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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA PARA LA PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO

DEL TERRORISMO DEL FONDO MIVIVIENDA S.A. Página 1 de 51

GERENTE GENERAL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO GERENTE LEGAL JEFE DE PLANEAMIENTO,

PROSPECTIVA Y DESARROLLO ORGANIZATIVO

EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS

REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.

FECHA Gerardo

Freiberg Puente Oficial de Cumplimiento Mauricio Gustin de Olarte Rosa Flores de Higa

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA PARA LA PREVENCION DEL

LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO

FONDO MIVIVIENDA S.A.

LIMA, ENERO 2014







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FONDO MIVIVIENDA S.A.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO

(Manual de Procedimientos del SPLAFT)

ÍNDICE

CAPÍTULO I ...................................................................................................................... 6

GENERALIDADES ........................................................................................................... 6

1. Objetivo ........................................................................................................................ 6

2. Alcance ......................................................................................................................... 6

3. Base Legal .................................................................................................................... 6

4. Vigencia y derogatoria .................................................................................................. 6

5. Glosario de términos ..................................................................................................... 6

6. Responsabilidades........................................................................................................ 7

7. Procedimientos ............................................................................................................. 7

CAPÍTULO II ..................................................................................................................... 7

PROCEDIMIENTO PARA EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE ...................................... 7

1. Objetivos específicos .................................................................................................... 7

2. Unidades órganicas que tienen contacto directo con el cliente ..................................... 7

2.1 Gerencia Comercial ................................................................................................. 8

2.2 Gerencia de Proyectos Inmobiliarios y Sociales ..................................................... 8

2.3 Gerencia de Administración..................................................................................... 8

2.4 Gerencia de Operaciones ........................................................................................ 9

3. Obtención de información del cliente ............................................................................ 9

3.1 Solicitud de documentos ......................................................................................... 9

3.2 Requerimiento de información mínima ...................................................................11

3.3 Indagación sobre la condición de sujeto obligado ...................................................12

3.4 Indagación sobre la condición de cliente sometido al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado ..............................................................................................13

3.5 Determinación del perfil de riesgo de LA/FT ..........................................................14

4. Verificación de la información del cliente .....................................................................14

4.1 Responsabilidad y forma ........................................................................................15







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4.2 Actividades de verificación de la información ........................................................15

4.3 Omisiones, discrepancias o falsedad de la información ..........................................16

Flujograma Nº 01: Obtención y verificación de la información (procedimiento general) 17

5. Actualización de la información ....................................................................................17

5.1 Actividades de actualización de información ..........................................................18

5.2 Actualización de información de clientes personas naturales .................................18

5.3 Actualización de información de clientes personas jurídicas ..................................18

Flujograma Nº 02: Actualización de información (procedimiento general) ....................19

6. Régimen General de Conocimiento del Cliente ............................................................20

6.1 Debida diligencia reducida .....................................................................................20

Flujograma Nº 03: Debida diligencia reducida.- Obtención de información ...................21

6.2 Debida diligencia general .......................................................................................22

Flujograma Nº 04: Debida diligencia general.- Obtención de información ....................22

Flujograma Nº 05: Debida diligencia general.- Verificación de la información ...............23

Flujograma Nº 06: Debida diligencia general.- Actualización de la información ............24

6.3 Debida diligencia ampliada .....................................................................................24

Flujograma Nº 07: Debida diligencia ampliada.- Obtención de información ..................25

Flujograma Nº 08: Debida diligencia ampliada.- Verificación de la información ............26

Flujograma Nº 09: Debida diligencia ampliada.- Actualización de la información..........27

7. Régimen Especial de Conocimiento Reforzado ...........................................................27

8. Procedimiento aplicable en caso de prohibiciones relativas a la aceptación o mantenimiento del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA .....................................................28

8.1 Durante el proceso de vinculación con el Fondo MIVIVIENDA ...............................28

Flujograma Nº 10: Procedimiento aplicable en caso de clientes inmersos en prohibiciones relativas a la aceptación .........................................................................28

8.2 Durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA ....................................28

Flujograma Nº 11: Procedimiento aplicable en caso de clientes comprendidos en las prohibiciones relativas al mantenimiento del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA .........30

CAPÍTULO III ...................................................................................................................31

PROCEDIMIENTO PARA EL CONOCIMIENTO DEL MERCADO ...................................31

1. Objetivo específico .......................................................................................................31

2. Criterios para el conocimiento del mercado .................................................................31

3. Informe del conocimiento del mercado .........................................................................31

CAPÍTULO IV ..................................................................................................................32

PROCEDIMIENTO PARA EL CONOCIMIENTO DE LOS COLABORADORES ...............32

1. Objetivos específicos ...................................................................................................32







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2. Documentos requeridos al candidato durante el proceso selección, contratación o designación e incorporación ............................................................................................32

Flujograma Nº 12: Procedimiento para el conocimiento de los colaboradores ..............33

3. Documentos archivados en el expediente de los colaboradores ..................................33

3.1 Declaración jurada de antecedentes, parentesco y vínculo laboral ........................34

3.2 Reporte del Historial crediticio ................................................................................34

3.3 Cargo de recepción de las normas internas del SPLAFT del Fondo MIVIVIENDA .34

3.4 Cargo de recepción de la legislación vigente en materia de prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo ..............................................................35

3.5 Compromiso de cumplimiento y recepción del Código de Conducta ......................35

3.6 Constancia de haber recibido capacitación en materia de prevención del LA/FT ...35

3.7 Medidas correctivas por incumplimiento de las obligaciones del SPLAFT .............35

4. Evaluación del alto nivel de integridad .........................................................................35

5. Aplicación especial ......................................................................................................36

CAPÍTULO V ...................................................................................................................36

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES DEL SPLAFT ................36


2. Unidades Orgánicas y operaciones .............................................................................37

2.1 Gerencia de Administración....................................................................................37

2.2 Gerencia de Proyectos Inmobiliarios y Sociales .....................................................37

2.3 Gerencia de Operaciones .......................................................................................38

3. Umbrales del Registro de Operaciones del SPLAFT ....................................................39

4. Declaración jurada de origen de fondos .......................................................................40

5. Conservación del Registro de Operaciones del SPLAFT .............................................41

6. Relación de Operaciones en Efectivo (ROPE) .............................................................41

CAPÍTULO VI ..................................................................................................................41

PROCEDIMIENTO DE EXCLUSIÓN DEL REGISTRO DE OPERACIONES del SPLAFT ........................................................................................................................................41


2. Formalidades ...............................................................................................................42

Flujograma Nº 13: Procedimiento de exclusión del Registro de Operaciones ...............43

3. Registro de clientes excluidos ......................................................................................43

CAPÍTULO VII .................................................................................................................44







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PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y COMUNICACIÓN DE OPERACIONES INUSUALES ....................................................................................................................44


2. Criterios para la identificación de operaciones inusuales .............................................44

3. Únidades orgánicas responsables ...............................................................................45

4. Evaluación, registro de información y comunicación de operaciones inusuales ...........45

Flujograma Nº 14: Procedimiento para la identificación y comunicación de operaciones inusuales de los clientes ..............................................................................................47

5. Comunicación de operaciones inusuales relacionadas con la conducta de los colaboradores del Fondo MIVIVIENDA ............................................................................47

Flujograma Nº 15: Procedimiento para la identificación y comunicación de operaciones inusuales relacionadas con la conducta de los colaboradores .....................................49

capitulo viii .......................................................................................................................50

PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DEL SPLAFT ...................................................................................................................50

1. Objetivos Específicos ...................................................................................................50

2. Automatización de la Información ................................................................................50

2.1 Módulo del Conocimiento del Cliente ....................................................................50

2.2 Módulo del Conocimiento del Colaborador ............................................................50

2.3 Módulo del Registro de Operaciones .....................................................................51

2.3 Módulo de Operaciones Inusuales ........................................................................51

3. Conservación y disponibilidad de la información ..........................................................51

DISPOSICIONES FINALES .............................................................................................51







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CAPÍTULO I GENERALIDADES

1. OBJETIVO

El presente Manual busca implementar dentro de la institución los procedimientos específicos para el correcto funcionamiento del Sistema para la Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo (SPLAFT) del Fondo MIVIVIENDA, a efectos de precisar de manera detallada cada uno de los pasos para su aplicación, definir los puntos donde deben localizarse los controles del sistema, establecer las señales de alerta y las características de las operaciones inusuales propias de las actividades de la institución, así como asignar las funciones y responsabilidades de las distintas unidades orgánicas.

2. ALCANCE El Manual de Procedimientos del SPLAFT es de observancia obligatoria por todas las unidades orgánicas del Fondo MIVIVIENDA que participen en la ejecución de los procedimientos descritos en el Manual del SPLAFT. Los directores, el Gerente General y el Oficial de Cumplimiento son responsables de vigilar el cumplimiento de la presente norma.

3. BASE LEGAL a) Ley N° 27693, Ley que crea la Unidad de Inteligencia Financiera del Perú y sus

modificatorias. b) Decreto Supremo N° 018-2006-JUS, Reglamento de la Ley que crea la UIF-Perú. c) Resolución SBS N° 838-2008, Normas Complementarias para la Prevención del

Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo y sus modificatorias. d) Manual del Sistema para la Prevención del Lavado de Activos y del

Financiamiento del Terrorismo del Fondo MIVIVIENDA. e) Lineamientos Generales del Régimen Especial de Conocimiento Reforzado del

Fondo MIVIVIENDA.

4. VIGENCIA Y DEROGATORIA El Manual de Procedimientos del SPLAFT entrará en vigencia a partir del día siguiente a su publicación en la intranet de la institución.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS Los términos y definiciones utilizados en el presente Manual son los que se hallan descritos en el Manual del SPLAFT del Fondo MIVIVIENDA.







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6. RESPONSABILIDADES Los gerentes y los jefes de las unidades orgánicas del Fondo MIVIVIENDA a cargo de los procedimientos descritos en el Manual del SPLAFT, son responsables de asegurar el adecuado cumplimiento de los procedimientos descritos en el presente Manual. Los colaboradores del Fondo MIVIVIENDA son responsables de asegurar el cumplimiento de las disposiciones del presente Manual en tanto tengan control de los procedimientos descritos en él.

