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Manual de uso para Ciudadanos - Sistema de Sercicios en Línea MANUAL DE USUARIO (CIUDADANOS) SISTEMA DE SERVICIOS EN LINEA UNIDAD DE SISTEMA DE INFORMACIÓN LOCAL Mayo 2020
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Manual de uso para Ciudadanos - Sistema de Sercicios en Línea
MANUAL DE USUARIO (CIUDADANOS)
SISTEMA DE SERVICIOS EN LINEA
UNIDAD DE SISTEMA DE INFORMACIÓN LOCAL
Mayo 2020
Manual de uso para Ciudadanos - Sistema de Sercicios en Línea
GAD MUNICIPAL DEL CANTÓN SUCÚA
MANUAL DE USUARIO DE SISTEMA DE SERVICIOS EN
LINEA
PERFIL: CIUDADANOS
Código
1
Versión
1
Número de páginas
26
Elaborado por:
Ing. Johnny Parra
TÉCNICO DE TECNOLOGÍAS DE
LA INFORMACIÓN
Revisado por:
Ing. Sebastián Ordoñez
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Aprobado por:
Ing. Sebastián Ordoñez
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Manual de uso para Ciudadanos - Sistema de Sercicios en Línea
CONTENIDO
CONTENIDO ....................................................................................................................................................................... 3
TABLA DE IMÁGENES................................................................................................................................................ 4
NOTAS DE CAMBIO ..................................................................................................................................................... 5
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................................................. 6
ANTECEDENTES ............................................................................................................................................................ 7
1. INGRESO AL PORTAL DE SERVICIOS EN LÍNEA ........................................................................ 8
2. SECCIONES DE LA PLATAFORMA ......................................................................................................... 8
2.1. Menú principal ................................................................................................................................................... 8
2.2. Informativa ........................................................................................................................................................... 9
2.3. Inicio de Sesión ................................................................................................................................................ 9
2.4. Acceso rápidos ............................................................................................................................................... 10
2.5. Panel Lateral ..................................................................................................................................................... 10
3. REGISTRASE EN EL SISTEMA ................................................................................................................. 11
4. INICIO DE SESIÓN EN EL SISTEMA ..................................................................................................... 14
5. PANEL LATERAL ............................................................................................................................................... 16
6. PERFILES DE USUARIO ................................................................................................................................ 16
6.1. CIUDADANO ..................................................................................................................................................... 17
6.1.1. ENVIAR TRÁMITES NUEVOS........................................................................................................... 17
6.1.2. VER ENVIADOS ......................................................................................................................................... 19
6.1.3. VER TODOS ................................................................................................................................................. 21
6.2. PROVEEDOR .................................................................................................................................................... 22
6.2.1. VER OFERTAS ACTIVAS .................................................................................................................... 22
6.2.2. APLICAR A UNA OFERTA.................................................................................................................. 23
6.2.3. VER OFERTAS PRESENTADAS .................................................................................................... 26
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TABLA DE IMÁGENES
Imagen 1 - Dirección web del sistema ...................................................................................................................... 8
Imagen 2 - Menu principal ............................................................................................................................................. 8
Imagen 3 - Sección Acceso al sistema ..................................................................................................................... 9
Imagen 4 - Sección accesos rápidos ....................................................................................................................... 10
Imagen 5 - Section panel lateral ................................................................................................................................ 10
Imagen 6 - Formulario de Registro Ciudadano ................................................................................................... 11
Imagen 7 - Formulario de Inicio de Sesión .......................................................................................................... 15
Imagen 8 - Mensaje de inicio de sesión incorrecto ........................................................................................... 15
Imagen 9 - Mensaje de inicio de sesión correcto .............................................................................................. 16
Imagen 10 - Menú principal del ciudadano ............................................................................................................ 17
Imagen 11 - formulario de solicitud de trámites municipales........................................................................ 18
Imagen 12 - Lista trámites enviados por ciudadano ......................................................................................... 20
Imagen 13 - Historial de trámites .............................................................................................................................. 21
Imagen 14 - Menú proveedor ....................................................................................................................................... 22
Imagen 15 - Lista de ofertas activas ....................................................................................................................... 22
Imagen 16 - formulario para aplicar a una oferta ............................................................................................... 24
Imagen 17 - Historial de ofertas presentadas...................................................................................................... 26
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NOTAS DE CAMBIO
RESUMEN DE ACTUALIZACIONES:
Versión del
Documento #
Fecha de
Revisión Cambio realizado
1.0 04 – 05 - 2020 Elaboración del manual
2.0 12 – 05 - 2020 Se actualiza el sistema únicamente para
la recepción de proformas.
