Manual de usuario software mvil red unidos versin 48

RED UNIDOS

CAPACITACION A COGESTORES

Fecha Creación: 06-Abr-2011 Versión Documento: 1.0 Autor: Sergio Alejandro Jimenez Benitez

Historial de Cambios

Fecha Ver. Descripción Autor Aprobado por

06-Abr-2011 1.0 Versión inicial del documento Sergio Alejandro Jimenez Benitez

Ingeniero de calidad centro de desarrollo, Asesores Red Unidos

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 4

OBJETIVO .......................................... ....................................................................................... 4

1. ¿CÓMO SE ACTUALIZA LA VERSIÓN 1.0.48? ............. .................................................... 5

1.1. ¿CÓMO VERIFICAR LA VERSIÓN? ............................................................................. 5

2. PRESENTACIÓN DE LA VERSIÓN 1.0.48 ................. ........................................................ 7

2.1. INGRESO A LOS MÓDULOS DEL SOFTWARE JUNTOS ........................................................ 7

3. CAMBIOS EN EL MODULO PLAN FAMILIAR ................ ................................................... 8

3.1. REPORTE DE LOGROS BÁSICOS ....................................................................................... 8 3.2. PLAN DE TRABAJO ........................................................................................................... 9 3.3. PRIORIZACIÓN DE LOGROS BÁSICOS ...............................................................................10

4. MODULO GUÍA DEL OBSERVADOR ........................ .......................................................11

4.1. IDENTIFICACIÓN DE FOLIOS DENTRO DEL MODULO GUÍA DEL OBSERVADOR .......................12 4.2. REGISTRO DE SEÑALES DE RIESGO EN EL DMC ..............................................................12 4.3. REPORTES DE SEÑALES .................................................................................................13

5. MODULO DE SEGUIMIENTO Y GESTIÓN DE LOGROS BÁSICOS F AMILIARES ..........13

5.1. VERIFICACIÓN ESTADO DE LOGROS ................................................................................15 5.2. MEDIOS DE VERIFICACIÓN ..............................................................................................16 5.3. REGISTRAR TEMÁTICAS ..................................................................................................20

6. SESIONES COMUNITARIAS ............................. ................................................................22

6.1. REGISTRO DE SESIONES COMUNITARIAS .........................................................................23

7. CONTROLES PARA EL BUEN USO DEL SOFTWARE JUNTOS .... ................................26

7.1. CONTROL DE RESTAURACIÓN DE BACKUP ........................................................................26 7.2. DESCARGA DE FECHA DE SINCRONIZACIÓN DEL SERVIDOR ................................................26 7.3. REGISTRO AUTOMÁTICO DE LA FECHA DE LA PRIMERA SESIÓN DE LÍNEA BASE FAMILIAR ......27

Manual de Usuario – Versión 1.0.48

Proyecto: Manual de Usuario Software Móvil Red

Unidos Versión 48

Cliente: Red Unidos

Copyright © Assenda S.A. – Centro de Desarrollo, 2008. Todos los derechos reservados

TEMCM019-V 1.0 Página 4 de 29

INTRODUCCIÓN

Acción social, dentro de su propósito de acompañamiento familiar y comunitario para mejorar las condiciones de vida de las familias en situación de pobreza extrema y en situación de desplazamiento, identificó la necesidad de ejecutar la estrategia RED UNIDOS soportada en una herramienta tecnológica, que facilite a los Cogestores el manejo de información y de datos, incrementando la calidad, confiabilidad y velocidad de la transmisión de la información. Para dar cumplimiento a dicha estrategia se diseño el software MÓVIL JUNTOS, el cual será utilizado por los Cogestores en los dispositivos móviles de captura o DMC.

OBJETIVO

Este documento tiene como propósito explicar el funcionamiento de los diferentes módulos o componentes del software pertenecientes a la tercera fase de acompañamiento de Seguimiento y Gestión de Logros Básicos Familiares. El documento tiene las indicaciones pertinentes a nivel de usuario para identificar y ejecutar las tareas necesarias para el correcto funcionamiento de la herramienta en los módulos de Guía del Observador, Seguimiento y Gestión de Logros Básicos Familiares, Sesiones Comunitarias, Programación de Visitas y Sesiones y Sincronización.



