Manual de usuario de Valery Software Administrativo Versión 2013 Edición 2014

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Departamento de Soporte Técnico

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Manual de Usuario Valery® Software Administrativo


Índice

Contenido Pág.Introducción………………………………………………………………………..

Objetivos……………………………………………………………………………

CAPÍTULO IRequerimientos Básicos…………………………………………………….…..

CAPÍTULO IIConfiguraciones BásicasConfiguración de Parámetros Generales

¿Cómo Configurar Alícuotas de I.V.A.?..................................................

¿Cómo Seleccionar el % de Alícuota General?.....................................

¿Cómo Configurar la Tasa de Retención de I.V.A.?..............................

¿Cómo Configurar la Impresora Fiscal?................................................

¿Cómo Configurar el Método de Cálculo de Utilidad?...........................

¿Cómo definir el Costos para el cálculo de Utilidad?............................

¿Cómo definir el Redondeo del Sistema?.............................................

¿Cómo definir el Descuentos en el Sistema?........................................

¿Cómo facturar sin Existencia Disponible?...........................................

¿Cómo habilitar parámetro de Devoluciones?.......................................

CAPÍTULO IIIInventario

¿Cómo Verificar las Monedas?

¿Cómo crear un Departamento?

¿Cómo crear Depósitos?

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¿Cómo crear una Ubicaciones por Depósitos?

¿Cómo crear Unidades?

¿Cómo crear Marcas?

¿Cómo crear Aranceles?:

¿Cómo crear Tallas y Colores?

¿Cómo Crear un Productos Terminados?

¿Cómo Crear Servicios?

¿Cómo Crear un Productos Compuestos?

¿Cómo verificar los Conceptos de Retención de I.S.L.R.?

Operaciones de Inventario

¿Cómo realizar una Carga de Inventario?

¿Cómo realizar una Descarga de Inventario?

¿Cómo realizar una Traslado de Inventario?

¿Cómo realizar una Ajuste de Inventario?

¿Cómo realizar una Descarga de uso Interno de Inventario?

¿Cómo realizar Operaciones de Precios?

¿Cómo crear una Oferta y Promoción?

¿Cómo Ajustar Precios o Impuestos?

CAPÍTULO IVVentas

¿Cómo crear un Cliente?

¿Cómo crear Grupos de Clientes?

¿Cómo crear Zonas de Clientes?

¿Cómo crear Vendedores?

¿Cómo crear Servidores?

¿Cómo crear un Presupuesto?

¿Cómo crear un Pedidos?

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¿Cómo crear un Documento a partir de otro?

¿Cómo generar una Nota de Entrega?

¿Cómo generar Facturas de Ventas?

¿Cómo Generar una Factura desde el módulo de Punto de Venta?

¿Cómo Anular una Factura?

¿Cómo hacer Devoluciones de Ventas?

Devoluciones Automáticas

Devoluciones Manuales

¿Cómo utilizar las opciones de Caja?

¿Cómo hacer una Apertura de Caja?

¿Cómo hacer un Cierre de Caja?

Ingreso de Caja

Egreso de Caja

Estaciones

CAPÍTULO VCuentas por Cobrar

¿Cómo aplicar un pago de una Factura a Crédito?

¿Cómo aplicar una Nota de Crédito desde Cuentas por Cobrar?

¿Cómo aplicar una Nota de Debito desde Cuentas por Cobrar?

¿Cómo aplicar un Anticipo?

¿Cómo registrar una Factura?

¿Cómo registrar un Cheque Devuelto?

¿Cómo registrar un Reintegro de Dinero?

Editor de retenciones de I.V.A. de Clientes:

¿Cómo consultar Reporte de Cuentas x Cobrar?

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CAPÍTULO VICompras

¿Cómo crear un Proveedor?

¿Cómo crear una Orden de Compras?

¿Cómo recibir una Orden de Compras aprobada?

¿Cómo cargar Factura de Compras?

¿Cómo crear un Producto Terminado desde la Recepción de Factura

de Compras?

¿Cómo Cargar Factura de Gastos?

¿Cómo guardar una Devoluciones de Compras?

CAPÍTULO VIICuentas por Pagar


¿Cómo registrar una Nota de Crédito?

¿Cómo registrar una Nota de Débito?

¿Cómo registrar un Anticipo?

¿Cómo registrar un Cheque Devuelto?

¿Cómo consultar Reporte de Cuentas x Pagar?

CAPÍTULO VIIIBancos

¿Cómo editar Bancos precargados en el sistema?

¿Cómo crear Bancos en el sistema?

¿Cómo registrar las cuentas de Contabilidad?

¿Cómo registrar las Cuentas de Bancarias?

¿Cómo crear un Beneficiario?

¿Cómo consultar los Movimientos Bancarios?

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¿Cómo registrar un Cheque?

¿Cómo registrar un Depósito?

¿Cómo cargar Notas de Débito?

¿Cómo registrar Notas de Crédito?

¿Cómo registrar Transferencias?

¿Cómo Recibir un Transferencia?

¿Cómo registrar una Transferencia saliente?

¿Cómo registramos una transferencia entre mis bancos?

¿Cómo registramos una Orden de Pago?

¿Cómo generar pagos de Cuentas por Pagar desde el módulo de

Movimientos bancarios?

¿Cómo elimino un registro o Movimiento Bancario?

¿Cómo modificar un Movimiento Bancario?

¿Qué función cumple la opción Avanzado?

¿Cómo realizar la Conciliación Bancaria?

¿Cómo registrar Depósitos de Ventas y Cobros?

¿Consultas de reportes en el Módulo de Banco?

CAPÍTULO IXNómina

¿Cómo seleccionar el Tipo de Nómina?

¿Cómo Registrar los trabajadores?

¿Cómo Crear Cargos?

¿Cómo crear conceptos y asignarlos a los trabajadores?

¿Cómo asignar un nuevo Concepto a un Trabajador?

¿Cómo hacer una Hoja de Control?

¿Cómo calcular Nómina Regular?

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¿Cómo Cargar el Historial de Asignaciones y Deducciones por

Trabajador?

¿Cómo crear Préstamos?

¿Cómo calcular Vacaciones?

¿Cómo Calcular Utilidades?

¿Cómo calcular Liquidación?

CAPÍTULO XSucursales

¿Cómo generar una Actualización de Productos?

¿Cómo recibir una Actualización de Productos?

CAPÍTULO XIReportes

Clientes

Proveedores

Productos

Ventas

Impresora Fiscal

Vendedores

Servidores

Compras

Nómina

IVA Contribuyentes Ordinarios

IVA Contribuyente Especiales

Bancos

Listados

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CAPÍTULO XIIReimprimir

Ventas

Clientes

Compras

Proveedores

Inventario

Nómina

Bancos

CAPÍTULO XIIIUtilidades

¿Cómo realizar un Respaldo de Datos?

¿Cómo recuperar un Respaldo de Datos?

¿Cómo agregar los Datos de la Empresa?

¿Cómo configurar el Correo Electrónico de la Empresa?

Conclusiones y Recomendaciones

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Introducción

Valery® es marca registrada de CYBERNETIX SERVICIOS VENEZUELA,

C.A. Empresa Tecnológica de Software ubicada Venezuela y fundada el 8 de Abril

1.997.

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Objetivos

Proporcionar una herramienta ilustrada para el uso adecuado de los módulos

del sistema, de fácil interpretación que le permita al usuario simplificar sus

responsabilidades y minimizar fallas.

Por otro lado, proporcionar una guía para que tanto los empleados como los

jefes puedan conocer el funcionamiento adecuado del sistema, para facilitar

labores de auditoría y reducir los costos al aumentar la eficiencia.

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CAPÍTULO I

Requerimientos Básicos

A continuación se describen los requisitos mínimos de computadores

necesarios para que el software funcione de manera óptima:

1. Especificaciones técnicas mínimas para servidores de Valery® Software:

- Pentium Dual Core en adelante.

- Memoria RAM 1 GB mínimo.

- Disco Duro de 160 GB mínimo.

- Sistemas Operativos Ideales: Windows® Xp Profesional, Server 2003, 2008 ó

2012, Windows 7 y Windows 8.

2. Especificaciones técnicas mínimas para estaciones de trabajo de Valery®

Software:

- Pentium Dual Core en adelante.

- Memoria RAM 1 GB (recomendado).

- Disco Duro de 50 GB.

- Sistema Operativo Ideal: Windows® Xp Profesional, Windows Vista, Windows 7 y

Windows 8.

3. Especificaciones técnicas mínimas para la red de Valery® Software:

Para que la red local tenga una óptima comunicación se recomienda colocar un

(1) Router ó Switch 150mpbs/300mpbs.

Nota: Es importante también tener en cuenta que las conexiones de dicha red

estén en perfectas condiciones para un óptimo rendimiento del sistema.

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CAPÍTULO II

Configuraciones Básicas

Para comenzar a usar Valery® Software Administrativo de forma efectiva y

exitosa es importante tomar en cuentas ciertos parámetros generales, para poner

en funcionamiento el sistema Valery, obteniendo el mayor rendimiento para su

empresa.

Recomendación con respectos a los Clientes: es importante que en la

ficha de clientes, cada vez que se registre un cliente nuevo sé defina

correctamente la "Denominación Fiscal" del mismo, esto con la finalidad que se

reflejen correctamente los montos en las columnas "Contribuyentes", "No

Contribuyentes" y “Exentos” en los reportes de I.V.A. de acuerdo al tipo de

denominación fiscal seleccionado.

Generalmente las Personas Naturales son "No Contribuyentes", las

Empresas son "Contribuyentes" y los Organismos del Estado son "Exentos"

siempre y cuando las leyes lo nombren.

En las Zonas Francas son Contribuyente Formales al igual que los médicos,

odontólogos, escuelas, entre otros.

Configurar Parámetros GeneralesEl sistema Valery® Software Administrativo, nos proporciona un modulo de

configuración para las adaptaciones del sistema a nuestras necesidades. Estas

opciones las posemos encontrar en:

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Al seleccionar esta opción nos mostrará una ficha con un conjunto de

propiedades o parámetros totalmente configurables, como se aprecia en la

imagen:

Dentro de este módulo, podrá encontrar configuraciones como:

1- ¿Cómo Configurar Alícuotas de I.V.A.?

Es muy importante tener configurado las Alícuotas a utilizar en Valery®, para

obtener el mejor funcionamiento en los libros fiscales y retenciones de I.V.A.

Para (crear/modificar/eliminar) Impuestos, debemos hacer click en Utilidades,

luego en Propiedades Generales, al tener la ventana de Parámetros Generales,

ubicar el índice 10 “Tipo de Impuesto”, y hacer click en el browser (...) al final de la

fila, como muestra la imagen:

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Nos abrirá la ventana Tipo de Impuesto:

Para crear Impuesto Solo debemos escribir un código, asignarle un nombre,

luego en donde dice alícuota asignar el porcentaje deseado y para finalizar en que

clase se encuentra: General, Reducida o General + Adicional y presionamos el

botón F9 Registrar.

Observaciones:

Para modificar alguna alícuota, debemos hacer click en el Browser (...),

seleccionar la Alícuota a modificar y cambiamos los campos deseados (Nombre,

Alícuota y clase).

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Para eliminar, debemos estar seguros de realizar este paso, es aconsejable

realizar un respaldo de datos; Luego ingresar nuevamente al módulo “Tipo de

Impuesto, hacer click el Browser (...), seleccionar la alícuota a eliminar y para

finalizar presionamos F6 Eliminar.

2- ¿Cómo Seleccionar el % de Alícuota General?Para seleccionar un Impuestos General por defecto para el sistema,

debemos hacer click en Utilidades, luego en Propiedades Generales. Al tener la

ventana de Parámetros Generales, ubicar el Índice 11 “Impuesto 1 - Alícuota

General”, y hacer click en el botón al final de la fila, como muestra la imagen:

Nos desplegará una lista en la cual debemos seleccionar el % de Alícuota

general, actualmente por reglamento se maneja el 12%.

Para finalizar presionamos o hacemos click en F9 Registrar.

Nota: Este proceso aplica para definir las alícuotas: Reducida, General +

Adicional y Exentos con los parámetros N° 12, 13 y 14 respectivamente.

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3- ¿Cómo Configurar la Tasa de Retención de I.V.A.?

Para configurar la tasa de retención de I.V.A, debemos, hacer click en

Utilidades, luego en Propiedades Generales como se muestra en la siguiente

imagen:

Al tener la ventana de Parámetros Generales, ubicar el índice 17 “Tasa

General de Retención de IVA en Contribuyente Especial (Cliente y Proveedor)”, y

hacer click en el campo, como muestra la imagen:

Debemos colocar el porcentaje a retener, por lo general se retiene el 75%

aquellas empresas que retengan el 100%, cambian el 75 por 100, siempre y

cuando el SENIAT les haya informado, este proceso de igual forma se puede

modificar al momento de realizar la retención de I.V.A. por lo que esta opción es

solo para definir un porcentaje por defecto.


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4- ¿Cómo Configurar la Impresora Fiscal?

Paso N° 1:Para configurar la Impresora Fiscal, debemos hacer click en Utilidades, luego

en Configurar Impresora Fiscal como se muestra en la siguiente imagen:

Luego, nos mostrará una Ventana de Configurar Impresora Fiscal, en la cual

se debe indicar la opción de “Usar Impresora Fiscal” y seleccionar el modelo de

impresora fiscal, como se muestra en la imagen:

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Paso N° 2:Después de seleccionar la impresora, nos encontramos con nuevos campos

para la configuración de la impresora fiscal llamado: “Opciones de la Impresora

Fiscal”, como apreciamos en la imagen:

Entre las opciones que podremos modificar están:

Modificar el número de Decimales en Cantidad.

Número de Decimales en Precio

Imprimir documentos adicionales.

Nota: estas 3 opciones anteriores no son soportadas por todas las

impresoras fiscales.

Paso N° 3:Para continuar la configuración, nos muestra el botón para obtener el serial

de la impresora fiscal automáticamente, como muestra la imagen:

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Paso N° 4:Adicionalmente, se debe seleccionar el modo de uso de la impresora es

decir, dentro de que módulos deseamos nos genere las facturas:

Presiona F9 Aceptar, para culminar la configuración.

5- ¿Cómo Configurar el Método de Cálculo de Utilidad?

Esta alternativa, nos permite definir el tipo de método para el cálculo de

utilidad para los precios de ventas, por lo que se debe determina el tipo de método

de costeo se va usar entre:

En Base al Precio

En Base al Costo

Para configurar el “Método de Cálculo de Utilidad”, debemos, hacer click en

Utilidades, luego en Propiedades Generales y ubicar el índice 1002 como se

muestra en la siguiente imagen:

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Seleccionamos si deseamos que sea en Base al Precio o en Base al Costo.


Nota: Para aplicar la ley de precios justos, es necesario seleccionar el

método de costeo de: En Base al Costo.

6- ¿Cómo definir el Costos para el cálculo de Utilidad?

Definir el tipo de costo utilizado para el cálculo de utilidad de los precios de

ventas, para el cual debe seleccionar “Costo del proveedor (Unitario)” de acuerdo

a la nueva Ley de precios justos.

Para lo cual debe configurar este parámetro en el sistema: dirigirse a:

Utilidades - Propiedades Generales, y buscar el índice 1022, y podrá definir el

costo a utilizar para calcular la utilidad como se muestra en la imagen:

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Seleccionamos entre las opciones que nos muestra, sin embargo se

recomienda utilizar el “Costo Calculado”.


7- ¿Cómo definir el Redondeo del Sistema?

Permite definir el tipo de redondeo utilizado para los precios de ventas.



redondeo, como se muestra en la imagen:

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Seleccionamos entre las opciones que nos muestra, sin embargo se

recomienda utilizar el “No Redondear”, para que nos muestre los precios exactos

de los productos con sus decimales.


8- ¿Cómo definir el Descuentos en el Sistema?

Permite definir Descuentos por productos para la emisión de factura de

ventas.



descuento, como se muestra en la imagen:

Seleccionamos entre las opciones que nos muestra, para habilitar o no si

deseamos aplicar descuentos por producto en la factura de ventas.


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9- ¿Cómo facturar sin Existencia Disponible?

Permite definir si deseamos facturar o despachar productos terminados sin

existencia disponible.


Utilidades - Propiedades Generales, y buscar el índice 1013, como se muestra en

la imagen:

Seleccionamos entre las opciones que nos muestra, para habilitar o no si

deseamos facturar o despachar productos terminados sin existencia disponible.


10- ¿Cómo habilitar parámetro de Devoluciones?

Esta alternativa permite indicarle al sistema si deseamos realizar

devoluciones de ventas.


Utilidades - Propiedades Generales, y buscar el índice 2098, 2099 y 2100, y podrá

definir si necesita realizar devoluciones de ventas, como se muestra en la imagen:

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Seleccionamos entre cada una de las opciones, para habilitar o no si

deseamos realizar devoluciones.

Permitir Realizar devoluciones Automática de Facturas de Ventas.

Permitir Registrar la Devolución Automática Original Como fue Facturado: se refiere a realizar la Devolución o Nota de Crédito con la

misma forma de pago en que fue generada la factura (cuando se

devuelve l dinero al cliente).

Permitir Registrar la Devolución Automática como Nota de Crédito: permite emitir la nota de crédito de la devolución pero

manteniendo el monto de la misma a favor del cliente hasta facturarle

nuevamente.

Para finalizar hacemos click en F9 Registrar.

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CAPÍTULO III

Inventario

Este capítulo, tiene como objetivo indicar los aspectos fundamentales para la

organización y carga de inventario de forma ordenada, sencilla y eficiente en otras

palabras poseer un control total de su inventario. Además, de permitir adaptar su

inventario a los métodos de costeo de la nueva Ley de Precios Justos.

A continuación se describen cada uno de los formularios que conforman este

modulo y las funciones que desempeñan cada uno de ellos para el manejo de

inventario dentro de su organización.

Nota: es importante, conocer las características que diferencia cada uno de

los artículos que va a ingresar al sistema, para así realizar las configuraciones

más acertadas sobre este módulo.

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¿Cómo Verificar las Monedas?:

Dentro de este formulario, se podrá agregar la moneda con la que deseamos

valorar nuestro inventario, ya el sistema por defecto trae cargado la opción de:;

Bolívar y Dólar.

Paso N° 1:Opción de Menú: Inventario – Moneda

Dentro de esta ficha, podemos verificar las monedas ya registradas para

editarles o agregar la que desee, para esto solo presionamos los tres puntos (…)

para buscar las monedas, como por ejemplo bolívar evaluamos su contenido como

se muestra a continuación:

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Paso N° 2:Para agregar una nueva moneda, debemos proporcionar un código y

presionar ENTER, posteriormente completamos la información del formulario,

entre ellas:

- Descripción: Nombre de la moneda a ingresar.

- Símbolo de la moneda: Representación gráfica de la moneda, por

ejemplo: $ para dólar y Bs para el bolívar.

- Tasa de cambio para la Factura de Ventas: representa el factor de

cambio vigente para la moneda que se está ingresando, por ejemplo para

el dólar 6.3.

- Cambiar la tasa de cambio cada: indica el número de días que se

tomaran en cuenta para cambiar nuevamente el valor de la “Tasa de

cambio para la Factura de Ventas”.

- Tasa de cambio para la Factura de Compras: Representa el factor de

cambio de la moneda que se está ingresando al sistema que se utilizara

para la compra de inventario.

- Moneda Predeterminada: se debe seleccionar una de las monedas que

se hayan registrado en el sistema como predeterminado, esto con la

finalidad de consultar los reportes en esta denominación.

- Notas: Para agregar algún comentario adicional relevante para esta

moneda.

Paso N° 3:Para guardar los cambios, debe presionar el botón F9 Registrar, para

culminar con el proceso.

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¿Cómo crear un Departamento?:

Esta opción, le permitirá clasificar su inventario por medio de categorías por

medio de una estructura de tres (3) niveles como máximo, que le permitirán

realizar consultar mas especializadas de los artículos registrados para su análisis

y toma de decisiones.

Paso N° 1:Opción de Menú: Inventario – Departamento:

Al seleccionar esta opción de menú podremos observar una pantalla

emergente, como la que se aprecia a continuación:

• Código: esta campo permite buscar un departamento específico de los

departamentos que ya hayan sido registrados, para realizar esto debe

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colocar el código de en la barra y hacer click en el botón buscar para ubicar

el departamento solicitado.

• Cerrar: esta opción permite cerrar la ventana haciendo click en el botón o

mediante la tecla ESC.

• Agregar: proporciona la alternativa de crear y configurar un nuevo

departamento; la tecla de acceso rápido para esta opción es F9.

• Editar: esta opción permite realizar cambios en la configuración de un

departamento ya existente; la tecla de acceso rápido para esta opción es F2.

• Eliminar: esta opción permite eliminar un departamento creado, siempre y

cuando este departamento no posea asignado productos; la tecla de acceso

rápido para esta opción es F6.

Observación: En este punto, es importante conocer y analizar en detalle la

estructura que deseamos aplicar para la clasificación de nuestro inventario, por

ejemplo tomaremos como referencia un inventario de productos de Computación,

donde se tomara la siguiente estructura:

- Computadoras

- Marcas

- Lenovo

- IBM

- Entre otros.

- Accesorios

- Mouse

- Teclados

- Cornetas

- Entre otros.

- Servicios

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En este ejemplo, podremos observar una estructura de departamentos de

tres (3) niveles, otra de dos (2) niveles y una (1) de un nivel respectivamente, esto

con la finalidad de imponer un orden jerárquico en nuestro inventario.

Paso N° 2:Para crear un departamento principal o independiente, debemos presionar el

botón de “Agregar”, sin embargo se recomienda seleccionar la opción de: Arrastre

hasta aquí para asignar como Departamento Principal, como se aprecia en la

siguiente imagen:

Paso N° 3:Posteriormente, nos mostrará un formulario como el siguiente:

1. Se debe asignar un código.

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2. Proporcionamos el nombre o descripción que le daremos al departamento.

3. Presiona, F9 Registrar para guardar los cambios efectuados.

A partir de estos tres (3) pasos, se pueden crear los departamentos que

desee. Sin embargo, es posible incorporar configuraciones avanzadas para

aprovechar al máximo las bondades del sistema, las cuales las podemos

encontrar en la parte inferior derecha del formulario, como se aprecia en la

imagen, en el recuadro rojo:

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Configuraciones avanzadas para departamentos:

Políticas de Precios: esta opción permite configurar el margen de utilidad

fijo para todos los productos que pertenezcan al un departamento en

específico. Para lo cual debe seguir los siguientes pasos:

1. Hacemos click, sobre el enlace de “No Configurado”, nos mostrará el

siguiente formulario, la cual nos mostrará dos (2) columnas y cuatro

(4) filas:

2. Se debe especificar los porcentajes de utilidad para la unidad

principal y la unidad alterna respectivamente, para los diferentes

tipos de precios (Los tipos de precios se detallan en la ficha de

productos terminados).

3. Presiona el botón F9 Aceptar, para guardar esta configuración

Nota: Al realizar algún cambio sobre las políticas de precios este ajustara todos los precios de los productos asociados a este departamento de forma automática.

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Comisiones: esta opción permite configurar comisiones de ventas y/o

cobranzas a los productos que pertenezcan a un Departamento. Para lo

cual debe seguir los siguientes pasos:

1. Hacemos click, sobre el enlace de “No Configurado”, nos mostrará el

siguiente formulario:

Comisiones en Ventas: las comisiones de ventas se establecen con la

finalidad de que el Vendedor genere comisiones por cada factura

emitida, en la cual se involucre un producto y/o servicio que pertenezca

al departamento indiferentemente si dicha factura fue emitida a Contado

o Crédito.

Comisiones de Cobranzas: se establecen para que el Vendedor

genere comisiones por cada factura emitida a crédito y que haya sido

cancelada y la cual involucre al producto y/o servicio que pertenezca al

departamento.

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Esquemas de tallas y Colores: esta opción permite configurar o definir un

patrón específico para las tallas y los colores que mantendrán los productos

asociados a este departamento.

Para efectuar esta configuración, hacemos click, sobre el enlace de “No

Configurado”, de Esquema de tallas y colores y nos permitirá seleccionar el patrón

de tallas y/o colores previamente creado.

Observación: Los Esquema de tallas y colores, se describen a partir de la

página N° 35 del presente manual.

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Crear un Sub-Departamento: es decir, crear departamento dependiente a

otro departamento. Para esto debe seguir los siguientes pasos:

1. Hacer click en agregar, aparecerá una nueva ventana.

2. Se ingresa el código del sub-departamento y nombre del mismo.

3. Luego en la opción de “Pertenece al Grupo”, hacer click en los tres puntos

(…) del recuadro por medio del cual le mostrará una ventana emergente

donde debe seleccionar el departamento principal al cual va a pertenecer el

sub-departamento.

4. Presiona, F9 Registrar para completar el registro.

Observación: Este proceso debe repetirse (Paso N° 4) para agregar los sub-

departamentos que desea, y adicional agregar departamentos dependientes de

sub-departamentos como se planteo en el ejemplo. Por otro lado, al crear sub-

departamentos no requiere realizar configuraciones avanzadas (Política de precios

y Comisiones) ya que estos tomarán dicha configuración del Departamentos

principal.