7. PROCEDIMIENTOS El Manual de Procedimientos desarrolla los siguientes procedimientos del SPLAFT del Fondo MIVIVIENDA: a) Procedimiento para el conocimiento del cliente. b) Procedimiento para el conocimiento del mercado. c) Procedimiento para el conocimiento del colaborador. d) Procedimiento para el registro de operaciones en el Registro de Operaciones del

SPLAFT. e) Procedimiento para la exclusión de clientes del Registro de Operaciones del

SPLAFT. f) Procedimiento para la identificación y comunicación de operaciones inusuales. g) Procedimiento para la conservación y seguridad de la información del SPLAFT

CAPÍTULO II

PROCEDIMIENTO PARA EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1.1 Establecer las unidades orgánicas que son responsables de la aplicación del

procedimiento de conocimiento del cliente. 1.2 Precisar las actividades que deben seguirse a fin de recabar y verificar la

información de los clientes del Fondo MIVIVIENDA.

2. UNIDADES ÓRGANICAS QUE TIENEN CONTACTO DIRECTO CON EL CLIENTE Tendrán a su cargo la ejecución de las actividades del conocimiento del cliente descritas en el Manual del SPLAFT y en el presente Manual, las unidades orgánicas







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que tienen contacto directo con el cliente, respecto de los clientes y en la oportunidad que se detalla a continuación: 2.1 Gerencia Comercial

Clientes Instituciones Financieras (IFIS). Oportunidad: Al momento que el cliente formule su propuesta de aprobación de línea de crédito.

2.2 Gerencia de Proyectos Inmobiliarios y Sociales

2.2.1 Clientes Promotores que desarrollan proyectos bajo el marco del Programa Techo Propio, para la modalidad de Adquisición de Vivienda Nueva. Oportunidad: Al recibir copia de los expedientes y archivo digital del listado de códigos de unidades habitacionales, remitidos por el órgano competente del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento para su carga en el Sistema Techo Propio (STP). 2.2.2 Clientes Entidades Técnicas que desarrollan proyectos bajo el marco del Programa Techo Propio, para la modalidad de Construcción en Sitio Propio y Mejoramiento de Vivienda, tanto en el ámbito urbano como rural. Oportunidad: Durante su inscripción en el Registro de Entidades Técnicas. 2.2.3 Clientes postores y adjudicatarios que participen en procesos de concursos públicos para la adjudicación de terrenos para el desarrollo de proyectos, proyectos especiales o megaproyectos. Oportunidad: Al momento que el cliente solicita su participación en el concurso público. 2.2.4 Clientes fideicomitentes y/o fideicomisarios de los fideicomisos diferentes al que administra COFIDE, en los que el Fondo MIVIVIENDA tenga la condición de Fiduciario. Oportunidad: Al momento de la suscripción del acto constitutivo del fideicomiso

2.3 Gerencia de Administración

2.3.1 Clientes postores y adjudicatarios que participen en subastas y/o venta directa de bienes muebles de propiedad del Fondo MIVIVIENDA o de terceros. Oportunidad: Al momento que el cliente solicita su participación en la subasta y/o venta directa. 2.3.2 Clientes proveedores de bienes y servicios. Oportunidad: Al momento que el cliente solicita su participación en el proceso de selección respectivo.







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2.4 Gerencia Legal 2.4.1 Clientes postores y adjudicatarios que participen en subastas y/o ventas directas de bienes inmuebles de propiedad del Fondo MIVIVIENDA o de terceros. Oportunidad: Al momento que el cliente solicita su participación en la subasta y/o venta directa.

2.5 Gerencia de Operaciones 2.5.1 Clientes deudores de las carteras de crédito proveniente de CONEMINSA y de empresas del sistema financiero en liquidación. Oportunidad: En el primer momento que se tome contacto con el cliente. 2.5.2 Clientes compradores de las carteras de crédito proveniente de CONEMINSA y de empresas del sistema financiero en liquidación. Oportunidad: Al momento que el cliente manifieste por escrito su intención de compra.

3. OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN DEL CLIENTE Las unidades orgánicas que tienen contacto directo con el cliente son responsables de la obtención de información suficiente con la finalidad de determinar de manera fehaciente la identidad del cliente. Es requisito para la vinculación con el Fondo MIVIVIENDA la obtención de la información y los documentos que se detallan a continuación: 3.1 Solicitud de documentos

En el caso de clientes personas naturales se solicitarán los siguientes documentos: a) Original y copia del documento oficial de identidad de cada una de las

personas naturales que interviene en la operación. b) Los clientes peruanos se identificarán con el Documento Nacional de Identidad

vigente, sean residentes o no residentes. c) Los clientes extranjeros se identificarán con el Carnet de Extranjería vigente

en caso sean residentes. d) Los clientes extranjeros se identificarán con el Pasaporte vigente en caso sean

no residentes. e) La determinación de la identidad del cliente se realiza a partir de los

documentos oficiales de identidad antes mencionados. f) Vigencia de poder con una antigüedad no mayor de tres meses, de ser el

caso. g) Ficha RUC, de ser el caso.







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h) Otros documentos de acuerdo a los procedimientos internos del Fondo MIVIVIENDA para el producto o servicio que solicita el cliente.

i) Declaración jurada sobre el origen de los fondos en caso que el importe de la operación a celebrar sea igual o mayor al monto de los umbrales para el Registro de Operaciones del SPLAFT vigentes.

En el caso de clientes personas jurídicas se solicitarán los siguientes documentos: a) Copia literal de inscripción en los Registros Públicos. b) Ficha RUC c) Vigencia de poder con una antigüedad no mayor de tres meses de los

representantes legales. d) Estados Financieros, cuando sea requisito de acuerdo a los procedimientos

internos del Fondo MIVIVIENDA para el producto o servicio que solicita el cliente.

e) Original y copia del documento oficial de identidad de cada uno de los representantes legales o apoderados de la persona jurídica que interviene en la operación.

f) Copia del documento oficial de identidad de los directores, gerentes, y accionistas, socios o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% del capital social, aporte o participación de la persona jurídica.

g) Otros documentos de acuerdo a los procedimientos internos del Fondo MIVIVIENDA para el producto o servicio que solicita el cliente.

h) Declaración jurada sobre el origen de los fondos en caso que el importe de la operación a celebrar sea igual o mayor al monto de los umbrales para el Registro de Operaciones del SPLAFT vigentes.

El colaborador de la unidad orgánica que mantiene trato directo con el cliente a quien se le haya encargado la recepción y revisión de los documentos deberá: a) Verificar que el cliente haya entregado todos los documentos requeridos. b) Verificar que los documentos entregados por el cliente contengan la

información mínima descrita en el numeral 3.2 siguiente. En caso contrario solicitará documentos adicionales que contengan la información faltante, la misma que deberá ser entregada en un plazo no mayor de cinco (05) días hábiles

c) Cuando corresponda, verificará que los documentos entregados por el cliente sean originales.

d) Estampará su sello y rúbrica en cada uno de los documentos originales y copias y los archivará en el expediente del cliente.







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3.2 Requerimiento de información mínima

En el caso de clientes personas naturales se solicitará y registrará a través del Formulario Nº 001-SPLAFMV-Cliente persona natural, la información mínima siguiente: a) Nombres y apellidos completos. b) Tipo y número de documento de identidad. c) Lugar y fecha de nacimiento. d) Nacionalidad y residencia. e) Domicilio, número de teléfono y correo electrónico, de ser el caso. f) Ocupación, oficio y/o profesión. g) Nombre del centro de labores, cargo que ocupa y tiempo de servicios, de ser

el caso. h) Cargo o función pública desempeñada en los últimos dos (2) años, así como el

nombre de la institución, de ser el caso. i) Condición de sujeto obligado del SPLAFT. j) Relación con el nombre del cónyuge o concubino, de los parientes hasta el

segundo grado de consanguinidad y afinidad, de las personas jurídicas donde tenga el 5% o más de participación en el capital social, aporte o participación, en el caso de clientes PEP.

k) Finalidad de la relación a establecerse con el Fondo MIVIVIENDA. En el caso de clientes personas jurídicas se solicitará y registrará a través del Formulario Nº 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica, la información mínima siguiente: a) Denominación o razón social. b) Registro Único de Contribuyentes (RUC). c) Objeto social y actividad económica principal (comercial, industrial,

construcción, transporte, etc.) de acuerdo al CIIU registrado ante SUNAT. d) Ubicación y teléfonos de la oficina o local principal, donde desarrollan las

actividades propias al giro de su negocio, la de sus sucursales, agencias u otros de naturaleza similar, de ser el caso.

e) Identificación de los administradores (directores y gerente general) considerando la información requerida para las personas naturales, en lo que resulte aplicable.

f) Identificación de los accionistas, socios o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% del capital social, aporte o participación de la persona jurídica, considerando la información requerida para las personas naturales, en lo que resulte aplicable, identificando aquellos que sean PEP.







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g) Identificación de representantes, considerando la información requerida en el caso de personas naturales; así como el otorgamiento de los poderes correspondientes.

h) Personas jurídicas vinculadas al cliente, y/o a su grupo económico, en caso corresponda.

i) Información financiera mínima cuando sea requisito de acuerdo a los procedimientos internos del Fondo MIVIVIENDA para el producto o servicio que solicita el cliente.

j) Finalidad de la relación a establecerse con el FMV SA. k) Condición de sujeto obligado del SPLAFT. La información por cada una de las personas descritas en los literales e), f) y g) se registrará a través del Formulario N° 001-A-SPLAFMV-Anexo representantes. Las empresas vinculadas al cliente persona jurídica deberán llenar también el Formulario N° 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica. Quedan exceptuadas de esta obligación las empresas descritas en los artículos 16 y 17 de la Ley General. Adicionalmente, en el caso de clientes con un perfil de riesgo de LA/FT alto o sometido al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado se solicitará información respecto de sus ingresos promedio mensuales y las características de las operaciones que realizarán con dichos fondos, considerando información sobre el tipo de operaciones, montos, monedas, lugares de realización, periodicidad y otra información que se considere relevante, todo lo que se anotará en una hoja adicional al Formulario Nº 001-SPLAFMV-Cliente persona natural o al Formulario Nº 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica, según sea el caso. La hoja adicional se registrará en el SEPLAFT.

