MANUAL DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS

MANUAL DEL PROCESO

DE CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS

Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo

Institucional el 13/12/2017

[Versión 01]

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

MANUAL DE PROCESO DE GESTIÓN D E ADQUISICIONES

Versión: 1.0 Página 3 de 12

Contenido

1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................... 4

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ........................................................................................................ 5

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ................................................................................... 6

4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS ....................................................................................... 6

5. DESCRIPCIÓN DE SUBPROCESOS .................................................................................................... 7

5.1 SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS ............... 7

5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS .............................................................................................................................. 7

5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS ......................................................................................................................... 8

5.2 SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS ......... 9

5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS .............................................................................................................................. 9

5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS ............................................................................................ 10

5.3 SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS ............. 10

5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS ............................................................................................................................ 10

5.1 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS .................................................................................................................................... 11

6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO .................................................................................... 11

7. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE ADQUISICIONES .................................................................. 12

8. ANEXOS ........................................................................................................................................ 12




CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS

1. INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso: Contratación de consultorías

Código del Proceso: GA-ADM-ADQ-003

Descripción:

PROPÓSITO: Ejecutar las actividades relacionadas a la gestión administrativa de los

procesos de contratación de consultorías de conformidad con las Normativas vigentes.

DISPARADOR: Necesidad Institucional

ENTRADAS:

Oficio con necesidad de requerimiento Verificación POA y PAC Formato de especificaciones técnicas del requerimiento de adquisiciones Informe técnico Términos de referencia Presupuesto referencial Comprobante de verificación de Catálogo Electrónico

SUBPROCESOS:

1. Fase preparatoria de la contratación de consultorías 2. Fase precontractual de la contratación de consultorías 3. Fase contractual de la contratación de consultorías

Productos/Servicios del Proceso:

Oficio de requerimiento de la Gerencia Administrativa Resolución Reforma PAC Documento de cálculo presupuestario referencial Estudio de mercado Verificación de catálogo Plan Anual de Compras Certificación Presupuestaria Autorización de inicio del trámite Pliegos Términos de Referencia Resolución de inicio del proceso Acta de preguntas y aclaraciones Acta de convalidación de error Acta de errores convalidados Acta de apertura de oferta técnica Etapa de calificación, selección y negociación Informe de evaluación de ofertas Acta de calificación de oferentes Informe de comisión técnica




Resolución de adjudicación o concurso declarado desierto Informe de adjudicación Acta de entrega recepción de productos conformes Factura Contrato Informe de cumplimiento de contrato

Tipo de Proceso: Adjetivo

Responsable del Proceso:

Jefe de Adquisiciones

Tipo de cliente: Interno y externo

Marco Legal: Ley Orgánica Reformatoria del Sistema Nacional de Contratación Pública, Registro Oficial No. 395 de fecha 04-agosto-2008.

Ley Orgánica para la eficiencia en la Contratación Pública, Registro Oficial No. 966 – Segundo Suplemento de fecha 20-marzo-2017

Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (Decreto Ejecutivo No. 1700, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 588, de 12 de mayo de 2009), actualizado con la reforma de Registro Oficial No. 512, de fecha 15 de agosto de 2011.

Reglamento del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, Decreto 489, Registro Oficial Suplemento 383 de fecha 26-noviembre-2014.

Constitución de la Republica, Registro Oficial No. 449 de fecha 20-octubre-2008 (Art 154 - 226 –285 -286)

Norma de Control Interno de la Contraloría General del Estado, Acuerdo No. 39, Registro Oficial Suplemento 87 de fecha 14-diciembre-2009.

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Adquisición requiere considerar las siguientes políticas: • El proceso deberá contar previamente con los elementos indicadores en la regla 408 Administración

de Proyectos de las Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado, a cargo y responsabilidad del área requirente.