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1. ¿CÓMO SE ACTUALIZA LA VERSIÓN 1.0.48?

La versión 1.0.48 del software JUNTOS se actualiza por medio del proceso de sincronización. Para que el proceso de actualización se realice adecuadamente se debe contar con la versión 1.0.47.5 del software móvil JUNTOS. Para verificar que se tiene la versión 1.0.47.5, se debe ingresar al módulo de Sincronización, dar clic en la pantalla blanca que se observa antes de sincronizar y se debe visualizar el siguiente cuadro:

Luego de verificar que cuenta con la versión 1.0.47.5, se debe sincronizar el DMC para descargar la versión 1.0.48 del software JUNTOS. Si el Cogestor no cuenta con la versión 1.0.47.5 en el DMC, se debe comunicar con la mesa de ayuda para que a través de correo electrónico obtenga el actualizador de versión 1.0.48, el cual le permitirá pasar manualmente de versión 1.0.47.5 a versión 1.0.48. Cabe aclarar que esta solución solo es efectiva si el Cogestor sincroniza antes y tiene como fecha de sincronización la misma fecha en la que ejecuta el actualizador. Nota: Cuando se está actualizando la versión 1.0.48, la sincronización se puede tornar un poco más demorada pues la cantidad de información descargada es bastante alta, teniendo en cuenta la descarga de los nuevos módulos y submódulos del software. De la misma manera, el tiempo de sincronización dependerá de la cantidad de familias asignadas al Cogestor.

1.1. ¿CÓMO VERIFICAR LA VERSIÓN?

Para verificar la versión que se tiene instalada en el dispositivo se procede de la siguiente forma: Ingrese al software JUNTOS en la ruta Inicio > Programas > Juntos como se muestra en la Imagen 1.



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Imagen 1. Ingreso al software JUNTOS

Cuando ha ingresado en el Software JUNTOS seleccione el botón Utilidades ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. Posteriormente de clic en la opción Información General, de esta manera se visualiza la versión que se tiene instalada como se indica en la imagen 2. Nota: Este procedimiento se puede realizar para revisar cualquier versión que se tenga instalada en el dispositivo.

Imagen 2. Verificación de versión del software



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2. PRESENTACIÓN DE LA VERSIÓN 1.0.48

En el menú principal del software JUNTOS de la versión 1.0.48 se visualizarán tres módulos adicionales de los que se visualizaban en las versiones anteriores, como se muestra en la imagen 3.

Imagen 3. Nuevos módulos del aplicativo

2.1. Ingreso a los Módulos del software JUNTOS

Existen dos maneras para ingresar a los módulos del software JUNTOS; la primera forma es haciendo doble clic sobre el módulo ó seleccionar el módulo y puntear en Archivo > Abrir, como se muestra en la imagen 4

Imagen 4. Ingreso a los módulos del software JUNTOS

Doble Clic



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3. CAMBIOS EN EL MODULO PLAN FAMILIAR

Continuando con el acompañamiento a las familias vinculadas a la estrategia Red UNIDOS y para el manejo del DMC en la tercera fase de acompañamiento, se hacen necesarias unas modificaciones dentro de los módulos anteriores, que permitan continuar con la trazabilidad de los folios y la gestión realizada por los Cogestores. Por esta razón, a continuación se enumeraran los cambios realizados dentro del modulo Plan Familiar, para dar continuidad al seguimiento y gestión de los logros básicos familiares.

3.1. Reporte de Logros Básicos

En el módulo de Plan Familiar (submódulo plan de trabajo) y solo para las familias de seguimiento y gestión, el Cogestor podrá consultar las tareas y compromisos definidos por cada responsable y para cada logro priorizado, y registrar el estado actual de dichos compromisos. La matriz de logros se podrá visualizar de la misma manera, ingresando al submodulo de reporte de logros donde se identificara un nuevo estado para los logros el cual está identificado con color azul y corresponderá a los logros que cambien a Gestionados, como se muestra en la imagen 5.

