MANUAL DE USUARIO PORTAL DEL PROVEEDOR

JGB

Cali, 26/04/2019.

Contenido Inicio de sesión............................................................................................................................................ 3

Olvido de contraseña .................................................................................................................................. 5

Escritorio ..................................................................................................................................................... 6

Validar Facturas .......................................................................................................................................... 7

Consulta de Certificados ........................................................................................................................... 12

Órdenes de Compra .................................................................................................................................. 12

Inicio de sesión Al ingresar al portal de proveedores de JGB desde nuestro sitio Web se encontrará el enlace

de acceso a nuestro nuevo portal, podrá iniciar sesión utilizando su NIT (incluyendo dígito

de verificación).

La clave para usar por primera vez será entregada por JGB a cada proveedor por correo

electrónico, en este caso el sistema solicitará aceptar los terminos y condiciones, haciendo

clic en el check y luego en Aceptar:

Una vez aceptados los términos y condiciones el proveedor puede asignar la que será su

nueva clave:

La contraseña debe contener un mínimo de ocho caracteres, una letra mayúscula, una letra

minúscula un caracter especial y un número.

Una vez validado esto se ingresa al portal y la primera pantalla que aparece es el escritorio,

donde se ve un resumen general con información de sus pagos y facturas.

Olvido de contraseña Si usted olvida su contraseña podrá recuperarla a traves de la opcion disponible en la

pantalla de inicio de sesión “¿Olvidaste tu contraseña?”. Esta opcion solicitará el usuario,

el correo electronico y el condigo Captcha para tal fin. Con este proceso el sistema envia

un correo electronico con una clave temporal y solicitará cambio en el siguiente ingreso.

Escritorio Es un resumen que se presenta al proveedor y contiene la información más importante

concerniente a sus pagos y facturas, es la primera pantalla que presenta al iniciar sesión en

la plataforma.

Validar Facturas Debe ingresar al menú Mis Facturas → Validar Factura. Esta función permite realizar una

validación previa de las facturas, la cual se divide en 5 sencillos pasos:

En el primer paso se muestra una pantalla con los beneficios de realizar este proceso:

Se selecciona si se va a facturar con una Orden de Compra o con Mercancía en

Consignación.Orden de Compra:

Se filtra por fecha de la Orden de Compra y se selecciona el/los documentos. En este punto

el sistema también permite realizar pre validación sobre posiciones específicas de la Orden

de Compra dando clic en el icono “ver Items” y escogiendo las posiciones que se

desean pre validar para facturar. A continuación, se da clic en Asignar y después en el botón

Siguiente:

Este es un ejemplo de la pantalla que aparece al dar clic en el icono “Ver Items”:

Una vez asignadas las ordenes de compra y/o sus respectivas posiciones se solicita

confirmación de los datos, el sistema suma los items seleccionados y el valor

correspondiente:

A continuación, se pueden crear y escoger las resoluciones de facturación ya que el sistema

ayuda a automatizar este paso, se coloca el número con el cual se va a facturar, la fecha de

la factura y el valor a facturar antes de IVA. Si el proveedor no es facturador electrónico la

plataforma solicita adjuntar la factura como un campo requerido y en formato PDF. Si el

proveedor es facturador electrónico puede omitir este paso. De igual manera se debe

escribir el correo electrónico al cual llegará la notificación y confirmación del proceso.

Una vez diligenciados los campos se da clic en el botón Finalizar y Validar.

Si los datos son consistentes el sistema muesta inmediatamente un mensaje de

confirmación, de igual manera envía un correo electrónico notificando el proceso. A

continuacion un ejemplo del correo electrónico que el proveedor recibirá:

En el menú Mis Facturas → Ver Facturas se pueden consultar todas las facturas ya validadas

en un rango de fechas.

Al dar clic sobre un registro se puede ver el detalle de la Orden de Compra:

Consulta de Certificados En el menú encontrará la opción de generación de certificados: Retención en la fuente, ICA

y Rete IVA. Los certificados pueden ser descargados en formato PDF, se pueden visualizar

en línea o pueden ser enviados por correo electrónico mediante las opciones que se

encuentran a la derecha:

Órdenes de Compra El portal también le permite al proveedor la consulta de las ordenes de compra, las cuales

se pueden filtrar por número de documento, fecha de inicio y fin del documento y estado

Activo o Inactivo de la orden. Una orden puede estar en estado inactivo porque la Orden de

fue borrada en el sistema de JGB.

Al dar clic sobre una orden de compra en la parte inferior aparece el detalle de dicha orden: