Manual Del ALmacenista

Guía de Almacenista Palacio De Hierro


CONTENIDO:

OBJETIVO DEL MANUAL

ESTRUCTURA DEL MANUAL

ORGANIGRAMA DE OPERACIONES

PERFIL DEL ALMACENISTA

RECIBO DE MERCANCÍA

ACOMODO DE MERCANCÍA

ROTACIÓN DE MERCANCIA

COMPOSTURAS DEVOLUCIONES Y MERMA

TRASPASOS DEPARTAMENTALES

TRASPASOS POR SERVICIO

REPORTES

ARCHIVO

INVENTARIO

EVALUACIÓN

BONOS

ENTREGA DE TIENDA

DIRECTORIO PIAGUI

DIRECTORIO PALACIO DE HIERRO

GLOSARIO


OBJETIVO DEL MANUAL.

Este manual se diseño con la finalidad de orientar a los nuevos almacenistas a desarrollar sus actividades, estandarizando sus funciones, por lo que sirve de base para los criterios de evaluación y capacitación continua.

ESTRUCTURA DEL MANUAL

El manual contiene generalmente tres partes, un diagrama que resuma la actividad, el desarrollo detallado que incluye las partes involucradas y, finalmente un ejemplo.

Con letras negritas los conceptos mas usados dentro de Industrias Piagui que se especifican en el glosario.

En recuadros se presenta la explicación de los formatos, folios, y diagramas


ORGANIGRAMA DE OPERACIONES


RECIBO DE MERCANCÍA ORIGEN GUADALAJARA.

El proceso de recibo de mercancía comienza cuando Enrique Sánchez de la Vega (Jefe de Planeación CD) vía e-mail solicita se ingrese mercancía a El Palacio de Hierro S.A. de C.V. para lo cual Ernesto Zaldivar (Analista de Operaciones) solicita citas en mesa de control de cada tienda, regularmente los días jueves, como las citas se solicitas con 48 horas de anticipación, estas se pueden verificar con el personal de mesa de control los días Miércoles. En cuanto se tienen las citas, Hugo Mejia Martínez (Supervisor de Tiendas Departamentales) avisa a los almacenistas de la entrega de mercancía especificando día hora y cantidad a recibir.

Para recibir mercancía se requiere de:Estar quince minutos antes de la cita en recibo de mercancía.Reporte de discrepancia con los datos necesarios.Cutter

Al llegar el transportista se debe tener preparado el reporte de discrepancia como a continuación se detalla:

El Nombre de Tu Tienda

Tu Nombre

La fecha de la Cita

La hora de la Cita

El Nombre del transportista

hugo mejia, 03/01/-1,

Insertar Documentos al imprimir


En caso de retraso se debe notificar inmediatamente a Hugo Mejia Martínez (Supervisor de Tiendas Departamentales); el transportista debe llevar los Ppk´s al área de recibo donde se deben contar de acuerdo a la guía que ampara la mercancía. Se cuenta que los Ppk entregados correspondan a los que indica la guía y se firma, asimismo se solicita la firma del transportista en el reporte de

discrepancia.

De la mercancía entregada se separa el Ppk que contiene los documentos identificado por un sello verde.

Este Ppk contiene las Remisiones que detallan la mercancía.

Doctos

Hector Garcia

Firma del transportista

Hora de llegada


Las remisiones se llevan a mesa de control para “dar aviso de que llego la mercancía”, pueden poner un sello, una firma o simplemente anotar la llegada, se procede a abrir todos los Ppk para ser escaneados por el personal de Recibo de mercancía.

INDUSTRIAS PIAGUI, S.A de C.VFecha de impresión 04/04/2006 02:57:28 p.m.

Remisión.