Manual de uso para Ciudadanos - Sistema de Sercicios en Línea
INTRODUCCIÓN
El portal de Servicios en Línea es una herramienta que dispone el Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal del cantón Sucúa, la misma que está al alcance de todos los
ciudadanos de forma pública, que tiene como objetivo de ofrecer un mecanismo de
solicitud de trámites municipales de una manera automatizada; obteniendo así un servicio
ágil y de fácil uso.
Este documento se encuentra estructurado con los pasos que debería seguir un ciudadano
para formar parte de este servicio que ofrece la Municipalidad del cantón Sucúa para la
recepción de trámites y su respectiva solución a los mismos.
Esta plataforma es compatible y está diseñada para ser utilizada mediante un navegador
web; ya sea mediante una computadora, Tablet, celular y/o cualquier otro dispositivo móvil.
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ANTECEDENTES
El portal de servicios en Línea surge tras la necesidad de ofrecer a los ciudadanos un
mecanismo de comunicación electrónico, que evite a las personas acudir de forma
personal a la Municipalidad del cantón Sucúa, de esta manera poder seguir brindando
atención a sus trámites requeridos de una forma ágil, segura y eficiente.
Para hacer uso de esta plataforma es necesario disponer de una cuenta de usuario y su
respectiva contraseña.
Para ingresar al portal de servicios en línea con un navegador (google Chrome, Mozilla
Firefox, Internet Explorer, etc…) lo puede hacer desde la siguiente dirección.
https://www.enlinea.sucua.gob.ec
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1. INGRESO AL PORTAL DE SERVICIOS EN LÍNEA
a) Abrir el navegador web de su preferencia (utilizaré el navegador Google
Chrome para este manual) y digitar la siguiente dirección:
https://www.enlinea.sucua.gob.ec
Imagen 1 - Dirección web del sistema
2. SECCIONES DE LA PLATAFORMA
2.1. Menú principal
Imagen 2 - Menu principal
Menú donde se visualizará todas las opciones habilitadas según su perfil ciudadano
dentro del sistema de Servicios en Línea, puede variar dependiendo si es proveedor o
no.
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2.2. Informativa
Sección donde se visualizará comunicados importantes y/o indicaciones generales
dependiendo el casi.
2.3. Inicio de Sesión
Sección destinada para acceder al sistema
por parte de los ciudadanos previamente
registrados.
Si no dispone de una cuenta, la puede
solicitar ingresando al enlace ubicado en la
parte inferior Registrarse.
Su usuario siempre será su número de
cédula o RUC con el cual se registró.
Imagen 3 - Sección Acceso al sistema
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2.4. Acceso rápidos
Imagen 4 - Sección accesos rápidos
Sección donde se presentará enlaces directos a diferentes servicios que va ofrecer la
plataforma, los mismos que se irán actualizando de forma frecuente.
2.5. Panel Lateral
Sección donde se visualizará los mensajes de
alerta enviado por el sistema dependiendo el
proceso interno que esté realizando.
Se visualizará el nombre de usuario autenticado en
el sistema, con las respectivas opciones.
Modificar perfil
Cerrar sesión
También se presentará imágenes correspondientes
al proceso que se esté llevando a cabo en el
sistema.
Imagen 5 - Section panel lateral
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3. REGISTRASE EN EL SISTEMA
Para registrase en la plataforma de servicios en línea que ofrece el
Municipio del cantón Sucúa, ubicar el acceso rápido que indica la
imagen y accedemos a él con un clic.
