Manual de usuario localización odoo Ecuador. Contabilidad y Finanzas

1. MT-CONTFINZ-V1.0-003-2015 / Quito, 23 de junio de 2015

2. NDICE INTRODUCCIN FUNCIONALIDADES CARGA INICIAL Datos preconfigurados Asistentes VENTAS Gestionar clientes Gestionar peticin Gestionar un pedido de venta COMPRAS Gestionar una peticin de compra Gestionar una compra nacional Gestionar una compra internacional Gestionar una compra pblica Gestionar compras pblicas ADMINISTRACIN FINANCIERA Gestionar factura de cliente Gestionar factura de proveedor Gestionar Reembolso o factura rectificativa Gestionar factura electrnica Conciliacin bancaria Gestionar caja chica Gestionar presupuestos Movimiento de partidas presupuestarias 1de129

3. RRHH Proceso de seleccin Gestionar desvinculacin Registrar horas extras Gestionar Ingresos/Egresos Masivos o Individuales de empleados Formulario Ingresos/Egresos Individuales Los datos de entrada para el formulario de ingresos/egresos son los siguientes: Rol de Pagos: Seleccione el rol de pago o nmina para el que afectara el ingreso/egreso. Regla salarial: Seleccione la regla salarial a aplicar. Empleado: Seleccione el empleado al que se le registrar el ingreso/egreso. Valor: Monto del ingreso/egreso a registrar. Notas: Descripcin corta para el rubro, si este campo esta lleno, se registrara en el rol de pagos con el contenido del mismo, caso contrario se registrar con el nombre de la Regla Salarial. Figura 87 Formulario de Ingresos/Egresos Individual. El registro se crea en estado Borrador, usted puede guardarlo y luego dar al botn Procesar o procesarlo directamente. Una vez procesado el registro est en estado Pendiente y es posible retornar a estado Borrador. En el momento en que la procese la nmina o el rol de pagos, y este pase a estado Cerrado, el Ingreso/Egreso pasar a estado Pagado. Formulario Ingresos/Egresos Avances En este apartado se explicar de qu manera se pueden gestionar los avances o prestamos a los empleados. Los datos de entrada para el formulario de ingresos/egresos son los siguientes: Concepto: Descripcin corta del Avance. Empleado: Seleccione el empleado que ha solicitado el Avance. Periodo Inicial: Seleccione el periodo desde el que se empezar a descontar en el rol de pagos la letra correspondiente del Avance. 2de129

4. Cantidad: Monto solicitado por el empleado para el Avance. Figura 88 Formulario de Ingresos/Egresos Avances o Prestamos El registro se crea en estado Borrador, usted puede guardarlo y luego dar al botn Procesar o procesarlo directamente. Una vez procesado el registro est en estado Aprobado y las lneas del Detalle pasan a estado Pendiente. En el momento en que la procese la nmina o el rol de pagos, y este pase a estado Cerrado, el Ingreso/Egreso pasar a estado Pagado. Gestionar nmina o rol de pago ALMACEN Gestionar productos Control de inventario Gestionar pedidos Configuracin de almacn MENSAJERA 3de129

5. DEMO URLdeldemo:https://demo_localizacion_f.soltein.org/?app=demo_localizacion_f Usuario:demoadmin Password:soltein2015 INTRODUCCIN El sistema de gestin automatizado sobre la plataforma OpenERP para la localizacin ecuatoriana provee la adaptacin de la plataforma para Ecuador, teniendo en cuenta las especificidades y caractersticas del pas, logrando la automatizacin de las reas de procesos contempladas en la organizacin como: Ventas, Compras, Administracin Financiera, Almacn y Recursos Humanos. Este documento constituye una gua para la ejecucin de las pruebas funcionales de cada uno de los escenarios de integracin automatizados en este sistema, tanto para el equipo de desarrollo como para el cliente. En la aplicacin se han definido varios roles o perfiles de usuarios, como parte de la seguridad y administracin de la misma segn las reas de procesos involucradas, los cuales podrn ser empleados en los diferentes escenarios de prueba que se ejecuten. Administrador del sistema: perfil administrador que tendr acceso a todas las opciones del men de configuracin del sistema. Gerente Financiero: perfil que tendr acceso a Gestionar Presupuestos y Clculo de utilidades. Analista Financiero: perfil que tendr acceso a las opciones Informe/Cuentas por cobrar de empresa, Cartera, Informe/Cuentas por pagar de empresa, Planes de cuentas, Plan de cuentas analticos, Tabla de impuestos, Enviar cartas y correos, Cerrar perodo y Cerrar ejercicio fiscal. 4de129

6. Contador financiero: perfil que tendr acceso a las opciones Facturas de clientes, Pagos de clientes, Gestin de clientes, Facturas de proveedor, Autorizaciones de proveedor, Documentos de retencin, Pagos a proveedores, Gestin de proveedores, Detalles de asientos, Asientos analticos, Activos fijos, Calcular depreciaciones automticas, Transferencia de activos, Asiento de apertura, Cancelar asientos cerrados y Conciliacin. Reportes Financieros: perfil que tendr acceso a todas las opciones de los Reportes Financieros. Gerente de Recursos Humanos: perfil que tendr acceso a las opciones Perodo de vacaciones y a la Configuracin de los recursos humanos. Asistente de Recursos Humanos: perfil que tendr acceso a las opciones Gestin de empleados, Gestin contratos, Vinculacin, Desvinculacin, Bancos, Cuentas bancarias, Exportar archivo de manejo de efectivo, Ingresos Egresos Masivos, Ingresos Egresos Individual, Ingresos Egresos Prstamos, Actualizar salario individual, Actualizar salario colectivo, Actualizar cargo, Exportar Formulario 107 PDF, Roles de empleados y Roles por lotes. Jefe de rea: perfil que tendr acceso a la opcin Peticiones de ausencias. Reportes Recursos Humanos: perfil que tendr acceso a todas las opciones de los Reportes de Recursos Humanos. FUNCIONALIDADES Seguidamente se especifica el flujo de ejecucin de cada una de las funcionalidades del sistema, agrupadas en las reas de procesos. En cada rea se conceptualiza inicialmente los datos de cada formulario y posteriormente se describir cada uno de los flujos asociados al formulario descrito. 5de129

7. CARGA INICIAL La Carga Inicial de la Localizacin se compone de un conjunto de datos que ya estn por defecto preconfigurados en el sistema, y por la insercin de otros datos que usted registrar mediante asistentes al instalar el sistema. Datospreconfigurados Los datos que estn por defecto en la Carga Inicial son: Tipos de facturacin: Nomenclador que se encarga de clasificar los tipos de facturacin que se podrn realizar en el sistema. Entre los datos que se registran estn: el nombre y descuento (%). Plazos de pagos: Nomenclador que se encarga de clasificar el perodo de tiempo lmite que se tiene para efectuar el pago de determinada operacin contable. Vinculado con un clculo del porcentaje a pagar. Proveedores: Nomenclador que presenta el catlogo de proveedores con los que se podr estar interactuando en los registros contables que requieran del mismo. Diarios: Maneja todos los asientos contables acaecidos en un ejercicio fiscal. Cada diario tendr una secuencia para la generacin de los mismos. Las cuentas de dbito y crdito por defecto permiten la generacin automtica de asientos de contrapartida. Catlogo de cuentas contables: La Contabilidad, al registrar sistemticamente las operaciones y transacciones que ocurren en los diferentes procesos econmicos, requiere de un conjunto de elementos que sistematicen su ejecucin, siendo primordial entre esos elementos, el Nomenclador de Cuentas, conocido tambin como Clasificador o Catlogo de Cuentas. Tipos de cuentas: Nomenclador que se encarga de clasificar las cuentas del Catlogo. Describe el objetivo contable que tiene la cuenta, pues define los elementos de la ecuacin bsica y ampliada de la Contabilidad. Impuestos: Nomenclador que se encarga de clasificar los tributos u obligaciones. Cdigos de impuestos: Nomenclador que se encarga de clasificar a partir de un cdigo los impuestos. 6de129

8. Tipos de comprobantes autorizados: Nomenclador que se encarga de la clasificacin de los documentos primarios que sern utilizados en las operaciones contables que requieran de ellos. Ejemplo: Factura, Nota de crdito, entre otros. Sustento de comprobante: Nomenclador que se encarga de clasificar los documentos que avalan un sustento contable, ejemplo: Crdito tributario para declaracin de IVA, Reembolso por siniestros, Liquidacin de gastos de viajes, hospedajes y alimentacin, entre otros. Tipos de contribuyentes: Nomenclador que se encarga de clasificar la posicin fiscal que determinar los impuestos y las cuentas usadas por la empresa. Ejercicio fiscal: Nomenclador que se encarga de clasificar el ao econmico; perodo de tiempo comprendido entre dos balances anuales sucesivos. Perodo: Nomenclador que se encarga de clasificar el intervalo de tiempo en que sern registrados los hechos econmicos acaecidos en la empresa. Es la agrupacin de das comprendido dentro del Ejercicio fiscal. Categoras de activos: Nomenclador que se encarga de clasificar los diferentes tipos de activos vinculados a la empresa, Ejemplo: Equipos informticos y Electrnicos, Vehculos, Maquinaria, entre otros. Reglas salariales: Nomenclador que se encarga de clasificar el comportamiento salarial del trabajador. Estructura salarial: Nomenclador que se encarga de agrupar las reglas salariales. Etapas, grados y orgenes de los solicitantes en el proceso de seleccin del personal: Conceptos que permiten la eleccin de una persona como trabajador. Proceso comprendido por diferentes fases que determinan si es idneo o no para el puesto de trabajo que est optando. Tipos de contrato: Nomenclador que se encarga de clasificar el contrato asociado al trabajador y al puesto de trabajo que ocupa. Ejemplo: Eventual, Determinado e Indeterminado. Perodos laborales: Nomenclador que se encarga de clasificar el perodo de tiempo activo para el trabajador, rgimen y descanso del mismo. Tipos de ausencia: Nomenclador que se encarga de clasificar las posibles ausencias en las que puede incurrir un trabajador. 7de129

9. Banco: Nomenclador que se encarga de listar el conjunto de Bancos con los que tiene vnculos la empresa. Asistentes Una vez instalada la Localizacin Ecuatoriana en la pantalla mostrada en la Figura 1 se registrarn todos los datos asociados a su Compaa, como el nombre, direccin, lema de la compaa, sitio web, entre otros; seguidamente presione la opcin Continuar. Figura 1 Configurar datos de la compaa. Para seguir con el proceso de instalacin se le mostrar la siguiente pantalla, ver Figura 2. En la misma debe registrar los datos asociados a la empresa, como el nombre, direccin, sitio web, correo telfono, fax, entre otros. Una vez introducidos presione la opcin Continuar. 8de129

