Manual de Procedimientos para la Recepción, Control y ......Manual de Procedimientos para la...

DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES, ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS

GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS

Manual de Procedimientos para la Recepción, Control

y Suministro de los Bienes del Almacén Central y

Depósitos en Tránsito a Nivel Nacional

Manual de Procedimientos para la Recepción, Control y Suministro de los Bienes del Almacén Central y Depósitos en Tránsito a Nivel Nacional

Dirección Corporativa de Administración y Finanzas / Subdirección de Almacenes, Abastecimientos y Servicios Hoja: 2 de 78

Gerencia de Almacenes e Inventarios / Gerencia de Suministros Operativos DCAF-PR-12-045 Rev. A2

SERVICIO POSTAL MEXICANO



Gerencia de Almacenes e Inventarios Gerencia de Suministros Operativos

DCAF-PR-12-045 Rev. A2


Contenido

................................................................................................................................................... 4 1. Introducción

....................................................................................................................................................... 6 2. Objetivos

..................................................................................................................................... 6 3. Ámbito de Aplicación

............................................................................................................................................... 7 4. Marco Jurídico

......................................................................................................................................................... 8 5. Glosario

..................................................................................................................................... 12 6. Políticas Generales

............................................................................................................................................ 15 7. Procedimientos

7.1. Recepción, Resguardo y Registro de Bienes en Almacén ..................................................................... 15 7.2. Recepción y Alta de Bienes por Contratos Abiertos y Entregas en Sitio ............................................... 21 7.3. Afectación ............................................................................................................................................... 25 7.4. Suministro de Bienes desde el Almacén Central ................................................................................... 28 7.5. Destrucción de Bienes ............................................................................................................................ 32 7.6. Devolución de Insumos al Almacén Central ........................................................................................... 35 7.7. Recepción de Bienes en los Depósitos en Tránsito y Redistribución de Bienes a las Oficinas Postales y

Centros Operativos ................................................................................................................................. 38 7.8. Actualización de Inventarios ................................................................................................................... 42

........................................................................................................................................................ 45 8. Anexos

................................................................................................................................................. 45 Indicadores

.............................................................................................................. 47 Salida de Almacén (Consumibles)

............................................................................................................ 49 Salida de Almacén (Inventariables)

....................................................................................... 51 Formato de Visto Bueno, Aceptación o Rechazo

.......................................................................................................... 53 Vale de Entrada y/o Listado de Altas

................................................................................ 55 Vale de Entrada y/o Listado de Altas (Inventariables)

........................................................................... 57 Vale de Entrada y/o Listado de Altas (Parque Vehicular)

............................................................................................................ 59 Vale de Devolución de Mercancías

............................................................................... 61 Control de Existencias (Tarjetas) y/o Hoja de Estante

..................................................................................... 63 Recuento de Existencias y/o Bitácora de Conteos

......... 65 Acta Administrativa que se Formula para Hacer Constar los Faltantes y/o Deterioro de los Bienes

............................................................................................................... 67 Etiqueta Identificadora de Bienes

.......................................................................................................... 69 Minuta de Inicio de Inventario Físico

................................................................................................. 70 Minuta de Resultados de Inventario Físico

.................................................................................................................. 72 Control de Pedidos o Contratos

......................................................................... 74 Salida de Bienes (Para Depósitos en Tránsito y Oficinas)

........................................ 76 Ficha de Entrega - Recepción de Vestuario y Prendas de Protección Personal

....................................................................................................................................................... 78 9. Vigencia






1. Introducción Atendiendo a la importancia de contar con un Manual de Procedimientos actualizado y acorde a las nuevas disposiciones emitidas por la Secretaría de la Función Pública y tomando en cuenta que las disposiciones en materia de recursos materiales y servicios generales y el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, serán de aplicación obligatoria para las Dependencias de la Administración Pública Federal, y para el caso de las Entidades se exceptúan las disposiciones que se contienen en los Capítulos II, III, V, VI, Sección I, XI, XII en aquellas disposiciones que haga referencia exclusiva para las Dependencias y XIII, del Título Segundo, por lo tanto, a efecto de promover en el Servicio Postal Mexicano la adopción de las medidas conducentes para el adecuado cumplimiento de tales disposiciones las Gerencias de Almacenes e Inventarios y de Suministros Operativos, adscritas a la Subdirección de Almacenes, Abastecimientos y Servicios de la Dirección Corporativa de Administración y Finanzas, elaboraron el “Manual de Procedimientos para la Recepción, Control y Suministro de los Bienes del Almacén Central y Depósitos en Tránsito a Nivel Nacional”, donde se presentan las políticas y procedimientos que establecen los pasos a seguir para cumplir eficientemente con el desarrollo de esta función del Organismo.

Se pretende que el presente documento sea una herramienta útil para todo el personal responsable de realizar el registro, guarda, custodia y entrega de bienes muebles en el Almacén Central y depósitos tránsito a Nivel Nacional; su observancia es obligatoria, así mismo se requiere para cumplir con el Título primero, Capítulo I, numeral 1 y 207 de las Disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, emitido por la Secretaría de la Función Pública y dar cumplimiento al “Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales”

Es importante que cualquier modificación a las disposiciones emitidas por la Secretaría de la Función Pública, obliguen a la actualización del presente documento.

Asimismo, SEPOMEX promueve la igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres, mediante la institucionalización y transversalización de la perspectiva de género en las políticas y procedimientos, sin distinción o discriminación por motivo de origen étnico o nacional, sexo, edad, discapacidad, condición social o económica, condiciones de salud, embarazo, lengua, religión, opiniones, preferencias sexuales o estado civil. Por lo tanto, el lenguaje empleado en este documento normativo, no busca generar ninguna clase de discriminación

1, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o

alusiones hechas de género masculino representan siempre a todas/os, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos.

Ahora bien, con fundamento en el Artículo 1° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, el presente documento, se encuentra armonizada con la Reforma Constitucional en Materia de Derechos Humanos, por lo tanto el Servicio Postal Mexicano tiene la obligación y el compromiso de promover, respetar, proteger y garantizar los Derechos Humanos de conformidad con los principios de universalidad, interdependencia, indivisibilidad y progresividad. En consecuencia, el Organismo en el ámbito de sus atribuciones deberá prevenir, investigar, sancionar las violaciones a los Derechos Humanos y en su caso promover la reparación del daño, en los términos que se establezca en la Ley.

1 NMX-R-025-SCFI-2015 Norma Mexicana en Igualdad Laboral y No Discriminación, publicada en el DOF 19-10-2015.






En ese tenor, el Organismo a través de sus Unidades Administrativas reconoce los Derechos Humanos de las personas, interpretando las normas relativas a este tema de acuerdo a la Constitución, así como en los Tratados Internacionales

2 de los que el Estado Mexicano es parte, favoreciendo en todo tiempo a

las personas, otorgando la protección más amplia, mediante la prohibición de todo tipo de discriminación motivada por origen étnico o nacional, el género, la edad, las discapacidades, la condición social, las condiciones de salud, la religión, las opiniones, las preferencias sexuales, el estado civil o cualquier otra que atente contra la dignidad humana y que tenga por objeto anular o menoscabar los derechos y libertades de las personas.

Por lo que en cumplimiento al mandato Constitucional referido, mediante el cual se otorga a toda autoridad la facultad y obligación de la aplicación del principio “Pro Persona”; el Servicio Postal Mexicano como Organismo Descentralizado de la Administración Pública Federal a través del presente Documento Normativo está comprometido en garantizar los medios para hacer valer los Derechos Humanos consagrados en Nuestra Constitución, evitando que los mismos sean violados y comprometiendo a los servidores públicos que intervienen en la aplicación del mismo, para que de acuerdo a sus atribuciones proporcione en todo momento la información y protección necesaria con el único objetivo de salvaguardar los Derechos Humanos de las personas.

Asimismo, derivado de sus actividades el Servicio Postal Mexicano, tiene dentro de sus objetivos el que toda persona pueda ejercer sus derechos de manera plena, tratando de prevenir y evitar cualquier acción y omisión que obstaculicen e impidan el goce en Materia de Derechos Humanos, realizando cualquier investigación cuando sea necesaria, a fin de que se sancione al responsable y éste último realice la reparación que corresponda a la víctima.

Es de puntualizarse que el principio “Pro Persona” implica que el derecho debe interpretarse y aplicarse siempre será de la manera que más favorezca a la persona, ejerciendo sus derechos de manera plena, en atención a los principios de Universalidad, Interdependencia, Indivisibilidad y Progresividad.

2 Suprema Corte de Justicia de la Nación.- Número de Registro 24985, Décima Época, Contradicción de Tesis 293/2011, página 5.






2. Objetivos

Objetivo del Manual

Proporcionar al personal del Almacén Central del SEPOMEX y al que administra los depósitos en tránsito a nivel nacional, las políticas y lineamientos que permitan un eficiente y racional aprovechamiento de los bienes muebles, así como para el desarrollo de sus actividades relativas al registro, guarda, custodia y entrega de dichos bienes en los depósitos en tránsito de acuerdo a los requerimientos solicitados, que se encuentran bajo su responsabilidad, dentro de su circunscripción y control de los bienes inventariables y de consumo.

Objetivo Específico

Controlar y resguardar los materiales y bienes, cuidando que los procesos de suministro y distribución se realicen con calidad, eficiencia y rentabilidad, a fin de que los materiales y bienes lleguen oportuna y confiablemente a los usuarios, optimizando la administración y la operación centralizada de los almacenes.

3. Ámbito de Aplicación

El contenido del presente manual es de observancia obligatoria para el personal adscrito a las Gerencias de Almacenes e Inventarios y de Suministros Operativos y todo el personal del Organismo a nivel nacional, que realizan Acciones relativas a la recepción, guarda, custodia, registro y despacho de los bienes que llegan a los almacenes por motivo de compra, traspaso entre centros de trabajo o devueltos por las áreas administrativas y operativas y demás áreas del Organismo involucrados directa e indirectamente en los procedimientos establecidos.

Los titulares de las Unidades Administrativas involucradas serán responsables de su observancia y difusión entre el personal bajo su cargo, así como de llevar a cabo revisiones periódicas para que su contenido corresponda a su operación y normatividad vigentes, a fin de que se constituya como una herramienta de trabajo eficaz y eficiente.






4. Marco Jurídico

A. Legislación Nacional

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Ley del Servicio Postal Mexicano.

3. Ley General de Bienes Nacionales.

4. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

5. Ley de Vías Generales de Comunicación.

6. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

7. Ley Federal de Procedimiento Administrativo.

8. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento.

9. Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

10. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

11. Ley Federal del Trabajo.

12. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

13. Código Federal de Procedimientos Civiles.

14. Código Fiscal de la Federación.

15. Reglamento para la operación del Organismo Servicio Postal Mexicano.

16. Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

17. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

18. Reglamento del Código Fiscal de la Federación.

19. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

20. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal que corresponda.

21. Decreto que establece las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administración Pública Federal.

22. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano.

23. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano.

24. Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Servicio Postal Mexicano.

25. Manual de Organización Institucional del Servicio Postal Mexicano.

26. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano.

27. Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales

B. Legislación Internacional

28. Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos.

29. Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales.

30. Convención Americana sobre Derechos Humanos.

31. Protocolo Adicional a la Convención Americana en materia de Derechos Económicos, Sociales y Culturales (Protocolo de San Salvador).

32. Y demás disposiciones aplicables en la materia.






5. Glosario

Almacén La unidad de Servicio en los centros de trabajo que bajo normativa establecida, recibe, resguarda, controla y entrega con calidad, los bienes que son adquiridos para facilitar el cumplimiento de las funciones encomendadas a los diferentes centros de trabajo.

Almacén Central Sitio o lugar donde se reciben formalmente los bienes de consumo e instrumentales propiedad del Organismo.

Alta de Bienes El registro de los bienes muebles en el Sistema de Inventarios del Organismo, por nueva adquisición, donación, pago en especie, permuta y en el caso de inmuebles a la incorporación de los mismos en el inventario ya sea por la adquisición u ocupación.

Alta en el Sistema Registro de información que se hace en el sistema institucional informando del ingreso de un bien al Almacén Central.

Área Requirente Unidad Administrativa que solicita los bienes a través de una requisición.

Área Solicitante o Usuaria

Las áreas que de acuerdo con sus necesidades requieren la adquisición, contratación de bienes, arrendamientos y/o prestación de servicios, para el cumplimiento de sus funciones.

Bienes de Consumo Los bienes que por su utilización en el desarrollo de las actividades tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

Bienes de Lento Movimiento

Son aquellos bienes que no registran movimientos de salida para su uso en un período de un año, contado a partir de la fecha en que ingresó el bien al Almacén Central o depósitos en tránsito.

Bienes de Nulo Movimiento

Son aquellos bienes que no registran movimientos de salida para su uso en un período de dos años, contados a partir de la fecha en que ingresó el bien al Almacén Central o depósitos en tránsito.

Bienes Instrumentales

Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las áreas administrativas u operativas del Organismo, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

CABM El Catálogo de Bienes Muebles que expide la Secretaría de la Función Pública y que se utiliza para identificar y clasificar los bienes por grupo genérico y especie.

Cantidad Máxima El tope de cada material o de cada producto que debe almacenarse.

Cantidad Mínima La existencia que sirve de señal para reabastecer.

Captura Registro de información que se hace en el sistema institucional.

Características Es la forma de detallar los componentes de un bien a comprar.

Catálogo de Firmas Concentrado de nombres, cargos y firmas originales de los servidores públicos facultados para recibir y despachar bienes muebles a nivel nacional.

Cédula de Transferencia

Es el formato que se elabora para que las Unidades Administrativas del Organismo, reporten sus cambios de bienes instrumentales por asignación o baja, según sea el caso.

Conservación Las actividades destinadas a garantizar el buen estado y aspecto de los bienes físicos, sin permitir su deterioro.

Conteo Actividad de contar los bienes.

Custodia Los bienes de consumo e instrumentales que se guardan temporalmente en las instalaciones del Almacén central o de los centros de trabajo.






Derechos Humanos Son aquellos en los que se reconoce el origen, el valor de la persona humana y su dignidad, pudiendo ser generalizados de la manera siguiente:

El Derecho a la Integridad Personal, mediante el cual el Servicio Postal Mexicano deberá comprometerse que en el ámbito de su competencia, a toda persona se le respete su integridad física, psíquica y moral.

Así como la obligación de respetar los Derechos Humanos, en el que el Organismo se compromete a respetar los derechos y libertades reconocidos en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y en los Tratados Internacionales en los que México sea parte y a garantizar su libre y pleno ejercicio a toda persona con quien tenga alguna relación, sin discriminación alguna por motivo de raza, color, sexo, idioma, religión, opiniones políticas o de cualquier otra condición social.

Disposición Final de Bienes

El acto a través del cual se realiza la desincorporación patrimonial de bienes muebles (venta, donación, permuta, dación en pago o destrucción).

Especificaciones Es la forma de explicar en particular las características de los bienes de consumo e instrumentales a comprar.

Expediente y/o Minutario

Conjunto de documentos que integra un legajo para consulta.

Factura Es el documento fiscal que refleja cantidad, precios unitarios, importes totales, descripción y características de los bienes de consumo e instrumentales comprados.

Forma Valorada Formatos foliados utilizados por el Organismo en el ejercicio de sus funciones de prestación de servicios (ej. Cartilla de Identidad), o para efectos administrativos (ejemplo: pólizas de cheques).

Manual El Manual de Procedimientos para la Recepción, Control y Suministro de los Bienes del Almacén Central y Depósitos en tránsito a Nivel Nacional.

Marbete Es el formato que se utiliza para identificar los bienes de consumo e instrumentales en la toma física de inventarios.

Material Deteriorado El material que por haber sufrido modificaciones en sus características y especificaciones originales, no puede ser utilizado para el fin que fue adquirido, pero que dependiendo del grado de deterioro, puede ser reparado o utilizado para otro fin.

Material Excedente La cantidad en existencia que rebasa a la fijada como máximo, cuando ésta es diferente a cero.

Material Obsoleto El material que por la aplicación de nuevas tecnologías, ha dejado de ser útil.

Materiales de Uso Común

Los bienes que son utilizados para fines diversos y por diferentes departamentos o áreas de especialidad.

Mesa de Servicios El área, instancia o medio electrónico que capta las solicitudes o gestiona en automático el otorgamiento de bienes o la prestación de servicios.

Minuta Es el documento escrito por el usuario, donde hace constar los hechos que permitan dar la opinión de aceptar o rechazar los bienes de consumo e instrumentales requeridos y depositados por el proveedor en el Almacén Central.

Mobiliario y Equipo El bien mueble utilizado para el desarrollo de las actividades que realizan el Organismo, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual.

Organismo o Sepomex

El Servicio Postal Mexicano.

PAAAS Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Pase de Salida El documento por medio del cual, se controlan las salidas y entradas de los bienes.






Plaqueo Actividad de grabar placas de aluminio con un número de inventario y colocarlas en los bienes instrumentales.

Principio de Derechos Humanos

Es aquel que promueve, orienta y da seguimiento a las políticas públicas, relacionadas con la Reforma de Derechos Humanos, que se incorporan en las dependencias, entidades y órganos de la administración pública federal en diversos programas.