No. Surtido 14.659

Cliente: CentroDirección: Durango No. 230 Col. Roma Delegación CuauhtemocCd. / Edo.: México D.F. 04/04/2006

Unidades Código Descripción Marca Precio Unitario Total

12 6101983KU NWBORTON BLACK “838” NINE WEST $868.70 $10,420.3524 6125467TZ7 NWNIISA COGNAC “UU” NINE WEST $795.45 $20,257.60

36

El Nombre de Tu Tienda

El Numero de Remisión

Total de pares de la remisión

Nombre de los modelos

Numero de corrida


Al escannear cualquier pieza, esta debe ser con el SKU de El Palacio de Hierro S.A. de C.V. el escáner solicita datos como son: Numero de proveedor (184366 para Industrias Piagui y 103837 para Diverticalzados) además numero de sección ( 520 para Westies y Shanklä; 505 para Nine West, Enzo Angolini y Anne Klein y 531 para Hand Bang )

Solo la sección 505 puede ser escaneada junta, pues corresponde al mismo proveedor.

Al termino del escaneo el personal de Recibo de mercancía entrega notas de entrada las cuales deben ser firmadas con lo cual la mercancía ya puede ser llevada a las bodegas.

La mercancía se revisa par por par a fin de verificar que este bien etiquetado, esto es que la etiqueta corresponda al zapato, que no tengan defectos y que vengan completos, al termino se puede acomodar y terminar de llenar el reporte de discrepancia, el cual se debe hacer llegar a Hugo Mejia Martínez (Supervisor de Tiendas Departamentales) lo mas pronto posible.

ACOMODO DE MERCANCIA

La mercancía puede estar acomodada comenzando por la fila superior del anaquel o por la inferior (ver fotografías) siempre y cuando se cumplan los siguientes puntos:

1. Modelo: en orden ascendente alfabéticamente, comenzando de izquierda a derecha y en la siguiente fila de derecha a

En caso de encontrar mercancía defectuosa impares,

faltantes, etc. Se anotan en esta

sección


pon una copia de entrada de mercancia


izquierda, cada que comience un nuevo modelo se debe empezar un nuevo apilamiento, las temporadas nunca se revuelven

2. Color: de oscuro a claro (negro, azul, café, otros colores, beige, y blanco)

3. Talla: de menor a mayor de abajo hacia arriba


Bajo ninguna circunstancia deben ir diferentes marcas en un mismo cubo de anaquel

No debe haber calzado sin caja

No debe haber cajas sin calzado

En la bodega no debe haber líquidos inflamables o peligrosos, no se deben guardar pertenencias personales y no se debe de comer ni guardar comida.

DISTRIBUCIÓN DE LA BODEGA

Los pasillos deben tener señalamientos de la mercancía que carga el anaquel

Se debe indicar que modelos carga cada línea

Debe existir secciones para mercancía apartada, para devolución, por acomodar, por re etiquetar, composturas, cambios físicos, traspasos por servicio, etc.


La bodega se barre, escombra, sacude cada que sea necesario a fin de mantener la limpieza.

ROTACION DE MERCANCIA

Esta es una actividad diaria y fundamental para mantener el orden y control sobre la bodega. El personal de ventas puede sacar de bodega todo el calzado o bolsas que necesite, cuando ya no lo requieran deben colocarlo en un lugar asignado para su revisión, nunca se debe permitir que lo regresen a los anaqueles sin ser verificado. La revisión consiste en detectar si el calzado es nuevo, esta dentro de la caja correcta y que no tenga defecto. En el caso de las bolsas se debe tener presente que no pueden estar en bodega con censores tipo galleta

Si el calzado esta en su empaque correcto se procede a regresarlo a su lugar en los anaqueles

El calzado que se revisa después de ser mostrado a clientes puede tener las siguientes variantes:

1. Zapato en buen estado sin caja o en caja que no correspondaSe busca su caja original y en caso de no encontrarla se procede a re –etiquetar.


Re – etiquetado: se busca el sku del zapato o bolsa, para ello la forma mas fácil es localizar un zapato de los anaqueles y copiarlo, en caso de no tenerlo se busca en los catálogos de la temporada el modelo y en Retek se localiza el sku. Este sku se solicita en mesa de control a través de un formato de requisición de etiquetas. La caja se re – etiqueta de la siguiente manera:

2. Zapato defectuoso: se detecta el origen: mal uso, defecto de fabricación o impar; se notifica inmediatamente al Jefe de Departamento y a Hugo Mejia Martínez (Supervisor de Tiendas Departamentales) , se re – etiqueta y coloca en lugar correspondiente (mercancía defectuosa, devolución a proveedor, merma, etc.), además se coloca cartón de mercancía defectuosa, este formato es de El Palacio de Hierro S.A. de C.V.