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¿Cómo crear Depósitos?:

Esta opción, le permitirá al usuario desglosar la existencia de su inventario

por diferentes depósitos, que a su vez le permitirá realizar consultar específicas de

las existencias reales de cada almacén para su análisis y toma de decisiones.

Paso N° 1:Opción de Menú: Inventario – Depósitos

Paso N° 2:Al seleccionar la opción de menú depósitos, nos mostrará la pantalla

siguiente:

En este punto, sebe agregar la siguiente información:

Código: debe incluir un código para el depósito a crear.

Nombre: descripción para el depósito.

Encargado: Nombre de la persona encargada de la administración del

depósito (opcional).

Presiona F9 Registrar para completar el registro.

Nota: Puede crear el número de depósitos que desee para organizar su

inventario.

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¿Cómo crear una Ubicaciones por Depósitos?:

Esta alternativa, le permitirá ubicar su inventario por la ubicación que ocupan

el en depósitos, que a su vez le permitirá al momento de emitir una factura validar

dicha ubicación para una respuesta más oportuna y acertada, esta ficha es

opcional para el registro de inventario.

Paso N° 1:Opción de Menú: Inventario – Ubicaciones por Depósitos

Paso N° 2:En el formulario que le mostrará puede incluir las ubicaciones, ingresando la

siguiente información:

Código de la ubicación.

Nombre o descripción de dicha ubicación.

Presiona F9 Registrar.

Nota: Puede crear tantas ubicaciones para su depósito como desee.

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¿Cómo crear Unidades?:

Esta opción del menú, le proporciona una alternativa para describir las

unidades de medidas (longitud, masa o tiempo) que usted usara para definir su

inventario (donde cada producto en el sistema Valery puede usar hasta dos de

estas unidades), esta ficha es opcional para el registro de inventario.

Paso N° 1:Opción de Menú: Inventario – Unidades

Paso N° 2:Al seleccionar la opción de menú unidades, se mostrará la pantalla siguiente:


Código: debe incluir un código para la unidad a crear.

Nombre: descripción para la unidad, para el ejemplo se tomo “Caja”.


Nota: Puede crear el número de depósitos que desee para organizar su

inventario.

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¿Cómo crear Marcas?:

Esta opción, proporciona una alternativa para organizar su inventario y

realizar consultas específicas por marcas que se hayan creado y asignado a

nuestro inventario, esta ficha es opcional para el registro de inventario.

Paso N° 1:Opción de Menú: Inventario – Marcas

Paso N° 2:Al seleccionar la opción de menú marcas, nos mostrará la pantalla siguiente:


Código: debe incluir un código para la marca que desea crear.

Nombre: descripción de la marca, para el ejemplo se tomo “Samsung”.


Nota: Puede crear el número de marcas que desee para clasificar su inventario.

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¿Cómo crear Aranceles?:

Esta opción, le permite registrar los porcentajes correspondientes a los

impuestos asociados a las compras de importación, esta alternativa solo aplica

para aquellos artículos que ingresemos al sistema y que será configurad en

moneda extranjera.

Aranceles: Es un instrumento regulador del comercio exterior y debe

adaptarse a la dinámica que experimentan los cambios internacionales, así como

a las condiciones de producción y comercio del país que lo utiliza.

Paso N° 1:Opción de Menú: Inventario – Aranceles

Paso N° 2:Al seleccionar la opción de menú aranceles, nos mostrará la pantalla

siguiente:


Código: debe incluir un código arancel que desea crear, esto los puede

tomar por medio de la gaceta.

Nombre: descripción de la arancel.

Porcentaje: indicamos el porcentaje asociado al arancel.


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¿Cómo crear Tallas y Colores?:

Permite organizar y clasificar nuestro inventario por tallas y/o colores, es

decir, poder ingresar un único artículo y detallarlo por las diferentes tallas y/o

colores que este posee, como por ejemplo: una tienda departamental, donde un

mismo pantalón Jean puede tener diferentes colores y tallas, para controlar

nuestro inventario a detalle.

Opción de Menú: Inventario – Tallas y Colores

Dentro de esta opción de menú, encontrara tres (3) fichas para ingresar esta información (Tallas, Colores y Esquemas de tallas y colores).

Tallas: se debe ingresar todas las tallas que utiliza nuestro inventario, en el cual se necesita ingresar un código y su descripción como se aprecia en la imagen:

Presiona F9 Registrar para completar la operación.

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Color: se debe ingresar los colores de los productos que utiliza nuestro inventario, en el cual se necesita ingresar un código y su descripción como se aprecia en la imagen:

Presiona F9 Registrar para completar la operación.

Esquema de Tallas y Colores: permite definir patrones de tallas y colores estándares para un grupo de productos, esta alternativa es utilizada para definirla a un departamento y que este a su vez se las herede estas características a los artículos asociados a él.

Para efectuar este proceso, debemos colocar en el formulario posterior la siguiente información:

Colocar un código y una descripción a nuestro patrón. Marcar o seleccionar las opciones de “talla” y “color” (la que apliquen en el

caso) Seleccionar las tallas y colores que van a formar parte de este esquema. Presiona F9 Registrar para completar la operación.

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¿Cómo Crear un Productos Terminados?:

Por medio de esta opción, debe ingresar cada uno de los artículos que

componen su inventario y los cuales manejan existencia es decir, productos

comercializados por la empresa y destinados al consumo final.

Paso N° 1:Opción de Menú: Inventario – Productos Terminados

En este formulario, podrá cargar la información referente al artículo como

(código, nombre, departamento, costos, precios, entre otros), adicionalmente

indicar la configuración avanzada para este producto.

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Paso N° 2:Datos Básicos: En el Formulario que nos muestra, en primer lugar debemos ingresar:

Código: corresponde a la identificación única de cada producto la cual se

toma como referencia el código de barra del mismo, y presionamos

ENTER para continuar.

Observación: Es importante recalcar y tomar muy en cuenta este campo, ya

que de tener movimientos el producto (Operaciones de Inventario, Ventas o

Compras), no podrá ser eliminado solamente puede cambiar su estado actual de

Activo a Inactivo.

Nombre: indicamos la descripción específica para cada producto es decir,

el nombre que lo define como artículo único en el sistema.

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Adicionalmente, podemos agregar información general relacionada a este

producto:

Departamento: representa a la clasificación que deseamos asignar este

productos y que sea creado previamente.

Marca: se debe indicar la categoría a la que corresponde dicho producto,

la cual sea creado previamente.

Referencia: corresponde a una opción de búsqueda rápida para el

producto al momento de facturarlo.

Días de Garantía: información referencial para el producto.

Uso Interno: por defecto viene definido en NO, que corresponde a que un

producto que puede ser facturado, al seleccionar SI, solo podrá verse en

los reporte.

Paso N° 3:Configuración General:Posteriormente, agregamos la configuración básica para el producto, en la

sección que se muestra en la imagen:

338



Unidad: se debe seleccionar el tipo de unidad desganada para el producto

(opcional), que le permitirá identificar la medida del artículo (longitud,

masa o tiempo).

I.V.A. Compra: representa el tipo de alícuota que se tomará en cuenta

para el registro de compras de inventario.

I.V.A. Venta: corresponde a la alícuota que se usara para la emisión de la

facturas de ventas (es muy importante determinar este opción para

obtener los resultados esperados por el sistema).

Paso N° 4:Ingresar Costos:Adicionalmente, se debe ingresar el “Costo Proveedor”, el cual representa el

valor de adquisición del producto en base a la unidad de medida seleccionada, a

pesar que no es representa un campo obligatorio, al no ingresar este valor no

obtendremos la utilidad percibida durante la venta.

338



Además, del costo del proveedor puede incorporar “Otros Costos” para el

control especifico de su inventario, y de esta forma realizar el cálculo de la utilidad

correctamente. Para efectuar este proceso, se debe presionar el botón “F4 – Ver

Detalles” como se aprecia en la imagen anterior con la flecha y de esta forma nos

mostrará el formulario siguiente:

En dicho formulario, podrá ingresar los costos adicionales que acarrean la

compra del artículo, tales como:

Costos por manejo.

Costos por desperdicios.

Costos operativos, entre otros.

Para cargar estos gastos, debe presionar F9 Registrar, y continuar con la

configuración del producto.

Adicionalmente, podremos observar la siguiente información:

Costo Calculado: el cual representa la suma del costo proveedor más los

costos adicionales, dicho costos es el que se tomara como referencia para

el cálculo del porcentaje de utilidad.

338



Ultimo Costo: indica el costo anterior del artículo una vez que este se

haya modificado.

Costo Promedio: indica el valor de tu inventario en base a los diferentes

costos y cargas realizadas de inventario.

Paso N° 5:

Determinar los Precios:Una vez ingresados los costos, se deben determinar el/los precios del

producto, en la siguiente sección:

Nota: se debe tomar en cuenta, que si el departamento posee configurado

las políticas de precios, en esta sección solo debemos seleccionar la opción de

“Tomar % de utilidad del Departamento”, que se encuentra en color rojo de la

imagen anterior.

En caso contrario, debemos indicar los porcentajes de utilidad que deseamos

obtener durante la venta. Por lo cual, se debe indicar en la sección en color azul

338



de la imagen anterior, allí podrá observar los precios sin impuesto, el porcentaje

de utilidad obtenido y el precio con impuesto.

Utilidad: es el interés, provecho o fruto que se obtiene de algo (porcentaje

de ganancia).

Recomendación: Si el producto no posee configuraciones adicionales,

puede proceder al paso N° 8 para guardar el producto.

Paso N° 6:Configuración Adicional:Estas opciones, le permitirán realizar configuraciones adicionales para el uso

personalizado del producto y adaptación a los procesos de la organización, entre

las cuales encontramos: Unidad Alterna, Descuentos E incluir una Foto como se

puede apreciar en la imagen.

338



Unidad Alterna: permite definir al producto una unidad adicional de medida

(longitud, masa o tiempo), que nos proporciona una alternativa muy útil al

momento de ofrecer a nuestros clientes productos en dos diferentes

presentaciones por ejemplo: Caja y Unidad. Sin embargo, también es aplicable

si nuestros proveedores nos enviar una presentación y nuestra unidad de venta

es diferente (este proceso es opcional).

Para efectuar esta configuración, debemos presionar la opción de “Unid.

Alterna” ubicada en la parte inferior de la pantalla (ver imagen anterior), por

consiguiente nos mostrará el siguiente formulario:

En esta sección, se debe determinar la segunda unida que se va a definir al

producto.

Seleccionamos la Unidad Alterna como se aprecia en la imagen anterior

(recuadro rojo).

Factor de Conversión: se debe determina el factor de cambio entre las dos

presentaciones, para el ejemplo se toma 12 (recuadro azul).

338



Indicamos el factor de cambio a usar, como se aprecia en la imagen

(flecha azul), en el ejemplo se coloco “UNIDAD X CAJA” es decir, la caja

contiene 12 unidades.

Al realizar esta configuración el sistema automáticamente indicara los costos

y precios de esta unidad, en base a los costos ingresados en la ficha principal

(puede ser modificado).

De igual forma, se pueden definir la presentación o unidad que se desea

mantener por defecto, en la compra o venta, tal como se aprecia en la imagen:

Nota: estas opciones no son restrictivas, ya que durante de venta o compra

del producto puedo cambian su presentación sin necesidad de cambiar esta

configuración.

Presiona F9 Aceptar, para completar la operación.

Descuentos: Permite establecer o definir un porcentaje de descuentos

permanente al artículo, el cual será aplicado durante la venta, así como también

el porcentaje máximo permitido para este producto (este proceso es opcional).

338



Para efectuar esta configuración, debemos presionar la opción de

“Descuentos” ubicada en la parte inferior de la pantalla de Productos Terminados,

por consiguiente nos mostrará el siguiente formulario:

Indicar el porcentaje que definirá, así como también el porcentaje de

descuento máximo permitido durante su venta (al mantener el valor en

cero (0.00) este no se tomara en cuenta).

Presiona el botón verde para guardar los cambios.

Incluir una Imagen: proporciona al usuario una alternativa de personalización a

sus productos, al poder identificar el producto con una imagen la cual podrá ser

usada como referencia en una de los módulos de facturación.

Para efectuar esta configuración, debe presionar el botón de “Ct + F Incluir”:

Se debe seleccionar la imagen que se asignara al producto y ya estará

configurado.

338



Paso N° 7:Configuración Avanzada: Estas opciones proporcionan al usuario, alternativas que le permitirán

agregar funciones o características específicas a cada producto, las cuales se

ubican en la parte derecha de la ficha de “Productos terminados”:

Entre las configuraciones adicionales, podemos encontrar:

Estado Actual: indica si el producto se encuentra habilitado para facturar.

Esta opción por defecto viene habilitada en ACTIVO, y la cual se debe

cambiar a INACTIVO, una vez que ya no ofrezcamos dicho artículo a

nuestros clientes.

Producto: nos permite identificar si es un producto Nacional o Importado.

Moneda: permite definir la moneda con la que se desea manejar los

costos del producto, este opción esta complementada con la importación

cuyo proceso indica que los productos deben estar configurados en una

moneda extranjera (dólar).

338



Decimales en Cant.: representa si requerimos que dicho artículo sea

facturado en cantidades con decimales o números enteros, por defecto

viene habilitado en SI.

Editar Nombre en Fact.: permite cambiar o complementar el nombre el

producto en el modulo de factura de ventas, esta modificación realizada

solo afectara esta factura ya que el producto conservara su nombre

original. Por defecto, esta opción viene en NO.

Requiere clave al facturar: este implica que al momento de seleccionar

este producto en la factura, este solicitara una clave de autorización para

su venta (para productos de distribución restringida).

Uso Obligatorio Balanza: permite definir el uso obligatorio de las

balanzas electrónicas para facturar dicho artículo.

Medidas: permite agregar información complementaria (Largo, Ancho,

Alto y Peso) para el producto, tal como se aprecia en la siguiente imagen:

Otros Impuestos: se debe indicar el porcentaje de impuesto municipal

que aplica para este artículo o impuesto de licor. Ver imagen:

338



Comisión de Ventas: permite definir, porcentajes o montos de comisión

específicos para este producto durante la venta del mismo o durante el

pago de la factura emitida a crédito con este artículo.

En esta sección, se deben ingresar los porcentajes de comisión que desea

cancelar, según su método (Comisión de Ventas ó Comisión de Cobranza). Y para

completar el proceso, presiona F9 Registrar.

Códigos Alternos: proporciona una alternativa cuando un producto posee

más de un código (por ejemplo, un código para cada proveedor y otro de

uso de la empresa), se puede tomar en cuenta esta propuesta, siempre y

cuando dichos códigos alternos no correspondan a un código principal de

otro producto.

Para realizar este proceso, debemos presionar el botón “No Configurado”, y

nos mostrará el formulario siguiente:

338



Ingresamos los códigos que deseamos asociar este mismo artículo (los

cuales pueden ser usados para las búsquedas al igual que su código principal).

Seriales:

Este método, nos permite indicarle al producto que utiliza seriales únicos que

serán solicitados durante la venta, este método es usado usualmente para

productos como: computadores, electrodomésticos, vehículos, teléfonos, entre

otros. Para realizar este proceso, debemos presionar el botón “No Configurado”, y


En el cual, debemos marcar la opción de “¿Maneja Seriales?”, y presionar

ESC CERRAR.

338



Inv. Por Capas (Lotes):Este método, nos permite valorar el inventario en base a costo de la compra

del artículo. Esto se lleva acabo llevando el control de los inventarios por capas

agotando las capas ingresadas primero. El control de las capas dentro de Valery®

Profesional se puede llevar por almacén, lote o número y fecha de vencimiento.



En el cual, debemos marcar la opción de “¿Maneja Lotes?”, y presionar ESC

CERRAR.

Talla/Color: Esta opción, le proporciona una alternativa para clasificar u organizar nuestro

inventario por tallas y/o colores, es decir, poder ingresar un único artículo y

detallarlo por las diferentes tallas y/o colores que este posee, como por ejemplo:

una tienda departamental, donde un mismo pantalón Jean puede tener diferentes

colores y tallas, para controlar nuestro inventario a detalle.



338



En el formulario, debemos seleccionar las tallas y los colores asociados al

producto que se está ingresando al sistema.

Presiona Registrar para guardar los cambios.

Nota: Un producto, puede tener configurados el número de tallas y colores

que desee. Por otro lado, puede definir que solo usa tallas, o colores, o en su

defecto ambas opciones.

Paso N° 8:Guardar/Registrar Producto Terminado: una vez definida cada una de las

partes que identificaran el producto, debe proceder a guardar los cambios de

forma definitiva, para lo cual debe presionar el botón F9 registrar, como se aprecia

en la imagen:

338



¿Cómo Crear Servicios?:

Por medio de esta opción, se podrán crear un conjunto de actividades que

buscan proporcionar valor agregado a los usuarios, al ofrecer un beneficio o

satisfacer sus necesidades.

Paso N° 1:Opción de Menú: Inventario – Servicios

Paso N° 2:Una vez seleccionada la opción, nos mostrará el siguiente formulario:

338



Dentro de este formulario se debe cargar la información que aplique para su

tipo de servicio, para lo cual le indicaremos qué función cumple cada campo:

Campos Obligatorios para registrar un servicio: Código: ingresar el código que deseamos proporcionar al servicio (este

campo no puede corresponder al código de algún producto).

Nombre: determinar la descripción del servicio o actividad, que se mostrará

en la factura de ventas.

Departamento: seleccionar el departamento al cual pertenece el servicio

(Este campo es opcional si no utiliza este tipo de clasificación).

I.V.A. Compra: se refiere al porcentaje de impuesto que se usara al

momento de usar el servicio en una factura de compras.

I.V.A. Venta: hace referencia al impuesto que se cobrara durante la

facturación.

Costo Proveedor: indica el costo del servicio para la empresa, este campo

no es obligatorio para la facturación del servicio, pero si desconocerá él % de

utilidad que se obtendrá durante su venta.

Precio de Venta: Se debe indicar, el precio al que se va a ofrecer el servicio

a nuestros clientes, por defecto se recomienda colocar por lo menos el precio

Máximo, sin embargo puede colocar cuatro (4) tipo de precio por servicio.

Recomendación: Al cargar la información anterior, puede proceder a

guardar el servicio para completar la operación, para lo cual debe presionar F9

Registrar.

338



Configuración Avanzada de los servicios:Entre las configuraciones de los servicios podemos tomar en cuentas las

siguientes (estas se encuentran en la parte derecha del formulario como se

aprecia en la imagen):

Estatus Actual: representa si el servicio puede ser facturado o no, para ello

podemos pasarlo de Activo a Inactivo.

Solicitar Ser. al Fact.: esta opción permite indicar al servicio, si para poder

facturarlo es necesario que solicite el “Servidor” quien será la persona u

organismo que realizará el trabajo o será el responsable del mismo.

(Servidor: Representa la persona o ente quien preste un servicio).

Decimales en Cantidad: se refiere a que si se requiere que el servicio

acepte decimales durante su facturación y no solo números enteros.

Editar Nombre en Fact.: permite modificar la descripción del servicio

durante su facturación, sin embargo esta modificación solo afectara la factura

ya que el nombre del servicio dentro de su ficha se mantendrá.

338



Comisiones de Ventas: permite una alternativa para definir los porcentajes o

montos de comisión que puede obtener el vendedor al facturar este servicio.

En esta sección, se deben ingresar los porcentajes de comisión que desea

cancelar, según su método (Comisión de Ventas ó Comisión de Cobranza). Y para

completar el proceso, presiona F9 Registrar.

Paso N° 3:Al cargar la información anterior, puede proceder a guardar el servicio para

completar la operación, para lo cual debe presionar F9 Registrar.

Observación: Para eliminar un servicio, debe seleccionar el servicio y

presionar “F6 Eliminar” sin embargo, si el servicio posee transacciones realizadas

no podrá eliminarlo y en su defecto deberá colocarlo en estatus INACTIVO.

338



¿Cómo Crear un Productos Compuestos?:

Esta opción de menú, proporciona una alternativa al usuario de crear un

producto el cual estará asociado a un conjunto de “Productos Terminados o

Servicios”, es decir, podremos crear la combinación que desee para la facturación

de este artículo o combo.

Paso N° 1:Opción de Menú: Inventario – Producto Compuesto:

Paso N° 2:Una vez seleccionado la opción de menú nos mostrará el formulario

siguiente:

338



Código: se debe definir el código del producto o combo, este no debe

corresponder a ningún producto terminado o servicio ya creado.

Nombre: Descripción de producto, como desea que se muestra en la factura.

Departamento: indicar el departamento al cual pertenecerá este producto.

Paso N° 3:Asignar los productos terminados o Servicios, que formaran parte del

producto compuesto, para realizar el siguiente proceso:

Se debe seleccionar, los productos que se desean asociar, presionando los

tres (…) puntos como se precia en la imagen apuntando con la flecha y asignarle

la cantidad que corresponde de cada producto para formar el combo.

Nota: el producto compuesto, puede estar formado en el número deseado de

productos terminado y servicios con sus respectivas cantidades para cada parte.

338



Por otro lado debe tomar en cuenta que las cantidades indicadas se tomaran en

cuenta en función a la Unidad Principal del Producto Terminado.

Observación:

En la parte inferior de la pantalla se apreciara la suma de los costos de

todos los productos y el precio que el sistema propondrá para este producto

(el cual está formado de la suma de todos los precios de los productos

seleccionados y sus cantidades) sin embargo usted podrá modificar este

precio y asignar el que desee.

Configuración Avanzada:

Estas opciones, que se encuentran en la parte derecha del formulario

corresponden a las configuraciones que se realizan tanto en Productos

Terminados como en Servicios, por lo cual puede tomarlas como referencia

para esta configuración.

Paso N° 4:Para completar la transacción debe presionar F9 Registrar.

Observación: Para eliminar un productos compuesto, debe seleccionar el

servicio y presionar “F6 Eliminar” sin embargo, si el servicio posee transacciones

realizadas no podrá eliminarlo y en su defecto deberá colocarlo en estatus

INACTIVO.

338



¿Cómo verificar los Conceptos de Retención de I.S.L.R.?:

Esta opción de menú, permite ingresar conceptos de retención de I.S.L.R. o

modificar los que ya estén creados, el sistema por defecto posee cargado los

conceptos sin embargo, usted podrá consultarlos y verificar su contenido.

Consideraciones:

El Impuesto sobre la Renta (ISLR) es un Impuesto que se le paga al estado

venezolano (a través del SENIAT) sobre las ganancias obtenidas en el año fiscal.

La Ley de Impuesto sobre la Renta, nos define este proceso en el siguiente

artículo:

Artículo 1. “Los enriquecimientos anuales, netos y disponibles obtenidos en

dinero o en especie, causarán impuestos según las normas establecidas en esta

Ley. Salvo disposición en contrario de la presente Ley, toda persona natural o

jurídica, residente o domiciliada en la República Bolivariana de Venezuela, pagará

impuestos sobre sus rentas de cualquier origen, sea que la causa o la fuente de

ingresos este situada dentro del país o fuera de él.”

Para verificar e ingresar estos conceptos, debe realizar los siguientes pasos:

Paso N° 1:Opción de Menú: Inventario – Conceptos de Retención de I.S.L.R.

338



Paso N° 2:Dentro del formulario, se debe ingresar el código de I.S.L.R. como se aprecia

en la imagen, allí se podrán hacer la modificaciones necesarias para este conceto.

Paso N° 3:Presiona F9 Registrar, para guardar los cambios.

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Operaciones de Inventario:

Por medio de esta opción de menú, el usuario tiene la posibilidad de realizar

ajustes en su inventario, esto con la finalidad de agregar o desincorporar

existencia de los productos terminados en cada uno de los depósitos que posea.

Opción de Menú: Inventario – Operaciones de Inventario

Una vez seleccionada la opción de menú, nos mostrará el siguiente

formulario con cinco (5) diferentes operaciones de inventario:

1. Carga.

2. Descarga.

3. Traslados.

4. Ajustes.

5. Descargas de Uso Interno.

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1. ¿Cómo realizar una Carga de Inventario?

Carga: agregara o sumar existencia a nuestro inventario de productos

terminados.

Paso N° 1:Para realizar esta operación de Inventario, debemos hacer click en el módulo

de “Operaciones de Inventario”, y seleccionamos la opción uno (1) Cargas, como

lo muestra la siguiente imagen:

Una vez selecciona la opción de “Cargas”, le proporcionamos una

descripción en función a lo que se va a cargar o productos a ingresar, por ejemplo:

Carga de electrodomésticos.

Adicionalmente, seleccionamos el “Deposito” donde se hará la carga de

inventario a efectuar.

338



Paso N° 2:Realizamos la selección del o los artículos a cargar donde nos mostrará la

información del producto (Nombre, Existencia Actual, Unidad y Costo), como se

muestra en la pantalla siguiente:

Este punto, colocamos la cantidad a ingresar en el campo apuntado por la

flecha, y presionamos ENTER hasta pasar a la siguiente línea para agregar el

próximo producto.