10. Figura 2 Configurar Empresa. La prxima pantalla con la que debe interactuar es la Configuracin de la Tabla de Retenciones, la cual recoge a partir de una descripcin y un ao fiscal datos correspondientes a las retenciones, ver Figura 3. Tambin podr configurar una Lnea de Retencin y una Proyeccin. Figura 3 Configuracin de la Tabla de Retenciones. Al concluir con el registro de los datos, presione la opcin Continuar para que se muestre la nueva pantalla del asistente, donde podr configurar la deduccin, ver Figura 4. Al terminar 9de129

11. con el registro de los datos presione la opcin Aplicar, en caso contrario puede Cancelar la accin. Figura 4 Configurar Deduccin. El proceso de instalacin contina con la Configuracin de la informacin del SRI(Sistema de Rentas Internas), ver Figura 5. Debe registrar los datos que le son requeridos como el nombre de la oficina, la direccin, sitio web, telfono, fax, correo electrnico y luego presionar la opcin Aplicar, en caso contrario puede Cancelar la accin. Figura5ConfiguracindelaInformacinSRI. 10de129

12. Con esta pantalla (Figura 5) concluye el proceso de instalacin, una vez presionada la opcin Aplicar se actualiza la pantalla y puede comenzar a trabajar con el sistema. VENTAS Gestionarclientes A los efectos del sistema un cliente de la empresa puede ser una persona u otra empresa. A la ficha del cliente del rea de ventas se accede a travs del men horizontal Ventas (Ventas Ventas Clientes). El sistema mostrar la pantalla que representa la Figura 6, donde se listan los clientes ingresados al sistema, as como tambin permite crear un nuevo cliente. Figura 6 Clientes de la empresa registrados en el sistema. Si en lugar de crear un nuevo cliente, el usuario desea modificar los datos de alguno de los que ya han sido creados, deber presionar sobre el cliente que desee modificar y el sistema le mostrar la siguiente pantalla donde podr dar al botn Editar, el que le permitir realizar todas las modificaciones necesarias. Ver Figura 7. 11de129

13. Figura 7 Editar datos de un cliente ya registrado en el sistema. Formulario Crear cliente Para introducir los datos de un nuevo cliente, la pantalla que se muestra en la Figura 6, ofrece esta opcin a partir del botn Crear, en la esquina superior izquierda. Al presionar este botn, el sistema mostrar la pantalla siguiente. Figura 8 Pantalla que permite crear un nuevo cliente. En esta pantalla se deben especificar los siguientes campos: 12de129

14. Es una empresa?: Especifica si el cliente es una empresa o una persona. Nombre: Esta seccin abarca datos sobre el tipo de identificacin, que puede ser Cdula, Pasaporte o RUC (Registro nico de Contribuyente), y donde se especifica tambin el nombre del cliente. Cada identificador debe ser nico para cada tipo de persona. Si se selecciona el tipo de identificador Cdula, el campo para la identificacin no debe aceptar que se introduzcan caracteres distintos de nmeros. Compaa: Nombre de la compaa a la que representa el cliente. Etiqueta: Etiqueta Direccin: en esta seccin se especifican los datos de la direccin del cliente. Ciudad: seleccionar la ciudad donde est ubicado el cliente. C. P: Cdigo postal Parroquia: Parroquia Provincia: Provincia Pas: Pas Sitio web: Permite especificar el sitio web donde acceder a ms informacin sobre el cliente, si lo tuviera. Razn social: Razn social A continuacin se recoge una serie de datos sobre la localizacin del cliente ya sea una persona o una empresa, como su nmero telefnico, su mvil, su fax, as como el puesto de trabajo que ocupa dicho cliente. Si el cliente es una empresa, el campo Puesto de trabajo no se muestra. Se debe especificar si el cliente es o no un proveedor internacional. Pestaa Contactos De cada nuevo cliente se registran sus contactos. Para ello se debe presionar el botn Crear que aparece en la esquina inferior izquierda, dentro de la primera pestaa de la estructura que se muestra en la Figura 8. A continuacin el sistema mostrar la siguiente pantalla. Una vez introducidos los datos generales del cliente y sus contactos, se muestra como indica la figura prxima. 13de129

15. Figura 10 Contacto creado. Pestaa notas Permite introducir notas de inters sobre el cliente como se muestra a continuacin. 14de129

16. Figura 11 Pantalla para introducir notas internas. Pestaa Ventas y Compras Para introducir informacin referente a las ventas y compras asociadas al cliente, presione sobre la pestaa Ventas & Compras, el resultado ser el que se muestra en la siguiente figura. 15de129

17. Figura 12 Pestaa Ventas & Compras En esta seccin el sistema recoge informacin referente a: Comercial: Es el usuario interno encargado de comunicarse con el cliente si lo hubiese. El sistema permite seleccionar un usuario ya registrado o crear uno nuevo. Ver Figura 13. 16de129

18. Figura 13 Crear nuevo Comercial. Ejecutivo de soporte: el sistema permite seleccionar uno ya creado o crear uno nuevo. Referencia: Referencia Tipo de contribuyente: Contribuyente especial, Obligado o No obligado. Actividad empresa: actividad que realiza el cliente. Industria: Industria en la que se desenvuelve el cliente. A continuacin las opciones que muestra el sistema, aunque permite registrar otras nuevas. 17de129

19. Estado tributario: Permite describir el estado tributario en el que se encuentra el cliente. Persona: En este campo se especifica si el cliente es una persona jurdica, natural o pblica. Es un campo requerido para crear el nuevo cliente. El sistema muestra inicialmente seleccionada la opcin Persona jurdica. Cliente: Se marca esta casilla si es un cliente. Proveedor: Se marca esta casilla si es un proveedor. Preferido: Se marca si es socio preferido, con una relacin especial con la compaa. Activo: Se marca si el cliente se encuentra activo. No acepta mensajes: Si este campo est marcado, el cliente ha reusado recibir correos de envos masivos y campaas de marketing. Mensajes recibidos por correo electrnico: Nunca: No se recibe correo electrnico. Correo electrnico entrante slo: para mensajes recibidos por el sistema va correo electrnico. Correo electrnico y discusiones: para correos entrantes junto con discusiones internas. Todos los mensajes: para cada notificacin que recibe en su buzn. Pestaa Seguimiento de pagos. 18de129

20. Figura 16 Pestaa Seguimiento de pagos. En esta rea del sistema, se especifican los siguientes campos: Responsable del seguimiento: se puede asignar un usuario a este campo de manera opcional, lo cual lo har responsable de la accin de seguimiento. Prxima accin: Se establece la fecha en la que se necesita un seguimiento manual, as como una descripcin de la prxima accin, por ejemplo realizar una llamada, comprobar si est pagado, entre otros. Promesa de pago del cliente: Texto donde se explica la promesa de pago que ha hecho el cliente. Se muestra tambin un historial de las transacciones realizadas por este cliente, seguido del importe adeudado del mismo. Pestaa Administracin Financiera 19de129

21. En esta pestaa se recoge la siguiente informacin (Ver Figura 17). Posicin fiscal: Posicin fiscal del cliente. Cuenta a cobrar: Esta cuenta se utilizar en lugar de la cuenta por defecto en lugar de la cuenta a cobrar de la empresa actual. Plazo de pago de cliente: donde se definen varios plazos Total a cobrar: Total a cobrar Crdito concedido: Crdito concedido ltima fecha de conciliacin completa: Fecha en que los apuntes de la empresa fueron completamente conciliados por ltima vez. Difiere de la ltima fecha en la que una conciliacin fue realizada para esta empresa, ya que aqu se muestra el hecho de que no haba nada ms a conciliar en esta fecha. Esto se puede alcanzar de 2 formas: el ltimo apunte sin conciliar fue conciliado el usuario puls el botn Nada ms a conciliar durante el proceso de conciliacin manual. Cuenta por pagar: Esta cuenta se utilizar en lugar de la cuenta por defecto en lugar de la cuenta a pagar de la empresa actual. Plazo de pago del proveedor: se usar este plazo de pago en lugar del predeterminado para las rdenes de compra y las facturas de proveedor. Total a pagar: Importe total que debe pagar a este proveedor. 20de129

22. Figura 17 Pestaa Contabilidad. Sobre crdito y cobranzas, se especifica: Crdito impuestos: Crdito impuestos Crdito servicios: Crdito servicios Da de confirmacin de pago: Se selecciona un da de la semana. Da de pago: Se selecciona un da de la semana. Horarios de pago: Hora desde y Hora hasta en que se efectuar el pago. Se incluyen adems, datos sobre la cuenta bancaria. Esta se adiciona a travs de la siguiente pantalla, a la cual se accede al presionar sobre la opcin Aadir un elemento al final de la pantalla mostrada en la Figura 18. 21de129

23. Esta pantalla recoge informacin sobre la cuenta bancaria, sobre el titular de la misma y sobre el banco en cuestin. Son requeridos el tipo de cuenta, el nmero y el propietario de la misma. Gestionarpeticin FormularioPeticindeVenta En esta seccin se explicar conceptualmente el objetivo de cada uno de los datos de entrada que se presentan en el formulario de Presupuesto o Peticin de Venta, los cuales deben ser llenados por el usuario para ejecutar cualquiera de los flujos. Los datos de entrada para un Presupuesto o Peticin son los siguientes: Cliente: cliente al cual va dirigida la peticin. Fecha: fecha en que se elabora la peticin. Referencia del cliente: identificador del cliente para una venta. Pestaa Lneas del pedido, esta pestaa abarca la informacin relacionada con los productos a pedir. Producto: producto que se desea solicitar. Descripcin: detalle del producto a solicitar. 22de129

24. Cantidad (UdM): cantidad de productos solicitados en unidad de medida. Impuestos: impuestos del producto. Precio por unidad: precio unitario del producto a solicitar. Subtotal: segn la cantidad y el precio unitario del producto. Base imponible: campo calculado importe sin impuestos. Impuestos: importe de los impuestos. Total: importe total del pedido. Notas: alguna otra informacin que se crea sea necesario dar a conocer. Figura 19 Formulario de Pedido de Venta. Pestaa Lneas del pedido. Pestaa Informacin adicional, esta pestaa abarca la informacin adicional del pedido. Incoterm: trmino de comercio internacional. Poltica para paquetes de productos: poltica para saber si acepta envos parciales o no. Crear Factura: poltica para la creacin de factura. Plazo de pago: trmino de pago si se concreta la venta. Posicin fiscal: posicin fiscal. 23de129

25. Pagado: campo informativo que indica que el pedido ha sido pagado. Entregado: campo informativo que indica que el pedido de venta ha sido entregado. Vendedor: usuario que realiza la venta. Figura 20 Formulario de Pedido de Venta. Pestaa Informacin Adicional. Gestionar Presupuesto o Peticin Una vez definidos todos los datos de entrada, la peticin se encuentra en estado Presupuesto borrador y el usuario podr ejecutar las siguientes acciones: Enviar por correo electrnico: esta accin permite enviar la peticin al cliente para ser evaluada, la peticin toma estado Presupuesto enviado. Imprimir: esta accin permite imprimir en formato fsico la peticin. Confirmar venta: esta accin permite confirmar la venta de los productos al cliente, la peticin se convierte en un Pedido de venta en estado Venta a facturar se recomienda consultar la seccin Gestionar pedido de venta. Cancelar presupuesto: esta accin permite cancelar el presupuesto o peticin al cliente, la peticin toma estado Cancelado. 24de129

