Manual de Procedimientos LOGISTICS

1Manual de

Procedimiento

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Manual de procedimientos

© Derechos reservadosPrimera edición Noviembre 2015.Estudiantes de universidad Vizcaya de Las Américas.Comercio Internacional y Aduanas.Guerrero #1188, Zona Centro esq. 2 de Abril.Cd. Acuña, Coah.C.P 26200

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Índice

Portada.................................................................................................1Contraportada......................................................................................2Índice....................................................................................................3Introducción.........................................................................................4Objetivo del manual.............................................................................5Objetivo general...................................................................................6Misión...................................................................................................7Visión....................................................................................................8Valores.................................................................................................9Eslogan ................................................................................................10Organigrama .............................................................................................................11,12Políticas................................................................................................13Reglamento ...........................................................................14Descripción y Perfil de puestos...................................................15

Director general...........................................................................16 Asistente Directivo

.....................................................................................................17,18

Coordinador de finanzas...............................................................19 Coordinador de vinculación y Publicidad......................................20 Jefe de Relaciones Publicas

.....................................................................................................21,22

Coordinador de RR.HH.....................................................................................................23,24

P.S.P.....................................................................................................25,26

Jefe de Servicios Escolares .....................................................................................................27,28

Recepcionista...............................................................................29-31

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Enlistado de los procesos.....................................................................32

Integrantes del equipo.........................................................................33

INTRODUCCIÓN

La Logística cumple un papel fundamental y es un factor crítico de éxito para la

competitividad de las compañías de acuerdo con las actuales exigencias del mundo

globalizado, de ahí la necesidad de un manual de procedimientos con el fin de dirigir

de forma correcta nuestras actividades, procesos y tareas en pro de lograr nuestros

objetivos.

Este manual será de uso exclusivo de la administración de LOGISTICS, no se permiten

copias o reproducciones ya sean físicas o digitales con ningún propósito. La revisión,

actualización y aprobación están a cargo del director general de LOGISTICS.

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________________________ Director General

Lic. Abel J. Ponce Saldaña.

OBJETIVO DEL MANUAL

‘‘Facilitar el desempeño de las tareas mediante un instrumento de apoyo

administrativo que permita capacitar de forma efectiva a los nuevos miembros de la

organización’’

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OBJETIVO GENERAL

Las asesorías y capacitaciones de LOGISTICS proporcionarán al usuario los

conocimientos necesarios para que sea capaz de gestionar de manera eficaz los

procesos logísticos de la empresa y optimizar así los recursos del negocio.

Al mismo tiempo afinara las habilidades necesarias para manejar de forma óptima los

procesos de planeación y control de inventarios contemporáneos, desde la

elaboración del pronóstico de ventas hasta las compras y el control de inventarios en

producción y distribución.

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MISIÓN

La misión de LOGISTICS es formar profesionales que sepan colocar los productos

adecuados (bienes y servicios) en el lugar adecuado, en el momento preciso y en las

condiciones pactadas, garantizando la calidad del servicio.

Al finalizar el Curso de Logística, nuestros alumnos son capaces de:

Gestionar de forma óptima el aprovisionamiento y la planificación, es decir, la

logística interna.

Controlar y coordinar las funciones en la cadena de suministro;

Analizar los procedimientos de distribución de las operaciones comerciales;

Optimizar el transporte: reducir el coste, plazos e itinerarios de entrega;

Utilizar el software de aprovisionamiento, transporte y control logístico;

Gestionar y planificar las actividades de compras, producción, transporte,

almacenaje y distribución;

Tomar la responsabilidad de la satisfacción de la demanda en las mejores

condiciones de servicio, coste y calidad.

8VISION

Proyectarnos como un patronato a nivel estado extendiendo nuestro servicio a otras

ciudades. Diversificar las capacitaciones con el fin de ofrecer un mayor número de

certificaciones y asesorías. Lograr posicionarnos como un centro de alta calidad y

prestigio ante el mercado competente.

