MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PRESIDENCIA MUNICIPAL

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE PRESIDENCIA MUNICIPAL

MUNICIPIO DE MAGDALENA, SONORA

PRESIDENCIA

MUNICIPAL CODIGO: MP-PM

HOJA: 1 DE 22

1er. EMISION: 15/05/2008

ACTUALIZACION: 2016

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MUNICIPIO DE MAGDALENA, SONORA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PRESIDENCIA MUNICIPAL

Revisado y Validado por:

Órgano de Control y Evaluación Gubernamental

Lic. Karina Arvizu Romero

Aprobado por:

H. Ayuntamiento de Magdalena, Sonora

Sesión de fecha: 13/12/2016 Acta Número: 21

Acuerdo Número: 159

Elaborado por:

Secretaria de Presidencia C. María Josefina Valle Molina

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ÌNDICE

PAGINA

1. Introducción

4

2. Objetivo

5

3. Marco Jurídico

6

4. Organigrama

7

5. Red de Procesos

8

6. Descripción de Procedimientos

9-22

4

1. Introducción

El presente Manual de Procedimiento tiene como objetivo fundamental servir

de instrumento de apoyo al funcionamiento Institucional, al contener en forma

ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Presidencia

Municipal; orientados a lograr la estandarización de actividades que permitan

mayor eficacia y eficiencia en lo que respecta a la Secretaria de Presidencia,

Secretaria Particular e Imagen y Comunicación Social.

Por lo tanto, el presente manual va dirigido específicamente a los puestos

antes mencionados, con el objeto de tener pleno conocimiento de las actividades a

desarrollar para prestar los servicios que le corresponden a esta Unidad

Administrativa y a la vez, contar con un instrumento de inducción sobre las

funciones inherentes a cada puesto que conforma la estructura de Presidencia

Municipal.

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2. Objetivo

La importancia de los Manuales de Organización es proporcionar a las

dependencias municipales, en una forma detallada, la estructura organizacional

formal expresada a través de la señalización de las funciones, obligaciones y

responsabilidades de los distintos puestos que conforman cada una de las

direcciones del Ayuntamiento, coordinaciones, instancias de procedimientos

administrativos internos, así como aquellas orientadas a la atención ciudadana.

En la medida que se establezca un orden y se delimiten actividades,

responsabilidades y objetivos, se contara con una administración pública más

eficaz, capaz de lograr mejores resultados, bajo criterios de optimización de

recursos.

El alcance del manual de organización garantiza el pleno desarrollo de los

procedimientos que aseguran el cumplimiento del Plan Municipal de Desarrollo, de

los objetivos, metas y estrategias establecidas; así mismo, su diseño permitirá

operar un sistema de seguimiento, evaluación y control de las actividades, tanto de

las rutinarias como de las extraordinarias.

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3. Marco Jurídico

Constitución Política De Los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política Del Estado De Sonora. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios.

Plan de Desarrollo del año 2016.

Reglamento Interior del H. Ayuntamiento de Magdalena, Sonora.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora.

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4. Organigrama

PRESIDENTE MUNICIPAL

ENCARGADA DE COMUNICACION E IMAGEN

AYUDANTE DE COMUNICACION

ENCARGADO DE LOGISTICA

SECRETARIA ASISTENTE

PRESIDENCIA

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5. Red de Procesos

Presidencia Municipal

CODIGO VERSION NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE LA

ULTIMA

ACTUALIZACION

Procedimiento: Administrativo P-01-PM 03 Petición de Audiencia 13 de Febrero de

2014

P-02-PM 03 Registró de Correspondencia

Recibida

13 de Febrero de

2014 P-03-PM 03 Recepción Ejecutiva Federal y/o

Ejecutiva Estatal

13 de Febrero de

2014 P-04-PM 03 Agenda Municipal 13 de Febrero de

2014 Procedimientos: Comunicación e Imagen

P-05-PM 03 Síntesis Informativa 13 de Febrero de

2014 P-06-PM 03 Elaboración de Boletines 13 de Febrero de

2014 Procedimientos: Logística

P-07-PM 03 Logística de Eventos

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6. Descripción de Procedimientos

Procedimiento: Administrativo

P-01-PM

Petición de audiencia

1.-Objetivo:

Dar atención a cada petición de audiencia que se recibe, para estar en contacto

con la ciudadanía ante las problemáticas que se presenten.

2.-Alcance:

A toda la Ciudadanía en general

3.-Responsabilidades:

Secretaria particular

4.-Definición:

Petición de audiencia: Cita de personas para exponer problemática

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5.-Descripción de Actividades

Paso Responsable Descripción de la actividad

1 Ciudadano

1. Solicita y elabora la petición de audiencia

2

Secretario Particular

2. De acuerdo a la petición de audiencia

investiga el grado de avance o la situación

que guarda el asunto que el ciudadano

pretende tratar con el C. Presidente

Municipal.

Acuerda con el C. Presidente Municipal fecha y

hora para la audiencia, en su caso

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3. En caso que el asunto a tratar este en fase

final se turna al ciudadano a la

dependencia que corresponde el asunto.