Principio de Pro Persona

Es un criterio de interpretación de derechos humanos que establece la protección más amplia a favor de la persona, ya que ante la existencia de distintas posibilidades al aplicar una norma o una interpretación normativa, obliga a elegir aquella que contenga mayor protección a la persona.

En ese sentido, frente a la existencia de diversas fuentes normativas de derechos humanos, si existiera alguna incompatibilidad entre la protección o alcance de un derecho en diferentes normas aplicables a un mismo caso, la autoridad está obligada a elegir aquella que represente una mayor protección para la persona o en su caso la que contenga una menor restricción.

Proveedor Es la persona física o moral que abastece o entrega los bienes comprados por el Organismo.

Punto de Pedido o Re Orden

El saldo en inventario que sirve como indicador para promover una iniciativa de compra, tomando en consideración los tiempos de procura, ya que la existencia al momento cubrirá la demanda hasta en tanto se reabastece el Almacén.

Reasignación El movimiento interno de mobiliario y/o equipo que modifica al responsable de su custodia dentro de la misma área de adscripción que efectúan las unidades administrativas.

Recursos Materiales La administración de los activos fijos, operación de los almacenes y entrega de servicios generales con el fin de contribuir a la generación de valor al Organismo.

Reforma Constitucional

Es aquella modificación Constitucional relevante en materia de Derechos Humanos en el que la protección de los derechos de las personas debe ser el eje rector de toda la actuación estatal en nuestro país.

Lo anterior, implica que el Organismo tiene como obligaciones fundamentales para sus estricto cumplimiento: exigir, supervisar, promover, respetar, proteger, y garantizar la aplicación de los Derechos Humanos, conforme a lo previsto en Nuestra Carta Magna; dichas obligaciones son distintas y complementarias y de ninguna manera bastará cumplir con una sola de ellas.

Ahora bien, las obligaciones descritas están vinculadas con acciones para prevenir violaciones a Derechos Humanos y son compromisos cotidianos de todos los servidores públicos que intervienen en los procesos del presente Manual, por ello cualquier actuación deberá enfocarse en tener una perspectiva en dicha materia.

Por lo tanto, dicha Reforma Constitucional tiene importantes repercusiones en el quehacer de las autoridades, incluyendo, por supuesto a la Administración Pública Federal, ya que en el Artículo 1° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos se establecen nuevas obligaciones en materia de Derechos Humanos y principios para su aplicación, que son ineludibles para todas las autoridades en el ámbito de su competencia.

Registro de Entrada de Bienes al Almacén

El documento utilizado para llevar el control de las entradas de los bienes inventariables al resguardo del Almacén.

Remisión Es el documento que refleja cantidad, precios unitarios, importes totales, descripción y características de los bienes de consumo e instrumentales comprados.

Requisitos Fiscales Información fiscal contenida en las facturas que presenta el proveedor al entregar los bienes al Almacén, como; nombre de la empresa (física o moral), R.F.C., domicilio de la empresa, número de la factura, fecha, impresión de la cédula de registro, entre otras.






Responsable de los Recursos Materiales

El servidor público con rango no inferior a Director General o equivalente en el Organismo que tenga a su cargo la administración de los almacenes, y la distribución de bienes e insumos.

Salida de Almacén El documento que es utilizado para registrar las salidas de bienes inventariables.

Toma Física Es el recuento físico de los bienes de consumo e instrumentales existentes en el Almacén del Organismo.

Tránsito Cuando existan bienes que se reciban en un Estado diferente al Almacén Central, se quedan de manera temporal y de inmediato se distribuyen a los usuarios de acuerdo a los requerimientos.

Unidad Administrativa

Partes en la que se subdivide la estructura organizacional del Servicio Postal Mexicano, y a las cuales se les han asignado funciones, responsabilidades específicas y una asignación presupuestal; Dirección General, Órgano Interno de Control y Direcciones de Área, Subdirecciones, Gerencias y Centros de Trabajo.

Unidad de Almacenes e Inventarios

El Área específica responsable de llevar a cabo el control, almacenamiento y abastecimiento de los bienes de consumo y bienes instrumentales.

Usuario El servidor público que solicita y ocupa los bienes y servicios.

Vigencia Es el tiempo estipulado en el contrato que tiene el proveedor para entregar los bienes de consumo e instrumentales comprados.

Visto Bueno (Vo. Bo.)

Es la acción que se realiza por el Área requirente para extender por escrito la aprobación de aceptación de bienes de consumo e instrumental comprados para el Organismo.






6. Políticas Generales

1. El Almacén Central debe cumplir con la función de abastecimiento permanente a todas las áreas del Organismo, conforme a los procedimientos establecidos en este Manual.

2. Los depósitos en tránsito a nivel nacional tienen la obligación de abastecer a todas sus unidades de trabajo y de llevar registros internos que permitan el adecuado control de los bienes.

3. En caso de ausencia de la Coordinación del Almacén Central, la Jefatura del Almacén Central suplirá momentáneamente su ausencia. En caso de ausencia de la Jefatura del Almacén Central, suplirá su ausencia la Jefatura de Sección Metropolitana.

4. La Gerencia de Almacenes e Inventarios es responsable de revisar periódicamente el Manual y en caso de que requiera ser modificado por la adición o adecuación de funciones, debe solicitar la intervención de la Gerencia de Organización, a fin de gestionar su autorización ante el COMERI.

5. No serán recibidos bienes en el Almacén Central cuando no se cuente con la notificación de entrega por parte del proveedor, que deberá de ser recibida por escrito y por lo menos con 24 horas de anticipación.

6. Para la recepción de los bienes en el Almacén Central el Área usuaria o Área requirente deberá de entregar el Reporte de Visto bueno o reporte de rechazo.

7. El Almacén se dividirá en dos Áreas: Administrativa y Operativa:

a. El Área Administrativa manejará en forma minuciosa el control en la elaboración, procesamiento y distribución de la información y documentación referente a las entradas y salidas de los bienes, así como vigilar que no se agoten los materiales (máximos y mínimos).

b. El Área Operativa se dedicará a la recepción, almacenamiento, entrega y conservación de los materiales.

8. Los usuarios de todas las áreas de los Centros de Trabajo deberán solicitar y utilizar los materiales y artículos atendiendo a las políticas de austeridad y racionalidad del gasto público.

9. Los procedimientos de preferencia deberán de ejecutarse en sistemas electrónicos, a efecto de lograr la automatización de los procesos y sustituir formatos impresos y sellos, entre otros.

10. Los documentos se conservarán dentro del almacén por un período de tres años incluyendo el año que transcurre; posteriormente, serán resguardados en el archivo que corresponda, por un periodo de dos años más, y para el caso de los bienes no útiles los documentos serán resguardados por cinco años.

11. Toda la documentación relativa a la recepción y propiedad de los bienes, deberá mantenerse en custodia en forma ordenada, sistematizada, en buen estado, legible y sin tachaduras.

12. Durante la estadía de los bienes en el almacén, se deberá garantizar su integridad física y funcional, cuidando los aspectos técnicos, administrativos, de seguridad y protección ambiental.

13. Para el adecuado control de las existencias de los almacenes, el Organismo deberá contar con sistemas manuales o informáticos que permitan la consulta en tiempo real de las entradas, salidas y existencias en los almacenes. El sistema deberá permitir la consulta de todos los almacenes y bodegas con los que cuente el Organismo.






14. En los casos en que por necesidades del Organismo sea necesario contar con almacenes o bodegas temporales, su control deberá ser incorporado en el sistema manual o informático señalado en el párrafo precedente. Cuando estos almacenes o bodegas temporales sean cerrados deberán formularse las actas de entrega-recepción correspondientes, comprendiendo tanto los bienes muebles aún en existencia, como toda la documentación que se generó durante la existencia del Almacén o bodega transitoria.

15. La entrega extemporánea de bienes deberá estar avalada invariablemente por el área usuaria y/o la requirente mediante la firma de puño y letra en el reporte de aceptación o rechazo, sin menoscabo de la aplicación de las sanciones a que haya lugar.

16. Todas las operaciones de entrada, salida, traspaso, devolución, traslado, resguardo y bajas de bienes muebles en el Almacén, deberán registrarse en el momento en que se lleven a cabo y contar con la documentación soporte correspondiente; realizando la confronta entre la existencia física y el saldo del sistema de registro (inventario perpetuo).

17. Los productos que requieran un cuidado especial como medicamentos y productos químicos, deben guardarse en los espacios destinados para tal fin, vigilando el cumplimiento de la ficha técnica del bien o producto que se trate.

18. Será responsabilidad de la unidad administrativa que solicitó la adquisición de bienes, el seguimiento de sus entregas.

19. Al recibirse los bienes muebles para resguardo, se definirá documentalmente el período de custodia, con base en las disponibilidades y demandas de espacio y en el tipo de bienes muebles. Al vencimiento del mismo, se deberá notificar por escrito al área solicitante para que proceda a su retiro. De no llevarse a cabo en el periodo establecido el Almacén quedará facultado para determinar su destino, conforme a la normativa aplicable.

20. Para cambiar la afectación de un bien, deberán modificarse los documentos correspondientes, dejando constancia del cambio.

21. La Gerencia de Suministros Operativos remitirá al responsable del Almacén el catálogo de firmas de los servidores públicos autorizados para solicitar bienes, mismo que deberá de mantener actualizado.

22. La Coordinación del Almacén será responsable de la integridad física y funcional de los bienes muebles bajo su custodia durante el período de guarda y custodia de los bienes y de prever la rotación de los materiales para evitar su caducidad o deterioro, según sus características específicas.

23. Todo tipo de movimiento de los bienes del Almacén será documentado, señalando la descripción, cantidad, codificación y fecha de caducidad, en su caso, del material.

24. A efecto de centralizar la operación del Almacén Central se realizará lo siguiente:

a) Se evitará la creación de bodegas o el almacenamiento de bienes muebles en lugares diferentes al Almacén;

b) Para los almacenes o bodegas temporales se deberá de levantar un inventario físico de las existencias de dichos bienes en áreas diferentes al Almacén central, procediendo, en los casos que no se consideren justificados a concentrarlos en el Almacén central que corresponda al centro de trabajo. Asimismo, se procederá a la identificación de aquellos que ya no se consideren útiles para su inmediata desincorporación, conforme a las disposiciones legales correspondientes;






c) Reduzcan en al menos quince por ciento respecto del ejercicio anterior las adquisiciones a través de los fondos revolvente;

d) Reduzcan las mermas, obsolescencia y pérdida de bienes;

e) Reduzcan la capacidad ociosa de almacenaje, así como de la mano de obra correspondiente,

f) Reduzcan a mes y medio de abastecimiento el nivel promedio de inventarios.

g) Establecerán las medidas necesarias para llevar a cabo el aprovechamiento adecuado de los espacios destinados a almacenamiento, a efecto de evitar espacios no utilizados o desaprovechados.

25. El material que no haya tenido movimiento en un período igual o mayor a un año, se considerará material sin movimiento. Si después de haber promovido su utilización no ha sido requerido, se atenderá su destino final, previa ratificación o rectificación del área usuaria.

26. Toda la información que genere el Almacén (estadísticas de consumo, niveles de existencia, puntos de re-orden, entre otros) deberá reportarse periódicamente a las áreas usuarias y de adquisiciones, a efecto de que sirva de base para la elaboración del Programa Anual de Adquisiciones respectivo.

27. Cuando los bienes recibidos requieran de inspección específica, ésta y la emisión de recepción de conformidad se realizarán en un tiempo no mayor a cinco días naturales, excepto cuando en el contrato se haya estipulado otro plazo.






7. Procedimientos

7.1.Recepción, Resguardo y Registro de Bienes en Almacén

Unidad Responsable:

Gerencia de Almacenes e Inventarios / Gerencia de Suministros Operativos / Coordinación de Almacenes / Responsable de Entradas / Jefatura del Almacén Central y Gerencia de Adquisiciones / Área Usuaria

Objetivo Asegurar que todos los bienes adquiridos que arriben al Almacén, se efectué el registro, control, guarda y custodia de los bienes muebles de activo fijo.debido

Alcance Acciones relativas a la recepción, guarda, custodia, registro y despacho de los bienes que llegan a los almacenes por motivo de compra, traspaso o devolución de las áreas administrativas y operativas.

Políticas 1. Verificar que todos los bienes adquiridos que arriben al Almacén (por concepto de compra, donación, permuta y reaprovechamiento, entre otros) cumplan con la descripción, cantidad y estado, establecidos en el contrato o documento de traspaso.

2. Asegurar la calidad y confiabilidad del registro y control de los bienes entregados al Almacén.

3. Promover las acciones que agilicen y permitan un control confiable del ingreso, acomodo, ubicación y registro de los bienes que se reciben para su guarda y custodia hasta su utilización.

4. Verificar que los bienes devueltos al Almacén cumplan con la descripción, cantidad y estado de uso preestablecidos.






RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN Forma o Docto.

Subdirección de Recursos Materiales o Gerencia de Adquisiciones

1 Envía copia del pedido o contrato al Almacén. Copia de pedido o contrato.

Proveedor 2 Informa del arribo de bienes al Almacén. Aviso de arribo

Coordinación del Almacén o Jefatura del Almacén

3 Recibe notificación de arribo de bienes y elabora logística de descarga de bienes, notifica al área usuaria y/o requirente registra en el sistema informático localización o acomodo del bien.

Logística de descarga. Programa de arribo. Registro en el Sistema informático operativo del Almacén.

Jefatura de Almacén 4 Mediante correo electrónico o nota, solicita de inmediato la presencia de un representante del área usuaria o requirente cuando sea el caso.

Correo electrónico o nota

Proveedor 5 Ingresa al Almacén, se registra en la libreta de control y entrega la siguiente documentación al Responsable de Entradas:

Copia del contrato y en su caso modificatorio o prórroga.

Factura y/o nota de remisión, original y copia.

Registro en la libreta de control

Responsable de Entradas

6 Recibe documentación, verifica requisitos fiscales en el caso de factura y nota de remisión: importes, costos unitarios, cantidad de bienes, importe en letra, descripción del artículo y unidades de medida, y en el contrato: número de contrato, vigencia, partida presupuestal, cantidad de piezas a recibir por parte del Almacén, costo e importes, debiendo coincidir ambos documentos.

¿Los documentos coinciden y son correctos?

Sí: Pasa a la actividad 10

No: pasa a la actividad 7

7 Devuelve los documentos al proveedor para su corrección.

8 Avisa a la Coordinación del Almacén para que en caso de contrato vencido o irregularidades en los documentos notifican a la Gerencia de Adquisiciones por parte del Área Administradora de Contratos y no recibe hasta que indiquen por escrito que procede la recepción.

Notificación de irregularidades mediante oficio a la Gerencia de Adquisiciones.

Gerencia de Adquisiciones

9 Informa la procedencia o improcedencia de recepción de bienes.

Escrito de procedencia o improcedencia de recepción de bienes

Proveedor 10 Surte bienes en Almacén o centros de trabajo especificado.

Constancia de bienes entregados mediante sello del Almacén en documentación entregada por el proveedor.








11 Coteja cantidades recibidas y verifica características establecidas en el contrato (fechas de entrega, embalaje, entre otros).

¿Se requiere inspección específica?

Sí: pasa a la actividad 6. No: pasa a la actividad 7

Área usuaria y/o Área requirente

12 Efectúa verificación y pruebas necesarias para cotejar los artículos contra muestra, diseño, folleto o especificaciones técnicas. Verifica que los bienes a recibir cumplan con las especificaciones y características señaladas en el contrato y/o de conformidad con la muestra, folleto o diseño entregado por la Gerencia de Adquisiciones.

¿Se aceptaron los bienes?

Sí: pasa a la actividad 14. No: pasa a la actividad 13.

Reportes de Vo. Bo. o reporte de rechazo.

Coordinación del Almacén o Jefatura del Almacén / Área responsable

13 Devuelve bienes al proveedor quedándose con una copia del reporte de rechazo emitido por el Área usuaria y/o requirente.

Registro en el sistema (manual o informático) operativo del Almacén. Reporte de rechazo de bienes.

Coordinación del Almacén o Jefatura del Almacén / Área responsable / Gerencia de contabilidad

14 Recibe bienes de conformidad y da de alta en el sistema informático de registro operativo del Almacén y financiero/contable quedándose con una copia del reporte de visto bueno de aceptación de los bienes que genera el área usuaria.

Registro en el sistema operativo del Almacén y en el sistema informático) financiero/contable. Reporte operativo. Reporte o interface financiero/contable.

Coordinación del Almacén o Jefatura del Almacén / Área requirente

15 Revisa fechas de entrega.

¿Se entregó en tiempo?


Jefatura de Almacén / Coordinación de Almacén y Gerente de Almacenes e Inventarios

16 Envía informe de incumplimiento a las Subdirección de Recursos Materiales y Gerencia de Adquisiciones para trámite de aplicación de penas convencionales, sanciones o deductivas.

Informe de incumplimiento del proveedor por entrega extemporánea.


17 Sella y firma de recibido la factura y entrega al proveedor para proceso de pago (en el caso de contar con facturación electrónica se acepta con firma electrónica).

Factura sellada. Pedido sellado.

Proveedor 18 Recibe factura sellada para trámite de pago.

¿Son bienes instrumentales?