9VALORES Y PRINCIPIOS DE LA INSTITUCIÓN

Excelencia personal: Requiere el conocimiento y el perfeccionamiento de uno mismo, ser exigente consigo mismo, esforzarse por alcanzar los más nobles ideales, ser sincero, estar en actitud de mejoramiento continuo.

Esperanza: Capacidad que llena al hombre y a la mujer de optimismo, facultándolos para jalonar la historia a través de sus vicisitudes.

Honestidad: La persona honesta vive lo que predica y expresa sus pensamiento sin irrespetar a nadie, dice oportunamente la verdad, es justa al asignar a cada cual lo que corresponde.

Confianza: Creer en los demás y en sí mismo. Quien incorpora la confiabilidad como una forma de vida, porque hace bien todo, porque descubre todo lo bueno, noble y positivo de las cosas, comprende, disculpa y perdona, coopera, ayuda, comparte y es solidario.

10ESLOGAN

‘’Passion for excellence’’

‘’Pasión por la excelencia’’

11Estructura

Organizacional

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Organigrama

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POLITICA DE CALIDAD

Estar comprometidos con un proceso de mejora continua que atienda eficazmente las necesidades del sector.

Formar integralmente hombres y mujeres con estándares de excelencia académica y humana, mediante la revisión y actualización continua de la propuesta educativa.

La Institución vela por la participación continua de todos los miembros de la comunidad educativa en la Gestión de la Calidad permitiendo mantener altos niveles de excelencia, y responder a las necesidades de los profesionistas.

Buscar continuamente la renovación y mejoramiento de la propuesta educativa.

Fortalecer las actividades académicas y administrativas que contribuyan con la consolidación permanente de la cultura de calidad.

Consolidar la formación integral mediante la aplicación de las mejores prácticas en calidad educativa, desarrollo de competencias, vinculación, investigación, emprendimiento y el uso de tecnología de vanguardia.

Garantizar un nivel de competitividad y sostenibilidad académica y administrativo que afiance la rentabilidad de la empresa.

La Alta Dirección se compromete a proponer los objetivos de la organización para orientar los esfuerzos de la empresa, así como de impulsar el involucramiento del personal en la gestión de la calidad.

respecto a la gestión de recursos humanos, el desarrollo de todos los miembros de la organización tanto en sus conocimientos como en su compromiso con la calidad.

La información mantenida se emplea para la toma de decisiones, a través del análisis de los indicadores, orientada al mejoramiento continuo de la organización.

REGLAMENTO

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1. Tanto el personal administrativo como alumnos y todo miembro de la

institución deberá estar vestido de una forma pulcra y decente.

2. Todo miembro de la comunidad a capacitar deberá tener su papelería en

regla y entregarla en tiempo y forma, de lo contrario no podrá ser

contemplado en los grupos.

3. Las cátedras y procedimientos administrativos comenzaran a las 9:00 am y

terminaran a las 8:00 pm, estos horarios deberán de ser respetados.

4. Los grupos se conforman únicamente por 10 o 20 personas, dependiendo de

la modalidad, ya sea capacitación, asesorías o certificaciones.

5. Los pagos serán realizados únicamente en las instituciones bancarias

asociadas.

6. Los personales administrativos y prestadores de servicios profesionales

tienen prohibido recibir dinero por parte de los alumnos.

7. Los alumnos no pueden realizar actividades que dañen las instalaciones de

LOGISTICS.

8. Los personales administrativos y prestadores de servicios profesionales

tienen prohibido realizar cualquier tipo de actividad que valla en contra de

los intereses de LOGISTICS.

9. Para que el recibo de pago sea recibido y registrado es necesario llevar el

comprobante original y 2 copias.

10. Siempre que el importe del curso, certificación o asesoría no sea cubierto,

el acceso al curso será denegado.

15Descripción y Perfil De

Puestos

PUESTO Director GeneralDEPENDE DE Propietario

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SUBORDINADOS Asistente directivo, Coordinador de finanzas, Coordinador de vinculación y publicidad, Coordinador de RR.HH.