26. Figura 21 Gestionar pedido de venta. Una vez que el pedido toma estado Presupuesto enviado al enviarlo por correo electrnico al cliente dando clic en el botn correspondiente, el sistema habilitar las siguientes opciones: Imprimir: esta accin permite imprimir en formato fsico la peticin. Confirmar venta: esta accin permite confirmar la venta de los productos al cliente, la peticin se convierte en un Pedido de venta en estado Venta a facturar. Se recomienda consultar la seccin Gestionar pedido de venta. Cancelar presupuesto: esta accin permite cancelar la peticin al cliente, la peticin toma estado Cancelado. 25de129

27. Figura 22 Peticin en estado Enviado. Una vez que el pedido toma estado Cancelado, el sistema habilitar la siguiente opcin: Nueva copia de presupuesto: esta accin permite hacer una copia del presupuesto o peticin cancelada en un nuevo pedido con los mismos datos en estado Presupuesto borrador. 26de129

28. Figura 23 Peticin en estado Cancelado. Gestionarunpedidodeventa FormularioPedidodeVenta En esta seccin se explicar conceptualmente el objetivo de cada uno de los datos de entrada que se presentan en el formulario de Pedido de Venta, los cuales deben ser llenados por el usuario para ejecutar cualquiera de los flujos. Los datos de entrada para un Pedido de Venta son los mismos que un Presupuesto de Venta. Se recomienda consultar la seccin Gestionar presupuesto de venta. GestionarPedidodeVenta Una vez que el pedido de venta toma estado Venta a facturar, el sistema habilitar las siguientes opciones: Crear factura: esta accin permite crear una factura en borrador a partir del pedido de venta, que puede ser modificada antes de la validacin. La peticin toma estado Pedido de venta. Cancelar pedido: esta accin permite cancelar el pedido, la peticin toma estado Cancelado. 27de129

29. Figura 24 Pedido en estado Venta a facturar. Una vez que el presupuesto toma estado Pedido de venta, el sistema habilitar las siguientes opciones: Ver factura: esta accin permite mostrar la factura de cliente asociada al pedido de venta. Cancelar pedido: esta accin permite cancelar el pedido, el pedido toma estado Cancelado. 28de129

30. Figura 25 Opcin Ver Factura en un pedido de venta. Una vez que el pedido toma estado Cancelado, el sistema habilitar la siguiente opcin: Nueva copia de presupuesto: esta accin permite hacer una copia del presupuesto cancelado en uno nuevo en estado Presupuesto borrador. Figura 26 Opcin Nueva copia de presupuesto. 29de129

31. COMPRAS Gestionarunapeticindecompra FormularioPeticindeCompra En esta seccin se explicar conceptualmente el objetivo de cada uno de los datos de entrada que se presentan en el formulario de Peticin o Presupuesto de Compra, los cuales deben ser llenados por el usuario para ejecutar cualquiera de los flujos. Los datos de entrada son los siguientes: Proveedor: proveedor al cual va dirigida la peticin. Fecha pedido: fecha en que se elabora la peticin. Referencia proveedor: referencia del pedido de venta o presupuesto enviado a su proveedor. Se usa principalmente para vincular documentos cuando se reciben los productos, ya que esta referencia se suele escribir en la orden de entrega enviada por su proveedor. Documento origen: referencia del documento que gener esta solicitud de pedido de compra; un pedido de venta o una peticin interna de abastecimiento. Pestaa Pedido de Compra, esta pestaa abarca la informacin relacionada con los productos a pedir. Producto: producto que se desea solicitar. Descripcin: detalle del producto a solicitar. Fecha planificada: fecha planificada de la compra. Cantidad: cantidad de productos solicitados en unidad de medida. Impuestos: impuestos del producto. Precio unidad: precio unitario del producto a solicitar. 30de129

32. Subtotal: total segn la cantidad y el precio unitario del producto. Base imponible: campo calculado importe sin impuestos. Impuestos: importe de los impuestos. Total: importe total del pedido. Notas: alguna otra informacin que se crea sea necesario dar a conocer. Figura 27 Peticin o Presupuesto de Compra. Pestaa Pedido de compra. Pestaa Envos y facturas entrantes, esta pestaa abarca la informacin relacionada con los envos y facturas entrantes. Fecha prevista: fecha prevista de entrada. Mtodo facturacin: Existen 3 mtodos de facturacin: Basado en las lneas del pedido de compra: coloca lneas individuales en 'Control de facturas' desde las que se puede crear selectivamente una factura. Basado en el borrador de factura generado: crea una factura borrador que se puede validar ms tarde. 31de129

33. Basado en envos entrantes: deja crear una factura cuando las recepciones son validadas. Factura recibida: indica que una factura ha sido pagada. Plazo de pago: trmino de pago si se concreta la venta. Posicin fiscal: posicin fiscal. Figura 28 Peticin de Compra. Pestaa Envos y facturas entrantes. GestionarPresupuestooPeticindeCompra Una vez definidos todos los datos de entrada del presupuesto o peticin de compra, el mismo se encuentra en estado OC en borrador y el usuario podr ejecutar las siguientes acciones: Enviar por correo electrnico: esta accin permite enviar la peticin al proveedor para ser evaluada mediante un correo electrnico, la peticin toma estado OC Enviada. Imprimir: esta accin permite imprimir en formato fsico el presupuesto o peticin de compra. Confirmar Orden de Compra: esta accin permite confirmar la compra de los productos al proveedor, la peticin se convierte en una Orden de compra en estado OC Confirmada.Se recomienda consultar la seccin GestionarOrden de compra. Cancelar pedido: esta accin permite cancelar el presupuesto o peticin de compra, la peticin toma estado Cancelado. 32de129

34. Figura 29 Peticin de Compra en estado OC en Borrador. Una vez que el presupuesto toma estado OC Enviada, luego de ser enviado por correo electrnico mediante el botn correspondiente, el sistema habilitar las siguientes opciones: Imprimir: esta accin permite imprimir en formato fsico la peticin. Confirmar pedido: esta accin permite confirmar la compra de los productos al proveedor, la peticin se convierte en una Orden de compra en estado OC Confirmada, se recomienda consultar la seccin Gestionar Orden de compra. Cambiar a borrador: esta accin permite a la peticin volver al estado OC en borrador. Cancelar pedido: esta accin permite cancelar el presupuesto o peticin de compra, la peticin toma estado Cancelado. 33de129

35. Figura 30 Peticin de Compra en estado OC Enviada. Gestionarunacompranacional FormularioOrdendeCompra En esta seccin se explicar conceptualmente el objetivo de cada uno de los datos de entrada que se presentan en el formulario de Orden de compra, los cuales deben ser llenados por el usuario para ejecutar cualquiera de los flujos. Los datos de entrada para una Orden de Compra son los mismos que un Presupuesto o Peticin de Compra, se recomienda consultar la seccin Gestionar presupuesto de compra. Gestionarunacompranacional Para ejecutar este escenario de una compra nacional el proveedor deben tener desmarcado el campo Proveedor internacional: Una vez que el presupuesto toma estado OC Confirmada, luego de confirmarlo al oprimir el correspondiente botn,el sistema habilitar las siguientes opciones: Cancelar pedido: esta accin permite cancelar la orden de compra, tomando el estadoCancelado. 34de129

36. Recibir factura: esta accin permite mostrar la factura asociada a la orden de compra y seguir con el flujo de factura de proveedor, se recomienda consultar la seccin Gestionar factura de proveedor Figura 31 Orden de Compra en estado OC Confirmada. Una vez que la orden toma estado Cancelado, el sistema habilitar la siguiente opcin: Cambiar a borrador: esta accin permite volver al estado OC en borradora la orden. Figura 32 Orden de Compra en estado Cancelado. 35de129

37. Gestionarunacomprainternacional Formularioimportacin En esta seccin se explicar conceptualmente el objetivo de cada uno de los datos de entrada que se presentan en el formulario de Importacin, los cuales deben ser llenados por el usuario para ejecutar cualquiera de los flujos que se especifican en la seccin Gestionar importaciones. Los datos de entrada para una Importacin son los siguientes: Regla Das en Trnsito: Pas, Medio de Transporte y Cantidad de Das que la importacin demora en trnsito. Pestaa Productos: Son los productos a importar, por cada lnea se especifica: Producto: Producto a Importar Cantidad: Cantidad a importar Precio por Unidad: Precio por cada unidad del producto Cuenta Analtica: Cuenta analtica asociada Pestaa Servicios: Son los servicios que se requieren para una importacin, por cada lnea se especifica: Servicio: Servicio Requerido Precio por Unidad: Precio por el Servicio Proveedor: Proveedor del Servicio Requerido Cuenta Analtica GestionarProveedores Un proveedor de una empresa puede ser una persona u otra empresa. A la seccin para gestionar la informacin del proveedor del rea de compras se accede a travs del men horizontal Compras (Compras Compra Proveedores). El sistema mostrar una pantalla donde se listan los proveedores registrados en el sistema, as como tambin permite crear 36de129

38. un nuevo proveedor. A partir de este paso, la secuencia de acciones coincide con las indicadas en la seccin Gestionar Clientesdel rea de Ventas. Gestionar importaciones Este escenario permite crear importaciones de productos definidos en la orden de compra. Para ejecutar este escenario el proveedor de la orden de compra debe ser un proveedor internacional y la orden de compra debe estar en estado OC Confirmada. Figura 33 Orden de Compra en estado Confirmada. Una vez la orden de compra est Confirmada se activan los botones Emitir Anticipo y Pasar a Produccin, si se escoge el primero la orden de compra pasa al estado Anticipo Emitido, y se enva un email de informacin con el anticipo emitido al proveedor, activndose adems el botn Recibir Anticipo. 37de129

39. Figura 34 Orden de compra en estado Emitir Anticipo. En caso de pulsar el botn Pasar a Produccin la orden de compra pasa directamente al estado En Produccin. Una vez pulsado el botn Recibir Anticipo la orden de compra pasa a estado En Produccin y se crea una primera importacin, la cual tendr los mismos productos y servicios as como la cantidad definida para cada uno de ellos en la orden de compra. A esta importacin hay que definirle la Regla de Das de Trnsito la cual contiene el pas desde donde se importa, el medio de transporte y la cantidad de das en trnsito, el sistema muestra algunas reglas y permite crear nuevas reglas. Esta importacin se crea en estado Borrador. 38de129

