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Manual de Usuario

Tema: EVENTOS Módulo: SG-SST

Enero 2019

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Ingreso Eventos – SG-SST

Para ingresar a eventos haga clic sobre el ícono del módulo SG-SST

Luego haga clic en el menú eventos, encontrará varios menús.

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EXÁMENES Y CONCEPTOS MÉDICOS

Orden de Exámenes En esta pantalla se podrán realizar las órdenes de exámenes para que los aspirantes y/o empleados puedan ir al sitio determinado y cumplir con este requerimiento.

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Campos del bloque Orden de Exámenes Id Orden: Este id se crea automáticamente, extrayendo los datos del examen y el empleado. Descripción: Digite como llamará a ese proceso de exámenes. Estado: Muestra el estado actual del examen. Buscar: Trae y muestra los exámenes vigentes. Con esta opción al llamarlo se pueden modificar. Fecha: Escoger la fecha que se realiza la orden. Tipo paciente: Seleccione el tipo de paciente. Contratado: Traerás aquellos empleados que tienen contrato con la compañía. Seleccionado: Traerá aquellas personas que estén vinculados a una requisición abierta, de Selección de empleados. Paciente: De acuerdo al tipo, traerá los escogidos. Seleccione a quien le realizará la orden. El completará los datos de documento y cargo. Empleados: Allí aparecerán los empleados que ingresará para ese proceso de exámenes. Exámenes del cargo: En este bloque traerá los exámenes que se le agregaron a la descripción del cargo.

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Tipo de exámenes: Seleccione el tipo de examen que realizará el paciente. Examen: Seleccione el examen que realizará el paciente. Periodicidad: Digite si es un examen periódico, cada cuanto mes se debe volver a realizar estos. Nivel de exposición: Digite el nivel de exposición que requiere tener ese cargo o persona en ese examen. Laboratorio: Seleccione el laboratorio al cual enviará al paciente a realizar el examen. Si deseo que me aparezcan los laboratorios, debo ingresar en contactos este, y marcarlos como laboratorio. Recomendación: Digite si requiere especificar alguna recomendación especial en ese examen. Él nivel de exposición que requiere tener ese cargo o persona en ese examen. Ingresar: De clic en Ingresar, y continúe con otro ingreso de otro examen. Observaciones: Digite si requiere especificar alguna observación a la orden total de exámenes. Guardar: Botón para grabar la información. Enviar: De clic en el botón Enviar si desea enviar vía mail estas órdenes de exámenes.

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Campos del bloque enviar exámenes

Orden: Seleccione la orden que desea enviar. Al realizar esta acción, la pantalla mostrará dos bloques. El primero de los laboratorios que tiene esa orden y el segundo el paciente. Seleccione Laboratorio: Seleccione el laboratorio que dese que le llegue la orden por mail. Seleccione paciente: Seleccione el paciente si desea que le llegue la orden completa por mail. Enviar: De clic en enviar para realizar la acción.

Concepto Médico

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En esta sección deberá ingresar los resultados de los exámenes médicos y las recomendaciones médicas.

Campos del bloque Conceptos médicos

Ordenes pendientes: Seleccione la orden pendiente por ingresar resultados. Examen: Seleccione el examen al cual ingresará el resultado. Traerá los datos del laboratorio al que se le envió el examen. Resultado: Ingrese el resultado enviado por el laboratorio. Fecha: Escoger la fecha que se realizó el examen. Ingresar: De clip en ingresar para terminar el ingreso del resultado de ese examen. Repita este procedimiento cuando lleguen los demás informes de los otros exámenes. Observaciones: Digite las observaciones generales a todos los exámenes médicos, que realiza el doctor. Respuesta médica: Seleccione si el paciente es apto o no.

