MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBGERENCIA DE ... · − DIAGRAMA DE FLUJO − FORMATOS ... RETIRO...

PROCEDIMIENTOS BAÑOS PÚBLICOS 05

MANUAL ADMINISTRATIVO Área Administrativa: Gerencia de Servicios Especializados

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Nombre del Procedimiento:

FIDEICOMISO CENTRAL DE ABASTO DE LA CIUDAD DE MÉXICO ADMINISTRACIÓN GENERAL

11 07 2005

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBGERENCIA DE ESTACIONAMIENTOS, BÁSCULAS Y BAÑOS

(ÁREA DE BAÑOS PÚBLICOS)



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AUTORIZACIONES DEL MANUAL AREA: SUBGERENCIA DE ESTACIONAMIENTOS, BÁSCULAS Y BAÑOS ADSCRIPCIÓN: GERENCIA DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS

ELABORÓ REVISÓ VISTO BUENO

LIC. GABRIEL MUNDO GALLARDO

C. ROBERTO SÁNCHEZ AMEZCUA

LIC. DAVID CHAN HERNÁNDEZ

GERENTE DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN

SUBGERENTE DE ESTACIONAMIENTOS, BÁSCULAS Y BAÑOS

GERENTE DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS

VISTO BUENO VISTO BUENO VISTO BUENO

ING. DAVID GÓMEZ ANDRADE

COORDINADOR DE OPERACIÓN

LIC. ARMANDO J. HAM ALVARADO

COORDINADOR DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO

DR. RAÚL CASTAÑEDA ARCEO

ADMINISTRADOR GENERAL

FECHA: JULIO 11, 2005

SUBGERENCIA DE INGENIERÍA ADMINISTRATIVA



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Í N D I C E PÁGINA

AUTORIZACIONES INTRODUCCIÓN MARCO JURÍDICO PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS:

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DEL MATERIAL DE TRABAJO E INSUMOS PARA EL SERVICIO DE BAÑOS PÚBLICOS DEL FICEDA − OBJETIVO − NORMAS DE OPERACIÓN − DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO − DIAGRAMA DE FLUJO − FORMATOS

PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO DEL SERVICIO DE BAÑOS PÚBLICOS DEL FICEDA − OBJETIVO − NORMAS DE OPERACIÓN − DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO − DIAGRAMA DE FLUJO − FORMATOS

PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DEL SERVICIO DE BAÑOS PÚBLICOS − OBJETIVO − NORMAS DE OPERACIÓN − DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO − DIAGRAMA DE FLUJO − FORMATOS



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PÁGINA

PARA LA RECEPCIÓN, CONTROL Y RESGUARDO DEL EFECTIVO RECAUDADO POR EL SERVICIO DE BAÑOS PÚBLICOS − OBJETIVO − NORMAS DE OPERACIÓN − DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO − DIAGRAMA DE FLUJO − FORMATOS

PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO, RETIRO Y CONTEO DEL EFECTIVO RECAUDADO A TRAVÉS DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DEL SERVICIO DE BAÑOS PÚBLICOS DEL FICEDA (MERCADO DE FLORES Y HORTALIZAS) − OBJETIVO − NORMAS DE OPERACIÓN − DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO − DIAGRAMA DE FLUJO − FORMATOS

PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA A LA EMPRESA DE TRASLADO DE VALORES DEL EFECTIVO RECAUDADO POR EL SERVICIO DE BAÑOS PÚBLICOS DEL FICEDA − OBJETIVO − NORMAS DE OPERACIÓN − DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO − DIAGRAMA DE FLUJO − FORMATOS



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INTRODUCCIÓN



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I N T R O D U C C I Ó N En el marco del Plan de Trabajo de la Administración General esta considerada como una prioridad el mantener vigentes y actualizados los Manuales de Procedimientos, para regular la funcionalidad del Fideicomiso para la Construcción y Operación de la Central de Abasto (FICEDA). Asimismo, se promoverá el uso de instrumentos y técnicas administrativas tendientes a mejorar la calidad de los procesos que llevan a cabo cada una de las áreas que la integran, a través de una definición clara de las normas de operación y de una descripción detallada de las actividades por desarrollar, información sustantiva para el adecuado desempeño de sus actividades. Por tal motivo el presente Manual de Procedimientos tiene la finalidad de proporcionar los lineamientos necesarios para que el personal involucrado desarrolle sus actividades de manera eficiente y oportuna para el bienestar de los participantes y usuarios que acuden diariamente a este centro de acopio y lograr con ello alcanzar los objetivos establecidos por la Administración General. En virtud de lo anterior, dicha operación la deberán considerar: el Gerente de Servicios Especializados, Subgerente de Estacionamientos, Básculas y Baños, Jefe de Supervisores, Supervisores, Cobradores de Baños y Aseadores. Cabe destacar que es responsabilidad del Gerente de Servicios Especializados actualizar como mínimo una vez al año el presente Manual.



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MARCO JURÍDICO



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MARCO JURÍDICO El marco normativo vigente aplicable a la Institución, su organización y su funcionamiento se sujeta a: − Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Artículos 25, 28, 89 Fracción I y 115 LEYES − Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal − Ley de Obras Públicas del Distrito Federal − Ley Federal del Trabajo − Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado − Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito − Ley del Procedimiento Administrativo del Distrito Federal − Ley del ISSSTE − Ley del Seguro Social − Ley del Tribunal Contencioso Administrativo del Distrito Federal − Ley de Desarrollo Urbano del Distrito Federal − Ley de Protección Civil para el Distrito Federal − Ley de Amparo − Ley del Régimen Patrimonial y del Servicio Público del Distrito Federal − Ley para el Funcionamiento de Establecimientos Mercantiles en el Distrito Federal − Ley de Ingresos del Distrito Federal − Ley de Participación Ciudadana del Distrito Federal − Ley del I.V.A. − Ley del I.S.R. CÓDIGOS − Código Civil para el Distrito Federal − Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal − Código Federal de Procedimientos Civiles − Código Penal para el Distrito Federal − Código de Procedimientos Penales para el Distrito Federal − Código de Comercio



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− Código Financiero del Distrito Federal − Código Fiscal de la Federación − Condiciones Generales de Trabajo del Gobierno del Distrito Federal REGLAMENTOS − Reglamento de la Ley de Obras Públicas del Distrito Federal − Reglamento de la Ley de Adquisiciones para el Distrito Federal − Reglamento del Registro Público de la Propiedad − Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal − Reglamento de Zonificación para el Distrito Federal − Reglamento de Anuncios para el Distrito Federal − Reglamento de Tránsito en el Distrito Federal − Reglamento de Mercados − Reglamento de Funcionalidad de Establecimientos Mercantiles y Celebración de

Espectáculos Públicos en el Distrito Federal − Reglamento de la Ley de Protección Civil para el Distrito Federal − Reglamento Interior de la Central de Abasto del Distrito Federal ACUERDOS Y DECRETOS − Decreto que declara de utilidad pública la construcción y establecimiento de una

Central de Abasto para la Ciudad de México, 17-IV-70. D.O. 21-IV-70

− Decreto que desincorpora del dominio público, unos terrenos ubicados en la Delegación Iztapalapa, D.F., facultándose al propio Departamento del Distrito Federal para enajenarlos fuera de remate con la condición y limitación de dominio para que los destine exclusiva y precisamente a la construcción de la Central de Abasto. D.O. 17-IX-70

− Decreto que destina a la Central de Abasto del Distrito Federal al servicio público de

maniobras de carga y descarga, conservación en frío y demás operaciones relativas a la compra-venta al mayoreo y medio mayoreo de mercancías que se indican. D.O. 4-VIII-83.

