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Jalapa, Marzo de 2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MINI MUNI

ACTA NO. 57-18-08-2014, PUNTO DECIMO, INCISO R). ANEXO AL REGLAMENTO

VERSION 1.0 MUNICIPALIDAD DE JALAPA

ii

DIRECTORIO:

HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL

ADMINISTRACIÓN 2012-2016

Elmer Leonidas Guerra Calderón

Alcalde Municipal

Presidente del Concejo Municipal, Jalapa, Jalapa

COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y

PARTICIPACION CIUDADANA

Jorge Eduardo Godoy Morales

Presidente de Comisión

Mariano Rafael Lemus Portillo

Vicepresidente de Comisión

Se adhiere:

Marco Antonio García Hernández

iii

EQUIPO TÉCNICO

Luis Enrique Sandoval Menéndez

Gerente Municipal

Daniel Camposeco

Jefe de Recursos Humanos a.i.

Virgilio Mazariegos

Director Municipal de Planificación

Hilda Teresa Lucero Campos de Vásquez

Directora de Administración Financiera Integrada Municipal

Marcos Adán Marroquín

Director Municipal de Servicios Públicos y Transporte

Astrid Maribel Lucero

Gerencia de Programas Sociales y Fortalecimiento del poder local

Daniel Méndez

Director Municipal de la Policía Municipal de Tránsito

v

Contenido DIRECTORIO: ............................................................................................................................................... ii

COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA

.................................................................................................................................................................... ii

EQUIPO TÉCNICO ....................................................................................................................................... iii

PRESENTACIÓN: .......................................................................................................................................... 1

MARCO JURÍDICO: ....................................................................................................................................... 2

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA: .................................................................. 2

CÓDIGO MUNICIPAL: .............................................................................................................................. 2

ACUERDOS MUNICIPALES ....................................................................................................................... 3

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. ................................... 3

Misión: ........................................................................................................................................................ 4

Visión: ......................................................................................................................................................... 4

ORGANIZACIÓN ........................................................................................................................................... 5

PROCEDIMIENTOS: ...................................................................................................................................... 6

ANEXOS: .................................................................................................................................................... 18

a. Acuerdos de Creación ................................................................................................................... 18

b. Reglamento Interno ..................................................................................................................... 18

1

PRESENTACIÓN:

Dentro de las prioridades de la administración 2012-2016 se encuentra la

“Desconcentración de los Servicios Municipales” para facilitar el acceso de los mismos a la

población jalapaneca y “Fortalecimiento Institucional” por ello se encomendó a la

Gerencia Municipal a diagnosticar, elaborar y proporcionar a cada una de las Oficinas

Municipales las herramientas administrativas necesarias que le permita a cada uno de los

empleados municipales cumplir sus funciones, pero sobre todo que les permitan brindar

una atención al vecino jalapaneco con: Cortesía, Eficiencia y Empatía.

Cortesía; porque merecemos un trato amable, cálido y cortés, siempre con una sonrisa y

un saludo fraternal.

Eficiencia; porque nos debemos a quienes nos visitan y requieren que nuestros servicios

se realicen de una manera ágil y oportuna, facilitando las gestiones de los vecinos.

Y con Empatía, porque todos como jalapanecos necesitamos que nos atiendan en otras

circunstancias, y por ello debemos tratar a quienes nos busquen de la misma manera con

que queremos ser tratados.

A continuación me permito presentarles el Manual de Procedimientos de las Mini Muni;

ubicadas en los edificios municipales, como: Terminal Nueva, PMT y las que ha futuro

previamente autorizadas por el Concejo Municipal, sean aperturada dentro del municipio

de Jalapa; para el cumplimiento de sus objetivos, así como el Reglamento Interno que

regulan sus acciones.

