Manual de Usuario Sistema de Seguimiento a Obras 1.4.Tipos de usuarios Los usuarios contemplados en...
35
Manual de Usuario Sistema de Seguimiento a Obras
Transcript of Manual de Usuario Sistema de Seguimiento a Obras 1.4.Tipos de usuarios Los usuarios contemplados en...
Manual de Usuario
Sistema de Seguimiento a Obras
2
Información del Documento
TÍTULO: Manual de Usuario del Sistema de Seguimiento a Obras
AUTOR: Subsecretaría de Información Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación
VERSIÓN: 4.0.0
FECHA DE CREACIÓN: 15/11/2017
ULTIMA FECHA DE MODIFICACIÓN: 02/08/2018
3
Contenido 1. Introducción ................................................................................................................................ 4
1.1. Objetivo del Manual ............................................................................................................ 4
1.2. Alcance de la herramienta .................................................................................................. 4
1.3. Requerimientos técnicos ..................................................................................................... 4
1.4. Tipos de usuarios ................................................................................................................. 5
2. Ingreso al sistema. ....................................................................................................................... 6
2.1. Ingreso de una obra nueva. ................................................................................................. 8
2.1.1. Pestaña Datos Generales .......................................................................................... 10
2.1.2. Pestaña Presupuesto y Financiamiento .................................................................... 18
2.1.3. Pestaña Ubicación ..................................................................................................... 23
2.2. Editar y Visualizar una obra ............................................................................................... 24
2.2.1. Pestaña Avance ......................................................................................................... 25
2.2.2. Pestaña Mensajes ...................................................................................................... 28
2.2.3. Pestaña Archivos ....................................................................................................... 30
2.2.4. Sección Zona .............................................................................................................. 32
2.2.5. Sección Participantes ................................................................................................ 32
3. Reportes .................................................................................................................................... 33
3.1 Reporte general ....................................................................................................................... 33
3.2 Reporte resumen..................................................................................................................... 34
3.3 Reporte mensaje ..................................................................................................................... 35
4
1. Introducción
1.1. Objetivo del Manual
El presente manual ha sido elaborado con la finalidad de que las entidades que cuentan con
acceso al Sistema de Seguimiento a Obras, conozcan el aplicativo y su correcto funcionamiento.
El Sistema de Seguimiento a Obras, tiene como objetivo el monitorear al total de las obras de
infraestructura contenidas en los programas y proyectos del Plan Anual de Inversiones, e
identificar alertas que permitan tomar decisiones de manera oportuna, para culminar las mismas
conforme a los parámetros establecidos de ejecución; en este sentido, el sistema permite una
sistematización de la información reportada por los diferentes usuarios.
1.2. Alcance de la herramienta
El Sistema de Seguimiento a Obras forma parte del componente tecnológico de la Metodología de
Seguimiento a Obras. La herramienta presenta información del estado de avance de las obras, así
como las alertas que se generan durante el proceso de implementación de las mismas.
1.3. Requerimientos técnicos
El ingreso al Sistema de Obras, se puede realizar a través de cualquier navegador; sin embargo, se
recomienda acceder desde Mozilla Firefox o Google Chrome, al portal web de la Senplades
www.planificación.gob.ec
En la sección “Programas y servicios” ir a “Sistemas”
Clic en la opción “Sistema Integrado de Planificación e Inversión Pública” y seleccionar
“Seguimiento a Obras”.
5
1.4. Tipos de usuarios
Los usuarios contemplados en el sistema son:
- Ejecutor: Entidad a cargo de crear obras de infraestructura en el sistema, en función de lo
solicitado por la entidad responsable o dueña del proyecto de inversión. Así como, del
reporte del avance e información relacionada con la ejecución del ítem infraestructura.
Responsable de la veracidad de la información reportada y del seguimiento; así como, de
generar respuestas a los mensajes generados por: Presidencia, Subsecretarios Zonales y
Gobernadores.
- Responsable: Entidad a cargo de crear obras en el sistema, y del reporte del avance e
información relacionada con la ejecución del ítem equipamiento. Es la entidad dueña del
proyecto de inversión del cual se desprende la obra de infraestructura. Responsable de la
veracidad de la información reportada y del seguimiento.
6
- Monitor: Actor encargado de aprobar o rechazar avances de obras registradas en el
sistema, así como realizar cambios de fecha de finalización, estado de las obras de acuerdo
a la solicitud de ejecutores o responsables. Adicionalmente, monitorea las obras y
sistematiza la información para elaborar los reportes respectivos.