− Decreto por el que se crea el Comité Mixto de Apoyo a la Comercialización de la

Central de Abasto del D.F. D.O. 20-II-87



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− Acuerdo relativo a los juzgados calificadores de las Delegaciones del Distrito Federal. − Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para el funcionamiento de los

juzgados calificadores a cada una de las Delegaciones del Distrito Federal. CONTRATO Y CONVENIO − Contrato de Fideicomiso Irrevocable celebrado entre el Departamento del Distrito

Federal y Banco Mexicano Somex, S.A., actualmente Banco Santander Mexicano, S.A. (7-VIII-81).

− Convenio de Adhesión por cesión de derechos de bodegas y locales al Fideicomiso

para la Construcción y Operación de la Central de Abasto de la Ciudad de México, D.F.

− Instructivo de Operación para la Central de Abasto del Distrito Federal. D.O. 22-XI-82



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PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS



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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DEL MATERIAL DE TRABAJO E INSUMOS PARA EL SERVICIO DE

BAÑOS PÚBLICOS DEL FICEDA



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OBJETIVO Llevar un eficiente control del material de trabajo e insumos suministrados para el servicio de baños públicos, a fin de conocer el consumo diario y la existencia física.

NORMAS DE OPERACIÓN − Será responsabilidad del Encargado del Almacén de Baños Públicos, verificar que el

material de trabajo e insumos recibido por parte del Proveedor, cumplan con la calidad y garantía comprometidas en la requisición.

− El Encargado del Almacén de Baños Públicos será responsable de supervisar las

áreas de almacenamiento de materiales de trabajo e insumos en los diferentes territorios.

− El Encargado del Almacén de Baños Públicos será el único responsable de entregar

el material de trabajo e insumos al Jefe de Supervisores o Supervisor de turno, una vez recibida la Solicitud de Material de Trabajo e Insumos debidamente elaborado y firmado por el Jefe de Supervisores o Supervisor.

− Será responsabilidad del Encargado del Almacén de Baños Públicos una vez

entregado el material de Trabajo e Insumos recabar en el formato Vale Interno de Salida de Almacén la firma de recibido del Jefe de Supervisores o Supervisor que haya hecho el trámite.

− Mensualmente el Encargado del Almacén de Baños Públicos deberá realizar

inventarios físicos de las existencias de materiales e insumos resguardados en las oficinas de los diferentes territorios e informarle al Jefe de Supervisores para que éste elabore y de trámite a la Requisición de Materiales e Insumos ante el área correspondiente.

− Será responsabilidad del Encargado del Almacén de Baños Públicos, foliar y llevar el

control del consecutivo de los diferentes reportes utilizados en la prestación del servicio de baños públicos.

− El Encargado del Almacén de Baños Públicos tendrá bajo su custodia, una unidad

vehicular para el traslado del material de trabajo e insumos a los diferentes territorios, teniendo la responsabilidad de su buen uso y de solicitar al área correspondiente el mantenimiento oportuno.



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RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 INICIO DEL PROCEDIMIENTO Responsable del Almacén General del FICEDA

2 Pide al Encargado del Almacén de Baños verifique que el material de trabajo e insumos solicitados cumplan con lo requerido.

Encargado del Almacén de Baños 3 Acude, verifica cantidad y características

contra lo solicitado en la requisición o pedido y determina.

¿CUMPLE CON LO REQUERIDO? Encargado del Almacén de Baños 4 NO. Le indica al Responsable del Almacén

General del FICEDA el motivo, le entrega requisición o pedido y se retira.

Responsable del Almacén General del FICEDA

5 Recibe requisición o pedido, informa al Proveedor que cambie el material de trabajo e insumos y le devuelve pedido.

Encargado del Almacén de Baños 6 SI. Devuelve requisición o pedido, Traslada el

material de trabajo e insumos a los almacenes ubicados en los diferentes sectores, registra entrada en el formato Registro de Entradas y Salidas de Almacén Material de Baños Públicos (FORMA BAÑ-18), archiva, acomoda, da número de folio a los formatos que serán utilizados y custodia.

Responsable del Almacén General del FICEDA

7 Recibe requisición o pedido y archiva para trámites posteriores.

PARA EL SURTIMIENTO INTERNO Supervisor de Baños Públicos 8 Elabora en original y copia Solicitud de

Material de Trabajo e Insumos necesarios, firma y entrega al Encargado del Almacén de Baños.



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RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Encargado del Almacén de Baños 9 Recibe original y copia de la Solicitud de

Material de Trabajo e Insumos, firma de recibido en la copia, la devuelve, verifica existencia, surte, elabora Vale Interno de Salida de Almacén en original y copia, entrega al Supervisor de Baños Públicos y archiva original de la Solicitud.

Supervisor de Baños Públicos 10 Recibe copia de la Solicitud de Material de

Trabajo e Insumos junto con el Vale Interno de Salida de Almacén en original y copia, verifica la cantidad recibida, firma de recibido en el Vale, devuelve y archiva copia de la Solicitud.

Encargado del Almacén de Baños 11 Recibe Vale Interno de Salida de Almacén en

original y copia firmado por el Supervisor, entrega copia al Supervisor, registra salida en el formato Registro de Entradas y Salidas de Almacén Material de Baños Públicos (FORMA BAÑ-18) y archiva junto con el original del Vale.

Supervisor de Baños Públicos 12 Recibe copia del Vale Interno de Salida de

Almacén, archiva y con base a los consumos de cada unidad sanitaria de su territorio, prepara material de trabajo e insumos y distribuye al inicio de cada turno.

13 FIN DEL PROCEDIMIENTO



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FORMA: REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN MATERIALES DE BAÑOS PÚBLICOS (FORMA BAÑ-18)

IDENTIFICACIÓN: ES DE TAMAÑO CARTA Y CONSTA DE ORIGINAL

DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL PARA EL ENCARGADO DEL ALMACÉN DE BAÑOS



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FORMA: VALE INTERNO DE SALIDA DE ALMACÉN

IDENTIFICACIÓN: ES DE TAMAÑO 1/2 DE CARTA Y CONSTA DE ORIGINAL Y COPIA

DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL PARA EL ENCARGADO DEL ALMACÉN DE BAÑOS

COPIA PARA EL SUPERVISOR



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FORMA: SOLICITUD DE MATERIAL DE TRABAJO E INSUMOS

IDENTIFICACIÓN: ES DE TAMAÑO ½ CARTA Y CONSTA DE ORIGINAL Y COPIA

DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL PARA EL ENCARGADO DEL ALMACÉN COPIA PARA EL JEFE DE SUPERVISORES O SUPERVISOR



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PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO DEL SERVICIO DE BAÑOS PÚBLICOS DEL FICEDA



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OBJETIVO Servir como un auxiliar para que el personal encargado del servicio de baños públicos del FICEDA, realice de manera transparente y eficaz el cobro por el uso del servicio.

