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PROCEDIMIENTO PRO-GAF-CIN-14 - Contabilización de Inventarios

1 Dirección Financiera Coordinación General Administrativa Financiera

MANUAL DEL PROCEDIMIENTO

CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS

Dirección Financiera

Versión 1.0

Noviembre, 2017



IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO

Proceso Nivel 0: Gestión Administrativa Financiera

Proceso Nivel 1: Gestión Financiera

Proceso Nivel 2: Gestión Contable

Proceso Nivel 3: Contabilización de Inventarios

Fecha de vigencia del documento:

31 de diciembre del 2017

Versión del Documento: 1.0

Número de Páginas: 10

Responsable del proceso: Director(a) Financiero / Contador(a) General

Frecuencia de ejecución: Mensual

REGISTRO DE VERSIONES

Versión

Descripción de la versión (motivos y cambios)

Realizado / Aprobado por

Cargo Fecha de

elaboración

Documentos que se dan de baja con la vigencia

de este documento

1.0

Creación Juan Pablo Segovia /

Celene Vargas

Experto en Administración

Técnica / Coordinadora General de

Planificación y Mejoramiento

Continuo

N/A



ÍNDICE Y CONTENIDO

1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................... 5

1.1. FICHA DEL PROCEDIMIENTO ............................................................................................... 5

1.2. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO .......................................................................................... 5

1.3. NORMAS GENERALES .......................................................................................................... 5

2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 7

3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCESO ............................................................................ 8

4. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO .................................................................................. 9

5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ......................................................................................................... 9

6. LISTADO DE DOCUMENTOS Y ANEXOS ....................................................................................... 9

6.1 DOCUMENTOS ........................................................................................................................... 9

6.2 ANEXOS ................................................................................................................................... 10



1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1. FICHA DEL PROCEDIMIENTO

Descripción: PROPÓSITO:

Registrar los movimientos de la proveeduría y de activos de larga duración, para conciliar los saldos de suministros, activos de larga duración y bienes sujetos a control administrativo con los saldos contables.

DISPARADOR:

Ingresos y egresos de bienes y suministros. Informe de constatación física

ENTRADAS:

Registros y reportes de ingresos de las herramientas SPB y SByE.

Informe de constatación física

Expediente de pago

Actas de entrega recepción (Baja de Bienes)

Productos/Servicios del proceso:

Depreciación, revalorización, traslados y ajustes de bienes de larga duración y existencias.

Responsable del proceso:

Director Nacional Financiero Contador(a) General

Tipo de cliente: Interno

1.2. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO

El procedimiento inicia con la revisión de la información registrada en los sistemas,

continúa el registro contable y termina con el archivo del expediente o pago, según sea el

caso.

1.3. NORMAS GENERALES

El análisis de activos fijos y bienes de control administrativo para efectuar el

cuadre, se deberá realizar hasta los 5 primeros días del mes siguiente.

El análisis de proveeduría para efectuar el cuadre se realizará en forma mensual.

Para realizar los ajustes de saldos contables, será necesario el informe de gestión

de proveeduría y administración de bienes.



Para realizar el registro de bajas en el sistema ESByE, se requerirá el acta de

baja, destrucción, donación o chatarrización, debidamente legalizada y remitida

mediante memorando remitido por la Dirección Administrativa.



2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO



3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCESO

# Actividad Descripción Responsable Documentos generados

De acuerdo a la naturaleza del requerimiento, este tiene dos caminos:

Constatación física / reportes / actas entrega – recepción.

Pago / factura

1

Revisar la información registrada en los sistemas SPB, e-SByE.

Si es constatación física / reportes / actas entrega – recepción, revisar la información registrada en los sistemas SPB y e-SByE, los bienes materiales como suministros y Sistema de Bienes del Ministerio de Finanzas (sistema donde se efectuará todo lo anterior cuando se actualice). Para cuestión de inventarios se está manejando el método de inventarios permanente utilizando el costo promedio.

Experto en Gestión Financiera/Contabilidad

Expediente de pago.

2

Verificar que los ítems de la factura estén registrados en los sistemas.

Si es pago / factura, verificar que los ítems de la factura estén registrados en los sistemas. ¿Está Registrado? SI: Continuar actividad 3 NO: Pasa a la actividad 2.1.


2.1 Devolver trámite

Se devuelve el trámite al administrador de bienes para que complete el expediente o corrija las inconsistencias del mismo. Luego de realizar lo sugerido ingresa nuevamente para realizar el proceso. Y finaliza el proceso.


3 Registrar contablemente en el e-SByE

Se crea, detalla y solicita el registro contable. En caso de ser activo fijo se realiza el compromiso para luego ingresarlo al Sistema de Bienes del Ministerio de Finanzas e-SByE.




4

Revisar y aprobar la documentación que soporta el registro contable

Al momento de revisar y aprobar la documentación que soporta el registro contable se analiza: Cuando se realiza una depreciación, baja, chatarrización, etc. se genera únicamente un registro en el sistema e-SByE. Y cuando es una factura se genera un CUR. ¿Aprueba? SI: Continua en la actividad 5 NO: Regresa a la actividad 3

Contador General CUR

5 Analizar documentación

Recibe la documentación respectiva y analiza la misma. ¿Es factura? SI: Continua con el Proceso “Pagos” NO: Pasa a la actividad 6.


6 Archivar documentación

Archiva el expediente de la baja, transferencia, chatarrización, etc.


Proceso Pagos

Fin del Proceso

Dirección Financiera

4. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO

Los indicadores se encuentran descritos como anexos en el formato F-GPP-01 - Fichas

de Indicadores de Procesos.

5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

CUR.- Comprobante único de registro, son órdenes de pago o trasferencias registradas por la Instituciones Públicas en el Sistema de Gestión Financiera (e-SIGEF).

eSIGEF.- Sistema Integrado de Gestión Financiera. Sistema informático estatal para la administración de la gestión financiera del sector público.

SByE.- Sistema de Bienes del Ministerio de Finanzas.

6. LISTADO DE DOCUMENTOS Y ANEXOS

6.1 DOCUMENTOS

Código Nombre del documento Ubicación Física Ubicación Digital

N/A N/A N/A N/A



6.2 ANEXOS

Anexo 1 Ficha de Indicadores de Gestión de Procesos - Contabilización de Inventarios – F-CIN-01.

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