- Participantes: Actores encargados de levantar alertas a la ejecución de las obras en el
sistema. Puedan visualizar la información de las obras en las cuales han sido agregados, así
como el reporte de mensajes y anexos.
o Subsecretarías Zonales de Planificación y Gobernaciones: Actores encargados de
supervisar las obras que se encuentran dentro de su jurisdicción y reportar
mensajes de alerta en el sistema. Las Subsecretarias Zonales de Planificación
planifican visitas en territorio y generan información fotográfica.
o Consejeros Sectoriales y Presidencia: Actores encargados de revisar las obras en
las cuales han sido agregados como participantes. Pueden visualizar todas las
pantallas del sistema, reportar mensajes de alerta en el sistema, cargar
documentos de respaldo y descargar reportes.
o Delegados Institucionales: Actores designados por la máxima autoridad de las
entidades, no cuentan con clave de acceso al sistema de obras. Sin embargo,
asisten a las reuniones de seguimiento y el sistema les remite notificaciones
relativas al monitoreo de las obras.
2. Ingreso al sistema.
Para acceder al sistema, se debe ingresar las credenciales de la máxima autoridad de la entidad
(RUC, Cédula del usuario y clave). Cabe indicar que la asignación de credenciales es únicamente
para la máxima autoridad.
En caso de que el usuario haya olvidado su contraseña, deberá dar clic en “Olvido contraseña”. El
sistema automáticamente remitirá, al correo electrónico de la máxima autoridad registrada en la
herramienta, una nueva contraseña para el ingreso. En caso de que exista un cambio de
autoridades, es obligación de la entidad solicitar el cambio en la herramienta.
7
Al ingresar al sistema, se muestra una pantalla con el listado de las obras registradas a cargo de la
entidad.
En esta pantalla se puede acceder a una determinada obra, usando diferentes criterios de
búsqueda como: Nombre/CUP Obra, Tipo de Obra, Filtro perfil, y obras con perfil Consejero
Sectorial (habilitado únicamente para las entidades que coordinan un sector).
8
Adicionalmente en la pantalla, se presenta información de la obra relacionada con: No., Nombre
de la obra, CUP, Estado, Tipo, Entidad responsable, Activo/Inactivo, Monto total, % de avance
físico total.
De la misma forma en la pantalla general se presenta una iconografía de la obra. En caso de que la
misma no tenga ningún pendiente, los íconos permanecerán en color gris; sin embargo, en caso de
que los usuarios generen cambios en la herramienta los íconos serán:
1. Avance pendiente (verde)
2. Avance rechazado (rojo)
3. Mensaje pendiente (verde)
4. Mensaje gobernador / zonal pendiente de respuesta (verde)
5. Archivo pendiente (verde)
6. Próximo a caducar la fecha fin Obra (verde)
7. Mensaje presidencia pendiente de respuesta (verde)
Es importante que las entidades verifiquen periódicamente los íconos de sus obras y realicen las
gestiones respectivas.
2.1. Ingreso de una obra nueva.
El usuario con perfil de responsable o ejecutor da clic en el botón “Nuevo”
9
El sistema muestra el mensaje “Esta seguro de crear una Obra” con las opciones “Si” o “No”, como
se indica a continuación:
Al dar clic en “SI”, el usuario va a tener habilitada únicamente la pestaña “Datos generales”
Al momento de crear una obra, en el campo “Estado obra”, el sistema únicamente habilita 2
estados: “Estado Inicial” y “En programación”.
Al escoger “Estado inicial” se debe registrar todos los campos de la pestaña datos generales. Por
otro lado si se escoge la opción “En programación”, no se requerirá ingresar la fecha de inicio, ni la
de finalización.
Al crear una obra, el sistema remitirá una notificación a los usuarios y delegados registrados con
rol de: ejecutor, responsable, y monitor.
10
2.1.1. Pestaña Datos Generales
En la pestaña Datos Generales, el sistema muestra los botones “Regresar” y ”Guardar Obra”; así
como las siguientes secciones:
Información inicial:
La entidad deberá registrar la información de acuerdo a los siguientes campos: Entidad Ejecutora,
Entidad Responsable, Tipo de Obra, Usuario Monitor, CUP, Nombre Obra, Nivel de Periodicidad,
Estado Obra, Fecha de Inicio y Fecha de Finalización.
ENTIDAD EJECUTORA:
Es la entidad encargada de la ejecución de la obra, es decir de gestionar los procesos pre
contractuales y contractuales que correspondan. La entidad ejecutora es la única que puede
actualizar los datos de avance de la obra en el sistema para el ítem de infraestructura, así como los
campos estado y reporte de ejecución.
11
ENTIDAD RESPONSABLE:
La entidad responsable es la encargada de administrar y operar las obras de infraestructura que se
están ejecutando, y de reportar el avance del ítem equipamiento. Existen casos en que la entidad
responsable es la misma entidad que ejecuta la obra, por lo que tendrá el rol de ejecutor y
responsable dentro del sistema.