NORMAS DE OPERACIÓN − Será responsabilidad del Cobrador de Baños públicos verificar en el momento de

presentarse a laborar en la unidad sanitaria asignada, lo siguiente: • Que este limpia. • Que el suministro de agua en tinaco y tambos de reserva se encuentren a un

nivel aceptable o solicitar al Supervisor su abastecimiento. • Que las instalaciones eléctricas estén funcionando y si no es así, reportarlas de

inmediato al Supervisor para su reparación. • Asimismo deberá reportar en forma inmediata al Supervisor sobre fugas de agua,

accesorios rotos (puertas, W.C., jaboneras, llaves, espejos, etc.) para que este realice el trámite con el área correspondiente

− El Cobrador de Baños públicos deberá anotar todos los datos requeridos en los

diversos formatos entregados por el Supervisor para el control del servicio, los cuales deberán de estar foliados, en caso de no ser así, deberá notificarlo inmediatamente al mismo.

− Será responsabilidad del Cobrador de Baños atender con respeto y amabilidad a

participantes y usuarios que hagan uso de las unidades sanitarias. − El Cobrador de Baños tendrá la obligación de verificar que el material de trabajo

(rollos de papel higiénico sellados, de limpieza y marcador de billetes falsos) sea entregado de acuerdo al volumen establecido por cada unidad sanitaria.

− Será responsabilidad del Cobrador de Baños registrar en el formato Reporte Diario

Corte de Turno (FORMA BAÑ-02), cronológicamente por intervalos de 15 minutos, el número de usuarios que ingresan a hacer uso de la unidad sanitaria.

− El Cobrador de Baños cortará los tantos de papel higiénico de acuerdo al número de

cuadros autorizados por el Gerente de Servicios Especializados.



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− Al finalizar su turno el Cobrador de Baños sin exepción deberá realizar lo siguiente:

• Entregar dependiendo el caso, al siguiente turno o al Supervisor, la unidad sanitaria limpia y/o solicitar al aseador la limpieza.

• Cerrar las llaves de agua. • Entregar al siguiente turno la cadena y candado o si es el caso, cerrar con

cadena y candado la unidad sanitaria. • Entregar al Supervisor de turno el material de trabajo, rollos y tantos de papel

higiénico desplazados y sin utilizar, el Reporte Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) y el efectivo recaudado durante el turno.

− El Cobrador de Baños deberá registrar al inicio y final del turno, las anotaciones

correspondientes del consumo de agua en el Reporte Medidor de Agua (FORMA BAÑ-12) y entregarlo al Supervisor al finalizar el mes.

− Para efectos del presente Procedimiento los formatos a utilizar serán identificados de

la siguiente forma: • Reporte Diario por Turno de Papel Higiénico Desplazado y Cobrado por Baño

(FORMA BAÑ-01) • Reporte Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) • Reporte Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04) • Reporte Medidor de Agua (FORMA BAÑ-12) cada mes.



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RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 INICIO DEL PROCEDIMIENTO Al iniciar el turno y conforme al rol de

asignación de unidades sanitarias establecido.

Supervisor de Baños Públicos 2 Indica al Cobrador de Baños la unidad

sanitaria, anota algunos datos en el Reporte Diario por Turno de Papel Higiénico Desplazado y Cobrado por Baño (FORMA BAÑ-01), custodia, entrega al cobrador de baños material de trabajo (rollos de papel higiénico sellados, de limpieza y marcador de billetes falsos) en las cantidades establecidas así como los siguientes Reportes foliados: Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) en original y copia y Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04).

Cobrador de Baños 3 Recibe asignación de unidad sanitaria,

material de trabajo junto con los Reportes y se traslada al lugar indicado.

UNA VEZ UBICADO EN LA UNIDAD

SANITARIA ASIGNADA Cobrador de Baños 4 Verifica la limpieza y que las instalaciones

eléctricas y de plomería (tubos de agua, bombas y coladeras) funcionen correctamente, realiza las anotaciones pertinentes en los Reportes recibidos, si es el caso anota en el Reporte Medidor de Agua (FORMA BAÑ-12) la lectura del medidor e inicia turno (servicio).

Nota: en caso de un mal funcionamiento lo deberá reportar inmediatamente con el Supervisor para que este tramite la solicitud de reparación al área correspondiente.



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RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DURANTE LA JORNADA LABORAL Cobrador de Baños 5 Corta los rollos de papel higiénico sellados a

la medida establecida, atiende con amabilidad y cortesía a los participantes y usuarios, recibe importe por el servicio de baños públicos y anota en el original y copia del Reporte Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) con líneas verticales el ingreso de los usuarios (en intervalos de 15 minutos).

Cobrador de Baños 6 Atiende al Supervisor en la realización de los

cortes de caja que este le solicite y firma de conformidad en los reportes utilizados o aclara dudas.

AL FINALIZAR EL TURNO Cobrador de Baños 7 Cuenta el efectivo por denominación y

morralla, anota los datos faltantes en los Reportes: Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) en original y copia, Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04) y Medidor de Agua (FORMA BAÑ-12) si es el caso, coloca la cadena, cierra candado, procura dejar limpia la unidad sanitaria y se traslada al área de supervisión a realizar la entrega de lo recaudado en su turno.

Nota: en el caso de entrega de turno a otro Cobrador de baños, le entregará la unidad sanitaria limpia junto con la cadena y el candado.




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FORMA: REPORTE DIARIO CORTE DE TURNO (FORMA BAÑ-02)

IDENTIFICACIÓN: ES DE TAMAÑO CARTA Y CONSTA DE ORIGINAL Y COPIA

DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL PARA LA GERENCIA DE TESORERÍA COPIA PARA EL ANALISTA ESPECIALIZADO



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FORMA: REPORTE DESGLOSE DE LIQUIDACIÓN (FORMA BAÑ-04)

IDENTIFICACIÓN: ES DE TAMAÑO 1/3 DE CARTA Y CONSTA DE ORIGINAL

DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL PARA EL ANALISTA ESPECIALIZADO



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FORMA: REPORTE MEDIDOR DE AGUA (FORMA BAÑ-12)

IDENTIFICACIÓN: ES DE TAMAÑO DE CARTA Y CONSTA DE ORIGINAL

DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL PARA LA SUBGERENCIA DE ESTACIONAMIENTOS, BÁSCULAS Y BAÑOS



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PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DE BAÑOS PÚBLICOS



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OBJETIVO Servir como instrumento de consulta para los Supervisores responsables de verificar que el funcionamiento del servicio de baños públicos se lleve a cabo conforme al procedimiento establecido.

NORMAS DE OPERACIÓN − Será responsabilidad del Supervisor al inicio de turno de los Cobradores de Baños y

de los aseadores, entregar conforme a lo establecido por baño el material de trabajo suficiente (Reportes, rollos de papel higiénico, jergas, escobas, jaladores, jabón, etc.), con la finalidad de proporcionar a participantes y usuarios un adecuado servicio.

− Cada mes el Supervisor deberá colocar en cada unidad sanitaria el Reporte Medidor

de Agua (FORMA BAÑ-12) y entregarlo al Subgerente de Estacionamientos, Básculas y Baños.

− El Supervisor tendrá la responsabilidad de por lo menos realizar dos recorridos diarios

a las unidades sanitarias del territorio asignado, verificando: a través de los cortes de caja el adecuado manejo de los ingresos recaudados; el estado físico (limpieza, instalaciones eléctricas y de plomería) y la atención proporcionada a los participantes y usuarios.

− Para efectos de control todos los reportes deberán estar foliados y además el papel

higiénico deberá contar con el sello del FICEDA. − Será responsabilidad del Supervisor de turno, dar seguimiento al pago oportuno de

los faltantes detectados en los cortes de caja del personal de baños públicos. − Al finalizar el turno el Supervisor tendrá la responsabilidad de realizar corte de turno,

contar el ingreso recaudado, elaborar la ficha de depósito, embolsar el ingreso y depositarlo en la caja de seguridad.