FUNCION BASICA Supervisar todas las áreas de la empresa para conocer sus necesidades y así tomar decisiones inteligentes que colaboren a mejorar la situación de la empresa.

RESPONSABILIDADES Informar al propietario de la empresa de la situación de esta.

Establecer buenas relaciones con todos los niveles internos y externos para así garantizar el correcto uso de los recursos de la empresa.

Tomar decisiones prontas e inteligentes para basadas en un análisis que ayude a mejorar, coordinar y actualizar las distintas áreas.

Debe de estar actualizado en lo referente a la competencia y nuevas tecnologías, con el fin de elaborar nuevos planes de acción y no quedarnos rezagados.

Es necesario que mantenga una línea directa de comunicación con sus colaboradores para permanecer bien informado.

Hacer una empresa dinámica, creativa, inteligente y rentable.

Lograr ventajas competitivas para la empresa que se vean reflejadas en una mayor remuneración económica, para continuar siendo líderes en el ramo.

CARACTERISTICAS REQUERIDAS

Tiene que ser una persona con principios y ética que no revele información confidencial e importante acerca de la empresa, así como tener los conocimientos, aptitudes y actitudes propias de un buen empresario; emprendedor, con carácter, y capacidad para tomar decisiones en situaciones de estrés. Como mínimo debe contar con una licenciatura, ya sea en administración de empresas o ingeniería industrial.

PUESTO Asistente DirectivoDEPENDE DE Gerente General

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SUBORDINADOS Ninguno

FUNCION BASICA Asistir en las tareas administrativas

RESPONSABILIDADES Apoyar al director general y a los superintendentes de cada área.

Llevar la agenda de ambos

Simplificar la información recibida y archivarla para cuando sea requerida.

Informar sobre las últimas noticias ocurridas en la empresa según sea su incumbencia.

Contestar el teléfono. Tomar las decisiones con

respecto a su cargo y responsabilidad que se le asigne en ese momento.

Redactar las cartas, memorándums, requisiciones, etc., que el gerente de materiales o finanzas requieran.

Preparar y ordenar la documentación e información relacionada con el pago de impuestos que será enviada al despacho de contadores que maneja la contabilidad de la empresa.

Mantener al tanto al gerente general de cualquier anomalía observada.


Debe ser una persona de buen carácter y con disposición, ya que tiene que lograr una buena relación con los gerentes, proveedores, clientes, empleados y autoridades pues en algunas ocasiones será intermediario. Tiene que ser

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discreta con la información que se le confié.Como requisito debe tener conocimientos de contabilidad y tener carrera técnica secretarial

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PUESTO Coordinador de finanzasDEPENDE DE Gerente General


FUNCION BASICA Elaborar y ejecutar de manera permanente el plan financiero estratégico de la institución mediante la implementación y supervisión del registro adecuado de las operaciones financieras y contables. Generar información de manera oportuna, confiable y veraz con sentido de transparencia que permita una adecuada y correcta toma de decisiones.

RESPONSABILIDADES Coordinar y participar en la elaboración de estados e informes financieros.

Coordinar la elaboración del presupuesto anual de ingresos y egresos.

Controlar las finanzas de la institución y mejorar sus rendimientos.

Apoyar en la toma de decisiones económicas y presentar los resultados de la gestión administrativa.

Propiciar seguridad financiera.

Obtener el mayor beneficio de los fondos patrimoniales.

Autorizar el envío de recursos a los Centros de Operación.

Supervisar que se mantenga el flujo de efectivo necesario para la operación de los programas sociales.


Establecer y fomentar las relaciones interpersonales positivas del personal.Capacidad de diálogo y concertación de situaciones conflictivas.Disposición para integrar equipos de trabajo y trabajar en equipo.Capacidad para la toma de decisiones.Planear, organizar y dirigir.Supervisión y coordinación de proyectos.Capaz de atender tareas múltiples.Desarrollar la comunicación asertiva.Comunicarse de manera clara y efectiva de forma oral y escrita. Deberá por lo menos tener una licenciatura en Contaduría Pública.