6.-Referencia a Documentos Relacionados

Libro de firmas

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P-02-PM

Registro de Correspondencia Recibida

1.-Objetivo:

Organizar y entregar correspondencia

2.-Alcance:

Dependencias del H. Ayuntamiento


Secretaria de presidencia: recibir y entregar a la dependencia correspondiente

dicha correspondencia

4.-Definiciones:

Correspondencia: Intercambio de oficios

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1

Secretaria

Recibe documentación de las

dependencias y estampa el sello oficial

indicando fecha , hora y firma de

recibido

2

Registra correspondencia en el

formato correspondiente

3

Turna correspondencia a las

dependencias que correspondan

4

Turna al Secretario Particular la

correspondencia dirigida al C.

Presidente Municipal

5 Secretario Particular

Analiza con el C. Presidente

Municipal la correspondencia

determinando el seguimiento y su

archivo en su caso


Expedientes oficios recibidos

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P-03-PM

Recepción Federal y/Ejecutivo Estatal

1.-Objetivo:

Organización de forma coordinada cada actividad, brindando las facilidades

necesarias a favor de la comunidad

2.-Alcance:

Dependencias del H. Ayuntamiento


Secretaria de presidencia: Recibe comunicado en el que se indican fecha de visita

4.-Definición:

Correspondencia: Intercambio de oficios

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1 Secretaria de Presidencia

Recibe el comunicado en el que

se indican fecha de visita y lugares a

visitar

2 Secretario Particular

Se reúne con el Presidente Municipal y

las dependencias municipales

involucradas para definir las acciones

correspondientes

3 Secretario Particular y Avanzada

Definen rutas de recorrido y audiencias

o eventos en el Municipio

4 Presidente Municipal

Recibe a los titulares y los acompaña en

su visita al Municipio Despide a los

titulares y regresa a sus ocupaciones.


Llegada del personal de avanzada y definición de las actividades a desarrollar.

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P-04-PM

Proceso: Agenda Municipal

1.-Objetivo:

Organizar y calendarizar las actividades cívicas, políticas y sociales

2.-Alcance:

Presidencia Municipal


Secretaria de presidencia: Audiencias y actividades del Presidente Municipal,

integrarlas en la Agenda

4.-Definiciones:

Agenda: Libro o cuaderno en que se anota lo que se ha de recordar

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1

Secretaria de presidencia

Integrar en la agenda audiencias

ciudadanas con el C. Presidente

2 Integrar en la agenda actividades del

Presidente Municipal dentro del Municipio.

3

Integrar en la agenda compromisos con

funcionarios federales y estatales.


Agenda Municipal

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P-05-PM

Síntesis Informativa

1.-Objetivo:

Organizar y calendarizar las actividades cívicas, políticas y sociales

2.-Alcance:

Imagen y Comunicación Social


Imagen y comunicación social, analizar diariamente los diferentes medios de

comunicación de esta Ciudad.

4.-Definiciones:

Síntesis informativa: Resumen

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1 Director de Imagen y Comunicación

Social

Analiza diariamente los diferentes medios

de comunicación

2

Analiza y recorta información más

relevante.


Archivo

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P-06-PM

Elaboración de Boletines

1.-Objetivo:

Dar a conocer a los medios de comunicación las principales actividades realizadas

por la Administración Municipal

2.-Alcance:

Imagen y Comunicación social


Imagen y Comunicación Social, realizar boletines o notas oficiales diariamente,

mismos que son enviados a distintos medios de comunicación

4.-Definiciones:

Boletines: Publicar en radio y Periódicos

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1

Director de Imagen y Comunicación

Social

Asistir a los eventos públicos y privados de

la administración Municipal y recolectar

información en las dependencias

2

Elaborar el boletín informativo y enviarlo a

los diferentes medios de comunicación

6.-Referencia a documentos Relacionados

Comunicados

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P-07-PM

Logística de Eventos

1.-Objetivo:

Comprende la puesta en marcha, administración y el correcto funcionamiento de un

emprendimiento, dentro de lo cual se desarrollan estrategias de coordinación y

planificación. Es decir, pone en juego medios y métodos que se consideran básicos y

necesarios para llevar a cabo de manera eficiente la actividad de la organización.

2.-Alcance:

Ayuntamiento en General.


Encargado de Logística.- Asegurar un proceso logístico para la Organización de

carácter integrado, quesea gestionado centralizadamente, coordinar y ejecutar las

acciones necesarias para prestar el apoyo en el funcionamiento interno del

Ayuntamiento, en los diferentes eventos, comunicaciones e infraestructura,

conforme a los recursos asignados.

4.-Definiciones:

Logística. Conjunto de los medios necesarios para llevar a cabo un fin determinado

de un proceso.

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5.-Descripcion de Actividades

Paso Descripción de la actividad Descripción de la actividad

1

Encargado de Logística

Solicitud y/o Invitación a Reunión o evento (oficio)

2 Verificar requerimientos

3

Revisar recursos asignados (Sillas, sonido,

agua, lonas, etcétera)

4 Verificar necesidades y desarrollo del evento.


Logística, transporte, recursos, facturas, órdenes, viáticos.

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