− El Supervisor realizará la entrega de los cortes de turno en original y copia, en donde

el original será para la Gerencia de Tesorería y la copia sellada (en cajas) será para la Gerencia de Servicios Especializados.



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− Será responsabilidad del Supervisor entregar el original y copia de los Reportes

Diarios Cortes de Turno (FORMA BAÑ-02) foliados junto con las copias de las Fichas de Depósito (FORMA ADVA-01) en la Gerencia de Tesorería para recabar sello y firma, y entregar al Analista Especializado las copias el mismo día de la fecha de su emisión, en caso contrario, se hará acreedor a un apercibimiento por parte del Subgerente de Estacionamientos, Básculas y Baños.

− En el caso de inasistencia por parte de los Cobradores y/o Aseadores de baños, el

Supervisor deberá notificar al Jefe de Supervisores para que ambos realicen las adecuaciones pertinentes al rol de asignación de unidades sanitarias establecido.

− Con la finalidad de evitar cierres de unidades sanitarias por deterioro,

descomposturas o falta de agua, el Supervisor tendrá la obligación de informar en forma inmediata al Jefe de Supervisión de Baños Públicos para que este solicite a la Subgerencia de Mantenimiento y se haga el mantenimiento o reparación correspondiente.

− Al finalizar su jornada de trabajo el Supervisor deberá elaborar una nota informativa

dirigida al Jefe de Supervisores en donde le indique el total de material de trabajo entregado, monto total de lo recaudado en su territorio y entregado en la Gerencia de Tesorería, y si es el caso, de las anomalías detectadas durante sus recorridos.

− El Supervisor deberá solicitar al Encargado del Almacén de Baños públicos a través

del formato correspondiente debidamente requisitado, el material de trabajo suficiente para el desarrollo adecuado de las actividades de los Cobradores y Aseadores de Baños Públicos.

− Diariamente el Supervisor tendrá la responsabilidad de entregar al Analista de Control

de Personal los formatos de incidencias (omisión de entrada y/o salida), vacaciones y tiempo extra del personal a su cargo, para revisión y trámite respectivo ante la Gerencia de Recursos Humanos.



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RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 INICIO DEL PROCEDIMIENTO Supervisor de Baños Públicos 2 Elabora diariamente el rol de asignación de

unidades sanitarias para Cobradores y Aseadores de Baños.

3 Revisa la existencia del material de trabajo

(rollos de papel higiénico, jergas, escobas, jaladores, jabón, etc.) con base en ello, realiza la distribución correspondiente y anota los datos solicitados en los siguientes Reportes:

• Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) en original y copia la cantidad de papel higiénico por entregar al Cobrador de Baños, ubicación de la unidad sanitaria asignada y la entrega al Cobrador.

• Diario por Turno de Papel Higiénico Desplazado y Cobrado por Baño (FORMA BAÑ-01) la cantidad entregada al Cobrador de Baños (manteniéndola en custodia hasta el final del turno para las últimas anotaciones y entrega al Jefe de Control Interno).

Nota: mensualmente coloca en cada unidad sanitaria el Reporte Medidor de Agua (FORMA BAÑ-12) para la toma de la lectura.

4 Verifica la asistencia de los Cobradores de

Baños y determina. ¿ASISTIERON TODOS LOS COBRADORES

DE BAÑOS? 5 NO. Anota en el Reporte Diario Corte de

Turno (FORMA BAÑ-02) foliado, la causa que originó el cierre de la unidad sanitaria, entregando al finalizar el turno el original del Reporte a la Gerencia de Tesorería y archiva copia.

Gerencia de Tesorería 6 Recibe original del Reporte Diario Corte de

Turno (FORMA BAÑ-02) foliado, realiza el registro correspondiente y archiva.



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RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Supervisor de Baños Públicos 7 SI. Indica al Cobrador de baños la unidad

sanitaria asignada, anota datos en el Reporte de Distribución de Material de Insumos Recibidos (FORMA BAÑ-03) y entrega junto con los Reportes: Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) y Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04), material de trabajo y llave para abrir.

Cobrador de Baños 8 Recibe ubicación de la unidad sanitaria,

Reporte Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02), Reporte Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04), Reporte de Distribución de Material de Insumos Recibidos (FORMA BAÑ-03) material de trabajo y llave para abrir, verifica llenado del último Reporte, si esta de acuerdo, firma, devuelve y se traslada a iniciar sus labores, en caso contrario, aclara dudas.

Supervisor de Baños Públicos 9 Recibe Reporte de Distribución de Material de

Insumos Recibidos (FORMA BAÑ-03) y mantiene en custodia.

AL INICIAR EL RECORRIDO (1° Y/O 2°) Supervisor de Baños Públicos 10 Se presenta en la unidad sanitaria, le indica al

Cobrador de Baños que suspenda por unos momentos el servicio y le solicita el Reporte Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) en original y copia.

Cobrador de Baños 11 Entrega al Supervisor de Baños Públicos el

Reporte Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) en original y copia.

Supervisor de Baños Públicos 12 Recibe Reporte Diario Corte de Turno

(FORMA BAÑ-02) en original y copia y verifica:

• Las condiciones físicas (limpieza, instalaciones eléctricas y de plomería) en que se encuentran.



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RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Supervisor de Baños Públicos • Que los rollos de papel higiénico tengan el

sello del FICEDA y que además los tantos estén cortados a la medida establecida.

• Que se encuentre el Aseador laborando. y determina. ¿EXISTEN DESPERFECTOS? Supervisor de Baños Públicos 13 NO. Realiza las anotaciones pertinentes en el

Reporte Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) y continúa su trabajo.

14 SI. Elabora en original y copia el Reporte de

Mantenimiento de Baños Públicos del FICEDA (FORMA BAÑ-13), entrega al Jefe de Supervisores y custodia Reporte Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02).

Jefe de Supervisores 15 Recibe en original y copia el Reporte de

Mantenimiento de Baños Públicos del FICEDA (FORMA BAÑ-13) y turna en forma inmediata a la Subgerencia de Mantenimiento para su atención y trámite.

Supervisor de Baños Públicos 16 A continuación realiza arqueo de efectivo

comparando número de rollos y tantos de papel higiénico desplazados y cobrados contra el efectivo recaudado hasta el momento y determina.

¿EL COBRADOR DE BAÑOS TIENE

FALTANTE DE EFECTIVO? Supervisor de Baños Públicos 17 SI. Le indica al Cobrador la cantidad faltante y

el proceso para su recuperación, realiza anotaciones en el Reporte Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) foliado y continúa con el arqueo.

18 NO. Continúa realizando el arqueo y

determina.



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RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ¿EL COBRADOR DE BAÑOS TIENE

SOBRANTE DE EFECTIVO? Supervisor de Baños Públicos 19 SI. Le indica al Cobrador de Baños la cantidad

que al final de su turno deberá entregar a la Gerencia de Tesorería, realiza anotaciones en el Reporte Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) foliado y continúa con el arqueo.

20 NO. Continúa realizando el arqueo y

determina. ¿EL CORTE DEL PAPEL HIGIÉNICO ES DE

ACUERDO A LOS CUADROS ESTABLECIDOS?

