuario “A”, solicitando una cuenta dentro del sistema para visualizar los contratos.

Se vuelve a recordar que este es un manual dirigido para el administrador o usuario “A” por lo que se indicara como se debería registrar y habilitar a un usuario visor para que pueda acceder a la bóveda de “Contratos”.1

5.2 Registrar y habilitar a un usuario visor (VisorComercial) en el servidor

En esta parte se indicara como se debe crear una cuenta de usuario utilizando el nombre y apellido de preferencia.

Ejemplo: Johnny Baez

Se debe señalar el tipo de usuario que va ser, o sea, administrador o visor.Para comenzar se tiene que acceder al servidor de contratos de la siguiente forma:

1.-Buscar el icono en el escritorio de Windows xp (conexión al servidor de contratos) , hacer doble clic izquierdo sobre este. 2.-Introducir nombre de usuario (administrator), la clave (sonda2008) y dominio (SERVIDOR-CONTRATOS) en la venta de validación de sesión del Windows server 2003.

3.-Buscar el icono en el escritorio de Windows server 2003, hacer doble clic izquierdo sobre este.

1 Los usuarios visores dispondrán un manual llamado “sistema gestión de contratos para usuario visores “que les indicara como conectarse hacia la bóveda de contratos



El punto “3” se refiere al icono (Computer Management) al hacer doble clic izquierdo sobre este aparece una ventana

Que permitirá crear una cuenta de usuario, se debe elegir la carpeta llamada “Users”

Aparecerán al lado derecho de la pantalla todas las cuentas de usuario que el sistema operativo dispone.

Fig. 72 “Usuarios”

Sobre esta carpeta se debe realizar un clic izquierdo y elegir “New User…”



Se ingresan los datos necesarios como se indica en la imagen siguiente

Fig. 73 “Crear cuenta de usuarios”

También se debe elegir las opciones a la cuenta creada y se finaliza con el botón “Create” o “Crear” y se debe cerrar la ventana, aparecerá la cuenta creada

Fig. 74 “Vista de cuenta de usuarios”

Hasta este punto ya se consiguió una nueva cuenta de usuario que está registrada en el servidor, pero ahora falta indicar que esta cuenta de usuario sea reconocida y pueda utilizarse en el Poweruser del Teamwork 2008.



Dejaremos el punto anterior pendiente por un momento haciendo un pequeño paréntesis por que antes de cambiar de ventana, se debe aplicar una de las políticas que rige solamente a las cuentas de los usuarios visores.

Ahora se deben hacer un doble clic izquierdo sobre la cuenta de usuario que recién se creó.

Aparecerá una ventana con las propiedades asignadas a la cuenta.

Fig. 75 “Propiedades de la cuenta usuario”

Se debe elegir la pestaña “Environment” o”Ambiente” estas opciones permiten que parta ejecutándose la aplicación del Poweruser, cada vez que el usuario inicie sesión en el servidor.Para lograr esto se debe activar e introducir las siguientes rutas:Pasos1.-Activar la casilla “Start the following program at logon” que permite habilitar los campos para introducir la ruta del programa que se desea.

Paso 1

Paso 2

Paso 3

2.-Para obtener las siguientes rutas o direcciones del programa Poweruser del Teamwork 2008 se debe ubicar en el

escritorio del servidor el icono , hacer un clic derecho y seleccionar la opción de “Propiedades”

Propiedades del Icono Propiedades de la cuenta de usuario

Fig. 76 “Propiedades del icono” Fig. 77 “Ruta”

En este punto tienen que copiar y pegar (quitando las comillas “”)la ruta en los campos indicados como se muestran en la imagen anterior.

3.- Se debe activar el casillero “Connect client drives at logon” y pulsar el botón “OK” para finalizar.

Cerrando el paréntesis, se continua con la idea que había quedado pendiente esta era “…pero ahora falta indicar que esta cuenta de usuario sea reconocida y pueda utilizarse en el Poweruser del Teamwork 2008.”(Ver página 85 para recordar).

Para hacer reconocida esta cuenta de usuario “Johnny Baez” en el Poweruser, se debe hacer un clic en la pestaña “Member of”.

Fig. 78 “Grupos”

Y se debe pulsar el botón “Add…” aparecerá esta nueva ventana.



Fig. 79 “Agregar grupos”

Se debe pulsar el botón “Advanced…”

Fig. 80 “Selección de grupos”



Y ahora se debe pulsar el botón “Find Now” en la parte inferior de la ventana aparecerá una lista de los grupos que el sistema operativo dispone o reconoce.

De esta lista se debe seleccionar con un clic izquierdo +la tecla “Ctrl”:

1.- “Distributed COM Users”2.- “Remote Desktop Users”3.-“PowerUsers”4.-Mas el grupo de visor (Comercial, Confidencial, Legal etc.)

Fig. 81 “Selección de grupos”

Una vez listo se debe pulsar el botón “OK”

Fig. 82 “Lista de grupos”



Aparece la lista de los grupos seleccionados dentro de la ventana y se debe confirmar con el botón “Ok”.

Fig. 83 “Grupos”

Finalizando con el botón “Ok” nuevamente.

Ahora el servidor reconocerá que esta cuenta de usuario local ya tiene permiso para conectarse de forma remota al servidor de contratos y acceder al PowerUser.



Una vez listo debe acceder al Poweruser del Teamwork 2008, posicionar el cursor sobre el nombre de la bóveda y seleccionar en el menú la opción de “Documentos” y elegir “Asignación de Roles…”

Fig. 84 “Asignación de roles”

Aparecerá una nueva ventana…

Fig. 85 “Agregar un usuario”

Este procedimiento es el mismo que se indico en el capitulo “Acceso de usuarios en las carpetas” para continuar diríjase a este.

Manual del sistema “Gestión de contratos”

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