Atentamente,

Prof. Elmer Leonidas Guerra Calderón

Alcalde Municipal

2

MARCO JURÍDICO:

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA:

Artículo 253. Autonomía Municipal. Los municipios de la República de Guatemala, son

instituciones autónomas. Entre otras funciones les corresponde:

a. Elegir a sus propias autoridades.

b. Obtener y disponer de sus recursos y;

c. Atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su jurisdicción y

el cumplimiento de sus fines propios.

Artículo 254. Gobierno Municipal. El gobierno municipal será ejercido por un concejo

el cual se integra con el alcalde, los síndicos y concejales, electos directamente por

sufragio universal y secreto para un período de cuatro años pudiendo ser reelectos.

CÓDIGO MUNICIPAL:

Artículo 34. Reglamentos Internos. El Concejo Municipal emitirá su propio reglamento

interno de organización y funcionamiento, los reglamentos y ordenanzas para la

organización y funcionamiento de sus oficinas, así como el reglamento de personal,

reglamento de viáticos y demás disposiciones que garanticen la buena marcha de la

administración municipal.

Artículo 35. Atribuciones generales del Concejo Municipal. Son atribuciones del

Concejo Municipal:

i) La emisión y aprobación de acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales.

j) La creación, supresión o modificación de sus dependencias, empresas y unidades

de servicios administrativos, para lo cual impulsará el proceso de modernización

tecnológica de la municipalidad y de los servicios públicos municipales o

comunitarios, así como la administración de cualquier registro municipal o público

que le corresponda de conformidad con la ley.

K) Autorizar el proceso de desconcentración del gobierno municipal, con el

propósito de mejorar los servicios y crear los

órganos institucionales necesarios, sin perjuicio de

3

la unidad de gobierno y gestión de la administración municipal.

ACUERDOS MUNICIPALES

Acuerdo de Aprobación de Creación Mini Muni Terminal Nueva; según Acta No. 11-10-02-

2014;

Acuerdo de Aprobación de Creación Mini Muni PMT; según Acta No.

Acuerdo de Aprobación de Reglamento Interno Mini Muni aprobado por el Honorable

Concejo Municipal en acta No. 57-18-08-2014, PUNTO DECIMO, INCISO R).

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS.

La Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas, señala que es el órgano rector del

control gubernamental; y que en ese contexto, es el responsable de normar el Control

Interno y Externo Gubernamental.

Congruente con esa función y responsabilidad institucionales, tanto el Decreto 101-97 del

Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, en el artículo 1, inciso f, numeral

II, como el Decreto 114-97, también del Congreso de la República, Ley del Organismo

ejecutivo, en el artículo 24, se responsabiliza a la autoridad superior de todos los entes

públicos, de promover, organizar y fortalecer el control interno, con base en las normas

generales, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.

NORMA NO. 1. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL

Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución sujeta

a la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas, independientemente de su

magnitud y de los sistemas en funcionamiento.

Las normas de aplicación general se refieren a: filosofía de control interno, estructura de

control interno, rectoría del control interno, funcionamiento de los sistemas, separación

de funciones, tipos de controles, evaluación del control interno y archivos.

1.10 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de

manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las

diferentes actividades de la entidad.

4

Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan

manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y

aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo.

Misión:

Garantizar las condiciones que permitan incrementar el desarrollo local, brindando

mejores servicios e impulsando la participación ciudadana en el municipio.

Visión:

Hacer de Jalapa un municipio moderno, en armonía con el medio ambiente, que

permita brindar seguridad y una vida digna, sustentable y sostenible a sus

habitantes.

5

ORGANIZACIÓN

Alcalde Municipal

Gerente Municipal

Dirección Servicios Públicos

Dirección Financiera

(Receptoría)

MINI MUNI

Dirección Municipal de

Planificación (IUSI)

6

PROCEDIMIENTOS:

7

MUNICIPALIDAD DE JALAPA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

MINI MUNI

Identificación PRP-MINI MUNI-001 1ª. Edición Febrero 2014

Nombre del

Procedimiento:

ATENCION AL VECINO EN VENTANILLA

Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino o

contribuyente se presente a las ventanillas de recepción de pagos a realizar

el pago de tasas y arbitrios.