Supervisor de Baños Públicos 21 NO. Le indica al Cobrador el o los tantos que

no cumplen con la medida, informándole guarde el efectivo recaudado, sus rollos y tantos de papel higiénico junto con los Reportes: Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) y Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04) foliados y que lo acompañe a la Gerencia de Servicios Especializados, cerrando temporalmente la unidad sanitaria.

Cobrador de Baños 22 Guarda lo indicado por el Supervisor, le

entrega la llave de la unidad sanitaria, así como los Reportes: Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) y Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04) foliados junto con el material de trabajo y se trasladan a la Gerencia de Servicios Especializados.

Supervisor de Baños Públicos 23 Recibe los Reportes: Diario Corte de Turno

(FORMA BAÑ-02) y Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04) foliados y material de trabajo, informa al Subgerente de Estacionamientos, Básculas y Baños el motivo por el cual separo de su actividad al Cobrador y le entrega Reportes, material de trabajo y el o los tantos de papel alterados.



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RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Subgerente de Estacionamientos,Básculas y Baños

24 Recibe Reportes: Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) y Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04) foliados y material de trabajo, conforme a lo relatado procede a levantar acta administrativa en original y dos copias, concluida ésta, da lectura, solicita firma del Supervisor, Cobrador y Testigos, entrega material de trabajo en el almacén de la Subgerencia y archiva Reportes.

Supervisor de Baños Públicos 25 Recibe acta administrativa en original y dos

copias, firma y devuelve. Cobrador de Baños 26 Recibe acta administrativa en original y dos

copias, firma y devuelve. Testigos 27 Recibe acta administrativa en original y dos

copias, firma y devuelve. Subgerente de Estacionamientos, Básculas y Baños

28 Recibe acta administrativa en original y dos copias, firma y entrega posteriormente para el trámite correspondiente:

• Original para la Gerencia de Recursos Humanos.

• 1ª copia para la Gerencia de Asuntos Jurídicos.

• 2ª copia para acuse. Supervisor de Baños Públicos 29 SI. Concluye con el arqueo, firma en el

Reporte Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) foliado, entrega al Cobrador y continúa su recorrido.

Cobrador de Baños 30 Recibe Reporte Diario Corte de Turno

(FORMA BAÑ-02) foliado en original y copia, custodia y continúa su trabajo.



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RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD AL CONCLUIR SU RECORRIDO (1° Y/O 2°) Supervisor de Baños Públicos 31 Se traslada a la Subgerencia de

Estacionamientos, Básculas y Baños, informa al Jefe de Supervisores a través de una nota informativa de lo sucedido en el territorio asignado, entrega y procede a preparar el material de trabajo y limpieza para el siguiente turno.




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FORMA: REPORTE DIARIO DE CORTE DE TURNO DE PAPEL HIGIÉNICO DESPLAZADO Y COBRADO POR BAÑO (FORMA BAÑ-01)


DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL PARA EL JEFE DE CONTROL INTERNO



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FORMA: REPORTE DESGLOSE DE LIQUIDACIÓN POR UNIDAD SANITARIA (FORMA BAÑ-04)





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11 07 2005

FORMA: REPORTE DE DISTRIBUCIÓN DEL MATERIAL DE INSUMOS RECIBIDOS (FORMA BAÑ-03)


DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL PARA EL SUPERVISOR DE BAÑOS



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FORMA: REPORTE CONCENTRADO DE CORTES DE TURNO (FORMA BAÑ-05)





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FORMA: REPORTE DE MANTENIMIENTO DE BAÑOS PÚBLICOS DEL FICEDA (FORMA BAÑ-13)


Y COPIA

DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL PARA LA SUBGERENCIA DE MANTENIMIENTO COPIA PARA LA SUBGERENCIA DE ESTACIONAMIENTOS, BÁSCULAS Y BAÑOS



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FORMA: FICHA DE DEPÓSITO (FORMA ADVA-01)

IDENTIFICACIÓN: ES DE TAMAÑO 1/3 DE CARTA Y CONSTA DE ORIGINAL Y DOS COPIAS

DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL PARA LA EMPRESA DE TRASLADO DE VALORES

COPIA PARA EL ANALISTA ESPECIALIZADO COPIA PARA LA GERENCIA DE TESORERÍA



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11 07 2005

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN, CONTEO Y RESGUARDO DEL EFECTIVO RECAUDADO POR EL SERVICIO DE BAÑOS PÚBLICOS



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OBJETIVO Establecer los lineamientos necesarios que permitan al Jefe de Supervisores y Supervisores llevar un adecuado y eficiente proceso de recepción, conteo y resguardo del efectivo recaudado por el servicio proporcionado a participantes y usuarios.

NORMAS DE OPERACIÓN − El conteo del efectivo recaudado por el servicio de baños públicos será realizado por

el Jefe de Supervisores o por el Supervisor de cada turno. − El Jefe de Supervisores y/o Supervisor de cada turno deberán informar a los

Cobradores de Baños que en su corte de caja practicado arrojen faltantes y/o sobrantes de efectivo, lo depositen en forma inmediata en las cajas de la Gerencia de Tesorería.

− Será responsabilidad del Jefe de Control Interno dar seguimiento al depósito por parte

de los Cobradores de Baños por concepto de sobrantes y/o faltantes de efectivo, según sea el caso, en la Gerencia de Tesorería.

− En el caso de que el faltante se detecte al realizar la captura para la emisión del

Reporte Diario de Corte de Turno (FORMA BAÑ-02), el Analista Especializado tendrá la obligación de elaborar un memorando interno dirigido a la Gerencia de Tesorería informándole de esta situación y a la vez informar al Cobrador de Baños de la cantidad que deberá cubrir.

− De incurrir el Cobrador de Baños en faltantes continuos de efectivo en los cortes de

caja practicados, el Jefe de Supervisores y/o Supervisor tendrá la responsabilidad de informar al Subgerente de Estacionamientos, Básculas y Baños de dicha irregularidad para que éste con apoyo de las Gerencias de Asuntos Jurídicos y Recursos Humanos defina la medida a tomar (amonestación o terminación de la relación laboral).

− Una vez terminado el conteo del efectivo recaudado y no existiendo algún otro detalle,

el Supervisor de Baños Públicos deberá elaborar una ficha de depósito e introducirla junto con el efectivo en la bolsa respectiva, machihembrarla e introducirla en la caja fuerte.



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11 07 2005

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 INICIO DEL PROCEDIMIENTO Cobrador de Baños 2 Entrega al Supervisor los Reportes: Diario

Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) y Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04) junto con los tantos y rollos de papel higiénico y el efectivo recaudado durante su turno.

Supervisor de Baños Públicos 3 Recibe Reportes: Diario Corte de Turno

(FORMA BAÑ-02) y Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04), efectivo recaudado junto con los tantos y rollos de papel higiénico, realiza conteo, compara efectivo contra lo registrado en los Reportes y determina.

¿ES CORRECTO EL IMPORTE

REPORTADO? Supervisor de Baños Públicos 4 NO. Le indica al Cobrador de Baños reponga

la cantidad faltante, realiza la anotación pertinente en el Reporte Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02), entrega junto con el Reporte Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04) y le solicita firma de conformidad.

Cobrador de Baños 5 Recibe Reportes: Diario Corte de Turno

(FORMA BAÑ-02) y Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04), firma ambos, devuelve y entrega la cantidad faltante.

Supervisor de Baños Públicos 6 Recibe efectivo (cantidad faltante), Reportes:

Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) y Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04), firmados, firma en el apartado correspondiente y custodia para su entrega posterior a la Gerencia de Tesorería (actividad 14).