A continuación, se presentará el formulario de registro ciudadano, donde se tendrá que
ingresar todos los campos requeridos (*) para posterior enviar a guardar su solicitud. Es
importante leer cada uno de los requisitos antes de proceder con el registro.
Imagen 6 - Formulario de Registro Ciudadano
Tomar en cuenta lo siguiente:
Tipo.
Persona Natural
o Fotografía a color de la cara y contracara de la cédula, contenido
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legible.
o Si posee RUC activo y lo vincula a su cuenta: Documento en
formato PDF del RUC escaneado o descargado de la página del
SRI.
o Fotografía a color del certificado de votación cara y contracara,
contenido legible.
o En caso de adultos mayores deberá subir nuevamente la cédula.
o En caso de extranjeros deberá subir nuevamente la cédula.
o Para personas con poder general, se deberá crear el registro
ciudadano del propietario del bien y del apoderado, ambos
documentos serán firmados por el apoderado.
o El poder entregado deberá estar actualizado
Persona Jurídica
o Documento en formato PDF del acta de constitución de la
empresa.
o Documento en formato PDF del nombramiento como
representante legal de la empresa.
o Documento en formato PDF del RUC escaneado o descargado de
la página del SRI.
o Posterior al registro ciudadano, deberá imprimir el acuerdo de
responsabilidad, firmar el documento con tinta azul por el titular de
la cuenta y entregar el mismo en las ventanillas del GAD Municipal
del Cantón Cuenca en las siguientes direcciones:
o
Entidad Pública
o Documento en formato PDF de nombramiento como representante
legal de la Entidad
o Cédula y certificado de votación actualizados en formato PDF.
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Razón Social: Debe ser llenado únicamente por las personas que dispongan
de la misma y que esté constando ese nombre en el SRI.
Registrarme como proveedor del GAD SUCÚA: Es importante aclarar que
debe tomar en cuenta lo siguiente para elegir una respuesta.
SI: Seleccione esta opción SÓLO si usted va participar como proveedor del
Municipio del cantón Sucúa.
NO: Seleccione esta opción CUANDO usted no va formar parte de los
proveedores del Municipio del cantón Sucúa. Vale aclarar que a futuro si usted
desea ser proveedor del Municipio lo podrá solicitar y así habilitarle en el
sistema para que pueda participar en procesos de adquisiciones que la
Institución lo requiera.
Una vez llenado cada uno de los campos requeridos y adjuntado el documento solicitado
enviar a guardar su registro.
Mensaje de confirmación. Notifica que el registro fue guardado
correctamente. Desde ese instante el Administrador del Sistema procederá a
revisar su registro y validar sus datos en base al documento PDF adjunto. Del
mismo modo se le notificará mediante correo electrónico a la cuenta
proporcionada cuando su usuario sea habilitado y de esta manera ya pueda
acceder al Sistema.
Mientras no reciba el correo de confirmación que su cuenta ha sido habilitada
no podrá acceder al sistema.
Para verificar el estado de su registro por favor comunicarse vía correo
electrónico a: [email protected]
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Mensajes de error posible
Posibles causas del error:
1. Ya se encuentre registrado
2. Ha adjuntado un documento
que no sea PDF.
3. El tamaño del archivo adjunto
supera los 8MB permitidos
4. INICIO DE SESIÓN EN EL SISTEMA
Una vez ingresado a la página de Sistema
de Servicios en Línea, ubicarse en el panel
de “Inicio de Sesión”. Este será el único
medio destinado para los funcionarios
Municipales.
Tomar en cuenta lo siguiente.
Para acceder al sistema requiera de un
usuario y contraseña.
1. Usuario: es el número de cédula o
RUC con el que se registró previamente
en el sistema.
2. Contraseña: La misma que usted ingresó al momento de su registro. En caso de
requerir reseteo de contraseña o tener inconvenientes para acceder al sistema,
por favor enviar un correo a: [email protected]
3. Por último Clic en Ingresar al Sistema
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También el sistema en algunas ocasiones le va redirigir a otra página de inicio de sesión,
que básicamente cumple el mismo proceso detallado anteriormente. Seguir los mismos
pasos, usar su usuario y contraseña respectiva.
Imagen 7 - Formulario de Inicio de Sesión
a) Mensaje de credenciales incorrectas (Usuario o clave inválido)
Imagen 8 - Mensaje de inicio de sesión incorrecto
b) Mensaje de confirmación de acceso correcto:
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Imagen 9 - Mensaje de inicio de sesión correcto
c) De esta manera se ha ingresado al Sistema
5. PANEL LATERAL
Contiene información del usuario autenticado en el
sistema. En el cual al dar un clic aparecerá dos opciones:
1. Modificar perfil
:> Permite al usuario actualizar sus datos personales
y cambiar su contraseña
2. Cerrar sesión
Permite salir o cerrar sesión del sistema
6. PERFILES DE USUARIO
El sistema maneja varios perfiles de usuario para los ciudadanos, cada uno con sus
respectivos permisos de acceso al sistema, a continuación, se detalla cada uno de ellos y
sus respectivas funciones.
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6.1. CIUDADANO
Este es el perfil básico o común para todos los ciudadanos registrados en el sistema, el
mismo que tiene los siguientes permisos o funciones.
Envío y recepción de trámites municipales
Consultar el estado de los trámites solicitados
Menú del Ciudadano
Imagen 10 - Menú principal del ciudadano
6.1.1. ENVIAR TRÁMITES NUEVOS
El ciudadano podrá realizar solicitudes de trámites municipales a través en la
plataforma de Servicios en Línea desde el siguiente submenú (Enviar Nuevo)
Para lo cual se abrirá un formulario que contiene información detallada que usted
registró previamente en el sistema.
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Imagen 11 - formulario de solicitud de trámites municipales
Para lo cual es necesario y obligatorio llenar los siguientes campos
Asunto: describe lo más breve posible el asunto de su solicitud
Detalle: Ingrese un detalle de lo que está solicitando
Archivo: Debe adjuntar documento en formato PDF que contenga los
requisitos necesarios para que pueda ser atendido su trámite dependiendo
del mismo.
Es decir, subir solicitud firmada por su persona donde conste lo que está
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solicitando y los documentos necesarios que requiera su trámite. Todo debe
adjuntar en un solo archivo y que no exceda los 8MB de capacidad.
Observaciones: describa un breve comentario sobre su solicitud.
Por último, clic en el botón verde enviar solicitud y de esta manera quedará
registrado su requerimiento.
Mensaje de confirmación Muestra un mensaje notificando que se ha
enviado correctamente su solicitud.
También se envía un correo electrónico
registrado del ciudadano, notificándole que
su trámite ha sido registrado en el sistema.
Mensaje de error: Hace referencia
cuando la solicitud no fue enviada, no se registró en el sistema.
La solicitud no pudo ser registrad por las
siguientes causas.
1. Tipo archivo incorrecto, solo es
permitido en formato PDF.
2. Tamaño de archivo excede lo
permitido 8MB
Con esto finaliza el proceso de envío de solicitudes de trámites municipales.
6.1.2. VER ENVIADOS
Permite visualizar la lista de trámites enviados por el ciudadano, en la tabla se presenta
información detallada de cuando fue enviada y una opción para visualizar el documento
adjunto.
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Imagen 12 - Lista trámites enviados por ciudadano
En la imagen anterior dar un seguimiento al trámite; es decir, tomando en cuenta la
información de las siguientes columnas.
Enviado: Fecha en la cual fue enviada la solicitud por el ciudadano.
Asignado a: Hace referencia a funcionario Municipal que le fue asignado el
trámite, esto lo realizan en secretaría general. Mientras el trámite no sea aún
asignado a ningún director la columna permanecerá vacía.
Fecha Asignación: Fecha en la que el trámite del ciudadano fue asignado
al director departamental.
Comentario: Observaciones ingresadas por secretaria al momento de
asignar el trámite.
Estado: Difiera dependiendo la acción que fue realizada en el trámite.
NUEVA: Estado inicial de un trámite, cuando recién es solicitado
ASIGNADO: Cuando el trámite fue asignado a un director
RESUELTO: Cuando el trámite ya fue resuelto por el director
departamental.
ELIMINADO: Cuando el trámite no va ser atendido por varios motivos.
Se podrá observar un comentario donde se describirá las razones que
la solicitud no puede ser atendida.
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6.1.3. VER TODOS
Permite visualizar de forma más detallada el estado de las solicitudes enviadas por el
ciudadano.
Imagen 13 - Historial de trámites
Cuando un trámite se encuentre como resuelto, el ciudadano podrá ver, descargar e
imprimir el documento de respuesta enviado por el director departamental a quien le
fue asignado el trámite.
También se puede observar 2 botones de colores, los mismos que cumplen una función
en específico.
Azul: permite visualizar el documento de solicitud enviada por el ciudadano
Verde: permite visualizar el documento de respuesta enviado por el director
departamental.
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6.2. PROVEEDOR
El perfil proveedor tiene las siguientes funciones El proveedor sigue teniendo el mismo
trato como ciudadano; solo que se aumentan más permisos dentro del sistema.
Aplicar a ofertas para el envío de proformas que se encuentren activas en el
sistema.
Ver el historial de las ofertas en las que usted presentó ofertas a la institución.
Cuenta con el siguiente menú
Imagen 14 - Menú proveedor
6.2.1. VER OFERTAS ACTIVAS
El ciudadano podrá visualizar todas las ofertas que se encuentren activas dentro de la
plataforma de Servicios en Línea desde el siguiente submenú (ver ofertas activas)
Imagen 15 - Lista de ofertas activas
Como indica la imagen anterior se presenta una tabla con todas las ofertas que se
encuentran activas en el sistema, a las cuales el proveedor pueda aplicar para envío
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de su proforma.
La columna Oferta permite al proveedor visualizar la oferta que ha sido publicada por
la entidad municipal del cantón Sucúa.
La columna ESTADO variará en relación a la fecha de finalización del plazo máximo
en que se puede aplicar una oferta. Es decir, cuando una oferta vece; el estado pasa
a: VENCIDA y el proveedor ya no puede aplicar sobre ella.
Cuando la oferta aún se encuentra disponible el proveedor puede aplicar sobre la
oferta, dando un clic en el botón de color verde. APLICAR. En ese instante se podrá
visualizar de forma más detallada todo lo referente a la oferta.
6.2.2. APLICAR A UNA OFERTA
El proveedor luego de haber visualizado la oferta podrá iniciar el proceso para aplicar
en cualquiera de las ofertas que se encuentren registradas en el sistema. Tomando
en consideración que previo analice si cumple los requisitos para el envío de
proformas.
A continuación, se presenta el formulario para aplicar a la oferta seleccionada.
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Imagen 16 - formulario para aplicar a una oferta
Para lo cual es necesario y obligatorio llenar los siguientes campos
Subir oferta: adjuntar documento en formato PDF con tamaño que no exceda
los 8MB y que contenga la proforma y demás documentación requerida para
participar en el presente proceso.
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comentario: describir brevemente algún comentario
Una vez cumplido con lo anterior enviar a guardar la oferta.
Mensaje de confirmación: Notifica en pantalla que su oferta fue registrada
de manera correcta en el sistema. Se enviará un correo electrónico de
notificación que su proforma fue registrada.
Mensaje de error: Notifica en pantalla que su oferta NO FUE registrada por
una de los motivos descritos en el mensaje.
Solo es posible aplicar una sola vez por proveedor a una misma oferta
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6.2.3. VER OFERTAS PRESENTADAS
El proveedor podrá visualizar las ofertas en las que envío proformas.
A continuación, se presenta la tabla, que describe el historial de cada oferta
presentada.
Imagen 17 - Historial de ofertas presentadas
Hasta ese punto culmina el proceso dentro del sistema. Ahora para los procesos siguientes
se encargará la Unidad de compras públicas de la institución.