40. Figura 35 Orden de compra en estado En Produccin. A partir de all, se pueden empezar a crear importaciones, a cada importacin hay que definirle los siguientes datos. Regla Das En Trnsito: Deber seleccionar alguna de las existentes o crear una nueva para las que entrar Das en trnsito, Pas y Medio de embarque. Productos Producto a importar (solo se mostrarn los productos definidos en la orden de compra) Cantidad a importar Precio por unidad Cuenta analtica Servicios Servicio a utilizar Precio del servicio Proveedor del servicio Cuenta analtica 39de129

41. Figura 36 Importacin en estado Borrador. Cada vez que se crea una importacin y se define un producto, a ese producto en la importacin original se le resta de su cantidad a importar, el valor definido en esta nueva importacin, por lo tanto la suma de cantidades de un mismo producto a importar en todas las importaciones no puede ser mayor que lo definido en la importacin original. Una vez creadas todas las importaciones que se deseen, se pueden empezar a ejecutar las mismas pulsando el botn que inicia la importacin(Botn en forma de saeta), la importacin original no puede empezar a ejecutarse hasta que el resto de las importaciones para la misma orden de compra estn en un estado superior a En Trnsito. 40de129

42. Figura 37 Importaciones listas para comenzar.. Una vez ejecutada la primera importacin la orden de compra pasa a estado Ejecutada y la importacin pasa a estado Recibido en Pas de Origen, a partir de este momento las importaciones se gestionan desde el siguiente men: Compra Importaciones Ver Importaciones. Se pueden pasar de un estado a otro desde la vista Kanban arrastrndolas de un estado a otro, o desde la vista formulario de la importacin pulsando los botones que cambian de estado. Figura 38 Vista Kanban de las Importaciones. 41de129

43. Figura 39 Detalles de una importacin. Una vez que la importacin se encuentre en estado Recibido en Pas de Origen el prximo estado de la importacin sera En Trnsito Figura 40 Importacin en estado En Trnsito. Cuando la importacin se encuentre en estado En Trnsito el prximo estado sera En la aduana. En caso de que la importacin se cancele por algn motivo de fuerza mayor como 42de129

44. por ejemplo hundimiento de un barco, la importacin original de la orden de compra se actualiza y se le suma la cantidad de productos que han sido cancelados. Para que la importacin pase a estado En la aduana se deben haber cumplido los das indicados en la regla de Das de Trnsito para la importacin en cuestin, en caso contrario lanzara un mensaje de error. Figura 41 Mensaje de error por incumplimiento de la Regla de Das en Trnsito. Una vez la importacin pase a estado En la aduana, a la factura que se le crea al proveedor por la OC se le adicionan las lneas con los productos y la cantidad definida en la importacin y puede pasar a estado En Trnsito Local. Figura 42 Importacin en estado En Trnsito Local. Una vez la importacin se encuentre en estado En Trnsito Localel prximo estado sera Recibido. 43de129

45. Figura 43 Importacin en estado Recibido. Cuando la importacin pasa a estado Recibido se crean facturas por todos los servicios que se hayan definido en la importacin y se crea una orden de entrega al almacn con los productos que se han entregado, en este momento la orden de compra pasa a estado Importacin Parcialmente Entregada si todava falta alguna importacin por terminar en la orden de compra, o Importacin Entregada si todas las importaciones definidas en la orden de compra se encuentran en estado Recibido. Cada uno de estos cambios de estado incluyen una notificacin a los usuarios que se encuentran siguiendo la importacin. Gestionarunacomprapblica FormularioContratosdeComprasPblicas En esta seccin se explicar conceptualmente el objetivo de cada uno de los datos de entrada que se presentan en el formulario de Contratos de compras pblicas, los cuales deben ser llenados por el usuario para ejecutar cualquiera de los flujos. Los datos de entrada para gestionar un Contrato de compra pblica son los siguientes: Cdigo proceso: nmero identificativo del contrato de la compra. Orden de compra: orden de compra que se quiere sea de tipo pblica. Proveedor: proveedor de la orden de compra. 44de129

46. Fecha de suscripcin: fecha de suscripcin del contrato para que sea pblica la compra. Plazo de ejecucin: tiempo en meses para la ejecucin de la compra. Monto del contrato: importe del contrato. Trminos de pago: trmino de pago del contrato. Clusulas del contrato: acuerdos entre ambas partes del contrato. Garanta del contrato: garantas del contrato a realizar. Figura 44 Formulario Contrato de Compras Pblicas. Gestionarcompraspblicas Formularioprocesodecompraspblicas En esta seccin se explicar conceptualmente el objetivo de cada uno de los datos de entrada que se presentan en el formulario de Proceso de compras pblicas, los cuales deben 45de129

47. ser llenados por el usuario para ejecutar cualquiera de los flujos. Los datos de entrada para gestionar un Proceso de compra pblica son los siguientes: Cdigo proceso: nmero identificativo del proceso de compra pblica. Tipo de compra: tipificacin de la compra a realizar. Objeto del proceso: nombre del proceso. Referencia de presupuesto (sin IVA): nmero de referencia al presupuesto sin IVA. Tipo de contrato: tipificacin del contrato de compra pblica. Trmino de pago: trmino de pago del proceso de compra pblica. Plazo de entrega: tiempo en das para la ejecucin de la compra. Vigencia de oferta: tiempo en das de la vigencia de la oferta. Responsable de proceso: usuario de la empresa responsable del proceso. Pestaa Descripcin: otros datos de inters que no se han reflejado en el proceso. Figura 45 Formulario Proceso de Compras Pblicas. 46de129

48. Pestaa Informacin extra: otros datos respecto al contrato, la compra y el presupuesto. Figura 46 Formulario Proceso de Compras Pblicas. Pestaa Informacin extra. ADMINISTRACIN FINANCIERA Gestionarfacturadecliente Usted debe acceder desde el men horizontal y presionar la opcin Administracin Financiera. Luego en la parte lateral izquierda podr observar un men con un conjunto de opciones asociadas a los Clientes y Proveedores, entre ellas la opcin Facturas de cliente. Ver Figura 48. Figura 47 Pantalla inicial para la creacin de Facturas de cliente. Desde esta pantalla (Figura 47) presione el botn Crear y se mostrar la pantalla para que pueda registrar el conjunto de datos necesario para confeccionar una factura. Ver Figura 48. Inicialmente, cuando est creando la factura, la misma estar por defecto en estado Borrador. Al finalizar la entrada de los datos debe presionar el botn Validar para dejar confeccionada la factura, la cual ser listada en la pantalla inicial en estado Abierta (Figura 47). Para seguir realizando operaciones sobre ellas presione la factura que desee modificar de este listado. 47de129

49. Figura 48 Pantalla para registrar los datos de la Factura. Los datos de entrada de la factura de cliente son los siguientes: Cliente: selecciones el cliente al cual va dirigido la factura. Fecha de factura: se indica la fecha en la que se crea la factura. Posicin fiscal: posicin fiscal correspondiente al cliente de la factura. Determinar las cuentas e impuestos usados por defecto por la empresa cliente. Diario: se escoger el diario correspondiente para la factura de cliente que se est creando. Se cargarn todos los diarios de tipo Venta de la empresa. Cuenta: se establece la cuenta para la contrapartida de la factura que se est creando. Esta cuenta debe ser la asociada al cliente, es decir, debe corresponder con la cuenta por cobrar establecida para clientes. Plazos de pago: se establece el plazo de pago a aplicar en la factura. Si utiliza los plazos de pago, la fecha de vencimiento ser calculada automticamente en la 48de129

50. generacin de los asientos contables. Si se mantiene el plazo de pago y la fecha de vencimiento vaca, significa que es un pago directo. El plazo de pago podr calcular varias fechas de vencimiento, por ejemplo, 50% ahora, 50% en un mes. Pestaa Lneas de factura: esta pestaa abarca la informacin relacionada con los productos o servicios a facturar. Producto: se selecciona el producto o servicio a facturar. Descripcin: descripcin del producto o servicio seleccionado. Cuenta: cuenta de contrapartida de la factura. Por defecto se carga la cuenta de ingresos configurada en el producto. Cuenta analtica: se establece la cuenta analtica a la cual se cargar el monto a facturar por la lnea que se est creando. Cantidad: se establece la cantidad del producto o servicio seleccionado. Unidad de medida: unidad de medida correspondiente al producto. Precio por unidad: se establece el precio por unidad del producto o servicio de la cantidad a facturar. Por defecto se cargar el precio establecido en el formulario de producto. Importe: es el monto correspondiente a la cantidad del producto por precio establecido. Pestaa Otra informacin, esta pestaa abarca la informacin relacionada con los siguientes campos. Comercial: usuario que est efectuando el registro de la factura (no es un campo obligatorio). Documento origen: referencia al documento que origin la factura, en caso de aplicar (no es un campo obligatorio). 49de129

51. Equipo de ventas: referencia al equipo de ventas encargado de dicha factura (no es un campo obligatorio). Referencia del cliente: campo referencial para establecer el nombre o cdigo del cliente (no es un campo obligatorio). Cuenta bancaria: se establece la cuenta bancaria asociada a la factura (no es un campo obligatorio). Fecha de vencimiento: Si usa plazos de pago, la fecha de vencimiento se calcular automticamente con la generacin de los asientos contables. El plazo de pago puede calcular varias fechas de vencimiento, por ejemplo 50% ahora y 50% en un mes, pero si quiere forzar una fecha de vencimiento, asegrese que el plazo de pago no se establece en la factura. Si deja vaco el plazo de pago y la fecha de vencimiento, significa pago directo (no es un campo obligatorio). Descripcin de impuestos: campo donde se visualizan los impuestos a aplicar a dicha factura. Se pueden aadir tantos impuestos como se decida el usuario que est generando la factura. Pestaa Pagos, esta pestaa abarca la informacin relacionada con los pagos relacionados con la factura. Entre las operaciones que se pueden realizar sobre las facturas est Registrar Pago, ver Figura 50. Para pagar la factura debe registrar los datos del cliente o proveedor segn corresponda, as como otros datos asociados a la forma en la cual ser pagada la factura. Tiene dos opciones, Pagar o Cancelar. A partir del pago de la factura usted podr generarla de forma electrnica, ya que esta se encontrar en estado Pagado. 50de129

52. Figura 49 Formulario Pagar Factura. Los datos de entrada para el pago de la factura de cliente son los siguientes: Cliente: cliente al cual va dirigido el pago. Se cargar automticamente el mismo cliente de la factura. Fecha: se registra la fecha para el pago de la factura. Importe pagado: importe a pagar. Se cargar el valor del importe pendiente para el pago total de la factura. Perodo: se cargar el perodo correspondiente del pago que se est realizando. Mtodo de pago: se cargarn los diarios de tipo caja y banco establecidos en la entidad para el registro de los pagos. 51de129