TIPO DE OBRA:
La entidad deberá seleccionar el tipo de obra de acuerdo a las características de la misma, así
como dependiendo del rol de la entidad, de acuerdo a:
- Centros de Salud / MSP_IESS
- CIBV / MIES
- Cultura y patrimonio / MCyP
- Deporte / MINDE
- Desarrollo urbano y vivienda / MIDUVI
- Escuelas / MINEDUC
- Estratégicos / EEEP
- Hospitales / MSP_IESS
- Institutos / SENESCYT
- Otros / Judicatura_INMOBILIAR_GAD
- Producción / MAP_MAG_MIPRO
- Reasentamientos / MIDUVI_EEEP
- Seguridad / MJDHyC_MDN_MDI
- Turismo / MINTUR
- Universidades / SENESCYT_UNAE_YACHAY_OTRAS
- UPC / MDI
- UVC / MDI
- Vialidad / MTOP
- Generación eléctrica / MEER
- Comunicación / Correos
- Hábitat / CGREG_SENAGUA_EPA
- Agua Potable / SENAGUA
- Multipropósito / SENAGUA
- Vivienda / EPCPT
En el caso de que la obra de infraestructura no esté contemplada dentro de las categorías
propuestas, la entidad deberá escoger la opción Otros.
12
USUARIO MONITOR:
Es el funcionario de Senplades que realiza el proceso de monitoreo de la ejecución de la obra
basado en la información que las entidades reportan en el sistema y en la información generada
mediante las reuniones de seguimiento. El usuario monitor es el único que aprueba los avances de
las obras, el cambio de fechas de finalización y el cambio de estados, previo requerimiento de las
entidades.
Cuando el usuario monitor realiza dichos cambios, el sistema remite notificaciones a los correos
registrados de la máxima autoridad y delegado institucional:
CUP:
Al registrar una obra en el sistema, la entidad debe vincularla con un Proyecto de Inversión
contenido en el Plan Anual de Inversiones vigente, mediante el Código Único de Proyecto – CUP.
El sistema permite visualizar los CUPs que pertenecen a la entidad responsable, así como el detalle
de las obras que están contenidas en el sistema bajo el CUP seleccionado.
NOMBRE OBRA:
Es el nombre de la obra que consta en los documentos contractuales de la misma. Se recomienda
abreviar el nombre de acuerdo a:
Centro de Salud= CDS
Unidad Educativa del Milenio = UEM
Unidad de Vigilancia comunitaria = UVC
Unidad de Policía comunitaria = UPC
Centro Infantil del Buen Vivir = CIBV
13
Centro de Rehabilitación Social = CRS
Unidad de Asistencia Técnica = UAT
Instituto Tecnológico Superior = ITT
Adicionalmente al nombre de la obra deberá indicarse la tipología, por ejemplo en el caso de CDS,
se deberá indicar Tipo A, Tipo B o Tipo C.
NIVEL DE PERIODICIDAD:
Según la importancia de la obra, se tiene un periodo máximo en el cual se debe reportar la
información en el Sistema. Esta información será ingresada en cuanto se cree la obra.
1 estrella: cada 30 días, por lo tanto el sistema muestra el mensaje: “SU NIVEL DE
ATENCIÓN SELECCIONADO ES DE UNA ESTRELLA: DEBE REGISTRAR UN AVANCE CADA 30
DÍAS”.
2 estrellas: cada 15 días, por lo tanto el sistema muestra el mensaje: “SU NIVEL DE
ATENCIÓN SELECCIONADO ES DE DOS ESTRELLAS: DEBE REGISTRAR UN AVANCE CADA 15
DÍAS”.
3 estrellas: cada 7 días, por lo tanto el sistema muestra el mensaje: “SU NIVEL DE
ATENCIÓN SELECCIONADO ES DE TRES ESTRELLAS: DEBE REGISTRAR UN AVANCE CADA 7
DÍAS”.
Sin embargo, la Senplades de acuerdo al análisis de la obra podrá modificar la periodicidad de
reporte en cualquier periodo de tiempo. Este cambio será informado al delegado de la entidad
ejecutora y responsable mediante notificaciones vía correo electrónico.
ESTADO OBRA:
Refleja el estado en el cual se encuentra la obra, de acuerdo a:
ESTADO INICIAL: Obras en proceso de creación en el sistema.
EN PROGRAMACIÓN: Obras en proceso pre contractual.
EN EJECUCIÓN: Obra avanza acorde al cronograma y las especificaciones contractuales.
CON PROBLEMAS: Obra con desfase de cronograma (cambio de fecha fin) o problemas que afectan la
normal ejecución.
DETENIDO: Obra paralizada o en proceso de solución de índole contractual.
FINALIZADO: Obras finalizadas e inauguradas y con el acta definitiva suscrita.
BLOQUEADO: Obras cuyo reporte no ha sido realizado según el nivel de periodicidad.
DESCARTADO: Obras que por un motivo debidamente sustentado no serán ejecutadas.
EJECUTADO: Obras con el 100% de ejecución que no cuentan con el acta definitiva o existen
pendientes por resolver.
14
Al escoger las opciones “Con problemas”, “Detenido” y “Ejecutado” el sistema solicita información
adicional, de acuerdo a:
REGISTRO DE MOTIVO
El usuario dentro del catálogo desplegable, deberá indicar el tipo de problemática de sus obras, de
acuerdo a:
TEMAS ADMINISTRATIVOS: Problemas de orden administrativo, que impiden su ejecución normal.
FINANCIAMIENTO: Problemas que requieren asignación de recursos para su finalización.
TEMAS LEGALES: Problemas de orden legal como firmas de contratos complementarios.
TEMAS TÉCNICOS: Problemas de carácter netamente técnicos.
Adicionalmente, para las obras con estado “Ejecutado”, el sistema habilitará una opción
denominada:
NO APLICA: A la espera únicamente de la firma del acta de recepción definitiva.
En caso de que el usuario monitor realice el cambio de estado de la obra, el sistema solicitará que
se registre el motivo de cambio y remitirá notificaciones a los delegados institucionales, de
acuerdo a:
OBSERVACIONES
El usuario deberá indicar de manera más detallada el tipo de problema que presenta la obra, con
un máximo de 500 caracteres. Se recomienda que el detalle sea lo más concreto posible.
15
HOJA DE RUTA
En este campo la entidad deberá detallar la hoja de ruta que se requiere para solucionar el
problema que presenta la obra, con un máximo de 500 caracteres. Se recomienda que la hoja de
ruta contenga el detalle a nivel macro.
Para las obras que presenten problemas de financiamiento, el sistema solicitará que se categorice
dentro de 4 rangos: Hubo recorte, no se asignó, incrementos y otros.
Dentro de cada una de estas categorías, el usuario con perfil ejecutor deberá ingresar:
ESTADO DE LA SOLICITUD:
En esta sección la entidad deberá indicar si el requerimiento se encuentra en la Senplades o en el
Ministerio de Economía y Finanzas
Nro. DE OFICIO, FECHA DE SOLICITUD Y MONTO SOLICITADO (USD):
En el caso de que el requerimiento se encuentre en la Senplades, deberá detallarse el Número de
Oficio, Fecha de solicitud y Monto solicitado (USD).
Nro. DE CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA:
Este campo deberá llenarse únicamente para el caso de que se cuente con el Número de
Certificación Presupuestaria. En caso de que no se cuente con la certificación se colocará no aplica.
MONTO TOTAL EXTRA REQUERIDO:
Se refiere a los montos que no se encuentran considerados en el Plan Anual de Inversiones del año
en curso, al momento de realizar el requerimiento.
MONTO FINANCIADO (USD):
Es el monto codificado con el que la entidad cuenta a la fecha de solicitud del requerimiento.
16
FECHA DE INICIO:
Corresponde a la fecha de inicio de obra, que puede ser diferente a la fecha de suscripción del
contrato original. Sin embargo, siempre debe ser superior a la fecha de suscripción del contrato
original.
FECHA DE FINALIZACIÓN:
Corresponde a la fecha de finalización que determinen los documentos contractuales suscritos
durante la ejecución de la obra (Contratos complementarios, ampliaciones de plazo, retrasos y/o
suspensiones).
MONTO PENDIENTE PARA LIQUIDAR LA OBRA:
Corresponde al monto que requieren las obras con estado “Ejecutado” para realizar la liquidación
de la obra.
MONTO REQUERIDO PARA LA EJECUCIÓN DE LA OBRA EN EL AÑO:
Corresponde al monto que requieren las obras con estados “Con problemas” y “Detenido” para
continuar con la liquidación de la obra.
INCLUIDO EN PAI (SI/NO):
La entidad deberá indicar si el monto requerido para continuar o finalizar la obra, está incluido en
el PAI. En caso de que se indique que sí, deberá ingresarse información en el campo: Monto
incluido en PAI.
MONTO INCLUIDO EN PAI:
Corresponde al monto con el que efectivamente cuenta la entidad dentro de su PAI, a efecto de
cumplir con las obligaciones pendientes de pago.
Sección Presupuesto y Financiamiento:
Esta sección es informativa y se carga de lo reportado por la entidad en la sección de presupuesto
y financiamiento, con los campos: Monto Total (USD) y Devengado Total (USD). Adicionalmente se
presenta las celdas “Ponderación de Infraestructura”, “Ponderación de Equipamiento”, “% Total
de avance de la obra” y la sección “Acta de entrega definitiva” que incluye un botón “Descargar”.
17
El sistema automáticamente asigna ponderaciones al momento de creación de una obra
correspondiendo a 90% a infraestructura y 10% equipamiento. En caso de que la obra, por su
naturaleza, no requiera del ítem equipamiento; la entidad, al momento de realizar la creación de
la obra deberá desactivar el casillero “Ponderación de Equipamiento”, a fin de que el sistema le de
la ponderación total al ítem de infraestructura.
