CONTENIDO

Introducción

Presentación del Problema

Justificación

Objetivos

Marco Teórico

Diagrama de contexto

I.II.III. Introducción

Nuestro proyecto consiste en analizar el sistema actual de facturación e inventario de mercancía de FERRERIA HERMANOS VEGA y hacerles una propuesta que automatice el sistema manual que llevan actualmente dándoles a conocer los beneficios de este sistema y los que les mejorará el surtido de mercancía, atención al cliente y mayor eficiencia en la obtención de los productos o artículos que están por agotarse.

Independientemente del objetivo o funcionamiento de un negocio, todo miembro de una empresa habrá de encontrarse en algún momento, con los analistas de sistemas, este no es más que el que estudio los problemas y necesidades de una empresa para determinar cómo podrían combinarse los recursos humanos, los procesos, los datos, las comunicaciones y la tecnología para obtener mejoras en la empresa.

IV. Ciclo de vida del sistema

A lo largo del desarrollo del sistema se realizaran varias fases en las cuales detallaremos cada una de las actividades que se realizan para el desarrollo del sistema. A continuación se presentan las partes del desarrollo del sistema.

1. Identificación del problema oportunidades y objetivos

1.1 Problemas

Actualmente FERRETERIA HERMANOS VEGA lleva el inventario de mercancía manualmente, capturando y archivando las facturas de aquellos productos que compran a distribuidores o suplidores. Luego la dueña de FERRETERIA HERMANOS VEGA procede ha realizar el deposito del dinero en un Banco de Occidente y envía vía fax la copia del voucher de depósito como constancia de cancelación de la mercancía, otros

productos como son comprados al crédito y el control que se lleva es que las facturas se tiene a la vista para ver la fecha de término de la mismas.

Los productos o servicios que se venden en el local no tienen un tipo especifico de control es por ello que hemos decidido realizar un análisis y brindar un propuesta en la confección de un sistema automatizado del inventario de los productos del local para así tengan un mejor aprovechamiento de ellos y puedan llevar un control de la mercancía con que cuentan y en cierto modo brindar un mejor servicio con el surtido de la mercancía.

Se surte la mercancía cuando se agotan, algo que notamos que les pasa muy frecuente que por no llevar un control de los artículos de uso del local como por ejemplo: no vender clavos o tornillos esto se da por no llevar el control cada cierto tiempo se debe comprar clavos, es aquí donde nos llamo la atención del porque brindarles un análisis de su sistema inventario.

El principal problema que consiste en el desarrollo de un proyecto de análisis de un sistema de inventario de mercancía que en estos momentos se hace de forma manual en la Ferretería Hermanos Vega.

La falta de un sistema de información, que facilite el manejo de las operaciones de la ferretería como ser:

Facturación Control de inventario Compras de material para la ferretería Cartera de cliente Control de proveedores

1.2 Oportunidades

El sistema facilitara la realización de las siguientes transacciones:

a. Facturaciónb. Control y Consulta de inventarioc. Actualización y consulta de datos de Proveedores d. Actualización y consulta de datos de Cliente.e. Planillas f. Calculo de prestaciones laboralesg. Reportes

1.3 Objetivos

Automatizar el sistema de inventario de FERRETERIA HERMANOS VEGA de tal forma que se haga más fácil el conteo de la mercancía existente para la venta.

Reconocer la utilidad y la necesidad de realizar inventarios en la ferreteria. Mejorar el sistema de inventario con la finalidad de conocer el estado de mercancía de la empresa. Garantizar la eficiencia del sistema de inventario automatizado. Organizar el sistema de inventario de tal manera que se tenga disponible la cantidad de artículos en

existencia. Con la implementación del nuevo sistema de información se mejoran las siguientes transacciones:

a. Mejora del servicio al cliente.

b. Aceleración del proceso de facturación.

c. Reducir los errores en la elaboración de facturas.

d. Facilitar la actualización de datos de los proveedores.

e. Facilitar la actualización de datos de los clientes.

f. Actualizar las planillas de empleados.