Imagen 5. Reporte de logros básicos familiares

Adicionalmente, se habilita la opción: Ver Medio de Verificación de este modulo, en donde se listaran los integrantes que gestionaron el logro y el medio de verificación por el cual se realizo la verificación, dando clic en Opciones en la parte inferior derecha, como se muestra en la imagen 6.



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Imagen 6. Integrantes que gestionaron el logro

3.2. Plan de trabajo

Una vez las familias se encuentran en la sesión de gestión y seguimiento, se habilita en el plan familiar la opción de realizarle seguimiento a las tareas asignadas al cumplimento de los logros. Para determinar el estado de las tareas se tienen cuatro categorías: cumplido, en proceso, aplazado y no cumplido, como se muestra en la siguiente imagen 7.

Imagen 7. Nuevas categorías para las tareas asignad as Si algún miembro de la familia no ha cumplido con la tarea y esta continua siendo pertinente para el cumplimiento del logro, es necesario que el Cogestor seleccione la opción de Aplazado y automáticamente e sistema habilitará el calendario para seleccionar una nueva fecha de cumplimiento a partir de la fecha en la que se está realizando el cambio, es decir, la fecha en la que se aplaza la tarea y el rango máximo de cumplimiento, según la fecha que escoja la familia. Ver imagen 8.



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Imagen 8. Tarea aplazada por No cumplimiento Una vez se registra en el sistema el estado Cumplido o no Cumplido para una tarea, no se pueden realizar modificaciones adicionales sobre la misma, es decir, queda inhabilitada para realizar alguna modificación.

3.3. Priorización de Logros Básicos

Si el logro que cambia de estado a gestionado pertenecía a la lista de logros que estaban priorizados y estos eran los 5 requeridos para que la opción de plan de trabajo se visualice, el sistema ocultara nuevamente la opción de plan de trabajo obligando al cogestor a priorizar otro de los logros para que este modulo pueda estar disponible nuevamente, esto solo si la familia tiene más logros por alcanzar. Se debe tener en cuenta que la prioridad que tenía asignada el logro que cambio a gestionado, no se puede volver a asignar a los demás logros, pues se requiere conservar dicha prioridad. Para esto el sistema ofrecerá a partir de la siguiente prioridad. Si la familia tiene menos de 5 logros por alcanzar y los tiene todos priorizados; el sistema no ocultara el modulo de plan de trabajo, al cambiar uno de esto logros a gestionado; pues el cogestor tendrá en su familia todos los logros requeridos priorizados. Esta opción es sobretodo importante para la sesión 5 en donde se DEBE hacer la revisión de TODOS los logros, e identificar aquellos que han sido alcanzados durante el periodo de acompañamiento, así como la priorización de los demás logros por alcanzar que no se priorizaron anteriormente.



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4. MODULO GUÍA DEL OBSERVADOR

Este modulo permite registrar las señales de riesgos que pueda presentar la familia, las cuales deben ser identificadas por el Cogestor durante las sesiones realizadas. Es importante mencionar que el registro de información de este modulo no se debe hacer durante la sesión, sino posterior a la visita, pues depende de la observación del Cogestor sobre el comportamiento de la familia. Con base a lo anterior, se debe tener en cuenta que la situación de las familias esta en cambio constante, por lo cual se habilita la opción de modificar las señales de riesgo durante todo el acompañamiento y en el momento en que el Cogestor lo considere pertinente. En el contador del módulo de Guía del Observador, se visualiza la cantidad de familias con la guía diligenciada por el Cogestor, independientemente de si se identificaron señales de riesgo o no, es decir, este contador muestra las familias trabajadas en este modulo, como se muestra en la imagen 9.

Imagen 9. Contador módulo Guía del Observador En el modulo Guía del Observador se observaran todos los folios asignados al Cogestor que actualmente se encuentran en Sesión Complementaria 2a y en Plan Familiar, ya que son estos folios a los cuales se deben registrar las señales de riesgo, como se observa en la imagen 10.