3. Zapato con indicación de apartado: tenemos dos tipos de apartados uno para vender en la misma tienda algunos días después y apartado para traspaso por servicio.

El primero es por que un cliente regresara después por el zapato, este se identifica por un cartón de mercancía apartada, formato de El Palacio de Hierro S.A. de C.V. del cual los datos mas importantes son: vendedor, sku firma de jefe de departamento y fecha de apartado. Este apartado tiene como plazo tres días y se debe colocar en la sección de mercancía apartada y retirar cuando venza el plazo.

El segundo es mercancía que se aparto en tu tienda para enviar a otra, es mercancía prometida a un cliente de otra tienda el cual debemos enviar sin demora junto con los traspasos masivos, la reconocemos por el siguiente formato:

Etiqueta de Origen, se cubre con una etiqueta mediana, se coloca línea,

modelo color y numero

Etiqueta de Palacio de Hierro, se debe retirar completamente y colocar la

nueva entregada por mesa de control


Esta papeleta se coloca en la parte de atrás de la caja de zapatos, para que no tape las etiquetas.

Esta mercancía se debe enviar a menos que Hugo Mejia Martínez (Supervisor de Tiendas Departamentales) solicite que se quede en la tienda.

Etiqueta de Origen y

etiqueta de Palacio de Hierro

Papeleta de apartado por

servicio


1. Zapato con Nota de Ajuste: es mercancía que se queda para visto bueno del proveedor, se avisa inmediatamente a Hugo Mejia Martínez (Supervisor de Tiendas Departamentales) y se coloca en mercancía a revisión de proveedor.

COMPOSTURAS DEVOLUCIONES Y MERMAS

COMPOSTURAS

Es mercancía propiedad del cliente al cual le damos servicio de reparación menor, como puede ser coser, pegar o cambiar accesorios fáciles de conseguir, este se identifica con el cartón de mercancía defectuosa y para que proceda debe estar avalado por Verenice Islas (Ejecutiva de Cuenta PH), Ivonne Pliego (Ejecutiva de Cuenta Jr.) , Oscar Montes De Oca (Jefe de Operaciones) o Hugo Mejia Martínez (Supervisor de Tiendas Departamentales) que colocan una firma en dicho cartón.

La compostura sale de El Palacio de Hierro S.A. de C.V. con nota de compostura que proporciona mesa de control o pase de salida que se pide a recibo de mercancía. No se escanea , se puede sacar en los traspasos masivos o solicitar una recolección urgente con Ernesto Zaldivar (Analista de Operaciones) o Hugo Mejia Martínez (Supervisor de Tiendas Departamentales) para lo cual se envía a un motociclista exclusivamente para la compostura.

DEVOLUCIONES

Es mercancía nueva o usada con defecto de fabricación, esta se identifica por un cartón de mercancía defectuosa y esta sujeta a revisión por parte de Verenice Islas (Ejecutiva de Cuenta PH), Oscar Montes De Oca (Jefe de Operaciones) o Hugo Mejia Martínez (Supervisor de Tiendas Departamentales) las cuales se autorizan con una firma, esta mercancía se retira con los traspasos masivos y llevan por destino OM.

MERMA

Es mercancía usada sin defecto de fabricación, se da generalmente por atención a clientes, esto es: clientes que no les satisface la mercancía y que la devuelven a El Palacio de Hierro S.A. de C.V. con consentimiento del jefe de departamento. La merma se identifica con cartón de mercancía defectuosa y solo Verenice Islas (Ejecutiva de Cuenta PH) determina si lo absorbe la tienda o el proveedor.