La información registrada en los Formularios mencionados será descargada al SEPLAFT y estará a disposición de la Superintendencia. El Modelo del Sistema de Información y el Manual de Usuario del SEPLAFT establecerán las demás características, requisitos y condiciones para el adecuado llenado y conservación del mencionado registro.

3.3 Indagación sobre la condición de sujeto obligado

Tienen la condición de sujeto obligado y en todos los casos se les requerirá la firma de la Declaración Jurada contenida en el Formulario Nº 007-SPLAFMV-Sujeto obligado persona natural o el Formulario Nº 008-SPLAFMV-Sujeto obligado persona jurídica, los clientes siguientes: a) Las Instituciones Financieras (IFIS), es decir las empresas del Sistema

Financiero comprendidas en los artículos 16 y 17 de la Ley General y las







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Cooperativas de Ahorro y Crédito no autorizadas a operar con recursos del público.

b) Los Promotores c) Las Entidades Técnicas.

En los demás casos, las unidades orgánicas consultarán directamente al cliente si tiene la condición de sujeto obligado del SPLAFT tomando en cuenta la descripción contenida en el artículo 3° de la Ley N° 29038. En caso de respuesta negativa, y sin perjuicio de la información que pueda brindar el cliente, se deberá acudir a fuentes públicas o privadas de información que permitan establecer la actividad que desarrolla el cliente. Entre otras podrá consultarse el Registro de Personas Jurídicas de SUNARP, el portal web SUNAT, INFOCORP, el Registro del Mercado de Valores de la SMV. La información registrada en los Formularios mencionados será descargada al SEPLAFT y estará a disposición de la Superintendencia. El Modelo del Sistema de Información y el Manual de Usuario del SEPLAFT establecerán las demás características, requisitos y condiciones para el adecuado llenado y conservación del mencionado registro.

3.4 Indagación sobre la condición de cliente sometido al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado Están sometidos al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado, independientemente de la cuantía de la operación que realice o de su perfil de riesgo de LA/FT, los clientes siguientes: a) Clientes nacionales o extranjeros, no residentes; b) Fideicomisos; c) Sociedades no domiciliadas; d) Personas Expuestas Políticamente (PEP) o que administren recursos públicos. e) Personas Jurídicas en las que un PEP posea el 5% o más del capital social,

aporte o participación y que, según el buen criterio de la empresa, poseen un alto riesgo de LA/FT;

f) Los socios, accionistas o asociados y administradores de personas jurídicas donde un PEP posea el 5% o más del capital social, aporte o participación;

g) Clientes respecto de los cuales se tenga conocimiento que están siendo investigados por lavado de activos, delitos precedentes y/o financiamiento del terrorismo por las autoridades competentes;

h) Clientes vinculados con personas naturales o jurídicas sujetas a investigación o procesos judiciales relacionados con el lavado de activos, delitos precedentes y/o el financiamiento del terrorismo;







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i) Personas jurídicas cuyos accionistas, socios o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% de su capital social, aporte o participación, de ser el caso, sean personas naturales o jurídicas extranjeras.

La condición de cliente sometido al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado se establecerá a partir del análisis de la información y los documentos presentados por el cliente, en cuyo caso se aplicarán los plazos y condiciones establecidos en los Lineamientos Generales del Régimen Especial de Conocimiento Reforzado.

3.5 Determinación del perfil de riesgo de LA/FT

La información necesaria para determinar el perfil de riesgo de LA/FT será obtenida del Formulario Nº 001-SPLAFMV-Cliente persona natural o del Formulario Nº 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica, según corresponda. Durante el proceso de vinculación el tipo de operación y el monto involucrado para la definición del perfil de riesgo de LA/FT serán aquellos que el cliente pretenda realizar. Tratándose de clientes que hayan mantenido vinculación con el Fondo MIVIVIENDA S.A. anteriormente, se tomará en cuenta, de corresponder, el tipo de operación y el monto involucrado que aparezca en el Registro de Operaciones del SPLAFT. La unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente tomará en cuenta el resultado de la determinación del perfil de riesgo de LA/FT del cliente y cuantía de la operación que pretende realizar a fin de establecer el nivel de debida diligencia que sea de aplicación del cliente. La unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente, dentro de los cinco (05) días hábiles de efectuada la determinación del perfil de riesgo de LA/FT comunicará al Oficial de Cumplimiento, a través del correo electrónico institucional, la información relativa a los clientes que se encuentren altamente expuestos al riesgo de LA/FT.

4. VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL CLIENTE

La unidad orgánica que mantiene trato directo con el cliente es responsable de corroborar la veracidad de la identidad y de la información proporcionada por el cliente durante el proceso de vinculación con el Fondo MIVIVIENDA, salvo que se trate de clientes que realicen operaciones sometidas a procesos de selección, concursos públicos o subastas, en cuyo caso la verificación se realizará a través de las actividades descritas en los numerales 4.2.3., 4.2.4. y 4.2.5. del presente numeral,







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reservándose las actividades señaladas en los numerales 4.2.1 y 4.2.2 para aquellos clientes que hayan resultado favorecidos con el otorgamiento de la buena pro. 4.1 Responsabilidad y forma

La unidad orgánica que mantiene trato directo con el cliente deberá comisionar a un colaborador de su área a fin de que efectúe la verificación de la información declarada y proporcionada por el cliente.

4.2 Actividades de verificación de la información La verificación de la información se ejecutará a través de las actividades siguientes: 4.2.1 Corroboración a partir de registros públicos o privados La corroboración a partir de registros públicos o privados tiene por finalidad comparar la información proporcionada por el cliente con información de manejo público. Para tal efecto se podrá recurrir al Registro de Personas Jurídicas de SUNARP, al portal web SUNAT, INFOCORP, el Registro del Mercado de Valores de la SMV, centrales de riesgo, entre otras en tanto se encuentren al alcance de la unidad orgánica. La corroboración de la información proporcionada por el cliente está a cargo de la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente y es condición para el inicio del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA. 4.2.2 Solicitud de documentos públicos o privados adicionales La unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente solicitará al cliente documentos públicos o privados adicionales que considere pertinente en caso que de los documentos entregados inicialmente por el cliente no se logre certeza respecto de la identidad del cliente, de la información proporcionada o del propósito de la relación comercial a iniciar con el Fondo MIVIVIENDA, o de la corroboración a partir de registros públicos o privados no se logre dicha certeza. 4.2.3 Visita al domicilio u oficina de los clientes domiciliados en el Perú La visita al domicilio o a la oficina de los clientes domiciliados en el Perú tendrá por finalidad corroborar la existencia física del inmueble, su ubicación y el destino que se le está dando al mismo. En el caso de visitas al domicilio u oficinas de los clientes domiciliados en el Perú se levantará un acta en la que se dejará







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constancia de la visita realizada, la misma que deberá ser suscrita por el verificador y por la persona entrevistada en la visita. 4.2.4 Entrevistas personales La entrevista tiene por finalidad comprobar la existencia física del cliente o de su representante. Durante este acto se deberá confirmar de manera directa la información registrada por el cliente en el Formulario Nº 001-SPLAFMV-Cliente persona natural o del Formulario Nº 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica, según corresponda. 4.2.5 Llamadas telefónicas Las llamadas telefónicas tienen como propósito determinar si el cliente puede ser ubicado en el número telefónico declarado en el Formulario Nº 001-SPLAFMV-Cliente persona natural o del Formulario Nº 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica, según corresponda.

La visita al domicilio u oficina, las entrevistas personales y las llamadas telefónicas deben realizarse con ocasión del inicio del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA cuando se trate de clientes cuyas operaciones no estén sometidas a procesos de selección, concursos públicos o subastas; además deben realizarse cuando se trate de clientes que realizan operaciones por importes iguales o superiores a los umbrales para el Registro de Operaciones del SPLAFT.

El medio, el lugar, la fecha y la hora en la que se llevaron a cabo las actividades de verificación deben constar en el SEPLAFT a través del Formulario Nº 003-SPLAFMV-Verificación persona natural o del Formulario N° 004-SPLAFMV-Verificación persona jurídica, los que serán suscritos por el gerente de la unidad orgánica responsable. 4.3 Omisiones, discrepancias o falsedad de la información

Cuando de la ejecución de las actividades de verificación la unidad orgánica que tiene contacto directo con el cliente detecte omisiones, discrepancias o le sea imposible comprobar la información proporcionada, solicitará al cliente las aclaraciones correspondiente, las que deberán ser proporcionadas en un plazo de cinco (05) días hábiles de recibida la comunicación física o electrónica. En caso que de la aclaración proporcionada por el cliente, y de acuerdo al buen criterio de la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente, no se logre certeza respecto de la veracidad de la identidad o de la información proporcionada por el cliente, la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente deberá evaluar si corresponde calificar la operación como inusual.







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El Fondo MIVIVIENDA no aceptará clientes cuya identidad o información no sea plenamente verificada. Cuando de la ejecución de las actividades de verificación se detecte que la información o los documentos proporcionados por el cliente son falsos, la unidad orgánica que tiene contacto directo con el cliente en un plazo de cinco (05) días hábiles de efectuado el hallazgo, comunicará a la Gerencia Legal la información falsa detectada a fin de que adopte las acciones legales correspondientes.

Flujograma Nº 01: Obtención y verificación de la información (procedimiento general)

5. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Inicio

1. Solicitud del producto o servicio,

presentación de documentos

Conforme

No

2. Obtención de información

Si

4. Solicitud de aclaraciones y

documentos adicionales

No

Fin

6. No se admite la relación

CLIENTE UNIDAD ORGÁNICA

5 días hábiles

3. Verificación de la información

No

5. Presentación de aclaraciones y

documentos adicionales

ConformeSi

ConformeSi







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Durante la vigencia de la relación con el Fondo MIVIVIENDA, la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente debe mantener actualizada la información proporcionada por el cliente a fin de asegurar que las operaciones que realiza son compatibles con su perfil de actividad y verificar la veracidad de la información proporcionada durante el proceso de vinculación. Los plazos de actualización de la información son los descritos en el numeral 6.2.2 del presente Capítulo para el caso de clientes sometidos a la debida diligencia general y en el numeral 6.3.2 del presente Capítulo para el caso de clientes sometidos a la debida diligencia ampliada. 5.1 Actividades de actualización de información

a) Solicitud de actualización de información del cliente a través de correspondencia física o electrónica; en caso de registrarse variaciones, la unidad orgánica deberá solicitar los documentos públicos o privados que sustenten los cambios y corroborar la información a partir de registros públicos o privados tales como el Registro de Personas Jurídicas de SUNARP, el portal web SUNAT, INFOCORP, el Registro del Mercado de Valores de la SMV, centrales de riesgo, entre otras, en tanto se encuentren al alcance de la unidad orgánica.

b) Visita al domicilio u oficina de los clientes domiciliados en el Perú, entrevistas personales y llamadas telefónicas.

c) Actualización del perfil de riesgo de LA/FT del cliente. La unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente prestará atención a los eventos que puedan representar señales de alerta que surjan de cada operación durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA.