g. Mejorar control de inventario

h. Automatización del calculo

2. Factibilidad

2.1 Factibilidad Económica· El costo de la investigación de los requerimientos es de

2.2 Factibilidad TécnicaActualmente la empresa cuenta con una computadora donde se efectúan tareas administrativas con paquetes de software para oficinas. El equipo debe tener un disco duro de 30 GB. El espacio es fundamental para almacenar la información en una base de datos adecuada que se deseará en un futuro. La empresa no cuenta actualmente con personal preparado para realizar un proyecto de dicha importancia por lo que se tendrá que contratar una casa de software para su implementación.· 2.3 Factibilidad OperativaExiste un interés marcado en la dirección y personal de la empresa para utilizar el desarrollo propuesto.La Gerencia General y el personal están de acuerdo en las observaciones que se le han señalado, y están dispuestos a hacer cambios si requiere.No hay obstáculo para ejecutar el proyecto, en cambio hay facilidad por parte de la empresa para implementar el sistema, por ejemplo. Apoyo de gerencia para facilitar información e investigación, cooperación.

3. Determinación de los requerimientos de información

Para la realización del sistema es necesario recopilar la información acerca de la ferretería para la cual realizaremos entrevistas con los clientes, usuarios del sistema.

3.1 CUESTIONARIO PARA LA REALIZACIÓN DE LA ENTREVISTA

Entrevistado: Sra. Elsa

Entrevistadores: Laura Miranda, Blanca Mejía, Cleotilde Velasquez, Fanny Cuadras

Preguntas

1. ¿Cuéntenos una reseña histórica de su negocio desde sus inicios hasta hoy día?R/. Fundada en Cofradía tiene 8 años de existencia, cuando comencé mi negocio lo comencé con productos en el suelo. Poco a poco comencé a comprar los estantes al igual que el surtido de productos, apuntando según la necesidad del cliente cuando venían a comprar. Todos los meses iva comprando productos que se vendían mas. Así fue creciendo mi negocio hasta llegar a lo que es hoy.

2. ¿Que la motivo a usted a convertirse en empresaria y a realizar un puesto de venta?La idea nació porque al pensar en que negocio me daría menos que hacer me decidi por la ferretería ya que no hay que estar comprando a diario las cosas y en mi ferretería vendo productos útiles o bien identificados.

3. ¿Con cuántos empleados cuenta en su negocio?Dos empleados

4. ¿Cuáles son las jornadas de trabajo?Todo el día de lunes a domingo de 7 de la mañana hasta las 5 y media y el domingo hasta las 4 de la tarde.

5. ¿Cada qué tiempo y como surte su negocio?Cada mes, en gran volumen

6. ¿Cómo define los precios de los productos? No tengo definido en todo, los valores que defino son del 15%, 30%, 35%. Según el producto.

7. ¿Tiene un precio definido según el tipo de pago?No, depende si es de una semana le aumento 1 o 2 lempiras, pero si es por mayoreo manejo otro precio.

8. ¿Además de la venta de y electricidad, que otro productos vende?Material de construcción arena y bloques

9. ¿Qué tipo de control o como usted lleva el inventario de la mercancía que usted tiene en su local? Por medio de factura y registro en libros de las compras que realizo pero no llevo control de inventario.

10. ¿Si usted tuviera que cambiar algo de su negocio que sería?

Si, en la estructura quiero cambiar los estantes y hacer cajones que identifiquen cada producto y mejorar mi negocio ya que pienso agrandar mi negocio.

11. ¿Lleva un control de las ventas diarias? Si, por medio de facturas a mano y en un cuaderno.

12. ¿lleva un sistema de contabilidad? no, ya que un perito mercantil me hace la declaración.

3.2Ficha De Observación

“El sistema inventario de mercancía de FERRETERIA HERMANOS VEGA”

Objeto: Realización del Sistema de Inventario en FERRETERIA HERMANOS VEGA

Objetivo: Observar el manejo del Sistema de inventario.