Objetivo: Descentralizar los servicios municipales y acercarlos a la comunidad

Tiempo Estimado: 5 minutos Frecuencia: diaria

Número Actividad Responsable

1

Se presenta en ventanilla a realizar el pago respectivo

(Agua, Luz, Arbitrio, etc.)

Vecino

2

Verifica información en el Sistema de Servicios GL,

ingresando previamente la Clave del Servicio

Receptor

3

Indica al vecino, el monto total a cancelar, recibe el

dinero y opera en el sistema

Receptor

4

Entrega original del Recibo 7-B; verificando el nombre

del contribuyente y el monto cancelado

Receptor

5 Recibe el comprobante de Pago

Vecino

6

Al final del día, realiza procedimiento de Cuadre y

verificación de efectivo y entrega al Encargado de la

Mini Muni

Receptor

7 Realiza cuadre y coordina traslado de efectivo Encargado de Mini Muni

NORMAS:

1. El monto de efectivo debe ser exactamente del mismo monto que refleje el reporte de cuadre final.

2. Si existiera diferencia en efectivo con el reporte de cuadre, deberá proceder: Si es faltante el

8

receptor debe reponer inmediatamente el dinero. Si es sobrante, se deberá operar un recibo por

concepto de ingresos varios.

3. La clave de acceso al sistema es de uso personal e intransferible, es responsabilidad del usuario el

mal uso que se haga del mismo.

4. No es permitido el uso de teléfono celular en el periodo de atención al vecino.

5. No es permitido atender asuntos personales previamente a atender a los vecinos.

DOCUMENTOS:

1. Recibo 7-B

9

PRP-MINI MUNI-001 PROCEDIMIENTO ATENCION EN VENTANILLA

VECINORECEPTOR

TESORERIA Y/O EMPRESA ELECTRICA

ENCARGADOFa

se

Inicio

Se presenta en ventanilla con su ultimo recibo de

pago

Verifica información en el sistema e indica el monto

pendiente de pago

Opera el pago y recibe el dinero

Vecino recibe su recibo de pago

FIN

Al final del Día, realiza cuadre y

entrega de efectivo

Coordina con el Cajero General la

entrega del dinero o el deposito

FIN

Agua, Luz, Boletos de ornato, arbitrios, Multas de transito, etc.

10



MINI MUNI


Nombre del

Procedimiento: ATENCION DE SERVICIOS PÚBLICOS

Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino

requiera de algún servicio básico municipal,

Objetivo: Descentralizar los servicios municipales y acercarlos a la comunidad.



1

Se presenta a las oficinas a requerir información para

requerir de algún servicio público municipal, como:

Servicio de Agua, drenaje, Licencia de Construcción,

Licencia de Comercio, entre otros.

Vecino

2 Brinda información sobre requisitos que debe cumplir Auxiliar de Servicios Públicos

3

Si tiene dudas sobre ampliar información se comunica

con el encargado de la Oficina Municipal, de las oficinas

centrales

Auxiliar de Servicios Públicos

4

Si el vecino queda satisfecho y cumple con los

requisitos, completa la solicitud y el expediente

requerido

Vecino

5 Escanea la documentación y la envía por correo

electrónico a oficinas centrales Auxiliar de Servicios Públicos

6 Recibe la información y gestiona la autorización o el

trámite correspondiente Servicios Públicos (Central)

7 Envía Resolución de aprobado o improbado Servicios Públicos (Central)

8 Recibe la Resolución y notifica al vecino Auxiliar de servicios Públicos

Mini Muni

9 Recibe información y realiza el pago correspondiente Vecino

NORMAS:

1. El personal de la Mini Muni, debe requerir aprobación o no, del Encargado de la oficina municipal

respectiva.