5.2 Actualización de información de clientes personas naturales

En el caso de clientes personas naturales la actualización de la información tiene por finalidad principalmente obtener evidencia respecto de: a) Modificación del nombre. b) Modificación del domicilio o de los datos de contacto. c) Modificación del estado civil. d) Modificación de la ocupación, en particular si la modificación convierte al

cliente en una PEP o un funcionario público que administra recursos públicos. e) Variación en el nivel de ingresos, en particular cuando es ascendente. f) Otras modificaciones que a criterio de la unidad orgánica puedan ser

relevantes para la prevención del LA/FT.

5.3 Actualización de información de clientes personas jurídicas







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En el caso de personas jurídicas la actualización de la información tiene por finalidad principalmente obtener evidencia respecto de: a) Modificación de la denominación o razón social. b) Modificación del domicilio o los datos de contacto. c) Modificación del objeto social. d) Cambio sustantivo en la composición accionaria, que implique que el control

pueda haber sido sustancialmente transferido. e) Cambio en los principales representantes o apoderados. f) Cambio en los niveles de facturación o de utilidades, en particular cuando es

ascendente. g) Otros cambios que a criterio de la unidad orgánica puedan ser relevantes para

la prevención del LA/FT, los mismos que serán comunicados con anterioridad y por escrito por el Oficial de Cumplimiento.

Flujograma Nº 02: Actualización de información (procedimiento general)

Inicio

1.Solicitud de actualización de

información

Fin

UNIDAD ORGÁNICA

Visita al domicilio u

oficina del cliente

domiciliado en el Perú.

Actualización del perfil

de riesgo de LA/FT del

cliente.

VariaciónSi 2. Solicitud de

documentos públicos o privados

3. Presenta documentos públicos o privadosConforme

4. Corrobora la información a partir de

registros públicos o privados

CLIENTE

Si No

Conclusión del

vínculo con el

Fondo

MIVIVIENDA







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6. RÉGIMEN GENERAL DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE 6.1 Debida diligencia reducida En el caso de clientes persona natural sometidos a la debida diligencia reducida la información mínima requerida será documentada con la copia del documento oficial de identidad del cliente y de su representante legal de ser el caso, debiendo registrarse en el Formulario N° 001-SPLAFMV- Cliente persona natural únicamente la siguiente información: a) Nombre completo del cliente y su representante, de ser el caso. b) Tipo y número de documento oficial de identidad. c) Lugar y fecha de nacimiento d) Fecha de inicio de la actividad, ocupación, profesión u oficio. e) Nacionalidad. f) Domicilio. g) Poderes, de ser el caso. h) Número de teléfono y dirección de correo electrónico, de ser el caso. En el caso de clientes persona jurídica sometida a la debida diligencia reducida la información mínima requerida será documentada con la Ficha RUC y la copia del documento oficial de identidad de su representante legal, debiendo registrarse en el Formulario N° 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica únicamente la siguiente información: a) Denominación o razón social. b) Registro Único de Contribuyentes (RUC), de ser el caso. c) Objeto social. d) Actividad económica. e) Lugar y fecha de constitución f) Domicilio de la oficina o local principal, y de ser el caso, los teléfonos. g) Identificación de los representantes legales o apoderados que interviene en la

operación. h) Identificación de los directores y gerentes del cliente. Adicionalmente se aplicarán las actividades descritas en los numerales 3.3, 3.4 y 3.5. No será necesaria la aplicación de las actividades descritas en los numerales 4 y 5 del presente Capítulo referidos a la verificación y actualización de la información. La unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente, deberá realizar, por lo menos una vez al año, una revisión formal de la relación de clientes sometidos a la debida diligencia reducida a fin de determinar si continúan satisfaciendo los requisitos, debiendo dejar evidencia y comentarios de ello en una hoja resumen que se anexará al expediente personal del cliente.







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Flujograma Nº 03: Debida diligencia reducida.- Obtención de información

Formulario Nº 001-SPLAFMV- Cliente persona

natural

Formulario Nº 002-SPLAFMV- Cliente persona

jurídica

1. Solicitud de documentos

Determinación del perfil de riesgo del LA/FT

Indagación sobre condición de SO

INICIO

ConformeSi

No

Formulario Nº 007-SPLAFMV-Sujeto Obligado

persona natural


persona jurídica

SiSO

2. Sello y rúbrica

Registro de la información

Indagación sobre condición de cliente

sometido al RECR

Indagación sobre condición de PEP

PEP

Si

RECR

Régimen

Especial de

Conocimiento

Reforzado

UNIDAD ORGÁNICA

FIN

3. Archivo







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6.2 Debida diligencia general

6.2.1 Obtención y verificación de la información

En el caso de los clientes sometidos a la debida diligencia general se aplicarán los criterios establecidos para la obtención y verificación de la información descritos en los numerales 3 y 4 del presente capítulo. Flujograma Nº 04: Debida diligencia general.- Obtención de información


Requerimiento de información mínima



1. INICIO

Conforme

SiNo Formulario Nº 002-SPLAFMV-Persona jurídica

Formulario Nº 001-SPLAFMV-Persona natural

SiSO

FIN

3. Archivo

2. Sello y rúbrica



sometido al RECR


PEP

Si

RECR

Régimen

Especial de

Conocimiento

Reforzado

UNIDAD ORGÁNICA

Determinación del importe de la operación

≥ al umbral para el RO

Formulario Nº 005-SPLAFMV-Origen de los

fondos persona natural Formulario Nº 006-

SPLAFMV-Origen de los

fondos persona jurídica


persona natural


persona jurídica







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Flujograma Nº 05: Debida diligencia general.- Verificación de la información

6.2.2 Actualización de la información Si la vinculación tiene una duración mayor a dos (02) años: a) Se solicitará la actualización de la información y la presentación de

documentos que corroboren las variaciones en la información inicialmente proporcionada, al menos una (01) vez durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA.

b) De considerarlo conveniente y de acuerdo a su buen criterio, la unidad orgánica realizará una visita al domicilio u oficina del cliente en tanto domicilie en el Perú, realizará entrevistas personales y llamadas telefónicas al menos una (01) vez durante la vigencia de la relación con el Fondo MIVIVIENDA. Se dejará constancia de las actividades realizadas en el Formulario N° 003-SPLAFMV-Verificación persona natural o el Formulario N° 004-SPLAFMV-Verificación persona jurídica.

1. Visita al domicilio u oficina del cliente

Entrevista personal

Corroboración a partir de registros públicos o

privados.

Llamadas telefónicas

Solicitud de documentos públicos o privados

INICIO

Formulario Nº 003-SPLAFMV- Verificación

persona natural

Formulario Nº 004-SPLAFMV-Verificación

persona jurídica

Acta de verificación

Conforme2. Registro y archivo

de la información

3. No se admite la relación con el

Fondo MIVIVIENDA

No

Si

UNIDAD ORGÁNICA

FIN







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c) Se actualizará el perfil de riesgo de LA/FT del cliente al menos una (01) vez durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA.

Flujograma Nº 06: Debida diligencia general.- Actualización de la información

6.3 Debida diligencia ampliada

6.3.1 Obtención y verificación de la información

En el caso de los clientes sometidos a la debida diligencia ampliada, además de los criterios establecidos para la obtención y verificación de la información descritos en los numerales 3 y 4 del presente capítulo, la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente ejecutará las siguientes actividades:

a) Solicitud de la declaración jurada contenida en el Formulario Nº 005-

SPLAFMV-Origen de los fondos persona natural o Formulario N° 006-SPLAFMV- Origen de los fondos persona jurídica, y de ser posible obtendrá la justificación de la información declarada, salvo para el caso de clientes que tengan de la condición de proveedores.

b) Solicitud de la relación de los principales proveedores y clientes del cliente.

2. Visita aldomicilio u oficina del

cliente domiciliado en el Perú

3. Actualización del perfil de riesgo de LA/FT

INICIOActa de

verificación

FIN

1. Solicitud de

actualización de

información y

documentos

Al menos una vez

durante la

vigencia de la

relación con el

cliente

4. Registro y archivo de la información y

los documentos

UNIDAD ORGÁNICA







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c) Solicitud de los estados financieros o declaración jurada del impuesto a la renta del último ejercicio económico.

Flujograma Nº 07: Debida diligencia ampliada.- Obtención de información

Formulario Nº 001-SPLAFMV-Persona natural

Formulario Nº 002-SPLAFMV-Persona jurídica

Formulario Nº 001-A-SPLAFMV-Anexo representantes


Requerimiento de información mínima



1. INICIO

ConformeSi

No

SiSO

2. Sello y rúbrica



sometido al RECR


PEP

Si

RECR

Régimen

Especial de

Conocimiento

Reforzado

Formulario Nº 005-SPLAFMV- Origen de fondos

persona natural

Formulario Nº 006-SPLAFMV-Origen de fondos

persona jurídica

UNIDAD ORGÁNICA


persona natural Formulario Nº 008-

SPLAFMV-Sujeto Obligado persona jurídica

FIN

3. Archivo







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Flujograma Nº 08: Debida diligencia ampliada.- Verificación de la información

6.3.2 Actualización de la información Si la vinculación tiene una duración mayor a un (01) año, la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente ejecutará las siguientes actividades: a) Solicitud de actualización de la información y la presentación de documentos

que corroboren las variaciones en la información inicialmente proporcionada, al menos una (01) vez durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA.

b) Visita al domicilio u oficina del cliente en tanto domicilie en el Perú, entrevistas personales y llamadas telefónicas al menos una (01) vez durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA. Se dejará constancia de las actividades realizadas en el Formulario N° 003-SPLAFMV-Verificación persona natural o el Formulario N° 004-SPLAFMV-Verificación persona jurídica.

