MANUAL DE USUARIO V. 2.0

Contenido 1 Inicio de sesión ........................................................................................................................... 3

2 Ingreso al sistema de Administración e implementación ......................................................... 7

3 Menú Principal del sistema: ....................................................................................................... 8

3.1 Carpetas y Subcarpetas: .................................................................................................... 12

3.1.1 Procedimientos ......................................................................................................... 14

3.1.2 Actividades ................................................................................................................ 14

4 Realización y cierre de una actividad ....................................................................................... 15

5 Uso del Tablero de Control ....................................................................................................... 18

6 Agregar un elemento ................................................................................................................ 19

6.1 Agregar un Documento, Matriz, Formato o Registro ........................................................ 19

6.1.1 Editar un Elemento .................................................................................................... 22

6.2 Agregar una Actividad ....................................................................................................... 23

6.3 Editar la frecuencia de Actualización de una Actividad .................................................... 27

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Manual del usuario SASISOPAWEB Este manual tiene como finalidad dar a conocer a los usuarios las características y las formas de funcionamiento básicas de SASISOPAWEB V 2.0. Requerimientos técnicos para el uso de SASISOPAWEB: Navegador Google Chrome o Mozilla Firefox. Tener instalado Acrobat Reader. Configuración de la pantalla con resolución de 1024 x 768 pixeles o superior. Contar con acceso a Internet. Tener cuenta de correo electrónico registrado.

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1 Inicio de sesión El inicio de sesión de SASISOPAWEB se realizará desde la dirección electrónica ASIGNADA en la cual, una vez que usted se autentifique como usuario autorizado, podrá ingresar al sistema.

A continuación, se muestra la página de ingreso al sistema, donde muestra el catálogo de estaciones que conforman el sistema y sus respectivos botones y funcionalidades:

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Menú de configuración y nombre de usuario registrado

Al dar clic a menú de configuración se desplegará el siguiente sub-menú:

(Registro de acceso al sistema): permite conocer quien a asesado el sistema y que actividad ha realizo en él.

Botón para bajar la información de acceso al sistema en formato Excel.

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Menú de configuración de alertas y página de entrada al sistema.

Menú de visualización

Botón de habilitación de correo de alerta del sistema

Hora de envío del correo

Días de envío del correo (puede seleccionar uno o varios días)

Seleccione el color que desea de la pantalla

Configuración de texto de bienvenida o mensajes

Configuración de logo de la estación o imagen

Guardar la configuración

Nombre y Logo estación % cumplimiento Tipos de

visualización

Vista Completa

Vista Sencilla

Vista de Carpeta

Botón de búsqueda de estación

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Nombre E.S. % cumplimiento y semáforo de estado Menú Sistema

Menú entrada al sistema

Descargar respaldo del sistema

Ingreso al Sistema

2 Ingreso al sistema de Administración e implementación 2.1. Dar clic al botón y seleccionar o de doble clic al nombre de

la estación

2.2. Al ingresar nos lleva a la página principal del sistema y carpetas que conforman el sistema de administración.

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3 Menú Principal del sistema:

En el menú principal se encuentran las carpetas que conforman los 18 elementos que del SASISOPA y otras normas que se hayan agregado en el sistema y al tablero de control que está conformado por el calendario de actividades, resumen de actividades e historial de actividades realizadas en el mes.

Actividades próximas a vencer: Muestra las actividades que debe realizar en la semana.

Al dar clic sobre una lo envía directamente a la carpeta para realizar la actividad

Actividades pendientes: Muestra las actividades que están vencidas.

Al dar clic sobre una lo envía directamente a la carpeta para realizar la actividad

Nombre de usuario usando el sistema

Acceso a versión 1.0

Creación de bitácoras

Acceso a módulo de reportes

Salir del sistema

Acceso al manual del sistema

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Tablero de control de actividades: Visualización rápida del estado de las actividades que conforman el sistema.

Calendario de actividades: el calendario de actividades muestra las actividades a realizar en el mes, este se puede visualizar de forma mensual, semanal o diaria.

Al seleccionar una actividad específica en el calendario, lo enviara directamente a la carpeta respectiva para poder realizarla.