2. No retener expedientes originales por ningún motivo.

3. Informar al vecino cada etapa de su gestión.

4. El encargado de la mini Muni debe velar por la eficiencia y eficacia de las gestiones.

5. Requerir expediente completo para gestionar la solicitud.

DOCUMENTOS:

1. Formulario de solicitud del servicio requerido.

2. Volantes conteniendo requisitos de los servicios.

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PRP-MINI MUNI-002 PROCEDIMIENTO PARA ATENCION DE SERVICIOS PUBLICOS

VECINOAUXILIAR DE

SERVICIOS PUBLICOS MINI MUNI

SERVICIOS PUBLICOS CENTRAL

Fase

Inicio

Vecino se presenta a solicitar o

Gestionar Servicios Publicos

Brinda información y entrega volante de

Requisitos

Tiene dudas

Se comunica por chat con el

Encargado de la Oficina Municipal

responsable

Envia la Solicitud a traves de Correo

Electrónico

Recibe solicitud y gestiona

Al tener Resolución informa a la MINI

MUNI enviando por correo la

información

Recibe información y notifica al vecino

Vecino recibe notificación y realiza

los pagos correspondientes

FIN

SI

NO

Oficina Municipal de Comercio;Oficina Municipal de Transporte;Oficina Municipal de Agua;Oficina Municipal de ConstrucciónOtras oficinas

12



MINI MUNI


Nombre del

Procedimiento:

ATENCIÓN DE SERVICIOS DE SECRETARÍA MUNICIPAL


requiera de algún servicio o trámite en secretaría municipal, Alcalde

Municipal o con el Concejo Municipal.




1 Se presenta a requerir audiencias, certificaciones u otro

trámite específico de Secretaría Municipal Vecino.

2 Elabora solicitud o completa formulario y requiere

firma del vecino Auxiliar de Secretaria

3 Envía a Secretaria Municipal el requerimiento, por

medio de correo electrónico Auxiliar de Secretaría

4 Recibe información y tramita lo requerido Auxiliar de Secretaría Municipal

5 Informa a Mini Muni sobre el estado de la solicitud Auxiliar de Secretaría Municipal

6 Recibe documentos solicitados y notifica al vecino para

su entrega Auxiliar de Secretaría

7 Recibe documentos solicitados Vecino

NORMAS:

1. El personal de la Mini Muni, debe requerir aprobación o no, del Secretario Municipal.

2. Al finalizar el día debe enviar las solicitudes originales a Secretaria Municipal, No retener

expedientes originales por ningún motivo.

3. Informar al vecino cada etapa de su gestión.

4. El encargado de la mini Muni debe velar por la eficiencia y eficacia de las gestiones.

5. Toda solicitud debe ir respaldada con firme e identificación del vecino solicitante.

DOCUMENTOS:



13

PRP-MINI MUNI-003 PROCEDIMIENTO DE SERVICIOS DE SECRETARIA MUNICIPAL

VECINO AUXILIAR DE SECRETARIASECRETARIA MUNICIPAL

Fase

Inicio

El vecino se presenta a requerir

un servicio Municipal

Elabora solicitud, requiere firma del vecino y el pago correspondiente

Envía solicitud a Secretaria Municipal

por correo electrónico

Recibe solicitud escaneada y la

tramita

Al día siguiente envía la original a la Mini Muni para ser

entregada

Recibe documentos y notifica al vecino

que pase a recogerla

Recibe documento

FIN

Certificaciones de:HonorabilidadRecomendaciónResidencia

Solicitudes de:Aut. De fierroMatriculasCertificaciones extemporaneas

Se entregará en 24 horas

14



MINI MUNI


Nombre del

Procedimiento: ATENCIÓN DE SERVICIOS EN EL IUSI


requiera inscribir su propiedad en el registro del IUSI, o desee realizar el

pago correspondiente.