1. Visita al domicilio u oficina del cliente

Entrevista personal

Corroboración a partir de registros públicos o

privados.

Llamadas telefónicas

Solicitud de documentos públicos o privados

INICIO

Formulario Nº 003-SPLAFMV- Verificación

persona natural

Formulario Nº 004-SPLAFMV-Verificación

persona jurídica

Acta de verificación

FIN

Conforme2. Registro y archivo

de la información


Fondo MIVIVIENDA

No

Si

UNIDAD ORGÁNICA







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c) Actualización del perfil de riesgo de LA/FT del cliente al menos una (01) vez durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA o cada vez que realice una operación que involucren importes iguales o superiores a los umbrales requeridos para el Registro de Operaciones.

Flujograma Nº 09: Debida diligencia ampliada.- Actualización de la información

7. RÉGIMEN ESPECIAL DE CONOCIMIENTO REFORZADO

Respecto de los clientes sometidos al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado se aplicarán las actividades para la obtención, verificación y actualización de la información del cliente descritas en los numerales 3, 4 y 5 del Capítulo III del Manual del SPLAFT y en los numerales 3, 4 y 5 del presente Capítulo en lo que resulten aplicables. Las actividades específicas, plazos y nivel de responsabilidad, así como el procedimiento de aceptación y mantenimiento del vínculo con los clientes sometidos al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado se hallan descritos en los Lineamientos Generales del Régimen Especial de Conocimiento Reforzado.

2. Visita aldomicilio u oficina del

cliente domiciliado en el Perú

3. Actualización del perfil de riesgo de LA/FT

INICIOActa de

verificación

FIN

1. Solicitud de

actualización de

información y

documentos

Al menos una vez

durante la

vigencia de la

relación con el

cliente

4. Registro y archivo de la información y

los documentos

UNIDAD ORGÁNICA







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8. PROCEDIMIENTO APLICABLE EN CASO DE PROHIBICIONES RELATIVAS A LA

ACEPTACIÓN O MANTENIMIENTO DEL VÍNCULO CON EL FONDO MIVIVIENDA 8.1 Durante el proceso de vinculación con el Fondo MIVIVIENDA

En caso que durante el proceso de vinculación de la revisión de la información y documento proporcionados por el cliente o de la corroboración a partir de registros públicos o privados se revele que un cliente se halla inmerso en las prohibiciones relativas a la aceptación del cliente descritas en el Manual del SPLAFT, la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente le comunicará directamente que no será posible establecer el vínculo con el Fondo MIVIVIENDA.

Flujograma Nº 10: Procedimiento aplicable en caso de clientes inmersos en prohibiciones relativas a la aceptación

8.2 Durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA En caso que durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA se revele que un cliente se halla inmerso en las prohibiciones relativas al mantenimiento del vínculo descritas en el Manual del SPLAFT, la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente, dentro de los diez (10) días hábiles de identificada

1. Se revela que el cliente se halla inmerso

en las prohibiciones relativas a la aceptación

INICIO

FIN


Fondo MIVIVIENDA

3. Comunicación al cliente

UNIDAD ORGÁNICA







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la causal, elevará a la Gerencia Legal, con copia a la Gerencia General y la Oficialía de Cumplimiento, un informe que contendrá: a) La descripción de la causal que prohíbe el mantenimiento del vínculo con el

Fondo MIVIVIENDA en la que se halla inmerso el cliente. b) La evaluación, verificación y actualización de la información del cliente de

acuerdo al procedimiento para el conocimiento del cliente. c) Copia de los documentos que obran en el expediente del cliente. Dentro de los cinco (05) días hábiles de recibido el informe de la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente, la Gerencia Legal elevará a la Gerencia General, con copia a la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente y a la Oficialía de Cumplimiento, un informe que contendrá la determinación y cuantificación del riesgo legal derivado de la conclusión del vínculo con el cliente. La Gerencia Legal comunicará la decisión al cliente mediante carta notarial y coordinará con la unidad orgánica la firma posterior de los documentos que sean pertinentes a fin de aminorar el riesgo legal derivado de la conclusión del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA. El inicio del procedimiento de conclusión de la relación no tiene efecto suspensivo respecto de los procedimientos internos para el otorgamiento de los productos y/o servicios ofrecidos por el Fondo MIVIVIENDA.







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Flujograma Nº 11: Procedimiento aplicable en caso de clientes comprendidos en las prohibiciones relativas al mantenimiento del vínculo con el Fondo

MIVIVIENDA

Carta notarial

1. Se revela que el cliente se halla inmerso

en las prohibiciones relativas al

mantenimiento del

vínculo con el Fondo MIVIVIENDA

INICIO

10 días hábiles 2. Comunicación a la Gerencial Legal

UNIDAD ORGÁNICA

3. Comunicación a la Gerencial General

4. Comunicación a la Oficialía de

Cumplimiento

Informe

Copia de documentos

5 días hábiles

5. Determinación y cuantificación del

riesgo legal

Informe

6. Comunicación al cliente de la

conclusión del vínculo con el FMV

GERENCIA LEGAL

FIN

7. Firma de documentos que acrediten la

conclusión del vínculo

CLIENTE







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CAPÍTULO III

PROCEDIMIENTO PARA EL CONOCIMIENTO DEL MERCADO

1. OBJETIVO ESPECÍFICO 1.1 Describir las actividades para la determinación de los rangos de operaciones

usuales y los criterios de comparación propios del conocimiento del mercado.

2. CRITERIOS PARA EL CONOCIMIENTO DEL MERCADO Para efecto del Conocimiento del Mercado, las unidades orgánicas que mantienen contacto directo con el cliente deberán desarrollar y aplicar los siguientes criterios: a) Identificar las características del mercado en los que operan los productos o

servicios del Fondo MIVIVIENDA a su cargo. b) Establecer categorías de clientes por cada uno de los servicios o productos del

Fondo MIVIVIENDA a su cargo. c) Determinar las zonas geográficas donde se colocan o destinan los productos o

servicios del Fondo MIVIENDA a su cargo. d) Determinar los rangos de operaciones usuales en cada una de las categorías de

clientes establecidas.

El desarrollo y análisis de los criterios antes mencionados deberá permitir a las unidades orgánicas antes mencionadas estimar los rangos dentro de los cuales se ubicarían las operaciones usuales que realicen los clientes, según las características de su mercado (parámetros de normalidad vigentes en el mercado).

3. INFORME DEL CONOCIMIENTO DEL MERCADO El gerente de cada unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente es el responsable de dirigir la elaboración del Informe del Conocimiento del Mercado conforme a los criterios y el plazo establecido en el Manual del SPLAFT. Es además responsable de verificar que el Informe sea de conocimiento y manejo de cada uno de los colaboradores a su cargo, en particular de aquellos que mantienen contacto directo con el cliente, a efecto de que cumplan con aplicar la debida diligencia del conocimiento del cliente.







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El Informe de Conocimiento del Mercado debe describir la metodología para la definición de las categorías de clientes y contener información estadística del periodo bajo análisis que sustente los resultados. Las unidades orgánicas que mantienen contacto directo con el cliente podrán contratar los servicios de terceros a fin de cumplir con los requerimientos propios del conocimiento del mercado, siempre y cuando los servicios contratados cumplan como mínimo con los requerimientos y plazos señalados.

CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTO PARA EL CONOCIMIENTO DE LOS COLABORADORES

1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.1 Asegurar que los colaboradores del Fondo MIVIVIENDA tengan un alto nivel de

integridad. 1.2 Precisar el tipo, las características y el contenido de la información que el Fondo

MIVIVIENDA debe obtener de sus colaboradores, a fin tener un conocimiento cabal de cada uno de ellos.

1.3 Establecer la periodicidad con la que debe solicitarse dicha información.

2. DOCUMENTOS REQUERIDOS AL CANDIDATO DURANTE EL PROCESO SELECCIÓN, CONTRATACIÓN O DESIGNACIÓN E INCORPORACIÓN Durante el proceso de selección, contratación o designación, la Gerencia de Administración, a través del Departamento de Recursos Humanos solicitará a los candidatos: a) La declaración jurada de sus antecedentes personales, laborales, patrimoniales e

historial crediticio. b) La declaración jurada de no tener antecedentes policiales, penales ni judiciales. c) La declaración jurada de no encontrarse comprendido en el Registro de Deudores

Alimentarios Morosos (REDAM). d) Otras declaraciones juradas relacionadas con el parentesco, vínculo laboral y de

tener la calidad de oficial de cumplimiento. Las declaraciones antes enumeradas se harán a través del Formulario Nº 009-SPLAFMV-Conocimiento del Colaborador. Dentro de los treinta (30) días siguientes a la incorporación del colaborador, la Gerencia de Administración, a través del Departamento de Recursos Humanos, verificará que haya suscrito los siguientes documentos:







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a) Cargo de recepción de las normas internas del SPLAFT del Fondo MIVIVIENDA.

Cargo de recepción de la legislación vigente en materia de prevención del LA/FT. b) Compromiso de cumplimiento y recepción del Código de Conducta del SPLAFT. c) Constancia de haber recibido capacitación inductiva en materia de prevención del

LA/FT.