Paso N° 3:Una vez culminado la carga de todos los productos, nos dirigimos a la parte

inferior del formulario, y presionamos F9 REGISTRAR y culminamos el proceso de

registro de la operación de inventario.

338



2. ¿Cómo realizar una Descarga de Inventario?

Descarga: restar o disminuir la existencia de los productos de inventario.


de “Operaciones de Inventario”, y seleccionamos la opción uno (2) Descargas,

como lo muestra la siguiente imagen:

Una vez selecciona la opción de “Descargas”, le proporcionamos una

descripción en función a lo que se va a restas, por ejemplo: Descargas de

electrodomésticos.

Adicionalmente, seleccionamos el “Deposito” de donde se hará la resta de

inventario

.

338



Paso N° 2:Realizamos la selección del o los artículos a descargar donde nos mostrará

la información del producto (Nombre, Existencia Actual, Unidad y Costo), como se

muestra en la pantalla siguiente:

Este punto, colocamos la cantidad a restar de inventario en el campo

apuntado por la flecha, y presionamos ENTER hasta pasar a la siguiente línea

para agregar el próximo producto.




338



3. ¿Cómo realizar una Traslado de Inventario?

Traslados: nos permite enviar existencia de un depósito a otro.


de “Operaciones de Inventario”, y seleccionamos la opción uno (3) Traslados,

como lo muestra la siguiente imagen:

Una vez selecciona la opción de “Traslados”, le proporcionamos una

descripción en función a lo que se va a trasladar, por ejemplo: Envió de

electrodomésticos.


inventario y seleccionamos el “Deposito” de donde se enviara las existencias.

338



Paso N° 2:Realizamos la selección del o los artículos a trasladar donde nos mostrará la

información del producto (Nombre, Existencia Actual, Unidad, Del Depósito, Al

Depósito, Costo), como se muestra en la pantalla siguiente:

Este punto, colocamos la cantidad a trasladar de un depósito a otro en el

campo apuntado por la flecha, y presionamos ENTER hasta pasar a la siguiente

línea para agregar el próximo producto.




338



4. ¿Cómo realizar una Ajuste de Inventario?

Ajustes: esta alternativa se utiliza para sustituir la existencia actual del

producto por la cantidad ingresada (este método no aplica para productos que

utilizar inventario por capas, seriales, tallas y colores)


de “Operaciones de Inventario”, y seleccionamos la opción uno (4) ajustes, como

lo muestra la siguiente imagen:

Una vez selecciona la opción de “Ajustes”, le proporcionamos una

descripción en función a lo que se va a realizar.

Adicionalmente, seleccionamos el “Deposito” de donde se hará el Ajuste de

inventario.

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Paso N° 2:Realizamos la selección del o los artículos a ajustar donde nos mostrará la

información del producto (Nombre, Existencia Actual, Unidad, Costo, entre otros),

como se muestra en la pantalla siguiente:

Este punto, colocamos la cantidad a ajustar en el campo apuntado por la

flecha, y presionamos ENTER hasta pasar a la siguiente línea para agregar el

próximo producto.




338



5. ¿Cómo realizar una Descarga de uso Interno de Inventario?

Descargos de uso Interno: disminuir existencia de los productos de

inventario por efectos de donaciones, daños o utilidad de la empresa (Auto

Consumo) basado en el Reglamento de Entradas y Salidas de Inventario Artículo

177 de I.S.L.R.


de “Operaciones de Inventario”, y seleccionamos la opción uno (5) Descargas de

uso Interno, como lo muestra la siguiente imagen:

Una vez selecciona la opción de “Descargas de uso Interno”, le

proporcionamos una descripción en función a lo que se va a realizar.


inventario.

338



Paso N° 2:Realizamos la selección del o los artículos a descargar y nos mostrará la

información del producto (Nombre, Existencia Actual, Unidad, Costo, entre otros),

como se muestra en la pantalla siguiente:

Este punto, colocamos la cantidad a desincorporar de inventario en el campo

apuntado por la flecha, y presionamos ENTER hasta pasar a la siguiente línea

para agregar el próximo producto.




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¿Cómo realizar Operaciones de Precios?:

Estas alternativas, proporcionan unas herramientas para configuraciones en

su inventario y realizar tareas complejas de forma sencilla y práctica al usuario.

Opción de Menú: Inventario – Operaciones de Precios

Dentro de esta opción de menú, encontrara tres (4) alternativas relacionadas

a precios, entre ellas encontrará:

1. Ofertas y promociones.

2. Ajustes de Precios e Impuestos.

3. Precio x cantidad de Productos.

4. Lista de Precios.

1. ¿Cómo crear una Oferta y Promoción?

Paso N° 1:Seleccionar la opción de menú de Inventario – Operaciones de Precios –

Ofertas y promociones, como se aprecia en la imagen:

338



Paso N° 2:En el formulario siguiente (ver imagen), debe indicar el nombre de la

promoción y el rango de fechas en la que esta aplicara y presionar F2 Editar.

Paso N° 3:Al presionar F2 Editar, les mostrará una pantalla como la que vemos a

continuación:

338



En ella podrá observar tres (3) formar de crear una promoción:

1. Por Cantidad: en esta opción podrá indicar la cantidad a llevar por el

cliente y la cantidad que será cobrada, por ejemplo: 2 x 1.

2. Por Descuentos: representa que puede colocar un porcentaje de

descuento fijo que será aplicado al momento de facturar.

3. Por Precio: corresponde a determinar uno de los cuatro precios (precio:

oferta, mínimo o máximo) que posee el producto que aplique a la

promoción.

Paso N° 4:Posteriormente, se deben indicar los productos que aplican para la

promoción, para realizar este proceso puede seleccionar cada producto (ver

imagen donde apunta la flecha) es decir, producto por producto.

Observación: posee una alternativa de “Importar Producto” un conjunto o

grupo de productos, para los cuales necesitamos aplique esta promoción.

338



Al seleccionar la opción de “Importar Producto” se mostrará un formulario

como el que se muestra a continuación, en el podrá encontrar diversos filtros de

consulta un conjunto de productos y presiona F9 Importar.

Paso N° 5:Una vez culminado la configuración de la promoción, y sus productos, nos

dirigimos a la parte inferior del formulario, y presionamos F9 Aceptar.

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2. ¿Cómo Ajustar Precios o Impuestos?

Paso N° 1:Seleccionar la opción de menú de Inventario – Operaciones de Precios –

Ajustar Precios o Impuestos, como se aprecia en la imagen:

Paso N° 2:Dentro de la siguiente pantalla, encontrar tres (3) formas de ajustes:

a- Ajuste de Costos y Precios de forma Lineal.

b- Ajuste de Precios para obtener un % de Utilidad del precio o del costo.

c- Ajustar el porcentaje de Impuesto (I.V.A.).

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a- Ajuste de Costos y Precios de forma Lineal:Esta opción le permite aumentar o disminuir el costo y/o precio en base a un

porcentaje o valor absoluto. En otras palabras, nos permite definir un costo y/o

precio (porcentaje o valor absoluto) y seleccionar el grupo de productos a los

cuales desea aplicar esta configuración y automáticamente se actualizan sin

necesidad de realizarlo por cada producto.

b- Ajuste de Precios para obtener un % de Utilidad del precio ó del costo:

Aplica según el método de cálculo de utilidad por omisión, es decir en base al

método se calculo de utilidad seleccionado (en base al costo ó precio), este

proceso se lleva a cabo determinando el porcentaje de utilidad que desea adquirir,

selecciona el grupo de productos a los cuales desea aplicar esta configuración y

automáticamente se actualizan sin necesidad de realizarlo por cada producto.

c- Ajustar el porcentaje de Impuesto (I.V.A.):Por medio de esta alternativa, podrá cambiar los tipos de alícuotas (I.V.A.),

de forma lineal y automática par un grupo de productos.

338



CAPÍTULO IV

Ventas

Este capítulo, tiene como objetivo identificar los aspectos fundamentales

para el proceso de facturación del sistema de Valery® Profesional, y su relación

que guarda con otros módulos, debido a que el punto focal de cada empresa

depende de sus ingresos.

Cabe destacar, que el sistema de Valery® tiene la alternativa de generar

facturas de Contado y Crédito para un control detallado de sus procesos.

Facturación de Contado: nos permitirá generar dicha factura y asociarla a

uno o varias formas de pago.

Facturas a Crédito: se podrá generar la factura pero esta no solicitara la

forma de pago, sino que pasara al modulo de Cuentos por Cobrar y formara parte

del estado de cuenta del cliente, hasta tanto no se haya recibido el pago

correspondiente.

Para llevar a cabo este manual, se debe conocer que dentro de los procesos

de ventas pueden intervenir ciertos agentes para la ejecución de la venta, entre

ellas se destacan:

- El registro del Cliente.

- La intervención de un Vendedor.

- La agrupación o clasificación de las ventas (Zonas y clientes)

- Procesos administrativos previos a las ventas.

- Generar pagos, entre otros.

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¿Cómo crear un Cliente?El presente módulo, establece los pasos a seguir para el registro de un

cliente y como se debe configurar correctamente para el máximo provecho de las

bondades del sistema, para de esta forma crear una base de datos de clientes con

sus respectivos datos fiscales, de contacto, condiciones, entre otros.

Observación: En el mismo orden de ideas, puede tomar en cuenta que por

este módulo ó ingresar el cliente durante el registro de la factura en este último

punto solo tendremos la opción de agregar datos generales y obligatorios del

cliente, es decir para el segundo caso los clientes no tendrán la opción de créditos.

Recomendación: Una vez ingresado un cliente, este puede ser modificado

en su contenido, sin embargo el campo “Código” no podrá ser editado, en su

defecto deberá eliminar este cliente y volver a cargarlo esto, solo si dicho cliente

no posee transacciones asociadas ya que, para este caso solo lo podrá colocar en

estatus “Inactivo”.

Paso N° 1:Opción de Menú: Ventas – Clientes

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Paso N° 2:Ingresar datos generales del Cliente:Dentro del siguiente formulario, se debe ingresar la siguiente información:

1. Código: Es la identificación única de cada cliente, ejemplo se puede

tomar en cuenta la cedula de identidad de la persona o RIF (Natural, Jurídica

o Gobierno), sin embargo esto pueda quedar a criterio de la empresa que

código desea utilizar. (Campo obligatorio)

2. Nombre: corresponde a la Razón Social. (Campo obligatorio)

3. Rif: Registro de Identificación Fiscal. Para el caso, puede usar el

botón de “F2 validar Portal Seniat” lo cual te permitirá consultar la razón

social del Rif ingresado.

4. Denominación Fiscal: Esta basado en la naturaleza de nuestros

clientes (No Contribuyentes, Contribuyente Forma, Contribuyente Ordinario,

Exonerados, Gobierno, Extranjero e ISVM).

338



Además, debemos ingresar los datos comerciales del cliente:

5. Contacto: nombre de la persona con la poseemos el trato comercial

si el cliente él una persona Jurídica.

6. Dirección: Domicilio fiscal. (Campo obligatorio)

7. Correo Electrónico: nos permitirá enviar documentos por ejemplo

presupuestos y facturas, directamente desde el sistema.

8. Teléfono: Números de contacto. (Campo obligatorio)

Nota: en este punto, si el cliente no requiere alguna configuración adicional

puede completar el proceso, presionando el botón F9 Registrar para guardar los

cambios realizados.

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Configuración Adicional (datos opcionales):

9. Días de Créditos: Campo obligatorio para aquellos clientes a los

cuales se le oferta ventas a crédito, en el cual debemos determinar una

cantidad de días.

10. Limite de Crédito: se debe colocar el monto máximo del crédito

permitido si aplica para algún cliente, en caso contrario de coloca cero y será

indeterminado.

11. Zona de Venta: esta alternativa nos permite asociar al cliente a una

zona geográfica por ejemplo: Centro, Este, Oeste, entre otros.

12. Grupo: representa una forma de clasificación adicional por ejemplo:

Corporativos, Naturales, Gubernamentales, entre otros.

13. Vendedor: nos permite definir un vendedor para cliente específico,

sin embargo durante la facturación puede variarse.

Observación: Estas opciones nos permitirán, consultar reportes de ventas y

realizar búsquedas más detalladas.

338



Propiedades de cliente:

A. En este segmento, podremos apreciar al momento de consultar esta

ficha, los movimientos y saldos del cliente.

B. En estas opciones de configuración se puede cambiar el estatus así

como las perisologías avanzadas para sus clientes.

Paso N° 3:Para completar el proceso debe presionar “F9 Registrar”.

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¿Cómo crear Grupos de Clientes?Esta opción le permitirá, agregar una clasificación adicional para sus clientes

y la consulta detallada de las ventas.

Paso N° 1:Opción de Menú: Ventas – Grupos

Paso N° 2:Al seleccionar la opción de menú Grupos, nos mostrará la pantalla siguiente:


Código: debe incluir un código para el grupo a crear.

Nombre: descripción para el grupo.

.

Nota: Puede crear el número de grupos que desee para clasificar sus

clientes.

Paso N° 3:Debe presionar F9 Registrar para completar la operación.

338



¿Cómo crear Zonas de Clientes?Esta opción le permitirá, agregar una clasificación adicional para sus clientes

y la consulta detallada de las ventas.

Paso N° 1:Opción de Menú: Ventas – Zonas

Paso N° 2:Al seleccionar la opción de menú Zonas, nos mostrará la pantalla siguiente:




Referencia: Corresponde a un detalle que defina esta zona (opcional).

.


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¿Cómo crear Vendedores?Esta opción le permitirá, agregar vendedores para el control de ventas y

cálculos de comisiones como valor agregado para la consulta detallada de las

ventas.

Paso N° 1:Opción de Menú: Ventas – Vendedor

Paso N° 2:Al seleccionar la opción de menú Vendedor, se mostrará la pantalla

siguiente:




Además de ingresar la información referencial del vendedor como:

Dirección, correo, entre otros.

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Paso N° 3:Definir comisiones (Datos Opcionales):Dentro de la ficha, se pueden definir las comisiones de dos (2) forma:

A. Comisiones por Ventas por Niveles de Precios: representa que el

cálculos de las comisiones se llevara a cabo durante la emisión de la

factura (sin tomar en cuenta si la misma fue cancelada o no), además

de definir los porcentajes a ganar el vendedor para los productos y

servicios. Los porcentajes se deben ingresar de acuerdo a los tipos de

precios definidos.

B. Comisiones por Cobranza por Niveles de Precios: Permitirá definir

los porcentajes de comisiones, pero solo para facturas que hayan sido

canceladas (pagadas), además debe colocar los porcentajes a ganar

para el vendedor de acuerdo al tipo de precio definido en la ficha de

inventario.

Nota: En este punto puede realizar el proceso de registro del vendedor,

presionando el botón F9 Registrar.

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Paso N° 4:Configuración adicional para cálculo de Comisiones por Cobranza y

Ventas (Datos Opcionales):En esta sección, puede definir configuraciones avanzadas relacionadas a los

métodos que le proporciona el sistema para el cálculo de comisiones para

vendedores.

A- Comisiones Porcentuales por Rango de Ventas: Este método permite

definir porcentajes de comisión en base a un rango de ventas (montos de las

ventas por vendedor), como se aprecia en la imagen:

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B- Comisiones Porcentuales por Utilidad de Ventas: Este método permite

definir porcentajes de comisión en base a la utilidad (porcentaje de ganancia)

de las obtenidas por el vendedor, como se aprecia en la imagen:

C- Comisiones Porcentuales por Rango de Cobranza: Este método permite

definir porcentajes de comisión en función de las cobranzas realizadas por el

vendedor de facturas a crédito, como se aprecia en la imagen:

D- Días de Tolerancia en Comisiones de Cobranza: esta alternativa permite

disminuir porcentajes de comisiones en base a los días de cobranza

adicionales para las facturas a crédito, este método está relacionado con

“Comisiones Porcentuales por Rango de Cobranza” debido a que si una

factura supera sus días de crédito al momento de ser cobrada, en función a

338



dichos días de tolerancia se pueden restar porcentajes de comisiones. Ver

imagen:

En la imagen se puede apreciar lo siguiente: De 1 a 15 días de la fecha de

cobranza, se le restaran de las comisiones del vendedor un cero (0) porciento (si

se toma como referencia que la fecha límite de cobranza es 15 días), además si

se cobra de 15 a 30 días, se le resta de las comisione al vendedor 2 % del la

comisión percibida.


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¿Cómo crear Servidores?Por medio de esta alternativa, se pueden definir las personas que prestaran

el servicio previamente creado por la sección de inventario del Capítulo I, “El

Servidor” quien será la persona u organismo que realizará el trabajo. (Servidor:

Representa la persona o ente quien preste un servicio).

Paso N° 1:Opción de Menú: Ventas – Servidores

Paso N° 2:En el formulario que se mostrará, debe ingresar un Código para el servidor y

su Nombre como información obligatoria, además información opcional de

referencia tales como: Dirección, Correo, Teléfono. Entre otros.

Nota: Una vez cargada esta información, y los servidores no requieran

ningún otro tipo de configuración adicional para su uso, debemos guardar los

cambios en el botón F9 Registrar.

Paso N° 3:

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Configuración Avanzada:En esta sección, podrá definir el estatus de su servidor y agregar los

porcentajes de comisión:

Estatus: permite inhabilitar o suspender un servidor para que no sea tomado

durante la facturación.

Comisiones: permite indicar los porcentajes de comisión que percibirá el

servidor por cada servicio facturado y asociado a su nombre, para ello solo

debemos indicar los porcentajes tal como se aprecia en la imagen o puede

definir el monto especifico por cada servicio facturado.

Para guardar las configuraciones de las comisiones, debe presionar F9

Aceptar.

Paso N° 3:Guardar Servidor:Presiona F9 Registrar, para guardar definitivamente el servidor.

Consideraciones:

338



Documentos que se pueden generar en el módulo de Ventas:Dentro de las características, que posee Valery Software Empresarial, en la

de generar cuatro (4) tipos de documentos:

1- Presupuesto.

2- Pedidos:

3- Notas de Entrega.

4- Factura de Ventas o Punto de Venta.

Estas alternativas, brindan la posibilidad de llevar el proceso de ventas de

forma metodológica y organizada desde la cotización hasta la emisión de la

factura fiscal.

De esta forma, de acuerdo al tipo de empresa podremos llevar a cabo las

transacciones que aplique en el proceso de venta, por ejemplo:

Iniciamos con la emisión de un Presupuesto, donde cotizamos una cantidad

de productos a nuestro cliente, a partir de la aprobación del mismo podremos

generar un Pedido (para apartar la mercancía), adicionalmente se puede emitir

una Nota de Entrega para enviar los productos solicitados, hasta emitir la factura.

Es decir, se debe mantener este orden:

Además, esto permite simplificar el trabajo ya que una vez creado el

presupuesto se deberá cargar este a los documentos posteriores en la

dependencia anterior (aunque no es necesaria generar todos los documentos

hasta llegar a la factura).

Sin embargo, este proceso no es restrictivo se podrá emitir cualquier

documentos (Presupuesto, Pedido, Nota de Entrega o Factura) sin necesidad de

depender de otro.

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¿Cómo crear un Presupuesto?Por medio de este módulo, se podrán generar presupuestos los cuales

permiten realizar el cálculo y negociación anticipado de los ingresos de una

actividad económica durante un período determinado.

Paso N° 1:Opción de menú: Ventas – Presupuestos

Paso N° 2:Ingresar los datos del cliente:Se debe introducir los datos del cliente a cotizar, en la sección que se

muestra en la imagen:

Este proceso se lleva a cabo, ingresando el código del cliente y presionando

ENTER.

Tip: En la sección del manual donde se detalla “¿Cómo crear una Factura de Ventas?”, podrá encontrar las diferentes formas de

cargar los clientes de acuerdo a sus necesidades organizacionales.

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Paso N° 3Ingresar datos auxiliares: Una vez cargado el cliente se pueden tomar en cuenta las siguientes

consideraciones:

a- Vendedor: Se selecciona el vendedor quien está efectuando la

cotización.

b- Tipo de Precio: Se indica porque tipo de precio de va a presupuestar al

cliente (el cual será tomado en cuenta a la hora de facturar el

presupuesto)

c- Caduca en: permite definir el día de validez del presupuesto.

Paso N° 4:Ingresar artículos:Debemos seleccionar el artículo o los productos a presupuestar, de tres

formas:

1- Escribiendo el código del artículo.

2- Leyendo su código de barra.

3- Presionando los tres puntos para utilizar las opciones de búsquedas.

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Paso N° 5:Una vez seleccionado el producto, indicamos la cantidad a llevar por el

cliente, presionamos ENTER hasta pasar a la siguiente línea para agregar otro

artículo.

Paso N° 6:Cargado todos los artículos a facturar, nos dirigimos a la parte inferior de la

Cotizar, y presionamos F9 Registrar.

Nota: Adicionalmente, también podremos encontrar los siguientes botones:

1- Info Reint.: Nos muestra la rentabilidad de la venta, como por ejemplo la

utilidad obtenida.

2- F3 Cliente: Permite visualizar la información del cliente.

3- F11 Cargar: Nos proporciona la alternativa de cargar o copiar documentos

previamente registrados tales como: Presupuestos, Pedidos, Notas de

Entrega, Facturas anteriores y Facturas en Espera.

4- Ct+F10 Reimprimir: Para generar una copia No Fiscal de la Factura

previamente registrada.

5- Ct+F9 En Espera: Da la alternativa de guardar una factura para luego

terminarla, la cual se puede retomar por la opción de F11 Cargar.

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6- F9 Registrar: nos permite totalizar y generar la factura. (este se indicara en

el Paso N° 7).

7- ESC Salir: para cancelar la transacción.

Paso N° 7:Totalizar: Al presionar F9 Registrar, nos mostrará una pantalla como la siguiente,

donde podrá evaluar el total de la cotización y si desea o no agregar algún

descuento. (Ver Imagen):

Paso N° 8:Presiona F9 Registrar para completar la transacción e imprimir el

presupuesto.

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¿Cómo crear un Pedidos?Por medio de este opción, se podrán crear pedidos, los cuales poseen la

característica de apartar la mercancía solicitada colocándola en estatus

“Comprometida”, para que esta solo puede ser descargada de inventario cargando

dicho pedido en una Nota de Entrega o Factura.

Opción de menú: Ventas – Pedidos

Observación: En proceso para crear un Pedido de Ventas es similar al de

crear un presupuesto de ventas, ya que solo debemos ingresar los datos del

cliente y los productos solicitados.

Para este caso en particular se tomara en cuenta, que se realizara un Pedido

en base a una Presupuesto previamente cargado y simplificar el trabajo.

¿Cómo crear un Documento a partir de otro?

Paso N° 1:Una vez seleccionado el módulo de Pedido, como se aprecia en la imagen:

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En la parte inferior del formulario, debemos buscar el botón de: F11 Cargar:

Paso N° 2:Al presionar el botón, nos mostrará la siguiente ficha:

Dentro de la ficha, debe seleccionar la opción de “F2 Presupuesto de Venta

de Venta”, el cual nos permitirá cargar una copia de los presupuestos ya creados y

pasarlos a Pedidos.

Además, debemos indicar el número de presupuesto a cargar, y presiona F9

Aceptar.

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Una vez, efectuado el proceso anterior podremos apreciar en el formulario de

pedido, los datos del cliente y sus artículos tal cual se había presupuestado, en

este punto podrá realizar las modificaciones necesarias de los datos los clientes y

productos si fuese necesario.

Paso N° 3:Verificados todos los datos, nos dirigimos a la parte inferior de la pantalla, y

presionamos F9 Registrar.

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Paso N° 4:Al presionar F9 Registrar, nos mostrará una pantalla como la siguiente,

donde podrá evaluar el total del pedido y si desea o no agregar algún descuento.

(Ver Imagen):

Presiona F9 Registrar.

Paso N° 5:En el formulario siguiente, se debe determinar la forma de pago o adelanto

del pago que esté realizando el cliente, en su defecto también podemos colocarlo

en cero (0).

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Presiona F9 Registrar, para completar la transacción e imprimir el pedido.

Observación: En el Paso N° 5, puede ser opcional se solicitar la forma de

pago en el pedido por lo cual en el paso N° 4 al presionar F9 Registrar terminaría

la transacción para el pedido, en caso de no necesitar este valor al momento de

realizar el pedido se puede deshabilitar en la siguiente propiedad:

Dirigirse a: Utilidades - Propiedades Generales, y buscar el índice 2095, de

“Pedir Anticipos en Pedidos”, como se muestra en la imagen:

Seleccionamos entre las opciones que nos muestra, la opción de “NO”.


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¿Cómo generar una Nota de Entrega?La nota de entrega, es un documento mercantil que acredita la entrega de

una mercancía, como prueba de que ha recibido el pedido.

El uso de notas de entrega no es obligatorio por lo que en ocasiones se

entrega directamente la factura. Solo en los casos, en los que las transacciones

son muy continuas se emiten notas de entrega por cada pedido y al final de cada

periodo se emite la factura de todas las transacciones.