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PUESTO Coordinador de vinculación y publicidad

DEPENDE DE Gerente General

SUBORDINADOS Jefe de relaciones publicas

FUNCION BASICA Promover y fortalecer las actividades de vinculación con las Instituciones de los diferentes niveles de educación y demássectores, mediante la gestión y el trabajo interinstitucional pertinentes para contribuir a la consecución de los objetivos yPrioridades de los proyectos inherentes al área en el ámbito académico, científico y cultural.

RESPONSABILIDADES I. Organizar reuniones de trabajo de los directivos y catedráticos, generación de los documentos de trabajo a utilizar en la temática a abordar, así como coadyuvar al desarrollo de las metodologías y proyectos operativos asegurando el desarrollo de las sesiones de ambas comisiones conforme a los lineamientos de la Contraloría Interna a este respecto para orientar las acciones de planeación y en cumplimiento a los acuerdos y actividades encomendadas.II. Dar seguimiento y coordinar las actividades mediante realizar tareas integradas en la agenda de trabajo establecida para asegurar contar con los materiales en tiempo y forma y verificar el desarrollo correcto de los procedimientos, así como contar con los reportes resultantes de la evaluación.III. Coordinar la participación de las Instituciones de Educación Media Superior y validar los servicios educativos instalados en las localidades seleccionadas en la incorporación de familias, mediante el establecimiento de enlaces con los subsistemas yDesignación de responsables de certificación por plantel para satisfacer la atención de los hijos de las familias beneficiarias en edad de cursar estudios de este nivel y para realizar la certificación electrónica del cumplimiento de los becarios, conforme a lo establecido por el componente educativo en las Reglas de Operación de Oportunidades.


Manejo de personal Integración de equipos Comprensión de textos y

transmisión de ideas. Capacidad de análisis y toma de

decisiones. Relaciones públicas

PUESTO Jefe de Relaciones PublicasDEPENDE DE Coordinador de vinculación y publicidad


FUNCION BASICA Planificar los distintos eventos académicos, culturales, sociales y de publicidad, coordinando, supervisando y ejecutando planes y programas, a fin de

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PUESTO Coordinador de RR.HHDEPENDE DE Gerente General

SUBORDINADOS P.S.P, Jefe de servicios escolares y la recepcionista.

FUNCION BASICA Generar estrategias para atraer, desarrollar y retener al talento humano, creando y fortaleciendo una cultura de servicio al ciudadano; y contribuyendo alcumplimiento de los objetivos institucionales

RESPONSABILIDADES Formular lineamientos para el desarrollo del Plan de Recursos Humanos, con aplicación de indicadores de gestión

Formular lineamientos y políticas para el buen funcionamiento de los procesos de Recursos Humanos (reglamentos, manuales de procedimientos y/o directivas en particular sobre algún sub sistema)

Gestionar los perfiles de puesto de manera sostenida como soporte de los demás subsistemas y actividades del área.

Administración del proceso de incorporación, ejecución de concursos públicos e inducción del personal.

Gestionar el proceso de capacitación y desempeño del personal.

Administrar el sistema de compensaciones y beneficios (remuneraciones y pensiones).

Desarrollar actividades orientadas al bienestar del personal y al mejoramiento del clima y cultura institucional.

Supervisar los procesos de administración de personal (control de asistencia, incidencias, legajos de personal, sanciones)

Realizar el estudio y análisis de la provisión del personal a corto, mediano y largo plazo de acuerdo a las necesidades institucionales; así como, laElaboración del Cuadro de Asignación de Personal (CAP).

Aplicar de ser el caso estrategias de conciliación y negociación colectiva.

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PUESTO P.S.PDEPENDE DE Coordinador de RR.HH


FUNCION BASICA Instruir y transmitir sus conocimientos.

RESPONSABILIDADES Preferentemente con Postgrados, Doctorado, Maestrías y otras especializaciones en educación adicionales a la licenciatura o título pedagógico según el nivel educativo.

Contar con experiencia en docencia universitaria o en ISP (mínimo 3 años) o en acciones de capacitación y/o formación en servicio como coordinador, capacitador y /o formador (mínimo cinco años).