Sección Motivos con problemas / detenido / ejecutado:
De la misma forma esta sección es informativa con los campos: “Motivo”, “Observación” y “Hoja
de Ruta”. Esta información se obtiene de lo reportado en el campo estados.
Sección Reporte Ejecución:
Se encuentran los campos: “Problemática”, “Reporte Ejecución”, “Fecha de la última actualización
realizada para el reporte de ejecución”, “Obras” con los campos, en donde se podrá escoger las
opciones “INAUGURADA”/”RECONSTRUCIÓN”, “Fecha de Inauguración” y “Obra emblemática”
REPORTE EJECUCIÓN:
El usuario con perfil ejecutor, deberá realizar el reporte de ejecución de la obra ingresando alguna
observación o información relevante de la obra, con un máximo de 500 caracteres. Es importante
considerar que esta información debe registrarse obligatoriamente hasta el 5 de cada mes para
todas las obras, situación que se verifica mediante la celda: “Fecha de la última actualización
realizada para el reporte de ejecución”
18
Es importante considerar que el usuario con perfil monitor podrá modificar esta información de
acuerdo a las alertas reportadas por las Subsecretarias Zonales y Gobernaciones, así como de las
novedades encontradas en las reuniones de seguimiento.
FECHA DE INAUGURACIÓN:
En caso de haber escogido la opción inaugurada, es necesario registrar la fecha en la que se realizó
o se realizará la misma. Para las obras con estado “Finalizado” y “Ejecutado”, se deberá registrar la
fecha efectiva de inauguración, mientras que para las que presentan estado “En ejecución” y “Con
problemas”, deberá registrarse la fecha estimada de inauguración, la cual puede modificarse hasta
obtener la fecha de inauguración efectiva.
RECONSTRUCCIÓN:
Para las obras que se implementaron a consecuencia del terremoto de abril 2016, se debe
seleccionar este casillero.
OBRA EMBLEMÁTICA:
La entidad responsable de acuerdo a su planificación institucional, deberá indicar si su obra forma
parte de las obras emblemáticas y que son de interés nacional.
2.1.2. Pestaña Presupuesto y Financiamiento
En la parte superior, el sistema muestra una sección informativa con los campos “Obra”, “Cup”,
“Fecha Inicio” y “Fecha Fin” de acuerdo a lo ingresado en la pestaña “Datos Generales”.
Adicionalmente en la pestaña de “Presupuesto y Financiamiento”, el sistema muestra el botón
“Guardar”1 y las siguientes secciones con los campos que el usuario responsable (equipamiento) y
ejecutor (infraestructura) debe registrar:
1 Al dar clic en el botón “Guardar” el sistema únicamente realizará un guardado temporal. Para realizar un guardado definitivo, la
entidad deberá realizarlo en la pestaña “Datos generales”
19
Sección Infraestructura:
Se encuentran los siguientes campos:
MONTO CONTRATO ORIGINAL (USD)*:
Es el monto definido en el contrato original para ejecutar la obra.
FECHA CONTRATO ORIGINAL*:
Es la fecha de suscripción del contrato original.
FECHA FIN CONTRATO ORIGINAL*:
Es la fecha en la cual vence el plazo definido en el contrato original para concluir la obra.
FUENTE FINANCIAMIENTO CONTRATO ORIGINAL*:
Se escoge el origen de los recursos con los cuales se financiará total o parcialmente la obra, dentro
de los grupos: Recursos fiscales, Crédito Externo, Crédito interno, Asistencia Técnica y Donaciones;
Recursos fiscales/Otros.
ENTIDAD FINANCIAMIENTO CONTRATO ORIGINAL*:
En los casos de que el financiamiento provenga de créditos internos, créditos externos, asistencia
técnica y donaciones, es necesario escoger del catálogo al organismo del cual provienen los
recursos.
MONTO CONTRATOS COMPLEMENTARIOS (USD):
En caso de que la ejecución de la obra requiera de la suscripción de uno o más contratos
complementarios, es necesario registrar el valor definido en los mismos.
20
FUENTE FINANCIAMIENTO C. COMPLEMENTARIOS:
Se debe especificar el origen de los recursos para el financiamiento del Contrato Complementario.
En caso de que el contrato tenga varias fuentes, se deberá enmarcar la obra en la fuente que
posea el mayor aporte.
ENTIDAD FINANCIAMIENTO C. COMPLEMENTARIOS:
En los casos de que el financiamiento provenga de créditos internos, créditos externos, asistencia
técnica y donaciones, es necesario escoger del catálogo al organismo del cual provienen los
recursos.
OTROS MONTOS (USD):
En el caso de que la ejecución de la obra requiera incluir incrementos de recursos para financiar
rubros que no se consideraron, es necesario que se registren los montos incluidos en órdenes de
cambio, convenios de pago, fiscalización, estudios y otros rubros considerados en la normativa
actual de contratación pública.