Observación:Existen tres formas de Emitir una Nota de Entrega:

1- Emitir directamente una Nota de Entrega: Este proceso para crear una

Nota de Entrega en ventas es similar al de crear un presupuesto, ya que

solo debemos ingresar los datos del cliente y los productos solicitados

para registrarlas.

2- Emitir una Nota de Entrega a partir de un documento previo (presupuesto o Pedido): para llevar a cabo este proceso se puede tomar

como referencia de: ¿Cómo crear un Documento a partir de otro? Que se

encuentra en la sección de ¿Cómo crear un Pedido?

3- Emitir una Nota de Entrega al momento de generar la factura: esta

alternativa le permite generar una nota de entrega a partir de la emisión

de la factura (verificar los pasos de ¿Cómo generar una Factura de

Ventas?) allí encontrará la opción para generarla.

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¿Cómo generar Facturas de Ventas?En esta sección, se detallará el proceso de facturación desde el modulo

“Factura de Ventas” del sistema de Valery® Profesional, y cuyo objetivo es

identificar los aspectos fundamentales para el registro de una factura así como

también la relación que guarda con otros módulos.

El sistema de Valery® Profesional tiene la alternativa de generar facturas de

Contado y Crédito:

Facturación de contado: nos permitirá generar dicha factura y asociarla a

uno o varias formas de pago.

Facturación de crédito: se podrá generar la factura pero esta no solicitara

la forma de pago, sino que pasara al modulo de Cuentos por Cobrar y formara

parte del estado de cuenta del cliente, hasta tanto no se haya recibido el pago

correspondiente.

Paso N° 1:Opción de menú: Ventas – Factura de Ventas

Una vez presionado, la opción de menú anterior nos mostrará el formulario

siguiente:

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Paso N° 2:Ingresar los datos del cliente: Se debe introducir los datos del cliente a facturar, para lo cual contamos con

tres casos para este proceso:

Caso 1: Seleccionar un cliente ya registrado:

a) Se debe escribir el código del cliente y presionar ENTER, para mostrará los

datos.

b) Otra alternativa es presionar los tres puntos, para buscar el cliente por otros

criterios de búsqueda como nombre, código y persona contacto, allí

podremos seleccionar entre la opción más práctica para nosotros.

Por ejemplo de búsquedas:

- Si conocemos las inicial de nombre la escribimos y presionamos

ENTER, esto nos mostrará la lista de los clientes que cuyo nombre inicie

por o las letras escritas.

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- Si conocemos una parte que compone el nombre, la podemos escribir

entre asteriscos de la siguiente forma: *JOSÉ* y presionamos ENTER,

esta opción nos mostrará a todos los clientes cuyo nombre posea la

palabra escrita entre los asteriscos sin importara la posición.

Caso 2: Registrar un cliente nuevo directamente en la factura de ventas:

En este caso, debe escribir el código del nuevo cliente y presionar ENTER.

(Ver imagen).

Al ingresar el nuevo código, el sistema nos mostrará un mensaje como el

siguiente, al cual debemos presionar YES.

Posteriormente, nos mostrará un formulario (ver imagen) para la carga de la

información de cliente, sin embargo esta ficha solo contiene información básica

para este cliente para una facturación de contado.

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Cargamos la información necesaria y presionamos F9 Registrar.

Caso 3: Registrar un cliente esporádico o momentáneo:Esta alternativa nos permite, agregar los datos del cliente a la factura pero

sin agregarlo a nuestra base de datos. En este caso, solo debemos presionar

ENTER con el código que esta por defecto “01”, (ver imagen).

Al presionar ENTER, nos mostrará un formulario como la siguiente, donde

debemos cargar la información que requerimos nos muestre en la factura a

excepción de su código, y presionamos F9 Registrar.

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Cargamos la información necesaria y presionamos F9 Registrar.

Paso N° 3Ingresar datos auxiliares: Una vez cargado el cliente se pueden tomar en cuenta las siguientes

consideraciones:

d- Vendedor: Se selecciona el vendedor quien está efectuando la venta.

e- Depósito: determinamos el depósito de donde se extraerá la mercancía

a facturar.

f- Tipo de Precio: Se indica porque tipo de precio de va a facturar el es

cliente ( Esto va a depender de propiedades generales o de perfil que

posea el usuario)

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Paso N° 4:Ingresar artículos a facturar:Debemos seleccionar el artículo a facturar, escribiendo el código del artículo,

leyendo su código de barra o presionando los tres puntos para utilizar las opciones

de búsquedas. (Ver imagen).

Paso N° 5:Una vez seleccionado el producto, indicamos la cantidad a llevar por el

cliente, presionamos ENTER hasta pasar a la siguiente línea para agregar otro

artículo.

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Paso N° 6:Cargado todos los artículos a facturar, nos dirigimos a la parte inferior de la

factura, y presionamos F9 Registrar.

Nota: Adicionalmente, también podremos encontrar los siguientes botones:

8- Sh+F3 Devoluciones: Para generar Notas de Créditos por devolución de

productos.

9- Info Reint.: Nos muestra la rentabilidad de la venta, como por ejemplo la

utilidad obtenida.

10-Dir. Env.: Nos permite seleccionar la dirección de envió del cliente, siempre

y cuando ya haya sido cargada en su ficha.

11-F3 Cliente: Permite visualizar la información del cliente.

12-F11 Cargar: Nos proporciona la alternativa de cargar o copiar documentos

previamente registrados tales como: Presupuestos, Pedidos, Notas de

Entrega, Facturas anteriores y Facturas en Espera.

13-Ct+F6 Anular: Permite anular una factura emitida devolviendo la existencia

de la mercancía facturada nuevamente a inventario, esta opción se usa

siempre y cuando no utilice impresora fiscal.

14-Ct+F10 Reimprimir: Para generar una copia No Fiscal de la Factura

previamente registrada.

15-Ct+F9 En Espera: Da la alternativa de guardar una factura para luego


16-F9 Registrar: nos permite totalizar y generar la factura. (este se indicara en

el Paso N° 7).

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Paso N° 7:Totalizar la Factura: Al presionar, F9 Registrarnos nos mostrará una pantalla como la siguiente:

En la pantalla anterior podremos ingresar una gran cantidad de información

relacionadas a una venta, como por ejemplo:

- Ingresar montos o porcentajes de descuentos y fletes.

- Registro de Retenciones aplicadas (IVA, ISLR, Municipales y

Adicionales).

- Verificar Fecha de Emisión.

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- Agregar número de Orden de Compra.

- El sistema nos indicara si posee Notas de Crédito o anticipos a favor

para el cliente.

- Podremos agregar un comentario si es necesario.

- Opciones de impresión y envió de correo electrónico.

- Generar documentos adicionales como:

Notas de Entrega.

Orden de despacho.

Recibo de Caja.

Una vez ingresada la información requerida, en la parte inferior encontramos

los siguientes botones:

1- F8 Crédito: Generar una factura a crédito, siempre y cuando el cliente en

su ficha se le haya asignado los días de créditos.

2- Ct+F9 En Espera: Da la alternativa de guardar una factura para luego


3- F9 Desglose de Pago: Permite indicar la forma o formas de pago del

cliente.

4- ESC Cancelar: Para volver a la pantalla anterior de la factura para

modificar productos facturados o datos de cliente.

Paso N° 8:Generar la Factura: Caso 1: Si presionamos F9 Desglose de Pago:

De esta forma, podremos ingresar la forma de pago con la que nos vaya a

cancelara la factura el cliente, de este modo solo seleccionamos la forma de pago

338



a usar entre las alternativas y presionamos F9 registrar para emitir definitivamente

la factura.

Nota: cabe destacar, que se puede usar más de una forma de pago para una

factura, por ejemplo: si del total de la venta se desea cancelar un monto en

efectivo y otro en tarjeta de debito, se debe escribir el monto a cancelar en efectivo

y presionamos ENTER, para luego ir a la otra forma de pago seleccionada. Esto

se puede usar en todas las formas de pagos que nos muestra el sistema.

Presionamos F9 registrar, para registrar en su totalidad la factura e

imprimirla.

Caso 2: Si presionamos F8 Crédito:

Nota: En este método de facturación, se podrá emitir la factura sin embargo

esta pasara al modulo de Cuentas por Cobrar, asociada al estado de cuenta del

cliente para posteriormente ingresar su pago, solo para clientes a los que se le

haya configurado en su ficha los días de crédito.

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Una vez presionado el botón F8 Crédito, nos mostrará una pantalla como la

siguiente, donde podremos apreciar los días de créditos disponibles para este

cliente así como la fecha de vencimiento de la misma. Cabe destacar que se

pueden realizar modificaciones de los días de crédito solo para esta factura de

forma descendente.

Presionamos F9 Aceptar, para registrar en su totalidad la factura e

imprimirla.

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¿Cómo Generar una Factura desde el módulo de Punto de Venta?A través de esta alternativa, se podrán emitir facturas de ventas por medio de

una interfaz muy intuitiva y para empresas que requieren una facturación rápida y

eficiente. Además, permite su manipulación para pantallas táctiles.

Observación:

Antes de comenzar a usar este modulo se pueden tomar ciertas

consideraciones en función a la apariencia visual para este módulo, las cueles

pueden ser en:

Modo Botones: permite la facturación a partir de los departamentos

de los productos, es decir, se selecciona el departamento y luego el

producto por medio de las imágenes de la pantalla.

Modo Gid: permite realizar la facturación a partir de la búsquela de los

productos por medio de la lectura de su código.

Para realizar esta selección, debemos dirigirnos a: Utilidades - Propiedades

Generales, y buscar el índice 2309, y presionamos el botón de tres puntos (…),

como se muestra en la imagen:

338



En esta ventana podrá seleccionar entre las dos alternativas para el módulo

de facturación, y presionamos Esc Cerrar.

Por último, presiona F9 Registrar para guardar la configuración seleccionada.

Paso N° 1:Opción de menú: Ventas – Punto de Ventas

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Paso N° 2:Caso N° 1: Facturación de Modo Gid:

En este módulo, debe ingresar el código del producto y presionar ENTER

para agregarlo a la factura, como se muestra en la imagen:

En la parte inferior izquierda, podrá encontrar los botones relacionados a los

renglones facturados, entre ellos el de F4 Cantidad, el cual se debe presionar para

ingresar la cantidad a facturar.

Además, de ingresar los datos del cliente en el botón F3 Cliente en caso de

necesitar personalizar la factura.

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Caso N° 2: Facturación de Modo Botones:

En este módulo, debe permite ingresar los productos por medio de la

selección a través del ratón o pantallas táctiles.

Para realizar estos, debe seleccionar el departamento del producto a

facturar, de esta forma el sistema mostrará solo los artículos asociados a dicho

departamento, y para seleccionarlo lo presionamos con un click, tal como se


En la parte inferior izquierda, podrá encontrar los botones relacionados a los

renglones facturados, entre ellos el de F4 Cantidad, el cual se debe presionar para

ingresar la cantidad a facturar.

Además, de ingresar los datos del cliente en el botón F3 Cliente en caso de

necesitar personalizar la factura.

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Paso N° 3:Una vez ingresado los renglones a facturar y los clientes, debe presionar F9

Registrar.

Paso N° 4:En esta interfaz, podremos ingresar la forma de pago con la que nos va a

cancelara la factura el cliente, es decir, seleccionamos la forma de pago a usar

entre las alternativas y presionamos F9 Registrar para emitir definitivamente la

factura.

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¿Cómo Anular una Factura?Este método, permite anular facturas emitidas en Valery (Contado ó Crédito),

permitiendo realizar en reverso de su inventario y estados de cuenta de los cliente.

Nota: Este proceso solo es posible efectuar si no posee Impresora Fiscal, en

caso contrario deberá aplicar Devoluciones de Ventas (que se explican en la

sección siguiente).

Paso N° 1:En la parte inferior de la pantalla, debe ubicar el botón de “Ct + F6 Anular”,

como se aprecia en la imagen:

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Paso N° 2:En el formulario que se muestra, debe ingresar el número de la factura a

“Anular”, o buscarla presionando los tres puntos (…)

Paso N° 3:Por último, verificamos la información que nos muestra y debe presiona el

botón de F9 – Anular para terminar el proceso.

Observación: Este proceso es irreversible.

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¿Cómo hacer Devoluciones de Ventas?Esta sección, establece como se debe realizar las devoluciones de ventas

con Valery Software.

Existen dos formas de realizar devoluciones de ventas en Valery Software:

1) Devoluciones de ventas automáticas: esta la opción más utilizada ya que

se realiza cuando las Notas de Entrega y/o Facturas de Ventas han sido

emitidas directamente desde Valery Software.

2) Devoluciones manuales: esta opción solo se debe utilizar cuando la

Factura de Venta no fue emitida en Valery. Ejemplo: Antes de adquirir el

Software se emitió una factura y se requiere procesar una devolución en

Valery se utiliza esta opción.

Para poder procesar Devoluciones de ventas en Valery es necesario tener

habilitado varios parámetros, por lo que primero es necesario dirigirse a:

Utilidades – Propiedades Generales y habilitar los siguientes parámetros:

2098, 2099 y 2100.

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1) Devoluciones de Ventas Automáticas:

Paso N° 1:Dirigirse al módulo de Ventas y seleccionar la opción Devoluciones de ventas

automáticas.

Paso N° 2:Una vez seleccionada la opción Devoluciones de ventas automáticas,

aparecerá una nueva ventana donde se debe seleccionar el tipo de documento a

devolver:

Factura de Ventas

Notas de Entrega

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Paso N° 3:Luego de seleccionar el tipo de documento a realizar la devolución, se debe

buscar el número de documento por el cual se va a procesar la devolución el

mismo se puede buscar en la opción Ingrese número de Documento haciendo

click en los tres puntos y saldrá una nueva ventana con todos los documentos de

Notas de Entrega y/o Facturas de Ventas emitidos en Valery según sea el caso.

Selecciona el documento y Aceptar.

Paso N° 4:Una vez seleccionado el documento al cual procesará la devolución, se debe

colocar el número de control de la factura, colocado en número de control si los

ítems a devolver no son solo una parte de la Factura de ventas se debe hacer click

en Modificar Renglones.

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Paso N° 5:Al hacer click en Modificar Renglones saldrá una nueva ventana el cual

presenta el detalle de toda la Factura de ventas con los productos y cantidades

facturadas, el cual se deben quedar solo aquellos productos y cantidades que se

está devolviendo el resto debe eliminarse de esta pantalla y luego presiona el

botón Aceptaren la parte inferior de la pantalla.

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Ejemplo: Se facturó 3 productos diferentes:

Agua – cantidad 3.

Jugo – Cantidad 2.

Y solo están devolviendo 1 Agua en la pantalla anterior de “Modificar

Renglones” solo debe quedar Agua – 1 Cant. El resto debe borrarse ya que este

producto es el que está regresando al inventario.

Paso N° 6:Luego de modificar los renglones de la factura con los productos a los cuales

se procesa la devolución se debe hacer click en Procesar.

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Devolución y saldrá una nueva ventana el cual solicita la forma en la que se

va a procesar la devolución:

Nota de Crédito: esto significa que el monto a procesar por la devolución

quedará a favor del cliente y podrá ser utilizado este saldo a favor del

cliente en próximas facturas.

Original como fue Facturado: esta opción significa que el monto a

procesar por la devolución se le está reintegrando al cliente y no quedará

saldo a su favor.

Luego de seleccionar la opción indicada se procesará la devolución.

Nota: Es importante tener en cuenta que ambas opciones generan una Nota

de crédito por la devolución de la factura.

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2) Devoluciones Manuales:Paso N° 1:Dirigirse al módulo de Ventas y seleccionar la opción Devoluciones

Manuales:

Paso N° 2:Luego de seleccionar Devoluciones Manuales saldrá una ventana similar a la

de Factura de Ventas donde se deben incluir los siguientes datos:

Cliente.

N° Factura.

N° Control de Factura.

Fecha de la factura.

Monto total de la factura.

Si la factura fue emitida por impresora fiscal también debe agregarse Serial

de la impresora y el Número Z de esa factura, como se aprecia en la imagen:

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Paso N° 3:Una vez ingresado los datos de la factura se procede a seleccionar los

productos que se están devolviendo y se hace de forma similar a Modificar

Renglones en devoluciones de ventas automáticas, solo se le selecciona el o los

productos y las cantidades que van a devolver al inventario; luego presiona F9

Registrar la transacción.

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Paso N° 4:Luego de seleccionar el o los productos y las cantidades a devolver y

registrar saldrá una ventana con el monto a devolver, hacer click en Registrar y se

generará la Nota de Crédito por la devolución.

Observación: En este caso las Devoluciones Manuales, el saldo de la

devolución queda a favor del cliente el cual podrá aplicarse dicho saldo como

forma de pago en una próximas facturas.

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¿Cómo utilizar las opciones de Caja?Por medio de esta opción del sistema, se podrán llevar los registros de

entradas y salidas de las cajas y determinar los movimientos detallados

registrados por cada Caja/Estación operativas.

Opción de menú: Ventas – Caja

Dentro de esta opción de menú, podremos encontrar las siguientes opciones:

1- Apertura / Cierre Caja.

2- Ingreso de Caja.

3- Egreso de Caja.

4- Estaciones.

1- Apertura / Cierre Caja: esta alternativa permite realizar el proceso de

Abrir la Caja y realizar el Cierre de Caja al final de cada turno o día.

A. ¿Cómo hacer una Apertura de Caja?Paso N° 1:Se debe seleccionar la opción de menú, Apertura/Cierre de Caja,

posteriormente debe presionar el botón F2 Abrir Caja.

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Paso N° 2:Posteriormente, le mostrará el formulario siguiente:

En este momento, debe seleccionar:

1. Caja (Estación): Permite seleccionar la estación en la que se está

trabajando. Por defecto el sistema le mostrará los nombre de las PC que

tenga conectadas, o las estaciones que se hayan creados manualmente

por el sistema.

2. Cajero (Usuario): Se debe seleccionar entre los usuarios registrados en

el sistema, el operador que hará uso de esta estación.

3. Monto de Apertura: Debe indicar en monto en Bolívares con el que dará

inicio en la maquina.

4. Autorizado: Debe ingresar los datos de usuario del supervisor para

validar la apertura de la caja.

Presiona, F9 – Aceptar para completar este proceso.

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Paso N° 3:Por último, debe presionar F9 Aceptar en el formulario que se muestra a

continuación para completar la operación.

B. ¿Cómo hacer un Cierre de Caja?Paso N° 1:Se debe seleccionar la opción de menú, Apertura/Cierre de Caja,

posteriormente debe presionar el botón F3 Cerrar Caja.

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Paso N° 2:En el formulario siguiente, debe incluir la siguiente información:

1. Monto de Cierre: debe indicar el monto final de la caja.

2. Autorizado: Debe ingresar los datos de usuario del supervisor para validar

el cierre de la caja.

Presiona, F9 Aceptar.

Paso N° 3:Posteriormente, el sistema solicitara que indique los montos del total de

cierre de acuerdo a cada forma de pago recibida por los clientes. (En el ejemplo se

tomara todo en efectivo).

338



Paso N° 4:Al seleccionar, cualquier forma de pago el sistema nos solicitara información

adicional de los detalles del monto ingresado, en este caso al indicar efectivo se

debe ingresar la denominaciones de los billetes y la cantidad de los mistos hasta

obtener el monto total de la caja (efectivo).

Presiona, F9 Aceptar para completar el cierre de la caja.

338



2- Ingreso de Caja: permite registrar los ingresos realizados en la caja.

Por medio de esta alternativa, el cajero podrá registrar los ingresos

adicionales de la caja una vez haya comenzado su turno y de esta forma mantener

el control de los ingresos de dinero al sistema.

Paso N° 1:Se debe seleccionar la opción de menú, Ingreso de Caja, como se muestra

en la imagen:

Dentro de la ficha, debe incluir:

1. Descripción: debe seleccionar entre las opciones que le muestra el

sistema el motivo por el cual este realizando la operación.

2. Monto: total de los ingresos que va a agregar a su caja.

3. Forma de Pago: indicar la denominación en la que se está recibiendo los

ingresos en la caja.

338



3- Egreso de Caja: permite llevar a cabo los registros de salidas de dinero

tomados de la caja.

Paso N° 1:Se debe seleccionar la opción de menú, Egresos de Caja, como se muestra

en la imagen:

Dentro de la ficha, debe incluir:

1. Descripción: debe seleccionar entre las opciones que le muestra el

sistema el motivo por el cual este realizando la operación.

2. Monto: total de los egresos que va a salir de la caja.

3. Forma de Pago: indicar la denominación en la que se está realizando el

egreso de caja.

338



4- Estaciones: esta alternativa, permite crear o editar las Estaciones/Cajas

que se van a usar en el sistema.

Para lo cual, debe ingresar un código y una descripción. Adicionalmente,

puede indicar la numeración que va a usar esta estación (en caso que use

numeración en serie) este proceso es opcional.

Presiona F9 Registrar, para completar el registro de la caja.

338



CAPÍTULO V

Cuentas por Cobrar

En esta sección, podrá realizar el registro de los pagos a las facturas

emitidas a crédito y de esta forma mantener el estado de cuenta de los clientes

actualizados, dichos pagos pueden corresponder al monto total o parcial de la

factura. Adicionalmente, podrá registrar retenciones emitidas por sus clientes

siempre que sea necesario.


Paso N° 1Opción de menú: Cuentas x Cobrar – Cuentas por Cobrar:

Paso N° 2Se debe seleccionar el cliente quien posee la factura(s) a crédito, para

realizar este proceso escribimos el código del cliente en el recuadro rojo como se

muestra en la imagen y presionamos ENTER, o presionamos los tres puntos (…) y

podremos realizar la búsqueda por: Nombre, Código o Persona Contacto.

338



Una vez seleccionado el cliente podremos apreciar lo siguiente:

A- Datos del cliente a realizar el pago.

B- Estadísticas del cliente, donde se apreciaran el total de débitos, créditos,

anticipos, saldo, entre otros datos financieros.

C- Estado de Cuenta, donde podremos apreciar la lista de las facturas

pendientes por cobrar al cliente.

Paso N° 3Para comenzar el proceso de registro del pago, presionamos el botón F1-

Pago:

338



Paso N° 4En la pantalla de “Pagos” podremos apreciar la fecha de registro del pago,

además un botón “F11 – Seleccionar” donde podremos seleccionar la(s) factura(s)

a cancelar.

Presionamos el botón F11 – Seleccionar:

Paso N° 5Dentro del nuevo formulario, podremos apreciar:

A- Lista de facturas que podemos cancelar en su totalidad o aplicar un abonar.

B- Botones de operaciones para registrar Retenciones, descuentos y pagos

(Accesos Rápidos, recuadro rojo B).

En este caso, damos click sobre cualquiera de las facturas a la que

deseamos realizar el pago, (recuadro rojo A):

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Paso N° 6Una vez seleccionada la factura a la cual se le asignara el pago, nos

mostrará el siguiente formulario:

A- Monto: se debe escribir el monto a cancelar de la factura (Total o Parcial) y

presionamos ENTER. El sistema por defecto le mostrará el monto total de

la deuda para esta factura sin embargo en este momento usted decidirá el

monto a cancelar.

B- Descuentos por pronto pago: corresponde a montos o porcentajes de

descuentos que desee aplicar a esta factura.

C- Retenciones: en este bloque puede realizar el registro de las retenciones

que sus clientes aplicaron a la(s) factura(s). En este caso, se tomara el

ejemplo para las Retenciones de I.V.A. e I.S.L.A.

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Paso N° 6.1Registro de Retenciones de I.V.A. en Cuentas por Cobrar:Presionamos el botón “F4 Editar”, como se muestra en la imagen:

En el formulario, siguiente se debe ingresar el número de retención, fecha del

comprobante y el monto o porcentaje retenido aplicado por nuestro cliente:

Presiona “F9 Registrar” para completar el proceso.

338



Paso N° 6.2Retenciones de I.S.L.R. en Cuentas por Cobrar:Presionamos el botón “F5 Editar”, como se muestra en la imagen:

Nos mostrará un formulario como el siguiente, en el cual se debe indicar el

número de comprobante y fecha de emisión del mismo:

Por otro lado, se debe seleccionar el código del concepto que fue retenido

(Conceptos de Retención de I.S.L.R. del Seniat), adicionalmente indicar la base

imponible sobre la cual fue realizada la retención, entre otros si aplican en el caso

(Sustarendo).

Presiona “F9 – Aplicar Retención I.S.L.R” para completar el registro.

338



Paso N° 7Presiona “F9 Registrar” en las tres (3) formularios siguientes, una vez

ingresada y verificada la información de:

- Monto del Pago.

- Descuento aplicados (Opcional).

- Retenciones generadas (I.V.A., I.S.L.R., Municipales y Adicionales).

Nota: Antes de presionar el botón F9 Registra en la Pantalla uno (1), puede

repetir el proceso de pago de otra factura a partir del Paso N° 6 de esta sección

1 2

3

338



seleccionando otra factura en la pantalla dos (2), hasta completar el total de las

facturas canceladas con un único pago y retenciones.

338



Paso N° 8Posteriormente, en el formulario de “Totalizar” se podrá indicar la forma de

pago con la cual se ha percibido el monto de la factura cancelada.