53. Ref. Pago: referencia de pago. Es un campo informativo para el caso de pagos con cheques u otros mtodos para el registro de la transaccin. Ejemplo: 003/10 (no es un campo obligatorio). Memoria: funciona como el nombre que se le otorgar al pago que se est efectuando. Ejemplo: factura FV/0042 (no es un campo obligatorio). Importe de la diferencia: calculada como la diferencia entre la cantidad escrita en el comprobante y la suma de las asignaciones en las lneas del comprobante (campo de solo lectura, calculable). Gestionarfacturadeproveedor Usted debe acceder desde el men horizontal y presionar la opcin Administracin Financiera. Luego en la parte lateral izquierda podr observar un men con un conjunto de opciones asociadas a los Clientes y Proveedores, entre ellas la opcin Facturas de proveedor. Ver Figura 51. 52de129

54. Figura 50 Factura de proveedor. Los datos de entrada de la factura de proveedor son los siguientes: Proveedor: proveedor al cual se le facturar la compra. Fecha de factura: se indica la fecha en la que se crea la factura. Posicin fiscal: posicin fiscal correspondiente al proveedor de la factura. Determinar las cuentas e impuestos usados por defecto por la empresa cliente. Fecha de vencimiento: Si usa plazos de pago, la fecha de vencimiento se calcular automticamente con la generacin de los asientos contables. El plazo de pago puede calcular varias fechas de vencimiento, por ejemplo 50% ahora y 50% en un 53de129

55. mes, pero si quiere forzar una fecha de vencimiento, asegrese que el plazo de pago no se establece en la factura. Si deja vaco el plazo de pago y la fecha de vencimiento, significa pago directo (no es un campo obligatorio). Documento origen: referencia al documento que origin la cotizacin, en caso de aplicar (no es un campo obligatorio). N de factura del proveedor: nmero de factura emitido por el proveedor. Autorizacin: autorizacin del SRI para el documento a emitir. Sustento del comprobante: Sustento del comprobante. Referencia: campo referencial para establecer el nmero de la factura (tiene una relacin directa con los rangos establecidos en las autorizaciones del SRI, y por tanto es un campo requerido segn dicha validacin). Cuenta: se establece la cuenta para la contrapartida de la factura que se est creando. Esta cuenta debe ser la asociada al proveedor, es decir, debe corresponder con la cuenta por pagar establecida para proveedor. Diario: se escoger el diario correspondiente para la factura de cliente que se est creando. Se cargarn todos los diarios de tipo Venta de la empresa. Pestaa Lneas de factura: esta pestaa abarca la informacin relacionada con los productos o servicios a facturar. Producto: se selecciona el producto o servicio a facturar. Descripcin: descripcin del producto o servicio seleccionado. Cuenta: cuenta de contrapartida de la factura. Por defecto se carga la cuenta de ingresos configurada en el producto. Cuenta analtica: se establece la cuenta analtica a la cual se cargar el monto a facturar por la lnea que se est creando. 54de129

56. Categora de activo: se selecciona la categora del activo relacionado con el producto que se est comprando (no es un campo obligatorio). Cantidad: se establece la cantidad del producto o servicio seleccionado. Unidad de medida: unidad de medida correspondiente al producto. Precio por unidad: se establece el precio por unidad del producto o servicio de la cantidad a facturar. Por defecto se cargar el precio establecido en el formulario de producto. Impuestos: Impuesto a aplicarse por cada lnea de factura. Importe: es el monto correspondiente a la cantidad del producto por precio establecido. Pestaa Otra informacin: esta pestaa abarca la informacin relacionada con los siguientes campos. Importe a pagar: informacin del importe que se pagar en una fecha determinada. Asiento contable: enlace a los asientos contables que se generarn automticamente al aprobar dicha factura (campo de solo lectura). Cuenta bancaria: se establece la cuenta bancaria asociada a la factura (no es un campo obligatorio). Retencin de impuesto: referencia a documento de retencin relacionado con la factura. Comercial: usuario que esta efectuando el registro de la factura (no es un campo obligatorio). Forzar perodo: establecer el perodo de generacin de la factura. Si se deja vaco se tomar el perodo correspondiente a la fecha de la factura. 55de129

57. Plazos de pago: se establece el plazo de pago a aplicar en la factura. Si utiliza los plazos de pago, la fecha de vencimiento ser calculada automticamente en la generacin de los asientos contables. Si se mantiene el plazo de pago y la fecha de vencimiento vaca, significa que es un pago directo. El plazo de pago podr calcular varias fechas de vencimiento, por ejemplo, 50% ahora, 50% en un mes. Pestaa Pagos: esta pestaa abarca la informacin relacionada con los pagos relacionados con la factura. Es una pestaa informativa. Entre las operaciones que se pueden realizar sobre las facturas est Registrar Pago. Ver referencia de pago de factura en Factura de Cliente. Pestaa Retencin: En esta pestaa se registran las retenciones que se le hacen a cada lnea de productos registrada en la factura. Para cada producto usted puede registrar las retenciones sobre impuesto a la renta y/o retenciones sobre el IVA, el sistema le calcular el monto por concepto de retenciones. GestionarReembolsoofacturarectificativa El proceso de reembolso consiste en el reintegro de las facturas originales. Es decir, se har una factura de la misma forma que las facturas originales (de cliente o de proveedor), slo que la contabilizacin ser en el orden inverso (al debe y al haber). Usted debe acceder desde el men horizontal y presionar la opcin Administracin Financiera. Luego en la parte lateral izquierda podr observar un men con un conjunto de opciones asociadas a los Clientes y Proveedores, entre ellas la opcin Reembolso de cliente y Nota de dbito donde podr ver las facturas rectificativas que haya generado. Ver Figura 51. 56de129

58. Figura 51 Men Reembolso de Clientes. Para acceder a la generacin de los reembolsos o facturas rectificativas debe hacerlo desdelapropiafacturaapartirdelaquequieregenerarlafacturarectificativa. Reintegro de factura de cliente Figura 52 Reintegro de factura de cliente. Los datos para el reintegro de factura de cliente son los siguientes: Mtodo de abono: se generar una factura rectificativa basada en el tipo que se seleccione. La factura no se podr modificar o cancelar despus que est conciliada. Los posibles valores a tomar por esta seleccin son los siguientes: 57de129

59. Crear una factura rectificativa en estado borrador. Se crear una factura rectificativa a partir de la factura seleccionada. Dicha factura estar en estado borrador. Cancelar: crea una factura rectificativa y concilia. Se crear una factura rectificativa nueva y se conciliar con la factura origen. Si la conciliacin es total, ambas facturas rectificativas pasarn automticamente a estado Pagado. Modificar: crea el reembolso, concilia y crea una nueva factura borrador. Esta opcin se utilizar si desea cancelar esta factura y crear una nueva. Se crear una factura rectificativa, se validar y se conciliar con la factura actual. Se crear tambin una nueva factura borrador para que pueda editarla. Motivo: se establece el motivo del reintegro de la factura. Fecha: se establece la fecha para la factura rectificativa. Diario de reintegro: se cargarn los diarios de tipo Abono de Ventas. Forzar perodo: se selecciona el perodo para la factura. En caso de no escoger, se cargar el perodo correspondiente a la fecha seleccionada. ReintegrodefacturadeproveedoroNotadeDbito Figura53Reintegrodefacturadeproveedor. 58de129

60. Los datos para el reintegro de factura de proveedor son los mismos que el abono de la factura de cliente. La nica diferencia radica en el diario a cargar, pues el reintegro de facturas de proveedor se realizar con los diarios de tipo: Factura rectificativa de proveedor. Gestionarfacturaelectrnica El generar las facturas electrnicas le brinda un valor agregado al proceso de crear facturas ya que a partir de ahora se pueden realizar los envos de las mismas y el XML establecido por el Sistema de Rentas Internas (SRI). Antes de hacer uso de la facturacin electrnica se deber tener configurado el ambiente de la factura electrnica, la(s) compaa(s) y los datos del SRI. Para el primero usted debe acceder desde el men horizontal y presionar la opcin Configuracin. Una vez presionada, en la parte lateral izquierda se muestra el conjunto de opciones asociadas, usted debe escogerConfiguracin de factura electrnica. Ver Figura 54. Figura54PantallainicialparaconfigurarelambientedelaFacturaElectrnica. Las opciones que se muestran en la figura anterior coinciden con los parmetros establecidos por el SRI, necesarios para generar una Factura electrnica. Esta pantalla contiene las opciones Aplicar y Cancelar (parte superior izquierda) segn la operacin que desee realizar. Para configurar los datos relativos a la factura electrnica en la compra, se debe acceder desde el men horizontal y presionar la opcin Configuracin. Una vez presionada, en la 59de129

61. parte lateral izquierda se muestra el conjunto de opciones asociadas, usted debe escoger Compaas. Ver Figura 55. Figura 55 Pantalla inicial para configurar los datos asociados a las Compaas. Se debe presionar sobre el nombre de su empresa en la lista que se muestra. En la pantalla con los datos de su empresa, ver Figura 56, seleccionar la pestaa Factura Electrnica y llenar los datos correspondientes. 60de129

62. Figura 56 Pantalla inicial para registrar los datos asociados a la Compaa. Los datos correspondientes al SRI se deben haber llenado en el asistente inicial durante la instalacin del sistema. La factura electrnica slo podr ser generada si se ha Pagado, en caso que se encuentre en Borradoro Abiertano podr realizarse la operacin. Del listado de facturas presione sobre una que se encuentre en estado Pagado y se mostrar la siguiente pantalla, ver Figura 58. En ella podr observar todos los datos que anteriormente le fueron registrados a la factura, apareciendo dos nuevas opciones Enviar por correo electrnico (SRI)y Crear XML(SRI). 61de129

63. Figura 57 Pantalla inicial de la factura pagada. Para crear el XML de la factura que se desea enviar presione la opcin Crear XML(SRI). En caso de no hacerlo por esta va, se realizar de forma automtica una vez que usted presione la opcin Enviar por correo electrnico (SRI) y estar tambin creando el XML de la factura como un adjunto. Ver Figura 58. 62de129

64. Figura 58 Enviar por correo electrnico (SRI). Antes de enviar la factura revise que los datos mostrados sean los correctos, tiene la opcin de Enviar o Cancelar. La informacin de la factura que se enva puede ser impresa mediante la opcin Imprimir, ver Figura 57. De esta forma usted podr visualizar el formato final de la factura, ver Figura 59. Figura 59 Formato de la factura. 63de129

65. En general tambin se podrn realizar acciones sobre la factura a travs de la opcin Ms que lista un men como se muestra, ver Figura 60. De esta forma terminaelflujoparagenerarlasFacturaselectrnicas. Figura 60 Opcin Msde la factura. Conciliacinbancaria El proceso de conciliacin consiste en la verificacin de la informacin emitida por el banco con respecto a los movimientos correspondientes de las cuentas bancarias de la entidad. Es decir, se deber conciliar toda la informacin emitida por el banco con la informacin bancaria existente en la entidad, y ambas informaciones deben coincidir en su totalidad. Se debe acceder desde el men horizontal y presionar la opcin Administracin Financiera. Luego en la parte lateral izquierda podr observar un men con un conjunto de opciones asociadas a Banco y Caja, entre ellas la opcin Conciliar cuentas y extractos bancarios. Ver Figura 61. 64de129