Contra-recibo.







Coordinación del Almacén o Jefatura del Almacén / Área responsable / Gerencia de contabilidad

19 Actualiza inventario de bienes instrumentales y asigna número de inventario al bien y registra en sistemas manual o informático.

Registro en sistema de control de bienes instrumentales y en el sistema financiero/contable. Bien(es) etiquetado(s).


20 Recibe físicamente los bienes para entrega al área usuaria conforme lo requiera.

¿Se entregaron los bienes al área usuaria?

Sí: pasa a la actividad 14.

No: pasa a la actividad 16.

Coordinación del Almacén o Jefatura del Almacén / Área responsable / Gerencia de Contabilidad

21 Resguarda los bienes en la sección correspondiente, registra en forma global los bienes de consumo en sistema (manual o informático) localización o acomodo del bien y genera reportes periódicos o a solicitud.

Registro en Sistema operativo del Almacén informático y en el Sistema financiero/contable. Listado de bienes almacenados. Vale de entrega para resguardo.


22 Registra entrega de bienes al área usuaria y/o requirente en sistemas.

Registro en Sistema operativo del Almacén informático. Vale de entrega. Listado de bienes entregados. Cantidad física resultante.

Área Usuaria o de Adquisiciones

23 Recibe bienes, en su caso, solicita y/o firma resguardo. Vale de recepción. Resguardo.


24 Actualiza inventario y resguardos. Inventario y resguardo actualizado

TERMINA PROCEDIMIENTO






DIAGRAMA DE FLUJO Subdir. de Rec. Mat. o Gcia. de Adquisiciones

Proveedor Coordinación del Almacén o Jefatura del Almacén

Responsable de Entradas Área Usuaria y/o Área Requirente

INICIO

12. Efectúa verificación y pruebas necesarias para cotejar los artículos contra muestra, diseño, folleto o especificaciones técnicas. Verifica que los bienes a recibir cumplan con las especificaciones y características señaladas en el contrato y/o de conformidad con la muestra, folleto o diseño entregado por la Gerencia de Adquisiciones.

11. Coteja cantidades recibidas y verifica características establecidas en el contrato (fechas de entrega, embalaje, entre otros)

10. Surte bienes en Almacén o centros de trabajo especificado.

9. Informa la procedencia o improcedencia de recepción de bienes.

8 Avisa a la Coordinación del Almacén para que en caso de contrato vencido o irregularidades en los documentos notifican a la Gerencia de Adquisiciones por parte del Área Administradora de Contratos y no recibe hasta que indiquen por escrito que procede la recepción.

7. Devuelve los documentos al proveedor para su corrección.

6. Recibe documentación, verifica requisitos fiscales en el caso de factura y nota de remisión: importes, costos unitarios, cantidad de bienes, importe en letra, descripción del artículo y unidades de medida, y en el contrato: número de contrato, vigencia, partida presupuestal, cantidad de piezas a recibir por parte del Almacén, costo e importes, debiendo coincidir ambos documentos.

5. Ingresa al Almacén, se registra en la libreta de control y entrega la siguiente doctos. al Responsable de Entradas: Copia del contrato y en su caso modificatorio o prórroga. Factura y/o nota de remisión, original y copia.

4. Mediante correo electrónico o nota, solicita de inmediato la presencia de un representante del área usuaria o requirente cuando sea el caso.

3. Recibe notificación de arribo de bienes y elabora logística de descarga de bienes, notifica al área usuaria y/o requirente registra en el sistema informático localización o acomodo del bien.

2. Informa del arribo de bienes al Almacén.

16. Envía incumplimiento a la SRM y Gcia de Adquisiciones para aplicación de penas convencionales, sanciones o deductivas.

1. Envía copia del pedido o contrato al Almacén.

1

1

¿Doctos Correctos?

NO SI

¿Requiere

Inspección? 1

SI

2

2

NO

18. Recibe factura sellada para trámite de pago.

17. Sella y firma de recibido la factura y entrega al proveedor para proceso de pago (en su caso firma electrónica).

14. Recibe bienes de conformidad y da de alta en el sistema informático de registro operativo del Almacén y financiero/contable quedándose con una copia del reporte de visto bueno de aceptación de los bienes que genera el área usuaria.

13. Con el Área Responsable, Devuelve bienes al proveedor quedándose con una copia del reporte de rechazo emitido por el Área usuaria y/o requirente. FIN

¿Acepta Bienes?

3

SI

NO

15. Revisa fechas de entrega

3

¿Entrega en Tiempo?

4

4

NO SI

3

¿Bienes Instrumental

SI

NO

1

3

2






Coordinación del Almacén o Jefatura del Almacén / Área

responsable / Gcia. de contabilidad


Área Usuaria o de Adquisiciones

24. Actualiza inventario y resguardos.

20. Recibe físicamente los bienes para entrega al área usuaria conforme lo requiera. 19. Actualiza inventario de

bienes instrumentales y asigna número de inventario al bien y registra en sistemas manual o informático.

1

23. Recibe bienes, en su caso, solicita y/o firma resguardo.

22 Registra entrega de bienes al área usuaria y/o

requirente en sistemas.

21. Resguarda los bienes en la sección correspondiente, registra en forma global los bienes de consumo en sistema (manual o informático) localización o acomodo del bien y genera reportes periódicos o a solicitud.

¿Entregaron Bienes al

Área?

NO

SI

2

3

FIN






Continúa Procedimientos

7.2. Recepción y Alta de Bienes por Contratos Abiertos y Entregas en Sitio

Unidad Responsable Gerencia de Almacenes e Inventarios / Coordinación de Almacenes/ Responsable de Entradas / Unidad o Responsable de Recursos Materiales en los Depósitos en Tránsito y Centro de Trabajo

Política Controlar la recepción de bienes por contratos abiertos y entregas en sitios diferentes al Almacén Central.






RESPONSABLE Act. No.

DESCRIPCIÓN Forma o Docto.

RECEPCIÓN DE BIENES

Proveedor 1 Ingresa al Almacén Central, registra su ingreso en la libreta de control y entrega documentación a la Coordinación de Almacén.

Libreta de control


2 Recibe documentación, verifica contrato contra factura y nota de remisión, verifica requisitos fiscales: importes, costos unitarios, cantidad de bienes, importe en letra, descripción del artículo y unidades de medida, y en el contrato: número de contrato, vigencia, partida presupuestal, cantidad de piezas de bienes a recibir por parte del Almacén, costo e importes. Para el caso de bienes instrumentales revisa “Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales”.

Factura Nota de remisión

NO PROCEDE

2.1 En caso de datos incorrectos en la factura, Nota de Remisión o Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales, devuelven los documentos al proveedor para su corrección. (regresa a la actividad No. 1).

Factura nota de remisión

2.2 En caso de contrato vencido da aviso a la Coordinación del Almacén quien a su vez da aviso por correo electrónico o memorándum a la Gerencia de Adquisiciones y no recibe los documentos hasta que dicha área indique por escrito que procede la recepción.

PROCEDE

3 Si la factura o remisión está correctamente requisitada y la entrega se encuentra dentro de la vigencia del contrato respectivo, estampa sello de recibo en la Nota de Remisión, se queda con dos copias y devuelve al Proveedor Factura y Nota de Remisión originales y copia de la Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales.


BIENES CONSUMIBLES

4 Captura en el Sistema de Almacenes y emite reporte de entrada al Almacén en dos tantos, firma y turna a la Jefatura de Almacén, junto con la copia de la factura y nota de remisión para su revisión y firma.

Reporte

Jefatura de Almacén

5 Recibe, verifica, firma la documentación y turna a la Coordinación de Almacenes (o devuelve al Responsable de Entradas para corrección).

Coordinación del Almacén

6 Recibe, verifica, firma la documentación y regresa al Responsable de Entradas (o devuelve al Responsable de Entradas para corrección).

BIENES INVENTARIABLES


7 Entrega al Responsable de Sistemas copia de la factura y nota de remisión del proveedor y original de la “Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales”.


Responsable de Sistemas

8 Recibe copia de la factura y nota de remisión y original de la Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales, captura y emite reporte de entrada en dos tantos, recaba firmas y entrega a la Responsable del Entradas.







RESPONSABLE Act. No.


BIENES CONSUMIBLES E INVENTARIABLES


9 Recibe reporte de entrada (consumible o inventariable) firmada en dos tantos, acompañada de copia de la factura, Nota de Remisión y original de la Minuta de Aceptación de Bienes para el caso de bienes inventariables y archiva un tanto en el minutario de entradas y otro tanto en expediente del Proveedor / contrato.

Reporte Factura nota de remisión

Coordinación de Almacenes

10 Recibe del área de Sistemas de la Gerencia de Almacenes e Inventarios, las pólizas de movimientos de entradas y de salidas en dos tantos, elabora oficio a la Gerencia de Contabilidad, recaba firma de la Gerencia de Almacenes e Inventarios y lo despacha.

Pólizas oficio

11 Archiva acuse de recibo y copia de la información contable entregada a la Gerencia de Contabilidad mensualmente.

Acuse







DIAGRAMA DE FLUJO Proveedor Responsable de Entradas Jefatura de Almacén Coordinación de Almacén Responsable de Sistemas

INICIO

8. Recibe copia de factura y nota de remisión y original de Minuta, captura y emite reporte de entrada en 2 tantos, recaba firmas y entrega.

2.1 En caso de datos incorrectos en factura, Nota de Remisión o Minuta, los devuelven al proveedor para corregir.

1 Ingresa al Almacén, registra su ingreso en la libreta de control y entrega documentación a la Coordinación de Almacén.

11. Archiva acuse de recibo y copia de información contable entregada mensualmente.

7. Entrega a área de Sistemas copia de factura y nota de remisión del proveedor y original de la “Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales”.

6. Recibe, verifica, firma la documentación y regresa o devuelve para corrección.

5. Recibe, verifica, firma la documentación y turna a la Coordinación de Almacenes o devuelve a corrección.

4. Captura en Sistema y emite reporte de entrada al Almacén en 2 tantos, firma y turna a la Jefatura de Almacén, con copia de factura y nota de remisión para revisión y firma.

3. Si la factura o remisión está correctamente requisitada y la entrega se encuentra dentro de la vigencia del contrato, estampa sello de recibo, se queda con 2 copias y devuelve al Proveedor Factura y Nota de Remisión originales y copia de la Minuta.

2.2 En caso de contrato vencido avisa a la Coordinación del Almacén quien a su vez da aviso a Adquisiciones y no recibe documentos hasta que indiquen que procede la recepción. FIN

2. Recibe documentación, verifica contrato & factura y nota de remisión, requisitos fiscales, y en contrato: número de contrato, vigencia, partida presupuestal, cantidad de piezas a recibir, costo e importes. En caso de bienes instrumentales revisa “Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales”.

¿Procede?

No

Si

¿Tipo de Bien?

Consumibles

Inventariables

10. Recibe del área de Sistemas, pólizas de movimientos de entradas y salidas en 2 tantos, elabora oficio a Contabilidad, recaba firma y despacha.

9. Recibe reporte de entrada firmada en 2 tantos, con copia de factura, Nota de Remisión y original de la Minuta de Aceptación de Bienes para el caso de bienes inventariables y archiva.

FIN

Consumible o Inventariables







7.3. Afectación

Unidad Responsable: Gerencia de Almacenes e Inventarios / Coordinación de Almacenes / Jefatura de Almacén

Objetivo Vigilar se cumpla con el correcto registro y control de los movimientos de bienes y materiales del Almacén, para la correcta afectación contable.

Alcance Actividades inherentes a los trámites y registros de las solicitudes, la entrega y el control de bienes almacenados, para la óptima atención de las solicitudes, contando con almacenes confiables.

Política Realizar el registro y control de los movimientos de bienes y materiales del Almacén, en atención a las solicitudes de las áreas usuarias.







Área Usuaria 1 Solicita bienes. Solicitud, Requisición. Matriz de distribución.

Gerencia de Suministros Operativos

2 Recibe solicitud de bienes, verifica que esté firmada por servidor público autorizado y consulta existencia en sistema informático.

¿Existen las cantidades suficientes?


Solicitud de bienes.

Coordinación de Almacén o Jefatura de Almacén

3 Informa las cantidades disponibles al área usuaria.

Informe de existencias disponibles.

Área Usuaria, Requirente o Gerencia de Suministros Operativos

4 Revisa informe de cantidades disponibles y presupuesto del área.

¿Se tiene el presupuesto y se requiere comprar?

Sí: pasa a actividad 5. No: Pasa a actividad 6.

Área Usuaria o Gerencia de Adquisiciones

5 Elabora la requisición y continúa con la adquisición conforme a lo establecido en el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. (Pasa a la actividad 7)

Requisición o solicitud de bienes.

6 Revisa requerimientos.

¿Hacer uso de los bienes disponibles?

Sí: Pasa a actividad 7. No: Fin del Procedimiento


7 Ubica y prepara bienes solicitados.

8 Entrega bienes al área usuaria y genera reportes conforme le sean solicitados.

Registro en sistema de Almacén (manual o Informático) y en sistema

financiero/contable. Registro en sistema de control de bienes instrumentales (manual o

informático), de ser el caso. Vale de entrega.

Listado de bienes entregados. Reporte de cantidad física resultante

del inventario. Reporte de proyección de consumo o

punto de re-orden.

Área Usuaria 9 Recibe bienes. Vale de recepción. Resguardo (instrumentales)

Coordinación de Inventarios

10 Inventaría, registra y da seguimiento de la afectación de los bienes, conforme a los procedimientos correspondientes.

Inventario y registro.







DIAGRAMA DE FLUJO

Área Usuaria y/o Requirente

Gerencia de Suministros Operativos


Área Usuaria o Gerencia de Adquisiciones

INICIO

10. Coordinación de Inventarios: Inventaría, registra y da seguimiento de la afectación de los bienes, conforme a los procedimientos correspondientes.

9. Recibe bienes.

8. Entrega bienes al área usuaria y genera reportes conforme le sean solicitados.

7. Ubica y prepara bienes

solicitados.

6. Revisa requerimientos.

4. Revisa informe de cantidades disponibles y presupuesto del

área.

3. Informa las cantidades

disponibles al área usuaria.

2. Recibe solicitud de bienes, verifica que esté firmada por servidor público autorizado y consulta existencia en sistema

informático.

5. Elabora la requisición y continúa con la adquisición conforme a lo establecido en el MAAGA.

1. Solicita bienes.

¿Existen en Cantidad

Suficiente?

NO

SI

¿Tiene Presupuesto y se requiere comprar?

¿Hacer uso de los bienes

disponibles?

SI

NO

FIN

SI

FIN

NO

1

1







7.4. Suministro de Bienes desde el Almacén Central

Unidad Responsable: Gerencia de Almacenes e Inventarios / Coordinación de Almacenes/ Responsable de Entradas / Unidad o Responsable de Recursos Materiales en los Depósitos en Tránsito y Centro de Trabajo

Objetivo Gestionar las requisiciones para compra y las que se surtan de las existencias del Almacén, efectuando el movimiento respectivo en el Sistema de Almacenes de los datos correspondientes para surtir las requisiciones.

Política Controlar la recepción de bienes por contratos abiertos y entregas en sitios diferentes al Almacén Central.






RESPONSABLE ACT. NO.


Gerente de Almacenes e Inventarios

1 Recibe de la Gerencia de Suministros Operativos copia de la relación y copia de las requisiciones que se gestionaron para compra, junto con los respectivos cuadros de distribución y de aquellas que se surtirán de las existencias del Almacén y entrega a la Coordinación de Almacenes previamente capturadas en el sistema informático de almacén.

Relación Requisiciones

Coordinación del Almacén Central

2 Entrega al Responsable de Salidas las requisiciones que se gestionaron para compra y de aquellas que se surtirán de las existencias del Almacén.

Requisiciones

3 Recibe de la Gerencia de Suministros Operativos los “pedidos trimestrales” previamente capturados en el sistema informático de almacén, con el fin de tener un mejor control de las existencias reales a dotar, con cargo a las requisiciones y en coordinación con la Jefatura del Almacén se programan los despachos.

Responsable de Salidas

4 Recibe de la Coordinación de Almacenes la siguiente documentación e instrucciones de programación de salidas:

a) Relaciones y requisiciones que se gestionaron para compra, en su caso los cuadros de distribución.

b) Relaciones y requisiciones que se surtirán de las existencias del Almacén, en su caso los cuadros de distribución.

c) “Pedidos trimestrales”.

Doctos.

5 Procesa en el Sistema de Almacenes los datos correspondientes para surtir las requisiciones.

6 Imprime el documento “Salida de Almacén”, en cuatro tantos y turna a la Jefatura del Almacén para su firma.

Salida de Almacén


7 Recibe la “Salida de Almacén”, revisa, firma y turna a la Coordinación de Almacén para su firma.

Salida de Almacén

Coordinación del Almacén central

8 Recibe, la “Salida de Almacén”, revisa, firma y turna al Gerente de Almacenes e Inventarios para firma.

Salida de Almacén

Gerente de Almacenes e Inventarios

9 Recibe “Salida de Almacén”, revisa, firma y devuelve a la Coordinación de Almacenes.

Salida de Almacén

Coordinación del Almacén Central

10 Turna “Salida de Almacén” a la Jefatura del Almacén para su atención. Salida de Almacén

Jefe de Almacén 11 Entrega a la Jefatura de Sección “Salida de Almacén” para preparar los bienes para su despacho.

Salida de Almacén

Jefatura de Sección

12 Recibe el documento “Salida de Almacén” y retira de los anaqueles los bienes a suministrar y registra la salida en “Hoja de Estante”.

Salida de Almacén

13 Revisan, cuentan y envalijan bajo la supervisión y apoyo de la Jefatura del Almacén, los bienes a suministrar y entregan al área solicitante.








Área Requirente 14 Local (Entrega Directa).- Verifica, cuenta y firma de conformidad los

cuatro tantos de la “Salida de Almacén” de los bienes recibidos y se queda con un tanto. Entrega el resto a la Jefatura de Almacén

Salida de Almacén

15 Local y Foráneo (Entrega mediante Circuitos y Rutas Postales).-

Se deposita dentro de la valija dos tantos de la “Salida de Almacén”, una para el área solicitante y otra para regresar al Almacén como acuse, lo cual se entrega en la Gerencia de Despachos Vía Terrestres “Pantaco” para su envío.

Salida de Almacén


16 Entrega formato “Salida de Almacén”:

Local (entrega directa).- Turna el original de la “Salida del

Almacén” al Responsable de Salidas.

Local y foráneo (entrega mediante circuitos y rutas postales).-

Turna un tanto de la “Salida de Almacén” y la forma 277 al Responsable de Salidas en tanto se recibe el acuse de recibo.

Salida de Almacén

Responsable de Salidas

17 Recibe acuses de recibo de formatos de “Salida del Almacén” y archiva en carpetas minutario y da seguimiento para recabar los acuses de los bienes entregados por circuitos y rutas postales.

Acuses

Coordinación de Almacenes

18 Recibe del área de Sistemas de la Gerencia de Almacenes e Inventarios las pólizas de movimientos de salidas y las de entradas, en dos tantos, elabora oficio al Gerente de Contabilidad, recaba firma de la Gerencia de Almacenes e Inventarios y entrega junto con la impresión de las pólizas de salidas y las de entradas.

Pólizas Oficio

19 Archiva acuse de recibo y copia de la información contable entregada a la Gerencia de Contabilidad mensualmente.

Acuse







DIAGRAMA DE FLUJO Gerente de Almacenes e

Inventarios Coordinación de

Almacenes Responsable del Área

de Salidas Jefatura de Almacén Jefatura de Sección

INICIO

9. Recibe “Salida de Almacén”, revisa, firma y devuelve

10. Turna “Salida de Almacén” a la Jefatura del Almacén para su atención.

8. Recibe, revisa, firma y turna al Gerente de Almacenes e Inventarios para firma.

7. Recibe la “Salida de Almacén”, revisa, firma y turna a la Coordinación de Almacenes para su firma.

5. Procesa en el Sistema de Almacenes los datos correspondientes para surtir las requisiciones.

4. Recibe documentación e instrucciones de programa-ción de salidas: Relaciones y requisiciones para compra y/o cuadros de distribución, Relaciones y requisiciones a surtir de existencias del Almacén y/o cuadros de distribución, “Pedidos trimestrales”.

3. Recibe de la Gerencia de Suministros Operativos los “pedidos trimestrales” previamente capturados en el sistema informático de almacén, con el fin de tener un mejor control de las existencias reales, a dotar con cargo a las requisiciones y en coordinación con la Jefatura del Almacén se programan los despachos.

1. Recibe de la Gerencia de Suministros Operativos copia de la relación y copia de las requisiciones que se gestionaron para compra, junto con los respectivos cuadros de distribución y de aquellas que se surtirán de las existencias del Almacén y entrega a la Coordinación de Almacenes previamente capturadas en el sistema informático de almacén.

6. Imprime el documento “Salida de Almacén”, en cuatro tantos y turna a la Jefatura del Almacén para su firma.

12. Recibe el documento “Salida de Almacén” y retira de los anaqueles los bienes a suministrar y registra en “Hoja de Estante”.

2. Entrega las requisiciones que se gestionaron para compra y de aquellas que se surtirán de las existencias del Almacén al Responsable de Salidas.

11. Entrega a la Jefatura de Sección “Salida de Almacén” para preparar los bienes para su despacho.

13. Revisan, cuentan y envalijan bajo la supervisa y apoyo de la Jefatura del Almacén, los bienes a suministrar y entregan al área solicitante.

FIN

19. Archiva acuse de recibo y copia de la información contable entregada a la Gerencia de Contabilidad mensualmente.

17. Recibe formatos de “Salida del Almacén” y archiva en carpetas minutario. Da seguimiento para recabar todos los acuses.

16. Entrega Salida de Almacén: Local.- Turna el original de la “Salida del Almacén” al Responsable de Salidas.

Foráneo.- Turna un tanto de la “Salida de Almacén” y la forma 277 al Responsable de Salidas en tanto se recibe el acuse de recibo.

15. Local y Foráneo (Entrega en Circuitos y Rutas Postales).- Se deposita en valija 2 tantos de Salida de Almacén, una para el área solicitante y otra para regresar al Almacén como acuse, y entrega a GDT “Pantaco” para su envío.

14. Local (Entrega Directa).- Verifica, cuenta y firma 4 tantos de Salida de Almacén de los bienes recibidos y conserva 1 tanto.

ÁREA SOLICITANTE

18. Recibe del área de Sistemas pólizas de mov. salidas y entradas, en 2 tantos, elabora oficio Contabilidad, recaba firma de la Gerencia y entrega con la impresión de las pólizas de salidas y las de entradas.







7.5. Destrucción de Bienes

Unidad Responsable: Gerencia de Almacenes e Inventarios / Coordinación de Almacenes/ Responsable de Entradas / Unidad o Responsable de Recursos Materiales en los Depósitos en Tránsito y Centro de Trabajo

Objetivo Dar cumplimiento a las disposiciones jurídicas y administrativas respecto a destrucción de bienes muebles que ya no son de utilidad.

Alcance Las actividades para llevar a cabo la destrucción de bienes muebles no útiles, en estricto apego a la normativa aplicable.

Política Realizar, con estricto apego a las disposiciones jurídicas y administrativas vigentes, la destrucción de bienes muebles que ya no son de utilidad.






RESPONSABLE No. ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO

Coordinación de Almacén, Jefatura de Almacén, responsable de inventarios y/o las Direcciones Regionales Norte, Centro, Sur y Metropolitana

1 Comprueba que se acredite fehacientemente que la destrucción encuadre en alguno de los siguientes supuestos:

I. Por sus características o condiciones entrañen riesgo en materia de seguridad, salubridad o medio ambiente;

II. Exista respecto de ellos disposición legal o administrativa que la ordene;

III. Exista riesgo de uso fraudulento, o IV. Habiéndose agotado los procedimientos de

enajenación viables, no exista persona interesada

Dictamen de no utilidad.

Relación de bienes.

Autorización para llevar a cabo la destrucción de

bienes muebles.

Invitación al representante del órgano

interno de control.

Tratándose de I y II, en su caso, constancia de

coordinación con autoridades competentes.

2 Determina si alguna de sus partes puede ser reutilizada.

¿Alguna de sus partes puede ser reutilizada? Sí: Pasa a la actividad 3. No: pasa a la actividad 4.

3 Pasa al procedimiento recepción, resguardo y registro de bienes en almacén (Fin del Procedimiento).

Nota de alta.

4 Recaba la autorización conforme al artículo 130 de la Ley General de Bienes Nacionales.

Autorización

5 Invita a un representante del órgano interno de control al acto de destrucción.

Oficio

6 Destruye los bienes, elabora y firma el acta de destrucción, con la intervención de quien corresponda.

Acta de destrucción.

7 Coloca el producto de la destrucción en sitio destinado para tal efecto.

Coordinación de Almacén, Jefatura de Almacén, responsable de inventarios y/o Direcciones Regionales y Metropolitana

8 Integra la documentación en el expediente respectivo.

Expediente.

9 Tramita la baja de bienes y solicita actualización de la póliza de seguro a fin de dar de baja los bienes destruidos.

Pasa al procedimiento de altas, bajas y modificación de pólizas bajo el esquema de bien nombrado.

Oficio de solicitud.

10 Solicita al responsable de la actualización del inventario, la baja de los bienes en el sistema de inventarios.

Pasa al procedimiento Actualización de Inventarios.

Documentación para soporte de baja

11 Integra documentación en expediente y archiva. Expediente







DIAGRAMA DE FLUJO

Coordinación de Almacén, Jefatura de Almacén, responsable de inventarios y/o responsables de las direcciones regionales norte, centro, sur y metropolitana

INICIO

10. Solicita al responsable de la actualización del inventario, la baja de los bienes en el sistema de inventarios.

Pasa al procedimiento Actualización

de Inventarios.

9. Tramita la baja de bienes y solicita actualización de la póliza de seguro a fin de dar de baja los bienes destruidos. Pasa al procedimiento de altas, bajas y modificación de pólizas bajo

el esquema de bien nombrado.

7. Coloca el producto de la destrucción en sitio destinado para

tal efecto.

6. Destruye los bienes, elabora y firma el acta de destrucción, con la

intervención de quien corresponda.

5. Invita a un representante del órgano interno de control al acto de destrucción.

4. Recaba la autorización conforme al artículo 130 de la Ley General de Bienes Nacionales.

3. Pasa al procedimiento recepción, resguardo y registro de bienes en

almacén (Fin)

2. Determina si alguna de sus partes

puede ser reutilizada.

1 Comprueba que se acredite fehacientemente que la destrucción encuadre en alguno de los siguientes establecidos.

11. Integra documentación en

expediente y archiva.

8. Integra la documentación en el expediente respectivo.

¿Alguna parte puede

ser reutilizada?

SI

NO

FIN







7.6. Devolución de Insumos al Almacén Central

Unidad Responsable:

Áreas Requirentes y/o Usuarias o Gerencia de Suministros Operativos

Objetivo Verificar que los bienes devueltos por las unidades administrativas, se efectúe la modificación en el sistema de almacenes por la devolución de insumos al Almacén central.

Alcance El contenido del presente procedimiento es de observancia general para el personal que labora en los Centros Operativos Regionales, las Áreas requirentes y Unidades de Recursos Materiales, así como para el personal que administra los depósitos en tránsito a nivel nacional. De igual manera para aquellas áreas que se interrelacionan al solicitar bienes y suministrarlos.

Política Proporcionar a los depósitos en tránsito de las unidades administrativas un instrumento administrativo que integre las acciones, los elementos, y las técnicas necesarias para el registro y devolución de insumos al Almacén central.








Empleado Postal de la Unidad Administrativa o Jefatura de Recursos Materiales

1 Verifica físicamente los bienes, separa los artículos a devolver, requisita el formato de devolución en original y tres copias, lo firma y lo turna al Administrador o Jefatura de Recursos Materiales.

Formato devolución

Administrador o Jefatura de Recursos Materiales

2 Recibe el formato de devolución en original y tres copias, lo revisa, lo firma y lo devuelve al responsable de la administración o al encargado de los Recursos Materiales a nivel nacional.

Formato devolución

3 Recibe el formato de devolución autorizado, anexa los insumos y los envía al Almacén central.

Formato devolución

Coordinación del Almacén Central o la Jefatura del Almacén

4 Recibe el formato de devolución en original y tres copias, verifica los bienes devueltos, firma de revisado en todos los tantos y devuelve acuse. Archiva la documentación y los bienes.

Formato devolución

Administrador o Jefatura de Recursos Materiales

5 Recibe acuse de recibo del formato de devolución y lo archiva Acuse

Coordinación del Almacén Central o la Jefatura del Almacén

6 Notifican sobre dicha devolución al área de sistemas para su captura en el sistema de almacenes.

Responsable del Área Sistema de Almacenes

7 Recibe notificación y efectúa la modificación en el sistema de almacenes, generando dos reportes de modificación en original y dos copias, firma en todos los tantos, archiva una copia del formato y una del reporte de correcciones y turna los originales de la documentación a la Coordinación del Almacén Central o Jefatura del Almacén.

Reporte

Coordinación del Almacén Central o Jefatura del Almacén

8 Recibe dos originales del formato de correcciones, las revisa, firma y envía un original del reporte a la Gerencia de Contabilidad.

Responsable de la Gerencia de Contabilidad

9 Recibe el original del reporte de corrección, firma el acuse devolviendo una copia al Almacén central.

Reporte

Almacén Central 10 Recibe el acuse del reporte de corrección y lo archiva Acuse







DIAGRAMA DE FLUJO Empleado Postal de la Unidad Administrativa o Jefatura de Recursos

Materiales

Administrador o Jefatura de Recursos

Materiales

Coordinación del Almacén Central o la Jefatura del

Almacén

Responsable del Área Sistema de Almacenes

Responsable de la Gerencia de Contabilidad

INICIO

1. Verifican y separan los bienes a devolver y requisitan el formato de devolución, y lo turnan al Administrador o jefe de recursos Materiales.

2. Recibe el formato de devolución, lo revisa y lo devuelve al responsable de la Administración o al Encargado de los recursos Materiales.

3. Recibe el formato de devolución autorizado, anexa los insumos y los envía al Almacén Central.

4. Recibe el formato y verifica los bienes devueltos, firma de revisado y devuelve acuse

5. Recibe acuse de recibo dl formato de devolución y lo archiva.

6. Notifican al área de sistemas sobre la devolución para su captura en el sistema de almacenes

7. Recibe notificación y efectúa la modificación en el sistema de almacenes, generando dos reportes de modificación en original y dos copias, firma en todos los tantos, archiva una copia del formato y una del reporte de correcciones y turna los originales de la documentación.

8. Recibe el formato de correcciones, revisa, firma y envía un original del reporte a la Gerencia de Contabilidad.

9. Recibe el original del reporte de corrección y devuelve una copia al Almacén Central

10. El Almacén Central recibe el acuse del reporte de corrección y lo archiva.

FIN







7.7. Recepción de Bienes en los Depósitos en Tránsito y Redistribución de Bienes a las Oficinas Postales y Centros Operativos

Unidad Responsable:

Áreas Requirentes y/o Usuarias

Objetivo Que en el Almacén Central se reciban los bienes de consumo e instrumentales adquiridos por el Organismo, o del proveedor las entregas en sitio, controlando y redistribuyendo los mismos a todos los Centros Operativos y Oficinas Postales.

Alcance El contenido del presente procedimiento es de observancia general para el personal que labora en los Centros Operativos Regionales, las Áreas requirentes y Unidades de Recursos Materiales, así como para el personal que administra los depósitos en tránsito a nivel nacional. De igual manera para aquellas áreas que se interrelacionan al solicitar bienes y suministrarlos.

Política Recibir del Almacén Central los bienes de consumo e instrumentales adquiridos por el Organismo, o del proveedor tratándose de contratos abiertos y con entregas en sitio, así como controlar y redistribuir los mismos a los Centros Operativos y Oficinas Postales dentro de su circunscripción.








Área Requirente o Responsable de Recursos Materiales

1 Recibe los bienes procedentes del Almacén Central o del proveedor por contratos abiertos celebrados o de otra Unidad Administrativa.

2 Cuenta conforme al formato “Salida de Almacén” o a la factura o al memorándum interno.

Salida de Almacén

DATOS Y CANTIDADES INCORRECTAS

3 Procede según el caso:

Bienes procedentes del Almacén Central:

a) Recibe, envía acuse de recibo del formato de “Salida de Almacén” al Almacén Central y adjunta la aclaración de faltantes o sobrantes, si fuera el caso.

Bienes procedentes del Proveedor:

b) Aclara directamente con el proveedor los faltantes o sobrantes y no recibe hasta no contar con los bienes en la cantidad y calidad que se haya acordado.

Salida de Almacén

DATOS Y CANTIDADES CORRECTAS

4 Procede según el caso:

Bienes procedentes del Almacén Central:

a) Recibe, envía acuse de recibo del formato de “Salida de Almacén” al Almacén Central dentro de los 5 días hábiles siguientes de recibidos los bienes.

Bienes entregados por el Proveedor:

b) Recibe y estampa en la nota de remisión la leyenda RECIBÍ DE CONFORMIDAD, Nombre y firma de la persona que recibe, la cual está registrada en el Catálogo de Firmas y Sellos de la oficina receptora.

Bienes Instrumentales:

c) Requisita el formato “Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales”, en tres tantos, uno para la oficina receptora, uno para el proveedor y uno para el Almacén Central.

Salida de Almacén

Minuta

Responsable de Recursos Materiales

5 Registra en la Hoja de Estante y acomoda bienes en la sección que corresponda.

Hoja Estante

6 Archiva en carpetas específicas para el efecto, los formatos de “Salida de Almacén”, copias de facturas, notas de remisión, etc.

Salida de Almacén

7 Registra en hoja Kárdex la entrada de los bienes y en el Sistema o control en Excel, las entradas de bienes mediante folios consecutivos empezando en el No. 1 hasta la entrada “n”, renovando cada numeración al inicio de cada año.

Kárdex









8 Acomoda los bienes, los segrega e identifica con letreros a fin de agilizar su conteo y redistribución.

9 Cuando se trate de suministros de bienes inventariables, elabora y remite las cédulas de transferencia a la Gerencia de Almacenes e Inventarios para actualizar el control y registro de los inventarios en el Sistema Institucional del Organismo.

Cédulas

10 Una vez que se cuenta con un programa de redistribución de bienes al interior del Estado, registra en el Sistema o control en Excel las salidas, elabora los formatos de salida internos y entrega bienes a las Oficinas y Centros Operativos recabando firma, nombre y sello de la oficina receptora.

Formato salida

11 Archiva formatos de salida internos y registra en Hoja de Estante las salidas por cada uno de los productos.

Hoja Estante

12 Para el caso del vestuario operativo y prendas de protección personal, cada Unidad Administrativa hace la entrega a cada trabajador, mediante el formato “Ficha de Entrega – Recepción de Vestuario y Prendas de Protección Personal”, recabando la totalidad de los acuses y concluida la entrega, archiva acuses en una carpeta especial para ello.

Ficha entrega-

recepción

13 Consulta las existencias actualizadas de bienes en el Sistema u hoja de Excel de su control, para la administración de los bienes.

14 Realiza recuentos periódicos para mantener actualizados sus inventarios.







DIAGRAMA DE FLUJO


INICIO

14. Realiza recuentos periódicos para mantener actualizados sus inventarios.

11. Archiva formatos de salida internos y registra en Hoja de Estante las salidas por cada uno de los productos.

8. Acomoda los bienes, los segrega e identifica con letreros a fin de agilizar su conteo y redistribución.

6. Archiva en carpetas específicas para el efecto, los formatos de “Salida de Almacén”, copias de facturas, notas de remisión, etc.

5. Registra en la Hoja de Estante y acomoda bienes en la sección que corresponda.

4. Procede según el caso: Bienes procedentes del Almacén Central: Recibe, envía acuse de recibo del formato de “Salida de Almacén” al Almacén Central a más tardar dentro de los 5 días hábiles siguientes de recibidos los bienes. Bienes entregados por el Proveedor: Recibe y estampa en la nota de remisión la leyenda RECIBÍ DE CONFORMIDAD, Nombre y firma de la persona que recibe, la cual está registrada en el Catálogo de Firmas y Sellos de la oficina receptora. Bienes Instrumentales: Requisita el formato “Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales”, en tres tantos, uno para la oficina receptora, uno para el proveedor y uno para el Almacén Central.

3. Procede según el caso: Bienes procedentes del Almacén Central: Recibe, envía acuse de recibo del formato de “Salida de Almacén” al Almacén Central y adjunta la aclaración de faltantes o sobrantes, si fuera el caso. Bienes procedentes del Proveedor: Aclara directamente con el proveedor los faltantes o sobrantes y no recibe hasta no contar con los bienes en la cantidad y calidad que se haya acordado.

2. Cuenta conforme al formato “Salida de Almacén” o a la factura.

1. Recibe los bienes procedentes del Almacén Central o del proveedor por contratos abiertos celebrados.

13. Consulta las existencias actualizadas de bienes en el Sistema o control de Excel, para la administración de los bienes.

12. Cada Unidad Administrativa hace entrega a cada trabajador, mediante el formato “Ficha de Entrega – Recepción de Vestuario y Prendas de Protección Personal”, recabando acuses y archiva en carpeta

especial para ello.

10. Una vez que se cuenta con un programa de redistribución de bienes al interior del Estado, registra en el Sistema o control en Excel las salidas, elabora los formatos de salida internos y entrega bienes a Oficinas y Centros Operativos recabando firma, nombre y sello de la oficina receptora.

9. Elabora y remite cédulas de transferencia a la Gerencia de Almacenes e Inventarios para actualizar el control y registro de los inventarios en el Sistema Institucional del Organismo.

7. Registra en hoja Kárdex la entrada de bienes y en el Sistema u control en Excel, las entradas mediante folios consecutivos renovando cada numeración al inicio de cada año.

DATOS Y CANTIDADES CORRECTAS

NO

SI

¿TIPO DE BIENES?

INVENTARIABLES

VESTUARIO, PRENDAS

DE PROTECCIÓN

FIN






Continúa Procedimiento

7.8. Actualización de Inventarios

Unidad Responsable: Gerencia de Almacenes e Inventarios/ Jefatura de Almacén / Coordinación de Almacén

Políticas Mantener actualizado el inventario en el sistema con las existencias físicas resultantes de los movimientos de entradas y salidas del inventario, así como cumplir con la Toma Física de los Inventarios, que permita el control real de la existencia de bienes de consumo e instrumentales en el Almacén Central, depósitos en tránsito dentro del interior del país y en las Administraciones de Correos y Centros de Trabajo en el área Metropolitana.

Alcance Acciones encaminadas a asegurar la confiabilidad y calidad de los inventarios de los bienes controlados por el Almacén, mediante sistemas (manual o informático) y procedimientos que permitan llevar un control y conocimiento detallado de las unidades en existencias y sub ubicación precisa.

Políticas 1. Verificar que el acomodo, la ubicación, el estado físico y los saldos de existencias de los bienes almacenados, así como la asociación de la descripción técnica y su código identificado, guarden congruencia con sus controles, para proporcionar información confiable que apoye la toma de decisiones.

2. Asegurar la consistencia entre los saldos registrados en el sistema (manual o informático) y las existencias físicas resultantes de los movimientos de entradas y salidas del inventario, a efecto de proporcionar información confiable en la toma de decisiones y eventos de fiscalización.

3. Llevar a cabo la Toma Física de los Inventarios, con la finalidad de tener un control real de la existencia de bienes de consumo e instrumentales en el Almacén Central, depósitos en tránsito dentro del interior del país y en las Administraciones de Correos y Centros de Trabajo en el área Metropolitana.






RESPONSABLE No. ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO

Jefatura de Almacén / Responsable de inventarios

1 Elabora y ejecuta programa de recuento cíclico de materiales.

Programa anual.

2 Elabora acta de inicio del levantamiento físico de inventario.

Acta de inicio

3 Efectúa confronta física (verifica para cada bien codificación, acomodo, utilidad, estado físico, empaque, limpieza).

Reporte de verificación.

4 Efectúa recuento físico (inventario). Reporte de recuento.

5 Identifica estado físico de materiales. Reporte de materiales deteriorados.

6 Clasifica bienes útiles e identifica aquellos que denoten deterioro físico u obsolescencia para iniciar el proceso de baja y destino final.

Instrumenta disposición final y baja de bienes, conforme a las disposiciones aplicables.

Reporte de bienes obsoletos y útiles.

7 Concilia saldos físicos contra el control en el sistema informático.

Reporte de conciliación de saldos.

Jefatura de Almacén / Responsable de inventarios / Gerencia de Contabilidad

8 Registra existencias físicas recontadas en documento, actualiza en sistemas informático y recaba firmas de aceptación.

Tarjetas de despacho.

Formato de recuento.

Reporte de cantidad física resultante.

Registro en sistema operativo del Almacén y en sistema

financiero/contable.

Registro en sistema (manual o informático) de control de bienes

instrumentales (en su caso).

Jefatura de Almacén / Responsable de inventarios

9 Elabora acta de cierre de inventario.

¿Existen diferencias?


Acta de cierre.

Informe de inventario físico.

Informe de faltantes.

10 Envía informe de faltantes a las áreas administrativas correspondientes.

11 Elabora informe de existencias y valor de inventario, registra en sistema informático y genera reportes periódicos o a requerimiento.

Reporte de existencias y valor de inventario.

Reporte de rotación de inventarios.

Registro en sistema operativo del Almacén.

12 Envía informe al responsable de recursos materiales y recursos financieros.







DIAGRAMA DE FLUJO

Jefatura de Almacén / Responsable de inventarios Jefatura de Almacén / Responsable de inventarios / Gerencia de

Contabilidad

INICIO

8. Registra existencias físicas recontadas en documento, actualiza en sistemas informático y recaba firmas de

aceptación.

7. Concilia saldos físicos contra el control en el sistema informático.

6. Clasifica bienes útiles e identifica aquellos que denoten deterioro físico u obsolescencia para iniciar el proceso de baja y destino final.

Instrumenta disposición final y baja de bienes, conforme a las

disposiciones aplicables.

5. Identifica estado físico de

materiales.

4. Efectúa recuento físico (inventario).

3. Efectúa confronta física (verifica para cada bien codificación, acomodo, utilidad, estado físico, empaque,

limpieza).

1. Elabora y ejecuta programa de recuento cíclico de materiales. Elabora y ejecuta programa de recuento cíclico de

materiales.

10. Envía informe de faltantes a las áreas administrativas correspondientes. FIN

9. Elabora acta de cierre de

inventario.

2. Elabora acta de inicio e levantamiento físico de

inventario.

¿Existen Diferencia

s?

SI

NO

11. Elabora informe de existencias y valor de inventario, registra en sistema informático y genera reportes periódicos o a

requerimiento.

12. Envía informe al responsable de recursos materiales y recursos financieros.

FIN






8. Anexos

Indicadores En el Organismo se observarán los siguientes indicadores:

Objeto del indicador:

Identificar que la rotación de inventarios sea la adecuada.

Unidad de medición

Total de salida de unidades de un mismo producto sobre la suma del total de unidades en el inventario inicial y total de entradas del mismo producto. Total de salida de unidades Inventario inicial (U) + Entradas (U)

Parámetro Mínimo Satisfactorio Sobresaliente

De 0.79 a 0.84 De 0.85 a 0.94 De 0.95 a 1.0

El parámetro es numérico y para que la rotación sea adecuada en el Servicio Postal Mexicano está se deberá encontrar entre 0.85 y 0.94.

Periodicidad Semestral

Muestra Se establecerá como muestra los 20 principales artículos cuyo consumo sea representativo en unidades y en importes. Comprendiendo en la muestra 10 para unidades y 10 para importes

Confiabilidad de los Inventarios


Determinar la confiabilidad de los registros del inventario. (Bienes instrumentales y de consumo).

Unidad de medición

Saldo de las cuentas de cada artículo reportado por el sistema informático que se utilice en el Almacén contra el resultado de su conteo físico (existencias reales).

Conteo físico por partida

X 100 Existencia por partida registrada en el sistema informático

Parámetro

Mínimo Satisfactorio Sobresaliente

± 20% ± 8% 100%

Cabe considerar que en virtud de que el resultado pueda ser superior al 100%, el parámetro de medición será en cuanto a la variación de ± el 100%.

Periodicidad Trimestral

Muestra Para los bienes instrumentales, se establecerá como muestra el 10% de las áreas en las que se efectuó la revisión física del inventario en el trimestre. Para los bienes de consumo, se establecerán como muestra los 20 principales artículos cuyo consumo sea representativo en unidades y en importes. Comprendiendo la muestra 10 para unidades y 10 para importes

Determinación Óptima de Existencias por Productos


Determinar la existencia óptima por cada bien, a partir de los requerimientos de las áreas para programar su adquisición.

Unidad de medición

Suma de todas las solicitudes hechas al Almacén por bien sobre la suma de las entregas hechas por el Almacén por bien.

Insumos entregados por el Almacén central X 100

Insumos solicitados por las unidades administrativas


90% 95% 100%

Periodicidad Semestral

Muestra Ninguna






Tiempos de Reposición de Inventario


Conocer el punto de re-orden de cada bien.

Unidad de medición

Tiempo de Reposición para un Producto (TRI) = Al Tiempo Final (TF), tiempo de entrega de material por el proveedor menos el Tiempo Inicial (TI) tiempo de solicitud del producto al proveedor.

TRI = TF - TI


> 40 días

<

> 30 días

< 25 días

Los días serán hábiles y tomando en consideración que los tiempos de reposición pueden variar tomando en cuenta; de que si los bienes son de fabricación nacionales o de importación y/o manufactura especial.


Muestra 100% de los artículos de cada grupo en el Almacén.

Confiabilidad en el Registro de Movimientos del Inventario


Determinar la confiabilidad de los registros.

Unidad de medición

Reportes de existencia por bien o insumo del sistema informático del inventario inicial y las entradas, menos las salidas del insumo tomadas de los documentos fuente (facturas, solicitudes, bajas).

Existencia por bien o insumo X 100

(inventario inicial + la una de todas las entradas) – (Suma de todas las salidas)

Parámetro

Mínimo Satisfactorio Sobresaliente

> 2 días hábiles

<

> 1 días hábiles

< 1

Cabe considerar que en virtud de que el resultado pueda ser superior al 100%, el parámetro de medición será en cuanto a la variación de ± el 100%.


Muestra Ninguna






Salida de Almacén (Consumibles) SERVICIO POSTAL MEXICANO (2) (1) DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES, ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS ALMACEN CENTRAL (3)

SERVICIO POSTAL MEXICANO (2)

DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS (1)

SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTO


ALMACEN CENTRAL (3)

Hoja No. (5)

No. de salida (6)

fecha (9)

No. de Requisición (7)

Almacén (10)

Unidad Administrativa (8)

Recibe de conformidad

Nombre y firma

Coordinador del Almacén

Nombre y firma

gerente de Almacén e Invntarios

Nombre y firma

Sello de la Oficina

Receptora (20)

SALIDA DE ALMACEN (CONSUMIBLES) (4)

Clave del Bien (11) Nombre del bien (12) CANTIDAD (13)Unidad de

Medida (14)

Costo

Unitario

(15)

Costo

Total:

(16)

NÚMERO DE

INVENTARIO (18)FOLIOS DEL ____ AL ____ (17)

Coordinador del Programa del Recuento

Nombre y firma

F I R M A S (19)






INSTRUCTIVO PARA SALIDA DE ALMACÉN (Consumibles) Con requisición y/o pedido en mano, el Responsable de Altas deberá capturar la siguiente información:

CAMPO DESCRIPCIÓN

1. Encabezado Siglas y logotipo de la Entidad.

2. Entidad Nombre de la Entidad.

3. Área Nombre del Área.

4. Título Nombre del formato, que corresponde a la acción a tomar.

5. Número de Hoja Número de hoja y total de éstas.

6. No. de Salida Es un número consecutivo de 10 dígitos que el Sistema de Almacén le asigna al documento.

7. No. de Requisición

Anotar el número de requisición a la que se afecta la salida en cuestión. Consta de 10 dígitos.

8. Unidad Administrativa

Anotar el Centro de Costos y nombre de la Unidad Administrativa a la que se le entregará el material que se menciona.

9. Fecha de Salida Anotar la fecha en que fue elaborada la salida. Se indica día, mes y año.

10. Almacén Indica la sección del Almacén Central del cual se hace la salida del bien.

11. Clave del Bien Anotar la clave del bien requerido de acuerdo al Catálogo de Bienes.

12. Nombre del Artículo

Anotar el nombre del bien de conformidad con el Catálogo de Bienes.

13. Cantidad Indicar la cantidad de bienes que ampara la salida.

14. Unidad de Medida

Anotar la unidad de medida en que se presenta el bien (ejemplo pieza, caja, bolsa, rollo, etc.)

15. Costo Unitario Indica el costo unitario del bien. El sistema lo registra automáticamente.

16. Costo Total Indica el costo por la totalidad de los bienes entregados-recibidos. El sistema lo registra automáticamente.

17. Folios / del / al Esta columna se requisita cuando se hace entrega de bienes foliados.

18. Número de Inventario

En caso de bienes instrumentales, anotar el número de inventario que ya fue asignado previamente por la Coordinación de Inventarios.

Una vez concluida la captura en el sistema, se imprime el formato y se procede a recabar las firmas.

19. Firmas Estampar las firmas de las personas mencionadas en los recuadros. Excepto la de la persona receptora de los bienes.

20. Sello de la Oficina Receptora

Una vez que se firma y se reciben de conformidad los bienes, se estampa el sello de la oficina a la que está adscrito.






Salida de Almacén (Inventariables) SERVICIO POSTAL MEXICANO (2) (1) DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES, ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS ALMACEN CENTRAL (3)





ALMACEN CENTRAL (3)

Hoja No. (5)

No. de salida (6)

fecha (9)

No. de Requisición (7)

Almacén (10)


Nombre y firmaNombre y firma

No. Serie (17)

Gerente de Almacén e Invntarios


Nombre y firma

NÚMERO DE

INVENTARIO (19)

F I R M A S (20)

Sello de la Oficina

Receptora (21)


Nombre y firma

Recibe de conformidad

SALIDA DE ALMACEN (INVENTARIABLES) (4)

Clave del Bien (11) Nombre del bien (12) CANTIDAD (13)Unidad de

Medida (14)

Costo

Unitario

(15)

Costo

Total:

(16)

No. Motor (18)






INSTRUCTIVO PARA SALIDA DE ALMACÉN (Inventariables) Con requisición y/o pedido en mano, el Responsable de Altas deberá capturar la siguiente información

CAMPO DESCRIPCIÓN

1. Encabezado Siglas y logotipo de la Entidad.

2. Entidad Nombre de la Entidad.


4. Título Nombre del formato, que corresponde a la acción a tomar.

5. Número de Hoja Número de hoja y total de éstas.

6. No. de Salida Es un número consecutivo de 10 dígitos que el Sistema de Almacén le asigna al documento.

7. No. de Requisición

Anotar el número de requisición a la que se afecta la salida en cuestión. Consta de 10 dígitos.


Anotar el Centro de Costos y nombre de la Unidad Administrativa a la que se le entregará el material que se menciona.

9. Fecha de Salida Anotar la fecha en que fue elaborada la salida. Se indica día, mes y año.

10. Almacén Indica la sección del Almacén Central del cual se hace la salida del bien.

11. Clave del Bien Anotar la clave del bien requerido de acuerdo al Catálogo de Bienes.

12. Nombre del Artículo

Anotar el nombre del bien de conformidad con el Catálogo de Bienes.



Anotar la unidad de medida en que se presenta el bien (ejemplo pieza, caja, bolsa, rollo, etc.)

15. Costo Unitario Indica el costo unitario del bien. El sistema lo registra automáticamente.

16. Costo Total Indica el costo por la totalidad de los bienes entregados-recibidos. El sistema lo registra automáticamente.

17. Número de Serie Anotar el número alfanumérico único asignado para identificación de cada unidad vehicular, puede constar de número entero solo, o contener letras.

18. Número de Motor

Anotar el número de serie de fabricación del motor o número de orden que permite identificar el producto fabricado.

19. Número de Inventario

En caso de bienes instrumentales, anotar el número de inventario que ya fue asignado previamente por la Coordinación de Inventarios.

Una vez concluida la captura en el sistema, se imprime el formato y se procede a recabar las firmas.

20. Firmas Estampar las firmas de las personas mencionadas en los recuadros. Excepto la de la persona receptora de los bienes.

21. Sello de la Oficina Receptora

Una vez que se firma y se reciben de conformidad los bienes, se estampa el sello de la oficina a la que está adscrito.






Formato de Visto Bueno, Aceptación o Rechazo

LUGAR:

PROVEEDOR:

CONTRATO No. 5.- FACTURA O

REMISIÓN:

CAPÍTULO DEL GASTO: 3000 5000 OTRO:

NO. CONSECUTIVO UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD

TIPO DE

ADJUDICACIÓN:LICITACIÓN

INVITACIÓN A

CUANDO MENOS

TRES PERSONAS

AJUDICACIÓN DIRECTA ARTICULO 1° CONTRATO MARCO POBALINES

SÍ NO

OBJETO:

DESCRIPCIÓN:

SI NO

OBSERVACIONES:

NOMBRE DEL ÁREA

DESCRIPCIÓN DEL BIEN

FIRMAS

Una vez finalizado el llenado del reporte y en caso de haber otorgado el visto bueno, el representante del área usuaria anotará su nombre, cargo, firma, y

fecha en la remisión o factura correspondiente; en caso de no aceptar los bienes, no procederá el visto bueno en la remisión o factura y se informará al

Responsable del Almacén Central, en ambos casos, se entregará una copia de este reporte al Responsable de dicho Almacén este a su vez sellará el mismo

como acuse de recibo.

NOMBRE, CARGO Y FIRMA NOMBRE, CARGO Y FIRMA

OTRA

OTRA

USUARIA

FORMATO DE VISTO BUENO

ACEPTACIÓN O RECHAZO

REVISAR QUE LOS BIENES CUMPLAN CONFORME A LO ESTABLECIDO EN EL CONTRATO PARA SU ALTA EN EL SISTEMA DEL ALMACÉN.

SPM-

FECHA:_________/__________/__________

LISTADO DE BIENES

Almacén Central Pantaco, Boulevard de los Ferrocarriles S/N entre Avenida Ceylán y Calle Córcega, Colonia Euzkadi, Delegación

Azcapotzalco, México, D.F., C.P. 02660.

NOMBRE, CARGO Y FIRMA NOMBRE, CARGO Y FIRMA

SELLO DEL ÁREA USUARIA:

MUESTRA FÍSICA PARA LA RECEPCIÓN DE BIENES

NOMBRE DEL REPRESENTANTE PUESTO O CARGO

REQUIERENTE

TÉCNICA

2000

DETERMINA ACEPTAR LOS BIENES

EN RELACIÓN A LA DESCRIPCIÓN, LAS ÁREAS QUE INTERVIENEN:

(1)

(2)

(3)

(4) (5)

(7)

(8) (9) (10) (11)

(12)

(13)

(14)

(15)

(16)

(17) (18)

(19)

(20)(21)

(22)

(6)






INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE VISTO BUENO ACEPTACIÓN O RECHAZO

CAMPO CONTENIDO

1.- Fecha Anotar la fecha del día en que se realiza el reporte de visto bueno en el Almacén.

2.- Lugar Indicar el domicilio del Almacén que corresponde al lugar físico en donde se realiza la verificación y pruebas necesarias.

3.- Proveedor Anotar la razón social del proveedor adjudicado la cual deberá ser la misma que la que aparece en el contrato o convenio.

4.- Contrato No. Señalar el número del contrato que será el mismo que aparece en el contrato o convenio.

5.- Factura o Remisión Señalar el número de la factura o remisión proporcionada por el proveedor.

6.- Capítulo del gasto

Anotar el capítulo que corresponda a los determinados en el clasificador por objeto del gasto y que sea el correspondiente al contrato o convenio, pudiendo ser:

2000.- Materiales y Suministros

3000.- Servicios Generales

5000.- Bienes Muebles, Inmuebles e Intangibles.

7.- Listado de bienes Enlistar los bienes a los que se les aplicará la verificación, a efecto de comprobar las características técnicas del bien.

8.- Número de bienes Anotar en forma progresiva el número consecutivo del bien de que se trate.

9.- Descripción del bien Describir el nombre del bien de conformidad con el contrato o factura.

10.- Unidad de medida Anotar la unidad en la que se encuentra el bien de conformidad al contrato, pudiendo ser pieza, kilos, caja, etc.

11.- Cantidad Indicar el total de bienes entregados por el proveedor de conformidad con la factura o remisión.

12.- Tipo de Adjudicación

Marcar con una X el tipo de adjudicación de conformidad con el contrato o convenio, para el caso de que se utilice el proceso de POBALINES, cuando se trata de compras que no rebasan los 300 Salarios Mínimos Vigentes en el Distrito Federal.

13.- Muestra física para la recepción de bienes

Marcar con una X si el proveedor entregó muestra.

14.- Objeto Definir el objeto de la verificación de bienes.

15.- Descripción Detallar de manera clara y precisa en que consistió la verificación de bienes, y características técnicas de los bienes, de conformidad con la ficha técnica del bien, así como la cantidad a revisa de acuerdo al contrato o convenio.

16.- Nombre del Área Indicar el nombre del Área que se presenta en el Almacén a realizar el reporte de visto bueno, especificando si se trata de una Área usuaria, requirente, técnica o alguna otra.

17.- Nombre del Representante

Especificar el nombre de la persona que se presenta a realiza el reporte de visto bueno.

18.- Puesto o cargo Indicar el puesto de la persona que se presenta a realizar el reporte de visto bueno.

19.- Determina aceptar los bienes

Marcar con una X en el caso de aceptar los bienes en la palabra “SI”, en el caso de rechazar los bienes marcar con una X la palabra “NO”.

20.- Observaciones Detallar si existen observaciones adicionales que se tengan que comentar antes de proceder a la firma del reporte.

21.- Sello del Área Usuaria Plasmar el sello del Área usuaria que se presenta a realizar la verificación de los bienes y realizar las en el Almacén.

22.- Firma Indicar el nombre completo de la persona que se presenta a realizar la verificación de los bienes y plasmar la firma.






Vale de Entrada y/o Listado de Altas

SERVICIO POSTAL MEXICANO DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS (1) SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES, ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS ALMACEN CENTRAL

Hoja No. (3)

Núm. Entrada: (4) Fecha Entrada: (5) Pedido: (6)

Factura o Remisión: (7) Fecha factuta: (8)

Proveedor: (9)

Unidad Administrativa: (10)

Partida Num: Clave: (11) Descripción del Bien: (12) Unidad de medida: (13)

Cantidad: (14) Costo Unitario: (15) Costo Total: (16)

Subtotal Factura: Total Descuento: Total Impuestos: Neto Total de la Factura: Alta a Inventarios:

VALE DE ENTRADA Y/O LISTADO DE ALTAS ( CONSUMIBLES ) (2)

Nombre y firma Nombre y firma Nombre y firma

Capturo Reviso Jefe de Almacén V o B o Coordinador de Almacén

(18) (18) (19)

17

7






INSTRUCTIVO VALE DE ENTRADA Y/O LISTADO DE ALTAS Con requisición y/o pedido en mano, el Responsable de Altas deberá capturar la siguiente información:

1. Encabezado Siglas y logotipo del Servicio Postal Mexicano.

2. Titulo Nombre de formato, que corresponde a la acción a tomar

3. Hoja Número Número de hoja y total de estas

4. No. Entrada Es un número consecutivo de 10 dígitos que el Sistema de Almacenes le asigna al documento

5. Fecha Entrada Anotar la fecha de entrada al Almacén, se indica día, mes y año.

6. Pedido Anotar el número de requisición a la que se afecta la salida en cuestión. Consta de 10 dígitos

7. Factura o Remisión

Anotar el número de la factura, se indica día, mes y año.

8. Fecha Factura Anotar la fecha impresa en la factura.

9. Proveedor Anotar el nombre del proveedor.


Anotar el Centro de Costo y nombre de la Unidad Administrativa a la que se le entregará el material que se menciona

11. Clave Anotar la clave del bien requerido de acuerdo al “Catálogo de Bienes”.

12. Descripción del Bien

Anotar el nombre del bien de conformidad con el Catálogo de Bienes


Anotar la unidad de medida en la que se presenta el bien (ejemplo: unidad, pieza, caja, bolsa, rollo, etc.


15. Costo Unitario Indica el costo unitario del bien. El Sistema lo registra automáticamente

16. Costo Total Indica el costo por la totalidad de los bienes entregados – recibidos. El Sistema lo registra automáticamente.

17. Subtotal y total Anotar el subtotal de la factura, total descuento, total impuesto, neto total de la factura.

Una vez concluida la captura en el Sistema, se imprime el formato y se procede a recabar las firmas:

18. Firmas Estampar nombre y firma de las personas mencionadas en los recuadros.

19. Vo. Bo. Anotar nombre y firma de la Coordinación de Almacén en señal de que avala el registro de los bienes recibidos.






Vale de Entrada y/o Listado de Altas (Inventariables)

SERVICIO POSTAL MEXICANO (2) (1) DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES, ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS ALMACEN CENTRAL (3)





ALMACEN CENTRAL (3)

Hoja No. (6)

Núm. Entrada: (7) Fecha Entrada: (5) Pedido: (12)

Factura o Remissión: (8) Fecha factuta: (11)

Proveedor: (9)


Partida Num: Clave: (13) Descripción del Bien: (14) Costo Unitario: (17) Unidad de medida: (15) Cantidad: (16)

Número de Inventario (18) Número de Folio (19)

Total de la Tactura: (20)

Subtotal Factura:

Total Descuento:

Total Impuestos: (21)

Neto Total de la Factura: (22)

Alta a Inventarios:


VALE DE ENTRADA Y/O LISTADO DE ALTAS (INVENTARIABLES) (4)

Capturo Reviso Jefe de Almacén VoBo Coordinador de Almacén

(23) (24) (25)






INSTRUCTIVO VALE DE ENTRADA Y/O ALTA DE UN BIEN (INVENTARIABLES)

Con requisición y/o pedido en mano, el Responsable de Altas deberá capturar la siguiente información:

CAMPO CONTENIDO


2. Entidad Nombre completo del Organismo: Servicio Postal Mexicano.

3. Área Nombre del Área


5. Fecha Fecha de elaboración

6. Número de hoja Número de hoja y total de estas

7. Número de entrada El número correspondiente al aviso de alta con que fue recibido el bien

8. Número de factura o remisión

El número correspondiente a la factura o remisión expedida por el proveedor

9. Proveedor Indica el RFC y nombre del proveedor

10. Unidad Administrativa La unidad administrativa a la que pertenece el área que recibe los bienes

11. Fecha de factura Fecha de expedición de la factura

12. Pedido Indica el número del pedido

13. Clave del Bien El número que de acuerdo con el catálogo de Bienes Muebles le corresponde al bien requerido

14. Descripción del bien La descripción detallada de las características del bien solicitado

15. Unidad de medida La del producto referido (pieza, caja, bolsa, entre otros)

16. Cantidad Indicar la cantidad de bienes que ampara la salida

17. Costo Unitario Indica el costo unitario del bien. Con los impuestos referidos

18. Numero de Inventario Debe asentarse el dato indicado en la placa o el que aparece en el listado del bien de que se trate.

19. Número de Folio Debe asentarse el dato indicado en la placa o el que aparece en el listado del bien de que se trate.

20. Total Indica el costo por la totalidad de los bienes entregados–recibidos. El Sistema lo registra automáticamente

21. I.V.A. Se registra impuesto al valor agregado

22. Neto total de la factura Indica el neto de la totalidad de la factura o remisión

23. Captura Registra en sistema de almacenes e inventarios la información de la mercancía recibida (en cuanto a clave del proveedor, numero de factura, partida, contrato, precio unitario, código de artículo, IVA y precio total)

24. Reviso Verifica la información del listado sea la correcta

25. Visto Bueno Avala el registro de los bienes recibidos






Vale de Entrada y/o Listado de Altas (Parque Vehicular)






ALMACEN CENTRAL (3)

Fecha Entrada: (5) Hoja No. (6)

Núm. Entrada: (7) Pedido: (12) Recepción:

Factura o Remissión: (8) Fecha factuta: (11)

Proveedor: (9)


Partida Num: Clave: (13) Descripción del Bien: (14)

Marca: (15) Linea: (16) Modelo: (17)

Caracteristicas: (18)

Número de Inventario: (19) Número de Folio: (20) Número de Serie: (21) Número de Motor: (22) Número de Entrada: (23) Numero de Factara: (24) Costo Unitario: (25) Unidad de Medida: (26)

Total de la Tactura: (27)

Subtotal Factura:

Total Descuento:

Total Impuestos: (28)

Neto Total de la Factura: (29)

Alta a Inventarios:


VALE DE ENTRADA Y/O LISTADO DE ALTAS (PARQUE VEHÍCULAR) (4)

Capturo Reviso Jefe de Almacén VoBo Coordinador de Almacén

(30) (31) (32)






INSTRUCTIVO VALE DE ENTRADA Y/O ALTA DE UN BIEN (PARQUE VEHICULAR) Con requisición y/o pedido en mano, el Responsable de Altas deberá capturar la siguiente información:

CAMPO CONTENIDO




4. Titulo Nombre de formato, que corresponde a la acción a tomar.

5. Fecha Fecha de elaboración (día, mes año).

6. Número de hoja Número de hoja y total de estas.

7. Número de entrada El número correspondiente al aviso de alta con que fue recibido el bien

8. Número de factura o remisión

El número correspondiente a la factura o remisión expedida por el proveedor

9. Proveedor Indica el RFC y nombre del proveedor

10. Unidad Administrativa La unidad administrativa a la que pertenece el área que recibe los bienes

11. Fecha de factura Fecha de expedición de la factura

12. Pedido Indica el número del pedido

13. Clave del Bien El número que de acuerdo con el catálogo de Bienes Muebles le corresponde al bien requerido

14. Descripción del bien La descripción detallada de las características del bien solicitado

15. Marca Indicar el nombre de la marca del vehículo que lo fabrico.

16. Línea Indicar el modelo y tipo de unidad.

17. Modelo Indicar el año de fabricación de la unidad.

18. Características Anotar tipo de unidad, tipo de transmisión, número de puertas, si cuenta con aire acondicionado, si cuenta con CPS de localización satelital, si cuenta con equipo de sonido.

19. Numero de Inventario Anotar el dato indicado en la placa o en el listado del bien de que se trate.

20. Número de Folio Anotar el número de folio indicado en la placa o el listado del bien de que se trate.

21. Número de serie Anotar el número alfanumérico único asignado para identificar cada unidad vehicular, puede constar de número entero o solo o contener letras.

22. Número de Motor Anotar el número de serie de fabricación del motor o número de orden que permite identificar el producto fabricado.

23. Número de entrada Anotar el número consecutivo con el que registra su entrada al almacén.

24. Número de factura Anotar el número que aparece en la parte superior de la factura de la unidad.

25. Costo Unitario Indicar el costo unitario del bien, con los impuestos referidos.

26. Unidad de medida Anotar la del producto referido (pieza, caja, bolsa entre otros)

27. Total Indica el costo por la totalidad de los bienes entregados–recibidos. El Sistema lo registra automáticamente.

28. I.V.A. Se registra impuesto al valor agregado

29. Neto total de la factura Indica el neto de la totalidad de la factura o remisión

30. Captura Registra en sistema de almacenes e inventarios la información de la mercancía recibida (en cuanto a clave del proveedor, número de factura, partida, contrato, precio unitario, código de artículo, IVA y precio total).

31. Reviso Verifica la información del listado sea la correcta.

32. Visto Bueno Avala el registro de los bienes recibidos.






Vale de Devolución de Mercancías






ALMACEN CENTRAL (3)

Hoja No. (5)

Unidad Administrativa: (6) Folio: (7) Fecha: (8)

Número de Salida: (9) Fecha de Salida: (10) Motivo de Devolución: (11)

VALE DE DEVOLUCIÓN DE MERCANCIAS (4)

Autorizo la recepción de la devolución

(20)

Surtida (16) Devuelta (17)Unidad de Medida: (15)

Nombre y firma

CantidadClave: (12) Descripción del Bien: (13) Costo Unitario: (18)

Nombre y firma

Número de Inventario: (14)

Recibe

(22)

Nombre y firma

Entrega

(21)

Costo Total: (19)






INSTRUCTIVO DE LA DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍAS Con el Vale de Devolución de Mercancías firmado en mano, el Responsable de Altas deberá capturar la siguiente información:

CAMPO CONTENIDO


2. Entidad Nombre del Organismo: Servicio Postal Mexicano.





La unidad administrativa a la que pertenece el área que devuelve los bienes.

7. Folio Debe anotarse el número consecutivo que le corresponda.

8. Fecha Fecha de elaboración del vale de devolución de mercancía.

9. Número de salida Debe anotarse el número de salida con el que se despachó originalmente.

10. fecha de salida Fecha de cuando salieron los bienes.

11. Motivo de la devolución

Descripción breve del motivo de la devolución del bien.

12. Clave del Bien El número que de acuerdo con el catálogo de Bienes Muebles le corresponde al bien requerido.

13. Descripción del bien La descripción detallada de las características del bien solicitado.

14. Número de inventario

Debe anotarse el dato indicado en la placa o en el listado del bien que se trate

15. Unidad de medida La del producto referido (pieza, caja, bolsa, entre otros).

16. Cantidad Surtida Debe anotarse la cantidad que se surtió en la salida del Almacén.

17. Cantidad Devuelta Debe anotarse la cantidad que se está devolviendo y que se está registrando en el Almacén.

18. Costo Unitario Indica el costo unitario del bien, con los impuestos referidos.

19. Costo Total Indica el costo por la totalidad de los bienes entregados–recibidos. El Sistema lo registra automáticamente.

20. Autorizo la Recepción de la Devolución

Nombre, puesto y firma de quien autoriza la devolución de los bienes.

21. Entrega Nombre, puesto y firma de la persona que entrega el bien.

22. Recibe Nombre, puesto y firma de la persona que entrega el bien.






Control de Existencias (Tarjetas) y/o Hoja de Estante SERVICIO POSTAL MEXICANO (2) (1) DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES, ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS ALMACEN CENTRAL (3)





ALMACEN CENTRAL (3)

Hoja No. (5)

Clave del bien: (7) Descripción: (8)

Fecha: (6)

Localización: (9)

Cantidad Establecida: (11)

Sección: (10)

Nombre y firma Nombre y firma

Proveedor (12) Pedido (13)Remisión

Factura (14)

Entrada

(Folio) (15)Fecha (16) Cantidad (17) Requisición (21) Cantidad (22)Área Solicitante (18) Salida (folio) (19) Fecha (20)

CONTROL DE EXISTENCIAS (TARJETAS) Y/O HOJA DE ESTANTE (4)

Jefe de Almacen

VoBo

Coordinador de Almacén

(24) (25)

Existencia

Actual (23)

ENTRADAS SALIDAS






INSTRUCTIVO PARA CONTROL DE EXISTENCIAS (TARJETA) Y/O HOJA ESTANTE Con requisición y/o pedido en mano, el Responsable de Altas debe capturar la siguiente información:

CAMPO CONTENIDO






6. Fecha Fecha de elaboración (día, mes y año).

7. Clave del Bien Anotar la clave del bien de acuerdo al Catálogo de Bienes.

8. Descripción La descripción clara y precisa de las características del bien.

9. Localización Anotar a cual almacén pertenecen los bienes. No aplica para los depósitos temporales.

10. Sección Sección dentro del almacén donde se ubica el bien.

11. Cantidad Establecida

En su caso, cantidad máxima y mínima establecidas en políticas.

12. Proveedor El Jefe de Sección del Almacén debe anotar el nombre del proveedor, que entregó los bienes.

13. Pedido El Jefe de Sección del Almacén debe anotar el número de contrato o pedido a que corresponden los bienes.

14. Remisión y Factura

El Jefe de Sección del Almacén debe anotar el número de remisión o factura con la que el proveedor entregó los bienes.

15. Entrada (Folio) El Jefe de Sección del Almacén debe anotar el número de entrada que le correspondió del sistema de almacenes.

16. Fecha de Entrada

El Jefe de Sección del Almacén debe anotar la fecha en que ingresan los bienes (día, mes y año).

17. Cantidad El Jefe de Sección del Almacén debe anotar la cantidad de bienes que ingresan.

18. Área Solicitante

El Jefe de Sección del Almacén debe anotar el nombre del área solicitante de los bienes.

19. Salida (Folio) El Jefe de Sección del Almacén debe anotar el número de salida que le correspondió del sistema de almacenes.

20. Fecha de Salida

El Jefe de Sección del Almacén debe anotar la fecha en que salen los bienes (día, mes y año).

21. Requisición El Jefe de Sección del Almacén debe anotar el número de requisición con que se solicitan los bienes.

22. Cantidad Cantidad del bien en unidad de mercancía que sale.

23. Existencia Actual

Indica la cantidad de bienes que resulta de restar a la cantidad de bienes entrantes, la cantidad de bienes salientes, lo que da las existencias reales de cada uno de los bienes.

24. Jefe de Almacén

Persona responsable de verificar físicamente las existencias.

25. Coordinación de Almacén

Avala el registro de los bienes existentes.

NOTA: El Jefe de Sección anota el nombre del proveedor, el No. de contrato o pedido al que corresponde, el No. de remisión o factura con la que el proveedor entregó los bienes, el número de entrada que le correspondió del sistema de almacenes, la fecha en que ingresó y la cantidad de bienes que ingresaron. Los depósitos temporales deben requisitar obligatoriamente las columnas de proveedor (pudiendo ser el Almacén Central, un depósito temporal distinto o algún proveedor)






Recuento de Existencias y/o Bitácora de Conteos






ALMACEN CENTRAL (3)

Hoja No. (5)


fecha (10)

Inventario Físico (7)

Gupo (8) Observaciones (11)

Sección: (9) Ubicación (12)


Diferencias en Conteos (19)

1er. Conteo 2do. Conteo 3er. Conteo


(23)

Nombre y firma

(21)

Nombre y firma

Persona designada en realizar Conteo

(22)

Nombre y firma

Costeo de

existencias

reales (20)

RECUENTO DE EXISTENCIAS Y/O BITACORA DE CONTEOS (4)

No. (13) Clave del Bien (14) Nombre del bien (15) Unidad de Medida (16) Precio Unitarios (17)

Cantidad en

Existencias según

Sistema (18)






INSTRUCTIVO PARA RECUENTO DE EXISTENCIAS Y/O BITÁCORA DE CONTEOS Con requisición y/o pedido en mano, el Responsable de Altas deberá capturar la siguiente información:

CAMPO CONTENIDO

1. Encabezado Siglas y logotipo del Servicio Postal Mexicano

2. Entidad Nombre completo del Organismo: Servicio Postal Mexicano

3. Área Nombre del Área


5. Número de hoja Número de hoja y total de estas

6. Unidad Administrativa Anotar el nombre del depósito en tránsito, oficina o centro de trabajo donde se realizan los conteos

7. Inventario Físico Anotar si se trata de Inventario Físico “Total o Parcial”

8. Grupo Grupo al que corresponde el bien “recortar”

9. Sección Sección dentro del Almacén donde se ubica el bien

10. Fecha Fecha de elaboración

11. Observaciones Instrucciones específicas para el recuento derivadas de sus características o de las condiciones del bien

12. Ubicación Ubicación precisa dentro del Almacén donde se encuentran los bienes

13. No. Se trata de un número consecutivo de bienes desde el 1 hasta “n”

14. Clave del Bien Anotar la clave del bien de conformidad con el Catálogo de Bienes

15. Nombre del Bien Anotar el nombre del bien de conformidad con el Catálogo de Bienes

16. Unidad de Medida Anotar la unidad de medida en la que se presenta el bien (ejemplo: pieza, caja, bolsa, rollo, etc.

17. Precio Unitario Anotar el precio unitario del bien, el cual se indica en la factura, nota de remisión o “Salida de Almacén”

18. Cantidad en Existencia según Sistema

Anotar la cantidad de bienes que, de acuerdo a su Sistema o control interno, deben de encontrarse en el lugar

19. Diferencias en Conteo Anotar la cantidad de bienes que resultaron del tercer conteo. Este conteo solo procede si hubiera diferencias entre el primero y segundo.

20. Costeo de Existencias reales

Se deberá multiplicar el precio unitario (columna 5) por el resultado del segundo conteo (columna 8) o tercer conteo si se hubiera realizado (columna 9).

21. Coordinación del Programa del Recuento

Nombre, firma y puesto de la Coordinación del Programa del Recuento

22. Persona Designada a Realizar Recuento

Nombre, firma y puesto del designado en realizar el Recuento

23. Titular del Almacén Nombre, firma y puesto del Titular del Almacén






Acta Administrativa que se Formula para Hacer Constar los Faltantes y/o Deterioro de los Bienes

Correos de México

Dirección Corporativa de Administración y Finanzas Subdirección de Almacenes, Abastecimientos y Servicios

Gerencia de Almacenes e Inventarios Coordinación de Almacén Central

EN LA CIUDAD DE MÉXICO, SIENDO LAS (indicar la hora en que se elabora el acta) DEL (indicar día en que se elabora el acta) DE (indicar el mes) DEL (indicar el año), CONSTITUIDOS EN LAS INSTALACIONES DONDE SE ENCUENTRA UBICADO EL ALMACÉN CENTRAL, UBICADO EN AV. BOULEVARD DE LOS FERROCARRILES S/N, ESQ. CÓRCEGA, COL. COSMOPOLITA, DEL. AZCAPOTZALCO, C.P. 02520, CD. DE MÉXICO, SE REUNIERON LOS QUE EN ELLA INTERVIENEN PARA ELABORAR EL REPORTE DE (faltantes, diferencia y/o deterioro de los bienes), QUE SE ADQUIRIERON MEDIANTE (indicar si es licitación pública, invitación a cuando menos tres personas o adjudicación directa) No. (indicar el número si es que procede), CONSISTENTE EN LA ADQUISICIÓN DE (indicar tipo y cantidad de bienes), PARTIDA ADJUDICADA AL PROVEEDOR (nombre de la empresa o persona física) Y EN TÉRMINOS DEL CONTRATO NÚMERO (anotar número de contrato),--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --

INTERVIENEN

(anotar nombre, cargo, código y dirección de las personas que intervienen, incluido el representante del proveedor, debiendo anotar, el cargo y credencial con que se identifica), EJEMPLO: C. XXXX XXXX XXXX, QUIEN COMPARECE EN LA PRESENTE HECHO EN CALIDAD DE COORDINADOR DE ALMACÉN CENTRAL Y SE IDENTIFICA CON CREDENCIAL (No. XXXXXX) EXPEDIDA POR EL SERVICIO POSTAL MEXICANO, CÓDIGO DE FUNCIONES (CF08074/000XXX).------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------

OBJETO

EMITIR RESULTADO DE LA REVISIÓN HECHA POR EL PERSONAL DEL ALMACÉN CENTRAL, EN LA RECEPCIÓN DE(LOS) BIEN(ES) (faltantes, diferencia y/o deterioro de los bienes. así como en cantidad, diferencia en unidad de medida, también como las irregularidades detectadas en cuanto a su acomodo, unidad, estado físico, empaque, limpieza entre otros).------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ----------------

HECHOS

LOS C.C. (personal del almacén, quienes revisaron y verificaron los bienes recibidos y una vez concluida la revisión la cual consistió en “se da una descripción clara y precisa de las características del bien, así como el número de artículo que le corresponde según el catálogo de bienes muebles, folio y numero de inventario si fuera el caso, además del costo unitario deberán indicar el total de las diferencias detectadas), EMITIENDO RESULTADO DE LA REVISIÓN REALIZADA POR EL PERSONAL DEL ALMACÉN CENTRAL, EN LA RECEPCIÓN DE(LOS) BIEN(ES) (faltantes, diferencia y/o deterioro de los bienes, así como en cantidad, diferencia en unidad de medida, también como las irregularidades detectadas en cuanto a su acomodo, unidad, estado físico, empaque, limpieza entre otros).------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------






ACTA ADMINISTRATIVA QUE SE FORMULA PARA HACER CONSTAR LOS FALTANTES Y/O

DETERIORO DE LOS BIENES

CIERRE:

NO HABIENDO MÁS QUE HACER CONSTAR, SE CIERRA LA PRESENTE MINUTA SIENDO LAS (INDICAR LA HORA) HORAS DEL MISMO DÍA Y EN EL MISMO LUGAR DE SU INICIO.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------

INTERVIENEN

QUIEN REALIZÓ EL RECUENTO COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DEL

RECUENTO

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

COORDINACIÓN DEL ALMACÉN JEFATURA DEL ALMACÉN







Etiqueta Identificadora de Bienes

SERVICIO POSTAL MEXICANO DIRECCIÓN CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES, ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS PRIMER CONTEO GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS

ETIQUETA IDENTIFICADORA DE BIENES 1) UNIDAD ADMINISTRATIVA: _____________________________________________________ 2) FECHA: _______________________________________________________ 3) INVENTARIO FISICO: __________________________

4 5 6 7 8

Clave del bien Nombre del Bien Unidad de medida Precio unitario

$ Cantidad resultante del 1er

conteo

C660800004385 Forma SPM38 (CN04) nacional PIEZA 0.43

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

SERVICIO POSTAL MEXICANO DIRECCIÓN CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES, ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS SEGUNDO CONTEO GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS

ETIQUETA IDENTIFICADORA DE BIENES 1)UNIDAD ADMINISTRATIVA: _____________________________________________________ 2) FECHA: _______________________________________________________ 3) INVENTARIO FISICO: __________________________

4 5 6 7 8


$ Cantidad resultante del 2do.

conteo


_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

SERVICIO POSTAL MEXICANO DIRECCIÓN CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES, ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS TERCER CONTEO GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS

ETIQUETA IDENTIFICADORA DE BIENES 1)UNIDAD ADMINISTRATIVA: _____________________________________________________ 2) FECHA: _______________________________________________________ 3) INVENTARIO FISICO: __________________________

4 5 6 7 8


$ Cantidad resultante del 3er

conteo


10.- Contado por: nombre, firma y fecha








INSTRUCTIVO DE LA ETIQUETA IDENTIFICADORA DE BIENES

CAMPO CONTENIDO


Anotar el nombre del depósito en tránsito, oficina o centro de trabajo donde se realizan los conteos

2. Fecha Anotar la fecha en que se realizaron los conteos

3. Inventario Físico Anotar si se trata de inventario físico TOTAL o PARCIAL

4. Clave del Bien Anotar la clave del bien de conformidad con el Catálogo de Bienes

5. Nombre del Bien Anotar el nombre del bien de conformidad con el Catálogo de Bienes

6.- Unidad de medida

Anotar la unidad de medida en la que se presenta el bien (ejemplo: pieza, caja, rollo, etc.)

7.- Precio Unitario $ Anotar el precio unitario del bien, el cual se indica en la factura, nota de remisión o “Salida de Almacén”

9.- Cantidad resultante del 1er, 2do. 3er. Conteo

Anotar la cantidad que resultó del conteo

10.- Contado por: La (s) persona (s) que contó deberá de anotar su nombre, la fecha y deberá firmar la etiqueta.