• El proceso deberá cumplir las directrices del Ministerio de Finanzas. • El proceso de adquisiciones deberá cumplir los lineamientos de la Ley Orgánica del Sistema Nacional

de Contratación Pública (SERCOP). • Todo requerimiento de adquisición de bienes, servicios, obras y consultorías deberá ser canalizado

únicamente por las Unidades Macro. • Llevar registro y control de los administradores y vencimientos de los contratos por consultorías. • Todo requerimiento de adquisición de bienes, servicios, obras y consultorías deberá ser canalizado

únicamente por la Unidad Macro. • Toda actualización requerida por el Jefe de Adquisiciones al presente documento o a los formatos del

mismo deberán ser aprobados por el Director Administrativo y comunicados a la Jefatura de Procesos para el registro y control correspondiente.




3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

Término Definición Área

Requirente Son todas las Unidades Administrativas y Académicas que requieran la Adquisiciones de bienes, servicios ejecución de obras incluidos los de consultoría.

Unidad Macro Son aquellas que agrupan los requerimientos de las unidades requirentes e inician el proceso de adquisición. Las unidades macro son: la Gerencia Administrativa y los Vicerrectorados conforme a sus competencias. Dirección de Gestión Tecnológica de la Información, Dirección de Obras universitarias, Dirección Administrativa, Dirección de Talento Humano, Coordinación de Relaciones públicas, Dirección de Gestión Social del Conocimiento, Dirección de Investigación.

Términos de Referencia

Condiciones específicas bajo las cuales se desarrollará la contratación de servicio y consultorías

Especificaciones Técnicas

Son las características fundamentales que deberán cumplir los bienes o rubros requeridos y que se especificarán en formato establecido.

Disponibilidad Presupuestaria

Existencia de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación presentes y futuras

Requerimiento Es la petición formal que estará conformada por la necesidad, justificativos, solicitud de compra y servicios, características y especificaciones técnicas o Términos de Referencias TDR

Máxima Autoridad

Quien ejerce administrativamente la representación legal de la entidad contratante (Rector).

Autorizador de Gasto

Las autoridades competentes de la Universidad de Guayaquil que, mediante acto administrativo o de simple administración expresa y válida y según los niveles previstos en el Reglamento de delegación de firmas de autorización de pago y gasto, decidan la realización de gastos con recursos asignados a la Institución de Educación Superior.

Autorizador de Pago

La autoridad competente de la Universidad de Guayaquil que, mediante acto administrativo o de simple administración expresa y válida, y según el nivel previsto en el Reglamento de delegación de firmas de autorización de pago y gasto, decida la realización de pagos con recursos asignados a la Institución de Educación Superior

PAC Plan Anual de Contratación SERCOP Sistema Nacional de Contratación Pública

SENPLADES Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo Directrices Normas para el desarrollo de una actividad o proyecto

eSigef Software de Uso del ministerio de Finanzas PIE Presupuesto inicial del estado

4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS A continuación se presenta una visión general del proceso de Gestión de Adquisiciones:

https://esigef.finanzas.gob.ec/esigef/




Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Adquisiciones Proceso: Contratación de Consultorías

Cont

rata

ción

de c

onsu

ltoría

s

Etapa preparatoria de la contratación de

consultorías

Etapa precontractual de la contratación de

consultorías

Etapa contractual de la contratación

de consultorías

Oficio con necesidad de requerimientoVerificación POA y PAC

Especificaciones TécnicasInforme técnico

Términos de referenciaPresupuesto referencial

Comprobante de Catálogo Electrónico

Certificación PAC Cálculo de presupuesto referencial

Certificación PresupuestariaPliegos

Resolución de inicio del proceso

Acta de preguntas y aclaracionesOfertas

Acta de apertura de oferta y convalidación de erroresActa de calificación de oferentes