Para seleccionar la forma de pago, solo se deberá hacer Click sobre

cualquiera de las alternativas y presionar ENTER.

Presiona F9 Aceptar, para culminar el registro del pago.



efectivo y otro en tarjeta de débito, se debe escribir el monto a cancelar en efectivo



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¿Cómo aplicar una Nota de Crédito desde Cuentas por Cobrar?Por medio de esta opción, se puede generar un documento de parte del

vendedor al comprador que indica la voluntad de reducir (acreditar) a la cuenta por

cobrar como resultado de una rebaja o descuento en ventas.

Paso N° 1Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F2 – Nota de

Crédito (ver Imagen):

Paso N° 2Dentro del formulario, debe indicar la fecha de la Nota de Crédito, además:

Factura Relacionada: debe ingresar la factura a la cual va aplicar el

crédito (la factura debe estar a crédito para utilizar esta opción).

Monto de Crédito: ingresar el monto de la Nota de Crédito.

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Paso N° 3Cargar Retención (Opcional):En esta sección podrá cargar las retenciones emitidas por sus clientes a las

Notas de Crédito, presionando F3 – editar retenciones de I.V.A.

Dentro de la ficha debe cargar: el número de la retención, verificar la fecha

de emisión de la misma y el porcentaje retenido.

Presiona, F9 Registrar para guardar los datos de la retención.

Paso N° 4Presiona F9 Registrar para completar e imprimir la Nota de Crédito.

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¿Cómo aplicar una Nota de Debito desde Cuentas por Cobrar?Por medio de esta alternativa, podrá generar los comprobantes que su

empresa envía a los clientes, en la que se le notifica haber cargado o debitado en

su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la

misma nota. (Aumenta la deuda del cliente).

Paso N° 1Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F3 – nota de

Débito (ver Imagen):

Paso N° 2Dentro del formulario, debe indicar la fecha de la Nota de Crédito, además:

Factura Relacionada: debe ingresar la factura a la cual va aplicar el

crédito (la factura debe estar a crédito para utilizar esta opción).

Monto de Crédito: ingresar el monto de la Nota de Crédito.

338



Paso N° 3Cargar Retención (Opcional):En esta sección podrá cargar las retenciones emitidas por sus clientes a las

Notas de Crédito, presionando F3 – editar retenciones de I.V.A.

Dentro de la ficha debe cargar: el número de la retención, verificar la fecha

de emisión de la misma y el porcentaje retenido.

Presiona, F9 Registrar para guardar los datos de la retención.

Paso N° 4Presiona F9 Registrar para completar e imprimir la Nota de Crédito.

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¿Cómo aplicar un Anticipo?Por medio de esta opción, se puede ingresar al sistema los anticipos o

adelantos percibidos por parte de los clientes antes de emitir una factura.

Anticipo: consiste en anunciar o concretar algo que en principio se esperaba

para un futuro (ya sea cercano o lejano).

Paso N° 1Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F4 – Anticipo

(ver Imagen):

Paso N° 2En el formulario que siguiente debe ingresar:

Fecha: indicar la fecha en que se recibió el adelanto.

Concepto: descripción del motivo del anticipo.

Monto: total del adelanto percibido.

Una vez ingresada este información, debe presionar F9 – Registrar.

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Paso N° 3Por último, debe ingresar la forma de pago que uso el cliente para realizar el

adelanto, de este modo solo seleccionamos la forma de pago a usar entre las

alternativas y presionamos F9 Aceptar para emitir definitivamente el Anticipo.

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¿Cómo registrar una Factura? (Factura Manual ó Contingencia)Por medio de esta opción, se pueden ingresa las Facturas Manuales o de

Contingencia para la actualización de los saldos de sus clientes más la creación

de los Libros de Venta.

Paso N° 1Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F5 – Factura

(ver Imagen):

Paso N° 2Dentro del la ficha de Factura Manual, debe tomar en cuenta:

A. Fecha de Emisión: fecha en la que genero la factura de contingencia o

manual.

B. Número de Factura y de Control: ingresar los datos del documento físico

(Factura Manual)

C. Concepto: describir el motivo de la venta.

D. Base Imponible: ingresar el monto de la factura sin I.V.A. en la fila del

porcentaje de impuesto correspondiente (12%, 8%, 22% o Exento).

338



Además, podrá indicar:

Vendedor.

Fecha de vencimiento.

Retención de I.V.A.

Retención de I.S.L.R.

Paso N° 3Presiona F9 Aceptar

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Paso N° 4En la ficha siguiente, de Totalización debe indicar la forma de pago (Contado

ó Crédito) dentro de las opciones que se muestran a continuación:

Para completar la transacción presionar F9 Aceptar.

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¿Cómo registrar un Cheque Devuelto?A través de esta herramienta, podrá cargar los cheques devueltos a los

estados de cuentas de los clientes, permitiendo aumentar el saldo pendiente de la

cuenta por cobrar.

Paso N° 1Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F6 – Cheque

Devueltos (ver Imagen):

Paso N° 2Dentro del la ficha de devolución de cheques, debe tomar en cuenta:

E. Concepto: Motivo de la devolución.

F. Vendedor: persona en cargada de generar la venta.

G. Fecha: fecha de emisión del cheque.

H. Banco: Entidad Bancaria en la que fue emitido.

I. Monto: valor del cheque devuelto.


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¿Cómo registrar un Reintegro de Dinero?Permite realizar reintegro de dinero, de anticipos cargados al sistema para

mantener el estado de cuenta de los clientes actualizados.

Paso N° 1Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F7– Reintegro

de Dinero (ver Imagen):

Paso N° 2Dentro del la ficha de Reintegros, debe hacer click sobre el ó los documentos

a los cuales realizara la operación:

En la ficha siguiente debe ingresar el monto a reintegrar al cliente y presionar

F9 – Si.

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Paso N° 3Para finalizar, debe indicar el método de reintegro de dinero entre las

opciones disponibles y presionar f9 aceptar para completar el registro.

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Editor de retenciones de I.V.A. de Clientes:Por medio de esta opción, se podrá cargar la información de retenciones de

I.V.A. aplicadas a facturas a crédito o contado.

Paso N° 1:Selecciona la opción de menú: Cuentas x Cobrar - Editor de retenciones de

I.V.A. de Clientes:

Paso N° 2:En el formulario que nos muestra, se debe cargar la siguiente información:

A. Código de Cliente: ingresar el cliente a quien se le agregará la retención

de I.V.A.

B. Número de Retención: indicar el número de comprobante de retención

recibido por nuestro cliente.

C. Fechas: se debe ingresar la fecha del comprobante de retención y la

fecha de recepción del mismo.

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Paso N° 3:Por otro lado, se debe presionar los tres puntos (…) para seleccionar la

factura o Nota de crédito de la Lista de Documentos que se mostrará, a la cual se

la va aplicar la Retención de I.V.A.

Paso N° 4:Una vez seleccionado el documento, se debe confirmar el porcentaje de

retención aplicado, y presiona F9 – Registrar, para completar la operación.

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¿Cómo consultar Reporte de Cuentas x Cobrar?Estas alternativas, permiten identificar las diferentes consultas a los estados

de cuentas de los clientes que posee crédito.

Opción de menú de Cuentas x Cobrar, en la sección resaltada en rojo:

Dentro de los reportes que podemos consultar una vez emitida una de ventas

a crédito, pagos y abonos a estas facturas, se encuentran los siguientes:

a. Estado de Cuenta del Cliente: muestra las facturas a crédito para los

clientes así como sus pagos, abonos, notas de crédito y débitos,

organizados por fecha de transacción y mostrando el saldo del cliente.

b. Cuentas por Cobrar Clientes: permite verificar las facturas de los

clientes pendientes por cobrar hasta una fecha en específico.

c. Relación de Cobros a Clientes: indica las facturas a crédito con sus

respectivos pagos registrados.

d. Análisis de Vencimientos de Clientes: muestra las facturas

pendientes por cobrar y a su vez los días por vencer o vencidos de la

factura.

338



CAPÍTULO VI

Compras

Este capítulo, tiene como objetivo identificar los aspectos fundamentales

para el proceso de registro de compras del sistema de Valery® Profesional, y su

relación que guarda con otros módulos como Cuentas por Cobrar y Bancos.

Cabe destacar, que el sistema de Valery® tiene la alternativa de guardar

facturas de compras y gastos para un control detallado de sus procesos.

Por otro lado, le permitirá generar el libro de Compras Artículo 75 del

Reglamento de IVA, y reportes de consulta general como: Compras diarias,

mensuales, por artículo, entre otros.

Para llevar a cabo este manual, se debe conocer que dentro de los procesos

de ventas pueden intervenir ciertos agentes para la ejecución de la compra, entre

ellas se destacan:

- El registro del Proveedor.

- Recepción de Ordenes de Compras.

- Recepción de Notas de Entrega.

- Recepción de Factura de Compras y Gastos.

- Registro de Devoluciones.

- Entre otras.

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¿Cómo crear un Proveedor?Por medio de esta ficha, se podrán ingresar al sistema los proveedores que

se utilizaran para la recepción de Facturas de Compras y Gastos, que permitirán

controlar los estados de cuentas de sus proveedores y a su vez sus cuentas por

pagar.

Paso N° 1Opción de menú: Compras – Proveedores:

Paso N° 2EN primer lugar, debe ingresar el código del proveedor, como se muestra en

la imagen y persona ENTER para consultar si no está registrado.

Nota: Para los códigos se recomienda usar el RIF, del proveedor para

mantener un estándar, sin embargo esto que a criterio del usuario.

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Paso N° 3Por otro lado, debe determinar:

Tipo de Persona: se debe indicar la naturaleza del proveedor entre

las opciones que se muestran en el sistema.

R.I.F.: Ingresamos el Registro Único Fiscal y presionar el botón de F2-

Validar Portal Seniat, para que nos consulte la Razón Social del

proveedor (Es necesario el acceso a internet). En caso contrario debe

ingresar el nombre del proveedor.

Paso N° 4Además, en la sección de Información puede ingresar:

Tipo de Proveedor: Nacional o Extranjero.

Referencia: este campo es opcional y permite ingresar información

referencial al proveedor.

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Por otro lado, debe indicar los datos ubicación del proveedor:

Datos Obligatorios:

Dirección.

Teléfono.

Datos Opcionales: Correo Electrónico.

Fax.

País, entre otros.

Paso N° 5Para el caso, de los proveedores que ofrecen crédito se debe definir la

cantidad de días que se mantienen y el límite de los créditos en caso que fuese

necesario como se muestra en la sección de la imagen siguiente.

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Paso N° 6Para completar el formulario, debe presionar F9 Registrar.

Recomendación: Una vez ingresado un proveedor, este puede ser

modificado en su contenido, sin embargo el campo “Código” no podrá ser editado,

en su defecto deberá eliminar dicho proveedor y volver a cargar, sin embargo solo

podrá eliminarlo, si dicho proveedor no posee transacciones asociadas ya que,

para este caso solo lo podrá colocar en estatus “Inactivo” para limitar su uso.

338



¿Cómo crear una Orden de Compras?Por medio de este módulo, se generan órdenes de compra que representan

un documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar ciertas

mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio,

las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.

Paso N° 1Opción de menú: Compras – Orden de Compras

Paso N° 2En el formulario de Órdenes de Compra, debe seleccionar el proveedor al

cual emitir el documento y presionar el botón F4 Órdenes Manuales. Ver Imagen:

338



Paso N° 3Dentro de la ficha, debe indicar los productos que desea solicitar y su

cantidad.

Nota: presionar Enter hasta pasar a la siguiente línea y agregar el siguiente

artículo.

Paso N° 4Una vez ingresados todos los productos, presiona F9 Registrar para

completar el proceso.

Observación: Al completar la orden, podrá verificar la misma en la pantalla inicial como se


338



¿Cómo recibir una Orden de Compras aprobada?Esta herramienta, le permite hacer efectiva la orden previamente creada, en

la cual la podrá pasar a su inventario por medio de una Nota de Entrega o Factura

de Compras.

Paso N° 1Opción de menú: Compras – Recepción de Órdenes de Compras

Paso N° 2Dentro de este módulo, podrá realizar al recepción de la Orden de Compra,

mediante una Nota Entrega o Factura de Compras, presionando la opción que

necesite, como se muestra en la imagen:

338



Paso N° 3Caso 1: Al presionar “Recepción”

1- Dentro del formulario debe ingresar los datos de la Nota de Entrega, y

podrá realizar algún cambio del contenido de la orden de compra creada si

fuese necesario.

2- Posteriormente, presiona F9 Registrar para completar la operación.

3- Por último, presiona F9 Registrar para finalizar la transacción.

338



Observación: Una vez ingresada la Recepción, en el formulario principal se

podrá observar el detalle de que se efectuó exitosamente la operación. Cabe

destacar, que podrá generar la factura de compras sin necesidad de pasar

previamente por recepción de notas de entrega.

Caso 1: Al presionar “Factura”

1- Dentro del formulario debe ingresar los datos de la Factura de Compras

como Número de Factura y de Control además de la fecha de emisión, y

podrá realizar algún cambio del contenido de la orden de compra creada si

fuese necesario.

2- Posteriormente, presiona F9 Registrar para completar la operación.

3- Por último, presiona F9 Registrar para finalizar la transacción.

338



¿Cómo cargar Factura de Compras?El presente manual, tiene como finalidad indicar los pasos para el registro de

Facturas de Compras, esta alternativa le permitirá, agregar existencia a los

productos, así como también crear nuevos productos, ajustar los costos y precios

definidos previamente.

Paso N° 1Opción de menú: Compras – Resección de Facturas de Compras

Paso N° 2Al presionar, “Recepción de Facturas de Compras” nos mostrará un

formulario para agregar la información fundamenta para la compra, entre las

cuales tenemos:

1. Proveedor

2. Número de Factura

3. Número de Control

4. Fecha de Factura (fecha impresa en el documento de compra)

5. Fecha de Registro (corresponde a la fecha en que fue recibida la factura, en

la cual se va a presentar en el libro de compras)

6. Código del Producto Terminado o Servicio.

338



Paso N° 3Una vez seleccionado el producto de la compra, presiona ENTER y agrega la

“Cantidad” de la compra como se aprecia en la siguiente imagen, sin embargo

también contamos con:

1. Costo Unitario: este corresponde al costo del articulo por la unidad de

medida configurada (este es tomado de la ficha del producto terminado

o a su vez puede ser agregado por este formulario y actualizarse)

2. Descuento: para este caso el descuento es por cada artículo en

específico.

3. Alícuota: porcentaje de impuesto de la compra de este artículo.

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Paso N° 4Al cargar el detalle del artículo y presionar ENTER para pasar a la siguiente

línea para agregar el siguiente articulo. Ver imagen:

Paso N° 5Una vez culminado la carga de todos los productos de la compra, nos

dirigimos a la parte inferior del formulario, y presionamos F9 Registrar y

culminamos el proceso de registro de nuestra compra.

Sin embargo, también podremos encontrar los siguientes botones:

- F3 Proveedor: para actualizar información del proveedor directamente en

la factura de compras.

- Ct+F8 Histórico: Nos permite observar el histórico de compra del

proveedor.

- Ct+10 Reimprimir: realizar copias de facturas cargadas previamente.

- F11 Cargas: permite cargar copias de facturas o facturas en espera.

- Ct+F9 En Espera: para guardar facturas para terminar posteriormente,

(estas se retoman por el botón de F11 Cargas)

338



Paso N° 6Luego nos mostrará una pantalla como la que se presenta a continuación:

- Dentro de este formulario, podrás ingresar los descuentos aplicados en la

compra por montos en bolívares o porcentajes.

- Adicionalmente, encontrara la opción para generar Retenciones (manual

por separado).

- Visualizar si posee Notas de Crédito o anticipos a favor este proveedor y

que podrían utilizarse para el pago de esta factura.

338



Por otro lado, al final de la ficha se puede apreciar tres botones:

1- F8 Crédito: registrar la factura a crédito, y asociarla el modulo de

Cuentas por Pagar, para el estado de cuentas de este proveedor.

2- F9 Desglosar Pago: nos permite ingresar la forma de pago para esta

factura.

3- ESC Cancelar: Para volver a la pantalla anterior.

Caso N° 1: Presionar el botón de F8 Crédito:Al presionar el botón F8 Crédito, nos mostrará nos mostrará la siguiente

pantalla:

En este punto, se debe ingresar los días de crédito para esta factura y el

sistema le indicara automáticamente la fecha de vencimiento, y presionamos F9

Aceptar para el registro definitivo de la factura de compras.

338



Caso N° 2:Presionar el botón de F9 Desglosar PagoAl presionar, F9 Desglosar Pago, nos mostrará el siguiente formulario donde

se deberá seleccionar la forma de pago.

Una vez determinado la forma de pago, se presiona F9 Aceptar, para el

registro total de la factura de compras.

338



¿Cómo crear un Producto Terminado desde la Recepción de Factura de Compras?

Esta opción, permite crear Productos Terminados, desde el módulo de

compras (Recepción de Factura de Compras), permitiendo ingresar nuevo

inventario en el momento de carga de la factura, cabe destacar, que estos

artículos solo contaran con una configuración básica la cual se detallara a

continuación.

Paso N° 1Opción de menú: Compras – Resección de Facturas de Compras

Paso N° 2Ingresar la información general de la factura como se indico en la sección

anterior.

Paso N° 3En la parte central del formulario, ingresar el código del producto y presionar

ENTER, lo cual permitirá verificar si el artículo ya existe en nuestra base de datos,

en caso contrario nos mostrará un nuevo formulario. Ver imagen:

338



Paso N° 4En el formulario de Crear Producto, deberá ingresar y tomar en cuenta la

siguiente información:

Información Obligatoria:

A. Nombre: indicar el nombre o descripción del producto terminado.

B. Departamento: Seleccionar el departamento al cual pertenece dicho

producto.

C. Unidad: determinar la unidad de medida que aplicara para este artículo.

D. % I.V.A. Compra y Venta: seleccionar la alícuota de impuesto que aplica

para el producto.

E. Configuración adicional: indicar si el producto utilizara seriales o

decimales en cantidad.

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Información Opcional:A. Indicar al producto si utiliza: Referencia, Marca y Modelo.

B. Unidad Alterna.

Paso N° 5Presiona F9 Registrar para continuar con la carga de la compra y registro del

producto.

338



Paso N° 6Una vez cargada la información referencial del producto, debe indicar la

cantidad de la compra y el costo unitario, y presionara ENTER hasta pasar a la

siguiente línea y crear un nuevo artículo.

Nota: estos productos solo se guardaran completamente en el inventario

solo hasta completar el registro de la factura de compra.

338



¿Cómo Cargar Factura de Gastos?En esta sección, las facturas de gastos representan aquellos gastos

necesarios e imprescindibles para el desempeño de una actividad profesional o

empresarial, en otras palabras son gastos deducibles a la hora de calcular la base

de un tributo.

Paso N° 1Opción de menú: Compras – Resección de Facturas de Gastos

Paso N° 2Al presionar, “Recepción de Facturas de Gastos” nos mostrará un formulario

para agregar la información fundamenta para la compra, entre las cuales tenemos:

1. Proveedor

2. Número de Factura

3. Número de Control

4. Fecha de Factura (fecha impresa en el documento de compra)

5. Fecha de Registro (corresponde a la fecha en que fue recibida la factura, en

la cual se va a presentar en el libro de compras)

6. Descripción del la Compra.

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Una vez descrito la compra por artículo o de gorma genérica en la columna

de “Descripción”, presionamos ENTER y agregar el monto del renglón en la

columna de “Exento o Base Imponible” dependiendo del caso. Además,

seleccionamos la alícuota (8%, 12% o 22%)

Paso N° 3Al cargar el detalle de la compra y presiona ENTER hasta pasar a la

siguiente línea para agregar la siguiente descripción:

Paso N° 4Una vez culminado la carga de toda la compra, nos dirigimos a la parte

inferior del formulario, y presionamos F9 Registrar:

Sin embargo, también podremos encontrar los siguientes botones:

- F3 Proveedor: para actualizar información del proveedor directamente en la

factura de compras.

- Ct+F8 Histórico: Nos permite observar el histórico de compras del proveedor.

- Ct+10 Reimprimir: realizar copias de facturas cargadas previamente.

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- F11 Cargas: permite cargar copias de facturas o facturas en espera.

- Ct+F9 En Espera: para guardar facturas para terminar posteriormente, (estas

se retoman por el botón de F11 Cargas)

Paso N° 5Luego nos mostrará una pantalla como la que se presenta a continuación:

- Dentro de este formulario, podrás ingresar los descuentos aplicados en la

compra por montos en bolívares o porcentajes.

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- Adicionalmente, encontrara la opción para generar Retenciones

- Además, de visualizar si posee Notas de Crédito o anticipos a favor este

proveedor y que podrían utilizarse para el pago de esta factura.

- Al final de la ficha se puede apreciar tres botones:

1- F8 Crédito: registrar la factura a crédito, y asociarla el modulo de

Cuentas por Pagar, para el estado de cuentas de este proveedor.

2- F9 Desglosar Pago: nos permite ingresar la forma de pago para esta

factura.

3- ESC Cancelar: Para volver a la pantalla anterior.

Caso N° 1: F8 CréditoAl presionar el botón F8 Crédito, nos mostrará nos mostrará la siguiente

pantalla:

En este punto, se debe ingresar los días de crédito para esta factura y el

sistema le indicara automáticamente la fecha de vencimiento, y presionamos F9

Aceptar para el registro definitivo de la factura de compras.

338



Caso N° 2: F9 Desglosar PagoAl presionar, F9 Desglosar Pago: nos mostrará el siguiente formulario donde

se deberá seleccionar la forma de pago.

Una vez determinado la forma de pago, se presiona F9 Aceptar, para el

registro total de la factura de compras.

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¿Cómo guardar una Devoluciones de Compras?Por medio de esta alternativa, podrá cargar las Notas de Crédito por

devoluciones de mercancías que se les realicen a los proveedores, para mantener

su estado de cuentas actualizados y afectar nuestro inventario a la existencia

correcta.

Paso N° 1Dirigirse al módulo de: Compras - Devoluciones de Compras.

Paso N° 2Una vez seleccionada la opción Devoluciones de Compras, aparecerá una

nueva ventana, donde debe seleccionar el tipo de documento a devolver:

Factura de Compras.

Notas de Entrega.

Paso N° 3:

338



Seleccionar el documento a procesar por devolución hacer click en los tres

puntos (…) del recuadro Documento o mediante la tecla F12. (Ver imagen)

En la nueva ventana seleccionar el documentos y hacer click en Seleccionar

o mediante la tecla F9.

Paso N° 4Hacer click en Cargar o mediante la tecla F9.

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Paso N° 5Ingresar los siguientes datos en la ventana Devolución de Compra:

Número de control de la factura.

Fecha de la devolución.

Número de la nota de crédito emitida por el proveedor.

Seleccionar los productos y cantidades a devolver.

Una vez ingresado los datos anteriores Registrar.

338



Paso N° 6:En la ventana Totalizar Devolución realizar lo siguiente:

1- En caso de ser Contribuyente Especial para aplicar retención de IVA a

dicha devolución:

- Hacer click en la pestaña retención de IVA

- Agregar el monto del porcentaje a retener.

- Registrar.

2- En caso de ser Contribuyente Especial para aplicar retención de ISLR a

dicha devolución:

- Hacer click en la pestaña retención de ISLR.

- Seleccionar el tipo de retención de ISLR a aplicar.

- Colocar el monto de la base imponible a retener.

- Registrar.

3- En caso contrario, de no ser Contribuyente Especial solo presiona F9

Aceptar y será registrada la devolución de la factura de compra.

338



Observaciones:

1. Para procesar una devolución de compra es necesario tener la nota de

crédito emitida por el proveedor.

2. Al procesar una devolución de compra será reflejada en el Libro de

Compras según Art. 75.

338



CAPÍTULO VII

Cuentas por Pagar

En esta sección, podrá realizar el registro de los pagos a las facturas

registradas a crédito y de esta forma mantener el estado de cuenta de los

proveedores actualizados, dichos pagos pueden corresponder al monto total o

parcial de la factura. Adicionalmente, podrá emitir retenciones de I.V.A. e I.S.L.R.

en caso de ser Contribuyente Especial.


Paso N° 1Opción de menú: Cuentas x Pagar – Cuentas por Pagar:

Paso N° 2Se debe seleccionar el proveedor quien posee la factura(s) a crédito, para

realizar este proceso escribimos el código de dicho proveedor en el recuadro rojo

como se muestra en la imagen y presionamos ENTER, o presionamos los tres

puntos (…) y podremos realizar la búsqueda por: Nombre, Código o Persona

Contacto.

338



Una vez seleccionado el Proveedor podremos apreciar lo siguiente:

A- Datos del Proveedor a realizar el pago.

B- Estadísticas del Proveedor, donde se apreciaran el total de débitos,

créditos, anticipos, saldo, entre otros datos financieros.

C- Estado de Cuenta, donde podremos apreciar la lista de las facturas

pendientes por pagar.