66. Figura 61 Men Conciliar cuentas y extractos bancarios. El proceso de conciliacin comienza al seleccionar la cuenta bancaria que se desea conciliar. Al seleccionar dicha cuenta, se cargar automticamente la cuenta contable relacionada a dicha cuenta bancaria. La relacin entre la cuenta bancaria y la cuenta contable debe hacerse mediante el diario de banco que se relaciona en la cuenta bancaria. Al seleccionar la cuenta bancaria, se cargarn los movimientos contables correspondientes a la cuenta seleccionada. Dichas operaciones contables debern estar asentadas. Al cargar los movimientos correspondientes, se deber marcar la casilla de verificacin (Limpio?) a los movimientos que coincidan con el estado de cuenta emitido por el banco (coincidencia de fecha, importe al debe o al haber). Ver Figura 62. Figura 62 Conciliacin manual de movimientos bancarios. Los datos para la conciliacin bancaria son los siguientes: Cuenta bancaria: se seleccionar la cuenta bancaria correspondiente a la conciliacin. 65de129

67. Cuenta: es la cuenta contable asociada a la cuenta bancaria seleccionada. Nombre: nombre de la conciliacin bancaria. Fecha inicial: fecha de inicio de la conciliacin a realizar. Fecha final: fecha final para la conciliacin a realizar. Balance inicial: monto del balance inicial de la cuenta. Balance final: monto final de la cuenta. Suprimir el filtro de la fecha final: al seleccionar esta casilla de verificacin no se tendr en cuenta la fecha final para la bsqueda de movimientos a conciliar. Pestaa Elementos del apunte, esta pestaa abarca la informacin relacionada con los siguientes campos. Depsitos, crditos e intereses: se cargarn los depsitos y crditos otorgados a la entidad. Es decir, los movimientos con afectaciones al debe correspondientes a la cuenta contable asociada a la cuenta bancaria en las fecha seleccionadas. Dichos movimientos no deben estar conciliados. Chequeado, retiros, dbitos y cargos por servicios: se cargarn las salidas efectuadas en la entidad. Es decir, los movimientos con afectaciones al haber correspondiente a la cuenta contable asociada a la cuenta bancaria en las fechas seleccionadas. Dichos movimientos no deben estar conciliados. Posteriormente se proceder a presionar el botn Listo para revisar. En esta accin se calcularn los totales de todos los movimientos (totales de Importes de depsitos, crditos e intereses y totales de Importes Chequeados, retiros, dbitos y cargos por servicios). Ver Figura 63. 66de129

68. Figura 63 Documento listo para revisar. Finalmente deber ejecutarse la accin a procesar para hacer efectiva la conciliacin manual creada. Gestionarcajachica Formulario caja chica En esta seccin se explicar conceptualmente el objetivo de cada uno de los datos de entrada que se presentan en el formulario de Caja Chica, los cuales deben ser llenados por el usuario para ejecutar cualquiera de los flujos de una caja chica. Los datos de entrada para gestionar una Caja Chica son los siguientes: Tipo: tipo de caja definida en el cual se define el nombre del tipo, cdigo y lmite de dinero posible de la caja chica. Responsable: empleado de la empresa el cual es responsable del dinero asignado a la caja chica. 67de129

69. Valor: monto asignado a la caja chica, el cual debe ser menor o igual que el lmite definido en el tipo de caja asignado. Gastado: este campo es de informacin y contiene el importe utilizado en la caja chica por concepto de pagos de facturas. Pestaa Facturas: estas facturas no son ms que las facturas a pagar por caja chica. Gestionarcajachica Un registro de caja chica se realiza de la siguiente manera. Se le asigna dinero a una especie de caja, este es asignado a un responsable que es empleado de la empresa. Al crear cada caja chica debe ponerse el valor de la misma, el cual debe ser menor o igual que el lmite definido en el tipo de caja asignado a la que se est creando. A esta caja chica despus de abrirla, se le definen las facturas que se deseen pagar. La misma tiene una opcin que es reposicin de gastos, la cual estar habilitada mientras la caja est abierta. Dicha opcin lo que hace es pagar las facturas que se hicieron por caja chica. En todo momento la caja muestra un campo con lo que se ha gastado hasta el momento, que no es ms que la suma de los importes de las facturas pagadas por caja. Una vez definidos todos los datos de entrada, la caja chica se encuentra en estado Borrador y se podr ejecutar la siguiente accin: Abrir Caja: esta accin permite poder realizar operaciones sobre la caja chica, la misma toma estado Abierta. 68de129

70. Figura 65 Caja Chica en estado Borrador. Una vez que la Caja Chica toma estado Abierta, el sistema habilitar las siguientes opciones para el usuario: Editar Caja Chica: esta accin permitir editar solamente la pestaa de Facturas y el valor de la Caja Chica, y la caja se mantendr en estadoAbierta. Figura 66 Caja Chica en estado Abierta. Reposicin de gastos: esta accin permitir pagar las facturas que estn en estado Abierto, dichas facturas tomarn el estado Pagado y la caja se mantendr en estado Abierta. Se actualizar el campo gastado. Ver Figura 66. Figura 66 Formulario Pagar Facturas. Se selecciona el mtodo de pago y se pulsa sobre el botn Pagar. 69de129

71. Figura 67 Campo Gastado actualizado. Cerrar Caja: esta accin permite cerrar la caja para no realizar ms operaciones en dicha caja, la caja toma estado Cerrada. Figura 68 Caja Chica en estado Cerrado. Gestionarpresupuestos Formulariodepresupuestos Los campos que contiene un presupuesto son los siguientes: Nombre: nombre del presupuesto. Usuario responsable: usuario que crea el presupuesto. 70de129

72. Cdigo: Cdigo identificativo. Duracin: Fecha inicial y final. Compaa: Compaa a la que pertenece. Pestaa Lneas de presupuesto: Se especifica un desglose de los elementos que describen a qu se va a destinar el presupuesto. De cada lnea es necesario especificar: Cuenta analtica: motivo por el cual se va a gastar. Fecha de inicio: fecha inicial para este gasto. Fecha final: fecha final para el gasto. Fecha de pago: fecha en que se paga. Importe previsto: importe previsto a gastar. Importe real: importe real ejecutado. Importe terico: Clculo de cunto se debera haber ejecutado segn la fecha planificada y la fecha actual. Porcentaje: Porcentaje de ejecucin del presupuesto segn planificacin. Lneas del Presupuesto Anual de Compra: permite especificar en qu producto, fechas y qu importe se va a gastar del importe total de la lnea de presupuesto. Cada lnea cuenta con: Producto: producto Fecha inicio: fecha inicial del perodo que desea destinar el presupuesto. Fecha fin: fecha final del perodo que desea destinar el presupuesto. Importe previsto:importe previsto a gastar. Importe Real: importe real ejecutado. Crear presupuestos 71de129

73. Una vez definidos todos los datos de entrada, el presupuesto se encuentra en estado Borradory el usuario podr ejecutar las siguientes acciones: Confirmar el presupuesto: el presupuesto pasa a estado Confirmado. Figura 69 Formulario Crear Presupuestos. En el estado Confirmado el presupuesto deja de ser editable y solo se podr: Aprobar el presupuesto pasando al estado Validado, cuando esto ocurre ya es posible utilizar este presupuesto en las rdenes de Compra y realizar movimientos entre partidas presupuestarias. Cancelar el presupuesto pasando al estado Cancelado. Una vez Aprobado el presupuesto es posible: Dar por ejecutado el presupuesto a travs del botn Hecho pasando al estado Hecho. Cancelar el presupuesto pasando al estado Cancelado. Cuando se crea una Orden de compra (men Compras Orden de Compra), al crear las lneas del pedido se debe especificar contra qu Lnea de Presupuesto se va a efectuar (este campo 72de129

74. es opcional, solo se pueden seleccionar las lneas de presupuesto de los presupuestos que estn aprobados). Al confirmar una Orden de compra, se verifican las lneas de compra con Lnea de presupuesto, comprobando que tengan saldo disponible para efectuar la compra, si la lnea de presupuesto contiene adems Presupuesto Anual de Compras, se verifica tambin. Una vez confirmado una Orden de Compra se afecta el importe real de los Presupuestos afectados en la compra, si se cancela, se revierten los importes al valor que tenan anteriormente. Figura 70 Formulario de Lnea de Presupuestos. Movimientodepartidaspresupuestarias El sistema permite pasar saldo de una lnea de presupuesto a otra (ir al men Administracin Financiera Presupuestos Movimiento de Partidas Presupuestarias). Para efectuar esta operacin se deben especificar los siguientes campos: Presupuesto origen: presupuesto desde donde se va a transferir el saldo, el presupuesto debe estar en estado Validado. 73de129

75. Lnea origen: lnea del presupuesto origen desde donde se va a transferir el saldo. Presupuesto destino: presupuesto hacia donde se va a transferir el saldo,el presupuesto debe estar en estado Validado. Lnea destino: lnea del presupuesto destino hacia donde se va a transferir el saldo. Saldo: monto a transferir. Notas: motivos por los que se realiza el movimiento. Figura 71 Movimientos de partidas presupuestarias RRHH Gestionarempleado FormularioEmpleado En esta seccin se explicar conceptualmente el objetivo de cada uno de los datos de entrada que se presentan en el formulario del Empleado, los cuales deben ser llenados por el usuario. Los datos de entrada para un empleado son los siguientes: 74de129

76. Nombre:nombre del empleado a introducir en el sistema. Etiquetas: categora identificativa del empleado. Por ejemplo: Media Jornada. Pestaa Informacin pblica: es la informacin del empleado que se permite conocer pblicamente, en este tab se concentra la siguiente informacin del Empleado: Direccin de trabajo: direccin de la empresa donde trabaja el empleado. E-mail de Trabajo:correo del empleado en la empresa. Telfono Trabajo:nmero de telfono a contactar al empleado en la empresa. Mvil del trabajo:nmero del celular asignado al empleado en la empresa. Direccin Oficina:direccin de la oficina del empleado. Departamento:departamento al que pertenece el empleado. Puesto de Trabajo:puesto de trabajo del empleado. Entrenador o Monitor:supervisor del empleado. Es un director:se debe marcar si es director el empleado. Usuario OpenERP: usuario asignado al empleado con el cual tendr acceso al sistema. Notas:alguna otra informacin que se quiera poner del empleado. 75de129

77. Figura 72Formulario o ficha para crear un empleado, pestaa Informacin pblica. Pestaa Informacin personal: contiene los datos de la informacin personal del empleado. Pas de Origen:pas de origen del empleado. Tipo de Identificacin: Tipo de documento registrado en el sistema, puede ser Cdula o Pasaporte. N identificacin:nmero de Cdula del empleado. N Pasaporte: nmero de Pasaporte del empleado. Nmero de Cuenta Bancaria: nmero de la cuenta bancaria del empleado, en este apartado es necesario llenar la siguiente informacin: 76de129