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¿Por qué?: Digite la conclusión de apto o no apto que da el médico. Recomendaciones: Digite las recomendaciones dadas a este paciente, en el proceso de la empresa. Guardar: Digite guardar cuando termine de ingresar todos los resultados de los exámenes, para finalizar el análisis médico. Tipo de exámenes: Seleccione el tipo de examen que realizará el paciente. Examen: Seleccione el examen que realizará el paciente. Periodicidad: Digite si es un examen periódico, cada cuanto mes se debe volver a realizar estos. Nivel de exposición: Digite el nivel de exposición que requiere tener ese cargo o persona en ese examen. Laboratorio: Seleccione el laboratorio al cual enviará al paciente a realizar el examen. Si deseo que me aparezcan los laboratorios, debo ingresar en contactos este, y marcarlos como laboratorio. Recomendación: Digite si requiere especificar alguna recomendación especial en ese examen. Él nivel de exposición que requiere tener ese cargo o persona en ese examen. Ingresar: De clic en Ingresar, y continúe con otro ingreso de otro examen. Observaciones: Digite si requiere especificar alguna observación a la orden total de exámenes. Guardar: De clic en Guardar y así terminará de ingresar una orden de exámenes.

COMITÉS Y ACTAS

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Acta Reunión Comité Proceso en el cual, se documentas las reuniones de los comités.

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Comité: Seleccione de la lista el comité al cual se le realizará el acta. Empresa: Digite el nombre de la empresa que requiere en el encabezado de informe. Fecha: Seleccione o digite la fecha de la reunión. Hora inicio: Digite la hora de inicio de la reunión (Formato hora militar). Hora terminación: Digite la hora final de la reunión (Formato hora militar). Ingresar invitados asistentes – Nombre: Digite el nombre de las personas que asisten a la reunión como invitados. Actividad: Seleccione de la lista desplegable las actividades generales a las que se les hace referencia en la reunión. Fecha Cumplimiento: Seleccione o digite la fecha en la que se realizara la acción de la actividad. Desea anexar actividades al módulo de desarrollo: marcar esta opción si requiere programar agendas en el modulo de desarrollo. (Identificación de necesidades) Observaciones: Digite observaciones de las actividades. Ingresar: Botón para grabar la información del bloque. Repetir el proceso por cada actividad tratada. Puntos tratados: Enumere los puntos tratados. Acuerdos tomados: Enumere los acuerdos tomados. Observaciones: Enumere las observaciones requeridas. Presidente reunión: Seleccione el presidente de la reunión. Secretario: Seleccione el secretario de la reunión. Ingresar firmantes: Seleccione además del secretario y presidente de la reunión, quienes más van a ser los firmantes del acta.

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Guardar: De clic en Guardar para adicionar los cambios. Usted podrá hacer cambios en el acta, hasta cerrarla. Luego de cerrada no podrá hacer cambios en ella.

Acta elección representante comité paritario de salud

En esta sección podrá llevar el control del proceso de votación y elección del comité COPASST.

En esta pantalla solo debe ingresar los datos que cada campo le pide.

Comité: Seleccione el comité respectivo. Número de acta: Digite el número del acta de elección. Horas y Fechas: Diligencia todas las horas y fechas que le piden, en cada caso. Periodo comprendido: Defina el periodo sobre el cual se nombrará ese comité. Selección de personas: Se despliega en temas de personas, y se debe buscar la que corresponda. Votos: Es el dato total de votas a contabilizar.

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Reglamento Higiene y salud ocupacional

En esta pantalla se configura el reglamento de higiene de la empresa y sus sedes.

Nombre del reglamento: Digite el nombre que tendrá el reglamento, con la fecha de vigencia Fecha creación: Digite la fecha en que se crea el reglamento. Sucursales: Si el reglamento es para una sucursal, chulee esta casilla y luego describa l sucursal. ARL: Defina la ARL de la empresa. Número patronal: Digite el número patronal asignado por la ARP. Clase de riesgo: Seleccione la clase de riesgo a l que está sometida en general la empresa o la sucursal. Factores de riesgo y Tipo de factor: Seleccione cuales factores y cuales tipos de riesgos son los que debe tener presente este reglamento. Observaciones: Diligencia en caso de ser necesario, más contenido para este reglamento.