Paso N° 3Para comenzar el proceso de registro del pago, presionamos el botón F1-

Pago:

338



Paso N° 4En la pantalla de “Pagos” podremos apreciar la fecha de registro del pago,

además un botón “F11 – Seleccionar” donde podremos seleccionar la(s) factura(s)

a cancelar.

Presionamos el botón F11 – Seleccionar:


A- Lista de facturas que pendientes por pagar un monto total o aplicar.





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Paso N° 6Una vez presionada la factura a la cual se le asignara el pago, nos mostrará

el siguiente formulario:

A- Monto: se debe escribir el monto a pagar de la factura (Total o Parcial) y



monto a cancelar.


descuentos que desee aplicar a esta factura por Notas de Créditos emitidas

por su proveedor.

C- Retenciones: en este bloque puede realizar el registro de las retenciones y

generar los comprobantes para sus proveedores. En este caso, se tomara

el ejemplo para las Retenciones de I.V.A. e I.S.L.A.

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Paso N° 6.1Registrar Descuentos por pronto pago:Ingresa el monto del descuento ó porcentaje y presionamos el botón “F7 -

NCR”, como se muestra en la imagen:

Nos mostrará un formulario como el siguiente, donde podrá verificar:

a. Datos de la Nota de Crédito, como Fecha de Emisión, Fecha de

Registro, N° de Nota de Crédito o Documento y Número de Control.

b. Factura Relacionada: debe seleccionar la factura a la cual pertenece

esta Nota de Crédito.

338



Cargar Retención de I.V.A. en la Nota de Crédito: por medio de esta

alternativa podrá generar la retención de impuesto de valor agregado para la Nota

de Crédito en caso que fuese necesaria. (Paso opcional, solo para Contribuyentes

Especiales en el que se necesite emitir un comprobante de retención único para la

Nota de Crédito).

Para este caso, debe presionar el botón resaltado en Rojo, y en la pantalla

siguiente le debe indicar el porcentaje que está reteniendo.

Presiona F9 Aceptar, y luego F9 Registrar para completar esta operación.

338



Paso N° 6.2Emitir Retenciones de I.S.L.R.:Presionamos el botón “F5 Editar”, como se muestra en la imagen:

Nos mostrará un formulario como el siguiente, donde podrá verificar la fecha

de emisión del mismo.

Por otro lado, se debe seleccionar el código del concepto que fue retenido

(Conceptos de Retención de I.S.L.R. del Seniat), adicionalmente indicar la base

imponible sobre la cual fue realizada la retención, entre otros si aplican en el caso

(Sustarendo).

Presiona “F9 – Aplicar Retención I.S.L.R.” para completar el registro.

338



Paso N° 6.3Emitir Registro de Retenciones de I.V.A.:Presionamos el botón “F4 Editar”, como se muestra en la imagen:

En el formulario, siguiente se debe verificar el número de retención, fecha del

comprobante y el monto o porcentaje retenido aplicado:

Presiona “F9 Registrar” para completar el proceso.

338





- Monto del Pago.


- Retenciones generadas (I.V.A. e I.S.L.R.)

Nota: Antes de presionar el botón F9 Registra en la Pantalla uno (1), puede

repetir el proceso de pago de otra factura a partir del Paso N° 6 de esta sección

seleccionando otra factura en la pantalla dos (2), hasta completar el total de las

facturas canceladas con un único pago y retenciones.

1 2

3

338




pago con la cual se cancelara la factura.


cualquiera de las alternativas y presionar ENTER.

Presiona F9 Aceptar, para culminar el registro del pago.



efectivo y otro en tarjeta de débito, se debe escribir el monto a cancelar en efectivo



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¿Cómo registrar una Nota de Crédito?Por medio de esta opción permite registrar las Notas de Créditos emitidas

por los proveedores por Descuentos por Pronto Pago (solo aplica para facturas a

Crédito que no hayan sido canceladas).


Crédito (ver Imagen):

Paso N° 2Dentro del formulario que se muestra, debe cargar la siguiente información:

a. Datos de la Nota de Crédito, como Fecha de Emisión, Fecha de Registro,

N° de Nota de Crédito o Documento y Número de Control.

b. Factura Relacionada: debe seleccionar la factura a la cual pertenece esta

Nota de Crédito.

338



Paso N° 3Posteriormente, se debe ingresar el monto de la Nota de Crédito sin

impuesto, en la fila que corresponda.

Paso N° 4Presiona F9 – Registrar para completar la transacción.

338



Observación:

Cargar Retención de I.V.A. en la Nota de Crédito: por medio de esta


de Crédito en caso que fuese necesaria. (Paso opcional, solo para Contribuyentes


Nota de Crédito).




338



¿Cómo registrar una Nota de Débito?Por medio de esta opción permite registrar las Notas de Débito emitidas por

los proveedores (solo aplica para facturas a Crédito que no hayan sido

canceladas).


Débito (ver Imagen):

Paso N° 2Dentro del formulario que se muestra, debe cargar la siguiente información:

a. Datos de la Nota de débito, como Fecha de Emisión, Fecha de Registro,

N° de Nota de Crédito o Documento y Número de Control.

b. Factura Relacionada: debe seleccionar la factura a la cual pertenece esta

Nota de Débito.

338



Paso N° 3Posteriormente, se debe ingresar el monto de la Nota de Débito sin

impuesto, en la fila que corresponda.

Paso N° 4Presiona F9 – Registrar para completar la transacción.

338



Observación:

Cargar Retención de I.V.A. en la Nota de Débito: por medio de esta


de Débito en caso que fuese necesaria. (Paso opcional, solo para Contribuyentes


Nota de Débito).




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¿Cómo registrar un Anticipo?Esta alternativa, proporciona la posibilidad de registrar los anticipos

realizados a los proveedores antes de la emisión de la factura.

Paso N° 1Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F4 – Anticipos

(ver Imagen):

Paso N° 2En el formulario que siguiente debe ingresar:

Fecha: indicar la fecha en que se recibió el adelanto.

Concepto: descripción del motivo del anticipo.

Monto: total del adelanto percibido.


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Paso N° 3Por último, debe ingresar la forma de pago que uso para realizar el adelanto,

de este modo solo seleccionamos la forma de pago entre las alternativas y

presionamos F9 Aceptar para emitir el Anticipo.

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¿Cómo registrar un Cheque Devuelto?A través de esta herramienta, podrá cargar los cheques devueltos de pagos

realizados a sus proveedores, permitiendo aumentar el saldo de la cuenta por

pagar.

Paso N° 1Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F5 – Cheques

Devueltos (ver Imagen):

Paso N° 2Dentro del la ficha de devolución de cheques, debe tomar en cuenta:

a. Concepto: Motivo de la devolución.

b. Fecha de Cheque.

c. Banco: Entidad Bancaria en la que fue emitido.

d. Monto: valor del cheque devuelto.


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¿Cómo consultar Reporte de Cuentas x Pagar?Estas alternativas, permiten identificar las diferentes consultas a los estados

de cuentas de los proveedores que poseen facturas de crédito registradas en el

sistema.

Opción de menú de Cuentas x Pagar, en la sección resaltada en rojo:

Dentro de los reportes que podemos consultar una vez registrada una de

factura a crédito, pagos y abonos, se encuentran los siguientes:

a. Estado de Cuenta de Proveedores: muestra las facturas a crédito para

los proveedores así como sus pagos, abonos, notas de crédito y

débitos, organizados por fecha de transacción y mostrando el saldo del

cliente.

b. Cuentas por Pagar: permite verificar las facturas de los proveedores

pendientes por pagar hasta una fecha en específico.

c. Relación de Pagos a Proveedores: indica las facturas a crédito con

sus respectivos pagos registrados.

d. Análisis de Vencimientos de Proveedores: muestra las facturas

pendientes por pagar y a su vez los días por vencer o vencidos de las

facturas.

338



CAPÍTULO VIII

Bancos

Este capítulo, tiene como objetivo proporcionar al usuario las herramientas

para el manejo de los estados de cuenta de su empresa de los movimientos

detallados de cada una de sus cuentas bancarias de forma práctica y sencilla,

para efectuar conciliaciones, generar cheque, entre otros; por otro lado, emitir

reportes estadísticos entre periodos de tiempos.

Editar y crear BancosPor medio de esta alternativa, el usuario podrá crear ó editar las diferentes

entidades bancarias que existen en el país, de forma tal que estos puedan ser

utilizados en los diferentes módulos del sistema en especial del módulo de bancos

así como la configuración básica para cada entidad financiera.

¿Cómo editar Bancos precargados en el sistema?Paso N° 1:Opción de menú: Bancos – Bancos

Paso N° 2:Al seleccionar la opción Bancos le aparecerá el siguiente formulario:

338



Nota: dentro del sistema vienen precargados algunas de las entidades

bancarias más comunes, las cuales las puede verificar en: haciendo click en el

browser (...) y le mostrará una ventana con los bancos ya cargados, como se

muestran a continuación:

Paso N° 3: Al hacer doble click sobre cualquiera de estos, podrá verificar la

configuración que este posee y si es necesario editarla y adaptarla a sus

necesidades.

338



Una vez seleccionado el banco volverá a la página principal de Bancos,

donde deberá registrar:

- Fecha: representa la fecha de apertura de la cuenta.

- Días de diferimiento Cheques del mismo banco: en este campo debe

indicar la cantidad de días que aplican para este banco.

- Días de diferimiento de Cheques de otros bancos: en este campo debe


Para completar el proceso presione Registrar.

¿Cómo crear Bancos en el sistema?

Paso N° 1:Opción de menú: Bancos – Bancos

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Paso N° 2:Al seleccionar la opción Bancos le aparecerá el siguiente formulario, en el

cual debe ingresar:

- Código: ingresar el valor único para la entidad financiera y presiona

ENTER.

- Nombre: Nombre del banco.

- Fecha: representa la fecha de apertura de la cuenta.

- Días de diferimiento Cheques del mismo banco: en este campo debe


- Días de diferimiento de Cheques de otros bancos: en este campo debe


Para completar el proceso presione Registrar.

Observaciones:

- Si posee más de una cuenta de un mismo banco no es necesario crear dos

veces en este formulario ya que el sistema permite registrar los números de

cuenta de forma separada.

338



- Una vez que se hayan realizado transacciones con el banco creado, no

será posible eliminarlo. Para estos casos solo podrá editar su contenido.

¿Cómo registrar las cuentas de Contabilidad?En primer lugar debemos recordar que para poder llevar el control de las

transacciones de nuestra empresa con el sistema Valery debemos registrar las

Cuentas contables, estas vienen dadas por un formato en específico que dentro

de Valery lo denominamos Máscara, el cual viene denotado por niveles y estos

separados por un guión ( - ); como se aprecia en la siguiente imagen:

Para el ejemplo representa, un plan de cuentas de cuatro (4) niveles los

cuales utilizan el guión como separador y manteniendo una estructura de:

Un dígito – un dígito – dos dígitos – tres dígitos.

El Plan de Cuentas, es un listado que presenta las cuentas necesarias para

registrar los hechos contables. Se trata de una ordenación sistemática de todas

las cuentas que forman parte de un sistema contable.

Para facilitar el reconocimiento de cada una de las cuentas, el plan de

cuentas suele ser codificado. Este proceso implica la asignación de un símbolo,

338



que puede ser un número, una letra o una combinación de ambos, a cada cuenta.

Como por ejemplo:

Antes de continuar hay que tener presente la diferencia entre una cuenta de

movimiento y una cuenta de grupo, donde una cuenta de grupo se utiliza con fines

informativos, es decir es una cuenta que contiene un conjunto de sub-cuentas

además, de no presentar movimientos. A diferencia de la cuenta de movimientos,

que como su nombre lo indica es una cuenta donde estarán registrándose los

movimientos de las transacciones creadas en el sistema.

338



Paso N° 1:Selecciona la opción de menú: Banco - Cuentas Contables

Paso N° 2:Dentro del formulario, debe ingresar el código de la primera cuenta que

queremos crear, para ello primero debe seguir un orden específico; ya que primero

debe crear la cuenta de grupo para luego crear las cuentas de movimiento.

Además, debe indicar el nombre de la cuenta y su clasificación (para el

ejemplo GRUPO).

Nota: Debemos empezar con la cuenta de grupo, ya que el registro de

cuentas se hará siempre en orden descendente.

Paso N° 3:Para finalizar, debe presionar F9 Registrar para guardar la cuenta y pasar a

la siguiente cuenta.

338



Para continuar con el registro de las cuentas, en este caso de segundo nivel,

en el cual debe indicar el código de la nueva cuenta. Cabe destacar, que el código

de la nueva cuenta debe contener el primer dígito de la cuenta de grupo a la cual

pertenece, así como su nombre y tipo de cuenta (Grupo ó Movimiento) por

ejemplo:

1 – 1: Activos Circulantes.

Nota: no es obligatorio crear una cuenta de Grupo para poder crear una

cuenta de movimiento, ya que podríamos crear banco con el primer código, sin

embargo es recomendable crearlas para una mejor organización de nuestra

información contable.

Observaciones:

- En la ventana “Cuentas Contables” muestra en la parte superior izquierda

el último código registrado.

- Para las opciones “Usa Terceros” y “Usa Centros de Costo” se debe

adquirir el programa Valery Contabilidad.

- Una vez que se hayan realizado transacciones con la cuenta creada, no

será posible eliminarla, solo podrá ser editadas.

338



¿Cómo registrar las Cuentas de Bancarias?En esta opción registraremos cada una de las cuentas bancarias que posee

la empresa, de manera de poder registrar todas las transacciones que se realizan

diariamente.

Paso N° 1:Nos dirigimos a la opción cuentas bancarias

Al hacer click en esta opción nos abrirá el siguiente formulario:

Paso N° 2:Comienza ingresando los datos de número de cuenta y presiona ENTER,

luego selecciona la entidad bancaria correspondiente a nuestra cuenta de la lista

haciendo click en los tres puntos (…).

338



Paso N° 3:Posteriormente debe ingresar los datos informativos de “Cuenta Bancaria”

donde solo es obligatorio el campo de Descripción.

Paso N° 4:Luego debe seleccionar la cuenta contable que estará ligada a este número

de cuenta, en este caso utilizaremos la creada en la sección anterior haciendo

click en los tres puntos (…):

Paso N° 5:Además, puede seleccionar el formato de impresión para cheques y el

próximo número de cheque a imprimir.

338



Paso N° 6:Por finalizar, debe ingresar los saldos de nuestra cuenta, colocamos el Saldo

Inicial correspondiente al mes con el que va a comenzar a usar el sistema, así

como también saldo del último mes conciliado tomando en cuenta la fecha del

“Próximo Período de Conciliación”

Paso N° 7:Por último selecciona F9 Registrar y para el registro de nuestra cuenta.

Nota: una vez que se hayan realizado transacciones con el banco creado, no

será posible eliminarlo.

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¿Cómo crear un Beneficiario?La opción de Beneficiario está creada con el fin de registrar los pagos que

hace la empresa que no requieren de una factura.

Paso N° 1:Nos dirigimos a la opción Beneficiarios.

Paso N° 2:Realizamos los registros pertinentes dentro del formulario, colocando el

código, además de su Nombre y colocamos el RIF o el NIT dependiendo del caso

y seleccionamos “F9 Registrar”

Nota:

Se recomienda que el código sea el mismo número de RIF.

Una vez que se hayan realizado transacciones con el beneficiario creado, no

será posible eliminarlo, solo modificarlo.

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¿Cómo consultar los Movimientos Bancarios?Dentro del módulo de Banco de Valery, se encuentra la opción “Movimientos

Bancarios” en la cual podemos ver todas y cada una de las transacciones

realizadas en las diferentes cuentas que tenga la empresa, así como también

crear nuevas transacciones para mantener nuestros estados de cuenta

actualizados.

Paso N° 1: Nos dirigimos a la opción Bancos - Movimientos Bancarios.

Paso N° 2:Una vez que se abre la ventana de consulta de las cuentas bancarias solo

debemos hacer click en los tres puntos (…) y seleccionar la cuenta que deseamos

verificar.

338



Seleccionada la Cuenta Bancaria, en el formulario nos mostrará en el centro

de la ventana los movimientos creados previamente de la cuenta que selecciono,

como se muestra en la imagen donde cada columna está constituida de la

siguiente manera:

Tipo: donde nos indica que tipo de transacción es el movimiento ubicado en

esa fila.

Número: que nos indica el número de documento correspondiente a esa

transacción.

Descripción: que nos da información detallada de la transacción realizada.

Fecha: en que fue realizada la transacción.

Conciliación: esta columna permite seleccionar aquellos movimientos que

hayan sido verificados en sus estados de cuentas y que serán conciliados.

Débito y Crédito: donde irá reflejado el monto de la transacción.

338



Además, podrá observar, en la parte superior del formulario toda la

información de su cuenta bancaria,

Del lado izquierdo tenemos el número de cuenta, la descripción y el periodo

en el que estamos realizando la consulta (de acuerdo al último periodo

conciliado).

Del lado derecho tenemos dos (2) recuadros, La Disponibilidad y el Saldo

Según Libros.

En el recuadro de Disponibilidad tenemos: Saldo actual en Libros: nos indica el saldo más reciente de nuestros libros

contables.

Débitos Diferidos: Egresos que no han sido registrados en los libros.

Créditos diferidos: Ingresos que no han sido registrados en los libros.

Saldo disponible: Nos muestra el total correspondiente al total de

disponibilidad.

338



Luego en el recuadro Saldo Según Libros: Saldo anterior: Último saldo conciliado

Total débitos: La sumatoria de todos los débitos que tenga nuestra cuenta

en el periodo en que estamos consultando la información

Total créditos: La sumatoria de todos los créditos que tenga nuestra cuenta

en el periodo en que estamos consultando la información

Saldo: El monto total, luego de deducir y acreditar al Saldo Anterior los

débitos y créditos.

Observación: Además de consultar en la opción “Movimientos Bancarios”, también se puede registrar movimientos hechos en nuestra cuenta,

para ello esta ventana tiene dispuestos una serie de Botones que nos ayudarán

con el registro de diferentes tipos de transacciones en nuestra cuenta.

Nota: Cada botón tiene una tecla asignada para acceder de forma rápida,

por ejemplo F2 para iniciar un Cheque.

338



¿Cómo registrar un Cheque?En esta opción podemos emitir los cheques que no han sido registrados

desde el Módulo de Compras o Cuentas por Cobrar, es decir, para generar pagos

adicionales a las compras de la empresa tales como Nómina, I.S.L.R., entre otros,

y de los cuales se tomará en cuenta los “Beneficiarios que hayan sido creados”.

Paso N°1Accedemos haciendo click sobre el botón “F2 – Cheques” o bien usamos la

tecla F2:

Le mostrará el siguiente formulario:

338



Paso N° 2 Procedemos a llenar los datos para el desglose del cheque:

Número: Esta opción automáticamente colocará el próximo número de

cheque a emitir, basado en la información registrada previamente al crear

nuestra cuenta bancaria, bien sea el caso registraremos el número

correspondiente.

Monto: colocaremos en números el monto por el cual hemos emitido el

cheque.

Páguese a la orden de: En este campo colocaremos a nombre de quien

está el cheque, podemos escribirlo o seleccionar del browser (…) donde

podremos elegir entre nuestro listado de Beneficiarios.

La Cantidad de: Este campo se autocompleta automáticamente luego de

haber colocado en monto en números.

Fecha: Aquí registraremos la fecha en la que fue emitido el cheque

Fecha de registro: En este renglón registraremos la fecha de inclusión de

este cheque en el sistema.

Descripción: aquí se registrarán tanto una descripción del motivo por la que

se está emitiendo el cheque.

Comentarios: Observación adicional para completar alguna referencia del

cheque (opcional).

338



Paso N° 3Registramos el desglose del cheque, donde vamos a registrar las cuentas

contables que afectan el cheque emitido, de forma automática la primera fila

tendrá el registro de la cuenta de banco, descripción y monto correspondiente,

luego debemos ingresar la contrapartida para el registro de esta transacción.

Nota: Es importante haber creado previamente las cuentas contables para

cada una de las transacciones que se generarán es el módulo de bancos, de lo

contrario no podrá realizar el registro del cheque.

Para completar el asiento de registro, primero hacemos click debajo de la

cuenta contable de banco y procedemos colocar la cuenta, también puede hacer

click en el browser (…) y se abrirá la ventana de cuentas contables, de la cual

podrá elegir la indicada, y presionamos ENTER, este proceso lo debe repetir con

el numero de asiento necesarios para justificar la salida de dinero.

Paso N° 4Para finalizar seleccionamos F9 – Registrar.

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¿Cómo registrar un Depósito?En esta opción registraremos los depósitos que se realicen a nuestra cuenta

Bancaria.

Paso N° 1Accedemos haciendo click en la opción F3 – Depósitos, también usando la

tecla F3.

Esto n os mostrará la ficha “Desglose de Forma de Depósito”

Paso N° 2Ingresar los datos correspondientes al depósito:

Fecha: se registrará la fecha en la que fue realizado el depósito.

Número: colocamos el número de comprobante de depósito.

Descripción: Damos una breve descripción del motivo del depósito.

338



Monto del depósito: se debe ingresar dependiendo de la forma en que se

realizó el mismo, ya sea efectivo, cheques del mismo banco u otro banco,

registraremos el monto en los renglones correspondientes, automáticamente

se actualizarán Total cheques y Total Depósito.

En este ejemplo realizaremos un depósito con efectivo y cheques tanto del

mismo como de otro banco así como su fecha de liberación

Nota: Si lo desea puede imprimir un comprobante de esta transacción

activando la opción “Imprimir Comprobante”.

Paso N° 3Registramos las cuentas contables a afectar por el depósito.





el numero de asiento necesarios para justificar el movimiento de dinero.

338



Paso N° 4Para finalizar seleccionamos F9 – Registrar

338



¿Cómo cargar Notas de Débito?En esta opción registraremos todas las notas de débito bancarias con el fin

de poder realizar la conciliación.

Paso N° 1Hacemos click en la opción F4 – Nota de Débito:

Posteriormente se abrirá la siguiente ventana.

Paso N° 2Procedemos a cargar los datos correspondientes:

Fecha: Registraremos la fecha en que se efectuó la Nota de Débito.

Número: Registraremos el número de documento correspondiente.

Monto: El monto de la nota de débito.

338



Descripción y comentarios: Registraremos el motivo de la Nota de Débito y

si lo desea comentarios adicionales, también puede optar por imprimir un

comprobante de la transacción realizada.

Paso N° 3Registramos las cuentas contables a afectar por el débito:







338



¿Cómo registrar Notas de Crédito?En esta opción registraremos todas las notas de crédito bancarias con el fin

de poder realizar la conciliación.

Paso N° 1Empezamos seleccionando la opción F5 - Nota de Crédito o bien

presionamos la tecla F5:

Se mostrará la siguiente ventana:

Paso N° 2Registramos los campos correspondientes:

Fecha: Registraremos la fecha en que se efectuó la Nota de Crédito.

Número: Registraremos el número de documento correspondiente

Monto: El monto de la Nota de Crédito.

338



Descripción y comentarios: Registraremos el motivo de la Nota de Crédito

y si lo desea comentarios adicionales, también puede optar por imprimir un

comprobante de la transacción realizada.

Paso N° 3Registramos las cuentas contables a afectar por el Crédito.







¿Cómo registrar Transferencias?

338



En esta opción registraremos las transferencias, bien sea entrantes, salientes

o entre otros bancos que tengamos registrados en Valery.

Primero hacemos click en la opción Transferencias y luego se desplegarán

tres (3)opciones, como se muestra en la imagen:

A- ¿Cómo Recibir un Transferencia?La primera opción Recibir transferencia, nos permitirá registrar

transferencias que hayan hecho terceros a nuestra cuenta.

Paso N° 1Hacer click sobre “Recibir Transferencia”

338



Nos abrirá la siguiente formulario:

Paso N°2Realizamos los datos correspondientes:

Fecha: Registraremos la fecha en que se efectuó la transferencia.


Descripción: Damos una breve descripción del motivo de la transferencia.

Transferencias del mismo banco: Colocamos el monto y la fecha en que

se hará efectivo el pago.

Transferencias de otro banco: Colocamos el monto y la fecha en que se

hará efectivo el pago.

Comentarios: en este renglón colocamos información adicional además de

la descripción, si desea imprimir un comprobante de esta transacción active

la opción Imprimir Comprobante.

338



Paso N° 3Registramos las cuentas contables a afectar por la Transferencia.







338



B- ¿Cómo registrar una Transferencia saliente?La segunda opción Hacer transferencia, nos permitirá registrar

transferencias que se hayan hecho terceros desde nuestra cuenta.

Paso N° 1Hacer click sobre la opción “Hacer Transferencia

Se mostrará el siguiente formulario:

Paso N° 2Registramos los datos correspondientes:

Fecha: Registraremos la fecha en que se efectuó la transferencia

Número: Registraremos el número de documento correspondiente

338



A la orden de: Ingresamos el nombre del beneficiario o bien podemos hacer

click en el browser (…) y seleccionar entre los beneficiarios que tengamos

registrados.



se hará efectivo el pago


hará efectivo el pago










338




C- ¿Cómo registramos una transferencia entre mis bancos?La tercera opción hacer transferencia a otros bancos, nos permitirá

registrar transferencias que se lleven a cabo entre las cuentas que tengamos

registrada en Valery.