Informe de comisión técnicaResolución de adjudicación o desierto

Contrato

Resolución de adjudicaciónResolución de inicio del proceso

Contrato

Informe entrega/ recepciónInforme de cumplimiento de contrato

Factura

Certificación PACVerificación Catálogo

Cálculo de presupuesto referencial o estudio de mercadoProformas

OfertasAutorización de inicio

Certificación PresupuestariaInforme de no disponibilidad de recursos

PliegosResolución de inicio del proceso y Convocatoria de pliegos

5. DESCRIPCIÓN DE SUBPROCESOS

5.1 SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS

5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS

Subproceso: Fase preparatoria de la contratación de consultorías

Código del Subproceso:

GA-ADM-ADQ-CC-001

Descripción:

PROPÓSITO: Gestionar la adecuada documentación para realizar el

requerimiento de contratación de consultorías

DISPARADOR: Recepción de requerimiento de las unidades académicas y

administrativas.

ENTRADAS: Oficio de requerimiento aprobado por Unidad Macro

Certificación POA

ACTIVIDADES PRINCIPALES: Emitir certificación PAC Solicitar certificación presupuestaria Realizar presupuesto referencial o estudio de mercado Seleccionar método de compra




Elaborar pliegos Realizar resolución de inicio del proceso

Productos/Servicios del Subproceso:

Certificación PAC o Resolución reforma PAC Certificación y verificación del portal Estudio de mercado Verificación de catálogo Autorización del inicio del trámite Certificación Presupuestaria Pliegos Resolución de inicio del proceso

Responsable del Subproceso:


Tipo de cliente: Interno

5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS

Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Adquisiciones

Jefe

de

Adqu

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recc

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Inic

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el

proc

eso

Proceso: Fase Preparatoria de la contratación de consultorías

Revisar documentación y

sumillar al analista responsable según el

requerimiento Recepción derequerimiento

Elaborar reporte de calculo de

presupuesto referencial, estudio

del mercado y certificación catálogo

Emitir certificación

Dispone de recursos

SI

NO

Emitir informe de no disponibilidad

de recursos

Recibir expediente,

autorización de inicio del proceso

y certificación presupuestaria y elaborar pliegos

Contratación directa

(Delegado)

<=0.000002*PIE

Lista corta(Comisión Técnica)

Realizar resolución de

inicio del proceso y solicitar firma d

pliegos para autorización

Entre (0.000002 - 0.000015) * PIE

Informe de no disponibilidad de recursos

y análisis financiero

Certificación Presupuestaria del contrato

Resolución de Inicio del Proceso


>0.000015*PIEConcurso Público

(Comisión Técnica)

Solicitar a la máxima autoridad la

designación del administrador de

contrato, delegado o comisión técnica de

acuerdo al procedimiento de

contratación

RectorDesignar al

administrador de contrato, delegado o

comisión técnica

Recibir la designación del

administrador de contrato, comisión técnica o delegado según corresponda

Firmar De autorización de la

resolución Y pliegos para el

inicio del proceso

Imprimir certificación PAC

Solicitar autorización para inicio de proceso

y certificación presupuestaria

Autorizar inicio del proceso y

solicitar certificación

presupuestaria

Recibir autorizado para emisión certificación

presupuestaria e inicio del proceso

Oficio con necesidad de requerimientoVerificación POA y PAC

Especificaciones técnicas Términos de referencia

Informe técnicoPresupuesto referencial

Comprobante de verificación de Catálogo Electrónico




5.2 SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE

CONSULTORÍAS

5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS

Subproceso: Fase pre contractual de la contratación a de consultorías

Código del Subproceso: GA-ADM-ADQ-CC-002

Descripción:

PROPÓSITO: Realizar el proceso de adquisición o contratación de consultorías de

acuerdo a los requerimientos institucionales.