Supervisor de Baños Públicos 7 SI. Firma en el apartado correspondiente y

entrega Reportes: Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) y Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04) y entrega al Cobrador solicitando firma de conformidad.



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RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Cobrador de Baños 8 Recibe Reportes: Diario Corte de Turno

(FORMA BAÑ-02) y Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04), firma ambos y devuelve.

Supervisor de Baños Públicos 9 Recibe Reportes: Diario Corte de Turno

(FORMA BAÑ-02) y Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04), firmados y custodia para su entrega posterior a la Gerencia de Tesorería (actividad 14).

10 Con los datos de los Reportes Diario Corte de

Turno (FORMA BAÑ-02), concluye el llenado de los Reportes Diario por Turno de Papel Higiénico Desplazado y Cobrado por Baño (FORMA BAÑ-01), firma y archiva.

PARA EL DEPÓSITO EN LA CAJA DE

SEGURIDAD Supervisor de Baños Públicos 11 Elabora en original el Reporte de Concentrado

de Turno (FORMA BAÑ-05) de aforo e importe parcial y total de las unidades sanitarias y elabora Fichas de Depósito (FORMA ADV-01) en original y dos copias.

12 Coloca en una bolsa el efectivo recaudado

durante el turno y por territorio, los ReporteS de Desglose de Liquidación por Turno (FORMA BAÑ-04), originales de las Fichas de Depósito (FORMA ADV-01) y el Reporte de Concentrado de Turno (FORMA BAÑ-05), machihembra e introduce bolsa en la caja de seguridad.

UNA VEZ HECHO EL DEPÓSITO EN LA

CAJA DE SEGURIDAD Supervisor de Baños Públicos 13 Entrega en la Gerencia de Tesorería el

Reporte Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) en original y copia, Reporte Desglose de Liquidación por Unidad Sanitaria (FORMA BAÑ-04) y copias de la Fichas de Depósito (FORMA ADV-01).



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11 07 2005

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Gerencia de Tesorería 14 Recibe Reporte Diario Corte de Turno

(FORMA BAÑ-02) en original y copia, en forma anexa original del Reporte Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04) y copias de las Fichas de Depósito (FORMA ADV-01) verifica que no tengan tachaduras o alteraciones, sella y firma el primer Reporte y las Fichas, entrega copias al Supervisor de Baños Públicos y archiva original.

Supervisor de Baños Públicos 15 Recibe copia del Reporte Diario Corte de

Turno (FORMA BAÑ-02) y de las Fichas de Depósito (FORMA ADV-01) junto con el original del Reporte Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04) y custodia hasta la entrega de su turno al Analista Especializado.

AL FINALIZAR SU JORNADA LABORAL Supervisor de Baños Públicos 16 Entrega al Analista Especializado copias del

Reporte Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02) y de las Fichas de Depósito (FORMA ADV-01), originales de los Reportes: Concentrado de Turno (FORMA BAÑ-05), Desglose de Liquidación por Turno y por Unidad Sanitaria (FORMA BAÑ-04).

Analista Especializado 17 Recibe copias de los Reportes Diario de Corte

de Turno (FORMA BAÑ-02) y de la Fichas de Depósito (FORMA ADV-01) junto con los originales de los Reportes: Concentrado de Turno (FORMA BAÑ-05), Desglose de Liquidación por Turno y por Unidad Sanitaria (FORMA BAÑ-04), analiza, anota en la Relación de Reportes de Corte de Turno (FORMA BAÑ-17) número de folio del Reporte, fecha, territorio y turno, entrega Relación al Supervisor de Baños Públicos para firma de conformidad y archiva Reportes y Fichas de Depósito.



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11 07 2005

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Supervisor de Baños Públicos 18 Recibe Relación de Reportes de Corte de

Turno (FORMA BAÑ-17), verifica contenido, si esta correcto firma de conformidad y devuelve (si el contenido no es correcto, indica al Analista Especializado para que se modifique) y entrega al Jefe de Control Interno los Reportes Diario de Corte de Turno de Papel Higiénico Desplazado y Cobrado por Baño (FORMA BAÑ-01).

Analista Especializado 19 Recibe Relación de Reportes de Corte de

Turno (FORMA BAÑ-17), captura en la base de datos correspondiente y archiva.

Jefe de Control Interno 20 Recibe Reportes Diario de Corte de Turno de

Papel Higiénico Desplazado y Cobrado por Baño (FORMA BAÑ-01) y archiva.




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FORMA: REPORTE DESGLOSE DE LIQUIDACIÓN TOTAL POR TURNO (FORMA BAÑ-04)





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FORMA: REPORTE DESGLOSE DE LIQUIDACIÓN POR UNIDAD SANITARIA (FORMA BAÑ-04)





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FORMA: REPORTE CONCENTRADO DE CORTES DE TURNO (FORMA BAÑ-05)





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FORMA: RELACIÓN REPORTES DE CORTE DE TURNO (FORMA BAÑ-17)

IDENTIFICACIÓN: ES DE TAMAÑO OFICIO Y CONSTA DE ORIGINAL




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11 07 2005

PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO, RETIRO Y CONTEO DEL EFECTIVO RECAUDADO A TRAVÉS DEL SISTEMA AUTOMATIZADO

DEL SERVICIO DE BAÑOS PÚBLICOS DEL FICEDA (MERCADO DE FLORES Y HORTALIZAS)



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11 07 2005

OBJETIVO Establecer los lineamientos necesarios que permitan al Jefe de Supervisores y Supervisores llevar un control preciso y estadístico del aforo e ingreso generado por la prestación del servicio automatizado de baños públicos del FICEDA a participantes y usuarios.

NORMAS DE OPERACIÓN − Será responsabilidad del Encargado de Baño verificar en el momento de presentarse

a laborar en la unidad sanitaria asignada que el sistema de torniquetes funcione correctamente, en caso contrario, deberá informar al Supervisor para que este solicite al área correspondiente su reparación.

− El Jefe de Supervisores o Supervisor sólo podrán dejar libre el selenoide (sistema que

libera el torniquete) cuando el funcionamiento presente dificultades o por fallas eléctricas, informando al Subgerente de Estacionamientos, Básculas y Baños el motivo.

− Será responsabilidad del Encargado de Baño reponer en forma inmediata el importe

de los faltantes detectados durante su jornada de trabajo y entregarlo al Jefe de Supervisores y/o Supervisor para su ajuste en el corte de turno correspondiente.

− El Encargado de Baño deberá anotar en los documentos de control recibidos sin

omisión, todos los rubros contenidos en los mismos, de no ser así, el Supervisor deberá informar al Jefe de Supervisores para que éste defina la acción a seguir.

− El Jefe de Supervisores y/o Supervisor tendrán la obligación de dar solución inmediata

a los problemas técnicos y administrativos que se presenten durante su jornada laboral.

− El Jefe de Supervisores será el único responsable de custodiar las llaves de las

alcancías y monederos de cada unidad sanitaria del Mercado de Flores y Hortalizas. − Al finalizar la jornada de trabajo el Jefe de Supervisores deberá entregar al

Subgerente de Estacionamientos, Básculas y Baños una nota informativa de lo recaudado en el turno.



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11 07 2005

− Será responsabilidad del Jefe de Supervisores y/o Supervisor entregar en la Gerencia

de Tesorería los Reportes utilizados durante el turno para recabar el sello correspondiente y turnarlos posteriormente al Analista Especializado para su captura, análisis y custodia.