Imagen 10. Módulo Guía del Observador



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4.1. Identificación de Folios dentro del Modulo Guía del Observador

Los folios se pueden identificar de tres maneras diferentes, de acuerdo a lo registrado por el Cogestor. La identificación se realiza mediante tres iconos diferentes como se observa en la imagen 11.

Folio que No Presenta Riesgos

Folio con Riesgos Identificados

Folio aun No Gestionado por el Cogestor en este modulo

Imagen 11. Identificadores para el registro de las señales de riesgo

4.2. Registro de Señales de Riesgo en el DMC

Una vez el Cogestor ingrese al modulo e identifique el folio al cual le realizará el registro de riesgos, deberá dar clic Archivo en la parte inferior izquierda y seleccionar la opción Abrir. Después de identificar la familia, el Cogestor deberá seleccionar la Problemática y el Ámbito, para posteriormente cargar las señales de riesgo que desea marcar de acuerdo a la problemática identificada y por ultimo dar clic en Archivo > Guardar como se indica en la imagen 12.

Imagen 12. Registro de señales de riesgo



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4.3. Reportes de señales

El reporte de señales, permite al Cogestor consultar las señales de riesgo marcadas para una familia, visualizando las problemáticas, ámbitos y las señales de riesgos respectivas, como se muestra en la imagen 13.

Imagen 13. Reporte de señales de riesgo Nota: Este reporte solo podrá ser generado para las familias que tengan señales de riesgo identificadas, es decir, aquellas que tienen un icono rojo dentro del modulo. Nota: Se aclara que si el Cogestor requiere quitar todas las señales de riesgo que tenia marcadas para un folio ingresando a cada señal por el formulario, el software le va a mostrar un mensaje indicando que debe seleccionar al menos una señal de riesgo, pero es solo informativo, al pulsar sobre el botón OK, podrá salir del formulario y posteriormente del modulo para verificar que el icono de la familia es verde, es decir ya No presenta riesgos.

5. MODULO DE SEGUIMIENTO Y GESTIÓN DE LOGROS BÁSICOS FAMILIARES

Este módulo permite a los Cogestores, registrar el avance en el cumplimiento de los logros que tiene por alcanzar la familia. En el contador del módulo de Seguimiento y Gestión de Logros Básicos Familiares, se visualiza la cantidad de familias a las cuales se les ha realizado la verificación de logros, como se muestra en la imagen 14.

Imagen 14. Contador módulo Seguimiento y Gestión de Logros Básicos Familiares



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En el módulo de Seguimiento y Gestión de Logros Básicos Familiares serán visualizadas las familias con sesión 4 de Plan Familiar completa, es decir, folios que se encuentran con priorización de logros básicos y al menos una tarea creada para cada logro, como se muestra en la imagen 15.

Imagen 15. Modulo Seguimiento y Gestión de Logros B ásicos Familiares Nota: Los folios que pasan a este modulo, empiezan en la primera sesión de seguimiento, la cual puede identificarse en el icono de color amarillo ubicado al lado de cada folio con el numero 5. Una vez el Cogestor ingrese al folio que desea gestionar, se le desplegaran dos submódulos correspondientes a Verificación Estado de Logros y Registro de Temáticas como se muestra en la imagen 16.

Imagen 16. Submódulos de Seguimiento y Gestión

QUINTA SESIÓN

SEXTA SESIÓN



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5.1. Verificación Estado De Logros

Dentro de este submodulo, se listaran todos los logros que tenga la familia Por Alcanzar y a los cuales el Cogestor deberá registrar el avance. Cabe resaltar, que aquí se podrán visualizar los folios con logros por alcanzar, sin importar si ya se les realizo priorización y asignación de tareas. Para esto, el Cogestor primero deberá seleccionar el folio que requiere verificar con la familia y dar clic en Archivo y de esta manera visualizara los diferentes medios de verificación habilitados para dicho logro, como se muestra en la imagen 17. Cabe aclarar, que no todos los logros tienen habilitados los 3 medios de verificación.