Las devoluciones y mermas que absorbe el proveedor se codifican de acuerdo al esquema de calzado


incluir esquema de calzado con ejemplo


Traspasos de Mercancía Estos se dan cuando se requiere llevar mercancía en condiciones de venta a otro almacén, como son Palacio De Hierro y Oficinas México (OM).

Ernesto Zaldivar (Analista de Operaciones) o Hugo Mejia Martínez (Supervisor de Tiendas Departamentales) dan aviso al Almacenista de un traspaso el cual hace llegar vía fax, en el que debe especificar día y hora en que se recogerá esta mercancía. El Fax de Traspasos tiene el siguiente formato:

La papelería y material requerido para un traspaso es el siguiente:

1. Fax de Traspasos2. Folios de traspasos (Industrias Piagui y Diverticalzados)3. Marbetes para Traspasos4. Rafia

Selección y atado de la mercancía

Una vez que se tiene el Fax de Traspasos se aparta la mercancía requerida tomando en cuenta que las cantidades pueden no ser

Tienda a la que se manda el fax.

Se considera como Almacén

Origen

Almacén al que se va ha traspasar la

mercancía

Color solicitado: este viene escrito en ingles, corresponde al color de la etiqueta de origen.

El número solicitado esta escrito en

notación nacional y se omite el punto

decimal


exactas debido a devoluciones de clientes o venta, por ello se consideran los siguientes criterios según la variación:

1. En caso de faltar zapatos o bolsas en el almacén se debe revisar si están en proceso de venta o en gavetas de vendedoras, sin detener la venta se toman en cuenta estos para el traspaso.

2. Si hay uno o dos zapatos de mas se incluyen a los solicitados.3. Si solicitan un par de cada numero pero tenemos dos o mas,

se debe mandar únicamente lo que indica el Fax de Traspasos, pues se esta surtiendo un almacén a partir del Almacén de origen.

Se incluyen los traspasos por servicio, y devoluciones autorizadas

El atado de mercancía debe cumplir con los siguientes lineamientos:

1. No se debe mezclar mercancía de diferentes destinos en los atados

2. Los atados no deben ser mayor a 7 cajas.3. No se mezclan diferentes líneas en cada atado, excepto las

devoluciones que si pueden ir en un mismo atado, tampoco se pueden mezclar los traspasos por servicio.

4. Las cajas de mayor tamaño van abajo.5. El atado debe estar lo suficientemente tenso para mantener

las cajas en su lugar, sin excederse para no romper la misma (La habilidad para hacer atados solo se adquiere con la práctica).

6. Las bolsas se acomodan en cajas no importando la cantidad, pero si que estén bien llenas.

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES NINE WEST

NINE WEST

NINE WEST

NINE WEST

ENZO ANGOLINI

ENZO ANGOLINI

ENZO ANGOLINI

ENZO ANGOLINI

ENZO ANGOLINI

ENZO ANGOLINI

ANNE KLEINE

ANNE KLEINE

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

Mercancía que corresponde a un solo destino por

ejemplo OM

Los atados no deben ser

mayores a siete cajas

Las cajas mas grandes abajo y las chicas arriba

Los atados no deben tener

diferentes líneas.


Documentación.

Se cuentan el número de zapatos y bolsas por destino, así como el número de atados y cajas de bolsas, con ello se llena el Marbete de Traspaso, un marbete por cada atado o caja de bolsas. La línea de SHANKLÄ corresponde a la razón social de Diverticalzados por ello aunque sean para el mismo destino llevan otro conteo de marbetes.