78. Tipo de Cuenta: se especifica que tipo de cuenta posee el empleado, puede ser Corriente o de Ahorros. Nmero de Cuenta: nmero de la cuenta bancaria del empleado. Propietario de Cuenta: indica a quin pertenece la cuenta bancaria. Banco: india a que banco pertenece la cuenta del empleado. Otro id: algn otro nmero de documento del empleado que no se obtenga en los campos anteriores como por ejemplo el RUC. Domicilio: campo en el que se registra la informacin de contacto del empleado. Sexo: sexo del empleado. Estado civil:estado civil del empleado. Discapacitado: si el empleado posee alguna discapacidad, se debe marcar este campo y proceder a llenar la siguiente informacin: Tipo de discapacidad:el tipo de discapacidad que posee el empleado. Porcentaje de Discapacidad: el nmero entre 1 y 100 que indique el porcentaje de discapacidad que posee el empleado. ID CONADIS: nmero de identificacin otorgado por el Consejo Nacional de Igualdad de Discapacidades (CONADIS). Fecha de nacimiento:fecha de nacimiento del empleado. Lugar de nacimiento:lugar donde naci el empleado. 77de129

79. Figura 73. Formulario para crear una cuenta bancaria del empleado. Figura 74. Formulario para crear un empleado, pestaa Informacin personal. 78de129

80. Pestaa Activos: muestra la informacin de los Activos Fijos que tiene asignado el empleado. Pestaa Configuracin RRHH:contiene ms datos de configuracin del empleado. Producto: producto para designar al empleado como un producto de tipo servicio. Diario analtico:diario analtico para datos estadsticos. Examen mdico:fecha del ltimo examen mdico registrado. Vehculo de la compaa: vehculo asignado por la empresa (si el usuario tiene alguno). Distancia casa-trabajo: nmero de kilmetros entre el trabajo y la casa del empleado. Activo:campo para activar/desactivar el empleado. Figura 75 Formulario para crear un empleado, pestaa Configuracin RRHH. 79de129

81. Pestaa Regla de comisin por ventas: es la regla de comisin para una venta del empleado. Escoja la regla de comisin por venta de este empleado, si no existe debe crear una nueva. Para ello debe registrar el nombre de la regla y su tipo: Porciento de la venta, Rango de la venta o Comisin por producto. Figura 76 Creacin de una regla en la pestaa Regla de comisin por ventas. Pestaa Cargas Familiares: permite registrar el listado de los familiares que dependen del empleado por concepto econmico, esta informacin es utilizada para el clculo de Utilidades. 80de129

82. Figura 77 Creacin de un familiar en la pestaa Cargas Familiares. Pestaa Vacaciones: es el listado de los perodos de vacaciones del empleado. Perodo: nombre del perodo de vacaciones. Das normales de vacaciones:cantidad de das de vacaciones. Figura 78 Accesos directos en el Formulario o Ficha del Empleado. Una vez definidos todos los datos de entrada, en todo momento tendr acceso a las siguientes acciones mediante los respectivos botones: Nminas:esta accin permite listar todas las nminas del empleado en cuestin. 81de129

83. Ausencias:esta accin permite listar todas las ausencias del empleado en cuestin. Contratos:esta accin permite listar todos los contratos del empleado en cuestin. Gestionarcontrato FormularioContrato En esta seccin se explicar conceptualmente el objetivo de cada uno de los datos de entrada que se presentan en el formulario de Contrato, los cuales deben ser llenados por el usuario para ejecutar cualquiera de los flujos. Los datos de entrada para un Contrato son los siguientes: Nombre: nombre del contrato a introducir en el sistema. Empleado: empleado para ser contratado. Puesto de Trabajo: puesto de trabajo a ser contratado. Valor Hora: campo calculado equivalente a valor por una hora de trabajo, se calcula dividiendo el valor del salario para 240 horas. Activo: campo para desactivar el contrato sin necesidad de borrarlo. (Por defecto inactivo) Tipo de contrato: clasificador segn tipo de contrato. Pestaa Informacin:contiene varios datos del contrato. Sueldo Bsico:marque esta casilla si el empleado percibe el salario bsico. Salario: salario base del empleado. Estructura salarial: estructura salarial se puede escoger entre Estructura Salarial Entidad Pblica oEstructura Salarial Entidad Privada. 82de129

84. Fondo reserva rol: activar si el empleado va a recibir los fondos de reservas en el rol, si esta desactivado este valor ser tomado en cuenta como una PROVISIN y no como un INGRESO en el rol de pagos. Movilizacin:activar si el empleado va a recibir gastos de movilizacin. Parqueadero:activar si el empleado va a recibir gastos de parqueadero. Seguro Mdico:activar si el empleado va a recibir gastos de seguro mdico. Subsidio Maternidad: activar si el empleado va a recibir subsidio por maternidad. Regin: informacin requerida para el pago del Decimocuarto Sueldo o Bono Escolar, en este campo se indica en qu regin labora el empleado (Sierra & Oriente o Costa & Regin Insular). Duracin:fecha de inicio y fin del contrato si lo lleva. Planificacin de trabajo: planificacin de trabajo durante los das laborables. Pago planificado:tipo de pago planificado para el empleado. Cuenta Analtica:cuenta analtica para datos estadsticos. Diario de Nmina: diario en el cual se registra la nmina del empleado a contratar. Estado: estado del contrato, por defecto el contrato se crea con el estado Periodo de Prueba. Notas:alguna otra informacin que se quiera poner del contrato. 83de129

85. Figura 79Formulario para la creacin de un contrato. Pestaa Ausencias por Enfermedad: se registra la informacin de las ausencias del empleado por Enfermedad con Subsidio. Pestaa Permiso de trabajo:es la informacin necesaria sobre el permiso de trabajo, que deben tener los empleados extranjeros. Nm de Visa: nmero de la visa. N Permiso:nmero de permiso. Fecha expiracin visado: fecha que expira el visado. 84de129

86. Pestaa Reglas Salariales con Cuentas Analticas: se establece una relacin entre un rubro o regla salarial, con una cuenta analitica, se deben llenar los siguientes campos: Regla Salarial:regla de salario por ejemplo TOTAL NOMINAL. Cuenta Analtica: cuenta a la que va a afectar el rubro de la regla de salario. Pestaa Impuesto sobre la renta: en esta pestaa se encuentra toda la informacin necesaria para el clculo del impuesto a la renta: Pestaa Proyecciones de Gastos: aqu se registra la proyeccin anual de gastos, por conceptos de ALIMENTACIN, SALUD, EDUCACIN, VIVIENDA y VESTIMENTA, 85de129

87. Figura 80Formulario para registrar Proyecciones de Gastos Anuales. Pestaa Gastos Anuales: aqu se debe registrar el valor de los Gastos Anuales reales del empleado, esta informacin se utiliza para calcular el Impuesto a la Renta Causado, se debe llenar los siguientes campos: Descripcin: texto corto que indique a que se refiere el valor ingresado. Ao Laboral:indica el ao laboral para el cual se registran los gastos. Total: valor total de los gastos anuales del empleado. 86de129

88. Figura 81Pestaa Gastos Anuales. Pestaa Impuesto Sobre la Renta: es el registro del impuesto retenido mensualmente al empleado, esta informacin viene directamente desde el rol de pagos, no es necesario crear nada en esta pestaa. Pestaa Historial: es donde se puede llevar el historial de salario y de puestos de trabajos del empleado. Salario:listado historico de los cambios de salario del empleado. Puesto de Trabajo: listado historico de cambios de puesto de trabajo por donde ha transitado el empleado. Procesodeseleccin La funcionalidad Proceso de Seleccin le permite gestionar el reclutamiento de los empleados: Registrar las solicitudes de trabajo y las etapas por las que pasan las mismas. Por defecto una solicitud de empleo, puede pasar por seis etapas: Calificacin Inicial, Primera entrevista, Segunda Entrevista, Contrato propuesto, Contrato firmado y Rechazado. Es 87de129

89. posible crear, modificar o eliminar estas etapas empleando el men Recursos Humanos / Configuracin / Procesos de Seleccin / Etapas. Los campos que contiene una etapa son los siguientes: Nombre:nombre de la etapa. Especfico a un departamento: Determina si esta etapa pertenece a un departamento especfico. Si no se especifica ningn departamento entonces la etapa es comn para todos los departamentos. Estado: El estado asociado a la etapa puede tomar los valores (Nuevo, Rechazado, En curso, Pendiente, Contratado) Secuencia:Establece el orden en la secuencia al mostrar la lista de Etapas. Ocultar en las vistas si vaca: Oculta la etapa en la vista Kanban, cuando no existen solicitudes en esa etapa. Requerimientos:especifica los requerimientos de esta etapa. Figura 82Creacin de una etapa para solicitudes de empleo. Formulario Solicitudes En esta seccin se explicar conceptualmente el objetivo de cada uno de los datos de entrada que se presentan en el formulario de una Solicitud, los cuales deben ser llenados por 88de129

90. el usuario para ejecutar cualquiera de los flujos. Los datos de entrada para una solicitud son los siguientes: Sujeto:Nombre para identificar la solicitud. Nombre del candidato:Nombre del candidato. Tipo de Identificacin: Tipo de documento de identificacin del candidato, puede ser Cdula o Pasaporte. Nmero de identificacin: Nmero de identificacin segn la el tipo de identificacin. Email: Direccin de correo a travs del cual la empresa podr contactar al candidato. Telfono:Telfono a travs del cual la empresa podr contactar al candidato. Mvil: Mvil a travs del cual la empresa podr contactar al candidato. Ttulo: Nomenclador que define el ttulo que posee el candidato (Diplomado/Licenciado, Mster, Licenciatura, Doctor), es posible gestionarlo a travs del Men Recursos Humanos / Configuracin / Proceso de Seleccin / Grados. Responsable: Se refiere al usuario que va a ser responsable de atender la solicitud, y recibir las notificaciones de los cambios que ocurran a la misma, por defecto es el usuario que registra la solicitud. Apreciacin: Apreciacin sobre el candidato, puede tomar los valores: Malo, En promedio, Bueno, Muy Bueno o Excelente. Recomendado por:nombre de la persona o empresa, que recomienda al candidato. Seccin Trabajo:detalles del trabajo para el que se esta creando la solicitud: Trabajo solicitado:Puesto de trabajo que se solicita. Departamento:Departamento donde se solicita trabajo. 89de129