Imagen 17. Medios de verificación

Nota: El medio de verificación que debe utilizar el Cogestor, depende de cada logro, ya que un logro solo puede ser verificado por un único medio y una sola vez en todas las sesiones de seguimiento, es decir, si el logro se verifico por medio físico, no podrá ser verificado posteriormente por medio oferta o medio preguntas en la misma o diferente sesión. Cuando se seleccione el medio de verificación deseado, se visualizaran todos los integrantes de la familia, diferenciando los integrantes que tienen el logro por alcanzar y cuales ya tienen el logro alcanzado o no aplica, como se muestra en la imagen 18.

Integrante con el Logro Alcanzado o No Aplica

Integrante con el logro Por Alcanzar

Imagen 18. Identificación de integrantes con logros para seguimiento y gestión

Si el Cogestor selecciona un integrante que ya tiene el logro alcanzado, se mostrara el mensaje “El logro XX para el integrante no podrá verificarse; ya que el logro esta Alcanzado o No Aplica”, informando que el logro no puede verificarse para este integrante, como se muestra en



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la imagen 19, es decir, que solo los integrantes que tienen el logro por alcanzar se les podrá registrar información de verificación.

Imagen 19. Verificación errónea de logros

Adicionalmente, se debe tener en cuenta que se pueden presentar los siguientes escenarios en la verificación y gestión de logros:

• Cuando un integrante que tiene el logro seleccionado a verificar por alcanzar, pero por la edad actual no se puede verificar por ningún medio de verificación disponible de los que tiene el logro que se está verificando el sistema mostrara el mensaje: “El logro XX no se le puede realizar verificación por ningún medio para este integrante”, es decir que el logro ya no aplicaría para este integrante por su edad actual, pero el logro solo cambiara de estado después que sincronice y el proceso nocturno se ejecute. Si este es el caso, por favor no insista en tratar de verificar este logro, para ese integrante.

• Si por la edad actual del integrante no se puede realizar la verificación por el medio que se selecciono, pero si se puede realizar por otro de los medios disponibles para el logro que se está verificando, el sistema mostrara el mensaje: "Para este logro e integrante puede realizar la verificación de logros con el medio: XXX" siendo XXX el otro medio de verificación disponible y que cumpla con las condiciones especificadas. El usuario deberá ingresar por el medio que le indica el sistema para que pueda realizar la verificación para ese logro con ese integrante.

5.2. Medios de Verificación

Medio Físico: El Cogestor deberá identificar los integrantes que tienen el logro por alcanzar y dar doble clic sobre dicho integrante, de esta manera, se visualizara un listado con las posibles opciones de respuesta para el logro seleccionado y de esta manera validar y registrar si el integrante cuenta con el soporte físico del logro gestionado. Si el integrante de la familia cuenta con el medio físico para demostrar la consecución del logro, el Cogestor debe dar clic en Archivo > Guardar para terminar la verificación de dicho logro por este medio.



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Cuando el Cogestor visualice el mensaje “Se adiciono el medio físico exitosamente”, debe dar OK y pasar al siguiente logro por verificar. Ver imagen 20.

Imagen 20. Verificación por medio físico Medio Oferta: El Cogestor deberá identificar los integrantes que tienen el logro por alcanzar y dar doble clic sobre dicho integrante, de esta manera, se visualizaran las preguntas para validar la consecución del logro. Después de seleccionar la pregunta deseada, se debe dar clic en Archivo > Guardar para registrar el tipo de oferta, el acceso y la cobertura (el campo cual, no siempre es obligatorio de ingresar y solo se solicita su diligenciamiento para algunas ofertas), para determinar que el logro se gestiono satisfactoriamente, posteriormente dar clic en el botón Guardar que se visualiza en la pantalla, como se muestra en la imagen 21.

Imagen 21. Verificación por medio oferta Cuando el Cogestor visualice el mensaje “Se adiciono la oferta exitosamente”, debe dar OK y pasar al siguiente logro por verificar.