FUENTE FINANCIAMIENTO OTROS:
Escoger el origen de los recursos con los cuales se financiaran los incrementos generados durante
la ejecución de la obra. En caso de que el contrato tenga varias fuentes, se deberá enmarcar la
obra en la fuente que posea el mayor aporte.
ENTIDAD FINANCIAMIENTO OTROS:
En los casos de que el financiamiento provenga de créditos internos, créditos externos, asistencia
técnica y donaciones, es necesario escoger del catálogo al organismo del cual provienen los
recursos.
21
Sección Equipamiento:
Se encuentran los siguientes campos:
MONTO CONTRATO ORIGINAL (USD)*:
Es el monto definido en el contrato original para ejecutar la obra.
FECHA CONTRATO ORIGINAL*:
Es la fecha de suscripción del contrato original.
FECHA FIN CONTRATO ORIGINAL*:
Es la fecha en la cual vence el plazo definido en el contrato original para concluir la obra.
FUENTE FINANCIAMIENTO CONTRATO ORIGINAL*:
Se escoge el origen de los recursos con los cuales se financiará total o parcialmente la obra.
ENTIDAD FINANCIAMIENTO CONTRATO ORIGINAL*:
En los casos de que el financiamiento provenga de créditos internos, créditos externos, asistencias
o donaciones, es necesario escoger del catálogo al organismo del cual provienen los recursos.
MONTO CONTRATOS COMPLEMENTARIOS (USD):
En caso de que la ejecución de la obra requiera de la suscripción de uno o más contratos
complementarios, es necesario registrar el valor definido en los mismos.
FUENTE FINANCIAMIENTO C. COMPLEMENTARIOS:
22
Se debe especificar el origen de los recursos para el financiamiento del Contrato Complementario.
En caso de que el contrato tenga varias fuentes, se deberá enmarcar la obra en la fuente que
posea el mayor aporte.
ENTIDAD FINANCIAMIENTO C. COMPLEMENTARIOS:
En los casos de que el financiamiento provenga de créditos internos, créditos externos, asistencias
o donaciones, es necesario escoger del catálogo al organismo del cual provienen los recursos.
OTROS MONTOS (USD):
En el caso de que la ejecución de la obra requiera incluir incrementos de recursos para financiar
rubros que no se consideraron, es necesario que se registren los montos incluidos en órdenes de
cambio, convenios de pago y otros instrumentos considerados en la normativa actual de
contratación pública.
FUENTE FINANCIAMIENTO OTROS:
Escoger el origen de los recursos con los cuales se financiaran los incrementos generados durante
la ejecución de la obra.
ENTIDAD FINANCIAMIENTO OTROS:
En los casos de que el financiamiento provenga de créditos internos, créditos externos, asistencia
técnica y donaciones, es necesario escoger del catálogo al organismo del cual provienen los
recursos.
Sección Total Montos de Infraestructura y Equipamiento, se encuentran los campos: “Total
Infraestructura (USD)”, “Total Equipamiento (USD)” y “Monto Total (USD)”. Estos campos son la
sumatoria de los montos ingresados en las secciones de infraestructura y equipamiento.
Al ingresar una obra, únicamente serán obligatorios los campos: Monto Contrato Original (USD),
Fecha Contrato Original, Fecha Fin Contrato Original, Fuente Financiamiento Contrato Original,
Entidad Financiamiento Contrato Original (infraestructura y equipamiento).
23
2.1.3. Pestaña Ubicación
En la parte superior, el sistema muestra una sección informativa con los campos “Obra”, “Cup”,
“Fecha Inicio” y “Fecha Fin” de acuerdo a lo ingresado en la pestaña “Datos Generales”.
A continuación, el sistema muestra las siguientes secciones con los campos que el usuario debe
registrar:
Sección Registro de Ubicación Geográfica:
El sistema presenta los botones “Editar”, “Eliminar” y “Agregar” y adicionalmente se encuentran y
registran los siguientes campos: “Tipo de Ubicación”, “Zona”, “Provincia”, “Cantón”, “Latitud” y
“Longitud”.
TIPO DE UBICACIÓN:
El sistema considera dos tipos de ubicación, a) ubicación principal (obligatoria) y de ser el caso b)
ubicación secundaria. Es importante registrar siempre una ubicación principal en donde conste la
Zona, la provincia y el cantón en donde se encuentra la obra en ejecución, para que el sistema le
permita continuar con el registro de información. Adicionalmente, es necesario se registre en ésta
sección las coordenadas geográficas en grados decimales.
Es importante anotar que el sistema realiza una validación de las coordenadas geográficas
ingresadas en la herramienta, por lo que en caso de que no se registren correctamente, el sistema
generará un mensaje de error.
24
LISTA DE UBICACIONES:
En este campo se visualiza todas las ubicaciones registradas para la obra.