Paso N° 1Hacemos click sobre la opción “Hacer Transferencia a Otros Bancos”

338



Nos mostrará la siguiente ventana:

Paso N° 2Procedemos a registrar los datos correspondientes:

Fecha: Registraremos la fecha en que se efectuó la transferencia.


A la Cuenta: Ingresamos la cuenta la que haremos la transferencia, o bien

podemos hacer click en el browser (…) y seleccionar entre las cuentas que

tenemos registradas.



se hará efectivo el pago.


hará efectivo el pago.




338










338



¿Cómo registramos una Orden de Pago?En esta opción podemos generar cheques a partir de pago de módulo de

Compras o Cuentas por Pagar, que hayan usado forma de pago “Órdenes de

Pago”, y que hayan sido asociadas a este número de cuenta, de forma de que

podamos fácilmente emitir el cheque correspondiente.

Paso N° 1Hacer click en la opción F7 - Orden de Pago:

Se mostrará la siguiente pantalla:

Paso N° 2En la parte superior de la pantalla posee dos métodos de filtrar los datos, que

muestra las órdenes de pago pendiente por generar el cheque:

1. Todos: al activar esta opción se mostrarán todas las órdenes de pago

registradas a este número de cuenta.

2. Por Fecha: Esta opción viene activada por defecto, colocando la fecha del

mes en curso, si desea realizar una búsqueda más avanzada puede

modificar la fecha a su preferencia.

338



Paso N° 3Seleccionamos la orden de pago que deseamos cancelar, y luego

presionamos el botón F7 Emitir Cheque:

De esta forma, se mostrar una ventana para el desglose de los datos del

cheque:

338



Paso N° 4Al igual que en la opción Cheques anteriormente descrita, procederemos a

llenar los datos para registrar el movimiento, en este caso ya estarán pre cargados

los datos del beneficiario, por ello en la primera sección de la ventana solo será

necesario indicar si desea imprimir “Comprobante” o “No endosable” y algún

Comentario que desee agregar, posteriormente ingresamos la cuentas contables

correspondiente para poder registrar el pago.

Observación: Una vez registrado todos los datos nuestra ventana de

desglose de cheque se debe ver de la siguiente forma:


338



¿Cómo generar pagos de Cuentas por Pagar desde el módulo de Movimientos bancarios?

Desde esta opción podemos realizar los pagos de cuentas por pagar que

estén pendientes por pago de forma directa desde el módulo de bancos.

Paso N° 1Hacemos click en la opción “CxP”:

Al seleccionar esta opción nos muestra la siguiente ventana:

Paso N° 2Para empezar seleccionamos el proveedor a quien desea emitir el pago de

una factura registrada a crédito, ingresando el código del mismo o presionando los

tres puntos (…) y seleccionamos el proveedor con quien tenemos la cuenta por

pagar.

338



Paso N° 3Seleccionamos la fecha de pago, y posteriormente presionamos el botón

“F11 – Seleccionar” para seleccionar la (s) facturas que vamos a cancelar.


A- Lista de facturas que pendientes por pagar un monto total o aplicar.





338



Paso N° 5Una vez presionada la factura a la cual se le asignara el pago, nos mostrará

el siguiente formulario:

A- Monto: se debe escribir el monto a pagar de la factura (Total o Parcial) y



monto a cancelar.


descuentos que desee aplicar a esta factura por Notas de Créditos emitidas

por su proveedor.

C- Retenciones: en este bloque puede realizar el registro de las retenciones y

generar los comprobantes para sus proveedores. En este caso, se tomara

el ejemplo para las Retenciones de I.V.A. e I.S.L.A.

338





- Monto del Pago.


- Retenciones generadas (I.V.A. e I.S.L.R.)

Nota: Antes de presionar el botón F9 Registra en la Pantalla dos (2), puede

repetir el proceso de pago de otra factura.

1 2

3

338




pago con la cual se cancelara la factura.


cualquiera de las alternativas Cheque o mediante transferencia bancaria y

presionar ENTER. No es obligatorio utilizar solo una de las opciones, ya que

puede cancelar una parte en cheque y la otra por transferencia.

Paso N° 8Para finalizar presiona el botón F9 Aceptar para generar el pago.

338



¿Cómo elimino un registro o Movimiento Bancario? Con esta opción podrá eliminar un registro previamente haya sido cargado y

por algún motivo no sea correcto.

Paso N° 1Seleccionamos el registro que deseamos eliminar

Paso N° 2Presiona el botón F6 Eliminar.

338



Para finalizar el sistema mostrará un mensaje de confirmación como se ha

eliminado el registro.

¿Cómo modificar un Movimiento Bancario?Con esta opción podrá ver los detalles del documento seleccionado donde

podrá realizar cambios en todos los renglones del documento.

Paso N° 1Seleccionamos el registro que deseamos modificar y posteriormente la

opción “Detalles”:

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Paso N° 2

Se mostrará una ventana de desglose desde la cual podremos realizar los

ajustes necesarios:

Una vez culminados seleccione F9 Registrar

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¿Qué función cumple la opción Avanzado?Esta opción despliega un submenú dividido en cinco partes:

Un primer grupo, las cuales nos permiten ver o imprimir el comprobante del

documento seleccionado en la pantalla principal.

Un Segundo grupo, con las siguientes opciones:

Actualizar diferidos: en esta opción se actualizará los débitos o

créditos diferidos en nuestra pantalla de desglose, y actualización de los

saldos.

Reversar conciliación: al seleccionar esta opción reversar la última

conciliación realizada.

Recalcular saldo: nos permitirá actualizar el cuadro de Saldo según

libros, luego de haber realizado algún ajuste o cambio dentro de la

pantalla de desglose.

Un tercer grupo con la opción de Anular Cheque, que nos permitirá reversar el

cheque que tengamos seleccionado, esta opción estará activa únicamente si

tenemos seleccionado un cheque.

Un cuarto grupo con la opción Pre-Cierre, esto nos permite pasar al realizar los

registros del mes siguiente sin haber realizado la conciliación del mes actual,

para no detener los registros de sus cuentas conforme al paso del tiempo, es

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importante recordar que al hacer el pre-cierre y luego desea registrar un

movimiento debe verificar el periodo activo en la pantalla principal, como se

muestra en la siguiente imagen:

Nota: Para cambiar entre los periodos activos utilice el botón Trabajar con el Pre-Cierre.

.

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¿Cómo realizar la Conciliación Bancaria?Esa opción, permite llevar a cabo la Conciliación, para ello debemos cotejar

los movimientos de nuestro estado de cuenta bancario contra los movimientos

dentro de nuestra pantalla de desglose (Movimientos Bancarios), a manera de ir

registrando o realizando las modificaciones necesarias.

Paso N° 1Seleccionar los movimientos que hayan sido verificados en el estado de

cuenta utilizando el botón de Conciliar sobre cada registro:

Paso N° 2Luego de haber revisado y tildado todos los registros del mes a conciliar en

nuestra pantalla de desglose seleccionamos la opción Conciliación.

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Una vez realizado el proceso, nos mostrará el siguiente formulario:

En esta ventana nos aparecerá un resumen de los movimientos realizados

en el mes (que hayan sido seleccionados).

Nota: es importante recordar que cualquier tipo de cambio de alguno de

estos movimientos deberá ser realizado en la pantalla de desglose, ya que el

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único campo modificable es el Saldo según el estado de cuenta del banco.

Paso N° 3Luego colocaremos el saldo según el estado de cuenta bancario en el campo

Saldo según estado de Cuenta del Banco, como se muestra en la imagen:

Hecho esto la Diferencia en Saldos Conciliado debe ser 0,00,

seleccionamos F9 - Conciliar.

Posteriormente, le mostrará un reporte para imprimir el comprobante de

conciliación:

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¿Cómo registrar Depósitos de Ventas y Cobros?Por medio de esta alternativa, el usuario puede depositar de forma

automática las transacciones de ventas y cobros generados en el módulo de

Ventas y Cuentas por Cobrar y actualizar el estado de cuesta de su banco, de las

diferentes formas de pago (Efectivo, Cheques, Transferencias y depósitos).

Importante: Para dar uso a esta herramienta, es necesaria la configuración

de los parámetros correspondientes (7021 y 7022) de las Propiedades Generales,

donde se deberá indicar el código de la Cuenta Contable de donde proviene el

dinero que enviaremos al banco.

Paso N° 1

Seleccionar la opción de menú: Bancos - Depositar Ventas y Cobros:

Paso N° 2Dentro del formulario de Registro de Depósitos, nos mostrará las movimientos

pendientes por ingresar al banco, los cuales se mostrarán en dos pestañas (una

con el Efectivo y Cheques, y otra con Depósitos y Transferencias), como se

aprecia en la siguiente imagen:

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Paso N° 33.1. Depositar Efectivo y Cheques:

Para llevar a cabo este proceso, debe ingresar el “Número de Depósito” que

se realizo en nuestra cuenta bancaria.

Seguidamente seleccionaremos la cuenta en la que fue depositado el

efectivo y cheques, podemos hacer click en los tres puntos (…) para elegir la

Cuenta Bancaria.

Posteriormente seleccionaremos la Fecha en la que se realizó el depósito.

Observación: la opción de Operaciones de la fecha permite filtrar entre los

días las transacciones que se hayan cargado en Ventas o Cuentas por Cobrar.

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Paso N° 4Luego debe seleccionar las operaciones correspondientes al depósito que

hemos realizado, como se aprecia en la imagen:

Para finalizar procedemos a oprimir el botón de F9 Registrar.

Paso N° 5Luego nos aparecerá una nueva ventana donde estará ya pre-configurado el

asiento contable correspondiente al movimiento que estamos registrando

Para finalizar verificamos que el asiento esté correcto y procedemos a

oprimir el botón F9 – Registrar.3.2. Depositar Depósitos y Transferencias

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Se debe seleccionar, la fecha en la que realizaremos la consulta:

Luego seleccionamos las transacciones que enviaremos a la opción de

movimientos bancarios, como se muestra en la imagen:

Posteriormente, presiona el botón de F9 – Registrar.

Adicionalmente, le mostrará una pantalla con la información del asiento

contable, en el cual deberá presionar F9 – Registrar para completar la transacción.

¿Consultas de reportes en el Módulo de Banco?

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Dentro de las alternativas de banco, se pueden encontrar cuatro (4) reportes

que permiten analizar los estados de cuenta y las transacciones registradas en el

sistema. Entre las cuales se encuentran:

1. Disponibilidad en cuentas Bancarias: permite consultar el saldo

disponible de sus cuentas bancarias en función a los registros ingresados

a Valery.

2. Débitos Diferidos: esta alternativa permite consultar las transacciones de

meses conciliados que hayan pasados al periodo siguiente como por

ejemplo (Depósitos, Notas de Crédito y Transferencias Recibidas)

3. Créditos Diferidos: esta alternativa permite consultar las transacciones

de meses conciliados que hayan pasados al periodo siguiente como por

ejemplo (Cheques, Notas de débito y Transferencias Realizadas)

4. Movimientos Bancarios: permite verificar las transacciones registradas

en Valery con el detalle correspondiente de cada registro para su análisis.

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CAPÍTULO IX

Nómina

Este capítulo, tiene como objetivo ayudar al usuario a la generación de los

recibos de pago para el cálculo de su nómina, así como las configuraciones

fundamentales para el cálculo de una nómina, para la cual se tomará como

referencia el tipo de nómina "Quincenal".

El módulo de nómina cumple con toda la normativa exigida en cuanto a

régimen de Prestaciones Sociales, Vacaciones, Utilidades y Nómina Regular

según la Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras

promulgada por el Ejecutivo Nacional en Mayo 2012. Además, ofrece la alternativa

de agregar nuevos conceptos y realizar modificaciones a los que ya trae por

defecto, y de esta forma adaptarlos a los métodos de la organización.

Modulo de NóminaPara llevar a cabo, la generación de los recibos en el cálculo de Nómina de

debe conocer lo que es un recibo de pagos.

Nota: un recibo de pago, es una constancia que sirve para certificar que se

ha pagado por un servicio.

De igual forma, dentro de la Ley Orgánica del Trabajo de los Trabajadores y

las Trabajadores, en su artículo 106 expresa lo siguiente:

Recibo de pago“Artículo 106. El patrono o patrona otorgará un recibo de pago a

los trabajadores y trabajadoras, cada vez que pague las

remuneraciones y beneficios indicando el monto del salario y,

detalladamente, lo correspondiente a comisiones, primas,

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gratificaciones, participación en los beneficios o utilidades, bonificación

de fin de año, sobresueldos, bono vacacional, recargos por días

feriados, horas extraordinarias, trabajo nocturno y demás conceptos

salariales, así como las deducciones correspondientes.

El incumplimiento de esta obligación hará presumir, salvo prueba en

contrario el salario alegado por el trabajador o trabajadora sin

menoscabo de las sanciones establecidas en esta Ley.”

Por otro lado, debemos conocer las partes que conforman un recibo de pago:

Encabezado,

representa la información

del empleado obligatoria

para la generación de

recibos entre las cuales

se destacan:

Nombre

completo del

empleado.

Fecha de Ingreso.

Cargo.

Rif.

Fecha y periodo del pago.

Sueldo Diario.

Sueldo.

Partes del Recibo:

Encabezado

Cuerpo

Totalización

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Cuerpo : contiene las el desglose de las asignaciones y deducciones

percibidas por el trabajador las cuales determinan los ingresos para el cálculo de

la nómina.

Asignación: representa el salario y las bonificaciones percibidas por el

empleado.

Deducciones: indica la retención de porcentajes del salario por conceptos

de ley.

Estas asignaciones y deducciones son aplicadas mediante conceptos, los

cuales permiten definir cada una de las bonificaciones y deducciones que aplican

para el empleado y que permiten identificar y describir el ingreso percibido. Entre

los conceptos más comunes para los recibos de pagos se encuentran:

Sueldo.

Seguro social Obligatorio.

Paro Forzoso.

Fondo de Ahorro Obligatorio para la vivienda.

Comisiones.

Días no trabajados, entre otros.

Estos conceptos para el sistema Valery pueden diferenciarse por la función

que cumplen:

Concepto Variable: representa aquellas asignaciones o deducciones que

van a depender del empleado es decir, corresponde a un cálculo de nómina en

particular, como por ejemplo Bono Alimenticio ó Días Feriados Trabajados, donde

se debe definir el número de días que aplican en ese momento en particular.

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Concepto Fijo: corresponde a los conceptos programados sobre el sistema

mediante una fórmula definida la cual será aplicada al trabajador por cada cálculo

de nómina, como por ejemplo Seguro social Obligatorio.

Totalización, permite identificar el total de los ingresos percibidos, así como

la validación de la empresa y del empleado.

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¿Cómo seleccionar el Tipo de Nómina?

Paso N° 1El primer paso a realizar, en la configuración de la Nómina es seleccionar el

tipo de nómina con el que se va a trabajar, para lo cual debe dirigirse a la opción

de menú: Nómina –> Seleccionar Tipo de Nómina. (Ver imagen):

Nota: Para este manual se tomará tipo de nómina “Quincenal”.

Paso N° 2Al hacer click, en esta opción “Seleccionar Tipo de Nómina” saldrá una

ventana en la cual debe seleccionar la nómina a utilizar, y presionar F9 Aceptar.

Observación: en el sistema Administrativo Valery Software, puede hacer uso

de diferentes tipos de nómina simultáneamente solo deberá seleccionar el tipo de

nómina para realizar los cambios durante cada proceso.

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¿Cómo Registrar los trabajadores?Para registrar los trabajadores, en el tipo de nómina seleccionada se deben

seguir los siguientes pasos:

Paso N° 1Dentro del módulo de nómina, en la opción de menú: Nómina -> Ingreso

Trabajadores, encontrara dos opciones para realizar la carga de los trabajadores,

(Ingreso Rápido de Trabajadores e Ingreso de Trabajadores), como se muestra en

la imagen siguiente:

Nota: La diferencia que existe entre los dos métodos para el ingreso del

trabajador, viene ligado a la cantidad de información que se puede ingresar de

dicho trabajador durante su registro (datos del empleado).

Por ejemplo:

- En el método “Ingreso Rápido de Trabajadores”, solo se puede ingresar

los datos fiscales de la persona, sueldo, cargo, fecha de ingreso y tipo

de prestaciones; por otro lado en el caso de “Ingreso de Trabajadores”,

se podrá ingresar una mayor cantidad de información asociada a dicho

trabajador.

- Por lo cual, para efectos de manual se tomara como referencia el

registro del empleado mediante la opción de “Ingreso de Trabajadores”.

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Observación: Formulario de registro de trabajador mediante la opción de

“Ingreso rápido de Trabajadores”, ver imagen siguiente:

Formulario de registro de trabajador mediante la opción de “Ingreso de

Trabajadores”, ver imagen siguiente:

Paso N° 2Dentro de este formulario “Ingreso de Trabajadores”, debe colocar el código

del trabajador (se recomienda usar su número de cedula de identidad ó RIF), y

presiona ENTER, además se debe cargar todos los datos del trabajador

(Nombres, Apellidos, Cedula de identidad, entre otros):

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Nota: Adicionalmente, puede incluir la Foto del empleado utilizando el acceso

de Ct+F INCLUIR, para buscar la imagen.

Paso N° 3Adicionalmente, debe ingresar los datos del contrato (Fecha de ingreso,

Sueldo, Cargo, entre otros), como se muestra en la siguiente imagen:

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Paso N° 4Se debe verificar la siguiente pestaña de “Conceptos”, la cual nos muestra

los conceptos de: Asignaciones, Deducciones y Patronales, como se muestran en

el siguiente gráfico:

Nota: En este punto, solo deberá destildar o tildar los conceptos que aplican

para el trabajador en específico. Además, los conceptos son seleccionados para

cada trabajador en específico.

Paso N° 5De igual forma, en la pestaña siguiente “Constante” debe colocar los días de

pago de utilidades, como se muestra a continuación:

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Paso N° 6Presione “F9 Registrar”, para finalizar la operación y guardar el trabajador.

Observaciones:

1- Para poder eliminar un trabajador se debe escribir su número su código

(cedula de identidad ó RIF) y presionar ENTER para que se muestren

todos sus datos, y presionamos el botón F6 Eliminar:

2- Cabe destacar, que una vez se hayan efectuado movimientos sobre un

trabajador (calculo de Nómina, Vacaciones, Utilidades, entre otros) este

no podrá ser eliminado, por lo cual se debe colocar en estatus

INACTIVO, como se muestra en la siguiente imagen:

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¿Cómo Crear Cargos?Esta opción permite indicar la ocupación del empleado dentro de la empresa,

el cual representa información obligatoria para el recibo de pago de acuerdo a la

Ley.

En Valery Administrativo, se encuentran cinco (05) cargos por defecto los

cuales son: Gerente, Administrador, Vendedor, Asistente, Cajero (a).

En caso de requerir crear otros cargos adicionales para el registro de un

trabajador debemos seguir los siguientes pasos:

Paso N° 1:Seleccionar la opción de menú: Nómina - Inicio - Cargos.

En este formulario, que nos mostrará debe ingresar el código del cargo así

como la descripción del mismo y se procede a presionar F9 Registrar para

completar el proceso.

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¿Cómo crear conceptos y asignarlos a los trabajadores?Esta opción de menú, le permite crear o modificar conceptos para el cálculo

de la nómina y poder obtener los resultados esperados por el sistema.

Paso N° 1:Dirigirse a la opción de menú de conceptos en: Nómina - Conceptos:

Le mostrará el siguiente formulario:

Existen dos formas de crear los conceptos:

1. Concepto sin Fórmula o Variables.

2. Concepto con Fórmula o Fijos.

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Caso N° 1: Un concepto sin fórmula, es un mecanismo para colocar

constantes o valores fijos dentro del recibo de pago, también se utilizan para

solicitar un valor en la hoja de tiempo o de control. Para crear este concepto debe

tomar en cuenta lo siguiente:

1- Se ingresa el código del concepto y la descripción del mismo, debe ser

una descripción que indique la función que hace este concepto:

2- Se debe seleccionar el tipo de concepto (Asignación, Deducción o

Patronal) para el ejemplo Asignación:

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3- En el recuadro el campo “Valor sin Fórmula” se escribe un valor “monto”

que puede corresponder a un monto, horas o días. Para el ejemplo

tomaremos 250,00.

4- El campo de Unidad, se especifica la denominación (unidad de medida)

para el concepto: horas, días o un monto (en función al punto

anterior). Para el ejemplo tomaremos la opción de Horas.

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5- Lo que ingrese en el campo “Base del cálculo” es multiplicado por valor

del campo valor sin formula, en este caso se tomara como referencia 1.

6- En la sección derecha tenemos una serie de opciones para seleccionar,

donde usted decide como y donde aplicar el concepto que estamos

creando.

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Notas:

a. Se recomienda que si desea aplicar un concepto el cual es variante para

cada cálculo de nómina, tildar la opción de “¿Usa en hoja de control?”.

b. Si es necesario que dicho concepto se muestre en el recibo de pago,

seleccionar la opción de “Se imprime en detalle”.

c. Además, puede tildar las opciones a las que aplica este concepto, como

por ejemplo: Vacaciones, utilidades, Liquidación, entre otros.

7- Posteriormente, Presiona F9 Registrar y le mostrará el siguiente

mensaje al cual debe presionar YES.

8- Por último, le mostrará la siguiente ventana, en la cual se debe

seleccionar el grupo de conceptos al cual será asociado (se deberá

seleccionar las nóminas a las cuales podemos utilizar este concepto).

Para completar el proceso, presionar F9 Aceptar.

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Caso N° 2: Crear un concepto con fórmula, es un mecanismo para colocar

un valor variante dentro del recibo de pago. Para crear el concepto de tomar en

cuenta lo siguiente:

1- Se ingresa el código del concepto y la descripción del mismo, debe ser una

descripción que indique la función que hace este concepto:

2- Se debe seleccionar el tipo de concepto (Asignación, Deducción o Patronal)

para el ejemplo Asignación:

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3- Unidad: se especifica la unidad de medida para el concepto si es hora, días

o un monto. Para el ejemplo tomaremos la opción de Horas.

4- Se determina la frecuencia de pago del concepto, y se elimina la que no

son necesarias, utilizando el signo menos (-) en la parte inferior de la

pantalla.

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5- En la sección derecha tenemos una serie de opciones para seleccionar,

donde usted decide como y donde aplicar el concepto que estamos

creando.

Notas:

a. Si es necesario que dicho concepto se muestre en el recibo de pago,

seleccionar la opción de “Se imprime en detalle”.

b. Además, puede tildar las opciones a las que aplica este concepto, como

por ejemplo: Vacaciones, utilidades, Liquidación, entre otros.

6- Posteriormente, seleccionamos la pestaña de “Formulas” (Ver imagen), se

escribe la formula como por ejemplo: ((Sueldo /30)/8*1.5), y presiona el

botón “probar” para la verificar la sintaxis de la formula.

7- Presionamos F9 Registrar.

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¿Cómo asignar un nuevo Concepto a un Trabajador?

1- Dirigirse a la ficha del trabajador, en la pestaña de “Conceptos”, allí

elegimos que tipo de concepto queremos agregar (Asignación,

Deducción o Patronal) y debe presionar el botón “Agregar Concepto”:

2- Selecciona el concepto que desea agregar al trabajador y por último

presiona F9 Registrar para completar esta operación.

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¿Cómo hacer una Hoja de Control?Una vez seleccionado el tipo de nómina y haber registrado los trabajadores

se procede a crear la hoja de control, en la cual le permitirá agregar o establecer la

cantidad de conceptos adicionales al Salario que se deben cancelar al trabajador

como: Horas extras, Feriados laborados, Días no trabajados, entre otros aplicados

a un trabajador.

Paso N° 1Seleccionamos la hoja de control, para lo cual nos dirigimos a la opción de

menú:

Nómina -> Hoja de Control

Paso N° 2Le proporcionamos un código y presionamos ENTER, de esta forma

podremos apreciar el período al que corresponde dicha hoja de tiempo o control; y

se cargan todos los trabajadores automáticamente registrados en ese tipo de

nómina:

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Paso N° 3Posteriormente, se debe agregar las cantidades a los conceptos (horas, días

o motos); Este proceso se efectúa por trabajador, por ejemplo: Horas Extras

diurnas y Días no trabajados, como lo muestra la imagen:

Nota: si ninguno de los trabajadores posee algún concepto a cancelar

adicional de los que se muestran en la hoja de control, de igual forma debe

registrar una hoja de control en blanco, es decir le colocamos un código y presiona

F9 Registrar (Este proceso debe repetirse para cada cálculo de nómina).

Paso N° 4Presiona F9 Registrar para guardar la hoja de control con las modificaciones

aplicadas.

Observación: Este alternativa de crear una Hoja de Control para cada

cálculo de nómina puede ser opcional, siempre y cuando se le indique al sistema

por medio de sus propiedades que no es necesaria la hoja de control para

procesar la nómina.