Doble Clic



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Medio Preguntas: El Cogestor deberá identificar los integrantes que tienen el logro por alcanzar y dar doble clic sobre dicho integrante, de esta manera, se listaran las preguntas correspondientes a la consecución del logro. El Cogestor debe dar doble clic sobre la pregunta y así visualizar las respuestas asociadas a dicha pregunta; después de seleccionada la respuesta correcta, dar clic en Archivo > Guardar para terminar la verificación de dicho logro por este medio. Cuando el Cogestor visualice el mensaje “Se adiciono la pregunta exitosamente”, debe dar OK y pasar al siguiente logro por verificar. Ver imagen 22.

Imagen 22. Verificación por medio preguntas

Una vez se hayan verificado todos los logros que se requieran verificar en la sesión, el Cogestor deberá devolverse a la pantalla donde está el listado de los logros, dar clic en Archivo y posteriormente dar clic en la opción Finalizar Verificación. Por último se mostrara un mensaje de confirmación con el mensaje “Esta seguro de haber registrado toda la información para esta sesión familiar?”; si el Cogestor está seguro de terminar la verificación debe dar clic en SI y se mostrara un mensaje informativo con el mensaje “Se ha finalizado el registro de verificación de logros exitosamente”, como se muestra en la imagen 23.



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Imagen 23. Finalización de verificación de logros Nota: Recuerde que una vez finalizado el registro de verificación, no se podrá ingresar nuevamente a editar información, pues inmediatamente se bloquean las opciones de los medios para su edición. Asimismo, cuando el Cogestor realiza la verificación de logros a un integrante mediante alguno de los medios mencionados en otra o en la misma sesión de seguimiento e intenta verificar el mismo logro por otro medio, el software no le permitirá realizar dicha verificación y le mostrara el siguiente mensaje informativo “El logro XXX ya fue verificado en una sesión anterior”, donde XXXX es el logro verificado anteriormente, como se muestra en la imagen 24.

Imagen 24. Restricción de verificación por más de u n medio Cuando el Cogestor sincronice la información registrada durante la sesión de seguimiento y gestión con la familia, los logros que hayan sido verificados para su cumplimiento, al volver a sincronizar se visualizaran en el reporte de logros básicos de plan familiar en color azul y con estado Gestionado, después que el proceso nocturno de cambio de estado de logros procese la información de verificación enviada, como se muestra en la imagen 25.



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Imagen 25. Matriz de logros con logros Gestionados

5.3. Registrar Temáticas

El Cogestor podrá registrar la lista de temáticas trabajadas en las sesiones de seguimiento, dando doble clic en el submodulo correspondiente, donde visualizara las temáticas establecidas para las diferentes sesiones de acompañamiento, como se muestra en la imagen 26.

Imagen 26. Lista de temáticas

Cuando el Cogestor ingrese a la(s) temática(s) que trabajó con la familia, deberá seleccionar la herramienta utilizada y el objetivo de la misma, ya sea de gestión o informativo, por último, dar clic en el botón Adicionar Temática. Ver imagen 27.



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Imagen 27. Registro de temáticas

Nota: Si el Cogestor utiliza una herramienta diferente a las que se muestran en el DMC, puede seleccionar la opción Otro y describir la herramienta utilizada. Igualmente, el Cogestor deberá por cada sesión de seguimiento seleccionar mínimo una temática y máximo tres. Cuando el Cogestor adicione la temática correctamente, debe registrar los integrantes que participaron en ella, dando clic en Archivo > Registrar Integrantes. Cuando se listen los integrantes del folio, se debe seleccionar uno por uno los integrantes participantes y dar clic en Archivo > Registrar Integrantes. Ver imagen 28.

Imagen 28. Registro de integrantes en la temática t rabajada

Si el Cogestor da por terminado el registro de temáticas durante la sesión trabajada con la familia, debe finalizar dicha temática en el DMC, para que de esta manera pueda continuar con las demás sesiones de seguimiento. Para finalizar la temática, el Cogestor debe dar clic en Archivo > Finalizar Registro de Temáticas y así visualizara un mensaje de confirmación que dice “Esta seguro de haber



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registrado toda la información para esta sesión familiar?”. Debe dar clic en SI y posteriormente se mostrara otro mensaje informativo que dice “Se ha finalizado el registro de las temáticas exitosamente”, como se muestra en la imagen 29.