Una vez realizada la actividad esta desaparecerá del calendario y solo quedaran las actividades no realizadas.

Resumen de actividades: Muestra el porcentaje de actividades programadas, vencidas o por vencer de acuerdo al programa de implementación.

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Historial: Representa el total de actividades realizadas en el mes

Carpetas que conforman el sistema: en el lado izquierdo de la vista principal del sistema se encuentran las 18 carpetas que conforman el SASISOPA y otras carpetas creadas para administrar otras normas

Para acceder al contenido de cada carpeta solo seleccione la carpeta que desea ingresar y de clic sobre ella.

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3.1 Carpetas y Subcarpetas del sistema: Al dar clic sobre la carpeta se despliega las subcarpetas que conforman esta, Las carpetas que conforman el sistema de administración se dividen en actividades y procedimientos.

• La subcarpeta de procedimientos la conforman todos los documentos que describen los 18 elementos que conforman el SASISOPA como: Procedimientos, instructivos, formatos y registros se representan con un color gris.

• Las subcarpetas de actividad describen las principales actividades que se deben realizar para cumplir el programa de implementación del SASISOPA, estas tienen un color tipo semáforo que muestra es estado de cumplimiento de la actividad así, rojo presenta actividades atrasadas y verde cuando todas las actividades están cumplidas.

Carpetas del sistema

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Muestra la información principal de la subcarpeta

Muestra la información detallada de la subcarpeta

Muestra la información de configuración de la subcarpeta

Botón de edición

Botón para seleccionar número de registros a visualizar

Botón de búsqueda

Subcarpeta de actividad Subcarpeta de Procedimiento

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3.1.1 Procedimientos

Al dar clic sobre procedimiento se abre una ventana con todos los documentos que conforma el elemento descrito en la subcarpeta. Los procedimientos siempre tendrán color gris y siempre visualizara los documentos que conforman la carpeta.

3.1.2 Actividades Las actividades son subcarpetas que tienen las acciones que se deben realizar para cumplir los compromisos del sistema de administración de acuerdo al programa de implementación aprobado. Las actividades tienen semáforos con color que nos indican el estado de cumplimiento de dicha actividad.

Actividad

4 Realización y cierre de una actividad 4.1. Seleccione y de clic en la pestaña o subcarpeta de la actividad a realizar

4.2. Aparecerá el menú de la actividad seleccionada

Muestra la información básica de la actividad a realizar

Muestra la información detallada de la actividad a realizar Muestra la configuración de la actividad a realizar

Modulo de edición de la actividad a realizar

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4.3. Dar clic en el icono para abrir el icono de acceso a la actividad y aparecerá el menú de indicaciones de la actividad.

4.4. Ir a la columna de formatos y dar clic sobre el formato y llene este de acuerdo al procedimiento.

4.5. Después de llenar el formato guarde en su PC colocando la siguiente nomenclatura: CODIGO DEL FORMATO-DDMMAAA, ejemplo SAS-FOR-01-01-22042019

4.6. Desplácese hasta la columna de registro y de clic en Soportes.

4.7. Se abrirá el menú de agregar soporte.

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4.8. Seleccione el archivo que guardo en el punto 4.5. y agregue nombre del archivo en el nombre del soporte y de clic en ACEPTAR y después CANCELAR para salir del menú.

4.9. Vamos a la columna de Agregar Formato y damos clic en el icono de editar

4.10. Se abrirá una nueva ventana y selecciona Realizado y después aceptar.

4.11. Automáticamente el semáforo se pondrá verde como resultado del cumplimiento de la actividad.

Nota: Las actividades se crean automáticamente y recibirá un recordatorio al correo registrado tres días antes de vencer y un día después de vencido si no ha realizado la actividad.

5 Uso del Tablero de Control El tablero de control es una herramienta poderosa que muestra el estado de cumplimiento de todas las actividades que conforman el SASISOPA y el nivel de cumplimiento de la Implementación.

5.1. Al dar clic sobre el resumen de actividades se abrirá el menú de actividades a Abre el menú de actividades, mostrando las actividades de acuerdo a la selección seleccionada.