Elementos a Observar:

1. El Sistema de Inventario utilizado en FERRETERIA HERMANOS es el adecuado:

Excelente Bueno Regular Deficiente

Observación: No existe ningún tipo de control de inventario ni manual ni sistematizado

2. El manejo del inventario de mercancía en FERRETERIA HERMANOS VEGA está automatizado:

Si No

3. Qué mercancías controla el sistema de inventario:

Madera electricidad Construcción Ninguno

Observación: No, porque no hay ningún tipo de control de inventario

4. Existe un orden de productos por categorías:

Si No

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Los productos están codificados.

x

x

x

x

x

Si No

6. Las facturas son:

Manual Automatizada

3.3

3.4

3.5

3.6

3.7

3.8

3.9

3.10

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3.12

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3.14

3.15

3.16

x

FERRETERIA HERMANOS VEGA

Encuesta : Propósito recabar información relevante que nos ayude a la confección de nuestro trabajo de análisis del sistema de inventario de mercancía de dicho local.

Nota: Marque con un cheque en la casilla que usted crea conveniente.

“Le agradecemos muy cordialmente que responda con mucha responsabilidad y veracidad”

1. Con que frecuencia visita usted FERRETERIA HERMANOS VEGA: Siempre A veces Poco Nunca

2. Qué tipo de usuario es usted:

Albañil Particular Institución

3. Considera usted que la atención de la FERRETERIA HERMANOS VEGA es:

Excelente Buena Regular Deficiente

4. Considera usted que la FERRETERIA HERMANOS VEGA cuenta con un buen surtido de mercancía. Excelente Bueno Regular Deficiente

5. Qué tiempo le toma realizar un pago de un artículo comprado en la ferretería. 3 a 5 min 5 a 8 min 8 o más min

6. Qué artículos o servicios compra o utiliza frecuentemente:

clavos Canaletas Fontanería

Tornillos Varillas Cintas aislantes

Alambre Repuestos de Bicicleta

cemento

Madera Pintura Otros

Herramientas Ángulos

Hierro Tela metálica

7. Al solicitar un artículo cuentan con el:

Siempre Pocas veces Nunca

8. Considera buenos precios

Excelente Bueno Regular Malos

“Gracias por la atención e información suministrada…”

4. Revisión de Documentos

Revisaron cuadernos de Ventas

Cuaderno de Compras

Talonario de Facturas

Facturas por cobrar

Facturas por pagar

5. Análisis de los Resultados

Se ha hecho un análisis de la Ferretería Vega, se ha observado que la empresa cuenta con el personal idóneo para manejar el sistema, además de poseer estructura adecuada para su implementación, su personal tiene la capacidad para el manejo de un software con el debido entrenamiento.El sistema será utilizado por las personas que facturan el producto para poder hacer los cálculos más rápidos, consultas y ventas más rápidas, minimizando errores que se puedan cometer.El personal consultado ha mostrado un interés en la creación del sistema y piensan aportar ideas para su estructura desde el punto de vista de usuario.En el caso de controles no existe ninguno, a excepción de las facturas por cobrar elaborados por el departamento de contabilidad, aportando los saldos de los clientes a una fecha específica.

De acuerdo a la investigación realizada en la Ferretería Hermanos Vega se ha logrado determinar que esta necesita de un sistema de facturación más eficiente para poder desempeñar sus actividades de manera más rápida y confiable.Este nuevo sistema incluye factura de consumidor final. Recordemos que los clientes desean una buena atención, esto incluye la manera en que se les atiende, que tan rápido son atendidos y la buena presentación de los documentos entregados. Por medio de este nuevo sistema la calidad se va a detectar desde el momento en que el empleado hace contacto con el cliente hasta que el cliente realiza el pago.Ya que la empresa ha decidido adquirir nueva tecnología entonces esta también debe pensar en aplicar nuevos programas para estar a la par de este mundo cambiante. Los documentos que se emiten son la factura de consumidor final, el comprobante de crédito fiscal y la nota de crédito. Los datos que se encuentran en el interior de cada unos de los documentos se encuentra en los Anexos (factura de consumidor final). Aparte de los documentos de contabilidad, la empresa también lleva un registro de toda esta información por medio de una copia de la factura. Esto le facilita a la empresa a llevar todos sus datos de manera ordenada. El tiempo de realización de las facturas puede cambiar de acuerdo al cliente pero es un tiempo estimado de 5 a 10 minutos.Para hacer estas facturas el empleado debe seguir una serie de pasos los cuales son:Toma el pedido

Verificación de crédito e inventarios Se formula la cotización Se envía al cliente Cliente acepta la cotización Se cobra Se envía a mercadería

Nota: Si cliente rechaza cotización allí se termina el proceso.

6. Diseño Preliminar de la Alternativa de Solución

Se ha analizado gran parte de los requerimientos de la empresa y se establecido que para que la propuesta funcione, debe de haber una participación integra de software, hardware y capital Humano. La empresa aun no cuenta con el equipo por lo que tendrá que adquirirse para poder empezar con la primera etapa del proyecto.

6.1 Requerimientos De SoftwareLa herramienta a utilizar será Visual Basic 6.0 y SQL dado que los requerimientos de datos en la empresa no van más allá de la capacidad de este sistema a largo plazo por lo cual concuerda con la capacidad económica de la empresa.

6.2 Requerimientos De EquipoPara la empresa RAM, los requerimientos del equipo a utilizar en el proyecto deben ser los mínimosComputadora Pentium 500 Mhz o superior.Disco duro de 4Gigabytes.Memoria RAM de 128MB.Tarjeta de red.Monitor de 14 pulgadas.Teclado y mouse.Impresor Unidad de CD−ROM (opcional).Unidad de respaldo CD−RW.Sistema Operativo Windows XP o superior

6.3 Requerimientos De PersonalPara el desarrollo de las etapas se necesitara el siguiente recurso humano.

Recurso Humano Actividades

Analista−programadorComo Analista−programador, tendrá la tarea ardua de implantar el sistema, darle mantenimiento y coordinar el proyecto.

DigitadoSerá la persona encargada de introducir los Datos en el sistema y será el responsable de la información en la base de Datos

PersonalLa importancia del personal es importante, puesto que ellos, como usuarios, son los que brindan la información para un posible desarrollo del sistema y mejoras al sistema.

6.4 Aspecto EconómicoEn cuanto al aspecto Económico, la base es los precios del mercado establecidos, es como sigue:

Análisis y diseño del sistema Desarrollo de aplicaciones (Facturación, Inventarios, Costos de Venta, Etc.)Total:

No se han cuantificado los costos indirectos para el proyecto, como papelería.

7. Diseño del Sistema

7.1 Diagrama de Flujo del Contexto

8. Diseño del Sistema

7.1 Diagrama de Flujo del Contexto

8.2 Diagrama de Flujo Nivel Cero

8.3 Diagrama de Flujo Nivel 1. 2. Preparar la Factura

8.4 Diseño Contextual

Modelo Entidad -Relación

8.5 Diccionario de Datos

8.6 Diseño de Pantallas

8.6.1 Pantalla Principal

7.4,2 Factura

Manual de Usuario

Sugerencias para Codificar un Producto Si su mercaderia no tiene aun una codificacion puede proceder de la siguiente manera :Ejemplo 1 : La Descripcion o Nombre completo del Producto es : IMPRESORA EPSON STYLUS 800 CLASE : IMPRESORASMARCA : EPSONMODELO : STYLUS 800 Generamos este codigo : IMEPSTY800 Notará que los dos primeros caracteres describen el tipo (clase) del producto : IMPRESORAS=IMLuego los dos siguientes caracteres describen la marca EPSON=EPLuego los 5 siguientes describen el modelo STYLUS 800=STY800  

1. Factura

1. Libro de Compras

2. Libro de Registro de Ventas

3. Dueña de la Ferretería

4. Parte interna de la Ferretería

5. Compañeras de grupo trabajando en el proyecto.