Tomando el ejemplo antes mostrado se tiene:

INDUSTRIAS PIAGUI TRASPASOS SIS

FECHA ATADO

INDUSTRIAS PIAGUITRASPASOS SIS

FECHA ATADO

5 de Abril de 2006

1/2

ALAMCEN DESTINO

ALMACEN ORIGEN

OM

NUMERO DE PARES

14

Mercancía que corresponde a otro destino. Por ejemplo

Satélite

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES NINE WEST

NINE WEST

NINE WEST

NINE WEST

ENZO ANGOLINI

ENZO ANGOLINI

ENZO ANGOLINI

ENZO ANGOLINI

ANNE KLEINE

ANNE KLEINE

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES

NINE WEST

NINE WEST

NINE WEST

ANNE KLEINE

ANNE KLEINE

ANNE KLEINE

ANNE KLEINE

ANNE KLEINE

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES NINE WEST

NINE WEST

NINE WEST

NINE WEST

ENZO ANGOLINI

ENZO ANGOLINI

ENZO ANGOLINI

ENZO ANGOLINI

ENZO ANGOLINI

ENZO ANGOLINI

ANNE KLEINE

ANNE KLEINE

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

SHAN

ATADO 1/4

ATADO 2/4

ATADO 3/4

ATADO 4/4

ATADO 1/2

ATADO 2/2


5 de Abril de 2006

3/4

ALAMCEN DESTINO

ALMACEN ORIGEN

OM

NUMERO DE PARES

19

El marbete va pegado en la caja superior de cada atado.

El siguiente destino del ejemplo queda como se indica:

INDUSTRIAS PIAGUITRASPASOS SIS

FECHA ATADO

5 de Abril de 2006

1/6

ALAMCEN DESTINO

ALMACEN ORIGEN

SAT

NUMERO DE PARES

31 SH 4 HB

Fecha en la que se va ha

sacar la mercancía

Numero de atado, facilita

la identificación en almacén

OM

Es el almacénde donde sale la mercancía

Almacén a donde se manda la

mercancía

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES NINE WEST

NINE WEST

NINE WEST

ENZO ANGOLINI

ENZO ANGOLINI

ENZO ANGOLINI

ENZO ANGOLINI

ANNE KLEINE

ANNE KLEINE

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES

WESTIES

NINE WEST

NINE WEST

NINE WEST

ANNE KLEINE

ANNE KLEINE

ANNE KLEINE

ANNE KLEINE

ANNE KLEINE

ATADO 1/6

ATADO 2/6

ATADO 3/6

ATADO 4/6

ATADO 5/6

ATADO 6/6

Las bolsas van incluidas con

calzado y especificado en el

marbete


Se llena un folio por cada destino y por tipo de traspaso como se indica en el ejemplo, anotando el motivo del traspaso, que puede ser: traspaso masivo (se indica traspaso SIS), traspaso por servicio, devolución o retiro de temporada.

La mercancía con toda la documentación se lleva al área de devoluciones para ser escaneada como devolución a proveedor El jefe de devoluciones solicita una carta de autorización de devolución la cual se faxea en el momento en el que el almacenista la solicita a Ernesto Zaldivar (Analista de Operaciones). El personal de devoluciones escanea la mercancía por proveedor es decir: Industrias Piagui (Nine West, Westies, Anne Kleine, Hand Bang y Enzo Angolini) y Diverticalzados (Shanklä) y entrega Notas de salida que es la documentación que ampara esta mercancía.

Se deben recabar las firmas necesarias en las Notas de Salida para que el departamento de seguridad permita la salida de la mercancía; seguridad verifica la documentación y la mercancía, en algunas tiendas solicita pase de salida. Un juego de las notas de salida son para el departamento de devoluciones y otro para el proveedor, en dicho juego se anotan los destinos de la mercancía como se muestra en el ejemplo.

Tiendas En área Metropolitana:

Las tiendas del área metropolitana llevan a cabo su recolección mediante las siguientes rutas:

Ruta 1 Hora de recolección Ruta 2 Hora de recolección

Santa Fe 11:00 Perisur 11:00Polanco 12:30 Coyoacan 12:30Satélite 14:00 Durango 13:30

Centro 14:30

El procedimiento de traspaso se realiza de tal forma que la mercancía este lista en el horario indicado, excepto Santa Fe y Perisur que deben tener todo listo para escáner a las 11:00 ya que es la hora en la que se inician las devoluciones en El Palacio de Hierro S.A. de C.V.

El chofer debe llevar consigo la carta original de autorización de devolución, copia de identificación oficial y fax de traspasos por servicios.