Una vez que el usuario ha ingresado la información requerida en las tres secciones antes
expuestas, da clic en el botón “Guardar Obra” de la pestaña “Datos Generales”, y la información
quedará registrada en el sistema.
2.2. Editar y Visualizar una obra
El usuario mediante los filtros de búsqueda puede acceder a una determinada obra. Al dar clic en
el nombre de la obra de la pantalla “Lista de Obras” se tendrá acceso a la información de la obra
escogida.
25
El sistema presenta las pestañas “Datos Generales”, “Presupuesto y Financiamiento”, “Ubicación”,
“Avance”, “Mensajes”, “Archivos”, “Zona” y “Participantes” habilitadas para su visualización o
edición según el caso.
Las pestañas “Datos Generales”, “Presupuesto y Financiamiento” y “Ubicación” ya fueron
detalladas en el punto 2.1. del presente manual por lo que se va a describir las pestañas restantes.
2.2.1. Pestaña Avance
El sistema muestra la pestaña “Avance” con los siguientes campos que fueron registrados en las
pestañas precedentes: “Obra”, “Cup”, “Fecha Inicio”, “Fecha Fin”, “Monto Infraestructura (USD)”,
Monto Equipamiento(USD)”, “Porcentaje de avance infraestructura” y “Porcentaje de avance
equipamiento”
Adicionalmente, se muestran las siguientes secciones:
En la sección “Registro de Avances de Obra”, se encuentran los botones “Guardar”, ”Editar” y
“Eliminar”. La pantalla “Registro de Avance” contiene los campos: “% Avance Infraestructura”,
“Devengado Infraestructura (USD)”, “% Avance Equipamiento” y “Devengado Equipamiento
(USD)”.
26
SELECCIÓN DEL PERFIL:
En el caso de que la misma entidad tenga los roles de ejecutor y responsable, este campo se elige
de acuerdo a la información a registrar tanto para infraestructura o equipamiento.
En el caso de que el usuario seleccione el perfil “Ejecutor” se activará la pestaña “Infraestructura”,
y si el usuario selecciona el perfil “Responsable” se activará la pestaña “Equipamiento”
REGISTRO DE AVANCE (% AVANCE INFRAESTRUCTURA Y % AVANCE EQUIPAMIENTO)
Se refiere al porcentaje de avance para los ítems de infraestructura y equipamiento que deben ser
reportados por las entidades ejecutoras y responsables respectivamente. Este campo debe
registrarse de acuerdo al nivel de periodicidad de la obra.
DEVENGADO INFRAESTRUCUTRA (USD) Y DEVENGADO EQUIPAMIENTO (USD):
La entidad ejecutora y responsable deberán reportar el monto devengado al momento de reporte
(devengado acumulado) para los ítems de infraestructura y equipamiento respectivamente. Este
monto deberá incluir el IVA y no debe sobrepasar el monto total de la obra.
El usuario registra los datos de avance y da clic en el botón “Guardar”. Al realizar esta acción, el
sistema muestra la pantalla: “Información adicional **Campos Obligatorios**”, que contiene los
botones “Guardar” y “Cancelar”. Se presenta además los siguientes campos: “Observaciones*”,
“Anexo de avance infraestructura”, “Anexo de avance equipamiento” y “Acta de entrega recepción
provisional”, en donde el usuario deberá ingresar la información solicitada antes de presionar el
botón “Guardar”, dependiendo del tipo de reporte de avance que se realice.
En la sección “Lista de avances”, el sistema muestra el detalle de todos los registros realizados
para el ítem infraestructura y equipamiento respectivamente.
27
INFRAESTRUCTURA:
En esta sección se pueden visualizar todos los datos registrados con respecto al avance de la
ejecución de la obra en el ítem infraestructura, como son: Observación, % de avance
infraestructura, devengado infraestructura, fecha reporte avance, entidad que reporta, estado,
observación de rechazo avance, aprobación y anexos.
EQUIPAMIENTO:
En esta sección se pueden visualizar todos los datos registrados con respecto al avance de la
ejecución de la obra en el ítem equipamiento, como son: Observación, % de avance equipamiento,
devengado equipamiento, fecha reporte avance, entidad que reporta, estado, observación de
rechazo avance, aprobación y anexos.
Cuando el usuario con rol de ejecutor o responsable realicen un reporte de avance de obra, el
sistema remitirá un mensaje de notificación al usuario monitor, a fin de que proceda a aprobar o
rechazar el mismo, dependiendo de lo cargado en el archivo de respaldo y el seguimiento
realizado en territorio por las Subsecretarias Zonales de Planificación y Gobernaciones.
De la misma forma, cuando el monitor apruebe o rechace el avance de obra, el sistema remitirá
notificaciones a los delegados de la entidad responsable y ejecutora, de acuerdo a:
28
2.2.2. Pestaña Mensajes
El sistema muestra la pestaña “Mensajes” con los siguientes campos que fueron registrados en las
pestañas precedentes: “Obra”, “CUP”.