91. Disponibilidad:Tiempo en das del que dispone para trabajar. Seccin Contrato: detalles que se definen para el nuevo contrato: Salario esperado: Salario esperado por el solicitante, ms ventajas adicionales. Salario propuesto: Salario propuesto por la empresa, ms ventajas adicionales. Etiquetas:Categoras a las que puede pertenecer la solicitud. Resumen de la solicitud:Descripcin de la solicitud. Figura 83Crear solicitud para un proceso de seleccin. Gestionarsolicitud Este escenario permite crear una solicitud de trabajo. Para crear una solicitud de trabajo hay que acceder en el men horizontal a Recursos Humanos / Procesos de Seleccin / Solicitudes y presionamos el botn Crear. Una vez definidos todos los datos de entrada, la solicitud se encuentra en la etapa Calificacin Inicialy el usuario podr ejecutar las siguientes acciones: 90de129

92. Pasar la solicitud a los restantes estados (Primera entrevista, Segunda entrevista, Contrato propuesto, Contrato firmado, Rechazado), haciendo clic sobre la Etapa a la cual desea pasar en la barra de estado que aparece en la parte superior derecha. Programar reunin con el candidato a travs del botn que se encuentra en la parte superior derecha. Contratar y Crear empleado, crea el empleado y un contrato para el candidato, para ello debe definir el campo Trabajo solicitado. Rechazar la solicitud pasndola a estado Rechazado. Puede adjuntar archivos a la solicitud haciendo en el botn Adjunto(s) que aparece en la parte superior. Gestionardesvinculacin Formulario desvinculacin Permite dado un empleado y un contrato desactivar un contrato para un puesto de trabajo especificado. Para realizar la desvinculacin debe llenar los siguientes datos: Contrato:Contrato que va a proceder a desvincular. Fecha de la desvinculacin: por defecto se toma la fecha en la que se esta realizando la desvinculacin. Tipo de salida: Causa por la que se desvincula el contrato. Liquidacin: Reglas de liquidacin a aplicar y el monto a percibir. Razn de salida:Argumento del motivo de la salida. Una vez oprimido el botn Desvincular al empleado se le desvincul del contrato seleccionado. 91de129

93. Figura 84Desvinculacin de un empleado y su contrato. Esta accin nos genera un rol de pagos de tipo Liquidacin, que se proceder a explicar en el apartado correspondiente. Registrarhorasextras En esta seccin se explicar conceptualmente el objetivo de cada uno de los datos de entrada que se presentan en el formulario de Horas extras, los cuales deben ser llenados por el usuario para ejecutar cualquiera de los flujos. Los datos de entrada son los siguientes: Descripcin:Descripcin de las horas extras a registrar. Rol de Pago:Seleccione el rol de pago o nmina para al que afectar las horas extras. Departamento:Seleccione el departamento. Luego proceder a registrar los empleados y la cantidad de horas extras que ha trabajado para cada porciento de pago. 92de129

94. Figura 85 Formulario de Horas extras para un rol de pagos o nmina. El registro se guarda en estado Borrador. Una vez Validado el registro mediante el botn correspondiente es posible: Dar por terminado el registro a travs del botn Terminado pasando al estado Terminado, e inmediatamente se registraron en el rol de pagos que se seleccion anteriormente. Cancelar el registro pasando al estado Cancelado. GestionarIngresos/EgresosMasivosoIndividualesde empleados Esta funcionalidad permite hacer ingresos o egresos a un empleado o a un grupo de empleados. Formulario Ingresos/Egresos Masivos Los datos de entrada para el formulario de ingresos/egresos son los siguientes: Rol de Pagos: Seleccione el rol de pago o nmina para el que afectara el ingreso/egreso. 93de129

95. Regla salarial:Seleccione la regla salarial a aplicar. Pestaa Detalle: Empleado: Empleado al que va a afectar el ingreso/egreso. Valor:Monto del ingreso/egreso a registrar. Notas: Descripcin corta para el rubro, si este campo esta lleno, se registrara en el rol de pagos con el contenido del mismo, caso contrario se registrar con el nombre de la Regla Salarial. Figura 85 Formulario de Ingresos/Egresos Masivos. El registro se crea en estado Borrador, usted puede guardarlo y luego dar al botn Procesar o procesarlo directamente. Una vez procesado el registro est en estado Pendiente y es posible retornar a estado Borrador. En el momento en que la procese la nmina o el rol de pagos, y este pase a estado Cerrado, el Ingreso/Egreso pasar a estado Pagado. Asistente Ingresos/Egresos Masivos Pulsando el Botn Importar Hoja se abrir un asistente que le permitir a usted podr importar mediante un fichero de excel (.xls) los ingresos/egresos de varios empleados a la 94de129

96. vez. El fichero excel con la informacin de los Ingresos/Egresos, debe tener las columnas con los siguientes encabezados: Nombre: nombre del empleado al que se le va a registrar el ingreso/egreso. Cdula o Nro de Identificacin: nmero de identificacin, definido en la ficha del empleado. Valor: monto a registrar por concepto de ingreso/egreso Los datos de entrada para el formulario de ingresos/egresos masivo son los siguientes: Rol de Pagos: Seleccione el rol de pagos o nmina para el que afectar el ingreso/egreso. Regla salarial:Seleccione la regla salarial a aplicar. Figura 86 Asistente para importacin de ingresos/egresos masivo. Una vez seleccionado el documento mediante el botn Seleccionar usted podr importarlo dando clic en el botn Importar o Cancelar la importacin dando clic en el botn correspondiente. 95de129

97. Luego de haber importado el documento se le cargarn los datos en la pestaa Detalles y usted proceder a procesar el registro. Nota: Los empleados en el archivo excel, puedes ser menor o igual, a los empleados del rol de pagos, nunca puede ser mayor. Formulario Ingresos/Egresos Individuales Los datos de entrada para el formulario de ingresos/egresos son los siguientes: Rol de Pagos: Seleccione el rol de pago o nmina para el que afectara el ingreso/egreso. Regla salarial:Seleccione la regla salarial a aplicar. Empleado: Seleccione el empleado al que se le registrar el ingreso/egreso. Valor:Monto del ingreso/egreso a registrar. Notas: Descripcin corta para el rubro, si este campo esta lleno, se registrara en el rol de pagos con el contenido del mismo, caso contrario se registrar con el nombre de la Regla Salarial. Figura 87 Formulario de Ingresos/Egresos Individual. El registro se crea en estado Borrador, usted puede guardarlo y luego dar al botn Procesar o procesarlo directamente. 96de129

98. Una vez procesado el registro est en estado Pendiente y es posible retornar a estado Borrador. En el momento en que la procese la nmina o el rol de pagos, y este pase a estado Cerrado, el Ingreso/Egreso pasar a estado Pagado. Formulario Ingresos/Egresos Avances En este apartado se explicar de qu manera se pueden gestionar los avances o prestamos a los empleados. Los datos de entrada para el formulario de ingresos/egresos son los siguientes: Concepto:Descripcin corta del Avance. Empleado:Seleccione el empleado que ha solicitado el Avance. Periodo Inicial: Seleccione el periodo desde el que se empezar a descontar en el rol de pagos la letra correspondiente del Avance. Cantidad:Monto solicitado por el empleado para el Avance. Pagos: Nmero de pagos que el empleado va a realizar para cubrir el monto total del Avance. Pestaa Detalle: En esta pestaa el sistema calcular los perodos correspondientes para los pagos, tomando en cuenta el periodo inicial y el nmero de pagos, esta muestra la siguiente informacin: Periodo: Indica en qu periodo se va a letra correspondiente del Avance. Valor: Monto correspondiente a ser desconta. Estado: Indica si la letra correspondiente ya fue pagada o no. 97de129

99. Figura 88 Formulario de Ingresos/Egresos Avances o Prestamos El registro se crea en estado Borrador, usted puede guardarlo y luego dar al botn Procesar o procesarlo directamente. Una vez procesado el registro est en estado Aprobado y las lneas del Detalle pasan a estado Pendiente. En el momento en que la procese la nmina o el rol de pagos, y este pase a estado Cerrado, el Ingreso/Egreso pasar a estado Pagado. Gestionarnminaoroldepago En esta seccin se explicar conceptualmente el objetivo de cada uno de los datos de entrada que se presentan en el formulario de Roles, los cuales deben ser llenados por el usuario para ejecutar el flujo que se especifica debajo. Para acceder a esta funcionalidad debe ir al men Rol de pagos/Roles. Figura 89 Men para acceder al Rol de pagos 98de129

100. Los datos de entrada para el procesamiento de un rol son los siguientes: Nombre:Es el nombre que se le dar al procesamiento en cuestin. Perodo:Perodo para el procesamiento del rol. Fecha Desde:Fecha Inicial para el procesamiento del rol. Fecha Hasta:Es el fecha final para el procesamiento del rol. Compaa: Compaa para la cual se generar el procesamiento del rol. (Se escoge la compaa del usuario que est logueado) Tipo de Nmina:Puede ser Mensual, Decimotercero, Decimocuarto y Liquidacin Quincena: Indica que el rol es de tipo Quincenal. Diario de Nmina:Diarios de Salarios para el procesamiento del rol. Estructura Salarial: Estructura Salarial por defecto de la compaa a la cual se le va a efectuar el procesamiento de las nminas. Tipo de Pago: Indica si el pago de la nmina se hace mediante Cheque o Transferencia. Cargar Empleados a la Nmina Para poder agregar Empleados a la nmina que se est creando hay que hacer uso del asistente Roles Generados, este asistente filtra los empleados que estn en condiciones ptimas para ser incluidos en la nmina. Procesamiento de Roles Una vez creado un nuevo procesamiento de rol se rellenan los datos del formulario y se pulsa el botn Roles generados. 99de129

101. Figura 90Formulario para la gestin de Nminas o Rol de Pago. Un vez pulsado el botn Roles generados se levanta una pantalla en la cual se deben escoger los empleados a los cuales se les va a generar la nmina para este perodo. Puede marcarlos todos o puede seleccionar los que vaya a incluir en el rol. Una vez seleccionados los empleados oprima el botn Generar. Figura 92Aadir empleados al procesamiento de nminas. 100de129

102. Una vez generados los roles estos se muestran en la subseccin Nminas del formulario Roles antes descrito y se pueden acceder a ellas tambin desde el Men Rol de Pagos/Roles del Empleado. 101de129

103. Figura 93Nmina Individual de un empleado Si se accede desde el men Roles del empleado de cada nmina individual generada desde la nmina por lotes se puede acceder a cada una de las siguientes pestaas: Das Trabajados & Ingresos: En esta pestaa tenemos dos grupos, Das Laborados en las que se listan los das trabajados al cien por ciento, por defecto 30, y el resto de novedades con respecto a las ausencias del empleado, Otras entradas aqu se listan todas las novedades que tenga el empleado para el periodo al que pertenece el rol de pagos, estas pueden ser Horas Extras, Ingresos/Egresos, Descuentos por Multas, Prstamos Empresariales, Quirografarios o Hipotecarios. 102de129

104. Figura 94Pestaa Das Trabajados & Ingresos. Clculo de Nmina: En esta pestaa se pueden observar todos los rubros que se estn calculando al empleado para el periodo al cual pertenece el rol de pagos, el listado que se muestra en esta pestaa muestra las reglas salariales que pertenecen a la estructura salari

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