Minuta de Inicio de Inventario Físico

(Anotar el nombre de la Dirección a la que pertenecen)

(Anotar el nombre de la Subdirección a la que pertenecen) (Anotar el nombre de la Gerencia a la que pertenecen)

(Anotar el nombre de la oficina donde se realizó el inventario)

(para el caso del Almacén Central debe ser Acta Administrativa) En (anotar el nombre del Almacén donde se va a realizar el inventario físico), SIENDO LAS (anotar la hora en que se inicia la presente acta), DEL DÍA (anotar la fecha completa), SE REUNIERON EN LAS OFICINAS QUE OCUPA (el Almacén), UBICADO (el domicilio del Almacén), LOS CC. (Nombre y cargo de quienes participan en la toma del inventario). CON EL OBJETO DE HACER CONSTAR LAS ACTIVIDADES RESPECTIVAS INHERENTES A LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO DE BIENES EXISTENTES EN (el Almacén central), DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO LOS DÍAS (anotar los días que se practica el inventario), CON CIFRAS AL (fecha a la que corresponden las cifras, ver política del procedimiento 6.8 “Actualización de Inventarios” SE REALIZA CONFORME Y EN APEGO A LA NORMATIVIDAD QUE SE APLICA PARA TAL EFECTO.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------- SE ASIENTA EN EL PRESENTE DOCUMENTO, QUE SIENDO LAS (la hora en que se da inicio al levantamiento del acta), DEL DÍA (Día, mes y año en que se levanta el acta), SE INICIO LA TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES EXISTENTES EN (el nombre del Almacén), CORRESPONDIENTE AL (año en el cual se está llevando a cabo la toma del inventario). ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------- SE MANIFIESTA EN LA PRESENTE ACTA QUE LOS CC. ( el nombre del representante del Órgano Interno de Control), QUIEN ASISTE EN REPRESENTACIÓN DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL DEL SEPOMEX, (el nombre del representante de la Gerencia de Contabilidad) QUIEN PARTICIPA COMO INTERVENTOR DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD Y, (el nombre del representante de la auditoría externa) QUIEN COADYUVA COMO COMISIONADO DE LA AUDITORIA EXTERNA PARA SANCIONAR EL EVENTO REFERIDO; ASÍ MISMO MANIFIESTAN EN LA PRESENTA ACTA HABER RECIBIDO A ENTERA SATISFACCIÓN LOS LISTADOS PARA REALIZAR EL CONTEO RESPECTIVO OBJETO DEL PRESENTE LEVANTAMIENTO FÍSICO DE LOS BIENES EXISTENTES EN EL ALMACÉN CENTRAL.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- SE ASIENTA EN LA PRESENTA ACTA, QUE LAS ACLARACIONES A LOS FALTANTES Y SOBRANTES QUE SE DETERMINEN COMO RESULTADO DE LA TOMA DEL INVENTARIO, QUEDAN A CARGO DE LA COORDINACIÓN DE ALMACENES Y DE LA JEFATURA DEL ALMACÉN ASÍ COMO DE LOS JEFES DE SECCIÓN RESPECTIVAMENTE, REPORTÁNDOLAS CONFORME A LAS FECHAS ESTABLECIDAS.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- NO HABIENDO MAS ASUNTO QUE TRATAR SE CONCLUYE LA PRESENTE ACTA ADMINISTRATIVA FIRMANDO DE CONFORMIDAD LOS PARTICIPANTES SIENDO LAS (La hora en que se finaliza el levantamiento del acta). ------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nombre, Cargo y Firma


Nombre, Cargo y Firma Nombre, Cargo y Firma






Minuta de Resultados de Inventario Físico

(Anotar el nombre de la Dirección a la que pertenecen) (Anotar el nombre de la Subdirección a la que pertenecen)

(Anotar el nombre de la Gerencia a la que pertenecen) (Anotar el nombre de la oficina donde se realizó el inventario)

(para el caso del Almacén Central deberá ser Acta Administrativa) EN LA (Anotar el nombre del Almacén, oficina o depósito en tránsito donde se realizó el inventario físico)), SIENDO LAS (anotar la hora en que se inicia la presente minuta) HORAS DEL DÍA (anotar la fecha completa), SE REALIZA LA PRESENTE MINUTA (solo para el caso del Almacén Central deberá decir ACTA ADMINISTRATIVA) PARA HACER CONSTAR EL RESULTADO DEL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO PRACTICADO EN (Anotar el nombre del Almacén, oficina o depósito en tránsito donde se realizó el inventario físico) DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO LOS DÍAS (anotar los días en que se llevó a cabo el inventario), CON CIFRAS AL (anotar a qué fecha son las cifras, ver política 1 del procedimiento 5.6 “TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS”). ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------- EN LAS OFICINAS QUE OCUPA EL (Anotar el nombre del Almacén, oficina o depósito en tránsito donde se realizó el inventario físico), SITO EN LA CALLE DE (Anotar la ubicación física), DE ESTA CIUDAD. SE CONSTITUYERON ENTRE OTROS Y EN CUMPLIMIENTO A LOS OFICIOS (anotar los datos de los oficios que dieron origen a la realización del inventario); GIRADOS POR EL C. (Anotar el nombre y puesto de quien instruyó la realización del inventario) Y CON EL OBJETO DE PARTICIPAR EN EL PROCESO DE LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------- --------------------------------------------------------------INTERVIENEN---------------------------------------------------------- (Anotar nombre, cargos, adscripciones de todos los que intervienen en el inventario físico, iniciando desde el cargo más alto).---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------- DE CONFORMIDAD A LA POLÍTICA NO. 1 DEL PROCEDIMIENTO 5.5 “TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS” DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, CONTROL Y SUMINISTRO DE LOS BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL Y DEPÓSITOS EN TRÁNSITO A NIVEL NACIONAL---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------- ------------------------------------------------------------CONSTA-------------------------------------------------------------------- EL INVENTARIO FÍSICO SE LLEVO A CABO LOS DÍAS (anotar en que días se llevó a cabo el inventario físico) DEL AÑO EN CURSO. (Anotar todo el detalle y pormenores que se presentaron durante la realización del inventario físico: como se hizo, quien participó en el primer conteo, quien en el segundo, si hubo un tercero, quien cotejo al final del inventario contra las existencias que reporta el sistema, si hubo aclaraciones, etc., etc.)-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- EL INVENTARIO FÍSICO SE REALIZÓ (Anotar si fue al 100% o fue parcial, en cuyo caso hay que anotar cuales bienes se contaron)-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------- CONCLUIDO EL CONTEO FINAL (SEGUNDO O TERCER CONTEO) SE COMPARO CON EL REPORTE DE EXISTENCIAS, LA INFORMACIÓN CORRESPONDIENTE SE DESGLOSA EN LOS SIGUIENTES ANEXOS: (Se enuncian solo como referencia, pudiendo anexar los documentos que se considere pertinentes).--------------------------------------------------------------------------------------------------------------






ANEXO Nº 1 LISTADO DE EXISTENCIAS-----------------------------------------------------------------------ANEXO Nº 2 ÚLTIMA ENTRADA--------------------------------------------------------------------------------------------- ANEXO Nº 3 ÚLTIMA SALIDA------------------------------------------------------------------------------------------------- ANEXO Nº 4 BITÁCORA DE CONTEOS----------------------------------------------------------------------------------- ANEXO N° 5 RELACIÓN DE FALTANTES---------------------------------------------------------------------------------- ANEXO N° 6 RELACIÓN DE PROPIEDAD DE TERCEROS ---------------------------------------------------------- ANEXO A. ACLARACIONES.------------------------------------------------------------------------------------------------ ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------- LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA SE COMPROMETE A ENVIAR UN TANTO DE LA MINUTA ORIGINAL, MEDIANTE OFICIO, A LA SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES, ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS A MÁS TARDAR A LOS 10 DÍAS HÁBILES POSTERIORES A LA CONCLUSIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO (solo aplica para la realización de inventarios físicos totales en los Estados y centros de trabajo), DE CONFORMIDAD CON LA POLÍTICA 2 DEL PROCEDIMIENTO 5.6 “TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS”------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------- NO HABIENDO MÁS HECHOS QUE HACER CONSTAR SE DA POR TERMINADA LA PRESENTE MINUTA (Para el caso del Almacén Central deberá decir ACTA ADMINISTRATIVA), A LAS (anotar la hora en que se concluye) HORAS DEL DÍA DE SU INICIO, EN LA CIUDAD DE (Anotar el nombre del Almacén, oficina o depósito en tránsito donde se realizó el inventario físico); FIRMÁNDOLA AL MARGEN Y AL FINAL DE LA MISMA DE CONFORMIDAD LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------- FORMULÁNDOSE EN TRES TANTOS ORIGINALES TODAS CON FIRMAS AUTÓGRAFAS. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------



Nombre, Cargo y Firma Nombre, Cargo y Firma






Control de Pedidos o Contratos


DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES, ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS

GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS COORDINACIÓN DE ALMACENES)



DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS



COORDINACIÓN DE ALMACENES

CONTROL DE PEDIDOS O CONTRATOS

1) 2009000033 TALLERES GRAFICOS DE MEXICO 2) MONEDA NACIONAL

3) FECHA DEL PEDIDO O CONTRATO: 26/05/2009 FECHA DE FIRMA: 05/06/2009 FECHA LÍMITE DE ENTREGA:31/12/2009

4) SUBTOTAL DESCUENTO IVA NETO

31,878.00 0.00 4,781.70 36,659.70

5)

Part Código Artículo Cantidad Unidad Costo Unitario Total

1 C660800004382 FORMA No. SPM 274 COLOR GRIS 375000.00 ETIQUETA 0.4800000 180,000.00 2 C660800004279 FORMA No. SPM 274 COLOR AMARILLO 2956000.00 ETIQUETA 0.4800000 1,418,880.00

3 C660800004378 FORMA No. SPM 274 COLOR ROSA 3949000.00 ETIQUETA 0.4800000 1,895,520.00

4 C660800004379 FORMA No. SPM 274 COLOR ROJO 3946000.00 ETIQUETA 0.4800000 1,894,080.00 5 C660800004380 FORMA No. SPM 274 COLOR VERDE 3450660.00 ETIQUETA 0.4800000 1,656,316.80

6 C660800004381 FORMA No. SPM 274 COLOR AZUL 2958050.00 ETIQUETA 0.4800000 1,419,864.00

7 C660800004383 FORMA No. SPM 274 COLOR BLANCO 2960000.00 ETIQUETA 0.4800000 1,420,800.00 8 C660800004385 FORMA No. SPM 38 (CN04) NACIONAL 8000000.00 MARBETE 0.4300000 3,440,000.00

9 C660800004384 FORMA No. SPM 38(CN04) NACIONAL 1166050.00 MARBETE 0.4300000 501,401.50

SUMA TOTAL 13,826,862.30

6) CAPTURADO EL : 26/06/2009

7)“ESTE PEDIDO SERÁ CON ENTREGAS PARCIALES DE ACUERDO AL CALENDARIO ESPECIFICADO EN EL CONTRATO”

8)

CAPTURÓ Vo.Bo.

RESPONSABLE DE ENTRADAS

COORDINADOR DE ALMACÉN CENTRAL

JOSE LUIS MORALES TREJO






INSTRUCTIVO DEL “CONTROL DE PEDIDOS O CONTRATOS” Con contrato en la mano, el Responsable de Entradas o Auxiliar captura la siguiente información.

CAMPO CONTENIDO

1. No. de contrato y nombre del proveedor

Anotar el número de contrato iniciando con el año y al final el número del contrato o pedido. Al final deberá ser un número de 10 dígitos.

2. Tipo de moneda en que se expresa el contrato

Anotar el tipo de moneda en que se celebra el contrato, siendo en su gran mayoría MONEDA NACIONAL.

3. Fechas claves Se debe anotar tres fechas claves que se mencionan en el contrato debiendo anotar día/mes/año completo: Fecha del pedido o contrato, Fecha en que se firma el pedido o contrato y la Fecha límite para la entrega de los bienes.

4. Montos del pedido o contrato

Deberá anotar los montos en el siguiente orden: subtotal, descuento, IVA y neto, debiendo anotar todos los decimales, el Sistema acepta hasta 7 decimales

5. Objeto del pedido o contrato

Anotar los datos de los bienes objeto del contrato, iniciando con el número de partida en orden consecutivo, código del bien (de acuerdo al catálogo de bienes del Organismo), nombre del artículo (de acuerdo al Catálogo de Bienes del Organismo), cantidad de bienes que serán entregados por el proveedor, Unidad de medida del bien, Costo unitario y total por cada una de la partidas.

6. Fecha de captura El Sistema lo emite de manera automática.

7. Leyenda entregas parciales

Esta leyenda deberá anotarse cuando las entregas son en parcialidades “Este pedido será con entregas parciales de acuerdo al calendario de entregas especificado en el contrato”

8. Firmas Una vez concluida la captura en el Sistema, se imprime el “Control de Pedidos o Contratos” y se procede a validar mediante las firmas de las personas que se mencionan.






Salida de Bienes (Para Depósitos en Tránsito y Oficinas)


SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES, ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS

(Unidad Administrativa de donde salen los bienes)


SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTOS


(Unidad Administrativa de donde salen los bienes)

S A L I D A D E B I E N E S

1) No. DE SALIDA: 0000000000 2) FECHA DE SALIDA: 00/00/0000

3) UNIDAD ADMINISTRATIVA DE DESTINO: __________________________________

4) CLAVE 5) ARTICULO 6) CANTIDAD 7)COSTO 8)TOTAL 9) INVENTARIO 10) OBSERVACIONES

11) FIRMAS

EL RESPONSABLE DE LA SALIDA

___________________________

Nombre, cargo y firma

12) SELLO DE LA

OFICINA RECEPTORA

EL COORDINADOR ADMINISTRATIVO

O JEFE DEL CENTRO DE TRABAJO

____________________________


RECIBÍ DE CONFORMIDAD

____________________________


EL GERENTE DEL ESTADO O DEL ÁREA

___________________________







INSTRUCTIVO DE LA SALIDA DE BIENES (PARA DEPÓSITOS EN TRANSITO Y OFICINAS)

Responsable de Salidas deberá capturar la siguiente información:

CAMPO CONTENIDO

1. No. de Salida Es un número consecutivo de salida de conformidad con el control de salidas, desde el No. 1 y hasta la salida “n”, renovando cada numeración al inicio de cada año. Se recomienda se anote con número grande y visible

2. Fecha de salida Anotar la fecha en que fue elaborada la salida. Se indica día, mes y año.

3. Unidad Administrativa de destino

Anotar el nombre de la Unidad Administrativa a la que se le entregará el material que se menciona.

4. Clave Anotar la clave del bien requerido de acuerdo al “Catálogo de Bienes”.

5. Artículo Anotar el nombre del artículo de acuerdo al “Catálogo de Bienes”.


7. Costo Indica el costo unitario del bien. El Sistema lo registra automáticamente

8. Total Indica el costo total por la totalidad de los bienes entregados – recibidos. El Sistema lo registra automáticamente.

9. Inventario En caso de bienes instrumentales, anotar el número de inventario que ya fue asignado previamente por la Coordinación de Inventarios.

10. Observaciones Esta columna se utiliza para hacer alguna anotación relevante relacionada con los bienes que se entregan. Ejemplo: para el caso de bienes foliados como algunas formas o etiquetas, deberá de anotarse el rango de folios que se están entregando.

11. Firmas Anotar nombre y cargo de las personas mencionadas en los recuadros. Para el caso de las dos firmas solicitadas del lado derecho, será suficiente con que se firme solo una de ellas.

12. Sello de la oficina receptora

Una vez que se entregan los bienes, quien recibe anota su nombre y cargo y firma de recepción de conformidad y estampa el sello de la oficina a la que está adscrito.






Ficha de Entrega - Recepción de Vestuario y Prendas de Protección Personal


SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES, ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS


SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTOS


FICHA DE ENTREGA - RECEPCION DE VESTUARIO Y PRENDAS DE PROTECCIÓN PERSONAL

ENTIDAD O DIRECCIÓN CORPORATIVA: (1)___________________________________________________________

OFICINA POSTAL O CENTRO DE TRABAJO (2) ________________________________________________________

Fecha: (3) _____________________________

Nombre del empleado: (4) _____________________________________________________________________________

Función: (5) ________________________________________________________________________________________

(6) PRENDAS QUE SE ENTREGAN:

VESTUARIO

PRENDA

BLUSA

/CAMISA

MANGA

CORTA

BLUSA

/CAMISA

MANGA

LARGA

PANTALÓN FALDA BATA OVEROL ZAPATOS

(PAR)

CHAMARRA BERMUDA GORRA

CANTIDAD

TALLA

PRENDAS DE PROTECCIÓN PERSONAL

PRENDA

CASCO CASACA GUANTES FAJA

CANTIDAD

TALLA

(7) FIRMAS

ENTREGA

SELLO DE LA OFICINA RECIBE

Nombre y firma del empleado

Nombre y firma del titular de la

oficina postal o centro de trabajo

Recibo de conformidad y me comprometo

a utilizar las prendas en mis labores

cotidianas al Servicio del Correo.

(8) COMENTARIO U OBSERVACIONES: PARA USO DEL EMPLEADO QUE RECIBE Y/O DEL EMPLEADO QUE ENTREGA






INSTRUCTIVO DE LA FICHA DE ENTREGA - RECEPCIÓN DE VESTUARIO Y PRENDAS DE PROTECCIÓN PERSONAL

No. CAMPO CONTENIDO

1 Direcciones Regionales, Corporativas y Metropolitana

Anotar el nombre de las Gerencias Estatales dependientes de las Direcciones Regionales, en el caso de oficinas centrales, la Dirección Corporativa a la que pertenece.

2 Oficina postal o centro de trabajo Anotar el nombre de la unidad administrativa de adscripción pudiendo ser: oficina postal, centro operativo, coordinación, etc.

3 Fecha Fecha en que se hace entrega de las prendas.

4 Nombre del Empleado Anotar el nombre completo del empleado.

5 Función Anotar el nombre de la función que desempeña el empleado al que se le entregan las prendas. La función del empleado y la cantidad de prendas entregadas, deberá estar acorde a lo que autorice la Dirección Corporativa de Recursos Humanos.

6 Prendas que se entregan Anotar por cada una de las prendas, la cantidad de prendas que se entregan y las tallas.

7 Firmas Deberá anotarse el nombre de la persona que entrega, debiendo ser preferentemente el titular de la oficina postal o centro de trabajo y el nombre del empleado que recibe las prendas, quienes deberán firmaren el espacio correspondiente. Asimismo, deberá estamparse el sello de la oficina donde se entrega.

8 Comentarios u observaciones El empleado que recibe y/o el empleado que entrega podrán utilizar este espacio para hacer cualquier anotación relacionada con la entrega – recepción de las prendas.






9. Vigencia Este Manual entrará en vigor el día siguiente de su autorización, quedando sin efecto cualquier

disposición, ordenamiento, lineamiento, política o procedimiento que se anteponga al presente.

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