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PROCESOS DE IMPLEMENTACIÓN

Control y Mantenimiento de Implementos

En esta sección podrá administrar los implementos que requieran vigilar sus fechas de mantenimiento y cambio. Ej. Extintores,

etc.

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Campos del bloque Administración de implementos

Tipo de implementos: Seleccione el tipo de implemento. Implemento: Seleccione el implemento a ingresar a control de vencimiento. Identificación implemento: Digite el serial o seña que identifique el implemento. Fecha de compra: Seleccionar la fecha en que se compró el implemento. Responsable: Seleccione el responsable de controlar el mantenimiento de estos implementos. Observaciones: Digite las observaciones que requiera acerca de este implemento. Sede - Área - -División: Seleccione el lugar donde está ubicado este implemento. Descripción ubicación: Describa el lugar exacto donde está el implemento. Digite Ingresar. Cuando está un registro ingresado, aparece un botón, con un signo de herramientas. En este se le debe dar doble clic.

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Control de mantenimiento En esta sección, se llevará el control de las fechas de ingreso, mantenimientos y retiros de implementos que así lo requieran.

Campos del bloque control de mantenimiento

Tipo de mantenimiento: Seleccione le tipo de mantenimiento a realizar. Cuando se ingresa un implemento por primera vez, siempre se inicia por "activar/inactivar. Activo: Seleccione esta opción para dejar el implemento activo. Fecha proceso: Digite la fecha en que se está procesando el registro. Anotaciones: Digite las observaciones a este registro. Fecha revisión / Mantenimiento: Ingrese la fecha en la que programará esta acción. Anotaciones: Digite las anotaciones respectivas a esta acción. Fecha recarga / cambio: Ingrese la fecha en la que programará esta acción Anotaciones: Digite las anotaciones respectivas a esta acción.

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Al escoger recarga / cambiar y Revisar, aparecen estos campos. Siga las mismas instrucciones de cada campo según las anotaciones anteriores.

Al escoger reubicar, se añaden campos, del nuevo sitio donde estará ese implemento.

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Plan entrega implementos

En esta pantalla se definen qué y a quien se le realizara la entrega de implementos.

Campos del bloque plan de entrega

Nombre plan de entrega: Digite el nombre con que identificará este proceso de entrega. Este se puede realizar para uno o varios empleados. Fecha solicitud: Digite la fecha en que se planea esta entrega. Nombre encargado plan de entrega: Seleccione el responsable de ese plan de entrega. Fecha de entrega: Ingrese la fecha en se debe hacer entrega de los implementos. Motivo: Seleccione el motivo que relacione ese plan de entrega.

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Tiempo reposición: Digite el número de meses en que se deberá reponer este plan de entrega. Tipo asignación: Individual (seleccionar uno a uno los empleados) o grupal (Al realizar la asignación grupal permitirá elegir un

grupo de empleados por cargos, áreas, divisiones, centros de costos identificando las mujeres y los hombres para facilitar la asignación de implementos que serán entregados). La asignación se realiza para todos los empleados seleccionados. Tipo de implemento - Implemento: Seleccione el tipo de implemento. Talla - Color - Cantidad - Serial: Seleccione o digite estos campos si son requeridos por el implemento. Ingresar: pulse este botón para guardar la información

Entrega implementos

En esta sección podrá registrar la entrega de implementos planeada.