Flujograma Nº 12: Procedimiento para el conocimiento de los colaboradores

3. DOCUMENTOS ARCHIVADOS EN EL EXPEDIENTE DE LOS COLABORADORES

La Gerencia de Administración, a través del Departamento de Recursos Humanos, será responsable de que en el expediente personal de los colaboradores del Fondo MIVIVIENDA se archiven de forma adecuada los documentos necesarios para la verificación de su identidad y evaluación de su alto nivel de integridad, los mismos que se detallan a continuación:

INICIO

COLABORADOR

1. Participa del proceso de selección, contratación o

designación Dentro de los 30 días siguientes

RECURSOS HUMANOS

6. Archivo

FIN

Formulario Nº 009-SPLAFMV-Conocimiento del

Colaborador

Cargo de recepción de normas Internas del SPLAFT

2. Incorporación

5. Capacitación inductiva

Cargo de recepción de la legislación PLAFT

Compromiso de cumplimiento y recepción

del Código de Conducta

Constancia de capacitación inductiva

3. Suscribe4. Verificación de la

suscripción de

documentos







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a) Formulario Nº 009-SPLAFMV-Conocimiento del Colaborador. b) Reporte del historial crediticio. c) Cargo de recepción de las normas internas del SPLAFT del Fondo MIVIVIENDA. d) Cargo de recepción de la legislación vigente en materia de prevención del LA/FT. e) Compromiso de cumplimiento y recepción del Código de Conducta del SPLAFT. f) Constancia de haber recibido capacitación en materia de prevención del LA/FT de

acuerdo y con la periodicidad requerirá en función de su nivel. g) Medidas correctivas por incumplimiento de las obligaciones del SPLAFT, en caso

hubiere. 3.1 Declaración jurada de antecedentes, parentesco y vínculo laboral

Todo colaborador deberá actualizar obligatoriamente, dentro del primer trimestre de cada año, la declaración jurada de antecedentes, parentesco y vínculo laboral contenidas en el Formulario N° 009-SPLAFMV- Conocimiento del Colaborador. El Modelo del Sistema de Información y el Manual de Usuario del SEPLAFT establecerán las demás características, requisitos y condiciones para el adecuado llenado y conservación del mencionado registro.

3.2 Reporte del Historial crediticio

El Departamento de Recursos Humanos deberá recabar el reporte del historial crediticio de los colaboradores, de acuerdo a sus competencias, el mismo que se obtendrá de una empresa especializada y de prestigio en el rubro de Centrales de Riesgo Privadas o de la Central de Riesgos de la SBS. Esta información deberá ser actualizada anualmente dentro del primer trimestre de cada año.

3.3 Cargo de recepción de las normas internas del SPLAFT del Fondo MIVIVIENDA Todo colaborador deberá llenar y suscribir obligatoriamente el cargo de recepción de la normativa interna vigente del SPLAFT donde conste que el colaborador ha recibido el Manual del SPLAT, el Manual de Procedimientos del SPLAFT y los Lineamientos Generales del Régimen de Procedimientos Reforzados para el Conocimiento del Cliente y Debida Diligencia del SPLAFT. El Departamento de Recursos Humanos establecerá la conveniencia de entregar los referidos documentos en versión impresa o en versión digital.







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3.4 Cargo de recepción de la legislación vigente en materia de prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo Todo colaborador deberá suscribir obligatoriamente el cargo de recepción de la legislación vigente en materia de prevención del LA/FT, cada vez que las normas sean modificadas. El Departamento de Recursos Humanos, establecerá la conveniencia de entregar los referidos documentos en versión impresa o en versión digital.

3.5 Compromiso de cumplimiento y recepción del Código de Conducta El compromiso de cumplimiento y recepción del Código de Conducta será llenado de acuerdo al Anexo Modelo del Código de Conducta. En caso de incumplimiento del Código de Conducta se aplicarán las medidas correctivas previstas en dicho documento normativo.

3.6 Constancia de haber recibido capacitación en materia de prevención del LA/FT El Departamento de Recursos Humanos verificará que en el expediente personal de cada colaborar se archive la constancia o el certificado que acredite que el colaborador ha asistido a las sesiones de capacitación programadas dentro del marco del Programa de Capacitación Anual del SPLAFT.

3.7 Medidas correctivas por incumplimiento de las obligaciones del SPLAFT El Departamento de Recursos Humanos verificará que en el expediente personal de cada colaborador aparezca constancia de las medidas correctivas aplicadas por incumplir las obligaciones asumidas en materia del SPLAFT.

4. EVALUACIÓN DEL ALTO NIVEL DE INTEGRIDAD Dentro del mes calendario siguiente de concluido el primer trimestre del año, el Departamento de Recursos Humanos reportará a la Gerencia General, con copia al Oficial de Cumplimiento: a) La relación de los colaboradores que registren cambios inesperados en su situación

patrimonial y que no guarden relación con su nivel de ingresos declarados identificados como consecuencia de la comunicación de una operación inusual a que se refiere el numeral 5 del Capítulo VII del presente Manual. Se entiende que la situación patrimonial del colaborador no guarda relación con sus ingresos declarados cuando no existe una justificación razonable y evidente, debidamente







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acreditada, del incremento patrimonial del colaborador durante la vigencia de la relación contractual con el Fondo MIVIVIENDA

b) La relación de los colaboradores que registren cambios inesperados en su posición

crediticia y que no guarden relación con su nivel de ingresos declarados identificados como consecuencia de la comunicación de una operación inusual a que se refiere el numeral 5 del capítulo VII del presente Manual. Se entiende que la situación crediticia del colaborador no guarda relación con sus ingresos declarados cuando no existe una justificación razonable y evidente, debidamente acreditada, de los pagos, pre-pagos o cancelaciones anticipadas realizadas por el colaborador durante la vigencia de la relación contractual con el Fondo MIVIVIENDA.

c) La relación de colaboradores que en el transcurso de la relación contractual con el

Fondo MIVIVIENDA hayan incurrido en calificación crediticia de pérdida, presenten créditos castigados o se hallen comprendidos en el Registro de Deudores Alimentarios Morosos (REDAM) del Poder Judicial.

La Gerencia General adoptará las medidas correctivas pertinentes respecto de los colaboradores inmersos en las condiciones antes descritas. Por su parte la Oficialía de Cumplimiento verificará las operaciones en las que hayan participado los colaboradores como parte de su labor en el Fondo MIVIVIENDA y determinar si alguna de ellas resulta ser sospechosa. Para tal efecto la unidad orgánica de procedencia del colaborador evaluado deberá proporcionar la información que le solicite la Oficialía de Cumplimiento, bajo responsabilidad.

5. APLICACIÓN ESPECIAL El Departamento de Logística será responsable de la aplicación de las actividades descritas en el presente procedimiento a los colaboradores contratados bajo el régimen de locación de servicios, en cuanto resulte aplicable, de acuerdo a la naturaleza de dicha modalidad contractual.

CAPÍTULO V PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES DEL SPLAFT


1.1 Enumerar las operaciones materia de registro en el Registro de Operaciones del

SPLAFT. 1.2 Establecer el nivel de responsabilidad para el adecuado registro y conservación

de la información.







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2. UNIDADES ORGÁNICAS Y OPERACIONES Se encargarán del registro de las operaciones por importes iguales o superiores a los umbrales establecidos para el Registro de Operaciones las unidades orgánicas que se enumeran a continuación: 2.1 Gerencia de Administración

Respecto de: 2.1.1 La adquisición de bienes y/o la contratación de servicios a los diferentes

proveedores. Oportunidad: Al momento de emitirse la orden de compra, servicio y/o celebrarse el contrato, según corresponda.

2.1.2 Subasta pública o venta directa de bienes muebles.

Oportunidad: Al momento de suscribirse el respectivo contrato o documento de transferencia.

2.1.3 El depósito que efectúen las personas naturales o jurídicas con carácter de

oblaje en las ventas de bienes muebles con el fin de participar en subastas, ventas directas o cualquier otra modalidad de bienes muebles. Oportunidad: Al momento de efectuarse el pago, debe ser requisito para poder participar en los procesos de venta.


Respecto de:

2.2.1 La constitución de fideicomisos con terceros y sin la participación de

COFIDE, en los que el Fondo MIVIVIENDA tenga la condición de Fiduciario. Oportunidad: Al momento de suscribirse el contrato.

2.2.2 Comisión de Gestión por la realización de concursos públicos para la

adjudicación de terrenos para el desarrollo de proyectos, proyectos especiales o megaproyectos. Oportunidad: Al momento de suscribirse el contrato respectivo.

2.2.3 Subasta pública y/o venta directa de bienes inmuebles Oportunidad: Al momento de suscribirse el contrato.







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2.2.4 El depósito que efectúen las personas naturales o personas jurídicas con carácter de oblaje en las ventas de bienes inmuebles, con el fin de participar en los concursos públicos, adjudicaciones directas y cualquier otra modalidad de venta que se establezca. Oportunidad: Al momento de efectuarse el pago, debe ser requisito para poder participar en los procesos de venta.

2.3 Gerencia de Operaciones

Respecto de:

2.3.1 La venta de créditos de la cartera proveniente de CONEMINSA o

empresas del Sistema Financiero en Liquidación que el Fondo MIVIVIENDA efectúe con terceros. Oportunidad: Al momento de firmarse el contrato de compra venta.

2.3.2 El servicio de amortización de préstamos de la cartera de créditos

proveniente de CONEMINSA o Empresas del Sistema Financiero en Liquidación. Oportunidad: Al momento de autorizar el pago de dos o más cuotas.

2.3.3 La cancelación anticipada de préstamos de la cartera de créditos

proveniente de CONEMINSA o empresas del Sistema Financiero en Liquidación. Oportunidad: Al momento de autorizar la cancelación.

2.3.4 El desembolso del BFH y transferencias de ahorros a favor de las

Entidades Técnicas y/o Promotores. Oportunidad: Al momento de emitirse la correspondiente carta de

autorización de desembolso y/o transferencia, según corresponda. Precisión: Los GFB tendrán la condición de beneficiarios finales de la operación, por lo que deberá requerirse para su identificación: nombres y apellidos, documento de identidad, domicilio y ocupación.







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3. UMBRALES DEL REGISTRO DE OPERACIONES DEL SPLAFT

Las unidades orgánicas deberán registrar las operaciones individuales o múltiples descritas en el ítem anterior tomando en cuenta los umbrales siguientes:

El registro de las operaciones se realizará en el Formulario Nº 010-SPLAFMV-Registro de Operaciones del SPLAFT a través del SEPLAFT. El colaborador responsable deberá adjuntar al SEPLAFT la impresión del Formulario suscrito por él y el gerente de la unidad orgánica responsable. Alternativamente se podrá utilizar la firma digital del funcionario responsable, en cuyo caso no será necesario adjuntar la impresión del citado formulario.

Unidad Orgánica OperaciónUmbral Individual

MensualUmbral Múltiple Mensual

Adquisición de bienes y

servicios≥ US$ 5,000.00 ≥ US$ 10,000.00

Subasta pública o venta de

bienes muebles y/o sus

respectivos oblajes.