5.2. De clic sobre una actividad y lo llevara directamente a la carpeta de la actividad.

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6 Agregar un elemento Los elementos son los componentes de las subcarpetas, estos se dividen:

Documento: Procedimientos, instructivos, manuales etc.

Matriz: Matriz de riesgo, requisitos legales etc.

Formato: Documentos para ser llenados.

Bitácoras: Seguimiento a los trabajos de mantenimientos de la NOM 005.

Registro: Documento lleno para demostrar el cumplimiento de una actividad.

Actividades: El trabajo a realizar para cumplir la implementación del SASISOPA o cualquier norma.

6.1 Agregar un Documento, Matriz, Formato o Registro

6.1.1. Ir a la carpeta donde se va agregar el elemento y dar clic en

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6.1.2. Dar clic y se abrirá las opciones para seleccionar

6.1.3. Selecciona el tipo de elemento a agregar (NO aplica para Bitácoras o Actividad)

6.1.4. Se abrirá la ventana de carga del elemento

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6.1.5. Llenar los campos requeridos así:

6.1.5.1. Nombre: Nombre del documento

6.1.5.2. Nombre corto: Nombre corto asignado

6.1.5.3. Documento PDF: Selecciona el archivo en formato PDF del documento que está agregando

6.1.5.4. Documento Word: Selecciona el archivo en formato PDF del documento que está agregando

6.1.5.5. Descripción: Breve descripción del documento agregado

6.1.5.6. Código: Código del documento de acuerdo al Procedimiento SAS-ADMIN-PO-08

6.1.5.7. Fecha de elaboración: Agregar la fecha de Elaboración

6.1.5.8. ¿El documento contará como Indicador?: Seleccionar NO

6.1.5.9. ¿La actividad es periódica?: Seleccionar NO 6.1.5.10. Fecha Inicio: No Llenar 6.1.5.11. Frecuencia Actualización: No llenar 6.1.5.12. Días Antes Para Generación: No llenar

6.1.5.13. Actividad: Describir la actividad de forma breve del documento

6.1.5.14. Indicaciones: Describir las indicaciones de llenado o Alcance

6.1.5.15. ¿Habilitar Soportes?: NO

6.1.5.16. ¿Requerir Soportes?: NO

6.1.5.17. ¿Habilitar Comentarios?: NO

6.1.5.18. ¿Requerir Comentarios?: NO

6.1.5.19. Dar clic en ACEPTAR

6.1.5.20. Aparecerá una venta confirmando que el elemento se agregó correctamente

61.5.21. Clic en Aceptar

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6.1.1 Editar un Elemento 6.1.1.1. Ir a la carpeta donde se encuentra el elemento a editar y dar clic en

6.1.1.2. Seleccionar el icono de edición del respectivo elemento

6.1.1.2. Dar clic y se abrirá una ventana donde podrá editar la configuración del elemento, así como los archivos que lo componen. Dar clic en ACEPTAR para realizar los cambios.

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6.2 Agregar una Actividad

6.2.1. Ir a la carpeta donde se va agregar el elemento y dar clic en EDICION

6.2.2. Se abrirá la siguiente ventana y selecciona

6.2.3. Selecciona Actividad

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6.2.4. Se abrirá la ventana para la descripción de la actividad a agregar

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6.2.5. llenar los campos requeridos así:

6.2.5.1. Nombre: Nombre del documento

6.2.5.2. Nombre corto: Nombre corto asignado

6.2.5.3. Documento PDF: Selecciona el archivo en formato PDF del documento que está agregando

6.2.5.4. Documento Word: Selecciona el archivo en formato PDF del documento que está agregando

6.2.5.5. Descripción: Breve descripción del documento agregado

6.2.5.6. Código: Código del documento de acuerdo al Procedimiento SAS-ADMIN-PO-08

6.2.5.7. Fecha de elaboración: Agregar la fecha de Elaboración

6.2.5.8. ¿El documento contará como Indicador?: SI

6.2.5.9. ¿La actividad es periódica?: Seleccionar SI (en caso de ser periódica) 6.2.5.10. Fecha Inicio: Colocar la Fecha de inicio de la actividad 6.2.5.11. Frecuencia Actualización: Colocar la cantidad de días para repetirse la actividad (semana 7 días, mes 30 días, trimestre 90 días, semestre 182 días, anual 365 días etc.) 6.2.5.12. Días Antes Para Generación: colocar los días antes para que el sistema genere la nueva actividad automáticamente, esta debe ser meno a la frecuencia de actualización.