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Campos del bloque entrega implementos

Nombre del plan entrega: Seleccione el plan de entrega sobre el que registrará las entregas. Nombres: Seleccione el empleado al que le hará la entrega. Luego deberán aparecer los implementos entregados- Cantidad entregada: Digite la cantidad de ese implemento le será entregada en ese momento. Fecha de entrega: Escoger la fecha que se realiza la entrega. Devolución: Si ese registro es para que el empleado devuelva el implemento se marca esta opción. Deducción nómina: Si el empleado pagará ese implemento, se marca devolución y se marca este campo. Valor: Digite el valor a deducir. Si desea registrar la novedad en nómina. Digite Guardar. De clic en Ingresar deducción nómina.

Devolución implementos Pantalla que permite realizar el registro de la devolución de implementos.

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Campos del bloque devolución de implementos

Nombre: Seleccione el nombre de la persona que devolverá el implemento.

Fecha Devolución: Digite o selección la fecha de devolución.

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REPORTE DE ACCIDENTES

Reporte accidentes

En esta sección deberá ingresar los accidentes que se presenten en la empresa, según normatividad existente y formulario de

las ARL.

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Campos del bloque reporte de accidentes

Contrato: Seleccione el empleado al que le ingresará el reporte del accidente. Número de reporte: Digite el número del reporte si la ARL tiene esta numeración, en el formato de ellos. Responsable: Seleccione el responsable del ingreso de este accidente de trabajo. Código de responsable y cargo: Estos campos se llenan automáticamente. Identificación general del empleado: Aquí salen de forma automática los datos de las empresas de la seguridad social del empleado afectado. Centro de trabajo donde labora el trabajador: Seleccione sí o no, si el centro de trabajo es el mismo de la sede principal. Si: Trae los datos, solo seleccione la Zona. No: Digite los datos solicitados.

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Información de la persona que se accidentó. Esta información, viene automáticamente, solo agregue el fax y seleccione la Zona. Información sobre el accidente: Fecha del accidente: Digite la fecha en que ocurrió el accidente. Hora accidente: Digite la hora y minutos. seleccione si fue AM o PM. Día de la semana en que ocurrió el accidente: Esta información sale automáticamente. Jornada en la que sucedió: Seleccione la jornada que corresponda. Estaba realizando su labor habitual: Seleccione la respuesta. Si digita no, debe ingresar que labor estaba realizando, y dar clic en aceptar. Total, tiempo laborado antes del accidente: Digite en horas y minutos esta información. Causó la muerte al trabajador: Seleccione sí o no. Es incapacitante: Seleccione si o no.

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Departamento y ciudad: Seleccione el departamento y la ciudad del accidente. Zona del accidente: Seleccione la zona del accidente. Lugar donde ocurrió el accidente: Seleccione el respectivo a ese accidente.

Tipo de lesión, Parte del cuerpo afectada, Agente del accidente, Mecanismos o formas del accidente: Seleccione de los recuadros de cada bloque los que correspondan a ese accidente.

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Descripción del accidente: Digite la información solicitada. Personas que presenciaron el accidente: Si digita si, llene la información que se solicita de esa persona, y de clic en Ingresar. Puede ser más de una. Reporte: Digite el número del reporte de la ARL. Y escriba allí en observaciones, información, como, por ejemplo, que día se entregó, quien lo recibió, o anotaciones al reportarlo a la ARL. Descripción del Resultado: Seleccione resultado, si ya de la ARL, le enviaron algún resultado de ese reporte. Guardar: Guarde el reporte. Luego podrá volverlo a llamar, para ingresar datos de la investigación. Investigación: Al presionar este botón se abre una nueva pantalla para diligenciar la investigación del accidente laboral. Cerrar Reporte: Este botón permite cerrar el proceso de reporte del accidente y de la investigación del accidente.

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Investigación Accidente de Trabajo

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Campos del bloque investigación accidente laboral

Investigación Accidente de Trabajo: Digite la información de las personas que conforman el equipo investigador.

Ingresar: Botón que permite ingresar la información por cada persona.

Personal Entrevistado (diferentes al equipo investigador): Digite la información de las personas que se entrevistan para

obtener testimonios acerca del accidente laboral.