No formar parte de la nómina de personal del MED o instancias descentralizadas, sea en condición de nombrado, destacado o contratado.

Disponer del tiempo necesario para atender con eficiencia la ejecución de las estrategias del Programa

Conoce y maneja información sobre los principios pedagógicos actuales con énfasis en el desarrollo de capacidades de comunicación, lógico matemáticas y de la formación en valores.

Conoce y maneja información sobre el Diseño Curricular Nacional, las áreas curriculares: fundamentos teóricos y estrategias para el desarrollo de capacidades, según el nivel correspondiente.

Maneja conocimientos sobre estrategias e instrumentos para evaluar los aprendizajes

Conoce y maneja información sobre investigación e innovación educativa

No tener antecedentes administrativos, penales, ni judiciales

No trabajar en proyecto, programa u otro similar dependiente de la sede del MED.

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PUESTO Jefe de Servicios Escolares DEPENDE DE Coordinador de RR.HH

SUBORDINADOS

ninguno

FUNCION BASICA

Promover y fortalecer el vínculo de la comunidad a capacitar con el personal administrativo, para generar una atmosfera de confianza y así mejorar gradualmente.

RESPONSABILIDADES

Preferentemente con Postgrados, Doctorado,

Maestrías y otras especializaciones en educación

adicionales a la licenciatura o título pedagógico

según el nivel educativo.

Contar con experiencia en docencia universitaria o

en ISP (mínimo 3 años) o en acciones de

capacitación y/o formación en servicio como

coordinador, capacitador y /o formador (mínimo

cinco años).

No formar parte de la nómina de personal del MED

o instancias descentralizadas, sea en condición de

nombrado, destacado o contratado.

Disponer del tiempo necesario para atender con

eficiencia la ejecución de las estrategias del

Programa

Conoce y maneja información sobre los principios

pedagógicos actuales

Conoce y maneja información sobre el Dise|ño

Curricular Nacional, las áreas curriculares:

fundamentos teóricos y estrategias para el

desarrollo de capacidades

Maneja conocimientos sobre estrategias e

instrumentos para evaluar los aprendizajes

Conoce y maneja información sobre investigación e

innovación educativa

No tener antecedentes administrativos, penales, ni

judiciales

No trabajar en proyecto, programa u otro similar

dependiente del MED

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PUESTO RecepcionistaDEPENDE DE Coordinador de RR.HH


FUNCION BASICA Atender con calidad, eficiencia, amabilidad a las visitas y canalizarlas conQuien corresponda. Contestar y transferir llamadas telefónicas; Recibir yDistribuir oportunamente la correspondencia local y de los CO. Controlar los espacios para reuniones en oficinas de Apoyo.

RESPONSABILIDADES Recibir y canalizar a los visitantes con el personal correspondiente en O. A.

Operar el conmutador y mantener actualizados los directorios.

Controlar y resguardar expedientes físicos y electrónicos.

Apoyar con las solicitudes de Préstamos del personal.

Control, distribución y resguardo de papelería de oficina.

Dar la bienvenida a las visitas, y canalizarlas según su cita con el personal que corresponda.

Garantizar que sean atendidos por la persona a cargo.

Contestar el conmutador y transferir las llamadas al personal que corresponda.

Realizar llamadas especiales de la Dirección General y Gerencias.

Proporcionar información institucional a usuarios clara, de forma amable y sinDistinción.

Apoyar en las citas de acuerdo a la agenda del Director General.

Mantener actualizadas las bases de datos propias del área de Dirección G.

Archivar los documentos propios de la Dirección General.

Elaborar las solicitudes de préstamos y pasarlas a evaluación.

Elaborar las solicitudes de pago propias de las actividades de Dirección G.

Controlar el uso de Salas y

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Procesos

Asesorías, Consultorías

Certificaciones

Actividades Publicitarias

Registro de los estudiantes

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Integrantes del equipo

Abel Jonathan Ponce Saldaña

Eliseo Dena Ortiz

Karen Nallely Pinales Favila

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