≥ US$ 4,500.00 ≥ US$ 9,000.00

Fideicomiso de terceros y

sin la participación de

COFIDE

≥ US$ 10,000.00 ≥ US$ 50,000.00

Comisión de gestión por

concursos públicos≥ US$ 10,000.00 ≥ US$ 50,000.00

Subasta pública o venta

directa de bienes inmuebles

y/o sus respectivos oblajes

≥ US$ 10,000.00 ≥ US$ 50,000.00

Venta de créditos de cartera ≥ US$ 10,000.00 ≥ US$ 50,000.00

Servicio de amortización de

préstamos ≥ 2 cuotas ≥ 2 cuotas

Cancelación anticipada de

préstamos ≥ S/. 3,100.00 ≥ S/. 3,100.00

≥ 1 BFH ≥ 2 BFH

≥ 1 ahorro mínimo ≥ 2 ahorros

Gerencia de Administración

Gerencia de Proyectos

Inmobiliarios y Sociales

Gerencia de Operaciones

Desembolso del BFH para bienes terminados y/o bien futuro en todas sus

modalidades

Transferencia de ahorros a

Entidades Técnicas y

Promotores

requerido de acuerdo a regulaciones vigentes, para

bienes terminado y/o bien futuro en todas sus

modalidades.







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El Modelo del Sistema de Información y el Manual de Usuario del SEPLAFT establecerán las demás características, requisitos y condiciones para el adecuado llenado y conservación del mencionado registro. No se registrarán en el Registro de Operaciones las operaciones realizadas con las empresas del sistema financiero señaladas en los artículos 16° y 17° de la Ley General, el Banco Agropecuario, el Banco de la Nación, el Fondo de Garantía para la Pequeña Industria – FOGAPI, las Administradoras de Fondos de Pensiones, la Corporación Financiera de Desarrollo – COFIDE, y las Cooperativas de Ahorro y Crédito no autorizadas a operar con recursos del público.

4. DECLARACIÓN JURADA DE ORIGEN DE FONDOS Asimismo, la unidad orgánica responsable deberá solicitar al cliente una declaración jurada de origen de fondos conforme al Formulario Nº 005-SPLAFMV-Origen de los fondos persona natural o el Formulario Nº 006-SPLAFMV-Origen de los fondos persona jurídica, según corresponda. El colaborador responsable deberá registrar la información declarada y adjuntar al SEPLAFT el formulario debidamente suscrito por el cliente. La declaración jurada de origen de fondos se solicitará en los siguientes casos: a) Venta de cartera b) Amortización y/o cancelación anticipada de préstamos de la cartera de créditos

proveniente de CONEMINSA y Empresas del Sistema Financiero en Liquidación. c) Constitución de fideicomisos con terceros y sin la participación de COFIDE. d) Subasta y/o venta de bienes muebles. e) Subasta y/o venta de bienes inmuebles. f) Desembolso del BFH contra la presentación del certificado de finalización de obra,

en sus tres modalidades de aplicación (Construcción en Sitio Propio, Mejoramiento de Vivienda y Adquisición de Vivienda Nueva). En este caso, se deberá añadir a la declaración un anexo con el detalle de los GFB vinculados a la operación.

g) Comisión de gestión por la realización de concursos públicos para la adjudicación de terrenos para el desarrollo de proyectos, proyectos especiales o megaproyectos.

h) Los depósitos que efectúen las personas naturales o jurídicas con carácter de oblaje en las ventas de bienes muebles e inmuebles

Los Formularios se registrarán en el SEPLAFT a más tardar en la fecha de registro de la operación.







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5. CONSERVACIÓN DEL REGISTRO DE OPERACIONES DEL SPLAFT

Las unidades orgánicas del Fondo MIVIVIENDA con contacto directo con el cliente deberán mantener el Registro de Operaciones del SPLAFT en forma precisa y completa a partir del día en que se realizó la operación y por un plazo de diez (10) años, el cual debe estar a disposición de los órganos jurisdiccionales y autoridades competentes conforme a ley.

6. RELACIÓN DE OPERACIONES EN EFECTIVO (ROPE) La Gerencia de Finanzas, a través del Departamento de Tesorería, deberá remitir trimestralmente al Oficial de Cumplimiento la relación de las operaciones en efectivo que se hayan registrado en el Registro de Operaciones del SPLAFT de todas las unidades orgánicas señaladas en el presente numeral. Para tal efecto, se considera operación en efectivo, todas aquellas que en el desarrollo del giro ordinario de los negocios de los clientes, involucren entrega o recibo de dinero en billetes o en monedas, nacional o extranjera al o por parte del Fondo MIVIVIENDA. El Fondo MIVIVIENDA a través de la Oficina de Tecnologías de la Información y con el apoyo de la Oficialía de Cumplimiento, remitirá a la Superintendencia dentro de los plazos establecidos, el Registro de Operaciones (RO) y la Relación de Operaciones en Efectivo (ROPE) a través del aplicativo “Submódulo de Captura y Validación Externa (SUCAVE), según las indicaciones contenidas en las normas dispuestas por la Superintendencia.

CAPÍTULO VI

PROCEDIMIENTO DE EXCLUSIÓN DEL REGISTRO DE OPERACIONES DEL SPLAFT

1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1.1 Establecer el procedimiento para excluir a determinados clientes del Registro de

Operaciones del SPLAFT. 1.2 Establecer la responsabilidad, plazos y condiciones para la exclusión de clientes

del Registro de Operaciones del SPLAFT.







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2. FORMALIDADES 2.1 La Gerencia General dirigirá la solicitud de exclusión de un cliente del Registro de Operaciones del SPLAFT al Oficial de Cumplimiento, con copia a Gerencia Legal y a la Gerencia de la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente. 2.2 La Gerencia de la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente en la etapa en la que se solicite su exclusión, en un plazo de cinco (05) días de recibida la solicitud de la Gerencia General, evaluará el buen criterio para excluir al cliente del Registro de Operaciones, teniendo en cuenta su perfil de riesgo de LA/FT y siempre que además de las causales descritas en el Manual del SPLAFT cumpla con las condiciones siguientes: a) Tener por lo menos dos (02) años como cliente en el Sistema Financiero y un año

en el Fondo MIVIVIENDA. b) Realizar operaciones con cierta frecuencia que superen los mínimos requeridos

para el Registro de Operaciones del SPLAFT. c) Ser residentes en el país. Realizada la evaluación, la Gerencia de la unidad orgánica remitirá su informe favorable a la Gerencia Legal acompañando los documentos que acrediten el cumplimiento del procedimiento de conocimiento del cliente. No se proseguirá con el procedimiento en caso que de la evaluación de la Gerencia de la unidad orgánica se establezca que no se cumplen con las causales o condiciones para la exclusión del cliente del Registro de Operaciones. 2.3 La Gerencia Legal, en un plazo de cinco (05) días de recibida la opinión favorable de la Gerencia de la unidad orgánica, verificará que el conocimiento suficiente, actualizado y debidamente justificado del cliente permite considerar que sus actividades son lícitas. 2.4 En un plazo de cinco (05) días de recibidos los informes favorables de la Gerencia de la unidad orgánica y de la Gerencia Legal, el Oficial de Cumplimiento aprobará o no la exclusión del cliente del Registro de Operaciones, para lo cual contará con la asistencia del Comité de Cumplimiento. La decisión será comunicada a la Gerencia General y a la Gerencia de la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente dentro del plazo para la aprobación. El Oficial de Cumplimiento comunicará al Presidente del Directorio la relación de clientes excluidos en los Informes Trimestrales y al Directorio en los Informes Semestrales.







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2.5 La aprobación de la exclusión del cliente se registrará en el SEPLAFT a través del Formulario Nº 011-SPLAFMV-Exclusión del Registro de Operaciones del SPLAFT. El Formulario deberá contener un resumen de las opiniones favorables emitidas por la Gerencia Legal y la Gerencia de la unidad orgánica y encontrarse debidamente suscrito por las áreas intervinientes, conforme al formato aprobado por el presente Manual. 2.6 El Modelo del Sistema de Información y el Manual de Usuario del SEPLAFT establecerán las demás características, requisitos y condiciones para el adecuado llenado y conservación del mencionado registro. 2.7 A partir de la aprobación de la exclusión del cliente no se generará el registro de las operaciones del cliente en el Registro de Operaciones.

Flujograma Nº 13: Procedimiento de exclusión del Registro de Operaciones

3. REGISTRO DE CLIENTES EXCLUIDOS El Registro de Clientes Excluidos del Registro de Operaciones está conformado por los Formularios Nº 011-SPLAFMV-Exclusión del Registro de Operaciones del SPLAFT originados para cada cliente excluido del Registro y por la relación de clientes excluidos que conservará el Oficial de Cumplimiento.

INICIO

GERENCIA GENERAL

1. Solicita la exclusión de un cliente del ROP

UNIDAD ORGÁNICA

5 días

GERENCIA LEGAL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

FIN

2. Evaluación de los criterios para la

exclusión

InformeSolicitud

5 días

3. Verificación de la licitud de las actividades

del cliente

Informe

5 días

4. Aprobación o no de la exclusión







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Cada seis (06) meses, el Oficial de Cumplimiento revisará los criterios y la información que llevaron a tomar la decisión de exclusión del cliente del Registro de Operaciones. La revisión será registrada en un nuevo Formularios Nº 011-SPLAFMV-Exclusión del Registro de Operaciones del SPLAFT. El Registro de Clientes Excluidos del Registro de Operaciones y los documentos que justificaron su exclusión deben estar a disposición de la Superintendencia, cuando así lo requiera.

CAPÍTULO VII

PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y COMUNICACIÓN DE OPERACIONES INUSUALES

1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1.1 Establecer los criterios generales para la identificación de operaciones inusuales. 1.2 Establecer las unidades orgánicas responsables de la identificación, evaluación,

registro y comunicación de operaciones inusuales 1.3 Establecer los canales de comunicación y registro de las operaciones inusuales.

2. CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE OPERACIONES INUSUALES En términos generales, son operaciones inusuales aquellas operaciones realizadas o que se pretenda realizar: a) Cuya cuantía, características particulares y periodicidad no guardan relación con la

actividad económica del cliente. b) Salen de los parámetros de normalidad vigentes en el mercado c) No tienen un fundamento legal evidente. Para la identificación de operaciones inusuales, los colaboradores del Fondo MIVIVIENDA tomarán en cuenta las señales de alerta descritas en el Anexo Nº 01 del presente Manual. Las señales de alerta permiten identificar comportamientos particulares de los clientes o situaciones atípicas relacionadas con las operaciones del Fondo MIVIVIENDA que podrían encubrir operaciones de lavado de activos, de financiamiento del terrorismo o situaciones ilegales. No obstante, se debe tomar en cuenta que no todas las operaciones inusuales son operaciones vinculadas al lavado de activos, al financiamiento del terrorismo o a situaciones ilegales.







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3. ÚNIDADES ORGÁNICAS RESPONSABLES Las siguientes unidades orgánicas son responsables de la identificación, evaluación, registro y comunicación de operaciones inusuales respecto de los clientes que se enumeran: 3.1 Gerencia de Operaciones:

a) Clientes compradores en la venta de carteras provenientes de CONEMINSA y

de empresas del sistema financiero en liquidación. b) Clientes en la amortización de créditos provenientes de CONEMINSA y de

empresas del sistema financiero en liquidación. c) Clientes en las cancelaciones anticipadas de créditos provenientes de

CONEMINSA y de empresas del sistema financiero en liquidación. d) Promotores y Entidades Técnicas en los desembolsos del BFH y las

transferencias de los ahorros a su favor. e) IFIs en los pre-pagos o cancelaciones anticipadas de los recursos transferidos

para el otorgamiento del Nuevo Crédito Mí Vivienda, crédito Mis Materiales, crédito Mi Construcción, Crédito Complementario Techo Propio y cualquier otro de naturaleza similar.


a) Clientes en la subasta pública y/o venta directa de inmuebles. b) Clientes en el pago de las comisiones de gestión derivadas de concursos

públicos para la adjudicación de terrenos. c) Personas que presenten oblajes en concursos públicos y adjudicaciones para

la adquisición de bienes inmuebles. d) Clientes en la constitución de fideicomisos.

3.3 Gerencia de Administración

a) Clientes en la subasta pública y/o venta de bienes muebles. b) Proveedores en la compra de bienes y/o contratación de servicios. c) Las personas que presenten oblajes en concursos y adjudicaciones para la

adquisición de bienes muebles.

4. EVALUACIÓN, REGISTRO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN DE OPERACIONES INUSUALES Dentro de los quince (15) días de establecido el criterio para calificar una operación como inusual, la unidad orgánica responsable procederá a:







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a) Evaluar las características, fechas y condiciones en las que se llevó o se pretendió llevar a cabo la operación.

b) Evaluar la información del cliente, su perfil de riesgo de LA/FT y patrón transaccional en tanto sea posible.

c) Aplicar, de acuerdo a su buen criterio, medidas de debida diligencia adicionales a fin de lograr una mayor certeza respecto de la calificación de la operación como inusual.

d) Acopiar todos los documentos que sean necesarios para justificar la calificación de la operación como inusual.

Dentro de los cinco (05) días siguientes de ejecutadas las actividades antes enumeradas, el colaborador que haya identificado la operación inusual completará el Formulario Nº 012-SPLAFMV-Registro de Operaciones Inusuales en el SEPLAFT adjuntando copia de todos los documentos que sustentan la comunicación. Por excepción, el colaborador podrá comunicar su hallazgo al Oficial de Cumplimiento a través de medios físicos o el correo electrónico institucional, adjuntando la documentación sustentatoria correspondiente. El Modelo del Sistema de Información y el Manual de Usuario del SEPLAFT establecerán las demás características, requisitos y condiciones para el adecuado llenado y conservación del mencionado registro.







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Flujograma Nº 14: Procedimiento para la identificación y comunicación de operaciones inusuales de los clientes

5. COMUNICACIÓN DE OPERACIONES INUSUALES RELACIONADAS CON LA CONDUCTA DE LOS COLABORADORES DEL FONDO MIVIVIENDA La comunicación de una conducta inusual relacionada con un colaborador del Fondo MIVIVIENDA, se hará directamente al Gerente o Jefe del Departamento de Recursos Humanos o Departamento de Logística, a través de medios físicos o a través del correo electrónico institucional dentro de los cinco (05) días de identificada la conducta inusual. La comunicación debe contener como mínimo:

6. Comunicación al Oficial de Cumplimiento

INICIO

UNIDAD ORGÁNICA

FIN

1. Identificación de criterios para evaluar operaciones inusuales o

identificación de señales de alerta

Calificación

positiva

OFICIALÍA DE CUMPLIMIENTO

7. Evaluación de la operación

Sospechosa

8. Archivo

9. ROS

No Si

30 días

Archivo

NoSi

2. Evaluación de las características, fechas y

condiciones de la operación.

3. Evaluación de la información, el perfil de riesgo de LA/FT y

patrón transaccional del cliente

4. Aplicación de medidas de debida diligencia reforzada

5. Acopio de documentos

15 días

Formulario Nº 012-SPLAFMV-Registro de operaciones inusuales,

medios físicos o correo electrónico

Documentos sustentatorios

5 días







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a) Nombres y apellidos del colaborador respecto del cual se comunica la operación inusual.

b) La enumeración ordenada de los hechos y/o circunstancia que llevan a efectuar la comunicación.

Dentro de los quince (15) días de recibida la comunicación, el Departamento de Recursos Humanos o el Departamento de Logística, según corresponda verificará la identidad y el alto nivel de integridad de los colaboradores tomando en cuenta los criterios establecidos para el conocimiento del colaborador. El resultado de la verificación será puesto en conocimiento del Oficial de Cumplimiento para que proceda a verificar las operaciones en las que haya participado el colaborador como parte de su labor en el Fondo MIVIVIENDA y determinar si alguna de ellas resulta ser sospechosa susceptible de ser reportada a la UIF-Perú. Para tal efecto la unidad orgánica de procedencia del colaborador evaluado deberá proporcionar la información que le solicite la Oficialía de Cumplimiento, bajo responsabilidad.







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Flujograma Nº 15: Procedimiento para la identificación y comunicación de operaciones inusuales relacionadas con la conducta de los colaboradores

3. Comunicación de operación inusual

INICIO

UNIDAD ORGÁNICA

4. Verificación de la identidad y alto nivel de

integridad de los colaboradores

5. Comunicación al Oficial de Cumplimiento

FIN

1. Identificación de comportamiento inusual

Calificación

positiva

5 días

15 días

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS / LOGÍSTICA

OFICIALÍA DE CUMPLIMIENTO

6. Evaluación de la información

Sospechosa

7. Archivo

8. ROS

No Si

30 días

2. Archivo

NoSi







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CAPITULO VIII PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

DEL SPLAFT


1.1. Asegurar que la información vinculada con el SPLAFT pueda ser conservada sin

riesgo de pérdida o de uso indebido por el tiempo que la Ley establece. 1.2. Establecer en términos generales la información del SPLAFT que la Oficina de

Tecnologías de la Información deba centralizar y asegurar. 1.3. Establecer los procedimientos que relacionarán las actividades sujetas a control

por el SPLAFT y la base de datos controlada por la Oficina de Tecnologías de la Información.

2. AUTOMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

El SEPLAFT estará integrado por módulos que recogen la información definida en los formularios del SPLAFT, la Oficina de Tecnologías de la Información creará pantallas para el registro de la información de cada formulario. Sólo el Oficial de Cumplimiento podrá tener acceso completo a todos los módulos que integran el SEPLAFT. Las demás Gerencias y Oficinas del Fondo MIVIVIENDA tendrán acceso a los módulos respecto de los cuales deben generar información. 2.1 Módulo del Conocimiento del Cliente

Permitirá el registro de la información definida en: a) Formulario Nº 001-SPLAFMV-Cliente persona natural. b) Formulario Nº 001-A-SPLAFMV-Anexo representantes. c) Formulario Nº 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica. d) Formulario Nº 003-SPLAFMV-Verificación persona natural. e) Formulario Nº 004-SPLAFMV- Verificación persona jurídica. f) Formulario Nº 005-SPLAFMV-Origen de los fondos persona natural. g) Formulario Nº 006-SPLAFMV- Origen de los fondos persona jurídica. h) Formulario Nº 007-SPLAFMV-Sujeto obligado persona natural. i) Formulario Nº 008-SPLAFMV- Sujeto obligado persona jurídica.

2.2 Módulo del Conocimiento del Colaborador

Permitirá el registro de la información definida en el Formulario Nº 009-SPLAFMV-Conocimiento del colaborador.







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2.3 Módulo del Registro de Operaciones Permitirá el registro de la información definida en:

a) Formulario Nº 010-SPLAFMV-Registro de Operaciones del SPLAFT. b) Formulario Nº 011-SPLAFMV-Exclusión del Registro de Operaciones del

SPLAFT.

2.3 Módulo de Operaciones Inusuales Permitirá el registro de la información definida en el Formulario Nº 012-SPLAFMV-Registro de operaciones inusuales.

3. CONSERVACIÓN Y DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN El registro de las operaciones y toda la información que genere el SPLAFT será conservada por diez (10) años; al efecto se utilizarán los medios físicos e informáticos que se encuentren al alcance del Fondo MIVIVIENDA. La Oficina de Tecnologías de la Información mantendrá una copia de seguridad del Registro de Operaciones del SPLAFT al final de cada trimestre, que se compendiará en periodos de cinco (5) años, procedimiento que deberá estar acorde con el Plan de Seguridad de Información exigido por la Superintendencia. La copia de seguridad del último quinquenio deberá estar a disposición de la Superintendencia y del Ministerio Público, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas hábiles de ser requerida.

DISPOSICIONES FINALES

Primera.- El Oficial de Cumplimiento podrá adecuar y/o actualizar el contenido de los formularios de registro previstos en el presente Manual y en el Manual del SPLAFT, de acuerdo a las necesidades y requerimientos que demande la operatividad del SPLAFT del Fondo MIVIVIENDA o lo disponga la Superintendencia, sin perjuicio de dar cuenta de ello al Directorio.

Segunda.- Con la entrada en vigencia del presente Manual quedarán sin efecto el Manual de Procedimientos del SPLAFT aprobado por Acuerdo de Directorio N° 01-21D-2011 del 14 de setiembre de 2011.

Manual de procedimientos la Prevenci n del Lavado de ... · Procedimiento aplicable en caso de...

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