Ingresar: Botón que permite ingresar la información por cada persona.

Detalle de entrevistados: Ingrese los testimonios detallados de los entrevistados.

Principales Causas del Accidente:

Causas Inmediatas: Se marca cuando el accidente se produce por condiciones inseguras o por actos inseguros.

Descripción Acto Inseguro: Ingrese la descripción del acto inseguro.

Descripción Ambiente Peligroso: Ingrese la descripción de las condiciones ambientales inseguras o peligrosas.

Causas Básicas o Mediatas: Se marca cuando el accidente se produce por factores personales o de trabajo.

Descripción Factor Personal: Ingrese la descripción del factor personal

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Descripción Factor de Trabajo: Ingrese la descripción del factor de trabajo

Medidas de Intervención Preventiva/Correctiva

Actividad: Ingrese las actividades correctivas o preventivas, según corresponda.

Fecha Inicio de la Implementación: Digite la fecha inicial de implementación de las medidas correctivas o preventivas.

Fecha Fin de la Implementación: Digite la fecha final de la implementación de las medidas correctivas o preventivas.

Desea anexar las actividades al módulo de desarrollo de personal: Al marcar esta opción se indica que se realizara una

identificación de necesidad (agenda).

Observaciones

Observaciones: Digite las observaciones.

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PLAN FACTORES DE RIESGO

Relación Locación Riesgo

Pantalla que permite relacionar locaciones con los niveles de riesgo.

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Campos de la pantalla relacionamiento de niveles de riesgo con locaciones

Plan SG-SST: Seleccione de la lista el plan (previamente parametrizado).

Locación Nivel 1: Seleccione de la lista la locación de nivel 1 (previamente parametrizada).

Locación Nivel 2: Seleccione de la lista la locación de nivel 2 (previamente parametrizada).

Locación Nivel 3: Seleccione de la lista la locación de nivel 3 (previamente parametrizada).

Factores de Riesgos: Seleccione de la lista el factor de riesgo (previamente parametrizado).

Tipo de Riesgos: Seleccionar de la lista el tipo de riesgo al que pertenece el riesgo (previamente parametrizado).

Descripción: Digite detalladamente la acción o situación relacionada con el tipo de riesgo.

Valoración Nivel de Deficiencia: Seleccione de la lista el nivel correspondiente. Aparecerá el significado de acuerdo al

nivel elegido.

Nivel de Exposición: Seleccione de la lista el nivel de exposición correspondiente. Aparecerá el significado de acuerdo al

nivel elegido.

Nivel de Probabilidad de Ocurrencia: Información que aparece automáticamente después de ingresar el nivel de

exposición.

Nivel de Consecuencia y Efectos: Seleccione de la lista el nivel de ocurrencia y efectos correspondiente. Aparecerá el

significado de acuerdo al nivel elegido.

Nivel de Riesgos: información que aparece automáticamente después de ingresar el nivel de consecuencia y efectos.

Efectos posibles: Digitar el o los efectos posibles que el peligro ejerce sobre la integridad y salud de los trabajadores.

Fuente: Digitar la acción general para ejercer control sobre el peligro. Ej: Mantenimiento correctivo y preventivo.

Medio: Digitar la acción o acciones especifica a realizar en la locación para ejercer control sobre el peligro.

Individuo: Digitar la acción o acciones relacionadas con el trabajador. Ej: Asignación de EPP, capacitación autocuidado,

capacitación plan de emergencias, etc.

Ingresar: Botón para grabar la información

Cargos: Botón que muestra la lista de cargos para relacionarlos al peligro.

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Cierre Plan SG-SST

Pantalla que permite cerrar el plan.

Campos de la pantalla cierre plan

Seleccionar Tipo de Acción: Botones para cerrar o reabrir el proceso.

Plan SG-SST: Seleccionar de la lista el Plan a cerrar o reabrir.