Para que el uso de la hoja de control no sea obligatorio, es necesario

habilitar la siguiente propiedad:

Entre las Propiedades Generales del sistema, debemos ubicar el número

11012, que indica: Requiere la hoja de control para procesar nómina. Dicha

propiedad se debe colocar su valor en NO.

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¿Cómo calcular Nómina Regular?Por medio de esta opción, podremos generar el cálculo de las nóminas e

imprimir los recibos de pago de cada trabajador.

Paso N° 1Una vez creada la Hoja de Control se debe realizar el cálculo de Nómina,

para lo cual nos dirigimos a: Nómina – Cálculo de Nómina.

Al seleccionar Cálculo de Nómina, saldrá una nueva ventana con los

siguientes datos:

Código y descripción en la parte superior el cual se generará de forma

automática.

Tipo Nómina se detectará automáticamente.

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Paso N° 2Se debe seleccionar la hoja de control que se haya creado para el rango de

la fecha de la nómina a calcular e indicar la fecha de pago.

Hoja de Control: Corresponde a la hoja de tiempo creada previamente

asociada al periodo que se desea calcular (en caso que este configurado el

parámetro de “Requiere la hoja de control para procesar nómina”).

Fecha de pago: se debe indicar la fecha de pago de la nómina.

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Paso N° 3Posteriormente, presionamos el botón “F7 - Calcular Prenómina”,

adicionalmente presionamos “YES” en la pantalla siguiente. (Ver Imágenes

siguientes):

Nota: De esta forma se mostrará los recibos de pagos de los empleados y un

informe general de la nómina (Prenómina) con la sumatoria total de los salarios de

todos trabajadores y los cálculos de asignaciones, deducciones y patronales por

cada empleado.

Prenómina: La Prenómina nos permite emitir reportes y validaciones para

verificar que nuestra captura y cálculos están correctos antes de hacer el proceso

final. En caso de que haya un posible error, podemos cancelar el proceso y correr

varias veces la prenómina sin ninguna limitante, hasta obtener los resultados

esperados.

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Paso N° 4Una vez generada la Prenómina, como se aprecia en la imagen. El proceso

siguiente es imprimir la misma para su validación (opcional) en el botón de “F8

Imprimir” o cerrar el proceso para culminar la transacción en F9 Cerrar Nómina”.

Observaciones:

- Al Imprimir solo la Prenómina, usted podrá realizar cualquier cambio y

realizar la prenómina el número de veces necesarias para obtener el

resultado esperado.

- Al cerrar la nómina, este es un proceso irreversible, el cual guardara los

saldos mostrados al historial del empleado.

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Paso N° 5Presionamos el botón “F9 Cerrar Nómina”, para culminar la operación, sin

embargo se mostrará un mensaje de confirmación al cual debemos presionar

“YES”.

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¿Cómo Cargar el Historial de Asignaciones y Deducciones por Trabajador?

En historia del trabajador, corresponde al los Sueldos, Asignaciones y

Deducciones mensuales percibidas por los trabajadores en periodos anteriores al

uso del sistema Valery, por medio del cual permite generar el informa de

Prestaciones Sociales, Liquidación, entre otros.

Paso N° 1Una vez creado el trabajador, es necesario agregar el historial de salarios

anteriores al uso del sistema Valery. Para llevar a cabo, este método

seleccionamos la opción de menú: Nómina – Nómina Histórica - Historial de

Asignaciones y Deducciones por Trabajador:

Paso N° 2Se mostrará un formulario donde tenemos que seleccionar al trabajador que le

vamos a ingresar el histórico de su nómina y además, colocar el año que vamos a

registrar.

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Paso N° 3El paso siguiente, es escribir el sueldo del empleado correspondiente a cada

mes, en este caso será desde Enero del 2012 (Fecha de ingreso del empleado de

este ejemplo) hasta Diciembre del 2012, hasta llegar a la fecha en la que

comenzaremos a calcular las nóminas de este trabajador con el sistema Valery.

Nota: Esto se debe realizar con todos los años que tenga el empleado

trabajando con la empresa. Es importante debido a que estos datos ingresados el

sistema Valery los toma en cuenta para el cálculo de las prestaciones sociales.

Paso N° 4Cuando estemos seguros que ya registramos el histórico completo hacemos

click en la opción “F9 Cerrar Nómina” para guardar los datos ingresados.

Observación: Repetir este proceso con cada empleado de la empresa que

haya comenzado a laborar antes de haber adquirido el Software Valery

Administrativo.

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¿Cómo crear Préstamos?Por medio de esta opción, se pueden asociar a los trabajadores los

préstamos solicitados para mantener el control de los movimientos de los

empleados, permitiendo además, de realizar la deducción en los cálculos de

nóminas posteriores al presamos.

Paso N° 1Dentro del módulo de nómina, en la opción de menú: Nómina - Préstamos,

como se muestra en la imagen siguiente:

Paso N° 2En el formulario siguiente, debe seleccionar el trabajador al cual se le va a

realizar el préstamo:

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Paso N° 3Ingresamos los datos para el préstamo:

1- Descripción: se debe agregar un detalle del motivo del préstamo, el cual

saldrá impreso en el recibo.

2- Fecha de Aprobación.

3- Monto del Préstamo.

4- Número de Cotas: representas el número de cuotas o deducciones en la

que el empleado va a cancelar dicho préstamo.

5- Fecha de 1ra Cuota: indica la fecha a partir de la cual se comenzara a

deducir el préstamo.

Paso N° 4Presiona “Registrar” para completar el proceso

Nota: Una vez comenzado a deducir un prestado este no podrá ser

eliminado.

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¿Cómo calcular Vacaciones?1. Desde el módulo de nómina hacer click sobre el ícono “Cálculo de

Vacaciones”

2. En el campo descripción debe escribir el motivo de las vacaciones o la

descripción para la misma razón.

3. En el recuadro del lado izquierdo, en la columna “Código Trabajador”

presionar F12 o hacer click en los tres (…) puntos del campo y elegir el

trabajador al que se le realizara el cálculo de vacaciones.

4. Seguido del paso anterior en la misma fila donde seleccionamos el

trabajador debemos colocar la fecha de salida y la fecha de entrada de las

vacaciones (este periodo es muy importante ya que si posee vacaciones

vencidas, se debe indicar el rango de fecha correcto para el trabajador

seleccionado).

5. Por último, presionar F7 o hacer click sobre el botón “Calcular Prenómina”

para realizar el cálculo de las vacaciones y a continuación le mostrará el

cálculo de la Vacaciones mediante un reporte que podemos imprimir, en

caso de estar correcto hacer click en Cerrar Nómina.

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¿Cómo Calcular Utilidades?1. Desde el módulo de nómina hacer click en “Cálculo de utilidades”

2. Seleccionar la fecha de pago del lado izquierdo de la misma ficha.

3. Presionar el botón F7 o hacer click en el botón “Calcular Prenómina” para

realizar el cálculo de nómina de utilidades y a continuación le mostrará el

cálculo de Utilidades por trabajador en caso de estar correctos hacer click

en Cerrar Nómina y se generarán los recibos de pagos correspondientes.

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¿Cómo calcular Liquidación?1. En el módulo de nómina hacer click en “Cálculo de Liquidación”

2. Elegir el código del trabajador al que desea realizarle la liquidación

3. Elegir la fecha de pago y la fecha de retiro del trabajador.

4. Elegir el motivo del retiro del trabajador (Despido, Renuncia, Fallecimiento o

Jubilación)

5. Presionar F7 o hacer click en “Calcular Prenómina” para realizar el cálculo

de la liquidación del trabajador y a continuación se mostrará el cálculo

correspondiente por Liquidación en caso de ser correcto Cerrar Nómina.

338



CAPÍTULO X

Sucursales

Este capítulo, tiene como objetivo facilitar el trabajo para aquellas empresas

que posee sucursales, por medio de una herramienta que facilite la actualización

de precios de inventario de forma automática.

Este proceso permite, que los usuarios puedan ahorrar trabajo y tiempo

valioso en la ejecución de este proceso, el cual a partir de la generación de un

archivo plano “XML”, que puede ser enviado a cada sucursal para que esta pueda

ejecutarlo y pueda actualizar de forma automática, rápida y practica la lista de

precios de los productos ya existentes y crear aquellos artículos que no se

encuentren en la base de datos de inventario.

¿Cómo generar una Actualización de Productos?A partir de este módulo, podrá generar el archivo de actualización de

inventario a enviar a las sucursales.

Paso N° 1Seleccionar la opción de menú: Sucursales – Generar Actualización de

Productos:

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Paso N° 2En el formulario de: Exportar Productos, puede tomar en cuenta que para

exportar los productos que desea actualizar de los inventarios de las sucursales,

puede realizarlos por categorías:

1- Dptos: se refiere a si desea realizar la actualización en base a los

departamentos que especifique.

2- Proveedor: indicar al sistema que dicha actualización se realizara en

base a un proveedor específico.

3- Productos: hace referencia que se indicara el rango de los artículos a los

cuales se le realizara la actualización en las sucursales.

Nota: en caso de requerir actualizar todo el inventario no debe realizar

ninguna configuración o selección de los filtro.

Dentro del formulario, también puede observar en la sección central con los

óvalos azules la lista de los productos creados en inventario en sus tres (3)

categorías.

Una vez realizada la selección de los productos, presiona “Aplicar” para

continuar la transacción.

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Paso N° 3En la pestaña siguiente, podrá verificar la ruta donde se guardara el archivo

de actualización como se muestra en la imagen (Flecha), esta ruta puede ser

modificada si lo necesita por medio del botón de tres puntos (…) que se encuentra

en el campo.

Presiona “F9 - Finalizar” para completar la transacción.

Observaciones:

- En el paso anterior (Paso N° 3) puede enviar automáticamente por correo el

archivo de actualización si lo desea, presionando la opción de Enviar

también por correo electrónico e indicar el destinatario.

- Dentro de la carpeta que selecciono para guardar la actualización de

inventario encontrara dos archivos de los cuales tomara en cuenta para

enviar a las sucursales el archivo que esta comprimido o .zip:

338



¿Cómo recibir una Actualización de Productos?A partir de este módulo, podrá recibir el archivo de actualización de

inventario que se le haga llegar de la sucursal encargada.

Paso N° 1Seleccionar la opción de menú: Sucursales – Recibir Actualización de

Productos:

Paso N° 2En el formulario de: Actualización de Productos, debe buscar al archivo

recibido para la actualización, para esto debe presionar el botón de F5 – Importar,

y ubicar el archivo comprimido (.ZIP) y seleccionarlo, como se muestra en la

imagen:

338



Paso N° 3Una vez seleccionado al archivo de actualización podrá observar en el

formulario la lista de los productos que serán editados en su base de datos de

inventario.

Presiona “F9 - Registrar” para llevar a cabo el proceso de actualización el

cual una vez culminado le mostrará un mensaje como el siguiente:

Nota: una vez realizado el proceso, debe verificar un par de productos para

garantizar que realizo los pasos de forma adecuada.

338



CAPÍTULO XI

Reportes


para la consulta de los datos de la empresa por medio de reportes interactivos y

agradables a la vista del usuario, dichos reportes poseen a su vez diferentes

filtros para la consulta de la información contenida en nuestro sistema, la cual nos

permitirá realizar búsquedas especificas y detalladas en periodos de tiempos

determinado para la toma de decisiones de la organización.

1. ClientesEn este modulo, podremos consultar la información de clientes registrados

en el sistema, donde podremos encontrar desde datos comerciales, por ventas,

zonas, grupos, entre otros.

Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Clientes:

Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver

imagen):

338



1- Listados de Clientes datos Comerciales: donde se puede consultar los

datos generales de los clientes.

2- Listados de Clientes para Contacto de Ventas: nos permite consultar los

datos de contacto de los clientes.

3- Adicionalmente, también podremos encontrar reportes de Zonas de Ventas

y Grupos de Clientes.

2. ProveedoresEn este modulo, podremos consultar la información de Proveedores

registrados en el sistema, donde podremos encontrar desde datos comerciales,

entre otros.

Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Proveedores:


imagen):

1- Listados de Proveedores: donde se puede consultar los datos generales y

fiscales de tus proveedores.

2- Relación de I.V.A. a Proveedores: muestra un listado de las retenciones

emitidas a los proveedores.

3- Relación de I.S.R.L. a Proveedores: muestra un listado de las retenciones

emitidas a los proveedores.

3. Productos

338



En este modulo, podremos consultar la información de Productos registrados

en el sistema.

Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Productos:


imagen):

Entre los cueles se destacan:1- Listado de Existencia a la Fecha: muestra los productos registrado en el

sistema con la cantidad disponible a la venta.

2- Registro Detallado de Entradas y Salidas de Mercancía de los Inventarios

Art. 177 Reglamento de I.S.L.R.

3- Lista de Precios, entre otros.

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4. Ventas En este modulo, podremos consultar la información de Ventas emitidas en el

sistema.

Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Ventas:


imagen):

Entre los cueles se destacan:1- Relación de Ventas: permite consultar las ventas diarias (Resumida y

Detallada) con el total facturado u su utilidad.

2- Cierre de Caja Diario: permite consultar las formas de pago utilizada para

la venta así como ingresos y egresos de caja para realizar el cuadre de

caja (Arqueo), estos se pueden emitir (Resumido y Detallado).

3- Entre otros.

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5. Impresora FiscalEn este modulo, podremos emitir los reportes de Impresora Fiscal de ventas

emitidas en el sistema.

Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Impresora Fiscal:


imagen):

Por medio de esta opción, se podrán emitir los reportes fiscales.

1- Reporte X: Permite generar un reporte que muestra el total facturado

hasta el momento (esta opción es la usada para cambios de turno o

consultas antes del cierre de caja).

2- Reporte Z: Permite generar el reporte de cierre de caja por impresora

fiscal al final de cada día de facturación, (solo puede ser emitido una vez

al día).

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6. VendedoresEn este modulo, podremos consultar la información de Vendedores y

transacciones registradas en el sistema.

Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Vendedores:


imagen):

Por medio de estas opciones podrá consultar los porcentajes y motos de

comisiones obtenidas por los Vendedores, las cuales las puede evaluar por

Documentos, Resumidas y Productos vendidos.

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7. ServidoresEn este modulo, podremos consultar la información de Servidores y


Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Servidores:


imagen):

Por medio de estas opciones podrá consultar los porcentajes y motos de

comisiones obtenidas por los Servidores de servicios facturados además, de la

lista de servidores registrado en el sistema.

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8. ComprasEn este modulo, podremos consultar la información de Compras registradas

en el sistema.

Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Compras:


imagen):

Entre los reportes que puede consultar para el análisis de las compras,

puede considerar:

1. Relación de Compras del Mes (Resumido y Detallado).

2. Relación de Gastos del Mes (Resumido y Detallado).

3. Relación de Compras Detallado por Producto.

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9. NóminaEn este modulo, podremos consultar la información de las Nóminas

Calculadas en el sistema.

Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Nómina:


imagen):

Entre los reportes a consultar podemos destacar:

1. Prestaciones Sociales.

2. Reporte Acumulado de Nómina.

3. Adicionalmente podrá consultar, Acumulados por Conceptos, Nómina

Histórica, entre otros.

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10. IVA Contribuyentes OrdinariosEn este modulo, podremos consultar la información de IVA de las compras y

las ventas registradas en el sistema.

Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – IVA Contribuyentes Ordinarios:


imagen):

Entre los reportes a consultar puede encontrar los libros de I.V.A. de las

ventas y compras realizadas y los cuales son exigidos por el Seniat.

1. Libro de Ventas según artículo 76 del Reglamento de IVA.

2. Libro de Ventas según artículo 76 y 77 del Reglamento de IVA.

3. Libro de Venta IVA Resumido.

4. Resumen mensual de IVA (Contribuyentes Ordinarios y Formales).

5. Libro de Ventas (IVA) Impresora Fiscal.

6. Libro de Compras según artículo 75 del Reglamento de IVA.

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11. IVA Contribuyente EspecialesEn este modulo, permite emitir los archivos TXT y XML de Retenciones de

Impuestos emitidas en el sistema para las declaraciones de Contribuyente

Especiales.

Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – IVA Contribuyente Especiales:

1- Para exportar el TXT, debe seleccionar la alternativa de “Gernerar TXT

para Retenciones I.V.A.”:

Dentro de la ficha, debe indicar el periodo en el que desea generar el

archivo para la declaración además, de indicar la ruta o lugar donde guardar este

archivo.

Para finalizar presiona, F9 – Generar Archivo TXT.

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2- Para exportar el XML, debe seleccionar la alternativa de “Gernerar XML

para Retenciones de I.S.L.R.”:

Dentro de la ficha, debe indicar el periodo en el que desea generar el archivo

para la declaración además, de indicar la ruta o lugar donde guardar este archivo.

Para finalizar presiona, F9 – Generar Archivo XML.

338



12.BancosEn este modulo, podremos consultar la información de los Movimientos

Bancarios registrados en el sistema.

Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Bancos:


imagen):

Dentro de las opciones que se muestran, podemos destacar el siguiente

reporte:

1. Movimientos de Cuentas Bancarias: el cual permite verificar los estados

de cuentas de los bancos y el detalle de cada transacción.

2. Además puede verificar: Créditos y Débitos diferidos, Movimientos en

Transito, entre otros.

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13.ListadosEn este modulo, podremos consultar la información gerencial de todas las


Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Listados:


imagen):

Dentro de las opciones que se muestran, podemos destacar el siguiente

reporte:

Informe Gerencial: que permitirá evaluar los resultados de las operaciones e

información cargada al sistema, como:

- Utilidad ó Pérdida Aproximada.

- Inventario actual por Método de Costeo.

- Activos.

- Pasivos.

- Impuesto al Valor Agregado I.V.A.

- Cuentas Bancarias.

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CAPÍTULO XII

Reimprimir

Este capítulo, tiene como objetivo proporcionar al usuario la posibilidad de

hacer una copia de los documentos emitidos y cargados en el sistema para

consulta de información o por requerimientos de nuestros clientes, proveedores o

empleados.

Este módulo, posee una estructura que permitirá identificar y ubicar con gran

facilidad los documentos a los cuales necesite realizar un duplicado (Documento

No Fiscal) ya que están organizados en relación al módulo donde fueron

generados ó cargados al sistema, estos podrán ser consultados en el momento

que sea necesario, entre los cuales se pueden destacar:

1. Ventas Presupuestos de Ventas

Notas de Entrega de Ventas

Facturas de Ventas

Devoluciones de Ventas

Comprobantes de Ingresos de Caja

Comprobantes de Egresos de Caja

Entre otros

2. Clientes Comprobantes de Nota de Débito de Clientes

Comprobantes de Nota de Crédito de Clientes

Comprobantes de Pagos de Clientes

Comprobantes de Anticipos a Clientes

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Entre otros

3. Compras Orden de Compra

Notas de Entrega de Compras

Factura de Compras

Devoluciones de Compras

Comprobantes de Retención de I.V.A. a Proveedores

Comprobantes de Retención de I.S.L.R. a Proveedores

4. Proveedor Comprobantes de Nota de Débito de Proveedores

Comprobantes de Nota de Crédito de Proveedores

Comprobantes de Pagos a Proveedores

Comprobantes de Cheques Devueltos a Proveedores

Comprobantes de Anticipos a Proveedores

5. Inventario Cargas de Inventario

Descargas de Inventario

Ajustes de Inventario

Traslados de Inventario

6. Nómina Recibo de Pago de Nómina

Recibo de Pago de Utilidades

Recibo de Pago de Vacaciones

Recibo de Pago de Liquidación

Entres otros.

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7. Bancos Conciliación Bancaria

CAPÍTULO XIII

Utilidades


para la configuración del sistema en el control y respaldo de la información, entre

las opciones más relevantes:

¿Cómo realizar un Respaldo de Datos?Por medio de este módulo, podrá realizar un respaldo de toda la información

contenida en el sistema, permitiendo guardar el archivo generado en una unidad

externa para resguardar la información ante cualquier falla o incidencia presentada

en el computador ó servidor donde se encuentre instalado el sistema.

Paso N° 1Seleccionar la opción de menú: Utilidades – Respaldo – Respaldo de Datos:

Paso N° 2Dentro del formulario, podrá observar la ruta donde se guarda el respaldo de

su sistema (Esta no puede ser modificada por este modulo), posteriormente

deberá presionar el botón Hacer Respaldo. Ver Imagen:

338



Una vez presionado el botón debe esperar unos minutos hasta completar el

proceso de respaldo, una vez culminada la operación el sistema le indicara

mostrando un mensaje como el siguiente:

Observación:

Luego dentro del directorio de Valery ubique una carpeta llamada

"respaldos", en ella habrá dos (2) archivos uno que termina con la extensión .GDK

y otro con extensión .ZIP. (Por cada vez que presiona el botón de hacer respaldo

se crearan dos nuevos archivos con las mismas características). Por lo cual, si

posee más de un archivo .ZIP en la carpeta de "respaldos" para ubicar el último

que haya sido generado tome en cuenta lo siguiente:

Si efectuó el respaldo en esta fecha: 01/01/2014 a las 2:00 PM, el archivo

estará identificado de la siguiente manera: Valery3_2014_01_01_14_00.zip es

decir: "Valery 3 + año + mes + día + hora militar".

338



¿Cómo recuperar un Respaldo de Datos?Por medio de este módulo, se podrá recuperar un respaldo de datos

realizado previamente con el sistema, esto con la finalidad de recuperar

información que pudo ser perdida por fallas del computador o por reinstalación del

sistema.

Consideraciones:

Para llevar a cabo, este proceso es necesario que no existan usuarios

utilizando el sistema.

Una vez comenzada la operación el proceso es irreversible.

Los datos Actuales del sistema se perderán y se incluirán solo los que posee

el respaldo.

Paso N° 1Seleccionar la opción de menú: Utilidades – Respaldo – Recuperar Respaldo

de Datos:

Paso N° 2El sistema le mostrará un mensaje de alerta donde le indica las condiciones

anteriores, además de preguntarle: ¿Desea realizar un Respaldo de Datos antes

de ejecutar el Proceso?, Ver Imagen:

338



En caso de estar seguro de los resultados a obtener, debe escribir que “NO”

y presionar Aceptar, en caso contrario escribir “SI”, eso significa que el sistema

realizara un respaldo preventivo antes de recuperar los datos por seguridad.

Paso N° 2En el formulario siguiente, debe ubicar el archivo que desea recuperar

presionando los tres puntos (…) como se muestra en la imagen y luego presiona

Recuperar Respaldo.

338



Paso N° 3Posteriormente, nos indicara nuevamente las consideraciones y nos

pregunta: ¿Desea realizar la Recuperación de este Respaldo?

Dentro de esta ficha debe escribir “SI” y presionar Aceptar. En este punto

debe esperar unos minutos hasta culminar el proceso (este proceso tardara

dependiendo la cantidad de información que se está recuperando en el respaldo).

Nota: una vez culminado la recuperación, se le mostrará un mensaje

indicando del el proceso se ha relazado con éxito, y le indicara que es necesario

cerrar el sistema y volver abrir para apreciar los cambios, (el sistema se cerrara

automáticamente) como se aprecian en las imágenes siguientes:

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¿Cómo agregar los Datos de la Empresa?Por medio de este módulo, se debe ingresar los datos fiscales y de

información de la empresa.

Paso N° 1Seleccionar la opción de menú: Utilidades – Configuración – Datos de la

Empresa:

Una vez dentro del formulario, encontrara una información cargada:

1- Nombre de la Empresa.

2- R.I.F.

3- Número de Licencia

Nota: Esta información ya viene cargada en el sistema una vez registrada la

licencia, (dicha información no podrá editada por el usuario).

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Paso N° 2Dentro de la ficha deberá agregar los datos de contacto de la empresa estos

correspondes a datos opcionales por el usuario:

Persona Contacto.

Teléfono.

Fax.

Correo Electrónico.

Además, puede indicar si su empresa realiza retenciones de I.V.A. ó

Municipales, para que el sistema por defecto siempre realice las respectivas

retenciones al cargar el pago de las facturas de compras.

Paso N° 3Para Finalizar, presiona F9 Registrar.

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¿Cómo configurar el Correo Electrónico de la Empresa?Permite enviar los archivos generados en el sistema (Presupuestos,

Facturas, Notas de Entrega, Reportes, entre otros) por correo electrónico

directamente desde el sistema Valery.

Paso N° 1Seleccionar la opción de menú: Utilidades – Configuración – Datos de la

Empresa:

Paso N° 2En el formulario, debe presionar el botón resaltado el rojo:

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Paso N° 3En la ficha siguiente, debe ingresar los datos de su correo electrónico, como:

Contraseña: representa la contraseña que posee su correo

electrónico.

Servidor de Correo Saliente (SMTP): debe indicar el nombre del

servidor de correo electrónico (esta opción en la mayoría de los

servidores el sistema cargara automáticamente esta información).

Puerto de Salida: debe indicar el nombre del servidor de correo

electrónico (esta opción en la mayoría de los servidores el sistema

cargara automáticamente esta información).

Paso N° 4Para finalizar debe presionar F9 Registrar en los dos (2) formulario para

guardar la configuración.

Manual de usuario de Valery Software Administrativo Versión 2013 Edición 2014

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