− Cuando el usuario sea oficial de policía o empleado del FICEDA, el Encargado de

Baño deberá solicitar su credencial para anotar en el Reporte Exentos de Pago (FORMA BAÑ-15) sus datos personales la hora de ingreso y abrirle la puerta de emergencia para permitirle el acceso. En este caso no será obligación del Encargado de Baño entregar papel higiénico.



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11 07 2005

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 INICIO DEL PROCEDIMIENTO Jefe de Supervisores y/o Supervisor 2 Al iniciar el turno elaboran de acuerdo a la

asistencia del personal rol asignación de unidades sanitarias.

3 Anotan en el Reporte Diario de Corte de

Turno de Papel Higiénico Desplazado y Cobrado por Baño (FORMA BAÑ-01) el total de rollos y tantos de papel higiénico por surtir a cada unidad sanitaria, cada Supervisor se lleva los Reportes que le corresponden a su territorio y archiva rol de asignación.

Supervisor de Baños Públicos 4 Indica a cada Encargado de Baño la ubicación

de la unidad sanitaria asignada, entrega: Bitácora; Reporte Exentos de Pago (FORMA BAÑ-15); fondo fijo; rollos y tantos de papel higiénico; Reporte Diario de Corte de Turno de Papel Higiénico Desplazado y Cobrado por Baño (FORMA BAÑ-01) y solicita firma de conformidad del Encargado de Baño en éste último.

Encargado de Baño 5 Recibe Reporte Exentos de Pago (FORMA

BAÑ-15); Bitácora; fondo fijo; rollos y tantos de papel higiénico; Reporte Diario de Corte de Turno de Papel Higiénico Desplazado y Cobrado por Baño (FORMA BAÑ-01), firma éste último, devuelve y espera a ser trasladado a su unidad sanitaria.

Supervisor de Baños Públicos 6 Recibe Reporte Diario de Corte de Turno de

Papel Higiénico Desplazado y Cobrado por Baño (FORMA BAÑ-01), se traslada junto con el Encargado de Baño a la unidad sanitaria asignada, verifican que abra, anota folio inicial de la alcancía en el formato Control de Ingresos de Baños Públicos de Flores y Hortalizas (FORMA BAÑ-16), se retira y custodia formatos.



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11 07 2005

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD AL INICIAR TURNO Encargado de Baño 7 Verifica las condiciones físicas y que el

sistema automatizado (torniquetes) funcione correctamente, anota datos en la Bitácora e inicia labores.

Nota: en caso de existir alguna falla en el sistema automatizado (desperfecto o falta de electricidad) informa al Supervisor inmediatamente para que éste trámite ante el área correspondiente su reparación y deja libre el selenoide (sistema que libera el torniquete) para cobro manual.

Usuario 8 Se presenta en la unidad sanitaria introduce

en la alcancía la cantidad establecida, se libera el torniquete, ingresa y recibe un tanto del papel higiénico.

Encargado de Baño 9 Registra el acceso de policías o empleados

del FICEDA en el Reporte Exentos de pago (FORMA BAÑ-15) y continua con su trabajo. En caso de fallas en el sistema automatizado registra acceso de usuarios en el Reporte Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02).

DURANTE LA JORNADA LABORAL Jefe de Supervisores y/o Supervisor 10 Se presenta en las unidades sanitarias, abre

alcancía, retira el dinero, lo cuenta, registra en el formato Control de Ingresos de Baños Públicos de Flores y Hortalizas (FORMA BAÑ-16), el monto recaudado, folio final, número de aforos del contador, hora, fecha y baño y solicita firma del Encargado de Baño.

Encargado de Baño 11 Recibe formato Control de Ingresos de Baños

Públicos de Flores y Hortalizas (FORMA BAÑ-16), corrobora datos, si son correctos firma y devuelve, si no, solicita sean modificados los datos.



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RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Jefe de Supervisores y/o Supervisor 12 Reciben formato Control de Ingresos de

Baños Públicos de Flores y Hortalizas (FORMA BAÑ-16), limpian alcancía, cierran, verifican funcionamiento y continúan con su recorrido.

AL FINALIZAR EL TURNO Encargado de Baño 13 Cierra la unidad sanitaria asignada, suma

aforos del Reporte de Exentos de Pago (FORMA BAÑ-15) y entrega al Supervisor de Baños Públicos junto con la Bitácora.

Supervisor de Baños Públicos 14 Se presenta en las unidades sanitarias, recibe

Reporte de Exentos de Pago (FORMA BAÑ-15) y Bitácora, custodia, abre alcancía, retira el dinero, lo cuenta, realiza anotaciones en el formato Control de Ingresos de Baños Públicos de Flores y Hortalizas (FORMA BAÑ-16) en original y copia, y determina.

¿EL IMPORTE ES CORRECTO? 15 NO. Indica al Encargado de Baño aclare o

reponga faltante, anota en el formato Control de Ingresos de Baños Públicos de Flores y Hortalizas (FORMA BAÑ-16) en original y copia, entrega al Encargado y solicita firma.

Encargado de Baño 16 Recibe original y copia del formato Control de

Ingresos de Baños Públicos de Flores y Hortalizas (FORMA BAÑ-16), repone o aclara faltante, firma de conformidad en el Reporte, devuelve y se retira.

Supervisor de Baños Públicos 17 Recibe efectivo faltante o aclaración (depende

el caso), modifica formato Control de Ingresos de Baños Públicos de Flores y Hortalizas (FORMA BAÑ-16) y custodia hasta la entrega de su turno.



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11 07 2005

RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Supervisor de Baños Públicos 18 SI. Anota en el formato Control de Ingresos de

Baños Públicos de Flores y Hortalizas (FORMA BAÑ-16) en original y copia el folio final, el número de aforos del contador, la hora, fecha y baño y solicita firma del Encargado de Baño.

Encargado de Baño 19 Recibe en original y copia el formato Control

de Ingresos de Baños Públicos de Flores y Hortalizas (FORMA BAÑ-16), corrobora datos, si son correctos firma y devuelve, si no, solicita sean modificados los datos.

Supervisor de Baños Públicos 20 Recibe en original y copia el formato Control

de Ingresos de Baños Públicos de Flores y Hortalizas (FORMA BAÑ-16), limpia alcancía, cierra, verifica funcionamiento y continua con la recolección del ingreso. (Si es el caso entrega turno al siguiente Encargado de Baño junto con la papelería indicada en la actividad 4).

21 Al concluir con la recaudación del efectivo de

las diferentes unidades sanitarias, acude a la oficina de baños a entregar al Jefe de Supervisores el turno. (Ver Procedimiento para la Recepción, Conteo y Resguardo del Efectivo Recaudado por el Servicio de Baños Públicos)




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11 07 2005

FORMA: BITÁCORA


DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL PARA EL SUBGERENTE DE ESTACIONAMIENTOS, BÁSCULAS Y BAÑOS



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FORMA: REPORTE EXENTOS DE PAGO (FORMA BAÑ-15)





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FORMA: CONTROL DE INGRESOS DE BAÑOS PÚBLICOS DE FLORES Y HORTALIZAS (FORMA BAÑ-16)

IDENTIFICACIÓN: ES DE TAMAÑO MEDIA CARTA Y CONSTA DE ORIGINAL

Y COPIA




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PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA A LA EMPRESA DE TRASLADO DE VALORES DEL EFECTIVO RECAUDADO POR EL SERVICIO DE

BAÑOS PÚBLICOS DEL FICEDA



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OBJETIVO Realizar la entrega a la Empresa de Traslado de Valores del efectivo recaudado por el servicio de baños públicos que presta el FICEDA para participantes y público en general, de conformidad con lo estipulado en el contrato respectivo y con el menor error (faltantes o sobrantes) posible.