Tiendas foráneas:


incluye una nota de salida con destinos


poner ejemplo de llenado de folios piagui y diverticalzados


Las tiendas foráneas llevan a cabo su recolección a través de paquetería como puede ser Paqueteexpres. El almacenista debe solicitar la recolección considerando el horario de paquetería de 15:00 a 19:00 horas y realizar su procedimiento antes de que llegue la paquetería, la mercancía va en cajas selladas y con la documentación en una bolsa o fólder, anotando en la guía la cantidad de cajas a enviar y numero de folders, las cajas deben llevar un rotulo de Origen - Destino como el mostrado.

DIRECTORIO:

TIENDA TELÉFONO

Durango 5242-9000

Centro 5728-9905

Perisur 5283-7200

Coyoacan 5422-1900

Santa Fe. 5257-9200

Polanco 5366-2700

Satélite 5728-9905

Monterrey01811 33 80

42 7

Puebla01222-

2738800

Paqueteexpress:

Suc. PueblaJuan Cordero 1825 primera sección del fraccionamiento Ciudad Satélite Tel (222) 235 77 81 y 235 83 98

Suc. MonterreyAv. Alfonso Reyes 503-B Col. Del Norte CP 64500 Tel/Fax (81) 83 51 22 28 al 32

Grupo Piagui

Oficinas Guadalajara: Gladiola no. 1016 Sn Carlos, 44430 Guadalajara , Jalisco 52(33)36199878 , 36190753 Fax: 52(33)36195549

Oficinas Méxco Av. Moliere No. 300 7° piso Col. Polanco Tel (55) 52 81 74 01 (55) 52 80 93 81


OM (Almacén) Rio Yautepec 39 Col. Viveros Del Rio CP 54060 Tlalnepantla, Edo de México Tel (55) 26 28 30 28 Fax (55) 53 61 57 99

GLOSARIO

Formatos: Papelería impresa que puede ser fotocopiada.Folios: Papelería impresa con orden consecutivo, estos documentos se deben ocupar todos y cancelar los que tengan errores.Reporte de discrepancia: Reporte en donde se anotan los datos del transportista, a que hora llego así como si llego mercancía defectuosa.Ppk Caja que contiene cajas individuales de zapatosGuías Documento que ampara mercancía que se traslada por paquetería, contiene los Ppk y documentos que se entregan o envíanMesa de control: Oficina de El Palacio de Hierro S.A. de C.V. donde se lleva el control administrativo de entradas y salidas.SKU: traducción en números del código de barras; contiene la información del articulo como es modelo, numero color proveedor, etc.Numero de sección: Numero que identifica el departamento de cada articulo.Notas de entrada: Documento que ampara la mercancía que ingresamos a El Palacio de Hierro S.A. de C.V. Notas De Salida: Documento que ampara la mercancía que retiramos de El Palacio de Hierro S.A. de C.V. Remisiones: Documento que ampara la mercancía que se llega por paquetería.Traspasos Por servicio: Traspaso debido a solicitud de clientes de una tienda a otra lleva formato de traspaso por servicio y sale con los traspasos masivosRetek: Sistema que administra el inventario de El Palacio de Hierro S.A. de C.V. Requisición de etiquetas: documento con el que se solicita etiquetas de El Palacio de Hierro S.A. de C.V. este se lleva a mesa de controlNota de Ajuste: Documento que permite que un cliente deje su mercancía en El Palacio de Hierro S.A. de C.V. para revisión por parte del proveedor.OM: Oficinas México, es el nombre con el que se le conoce al almacén de Tlanepantla, México.Esquema de Calzado: Documento que describe las partes del zapato y bolsas, sirve para llenar la codificación de devoluciones, composturas y mermas.Mercancía en condiciones de venta: Zapatos y bolsas sin defectos, nuevos y en su empaque original o re etiquetado.Fax de Traspasos: Documento que contiene la mercancía que se solicita retirar de la tienda con diferentes destinos.Almacén Origen: Tienda de la que se retira mercancía.

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