1 Se presenta a ventanilla del IUSI a realizar sus

operaciones de Inscripción o pago Vecino

2 Informa al vecino sobre los requisitos que debe cumplir

para la inscripción y completa solicitud Auxiliar del IUSI

3 Completa el expediente Vecino

4 Verifica expediente y envía documentos por correo

electrónico para su registro Auxiliar del IUSI

5 Recibe información y registra en el sistema Encargado del IUSI (Central)

6 Notifica por correo

Encargado del IUSI (Central)

7 Recibe información del registro en el sistema, opera la

tarjeta de cuenta corriente y emite orden de pago Auxiliar del IUSI

8 Pasa a ventanilla de Tesorería a realizar el pago Vecino

NORMAS:

1. El auxiliar de Iusi en la Mini Muni, contará con acceso al sistema con perfil de Gestor.

2. Los registros, notas de débito y crédito, y otros solamente serán realizados en oficinas centrales.

3. Todo expediente original debe ser remito a oficinas centrales.

4. Para cuando el vecino solamente requiera realizar el pago, debe emitir la orden de pago. (inciso 7 y

8)

5. Para las inscripciones debe estar plenamente comunicado con oficinas centrales.

DOCUMENTOS:



15

PRP-MINI MUNI-004 PRODECIMIENTO PARA ATENCION EN EL IUSI

VECINO AUXILIAR DEL IUSI IUSI CENTRALFa

se

Inicio

Se presenta a realizar operaciones

de IUSI

PARA REGISTRO DE PROPIEDAD,

completa formulario de

solicitudY envia por correo a

IUSI CENTRAL

Recibe solicitud y opera en el sistema.

Notifica por correo electrónicoApertura cuenta

corriente y emite orden de pago

Realiza pago en ventanilla de

Tesoreria

FIN

Registro de Nueva propiedadesOrdenes de pago

16



MINI MUNI


Nombre del

Procedimiento:

GESTIONES DEL PERSONAL ANTE EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS

Procedimiento: El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando un

empleado municipal requiera realizar alguna gestión de asuntos laborales,

ante el Departamento de Recursos Humanos.

Objetivo: Facilitar a los Empleados municipales que no se encuentren en el edificio

municipal a realizar sus gestiones laborales.

Tiempo Estimado: 5 minutos Frecuencia: eventualmente


1 Presenta la solicitud para el goce de su derecho laboral

ante el Encargado de la Mini Muni Empleado Municipal

2 Recibe solitud, pre autoriza y traslada al Departamento

de Recursos Humanos Encargado de Mini Muni

3 Recibe solicitud e informa sobre la Resolución y notifica Departamento de Recursos

Humanos.

4 Recibe Resolución e informa al empleado municipal Encargado de Mini Muni

5 Recibe notificación Empleado municipal

NORMAS:

1. Las gestiones laborales deben basarse en el Pacto Colectivo y la Ley de Servicio Municipal, (entre

otras).

2. Las ausencias, permisos, licencias, etc. Deben coordinarse previamente con el encargado de la Mini

Muni, para posteriormente notificarse al Director Municipal correspondiente.

3. El encargado de la Mini Muni debe velar porque los servicios no queden descubiertos ni cerrados,

se debe brindar servicio en todo momento.

4. El encargado de mini Muni, es el responsable del orden y disciplina del equipo de trabajo.

5. Cualquier acontecimiento debe ser notificado de inmediato al Director Municipal respectivo; y al

Departamento de Recursos Humanos con copia al Alcalde Municipal.

DOCUMENTOS:


17

PRP-MINI MUNI-005 PROCEDIMIENTO PARA GESTIONES DE RECURSOS HUMANOS

EMPLEADO MUNICIPALENCARGADO MINI

MUNIDEPARTAMENTODE

RRHH

Fase

Inicio

Solicita derecho laboral

Recibe solicitud y gestiona antte el Depto. De RRHH

Aprueba?

Emite Resolución o Dictamen y notifica

Recibe notificación e informa

Recibe Respuesta

FIN

SI/NO

Solicitud de VacacionesSolicitud de Permisos

Solicitud de Certificados del IGSSAusencias justificadas

Otros.

18

ANEXOS:

a. Acuerdos de Creación

b. Reglamento Interno

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