Imagen 29. Finalización de registro de temáticas Nota: Recuerde que para continuar con el seguimiento y gestión a logros, se debe realizar OBLIGATORIAMENTE un registro de temáticas en cada sesión de seguimiento y por lo tanto se debe dar por finalizada en el DMC para continuar con el proceso de acompañamiento. De lo contrario, no podrá pasar la familia a la siguiente sesión de seguimiento, pues en el modulo de visitas, al registrar la sesión como completa le saldrá un mensaje informando que no hay temáticas finalizadas para esta sesión.

6. SESIONES COMUNITARIAS

Este módulo permite registrar todas las sesiones comunitarias que se trabajan con las familias pertenecientes a la estrategia Red UNIDOS, a las cuales se les haya realizado mínimo la primera sesión de línea base familiar. En el menú principal del módulo de Sesiones Comunitarias, se visualiza la cantidad de sesiones que el Cogestor haya registrado y finalizado con las familias, como se muestra en la imagen 30.

Imagen 30. Contador modulo Sesiones Comunitarias



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6.1. Registro de Sesiones Comunitarias

El registro de las sesiones comunitarias se realiza de la misma manera que las temáticas trabajadas durante la sesión de seguimiento y gestión de logros básicos familiares, pero esta vez a nivel de grupos familiares, mas no de sesión familiar. Dado que los Cogestores ya han realizado sesiones comunitarias, estas deben ser registradas en el DMC mediante este modulo; por lo tanto el registro de estas sesiones comunitarias se debe hacer desde la que tenga fecha más antigua, es decir ingresar la sesión comunitaria que se realizo primero y luego las demás, de manera que estas sean registradas en orden cronológico, para evitar inconvenientes, por la validación que tiene el software, que es: la fecha de la siguiente sesión comunitaria que se registre debe ser mayor a la fecha de la última sesión comunitaria registrada. El Cogestor debe dar clic en las listas desplegables de la temática, objetivo y herramienta utilizada, así como la fecha en la cual se realizo la sesión comunitaria, como se muestra como en la imagen 31.

Imagen 31. Registro de temáticas para sesiones comu nitarias

Después de completar esta información, dar clic en Siguiente ubicado en la parte inferior derecha, para que de esta manera se visualicen todas las familias asignadas al Cogestor. En esta pantalla, el Cogestor debe seleccionar todas las familias asistentes a la sesión y dar clic en Archivo > Guardar, donde se mostrara un mensaje informativo con el numero de folios seleccionados, como se muestra en la imagen 32.



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Imagen 32. Selección de folios participantes en la sesión comunitaria

Nota: Recuerde que las sesiones comunitarias, se deben trabajar mínimo con dos familias y máximo con 50. Cuando el Cogestor guarde la información registrada, debe dar clic en Archivo > Cerrar sesión comunitaria, mostrándose mensajes informativos confirmando la finalización de la sesión. Ver imagen 33.



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Imagen 33. Finalización de la sesión comunitaria



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7. CONTROLES PARA EL BUEN USO DEL SOFTWARE JUNTOS

7.1. Control de restauración de Backup

Dentro del modulo de sincronización del DMC se visualizara un contador el cual indicara un consecutivo de sincronización, como se observa en la imagen 34, es decir que por cada sincronización que realice el Cogestor, este consecutivo aumentara de 1 en 1, evitando así la perdida de información por restauraciones de Backup anteriores.

Imagen 34. Consecutivo de sincronización

Cuando el Cogestor reemplace la base de datos actual por un Backup antiguo (el cual podrá diferenciarse, pues al copiarlo en el DMC e ingresar al software, en el menú de sincronización vera que el consecutivo es menor) y posteriormente intente sincronizar, la sincronización le informara por medio de un mensaje en el primer ítem, que el consecutivo de sincronización del DMC es diferente al del servidor, como se muestra en la siguiente imagen 35.