DISPARADOR: Recepción de resolución de inicio del proceso

ENTRADAS: Certificación PAC o Resolución reforma PAC Cálculo de presupuesto referencial Certificación Presupuestaria Pliegos Resolución de inicio del proceso

ACTIVIDADES PRINCIPALES: Solicitar designación de administrador de contrato, delegado y comisión

técnica según corresponda. Crear proceso en el portal Interactuar entidad contratante – oferente Evaluar y adjudicar Elaborar resolución de adjudicación Elaborar contrato


Acta de preguntas y aclaraciones Ofertas Acta de apertura de oferta Acta de convalidación de errores Acta de errores convalidados Informe de evaluación de ofertas Acta de calificación de oferentes Informe de comisión técnica Resolución de adjudicación o desierto Informe de adjudicación Contrato



Comisión Técnica o Delegado





5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA

CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Adquisiciones

Anal

ista

de a

dqui

sicio

nes

Auto

rizad

or d

el

Inic

io d

el p

roce

soPr

ocur

adur

ía

Sínd

ica

Proceso: Fase Precontractual de la contratación de consultorías¿Adjudica contrato?

SI

Elaborar resolución de adjudicación

Firmar resolución de adjudicación y

remitir documentación a

Adquisiciones

Subir al portal documentación y

enviar a procuraduría sindica para elaboración de

contrato

Revisar documentación y Elaborar contrato

Remitir contrato a Máxima Atoridad

para firma

No

Elaborar resolución de declaración desierta e

Autorizador de Gasto y archiva

expediente

Recibir resolución y crear proceso en

portal

Analista/Comisión Técnica o Delgado

Interactuar entidad contratante en el sistema de

contratación pública

Analista/Comisión Técnica o DelegadoEvaluar y adjudicar

RectorFirmar contrato

Resolución de inicio del procesoPliegos

Certificación PAC y catalogoCertificación Presupuestaria

Reporte cálculo presupuestario , oferta técnica y económica y formularios

Acta de preguntas y aclaraciones

Ofertas

Resolución de adjudicación

Resolución de declaración desierta

Contrato

Contrato

Notificar a Adquisiciones y

administrador de contrato

Recepción de resolución de inicio

del proceso

Autorizar los pliegos y resolución del inicio

del proceso

Analista/Comisión Técnica o Delgado

Receptar ofertas de postulantes

Analista/Comisión Técnica o DelgadoApertura oferta y convalidación de

errores

Acta de convalidación de erroresActa de errores convalidados

Informe de evaluación de ofertasActa de calificación de oferentes

Informe de comisión técnica

5.3 SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS

5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS

Subproceso: Fase contractual de la contratación de consultorías

Código del Subproceso:

GA-ADM-ADQ-CC-003

Descripción:

PROPÓSITO: Realizar las gestiones correspondientes desde la firma del contrato

hasta el cierre o finalización del proceso de adquisición en el portal.

DISPARADOR: Recepción de notificación de firma de contrato para seguimiento.

ENTRADAS: Resolución de adjudicación


Orden de compra

Contrato




ACTIVIDADES PRINCIPALES: Elaborar y firmar contrato Dar seguimiento al cumplimiento del contrato Finalizar el proceso en el portal


Informe de cumplimiento de contrato Factura CUR de pago Acta de entrega de recepción final o única



Administrador de contrato


5.1 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS

Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Adquisiciones

An

alis

ta d

e ad

quis

icio

nes

A

dm

inis

trad

or

de

Con

trat

oPr

ocur

adu

ría

Sind

ica

Proceso: Fase contractual de la contratación de Consultorías

Recepción de notificación de

firma de contrato para seguimiento

Recibir y crear usuario al

administrador de contrato designado

para que tenga acceso al sistema de contratación pública

Recibir notificación y clave de usuario para el ingreso al sistema

de contratación pública

Seguimiento y ejecución del

contrato

Publicar en el sistema de contratación pública la

documentación generada dentro de la ejecución

del contrato

Dejar en el sistema de contratación pública el proceso en estado de recepción y remitir

copia de la documentación a adquisiciones con el informe de

satisfacción del servicio

Recibir copia de la documentación generada de la ejecución del

contrato

Finalizar proceso en el portal

Comunicar a adquisiciones y al administrador de

contrato

Informe de cumplimento y satisfacción del contrato

FacturaActa de entrega definitivaDocumentos habilitantes

Cuenta de usuario de sistema de contratación pública

Cuenta de usuario de sistema de contratación pública

Realizar la recepción final del producto/servicio

contratado

Memorando de comunicación

Acta de entregadefinitiva

6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO

Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Adquisición de bienes, servicios, obras y consultorías son los siguientes:

P á g i n a 1 | 3

PROCEDIMIENTO

Nombre del Proceso: Contratación de Consultorías Código: GA-ADM-ADQ-CC-001

Nombre del Subproceso: Fase preparatoria de la Contratación de Consultorías

Descripción:

Propósito del proceso

Gestionar la adecuada documentación para realizar el requerimiento de

contratación pública de consultorías.

Disparador: Recepción de requerimiento de las unidades académicas y

administrativas.

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Enviar requerimiento a la jefatura de

adquisiciones / Gerencia Administrativa.

Actividad Final/Responsable: Firmar autorización de la resolución /

Autorizador de Inicio del Proceso.

Productos/Servicios del

subproceso:

• Certificación PAC

• Estudio de mercado

• Verificación de catálogo

• Autorización del inicio del proceso

• Certificación Presupuestaria

• Pliegos

• Resolución de inicio del proceso



Capacidad y formalidad del

proceso:

¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?

DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO

No Actividad Rol Descripción Documento

1

Revisar

documentación y

sumillar al analista

responsable según el

requerimiento

Jefe de

Adquisiciones

Revisa que la documentación esté completa para

asignar proceso al analista, en caso de no contar

con la documentación completa devuelve el

expediente a Unidad Macro.

Oficio con necesidad

de requerimiento

Verificación POA y

PAC

Formato de

especificaciones

técnicas del

requerimiento de

adquisiciones

Informe técnico

Términos de

referencia

Presupuesto

referencial

Comprobante de

Catálogo Electrónico

2 Imprimir y sumillar

certificación PAC

Analista de

Adquisiciones

Imprime PAC que se encuentra publicado en el

portal de compras públicas, subraya donde

consta el requerimiento y sumilla documento.

Certificación PAC

3

Elaborar reporte de

estudio de mercado, y

certificación de

catalogo

Analista de

Adquisiciones

Elabora el reporte de estudio de mercado para

cuantificar el servicio a adquirir, e imprime

certificación de catálogo para confirmar su

existencia o no.

Presupuesto

referencial

Certificación

catálogo

P á g i n a 2 | 3

4

Solicitar autorización

para inicio de proceso

y certificación

presupuestaria

Analista de

Adquisiciones

Solicita la autorización del proceso para el inicio

del proceso al Autorizador de Inicio de Proceso y

la solicitud de certificación presupuestaria a

Dirección Financiera

5

Autorizar inicio del

proceso y solicitar

certificación

presupuestaria

Autorizador de

Inicio de Proceso

Autoriza proceso para inicio del proceso y solicita

mediante oficio la certificación presupuestaria

del proceso de adquisiciones a iniciar

6

Recibir autorizado

para emisión de

certificación

presupuestaria e inicio

del proceso

Dirección

Financiera

Recibe el autorizado del proceso y expediente del

proceso para la emisión de certificación

presupuestaria.

7 ¿Dispone de recursos? Dirección

Financiera

Si dispone de recursos financieros, continúa con

el paso 8.

Caso contrario continúa con el paso 9

8 Emitir certificación Dirección

Financiera

Elabora certificación presupuestaria donde

consta la disponibilidad de los recursos para

realizar la consultoría y comunicar a

Adquisiciones. Continúa con el paso 10

Certificación

presupuestaria

9

Emitir informe de no

disponibilidad de

recursos

Dirección

Financiera

Elabora informe de no disponibilidad de los

recursos para realizar la adquisición y comunicar

a Adquisiciones.