29
A continuación el sistema despliega la pantalla “Mensajes”, con el botón “Enviar” y los campos:
“De”, “Mensaje” y “Estado” con las opciones “Pendiente/Leído”
Para enviar un mensaje los diferentes usuarios dan clic en el botón “Enviar” y el sistema le
muestra el mensaje: “Está seguro de enviar el mensaje” con las opciones “Si” y ”No”. El usuario da
clic en “Si” y el sistema envía el mensaje.
MENSAJE:
En este campo se describe la problemática e información relevante de la obra con respecto a su
ejecución.
El sistema presenta la pantalla “Lista de mensajes” que muestra los mensajes enviados y recibidos
a los diferentes usuarios.
En caso de que el usuario Gobernador, Subsecretario Zonal de Planificación o Presidencia, envíen
un mensaje, el sistema remitirá una notificación al usuario ejecutor a fin de que el mismo genere
una respuesta. En caso de no responder el mensaje, el sistema no permitirá realizar nuevos
registros de avance.
30
Es importante anotar que las alertas cargados por las Subsecretarias Zonales de Planificación y
Gobernaciones deben ser referentes a temas de gestión, es decir aquellas propias de la ejecución
de las obras desde aspectos contractuales hasta el cierre de las obras. Al ser un campo que las
entidades ejecutoras deben responder obligatoriamente, se debe prestar atención al tipo de
información a solicitar dependiendo de las competencias de las entidades ejecutoras.
2.2.3. Pestaña Archivos
El sistema presenta la pestaña “Archivos” la cual muestra los campos “Administrar Archivos” que
contiene los botones: “Limpiar”, “Guardar” “Eliminar” y “Descargar” además de un “Listado de
Anexos” en el cual se muestran los archivos cargados al sistema.
ANEXO ARCHIVOS
En este acápite se despliegan los documentos y archivos fotográficos, cargados por las diferentes
entidades como sustento al proceso de seguimiento.
Los usuarios dan clic en el botón “Anexo archivos”.
31
El sistema muestra la pantalla “Carga Archivos de la Obra”, que dispone de los botones “Archivo”,
“Cargar” y “Cancelar”.
El usuario da clic en el botón “Archivo” y selecciona el documento que desea cargar en el “Sistema
de Seguimiento de Obras”. Adicionalmente debe seleccionar el “Tipo de archivo” y llenar el campo
“Observaciones”
El usuario da clic en el botón “Cargar” y posteriormente en “Añadir”. Al dar clic en “Añadir” el
sistema guarda el archivo temporalmente.
32
Para guardar el archivo de forma definitiva, el usuario deberá dar clic en el botón “Guardar obra”
de la sección “Datos generales”.
2.2.4. Sección Zona
Esta sección es exclusiva para las Subsecretarías Zonales de Planificación, quienes generarán
visitas en territorio a las obras, de acuerdo a su planificación interna.
2.2.5. Sección Participantes
En la pestaña “Participantes”, el sistema muestra una descripción de “Consejo Sectorial”,
“Consejero Sectorial”, “Subsecretario Zonal” y “Gobernador” atados a la obra.
Adicionalmente, el sistema muestra la sección “Registro de Corresponsables” y “Listado de
Corresponsables” que son campos que pueden ser ingresados y editados por el usuario Monitor.
La sección de Registro de Corresponsables cuenta con los botones “Guardar”, “Editar” y “Eliminar”
33
3. Reportes
En esta sección, el sistema presenta 3 tipos de reporte: reporte general, reporte resumen y
reporte mensaje.
3.1 Reporte general
Para descargar un reporte general, el usuario, dependiendo del tipo de perfil, seleccionará el
campo “Reporte general”
34
Al dar clic, el sistema despliega una ventana adicional con los campos “Nuevo”, “Reporte PDF” y
“Reporte Excel”.
Para el reporte general, el sistema presenta todos los campos incluidos en el Sistema de
Seguimiento a Obras, así como los últimos avances aprobados por el usuario monitor, a la fecha de
reporte.
3.2 Reporte resumen
Para descargar un reporte resumen, el usuario dependiendo del tipo de perfil, seleccionará el
campo “Reporte resumen”
Al dar clic, el sistema despliega una ventana adicional con los campos “Nuevo”, “Reporte PDF” y
“Reporte Excel”.
Para este tipo de reporte, el sistema presenta un resumen de los campos incluidos en el Sistema
de Seguimiento a Obras.
35
3.3 Reporte mensaje
Este reporte está disponible únicamente para los usuarios con perfil Monitor y Subsecretarios
Zonales de Planificación. Para descargar este tipo de reporte, el usuario da clic en el campo
“Reporte mensaje”
Al dar clic, el sistema despliega una ventana adicional con los campos “Nuevo”, “Reporte PDF” y
“Reporte Excel”, así como el tipo de reporte solicitado