NORMAS DE OPERACIÓN − El Jefe de Supervisores y/o Supervisor deberá verificar que el personal de la empresa

de traslado de valores, cumpla con el vestuario acordado en el contrato, siendo el siguiente:

Camisa sin mangas y sin bolsas. No llevar chamarra. Pantalón sin bolsas. Entrar a las instalaciones donde se encuentra la caja fuerte sin mochila.

− En el caso de existir diferencias (faltantes y/o sobrantes) entre la ficha de depósito y la

cifra obtenida en el conteo del efectivo por parte del personal de la Empresa de Traslado de Valores, el Jefe de Supervisores tendrá la responsabilidad de dar seguimiento para determinar el motivo y con ello fincar responsabilidades.

− El Jefe de Supervisores tendrá la obligación de acuerdo a lo señalado en la norma

anterior, elaborar una nueva ficha de depósito y cancelar la anterior. − Será responsabilidad del Jefe de Supervisores mantener bajo su resguardo la llave de

la caja fuerte. − Al finalizar la jornada de trabajo el Jefe de Supervisores deberá elaborar una nota

informativa que contenga el monto final entregado al Personal de la Empresa de Traslado de Valores, así como de las incidencias presentadas y turnarla al Subgerente de Estacionamientos, Básculas y Baños, para la toma de decisiones.



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RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 INICIO DEL PROCEDIMIENTO Personal de la Empresa de Traslado de Valores

2 Se presenta en el lugar en donde se encuentra la caja fuerte con el efectivo recaudado por el servicio de baños públicos, inserta llave y junto con la llave del Jefe de Supervisores abren la caja.

Jefe de Supervisores 3 En presencia del Personal de la Empresa de

Traslado de Valores saca las bolsas que contienen el efectivo, los Reportes Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04), el Reporte Concentrado de Turno (FORMA BAÑ-05) y las Fichas de Depósito (FORMA ADV-01) y le hace entrega.

Personal de la Empresa de Traslado de Valores

4 Abre las bolsas, cuenta efectivo, compara contra Fichas de Depósito y Reportes, y determina.

¿EL IMPORTE CORRESPONDE CON LO

INDICADO EN LAS FICHAS DE DEPÓSITO? Personal de la Empresa de Traslado de Valores

5 NO. Indica al Jefe de Supervisores el motivo (faltante o sobrante) y entrega efectivo, Reportes Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04), el Reporte Concentrado de Turno (FORMA BAÑ-05) junto con las Fichas de Depósito (FORMA ADV-01) para que aclare situación y modifique Fichas.

Jefe de Supervisores 6 Recibe efectivo, Reportes (FORMA BAÑ-04),

Fichas de Depósito (FORMA ADV-01) y el Reporte Concentrado de Turno (FORMA BAÑ-05) realiza un nuevo conteo, vuelve a comparar y si persiste el faltante o sobrante, elabora nuevos Reportes y Fichas de Depósito, entrega junto con el efectivo al Personal de la Empresa de Traslado de Valores y cancela anteriores Reportes y Fichas de Depósito (pasa a la actividad 4).



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RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Personal de la Empresa de Traslado de Valores

7 SI. Firma de recibido en las Fichas, elabora original y copia del Comprobante de Transporte de Valores y Comprobante de Servicios, entrega al Jefe de Supervisores junto con los Reportes Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04), Reporte Concentrado de Turno (FORMA BAÑ-05) y las copias de las Fichas de Depósito (FORMA ADV-01) y custodia efectivo.

Jefe de Supervisores 8 Recibe Reportes (FORMA BAÑ-04), Reporte

Concentrado de Turno (FORMA BAÑ-05), copias de las Fichas de Depósito (FORMA ADV-01) junto con el Comprobante de Transporte de Valores y Comprobante de Servicios, firma éstos últimos, los devuelve y custodia los Reportes y las Fichas de Depósito.

Personal de la Empresa de Traslado de Valores

9 Recibe Comprobante de Transporte de Valores y Comprobante de Servicios en original y copia firmados por el Jefe de Supervisores, le entrega a este original del Comprobante Transporte de Valores y copia del Comprobante de Servicios y se retira.

Jefe de Supervisores 10 Recibe original del Comprobante de

Transporte de Valores y copia del Comprobante de Servicios, archiva y entrega en el área de cajas de la Gerencia de Tesorería los Reportes: Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02), Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04) Reporte Concentrado de Turno (FORMA BAÑ-05) junto con las copias de las Fichas de Depósito (FORMA ADV-01).

Área de Cajas (Gerencia de Tesorería)

11 Recibe Reportes: Diario Corte de Turno (FORMA BAÑ-02), Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04) Reporte Concentrado de Turno (FORMA BAÑ-05) junto con las copias de las Fichas de Depósito (FORMA ADV-01), verifica cantidades, sella, firma y devuelve.



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RESPONSABLE No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Jefe de Supervisores 12 Recibe Reportes: Diario Corte de Turno

(FORMA BAÑ-02), Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04), Concentrado de Turno (FORMA BAÑ-05) y copias de las Fichas de Depósito (FORMA ADV-01) debidamente sellados y entrega al Analista Especializado junto con el original del Comprobante Transporte de Valores.

Analista Especializado 13 Recibe Reportes: Diario Corte de Turno

(FORMA BAÑ-02), Desglose de Liquidación (FORMA BAÑ-04), Reporte Concentrado de Turno (FORMA BAÑ-05) y copias de las Fichas de Depósito (FORMA ADV-01) y original del Comprobante Transporte de Valores, captura en la base de datos correspondiente y archiva Reportes y Fichas.

Analista Especializado 14 Da seguimiento a los Reportes y Fichas de

Depósito que fueron cancelados hasta determinar la causa y fincar responsabilidades.




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11 07 2005

FORMA: REPORTE DESGLOSE DE LIQUIDACIÓN (FORMA BAÑ-04)





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11 07 2005

FORMA: FICHA DE DEPÓSITO (FORMA ADVA-01)

IDENTIFICACIÓN: ES DE TAMAÑO 1/3 DE CARTA Y CONSTA DE ORIGINAL Y DOS COPIAS


COPIA PARA EL ANALISTA ESPECIALIZADO COPIA PARA LA GERENCIA DE TESORERÍA



Día Mes Año

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11 07 2005

FORMA: COMPROBANTE DE SERVICIOS

IDENTIFICACIÓN: ES DE TAMAÑO DE CARTA Y CONSTA DE ORIGINAL Y COPIA


COPIA PARA EL SUPERVISOR



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11 07 2005

FORMA: COMPROBANTE DE TRANSPORTE DE VALORES

IDENTIFICACIÓN: ES DE TAMAÑO 1/2 CARTA Y CONSTA DE ORIGINAL Y COPIA

DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL PARA EL ANALISTA ESPECIALIZADO COPIA PARA LA EMPRESA DE TRASLADO DE VALORES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBGERENCIA DE ... · − DIAGRAMA DE FLUJO − FORMATOS ... RETIRO...

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