Informe de no

disponibilidad de

recursos

10

Recibir expediente,

autorización de inicio

del proceso y

certificación

presupuestaria y

elaborar pliegos

Analista de

Adquisiciones

Recepta el expediente del proceso de

adquisiciones, oficio de autorización de inicio del

proceso y certificación presupuestaria y elabora

pliegos.

Autorización de

inicio del proceso

Certificación

presupuestaria

Pliegos

Expediente

11 Confirmar montos de

adquisición

Analista de

Adquisiciones

Si monto es menor o igual a 0.000002* PIE

corresponde a adquisición por contratación

directa consultoría. (Delegado).

Si monto es inferior al valor que resulta de

multiplicar el coeficiente 0.000015 * PIE

corresponde a adquisición por lista corta

consultoría. (Comisión Técnica).

Si monto es mayor o igual al valor entre

(0.000015* PIE) corresponde a adquisición por

concurso público consultoría. (Comisión

Técnica).

12

Solicitar a la máxima

autoridad la

designación del

administrador de

contrato, delegado o

comisión técnica de

Autorizador de

inicio del

proceso

Solicita a la máxima autoridad la designación del

administrador de contrato, delegado o comisión

técnica de acuerdo al procedimiento de

contratación de consultoría.

P á g i n a 3 | 3

acuerdo al

procedimiento de

contratación

13

Designar al

administrador de

contrato, delegado o

comisión técnica

Rector

Designa al administrador de contrato, delegado o

comisión técnica, de acuerdo al monto de la

consultoría.

14

Recibir designación del

administrador de

contrato, comisión

técnica o delegado

según corresponda.

Analista de

Adquisiciones

Recibe designación del administrador de

contrato, comisión técnica o delegado según

monto de contratación.

Memorando de

comunicación

15 Elaborar resolución de

inicio del proceso

Analista de

Adquisiciones

Elabora resolución y pliegos del inicio del proceso

para enviar para la firma de autorización.

Resolución de Inicio

del Proceso

16

Firmar autorización de

la resolución y pliegos

del inicio del proceso

Autorizador de

Inicio del

Proceso

Firma autorización de la resolución de inicio de

proceso y convocatoria en los pliegos.

Resolución de Inicio

del Proceso

P á g i n a 1 | 3

PROCEDIMIENTO


Nombre del Subproceso: Fase precontractual de Consultorías

Descripción:

Propósito del

proceso Realizar el proceso de adquisición o contratación de consultorías de

acuerdo a los requerimientos institucionales.

Disparador: Recepción de resolución de inicio del proceso.

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Autorizar los pliegos y resolución del inicio

del proceso / Autorizador de Inicio del Proceso

Actividad Final/Responsable: Notificar a adquisiciones y al administrador

de contrato / Procuraduría Síndica


subproceso:

• Acta de preguntas y aclaraciones

• Ofertas

• Acta de apertura de oferta

• Acta de convalidación de errores

• Acta de errores convalidados

• Informe de evaluación de ofertas

• Acta de calificación de oferentes

• Informe de comisión técnica

• Resolución de adjudicación o desierto

• Informe de adjudicación

• Contrato




proceso:




1

Autorizar los pliegos y

resolución del inicio

del proceso

Autorizador del

inicio del proceso

Autoriza los pliegos y la resolución del inicio

del proceso de adquisición de consultorías

de acuerdo al Reglamento de delegación de

firmas en el ámbito de la contratación

pública y la autorización de gasto y pago de

la Universidad de Guayaquil.