6.2.5.13. Actividad: Describir la actividad de forma breve del documento

6.2.5.14. Indicaciones: Describir las indicaciones de llenado o Alcance

6.2.5.15. ¿Habilitar Soportes?: SI

6.2.5.16. ¿Requerir Soportes?: SI

6.2.5.17. ¿Habilitar Comentarios?: SI

6.2.5.18. ¿Requerir Comentarios?: NO

6.2.5.19. Dar clic en ACEPTAR

6.2.5.20. Aparecerá una venta confirmando que el elemento se agregó correctamente

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6.2.5.21. Clic en Aceptar

6.2.5.22. Aparecerá la actividad en la carpeta

6.2.5.23. Dar clic en el icono para abrir el acceso a la actividad y aparecerá el menú de indicaciones de la actividad.

6.2.5.24. Desplazarse hasta agregar formato y dar clic para abrir la ventana de AGREGAR FORMATOS

6.2.5.25. Seleccione el archivo correspondiente y agregue el código del formato

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6.2.5.26. Aceptar y aparecerá el siguiente mensaje

6.2.5.27. Dar clic en Aceptar y aparecerá el formato agregado

6.2.5.28. Repita la misma acción si tiene más de un formato la actividad.

6.3 Editar la frecuencia de Actualización de una Actividad

6.3.1. Seleccione la actividad a Editar

6.3.2. Seleccione Edición

6.3.3. Aparecerá una nueva ventana y seleccione el icono

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6.3.3. Se abrirá cuadro de configuración

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6.3.4. Seleccione NO al campo ¿El documento contará como Indicador?:

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6.3.5. Dar Clic en aceptar

6.3.6. Seleccione Editar de nuevo la Actividad

6.3.7. Se abrirá cuadro de configuración y modifique los campos Así:

6.3.7.1. Coloque SI a:

6.3.7.2. Modifique la fecha si es el caso

6.3.7.3 Modifique la frecuencia de actualización si es el caso

6.3.7.4. Modifique Días Antes para generación si es el caso

6.3.8. Dar Clic en aceptar

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7 Creación de Nuevos Módulos (Carpetas) 7.1. Seleccione cualquier modulo ya existente

7.2. Dar clic en edición

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7.3. Dar clic en el símbolo

7.4. Revise el orden de numeración de las carpetas existentes y memorice el último número de las carpetas existentes

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7.5. Dele clic al símbolo para crear una nueva carpeta

7.6. Aparecerá una nueva ventana así:

7.7. Agregue el nombre de la nueva carpeta

7.8. Coloque el número siguiente al último que aparece en el ordenamiento (7.4)

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7.9. Clic en Aceptar y aparecerá el siguiente dialogo

7.9. Dar Clic en Aceptar y clic en cualquier parte para cerrar la ventana de creación

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7.10. Aparecerá en la sección de carpetas en lado izquierdo la nueva carpeta creada

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7.11. Seleccione la carpeta que creo para agregar subcarpetas

7.12. Dar clic en el icono y aparecerá una nueva ventana

7.13. Dar clic en la carpeta que creo y va a agregarle las subcarpetas

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7.14. Aparecerá la ventana de creación de subcarpetas y de clic en el símbolo

7.15. Aparecerá una nueva ventana para colocar el nombre de la subcarpeta a agregar

7.16. Dar clic en Aceptar

7.17. Aparecerá el dialogo de que se creó correctamente y de clic en Aceptar

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7.18. Aparecerá la nueva subcarpeta creada en el sistema

7.19. Repita el procedimiento para crear nuevas subcarpetas si es necesario

7.20. Agregue todos los elementos que sean necesarios en la subcarpeta creada de acuerdo al numeral 6 según sea el caso.

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