Imagen 35. Error de sincronización por restauración de backup antiguo

7.2. Descarga de fecha de sincronización del servidor

Durante el proceso de sincronización, en el primer ítem el software realizará una validación de la fecha configurada en el DMC, con el fin de descargar la fecha actual del servidor en el



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momento en el que se sincronizo, mas no la fecha configurada en el DMC y esta se registre como la fecha de la ultima sincronización, es decir, que esta fecha se mostrara en el modulo de sincronización del DMC. Adicionalmente, se validara que la fecha configurada en el DMC sea mayor o igual a la fecha de la ultima sincronización y menor o igual a la fecha de la ultima sincronización + 1 mes (30 días). En caso de no cumplirse la condición anterior, se mostrara el mensaje “Señor usuario, por favor configure la fecha del DMC con la fecha de hoy, de lo contrario no podrá autenticarse en la aplicación”, como se muestra en la imagen 36.

Imagen 36. Error de configuración de la hora del DM C Si en la autenticación del Cogestor en el software, el sistema detecta que la fecha actual del DMC es mayor a la fecha de la ultima sincronización + 1 mes (30 días), el DMC no le permitirá ingresar al aplicativo. Por lo anterior, el Cogestor que presente este tipo de inconveniente debe comunicarse a la mesa de ayuda y enviar la base de datos para modificar la fecha que bloqueo el aplicativo. NOTA: El cogestor no debe manipular la fecha del DMC cuando la aplicación no le permita autenticarse porque paso un mes y no ha sincronizado; ya que si configura una fecha incorrecta respecto a la fecha actual, toda la información de las familias quedara MAL capturada, por lo cual no se REVERSARA ningún dato, por favor tener en cuenta que NO DEBEN DEJAR PASAR UN MES SIN SINCRONIZAR, ya que esto les ocasionara bloqueo en la autenticación y el sistema les indicara que deben enviar la Base de datos a la mesa de ayuda, lo cual impedirá que el Cogestor siga trabajando.

7.3. Registro automático de la fecha de la primera sesión de línea base familiar

Es importante recordar que la fecha de la primera sesión de línea base se calcula cuando el Cogestor termina de diligenciar el capítulo VII del software y lo guarda correctamente. Una vez se tenga la primera sesión completa, el DMC calculara la edad de los integrantes con respecto



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a esta fecha y la fecha de nacimiento registrada y armar la malla de validación de la encuesta (todos los capítulos que aplican a nivel de integrante) como se muestra en la imagen 37.

Imagen 37. Calculo automático de edad con la fecha de la primera sesión registrada Si el sistema detecta que no se tiene la fecha para primera sesión de Línea Base Familiar completa para un folio nuevo, deberá regresar al capítulo VII y guardarlo correctamente (sin necesidad de modificar algún dato, solo ingresar al capítulo y pulsar en la opción siguiente); para que el sistema tome automáticamente la fecha que tiene el DMC, la almacene como fecha de la primera sesión de línea base familiar completa y se pueda continuar con el diligenciamiento. En caso de que el folio no tenga la fecha de la primera sesión, porque son folios que ya se tienen en primera o segunda sesión de LB, es decir ya tienen diligenciado el capitulo 7, cuando el Cogestor ingrese al folio para registrar o continuar con el registro de la información de los integrantes, se visualizara un mensaje indicando el procedimiento a realizar, como se muestra en la imagen 38.

Imagen 38. Mensaje de validación de la fecha de la primera sesión



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En este caso, el Cogestor debe ingresar nuevamente al folio e ingresar directamente al capítulo VII y dar clic en guardar. Una vez guarde el capitulo y pase al capítulo VIII, se mostrara un mensaje informando la fecha de la primera sesión, la cual corresponde a la fecha configurada en el DMC, si en ese momento se acaba de capturar, como se muestra en la imagen 39.

Imagen 39. Calculo automático de la fecha de la pri mera sesión.

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