Resolución de inicio

del proceso

Pliegos

Certificación PAC

Certificación

Presupuestaria

Reporte cálculo

2

Recibir resolución y

crear proceso en el

portal

Analista de

Adquisiciones

Recibe resolución del autorizador del inicio

del proceso para la creación del proceso en

el portal, subir los pliegos o términos de

referencia y toda la documentación soporte


del proceso

Pliegos

Certificación PAC

P á g i n a 2 | 3

Certificación

Presupuestaria

Reporte cálculo

presupuestario

3

Interactuar entidad

contratante en el

sistema de


Analista de

Adquisiciones

Analista de Adquisiciones

Recibe preguntas del oferente en base a los

pliegos o términos de referencia publicados

para conocimiento y respuesta de la

Comisión Técnica o delegado.

Comisión Técnica o Delegado

Elabora acta de respuestas

Analista de Adquisiciones

Transcribe las respuestas de las preguntas

realizadas por el oferente en el portal de

compras públicas en base al acta elaborada

por la Comisión Técnica o Delegado.

Acta de preguntas y

aclaraciones

4 Receptar ofertas de

los postulantes

Analista de

adquisiciones

(Comisión Técnica o

Delegado)

Recepta ofertas de los postulantes para

apertura y convalidación de errores

Ofertas

5 Aperturar oferta y

convalidar errores

Analista de

adquisiciones


Delegado)

Realiza apertura y convalidación de errores

y solicita correcciones, en 2 días mínimo, 5

días máximos, a la propuesta de los

ofertantes.

Acta de

convalidación de

errores

Acta de errores

convalidados

6 Evaluar, calificar e

informar

Analista de

adquisiciones


Delegado)

Elabora acta de calificaciones en base a las

propuestas de los proveedores en

coordinación con la Comisión Técnica o

Delegado, y realiza informe de

recomendación de adjudicación de contrato

al autorizador del gasto.

Informe de

evaluación de

ofertas

Acta de calificación

de oferentes

Informe de comisión

técnica

7 ¿Adjudica contrato? Autorizador de inicio

del proceso

Si el autorizador del inicio del proceso,

adjudica contrato continúe con el paso 9

Caso contrario continúa con el paso 8

8

Elaborar resolución de

declaración desierta e

informar a Autorizador

de Inicio del Proceso y

archiva expediente

Analista de

Adquisiciones

Elabora resolución de proceso declarado

desierto en caso de que las propuestas de

los proveedores no hayan cumplido con las

especificaciones requeridas o el Autorizador

de Inicio del Proceso no haya adjudicado a

ninguno la compra.

Resolución de

declaración concurso

desierto

9 Elaborar resolución de

adjudicación

Analista de

Adquisiciones

Elabora la resolución de adjudicación de

contrato para el proveedor ganador en base

a la aprobación del Autorizador de Inicio del

Proceso.

Resolución de

adjudicación de

contrato

10 Firmar resolución y

remitir

Autorizador de inicio

del proceso

Firma la resolución de adjudicación de

contrato y remite documentación al

departamento de adquisiciones.

P á g i n a 3 | 3

documentación a

Adquisiciones

11

Subir al portal

documentación y

enviar para

elaboración de

contrato

Analista de

Adquisiciones

Ingresa documentación soporte al portal de

la adjudicación del contrato y remite

documentación a Proveeduría Síndica para

elaboración de contrato.

12

Revisar

documentación y

elaborar contrato

Procuraduría Síndica

Revisa documentos habilitantes, resolución

de inicio y adjudicación de contrato para la

elaboración del mismo.

Contrato


de proceso

Documentos

habilitantes

13 Remitir contrato a

Máxima Autoridad Procuraduría Síndica

Entrega contrato a Máxima Autoridad para

la firma respectiva.

Contrato

14 Firmar contrato Máxima Autoridad

(Rector)

Firma contrato y devuelve a Procuraduría

Síndica para firma del proveedor y

distribución de ejemplares (1 Procuraduría

Síndica, 1 Administrado de Contrato, 1

Jefatura de Adquisiciones, 1

Proveedor/Contratista)

Contrato

15

Notificar a

adquisiciones y al

administrador de

contrato

Procuraduría síndica

Notifica, una vez firmado el contrato, al área

de adquisiciones para creación de usuario

en el sistema de contratación pública y al

administrador de contrato para

seguimiento y cumplimiento del mismo.

Memorando de

comunicación

P á g i n a 1 | 2

PROCEDIMIENTO


Nombre del Subproceso: Fase Contractual de la Contratación de Consultorías

Descripción:

Propósito del

proceso Realizar las gestiones correspondientes desde la firma del contrato hasta

el cierre o finalización del proceso de adquisición en el portal.

Disparador: Recepción de notificación de firma de contrato para seguimiento

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Comunicar a adquisiciones y al

Administrador de contrato para ejecución y seguimiento / Procuraduría

Síndica.

Actividad Final/Responsable: Finalizar proceso en el portal / Analista de

Adquisiciones.


subproceso:

• Informe de cumplimiento de contrato

• Factura

• CUR de pago

• Acta de entrega de recepción final o única




proceso:




1

Comunicar a

adquisiciones y al

Administrador de

contrato para ejecución

y seguimiento

Procuraduría

Síndica

Elabora y envía oficio de comunicación una vez

firmado el contrato de consultoría, a

adquisiciones y al administrador de contrato

para ejecución y seguimiento del

cumplimiento del mismo.

Contrato

Oficio de

comunicación de

Administrador de

contrato

2

Recibir y crear usuario

al administrador de

contrato designado

Analista de

Adquisiciones

Recibe comunicado de la firma de contrato con

la designación del administrador encargado

del seguimiento y ejecución del mismo. Le

crea usuario al administrador para acceso al

sistema de contratación pública y le remite

esta información a dicho administrador.

3

Recibir notificación y

clave del usuario para

el ingreso al sistema de


Administrador

de contrato

Recibe comunicado de la firma del contrato

con la designación del administrador de

contrato, y clave de usuario por parte del

SERCOP, para el ingreso al sistema de

contratación pública.

Clave de acceso

Copia de contrato

Designación

4 Realizar seguimiento y

ejecución del contrato

Administrador

de contrato

Da seguimiento a la ejecución del contrato

para que se cumplan los productos de acuerdo

a lo establecido.

Informe de

seguimiento

Acta de entrega –

recepción de

productos

P á g i n a 2 | 2

5

Realizar la recepción

final del

producto/servicio

contratado

Administrador

de Contrato

Realiza acta de entrega definitiva de los

productos o servicio generados por la

consultoría y elabora informe de satisfacción

del servicio

Acta de entrega –

recepción definitiva

Factura

Documentos

habilitantes

6

Publicar en el sistema

de contratación pública

la documentación

generada en la


Administrador

de contrato

Con la clave asignada a través del portal de

compras públicas, sube al sistema la

documentación generada dentro de la

ejecución del contrato, a fin de dejar en estado

en recepción, los servicios conforme a lo

establecido en el contrato.

Acta de entrega –

recepción

Factura

Informe de

cumplimiento de

contrato

7

Remitir copia de la

documentación a

adquisiciones y el

informe de satisfacción

del servicio

Administrador

de contrato

Remite copia de la documentación soporte del

proceso al área de adquisiciones junto con el

informe de satisfacción del servicio.

Acta de entrega –

recepción

Factura

Informe de

cumplimiento de

contrato

8

Recibir copia de la

documentación

generada de la


Analista de

Adquisiciones

Recepta copia de la documentación generada

de la ejecución del proceso y los informes de

cumplimiento del contrato.

Acta de entrega –

recepción

Factura

Informe de

cumplimiento de

contrato

Otros documentos

habilitantes

9 Finalizar proceso en el

portal

Analista de

Adquisiciones

Publica documentos habilitantes en la

plataforma de compras públicas y da por

finalizado el proceso de adquisición.

MANUAL DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS

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Transcript of MANUAL DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS